FUNDAMENTOS DO PLANEJAMENTO Planejamento a funo administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessrios para alcana-los

s adequadamente. A principal conseqncia do planejamento os planos. Os planos no somente tornam uma organizao bem-sucedida na realizao de suas metas e objetivos, como tambm funcionam como verdadeiros guias ou balizamentos para assegurar que: a organizao obtenha re rena os recursos necessrios para alcanar os seus objetivos e os integre em um esquema organizacional que garanta coordenao e integrao; os membros da organizao possam trabalhar em atividades consistentes rumo a esses objetivos e atravs de procedimentos escolhidos; o alcance dos objetivos possa ser monitorado e avaliado em relao a certos padres para proporcionar a ao corretiva necessria caso o progresso no seja satisfatrio. O primeiro passo do planejamento a definio dos objetivos para a organizao. Os objetivos so estabelecidos para cada uma das subunidades da organizao, como suas divises ou departamentos etc. Uma vez definidos, os programas so estabelecidos para alcanar os objetivos de maneira sistemtica e racional. Ao gerentes e funcionrios da organizao. Planejar significa olhar para a frente, visualizar o futuro e o que dever ser feito, elaborar bons planos e ajudar as pessoas a fazer hoje as aes necessrias para melhor enfrentar os desafios do amanh. Isso fica evidente no caso do qualquer tipo de organizao ou atividade. departamento de treinamento da Polifsica. Em outros termos, o planejamento constitui hoje um componente essencial em selecionar objetivos e desenvolver programas, o administrador deve considerar sua viabilidade e aceitao plos

O PLANEJAMENTO COMO UMA FUNO ADMINISTRATIVA A primeira das quatro funes administrativas - o planejamento - definida como um processo de estabelecer objetivos e decidir o modo como alcan-los. Objetivos so os resultados especficos ou metas que se deseja atingir. Um plano uma colocao ordenada daquilo que necessrio para atingir os objetivos. Os serem seguidos. Os planos servem para empreendidas. Na planos identificam os recursos necessrios, as tarefas a serem executadas, as aes a serem empreendidas e os tempos a facilitar a ao requerida e as operaes da organizao. Geralmente, prevem como as aes que apontam para os objetivos devem ser verdade, os planos consistem em aes consistentes dentro de uma

estrutura adequada de operaes que focalizam os fins desejados. Sem planos, a ao organizacional se tornaria meramente casual e randmica, aleatria e sem rumo, conduzindo simplesmente ao caos. O planejamento pode estar voltado para a estabilidade no sentido de assegurar a continuidade do comportamento atual em um ambiente previsvel e estvel. Tambm pode estar voltado para a melhoria do comportamento a fim de assegurar a reao adequada a freqentes mudanas em um ambiente mais dinmico e incerto. Pode ainda estar voltado para as contingncias no sentido de antecipar-se a eventos que possam ocorrer no futuro e identificar as aes apropriadas para quando eles eventualmente ocorrerem. Como todo planejamento se subordina a uma filosofia de ao, Ackoff aponta trs tipos de filosofia do planejamento: Planejamento conservador, o planejamento voltado para a estabilidade e a manuteno da situao existente. As decises so tomadas a fim de obter bons resultados, mas no necessariamente os melhores possveis, pois dificilmente o planejamento procurar fazer mudanas radicais na organizao. Sua nfase conservar as prticas atualmente vigentes. O planejamento conservador est mais preocupado em identificar e sanar deficincias e problemas internos do que em explorar oportunidades ambientais futuras. Sua base predominantemente retrospectiva, no sentido de aproveitar a experincia passada e projet-la para o futuro. Planejamento otimizante: o planejamento voltado para a adaptabilidade e inovao dentro da organizao. As decises so tomadas a fim de obter os melhores resultados visveis para a organizao, seja minimizando recursos para alcanar disponveis. O planejamento otimizante geralmente est um determinado empenho ou objetivo, seja maximizando o desempenho para melhor utilizar os recursos baseado em uma preocupao melhorar as prticas atualmente vigentes na organizao. Sua base predominantemente incremental, no sentido de memorar continuamente, tornando as operaes melhores a cada dia que passa. Planejamento adaptativo: o planejamento voltado para as contingncias e o futuro organizao. As decises so tomadas a fim de harmonizar os diferentes natural da empresa e ajust-la s contingncias que surgem planejamento adaptativo procura reduzir o planejamento eliminao das deficincias localizadas no passado da interesses envolvidos, elaborando uma composio capaz de levar a resultados para o desenvolvimento no meio do caminho. O organizao. Sua base retrospectivo voltado para a

