Convencin (reunin) Segn la definicin dada por la Spain Convention Bureau, entidad dependiente de la Federacin de Municipios y Provincias de Espaa,

una convencin es un evento de vocacin privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duracin mnima de dos das y al menos cincuenta participantes. Las convenciones estn orientadas a la generacin de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras. La Spain Convention Bureau agrupa a las principales ciudades espaolas por organizacin de congresos. Las razones por las que se organiza una convencin son diversas, destacando entre ellas las siguientes:
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lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen corporativa. presentacin de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto. motivacin del personal de una compaa.

Organizacin de una convencin A la hora de poner en marcha una convencin o jornada, hay que tener en cuenta cuatro componentes:
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el lugar en que se celebrar, que deber ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger cmodamente a los invitados y que la reunin se desarrolle con xito. Asimismo, deber contar con instalacin de megafona y de proyeccin audiovisual as como de tarima o escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc. el alojamiento, que no debe estar muy alejado del lugar de reunin el transporte de los convocados a la misma la alimentacin, para lo que habr que prever el suministro de caf y bebidas para las pausas de la convencin, as como la organizacin de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duracin.

Las entidades organizadoras intentan buscar entornos lo ms atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido y organizar otras actividades complementarias. Segn estadsticas espaolas, un tercio del gasto se destina al pago del alojamiento y otro tanto a satisfacer los gastos del evento incluyendo alquiler del saln y la organizacin. Las actividades contratadas para la convencin o jornada suponen un quinto del total aproximadamente y el resto se gasta en alimentacin y transporte.

Turismo de congresos y convenciones:

El Consejo de Promocin Turstica de Mxico concibe al turismo de negocios como estratgico, debido a los beneficios que le representa al pas. Es un factor multiplicador de las acciones de los destinos tursticos, ayuda a equilibrar la estacionalidad de la demanda, eleva el ndice de ocupacin hotelera e incrementa la derrama econmica. Los visitantes extranjeros que realizan actividades de negocios, tienen una capacidad de gasto superior a la de los turistas tradicionales. Adems, con frecuencia, el turista que asiste a estos eventos aprovecha para que su familia conozca el destino, lo que genera un efecto multiplicador (1). Actualmente Mxico cuenta con 57 aeropuertos internacionales y 28 nacionales, 38 recintos y 3,100 hoteles de primer nivel, para la realizacin de congresos y convenciones, distribuidos en 56 ciudades. La infraestructura hotelera especializada del pas es de alrededor de 245,000 cuartos, que tienen una capacidad de atencin de ms de 46 millones de personas. As mismo, contamos con 17 profesionales certificados por la Convention Industry Council, en la cual existen 12,000 instituciones certificadas. Mxico est preparado para competir a nivel internacional en el segmento de turismo de negocios, destacando entre otros, Acapulco, Cancn, la Ciudad de Mxico, Guadalajara, Mrida y Monterrey, que cumplen con los estndares de calidad que buscan los organizadores de eventos. La constante especializacin de la oferta de servicios para el turismo de negocios, requiere del Mxico actual, un destino competitivo, integrado y preparado para captar eventos internacionales como: congresos, exposiciones, convenciones, incentivos y ferias. Turismo de Negocios Congreso: toda reunin que se realiza con el objeto de encontrar, entre todos los asistentes, caminos comunes de accin en lo que se refiere a un tema u objeto de discusin.. Convencin: toda reunin gremial o empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. Viajes de Incentivos: estrategia gerencial empleada para lograr metas empresariales. El viaje de incentivo es un premio que alcanzan las personas que demuestran un mejor desempeo en su trabajo. Ferias y exposiciones: son muestras o exhibiciones pblicas que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economa.

