Kode MK/SKS: MKK 2111/ 2

1. Tujuan Mata Kuliah:

a. Deskripsi Singkat : Mata kuliah ini membahas tentang Menjelaskan pengertian

kesekretariatan, hubungan antara kesekretariatan, sekretariat dan
sekretaris, macam-macam sekretaris, peranan dan lingkup tugas
sekretaris, peranan dan tugas sekretaris, syarat-syarat minimal
untuk menjadi seorang sekretaris

b. Manfaat mata kuliah ini bagi mahasiswa adalah : dengan mengikuti mata kuliah ini maka
mahasiswa memperoleh bekal unutuk mengikuti mata kuliah PKA
akuntansi perusahaan dagang/jasa dan bekal untuk bekerja pada
perusahaan dagang/jasa dalam membuat menganalisis transaksi,
membuat jurnal sampai pada membuat laporan keuangan secara
sederhana.

c. TIU : Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa diharapkan trampil

dalam proses penyusunan laporan keuangan untuk perusahaan jasa
& perusahaan dagang yang sederhana

PENGANTAR SEKRETARIS

Pengertian kesekretariatan
Kesekretariatan dapat di artikan sebagai segala pekerjaan atau aktivitas yang di lakukan oleh
sekretariat, sedangkan pengertian secretariat menurut Tha Liang Gie (1986), dalam Kamus
Administrasi Perkantoran adalah “secretariat merupakan sebutan untuk suatu organisasi yang
tugas pokoknya melaksanakan pelbagai kerja ketatausahaan.”
Menurut Webter’s Third New International Dictionary (1982) sekretariat adalah
● The Office or position of secretary
● A secetarial corps ( as in a bussiness office ) : the working force of secretaries or the clerical
of an organization
● The government administrative department presided over by a secretary general
Artinya kurang lebih :
Kantor atau posisi seorang secretaris
● Suatu kelompok pekerja sekretaris (seperti dalam suatu kantor perusahaan ) : satuan kerja
yang terdiri dari sekretaris-sekretaris atau staff kantor dari suatu organisasi.
● Bagian administrasi pemerintah yang di ketahui oleh seorang sekretaris jenderal atau seorang
secretaris cabinet
● Suatu tempat yang di kuasai oleh suatu sekretariat pemerintah staff sekretariat
Dari pengertian-pengertian diatas ternyata sekretariat dapat di bedakan antara lain adalah :
1. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris, misalnya kantor sekretaris seorang pimpinan,
ruang Kepala Bagian Tata Usaha
2. kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan tugas tata usaha,
misalnya karyawan bagian umum atau bagian tata usaha suatu organisasi
3. bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang
tercapainya tujuan organisasim misalnya Bagian Tata Usaha atau Bagian Umum ata
Bagian Administrasi Umum, Kantor Pusat sering juga disebut Sekretariat Umum

Macam-macam sekretariat
jika dilihat kembali pengertian sekretariat, maka dapatlah dikatakan bahwa ada 3 macam
sekretariat, yaitu sebagai berikut:
1. Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris. Sekretariat ini biasanya
merupakan sekrtariatnya seorang pemimpin. Misalnya Sekretariat Direktur Utama,
Sekretariat Manajer Personalia, Sekretariat Manajer Produksi dan lain-lain.
2. Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris, Sekretariat ini biasanya merupakan
sekretariat dari suatu bagian pada suatu organism. Misalnya Sekretariat Bagian Produksi,
Sekretariat Bagian Personalia dan sebagainya.
3. Sekretariat sebagai badian dari suatu organisasi. Sekretariat ini merupakan sekretariatnya
suatu organisasi. Sekretariat ini sering disebut sebagai Sekretariat Umum, Bagian Umum,
Bagian Administrasi Umum atau Kantor Pusat.

