BAHAN AJAR

Bahan Kajian : Administrasi dan Supervisi Pendidikan

Sks : 2 (dua)
Program Studi : UNP (Kependidikan)
Fakultas : UNP (Kependidikan)
Minggu ke : 5 (lima)
Kode :

Learning Outcomes (capaian pembelajaran) mata kuliah terkait KKNI

Mengerti dan menguasai konsep dasar administrasi personalia dan
mampu mengelola administrasi personalia di tingkat sekolah
Soft Skills/Karakter : Religius, Berfikir kritis dan kreatif, jujur

Materi :
1. Konsep dasar administrasi personalia
2. Ruang lingkup administrasi personalia

A. Pengertian Administrasi Personalia

Kata administrasi berasal dari kata ad yang berarti ke atau kepada,
dan ministrare yang berarti melayani, membantu atau mengarahkan.
Sedangkan kata personalia berasal dari kata personil atau personnel yang
berarti pegawai. Jadi administrasi personalia tidak lain adalah administrasi
dalam bidang pegawai atau kepegawaian, yaitu administrasi atau
manajemen yang menagani masalah –masalah kepegawaian dalam suatu
badan usaha atau lembaga.
Pengertian lain dari administrasi personalia adalah proses kerja sama
mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan
dalam bidang personalia dengan mendayagunakan sumber yanga ada secara
efektif dan efisien, sehingga semua personil sekolah menyumbang secara
optimal bagi pencapaian tujuan pendidikan/ sekolah yang telah ditetapkan.
Administrasi Personalia pada dasarnya proses ini adalah proses yang
paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan
sistem kepegawaian. Dimana dalam hal ini dilakukan pengumpulan
informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari
proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel.

47
 Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman
data umum kepegawaian seperti :
1. Biodata Pegawai
2. Sejarah Kepangkatan
3. Sejarah jabatan
4. Sejarah Pendidikan Formal
5. Sejarah Pendidikan Penjenjangan
6. Sejarah Pendidikan Substantial
7. Keahlian berbahasa asing
8. Penggunaan fasilitas perusahaan
9. Sejarah kunjungan ke luar negeri
10. Daftar Keluarga
11. Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh
12. Memo Khusus

Sehubungan dengan itu, pada sistem ini telah dibentuk suatu

standarisasi tabel-tabel pendukung, yang mana mengacu pada standar
pengkodean yang ditetapkan untuk Sistem Kepegawaian di Indonesia.
Keuntungan dari hal ini adalah :
1. Kemudahan dalam pengelompokan informasi, karena sebagian besar
informasi menggunakan kode.
2. Mempercepat pengisian dan akurasi data, sebab operator tidak perlu
mengingat daftar kode yang diperlukan untuk pengisian data, semua
dapat diperoleh secara cepat oleh sistem.
3. Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai
dalam pengoperasiannya.
4. Jumlah data yang direkam per transaksi lebih sedikit dengan
pengkodean.
5. Setiap histori yang dimiliki oleh personel akan direkam selama atau
sebanyak jumlah data yang akan disimpan (ditentukan oleh pihak
manajemen kepegawaian).

48
B. PERENCANAAN PERSONALIA
Perencanaan pegawai bertujuan untuk mengetahui secara pasti akan
kebutuhan pegawai, baik mengenai jumlahnya maupun mengenai jenis dan
tingkatannya. Untuk mengetahui kebutuhan pegawai ini ada tiga hal yang
perlu diketahui lebih dahulu, yaitu :
1. Jumlah dan jenis pegawai yang telah ada
2. Beban kerja (load) dari lembaga ataupun unit-unitnya
3. Kapasitas kerja pegawai
Dalam rangka perencanaan penentuan penambahan atau
pengurangan pegawai secara umum dapat dikatakan, bahwa ada dua
kebijakan dalam hal ini, yaitu :
1. Kebijakan kepegawaian didasarkan pada kebutuhan (need oriented) ;
berarti apabila suatu unit kerja mengalami perkembangan, berarti
beban kerja bertambah. Bila beban kerja bertambah, berarti perlu
adanya penambahan pegawai. Sebaliknya, apabila suatu unit kerja
(usaha) mengalami kemunduran, berarti beban kerja menyusut. Bila
beban kerja menyusut berarti ada pegawai tidak berfungsi. Dalam hal
ini diadakan pengurangan pegawai. Penyusutan atau pengurangan
pegawai ini dalam istilah kepegawaian biasa disebut “rasionalisasi”.
2. Kebijakan kepegawaian didasarkan pada anggaran biaya (budget
oriented) ; berarti penentuan penambahan atau pengurangan pegawai
didasarkan pada anggaran biaya yang tersedia. Bila naggaran tersedia,
maka boleh mengadakan penambahan pegawai. Tapi, bila anggaran
tidak tersedia/menurun, maka tidak diperbolehkan menambah
pegawai, bahakan bila perlu mengurangi pegawai.
Perencanaan personil adalah penentuan jumlah dan spesifikasi
(kualitas dan kuantitas) orang-orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tugas-tugas organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan
secara efektif dan efisien. Langkah-langkah dalam perencanaan personil
sebagai berikut :
1. Analisis pekerjaan
Menurut Simamora (1999) adalah proses pengumpulan dan
pemeriksaan dalam pengorganisasian semua aktivitas-aktivitas kerja
pokok di dalam suatu organisasi beserta kualifikasi (pengetahuan,
kemampuan, serta sifat-sifat individu) yang diperlukan untuk
melaksanakan aktivitas tersebut.

