Kti Monitoring Surat Masuk

LAPORAN HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DAN MONITORING

SURAT MASUK DI DPMD KABUPATEN SITUBONDO
MENGGUNAKAN PHP DAN MySQL
Diajukan Kepada
Universitas Ibrahimy Sukorejo Situbondo Jawa Timur
Oleh:
NOVITA AMALIA
2017041107
D3
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
UNIVERSITAS IBRAHIMY SUKOREJO
SITUBONDO
2019
LAPORAN HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan Kepada
Universitas Ibrahimy Sukorejo Situbondo Jawa Timur
Oleh:
NOVITA AMALIA
2017041107
D3
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
UNIVERSITAS IBRAHIMY SUKOREJO
SITUBONDO
2019
i
HALAMAN PERSETUJUAN

Untuk dapat diajukan dalam seminar laporan Praktek

Kerja Lapangan
Oleh:
Novita Amalia
2017041107
Disetujui Oleh:
Pembimbing
Taufik Saleh, M.Kom
ii
HALAMAN PENGESAHAN

MENGGUNAKAN PHP DAN MySQLi
Oleh :
Novita Amalia
2017041107
Telah dipertanggungjawabkan didepan dewan penguji

Pada tanggal 27 September 2019
Dewan Penguji,
Penguji Sekretaris
Lukman Fakih, M.Kom Aisyatin Masruroh, S.Kom
Laporan PKL ini diterima sebagai salah satu

Syarat menempuh tugas akhir Mengesahkan,
Abd. Ghofur, M.Kom

Ketua Program Studi Manajemen Informatika
iii
HALAMAN PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Novita Amalia
NPM : 2017041107
Konsentrasi : Programming
Dengan ini saya menyatakan bahwa praktek kerja lapangan dengan

judul “ Sistem Informasi Pengarsipan dan Monitoring Surat Masuk
di DPMD Kabupaten Situbondo Menggunakan PHP dan MySQL ”
ini beserta seluruh isinya adalah benan-benar karya sendiri, dan
tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara-cara
yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang berlaku dalam
masyarakat keilmuan. Atas pernyataan ini, saya siap menanggung
resiko/sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian
ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam
karya saya ini, atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya
saya ini.
Situbondo, 19 September 2019
Novita Amalia
iv
MOTTO
“ Berdzikir Kuat, Berfikir Cepat Dan Bertindak
Tepat Dan Berusaha Semaksimal Mungkin, Just
Do It ”
v
PERSEMBAHAN
Sang Maha pencipta, Allah SWT.

Yang telah menciptakan makhluk lengkap dengan takaran riskinya
Sang pencerah Dunia, Baginda Nabi Muhammad SAW
Pengasuh Pondok Pesantren Salafiyah

Syafi’iyah Sukorejo Situbondo KHR. Ach. Azaim Ibrahimy waahli
baitihim rahimahullahu ‘anhum.
Kedua Orang tua ku (Bapak-Ibu) Tercinta

Dengan kasih sayang dan keikhlasannya berdo’a dipertengahan
malam untuk sang buah hatinya dipondok, berjuang tanpa kenal
lelah dan putus asa, karena beliau aku masih bisa bertahan berjuang
menggapai impian-ku.
Pembimbing-ku
Yang telah sabar dan meluangkan waktunya untuk membimbingku
Teman Seperjuanganku
Kalian inspirasi dan semangatku
vi
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Segala puji syukur kami haturkan ke hadirat Ilahi Robbi atas
segala Rahmat dan Inayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan
tugas Laporan PKL (Praktek Kerja Lapangan) dengan judul “Sistem
Informasi Pengarsipan dan Monitoring Surat Masuk di DPMD
Kabupaten Situbondo menggunakan PHP & MySQL”. Penelitian ini
disusun sebagai syarat menuju Tugas Akhir di Fakultas Sains &
Teknologi, serta untuk menambah pengalaman dan
mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama proses
perkuliahan di Fakultas Sains & Teknologi khususnya konsentrasi
programmming. Sejak awal hingga akhir, tidak sedikit bantuan yang
penulis terima sehingga penelitian ini berjalan dengan baik. Dalam
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sedalam-
dalamnya kepada:
❖ Pengasuh Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah Sukorejo
Situbondo KHR. Ach. Azaim Ibrahimy waahli baitihim
rahimahullahu ‘anhum.
❖ Bapak Prof. Dr. H. Abu Yazid, LL.M selaku Rektor Universitas
Ibrahimy Sukorejo Situbondo.
❖ Bapak Ir. Abdul Muqsith, M.Ling Dekan Fakultas SAINTEK
❖ Bapak Zaehol Fatah M.Kom Wakil Dekan lll Fakultas Sains &
Teknologi.
❖ Bapak Taufik Saleh, M.Kom selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan saran dan masukan dalam meyempurnakan
Laporan PKL ini ssehingga terselesaikan dengan baik.
❖ Semua dosen Fakultas Sains & Teknologi yang telah mendidik,
mengajarkan penulis banyak ilmu.
❖ Orang tua yang telah memberikan kasih sayang, perhatian dan
yang telah memberikan dorongan dalam do’a, dukungan
sehingga Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dapat di
selesaikan dengan baik.
❖ Sahabat-sahabat seperjuanganku yang tercinta Fakultas Sains &
Teknologi, khususnya programming yang telah berjuang
bersama dan selalu memberikan semangat.
Demikian penulisan laporan ini, penulis menyadari penulisan
Laporan PKL ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis
vii
sangat berharap kritikan dan saran yang membangun untuk mutu
penulisan selanjutnya. Dengan kerendahan hati mohon maaf dan
terima kasih.
Sukorejo, 19 September 2019

Penyusun,
Novita Amalia
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................... iii
HALAMAN PERNYATAAN ......................................................... iv
MOTTO ..................................................................................... v
PERSEMBAHAN......................................................................... vi
KATA PENGANTAR .................................................................... vii
DAFTAR ISI ................................................................................ ix
DAFTAR GAMBAR ..................................................................... xii
DAFTAR TABEL .......................................................................... xiv
DAFTAR SEGMEN PROGRAM .................................................... xv
BAB 1 : PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang masalah .............................................. 1
1.2 Identifikasi Masalah .................................................... 2
1.3 Rumusan Masalah ...................................................... 2
1.4 Batasan Masalah ........................................................ 2
1.5 Tujuan Penelitian ........................................................ 2
1.6 Manfaat Penelitian ..................................................... 3
1.7 Metode Penelitian ...................................................... 3
1.8 Metode Pengembangan Sistem .................................. 4
1.9 Sistematika Pembahasan. ........................................... 5
BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu................................................... 7
2.2 Landasan Teori ........................................................... 8
a. Sistem Informasi ................................................... 8
b. Pengarsipan........................................................... 9
c. Monitoring ............................................................ 9
d. Surat...................................................................... 10
2.3 Pemodelan. ................................................................ 10
a. Flowchart .............................................................. 10
b. Context Diagram ................................................... 11
ix
c. DFD ....................................................................... 12
d. ERD ....................................................................... 15
2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan .............................. 21
a. Sublime Text Editor ............................................... 21
b. XAMPP .................................................................. 21
BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Gambaran Umum Objek Penelitian............................. 23
a. Keadaan sistem yang berjalan ............................... 24
b. Kelebihan Sistem ................................................... 24
c. Kelemahan Sistem ................................................ 25
3.2 ALUR PROSES .............................................................. 25
a. Identifikasi dan Analisis Proses Bisnis ................... 25
1. Identifikasi Proses Bisnis .................................. 25
2. Analisis proses Bisnis........................................ 25
3. Flowchart Dokumen ......................................... 26
b. Identifikasi dan Analisis Kebutuhan ....................... 27
1. Identifikasi dan Kebutuhan Fungsioanal ........... 27
2. Analisis Kebutuhan Fungsional ......................... 29
c. Identifikasi dan Analisis Alternatif Solusi ............... 30
1. Identifikasi Alternatif Solusi ............................. 30
2. Analisis Kelayakan Alternatif Solusi .................. 31
3.3 DESAIN SISTEM ........................................................... 32
a. Desain Output ....................................................... 32
b. Desain Input ......................................................... 33
c. Desain Proses ........................................................ 36
1. Identifikasi Proses ............................................ 36
2. Arsitektur Aplikasi ............................................ 37
3. Pemodelan Sistem ........................................... 38
d. Identifikasi dan Desain Database ........................... 41
1. Identifikasi Tabel Database .............................. 41
2. Pemodelan Database ....................................... 42
e. Identifikasi dan Desain User Interface ................... 43
1. Identifikasi Interface ....................................... 43
2. Desain Interface ............................................. 44
x
BAB 4 : IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 KONSTRUKSI SISTEM .................................................. 45
a. Kebutuhan Sistem ................................................ 45
b. Menjalankan Sistem ............................................. 46
c. Segmen Program .................................................. 48
4.2 Pengujian .................................................................. 51
a. Cara kerja sistem .................................................. 51
b. Hasil Pengujian ...................................................... 58
4.3 Maintenance ............................................................. 58
BAB 5 : PENUTUP
5.1 Kesimpulan ................................................................. 59
5.2 Saran .......................................................................... 59
DAFTAR PUSTAKA
CURICULUM VITAE
LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1.1 Model Waterfall .............................................................. 4
2.1 Simbol External Entity ...................................................... 13
2.2 Simbol Process ................................................................. 13
2.3 Simbol Data Flow ............................................................. 14
2.4 Simbol Data Store............................................................. 14
2.5 Contoh Atribut Multivalue................................................ 17
2.6 Contoh Atribut Composite................................................ 17
2.7 Contoh Atribut Derivative ................................................ 18
2.8 Contoh Relasi ................................................................... 18
2.9 Relasi Unary Degre ........................................................... 19
2.10 Relasi Binary Degre .......................................................... 19
2.11 Relasi Ternary Degre ........................................................ 19
2.12 Cardinalitas One To One ................................................... 20
2.13 Cardinality One To Many .................................................. 20
2.14 Cardinality Many to One................................................... 20
2.15 Cardinality Many to Many ................................................ 20
3.1 Struktur Organisasi DPMD Kabupaten Situbondo ............. 24
3.2 Flowchart Pengarsipan Surat Masuk ................................. 26
3.3 Flowchart Monitoring Surat Masuk .................................. 27
3.4 Laporan Surat Masuk........................................................ 33
3.5 Laporan Monitoring Surat Masuk ..................................... 33
3.6 Desain Input User ............................................................. 34
3.7 Desain Input Jabatan ........................................................ 34
3.8 Desain Input Surat Masuk ................................................ 35
3.9 Desain Input Disposisi ...................................................... 35
3.10 Desain Input ACC ............................................................. 36
3.11 Arsitektur Aplikasi ............................................................ 38
3.12 Context Diagram Sistem ................................................... 39
3.13 Data Flow Diagram Level 1 ............................................... 39
3.14 Data Flow Diagram Level 2 Master ................................... 40
3.15 Data Flow Diagram Level 2 Transaksi ................................ 40
xii
3.16 Data Flow Diagram Level 2 Laporan .................................. 41
3.17 Conceptual Data Model .................................................... 42
3.18 Physical Data Model ......................................................... 43
3.19 Desain Interface Login ...................................................... 44
3.20 Desain Interface Halaman Utama ..................................... 44
4.1 XAMPP control Panel........................................................ 45
4.2 PHP MyAdmin .................................................................. 47
4.3 Membuka Project Web..................................................... 47
4.4 Form Log In ...................................................................... 52
4.5 Halaman Utama Admin .................................................... 52
4.6 Halaman Utama Kasubag ................................................. 53
4.7 Halaman Utama Sekdis..................................................... 53
4.8 Halaman Utama Kadis ...................................................... 54
4.9 Halaman Utama Bidang 1 ................................................. 54
4.12 Form Tambah Data ........................................................... 56
4.13 Form Edit Data ................................................................. 56
4.14 Laporan Surat Masuk........................................................ 57
4.15 laporan Monitoring .......................................................... 57
4.16 Cetak Disposisi ................................................................ 58
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
2.1 Tabel Flowchart ................................................................. 10
3.1 Proses Input Data Master ................................................... 28
3.2 Proses Pengarsipan Surat Masuk ........................................ 28
3.3 Proses Monitoring Surat Masuk .......................................... 28
3.4 Input Surat Masuk .............................................................. 29
3.5 Identifikasi Alternatif Solusi ................................................ 30
3.6 Identifikasi kelayakan Alternatif Solusi ................................ 31
3.7 Identifikasi Proses ............................................................... 36
3.8 Identifikasi Tabel Database ................................................. 41
xiv
SEGMEN PROGRAM
Source Code Halaman