Caractersticas Turismo de Negocios El Turismo de Negocios comprende, a su vez, varios segmentos: Congresos, Exposiciones, Convenciones, Viajes de incentivos y Ferias (2). El turismo de negocios genera una derrama econmica importante, ya que los eventos requieren de una diversidad de servicios que los organizadores de los eventos contratan como alimentos, agencias de viajes, vuelos, renta de autos, y guas de turistas, entre otros (3). Por qu es importante el Turismo de negocios en Mxico? Regula la estacionalidad de la demanda turstica, es decir, mejora la ocupacin en temporadas bajas. Contribuye a elevar el gasto promedio por persona de los visitantes (4). Ayuda a elevar la estada promedio en el pas (1.71 das por turista normal vs. 4.27 das por turista grupal) (5). La derrama econmica que se refleja en cada ciudad, regin o estado, contribuye a mejorar y a detonar la actividad comercial, no slo de los prestadores de servicios tursticos (6). Turismo de Negocios en Mxico Mxico est preparado para competir a nivel internacional en el segmento de turismo de negocios, Crecimiento sostenido de congresos internacionales: 2003, 14 eventos. 2005, 65 eventos. 2006 ms de 150 eventos (10). El segmento de congresos, convenciones, viajes de incentivo y ferias, ha tenido en Mxico un crecimiento del 7.7 por ciento en 2004. Se estima que para los prximos 10 aos ser del 5.2 por ciento anual en promedio en nuestro pas, mientras que a nivel mundial la tasa esperada ser del 3.1 por ciento. (WORLD TRAVEL TOURISM COUNCIL) Se destaca cada vez ms este segmento en el pas y prueba de ello es el crecimiento de Oficinas de Convenciones y Visitantes en los destinos, contando a la fecha 56 OCVs, en relacin a las 25 oficinas que haba al inicio del 2003, lo que representa un 124% de incremento. (ANDOC) Mxico es el tercer destino ms popular en USA por Congresos, despus de Canad y Europa. Mxico recibe el 12.5% de este mercado, mientras que Canad capta el 45.5%. Se estima que el volumen de mercado para Mxico es de 250,000 personas. (MENLO CONSULTING GROUP) De acuerdo a los parmetros de ICCA para congresos internacionales, Mxico est a nivel mundial en el lugar 31, con 65 Congresos en 2005. Sin embargo, Mxico est colocado en el 9o lugar a nivel mundial en cuanto al nmero de participantes para congresos en 2005, dando la bienvenida a 109,997 asistentes. Esta posicin representa un aumento notable a partir de 2003, donde Mxico se coloc en el lugar 27 por haber recibido a unos 25,000 participantes. (ICCA) A nivel Amrica, Mxico ocupa el 4 lugar en numero de Congresos por pas. (ICCA) En los ltimos cuatro aos, las grandes cadenas hoteleras y las pequeas y medianas empresas del sector, han capacitado a su personal para ofrecer un mejor servicio.

De los 13,060 establecimientos registrados en la Asociacin de Hoteles y Moteles de Mxico, 60 % estn enfocados a negocios y 20 % a placer. (12). Turismo de Negocios mundial Principales destinos en el mundo, competidores de Mxico: Asia 1. Singapore 2. Hong Kong, China 3. Seoul, South Korea 4. Beijing, China 5. Bangkok, Thailand 6. Taipei, Taiwan 7. Tokyo, Japan 8. Kuala Lumpur, Malaysia 9. Shanghai, China 10. New Delhi, India 11. Manila, Philippines 12. Bali, Indonesia Australia Asia 13. Hong Kong 14. Singapur 15. Filipinas 16. Malasia 17. Tailandia Asia 18. TailandiaBangkok 19. Hong Kong 20. EAU-Dubai 21. Malasia 22. India Asia 23. Singapur 24. Hong Kong

Australia

Australia

Australia

1. Sydney, Australia 7. Melbourne 2. Melbourne, 8. Sidney Australia 3. Cairns, Australia 4. Brisbane, Australia 5. Auckland, New Zealand 6. Perth, Australia frica 1. Cape Town, South Africa 2. Cairo, Egypt 3. Durban, South Africa frica frica 1. Cape Town 2. Marruecos frica 3. Sudfrica

