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Mmoire de fin dEtude

Audit de la Fonction Achat |

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Il mest agrable dexprimer mes profondes gratitudes et reconnaissances a tous ceux qui ont de prs ou de loin, par leur encadrement et leurs conseils ont apporte leurs prcieux concours llaboration de ce travail. A cet effet, Je remercie Allah de mavoir cre, davoir veille sur moi jusquen ce jour et qui dans son amour, ma donne sagesse et intelligence, davoir rendu ma vie rjouissante et significative et ma permis darriver au terme de la ralisation et llaboration de ce travail. Je tiens a remerci, Mon pre : Traor Kassime Mon grand-pre : Traor Adama Mes mres chries : Bakayoko Nadjara & Soumahoro Assista Et sans oublie ma dfunte grand-mre qui avait toujours crue en moi. Merci a toutes ces personnes pour leur amour et leur sacrifice pour mavoir apprendre me battre continuellement pour la vrit sans jamais baisser les bras, ni abandonner, qui ont toujours t l pour moi, qui ont veilles sur mon ducation ds notre bas ge et qui mont toujours soutenu que ce soit dans nos moments de joie tout comme dans la peine. Je voudrais aussi remercier la rpublique de cte divoire notamment le ministre de lenseignement technique pour leur soutien ainsi que mon encadrant Mr BELGAHID. En outre sans oublie le groupe Sup Management et lensemble du corps professoral pour leur contribution a ma formation et de mavoir support durant ces annes, laquelle ma permis de mieux mintgrer dans le milieu professionnel.

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Je ddie ce mmoire de fin de formation a mes trs chers parents qui ont tant investit dans ma formation ainsi, qua mes chres tantes oncles et surs, Je ddie aussi ce travail mes professeurs. Je ddie galement ce travail mon encadrant Mr BELGAHID pour limmense effort quil ma fournit pour la ralisation de ce travail. Enfin je ddie ce travail mes chers amis et consultant et tous ceux de prs ou de loin qui ont contribus la ralisation de mon mmoire de fin danne.

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Mmoire de fin dEtude CHAPITRE I : GENERALITE SUR LA FONCTION ACHAT.........................................6 SECTION I: FONDEMENTS DE LA FONCTION ACHAT...............................................7 SECTION II : LES MISSIONS PRINCIPALES ET OPERATIONNELLES...................16 CHAPITRE II : LA NOTION DAUDIT INTERNE ET CONTROLE INTERNE........19 SECTION I : LA NOTION DAUDIT INTERNE..............................................................19 SECTION II : CONTROLE INTERNE DANS LE PROCESSUS DE GESTION DES ACHATS...............................................................................................................................37 CHAPITRE III : LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DE LINFORMATION RELATIVE AUX ACHATS..................................................................................................65 SECTION I: ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION........................................................................................69 SECTION II : PRINICIPES D'ORGANISATION ET ETAPES CLES DU PROCESSUS DE TRAIETMENT DE LINFORMATION COMPTABLES............................................70 CHAPITRE IV : LES SUPPORTS DAUDIT COMPTABLE ET FINANCIER............73 SECTION I : LES SUPPORTS DE BASE..........................................................................73 SECTION II: LES AUTRES OUTILS SUPPORT DE LAUDIT COMPTABLE ET FINANCIER..........................................................................................................................78 CHAPITRE II : LES TECHNIQUES DAUDIT COMPTABLE ET FINANCIER........84 SECTION I : LES TECHNIQUES DE DESCRIPTION.....................................................84 SECTION II : LES TECHNIQUES DINTERROGATION...............................................90 SECTION II : LES TECHNIQUES DINTERROGATION

La fonction achats du fait mme de sa situation en tte de la chane logistique de l'entreprise, peut, par ses insuffisances, peut tre la source de dysfonctionnements srieux perturbant la plupart des autres fonctions de l'entreprise. Elle peut gnrer des pertes substantielles.

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Mmoire de fin dEtude En effet, la part des achats dans le prix de vente peut varier considrablement ; reprsentant 5 15% dans certains produits de luxe, elle peut atteindre 80% dans le ngoce, et se situe souvent entre 50 et 60% dans l'industriel. Cependant, le poids financier de la fonction achats n'est pas toujours un bon indicateur des enjeux stratgiques qu'elle comporte. Or, cest un domaine secret, personne ne rclamera lentreprise, si elle est bien moins place aux achats, ni ses fournisseurs, ni ses concurrents et encore moins son acheteur. Une seule solution pour mieux valuer la performance et lefficacit globale de cette fonction ; rentrer de dans y faire un solide audit. La question qui se pose ce niveau, comment mener un audit des achats efficace dcelant les diffrents risques affrents et proposants des recommandations pertinentes ? Pour permettre l'entreprise de bien cerner les risques affrents ses activits, la mise en uvre d'un contrle interne est indispensable. C'est ainsi que dans notre travail, nous achats, et essaierons de prsenter une partie thorique qui traitera les aspects conceptuels du contrle interne ainsi que la mthodologie d'audit interne et oprationnel dans la fonction concepts thoriques prcdemment dcrits. ensuite, dans une seconde partie, une tude de cas, portant sur l'application des