predominantemente aderente, no sentido de ajustar-se s demandas ambientais e preparar-se para as futuras contingncias. Em todos os casos, o planejamento consiste na tomada antecipada de decises. Trata-se de decidir agora o que fazer antes da ocorrncia da ao necessria. No se trata simplesmente da previso das decises que devero ser tomadas no futuro, mas da tomada de decises que produziro efeitos e conseqncias futuras. O PROCESSO DE PLANEJAMENTO O planejamento pode ser considerado como um processo constitudo de uma srie seqencial de seis passos. 1. Definir os objetivos: o primeiro passo do planejamento o estabelecimento dos objetivos que se pretende alcanar. Os objetivos da organizao devem orientar todos os principais planos, servindo de base aos objetivos departamentais e a todos os objetivos das reas subordinadas. Os objetivos devem especificar resultados desejados e os pontos finais a que se pretende chegar, para se conhecer quais os passos intermedirios para chegar l. 2. Verificar qual a situao atual em relao aos objetivos: simultaneamente definio dos objetivos, deve-se avaliar a situao atual em contraposio aos objetivos desejados, verificar onde se est e o que precisa ser feito. 3. Desenvolver premissas quanto s condies futuras: premissas constituem os ambientes esperados dos planos em operao. Como a organizao opera em ambientes complexos, quanto mais pessoas estiverem atuando na elaborao e compreenso do planejamento e quanto mais se obtiver envolvimento para utilizar premissas consistentes, tanto mais coordenado ser o planejamento. Trata-se de gerar cenrios alternativos para os estados futuros das aes, analisando o que pode ajudar ou prejudicar o progresso em direo aos objetivos. A previso um aspecto importante no desenvolvimento de premissas e est relacionada com pressuposies antecipatrias a respeito do futuro. Analisar as alternativas de ao: o quarto passo do planejamento a busca e anlise dos cursos alternativos de ao. Trata-se de relacionar e avaliar as aes que devem ser empreendidas, escolher uma delas para perseguir um ou mais objetivos e fazer um plano para alcanar os objetivos. Escolher um curso de ao entre as vrias alternativas: o quinto passo selecionar o curso de ao adequado para alcanar os objetivos propostos. Trata-se de uma tomada de deciso, em que se escolhe uma alternativa e se abandona as demais. A alternativa escolhida se transforma em um plano para o alcance dos objetivos.

Implementar o plano e avaliar os resultados: fazer aquilo que o plano determina e avaliar cuidadosamente os resultados para assegurar o alcance dos objetivos, seguir atravs do que foi planejado e empreender as aes corretivas medida que se tornarem necessrias. Nem sempre o planejamento feito por administradores ou por especialistas trancados em salas e em apenas algumas pocas predeterminadas. Embora seja uma atividade voltada para o futuro, o planejamento deve ser contnuo e permanente e, se possvel, abrangente do maior nmero de pessoas em sua elaborao e implementao. Em outras palavras, o planejamento deve ser constante e participativo. A descentralizao proporciona a participao e o envolvimento das pessoas em todos os aspectos do seu processo. o chamado planejamento participativo. Para fazer o planejamento, vital que se conhea onde a organizao est inserida. Em outras palavras, qual o seu microambiente, qual a sua misso e quais os seus objetivos bsicos. Sobretudo, quais os fatores-chave para o seu sucesso. A partir da, pode-se comear a pensar em planejamento.