CONGRESOS

CONVENCIONES INCENTIVOS

FERIAS Y EXPOSICIONES Norteamrica

Norteamrica

Norteamrica

Norteamrica

1. Montreal, QC, 13. Orlando Canad 14. Chicago 2. Vancouver, BC, 15. San Diego Canad 16. Las Vegas 3. New York, USA 17. Atlanta 4. Toronto, Canada 18. Seattle y San 5. San Francisco, Antonio* (smaller USA meeting markets) 6. Washington, 19. Canad= DC, USA Ontario, Toronto, 7. Orlando, USA Montreal, 8. Chicago, USA Vancouver 9. Boston, USA 10. Philadelphia, USA 11. New Orleans, USA 12. Las Vegas, USA Latinoamrica 1. Rio de Janeiro, Brazil 2. Santiago de Chile, Chile 3. Sao Paulo, Brazil 4. Havana, Cuba 5. Montevideo, Uruguay 6. Buenos Aires, Argentina 7. Salvador, Brazil Europa Latinoamrica

20. Florida 1. Atlanta 21. Hawai 2. Chicago 22. California 3. Las Vegas 23. Arizona 24. Nevada 25. Canad = Ontario, Toronto, Calgary, Montreal, Niagara on the lake, Quebec city, Whistler.

Latinoamrica

Latinoamrica 14. Brasil 15. Argentina

8. Ro de Janeiro 13. Bahamas 9. Sao Paulo 10. Buenos Aires 11. Santiago 12. Montevideo

Europa

Europa 20. Espaa Barcelona

Europa 26. Alemania =Frankfurt

1. Vienna, Austria 13. Inglaterra 2. Barcelona, 14. Francia

Spain 3. Berlin, Germany 4. Paris, France 5. Amsterdam, Netherlands 6. Budapest, Hungary 7. Stockholm, Sweden 8. Copenhagen, Denmark 9. Lisbon, Portugal 10. London, United Kingdom 11. Prague, Czech Republic 12. Brussels, Belgium

15. Alemania 16. Italia 17. Espaa 18. Holanda 19. Belgica

21. Italia - Roma 27. Espaa 22. Irlanda Barcelona 23. Inglaterra 24. Austria 25. Australia

Se espera que el Turismo de Negocios crezca al 3.1 % anual en los prximos aos, segn datos de la Organizacin Mundial de Turismo (OMT). Casos de xito para Mxico Un caso de xito para Mxico en la organizacin de Congresos y Convenciones, fue la organizacin el ao pasado del IV Foro Mundial del Agua, 2006, al que asistieron 18,000 personas de ms de 100 pases. Tuvimos una ocupacin hotelera: 90 %. Tasa Cero La Canirac estima que el aumento a una deducibilidad del 100 por ciento aumentara las ventas de la industria en 10 mil 730 millones de pesos anuales, se formaran 30 mil 750 empleos directos nuevos y 42 mil indirectos, y se recaudaran 3 mil 380 millones de pesos adicionales de impuestos (13). Algunas de las facilidades que ofrece Mxico para este tipo de eventos son: Accesibilidad area desde cualquier parte del mundo. Experiencia por su portafolio de eventos Diversidad de su oferta hotelera. Organizadores profesionales Recintos con tecnologa de punta, que se adaptan a las necesidades del organizador. Red de carreteras a las principales ciudades Transportacin dentro de la ciudad. Informacin de la oferta a travs de la Oficina de Congresos y Convenciones de Mxico Opciones de entretenimiento y diversin para el programa de acompaantes. Apoyos proporcionados a Presidentes de Cmaras, Asociaciones o Empresas en Mxico para atraer eventos Internacionales

 Asesora en la revisin de los estatutos y requisitos para la solicitud de la sede. Anlisis de la estrategia de postulacin de destino. Enlace con los destinos Cartas oficiales de apoyo del Gobierno Federal Pre-promocin del destino como sede del evento con los tomadores de la decisin Material de apoyo como videos o folletera turstica Apoyo directo en las ciudades donde el Consejo tiene oficinas en el extranjero Notas:
(1). Tasa cero en congresos y convenciones: un incentivo en problemas, en Caminos Mexicanos. Foro de anlisis sobre legislacin turstica, Comisin de Turismo de la Cmara de Diputados, junio de 2004, pp. 37-42. (2). *Fuente Cestur (3). Elizabeth Yaez, Tasa cero en congresos y convenciones: un incentivo en problemas, en Caminos Mexicanos. Foro de anlisis sobre legislacin turstica, Comisin de Turismo de la Cmara de Diputados, junio de 2004, pp. 37-42. (4). Gastn Ramos, pcomexico.com, 2005. (5). Gastn Ramos, pcomexico.com, 2005. (6). Gastn Ramos, pcomexico.com, 2005. (7). Gastn Ramos, pcomexico.com, 2005. (8). Gastn Ramos, pcomexico.com, 2005. (9). Ren Riviera Lozano, Director General de Desarrollo de Productos, Sectur. (10). (Ana Paula Hernndez, presidenta del Comit Mexicano del International Congress and Conventions Association, ICCA) (11). Principales Destinos de Turismo de Negocios en Mxico (Elda L. Cerda, El economista, octubre 2006). (12). Nader Marcos, Presidente Asociacin Mexicana de Hoteles y Moteles (AMHYM). (13). Elizabeth Yaez, Tasa cero en congresos y convenciones: un incentivo en problemas, en Caminos Mexicanos. Foro de anlisis sobre legislacin turstica, Comisin de Turismo de la Cmara de Diputados, junio de 2004, pp. 37-42.

PRINCIPALES CENTROS DE CONVENCIONES INTERNACIONALES, ****tarea, exposicin *****

NACIONALES

Pasos para el planeamiento de un evento Diseo y cotizacion

Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el mensaje que comunicar al pblico participante y las expectativas que el organizador del evento tiene con relacin a la realizacin de la reunin.

Produccin
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunin y que tienen por objeto la preparacin de los recursos que componen el evento. Preponderantemente se trata de contratacin de proveedores y coordinacin entre las prestaciones.

Montaje
Disposicin de los recursos tcnicos y humanos en el lugar donde se llevar a cabo el evento.

Ejecucin
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y dems.

Desmontaje
Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunin.

Evaluacin de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.

Funciones Del Comit Organizador De Congresos Y Convenciones

Funciones Del Comit Organizador De Congresos Y Convenciones
Funciones del Comit Organizador de Congresos y Convenciones Ya mencionamos que un comit tiene la caracterstica esencial de tratar en grupo una actividad especfica y, en este caso, el comit organizador ofrece las siguientes ventajas: Deliberacin y juicio del grupo. Evitar el autoritarismo. Representacin de grupos interesados. Coordinacin de planes y polticas. Facilidad para transmitir la informacin. Consolidacin y autoridad. Motivacin a travs de la participacin para facilitar la toma de decisiones. Es preciso aclarar que estas ventajas pueden desvirtuarse si los elementos que integran el comit tienen intereses diferentes y/o el perfil profesional no es apto para el puesto que desempean. Por lo que es recomendable contar con asesores especializados o que tengan la suficiente experiencia en eventos de congresos y convenciones. A continuacin se ejemplifica la estructura orgnica de un comit organizador de este tipo de evento. El comit organizador se divide en los siguientes comits: 1. Coordinador general. Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comits a travs del cual organizar, planear y supervisar todas las actividades para realizar un evento. 2. Comit de Finanzas. Responsable del aspecto econmico, ya que determina cunto y cmo debe gastarse, sin perder de vista las siguientes consideraciones: Qu fondos tiene a su disposicin. Qu gastos son ms prioritarios que otros, para su respectiva canalizacin. Si es posible o no realizar el evento con los recursos disponibles. Este ltimo punto lo determinan los gastos que se han de realizar en: Viajes (por avin, tren, barco, autobs, taxi, etc.,) Alojamiento. Alimentos y bebidas (servicio de caf) Locales para la conferencia y facilidades (decoracin, montajes, accesorios y equipo).

