La Auditoria Administrativa debe ser parte fundamental dentro de una organizacion que intente adoptar la mejora continua como

una filosofia de trabajo y una vision constante en busqueda de un mejor pocisionamiento competitivo en los mercados donde se desenvuelva, iniciando internamente con procesos eficaces que logren en conjunto el cumplimiento de metas y objetivos globales. Por lo tanto todos y cada uno de los procesos y procedimientos adminstrativos con los que cuente una Organizacion deben ser sometidos a Auditoria. En el presente proyecto se eligio desarrollar el proceso de Compras dentro de una empresa, ya que por varios aspectos es parte fundamental de la cadena productiva de la misma. Este departamento representa una real oportunidad de ser auditado y colaborar con esto a la eficacia adminsitrativa de la organizacion.

Proceso de Compras

Departamento de Compras
El departamento de compras dentro de una organizacion, representa un importante eslabon dentro del proceso administrativo y productivo general, ya que es el responsable de coordinar el suministro de materiales, ya sea al departamento de produccion o surtir de los recursos necesarios al resto de los departamentos para que lleven a cabo en tiempo y forma sus responsabilidades.

El departamento de compras carga con la tarea de seleccionar materiales y suministros de calidad, sin olvidar su tarea no menos importante de mediante un estudio adecuado,seleccionar al proveedor que ofrezca mejor calidad, tiempo de entrega, garantia y plazos de pago.

Departamento de Compras
Entrando en materia de auditoria, como cualquier otro proceso y procedimiento dentro de la organizacion, el proceso de compras debe ser sometido a auditoria. Ya que el proceso cuenta con diferentes etapas que deben ser documentadas adecuadamente, el incumplimiento de algunas de estos lineamientos puede desencadenar en problemas administrativos importantes, como pudiera ser falta de control presupuestal de las areas afectadas, eleccion inadecuada del proveedor, falta de programacion en los pagos de proveedores, entre otros.

Analisis Proceso de Compras

A continuacion se describira el porque cada una de las etaspas del proceso debe ser auditada en determinado momento. Deteccion de una necesidad: Se refiere a que el departamento o persona detecta la necesidad de un producto, material o suministro para el cumplimiento de sus actividades. Debera notificar por escrito cumpliendo el procedimiento. Requicision de compra: Primer paso auditable debido a que la persona o departamento debera documentar debidamente la necesidad detectada y hacersela saber por escrito al departamento de compras. La falta de esta documentacion pudiera generar un problema para el departamento de compras, ya que pudo haber comprado algun material sin tener prueba de que le fue solicitado.

Analisis Proceso de Compras

Analisis de Mercado (Cotizacion): Debera documentarse el analisis y la evaluacion hecha de las alternativas del mercado para proveer los recursos necesarios. Mediante procedimiento podria estar determinado que la evaluacion debera contemplar por lo menos 3 proveedores, obteniendo por escrito los precios, esto fomentara la busqueda de ahorros y negociaciones con los proveedores. Eleccion del proveedor: es el resultado del analisis del paso anterior, debera estar documentado los requisitos necesarios de la organizacion para elegir un proveedor, que contemplen, tiempo de entrega, calidad del producto, garantia, facilidad de pago. Envio y Generacion de Orden de compra: Es responsabilidad del departamento de compras el generar una Orden de compra dirigida al proveedor elegido donde se haga constar por escrito el producto y las especificaciones del mismo, la ausencia de esta documentacion representa el tener requicisiones de compra sin cubrir y/o facturas emitidas por el proveedor que no sean avaladas por ninguna orden.

Analisis Proceso de Compras

Recepcion de Producto: sera responsabilidad del departamento de almacen recibir el producto proveniente del proveedor, debera dar ingreso al producto al sistema de control de inventarios y ademas debera informar al departamento de compras que el bien ha sido recibido, asi como tambien firmar de recibido al proveedor. Cualquier falta en este procedimiento puede desencadenar en que el departamento que requiere el material, no es entere que ha sido recibido y esta listo para su uso, que el departamento de compra se niegue a recibir la factura al proveedor. Recepcion de Factura: el mismo departamento de compras debera recibir por parte del proveedor la factura que avale el producto comprado asi como tambien respalde en conjunto la requicision y la orden de compra. Logicamente la falta de una factura dejaria el proceso incompleto. Pago al proveedor: se debera calendarizar previo acuerdo con el proveedor el plazo de tiempo en el que se cubrira el monto de la factura entregada previamente. Debera una coordinacion con el departamento de finanzas encargados de generar los cheques correspondientes.

Analisis Proceso de Compras

Conciliacion requicision y Orden de Compra Vs Factura: como parte final del proceso administrativos del proceso de compras se debera archivar adecuadamente la Requicision, la orden de compra y la factura que avalen la actividad que se llevo a cabo. La omision de alguno de los documentos representara un incumplimiento notable al procedimiento. Como se puede constatar el proceso de compras representa por diversos aspectos parte integral del modelo administrativo de una organizacion, ya que involucra diferentes departamentos y procesos con ingerencia en terminos materiales, economicos y humanos. Por lo tanto este proceso debe ser llevado conforme a los procedimientos que se consideren convenientes, y siendo asi requiere de una constante auditoria que evalue la eficacia con la que se esta llevando a cabo el mismo. La auditoria administrativa aplicada oportunamente lograra que este proceso arroje resultados invaluables a la organizacion como pueden ser, reduccion de costos, mejora en la calidad del producto, tiempos de entrega de nuestros productos, logistica eficiente en la distribucion del mismo, manejo integral de recursos economico

Conclusion
La auditoria Administrativa debe ser contemplada dentro de los procesos de una organizacion como parte fundamental del control y la mejora continua de la misma. Todos los procesos y departamentos tanto administrativos como operativos son susceptibles a ser auditados. La alta gerencia de las empresas debe apoyarse en la auditoria para medir la eficacia con la que la organizacion esta cumpliendo los objetivos planeados, como ya vimos, sin planeacion no hay control, y la auditoria ayuda a evaluar el logro de los objetivos planeados.

Referencias