CHAPITRE I : GENERALITE SUR LA FONCTION ACHAT

Distinction achat/approvisionnement
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Mmoire de fin dEtude Durant un nombre incalculable d'annes, tout le monde a fait un amalgame entre la fonction approvisionnements et la fonction achats. Malheureusement dans des petites structures la distinction n'est pas encore bien tablie. Cette confusion est tout fait prjudiciable l'optimisation des achats et des approvisionnements. Nanmoins, les dirigeants des petites structures, n'ont souvent pas un budget consquent, et emploient une seule personne pour s'occuper des achats et des approvisionnements, ce qui peut crer une certaine confusion dans l'esprit des autres employs. Malgr le fait que ces fonctions soient souvent en troite collaboration, elles ne ralisent absolument pas les mmes activits. Voici donc les principales missions de ces deux fonctions. Les achats sont en charge de : Rpondre un besoin exprim ; Consulter et slectionner les fournisseurs ; Ngocier les conditions d'achats (prix, conditions de paiement...).

Il est clair que l'achat ne dsigne pas uniquement les achats destins la production mais recouvre galement tous les autres achats de l'entreprise.

La fonction achats joue un rle d'interface dans l'entreprise. Elle est le fournisseur attitr de l'entreprise c'est--dire qu'elle doit rpondre au mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes. Mais elle est galement le client de ses nombreux fournisseurs externes, elle a pour mission d'acqurir les biens et services dont ses clients ont besoin, dans les meilleures conditions commerciales. Les approvisionnements ont quant eux en charge : Le calcul de la quantit commander et de la date laquelle cette quantit doit tre livre, Le passage de commandes, Le suivi de livraison, La gestion des stocks. Ces deux fonctions n'ont souvent pas t dissocies car elles travaillent conjointement dans l'valuation des fournisseurs, le traitement des litiges ainsi que sur la dfinition des conditions de mise disposition des produits (taille de lot, dlai de livraison...).

Dfinition d'un achat


Achat veut dire action d'acheter qui signifie obtenir, se procurer quelque chose en payant. L'acte d'achat a pour objectif de doter l'entreprise des ressources ncessaires son bon fonctionnement. Nous avons en gnrale les achats de biens destins tre consomms dans
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Mmoire de fin dEtude un processus de production (matires premires et matires consommables), tre utiliss pour les besoins courants de l'exploitation (fournitures diverses), les achats de services divers (frais d'entretien, loyers, honoraires, etc....) et les acquisitions dimmobilisation.

SECTION I: FONDEMENTS DE LA FONCTION ACHAT


Le fondement historique Etrange de parler dHistoire pour une fonction qui nest rellement visible que depuis trente ans. Celle-ci existe pourtant depuis toujours puisque la loi impose lenregistrement codifi des dpenses et des factures de chaque entreprise. En fait, cest lvolution macro-conomique des socits industrielles depuis soixante ans qui a lentement et progressivement rvl lintrt stratgique de la fonction au sein des entreprises. Cependant, linfluence rcente des pays mergents acclre le processus. Le schma trs gnral suivant illustre cette volution : La prhistoire : 1945-1973
Le contexte

Le conflit mondial termin, chaque pays entame sa reconstitution. La demande saffirme donc face une offre rendue inoprante. Les produits sarrachent tout prix , au sens fort du terme, puisque la concurrence est quasi inexistante, au moins en tout dbut de priode. Les producteurs ralisent ce quils veulent , les clients achtent ce quils trouvent, quand cest disponible, quitte patienter. Six mois voire un an ne sont pas rares pour acqurir une automobile, dont il nest bien entendu pas question den choisir la couleur, ni les quelques options. Les pannes quant elles font partie du paysage. Cest lconomie de production dans toute sa splendeur caractrise par les flux pouss.

Lobjectif essentiel des entreprises Dvelopper la production afin daugmenter le chiffre daffaires garantissant par ailleurs une marge trs confortable. Le calcul ascendant des prix de vente ne souffrait daucune limite.

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MARGE

Mmoire de fin dEtude Prix de vente Cot de revient


FRAIS GENERAUX

MAIN DOEUVRE
MATIERES PREMIERES

A lpoque, les achats constitus essentiellement de matires premires ne reprsentaient quenviron 20% du chiffre daffaire de lentreprise. Lorsquil sagissait trs exceptionnellement de baisser les prix de vente, on agissait successivement : Sur la marge, puisquelle tait substantielle ; Sur la main-duvre (baisse de salaires ou automatisation). La rvlation : 1973-1998 Le contexte Fin1973, le premier choc ptrolier marque la fin de la croissance. Ce quadruplement du prix du ptrole dcid par lOPEP a provoqu de nombreux dsquilibres dans les pays occidentaux : inflation, aggravation des dficits commerciaux lis la facture ptrolire, ralentissement de la croissance impos par la hausse des cots de production et les dficits extrieurs, monte du chmage. Sensuit une rduction de linvestissement et une baisse de la confiance des mnages qui se mettent pargner. Privs dune forte croissance, confronts une concurrence forte et plus lointaine, loccident doit revoir ses schmas industriels et conomiques. En bref, lconomie de march remplace lconomie de production.

Lobjectif essentiel des entreprises Dvelopper des produits dont le prix est dict par le march avec une marge minimum permettant de survivre. Le calcul des cots devient donc logiquement descendant car il devient indispensable de valider a priori la pertinence de chaque nouveau projet client.

