DASAR - Dasar-Dasar Manajemen Proyek (RITA BERLIS)
DASAR - Dasar-Dasar Manajemen Proyek (RITA BERLIS)
DAFTAR ISI
KEGIATAN BELAJAR 1
TEKNIK MANAJEMEN PROYEK
Tujuan Pembelajaran
Memberikan wawasan kepada peserta tentang proyek, konsep, manajemen
proyek, mekanisme manajemen proyek, termasuk alat dan teknik yang
digunakan dalam manajemen proyek.
Memberikan ketrampilan peserta dalam membuat kerangka kerja suatu
proyek.
A. PENDAHULUAN
“Pemerintah tengah mempercepat rehabilitasi dan rekonstruksi infrastruktur di Provinsi Nusa
Tenggara Barat (NTB) pasca bencana gempa. Dalam percepatannya, Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat (PUPR) telah memberangkatkan 400 insinyur muda untuk menjadi tenaga
pendamping masyarakat dalam membangun rumah yang memenuhi kaidah rumah tahan
gempa. Sebelum diterjunkan ke masyarakat, 400 insinyur muda tersebut akan mendapatkan
pelatihan mengenai pembuatan dan perakitan Rumah Instan Sederhana Sehat (Risha) dan Rumah
Instan Kayu (Rika) yang merupakan inovasi rumah tahan gempa Balitbang Kementerian PUPR,”
(Detik.com, 1 September 2018).
Berita di atas adalah salah satu contoh “proyek” yang sedang dilaksanakan pemerintah bersama
dengan masyarakat guna percepatan pemulihan kehidupan sosial dan ekonomi masyarakat di NTB.
Setiap tahun banyak proyek yang dilaksanakan pemerintah, seperti Jakarta LRT (Light Rail
Transport), Mass Rapid Transport (MRT), dengan tujuan
menyediakan layanan publik dengan dalam suatu target
waktu yang telah ditetapkan, dengan misi khusus
mengurangi jumlah kendaraan yang masuk ke jantung kota
DKI Jakarta.
BUMN juga tidak ketinggalan untuk membantu pemerintah dalam penyediaan infrastruktur antara
lain, pembuatan runway Bandara Soekarno Hatta, Proyek 35
ribu Watt dan Jaringan Transmisi Sumatera. Bahkan, saat ini
sudah ada proyek insfrastruktur yang dikerjasamakan dengan
pihak swasta seperti LRT dan Bus Rapid Transit (BRT) di Medan,
RSUD Krian di Jawa Timur, RS Pendidikan Unsrat di Sulawesi Utara, Pengembangan LP Nusa
Kambangan di Jawa Tengah dan Sistem Penyediaan Air Minum Pekanbaru di Riau.
1) Pengertian Proyek
Proyek didefinisikan sebagai “satu rangkaian aktivitas unit yang saling terkait untuk mencapai
hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu pula” (Chase et.al,1998). Dalam
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide, 2004, dinyatakan bahwa proyek
memiliki beberapa karakteristik penting yaitu; sementara (temporary), unik dan elaborasi
progresif (progressive elaboration).
a. Sementara (temporary) berarti setiap proyek selalu mempunyai jadwal yang jelas kapan
dimulai dan kapan diselesaikan. Proyek akan berakhir jika tujuan tercapai atau kebutuhan
terhadap proyek tidak ada lagi, sehingga proyek dihentikan.
b. Unik berarti setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, layanan atau output
tertentu yang berbeda dari produk biasanya.
c. Elaborasi progresif adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan sementara dan
unik, yaitu bahwa setiap proyek melalui langkah-langkah yang terus berkembang dan
berlanjut sampai proyek berakhir, di mana setiap langkah yang dilaksanakan semakin
memperjelas tujuan proyek.
Proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dilaksanakan dalam satu bentuk
kesatuan dengan menggunakan sumber untuk mendapatkan benefit (Gray, Simanjuntak, Sabur,
Maspaitella &Varley, 2007). Proyek bukanlah suatu kegiatan rutin yang dilakukan terus
menerus, biasanya hanya terkait dengan suatu jangka waktu tertentu saja. Sebagai contoh
suatu perusahaan tekstil yang mempunyai kegiatan/operasi (rutin) perusahaan adalah
memproduksi tekstil dengan menggunakan mesin yang ada dan selanjutnya memasarkan
produknya. Bilamana ada penggantian mesin-mesin lama dengan mesin baru pada perusahaan
tekstil disebut proyek karena penggantian mesin lama sudah tercapai, maka proyek
penggantian mesin selesai.