Macam-macam sekretaris.
Berdasarkan uraian dari macam-macam sekretariat dapat diketahui bahwa macam sekretaris
adalah 3 yaitu:
 ● Sekretaris yang menangani sekretariatnya seorang pimpinan, yang sering disebut
Sekretaris Pribadi, Sekretaris Pimpinan, Sekretaris Direktur, dan Sekretaris Direksi atau
di Indonesisa sering disebut “Sekretaris”. Misalnya Sekretaris Direktur, Sekretaris
Manajer, Sekretaris Manajer Produksi, Sekretaris Manajer Pemasaran, dan sebagainya.
● Sekretaris yang merupakan kelompok orang yang menangani sekretariat suatu bagian
atau unit dari suatu organism. Para sekretaris ini sering disebut sebagai Sekretaris Kantor,
Tenaga Administrasi, Karyawan Kantor, atau Karyawan Tata Usaha.
● Sekretaris yang menangani sekretariat suatu organisasi. Di sini biasanya akan dikepalai
oleh seorang sekretaris yang sering disebut sebagai Executive Secretary (Sekretaris
Eksekutif), Kepala Sekretariat Umum, Kepala Bagian Umum, Kepala Bagian Tata Usaha,
Kepala Bagian Administrasi Umum atau Kepala Kantor Pusat