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Mmoire de fin dEtude Prix de vente


FRAIS GENERAUX

Cot de revient
MAIN DOEUVRE MATIERES PREMIERES

Il devient donc imprieux pour les entreprises de rechercher des pistes de rduction des cots leur permettant de rester prsentes sur des marchs maintenant trs concurrencs : Baisse des cots ; Baisse des prix dachats ; Externalisation des activits en dehors du cur du mtier La matrise des achats apparat comme un contributeur latteinte de ces objectifs vitaux dautant plus que la part achete passe consquemment plus de 50% de chiffre daffaires Lascension : depuis 1998 Le contexte La chute du mur de Berlin en 1989 suivie par lclatement de la bulle Internet va nouveau changer les repres. Si nous demeurons en conomie de march, celle-ci devient ultra mondiale. Les barrires gographiques, voire politiques et commerciales tombent les unes derrires les autres. En outre linformation circule la vitesse de la lumire partout sur terre rvlant des sources dapprovisionnement et dbouchs commerciaux jusqu prsent largement sous estims. Les affrontements Est-Ouest termins fournissent des opportunits des pays plein de potentiel. Etant donne ltendue du terrain de jeu commercial, la concurrence est exacerbe et multiple.

Lobjectif essentiel des entreprises


Dans les pays occidentaux, les grandes entreprises sont alors prtes diminuer leur taille et se rorienter vers des marchs connexes, parfois trs loigns de leur mtier de base. Ainsi, telle multinationale originellement spcialiste des technologies lectriques se dirige vers le march de la finance et du conseil en achats. Cela ncessite dacqurir des comptences en un temps record en ayant recours le plus souvent des fournisseurs extrieurs. Focus sur la marge, dveloppement dachats stratgiques de fait, sont deux bonnes raisons de continuer dvelopper la fonction achats
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Le fondement financier Dans un contexte o toutes les forces vives de lentreprise doivent converger pour garantir latteinte de la marge, les achats se rvlent comme un levier plus efficient que celui traditionnellement propos par la force de vente, dans un cotexte o les prix de vente ne peuvent crotre. Prenons lexemple dune entreprise correspondant la moyenne en termes de montant dachats, de frais fixes et de valeur ajoute compars au chiffre daffaires. Un gain de 5% sur les dpenses dachats, toutes choses gales par ailleurs, correspond un montant que lon retrouve intgralement dans la marge. Cependant, pour obtenir la mme progression de marge (25%), il faut raliser un effort de 12,5% sur le volume des ventes. Un tel constat ralis par la direction dune entreprise contribue lancer le processus de dveloppement de la fonction. Celui-ci consiste la transformer en vritable service achats dot des moyens humains, matriels et financiers. Le fondement commercial Les achats reprsentent galement des enjeux non financiers. L'avantage concurrentiel apport par les achats ne se situe pas uniquement au niveau du prix mais aussi dans le choix des matires utilises pour la ralisation du produit. Les achats sont donc galement stratgiques dans la mesure o ils peuvent permettre un dveloppement des ventes et une diffrenciation de la concurrence par un choix judicieux des matires constituant le produit fini. Ainsi, par exemple, une socit de confection qui a trouv un fournisseur capable de fabriquer un tissu en coton qui ne se froisse pas. Cette nouvelle matire premire apporte un avantage concurrentiel ses produits finis, elle est susceptible de contribuer au dveloppement des ventes de l'entreprise en question. L'intgration de la fonction achats trs en amont, ds la conception des produits, permettra l'entreprise de tirer le meilleur profit des opportunits du march fournisseur. De toute vidence, la qualit des produits fabriqus commence par la qualit des matires premires. Les clients et donneur d'ordre sont de plus en plus amens s'assurer de la performance de leurs fournisseurs, gage de leur propre performance. Ainsi dans le cadre de leur dmarche qualit, ils dveloppent les audits de leurs fournisseurs. Ils veuillent leur performance au niveau des achats, en effet, les grandes firmes ont tendance choisir des sous-traitants capables de comprendre la dimension stratgique des achats.
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Mmoire de fin dEtude Lorsqu'on voque l'image de l'entreprise, on pense gnralement la fonction commerciale. Or la fonction achats est-elle aussi en contact permanent avec l'extrieur, elle vhicule l'image de l'entreprise. Il faut donc en tenir compte lors du choix de l'acheteur, de l'amnagement des locaux dans lesquels il reoit et plus largement dans la gestion quotidienne des relations avec les fournisseurs.

Les quatre facteurs dvolution influents


Mme si le contexte trs global favorise lmergence dune fonction achats majeure dans les entreprises, toutes nprouvent pas le mme besoin de dvelopper la leur. Diffrents facteurs expliquent ce phnomne. La taille de lentreprise Le seuil deffectif minimal partir duquel le service achats apparat dans lentreprise se situe partir de 100 salaris, car en de on ne justifie pas un poste temps plein. En outre les petites entreprises commencent tout juste simaginer des stratgies pour peser face leurs fournisseurs. Lactivit de lentreprise Lindustrie (notamment automobile) accorde historiquement la fonction achats une importance plus forte que le domaine tertiaire. La distribution, spcialise ou non, se situant au milieu. Lexplication provient principalement du poids financier des deux postes de dpenses les plus importants, les achats et la masse salariale. La visibilit des achats par le client final Achats de production: lentreprise qui vend des produits ou services aprs les avoir transforms, assembls ou intgrs. Cest lactivit principale des secteurs de lindustrie mais aussi des distributeurs fabriquant eux-mmes sous leur propre marque, dite de distributeur (MDD) . Achats de ngoce: lentreprise qui commercialise sans transformation les produits ou prestations quelle achte ; cela correspond bien sr lactivit principale de la distribution o la marge sobtient directement per diffrence entre prix dachats et prix de vente.

