MAKALAH

“KONSEP DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN”

Untuk memenuhi tugas matakuliah Manajemen Perkantoran

Dosen pengampu:

Fathur Rohman, M.M

Disusun Oleh:

Aldi Sofyan

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM MA’ARIF SAMPANG

TAHUN AKDEMIK 2021/2022

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa telah memberikan hidayah
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah tentang Konsep Dasar
Manajemen Perkantoran tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penulisan
makalah ini ialah untuk memenuhi tugas Bapak Fathur Rohman, M.M selaku
dosen pada matakuliah Manajemen Perkantoran.
Selain itu pembuatan makalah ini juga bertujuan guna menambah
wawasan mengenai Manajemen Perkantoran.
Kami juga menyadari bahwa makalah yang kami buat ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, kami menantikan kritik dan saran yang menantinya
akan membangun kesempurnaan dimakalah ini.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada
pembaca, walaupun makalah ini memiliki kekurangan. Kami mohon untuk saran
dan kritiknya.

Sampang, 11 Januari 2023

Pemakalah

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………..……….…………………………………..…...ii

DAFTAR ISI…………………………………………………………………….iii

BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang…………………………………………………..……..…1
B. Rumusan Masalah…………………………………………….…..………2
C. Tujuan Masalah…………………………………………….…..………....2

BAB II PEMBAHASAN

A. Apa Tujuan Manajemen Perkantoran...........................................................

B. Apa Fungsi Perkantoran...............................................................................
C. Apa Saja Pekerjaan-pekerjaan Kantor.........................................................
D. Bagaimana Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran..................................
BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan…………………………………………….…….……….…..7
B. Saran………………………………………………………..…………….7

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………...........................

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.1
Dari pengertian di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan
terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana
keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana
hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat
mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya
tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut,
maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan
tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi
manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam
arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff
yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang
karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-

1
Winardi, Management Perkantoran dan Pengawasan, Alumni, Bandung. 1982. Hal. 87.

1
sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi
sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas, perlu dilakukan perumusan masalah untuk
membatasi ruang lingkup makalah ini. Adapun rumusan masalah dalam penelitian
ini adalah:
1. Apa tujuan manajemen perkantoran?
2. Apa fungsi perkantoran?
3. Apa saja pekerjaan-pekerjaan kantor?
4. Bagaimana ruang lingkup manajemen perkantoran?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui dan memahami Tujuan Manajemen Perkantoran
2. Untuk mengetahui dan memahami Fungsi Perkantoran
3. Untuk mengetahui dan memahami Pekerjaan-pekerjaan Kantor
4. Untuk mengetahui dan memahami Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya
tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut,
maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan
tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi
manajemen.
Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap
dipakai. Ciri informasi yang siap dipakai adalah:
a. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan
maupun tertulis
b. dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
c. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk
melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
d. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi
tanggungjawabnya.
e. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola
surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung
tugas pokok lembaga
f. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga
diperoleh mnfaat masing-masing pihak.
g. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi
keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan.2
B. Fungsi Perkantoran

2
Soedarmayanti, M.Pd. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.
Bandung:Mandar Maju. 2001. Hal. 43.

3
 Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat
yang secara rinci adalah :
a. Untuk menerima keterangan (misalnya : surat-surat, harga, kutipan
dan sebagainya)
b. Untuk mencatat keterangan (misalnya : persediaan, harga dan
catatan-catatan kepegawaian)
c. Untuk menyusun keterangan (misalnya : dalam pembiayaan,
pembukuan dan sebagainya)
d. Untuk member keterangan (misalnya : faktor-faktor penjualan,
perkiraan-perkiraan dan sebagainya)
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam
arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff
yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang
karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-
sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi
sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.
Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan,
pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat
merencanakan, mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan.
Tempat tersebut member arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi.
Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan
penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.3
C. Pekerjaan-pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha seperti pekerjaan
kantor yang berhubungan dengan arsip-arsip. Selain itu pekerjaan kantor juga
meliputi tugas-tugas lain seperti komunikasi antara individual-individual dalam
perusahaan melalui konferensi-konferensi, wawancara-wawancara, pembicaraan-
pembicaraan melalui telpon atau instruksi-instruksi dan komunikasi antara

