EndNote: gesto de referncias bibliogrficas e criao automtica de bibliografias

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ndice
Introduo ................................................................................................. 2 Funcionalidades ........................................................................................ 2 Como obter ............................................................................................. 2 Iniciar o EndNote ......................................................................................... 3 Janela de biblioteca................................................................................... 3 Criar uma nova biblioteca ............................................................................ 4 Definir as colunas apresentadas ..................................................................... 4 Definir uma biblioteca inicial ........................................................................ 5 Referncias bibliogrficas............................................................................... 6 Pr-visualizar referncias bibliogrficas ........................................................... 6 Pesquisar referncias bibliogrficas ................................................................ 7 Ordenar referncias bibliogrficas .................................................................. 8 Introduo de novas referncias bibliogrficas ...................................................... 9 Carregamento manual de referncias bibliogrficas ............................................. 9 Formatar o texto numa referncia.................................................................. 9 Importar novos registos para uma biblioteca.....................................................10 Carregamento de novos registos por conexo....................................................12 Usar o EndNote com o MSWord ........................................................................14 Definir o estilo para a bibliografia .................................................................14 Inserir e editar citaes .............................................................................15 Inserir citaes usando a funo CWYW ........................................................15 Inserir citaes usando a pesquisa ..............................................................15 Gerar a bibliografia...................................................................................16 Personalizar citaes individuais ...................................................................16

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Introduo
O EndNote um software de gerao automtica de bibliografias, desenhado para permitir aos investigadores guardar, organizar e usar as referncias bibliogrficas encontradas aquando das pesquisas na literatura. O EndNote simultaneamente: uma ferramenta de pesquisa online permite uma forma simples de pesquisa em bases de dados bibliogrficas e o seu armazenamento directo, permite ainda a importao directa de referncias bibliogrficas a partir de inmeras bases bibliogrficas online; uma base de dados de referncias bibliogrficas e imagens uma ferramenta especializada no armazenamento, gesto e pesquisa de referncias bibliogrficas, permitindo ainda a organizao de imagens, grficos, tabelas e figuras com a atribuio de palavras-chave que permitam a pesquisa; uma ferramenta para a gerao automtica de bibliografias formata citaes, figuras e tabelas no MSWord com as funes CWYW (Cite While You Write), permite ainda a criao de bibliografias com outros processadores de texto usando a funo RTF Document Scan.

Funcionalidades
As principais funcionalidades do EndNote podem ser identificadas como: criar bibliotecas (bases de dados) de referncias bibliogrficas sobre/para um tpico especfico download de referncias de catlogos de bibliotecas ou outras bases de dados electrnicas ligar referncias com documentos do processador de texto gerar bibliografias de acordo com estilos especficos para publicao

Como obter
O EndNote est instalado na maioria dos computadores da FEUP (laboratrios) e foi disponibilizado nos servidores centrais do CICA. Para instalao nos PC's pessoais, foi colocada uma cpia no servidor software. Para iniciar o processo de instalao: 1. fazer um clique no boto Iniciar (Start) e escolher a opo Executar (Run); 2. escrever o comando seguinte e premir Enter \\software\Repositorio\Publico\EndNote\{verso}; 3. iniciar o processo de instalao atravs do Setup.exe.

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Iniciar o EndNote
Para iniciar o EndNote no Windows usar o comando Iniciar >> Todos os programas >> EndNote >> EndNote Program. Quando o programa abre apresentada uma caixa de dilogo que permite abrir uma biblioteca j existente ou criar uma nova. Est disponvel uma biblioteca de demonstrao dentro da pasta Examples >> Paleo, na pasta de instalao do programa no computador. Para abrir uma biblioteca j existente tambm possvel usar o comando File >> Open >> Open Library e seleccionar a biblioteca desejada.