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Mmoire de fin dEtude Achats indirectes: ce sont les produits ou prestations dits de fonctionnement invisibles directement des clients finaux. Cest le cas de nombre dentreprise de services et ctait celui du secteur bancaire. La matrialit des achats La facilit apparente qui mane des achats de biens matriels, les met en avant au sein des entreprises qui en comptent beaucoup. A contrario, les prestataires de service et notamment intellectuelles, ne sont gure prioritairement traites par les services achats.

Analyse des besoins/marchs-stratgie


Cette tape cruciale constitue la dmarche du marketing dachats stratgique. La donne de sortie principale est la description de la stratgie, quelle soit gnrique au service ou bien propre projet ou un achat ponctuel. Elle inclut principalement, la segmentation du portefeuille, le axes oprationnels de travail par domaine dachat, les orientations pour la recherche de fournisseur ( sourcing ) et lorganisation (cration ou amnagement de la structure achats). Prslection des fournisseurs Appele galement sourcing , cette tape sinscrit dans le cadre stratgique achat. Il sagit de qualifier les fournisseurs partir de critres globaux les rendant aptes tre consults formellement par la suite, dans le cadre dun achat ponctuel (constitution dune long List ) ou bien de la gestion habituelle du panel fournisseurs travaillant rgulirement avec lentreprise. Consultation formelle Lacheteur obtient du client interne (qui peut tre lui-mme comme cest souvent le cas dans la distribution) la description dtaille du besoin servir (cahier des charges). Ce qui permet de lancer un appel doffre consistant interroger des fournisseurs prslectionns. Cette mise en concurrence donne lieu une slection rduite de fournisseurs ( short List ) auprs de qui lacheteur ngociera. Cette liste doit recevoir lagrment direct ou dlgu du client interne. Ngociation et contractualisation
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Mmoire de fin dEtude Pour les entreprises ayant peu de culture achats, cest le seul domaine dintervention dun acheteur. Quel que soit le contexte, cette tape consiste amliorer les offres des fournisseurs retenus prcdemment. La transparence sur les critres de choix est la rgle, facilite par lusage de supports. La contractualisation formalise laccord obtenu avec le fournisseur, quil sagisse dun acte ponctuel ou bien laccord cadre, point de dpart de transactions rptes par la suite. Excution des contrats Etape quasiment sans objet pour les achats standard, elle concerne des projets comportant des interventions multiples de la part du fournisseur et de son donneur dordre : Dveloppements comportant des prestations pralables (tests, chantillons, protocoles, prototypes) ; Industrialisation, qualification spcifique des ressources du fournisseur, puis de son produit;

Monte en puissance de la solution propose.

Pilotage de la performance Il sagit effectivement de pilotage et non dun simple suivi. La fonction achats pilote cest-dire responsable de la russite du processus dans ensemble, doit tre en mesure dexpliciter latteinte des objectifs dfinis en amont, et de prendre les mesures ncessaires pour constamment amliorer la situation. Ceci signifie que les acheteurs doivent obtenir des acteurs du processus les informations permettant le constat. Pour les entreprises avances en matire dachats, cela dpasse largement le simple constat des performances obtenues des fournisseurs ainsi que des conomies ralises. Cette dernire tape cruciale, met en exergue le principe de lamlioration continue qui caractrise tout processus majeur dune entreprise. En le reprsentant sous forme dun cycle, on signifie le lien continu entre la dernire et la premire tape. LA FONCTION ACHAT : relations avec les autres fonctions de l'entreprise La fonction achat est amene travailler avec beaucoup d'autres fonctions de l'entreprise : Fonction achat et Direction Gnrale

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Mmoire de fin dEtude Ces deux fonctions de l'entreprise travaillent ensemble sur le plan stratgique. Elles ont la charge d'laborer des politiques achats qui contribuent la ralisation de la politique gnrale tout en tant raliste. Elles dcident galement ensemble des tableaux de bords qui pourront tre mis en place afin de suivre l'volution des achats et de la comparer aux objectifs fixs par la politique achat. Fonction achat et bureau d'tude Ici, la fonction achats a pour but de rechercher les sources d'approvisionnement dont l'entreprise aura besoin dans un avenir plus ou moins proche. Ainsi la fonction achats doit intervenir ds la conception des nouveaux produits. Cette intervention est essentielle car c'est la fonction achats qui peut le plus apporter de la valeur ajoute l'entreprise. En effet, le bureau d'tude peut prendre en compte les donnes du march des fournisseurs et l'adapter aux contraintes et opportunits de l'entreprise. La fonction achat peut informer le bureau d'tudes sur : Les nouvelles matires entrant dans la composition du nouveau produit, Leur disponibilit sur le march, Leur prix... En retour, le bureau d'tude communique la fonction achat : Les axes de recherche de nouvelles matires en fonction de ses besoins, Les spcifications techniques des articles acheter, qui permettront de consulter les fournisseurs.

