Anda di halaman 1dari 6

BAB 6 KESETIAUSAHAAN

6.1

Pengenalan Setiausaha syarikat adalah ketua pentadbiran bagi sesebuah syarikat dan juga mendapat arahan daripada pengarah syarikat dalam mentadbir hal berkaitan dengan syarikat berkenaan. Penubuhan sesebuah syarikat baru hendaklah melantikan seorang setiausaha syarikat yang mahir dalam bidang undangundang syarikat dan maklum tentang Memorandum dan Artikal Syarikat. Seksyen 138 (1) Akta Syarikat 1965 memperuntukan bahawa setiap syarikat berhad dan sendirian berhad perlu mempunyai sekurang-kurangnya seorang setiausaha syarikat. Apabila seseorang setiausaha syarikat telah dilantik dalam Mesyuarat Agung Tahunan (AGM), maka syarikat harus mematuhi peruntukan dalam Seksyen 127 yang mana segala tindakan seseorang setiausaha hendaklah dianggap sah selagi tindakannya itu adalah dalam bidang kuasanya. Kesimpulannya, kesetiausahaan adalah salah satu bidang yang akan menguruskan hampir segala urusan di dalam sesebuah syarikat.

84

Di LQ Management Service Sdn. Bhd., kerja yang berkaitan dengan kesetiausahaan adalah tanggungjawab Cik Tengku Nor Mariam dan Miss Lee Geok Chai. Miss Lee Geok Chai sentiasa menghadiri AGM dan lain-lain mesyuarat yang diadakan oleh pihak syarikat sebagai seorang setiausaha syarikat yang telah dilantik. Saya juga sentiasa diarahkan oleh Cik Tengku Nor Mariam untuk memfotostat beberapa Penyata Kewangan Tahunan yang akan digunakan dalam AGM dan beberapa borang yang berkaitan dengannya.

6.2

Tugas Berkanun Setiausaha Syarikat Semasa menjalani latihan industri di sini, saya mendapati tugas berkanun seseorang setiausaha syarikat adalah:

i. Menyimpan berbagai buku dan catatan berkanun syarikat seperti buku


daftar ahli dan pengarah serta lain-lain.

ii. Mengeluarkan sijil saham, pengagihan dan pemindahan saham dan


sebagainya. iii. Mengeluarkan notis mesyuarat, memanggil dan menghadiri berbagai menyuarat berkanun dan mencatat butir-butir prosiding mesyuarat. iv. Menyediakan, mengesahkan dan memfailkan pelbagai resolusi, dokumen dan penyata rasmi dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia. v. Memelihara keselamatan materai syarikat (common seal) agar ianya tidak disalahgunakan. vi. Menentukan buku-buku berkanun sentiasa boleh diperiksa apabila mendapat permintaan dari mana-mana pemegang saham syarikat dalam waktu pejabat.

85

6.3

Pentadbiran dan Kesetiausaan Syarikat

i. Merancang dan mengadakan mesyuarat pertama Lembaga Pengarah


selepas penubuhan syarikat dalam masa satu bulan dari tarikh penubuhan syarikat. ii. Borang 24 (Return of Allotment Shared), Borang 44 (Notice of Situations of Registered Office And Of Office Hours And Particulars Of Charges) dan Borang 49 hendaklah difailkan iaitu tidak lewat satu bulan dari tarikh penubuhan syarikat. iii. Memaklumkan kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia mengenai apaapa perubahan yang berlaku dalam syarikat.

6.4

Buku Minit Buku Minit atau Minute Book adalah buku atau dokumen-dokumen yang berkaitan dengan resolusi-resolusi yang telah diluluskan di dalam Mesyuarat Agung Syarikat (AGM) yang diadakan pada setiap tahun dan selalunya diadakan setahun sekali. Segala tindakan atau resolusi-resolusi yang melibatkan syarikat perlu dicatat sebagai bukti bahawa ia wujud pada tarikh ia dicatat dan harus ditandatangani oleh pengarah-pengarah syarikat sebagai pengesahan apabila ia sudah diluluskan oleh AGM. Buku Minit penting bagi tujuan melihatkan perkara-perkara seperti: i. ii. iii. Perbentangan akaun-akaun syarikat yang telah disediakan oleh juruaudit dan akaun asal syarikat. Pelantikan semula pangarah sekiranya terdapat kekosongan kerusi pengarah dan pelantikan juruaudit syarikat. Resolusi-resolusi syarikat yang lain.