Fatores Crticos de Sucesso Para que o planejamento seja bem-sucedido, torna-se necessrio verificar quais os fatores crticos de sucesso para atingir os objetivos propostos. Os fatores crticos de sucesso so os elementos condicionantes no alcance dos objetivos da organizao, ou seja, so os aspectos ligados diretamente ao sucesso da organizao. Para identificar os fatores crticos de sucesso em qualquer negcio, deve-se fazer a seguinte pergunta: O que se deve fazer para se ser bem-sucedido? Em uma empresa lucrativa, o sucesso significa fazer lucros. Os fatores crticos de sucesso dependero de quais os negcios que fazem lucro. Se o negcio produzir roupas a baixo custo, os fatores crticos de sucesso estaro localizados em operaes de baixo custo e elevado volume de vendas. Se o negcio produzir vestidos finos, os custos no sero to importantes quanto a alta qualidade do material, a confeco aprimorada e o modelo criativo. Em uma empresa de pesquisa e desenvolvimento orientada para o futuro, altos lucros hoje no so aspectos crticos, mas sim o desenvolvimento de uma tecnologia de ponta capaz de produzir no futuro novos produtos inovadores e construir uma boa reputao que atraia investidores. A identificao dos fatores crticos de sucesso fundamental para a realizao dos objetivos organizacionais. Existem duas maneiras de identificar os fatores sucesso. A primeira dissecar os recursos organizacionais e o mercado crticos de de maneira

imaginativa para identificar os segmentos que so mais importantes. A segunda descobrir o

que distingue as organizaes bem-sucedidas das mal-sucedidas e analisar as diferenas entre elas. Aqui se aplica o benchmarking. Benchmarking Benchmarking o processo contnuo e sistemtico de pesquisa para avaliar servios e processos de trabalho de organizaes que so reconhecidas produtos, como lderes

empresariais ou representantes das melhores prticas, com o propsito de aprimoramento organizacional7. Isso permite comparar processos e prticas entre empresas para identificar "o melhor do melhor" e alcanar um nvel de superioridade ou vantagem competitiva. O benchmarking encoraja as organizaes a pesquisar os fatores-chave que influenciam a produtividade e a qualidade em qualquer funo ou rea de benchmarking constitui uma fonte inesgotvel de idias organizaes. A palavra benchmarking significa um marco de referncia, um padro de excelncia que precisa ser identificado para servir de base ou de alvo para a mudana. O benchmarking foi introduzido pela Xerox em 1979 como prtica para comparaes com as melhores empresas a fim de desenvolver seus produtos e tornar-se mais competitiva no mercado, ultrapassando e no somente copiando os seus concorrentes. Se voltarmos histria da administrao, veremos que Taylor havia feito algo semelhante quando comparou as melhores prticas dos operrios para escolher o mtodo de trabalho que todos eles deveriam seguir. TIPOS DE PLANEJAMENTO O planejamento feito atravs de planos. O administrador deve saber lidar com diferentes tipos de planos. Estes podem incluir perodos de longo a curto prazo, como podem envolver a organizao inteira, uma diviso ou departamento ou ainda uma tarefa. O planejamento uma funo administrativa que se distribui entre todos os nveis organizacionais. Embora o seu conceito seja exatamente o mesmo, em cada nvel organizacional, o planejamento apresenta caractersticas diferentes. O planejamento envolve uma volumosa parcela da atividade organizacional. Com isso, queremos dizer que toda organizao est sempre planejando: o nvel institucional elabora genericamente o planejamento estratgico, o nvel intermedirio segue-o com planos tticos e o nvel operacional traa detalhadamente os planos operacionais. Cada qual dentro de sua rea de competncia e em unssono com os objetivos globais da organizao. O planejamento impe racionalidade e proporciona o rumo s aes da organizao. Mais do atividade. Na verdade, o proporcionadas por outras