Fonction achat et production La production est le principal utilisateur des articles slectionns et ngocis par l'acheteur, les deux fonctions sont donc amene se rencontrer mme si la production est plus souvent en contact avec la fonction approvisionnements, qui l'alimente. La production communique

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Mmoire de fin dEtude l'acheteur, au moment de la slection des articles, ses exigences concernant les services que doit apporter le fournisseur en termes de : Dlai de livraison,

Minimum de commande,

Modules de commande, Emballages et conditionnement des articles. La production est la fonction la mieux place pour valuer la satisfaction par rapport la qualit des matires achetes. Elle sait si celles-ci sont faciles travailler et adaptes aux quipements de l'entreprise. D'autre part lorsque l'entreprise a recours la sous-traitance, les relations entre la production et les achats sont renforces car la sous-traitance concerne la fois la fonction achats et la production. Fonction achats et Fonction approvisionnement La fonction achats ralise le travail qui se trouve en amont de l'approvisionnement. Elle slectionne et ngocie les articles que l'entreprise sera amene utiliser. Elle doit communiquer la fonction approvisionnements toutes les informations ncessaires au passage des commandes. En retour, la fonction approvisionnement devra l'informer des relations quotidiennes avec les fournisseurs et de leur faon de travailler, pour que l'acheteur puisse en tenir compte dans l'valuation du fournisseur et lors de ngociations ultrieures. Fonction achats et comptabilit/finance Les relations entre la fonction achats et la comptabilit sont administratives. Elles concernent d'une part l'tablissement des budgets achats et d'autre part le contrle et le rglement des factures fournisseurs. L'acheteur doit communiquer au comptable ou au contrleur de gestion l'ensemble des informations dont il a besoin pour l'laboration du budget achats. La fonction achats pourra se faire assister du comptable ou du financier pour l'valuation financire des fournisseurs ou la dcomposition de leur prix de revient. Fonction achats et fonction qualit Lorsque l'entreprise dispose d'une fonction qualit, ses relations avec la fonction achats concernent le contrle des matires achetes. L'acheteur et le responsable qualit dfinissent ensemble les critres de contrle, ce dernier est responsable du contrle mme s'il ne
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Mmoire de fin dEtude l'effectue pas lui-mme. Il transmet donc le rsultat des contrles l'acheteur. Ils dfinissent galement ensemble la mthode d'valuation des fournisseurs.

SECTION II : LES MISSIONS PRINCIPALES ET OPERATIONNELLES


Le processus tel que dcrit prcdemment reprsente linstrumentation oprationnelle des missions confies aux achats Les principales missions Mission cur du mtier Elle Vise la satisfaction des besoins des clients internes : Obtenir auprs des fournisseurs des niveaux de flexibilit et de respect des dlais correspondant aux attentes logistiques Maitriser les achats en termes de cot global.

Atteindre les exigences qualit fixes par lentreprise.

Missions stratgiques Anticiper les volutions des marchs amont (risques et opportunits) notamment en matire dinnovation et de cration de valeur :

laborer et piloter la politique fournisseur ; Matriser les risques juridiques (confidentialit, proprit intellectuelle, rglementations sociales, thiques, environnementales) ;

Fiabiliser et scuriser les sources dapprovisionnement.

Les missions oprationnelles Les principales fonctions oprationnelles du cycle des achats sont les suivants : la budgtisation, l'expression interne des besoins, la slection des fournisseurs, commande et relance des fournisseurs et la rception des articles.

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Mmoire de fin dEtude Fonction budgtisation La fonction regroupe toutes les oprations lies la prvision des dpenses et leur approbation par les organes comptents de la socit, de mme que les oprations de suivi des engagements par rapport aux montants ainsi autoriss. Elle est traditionnellement exerce par le service de contrle de gestion ou dfaut la direction financire. Fonction expression interne des besoins Elle est relative aux demandes formules par les diffrents services pour la satisfaction de leur besoins en biens divers matires et fournitures. Cette expression est matrialise gnralement par une demande d'achat ou une demande d'approvisionnement. Cette dernire qui doit tre tablie en nombre suffisant d'exemplaires, a pour intrt de permettre un bon suivi et une raction rapide du service demandeur en direction de l'approvisionnement. Fonction slection des fournisseurs Cette fonction regroupe toutes les procdures de mise en concurrence (appel d'offre en gnral) des fournisseurs. Cette fonction est gnralement exerce conjointement par le service des achats et la Direction Gnrale de la socit. Elle implique mme des organes de contrle externe associs la procdure d'appel et la slection des fournisseurs. Pour obtenir l'assurance que les approvisionnements sont effectus auprs des fournisseurs pratiquant les meilleures conditions de prix, de qualit et de dlai de livraison, et ventuellement de service aprs vente, il est ncessaire qu'une consultation rgulire des fournisseurs soit faite et que, dans la mesure du possible, soit tenue une banque de donnes relatives aux produits les plus importants et leurs fournisseurs les plus comptitifs .