Sebagai gambaran lebih jelas “proyek” dan “operasi” dalam suatu perusahaan dapat dilihat
pada Tabel-1 berikut:
Tabel-1: Perbandingan kegiatan proyek dan kegiatan operasi
Kegiatan proyek Kegiatan operasi Keterangan
Pekerjaan selesai, proyek berhenti Mempertahankan bisnis Tujuan
Unik Umum output
Dinamis dan non rutin Berulang dan rutin Kegiatan
Proyek merupakan sekumpulan aktivitas yang saling berhubungan sejak titik awal sampai titik
akhir untuk suatu hasil tertentu, bersifat lintas fungsi organisasi, membutuhkan berbagai
keahlian (skills) dari berbagai profesi dan organisasi. Proyek dapat dilaksanakan pada semua
tingkatan organisasi dengan melibatkan satu orang atau lebih, bahkan ribuan orang dalam
kurun waktu beberapa minggu, atau bahkan lebih dari lima tahun. Pelaksanaan proyek dapat
melibatkan hanya satu organisasi, beberapa organisasi, atau dilaksanakan dalam bentuk joint
venture dan partnership.
Pada umumnya proyek ditetapkan antara lain untuk:
Membuat produk/layanan baru
Perubahan struktur, kepegawaian dan gaya organisasi,
Merancang kendaraan transportasi baru
Pengembangan sistem informasi baru
Membangun gedung atau fasiltas lainnya
Untuk yang skalanya lebih besar atau lebih luas, beberapa proyek terkesan berulang, Misalnya
pembangunan perumahan real estate, pembangunan pesawat komersial baru yang
memerlukan banyak prototype, pengembangan sanitasi dan air pada lima wilayah DKI Jakarta.
Beberapa contoh yang dikemukakan sebelumnya menunjukkan bahwa proyek merupakan
aktivitas yang dalam pengerjaannya, mempunyai batasan yaitu; ruang lingkup (scope), waktu
dan dana (anggaran/biaya), yang juga akan mempengaruhi berhasilnya suatu proyek.
Keseluruhan aktivitas proyek merupakan satu kesatuan pekerjaan sejak dituangkannya ide,
bagaimana merencanakan, untuk kemudian dilaksanakan sehingga benar-benar menjadi hasil
sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
termasuk faktor eksternal, seperti pemasok yang kehabisan produknya atau anggota yang
ternyata tidak kompeten.
e. Proyek Kapital
Aktivitas yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh suatu badan usaha
(biaya investasi) atau pemerintah (belanja modal). Sebagai contoh pembebasan tanah dan
penyiapan lahan untuk persiapan jalan layang/tol, pembelian mesin pabrik, genset, dll.
Setiap proyek, baik kecil maupun besar pastinya melibatkan satu atau banyak orang, yang
secara bersama dapat mengerjakannya dalam waktu satu hari atau butuh waktu bertahun-
tahun untuk menyelesaikanya. Besar kecilnya proyek tergantung pada: jumlah tenaga yang
terlibat; jumlah waktu yang diperlukan, jumlah biaya yang diperlukan; banyaknya kegiatan,
macam dan jumlah hubungan antar kegiatan dalam proyek; macam dan jumlah hubungan
antar kegiatan dalam proyek dengan pihak luar.
Batasan ini merupakan keunikan proyek, pertama, proyek selalu berinteraksi dengan biaya,
waktu dan kinerja. Pada dimensi biaya, proyek harus diselesaikan tanpa melampaui anggaran.
Pada dimensi waktu, berarti proyek harus diselesaikan dalam waktu yang tepat. Sedangkan
pada dimensi kinerja (mutu), kualitas pekerjaan harus sesuai dengan standar kinerja yang
ditetapkan sebelumnya. Ketiga dimensi ini berinteraksi membentuk kombinasi unit. Misalnya
suatu proyek terlambat dari jadwal yang disepakati akan berakibat anggaran bertambah, dan
sebaliknya.
Kedua, penggunaan SDM organisasi dari beberapa divisi atau departemen berpotensi konflik
(jika proyek dikerjakan menggunakan SDM lintas unit kerja) karena SDM organisasi lebih
mementingkan pekerjaan proyek di banding pekerjaan rutin organisasi.
Untuk dapat mencapai tujuan proyek secara efektif denga hasil yang memuaskan, pengelola
proyek perlu menjaga batasan waktu, biaya dan ruang lingkup dengan cara memanfaatkan
sumber daya yang tersedia. Dengan demikian, dalam pelaksanaan proyek perlu dilakukan
tawar menawar (trade off) antara berbagai batasan, misalnya:
- Jika kualitas ingin ditingkatkan maka akan berdampak pada kenaikan biaya dan waktu;
- Jika biaya ditekan menjadi lebih murah dan waktu pelaksanaan tetap, konsekuensinya
kualitas akan menurun.