4.1 Koneksi .............................................................................. 48
4.2 Log Out .............................................................................. 48
4.3 Log In .................................................................................. 49
4.4 Tambah data....................................................................... 50
4.5 Edit Data ............................................................................. 50
4.6 Hapus Data ......................................................................... 51
xv
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Surat merupakan suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu
pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.
Jenis surat berdasarkan tujuannya mencakup tentang surat
pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan,
surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan dan
surat penawaran.1 Meskipun tekhnologi komunikasi berkembang
sangat pesat, peranan surat belum bisa digantikan, surat masih
memegang peranan penting sebagai sarana untuk menghubungkan
dua pihak atau lebih dalam suatu kelompok organisasi baik swasta
maupun pemerintahan.
Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten
Situbondo merupakan unsur pelaksana pemerintahan kabupaten
yang mempunyai tugas melaksanakan urusan pemberdayaan
masyarakat dan desa. Dalam pelaksanaan tugas ini tidak terlepas dari
kegiatan surat menyurat tentang masyarakat dan desa. Surat
menjadi sarana penting bagi dinas ini khususnya di bagian
pengadministrasi umum yang bertugas dalam proses pengarsipan
dan monitoring surat. Oleh karena itu setiap aktivitas yang
berhubungan dengan persuratan yang berisi informasi-informasi
penting tentang instansi harus dilakukan penyimpanan arsip yang
baik.
Pada saat ini prosedur yang diterapkan pada manajemen
surat masuk di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
Kabupaten Situbondo mulai dari pencatatan data surat masuk
berupa penulisan di buku agenda surat masuk. Sedangkan pada
tahap pengarsipan surat berupa penyimpanan dokumen hardcopy.
Penerapan metode tersebut menjadikan manajemen surat masuk
kurang efektif dan efisien karena pencarian dokumen menjadi sulit
sebab harus membuka data-data dan mencari satu persatu, hilang
1
. www.maxmanroe.com, 2019, “Pengertian Surat dan Jenisnya, Fungsi, dan Macam-
Macam Surat”, 4 Agustus
1
2
dan rusaknya dokumen, serta surat masuk sulit untuk dimonitoring

oleh admin surat yakni pada bagian pengadministrasi umum.
Berdasarkan pengkajian yang dilakukan terhadap masalah
yang ada, maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat
menangani manajemen surat masuk yang ada pada DPMD
Kabupaten Situbondo yang diharapkan dapat membantu dalam hal
proses pendataan, pengarsipan, serta monitoring surat masuk.
1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat ditemukan
permasalahan sebagai berikut :
a. Pencatatan data surat masuk di Dinas Pemberdayaan Masyarakat
dan Desa dilakukan dengan cara mencatat di buku agenda surat
masuk sehingga proses pencarian kembali data surat lama
membutuhkan waktu yg cukup lama.
b. Pengarsipan surat masuk menggunakan penyimpanan hardcopy
sehingga memungkinkaan terjadinya kehilangan berkas surat.
c. Kesulitan memonitoring surat masuk sehingga terjadi penundaan
waktu dalam melakukan tindak lanjut dari surat masuk tersebut.
1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dalam perumusan
masalah. Penulis memfokuskan masalahnya pada bagaimana cara
merancang dan membangun suatu “Sistem Informasi Pengarsipan
Dan Monitoring Surat Masuk Di DPMD Kabupaten Situbondo
Menggunakan PHP & MySQL”.
1.4 Batasan Masalah

Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok rumusan
masalah yang ada, maka penulis membatasi permasalahan pada :
a. Penelitian ini fokus pada bagian pengarsipan dan monitoring
surat masuk di DPMD Kabupaten Situbondo
b. Sistem ini dirancang berdasarkan data yang sudah ada atau
diperoleh.
1.5 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini yaitu :
3
a. Untuk merancang dan membangun “Sistem Informasi

Pengarsipan dan Monitoring Surat Masuk di DPMD Kabupaten
Situbondo Menggunakan PHP & MySQL”.
b. Untuk menghasilkan sistem informasi pengarsipan dan
monitoring surat masuk pada DPMD Kabupaten Situbondo yang
diharapkan mampu membantu dan mempermudah bagian
pengadministrasi umum dalam proses pencatatan, pengarsipan
dan monitoring surat masuk.
1.6 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu :
a. Untuk mempermudah bagian pengadministrasi umum dalam
mendata dan mengarsipkan surat masuk.
b. Mempermudah bagian pengadministrasi umum dalam
memonitoring surat masuk.
1.7 Metode Penelitian

a. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung ke bagian yang
bersangkutan dengan meninjau alur sistem yang dilakukan dalam
proses pendataan, pengarsipan dan monitoring surat masuk di
Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa (DPMD) Kabupaten
Situbondo.
b. Wawancara
Melakukan proses tanya jawab kepada pihak yag terkait untuk
mendapat informasi yang dibutuhkan dalam proses pembuatan
Sistem Infomasi Pengarsipan Dan Monitoring Surat Masuk Pada
DPMD Kabupaten Situbondo.
c. Dokumentasi
Melakukan pencarian dan pengumpulan data yang dibutuhkan
dalam pembuatan Sistem Infomasi Pengarsipan Dan Monitoring
Surat Masuk Pada DPMD Kabupaten Situbondo.
d. Literatur
Pada tahapan ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan
metode literatur. Metode literatur itu sendiri adalah dimana
peneliti mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan
penelitian berdasarkan jurnal-jurnal dari internet sebagai
refrensi.
4
1.8 Metode Pengembangan Sistem

Metode air terjun atau yang sering disebut
metode waterfall sering dinamakan siklus hidup klasik (classic life
cycle), dimana hal ini menggambarkan pendekatan yang sistematis
dan juga berurutan pada pengembangan perangkat lunak, dimulai
dengan spesifikasi kebutuhan pengguna lalu berlanjut melalui
tahapan-tahapan perencanaan (planning), permodelan (modeling),
konstruksi (construction), serta penyerahan sistem ke para
pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan
pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan (Pressman, 2012).
Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki
beberapa tahapan yang berurut yaitu requirement (analisis
kebutuhan), design system (desain sistem), coding (pengkodean) &
testing (pengujian), penerapan program, pemeliharaan. Tahapan-
tahapan dari metode waterfall seperti gambar 1.1 berikut :
Gambar 1.1
Model Waterfall
a. Requirement Analisis
Tahap ini pengembang sistem diperlukan komunikasi yang
bertujuan untuk memahami perangkat lunak yang diharapkan
oleh pengguna dan batasan perangkat lunak tersebut. Informasi
ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, diskusi atau
survei langsung. Informasi dianalisis untuk mendapatkan data
yang dibutuhkan oleh pengguna.
5
b. System Design
Spesifikasi kebutuhan dari tahap sebelumnya akan dipelajari
dalam fase ini dan desain sistem disiapkan. Desain Sistem
membantu dalam menentukan perangkat keras (hardware) dan
sistem persyaratan dan juga membantu dalam mendefinisikan
arsitektur sistem secara keseluruhan.
c. Implementasi
Pada tahap ini, sistem pertama kali dikembangkan di program
kecil yang disebut unit, yang terintegrasi dalam tahap
selanjutnya. Setiap unit dikembangkan dan diuji untuk
fungsionalitas yang disebut sebagai unit testing.
d. Integration & Testing
Seluruh unit yang dikembangkan dalam tahap implementasi
diintegrasikan ke dalam sistem setelah pengujian yang dilakukan
masing-masing unit. Setelah integrasi seluruh sistem diuji untuk
mengecek setiap kegagalan maupun kesalahan.
e. Operation & Maintenance
Seluruh unit yang dikembangkan dalam tahap implementasi
diintegrasikan ke dalam sistem setelah pengujian yang dilakukan
masing-masing unit. Setelah integrasi seluruh sistem diuji untuk
mengecek setiap kegagalan maupun kesalahan.2
1.9 Sistematika Pembahasan

Adapun sistematika pembahasan pada penulisan laporan PKL
ini adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini memuat tentang latar belakang masalah, identifikasi
masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, metode penelitian, metode
pengembangan sistem dan sistematika pembahasan.
BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini memaparkan tentang tinjauan penelitian terdahulu,
landasan teori yang berisikan teori-teori yang menjelaskan
tentang judul yang diangkat, serta keterangan perangkat
lunak yang digunakan.
2 www.pengetahuandan teknologi.com, 2017, ”Motode Waterfall”, 1 Agustus