Janela de biblioteca
Biblioteca o termo usado pelo EndNote para descrever o ficheiro usado para guardar as referncias bibliogrficas, contendo a informao necessria para criar uma bibliografia. possvel guardar ainda informao adicional, como palavras-chave, notas e resumos. Cada biblioteca pode conter at um mximo de 32.000 referncias ou atingir o tamanho mximo de 32MB. Cada campo numa referncia pode conter at 32.000 caracteres, com um limite de 64.000 caracteres por referncia. Cada biblioteca um ficheiro independente que pode ser normalmente manipulado pelo sistema operativo, no havendo qualquer limite ao nmero de bibliotecas que se podem criar. Quando se abre uma biblioteca apresentada na janela de biblioteca uma listagem de todas as referncias bibliogrficas existentes. Por defeito a lista composta de 5 colunas: um clip quando existem ficheiros associados ao registo, o ltimo nome do primeiro autor, o ano de publicao do documento, o ttulo e o URL.

A largura de cada uma das colunas pode ser ajustada, movendo os respectivos separadores. Ao fundo esquerdo da janela de biblioteca apresentado o nmero de referncias bibliogrficas que esto a ser apresentadas e o total de referncias existentes na biblioteca.

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Criar uma nova biblioteca

Para criar uma nova biblioteca do EndNote: usar, na caixa de dilogo inicial, a opo Create a new EndNote library ou usar o comando File >> New; seleccionar a localizao para o ficheiro; escolher o nome pretendido para a biblioteca; a biblioteca apresentada, sem qualquer registo, mostrando ao fundo da janela de biblioteca 0 out of 0 references.

Definir as colunas apresentadas

Os campos apresentados por defeito na janela da biblioteca podem ser alterados, para tal: escolher a opo Display Fields, da janela das definies (Edit >> Preferences) e seleccionar os campos pretendidos podem ser usado at um mximo de 5 campos, se se pretender usar menos campos seleccionar a opo Unused; os textos usados para o ttulo das colunas so os nomes dos campos por defeito, mas possvel definir outros ttulos na caixa que acompanha cada uma das colunas seleccionadas.

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Definir uma biblioteca inicial

Definir uma biblioteca por defeito permite que esta seja aberta automaticamente quando se arranca o EndNote. Para escolher a biblioteca inicial: abrir a(s) biblioteca(s) que se pretende adicionar lista; seleccionar Edit >> Preferences; na opo Libraries usar o comando Add Open Libraries o comando Remove Library permite remover as bibliotecas seleccionadas da lista; seleccionar a opo Show Library Name in Reference Window para que o nome da biblioteca aparea nas janelas das referncias bibliogrficas.

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Referncias bibliogrficas
Cada linha na biblioteca do EndNote representa uma referncia bibliogrfica individual, contendo os detalhes que compem a citao de um documento. Para editar uma das referncias da lista deve fazer-se um duplo clique sobre a referncia pretendida, o que abre a janela de referncia onde possvel a introduo de dados quando se fecha a janela as alteraes so automaticamente guardadas.

Pr-visualizar referncias bibliogrficas

Os comandos Show/Hide Preview na janela de biblioteca permitem mostrar e esconder a janela de pr-visualizao da referncia seleccionada, sendo a referncia apresentada no estilo escolhido.

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Para alterar o estilo escolhido para visualizao, usar a caixa de seleco disponvel na rgua ou o comando Edit >> Output Styles. O EndNote disponibiliza com a instalao centenas de estilos, se o estilo pretendido no estiver disponvel na lista apresentada deve ser seleccionada a opo Open Style Manager e marcar o(s) estilo(s) que se pretendem disponveis.

Pesquisar referncias bibliogrficas

Funcionando como base de dados, o EndNote permite que se efectuem pesquisas nas referncias bibliogrficas guardadas. Para efectuar uma pesquisa: para activar a janela de pesquisa de referncias usar o comando References >> Search References; construir a expresso de pesquisa e dar a ordem usando o boto Search; o resultado da pesquisa apresentado na janela da biblioteca, escondendo as referncias que no correspondem pesquisa efectuada; para voltar a apresentar todas as referncias disponveis na biblioteca usar o comando References >> Show All References.

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Ordenar referncias bibliogrficas

Outra forma til para localizar referncias bibliogrficas na biblioteca do EndNote a utilizao das opes de ordenao. H duas formas possveis para definir critrios de ordenao: pode ser usado o ttulo de cada uma das colunas um clique ordena de forma ascendente a coluna e um segundo clique de forma descendente; a janela de ordenao (References >> Sort) permite a definio de critrios de ordenao mais elaborados.