3
Ibid.

4
perusahaan dan orang-orang diluar perusahaan misalnya melalui surat-surat,
pembicaraan-pembicaraan melalui telepon dan sebagainya.
Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatan bisnis,
manajer dan staff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan
kantor. Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran yaitu:
 Kegiatan komunikasi
Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusat
komunikasi. Perusahaan atau organisasi menerima perintah, informasi dan
laporan dari perusahaan atau organisasi lain dan setelah mempersiapkan
atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan
instruksi dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi
tersebut.
 Kegiatan kalkulasi
Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi
atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat itu
sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer.
 Pengelolaan arsip penyusunan laporan
Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien.
Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-
kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. Arsip yang
disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan
dalam banyak hal mampu membandingkan pelaksanaan pekerjaan yang
dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan
meneliti masalah-masalah yan gakan timbul jauh sebelum itu terjadi.
 Penyusunan laporan
Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff
mengetahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya.
Banyak laporan diperlukan sebagai prosedur-prosedur rutin dari
departemen-departemen dalam perusahaan.
 Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor
ingin berfungsi dengan tepat.

5
Disamping itu ada tambahan pekerjaan tambahan itu adalah:
 Menulis (termasuk mengetik dan lain-lain untuk mempercepat proses
penulisan)
 Menyalin (baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis).
 Mengarsip (termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks)
 Mengecek (memeriksa).4
D. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Charles O. Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran dalam 9
bidang , sebagai berikut :
 Offfice Space (Ruang Perkantoran)
Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata ruang,
ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang
pertemuan, perubahan ruang, dan pemeliharaan ruang.
 Office Communication (Komunikasi Kantor)
Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, telex
penerimaan tamu.
 Office Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia)
Termasuk di dalamnya adalah Seleksi pegawai, Orientasi, Latihan,
Pengujian, Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan
Pegawai, Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan
Motivasi kerja, Disiplin, Pensiun, Penilaian pegawai dan Pengaduan.
 Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)
Termasuk di dlamnya Meja, Kursi, Lemari, Perlengkapan Arsip,
Pemeliharaan dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang
baru.
 Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin kantor)
Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD,
Facsimili, Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan dan
Perbaikan Mesin, serta Penilaian Peralatan dan Mesin baru.
 Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis)

4
Ibid., 65.

6
 Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan,
Penilaian perbekalan.
 Methods (Metode)
Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan
rutin, dan Analisis Statistik.
 Records (Warkat)
Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola
surat, Metode Pelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film,
Jadwal Penyimpanan, Praktik Kearsipan dan Penyimpanan warkat.
 Executive Controls (Kontroll Pejabat Pimpinan)
Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan
Anggaran, Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job
Analysis, Sistem Penggajian.5

5
Mils, Geoffrey dkk. Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman Publishing Limited.
1990. Hal. 15.

7
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya
tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut,
maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan
tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi
manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam
arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff
yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang
karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-
sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi
sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.
Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan,
pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat
merencanakan, mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan.
Tempat tersebut member arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi.
Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan
penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.
B. Saran
1. Dengan adanya penyusunan makalah ini, diharapkan akan menambah
khazanah pengetahuan khususnya dalam bidang Konsep Dasar
Manajemen Perkantoran.
2. Diharapkan dengan penyusunan makalah ini, memberikan kontemplasi
terhadap umat muslim.

8
3. Pemakalah menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan
dalam penulisannya. Maka dengan ini, pemakalah bisa menerima kritik
dan saran dari pembaca.

9
DAFTAR PUSTAKA

Winardi, (1982), Management Perkantoran dan Pengawasan, Alumni, Bandung.

Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung:Mandar Maju.
Mils, Geoffrey dkk. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman
Publishing Limited.

10