Fonction commande -relance des fournisseurs Elle regroupe l'ensemble des oprations lies l'mission des bons ou lettre de commande et celle lies au suivi des commandes par des procdures de relance des fournisseurs. Elle est exerce par principe par le service des achats (ou service des approvisionnements). Fonction rception des articles livrs
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Mmoire de fin dEtude Cette fonction est relative aux procdures de contrle des quantits et de la qualit des articles livrs par le fournisseur. Ce contrle peut tre exerc par une seule personne ou comme c'est le cas dans les entreprises du secteur public par une commission de rception.

CHAPITRE II : LA NOTION DAUDIT INTERNE ET CONTROLE INTERNE


SECTION I : LA NOTION DAUDIT INTERNE
GENERALITES La complexit de la notion d'audit interne suggre que l'on s'arrte tout d'abord sur le sens que l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et enfin sur la dmarche adopter pour la ralisation d'une mission d'audit interne. Dfinitions:
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Mmoire de fin dEtude Audit vient du mot latin audire qui signifie couter . Les Romains employaient ce terme pour dsigner un contrle au nom de l'empereur sur la gestion des provinces. C'est une dmarche permettant de recueillir des informations objectives pour dterminer dans quelle mesure les lments du systme cible satisfont aux exigences des rfrentiels du domaine considr. Il s'attache notamment dtecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activits qu'il examine. C'est en tenant compte de cette assertion que le conseil d'administration de L'IFACI a traduit la dfinition internationale de l'audit interne approuve par l'IIA le 19 juin 1999 le 21 mars 2000 comme ....une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques de contrle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit. APPROCHE HISTORIQUE SUR L'AUDIT INTERNE Aspect historique Au dbut du moyen ge, les sumriens ont ressenti une ncessit de contrle de la comptabilit des agents1. Ce systme de contrle par recoupement consiste comparer une information qui est parvenue de deux sources d'enregistrement indpendantes. Etymologiquement le terme audit d'origine latine auditus signifie audition des questeurs qui taient des fonctionnaires du trsor chargs de cette mission, ils taient tenus de rendre compte oralement devant une assemble compose d'auditeurs qui approuvaient par la suite le compte ; ce n'est qu'au XIX Sicle que les lgislateurs ont institu le contrle des socits par des agents externes en raison du dveloppement de l'industrie, le commerce, les banques, les assurances. La charge qui pse sur l'auditeur reconnu en tant que garant des dtenteurs des capitaux l'gard des abus des gestionnaires, ds le dbut du XX sicle et avec la crise de 1929 due

1 H.Vlaminick.Histoire de la comptabilit.Ed.Pragmos 1979.P.17 Audit de la Fonction Achat | 19

Mmoire de fin dEtude une mauvaise divulgation de l'information fiable, un accroissement des besoins du monde des affaires en audit s'est accrue. De nos jours, l'audit est une discipline transversale au centre de proccupations des managers, en ce sens et face cette situation ou varit des besoins, l'audit s'largissait en d'autres domaines qui se sont rvls ncessaires avec l'volution et la gnralisation de nouveaux moyens de traitement de l'information2. Progrs de la notion daudit L'audit s'est limit autour de l'audit comptable du commissaire au compte avec pour objectif la certification des tats financiers ; mais il s'est apparu rapidement que les missions d'audit peuvent tre utiles plusieurs utilisateurs des tats financiers d'o le besoin un recours l'audit contractuel et l'audit interne se fut ressentir. L'intervention de l'auditeur pour contrler les tats financiers peut tre impose par la loi, c'est la forme la plus traditionnelle de l'audit qui est pratique par le commissaire aux comptes et qu'on la nomme l'audit lgal ou rvision lgale des comptes . Mais le contrle de l'information peut tre demand par un tiers intress ou un membre de l'entreprise, et dans ce cas la relation entre le prescripteur et l'auditeur devient contractuelle ou conventionnelle. Tel est le cas d'un dirigeant qui souhaite connatre la qualit des tats financiers produits par son entreprise, ou un futur actionnaire qui demande un audit comptable de l'entreprise avant d'acheter des actions ou des parts sociales. Le caractre contractuel confre ainsi la mission d'audit en tendant considrablement le domaine initial et modifie les cadres de relations entre auditeur et prescripteur ou auditeur et audit. L'audit interne est la rvision priodique des instruments dont dispose une entreprise pour contrler et grer une entreprise3. Avec le dveloppement de l'audit interne, les entreprises perurent l'intrt que prsenterait pour elle une expression d'une opinion sur des informations autres que l'information comptable et financire.
2
J.P. Ravalec .Audit social et juridique .Ed Les Guides Montchertien 1986.P.3