6
BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab III ini menjelaskan tentang gambaran umum objek
penelitian, analisis terhadap perancangan sistem yang
digunakan untuk menggambaran objek yang sudah di teliti,
alur proses, serta desain sistem.
BAB 4 : IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini memuat tentang konstruksi sistem yang berisi
tentang kebutuhan sistem, instalasi sistem, segmen
program, serta membahas tentang skenario pengujian,
pengujian yang berisi cara kerja sistem, hasil pengujian dan
maintenance.
BAB 5 : PENUTUP
Bab ini memuat tentang kesimpulan dari hasil laporan yang
disertai dengan saran-saran untuk mengembangkan sistem
informasi yang dibuat.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu

a. Analisis Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT
Len Industri3
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Hanura Eka
Santika mahasiswa Fakultas Teknik Unversitas Pasundan yang
berjudul “Analisis Sistem informasi Pengelolaan Surat Masuk”.
Penelitian ini membahas tentang pengelolaan surat masuk di
Humas PT Len Industri, PT Len Industri merupakan suatu
perusahaan BUMN yang perkembangan perusahaannya sangat
pesat sehingga membutuhkan komunikasi yang baik antar
perusaahan yang lain, sinergi yang baik ini diupayakan dengan
adanya komunikasi terutama melalui surat tetapi dalam sistem
informasinya tidak berjalan dengan baik khususnya dalam
pengelolaan surat masuk. Sehingga PT Len Industri bagian humas
membutuhkan sistem informasi yang dapat memudahkan bagian
administrasi dalam melakukan proses pengelolaan surat masuk.
Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif
berupa wawancara, observasi, dokumentasi dan praktek
lapangan.
b. Sitem Pengelolaan Distribusi dan Monitoring Surat Menyurat di
BRI Surabaya4
Penelitian ini dilakukan oleh Permana Faddyahsari Hakim
yang berjudul “Sistem Pengelolaan Distribusi dan Monitoring
Surat Menyurat di BRI Surabaya”. Penelitian ini dilakukan di BRI
Surabaya yang memaparkan tentang kinerja sekertaris dalam
melakukan pengelolaan dan pengarsipan surat masih dilakukan
dengan cara verivikasi manual, sehingga menjadi permasalahan
yang menyita waktu dan tenaga dalam proses pencarian data
yang dibutuhkan, hilangnya arsip surat karena faktor alam
ataupun humaneror serta dalam proses monitoring surat.
3
Eka Hanura Santika. 2016. ”Analisis Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk di Humas PT Len
Industri”. Bandung.
4
Faddyahsari Permana Hakim. 2015. “Sistem pengelolaan Distribusi dan Monitoring Surat
menyurat di BRI Syariah Surabaya“. Surabaya.
7
8
Berdasarkan masalah diatas, peneliti membuat perangkat lunak

untuk memudahkan data monitoring dan distribusi surat di
lingkungan internal BRI. Rancang bangun ini meliputi proses surat
masuk beserta disposisinya, proses surat keluar dan pengarsipan
surat.
c. Sistem Informasi pengarsipan Data Surat Masuk dan Surat
keluar Pada Polrestabes Semarang5
Penelitian ini dilakukan oleh Oky Dian Prasetyo mahasiswa
Fakultas Ilmu Komputer Universtas Dian Nuswantoro Semarang.
Penelitian ini membahas tentang pengarsipan surat masuk dan
surat keluar pada Polrestabes Semarang, prosedur yang
diterapkan mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan,
pendokumentasian hingga verivikasi surat masih dilakukan secara
konvensioanal. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya
berupa penulisan di buku besar dan penyimpanan dokumen
masih hardcopy, hal ini menyebabkan sulitnya proses pencarian
data-data lama karena masih mencari satu persatu data yang
dibutuhkan, hilang dan rusaknya dokumen. Berdasarkan
permasalahan diatas Polrestabes Semarang membutuhkan
sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan surak keluar.
Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif
berupa wawancara, observasi dan studi pustaka.
2.2 Landasan Teori

a. Sistem Informasi
Sistem adalah kumpulan orang yang saling bekerja sama
dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis dan
terstruktur untuk membentuk satu kesatuan yang melaksanakan
suatu fungsi untuk mencapai tujuan.
Sistem memiliki beberapa karakteristik atau sifat yang terdiri
dari komponen sistem, batasan sistem, masukan sistem, keluaran
sistem, pengolahan sistem dan sasaran sistem. Sedangkan
informasi adalah data yang diolah menjadi lebih berguna dan
berarti bagi penerimanya, serta untuk mengurangi ketidakpastian
dalam proses pengambilan keputusan mengenai suatu keadaan.
5
Dian Oky Prasetya. 2016. “Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat masuk dan Surat Keluar pada
Polrestabes Semarang”. Semarang.
9
Sistem informasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang-

orang, hardware, software, jaringan komputer dan sumber daya
data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan
informasi dalam sebuah organisasi.6
b. Pengarsipan
Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan
berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak
rusak atau hilang sebagai pusat ingatanatau sumber informasi
suatu organisasi. Menurut Undang-Undang No.7 tahun 1971
pengertian arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Dari beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
suatu dokumen dapat dikatakan arsip aabila memenuhi
duakriteria sebagai berikut :
• Dokumen tersebut bernilai penting untuk perusahaan atau
organisasi dimasa mendatang dan di masa kini.
• Adanya sistem penyimpanan untuk dokumen tersebut.
Dengan demikian, arsip tidak sama dengan tumpukan kertas.
Sedangkan manajemen arsip merupakan cara pengelolaan secara
sistematis terhadap daur hidup sebuah arsip yang dimulai dari
proses penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, pemindahan dari
aktif menjadi in-aktif atau menjadi historis, perlindungan,
pelestarian, sampai dengan pemusnahan arsip.7
c. Monitoring
Monitoring atau pemantauan merupakan bagian dari
manajemen pembangunan yakni kegiatan mengamati / meninjau
kembali, mempelajari serta mengawasi secara terus menerus
atau berkala terhadap pelaksanaan program atau kegitan yang
sedang berjalan. Monitoring dilakukan dalam rangka
pengendalian juga sebagai suatu proses pemantauan dan
penilaian rencana atas pencapaian tujuan dan sasaran yang telah
6 Yunaeti Elisabet Anggraeni dan Rita Irviani, Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: CV. Andi
Offset, 2017, hal. 1.
7
Nuraida Ida, S.E., Manajemen Administrasi Perkantoran, Semarang : Kanisius, 2017, hal. 92.
10
ditetapkan,untuk kemudian diambil tindakan korektif bagi

penyempurnaan dan pengembangan lebih lanjut.8
d. Surat
Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi
yang hendak disampikan oleh seseorang pada orang lain baik
dinas maupun pribadi. Informasi tersebut dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, laporan peringatan dan lain-lain.9
2.3 Pemodelan
a. Flowchart
Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.
Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.10
Adapun tabel flowchart ialah seperti tabel 2.1 berikut :
Tabel 2.1
Flowchart
Simbol Keterangan
Input/Output Simbol yang menyatakan
prosen input dan output
tanpa tergantung dengan
jenis
peralatannya
Proses Simbol yang menunjukkan
pengolahan yang di
lakukan oleh komputer
Terminal Point Simbol untuk permulaan

(start) atau akhir (stop)
dari suatu kegiatan
8
Ibid., hlm 73
9
Celya Inna Daniastari Kusnidar, 2014. “Sistem Informasi Arsip Surat Kelua pada Bagian Organisasi
dan Pemberdayaan Aparatur Daerah Sekretariat Kota Bandung”. Bandung.
10
Andika Dwiky. 2016. “Pengertian Flowchart”. Dalam www.it-jurnal.com. 10 Agustus.
11
Tabel 2.1
( Lanjutan )
Dokumen Simbol yang menyatakan
input berasal dari
dokumen dalam bentuk
kertas ataupun output di
cetak ke kertas
Data Store Simbol yang menyatakan
peralatan input yang
berasal dari disk atau
disimpan ke disk
Sub Proses Simbol untuk pelaksanaan

suatu bagian (sub-
program)/prosedure
Anak Panah Simbol yang digunakan

untuk menghubungkan
antara simbol yang satu
dengan simbol yang lain
Keputusan/decision Simbo pemilihan

proses
berdasarkan kondisi yang
ada
b. Context Diagram
Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD
Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah
sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke
dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas
eksternal. (Context Diagram menggambarkan sistem dalam satu
lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut
menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem). Beberapa
hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD :
12
1. Terminologi sistem:
• Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan
sistem”.
• Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang
berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut.
• Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah
sistem dengan linkungan sistem tersebut.
• Menggunakan satu simbol proses,
2. Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan
fungsi sistem tersebut,
3. Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan
komunikasi langsung
4. Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan
dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari
satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit,
dengan memberikan tanda asterik (*) atau garis silang (#).
5. Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya
diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.
6. Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan
aliran data berbeda. 11
c. DFD
Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD adalah
perangkat-perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur
sehingga memungkinkan penganalis sistem memahami sistem
dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian aliran data
yang saling berkaitan. DFD merupakan alat bantu dalam
menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan
logis. Data Flow Diagram selain merupakan diagram yang
menterjemahkan physical world ke logical equivalent, DFD juga
adalah dokumentasi dari software. Dokumentasi teknis ini sangat
sangat penting dikarenakan sifat standard dan non ambiguous
nya. Penggunaan DFD Sebagai Modeling Tool dipopulerkan Oleh
Demacro & Yordan (1979) dan Gane & Sarson (1979) dengan
menggunakan pendekatan Metoda Analisis Sistem Terstruktur.
11
Homaidi Ahmad, Pemodelan Sistem Menggunakan Power Designer, Situbondo : AMIKI Press,
2014, hal. 19.
13
1. Manfaat DFD
Sama halnya dengan ERD, DFD juga mempunyai manfaat
dalam pemodelan sistem, yaitu:
a) DFD dapat menggambarkan sebuah sistem sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama
lain dengar alur data.
b) Penggambaran DFD sebagai analisa maupun rancangan
sistem dapat dengan mudah dikomunikasikan oleh
profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat
program.
c) Memberikan presentasi yang mudah dan komunikasi
antara staf teknis dan non teknis dalam menentukan ruang
lingkup sistem.
2. Komponen dan Simbol DFD
Data Flow Diagram (DFD) mempunyai beberapa komponen,
yaitu:
a) External Entity
Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat
berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada
di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau
menerima output dari sistem. Adapun external entity ialah
seperti pada gambar 2.1 berikut :
Gambar 2.1
Simbol External Entity
b) Process
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan
oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data
yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus
data yang akan keluar dari proses. Adapun process ialah
Gane & Sarson Yourdon & De Marco