que isso, estabelece coordenao e integrao de suas vrias unidades, que proporcionam a harmonia e sinergia da organizao no seu caminho em direo aos objetivos principais. Os planos podem cobrir diferentes horizontes de tempo. Os planos de curto prazo cobrem um ano ou menos, os planos intermedirios cobrem um a dois anos e os planos de longo prazo cobrem cinco ou mais anos. Os objetivos do planejamento devem ser mais especficos no curto prazo e mais abertos no longo prazo. As organizaes precisam de planos para todas as extenses de tempo. O administrador do nvel institucional est mais voltado para planos de longo prazo que cubram a organizao inteira a fim de proporcionar aos demais administradores um senso de direo para o futuro. Quadro 7.3 O planejamento nos trs nveis organizacionais. Nvel Tipo de Contedo Tempo Longo prazo Amplitude
Macroorientado. Aborda a organizao como um todo. Aborda unidade organizacional em separado. Microorientado. Aborda operao separado. cada em

organizacional planejamento Institucional Estratgico Genrico e sinttico

Intermedirio

Ttico

Menos genrico Mdio e prazo mais detalhado Detalhado Curto e analtico prazo

cada

Operacional

Operacional

Uma pesquisa desenvolvida por Eiliot Jaques mostra como as pessoas variam em sua capacidade de pensar, organizar e trabalhar com eventos situados em diferentes horizontes de tempo. Muitas pessoas trabalham confortavelmente com amplitudes de apenas trs meses, um pequeno grupo trabalha melhor com uma amplitude de tempo de um ano, e somente poucas pessoas podem enfrentar o desafio de 20 anos pela frente. Como o administrador pode trabalhar em vrios nveis de autoridade, ele deve planejar em funo de diferentes perodos de tempo. Enquanto o planejamento de um supervisor desafia o espao de trs meses, um gerente pode lidar com perodos de um ano, enquanto um diretor lida com uma amplitude que pode ir de trs, cinco ou dez anos ou mais. O progresso nos nveis mais elevados da hierarquia administrativa pressupe habilidades conceituais para trabalhar, bem como uma viso projetada a longo prazo de tempo.

PLANEJAMENTO ESTRATGICO O planejamento estratgico um processo organizacional compreensivo de adaptao atravs da aprovao, tomada de deciso e avaliao. Procura responder a questes bsicas como: por que a organizao existe, o que ela faz e como faz. O resultado do processo um plano que serve para guiar a ao organizacional por um prazo de trs a cinco anos. O planejamento estratgico apresenta cinco caractersticas fundamentais: O planejamento estratgico est relacionado com a adaptao da organizao a um ambiente mutvel. Est voltado para as relaes entre a organizao e seu ambiente de tarefa; portanto, sujeito incerteza a respeito dos eventos ambientais. Por se defrontar com a incerteza, tem suas decises baseadas em julgamentos e no em dados concretos. Reflete uma orientao externa que focaliza as respostas adequadas s foras e presses que esto situadas do lado de fora da organizao. O planejamento estratgico orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo o longo prazo. Durante o curso do planejamento, a considerao dos problemas atuais dada apenas em funo dos obstculos e barreiras que eles possam provocar para um desejado lugar no futuro. mais voltado para os problemas do futuro do que para os problemas de hoje. O planejamento estratgico compreensivo. Ele envolve a organizao como uma totalidade, abarcando todos os seus recursos para obter efeitos de sinergia de todas as capacidades e potencialidades da organizao. A resposta estratgica da organizao envolve um comportamento global, compreensivo e sistmico. O planejamento estratgico um processo de construo de consenso. Dada a

diversidade dos interesses e necessidades dos parceiros envolvidos, o planejamento oferece um meio de atender a todos eles na direo futura que melhor convenha a todos. O planejamento estratgico uma forma de aprendizagem organizacional. Como est orientado para a adaptao da organizao ao contexto planejamento constitui uma tentativa constante de aprender a ambiente complexo, competitivo e mutvel. O planejamento estratgico se assenta sobre trs parmetros: a viso do futuro, os fatores ambientais externos e os fatores organizacionais internos. Comea com a construo do consenso sobre o futuro que se deseja: a viso que descreve o mundo em um estado ideal. A partir da, examinam-se as condies externas do ambiente e as condies internas da organizao. ambiental, o se ajustar a um

Figura

7.5

Os

principais

parmetros do planejamento estratgico.