3 Dfinition de lInstitut Franais des Auditeurs et Contrleurs (IFACI)

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Mmoire de fin dEtude Chaque fonction de l'entreprise, chaque type d'opration et la limite chaque information devient ainsi un objet potentiel d'audit ; par exemple : l'audit des achats, de la production, social, audit informatique, etc. En d'autres termes, le concept d'audit connat aujourd'hui une grande fortune mme si globalement la rflexion sur les extensions possibles de l'audit avance plus rapidement que les travaux en vue de la mise en uvre de ces missions. En matire de l'audit comptable, les critres utiliss sont bien connus. L'opinion de l'auditeur doit exprimer en termes de rgularit et de sincrit des tats financiers. Dans une perspective d'utilisation de l'audit des fins de gestion, le critre d'efficacit fut rcemment mis en vidence. Tableau de synthse du progrs de laudit PERIODES PRESCRIPTEUR L'AUDIT 200 av.J.C Rois, Empereurs, Eglise, Clercs ou Ecrivains Punir Etat 1700 1850 Etat, Tribunaux commerciaux et Actionnaires 1900 1940 Etats et Actionnaires et de comptabilit 1940 1970 Etat, Banque et Actionnaires 1970 ces Etat, Tiers et jours Actionnaires Comptables les voleurs pour dtournement des fonds Rprimer les fraudes et punir les fraudeurs, patrimoines Professionnel d'audit Eviter les fraudes et les erreurs, attester la fiabilit des tats financiers historiques Professionnel d'audit Attester la qualit de contrle, la et de comptabilit sincrit et le respect des normes comptables et d'audit Professionnel d'audit Attester et du conseil l'image fidele de compte et la qualit du contrle. protger les DE AUDITEURS OBJECTIF DE L'AUDIT

APPROCHE NORMATIVE ET METHODOLOGIE DUNE MISSION DAUDIT INTERNE Comme tout audit, l'audit interne doit tre fait en rfrence aux normes internationales en la matire et suivre une mthodologie propre. Approche normative de laudit interne
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Mmoire de fin dEtude Gnralits sur les normes et les standards L'ISO et le CEI dfinissent la norme comme un document tabli par consensus et approuv par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et rpts, des rgles, des lignes directrices ou des caractristiques, pour des activits ou leurs rsultats garantissant un niveau d'ordre optimal dans un contexte donn. 4 En rgle gnrale, une organisation n'est pas tenue de respecter certaines normes. Toutefois, le respect de celles-ci peut lui tre impos dans le cadre de ses relations d'affaire avec un tiers. Par ailleurs certaines dispositions lgales peuvent contraindre un type d'entit donne de respecter un certain nombre de textes. Normes rglementaires et professionnelles L'exercice des activits peut tre soumis, selon que l'on appartient une circonscription territoriale aux normes rglementaires ou, selon que l'on appartient un corps de mtier aux normes professionnelles. Normes rglementaires Si l'exercice de certaines activits est libre dans certains pays, l'exercice d'autres est par contre soumis au respect de la lgislation territoriale en vigueur. Par ailleurs, chaque entreprise tant unique, il peut arriver, et il arrive mme trs souvent que celle- ci dfinisse ses propres standards en matire d'audit interne. Aussi, l'auditeur interne dans sa mission, devra veiller d'une part l'application des directives de l'administration, et d'autre part la mise en uvre de la loi du pays. Normes internationales professionnelles de l'audit interne : Ce sont des normes reconnues comme tel sur le plan mondial par des organismes de renom comme l'IIA. Il s'agit :

Des normes de qualification (srie 1000) ; Des normes de fonctionnement (srie 2000) ; Des normes de mise en uvre.

DEFINITION DE LAUDIT INTERNE


4Directives ISO/CEI - partie 2 : Rgles de structure et de rdaction des Nomes internationales, cinquime dition2004 ( 3.1.)

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Mmoire de fin dEtude L'audit interne est une activit indpendante et obligatoire qui donne une organisation une assurance sur le degr de maitrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer et contribue crer de la valeur ajoute. 5 Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques de contrle et de gouvernement d'entreprise et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit. Selon GERMOND et BERANAULT, l'audit interne est un examen technique rigoureux et constructif auquel procde un professionnel comptant et indpendant en vue d'exprimer une opinion motive sur la qualit et la fiabilit de l'information financire prsente par une entreprise au regard de l'obligation qui lui est faite, de donner en toute circonstance, dans le respect des rgles de droit et principes comptables en vigueur, une image fidele de son patrimoine, de sa situation financire et de ses rsultats6. DEMARCHE DUNE MISSIONDAUDIT INTERNE La conduite d'une mission d'audit interne se structure en trois grandes tapes : la prparation de la mission, le droulement de la dite mission et sa conclusion. Au cours de cette mission, l'auditeur utilise plusieurs mthodes et outils. PHASE DE PREPARATION DE LA MISSION Toute une mission d'audit s'ouvre par un ordre de mission, cet ordre formalise le mandat donn par la direction gnrale l'audit interne. L'intervention d'audit commence par la phase de prparation. Cette phase est centre sur la dtection des faiblesses dont l'examen sera l'objet de la phase de ralisation. Cette phase exige des auditeurs une capacit importante de lecture, d'attention et d'apprentissage en dehors de toute routine. Elle sollicite apprendre et comprendre, elle exige galement une bonne connaissance de l'entreprise car il faut savoir ou trouver la bonne information et savoir qui la demander.