Peranan dan Lingkup Tugas Sekretariat

Dari pengertian sekretariat dapat di katakan peranan sekretariat adalah melakukan aktivitas
penunjang terhadap satuan organisasi lain untuk memperlancar aktivitas pokoknya sehingga
dapat memperlancar dalam usaha mencapai tujuan pokok.
Untuk memahami aktivitas penunjang yang di lakukan oleh sekretariat, ada baiknya kita
kutip pendapat The Liang Gie (1986, hal 26), dalam bukunya administrasi perkantoran modern
yang menyebutkan : “---- tata usaha di rumuskan sebagia segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang di perlukan dalam suatu organisasi “. Pendapat ini hampir sama
dengan yang di kemukakan oleh Huffiman dan kawan-kawan (1965), bahwa pada dasarnya
kantor akan mempunyai tiga fungsi utama yaitu : “record keeping, communication,
computation”.
Dari uraian ketiga fungsi di atas di jelaskan sebagai berikut:
● Record keeping. Aktivitas ini dapat mencakup menerima, menerima, mencatat, menyimpan,
memelihara catatan-catatan data dan informasi yang di butuhkan oleh suatu organisasi.
Aktivitas menrima informasi dapat berupa:
o Menerima surat dari organisasi lain
o Menerima laporan dari suatu bagian
o Menerima dari mass media
 o Atau sumber-sumber informasi yang lain.
Dari uraian di atas dapat di simpulkan bahwa sekretariat dalam menjalankan perannya secara
garis besr mempunyai tiga aktivitas utama berikut ini :
● Pengelolaan informasi, yang meliputi hal-hal berikut :
o Penerimaan surat, laporan dan bentuk-bentuk informasi lain, baik dalam maupun dari luar
organisasi,
o Pencatatan informasi yang telah di terima,
o Manajemen kearsipan dan filling,
o Pengolahan informasi
● Pengelolaan komunikasi, yang meliputi antara lain:
o Pengiriman surat dan bentuk informasi lain, baik ke dalam maupun keluar organisasi,
o Rapat,
o Memorandum,
o Menelpon,
o Menerima tamu dan bertamu.
● Pengelolaan medin dan peralatan, yang antara lain meliputi:
o Pembuatan formulir,
o Pengelolaan mesin-mesin kantor,pengelolaan kertas-kertas atau stasioneri.
Sekretaris sebagai pengelola orang lain. Dari perannya sebagai pelaksana sekretariat , dapat
diketahui bahwa sekretaris mempunyai bawahan. Jadi di sini sekretarsis akan mempunyai
kewajiban untyk mengelola bawahannya untuk melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan untuk
menunjang kelancaran organisasi. Selain itu bagi sekretaris pribadi juga akan mempunyai tugas
mengelola orang lain, yang dalam hal ini adalah adalah atasan dari sekretaris itu sendiri. Di sini
bukan berarti sekretaris akan mengelola semua aktivitas atasannya, tetapi hanya mengelola
hal-hal tertentu yang dapat membantu kelancaran tugas atasannya. Seperti misalnya membantu
mengatur jadwal kegiatan harian atasan, mengatur janji tamu atasan dengan para tamunya,
mengatur aktiivitas kunjungan atasan, mempersiapkan rapat pimpinan, menjamu tamu pimpinan,
membantu pembuatan laporan dan sebagainya.
Kemudian orang lain yang akan dikelola oleh sekretaris antara lain adalah para tamu perusahaan
atau para tamu pimpinan. Sehubungan dengan salah satu tugasnya yaitu tugas resepsionis,
sekretaris akan berhubungan denganmasalah tamu. Dalam hal ini sekretaris akan mempunyai
peran untuk mengelola para tamu tersebut, sehingga mereka akan dapat mencapai tujuannya
dalam bertamu dengan baik.
Sekretaris sebagai pekerja pembantu pimpinan atau atasan. Perannya adalah mengerjakan
pekrjaan-pekerjaan atasan atau pimpinan yang sifatnya kecil tetapi mempunyai arti atau
pengaruh yang besar untuk atasan da tidak sempat di tangani sendir. Misalnya mengurus
surat-surat untuk para pimpinan, menyusun laporan, membuat jadwal perjalanan dinas,
menyiapkan minuman untuk tamunya, mempersiap stasioneri dan lain sebagainya. Karna
pekerjaan-pekerjaan itu semuanya akan menunjang kelancaran tugas pimpinan atau atasan,
maka sering juga sekretaris di sebut sebagai pengelola waktu. Mengingat perannya yang lain
sudah barang tentu sekretaris di tuntut untuk dapat mengelola waktunya dengan baik. Hal ini
akan berpengaruh terhadap keberhasilan dia dalam menjalankan setiap perannya. Jadi disini
seorang sekretaris di tuntut untuk dapat memanfaatkan waktunya sebaik mungkin untuk
melakukan peran-perannya.
Martono (1986), mengatakan bahwa tugas pokok seorang sekretaris meliputi kegiatan berikut ini:
a) Menjalankan tugas kantor yang umum dan pekerjaan pimpinan yang kurang penting
sebagai pembantu pimpinan
b) Menulis stenogram dari pimpinan dengan tulisan atau mesin pendikte serta
menterjemahkan, mengetik dan lain-lain pekerjaan tulis menulis.
c) Menerima dan menbuka surat yang khusus untuk pimpinan.
d) Melayani telpon
e) Menerima tamu dengan memberi keterangan yang di perlukan.
f) Mengatur perjanjian dengan memberi jam-jam tertentu kalau ada pejabat akan
menghubungi pimpinan.
g) Memuat laporan dan pekerjaan rutin lainnya.
h) Mengatur file
i) Keperluan tentang book keeping
j) Menagih rekening para langganan
k) Mengisi formulir
l) Menyelesaikan chek, mencatat pengeluaran dan ongkos-ongkos.
 m) Mengatur perjalanan dinas, menghubungi travel-travel biro, biro perjalanan, perjalanan
angkutan, dan lain-lain.
n) Ikut mengawasi karyawan di bawah asuhan pimpinannya.
o) Cakap mempergunakan mesin dan perwatannya.
p) Mendikte surat kepada pegawai lainnya.
q) Menerima laporan-laporan

Kesimpulan
Pengertian kesekretariatan dapat di artikan sebagai pekerjaan atau aktifitas yang di lakukan oleh
sekretariat. Sedangkan pengertian dari sekretariat adalah dapat mencakup tiga maksud yaitu:

⮚ Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris

⮚ Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan tugas tata usaha

⮚ Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketata-usahaan untuk menunjang

tercapainya tujuan organisasi.

