PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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1.

PROPOSITO Y ALCANCE

Con este documento se cubren las polticas y procedimientos a seguir para regular y controlar el proceso de solicitud, autorizacin, registro y control de compras de bienes o servicios. El presente procedimiento es aplicable a todas las reas involucradas en el proceso de Compras: reas de Abastecimiento, Informtica, Produccin, Procesos, Administracin y Finanzas y rea Comercial.

2.
O/C SAP : :

DEFINICIONES, ABREVIACIONES
Orden de Compra ERP utilizado en Empresa Solicitud de Pedido

Solped :

3.

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO:

3.1.

Administracin y Control de Contratos:

Como poltica general toda duracin de contratos de servicios con proveedores, tendrn una vigencia de 12 meses. No obstante lo anterior, en caso que las condiciones ofertadas por el proveedor ameriten una extensin de plazo del contrato, podr ser realizado hasta un tope de 36 meses. Toda generacin de nuevos contratos como la renovacin de los mismos, seguir exactamente el mismo procedimiento detallado a continuacin: Corresponder al encargado de compras generar contratos borradores relacionados con proveedores de bienes y/o servicios, teniendo la facultad de negociar con el proveedor tarifas y condiciones generales del servicio requerido. Todo contrato generado deber incluir al menos un anlisis de los principales riesgos que corre la compaa en el transcurso del servicio, de manera de incorporar los resguardos necesarios al documento borrador. Una vez generado el contrato borrador, corresponder al encargado de compras hacer llegar al Gerente de Planta el documento quien deber hacer una revisin general del documento, gestionando seguidamente una segunda revisin por parte del Asesor Legal de la Compaa. En caso que el Gerente de Planta y Asesor Legal presenten dudas respecto del contrato borrador, corresponder al encargado de compras entregar todos los antecedentes solicitados para finalizar la confeccin del documento. Una vez revisado y generado el contrato borrador, corresponder al encargado de compras remitir el Contrato Borrador a la Sub Gerencia de Finanzas y Gerencia General para su revisin y firma final, de acuerdo a la carta poderes vigente. En caso que cualquiera de las Gerencias presente dudas respecto del contrato borrador, corresponder al encargado de compras entregar todos los antecedentes solicitados. Todo contrato definitivo, deber ser firmado por el proveedor y Gerencia General. Posteriormente Creado / Modificado por: Valeria Mansilla Aprobado por: Mauricio Marambio Pgina:

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ser responsabilidad del encargado de compras remitir una copia a la Gerencia de cada rea respectiva para su archivado final. Toda modificacin de contratos deber ser revisada y aprobada por la Gerencia General y Gerencia de planta, debiendo generarse un anexo al contrato, el cual una vez firmado deber ser remitido e informado a las reas involucradas. Ser responsabilidad de cada Jefe de rea, fiscalizar el cumplimiento ntegro de los precios y condiciones de venta pactado en el contrato vigente. 3.2. Compras de Bienes y Servicios: Toda adquisicin de bienes y/o servicios, cualquiera sea la forma de bsqueda y seleccin de proveedor (con o sin licitacin), tipo de producto y/o servicios que se trate, ser gestionada nicamente por el Encargado de Compras. No obstante lo anterior, cada rea ser responsable de la generacin de solicitudes de pedido en el sistema SAP, para todos los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de sus funciones. Quedar estrictamente prohibido a todas las reas de la compaa, gestionar compras de bienes y/o servicios que por su naturaleza tcnica y administrativa, correspondan a otra rea de la compaa. As mismo estn absolutamente prohibidas las compras directas por parte de los usuarios. Toda compra debe tener primero una Orden de Compra, y esta una Solicitud de Pedido debidamente autorizada. Las compras efectuadas fuera de este procedimiento sern de cargo del usuario. Ser responsabilidad del encargado de compras gestionar al menos 3 cotizaciones con distintos proveedores para todas aquellas compras:

Compras de carcter muy tcnico y/o especializado, o no tradicionales. Proyectos de construccin, reparacin o ampliacin de inmuebles. Proyectos de desarrollos informticos realizados por consultores externos. Compras puntuales de bienes tecnolgicos, de alto costo no considerados en los bienes de compra estndar. El Departamento de Compras estar facultado para gestionar sus propias cotizaciones, debiendo seleccionarse en todos los casos, la mejor opcin en trminos de precio y calidad dejando constancia de ello en la carpeta de compra correspondiente. Ser responsabilidad del Encargado de Compras administrar y mantener actualizado el listado de proveedores aprobado por la compaa, con el objeto de lograr la mejor relacin preciocalidad y/o servicio post-venta. Creado / Modificado por: Valeria Mansilla Aprobado por: Mauricio Marambio Pgina:

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Como poltica general del proceso se establecer que toda Orden de Compra deber ser debidamente aprobada a travs de la firma de las personas correspondientes, de acuerdo al siguiente cuadro: Niveles de Aprobacin Ordenes de Compras de Bienes y/o Servicios Orden de Aprobacin Primera Instancia Segunda Instancia Tercera Instancia Responsable de Autorizacin Sub Gerente Abastecimiento de Autorizacin Requerida Siempre En caso de Montos altos. En Encaso importantes. de montos

Sub Gerencia de Administracin & Finanzas Gerente General

En caso de ausencia del Gerente General se encontrar nicamente autorizado para aprobar rdenes de Compras en su reemplazo la Sub Gerencia de Finanzas. Asimismo, en caso de ausencia de la Sub Gerencia de Finanzas, se encontrar autorizado nicamente el Sub Gerente de Abastecimiento. Toda adquisicin de bienes y/o servicios deber ser llevada a cabo a travs de Solicitud de Pedido, las que slo podrn ser liberadas (Aprobadas) por la Jefatura Directa segn corresponda. Posteriormente deber generarse la Orden de Compra correspondiente, la cual ser emitida por el rea de Compras. Las excepciones a este procedimiento que se podrn ingresar con imputacin directa a travs del mdulo financiero por departamento son las siguientes:

Administracin, Finanzas y Contabilidad: o Servicios bsicos: telfono, servicios de cable, internet.

o Impuestos.
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Multas: laborales, concesiones, tributarias. Patentes. Contribuciones. Permisos de circulacin. Cobros bancarios. Cobro de intereses pagos fuera de plazo.

Recursos Humanos: Sueldos, anticipos, imposiciones, finiquitos.

Comercio Exterior: Fletes de exportacin (martimos y areos) Gastos de embarques: sobrestada contenedores, gate out, servicios especial, aforo fsico VB embarque, servicios enchufaje. Honorarios agente aduana o Gastos para el Agente de Aduana en importaciones: anticipos IVA, derechos, honorarios, despachos.

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Toda la Compaa: Fondos por Rendir Cajas chicas Rendiciones de empleados Seguros (estructura, Vehculos, RRHH, etc.). Servicios correspondencia

3.3. Adquisicin de Bienes y/o Servicios con Licitacin:

Con motivo de llevar a cabo un proceso eficiente de adquisicin de bienes y/o servicios de alto costo y/o gran volumen, la administracin de la compaa ha establecido la necesidad de llevar a cabo la compra de bienes a travs de licitacin. Para esto se ha definido un conjunto de materiales e insumos que debern ser licitados, lo cual ser gestionado por el rea de Compras y que detallamos a continuacin a modo de ejemplo, pero no exclusivamente los siguientes materiales: o o o Cajas de Cartn Qumicos y Detergentes Productos de Polietileno

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Mantenciones Preventivas de Maquinarias