Prestadores de servicios adicionales (secretarias, edecanes, personal tcnico, personal de intendencia,...

Comit de congresos y/o convenciones

Una vez iniciada la fase de planificacin, lo primero que debe hacer el equipo gestor del congreso, es crear y definir el "Comit Organizador", pieza clave y principal rgano gestor del congreso. Un co mit , es por definicin: 1. Comisin de personas encargadas para un asunto. 2. rgano dirigente de un part ido polt ico o de una de sus secciones, o de cualquier otro tipo de organizacin. Este equipo de trabajo estar compuesto por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el congreso, as como personas representantes de inst ituciones afines a estas materias de reconocida capacidad profesional. La estructura bsica de un comit organizador es: - Presidente. - Vicepresidente. - Secretario. - Vocales y Coordinadores. En los congresos, y dependiendo del tamao de los mismos, se puede funcionar nicamente con el comit organizador y los correspondientes coordinadores, o bien se pueden crear otros "Comits Independientes", que t ienen su propia estructura (presidente, vicepresidente, secretario y vocales) , y que se encargan de una determinada parcela dentro de la organizacin general. Estos comits dependen del "Comit Organizador" que es el rgano rector o cabeza principal del congreso. Dependiendo del t ipo de congreso que se vaya a organizar y del tamao del mismo se pueden crear diversos comit s dependientes del comit organizador.

Co mo es imposible hacer una referencia a todos ellos, vamos a dar algunos de lo s ms habit uales en cualquier tipo de congreso: 1. Comit Ejecutivo. Generalmente compuesto por autoridades, se encarga de la toma de decisiones y reso lucin de pequeos problemas durante la organizacin del congreso. 2. Comit Financiero. Co mo su nombre indica se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etc. En definit iva, son los "contables" del congreso, encargados de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos. Tambin es conocido como "Co mit de Cuentas". 3. Comit de Personal. Es aquel cuya misin es todo lo que tenga relacin con el tema laboral del congreso. Es el encargado de evaluar las necesidades "humanas" del congreso, contratando el personal necesario para las dist intas reas del congreso. 4. Comit Cientfico. Son un conjunto de expertos en las materias sobre las que va a versar el congreso. Es una especie de jurado o tribunal, encargado de los aspectos cient ficos del congreso, evaluando ponencias, proponiendo temas, etc. 5. Comit Tcnico. Es el conjunto de personas formado por los profesionales que se encargan de lo s aspectos ms tcnicos del congreso. Dirigen los trabajos de los mbitos tcnicos del congreso. Aspectos como la calidad, normalizacin de propuestas, etc. Podramos citar otros muchos t ipos de comit, pero seguramente podran englo barse dentro de alguno de los descritos con anterioridad. A t tulo meramente informat ivo podramos hablar de:

- Comit de Desarrollo. - Comit de Relaciones Pblicas. - Comit Consult ivo. - Comit de Reglamentacin. - Comit de Nominacin. - Comit de Gest in. Generalmente, la creacin de comit s dependientes del comit organizador, depender de varios factores (como el econmico), pero el principal ser el tamao e importancia del congreso. A mayor tamao e importancia, mayor nmero de comits o coordinadores encargados de las dist intas parcelas del congreso. En todos los casos, se debern hacer reuniones peridicas con los comits, en conjunto o por separado, para conocer la evolucin de las act ividades, y para recoger propuestas, sugerencias y cualquier otro tipo de incidencia. Esto no quita, para que los propios comit s, enven al comit organizador informes peridicos sobre la evolucin de sus act ividades, con todos los detalles sobre cualquier t ipo de sugerencia e incidencia. Los comit s especializados, pueden solicit ar reuniones con otros comit s para coordinar labores que les sean comunes. Cualquier tipo de reunin de un comit especializado o de varios de ellos, deber ser comunicada al comit organizador, as como el resultado de la misma (el acta firmada por el Secretario deber ser remit ida al comit organizador).