Dari pengertian di atas dapatlah di hubungkan antara kesekretariatan, sekretariat dan sekretaris
menjadi sebagai berikut kesekretariatan adalah pekerjaannya, sekretariat adalah tempatnya,
sedangkan sekretaris adalah pelaku atau orangnya.
Dari pengertian sekretariat dapatlah di ketahui bahwa ada tiga macam sekretariat yaitu:

⮚ Sekretariat yang hanya di tangani oleh satu orang sekretaris.

⮚ Sekretariat yang di tangani oleh beberapa orang sekretaris

⮚ Sekretariat yang merupakan bagian dari suatu organisasi

Berdasarkan dari macam-macam sekretariat dapat di ketahui bahwa ada tiga macam sekretaris
yaitu:

⮚ Sekretaris yang menangani sekretariatnya seorang pimpinan yang sering di sebut

sekretaris pribadi, sekretaris pimpinan, sekretaris direktur, sekretaris direksi, dan private
secretary atau di Indonesia sering di sebut “sekretaris”.

⮚ Sekretaris yang merupakan kelompok orang yang menangani sekretariat suatu bagian

atau unit dari suatu organisasi yang sering di sebut sebagai sekretaris kantor, tenaga
administrasi, karyawan kantor, atau karyawan tata usaha.

⮚ Sekretaris yang menangani sekretariat suatu organisasi yang di pimpin oleh seorang

Executive Secretary ( Sekretaris Eksekutif ). Sebutan yang lain adalah kepala sekretariat
umum, kepala bagian umum, kepala bagian tata usaha, atau kepala kantor.

PENJADWALAN KERJA

Sasaran belajar
Setelah mempelajari bab ini dengan baik, di harapkan anda mampu:
● Menjelaskan pentingnya rencana kerja yang baik;
 ● Menjelaskan macam-macam pekerjaan ;
● Menyusun rencana kerja rutin atau harian ;
● Menyusun rencana kerja temporer atau proyek ;
● Mempergunakan buku agenda harian dengan baik.

Pentingnya rencana kerja yang baik

Rencana kerja dapat di katakan sebagai penentuan aktivitas atau pekerjaan yang akan di lakukan
pada waktu yang akan datang, sesuai dengan tujuan yang telah di tetapkan. Untuk memahami
pentingnya pere ncanaan kerja yang baik, perhatikan kasus berikut ini : Pada awal bulan yang
lalu ada sekretaris yunior yang baru bekerja satu bulan kemudian keluar, padahal sebelumnya di
telah menyelesaikan pendidikan Sekretaris Eksekutif dan lulus dengan nilai yang memuaskan.
Selama pendidikan dia juga melakukan praktek-praktek selain teori. Jadi, dapat di katakan dia
sudah paham betul dengan macam-macam tugas seorang sekretaris pimpinan atau sekretaris
pribadi.
Setelah di selidiki, ternyata dia merasa tidak betah bekerja di karenakan sering di marahi oleh
atasannya. Setelah di telusuri lebih jauh dia sering di marahi oleh atasannya karena sering
terlambat menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini bukan karena dia malas, tetapi dia selalu sibuk
mengerjakan tugas-tugasnya, karena ada saja pekerjaan yang tidak terselesaikan tepat pada
waktunya. Begitu sibuknya dia, seringkali dia terpaksa bekerja lembur dan sering dia
mengabaikan dering telepon di mejanya. Akibatnya dia juga sempat istirahat dengan tenang
walaupun hanya sebentar. Boleh di katakan, dia selalu saja merasa di kejar-kejar oleh
tugas-tugasnya jika berada di belakang meja kerjanya. Oleh karena itulah dia tidak dapat
bertahan lagi berada di belakang meja kerjanya setelah bekerja satu bulan.
Untuk menjawab dua pertanyaan di atas, terlebih dahulu perlu di ketahui masalah yang di hadapi
oleh sekretaris satu persatu, yaitu sebagai berikut:
a. Sering di marahi oleh atasannya
b. Sering terlambat menyelesaikan pekerjaannya
c. Sering mengabaikan dering telepon di mejanya
d. Sering kerja lembur
e. Tidak dapat beristirahat dengan tenang
f. Merasa selalu di kejar-kejar tugas
Dari contoh kasus di atas dapatlah di pahami bahwa arti penting suatu rencana kerja yang baik
adalah:
● Dapat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang tepat ; atau dengan
kata lain dapat bekerja dengan efektif dan efisien
● Dapat mengurangi kerja lembur
● Dapat menangani pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya mendadak atau tidak terencana,
seperti misalnya panggilan telepon,
● Dapat memanfaatkan waktu istirahatnya dengan baik,
● Tidak tegang dalam menghadapi pekerjaan, yang akhirnya akan mengurangi tingkat stres
dalam bekerja,
● Tidak akan sering di marahi oleh atasan