Proyek, seperti hanya produk, mempunyai siklus hidup minimal meliputi tahap konsepsi,
perencanaan, eksekusi dan operasi, sebagaimana tersaji pada Gambar-1:
Pada gambar di atas, biaya yang diserap pada tahap awal proyek masih rendah, karena porsi
pekerjaan proyek belum banyak dilakukan. Nilai biaya semakin membesar seiring dengan
berlangsungnya proyek yang akan memuncak pada saat proyek mulai dieksekusi dan akan
menurun ketika memasuki tahap akhir dan pada akhirnya hasil proyek akan diserahkan kepada
user. Peluang keberhasilan proyek masih rendah dan akan semakin besar dengan
berlangsungnya proyek yang sejalan dengan tingkat risiko yang dihadapi.
Setiap tahapan proyek selesai ditandai dengan bentuk penyerahan hasil yang nyata/produk
(deliverables), seperti hasil studi kelayakan, desain rinci, atau suatu capaian kinerja (prototype).
mengelola proyek tersebut.
Tahapan suatu proyek dalam satu siklus hidup proyek secara keseluruhan meliputi;
a. Pendefinisian Proyek (Project Definition)
Pada tahapan ini, manajer proyek bersama dengan pemilik menetapkan tujuan proyek dan
faktor lain yang menjadi pertimbangan untuk keberhasilan proyek sesuai dengan kualitas
yang diinginkan.
Tahap ini disebut juga tahap inisiasi proyek, dan merupakan aktivitas paling dominan
meliputi seluruh kegiatan yang bersifat menghasilkan produk baru atau ditemukannya
suatu masalah, kesempatan atau kebutuhan user (ide dari user di bidang pemasaran,
engineering, manufaktur/Riset dan Pengembangan )
Tahap ini disebut juga tahap konsepsi, karena permasalahan yang ingin diselesaikan
diidetifikasi untuk diberikan alternatif solusi. Dalam memilih solusi yang memiliki
kemungkinan terbesar sebagai solusi terbaik, dapat dilakukan melalui studi kelayakan.
Kelayakan proyek adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi
secara detil (apa yang perlu dilakukan, kapan dilakukan dan pihak mana yang terlibat) dan
apakah penyelesaian masalah cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.
Hasil dari tahapan ini adalah ditetapkannya ruang lingkup proyek dan terbentuknya tim
proyek.
Jika proyek akan dilaksanakan oleh pihak di luar perusahaan, maka user akan membuat
permintaan proposal (RFP=request for proposal) dan dikirimkan kepada pihak yang
termasuk dalam daftar peserta tender (bidders list) yang dimiliki perusahaan. RFP berisi
informasi mengenai tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi, batasan biaya
dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang dibutuhkan/diinginkan ke dalam proposal
proyek, Contoh proposal proyek disajikan pada Lampiran-3.
Kontraktor akan mengirim proposal dan user akan memilih salah satu sebagai pelaksana
utama (partner), melalui proses evaluasi terhadap proposal yang ditawarkan kontraktor
sesuai dengan syarat yang ditetapkan pada RFP, yaitu syarat administrasi (aspek hukum,
kompetensi pekerjaan, aspek finansial) dan syarat teknis (spesifikasi, metodologi,
performasi/kualitas, harga dan jadwal. User dapat melakukan negosiasi dengan calon
kontraktor yang hasilnya akan dituangkan dalam kontrak. Penandatanganan kontrak
mengakhiri tahap konsepsi (inisiasi).
Pada tahap eksekusi ini proses desain merupakan kegiatan membagi pekerjaan ke dalam
sub-sub pekerjaan yang lebih kecil dalam bentuk gambar, diagram, atau skema. Proses
pengadaan dilaksanakan untuk mendapatkan material dan fasilitas pendukung menunjang
proses produksi. Pada proses produksi, manajer proyek mengawasi dan mengendalikan
sumberdaya, memotivasi pekerja dan memberikan laporan kemajuan kepada user, dalam
rangka menghasilkan produk (hasil proyek). Hasil proyek yang akan diserahkan kepada user
dilakukan pengujian untuk memastikan apakah telah sesuai dengan kebutuhan (pengujian
dibantu kontraktor). Dalam hal tertentu, penyerahan hasil proyek kepada user disertai
pelatihan/training kepada user.
Langkah akhir pada tahap ini adalah melakukan post implementation review (untuk
mengetahui tingkat keberhasilan proyek) dan mencatat setiap pelajaran (lesson learned)
yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung untuk dapat digunakan pada proyek
mendatang).