En la medida que sea necesario, se irn incorporando tems de acuerdo a las solicitudes de las reas de la compaa. nicamente se aceptara la participacin en la licitacin de proveedores que tengan Certificaciones de Calidad de los productos, de acuerdo a los requerimientos de la compaa. En caso de incorporar un nuevo bien o servicio a licitacin, el usuario responsable del uso del Bien y/o Servicio deber informar va E-mail al el Encargado de Compras a lo menos la siguiente informacin: o Descripcin del Producto y/o Servicio o Especificaciones tcnicas necesarias o Proyecciones de consumo o uso. o Posibles proveedores Con la informacin recibida del usuario, el Encargado de Compras deber preparar las Bases de Licitacin, la cual una vez finalizada, debern ser presentadas al usuario responsable quien deber entregar su aprobacin, previo envo a los proveedores. Una vez que el Encargado de Compras haya recibido las propuestas de proveedores deber realizar un anlisis comparativo de las distintas propuestas y deber entregar toda la informacin necesaria para en conjunto con el Jefe de rea tomar la mejor decisin. Toda la informacin respecto a las licitaciones deber quedar debidamente archivada como respaldo de la decisin final.

4.

GENERACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO:

4.1

Compras de Bienes y Servicios Generales (Adquisicin de Bienes y/o Servicios con o sin Licitacin): En el caso de adquisicin de Activos Fijos, ser responsabilidad del solicitante del bien comunicarse con el Encargado de Activos Fijos y enviar el formulario de creacin de activo fijo con el fin de obtener el Cdigo correspondiente. El formulario llevar al menos la siguiente informacin:

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Descripcin detallada del bien solicitado. Centro de Costo correspondiente al lugar donde estar ubicado fsicamente el bien. Costo aproximado del bien. Aprobado por: Mauricio Marambio Pgina:

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Responsable del Bien Vida til

El Encargado de Activo Fijo habiendo recibido la informacin deber crear el activo fijo y deber informar el Cdigo de Activo va e-mail al Solicitante, para que ste ltimo genere la Solicitud de Pedido en SAP. Toda adquisicin de productos, insumos y/o servicios ser requerido por el Solicitante va Sistema SAP a travs de una Solicitud de Pedido , para lo cual deber ingresar al menos la siguiente informacin: o o Tipo de Imputacin: k (compras a centro de costo) y A (compra de activo Fijo). Cdigo de material requerido. Descripcin. Cantidad. Fecha estimada de entrega. Centro de Costo (slo con imputacin K). Almacn (slo en compras de materiales stockeables). Grupo de Compras. Nombre del Solicitante. Valor estimado de los productos requeridos si es conocido de lo contrario colocar 1. Cdigo de Activo Fijo (en caso de imputacin A).

o o o o o o o o o

Una vez que se ha generado la Solicitud de Pedido, el solicitante generar un mail solicitando la aprobacin al Jefe Directo, quin evaluara la necesidad de adquisicin de los bienes o servicios y aprobara o rechazara por SAP. La generacin de Solicitudes de Pedido en el Sistema SAP por servicios prestados por terceros, cualquiera sea la naturaleza de stos, deber ser efectuada por el solicitante del servicio en un plazo NO MAYOR AL ULTIMO DIA DEL MES EN EL CUAL FUERON PRESTADOS LOS SERVICIOS. Adicional a lo anterior, toda factura generada por estos servicios deber ser entregada por el personal solicitante a ms tardar el segundo da hbil del mes siguiente, para su registro en la contabilidad de la Compaa. Ser de exclusiva responsabilidad del Solicitante llevar a cabo un seguimiento del estado de sus Solicitudes de Pedido en el Sistema y en caso de existir retrasos inusuales en el proceso de autorizacin deber indagar respecto de los motivos que originan la tardanza y gestionar la solucin respectiva, como as tambin ser responsable de Recepcionar los Bienes o Servicios en el Sistema, una vez estos le hayan sido entregados y/o se haya prestado el servicio adquirido. Habiendo sido autorizada la Solicitud de Pedido por el Jefe Directo, se dar inicio a la etapa de solicitud de cotizaciones a los distintos proveedores de la compaa, lo cual ser llevado a cabo por el Encargado de Compras.

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Ser responsabilidad del Solicitante del servicio exigir al Proveedor, previa emisin de la factura, informar respecto de los montos reales a facturar por los servicios prestados en el mes, con motivo de evitar diferencias entre la Solicitud de Pedido a emitir y la Factura recibida en los casos se servicios e insumos licitados.

5. COTIZACIN A PROVEEDORES Y GENERACIN DE ORDEN DE COMPRA:

Toda decisin de adquisicin de bienes o servicios deber ser respaldada, en caso que as se requiera, con 3 cotizaciones, las cuales debern ser gestionadas por los Solicitantes de Pedido o Encargado de Compras. No obstante lo anterior, NO se requerir la generacin de cotizaciones en los siguientes casos, lo cual deber dejarse constancia en la Orden de Compra respectiva. o Productos Licitados: Todos aquellos productos o servicios adquiridos a proveedores licitados con los cuales se mantenga contratos vigentes, no necesitar la solicitud de cotizaciones a proveedores. o Compra de Repuestos: En aquellos casos que la nica opcin de compra de repuestos de maquinarias sea al representante de la marca respectiva, no se requerir la generacin de cotizaciones. Todo nuevo proveedor deber ser evaluado por el Encargado de Compras, el cual deber mantener adecuadamente actualizado el maestro de Proveedores en SAP. Una vez aprobada la solicitud de pedido corresponder al Encargado de Compras generar en el Sistema la Orden de Compra respectiva, la cual deber contener al menos la siguiente informacin: o o o o o o Texto Explicativo de la compra Forma de Pago Cdigo del Proveedor Moneda de facturacin Cdigo y Descripcin del Producto o Servicio Cantidad Precio unitario y Fecha de entrega.

Sera de exclusiva responsabilidad del encargado de compras hacer seguimiento de la compra e informar al solicitante el status de la compra solicitada.

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6.

AUTORIZACION DE ORDENES DE COMPRA:

Una vez que la Solicitud de Pedido se encuentre Aprobada en el Sistema ser responsabilidad del Encargado de Compras proceder a su impresin. Posteriormente y en caso de haber sido requerido, deber anexar las 3 cotizaciones correspondientes, adems ser de su responsabilidad de remitir las rdenes de Compra a los proveedores respectivos va fax, correo electrnico o por mano. Finalmente deber archivar el original de la O/C en lugar seguro y bajo su responsabilidad y cargar una copia en PDF en la red para que este a disponibilidad de los usuarios.

7.

RECEPCION DE BIENES Y/O SERVICIOS EN SAP:

Ser responsabilidad del Solicitante del bien y/o servicio llevar a cabo la Recepcin del Bien en el Sistema SAP en el momento de la recepcin fsica de los bienes y en la cantidad efectivamente recibida, (ya sean estos clasificados como Activos Fijos o Gastos) en el momento que se haya ejecutado el servicio contratado. Toda recepcin de servicios en SAP deber llevarse a cabo dentro del mes en el cual se prest servicio respectivo. Las compras de existencias sern recibidas primeramente por el rea de Bodega previa entrega al Solicitante, por tal motivo, ser responsabilidad del Jefe de Bodega efectuar la recepcin de los bienes en el Sistema en el momento de la tenencia fsica de ellos y luego deber entregar los documentos tributarios a Secretara para ser enviados a Contabilidad para su ingreso al Libro de Compras. . Finalmente es importante recalcar que ser poltica de la Compaa que nicamente se recibirn y enviaran a contabilidad Facturas de Proveedores que sean acompaadas con la Copia de la Orden de Compra correspondiente. Ser responsabilidad del Departamento de Adquisiciones generar mensualmente un reporte de rdenes de Compra pendientes de recepcin.

8. TABLA DE REVISIONES

Nmero Revisin 00

Fecha Revisin 06/07/2011

Pg.

Descripcin Del Cambio Creacin del documento

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