DASAR PERKAKASAN ICT KPWKM

Isi Kandungan
KANDUNGAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Tujuan Skop Dasar Penggunaan Aduan Kerosakan Perkakasan dan Perisian Tempahan Penggunaan Peralatan LCD Projektor dan Notebook Perolehan Komputer Peribadi/Komputer Bimbit/Pencetak Penyelenggaraan Perkakasan Komputer Penjagaan dan Keselamatan Perkakasan Komputer Pembaikan Perkakasan Komputer Pengendalian Perkakasan Komputer Yang Telah Menjangkau Tarikh Luput Pelupusan Perkakasan Komputer Kecurian / Kehilangan Perkakasan Komputer Penutup MUKA SURAT 2 2 2 5 6 6 7 7 7 8 9 9 10

DASAR PERKAKASAN ICT KPWKM

1.

Tujuan Dasar ini adalah satu penyataan mengenai tanggungjawab dan peranan pengguna dalam mengguna pakai semua perkakasan komputer yang telah diagihkan seperti komputer/komputer bimbit/ pencetak/pengimbas dan lain-lain perkakasan kaedah Pembangunan komputer. pengagihan Wanita, Ia juga bertujuan dan untuk di memaklumkan Kementerian (KPWKM). perkakasan Keluarga komputer

Masyarakat

2.

Skop Melibatkan semua perkakasan yang diguna atau berada di dalam simpanan pengguna bagi tujuan penggunaan hal-hal berkaitan KPWKM , tidak kira di mana perkakasan itu berada.

3.

Dasar Penggunaan 3.1 Tanggungjawab Pengguna Adalah menjadi tanggungjawab pengguna memastikan keselamatan perkakasan seperti komputer, komputer bimbit, pencetak atau pengimbas dan lain-lain perkakasan komputer yang diperuntukkan kepadanya. Sila rujuk Terma dan Syarat Penggunaan Perkakasan ICT KPWKM. 3.2 Pengagihan Perkakasan Komputer Komputer Peribadi YB Menteri, YB Timbalan Menteri, YB Setiausaha Parlimen, Penasihat-penasihat YB Menteri serta semua pegawai dan staf di pejabat-pejabat berkenaan akan dibekalkan satu unit komputer peribadi setiap seorang.

Pegawai dan kakitangan KPWKM seperti senarai di bawah adalah layak dibekalkan satu unit komputer peribadi : i) ii) iii) iv) v) vi) vii) viii) Ketua Setiausaha; Timbalan Ketua Setiausaha (Operasi); Timbalan Ketua Setiausaha (Dasar); Semua Setiausaha Bahagian; Semua Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan); Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 41 ke atas; Pegawai Kumpulan Sokongan I Gred 27 ke atas; dan Pegawai Kumpulan Sokongan II Gred 11 ke atas.

Pembantu Am Pejabat Gred N1 dan juga Pemandu Gred R3 di Bahagian Khidmat Pengurusan akan dibekalkan satu unit komputer peribadi untuk diguna bersama. Pembantu Am Pejabat Gred N1 di bahagian/unit lain boleh memohon untuk menggunakan mana-mana komputer peribadi yang terdapat di bahagian/unit masing-masing.

Komputer Bimbit Komputer bimbit akan dibekalkan kepada setiap

pejabat/bahagian/unit di KPWKM. Bilangan komputer bimbit yang dibekalkan ke pejabat/bahagian/unit adalah berdasarkan keperluan pejabat/bahagian/unit dan juga jumlah pegawai/kakitangan sedia ada. Komputer bimbit di setiap

bahagian/unit adalah untuk menampung keperluan gunasama. Pencetak Pencetak akan dibekalkan berdasarkan keutamaan kerja dan juga atas prinsip perkongsian sesama pegawai/kakitangan KPWKM seperti yang telah disarankan oleh MAMPU. Hanya YB Menteri, YB Timbalan Menteri, YB Setiausaha Parlimen, Penasihat-penasihat Pengurusan Tertinggi YB Menteri, KPWKM, pegawai-pegawai Pembantu Tadbir

(Kesetiausahaan) dan Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 48 ke atas akan dibekalkan satu unit pencetak. Pengagihan pencetak adalah seperti berikut i) Pencetak Warna (Laserjet) Pejabat YB Menteri, YB Timbalan Menteri, YB Setiausaha Parlimen dan Pejabat Pegawai Pengurusan Tertinggi akan dibekalkan satu unit pencetak warna setiap pejabat. Satu unit dibekalkan untuk setiap bahagian/unit KPWKM. Unit tambahan akan dipertimbangkan bagi bahagian/unit berdasarkan bebanan kerja cetakan serta bilangan pegawai/kakitangan. ii) Pencetak (Laserjet Monochrome atau Inkjet) Satu unit untuk pegawai Gred 48 ke atas. Satu unit akan ditempat pada satu lokasi untuk dikongsikan bersama oleh seramai empat (4) orang pegawai/kakitangan. Satu unit akan dibekalkan kepada pegawai/kakitangan yang telah dikenal pasti di mana kerja beliau melibatkan cetakan yang banyak. Penggunaan pencetak adalah untuk urusan pejabat sahaja. Kos cetakan adalah tinggi terutamanya bagi pencetak laser warna, di mana kos untuk satu helai cetakan warna adalah RM1.00. Oleh yang demikian, semua pegawai/kakitangan diminta untuk berjimat-cermat semasa membuat cetakan. Pengimbas Satu unit pengimbas akan dibekalkan kepada setiap

pejabat/bahagian/unit di KPWKM. keperluan pejabat/bahagian/unit

Jumlah unit pengimbas dan juga jumlah

yang dibekalkan ke pejabat/bahagian/unit adalah berdasarkan

pegawai/kakitangan sedia ada. menampung keperluan gunasama.

Pengimbas adalah untuk

Thumbdrive Thumbdrive akan dibekalkan kepada pegawai Gred 41 ke atas di semua bahagian/unit KPWKM. Sokongan, thumbdrive akan Bagi pegawai Kumpulan dibekalkan berdasarkan

keperluan tugas dan permohonan perlu dikemukakan oleh Ketua Bahagian/Unit masing-masing. Setiap bahagian/unit akan dibekalkan bilangan thumbdrive berdasarkan perjawatan yang berkelayakan dan pengagihan thumbdrive akan dilaksanakan oleh IT Focal Person. Sekiranya pegawai dalam pejabat/bahagian/unit tersebut berpindah ke bahagian/unit lain, maka thumbdrive perlu dipulangkan kepada IT Focal Person untuk diagihkan kepada pegawai baru. Bagi pejabat YB Menteri, YB Timbalan Menteri, YB Setiausaha Parlimen dan Penasihat-penasihat YB Menteri, pengagihan dan pengurusan thumbdrive akan dikendalikan oleh pihak Bahagian Teknologi Maklumat (BTM). Lain-lain Perkakasan Komputer Lain-lain perkakasan komputer seperti External DiskDrive, atau CD/DVD Writer akan dibekalkan berdasarkan keperluan. Pejabat/bahagian/unit yang memohon perlu mengemukakan permohonan melalui Ketua Bahagian/Unit dan memberi justifikasi yang kukuh bagi pembekalan perkakasan komputer yang dipohon. 4. Aduan Kerosakan Perkakasan dan Perisian Pengguna boleh mengemukakan aduan kerosakan perkakasan dan perisian ke Unit Rangkaian dan Operasi, Bahagian Teknologi Maklumat (BTM) KPWKM (03-26143031 atau 03-26143032) untuk mendapatkan bantuan teknikal.

Sekiranya terdapat kerosakan yang serius dan mengakibatkan kos penyelenggaraan yang tinggi atau perkakasan komputer tidak boleh digunakan lagi, pengguna yang berkaitan perlu melaporkan kepada pihak BTM untuk urusan penyelenggaraan atau penggantian.

Sekiranya kerosakan tersebut disebabkan kecuaian, maka pengguna atau bahagian/unit tersebut boleh diminta untuk menggantikan perkakasan komputer yang telah rosak itu.

5.

Tempahan Penggunaan Peralatan LCD Projektor dan Notebook Permohonan untuk menggunakan kemudahan gunasama

perkakasan komputer seperti Komputer Bimbit (Notebook) dan LCD Projektor perlu dikemukakan kepada BTM dengan menggunakan borang yang telah disediakan atau melalui memo. Adalah menjadi tanggungjawab pemohon yang untuk memeriksa dan

kelengkapan

perkakasan

komputer

dipinjam

mengembalikan perkakasan tersebut dalam keadaan yang baik dan juga dalam tempoh masa yang telah ditetapkan. 6. Perolehan Komputer Peribadi/Komputer Bimbit/Pencetak Semua perolehan perkakasan komputer seperti komputer peribadi, komputer bimbit, pencetak atau mana-mana perkakasan ICT mestilah dibuat melalui BTM, KPWKM. BTM akan mendapatkan keperluan ICT semua bahagian/unit untuk tujuan perancangan perolehan pada penghujung setiap tahun. Semua cadangan keperluan ICT akan dipertimbangkan di Mesyuarat Jawatankuasa Penyelarasan ICT KPWKM dan juga Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT KPWKM. Semua perolehan ICT di KPWKM akan dikemukakan kepada Jawatankuasa Teknikal ICT, MAMPU untuk kelulusan dengan merujuk kepada Surat Pekeliling Am Bil. 4 Tahun 2004 - Garis Panduan Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Projek ICT Agensi Kerajaan.

7.

Penyelenggaraan Perkakasan Komputer Penyelenggaraan perkakasan komputer hanya boleh dilakukan oleh pegawai/kakitangan BTM sahaja atau pembekal yang telah dikenal pasti dan ditetapkan oleh BTM. BTM akan memaklumkan semua bahagian/unit mengenai jadual penyelenggaraan yang telah dirancang. Wakil BTM akan memantau proses penyelenggaraan. IT Focal Person yang telah dilantik di setiap bahagian/unit boleh membuat penyelenggaraan asas jika perlu.

8.

Penjagaan dan Keselamatan Perkakasan Komputer Adalah menjadi tanggungjawab setiap pegawai/kakitangan untuk menjaga perkakasan komputer masing-masing. Sekiranya berlaku kerosakan pada perkakasan atau kehilangan, adalah menjadi tanggungjawab bahagian/unit untuk membuat satu laporan rasmi kepada BTM untuk tindakan seterusnya. Setiap pengguna juga bertanggungjawab menjaga perkakasan komputer masing-masing. Penyelenggaraan asas terhadap komputer perlu dibuat dari masa ke semasa iaitu dengan menjalankan pengimbasan cakera (scan disk), defragmentation dan juga pengimbasan virus. Ini boleh dilakukan sendiri oleh pengguna. Bantuan untuk penyelenggaraan asas tersebut boleh diperolehi daripada IT Focal Person bahagian/unit masing-masing.

9.

Pembaikan Perkakasan Komputer Pembaikan perkakasan komputer di KPWKM dilakukan oleh BTM berdasarkan keperluan berikut : i) IT Focal Person di setiap bahagian/unit akan membuat pemeriksaan awal terhadap aduan kerosakan. dengan Juruteknik Komputer BTM untuk Sekiranya tindakan

masalah tidak dapat diatasi, mereka akan berhubung seterusnya.

ii)

Juruteknik adalah bertanggungjawab terhadap kerja-kerja pembaikan seperti kerosakan perkakasan komputer yang melibatkan kerosakan cakera keras (hard disk), kad rangkaian (network card), format disk, pemasangan semula perisian yang tidak berfungsi, semakan terhadap

sambungan ke rangkaian dan sebagainya. iii) Menghubungi pembekal yang membekalkan perkakasan berkenaan jika perkakasan yang rosak masih di bawah tempoh jaminan pembekal berkenaan. iv) Memberi kebenaran kepada pembekal yang telah ditetapkan untuk membawa keluar perkakasan komputer yang rosak bagi tujuan pembaikan dengan menggunakan Borang Kebenaran Bawa Keluar Barang. mana-mana akan perkakasan Walau bagaimanapun yang mengalami berbentuk dan komputer

kerosakan yang agak serius dan tidak boleh dibaiki, BTM mendapatkan daripada pengesahan pembekal kerosakan yang laporan bertauliah

mengesyorkan tindakan yang sewajarnya diambil. 10. Pengendalian Perkakasan Komputer Yang Telah Menjangkau Tarikh Luput Pengendalian perkakasan komputer KPWKM yang telah

menjangkau tarikh luput di KPWKM akan dilaksanakan oleh BTM. BTM akan mengesyorkan kepada Jawatankuasa-jawatankuasa ICT KPWKM untuk tindakan-tindakan seperti berikut : i) ii) iii) Diagihkan kepada jabatan/agensi sekiranya masih boleh digunakan; atau Digunakan sebagai komputer pengganti sekiranya berlaku kekurangan komputer; atau Diagihkan kepada bahagian/unit yang memerlukan komputer tambahan untuk kerja-kerja seperti cetakan dan sebagainya; dan

iv)

Sekiranya perkakasan komputer didapati telah rosak dan tidak boleh digunakan lagi, perkakasan tersebut akan disyorkan untuk pelupusan.

11.

Pelupusan Perkakasan Komputer Pelupusan perkakasan komputer dibuat mengikut keadaan seperti berikut : i) ii) Perkakasan komputer yang rosak tidak dapat diperbaiki lagi; atau Alat gantian untuk perkakasan berkenaan tiada lagi dalam pasaran. Senarai maklumat pelupusan perkakasan komputer yang rosak dan tidak boleh digunakan akan disediakan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Bab E. Mana-mana komponen dari perkakasan komputer yang akan dilupuskan tetapi masih boleh digunakan, akan diambil untuk tujuan penyelenggaraan perkakasan komputer lain yang rosak.

12.

Kecurian/Kehilangan Perkakasan Komputer Sekiranya berlaku kecurian atau kehilangan perkakasan komputer, bahagian/unit yang terlibat perlu membuat satu laporan kepada BTM atau membuat laporan polis berdasarkan jenis dan kos perkakasan yang dicuri atau dihilangkan. Sekiranya melibatkan laporan polis, pihak yang berkenaan perlu menghantar laporan tersebut beserta surat/memo rasmi bahagian/unit kepada BTM untuk tindakan seterusnya. Sekiranya kecurian atau kehilangan perkakasan komputer tersebut adalah disebabkan kecuaian pegawai/kakitangan bahagian/unit, maka tindakan tatatertib atau/serta surcaj boleh dikenakan kepada pihak yang berkenaan.

13.

Penutup Semua pegawai/kakitangan KPWKM hendaklah mematuhi Dasar Perkakasan ICT agar semua aset ICT KPWKM dapat digunakan bersama dengan baik dan mempertingkatkan lagi prestasi penyampaian perkhidmatan KPWKM.