B. MANAJEMEN PROYEK
a. Pengertian, Prinsip dan Karakteristik Manajemen Proyek
Manajemen proyek didefinisikan Ikatan Akuntan Indonesia sesuai dengan konseptual
manajemen, yaitu sebagai aktivitas tim proyek dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), (coordinating),
pengawasan, dan pengontrolan (controlling) sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan
yang disepakati/ditetapkan stakeholders.
Manajemen proyek juga didefinisikan oleh Institute Management Project “Project management
is application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project
requirement.” (PMBOK, Guide,2004).
a. Pemangku kepentingan adalah orang yang terlibat atau terpengaruh atas suatu proyek
tertentu, dengan pemangku kepentingan kunci antara lain:
(1) Sponsor (penyandang dana), baik individu maupun kelompok di dalam dan di luar
organisasi yang menyediakan sumberdaya keuangan;
(2) Anggota Tim proyek, sekelompok orang yang akan melaksanakan pekerjaan suatu
proyek.
(3) Pelanggan/pengguna, baik individu maupun organisasi yang akan menggunakan
produk (hasil) dari suatu proyek. Berbagai jenis pelanggan sangat tergantung dari
produk suatu proyek, misalnya untuk produk baru farmasi pelanggannya adalah dokter
(memberikan resep), pasien (menggunakan), asuransi (penjamin pembayaran).
(4) Organisasi pelaksana proyek, Perusahaan yang melibatkan orang2nya untuk
mengerjakan proyek.
(5) Staf pendukung, pemasok, termasuk penentang proyek.
Prinsip manajemen integrasi proyek adalah bahwa manajer proyek harus mampu
mengkoordinasikan semua area pengetahuan secara menyeluruh pada siklus hidup proyek.
Proses manajemen integrasi proyek meliputi;
(1) Pembuatan rencana proyek, yaitu mengambil hasil dari proses yang lain secara
konsisten dan koheren, untuk kemudian digunakan dalam membuat rencana proyek
baru.
(2) Pelaksanaan proyek, yaitu melaksanakan rencana proyek
(3) Kontrol perubahan terpadu, yaitu melakukan koordinasi berbagai perubahan dalam
proyek.
Pada dasarnya waktu merupakan salah satu atribut yang sangat penting. Kegagalan
mengelola waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat
waktu. . Dalam manajemen waktu proyek, penerapan manajemen waktu proyek
lebih banyak pada tahapan perencanaan dan selanjutnya pada tahapan pengawasan
(controlling).
(3) Biaya, dimulai sejak pengusunan anggaran proyek dan pengelolaannya, termasuk
pertanggung jawaban setiap dana/anggaran yang digunakan. Bidang ini meliputi,
perencanaan sumberdaya, estimasi biaya, penganggaran biaya dan pengendalian
biaya.
Manajemen biaya proyek merupakan suatu proses atau kegiatan yang diperlukan
untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam sejumlah anggaran
yang disetujui. Manajemen biaya proyek meliputi kegiatan; perencanaan sumber
daya; estimasi biaya, penganggaran biaya; dan pengendalian biaya.
(4) Kualitas, yaitu memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang
ditetapkan dengan tujuan. Bidang ini meliputi perencanaan kualitas, memastikan
kualitas, dan mengendalikan kualitas.
(c) Pengendalian mutu; yaitu melakukan monitoring proyek secara khusus untuk
memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu serta
untuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara keseluruhan.
(5) Sumberdaya manusia, yaitu meggunakan secara efektif orang-orang yang terlibat
dalam proyek. Bidang ini meliputi perencanaan SDM organisasi, penerimaan staf
pendukung, dan pengembangan tim proyek.
Dalam penyusunan tim, semua pihak aktif ikut menangani penyelenggaraan proyek,
yang terdiri dari Tim Inti dan Tim Proyek.
Tim Inti dan organisasi fungsional pendukung proyek dipimpin secara vertikal oleh
manajer operasional dan dikoordinasikan secara horizontal oleh manajer proyek yang
bertugas mengurus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di lapangan
dan di kantor pusat proyek.
Tim Proyek adalah organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh bertugas
menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer/pimpinan proyek,
dengan tugas/ fungsi antara lain:
(a) Memadukan kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang fungsional perusahaan
atau oleh sub kontraktor dan kontraktor,
(b) Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan atau ke luar,
seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi,
(c) Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya,
jadwal dan kualitas.
Besaran tim proyek dipengaruhi oleh: besar kecilnya lingkup kerja proyek;
kompleksitas kegiatan proyek; jenis kontrak; keinginan pemilik; faktor geografis; dan
komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat; dan adanya kepentingan khusus
dari perusahaan
(7) Risiko, yang dimulai dari mengidentifikasi risiko, menganalisis untuk dapat merespon
risiko terkait proyek. Bidang ini meliputi perencanaan manajemen risiko, identifikasi
risiiko, analisis risiko (kualitatif dan kuantitatif) perencanaan respon risiko serta
monitoring dan evaluasi risiko.
