LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) III

TINJAUAN ALUR PENDAFTARAN PASIEN DAN SISTEM

PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS
PUSKESMAS OPI PALEMBANG
TAHUN 2022

DISUSUN OLEH :
ADE ULAN PURWANTI ( 2021001)
ERLIANA PARWATI (2021025)
IGA YULIANI (2021085)
RATIH WINDIKA WULANDARI (2021065)

PROGRAM STUDI D-III REKAM MEDIK

DAN INFORMASI KESEHATAN
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN DONA
PALEMBANG 2022
 LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PKL III

TINJAUAN ALUR PENDAFTARAN PASIEN DAN

SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS
PUSKESMAS OPI PALEMBANG

Laporan PKL III ini telah disetujui untuk dipresentasikan dalam presentasi
Laporan PKL

Palembang, Agustus 2022

Menyetujui,

Pembimbing Akademik, Pembimbing Lapangan (CI)

Muhammad Fahreza, S.E Dewi Lestari, A.Md.Perkes

NIK: 031019950517

Mengetahui,
Ketua Program Studi

Nita Novianti, S.Kep, MMRS

NIK: 251019880506

ii
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PKL III

TINJAUAN ALUR PENDAFTARAN PASIEN DAN SISTEM

PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS
PUSKESMAS OPI PALEMBANG

Laporan praktik kerja Lapangan III ini telah diperiksa dan disahkan

Palembang, Agustus 2022

Pembimbing Akademik,

Muhammad Fahreza, S.E

NIK:031019950517

Mengetahui,
Ketua STIKes Dona Palembang

Frans Habrizons, SE., M.Si

NIK : 011219730502

iii
 KATAPENGANTAR

Assalamualaikum wr. wb

Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala
rahmat dan karunia-nya, sehingga kami dapat menyusun dan menyelesaikan
Laporan praktik kerja Lapangan III semester 4 ini tepat pada waktunya. Laporan
praktik kerja Lapangan III ini membahas tentang “Tinjauan Alur Pendaftaran
Pasien Dan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis”.

Dalam kesempatan ini perkenankanlah kami mengucapkan terima kasih

kepada:

1. drg. Andhika Sitasari, selaku kepala Puskesmas OPI Palembang.

2. Frans Habrizons, SE., M.Si Selaku Ketua STIkes Dona Palembang.
3. Nita Novianti, S.Kep, MMRS selaku ketua program studi D-III rekam medik
dan informasi kesehatan stikes Dona Palembang.
4. Dewi Lestari, A.Md. Perkes selaku pembimbing lapangan di Puskesmas OPI
Palembang.
5. Muhammad Fahreza, S.E selaku dosen pembimbing akademik penulisan
laporan PKL.
6. Semua dosen dan staff Stikes Dona Palembang.
7. Dan teman teman ku angkatan ke X Stikes Dona Palembang.

Yang telah membantu, baik moril maupun materil sehingga kami dapat
menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan ini. Kami menyadari masih banyak
sekali kekurangan, baik segi isi maupun dari segi penulisan. Untuk itu mohon
saran dan kritik yang membangun dari pembaca penyempurnaan Laporan Praktik
Kerja Lapangan ini.

iv
 Harapan kami semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan yang kami buat ini
dapat bermanfaat khususnya bagi kami dan umumnya bagi rekan-rekan
mahasiswa Program Studi DIII Rekam Medik dan Informatika Kesehatan serta
pembaca. Semoga Allah SWT Meridhoi segala usaha kita. Amiin.
Palembang, Agustus 2022

Penulis

v
 DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PERSETUJUAN...................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................iii
KATA PENGANTAR ................................................................................... iv
DAFTAR ISI .................................................................................................. v
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... vi
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 2
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................... 2
1.3 Tujuan Pkl. .............................................................................................. 2
1.3.1TujuanUmum. .................................................................................. 2
1.3.2 Tujuan Khusus. ............................................................................... 2
1.4.Manfaat Pkl ............................................................................................. 2
1.4.1 Bagi Mahasiswa .............................................................................. 2
1.4.2 Bagi Akademik ............................................................................... 3
1.4.3 Bagi Puskesmas. ............................................................................. 3
1.5.Ruang Lingkup PKL. ................................................................................ 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................... 4
2.1 Puskesmas. .................................................................................. 4
2.1.1 Pengertian Puskesmas ....................................................... .4
2.1.2 Tugas Puskesmas.. ............................................................ .5
2.1.3 Fungsi Puskesmas ............................................................. 6
2.2 Rekam Medis.. ............................................................................ 7
2.2.1 Sejarah Rekam Medis ....................................................... 7
2.2.2 Pengertian Rekam Medis. ................................................. 7
2.2.3 Manfaat Rekam Medis. ..................................................... 8
2.2.4 Tujuan Penyelenggaraan Rekam Medis .......................... 8
2.2.5 Kegunaan Rekam Medis ................................................... 9
2.2.6 Isi Rekam Medis ............................................................. 12
BAB III HASIL PENGAMATAN .............................................................. 15
3.1 Gambaran Umum ....................................................................... 15
3.1.1 Profil Puskesmas .............................................................. 15
3.1.2 Wilayah Kerja Puskesmas ............................................... 16
3.1.3 Visi dan Misi .................................................................... 16
3.1.4 Moto Puskesmas .............................................................. 17
3.1.5 Unsur Nilai Puskesmas .................................................... 17
3.1.6 Struktur Organisasi Puskesmas ........................................ 17
3.1.7 Keadaan Geografi ............................................................ 18

vi
 3.1.8 Keadaan Demografi ......................................................... 19
3.1.9 Sarana Komunikasi .......................................................... 19
3.1.10 Fasilitas Pelayanan Kesehatan ....................................... 19
3.2 Alur Pendaftaran Pasien ............................................................. 19
3.3 Sistem Penomoran Rekam Medis Puskesmas............................ 25
3.4 Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis .............................. 26
BAB IV PEMBAHASAN ............................................................................. 27
4.1 Alur Pendaftaran Pasien............................................................. 28
4.2 Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis .............................. 29
4.3 Sistem Penomoran Dokumen Rekam Medis ............................. 29
4.4 Jenis Sistem Penomoran ............................................................ 29
4.5 Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis .......................... 32
4.5.1 Desentralisasi ..................................................................... 32
4.5.2 Sentralisasi ......................................................................... 32
4.5.3............................................................................................. 33
BAB V PENUTUP ........................................................................................ 39
5.1 Kesimpulan ................................................................................ 39
5.2 Saran .......................................................................................... 39
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

vii
viii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LatarBelakang
Menurut PERMENKES RI No. 43 Tahun 2019 tentang Puskemas,
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat
pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di
wilayah kerjanya.