Gambar 2.2
Simbol Process
14
c) Data Flow / Arus Data

Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan
kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data
yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari
proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan simbol
panah. Adapun data flow ialah seperti pada gambar 2.3
berikut :
Gambar 2.3
Simbol Data Flow
d) Data Store / Penyimpanan data

Komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file
adalah fungsi yang mentransformsaikan data secara
umum. Adapun data store ialah seperti pada gambar 2.4
berikut :
Gane & Sarson Yourdon & De Marco

Gambar 2.4
Simbol Data Store
3. Aturan DFD
Aturan dalam pembuatan DFD adalah sebagai berikut:
Antar Entity yang satu dengan yang lain tidak boleh ada
relasi/hubungan secara langsung.
• Entity tidak boleh langsung berhubungan dengan
penyimpanan data (data store).
• Satu alir data boleh merepresentasikan beberapa struktur
data.
• Untuk alasan kerapian (menghindari aliran data yang
bersilangan), entitas eksternal atau data store boleh
digambar beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya
diberi nomor.
• Semua objek harus mempunyai nama.
15
• Aliran data harus selalu diawali dan diakhiri dengan

proses.12
d. ERD
Entity Relationship Diagram adalah suatu cara memodelkan
suatu data ditingkat konseptual dalam perancangan basis data.
Model Entity Relationship merupakan alat modeling data yang
populer dan banyak digunakan oleh para perancang database.
Data model merupakan representasi abstrak dari data tentang
entitas, kejadian, aktifitas dan asosiasinya dalam suatu organisasi.
Tujuan dari pemodelan data adalah untuk menyajikan data dan
menjadikan data mudah dimengerti, sehingga mempermudah
perancangan dan pengaksesan database.
Berdasarkan tipe konsepnya, data model dibagi menjadi dua
kategori yaitu Conceptual (High Level) Data Model dan Physical
(Low Level) Data Model. Conceptual Data Model merupakan
konsep yang berkaitan dengan pandangan pemakai terhadap
data, sedangkan Physical Data Model merupakan konsep yang
menerangkan detail dari bagaimana data disimpan di dalam
komputer. Dalam pandangan ini model Entity-Relationship
digunakan untuk menggambarkan Conceptual Data Model (E-R).
1. Komponen Utama ERD
Komponen utama dari ER Diagram adalah :
a) Entity
Entity adalah obyek yang dapat dibedakan dengan yang
lain dalam dunia nyata. Entity dapat berupa obyek secara fisik
seperti orang, rumah, atau kendaraan. Entity dapat pula
berupa obyek secara konsep seperti pekerjaan, perusahaan,
dan sebagainya. Tipe entity merupakan sekumpulan obyek
dalam dunia nyata yang mempunyai properti yang sama atau
berasal dari entity yang sejenis. Terdapat dua tipe Entity,
Entity Kuat dan Entity Lemah. Entity kuat adalah entity yang
keberadaannya tidak tergantung pada entity lain, misalkan
tipe entity pegawai atau cabang. Sedangkan Entity Lemah
keberadaanya tergantung pada entity lain, misalkan tipe
entity tanggungan, di mana keberadaannya tergantung dari
pegawai. Entity disajikan dalam bentuk persegi panjang,
entity kuat disajikan dengan perseg panjang dengan satu
12
Ibid., hlm 16
16
garis, sedangkan entity lemah disajikan dengan persegi

panjang dobel.
b) Atribut
Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship,
yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau
relationship tersebut. Nilai Atribut merupakan suatu data
aktual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut di
dalam suatu entity atau relationship. Atribut digambarkan
dalam bentuk oval. Jenis-jenis atribut :
1) Key
Atribut Key adalah satu atau gabungan dari beberapa
atribut yang dapat membedakan semua baris data
(Row/Record) dalam tabel secara unik. Dikatakan unik jika
pada atribut yang dijadikan key tidak boleh ada baris data
dengan nilai yang sama.
Contoh : Nomor pokok mahasiswa (NPM), NIM dan nomor
pokok lainnya. Beberapa jenis key:
• Super Key merupakan satu atribut atau kumpulan
atribut yang secara unik mengidentifikasi sebuah
record di dalam relasi atau himpunan dari satu atau
lebih entitas yang dapat digunakan untuk
mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam
entitas set.
• Candidate Key merupakan atribut-atribut yang
menjadi determinan yang dapat dijadikan identitas
record pada sebuah relation bisa terdapat satu atau
lebih candidate key
• Primary Key merupakan candidate key yang menjadi
identitas record karena dapat mengidentifikasi record
secara unik
• Altenate Key merupakan candidate key yang tidak
dijadikan primary key
• Composite Key merupakan key yang terdiri dari 2
atribut atau lebih. Atribut-atribut tersebut bila berdiri
sendiri tidak menjadi identitas record, tetapi bila
dirangkaikan menjadi satu kesatuan akan dapat
mengidentifikasi secara unik.
• Foreign Key merupakan non key atribut pada sebuah
relation yang juga menjadi key (primary) atribut di
17
relation lainnya. Foreign key biasanya digunakan

sebagai penghubung antara record-record dan kedua
relation tersebut.
2) Atribut Simple
Atribut yang bernilai atomic, tidak dapat dipecah/ dipilah
lagi. Contoh : Alamat, penerbit, tahun terbit, judul buku.
3) Atribut Multivalue
Nilai dari suatu attribute yang mempunyai lebih dari satu
(multivalue) nilai dari atrribute yang bersangkutan.
Contoh : dari seorang pegawai, yaitu mempunyai
beberapa gelar. Adapun contoh atribut multivalue ialah
Gambar 2.5
Contoh Atribut Multivalue
4) Atribut Composite
Atribut composite adalah suatu atribut yang terdiri dari
beberapa atribut yang lebih kecil yang mempunyai arti
tertentu yang masih bisah dipecah lagi atau mempunyai
sub attribute. Contoh : dari entitas nama yaitu nama
depan, nama tengah, dan nama belakang. Adapun contoh
atribut composite ialah seperti pada gambar 2.6 berikut :
Gambar 2.6
Contoh Atribut Composite
18
5) Atribut Derivative
Atribut yang tidak harus disimpan dalam database Ex.
Total. atau atribut yang dihasilkan dari atribut lain atau
dari suatu relationship. Atribut ini dilambangkan dengan
bentuk oval yang bergaris putus-putus. Adapun contoh
atribut derivative ialah seperti pada gambar 2.7 berikut :
Gambar 2.7
Contoh Atribut Derivative
c) Relationship
Adalah hubungan yang terjadi antara satu entity dengan
entity lainnya. Relationship tidak mempunyai keberadaan
fisik atau konseptual kecuali yang sejenis dinamakan
dengan Relationship Diagram. Simbol yang digunakan
adalah bentuk belah ketupat, diamod atau rectangle.
Adapun contoh relationship ialah seperti pada gambar 2.8
berikut :
Gambar 2.8
Contoh Relationship
2. Derajat Relationship
Derajat dari relationshp menjelaskan jumlah entity yang
berpartisipasi dalam suatu relationship. Terdapat tiga jenis
derajat dari relationship, unary degree (derajat satu), binary
degree (derajat dua) dan ternary degree (derajat tiga).
a) Unary Degre (Derajat Satu)
Yaitu satu relationship yang dihubungkan dengan satu
entity, di mana penghubungnya ada dua. Adapun unary
degre ialah seperti pada gambar 2.9 berikut :
19
Gambar 2.9
Relasi Unary Degre
b) Binary Degre (Derajat Dua)

Yaitu satu relationship dihubungkan dengan dua entity yang
berbeda. Adapun binary degre ialah seperti pada gambar
2.10 berikut :
Gambar 2.10
Relasi Binary Degre
c) Ternary Degre (Derajat Tiga)

Yaitu satu relationship menghubungkan tiga entity yang
berbeda satu sama lain. Adapun ternary degre ialah seperti
pada gambar 2.11 berikut :
Gambar 2.11
Relasi Ternary Degre
3. Cardinality Rasio Contraint

Cardinality ratio contraint merupakan menjelaskan batasan
jumlah keterhubungan satu entity dengan entity lainnya.
Terdapat tiga Jenis cardinality ratio contraints, satu pada satu
(1:1), satu pada banyak (1:N/ N:1) dan banyak pada banyak
(M:N). Jenis-jenis Cardinality Rasio :
a) One To One ( 1 : 1)
Yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity
kedua berbanding satu berbanding satu. Adapun cardinalitas
one to one ialah seperti pada gambar 2.12 berikut :
20
Gambar 2.12
Cardinalitas One to One
b) One To Many ( 1 : M )
kedua berbanding satu berbanding banyak. Adapun
cardinalitas one to many ialah seperti pada gambar 2.13
berikut :
Gambar 2.13
Cardinalitas One to Many
c) Many To One ( M : 1 )
kedua berbanding banyak berbanding satu. Adapun
cardinalitas many to one ialah seperti pada gambar 2.14
berikut :
Gambar 2.14
Cardinalitas Many to One
d) Many To Many ( M : M )
kedua berbanding banyak berbanding banyak. Adapun
cardinalitas many to many ialah seperti pada gambar 2.15
berikut :
Gambar 2.15
Cardinalitas Many to Many
21
4. Langkah Membuat ER-Diagram

Untuk membuat ER-Diagram diperlukan langkah-langkah
sebagai berikut :
• Mengidentifikasikan dan menetapkan seluruh himpunan
entitas yang akan terlibat.
• Menentukan atribut-atribut key dari masing-masing
himpunan entitas.
• Mengidentifikasikan dan menetapkan seluruh himpunan
relasi di antara himpunan entitas yang ada beserta foreign
key-nya.
• Menentukan derajat dan cardinality rasio relasi untuk
setiap himpunan relasi
• Melengkapi himpunan relasi dengan atribut-atribut yang
bukan kunci (non-key).13
2.4 perangkat Lunak yang Digunakan

a. Sublime Text Editor
Sublime text adalah aplikasi editor untuk kode dan teks yang
dapat berjalan diberbagai platform operating system dengan
menggunakan teknologi phyton API. Terciptanya aplikasi ini
terinspirasi dari aplikasi Vim, Aplikasi ini sangatlah fleksibel dan
powerfull. Fungsionalitas dari aplikasi ini dapat dikembangkan
dengan menggunakan sublime-packages.14
b. XAMPP
XAMPP adalah sebuah software web server apache yang di
dalamnya sudah tersedia database server MySQL dan support
PHP programming. XAMPP merupakan software yang mudah
digunakan, gratis dan mendukung instalasi di linux dan window.
Keuntungan lainnya adalah hanya dengan satu kali menginstal
maka sudah tersedia Apache web server, MySQL database server,
PHP support (PHP 4 dan PHP 5) dan beberapa module lainnya.
Bedanya hanya kalau versi untuk windows memiliki fitur
untuk mengaktifkan sebuah server secara grafis, sedangkan versi
untuk linux masih berupa perintah-perintah di dalam console.
Oleh karena itu, versi untuk linux sulit untuk dioperasikan. Dulu
13
Ibid., hal 7
14
Fadillah, Muhammad Noor, 2012. “Membangun Aplikasi Penjualan Makanan Siap
Saji”.
22
XAMPP versi linux disebut LAMPP, namun sekarang diganti

menjadi XAMPP FOR LINUX.15
15
Nugoro, Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL
(Yogyakarta : Gava Media, 2009), hlm. 23.
BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian

1. Visi
Terwujudnya masyarakat Situbondo yang madani, mandiri
serta lebih beriman, sejahtera dan berkeadilan.
2. Misi
Berdasarkan visi tersebut, maka dirumuskan Misi DPMD
Kabupaten Situbondo sebagai berikut :
a) Mewujudkan SDM yang beriman, berkualitas, berprestasi dan
aktif dalam pembangunan.
b) Mewujudkan perekonomian yang stabil dan dinamis berbasis
potensi lokal.
c) Meningkatkan kualitas hidup yang sehat, sejahtera,
dan berkeadilan.
d) Memantapkan kualitas infrastruktur yang mendukung
pemenuhan hak dasar yang berwawasan lingkungan.
e) Meningkatkan tata kelola yang baik dalam
penyelenggaraan pemerintahan.
3. Struktur
Untuk menjalankan tugas sesuai dengan struktur organisasi,
Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa mempunyai fungsi :
a) perumusan kebijakan di bidang urusan pemberdayaan
masyarakat dan pemerintahan desa;
b) pelaksanaan kebijakan di bidang pemberdayaan masyarakat
dan pemerintahan desa;
c) pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pemberdayaan
masyarakat dan pemerintahan desa;
d) pelaksanaan administrasi dinas di bidang pemberdayaan
masyarakat dan pemerintahan desa; dan
e) pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Adapun susunan Organisasi Dinas Pemberdayaan Masyarakat
dan Desa Kabupaten Situbondo berdasarkan Keputusan Bupati
Situbondo Nomor 51 Tahun 2016 dapat dilihat pada gambar 3.1
berikut ini :
23
24
Gambar 3.1
Struktur Organisasi DPMD Kabupaten Situbondo
b. Keadaan Sistem Yang Berjalan

Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD)
Kabupaten Situbondo saat ini belum memiliki sistem yang baik dalam
monitoring dan pegarsipan surat masuk sehingga membutuhkan
waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan yang cepat dan
akurat dan prosesnya masih menggunakan pencatatan di buku
agenda surat masuk.
c. Kelebihan Sistem
Kelebihan sistem yang berjalan di Dinas Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Situbondo bagian
pengadministrasi umum yaitu walaupun menggunakan pencatatan di
buku agenda surat masuk, tapi pengarsipan dan monitorig surat
masuk masih dapat dilakukan sebagaimana mestinya.
25
d. Kelemahan Sistem
Kelemahan sistem yang berjalan di Dinas Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Situbondo antara lain :
1. Kesulitan dalam mencari data yang dibutuhkan.
2. Kesuitan dalam memonitoring surat masuk.
3.2 Alur Proses

Alur proses merupakan sebuah gambaran yang menjelaskan
suatu proses bisnis yang berjalan pada suatu sistem. dengan adanya
alur proses, maka akan lebih mudah dalam memahami dan
memaparkan jalannya proses-proses bisnis yang ada objek penelitian
yang telah diteliti oleh penulis.
a. Identifikasi dan Analisis Proses Bisnis
Identifikasi bertujuan agar dapat mengetahui proses apa saja
yang sedang berjalan pada suatu objek penelitian yang dilakukan.
Sedangkan untuk analisis bertujuan untuk mengetahui lebih dalam
mengenai proses-proses yang telah teridentifikasi.
1. Identifikasi Proses Bisnis
Mengidentifikasi kegiatan bisnis apa saja yang berhubungan
dengan sistem informasi yang akan dibangun. Proses bisnis yang
berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibangun meliputi:
a) Penginputan data master
b) Input surat masuk
c) Proses monitoring surat masuk
d) Pengarsipan surat masuk
2. Analisis Proses Bisnis
Setelah proses teridentifikasi maka selanjutnya menganalisis
masing-masing proses bisnis dan didiskripsikan secara terperinci.
Adapun rincian analisis proses bisnis sebagai berikut :
a) Penginputan data master
Pada proses ini dilakukan oleh admin yakni bagian
pengadministrasi umum untuk menginputkan data master
yang akan dipakai dalam proses pengarsipan dan monitoring
surat masuk.
b) Input Surat Masuk
Pada proses ini dilakukan oleh admin yakni bagian
pengadministrasi umum untuk menginputkan data surat
masuk ketika DPMD kabupaten Situbondo menerima surat
dari dinas lain.
26
c) Proses monitoring surat masuk

Pada proses ini admin yakni bagian pengadministrasi umum
yang mengetahui keberadaan surat masuk. Alur dari surat
masuk ini yaitu dimulai dari kasubag umum kemudian
sekertaris dinas kemudian pemberian disposisi oleh kepala
dinas dan dilanjutkan kepada bidang sesuai dengan isi
disposisi surat.
d) Pengarsipan surat masuk
Pada proses ini melibatkan admin yakni bagian
pengadministrasi umum yang melakukan pengarsipan surat
masuk.
3. Flowchart Dokumen
Pada bagian ini menjelaskan tantang alur proses yang berjalan
saat ini di Dinas pemberdayaan masyarakat dan Desa Kabupaten
Situbondo.
a) Pengarsipan Surat Masuk
Flowchart pengarsipan surat masuk dapat digambarkan
seperti gambar 3.2 di bawah ini :
Gambar 3.2
Flowchart Pengarsipan Surat Masuk
b) Monitoring Surat Masuk

Gambar 3.3 di bawah ini merupakan flowchart monitoring
surat masuk yang menjelaskan proses awal surat diterima
27
oleh pengadministrasi umum yang menjadi admin,
dilanjutkan kepada kasubag umum dan kepegawaian,
sekertaris dinas, kepala dinas, dan terakhir dilaksanakan oleh
bidang yang diinstruksikan oleh kepala dinas melalui disposisi
surat.
Gambar 3.3
Flowchart Monitoring Surat Masuk
b. Identifikasi dan Analisis Kebutuhan

Setelah proses-proses bisnis telah teridentifikasi dan
dianalisis, maka selanjutnya adalah mengidentifikasi dan
menganalisa kebutuhan-kebutuhan pada objek penelitian.
1. Identifikasi dan Kebutuhan Fungsional
Setelah mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan
fungsional pada proses pengarsipan dan monitoring surat masuk
pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten
Situbondo yang berjalan saat ini, maka pada bagian identifikasi dan
analisis kebutuhan dapat diidentifikasi seperti berikut :
28
a) Proses Input Data Master

Tabel 3.1 menjelaskan tentang proses penginputan data
master yang dilakukan oleh bagian pengadministrasi umum
yang bertugas sebagai admin.
Tabel 3.1
Proses Input Data Master
Admin Kebutuhan Fungsioanal Sistem
Informasi
Menginput data master Data untuk penginputan
b) Proses Pengarsipan Surat Masuk

Tabel 3.2 menjelaskan tentang proses pengarsipan surat
masuk yang dilakukan oleh bagian pengadministrasi umum
yang bertugas sebagai admin.
Tabel 3.2
Proses Pengarsipan Surat Masuk
Informasi
Pengarsipan surat Data surat masuk
c) Proses Monitoring Surat Masuk

Tabel 3.3 menjelaskan tentang proses monitoring surat masuk
di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD)
Kabupaten Situbondo.
Tabel 3.3
Proses Monitoring Surat Masuk
Admin Kasubag Sekert Kepala Bidang Kebutuhan
. Umum aris Dinas Fungsional
Dinas
Input - - - - Data surat
surat masuk
masuk
- ACC - - - Form ACC
surat
masuk
- - ACC - - Form ACC
surat
masuk
29
Tabel 3.3
( Lanjutan )
- - - ACC - Form ACC
surat
masuk
- - - Pen- - Form
gisian disposisi
Disposis
i
- - - - ACC Form ACC
disposisi
surat masuk
- - - - Melaksanak Disposisi
an sesuai isi
disposisi
surat masuk
d) Proses Input Surat Masuk

Tabel 3.4 menjelaskan tentang proses input data surat masuk
yang dilakukan oleh admin di Dinas Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Situbondo.
Tabel 3.4
Input Surat Masuk
Informasi
Input data surat masuk Data surat masuk
2. Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional merupakan lanjutan setelah
kebutuhan-kebutuhan fungsional teridentifikasi. Analisis ini
dimaksudkan agar semua kebutuhan-kebutuhan dalam proses bisnis
terpenuhi. Kebutuhan fungsional yang di analisis oleh penulis sebagai
berikut :
a) Proses Input Data Master
Dalam proses penginputan menampilkan form-form data
master meliputi data master pegawai, data master jabatan,
data master jenis surat dan data master user. Admin
menginputkan data master secara lengkap kemudian
disimpan ke dalam database. Penginputan ini dilakukan oleh
30
admin yakni bagian pengadministrasi umum di DPMD

Kabupaten Situbondo.
b) Proses Input Surat Masuk
Dalam proses input surat masuk adalah menampilkan form
surat masuk yang dijalankan oleh admin yakni bagian
pengadministrasi umum di DPMD Kabupaten Situbondo.
Admin menginputkan data surat masuk dengan lengkap
kemudian disimpan kedalam database.
c) Proses Monitoring Surat Masuk
Dalam proses monitoring surat masuk adalah menampilkan
data monitoring surat masuk yang dilakukan oleh admin. Data
diperoleh dari inputan ACC kasubag umum, sekertaris dinas,
kepala dinas dan bidang berupa form ACC.
d) Proses Pengarsipan Surat Masuk
Proses pengarsipan surat masuk ini dilakukan oleh
pengadministrasi umum yang bertugas sebagai admin,
dilakukan ketika bidang telah menerima disposisi surat masuk
dan proses monitoring surat masuk telah selesai dilaksanakan.
c. Identifikasi dan Analisis Alternatif Solusi
Pada bagian identifikasi dan analisis alternatif solusi akan
dijabarkan dalam bentuk tabel-tabel yang akan menjelaskan tentang
analisis alternatif solusi. Pada dasarnya ada dua bagian penting
dalam identifikasi dan analisis solusi yaitu mengidentifikasi dan
menganalisis kelayakan alternatif solusi.
1. Identifikasi Alternatif Solusi
Adapun tabel identifikasi alternatif solusi ialah seperti tabel 3.5
berikut :
Tabel 3.5
Identifikasi Alternatif Solusi
Karakteristik Alternatif 1
Bagian sistem yang - Penginputan data master
terkomputerisasi - Input surat masuk
- Monitoring surat masuk
- Pengarsipan surat masuk
- Form disposisi
- Form ACC
Keuntungan Lebih efektif dan efisien
dalam proses memonitoring
31
Tabel 3.5
( Lanjutan )
dan pengarsipan surat masuk
serta memudahkan dalam
pencarian data yang
dibutuhkan
Server dan Workstation Locahost (127.0.0.1)
Perangkat lunak aplikasi Browser (Chrome, Uc
Browser)
Alat perangkat lunak yang XAMPP sebagai server,
dibutuhkan Sublimetext
Alat output Monitor, Printer
Alat Input Keyboard, mouse
Alat penyimpanan data MySQL Database
2. Analisis Kelayakan Alternatif Solusi

Adapun tabel analisis kelayakan alternatif solusi ialah seperti
tabel 3.6 berikut :
Tabel 3.6
Identifikasi Alternatif Solusi
Kriteria Bobot Alternatif 1
Kelayakan
Kelayakan 40% - Mendukung seluruh
operasioanal kebutuhan fungsional
fungsional - Pengembangan lebih
politis mudah
skor 80
-
Kelayakan 20% - Tekhnologi yang dmiliki
teknis oleh dinas DPMD cukup
tekhnologi memadai untuk
keahliah menerapkan sistem ini
- Keahlian personilnya
sudah cukup untuk
mengoprasikannya
skor 80
32
Tabel 3.6
( Lanjutan )
Kelayakan 20% - Perawatan sistem
ekonomi biaya - Pengadaan untuk sistem
pengembangan yang dibangun
membutuhkan biaya
untuk hosting ini
skor 80
Kelayakan 20% - Sesuai dengan yang
jadwal dijadwalkan
skor 90
Total 100% 83
3.3 Desain Sistem

Desain sistem merupakan tahapan berupa penggambaran,
perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa
elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh. Tujuan dari
sistem ini adalah memberikan gambaran yang jelas dan rancang
bangun yang lengkap dalam membuat sebuah aplikasi. Dalam sistem
desain sistem ini terdiri dari beberapa desain yakni desain output,
desain input dan desain proses.
a. Desain Output
Desain output digunakan untuk perancangan pola laporan
agar sesuai dengan sesuatu yang dibutuhkan oleh pihak yang
membutuhkan. Desain laporan ini selain digunakan untuk
memberikan gambaran dalam sistem informasi pengarsipan dan
monitoring surat masuk. Laporan ini terbentuk dari data yang
dilakukan oleh user. Pada bagian desain output ini terdiri dari
beberapa laporan yakni laporan surat masuk dan laporan monitorng
surat masuk. Adapun bentuk desain output yang akan ditampilkan
pada sistem adalah sebagai berikut :
1. Laporan Surat Masuk
Desain output laporan data surat masuk ini dimaksudkan untuk
membuat laporan yang diambil dari surat masuk yang di terima
oleh Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD)
Kabupaten Situbondo dari dinas lain. Adapun desain output
laporan surat masuk seperti pada gambar 3.4 di bawah ini :
33
Gambar 3.4
Laporan Surat Masuk
2. Laporan Monitoring Surat Masuk

Adapun desain output ini dimaksudkan untuk membuat laporan
monitoring surat masuk yang diambil dari data monitoring surat
masuk. Dimulai dari kasubag umum, sekertaris dinas, kepala dinas
dan yang terakhir bidang yang terdapat di Dinas Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Situbondo. Adapun
desain output laporan monitoring surat masuk seperti pada
gambar 3.5 di bawah ini :
Gambar 3.5
Laporan Monitoring Surat Masuk
b. Desain Input
Input (masukan) merupakan proses memasukkan data yang
kemudian akan diproses untuk menghasilkan informasi yang
34
dibutuhkan. Desain input digunakan untuk merancang desain

interface antara user dan komputer pada Sistem Informasi
Pengarsipan dan Monitoring Surat Masuk di Dinas pemberdayaan
Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Situbondo. Adapun desain
input yang akan dibuat oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Input User
Desain input user ini dimaksudkan untuk proses penginputan
data user yang akan tersimpan dalan tabel database. Kegunaan
input user ini sebagai kunci login untuk masuk ke dalam sistem
yang telah dibuat. Adapun desain input user adalah seperti pada
gambar 3.6 berikut :
Gambar 3.6
Desain Input User
2. Input Jabatan
Desain input jabatan ini dimaksudkan untuk proses penginputan
data jabatan yang akan tersimpan dalam tabel database. Adapun
desain input jabatan adalah seperti pada gambar 3.7 berikut :
Gambar 3.7
Desain Input Jabatan
35
3. Input Surat Masuk
Desain input surat masuk ini dimaksudkan untuk proses
penginputan surat masuk yang diterima oleh DPMD Kabupaten
Situbondo dari dinas lain dan akan tersimpan dalam tabel
database. Adapun desain input surat masuk adalah seperti pada
Gambar 3.8
Desain Input Surat Masuk
4. Input disposisi
Desain form disposisi ini dimaksudkan untuk proses penginputan
disposisi oleh kepala dinas dengan memberikan instruksi terkait
surat masuk yang diterima dan dilanjutkan kepada bidang sesuai
dengan instruksi disposisi. Penginputan ini akan disimpan ke tabel
database. Adapun desain input disposisi adalah seperti pada
Gambar 3.9
Desain Input Disposisi
36
5. Input ACC
Desain input ACC ini dimaksudkan untuk proses input ACC dan
ACC surat masuk akan tersimpan dalam tabel database. Adapun
desain input ACC adalah seperti pada gambar 3.10 berikut :
Gambar 3.10
Desain Input ACC
c. Desain Proses
Desain proses merupakan tahapan rancangan sistem
informasi dalam bentuk tabel, context diagram, data flow diagram.
Tujuan dari desain proses ini adalah untuk mengetahui alur proses
sistem yang akan dibuat. Desain proses ini meliputi identifikasi
proses, arsitektur aplikasi dan pemodelan sistem.
1. Identifikasi Proses
Bagian pertama dari desain proses adalah identifikasi proses.
Identifkasi proses bertujuan untuk mengetahui poses apa saja
yang ingin dirancang dalam membuat Sistem Informasi
Pengarsipan Dan Monitoring Surat Masuk. Berikut akan
dijelaskan beberapa proses pada Sistem Informasi Pengarsipan
Dan Monitoring Surat Masuk dalam bentuk tabel. Adapun
identifikasi proses ialah seperti tabel 3.7 berikut :
Tabel 3. 7
Identifikasi Proses
Nama Deskripsi proses Input Output
Proses Proses Proses
Login Proses ini Cek Variable
merupakan proses username, cookies dan
pertama yang password, hak akses
dilakukan oleh user level dan sistem
untuk bisa hak akses
mengakses sistem
dengan cara
memasukkan
37
Tabel 3.7
( Lanjutan )
username,password
dan level akses
Pengarsipan Proses ini dilakukan Tanggal Arsip surat

surat masuk oleh admin ketika arsip dan masuk
proses monitoring file surat
surat masuk telah masuk
selesai dilakukan
Monitoring Proses ini dilakukan Acc surat Data
surat masuk oleh admin monitoring
surat masuk
berisi ACC
dari Kasubag
Umum,
Sekertaris
Dinas,
Kepala Dinas
dan Bidang
ACC surat Proses ini dilakukan ACC ACC surat
masuk oleh Kasubag diterimanya masuk
Umum, Sekertaris surat masuk
Dinas, Kepala Dinas
dan Bidang yang
menerima disposisi
surat masuk
Disposisi Proses ini dilakukan Deskripsi Disposisi
oleh kepala dinas Instruksi surat masuk
untuk memberikan yang
instruksi kepada berkaitan
bidang di DPMD dengan
surat masuk
2. Arsitektur Aplikasi
Gambaran arsitektur perangkat lunak dari Sistem Informasi
Pengarsipan Dan Monitoring Surat Masuk pada Dinas
38
Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten

Situbondo ialah seperti pada gambar 3.11 berikut :
Gambar 3.11
Arsitektur Aplikasi
3. Pemodelan Sistem
a) Context Diagram
Context diagram dari sistem informasi pengarsipan dan
monutoring surat masuk ini merupakan penggambaran sistem
39
secara umum. Langkah yang harus dilakukan adalah dengan
menentukan terlebih dahulu banyaknya external entity.
Context Diagram ditampilkan dalam gambar 3.12 berikut :
Gambar 3.12
Context Diagram Sistem
b) Data Flow Diagram Level 1

DFD level 1 merupakan penjelasan lebih detail tentang
aktivitas entitas setelah dilakukan decompose dari level 0
dalam sistem informasi pengarsipan dan monitoring surat
masuk di DPMD Kabupaten Situbondo. DFD level 1
ditampilkan dalam gambar 3.13 berikut :
Gambar 3.13
Data Flow Diagram Level 1
40
c) Data Flow Diagram Level 2

Dfd level 2 merupakan hasil decompese dari proses yang ada
pada DFD level 1 sebelumnya. DFD level 2 menjelaskan secara
lebih terperinci tentang bagaimana arus data berjalan dalam
sistem.
1) Level 2 : Master
Adapun DFD level 2 master ditampilkan seperti pada
Gambar 3.14
Data Flow Diagram Level 2 Master
2) Level 2 : Transaksi
Adapun DFD level 2 transaksi ditampilkan seperti pada
Gambar 3.15
Data Flow Diagram Level 2 Laporan
41
3) Level 2 : Laporan
Adapun DFD level 2 laporan ditampilkan seperti pada
Gambar 3.16
Data Flow Diagram Level 2 Transaksi
d. Identifikasi dan Desain Database

Pada bagian ini mengidentifikasi tabel-tabel yang ada dalam
database serta merancang atau mendesain database yang akan
digunakan.
1. Identifikasi Tabel Database
Database adalah kumpulan informasi yang disimpan dalam
komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh
informasi dari basis data tersedut. Database yang digunakan dan
diolah dalam sistem informasi pengarsipan dan monitoring di
DPMD Kabupaten Situbodno ini mempunyai beberapa tabel
se3perti pada tabel 3.8 berikut :
Tabel 3.8
Identifikasi Tabel Database
Nama Tabel Nama Field Tipe Data
Tabel User Id_username Integer
Username Varchar
Password Varchar
Level Enum
Tabel Dinas Id_dinas Integer
Dinas Varchar
Tabel Jabatan Id_jabatan Integer
Jabatan Varchar
42
Tabel 3.8
( Lanjutan )
Tabel Surat Masuk Nomer_surat Varchar
Tggl_surat Date
Id_jenis Integer
Perihal Varchar
Tggl_terima Date
Jenis_surat Enum
Kasubag Integer
Sekdis Integer
Kadis Integer
Bidang Integer
Id_pegawai Integer
disposisi Varchar
File Varchar
2. Pemodelan Database
a) Conceptual Data Model
Bentuk conceptual Data Model sistem informasi di bawah ini
merupakan suatu model konseptual obyek data yang belum
ditetapkan dalam database, dan merupakan suatu
keseluruhan struktur logis dari suatu database. Adapun
conceptual data model digambarkan pada gambar 3.17
berikut :
Gambar 3.17
Conceptual Data Model
43
b) Physical data Model
Physical data model pada sistem informasi ini menjelaskan
hubungan antara entitas yang nantinya akan digunakan
sebagai tempat penyimpanan. Adapun physical data model
dari sistem informasi pengarsipan dan monitoring surat
masuk pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat (DPMD)
Kabupaten Situbondo sebagaimana pada gambar 3.18
berikut :
Gambar 3.18
Physical Data Model
e. Identifikasi dan Desain User Interface

1. Identifikasi Interface
a) Desain Interface Login
Interface ini adalah halaman untuk menuju ke halaman utama
di setiap pengguna untuk mengelola menu-menu dalam
content web. Untuk memasuki sistem ini pengguna atau user
diminta untuk mengisi username, password dan memilih
level.
b) Desain Interface Halaman Utama
Interface ini adalah halaman utama di setiap hak akses use
dalam mengelola menu-menu yang terdapat dalam sistem.
44
2. Desain Interface
a) Desain Interface Login
Adapun desain interface login ditampilkan seperti pada
Gambar 3.19
Desain Interface Login
b) Desain Interface Halaman Utama

Adapun desain interface halaman utama ditampilkan seperti
pada gambar 3.20 berikut :
Gambar 3.20
Desain Interface Halaman Utama
BAB 4
IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 Konstruksi Sistem

Konstruksi sistem adalah kegiatan membangun sarana
maupun prasarana dalam sebuah bidang arsitektur. Dalam sebuah
konstruksi juga dikenal sebagai bangunan atau satuan infrastruktur
pada sebuah area atau pada beberapa area. Secara ringkas
konstruksi didefinisikan sebagai objek keseluruhan bangunan yang
terdiri dari bagian-bagian struktur.
a. Kebutuhan Sistem
Untuk menunjang penerapan sistem yang dirancang
dibutuhkan komponen-komponen yang sangat berperan terhadap
kebutuhan sistem. Berikut rincian komponen-komponen yang
dibutuhkan untuk menunjang Sistem Informasi Pengarsipan dan
Monitoring Surat Masuk di DPMD Kabupaten Situbondo.
1. Hardware
Spesifikasi perangkat keras (hardware) minimum yang
dibutuhkan dalam penerapan program Sistem Informasi
Pengarsipan dan Monitoring Surat Masuk di DPMD Kabupaten
Situbondo adalah sebagai berikut :
a) Processor Processor AMD A8-6410 APU with AMD R5
Graphics 2.00 GHz atau lebih
b) Memory 512 MB, disarankan lebih tinggi
c) Hardisk 5 GB atau lebih
d) VGA card minimal 32 Mb, disarankan lebih
2. Software
Spesifikasi perangkat lunak (software) yang dibutuhkan untuk
dapat menjalankan/ mengimplementasikan program ini adalah
sebagai berikut :
a) Sistem Operasi Windows XP/ Windows Vista/ Windows 7/
Windows 8/ Windows 10/ Linux/ Mac OS
b) Program aplikasi XAMPP versi 5.6.19 atau yang lebih ter-
update
c) Program aplikasi browser seperti Internet Explore, Google
Chrome, Mozilla Firefox atau yang lainnya.
45
46
3. Brainware
Brainware adalah orang atau pengguna yang menggunakan dan
mengoperasikan komputer baik berperan sebagai admin
ataupun user. Barinware sebagai administrator adalah orang
atau pengguna yang mengelola sistem. Sedangkan user adalah
pengguna sistem yang hanya dapat mengoperasikan namun
tidak dapat mengolah sistem secara menyeluruh.
b. Menjalankan Sistem
Menjalankan sistem merupakan serangkaian prosedur untuk
bisa mengoperasikan suatu sistem. Berikut ini adalah langkah-
langkah menjalankan sistem :
1. Jalankan file xampp
2. Kemudian akan muncul tampil pilihan untuk memilih module
yang akan digunakan. Seperti pada gambar 4.1 di bawah ini :
Gambar 4.1
XAMPP Control Panel
3. Kemudian buka aplikasi browser, ketikkan

http://localhost/phpmyadmin untuk membuka database di
phymyadmin seperti pada gambar 4.2 di bawah ini:
47
Gambar 4.2
PHP MyAdmin
4. untuk membuka project web yang kita buat, ketikkan nama

project web yang kita buat seperti
http://localhost/SIPEMO/administrator seperti pada gambar 4.3
di bawah ini :
Gambar 4.3
Membuka Project Web
48
c. Segemen Program
1. Koneksi
Segmen program 4.1 ini digunakan unruk pengkoneksian PHP
dengan databese MySQL. Berikut ini source codenya.
Segmen Program 4.1 Koneksi
<?php
$con = new mysqli

("localhost","root","","bismillah_bisa");
if($con->connect_error){
die("koneksi gagal : ".$con->connect_error."
".$con->connect_error);
}
?>
2. Log out
Log Out merupakan cara user agar user dapat keluar dari sistem.
Adapun source code untuk log out yaitu seperti pada source
code segmen program 4.2 di bawah ini :
Segmen program 4.2 Log Out
<?php
Session_start();
Unset ($_SESSION[‘login];
Session_destroy();
Header(‘location ; index.php’);
?>
3. Log in
Segmen program login merupakan source code untuk mengecek
para pengguna sistem agar bisa mengakses modul yang ada
dalam sistem tersebut berdasarkan type login yang digunakan .
Segmen program 4.3 digunakan untuk mencetak username,
password dan level. Apabila username, password, dan level
cocok, maka akan masuk kehalaman sesuai dengan hak akses.
Adapun source code untuk log in yaitu seperti pada source code
segmen program 4.3 di bawah ini :
49
Segmen Program 4.3 Login

<?php
Error_reporting(0);
Session_start();
$_SESSION[‘level’] == [‘level’];
If($level == “admin”)
{
?>
<script>
Alert(“Login Sukses”);
Windows.location.href=’Admin.php?target=’;
</script>
<?php
}else if ($level == “pimpinan”){
?>
<script>
Alert (“login sukses”);
Window.location.href=’kadis.php?=target=’;
</sript>
<?php
} else if ($level == “kasubag”){
?>
<script>
Window.location.href=’kasubag.php?=target=’;
</sript>
<?php
} else if ($level == “sekdis”){
?>
<script>
Window.location.href=’sekdis.php?=target=’;
</sript>
<?php
} else if ($level == “bidang”){
?>
<script>
Window.location.href=’bidang.php?=target=’;
</sript>
<?php
}else{
?>
<script>
Window.location.href=’login.php’
</script>
<? php
?>
50
4. Tambah Data
Segmen program 4.4 digunakan untuk menambah data yang
akan diinput dan disimpan kedalam database. Segmen Program
dapat dilihat pada keterangan di bawah ini :
Segmen Program 4.4 Tambah Data
<?php
//start input
If($opsi == “input”){
$jenissurat = $_POST[‘jenissurat’];
$con->query(“INSERT INTO jenissurat (jenissurat
VALUES (‘”.$jenissurat.”’)”);
?>
<script type=”text/javascript”>
Window.location,href=’admin.php?tar
get=jenissurat’;
</script
<?php
}
?>
5. Edit Data
Segmen Program 4.5 digunakan untuk memperbarui data yang
telah diinputkan. Segmen Program dapat dilihat pada
keterangan di bawah ini :
Segmen Program 4.5 Edit Data

<?php
//start update
If($opsi == “update”){
$id = $_POST[‘id’];
$jenissurat = $_POST[‘jenissurat’];
$con->query(“UPDATE jenissurat SET jenissurat =
‘”.$jenissurat.”’
WHERE jenissurat = ‘”.$id.”’”);
?>
Window.location,href=’admin.php?tar
get=jenissurat’;
</script
<?php
}
?>
51
6. Hapus Data
Segmen Program 4.6 digunakan untuk menghapus data yang
telah diinputkan. Penjelasan Segmen Program dapat dilihat pada
keterangan di bawah ini :
Segmen Program 4.6 Hapus Data

<?php
//start input
If($opsi == “delete”){
$id =$_GET[‘id’];
$con->query(“DELETE FROM jenissurat WHERE
jenissurat = ‘”.$id.”’
“); ?>
Window.location,href=’admin.php?targ
et=jenissurat’;
</script
<?php
}
?>
4.2 Pengujian
Pada penjelasan kali ini, akan dibahas tentang cara kerja dan
petunjuk penggunaan program. Tujuan dari pengujian ini adalah
untuk menjamin bahwa perangkat lunak memiliki kualitas yang baik.
a. Cara Kerja Sistem
Ketika akan menjalankan sebuah aplikasi, pastikan web
browser telah terinstal pada komputer yang akan digunakan.
Adapun penjelasan tentang cara kerja pada Sistem Informasi
Pengarsipan dan Monitoring Surat Masuk yaitu sebagai berikut :
1. Log in
Agar bisa mengakses modul yang ada dalam sistem tersebut
berdasarkan type login yang digunakan, maka harus login
terlebih dahulu dengan mengisi username, password dan level
pada form login yang sesui dengan database. Adapun tampilan
log in ialah seperti pada gambar 4.4 di bawah ini :
52
Gambar 4.4
Form Log In
2. Halaman Admin
Halaman admin merupakan tampilan ketika user login ke sistem
sebagai level admin. Yang mana level admin bisa mengakses
semuanya sebagaimana admin bisa create, update, delete dan
juga bisa melihat laporan. Adapun tampilan halaman admin
yaitu seperti pada gambar 4.5 di bawah ini :
Gambar 4.5
Halaman Utama Admin
53
3. Halaman Kasubag
Halaman kasubag merupakan tampilan ketika user login ke
sistem sebagai level kasubag. Yang mana level kasubag hanya
bisa meng-ACC surat masuk. Adapun tampilan halaman kasubag
Gambar 4.6
Halaman Utama Kasubag
4. Halaman Sekdis
Halaman sekdis merupakan tampilan ketika user login ke sistem
sebagai level sekdis. Level sekdis bisa meng-ACC surat masuk,
dan meng-ACC disposisi surat ketika disposisi tersebut diarahkan
ke sekertaris dinas. Adapun tampilan halaman sekdis yaitu
seperti pada gambar 4.7 di bawah ini :
Gambar 4.7
Halaman Utama Sekdis
54
5. Halaman Kadis
Halaman kadis merupakan tampilan ketika user login ke sistem
sebagai level kadis. Level kadis bisa meng-ACC surat masuk,
mendisposisi surat masuk dan bisa mengakses laporan. Adapun
tampilan halaman kadis yaitu seperti pada gambar 4.8 di bawah
ini :
Gambar 4.8
Halaman Utama Kadis
6. Halaman Bidang 1
Halaman bidang 1 merupakan tampilan ketika user login ke
sistem sebagai level bidang 1 . Level bidang 1 hanya bisa meng-
ACC disposisi surat ketika disposisi tersebut diarahkan ke Kepala
Bidang Bina Pemerintahan Desa (Bidang 1). Adapun tampilan
halaman sekdis yaitu seperti pada gambar 4.9 di bawah ini :
Gambar 4.9
Halaman Utama Bidang 1
55
7. Halaman Bidang 2
Bidang Bina Pemberdayaan Masyarakat dan Kelembagaan
Kemasyarakatan (Bidang 2). Adapun tampilan halaman sekdis
Gambar 4.10
8. Halaman Bidang 3
Bidang Pembangunan Desa (Bidang 3). Adapun tampilan
halaman sekdis yaitu seperti pada gambar 4.11 di bawah ini :
Gambar 4.11
56
9. Tambah Data
Saat akan menambah data bisa dipilih dari menu yang tersedia,
seperti saat akan menambah data surat masuk yang akan masuk
kedalam database seperti pada gambar 4.12 di bawah ini :
Gambar 4.12
Form Tambah Data
10. Edit Data

Data yang telah tersimpan dapat diperbarui dengan mengklik
tombol edit pada data yang telah ada maka tampilan form edit
Gambar 4.13
Form Edit Data
11. Tampilan Cetak Surat masuk

Tampilan cetak surat masuk ini, merupakan laporan surat masuk
yang diterima oleh Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
57
Kabupaten Situbondo. Adapun output yang dihasilkan seperti

pada gambar 4.14 di bawah ini :
Gambar 4.14
Laporan Surat Masuk
12. Tampilan Cetak Monitoring

Tampilan cetak monitoring ini merupakan laporan monitoring
surat masuk yang dimulai dari kasubag, sekertaris dinas, kepala
dinas dan bidang yang menerima. Adapun output yang
dihasilkan seperti pada gambar 4.15 di bawah ini :
Gambar 4.15
Laporan Monitoring
13. Tampilan Cetak Disposisi

Tampilan cetak disposisi ini merupakan disposisi surat masuk
yang diberikan Kepala Dinas kepada bidang, baik bidang 1,
58
bidang 2 maupun bidang 3. Adapun output yang dihasilkan

Gambar 4.16
Disposisi Surat Masuk
b. Hasil Pengujian
Hasil pengujian dari sistem yang dibangun diharapkan dapat
memberikan masukan untuk perbaikan sistem yang lebih baik. Hasil
pengujian ini berupa testing terhadap penggunaan sistem yang
dibangun, apakah sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Juga list
daftar bug atau error yang terjadi pada sistem informasi
pengarsipan dan monitoring surat masuk ini serta masukan-
masukan dan saran untuk perbaikan sistem.
Pengujian sistem melibatkan pihak yang berkaitan dengan
sistem yang dibangun, khususnya pihak-pihak yag mempunya akses
terhadap sistem ini.
4.4 Maintenance
Tentu saja pengembangan sistem sangat diperlukan dalam
memelihara aplikasi ini karena sistem yang dibuat tidak selamanya
hanya seperti itu. Ketika dijalankan kemungkinan masih ada error
kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan
fitur-fitur yang belum ada dalam aplikasi tersebut.
BAB 5
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari pembahasan yang telah dipaparkan dari bab-bab
sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya program
sistem informasi pengarsipan dan monitoring surat masuk pada
Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupateb Situbondo
ini dapat memudahkan dalam proses pendataan, monitoring surat
masuk dan pelaporan yang telah berjalan saat ini.
Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan
MySQLi, yang mana semua data transaksi yang berhubungan
dengan surat masuk diinput dan di proses sehingga menghasilkan
output berupa laporan surat masuk dan laporan monitoring surat
masuk yang dapat dicetak secara langsung oleh sistem.
5.2 Saran
Karena sistem ini masih jauh dari kata sempurna,oleh sebab
itu diperlukan adanya pengembangan sistem sehingga pencakupan
nilainya menjadi lebih luas serta menjadi lebih baik dan sempurnna
dari sebelumnya. Keamanan dari sistem ini juga masih perlu adanya
pengembangan.
59
DAFTAR PUSTAKA
Andika Dwiky. 2016. “Pengertian Flowchart”. Dalam www.it-

jurnal.com. 10 Agustus.
Celya Inna Daniastari Kusnidar, 2014. “Sistem Informasi Arsip Surat
Keluar pada Bagian Organisasi dan Pemberdayaan Aparatur
Daerah Sekretariat Kota Bandung”. Bandung.
Dian Oky Prasetya. 2016. “Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat
Masuk dan Surat Keluar pada Polrestabes Semarang”.
Semarang.
Eka Hanura Santika. 2016. ”Analisis Sistem Informasi Pengelolaan
Surat Masuk di Humas PT Len Industri”. Bandung
Faddyahsari Permana Hakim. 2015. “Sistem pengelolaan Distribusi
dan Monitoring Surat menyurat di BRI Syariah Surabaya“.
Surabaya.
Fadillah, Muhammad Noor, 2012. “Membangun Aplikasi Penjualan
Makanan Siap Saji”.
Homaidi Ahmad, Pemodelan Sistem Menggunakan Power Designer,
Situbondo : AMIKI Press, 2014, hal. 19.
Nuraida Ida, S.E., Manajemen Administrasi Perkantoran, Semarang :
Kanisius, 2017, hal. 92.
Nugoro, Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan
MySQL (Yogyakarta : Gava Media, 2009), hlm. 23.
www.maxmanroe.com, 2019, “Pengertian Surat dan Jenisnya, Fungsi,
dan Macam-Macam Surat”, 4 Agustus
www.pengetahuandan teknologi.com, 2017, ”Motode Waterfall”, 1
Agustus
Yunaeti Elisabet Anggraeni dan Rita Irviani, Pengantar Sistem
Informasi, Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2017, hal. 1.
CURICULUM VITAE
Nama Lengkap : Novita Amalia

NPM : 2017041107
Tempat, Tanggal Lahir : Jember, 13 April 2000
Progra Studi : Manajemen Informatika
Nama Orang Tua

Ayah : Aliman
Ibu : Umi Kulsul
Latar Belakang Pendidikan

SD : SDN Karangsono 04
SMP : SMPN 1 Bangsalsari
SMK : SMK Ibrahimy 1 Sukorejo
Pengalaman Organisasi : 1. Anggota OSIS SMPN 1 Bangsalsari

2. Gubernur BEM Fakultas SAINTEK
Alamat Rumah : Karangsono- Bangsasari – Jember

No. Telpon : 085101465857
E-mail : Novitaamalia130400@gmail.com
LAMPIRAN

Kti Monitoring Surat Masuk

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Kti Monitoring Surat Masuk

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DAN MONITORING

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DAN MONITORING

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DAN MONITORING

Untuk dapat diajukan dalam seminar laporan Praktek

Taufik Saleh, M.Kom

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DAN MONITORING

Telah dipertanggungjawabkan didepan dewan penguji

Lukman Fakih, M.Kom Aisyatin Masruroh, S.Kom

Laporan PKL ini diterima sebagai salah satu

Abd. Ghofur, M.Kom

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Novita Amalia

Dengan ini saya menyatakan bahwa praktek kerja lapangan dengan

Situbondo, 19 September 2019

Sang Maha pencipta, Allah SWT.

Sang pencerah Dunia, Baginda Nabi Muhammad SAW

Pengasuh Pondok Pesantren Salafiyah

Kedua Orang tua ku (Bapak-Ibu) Tercinta

Sukorejo, 19 September 2019

HALAMAN JUDUL ..................................................................... i

Source Code Halaman

1.1 Latar Belakang

dan rusaknya dokumen, serta surat masuk sulit untuk dimonitoring

1.2 Identifikasi Masalah

1.3 Rumusan Masalah

1.4 Batasan Masalah

1.5 Tujuan Penelitian

a. Untuk merancang dan membangun “Sistem Informasi

1.6 Manfaat Penelitian

1.7 Metode Penelitian

1.8 Metode Pengembangan Sistem

1.9 Sistematika Pembahasan

2 www.pengetahuandan teknologi.com, 2017, ”Motode Waterfall”, 1 Agustus

BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

2.1 Penelitian Terdahulu

Berdasarkan masalah diatas, peneliti membuat perangkat lunak

2.2 Landasan Teori

Sistem informasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang-

ditetapkan,untuk kemudian diambil tindakan korektif bagi

Terminal Point Simbol untuk permulaan

Sub Proses Simbol untuk pelaksanaan

Anak Panah Simbol yang digunakan

Keputusan/decision Simbo pemilihan

Gane & Sarson Yourdon & De Marco

c) Data Flow / Arus Data

d) Data Store / Penyimpanan data

Gane & Sarson Yourdon & De Marco

• Aliran data harus selalu diawali dan diakhiri dengan

garis, sedangkan entity lemah disajikan dengan persegi

relation lainnya. Foreign key biasanya digunakan

b) Binary Degre (Derajat Dua)

c) Ternary Degre (Derajat Tiga)

3. Cardinality Rasio Contraint

4. Langkah Membuat ER-Diagram

2.4 perangkat Lunak yang Digunakan

XAMPP versi linux disebut LAMPP, namun sekarang diganti

3.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian

b. Keadaan Sistem Yang Berjalan

3.2 Alur Proses

c) Proses monitoring surat masuk

b) Monitoring Surat Masuk

b. Identifikasi dan Analisis Kebutuhan