(4) Sesuai dengan alokasi dana yang tersedia (tidak melebihi anggaran)
Biaya yang dikeluarkan sampai dengan selesainya proyek tidak berbeda jauh dari
anggarannya.
(5) Tidak menimbulkan permasalahan baru bagi perusahaan yaitu menyulitkan perusahaan
dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan di masa mendatang.
Aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yang mendukung
pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi
biaya dan durasi pekerjaan yang realistis.
Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini
dibuat berdasarkan WBS dan kamus WBS dengan mempertimbangkan project deliverables,
hambatan dan asumsi yang tercantum dalam pernyataan ruang lingkup.
Dalam penetapan aktivitas, perlu juga ditetapkan milestone list, yang menjadi
penanda/tonggak selesainya suatu pekerjaan, misalnya tanggal, produk yang dihasilkan,
laporan, dll. Milestone merupakan tool yang sangat berguna untuk membuat tujuan jadwal
dan memantau perkembangan (progress proyek)
Untuk membuat urutan aktivitas proyek dapat menggunakan diagram jaringan, yang
merupakan tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek,
sebagaimana contoh WBS pada Gambar 3 sebagai berikut:
Gambar-3 : Struktur Jaringan Kerja Proyek
4) Membuat jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan, untuk memperlihatkan waktu tiap
aktivitas, batas selesai dan milestone.
Pembuatan Jaringan kerja adalah metode yang dianggap mampu menyuguhkan teknik dasar
dalam menentukan urutan dan kurun waktu aktivitas/kegiatan setiap unsur proyek, yang
selanjutnya digunakan memperkirakan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan, dapat
menggunakan metode jalur kritis (Critical Path Method-CPM) dan metode teknik reviu dan
evaluasi program (PERT). Jaringan kerja berguna untuk:
a. Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan
hubungan ketergantungan yang kompleks,
b. Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis, dan
c. Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya.
Jalur kritis dalam metode CPM adalah rangkaian kegiatan dalam lingkup proyek, yang bila
terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kegiatan yang
berada pada jalur ini dinamakan kegiatan kritis. Atau jalur dengan jumlah jangka waktu
penyelesaian kegiatannya terbesar, sehingga pada jalur ini tidak boleh terjadi penundaan
yang berakibat seluruh proyek terlambat. Jalur ini biasanya ditandai dengan symbol panah
tebal.
Dengan pendekatan sistematis dan pemikiran analitis pada jaringan kerja, pelaksana dan
pimpinan proyek mendapat gambaran pengertian yang lebih jelas dan mendalam mengenai
persoalan dalam mengelola proyek. Hal ini juga merupakan sarana komunikasi yang efektif
bagi semua pihak berkenaan dengan penyelenggaraan proyek. Sistematika penyusunan
jaringan kerja meliputi:
(a) Mengkaji dan mengidentifikasi lingkup proyek, menguraikan dan memecah menjadi
beberapa kegiatan yang merupakan komponen proyek
(b) Menyusun kembali komponen yang sudah diurai menjadi mata rantau dengan urutan
sesuai dengan logika ketergantungan. Urutan mata rantai dapat berbentuk seri atau
parallel.
(c) Memberikan perkiraan kurun waktu bagi masing-masing kegiatan yang dihasilkan
dari penguraian lingkup proyek
(d) Mengidentifikasi jalur kritis (critical path) dan float pada jaringan kerja (tenggang
waktu satu kegiatan tertentu yang non kritis dari proyek)
(e) Meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumber daya, termasuk
menentukan jadwal yang paling ekonomis dan meminimalkan pemakaian sumber
daya.
Pembuatan jadwal, dengan melakukan analisis urutan aktivitas, durasi, sumber daya yang
dibutuhkan dan tantangan pemenuhan jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan
proyek. Alat yang digunakan antara lain: Gantt Chart dan PERT Analysis.
(a) Gantt Chart
5) Membuat estimasi waktu (durasi aktivitas), biaya dan kinerja penyelesaian proyek.
Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu
yang hilang (elapsed time) untuk menyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas. Effort adalah
jumlah hari kerja atau jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Individu yang mengerjakan pekerjaan harus membantu membuat estimasi durasi
aktivitas yang harus ditinjau ulang oleh seorang ahli.
Jika diperlukan rencana pengadaan dalam proyek, seperti hardware, alat-alat khusus,
consumables, atau jasa tertentu, untuk menunjang kelancaran proyek atau bagian
deliverables, perlu diperhatikan sebagai berikut: :
(a) Rincian produk yang akan dibeli dari vendor termasuk deskripsi detil spesifikasi.