Macam Pekerjaan
Sebelum membahas cara membuat jadwal atau rencana kerja, terlebih dahulu perlu di pahami
tentang pekerjaan. Secara umum pekerjaan dapat di kategorikan menjadi tiga macam, yaitu:
pekerjaan rutin, pekerjaan temporer dan pekerjaan pengganggu.
Pekerjaan rutin adalah pekerjaan yang dikerjakan ruti (terus-menerus) pada suatu periode waktu
tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya. Pekerjaan yang di lakukan rutin di
lingkungan kantor antara lain sebagai berikut :
● Menerima surat masuk ; pekerjaan ini biasanya di lakukan setiap hari kerja pada pagi hari.
Bahkan untuk organisasi yang cukup besar, aktivitas ini sering di lakukan dua kali dalam
sehari, pagidan siang.
● Menerima telepon ; dalam setiap harinya suatu organisasi tidak akan pernah lepas dari
telepon. Jadi setiap organisasi secara rutin menerima telepon-telepon yang berasal dari luar.
● Membuat laporan berkala ; laporan ini periodenya macam-macam, ada yang harian,
mingguan, bulanan, tahunan, dan seterusnya.
● Menyediakan minuman untuk atasan oleh sekretaris pimpinan, pekerjaan ini biasanya di
lakukan pada pagi hari dan siang hari, atau tergantung dari kebiasaan si pimpinan.
Pekerjaan temporer a`dalah pekerjaan yang di kerjakan pada waktu-waktu tertentu saja, dan
sifatnya tidak berulang-ulang dalam waktu yang relatif pendek. Sering juga aktivitas atau
pekerjaan ini di namakan pekerjaan proyek ; yaitu yang memakan waktu yang relatif dan
mempunyai beberapa tahapan aktivitas untuk menyelesaikannya. Misalnya menyelenggarakan
rapat pemegang saham, menerima kunjungan karyawisata di perusahaan, menyelenggarakan
pameran, penarikan tenaga kerja baru dan sebagainya. Selanjutnya, pekerjaan penggangu adalah
suatu pekerjaan yang harus di kerjakan pada saat kita sedang mengerjakan pekerjaan utama dan
memerlukan waktu yang mau tidak mau mempengaruhi terhadap proses pengerjaan utama.
Contohnya, menerima tamu yang datang pada saat kita sedang mengerjakan pekerjaa tertentu,
melayani panggilan telepon, menghadiri pertemuan mendadak dan sebagainya.
Jadi, pekerjaan pengganggu ini muncul di luar yang telah direncanakan, tetapi harus
dilaksanakan pada saat kita sedang melkukan pekerjaan yang telah direncanakan. Sudah barang
tentu pekerjaan pengganggu ini akan memperpanjang waktu yang diperlukan untuk mengerjakan
pekerjaan utama. Oleh karena itumunculnya pekerjaan pengganggu ini perlu diperhitungkan
pada waktu menyusun rencana kerja.
Pekerjaan pengganggu yang ada pada suatu kantor atau lingkungan pekerjaan sangat bervariasi.
Akan tetapi biasanya masing-masing lingkungan kerja akan mempunyai pekerjaan pengganggu
yang khas dan cenderung rutin terjadinya, sehngga dapat dipelajari atau lebih tepatnya dapat
diperkirakan, meski tidak dapat dipastikan terjadinya. Sebagai contoh, untuk kantor pimpinan
pada waktu antara jam 08.30 – 11.00 cenderung banyak tamu atau telepon, tetapi relatif jarang
pada saat menjelang jam kerja berakhir atau pada saat sudah mulai siang.
Untuk pekerjaan pengganggu yang datangnya dari luar kita sendiri cenderung lebih mudah
diperkirakan seperti misalnya, jam berapa kita biasanya merasa lapar, jam berapa kita merasa
haus dan sebagainya.
Untuk lebh memahai tentang macam-macam pekerjaan, kerjakanlah aktivita 2.1 di bawah ini.

Aktivitas 2.1
Sebutkanlah masing-masing 3 contoh secara jelas, bilamana perlu berikanlah keterangan, untuk :
a. Pekerjaan rutin ;
b. Pekerjaan proek/temporer ;
c. Pekerjaan pengganggu.
Sifat pekerjaan
Selain jenis atau macam pekerjaan untuk menyususn rencana kerja yang baik perlu juga
diketahui sifat dari pekerjaan. Untuk mengetahu sifat suatu pekrjaan, dapat dilihat dari berbagai
segi ; dan salah satunya adalah dari cara mengerjakannya.
Dilihar dari cara mengerjakannya, pekerjaan dapat digolongkan menjadi dua, yaitu pekerjaan
yang dapat dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan lain dan pekerjaan yang harus
dikerjakan tersendiri.
Pekerjaan yang dapat dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan lain contohnya adalah
sebagai berikut :
● Memperbanyak surat undangan di unit pengadaan dokumen. Pekerjaan ini memang menjadi
tugas sekertaris, tetapi dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan yang lain, karena yang
mengerjakan foto-copu adalah petugas di unit pengadaan dokumen. Sekretaris cukup hanya
mangantarkan nasakah undangan saja ke unit pengadaan dokumen ; dan setelah itu sekretaris
dapat mengerjakan pekerjaan lain di kantornya, sambil menunggu pekerjaa foto-copy selesai.
● Mencetak dokumen dengan printer. Jika dokumen yang dicetak jumlah halamannya banyak
dan menggunakan kertas bersambung (continues), atau printernya mempunyai fasilitas untuk
mengakses kertas secara otomatis, pekerjaan ini dapat dikerjakan secara bersamaan dengan
pekerjaan lain. Jadi, setelah printernya berjalan, sambil menunggu selesainya proses
pencetakan tersebut, kita dapat mengerjakan pekerjaan yang lain.
Pekerjaan yang dikerjakan secara tersendiri contohnya adalah sebagai berikut:
● Menelpon. Untuk menelpon dengan baik kita perlu konsentrasi yang baik. Maksudnya
konsentrasi hanya pada menelpon saja, tanpa diganggu oleh pekerjaan yang lain.
● Menerima dikte dari atasa. Jelas pekerjaan ini tidak dapat dilakukan dengan pekerjaan yang
lain.
● Menajdi notulis rapat. Pekerjaan ini juga tidak mungkin untk dilakukan bersamaan dengan
pekerjaan lain.
● Mengetik surat, waktu mengetik surat misalnya, tidaklah mungkin dipakai bersamaan dengan
waktu mengerjakan pekerjaan yang lain. Karena kita harus betul-betul memberi perhatian
dankonsentrasi secara penuh terhadap pekerjaan ini untuk pengetikan surat tidak boleh ada
kesalahan pengetikan.
Aktivitas 2.2
Berikanlah masing-masing 2 contoh pekrjaan yang dapat dikerjakan bersamaan dengan
pekerjaan lain dan pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan
lain. Jangan lupa berikanlah alasan masing-masing.