Menurut PERMENKES RI No.269/MENKES/PER/III/2008 Rekam

Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas
pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Sistem Pendaftaran pasien adalah Serangkaian kegiatan pelayan

pasien yang di mulai sejak di terimanya pasien di meja pendaftaran
kemudian dilanjutkan dengan pencatatan data medic serta penangan rekam
medis yang meliputi pengeluran dan distribusi rekam medis dari tempat
penyimpanan keruangan pelayanan yang dituju.

Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis adalah kegiatan menyimpan

berkas rekam medis di ruang filling setelah melalui proses pengolahan
berkas rekam medis. Di dalam sistem penyimpanan dibagi menjadi 2 (dua)
berdasarkan lokasi atau tempat penyimpanan rekam medis, yaitu
Sentralisasi dan Desentralisasi. (Depkes 2006)
Di dalam puskesmas system penyimpanan di bagi menjadi 2 (dua),
yaitu sistem penyimpanan single atau personal folder dan system
penyimpanan family folder. Sistem penyimpanan single folder adalah
penyimpanan berkas rekam medis pasien dari awal pendaftaran hingga
selesai pendaftaran. Pasien akan mendapatkan satu nomor rekam medis dan
satu nomor kartu berobat. Sedangkan sistem penyimpanan family folder

1
 2

adalah penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan satu kartu keluarga

(KK) system penyimpanan family folder di berikan kode (berdasarkan RT
,kelurahan, kecamatan) untuk menandai rekam medis satu keluarga dalam
satu map rekam medis.
Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, maka penulis tertarik
untuk mengambil judul “Tinjauan Alur Pendaftaran Pasien Dan Sistem
Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas OPI Palembang
Tahun 2022”.

1.2 RumusanMasalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, dapat dirumuskan masalah
yaitu “Bagaimana Alur Pendaftaran Pasien Dan Sistem Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Di Puskesmas OPI Palembang Tahun 2022?”.

1.3 Tujuan PKL

1.3.1 Tujuan Umum
Untuk mengetahui alur pendaftaran pasien dan system
penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas OPI Palembang
Tahun 2022.
1.3.2 Tujuan Khusus
a. Untuk mengetahui alur pendaftaran pasien di puskesmas OPI tahun
2022
b. Untuk mengetahui system penomoran RM di puskesmas OPI tahun
2022
c. Untuk mengetahui system penyimpanan berkas RM di puskesmas
OPI tahun 2022

1.3 ManfaatPKL
1.4.1 Bagi Mahasiswa
1. Mahasiswa dapat mengetahui berbagai permasalahan nyata di
lapangan.
 3

2. Mahasiswa mendapatkan pengetahuan dan keterampilan yang lebih

aplikatif.
3. Mahasiswa mendapatkan pengalaman bekerja untuk memecahkan
suatu masalah di lapangan.
1.3.2 Bagi Akademik
Sebagai masukan dan tambahan dalam meningkatkan kualitas
mutu lulusan Stikes Dona.
1.3.3 Bagi Puskesmas
Sebagai bahan pertimbangan bagi puskesmas khususnya unit
rekam medis, dalam mempertahankan kualitas pelyanan rekam
medis.

1.4 Ruang Lingkup PKL

Pelayanan rekam medis yang dimulai dari pendaftaran sampai
pelaporan dapat dilaksanakan di sarana pelayanan kesehatan tingkat primer
sampai rujukan. Pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) III, mahasiswa akan
mempraktekkan kegiatan pelayanan rekam medis yang ada di Pusat
Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) sebagai sarana pelayanan primer.
Kegiatan PKL III yang akan mahasiswa lihat di Puskesmas meliputi
manajemen pelayanan rekam medis dan sistem informasi puskesmas. Garis
besar pembelajaran praktik PKL III disusun untuk mendukung kegiatan
pembelajaran praktik sehingga mahasiswa mendapatkan pengalaman belajar
praktik di sarana pelayanan kesehatan secara nyata dengan arahan yang
terstruktur untuk pencapaian kompetensi yang telah disyaratkan dalam
kurikulum.
Mahasiswa sebelum menerapkan Praktik Kerja Lapangan (PKL) III
telah melakukan praktek kerja lapangan I dan II sehingga tahapan praktik
dapat terpenuhi sesuai dengan kurikulum. Buku pedoman PKL III berisi
tentang ketentuan PKL III prosedur pelaksanaan PKL III untuk mencapai
kompetensi para perekam medis dalam melaksanakan manajemen di
puskesmas yang dilengkapi dengan sistematika penulisan laporan PKL III.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Puskesmas
2.1.1 Pengertian Puskesmas
Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) adalah unit
pelaksana teknis dinas kabupaten/kota yang bertanggung jawab
menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja
(Depkes, 2011).
2.1.2 Tugas Puskesmas
Menurut PERMENKES RI No. 43 Tahun 2019 di dalam Pasal
4 (empat), Puskesmas mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan
kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di
wilayah kerjanya.
2. Untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), puskesmass mengintegrasikan program
yang dilaksanakannya dengan pendekatan keluarga.
3. Pendekatan keluarga sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
merupakan salah satu cara puskesmas mengintegrasikan
program untuk meningkatkan jangkauan sasaran dan
mendekatkan akses pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya
dengan mendatangi keluarga.

2.1.3 Fungsi Puskesmas

Dalammelaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal

4 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2019, Puskesmas
memiliki fungsi :
1. Penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya;
dan
2. Penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya.

4
 5

Dalam melaksanakan fungsi penyelenggaraan UKM tingkat pertama

di wilayah kerjanya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a,
Puskesmas berwenang untuk :
a. Menyusun perencanaan kegiatan berdasarkan hasil analisis masalah
kesehatan masyarakat dan kebutuhan pelayanan yang diperlukan.
b. Melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan.
c. Melaksanakan komunikasi, informasi dan edukasi, dan pemberdayaan
masyarakat dalam bidang kesehatan.
d. Menggerakkan masyarakat untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan
masalah kesehatan pada setiap tingkat perkembangan masyarakat yang
bekerja sama dengan pimpinan wilayah dan sektor lain terkait.
e. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap institusi, jaringan pelayanan
puskesmas dan upaya kesehatan bersumber daya masyarakat.
f. Melaksanakan perencanaan kebutuhan dan peningkatan kompetensi
sumber daya manusia puskesmas.
g. Memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan kesehatan.
h. Memberikan pelayanan kesehatan yang berorientasi pada keluarga,
kelompok, dan masyarakat dengan mempertimbangkan faktor biologis,
psikologis, sosial, budaya, dan spiritual.
i. Melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap akses, mutu
dan cakupan pelayanan kesehatan.
j. Memberikan rekomendasi terkait masalah kesehatan masyarakat kepada
dinas kesehatan daerah kabupaten/kota, melaksanakan sistem
kewaspadaan dini, dan respon penanggulangan penyakit.
k. Melaksanakan kegiatan pendekatan keluarga; dan
l. Melakukan kolaborasi dengan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat
pertama dan rumah sakit di wilayah kerjanya, melalui pengoordinasian
sumber daya kesehatan di wilayah kerja puskesmas.
 6