(b) Data/ informasi mengenai ketersediaan produk-produk yang akan dibeli apakah masih
tersedia dan tidak diskontinyu.
(c) Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi
kekurangan atau penumpukan.
(d) Perlukah dilakukan proses tender untuk pengadaan ini.
(e) Jika ada vendor yang direkomendasikan, sertakan juga informasi tentang latar belakang
yang mendukung rekomendasi ini, seperti ketepatan waktu, layanan, dan dukungan
ataupun reputasinya.
8) Perencanaan manajemen Risiko, untuk menentukan langkah antisipasi untuk risiko yang
sudah teridentifikasi sebelumnya.
4. Pengendalian Proyek
Pengendalian atau monitoring adalah kegiatan untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek
telah sesuai dengan yang direncanakan yang terdapat dalam project charter, yang dilakukan
oleh pengelola proyek pada setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan. Termasuk memastikan
bahwa pengadaan dan penggunaan input, jadwal kerja, hasil yang ditargetkan dan tindakan
lainnya yang diperlukan berjalan sesuai rencana.
Tujuan Monitoring adalah:
a. Mereviu apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana;
b. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi.
c. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk
mencapai tujuan proyek
d. Mengkorelasikan kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan;
e. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.
Sumber data monitoring adalah data yang merupakan dokumen internal, antara lain: laporan
bulanan/triwulanan, catatan kerja dan perjalanan, catatan pelatihan, notulen rapat dan lain-lain.
Penting untuk mendapatkan informasi tentang aktivitas yang telah diselesaikan dan berapa
banyak pekerjaan yang belum diselesaikan. Data tentang progress proyek dapat dipresentasikan
data denga menggunakan Gantt Chart, Slip Chart, Ball Chart dan Timeline, yang sudah
5. Penutupan Proyek
Penutupan Proyek adalah mendeskripsikan semua detil kondisi penerimaan dari fase atau
proyek untuk kemudian diakhiri secara efisien, dengan aktivitas utama mendapatkan
persetujuan dari stakeholder dan customer atas produk final yang dihasilkan.
Sebelum dilakukan penutupan sebaiknya dilakukan audit proyek yang bertujuan:
a. Mengevaluasi apakah proyek memberikan manfaat yang diharapkan kepada semua
stakeholder?
b. Apakah proyek dikelola dengan baik, dan apakah pelanggan merasa puas menerima hasil
proyek.
c. Menilai kelemahan atau kegagalan yang terjadi, bagaimana mengatasinya dan hal-hal yang
mendukung keberhasilan.
d. Mengidentifikasi perubahan untuk meningkatkan penyerahan proyek di masa mendatang.
Pada penutupan proyek, manajer proyek menghadapi tugas yang bersifat teknis dan non teknis.
Tugas non teknis mencakup masalah yang berkaitan dengan sikap, perasaan, dan harapan
personel proyek sebagai akibat selesainya peoyek karena sangat mempengaruhi motivasi kerja,
sedangkan tugas teknis mencakup:
a. Mengarsipkan file proyek; mendokumentasikan hal-hal pembelajaran (lesson learned)
b. Menyerahkan hasil fisik proyek;
c. Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada organisasi;
d. Menyusun laporan penutupan proyek;
e. Menyelesaikan masalah klaim, garansi, pembayaran, tagihan dan menutup buku keuangan
(Bagian Pengadaan dan Keuangan);
f. Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan/audit;
g. Membuat perencanaan re-assignment tenaga ahli dan personil tetap (Pimpinan Proyek dan
Pimpinan perusahaan);
h. Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan konstruksi;
i. Membersihkan barang sisa proyek;
j. Implementasi program masa jaminan, (panjang masanya sampai setelah proyek tutup).
k. Sertifikat pengujian/penyelesaian fisik.
Manajer dan Pimpinan proyek membuat Laporan Penutupan Proyek untuk memberikan
masukan kepada pimpinan perusahaan dan staf tentang aspek pengelolaan proyek.
KEGIATAN BELAJAR 2
KONTRAK DAN JENIS KONTRAK
Tujuan Pembelajaran
Mengenalkan berbagai jenis kontrak dalam manajemen proyek,
Menjelaskn bentuk kontrak yang umum digunakan dalam proyek,
Menjelaskan elemen kontrak yang harus ada dalam suatu proyek
Memberikan keterampilan kepada peserta dalam penyusunan kontrak paling
sederhana dalam sautu proyek.
A. PENGERTIAN KONTRAK
Kontrak kerja adalah suatu persetujuan yang dibuat oleh satu pihak untuk mengerjakan sesuatu bagi
kepentingan pihak lain menurut persyaratan yang telah ditentukan dan disepakati bersama.
Kontrak yang dalam Pasal 1313 Kitab Undang Undang Hukum Perdata disebut perjanjian, yaitu suatu
perbuatandengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih.
Syarat sah perjanjian (1320 KUHPerdata), yaitu:
1. Sepakat mereka yang mengikatkan dirinya
Awal terbentuknya perjanjian adalah adanya kesepakatan antara para pihak tentang isi perjanjian
yang akan mereka laksanakan. Perjanjian tidak boleh adanya unsur paksaan, penipuan dan
kekeliruan.
2. Kecakapan untuk membuat suatu perikatan
Para pihak khususnya manusia secara hukum telah dewasa atau cakap berbuat atau belum dewasa
tetapi ada walinya. Pihak yang tidak cakap untuk membuat perjanjian adalah orang-orang yang
belum dewasa dan mereka yang berada dalam pengampuan.
3. Mengenai suatu hal tertentu
Secara yuridis, suatu perjanjian harus mengenai hal tertentu yang telajhdisetujui. Suatu hal tertentu
adalah objek perjanjian dan isi perjanjian. Setiap perjanjian harus memiliki objek tertentu, jelas dan
tegas. Dalam perjanjian penilaian, maka objek yang akan dinilai haruslah jelas dan ada, sehingga
tidak mengira-ngira.
4. Suatu sebab yang halal.
Setiap perjanjian yang dibuat para pihak tidak boleh bertentangan dengan Undang-Undang,
ketertiban umum, dan kesusilaan.
Dalam akta perjanjian, sebab perjanjian dapat dilihat pada bagian setelah komparasi, dengan syarat
pertama dan kedua disebut syarat subyektif, yaitu syarat mengenai orang-orang atau subyek
hukum yang mengadakan perjanjian, apabila kedua syarat ini dilanggar, maka perjanjian tersebut
dapat diminta pembatalan.
Untuk syarat ketiga dan keempat merupakan syarat obyektif, yaitu obyek perjanjian dan isi
perjanjian, apabila syarat tersebut dilanggar, maka perjanjian tersebut batal demi hukum.
B. JENIS KONTRAK
1. Kontrak Unilateral dan bilateral
Kontrak atau perjanjian dapat dibuat atau dilakukan oleh dua pihak atau beberapa pihak atau
dilakukan oleh satu pihak.
Kontrak unilateral adalah Kontrak satu pihak, yaitu janji yang sah di sisi undang-undang - antar
pihak yang berwenang yang sah untuk melakukan atau menahan diri melakukan perbuatan,
perbuatan atau perbuatan yang sah. Dalam kontrak unilateral, satu pihak membayar pihak lain
untuk melaksanakan tugas tertentu. Apabila kewajiban pembayaran dipenuhi, pihak lain dalam
kontrak tersebut berkewajiban melaksanakan tugas tersebut. Misalnya kontrak asuransi (polis),
pemegang polis tidak hanya berjanji melakukan sesuatu atau membayar sesuatu dibawah
kontrak asuransi jiwa/ kesehatan. Kontraknya dapat berjalan hanya apabila preminya dibayar
pada saat jatuh tempo, tetapi pemilik polis tidak pernah berjanji untuk melakukan pembayaran.
Apabila premi asuransinya tidak dibayar oleh pemilik polis, perusahaan asuransi tidak dapat
menuntut pemilik polis atas ketidak-mampuannya memenuhi kontrak tersebut. Sebaliknya
perusahaan asuransi (jiwa) membuat janji secara hukum dapat dipaksakan untuk membayar
sejumlah tertentu, apabila perusahaan asuransi tersebut menerima bukti kematian tertanggung.
Kontrak bilateral adalah kontrak yang mempunyai janji-janji atau hak dan kewajiban bagi kedua
belah pihak. Misalnya; seseorang berkontrak dengan perusahaan konstruksi PT AGUNG untuk
mendirikan satu gedung dengan harga yang disepakati bersama. PT AGUNG berjanji unutk
menyelesaikan konstruksi gedung tersebut dengan harga tertentu dan pihak lain berjanji untuk
membayar sejumlah harga tersebut. Apabila hasilnya tidak sesuai dengan kontrak tersebut,
kontrak dapat dibatalkan atau tidak dibayar lunas sesuai kontrak yang disepakati. Kontrak ini
adalah kontrak bilateral sebab yang bersangkutan maupun perusahaan konstruksi PT AGUNG
telah membuat perjanjian hukum yang memaksa.
Kontrak informal adalah kontrak yang kekuatan hukumnya tidak tergantung dari bentuk tertulis,
tetapi pada pemenuhan persyaratan mutlak yang menyebabkan kontrak memiliki kekuatan
hukum. Kontrak informal dapat dinyatakan secara lisan atau tertulis. Persetujuan yang dibuat
secara tertulis semata-mata sebagai bukti adanya kontrak. Dalam hal tertentu, persetujuan lisan
atas kontrak dapat diikat secara hukum. Sebagai contoh; anda setuju membayar kepada Sdr.
Anton sebesar Rp 50.000,00 untuk upah memotong rumput pekarangan pada hari Minggu,
maka secara hukum kita wajib membayar Rp 50.000,00 kepada Sdr. Anton. Hal ini berlaku tanpa
melihat apakah persetujuan itu dibuat tertulis atau tidak. Jika hal itu tidak dibuat secara tertulis
maka persetujuan itu adalah lisan.
mengajukan penawaran harga, yang dapat dilanjutkan dengan proses negosiasi antara para
pihak, hingga tercapai kesepakatan keduanya. Kontrak pengadaan konstruksi di Indonesia
hamper semuanya melalui proses bargaining.
Kontrak adhesi adalah kontrak yang dipersiapkan oleh satu pihak mengenai syarat dan
ketentuan dan harus diterima atau ditolak secara keseluruhan oleh pihak lain. Pemohon berhak
memilih syarat-syarat atau ketentuan tersebut akan tetapi kontrak dapat disetujui atau ditolak
oleh pihak lain.
2) Negotiated Contract
Dilakukan pada proyek-proyek yang sifatnya rahasia (proyek militer) atau proyek yang
memerlukan keahlian khusus yang hanya dimiliki oleh 1-2 kontraktor saja dan belum ada
standar harga yang jelas.
d) Design/Management Contracts
Pekerjaan pengelolaan ini dapat dikontrakkan kepada suatu organisasi spesiaslis/individu yang
dikenal sebagai konsultan. Pekerjaan ini mencakup mulai dari ide, definisi proyek, konsep
proyek, studi kelayakan, pra-rencana sampai dengan monitoring pengawasan pekerjaan
fisiknya serta penyiapan manual operation and maintenance.
KEGIATAN BELAJAR 3
STUDI KASUS MANAJEMEN KONTRAK
LAMPIRAN - 1
SURAT TUGAS
No. XX/XX/XX/XXXX
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama: ………………………………
NIP: ………………………………….
Jabatan: …………………………..
Alamat: ……………………………
Menugaskan kepada:
1…………………………………………
2. ……………………………………….
3. ……………………………………….
Setelah melaksanakan tugas Saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada Pimpinan
Demikian, harap dilaksanakan sebaik-baiknya
Jakarta
Direktur Jenderal
Dokumen Kontrol Daftar Perbaikan Dokumen
LAMPIRAN - 2
CONTOH
PROJECT CHARTER
Nama Proyek: Proyek Up Grade IT
Tanggal Mulai Proyek: 2 Februari 2017 ……… Tanggal Selesai Proyek: 20 Desember 2017
Manajer Proyek: Chlood, 324-715
Tujuan Proyek:
Melakukan upgrade hardware dan software untuk semua pegawai (1000) dalam sembilan bulan
berdasar pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terkini standar baru perusahaan.
Upgrade kemungkinan akan mempengaruhi server sebagaimana hardware dan software jaringan.
Anggaran yang disediakan Rp 170 Milyar untuk hardware dan software serta Rp25 Milyar untuk tenaga
kerja.
Pendekatan:
Update basis data invetaris IT untuk menentukan kebutuhan upgrade
Membuat rincian perkiraan biaya untuk proyek dan melaporkannya ke CEO.
Membeli hardware dan software sesuai kebutuhan
Menggunaka semaksimal mungkin staf internal untuk perencanaan, analisis dan instalasi.
LAMPIRAN - 3
Proposal Proyek
1 Surat Pengantar
Informasi Penetapan Kualifikasi, Pengalaman dan Minat Kontraktor
“contact person” perlu dicantumkan
2 Ringkasan Eksekutif
Deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan, hambatan dan area masalah
3 Teknis
Uraian lingkup proyek, Pendekatan yang digunakan dan pekerjaan yang ada
4 Manfaat/keuntungan yang Akan diperoleh
5 Jadwal
Berisi jadwal kapan hasil proyek bisa diserahkan, didasarkan pada struktur pemecahan pekerjaan.
6 Keuangan
Berisi biaya langsung dan biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja dan bahan yang
digunakan.
Kontrak yang digunakan, termasuk cara pembayaran
7 Legal
Mekanisme dan prosedur yang sesuai untuk menangani perubahan proyek dan penghentian
proyek
8 Kualifikasi Manajemen
Berisi latar belakang organisasi kontraktor, pengalaman, prestasi, situasi keuangan, susunan tim,
dll