86

6.5

Borang-Borang untuk Kesetiausahaan Terdapat banyak borang-borang yang berkaitan dengan bidang kesetiausahaan sesebuah syarikat. Antara contoh borang-borang yang terlibat adalah seperti berikut: 6.5.1 Borang 24 Merupakan borang Allotment of Share iaitu penyata rasmi yang merekodkan peruntukan dan penerbitan saham. Segala perubahan dalam jumlah atau wang akan dinyatakan. 6.5.2 Borang 44 Ia dinamakan sebagai borang Registered Office yang mana ia merupakan borang yang berkenaan dengan notis alamat pejabat berdaftar. 6.5.3 Borang 49 Borang Appoint and Resign Director, Manager and Secretary yang digunakan jika terdapat perubahan jawatan pengarah, pengurus atau setiausaha syarikat seperti perletakan jawatan, pelantikan baru atau pertukaran alamat. 6.5.4 Borang 32A Borang 32A adalah borang Transfer of Shares iaitu borang yang menunjukan pemindahan syer-syer pengarah atau pemegang saham yang bersara kepada pemegang atau pengarah yang baru.

6.5.5

Penyata Tahunan Suatu penyata yang mengandungi butiran peribadi pengarah, pengurus, setiausaha dan juruaudit pada tahun kewangan semasa. Ia juga menyatakan jumlah syer berdaftar syarikat. Penyata tahunan mestilah mengandungi satu salinan mengenai Akaun Pendapatan dan Kunci Kira-

87

Kira yang telah disahkan oleh pengarah atau pengurus serta satu salinan laporan juruaudit yang telah dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan (AGM).

6.6

Penubuhan Syarikat Sebelum sesebuah syarikat layak untuk memulakan perniagaannya, ianya mestilah ditubuhkan secara sah dengan mematuhi prosedur penubuhan syarikat sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Akta Syarikat 1965. Antara langkah awal yang mesti dipatuhi ialah berkenaan dengan carian nama syarikat yang ingin ditubuhkan. Mereka juga akan didedahkan dengan beberapa dokumen penting serta borang-borang yang perlu dipenuhi sebelum diserahkan kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) untuk tujuan pendaftaran.

6.7

Dokumen Penubuhan Syarikat 6.7.1 Memorandum Syarikat Ia juga dipanggil tatawujud syarikat. Secara ringkasnya memorandum akan diberi maklumat kepada pihak-pihak yang berurusan dengan syarikat tentang kuasa syarikat serta had-hadnya. Biasanya dalam memorandum akan terkandung fasal-fasal nama syarikat, objektif penubuhan syarikat, tanggungan ahli-ahli serta maklumat berkenaan pengasas syarikat tersebut. 6.7.2 Artikel Persatuan Syarikat Ia juga dikenali sebagai tataurusan syarikat. Ia mengandungi peraturanperaturan dalaman yang menghubungkan sesebuah syarikat dengan ahli-ahlinya. Perkara-perkara yang dimuatkan dalam tataurusan adalah berkaitan dengan pengurusan dalaman hal ehwal syarikat seperti pengendalian mesyuarat Lembaga Pengarah, mesyuarat agung tahunan syarikat (AGM), notis mesyuarat, kuasa dan tanggungjawab pengarah,

88

pindah milih saham, cara pelantikan pengarah, pengistiharan dividen dan lain-lain yang berkaitan. 6.7.3 Borang 48A Di dalam borang 48A dinyatakan akuan berkanun oleh pengasas atau bakal pengarah syarikat. Setiap pengasas dan bakal pengarah menandatangani borang perakuan ini bagi membuktikan bahawa mereka bukanlah seorang yang bankrap ataupun pernah melakukan kesalahan dan dijatuhkan hukuman oleh mahkamah. Perakuan ini perlu ditandatangani di hadapan Pesuruhjaya Sumpah atau Majistret. 6.7.4 Borang 6 Borang 6 merupakan surat akuan berkanun mengenai pematuhan segala peraturan yang telah ditetapkan. Borang ini hendaklah ditandatangani oleh seorang bakal pengarah atau setiausaha syarikat yang dinamakan dalam artikal persatuan syarikat ataupun ditandatangani oleh oleh penguam yang bertanggungjawab.

6.7.5

Borang 13A Fungsi Borang 13A adalah untuk mencari nama syarikat yang baru ditubuhkan. Ia mengandungi butiran seperti nama syarikat, tujuan ditubuhkan, nama pemohon dan alamat. Borang ini akan dihantar kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) untuk mendapat kelulusan untuk menggunakan nama syarikat seperti yang dirancang tersebut.

89

Anda mungkin juga menyukai