49
 2. Penentuan formasi
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang
diperlukan dalam suatu organisasi untuk melaksanakan tugas pokoknya
dalam jangka waktu tertentu.
3. Penentuan kebutuhan
Dimulai dari kegiatan inventarisasi personal, yaitu : pendataan
ulang personil yang sudah ada.

C. PENGADAAN
Pegawai adalah orang yang mengerjakan atau melaksanakan suatu
pekerjaan atau disingkat “orang yang bekerja”. Jika bentuknya dibalik
(dijadikan bentuk pasif), maka menjadi orang yang dipekerjakan. Dalam
Undang-Undang No. 8 tahun 1974 Pokok-Pokok Kepegawaian, bab I pasa I
dirumuskan pengertian tentang pegawai : yang dimaksud dengan Pegawai
(Negri) adalah “mereka yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam
peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang
berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan (negri) atau diserahi
tugas (negara) lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan
perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Berdasarkan lembaga/instansi tempat kerjanya, pegawai bisa
dibedakan dalam dua macam, yaitu :
1. Pegawai Negri : pegawai yang bekerja pada lembaga-lembaga pemerintah
2. Pegawai Swasta : pegawai yang bekerja pada lembaga-lembaga swasta
Pada pokoknya pengadaan pegawai negri sipil diselenggarakan melalui
langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :
1. Pengumuman
2. Pendaftaran
3. Seleksi atau Penyaringan
Dalam pasal 16 ayat 1 UU No. 8 Tahun 1974 yang diubah menjadi UU
No. 43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian dan pasal 1 PP No. 8
tahun 2000 tentang pengadaan pegawai dengan perubahan PP No. 11 tahun
2002 mengatakan bahwa pengadaan pegawai negeri sipil dilakukan mulai
dari :

50
1. Perencanaan pengadaan personil
2. Pengumuman
3. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar/calon pegawai negeri
sipil, adalah :
a. WNI Berusia serendahnya 18 tahun dan setingginya 35 tahun
b. Tidak pernah dihukum penjara/kurungan berdasarkan keputusan
pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum tetap,
karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan
c. Tidak pernah diberhentikan dengan hormat, tidak atas permintaan
atau dengan hormat PNS, atau diberhentikan tidak dengan
hormat sebagai pegawai swasta
d. Tidak berkedudukan sebagai calon/pegawai negeri
e. Mempunyai pendidikan, keahlian, kecakapan dan keterampilan
yang diperlukan
f. Berkelakuan baik
g. Sehat jasmani dan rohani
h. Bersedi ditempatkan diseluruh wilayah NKRI/negara lain yang
ditentukan pemerintah
Syarat-syarat yang lain ditentukan dalam persyaratan jabatan
a. Lamaran
b. Penyaringan/seleksi
c. Pengangkatan sebagai calon PNS
d. Pengangkatan sebagai PNS
e. Setelah melalui masa percobaab sekurang-kurangnya satu tahun
dan paling lama dua tahun, maka calon PNS diangkat menjadi PNS
dengan syarat :
f. Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai
baik
g. Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani
h. Telah lulus pendidikan dan latihan pra jabatan

51
 Kewajiban dan Hak Pegawai Negri Sipil
Dalam UU No. 8 tahun 1974 disebutkan kewajiban PNS sebagai
berikut :
1. Setiap PNS wajib setia dan taat sepenuhnya kepada Pancasila, UUD
45 dan Pemerintah
2. Setiap PNS wajib mentaati segala perundang-undangan yang
berlaku
3. Setiap PNS wajib melaksanakan segala tugas kedinasan
4. Setiap PNS wajib menyimpan rahasia jabatan
5. Setiap PNS bekerja secara jujur, tertib, cermat dan bersemangat
Adapun hak-hak PNS ialah :
1. Setiap PNS berhak memperoleh gaji yang layak
2. Setiap PNS dan keluarganya yang sakit berhak akan perawatan
kesehatan
3. Setiap PNS berhak atas cuti
4. Setiap PNS berhak mendapatkan tunjangan
5. Setiap keluarga PNS berhak mendapatkan uang duka bila
meninggal
6. Setiap PNS berhak atas pensiun sesuai dengan ketentuan yang
berlaku

D. PEMANFAATAN & PEMBINAAN

Pemanfaatan personil merupakan upaya perlibatan secara aktif para
personil dalam kegiatan penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan
lembaga. Pembinaan personil adalah kegiatan yang diarahkan untuk
menjamin penyelenggaraan tugas-tugas lembaga/pemerintah dan
pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna.
Upaya yang dilakukan dalam pendayagunaan personil adalah:
1. Orientasi personil
2. Pendidikan dan pelatihan
3. Penggajian personil : gaji pokok + tunjangan keluarga, tunjangan jabatan,
tunjangan pangan, dll.