Dalam melaksanakan fungsi penyelenggaraan UKP tingkat

pertama di wilayah kerjanya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b,
Puskesmas berwenang untuk :

a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dasar secara komprehensif,

berkesinambungan, bermutu dan holistik yang mengintegrasikan faktor
biologis, psikologis, sosial, budaya dengan membina hubungan dokter-
pasien yang erat dan setara.
b. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan upaya
promotif dan preventif.
c. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang berpusat pada individu,
berfokus pada keluarga, dan berorientasi pada kelompok dan masyarakat
d. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan kesehatan,
keamanan, keselamatan pasien, petugas, pengunjung, dan lingkungan
kerja.
e. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan prinsip koordinatif dan
kerja sama inter dan antar profesi.
f. Melaksanakan penyelenggaraan rekam medis.
g. Melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap mutu dan
akses pelayanan kesehatan.
h. Melaksanakan perencanaan kebutuhan dan peningkatan kompetensi
sumber daya manusia puskesmas.
i. Melaksanakan penapisan rujukan sesuai dengan indikasi medis dan
sistem rujukan; dan
j. Melakukan koordinasi dan kolaborasi dengan fasilitas pelayanan
kesehatan di wilayah kerjanya, sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
 7

2.2 Rekam Medis

2.2.1 Sejarah Rekam Medis

Dimulainya dengan Zaman Batu (Paleolithic) lebih kurang 3000-

2500 S.M di Spanyol pahatan pada dinding gua (batu),daun-daunan
yang telah kering dan tulang-tulang.

Zaman Mesir Kuno (Egyptian Period)

a. Dewa Thoth
Adalah seorang Tabib Mesir (ahli pengobatan) yang
dianggap sebagai Dewa Kebijaksanaan yang dikenal sebagai
Dewa berkepala Iblis.Ia mengarang 36 buah-4 2 buku.
Diantaranya 6 buku mengenai masalah Kedokteran (tubuh
manusia,penyakit,alat-alat yang dipakai obat-obatan penyakit
mata dan kebidanan).
b. Imhotep
Adalah Dokter yang pertama menjalankan Rekam Medis.
Hidup di zaman piramid 3000-2500 SM : Ia adalah pegawai
negeri tinggi, Kepala aristek negri serta penasehat medis fir’aun
kemudian ia dihormati sebagai medical demigod seperti
Aesculapius : Ia membuat Papyrus (Dokumen Ilmu Kedokteran
Kuno yang berisi 43 Kasus Pembedahan).
c. Papyrus Ebers
Diketemukan dikaki Mummy di Necropolis dekat Thebes
pada tahun 1972 Papyrus Ebers ditulis sejak 1500 SM.
Kemudian dijual pada Archeolog Jerman bernama Georg Ebers.
2.2.2 Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah keterangan baik tertulis maupun yang
terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik,
laboratorium, diagnosis serta segala pelayanan dan tindakan medis
yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat
 8

inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan pelayanan gawat

darurat. (Dirjen Yanmed, 2006:11).
Menurut PERMENKES No.269/ MENKES/ PER/III/ 2008,
Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang
telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien.

2.2.3 Manfaat Rekam Medis

Rekam medis mempunyai manfaat sebagai berikut (Siswati,20

13):

1. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.

2. Alat bukti dalam proses penegak hukum, disiplin
kedokteran, penegak etika kedokteran dan etika
kedokteran gigi.
3. Keperluan pendidikan dan penelitian.
4. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan.
5. Data statistic kesehatan.
6. Pemanfaatan rekam medis sebagaimana maksud pada ayat
(1) menyebut kan identitas pasien harus mendapatkan
persetujuan secara tertulis dari pasien atau ahli warisnya
dan harus jaga kerahasiaannya.
7. Pemanfaatan rekam medis untuk keperluan pendidikan dan
penelitian tidak diperlukan persetujuan bila dilakukan
kepentingan negara.
2.2.4 Tujuan Penyelenggaraan Rekam Medis
Tujuan Rekam Medis adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan
di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi
 9

rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib

administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di
dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
2.2.5 Kegunaan Rekam Medis
Menurut Dirjen Yanmed (2006:10) falsafah dari rekam medis
mengandung nilai-nilai ALFRED AIR yaitu sebagai berikut:
a. Administration (Administrasi)
Karena isinya menyangkut tindakan wewenang dan tanggung
jawab dalam mencapai tujuan pelayanan keehatan.
b. Legal (Hukum)
Karena isinya menyangkut jaminan kepastian hukum atas
dasar keadilan.
c. Financial (Keuangan)
Karena isinya menyangkut informasi yang dipergunakan
sebagai aspek keuangan.
d. Riset (Penelitian)
Karena isinya menyangkut informasi sebagai aspek penelitian
dan pengembangan iptek.
e. Education (Pendidikan)
Karena isinya menyangkut informasi tentang perkembangan
kronologis dan pelayanan medis yang diberikan terhadap
pasien.
f. Documentation (Dokumentasi)
Karena dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan
laporan rumah sakit.
g. Acurate (Akurat)
Karena isinya sesuai dengan kebenaran.
h. Informatif (Informasi)
Karena menyangkut sebagai informasi dengan cepat.
i. Responsibility (Tanggung Jawab)
 10

Karena dapat direspon atau cepat tanggap dan bertanggung

jawab dalam pelayanan kesehatan.
Kegunaan rekam medis secara umum adalah :
1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dan tenaga ahli lainnya
yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan,
pengobatan, perawatan kepada pasien.
2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan
yang harus di berikan kepada pasien.
3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,
perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien
berkunjung/ dirawat di rumah sakit
4. Sebagaibahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan
evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada
pasien.
5. Melindungi kepentingan hokum bagi pasien, rumah sakit
maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk
keperluan penelitian dan pendidikan.
7. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran
pelayanan medic pasien.
8. Menjadi sumber ingatan yang harus di dokumentasikan, serta
sebagai bahan pertanggungjawaban laporan.

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek,

antara lain :
1. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis memiliki nilai administrasi, karena
isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2. Aspek Medis
 11

Suatu berkas rekam medis memiliki nilai medis, karena

catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk
merencanakan pengobatan atau perawatan yang diberikan
kepada seorang pasien dalam rangka mempertahankan serta
meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis,
manajemen resiko klinis serta keamanan atau keselamatan
pasien dan kendali biaya.

3. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis memiliki nilai hukum, karena
catatan menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum
atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum
serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan
hukum.
4. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis memiliki nilai uang, karena isinya
mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan
sebagai apsek keuangan.
5. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis memiliki nilai penelitian, karena
isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan di bidang kesehatan.
6. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis memiliki nilai penelitian, karena
isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan
kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan
kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai
bahan atau referensi pengajaran di bidang profesi pendidikan
kesehatan.
7. Aspek Dokumentasi
 12

Suatu berkas rekam medis memiliki nilai penelitian, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus
didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung
jawaban dan laporan rumah sakit.

2.2.6 Isi Rekam Medis

Berdasarkan Pasal (3) PERMENKES No. 269/MENKES/PER/
III/2008 :
(1) Isi rekam medis untuk rawat jalan pada sarana pelayanan
kesehatan sekurang-kurangnya memuat :
a. Identitas pasien
b. Tanggal dan waktu
c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan
dan riwayat penyakit
d. Hasil pemeriksaaan fisik dan penunjang medik
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan/atau tindakan
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
i. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram
klinik; dan
j. Persetujuan tindakan bila diperlukan
(2) Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu
hari sekurang-kurangnya memuat :
a. Identitas pasien
b. Tanggal dan waktu
c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan
dan riwayat penyakit
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
 13

g. Pengobatan dan/atau tindakan

h. Persetujuan tindakan bila diperlukan
i. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan
j. Ringkasan pulang (discharge summary)
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga
kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan
l. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan
tertentu; dan
m. Untuk pasiesn kasus gigi dilengkapi dengan odontogram
klinik
(3) Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat, sekurang-
kurangnya memuat :
a. Identitas pasien
b. Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan
c. Identitas pengantar pasien
d. Tanggal dan waktu
e. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan
dan riwayat penyakit
f. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
g. Diagnosis
h. Pengobatan dan/atau tindakan
i. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggal pelayanan
unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut
j. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga
kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan
k. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain dan
l. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
(4) Isi rekam medis pasien dalam keadaan bencana, selain
memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
ditambah dengan :
 14

a. Jenis bencana dan lokasi dimana pasien ditemukan

b. Kategori kegawatan dan nomor pasien bencana masal; dan
c. Identitas yang menemukan pasien
(5) Isi rekam medis untuk pelayanan dokter spesialis atau dokter
gigi spesialis dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
(6) Pelayanan yang diberikan dalam ambulans atau pengobatan
masal dicatat dalam rekam medis sesuai ketentuan
sebagaimana diatur pada ayat (3) dan disimpan pada sarana
pelayanan kesehatan.
 BAB III

HASIL PENGAMATAN

3.1 Gambaran Umum Puskesmas OPI Kota Palembang

3.1.1 Profil Puskesmas OPI Palembang

Nama Puskesmas : Puskesmas OPI

Alamat : Jln. OPI Raya Perum OPI Kel. 15 Ulu

Kec. Jakabaring – Palembang

Telepon/Fax : (0711) 5620648

Email : puskesmas_OPI@yahoo.co.id

Luas Lahan : Kelurahan 15 Ulu 1.200 Ha dan

Kelurahan Tuan Kentang 40,5 Ha.

Gambar 3.1 Foto Puskesmas OPI Kota Palembang

15
 16

3.1.2 Wilayah Kerja Puskesmas

Berdasarkan Surat Keputusan Walikota Palembang tanggal 28

April 2009, Puskesmas Pembantu OPI yang dibangun pada tahun
1998 yang menginduk pada Puskesmas 1 Ulu beralih menjadi
Puskesmas OPI (PuskesmasInduk). Puskesmas OPI meliputi satu
kelurahan atau wilayah kerja, yaitu Kelurahan 15 Ulu Kecamatan
Seberang Ulu I Kota Palembang. Dan Berdasarkan atas Surat
Keputusan Walikota Palembang tanggal 13 November 2017
tentang Perubahan atas Keputusan Walikota Palembang Nomor
332/KPTS/DINKES/2017 Tentang Izin Operasional Pusat
Kesehatan Masyarakat di Kota Palembang Wilayah Puskesmas OPI
berada pada Kecamatan Jakabaring meliputi 2 (dua) kelurahan
yaitu Kelurahan 15 Ulu dan Kelurahan Tuan Kentang.
Batas-batas wilayah Puskesmas OPI:
 Utara : Silaberanti
 Selatan : Sungai Ogan Kertapati dan Kecamatan
Pegayut (Kabupaten OI)
 Timur : Kecamatan Pemulutan (Kabupaten OI)
 Barat : Kelurahan 8 Ulu

Luas Wilayah Kerja Puskesmas OPI di Kelurahan 15 Ulu

1.200 Ha dan Kelurahan Tuan Kentang 40,5 Ha. Puskesmas OPI
dalam aktivitas kerjanya dibantu 4 Puskesmas Pembantu, yaitu
Puskemas Pembantu 15 Ulu, Puskesmas Pembantu Sungai Buaya,
Puskesmas Pembantu Jakabaring dan Puskesmas Pembantu Tuan
Kentang.
3.1.3 Visi dan Misi Puskesmas OPI
a. Visi Puskesmas OPI
“Terciptanya kelurahan 15 Ulu sehat dan kelurahan Tuan
Kentang Sehat Tahun 2023”.
 17

b. Misi Puskesmas OPI

1. Meningkatkan kemitraan dan pemberdayaan masyarakat.
2. Meningkatkan profesionalitas provider.
3. Memelihara dan meningkatkan pelayanan kesehatan sarana
dan prasarana kesehatan yang bermutu prima.
4. Menurunkan resiko angka kesakitan dan kematian.
3.1.4 Motto Puskesmas OPI

“Senyum, Ramah, Sabar, Disiplin”

3.1.5 Unsur Nilai Puskesmas OPI

Observatif : dalam bekerja, sesuai dengan prosedur.

Profesionalisme : dalam melayani, sesuai dengan tugas

pokok dan kompetensi.

Integritas : dalam kesatuan, guna mewujudkan visi

dan misi.
3.1.6 Struktur Organisasi Puskesmas OPI
Organisasi Puskesmas disusun oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota berdasarkan kategori, upaya kesehatan dan beban
kerja puskesmas. Organisasi puskesmas terdiri atas :
a. Kepala Puskesmas.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha.
c. Penanggung Jawab UKM dan Keperawatan Masyarakat
d. Penanggung Jawab UKP, Kefarmasian, dan Laboratorium; dan
e. Penanggung Jawab Jaringan Pelayanan Puskesmas dan
Jejaring Fasilitas Pelayanan Kesehatan.
 18

Pelayanan Puskesmas meliputi :

1. Upaya Kesehatan Masyarakat Essensial yaitu :
a. Pelayanan Promosi Kesehatan
b. Pelayanan Kesehatan Lingkungan
c. Pelayanan Kesehatan Ibu, Anak dan Keluarga Berencana
d. Pelayanan Gizi dan
e. Pelayanan Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
2. Upaya Kesehatan Perorangan
a. Rawat Jalan
b. Tindakan (UGD)
3.1.7 Struktur Organisasi Puskesmas OPI
Dibawah ini merupakan Struktur organisasi Puskesmas OPI
Palembang.

Gambar 3.2 Struktur Puskesmas OPI Palembang

 19

3.1.8 Keadaan Geografi

Keadaan wilayah kerja Puskesmas OPI terdiri dari dataran
rendah, sungai dan anak sungai, serta sebagian kecil masih berupa
rawa-rawa.
3.1.9 Keadaan Demografi
Jumlah penduduk di wilayah kerja Puskesmas OPI kelurahan
15 Ulu Tahun 2020 berjumlah 29.476, Laki-laki berjumlah 14.815
dan Perempuan berjumlah 14.661. Kelurahan Tuan Kentang Tahun
2020 berjumlah 13.867, Laki-laki berjumlah 6.915 dan perempuan
berjumlah 6.952, jumlah total penduduk wilayah Puskesmas OPI
43.343.
3.1.10 Sarana Komunikasi
Sarana komunikasi di Puskesmas OPI sendiri sudah memiliki
telepon kantor dan fasilitas internet untuk menunjang kelancaran
pelayanan kesehatan seperti pengiriman data maupun sebagai
sumber informasi kesehatan.
3.1.11 Fasilitas Pelayanan Kesehatan
1. Ruang Promkes/Penyuluhan Kesehatan
a. Penyuluhan/Promkes
Penyuluhan di puskesmas
 Penyuluhandiposyandu
 Penyuluhan di SD / SLTP / SMU
 Penyuluhan di kelurahan / kecamatan
b. Pelayanan Gizi
 Pemberian Vit. A dan garam beryodium
 Konsultasi Balita BGM dan Obesitas
 Konsultasi Lansia (Menu makanan seimbang
2. Ruang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak
a. Ibu hamil, nifas, menyusui
b. KB
c. Bayi dan balita sakit (MTBS Terpadu)
 20

3. Ruang Pelayanan Pengobatan Umum

a. UGD
b. Pengobatan Umum
c. Pengobatan Gigi
d. Rujukan
4. Pelayanan Imunisasi
a. BCG
b. Polio
c. Hepatitis
d. Campak
e. Anti Tetanus Serum
5. Ruang Pelayanan Laboratorium
a. Pemeriksaan urine rutin
Pemeriksaan darah (asam urat, kolestrol, gula darah)
b. DPT
c. Tes kehamilan (PT)
d. Pemeriksaan Hepatitis B
e. Pemeriksaan spermatozoa
6. Lain-lain
a. Pelayanan pengobatan TBC dengan paket DOTS
b. Pelayanan kesehatan lansia 1 (satu) bulan sekali
c. Upaya kesehatan sekolah screening murid kelas 1 SD 1
tahun sekali
d. Pelaksanaan bisa dilakukan 1 tahun sekali pada murid kelas
1.

3.2 Alur Pendaftaran Pasien

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara Pendaftaran
atau Registrasi pasien di puskesmas OPI alur Pendaftaran Puskesmas OPI
adalah sebagai berikut:
 21

1. Pasien datang.
2. Pasien di arah kan untuk mengambil nomor antrian
- Antrian Umum
- Antrian Khusus (Lansia,ibu hamil,Difabel).
3. Petugas memanggil pasien sesuai nomor urut antrian kelompok.
4. Petugas Menyapa pasien dengan ramah dan senyum.
5. Petugas meminta kartu identitas pasien(ktp/kk/kis/kartu berobat).
6. Petugas menyakan keluhan pasien(untuk8 menentukan Ruangan yang di
tujuh pasien.
7. Petugas mengembalikan kartu identitas pasien dan mempersilakan pasien
untuk menunggu di ruangan yang di tujuh masing-masing.
8. Petugas pendaftaran menyerahkan formulir resep yang telah di isi
identitas pasien dan nama ruangan yang di tujuh keruangan rekam medis.
9. Petugas rekam medis menerima formulir resep dan
a. Pasien Baru: Petugas mendaftarkan dengan cara meminta kartu
berobat puskesmas OPI. menanyakan keluhan pasien untuk
menentukan ruangan pelayanan yang dituju, mencatat nomor kartu
berobatnya, menulis identitas pasien dan ruangan pelayanan yang
dituju pada formulir resepnya, kemudian menyerahkannya ke ruangan
rekam medis untuk dicari kartu rekam medisnya.
- Pasien Lama: Mengambil Kartu Medis sesuai nomor registrasi
pasien
10. Petugas Rekam medis mengantarkan berkas rekam medis ke poli yang di
tujuh pasien.
 22

Alur pendaftara pasien di Puskesmas OPI Palembang dapat di lihat dari gambar
berikut :
2 Alur Pelayanan Ruang Pendaftaran

PUSKESMAS OPI

Pasien
Datang

Mengambil Nomor Antrean

ANTREAN UMUM
ANTREAN KHUSUS
(Lansia, Ibu Hamil, Difabel)

Petugas Memanggil Pasien sesuai dengan nomor

antrean, kemudian mendaftarkan pasien

± 5 menit.

PASIEN BARU PASIEN LAMA

Ruangan Pendaftaran Ruangan Pendaftaran

1. Meminta kartu identitas diri 1. Meminta kartu berobat

(KTP/KK/Kartu JKN) Puskesman OPI
2. Menanyakan keluhan pasien 2. Menanyakan keluhan pasien
untuk menentukan ruangan untuk menentukn ruangan
pelayanan yang dituju pelayanan yang dituju
3. Mencatat identitas diri pasien 3. Mencatat nomor kartu beobatnya
dan menuliskannya di Formulir dan menulis identitas pasien pada
Resep formular resep

Ruangan Rekam Medis Ruangan Rekam Medis

1. Kartu Berobat Puskesmas OPI 1. Kartu Rekam Medis sesuai dengan

2. Kartu Rekam Medisnya nomor kartu berobatnya

Pasien Menunggu
Di Ruang Tunggu
 23

Sistem Rekam Medis di Puskesmas OPI

1.Petugas menerima formulir resep pasien dari ruang pendaftaran
2. Petugas Rekam medis menyiapkan Rekam medis
a. Pasien baru : Petugas membuat rekam medis identitas pasien dan di
masukan di dalam komputer sesuai dengan poli yang di tujuh masing-
masing.
b. Pasien Lama : Mengambil Kartu Medis sesuai nomor registrasi pasien
3. Petugas mendistribusikan Kartu Rekam medis sesuai dengan ruangan masing-
masing
4. Petugas mengambil kartu rekam medis setelah pelayanan selesai
5. Petugas rekam medis mencatat di buku registrasi dan di cek kembali rekam
medisnya.
6. Petugas menyimpan rekam medis di rak penyimpanan sesuai dengan nomor
rekam medis nya
 24

Alur Pelayanan Ruangan Rekam Medis

PUSKESMAS OPI

Pasien
Datanng

Pendaftaran

Formulir Resep

RUANGAN
REKAM MEDIS

Pasien Lama Pasien Baru

(Mencari no.RM) (Mencari no.RM)
Waktu: ± 3 menit Waktu: ± 5-6 menit

Distribusi kartu rekam medis keruang pelayanan

Mengmbil kartu rekam medis dari ruang pelayanan

Memeriksa kelengkapan
Pencatatan rekam medis

Mencatatat dibuku registrasi rekam medis

Menyimpan kartu
rekam medis
 25

3.3 Sistem Penomoran RM Puskesmas OPI Palembang

Sistem Penomoran Rekam Medis di Puskesmas OPI Palembang Sistem
penomoran rekam medis di Puskesmas OPI Palembang yaitu menggunakan
sistem penomoran unit dimana pada sistem ini setiap pasien yang berkunjung
ke Puskesmas OPI Palembang akan mendapatkan satu nomor rekam medis
ketika pasien tersebut pertama kali datang dan tercatat sebagai pasien di
Puskesmas OPI Palembang.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas mengenai sistem
penomoran rekam medis pasien yaitu “Sesuai dengan kode wilayah atau
tempat tinggal pasien”. Nomor rekam medis pasien diberikan sesuai dengan
kode wilayah dimana pasien tersebut tinggal dengan menggunakan kode
setiap kelurahan wilayah kerja Puskesmas OPI Palembang. Sistem penomoran
rekam medis di Puskesmas OPI Palembang terdiri dari 6 angka nomor rekam
medis. Nomor rekam. medis tersebut memiliki kategori kelompok adalah
sebagai berikut :
a. Kategori kelompok angka awal yaitu berisikan kode wilayah dimana
pasien tersebut tinggal pada saat berobat ke Puskesmas OPI Palembang.
Kode wilayah memiliki beberapa nomor antara lain:
1. 01 untuk wilayah Kelurahan Tuan Kentang
2. 02 untuk wilayah Kelurahan 15 ulu
3. 03 untuk wilayah luar daerah wilayah Puskesmas OPI Palembang.
b. Kategori kelompok angka tengah yaitu berisikan nomor indeks rekam
medis pasien yang diberikan oleh petugas pendaftaran pasien rawat jalan.
c. Kategori kelompok angka akhir yaitu berisikan kode kepala keluarga dan
anggota keluarga lainnya yang berobat di Puskesmas OPI Palembang.
Kode kepala keluarga dan anggota keluarga lainnya terdiri dari:
00 untuk kepala keluarga
01 untuk istri
02 untuk anak pertama
03 untuk anak kedua dan seterusnya
 26

3.4 Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas OPI Palembang
menggunakan sistem penyimpanan wilayah dimana terdapat 3 wilayah kerja
Puskesmas OPI Palembang sehingga setiap wilayah mempunyai kode
masing-masing rak penyimpanan. Selain itu sistem penyimpanan rekam
medis di Puskesmas OPI Palembang telah menggunakan kode warna dimana
map rekam medis memiliki masing-masing warna untuk setiap wilayahnya.
Berikut daftar kode wilayah dan kode warna pada map rekam medis di
Puskesmas OPI Palembang antara lain:
Tabel 3.1 Kode wilayah dan kode warna system penyimpanan rekam medis
Puskesmas OPI Palembang
No Wilayah Kode Wilayah Kode Warna
1. Tuan Kentang 01 Merah
2. 15 Ulu 02 Biru
3. Luar Daerah 03 Hijau

Sistem penjajaran rekam medis di rak penyimpanan menggunakan angka

langsung (straight numerical filing system) dengan melihat 4 angka nomor
indeks rekam medis. Sistem angka langsung yang diterapkan oleh Puskesmas
OPI Palembang menyebabkan petugas harus melihat 4 angka nomor indeks
rekam medis dan mengurutkan rekam medis di rak penyimpanan hingga
rekam medis ditemukan atau akan disimpan kembali setelah pelayanan.
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Alur Pendaftaran Pasien

Pendaftaran atau Registrasi pasien merupakan bagian terdepan dari
pelayanan Puskesmas, di sini pasien didata identitas dan keperluan
kunjungannya ke Puskesmas.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara Pendaftaran atau Registrasi
pasien di puskesmas OPI alur Pendaftaran Puskesmas OPI adalah sebagai
berikut:
1. Pasien datang
2. Pasien di arah kan untuk mengambil nomor antrian
- Antrian Umum
- Antrian Khusus (Lansia,ibu hamil,Difabel).
3. Petugas memanggil pasien sesuai nomor urut antrian kelompok.
4. Petugas Menyapa pasien dengan ramah dan senyum.
5. Petugas meminta kartu identitas pasien(ktp/kk/kis/kartu berobat).
6. Petugas menyakan keluhan pasien(untuk menentukan Ruangan yang di
tujuh pasien.
7. Petugas mengembalikan kartu identitas pasien dan mempersilakan pasien
untuk menunggu di ruangan yang di tujuh masing-masing.
8. Petugas pendaftaran menyerahkan formulir resep yang telah di isi identitas
pasien dan nama ruangan yang di tujuh keruangan rekam medis.
9. Petugas rekam medis menerima formulir resep dan
b. Pasien Baru: Petugas mendaftarkan dengan cara meminta kartu
berobat puskesmas OPI. menanyakan keluhan pasien untuk
menentukan ruangan pelayanan yang dituju, mencatat nomor kartu
berobatnya, menulis identitas pasien dan ruangan pelayanan yang
dituju pada formulir resepnya, kemudian menyerahkannya ke ruangan
rekam medis untuk dicari kartu rekam medisnya.

27
 28

- Pasien Lama: Mengambil Kartu Medis sesuai nomor registrasi

pasien
10. Petugas Rekam medis mengantarkan berkas rekam medis ke poli yang di
tujuh pasien.

4.2 Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas OPI

Pada Puskesmas OPI saat ini menggunakan sistem penyimpanan personal
forder, yang akan direncanakan akan beralih ke sistem penyimpanan family
forder. Sistem penyimpanan personal forder yang saat ini digunakan pada
puskesmas OPI mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :
1. Memudahkan petugas rekam medis dalam mencari berkas rekam
medis sesuai dengan nomor pada setiap map.
2. Pencarian berkas rekam medis tidak terlsalu lama memakan waktu
pengambilan berkas rekam medis pasien.
Sedangkan kekurangan dari pada sistem penyimpanan personal forder di
Puskesmas OPI, yaitu sering terjadi missfile ( salah penempatan berkas rekam
medis ) atau tidak ditemukannya berkas rekam medis pada saat pengambilan
berkas.
Oleh karena itu, Puskesmas OPI pada tahun 2022 berencana akan
melakukan perubahan sistem penyimpanan dari sistem penyimpanan personal
forder menjadi sistem penyimpanan family forder.
Family Forder yang akan digunakan di Puskesmas OPI mempunyai
beberapa kelebihan, yaitu :
1. Mengetahui penyebaran penyakit secara cepat berdasarkan wilayah
( RT, Kecamatan )
2. Informasi Klinis dapat berkesinambungan, karena semua data berada
dalam satu forder.
3. Memberikan kemudahan dalam pengambilan dan pengembalian
berkas rekam medis.
Sedangkan yang menjadi kekurangan dari sistem berkas rekam medis
family forder, yaitu :
 29

1. Membutuhkan waktu yang lama untuk pelayanan, jika terjadi pindah

rumah ataupun pisah kartu keluarga ( KK ).
2. Membutuhkan ruangan yang lebih luas, dikarenakan dalam 1 ( Satu )
bantex ( Forder ) hanya terdapat 6 – 7 Map plastik.

4.3 Sistem Penomoran Dokumen Rekam Medis

Tujuan : Memudahkan pencarian berkas atau dokumen rekam medis
apabila pasien kemudian datang kembali berobat di sarana-sarana pelayanan
kesehatan serta untuk kesinambungan informasi, dengan menggunakan sistem
penomoran maka informasi-informasi dapat secara berurut dan
meminimalkan informasi yang hilang.

4.4 Jenis Sistem Penomoran

1. Serial Numbering System.
2. Unit Numbering System.
3. Serial Unit Numbering Sistem.
4. Family Numbering (Family Folder).
Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung di
puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru.
Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Keuntungan :
1. Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada
pasien.
2. Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan kepada pasien.
Kerugian :
1. Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam Medis lama,
karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor.
2. Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.
3. Banyak menggunakan formulir
Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)
 30

Suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor kepada
pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Setiap pasien yang
berkunjung mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke
Puskesmas dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.

Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)

Keuntungan :
1. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi
mengenai pasien dan pelayanan berada dalam satu folder.
2. Penghematan Formulir Kerugian: ▪ Pelayanan pasien kunjungan ulang
memerlukan waktu yang cukup lama.
Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering Sistem)
Menggabungkan sistem seri dan unit. Setiap pasien datang berkunjung ke
Puskesmas diberikan nomor baru ➔ dokumen rekam medis terdahulu
digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor yang baru.
Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering Sistem)
Kelebihan :
1. Pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara pasien baru
atau pasien lama.
2. Semua pasien yang datang dianggap pasien baru, dan tidak perlu
menunggu mencari dokumen rekam medis.
Kekurangan:
1. Petugas menjadi lebih sibuk setelah selesai pelayanan.
2. Informasi yang diberikan kepada pasien tidak berkesinambungan.
3. Banyak menggunakan formulir Family Numbering (Family Folder)
Penomoran yang berhubungan dengan keluarga (satu nomor untuk satu
keluarga).
Biasanya dilaksanakan di Puskesmas. Terdiri dari sepasang digit tambahan
yang ditempatkan pada setiap keluarga.
Family Numbering (Family Folder)
Keuntungan:
 31

1. Semua informasi pada satu keluarga terkumpul.

2. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi
mengenai pasien dan pelayanan berada dalam satu folder.
3. Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh
seluruh keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas.
Kerugian:
Pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama.
Sistem Penyimpanan dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis ➢ Dasar
Peraturan Permenkes No 269/Menkes/PER/XII/2008 tentang juknis
penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit ➢ UU No. 7/1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.
Dokumen Rekam Medis dilindungi:
 Keamanan dari kehilangan.
 Kerusakan.
 Kebakaran.
 Kerahasiaan isinya.
Dokumen Rekam Medis :
 1 Map setiap pasien.
 Tiap folder ada lidah untuk menulis Nomor rekam medis.
 Setiap dokumen rekam medis diberi kode warna penyimpanan.
Sistem Penyimpanan dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis :
 Isi dokumen rekam medis milik pasien sedangkan dokumen rekam medis
milik pelayanan kesehatan.
 Kewajiban Pelayanan Kesehatan sebagai pemilik berkas dan petugas yang
terkait dengan penyimpanan dokumen rekam medis.
Perlu ditetapkan Sistem Penyimpanan, sarana rak dan ruang
penyimpanan, tenaga filing, sistem pengendalian, pengawetan DRM
 32

4.5 Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Tujuan :
 Penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan dengan teratur, tepat dan
benar serta dilaksanakan oleh semua petugas rekam medis sehingga mudah
mencari kembali bila dibutuhkan.
 Melindungi dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologis

4.5.1 Desentralisasi
Penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan
baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatancatatan selama
seorang pasien dirawat. Dokumen rekam medis pasien baik rawat jalan
dan rawat inap disimpan pada satu tempat (Formulir menyatu dalam
satu folder)
Penyimpanan dengan pemisahan antara dokumen rekam medis
poliklinik dengan rekam medis rawat inap. Dokumen Rekam medis
poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam
medis penderita rawat inap disimpan di bagian catatan medis.
(Sistem penyimpanan yg memisahkan DRM rawat inap dan rawat jalan
serta rawat darurat dari seorang pasien)
Keuntungan:
Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat dan
Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangan:
1. Terjadi duplikasi pembuatan DRM.
2. Biaya untuk peralatan lebih mahal, petugas lebih banyak.
3. Ruangan lebih banyak.
Pertimbangan Sistem penyimpanan :
 Kondisi organisasi.
 Tenaga ahli yang ada.
 Ruangan filing yang tersedia.
 Sarana rak dan biaya.
 33

