Sistema de Informacin Administrativa.

EL SISTEM A DE INFORM ACIN ADMINISTRATIVA ES EL COMPONENTES INTERREL ACIONADOS QUE OPERAN CO PARA CAPTURAR, PROCE SAR, ALM ACENAR Y DISTRIBUIR QUE APOYE LA TOM A DE DECISIONES, LA COORDINACIN, ANLISIS EN UNA ORGANIZACIN. CONJUNTO DE NJUNTAMENTE INFORM ACIN EL CONTROL Y

Estructuracin de un Sistema de Informes para el Sistema de Informacin Administrativa.

Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata ms bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este mtodo no toma en cuenta deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribucin, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuracin de los informes. En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuracin de los informes, no basta una sola orientacin en el anlisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema.

Objetivos de la Planeacin de los Sistemas de Informacin Administrativos

La planeacin exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeacin puede ser til y debe comenzar slo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estn bien detallados y se conozcan bien.

La funcin de planeacin de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en funcin de los criterios de planeacin cuyo fin es reducir al mnimo el nmero de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeacin de sistemas son:
y

Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicacin en las lneas organizacionales.
y

Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en trminos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de xito.
y

Minimizar el costo de integrar entre s sistemas semejantes.

y

Reducir el nmero total de sistemas pequeos y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento.
y

Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.

y

Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de informacin congruentes, generales, nter organizacionales y que abarquen toda la empresa.
y

Dar pautas y direccin para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

Los objetivos centrales de la planeacin del sistema de informacin administrativa son:

y

Que el SIA. forme parte del plan estratgico de la compaa.

Que la asignacin de recursos del sistema figure en el plan estratgico.

Pasos En La Elaboracin Del Plan Estratgico Del SIA.

y

Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que ser elaborado.
y

Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnolgicos que se prevn en los futuros SIA.
y

Estudiar la posicin estratgica de la compaa.

y

Determinar el entorno en que el SIA cumplir su cometido.

y

Definir las restricciones y especificar las polticas que se seguirn en la instalacin del SIA.
y

Establecer los objetivos estratgicos del SIA.

y

Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisin con mayor urgencia.
y y

Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA. Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos. Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.

Componentes de los Sistemas de Informacin Administrativos

Todo S.I.A tiene cuatro componentes bsicos, a saber:

Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones. Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las computadoras. Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rpido. Retroalimentacin: Mecanismo de verificacin y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar que informacin generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronsticos, patrones y otros medios para medir. Adems, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentacin.

Adems de estos componentes bsicos, debemos de considerar los siguientes elementos: Modelos: combinacin de referencias lgicas, procedimientos y matemticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados. Tecnologa: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la produccin y trasmisin de salidas. Datos Bsicos (Archivo): Conjunto de textos, nmeros o

imgenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones.

Definicin Sistemas Administrativos

Breve Introduccin sobre los sistemas de informacin Administrativas. Toda actuacin administrativa se apoya en el uso de informacin, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones. Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener informacin til sobre los resultados del desempeo para as planear, apoyar que y tomar medidas de adecuadas. Aqu radica para la los importancia lossistemas informacin tienen

administradores. La informacin tambin es la base de la funcin de control

administrativo. Cualquier sistema de control de la comunicacin debe brindar informacin exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si elobjetivo de estas es la ejecucin eficaz de la tarea. El termino sistemas de informacin administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de informacin eficaces dentro de la organizacin, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de informacin de la empresa. Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actan en forma conjunta para llevar a cabo una funcin determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo especfico.

EL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO (SIA)

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:

A. Los datos: son los hechos primarios, bsicos, como las figuras y

otros smbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por si solo no conduce a comprender un hecho o situacin determinados. B. Informacin: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas. C. Sistema de informacin: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como informacin.

Desarrollo Conceptual de un S.I.A

Diseo conceptual de un S. I. A.
El diseo conceptual de un sistema de informacin administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relacin verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseo detallado. Por tanto el diseo conceptual nos permite examinar varios diseos posibles antes de escoger uno para precisarlo.

El diseo conceptual es un proceso extremadamente creativo. La presentacin de todas las consideraciones es compleja y larga.

El diseo conceptual consta de tres fases: Desarrollo de las especificaciones del desempeo: Las especificaciones son una minuciosa descripcin de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les interesa cmo se satisfacen sus deseos. Si no ms bien lo que obtienen.

Anlisis de los sistemas: se trata de una operacin tendiente o reunir hechos y a analizar la organizacin actual, su proceso de decisin, el sistema de informacin administrativa en uso y las deficiencias del que est emplendose actualmente.

Anlisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseo conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de informacin administrativa. Seleccin del desarrolladas. diseo conceptual entre las opciones

El informe que incluye el diseo conceptual se convierte despus en la base de la ampliacin detallada del diseo. Adems proporciona a los gerentes un resumen del diseo definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisin y aprobacin. Para la preparacin del informe sobre el diseo conceptual se realiza un proceso el cual es: Preparacin de los miembros de una organizacin para el cambio: el primer paso en el diseo no es de ndole tcnica, sino conductual. La introduccin de un sistema de informacin administrativa supone cambios en las funciones, condicin y poder de los individuos. Los gerentes y los diseadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organizacin. Estudio de las caractersticas de la compaa y de la industria: el diseo conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compaa. El hecho de que se trate de una compaa de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de informacin administrativa deber proporcionar por lo menos informacin sobre estas transacciones para facilitar su control. Estudio de la organizacin de la compaa y estructura de la decisin: La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el diseador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseador debe aceptar

la organizacin y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas. Identificacin de los problemas de la compaa: Una vez estudiados los objetivos de la compaa y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compaas, hay algunos que son crnicos o peculiares en determinadas empresas. Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales: Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compaa. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicar parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operacin, a descubrir los puntos de decisin y estudiar los informes destinados a la gerencia. Determinacin de las necesidades de informacin: Para el diseo adecuado del SIA se requiere una formulacin clara de las necesidades de informacin de cada gerente. Las compaas se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de informacin que mejore las percepciones de los gerentes en reas tan importantes como la identificacin de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeacin y control. Determinacin de las fuentes de informacin: Una vez descubiertos las principales necesidades de informacin de los gerentes y definidas la organizacin y estructuras de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la informacin recabada. Documentacin del diseo conceptual

Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseo conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseo. Hay que elaborar un informe formal. Para el diseo conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o organizacin, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente disear en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeo, y los programas de proyecto limitan el diseo definitivo.

Conclusin: Son un conjunto de componentes que se interrelacionan y que operan conjuntamente para capturar, almacenar, procesar y distribuir informacin que apoye o ayude a la toma de decisiones, coordinacin, control y anlisis de una organizacin.