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Introduo de novas referncias bibliogrficas

A introduo de novas referncias pode ser efectuada de 3 modos: manualmente com a biblioteca aberta usar o comando References >> New; por importao - usando uma base bibliogrfica e exportando os resultados das pesquisas efectuadas num formato que o EndNote seja capaz de ler, quando a base bibliogrfica disponibiliza o formato de exportao RIS possvel recorrer exportao directa; por conexo - possvel efectuar pesquisas a partir do EndNote (usando o protocolo Z39.50) e os resultados so importados directamente para uma biblioteca.

Carregamento manual de referncias bibliogrficas

A primeira forma de carregamento de informao no EndNote a introduo manual de dados: para abrir a janela de carregamento de dados usar o comando References >> New Reference; a opo Reference Type indica o tipo de referncia a introduzir e faz a seleco imediata dos campos apropriados introduo de dados para o tipo seleccionado; quando se termina a introduo, basta fechar a janela de carregamento de dados que a informao automaticamente guardada.

Sempre que existem vrias indicaes de autoria para o documento, devero ser introduzidas em diferentes linhas a cada linha dever corresponder uma indicaes de autoria. O nome dos autores podem ser introduzidos de diferentes modos por ordem directa: R J Kemmery; invertendo o ltimo nome: Kemmery, R J.
Quando se est a usar iniciais e no os nomes completos dos autores, deve existir um espao entre cada inicial. Se o autor colectivo (uma empresa ou organizao, no uma pessoa individual), deve ser introduzida uma vrgula no final para que o nome no seja invertido: Manukau City Council, sem vrgula ser interpretado como Council, M. C.

Formatar o texto numa referncia

O formato da bibliografia definido pelo estilo seleccionado para o documento, quando h necessidade de formatar o texto de uma referncia individual necessrio: abrir a referncia pretendida;

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seleccionar o texto a ser formatado; aplicar a formatao adequada. A formatao pode ser aplicada a partir da respectiva rgua ou dos comandos Edit >> Font / Size / Style.

Se a rgua de formatao de texto no estiver visvel pode ser apresentada com o comando Tools >> Show Toolbar >> Text Style.

Importar novos registos para uma biblioteca

A importao de referncias para o EndNote pode efectuar-se de 2 modos: recorrendo exportao directa; usando filtros de importao. O modo mais adequado depende da base especfica que se est a usar, sendo prefervel o recurso exportao directa sempre que disponvel pois o mtodo mais fcil e mais rpido para introduzir referncias bibliogrficas no EndNote a partir de uma base de dados. As bases de dados disponibilizadas pela Biblioteca que permitem a exportao directa so: as que usam a interface da Engineering Village (EiCompendex e Inspec); as que usam a interface da ISI Web of Knowledge (ISI Web of Science, ISI Current Contents, ISI Proceedings); as que usam a interface da Ebsco (Academic Search Premier, ERIC). A exportao directa processa-se sobretudo no momento se efectua a pesquisa: do resultado da pesquisa efectuada devem ser seleccionados os registos que se pretende exportar para o EndNote; os registos bibliogrficos devem ser enviados no formato adequado aos programas de gesto de bibliografias (RIS format); o EndNote abre automaticamente com a janela Select a Reference Library para seleccionar a biblioteca onde os registos devem ser guardados; as novas referncias so adicionadas automaticamente.

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Um filtro de importao um ficheiro que contm instrues sobre como o EndNote deve importar as referncias a partir do ficheiro de dados. Um ficheiro de dados consiste de um conjunto de registos guardados a partir de uma base de dados, o filtro mapeia para o EndNote a informao contida nesse ficheiro de dados. Com a instalao do EndNote so disponibilizados centenas de filtros de importao, correspondendo maioria das bases que no tm uma opo de exportao directa. possvel ainda cada utilizador criar novos filtros de importao ou alterar os j existentes de modo a que se adeqem s suas necessidades especficas. Os recursos disponibilizados pela Biblioteca que se adequam ao uso de filtros de importao so: Dissertation Abstracts; Emerald Library; Zentralblatt MATH Database; AGRICOLA/AGRICultural Online Access. O uso de um filtro de importao um processo com duas fases: primeiro as referncias devem ser descarregadas da base de dados num formato compatvel com o EndNote; em segundo lugar, as referncias descarregadas devem ser importadas recorrendose ao filtro adequado.
Para que a importao de referncias bibliogrficas para o EndNote possa ocorrer necessrio dispor dos filtros adequados, no website da Biblioteca da FEUP poder encontrar os filtros para as bases disponibilizadas. Para adicionar um novo filtro instalao local do EndNote, o respectivo ficheiro deve ser copiado para a pasta Filters dentro da pasta de instalao do programa (C:\Programas\EndNote\Filters). Aps a instalao de um novo filtro, para que este fique disponvel necessrio reiniciar o EndNote.

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Carregamento de novos registos por conexo

Os ficheiros de conexo permitem a ligao directa a uma base de dados e efectuar as pesquisas dentro do EndNote, guardando os resultados directamente na biblioteca de trabalho. Com a instalao do EndNote ficam disponveis centenas de ficheiros de conexo, mas nem todos funcionam porque frequentemente necessria uma validao para se aceder s bases de dados.
O uso desta funcionalidade nem sempre ser recomendvel porque as opes de pesquisa a partir do EndNote so muito menos sofisticadas que as interfaces das prprias bases (sempre que possvel recomendvel o uso da funcionalidade da exportao directa ou da importao com recurso a filtros).

Para estabelecer uma conexo: usar o comando Tools >> Connect >> Connect para abrir o Connection Manager; seleccionar o ficheiro de ligao adequado base de dados que se pretende utilizar;

depois de estabelecida a ligao base de dados, na janela de pesquisa, construir a expresso adequada e dar a ordem de pesquisa com o comando Search;

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na janela Confirm Remote Search, indicar o nmero de registos a copiar (a ligao feita atravs da Internet, pelo que quantos mais registos forem copiados maior ser o tempo de espera);

os registos copiados so colocados numa janela intermdia, a partir da qual possvel indicar a biblioteca de destino onde se pretendem que as referncias seleccionadas fiquem guardadas.

biblioteca local de trabalho

janela de recepo dos registos copiados

janela de pesquisa

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Usar o EndNote com o MSWord

Quando se est a produzir um documento de investigao, medida que se vai construindo o texto necessrio referenciar o material utilizado como suporte introduzir as referncias bibliogrficas e produzir no final uma bibliografia. Uma das principais razes para que o EndNote seja recomendado como uma ferramenta essencial consiste no facto desta ferramenta automatizar esta tarefa, por vezes significativamente complicada. As funes CWYW (Cite While You Write) permitem fcil e rapidamente introduzir referncias e produzir uma bibliografia do documento com as citaes adequadamente formatadas.

Definir o estilo para a bibliografia

Antes de comear a produo do documento necessrio seleccionar o estilo pretendido para as referncias bibliogrficas (output styles) posteriormente possvel alterar ou ajustar o estilo seleccionado. Os estilos so ficheiros que o EndNote usa para determinar como as referncias so formatadas. O programa na sua instalao tpica disponibiliza imediatamente vrias centenas de estilos pr-configurados, que podero ser usados imediatamente ou ajustados para as situaes individuais. Para seleccionar o estilo pretendido: 1. a partir da barra de menus do EndNote, usar o comando Edit >> Output Styles >> Open Style Manager, aqui possvel seleccionar os estilos que se pretendem disponveis na caixa de seleco presente na rgua do programa;

2. os estilos que se pretendem disponveis devem ser marcados, usando a correspondente caixa do lado esquerdo; 3. Depois de marcados todos os estilos pretendidos, basta fechar a janela para que os estilos seleccionados fiquem disponveis; 4. Para escolher o estilo pretendido para a bibliografia, possvel pr-visualizar a formato usando o boto Show Preview e seleccionando uma das referncias presentes na biblioteca de trabalho.

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Inserir e editar citaes

Para que o EndNote possa construir uma bibliografia necessrio que medida que o documento vai sendo produzido sejam introduzidas as referncias bibliogrficas necessrias. Esta tarefa pode ser executada usando a funo CWYW ou efectuando uma pesquisa na biblioteca do EndNote, o que poder ser mais conveniente se existirem muitas referncias na biblioteca de trabalho. Inserir citaes usando a funo CWYW As referncias para as citaes so usualmente inseridas ao longo do texto, como indicaes para a lista da bibliografia. Para inserir uma referncia usando a funo CWYW: 1. no MSWord colocar o cursor no ponto pretendido em que se pretende inserir a referncia; 2. para saltar para a biblioteca do EndNote, no MSWord usar o comando Tools >> EndNote 7 >> Go To EndNote ou o boto da rgua; 3. no EndNote seleccionar a referncia bibliogrfica que se pretende introduzir e usar o comando Tools >> Cite While You Write >> Insert Selected Citations ou o boto da rgua; quando se pretende inserir mais do que uma referncia bibliogrfica, devem ser todas seleccionadas usando a tecla CTRL; 4. a(s) referncia(s) devero ento aparecer ao longo do texto, no ponto onde o cursor estava colocado; as citaes aparecem tambm imediatamente na bibliografia criada automaticamente no final do documento. Inserir citaes usando a pesquisa Quando na biblioteca de trabalho existem muitas referncias bibliogrficas necessrio efectuar uma pesquisa para localizar as pretendidas: 1. no MSWORD colocar o cursor no ponto pretendido em que se pretende inserir a referncia; 2. para iniciar a pesquisa usar o comando Tools >> EndNote 7 >> Find Citation(s) nos menus do MSWord ou o boto da rgua; 3. aparece a janela EndNote Find Citations onde possvel efectuar a pesquisa para localizar as referncias pretendidas

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5. depois de seleccionadas as referncias pretendidas, o comando Insert permite inseri-las imediatamente; quando se pretende inserir mais do que uma referncia bibliogrfica, devem ser todas seleccionadas usando a tecla CTRL; 6. a(s) referncia(s) devero ento aparecer ao longo do texto, no ponto onde o cursor estava colocado; as citaes aparecem tambm imediatamente na bibliografia no final do documento.

Gerar a bibliografia
medida que as referncias vo sendo includas ao longo do texto a lista da bibliografia vai sendo imediatamente gerada no final do documento, usando o EndNote o estilo seleccionado para formatar as referncias bibliogrficas. Se esta funcionalidade no estiver activada ou for necessrio efectuar alteraes na bibliografia gerada: 1. na barra de menus do MSWord usar o comando Tools >> EndNote 7 >> Format Bibliography ou o boto na rgua; 2. na janela EndNote Format Bibliography escolher, separador Format Biblography, o estilo pretendido para a bibliografia e alterar a apresentao do texto no separador Layout.

Personalizar citaes individuais

Por vezes o formato em que as citaes aparecem nos documentos podem no corresponder exactamente ao pretendido. Pode ser necessrio incluir um prefixo, um sufixo ou a indicao de pginas, ou mesmo excluir o ano ou autor. Por exemplo, a referncia criada pode ser (Nugent and Lunblad, 1998) mas pretender-se que aparea (Nugent and Lunblad, 1998. p. 1077) ou as reported by Nugent (1998, p.1077). Para personalizar uma referncia: 1. inserir a referncia da forma normal; 2. colocar o cursor em qualquer lado dentro da referncia a alterar; 3. na rgua de menus do MSWord usar o comando Tools >> EndNote >> Edit Citation(s); 4. na janela EndNote Edit Citation incluir ou excluir a informao necessria.

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Tambm possvel ajustar os elementos manualmente no MSWord, mas o EndNote perde a capacidade de registar essas alteraes. Fazendo as alteraes manualmente quando as referncias e a bibliografia forem reformatados essas alteraes perder-se-o.
Se se pretende incluir elementos de paginao, no se deve utilizar a caixa Pages, mas a caixa Suffix com a respectiva pontuao.

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