Perbandingan :
Sentralisasi dan Desentralisasi Sentralisasi lebih baik dibanding
Desentralisasi

4.5.2 Sentralisasi
Keuntungan :
1. Data dan informasi pelayanan pasien dapat berkesinambungan.
2. Riwayat penyakit (kronologis) pasien dapat dibaca menyeluruh
oleh dokter.
3. Mengurangi duplikasi Dokumen Rekam Medis.
4. Mempermudah pemeliharaan Dokumen Rekam Medis.
5. Lebih efisien (rak, biaya cetak dokumen, tempat/ ruangan).
6. Mudah menentukan standarisasi peraturan dan tata kerja
Penyimpanan.
7. Efisiensi kerja petugas penyimpanan.
8. Mudah menerapkan sistem Nomor Unit (Unit Numbering System)
Kekurangan:
1. Petugas menjadi lebih sibuk karena menangani unit rawat jalan,
rawat darurat dan rawat inap.
2. Tempat penyimpanan harus dijaga 24 jam untuk pelayanan IRD
3. Tempat pendaftaran pasien harus buka 24 jam untuk antisipasi
penggunaan KIUP yang tersimpan di TPPRJ

4.5.3 Sistem Penjajaran / Penyimpanan Berdasarkan Nomor Dokumen

Rekam Medis.
 Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing).
 Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing).
 Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing).
 34

Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan secara
berturut sesuai dengan urutan nomornya Contoh :
No.RM = 00-00-01
00-00-02
00-00-03 dst
Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Kelemahan :
 Mudah mengambil rekam medis yang berurutan ( misal 1 – 100 ).
 Cepat mengingat urutannya bila nomor masih sedikit.
 Mudah penyimpanannya.
 Tidak membutuhkan latihan untuk menyimpan.
 Tidak membutuhkan ruang yang besar untuk menyimpan.
Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Kekurangan :
1. Petugas harus teliti memperhatikan seluruh nomor DRM.
2. Mudah terjadi kekeliruan penyimpanan.
3. Makin besar angka yang diperhatikan semakin besar kemungkinan
terjadinya kesalahan.
4. Mudah terjadi tertukarnya urutan nomor DRM, misal nomor 56-76-
24.
5. Tersimpan pada nomor 56-67-24.
6. Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan pada nomor besar.
7. Petugas berdesak-desakan disatu tempat.
8. Pengawasan kerapihan penyimpanan sukar dilakukan.
9. Pembagian tugas staf sulit dilakukan, shg sulit pengendalian
tanggung jawab antar petugas.
 35

Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)

Penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan angka tengah.
Contoh :
No.RM = 12-34-56
12 (angka kedua) 34 (angka pertama) 56 (angka ketiga)
Langkah penyimpanan :
1. Pada saat menyimpan, petugas melihat angka pertama dan
membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk
kelompok angka pertama.
2. Pada kelompok angka pertama ini dokumen rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua.
3. Dokumen rekam medis disimpan didalam urutan sesuai kelompok
angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan
nomornomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlaina
Contoh Sistem Angka Tengah :
12-78-93
12-78-94
12-78-95
12-78-96
12-78-97
12-78-98
12-78-99
13-79-00
13-79-01
13-79-02
13-79-03
13-79-90
13-79-99
14-80-00
14-80-10
14-80-11
 36

14-80-13
Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Kelemahan :
1. Mudah dilakukan pembagian tugas (terbagi rata).
2. Mudah melakukan pengendalian tg jawab petugas.
3. Petugas tidak berdesakan disatu tempat.
Kekurangan :
1. Latihan dan bimbingan petugas lebih lama.
2. Sering terjadi salah letak.
3. Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi 6
digit.
4. Terjadi rak-rak lowong pada beberapa seksi apabila dilakukan
pencabutan dokumen non aktif.
5. Biaya awal mahal ➔ menyiapkan section nomer

Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)

Sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan angka akhir.
Contoh :
No.RM = 12-34-56
12 (angka kedua) 34 (angka akhir) 56 (angka pertama)
12 (angka akhir) 34 (angka kedua) 56 (angka pertama)
Langkah – langkah penyimpanan :
1. Pada saat menyimpan, petugas melihat angka pertama dan
membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk
kelompok angka pertama.
2. Pada kelompok angka pertama ini dokumen rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua.
3. Kemudian dokumen rekam medis disimpan di dalam urutan sesuai
kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok
penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketigalah yang
selalu berlainan
 37

Contoh Sistem Angka Akhir

12-78-01
12-79-01
12-80-01
12-81-01
12-82-01
12-99-01
13-00-01
13-10-01
...............
99-99-01
00-00-02
00-01-02
00-02-02
00-99-02
01-04-02
01-99-02
02-01-02
03-01-02
………..
99-99-02
Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Kelebihan:
1. Dokumen rekam medis tersebar secara merata (terhidar dari
kekosongan).
2. Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu (beban kerrja merata).
3. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
4. Membantu memudahkan perencanaan jumlah rak (penyimpanan).
5. Kekeliruan menyimpan (missfile) dapat di cegah.
 38

6. Mudah melakukan perencanaan rak.

Kekurangan :
Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem
angka akhir mungkin lebih lama.
Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Kekurangan :
1. Pelatihan petugas sulit dilakukan.
2. Pelaksanaan agak sulit.
3. Membutuhkan biaya awal lebih besar untuk menyiapkan rak
seluruh section nomor.
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
1. Alur pendaftaran pendaftaran pasien di Puskesmas OPI Palembang telah
dilaksanakan secara berurutan dan sistematis.
2. Sistem penomoran rekam medis di Puskesmas OPI Palembang yaitu
menggunakan sistem penomoran unit dengan menggunakan sistem manual
yaitu menggunakan buku dan penomoran.rekam medis terdiri dari 6 angka
nomor rekam medis.
3. Sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas OPI Palembang
menggunakan sistem penyimpanan wilayah terdiri dari 3 wilayah sehingga
setiap wilayah mempunyai kode masing-masing rak penyimpanan. Akan
tetapi belum sepunuhnya ditata berdasarkan wilayah.

5.2 Saran
1. Untuk penyimpanan berkas rekam medis untuk dapat di selesaikan
penyusunannya berdasarkan wilayah
2. Sebaiknya ada pemberian reward dan punishment di bagian rekam
medis dan pendaftaran sendiri kepada petugas agar kinerja dan motivasi
kerja petugas semakin meningkat dan rasa tanggung jawab terhadap
tugas masing- masing akan muncul.

39