52
4. Kenaikan pangkat personil
5. Pembinaan disiplin pegawai
6. Cuti personil (PNS)
7. Peningkatan kesejahteraan pegawai,terdiri dari :
➢ Kesejahteraan Rohani
a. Kebutuhan akan rasa aman dan tenteram
b. Kebutuhan akan rasa kasih saying
c. Kebutuhan akan rasa harga diri, dihargai dan dihormati
d. Kebutuhan akan mengaktualisasi diri dan berprestasi
➢ Kesejahteraan Materi
a. Peningkatan penghasilan PNS
b. Tabungan dan Asuransi PNS (Taspen)
c. Keoperasi Pegawai Negri
d. Asuransi Kesehatan Pegawai Negri
8. Mutasi, promosi dan demosi
Mutasi ; pemindahan seorang PNS dari suatu jabatan ke jabatan
lain yang sama tingkatnya. Pemindahan ini disebut juga “tour of duty”.
Demosi ; penurunan pangkat setingkat lebih rendah dari pangkat
sebelumnya. Demosi diberikan antara 6 bulan s/d 1 tahun, setelah itu
PNS bersangkutan kembali pada jabatannya semula
9. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3)

E. PEMBERHENTIAN
Pada garis besarnya sebab-sbebab pemberhentian PNS itu dapat
dikelompokkan ke dalam 3 jenis, yaitu :
1. Permohonan pegawai sendiri
2. Pemberhentian oleh Dinas/Pemerintah : dikarenakan PNS tersebut tidak
cakap jasmani/rohani, penciutan organisasi, peremajaan atau
melakukan kriminal.
3. Pemberhentian karena sebab lain : meninggal dunia, PNS tersebut hilang,
cuti di luar tanggungan Negara, telah mencapai batas usia pensiun.

53
F. Pensiun
Diantara sebab-sebab pensiun adalah :
1. Telah mencapai batas usia pensiun
2. Meninggal dunia karena dalam menjalankan tugas
3. Kuzuran jasmani/rokhani
Macam-macam pensiun :
1. Pensiun Pegawai Negri ; diberikan dengan ketentuan pension
2. Pensiun janda/duda ; diberikan kepada suami/istri dari PNS yang
meninggal
3. Pensiun Anak ; diberikan kepada anak dari seorang PNS yang
meninggal
4. Pensiun Orang Tua ; diberikan bila tidak ada ahli waris dari PNS yang
meninggal selain orang tuanya.

G. PERANAN GURU dalam ADMINISTRASI PERSONALIA

Menyediakan dan melengkapi sarana dan prasarana yang diperlukan
1. Memberikan informasi tentang keadaan personil sekolah
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling
kepada semua personel sekolah.
3. Mempertanggungjawabkan tugas dan kegiatan yang dilakukan
4. Membantu mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja
untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
5. Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga-tenaga kerja yang di
perlukan dalam usaha kerjasama
6. Mengadakan penilaian terhadap hasil yang telah dicapai

DAFTAR PUSTAKA

Burhanuddin,Yusak.2005.Administrasi pendidikan.Bandung:Pustaka setia

Dasar-dasar Administrasi, diakses dari http://www.sarjanaku.com pada 11
Juli 2012.
Fungsi-fungsi Administrasi Pendidikan, diakses dari
http://gudangmaterikuliah.blogspot.com pada 11 Juli 2012.
http://herruali.ngeblogs.com/2010/01/02/penyusunan-personalia

54
http://lenyradili89.blogspot.com/2009/12/administrasi-personalia.html
Konsep Dasar Administrasi Pendidikan, diakses dari http://aanchoto.com
pada 11 Juli 2012.
Pengertian Dasar-dasar dan Tujuan serta Ruang Lingkup Administrasi
Pendidikan, diakses dari http://misbakhudinmunir.wordpress.com
pada 11 Juli 2012.
Pengertian Fungsi Administrasi Pendidikan, diaksesdari
http://www.scribd.com pada 11 Juli 2012.
Peranan Guru dalam Administrasi Pendidikan di Sekolah, diakses dari
http://cancer55.wordpress.com pada 11 Juli 2012.
Peranan Guru dalam Administrasi Sekolah,diakses dari
http://susilofy.wordpress.com pada 11 Juli 2012.
Purwanto,Ngalim.2007.Administrasi pendidikan dan supervisi
pendidikan.Bandung:PT Remaja Rosda Karyta
Soetjipto dan Kosasi,Raflis.2004.Profesi keguruan.Jakarta:PT Rineka Cipta
Tsauri,Sofyan.2007.Administrasi dan supervisi pendidikan.Jember:Center for
society studies
Tujuan Administrasi Pendidikan, diakses dari http://zhalabe.blogspot.com
pada tanggal 11 Juli 2012.

55