PLANEJAMENTO TTICO Enquanto o planejamento estratgico envolve toda a organizao, o planejamento ttico envolve uma determinada unidade organizacional: um departamento ou diviso. Enquanto o primeiro se estende ao longo prazo, o planejamento ttico se estende pelo mdio prazo, geralmente o exerccio de um ano. Enquanto o primeiro desenvolvido pelo nvel institucional, o planejamento ttico desenvolvido pelo nvel intermedirio. Na verdade, o planejamento estratgico desdobrado em vrios planejamentos tticos, enquanto estes se desdobram em planos operacionais para sua realizao. Assim, o planejamento ttico o planejamento a mdio prazo que enfatiza as atividades correntes das vrias partes ou unidades da organizao. O mdio prazo definido como o perodo de tempo que se estende pelo horizonte de um ano. O administrador utiliza o planejamento ttico para delinear o que as vrias partes da organizao como departamentos ou divises - devem fazer a fim de que a organizao obtenha sucesso no decorrer do perodo de um ano de seu exerccio. ajustar-se ao planejamento Os planos tticos geralmente so desenvolvidos para as reas de produo, marketing, pessoal, finanas e contabilidade. Para ttico, o exerccio contbil da organizao, os planos de produo, de vendas, de investimentos etc. cobrem geralmente o perodo anual.

Nvel Institucional

Planejamento Estratgico

Mapeamento ambiental, avaliao das foras e limitaes da organizao. Incerteza e imprevisibilidade

Nvel Intermedirio

Planejamento Ttico

Traduo e interpretao das decises estratgicas em planos concretos em nvel departamental. Desdobramento dos planos tticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa ou atividade. Certeza e previsibilidade.

Nvel Operacional

Planejamento Operacional

Figura 7.6 A interligao entre planejamento estratgico, ttico e Os planos tticos geralmente se referem a: -

operacional.

Planos de produo: envolvendo mtodos e tecnologias necessrias para as pessoas em seu trabalho, arranjo fsico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas.

Planos financeiros: envolvendo captao e aplicao do dinheiro necessrio para suportar as vrias operaes da organizao. Planos de marketing: envolvendo os requisitos de vender e distribuir bens servios no mercado e atender ao cliente. Planos de recursos humanos: envolvendo recrutamento, seleo e treinamento das pessoas nas vrias atividades dentro da organizao. e

PLANEJAMENTO OPERACIONAL O planejamento operacional focalizado para o curto prazo e cobre cada uma das tarefas ou operaes individualmente. Preocupa-se com "o que fazer" e com o "como fazer" as atividades cotidianas da organizao. Refere-se especificamente s tarefas e operaes realizadas no nvel operacional. Como est inserido na resultados, enquanto o planejamento ttico est satisfatrios. O planejamento operacional constitudo de uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas reas e funes dentro da organizao. Cada plano pode consistir de muitos subplanos com diferentes graus de detalhamento. No fundo, os planos operacionais cuidam da administrao da rotina para assegurar que todos executem as tarefas e operaes de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organizao, a fim de que esta possa alcanar os seus objetivos. Os planos operacionais esto voltados para a eficincia (nfase nos meios), pois a eficcia (nfase nos fins) problema dos nveis institucional e intermedirio da organizao. lgica de sistema fechado, o planejamento operacional est voltado para a otimizao e maximizao de voltado para a busca de resultados

Apesar de serem heterogneos e diversificados, os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos: 1. Procedimentos: so os planos operacionais relacionados com mtodos. 2. Oramentos: so os planos operacionais relacionados com dinheiro. 3. Programas (ou programaes): so os planos operacionais relacionados com tempo. 4. Regulamentos: so os planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas.