FLUXOS INFORMACIONAIS E NECESSIDADES DE INFORMAO NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISO NA GESTO DE OBRAS PBLICAS: UM ESTUDO DE CASO NA SECRETARIA DE ESTADO DE OBRAS

PBLICAS DO PARAN
Bruno Fernandes de Oliveira (1); Maria do Carmo D. Freitas (2)
(1) Universidade Federal da Fronteira Sul, Brasil e-mail: fernandes_de_oliveira@yahoo.com.br (2) Departamento de Cincia e Gesto da Informao Universidade Federal do Paran, Brasil email: mcf@ufpr.br

RESUMO
O uso da informao como ativo estratgico permite organizao conhecer seus procedimentos, detectar e avaliar ameaas e oportunidades, permitindo a tomada de deciso. Essa capaz de criar valor significativo para as organizaes, possibilitando a criao de novos produtos e servios, e aperfeioando a qualidade do processo decisrio em toda a organizao. Contexto: No Setor Pblico, mesmo no motivado pela concorrncia do mercado, a gesto das informaes para a tomada de deciso se torna importante diante das exigncias, governamentais e da populao, de qualidade e economia. As caractersticas da organizao pblica influenciam no desenvolvimento, implantao e utilizao dos Sistemas de Informao, cuja importncia para este tipo de organizao tem crescido, viabilizando sua utilizao para anlise estratgica e planejamento. Proposta: O presente trabalho apresenta o mapeamento dos fluxos informacionais e das necessidades de informao para a tomada de deciso dos gestores de obras pblicas no Estado do Paran. Metodologia: Este mapeamento foi realizado com o foco nas necessidades do usurio vislumbrando no futuro o desenvolvimento de um modelo de Sistema de Apoio Deciso para esses gestores. A pesquisa, de carter qualitativo exploratria, foi realizada a partir de entrevistas com gestores de obras pblicas da Secretaria de Estado de Obras Pblicas do Paran. Resultados: Fez-se um mapeamento para identificar os gargalos nos fluxos das informaes entre profissionais que atuam nos escritrios regionais do Estado e que so responsveis pela gesto de obras pblicas. Justificativa / Contribuio: A investigao aponta para necessidade de uma reflexo na configurao e na troca de informao entre os pares e escritrios regionais que acontece de forma desestruturada e informal, o que gera tomada de deciso onerosa para o Estado por falta de detalhamento desde a solicitao, projeto, licitao, operacionalizao, fiscalizao e entrega do empreendimento. As decises so realizadas muitas vezes sem se ter posse das informaes necessrias. Palavras-chave: necessidade de informao, fluxos informacionais, tomada de deciso, gesto de obras pblicas.

INTRODUO

Uma das atividades mais importantes que as pessoas realizam no seu dia a dia a de tomada de decises. Tais atividades so fundamentais at mesmo quando o seu exerccio se restringe a no decidir sobre um determinado fato ou questo, dado que a ausncia de deciso j , em si mesma, uma forma de deciso (SANCHES, 1997). Para o autor a qualidade da deciso ou da avaliao depende, intrinsecamente, da qualidade das informaes colocadas disposio do indivduo (no momento em que ir decidir), da capacidade que este possui para interpret-las corretamente, e de sua experincia para combin-las de modo apropriado - inclusive pela adequada seleo do instrumental analtico - natureza da situao que requer a deciso e/ou avaliao e ao contexto em que ocasionar efeitos. Informaes inexatas ou atrasadas raramente so filtradas e delegadas para parmetros especficos. Consequentemente, falhas na qualidade podem ocorrer como resultado de tomadas de deciso ineficazes (LOVE; IRANI, 2002). Na disponibilidade de informaes necessrias observa-se que os gestores nem sempre tm o conhecimento que se deseja sobre a dimenso dessa questo, pois no tm a menor idia se essa informao existe, dentro ou fora da empresa, e, se pode ser obtida, colocada no sistema ou fornecida em tempo hbil (McGEE; PRUSAK, 1994; BEUREN, 2000). No Setor Pblico, mesmo no motivado pela concorrncia do mercado, a gesto das informaes para a tomada de deciso se torna importante diante das exigncias, governamentais e da populao, de qualidade e economia. As caractersticas da organizao pblica influenciam no desenvolvimento, implantao e utilizao dos Sistemas de Informao, cuja importncia para este tipo de organizao tem crescido, viabilizando sua utilizao para anlise estratgica e planejamento. Razo e motivao desta investigao que conduz a reflexo sobre como otimizar o uso racional dos recursos pblicos na conduo dos projetos e fiscalizao de obras publicas.

OBJETIVO

O presente trabalho apresenta o mapeamento dos fluxos informacionais e das necessidades de informao para a tomada de deciso dos gestores de obras pblicas no Estado do Paran.

FLUXO INFORMACIONAL NA CONSTRUO CIVIL

No mbito da Construo Civil, a presena de inmeros agentes com nveis diferentes de formao e especializao gera informaes provenientes de suas atividades que fluem continuamente dentro da organizao, encontrando-se normalmente dispersas sem qualquer estrutura ou classificao (BERNARDES, 1996). Para pesquisadores da cincia da informao, a ausncia de um fluxo de informaes constante torna os gestores impotentes na tomada de deciso e acredita-se que grande parte das informaes necessrias a esta ao poderia ser gerada na prpria estrutura organizacional (BEUREN, 2000) Investigaes realizadas no setor conduzem a afirmativa que o fluxo informacional na Construo Civil precria, incompleta, burocratizada e centralizada. Acrescente-se, ainda, que o carter conservador do setor e de poucos investimentos tem retardado uma possvel melhoria na gerao, transmisso e utilizao das informaes. (CRUZ et al., 1998) Na rea de projetos, a eficiente implementao destes na construo depende, em parte, de uma comunicao eficaz entre os participantes do projeto. Esta comunicao, porm, dificultada pela quantidade e diversidade das informaes relacionadas e da disperso geogrfica dos envolvidos (CHASSIAKOS; SAKELLAROPOULOS, 2008). A informao um recurso primordial para a tomada de deciso e a estruturao deste processo requer o uso de Sistema de Informao (SI) que possam responder s demandas e necessidades informacionais do decisor. Guimares e vora (2004) afirmam as informaes demandadas para este tipo de deciso so mais objetivas e quantificveis, tornando mais indicada utilizao de recursos informacionais que organizem, recuperem e disponibilizem as informaes coletadas durante o processo de trabalho. Durante esta pesquisa observou-se que nos ambientes empresariais, a automao tem ocupado papel essencial, utilizando-se de seus recursos para o tratamento da informao necessria s decises. A maneira como a informao obtida, organizada, gravada, recuperada e posteriormente utilizada

permite ao gerente atuar com mais garantia, aumentando a possibilidade de sucesso na tomada de deciso. A Tecnologia da Informao (TI), por sua vez, tem possibilitado um acrscimo na capacidade de comunicao entre os participantes de um empreendimento e/ou organizao. A falta dela, ou sua ineficincia, percebida em prejuzos no custo, qualidade e tempo (Turban, 2004). Os estudos de fluxos de informaes apresentam-se como uma possvel ferramenta para identificar deficincias nos processos, podendo traar um plano de melhorias que aperfeioem a coordenao e a comunicao nos diversos setores da organizao. As caractersticas da organizao pblica influenciam no desenvolvimento, implantao e utilizao dos Sistemas de Informao (SI), cuja importncia para elas tem crescido, viabilizando sua utilizao para anlise estratgica e planejamento. Porm, para viabilizar um modelo de SI que realmente atenda s necessidades organizacionais, torna-se necessrio conhecer o funcionamento das estruturas a que o modelo se prope a atender, considerando as especificidades organizacionais pblicas. (CARDOSO, 2006). O estudo da estrutura da organizao permite conhecer o processo de comunicao formal e informal, reconhecendo-o como meio pelo qual os indivduos se relacionam dentro da organizao e como empregado para apoiar as decises, visando ao alcance dos objetivos institucionais. Nestes ambientes, valores so agregados informao, transformando-a em matria-prima para o desenvolvimento do produto da instituio. Seu objetivo principal a busca da tomada de deciso certa, no momento oportuno, com as pessoas apropriadas, a partir da informao adequada, com o menor custo possvel (GUIMARES; VORA, 2004). Os principais fatores que propiciam a implantao destes sistemas de informao so: execuo de grandes volumes de operaes numricas, comunicao rpida e eficaz com baixo custo entre departamentos, armazenamento de enorme volume de informaes em pouco espao, busca constante da melhoria nos processo de captao de dados e anlise dos resultados para tomadas de deciso. (TURBAN, 2004), A informao, aliada ao estudo da comunicao, tem, portanto, participao fundamental para suprir cada nvel hierrquico da organizao com dados compatveis com a deciso a ser tomada. A maneira como ocorre a transmisso da informao dentro da empresa expe sua estrutura organizacional, apontando suas deficincias e indicando os pontos que, eventualmente, devem sofrer interveno visando a melhoria de qualidade de seu gerenciamento e, em conseqncia, dos seus produtos (MCGEE E PRUSAK, 1994; BEUREN, 2000; LOVE; IRANI, 2002; GUIMARES; VORA, 2004). Desta forma, tornou-se importante o mapeamento dos fluxos de informao e das necessidades informacionais dos gestores da Secretaria de Obras do Estado do Paran SEOP/PR , para identificar os pontos que precisam ser corrigidos, as tecnologias a serem adotadas, e os sistemas a serem implantados, a fim de fornecer aos gestores a totalidade das informaes que necessitam para a tomada de deciso.

CARACTERSTICAS DAS ORGANIZAES PBLICAS

As organizaes pblicas possuem caractersticas particulares que as diferem das empresas do setor privado, desde a forma de gesto at o tipo de servios oferecidos populao. No se trata da discusso arrolada na sociedade da eficincia ou no do setor pblico, pois esta questo esbarra no prprio significado dos propsitos do setor pblico, onde a medida de eficincia est vinculada ao alcance do atendimento de determinado servio e no do rendimento financeiro que este servio possa traduzir (TAIT, 2000). As caractersticas peculiares organizao pblica influenciam, inclusive, no desenvolvimento, implantao e utilizao dos sistemas de informao, cuja importncia para este tipo de organizao tem crescido nos ltimos anos viabilizando sua utilizao para anlise estratgica e planejamento dos rgos governamentais (TAIT, 2000). So apontadas como caractersticas das organizaes pblicas o seguinte: - Estruturais: Comportamento e estrutura burocrticos / Estrutura organizacional rgida / Possuem descontinuidade administrativa / Recursos humanos definidos atravs de concursos pblicos e cargos de confiana

- Legais: Existem restries legais / Somente possvel fazer o que est previsto na legislao / Projetos precisam ser adaptados s realidades poltica e administrativa - Projetuais: Projetos em maior escala / Escassez de recursos / Sua medida de eficincia a satisfao publicas com os servios prestados - Gerais: Prestadoras de servios / Ineficientes / Sem fins lucrativos / Morosidade e complexidade dos processos / Forte resistncia mudana Marques (1999) declara em sua pesquisa que as organizaes pblicas esto, ainda, sendo administradas de forma burocrtica e autoritria, sem uma viso estabelecida a priori e sem uma misso comungada por seus executores, que seja norteadora de atitudes e objetivos definidos e possveis de serem avaliados a posteriori. Esse fato torna a administraes pblica inoperante frente a populao e coloca-a numa posio de ineficcia frente s mudanas, sem um planejamento estratgico definido, funcionando como apagadores de incndio no surgimento de novas demandas. Estas caractersticas quando se trata das obras pblicas ganham escalas maiores, pois a sociedade passa a exigir de seus representantes (gestores das obras pblicas) um comportamento diferente. No contexto nacional, o setor da construo civil vive um momento de profunda reflexo sobre os seus processos, que so repletos de itens que no agregam valor ao produto. A falta de atualizao profissional dos profissionais que atuam no setor mostra que estes no trabalham os conceitos de produo que aperfeioem seus processos construtivos e no acompanham as mudanas de fluxos da concepo do projeto entrega do produto final ao usurio (comunidade e servidores) (OLIVEIRA et al., 2008). Observa-se que os usurios das obras pblicas, a populao no caso, exigem transparncia nos processos de empreendimentos de infra-estrutura. Transparncia esta no apenas nos processos de contratos e licitaes, mas tambm nos aspectos ambientais e, principalmente, de custos, os quais so ampliados por causa dos processos produtivos adotados, repletos de desperdcios e retrabalhos. No tocante exigncia de que administradores pblicos tm a responsabilidade na utilizao de tcnicas inovadoras para solucionar problemas, vale destacar que no peculiaridade apenas do administrador pblico. No entanto, na estrutura pblica a questo da inovao , muitas vezes, contraposta a questes financeiras e de prioridades de programas de governo, as quais impedem a aplicao de projetos que fazem uso de tecnologia mais avanada (TAIT, 2000).

MTODO

Nos estudos organizacionais consideram-se fatores subjetivos ao processo poltico e cultural que envolve relaes de carter humano e social, e as percepes dos indivduos quanto ao contexto no qual se desenvolvem as mudanas. A estratgia de pesquisa escolhida para esta pesquisa foi o Estudo de Caso, com mltiplos instrumentos de coleta de dados, com aplicao de entrevistas, questionrios e observao direta. Foram alvo da pesquisa os gestores de obra dos Escritrios Regionais (ER) da SEOP/PR. O primeiro questionrio tinha como objetivo realizar o levantamento da percepo dos gestores quanto ao fluxo das informaes no ER em que trabalha. A partir destas percepes foi desenvolvido outro questionrio para identificar as necessidades de informaes para a tomada de decises (pesquisa qualitativa), e um roteiro de entrevista semi-estruturado para ser aplicado diretamente pelo pesquisador, que realizaria observaes diretas dos processos de comunicao interna nos ER. A tcnica de triangulao dos dados foi utilizada para a anlise dos dados coletados, uma vez que para o uso de mltiplas fontes de evidncia (entrevista, questionrio, bibliografia e observao direta) esta tcnica possibilita uma convincente anlise dos dados com validao interna. Assim, foi possvel mapear o fluxo das informaes de seis ERs da SEOP/PR, com a identificao de potencialidades e de gargalos nas trocas de informaes. O estudo de caso foi realizado na SEOP/PR que o rgo estadual responsvel pelo o planejamento, a organizao, a promoo, a direo, a execuo e a fiscalizao das atividades relacionadas aos servios de engenharia em todos os prdios e obras de propriedade ou em uso pela administrao estadual direta e indireta, e gerencia a execuo dos projetos novos ou de reforma/ampliao solicitados pelas outras secretarias estaduais, tais como Secretaria de Transportes, de Educao, de Segurana, entre outras.

Os Escritrios Regionais so os representantes do rgo em nvel regional. Estes so os responsveis pela implantao, coordenao e execuo das atividades da SEOP nas regies administrativas. Para tanto, fornecem informaes necessrias ao acompanhamento das obras e servios de arquitetura e engenharia em execuo; realizam levantamento de percentuais e quantidade de realizao fsica das obras, elaboram as respectivas avaliaes e medies; fazem os oramentos quantitativos e processam o arquivamento de documentos referentes a obras e servios de engenharia no mbito de sua atuao. A seguir detalha-se o resultado do mapeamento realizado nos escritrios regionais.

RESULTADOS DA PESQUISA

Os fluxos aqui apresentados so resultado do cruzamento de dados coletados pelos questionrios, entrevistas e pela observao direta do pesquisador no ER-3 e ER-4. A partir das respostas aos instrumentos de pesquisa, pode-se mapear o fluxo de informaes de seis escritrios regionais, porm, para apresentao, estes ERs foram escolhidos por serem representativo e possurem elementos importantes no entendimento dos problemas nas comunicaes. A simbologia adotada segue padres utilizados no mapeamento de fluxo de informao com pequenas adaptaes ao cenrio em contexto. Cada regional tem uma ligao direta com a coordenao central da SEOP. Nestes escritrios regionais existe a figura centralizadora das atividades e informaes, representada pelo chefe do ER. Ele a figura de entrada e sada das informaes no setor, bem como o distribuidor de atividades com as devidas orientaes, acompanhamento, cobrana e verificao dos resultados.

6.1

Escritrio Regional (ER-3)

A equipe do ER-3 conta, alm do chefe, com mais trs Engenheiros/Arquitetos fiscais de obra, o que possibilita ao chefe o exerccio de atividades mais relacionadas ao gerenciamento dos processos e das burocracias, deixando as atividades de fiscalizao aos outros trs profissionais. O fluxo de informaes neste ER se diferencia pela presena de um tcnico em informtica. Ele no apenas recebe os arquivos digitais dos fiscais para arquivamento, como tambm est em contato com a central da SEOP/PR. Os fiscais podem ento requisitar as informaes e arquivos digitais que necessitarem dos processos sob sua responsabilidade (Figura 1).

Figura 1 - Fluxo de informaes no ER-3-SEOP/PR

Por mais que o papel do chefe seja centralizador, a presena do tcnico em informtica torna as atitudes e decises dos fiscais mais flexveis, podendo requisitar as informaes da central sem o intermdio da chefia.

6.2

Escritrio Regional (ER-4)

O ER-4 conta com trs Engenheiros/Arquitetos fiscais de obra, porm o corpo de apoio tcnico composto por um tcnico em edificaes, quatro residentes tcnicos1 e trs estagirios. Isso faz com
1

Engenheiro/arquiteto recm-formado contratado sobre regime especial. MENDES JUNIOR, R., SANTOS FILHO, M. L., SCHEER, S., FREITAS, M.C.D. Uma Proposta de Educao Continuada numa Parceria Universidade e Governo: Residncia Tcnica In: NOVOS PARADIGMAS NA EDUCAO EM ENGENHARIA ed. Curitiba: ABENGE, 2007.

que o chefe assuma mais o papel burocrtico, deixando as funes de fiscal aos outros dois Engenheiros/Arquitetos e ao tcnico em edificaes, que assume o papel de fiscal. Constata-se uma diviso bem clara na distribuio de atividades entre os residentes, sendo que os fiscais tm a responsabilidade sobre seus prprios residentes. Fato que inibe a comunicao dentro do prprio ER, uma vez que a equipe do Engenheiro 1 no troca informaes com a equipe do Engenheiro 2. Nesta regional um dos residentes assumiu o papel de acompanhamento do andamento das atividades, no fazendo parte das equipes de fiscalizao. Acrescente que h uma duplicidade na entrega de informaes geradas pelos residentes, pois estes, alm de reportar as atividades cumpridas ao seu fiscal responsvel, tambm as reporta chefia, sendo que o Engenheiro fiscal vai envi-las novamente ao chefe (figura 2).

Figura 2 - Fluxo de informaes no ER-3-SEOP/PR

Existe apenas o armazenamento da documentao impressa, em arquivo fsico prprio. No existe um BD estruturado, o que faz com que os arquivos digitais gerados sejam armazenados em computadores pessoais ou em pastas de arquivos nos computadores da ER, ou ainda, sejam descartados.

6.3

Descrio dos contedos dos fluxos de informao nos ERs

Com exceo do fluxo da documentao burocrtica envolvida nos processos que realizada via documentos impressos, as outras formas de informao, em sua maioria, so trocadas de forma informal e desestruturadas. Os contedos dos fluxos de informaes esto descritos no Quadro 1. constante o uso de e-mail, telefones e at mesmo da comunicao oral para a troca de informaes. Nota-se que a maior preocupao com a elaborao da documentao exigida nas normas, que devem contar nos processos, no havendo a troca de experincia, informaes sobre resultados positivos e negativos de tomadas de deciso. Tambm a centralizao das informaes nas mos dos chefes dos ER acaba por limitar as aes dos fiscais de obra, que dependem das decises da chefia para tomar decises.

Canal de comunicao Id do fluxo Doc. impresso X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Doc. digital Telefone Malote E-mail

a 1 b a 2 b

a 3

b a 4 b a 5 b 6 7 8 9 10 a b a 11 b

Processos abertos na central da SEOP/PR Solicitao de atividades de levantamento, medio, avaliao de imveis Processos aprovados e licitados, para acompanhamento e fiscalizao das obras Resultados/relatrios das atividades solicitadas nos processos abertos Documentao dos processos cujas obras esto em andamento ou encerradas, com os relatrios de fiscalizao Pedido de informaes sobre contratos, contato com projetistas, oramentos Solicitao de memorandos e ofcios Documentos para assinatura Triagem e distribuio dos processos recebidos da central SEOP/PR Solicitao de atividades a cada um dos responsveis pela regio Solicitao de execuo de levantamentos, medies, avaliaes, oramentos Cronograma de viagens para fiscalizao e planilhas com os custos (dirias, consumo de combustvel, etc.) Relatrios e memoriais dos levantamentos, medies, oramentos, fiscalizaes Confirmao para pagamento dos empreiteiros (mensal) Comprovantes de gastos em viagens Repasse de servios para auxlio nas atividades requeridas nos processos. Atividades solicitadas de levantamento, oramento, medio, fiscalizao Solicitao de atividades a cada um dos responsveis pela regio Solicitao de execuo de levantamentos, medies, avaliaes, oramentos Relatrios e memoriais dos levantamentos, medies, oramentos, fiscalizaes Confirmao para pagamento dos empreiteiros (mensal) Documentos dos processos encerrados Documentos digitais (planilhas, textos, desenhos) Comprovantes de gastos em viagens Documentos dos processos encerrados para arquivamento Documentos digitais (planilhas, textos, desenhos) Solicitao de arquivos sobre projetos (oramentos, detalhamentos) Arquivos digitais gerados nos processos regionais Solicitao de arquivos sobre projetos (oramentos, detalhamentos) Arquivos digitais (oramentos, levantamentos, detalhamentos, desenhos) Distribuio dos servios planejados Cronogramas de prazo para acompanhamento de obras Relatrios sobre fiscalizaes em andamento Comprovantes para pagamento de empreiteiros Quadro 1 - Contedo dos fluxos nos ER-SEOP/PR.

X X X X X

X X

6.4

Necessidades de informao

Os dados apresentados representam o conjunto total de regionais investigadas e a opinio de seus gestores. Constatou-se no diagnstico que os fluxos so na maioria das vezes informais e desestruturados. Existe uma centralizao das informaes nas mos da chefia e a falta de informaes, principalmente, das empresas contratadas por licitao. O passo seguinte constou do levantamento de quais informaes so necessrias aos gestores de obras pblicas para a tomada de deciso, que foi estruturada como segue:

Oral

Descrio do contedo dos fluxos de informao

- Quanto freqncia - os gestores foram questionados com que frequncia necessitam de informaes para tomar decises, sendo que a maioria toma decises todos os dias (82%) e outros apenas semanalmente (18%). Nota-se, devido frequncia de utilizao, a importncia que as informaes tm para o exerccio das atividades de gesto das obras pblicas. - Quanto disponibilidade das informaes - questionou-se aos gestores, em uma escala de 1 a 7, os quo acessveis estavam s informaes e se estas eram suficientes para a tomada de deciso. Os resultados demonstraram que as informaes no se encontram em sua totalidade, e, em alguns momentos, de difcil acesso, por exemplo, no caso das informaes retidas com as empresas terceirizadas. - Quanto natureza das informaes - que necessitam para o processo de tomada de deciso, os gestores demonstrou que, baseado nos fluxos mapeados e no tipo de informao que flui pelos ER, as informaes que mais presentes nos fluxos so as menos necessrias tomada de deciso, e aquelas que realmente importam, so de difcil acesso, ou esto centralizadas demais. Cabe destacar como tipo de informao dita como mais necessrios, esto: fotografias (94%), desenhos e detalhamentos de projetos (88%), oramentos e cotaes (88%), relatrios de acompanhamento de obras (88%), contato com terceirizados (81%); e entre os menos necessrios: ofcios (31%) e memorandos (38%). - Quanto s fontes de informaes - a Internet (82%) e os projetos concludos ou em andamento (76%) so a maior fonte de informaes dos gestores dos ER. Nota-se que a troca de informaes entre os gestores (47%) e entre estes com a chefia (reunies 35%) so subutilizados. O conhecimento tcito deveria ser mais utilizado, uma vez que a falta de um BD e as falhas na comunicao entre gestores geram o acmulo e a centralizao das informaes, principalmente da experincia de tomada de deciso. - Quanto aos equipamentos e software utilizados - em todos os ER existem telefone, fax e computadores (100%), porm estes ltimos esto em estado precrio ou desatualizados, o que torna as atividades que necessitam dele onerosas e demoradas. Em alguns ER ainda existe o uso de mquina de escrever, o que no condiz com a conjuntura tecnolgica necessria gesto de obras. Uma vez que a condio dos computadores no satisfatria, o uso de software se torna, em alguns casos, impossvel. O que se v que apenas editores de texto (82%) e planilhas (100%), e software CAD (100%) so utilizados com frequncia. Qualquer outro software que necessite de computadores mais atuais e em bom estado deixa de ser utilizados. - Quanto ao meio de comunicao - o meio de comunicao mais utilizado o telefone (100%), seguido pelo e-mail e os relatrios impressos (88%). O que representa o problema dos fluxos informais de informao, j que no existe um BD, e os processos de solicitao de informaes moroso e acaba por interferir nas tomadas de deciso. - Quanto ao armazenamento de informaes - as informaes geradas em documentos impressos so armazenadas em pastas nos arquivos fsicos de cada ER, alm de uma cpia que enviada Central da SEOP/PR. Porem, no existe uma padronizao nem critrios para este arquivamento. Observou-se que os arquivos digitais, quando gerados, so armazenados em pastas pessoais. No existe uma estruturao ou indexao desta informao, que fica retida, sem o conhecimento dos outros gestores. Enfim, constatou-se que a maior necessidade acaba por no ser atendida, seja por falta de comunicao entre gestores para a troca do conhecimento tcito, seja por falta de contato com as empresas terceirizadas e a central da SEOP/PR, ou pela informalidade das comunicaes.

6.5

Tecnologia da informao e gesto eletrnica de documentos

Dois dos maiores problemas encontrado nos ER da SEOP/PR foram: a falta de ferramentas tecnolgicas para o gerenciamento das informaes; e a de atualizao profissional para o exerccio de atividades com uso de TI. A partir da reviso de literatura constatou-se que existe uma rigidez advinda da burocracia que envolve um processo, sendo necessrio que se adote o uso de documentos digitais, que agilizem os processos e os torne menos onerosos.

Fato que conduziu a proposta da adoo de trs ferramentas de TI que podero colaborar com os procedimentos nos ER da SEOP/PR: um Sistema de Apoio Deciso (SAD), um Ambiente Colaborativo (ACP) e um Banco de Dados Digital (BD). A partir do mapeamento dos fluxos de informao nos ER da SEOP/PR parte-se para a implantao das TI propostas e a criao de uma Rede Integrada de Gesto da Informao RIGInf (figura 3).

Figura 3 Fluxo de Informao: Rede Integrada de Gesto da Informao

Esta rede seria criada com a integrao do BD, SAD e ACP, fornecendo subsdio aos gestores de obras pblicas para a tomada de deciso. Estes teriam no apenas as informaes internas em formato digital, disponvel a qualquer momento, mas tambm contato direto com as empresas terceirizadas contratadas por licitao para a execuo dos projetos. A integrao das TI na rede se daria pelo BD, alimentado com informaes externas (empresas contratadas, cotaes, demanda das secretarias, etc.), oficiais (regulamentos estaduais, lei de licitao, outras informaes legais, etc.) e internas (processos, oramentos, projetos, etc.). Funo da Central da SEOP/PR que servira de fonte de dados no apenas ao SAD, mas tambm disponibilizar esses no ACP. O SAD, por sua vez, contaria com uma interface onde os gestores poderiam gerar cenrios para a tomada de deciso, e um mecanismo em que eles devero inserir os resultados das tomadas de deciso, alimentando a base de conhecimento do sistema. E, por fim, o ACP dever fornecer aos decisores dos ER informaes completas sobre os processos sob sua responsabilidade, uma vez que a extranet de projetos integrar a central da SEOP/PR, as empresas terceirizadas e os gestores dos ER. Em escala regional, a partir da criao desta rede, mudanas devero ser realizadas. A formao de Equipes de Fiscalizao (Engenheiro/Arquiteto Fiscal + Residente e/ou Estagirio, identificado no ER4 como um facilitador das comunicaes) proporciona um melhor fluxo das informaes, uma vez que torna claro a quem se reportar e/ou pedir informaes. Salvo os documentos obrigatrios para serem impressos e assinados, prope-se que circulem entre os pares das regionais os arquivos no formato digital, facilitando a troca e recuperao das informaes. Torna-se indispensvel o treinamento dos funcionrios para o uso de novas tecnologias, para que possam alimentar o BD, o SAD e o ACP. Outro recurso importante a ser criado a Gerncia de Recursos Informacionais (GRI), capacitando os profissionais da Secretaria para o correto arquivamento dos documentos, e de um tcnico em informtica (identificado como um facilitador no ER-3) para o gerenciamento das informaes digitais.

CONCLUSES

Os fluxos informacionais na SEOP so informais e desestruturados, o que leva o gestor a tomar decises sem a totalidade de informaes que ele necessita. Uma vez que os dados coletados e o mapeamento realizado apontaram esta fragilidade na comunicao organizacional da SEOP/PR. Assim como na empresa privada, o gestor da obra publica tem dificuldade na recuperao da informao e perde tempo na busca e localizao desta. Mesmo que as informaes sejam necessrias e utilizadas com freqncia pelos gestores (85% destes afirmaram utiliz-las diariamente nas decises), apenas em 47% das situaes estas so suficientes, e no esto totalmente acessveis. As ferramentas utilizadas nas comunicaes encontradas esto desatualizadas e no oferecem mais aos gestores a eficcia necessria a seus trabalhos. Os computadores existentes no suportam os novos programas indicados para uso na rea pesquisa e acabam por gerar retrabalhos e desperdcio de tempo. O processo de comunicao nas organizaes tido como um ponto chave do sucesso dos empreendimentos, e o que se v na SEOP/PR a falta de gerenciamento das informaes, o que leva o gestor de obras pblicas a tomar ou adiar uma deciso pela falta de informaes. Enfim, as constataes da pesquisa conduziram a proposta do uso de TI em uma Rede Integrada de Gesto da Informao, com intuito de tornar este processo mais claro e fcil.

REFERNCIAS

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AGRADECIMENTOS

CAPES, pela bolsa de mestrado concedida, e SEOP/PR, pelo apoio pesquisa. Em especial ao Sr. Jos Maurino de Oliveira Martins e aos responsveis das Regionais.