5 Dictionnaire universel, dition HACHETTE, PARIS 1996-1997.P.52 6 Lionnel Collin et Gerard Velin ,Audit et Contrle interne ,4me .Ed .Dalloz,Paris 1992.P.35

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Mmoire de fin dEtude Par ailleurs lors de cette phase, seront dfinis aussi les objectifs de la mission. Cette dernire peut avoir des objectifs gnraux et des objectifs spcifiques. Ces objectifs sont consigns dans le rapport d'orientation de la mission. Dfinition de la mission Partant de l'analyse de risques dj dtect qu'on va dfinir les objectifs de la mission. Objectifs gnraux : il s'agit d'assurer des lments suivants dans le domaine audit ; scurit des actifs, fiabilit des informations, respect des rgles et directives, optimisation des ressources. Objectifs spcifiques : il s'agit de prciser de faon concrte les diffrents points de contrle qui vont tre tests par l'auditeur, qui tous contribuent la ralisation des objectifs gnraux et qui tous se rapportent aux zones risques ultrieurement identifis. Il importe de prciser lors de l'analyse du risque d'audit que l'auditeur doit avoir la matrise de l'environnement de l'entit auditer avant de procder la mission proprement dite. Au niveau de cette phase, l'auditeur doit passer par les tapes suivantes 7: Prise de connaissance du domaine L'auditeur doit apprendre son sujet, connatre de prs le domaine auditer, le dcouper en simple activit auditable afin que le travail soit facile, simple et prcis. Cette phase est aussi appele plan d'approche. L'auditeur planifie la phase de prise de connaissance et prvoit les moyens les plus adquats pour acqurir le savoir ncessaire la ralisation de sa mission (interview et document). Le travail se rsume en trois thmes : Lorganisation auditer : il s'agit de l'organisation des hommes d'o l'utilit de l'organigramme, formation des hommes et rpartition des tches. Les objectifs et l'environnement : ces deux lments constituent un aspect essentiel assimiler par l'auditeur avant le dbut de sa mission.

7Renard.Jacque.Op.Cit

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Mmoire de fin dEtude Les techniques de travail : l'auditeur doit avoir une bonne connaissance des techniques de travail utilises depuis le tableau de bord et ses composantes utilises par le responsable, jusqu'aux mthodes et techniques de gestion qui permettent l'unit de fonctionner. La connaissance de techniques implique la connaissance des contrles existants, laquelle va permettre de dvelopper ultrieurement le questionnaire du contrle interne. Identification des risques Il s'agit essentiellement de savoir o se situent les risques et non de les analyser dans les dtails de leurs causes et consquences. C'est ce niveau qu'on procde au dcoupage du sujet audit en unit de base lmentaire qui correspond des oprations concrtes et prcises. On identifie les points de contrles internes sans se livrer aucun test ni aucune validation, on regarde simplement s'ils sont convenablement documents, c'est ce niveau donc qu'on dteste le point de contrle dont le risque est potentiel.

PHASE DE REALISATION Reunion douverture Pendant la phase prcdente, l'auditeur fixe les objectifs de la mission, c'est ce qui constitue le rapport d'orientation. La phase de ralisation dbute par une runion d'ouverture dans laquelle l'auditeur et l'audit examinent le rapport d'orientation. Ainsi les auditeurs annoncent au pralable et sans ambigut ce qu'ils ont l'intention de faire. Au cours de cette lecture commune, les auditeurs vont solliciter les avis des audits; ces derniers ne manquent pas de faire des observations mais la dcision finale de prendre ou non en compte les avis des audits reviennent aux auditeurs. Programme daudit On l'appelle aussi programme de vrification ou encore planning des ralisations ; quelle que soit sa dnomination, il s'agit du document interne au service dans lequel on va procder la dtermination et la rpartition des tches. Ce programme d'audit est tabli par l'quipe en charge de la mission et en gnral au cours d'un bref retour dans les bureaux du service. C'est un programme o sont dfinis; le planning de travail, les points de dpart des questionnaires du contrle interne, le suivi du travail et la documentation.

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Mmoire de fin dEtude Le travail sur le terrain La dmarche que l'auditeur doit suivre ce niveau doit tre dfinie avec prcision: La dmarche logique: L'auditeur procde un dcoupage squentiel ou logique des oprations, ncessaire l'identification des risques. A partir de cette identification des risques, l'auditeur dfini ses objectifs "rapport d'orientation" et tabli un programme de travail. Pour chacun des points du contrle interne, il se pose si jug ncessaires les questions: qui, quoi, o, quand et comment ? Il rpond ces questions et c'est la phase terrain qui nous intresse en ralisant des tests avec l'aide des outils qui sont sa disposition (questionnaire du contrle interne, interview, etc....) Chaque dysfonctionnement, chaque anomalie donne lieu l'tablissement d'une feuille de rvlation des problmes apparents (FRAP) et donc une analyse causale qui va permettre:

D'identifier le ou les dispositifs de contrle interne qui prsentent des faiblesses sur ce point particulier ; De recommander les notifications apporter et pour y porter remde ; du systme ou de processus audit.

L'addition de tous ces constats met en valeur la qualit du contrle interne de l'unit ou

Les tests: Le premier des tests que l'auditeur va raliser c'est l'observation immdiate. Il s'agit des observations physiques de toute nature. Au niveau de cette observation, l'auditeur prend en compte les alias relatifs au moment o il effectue son observation, maintenir les faits observs dans leur contexte. Cette observation permet l'auditeur de complter le questionnaire du contrle interne dj tabli et la gamme des tests individuels que l'on s'apprte raliser. Le second type des tests est celui des tests individuels. Ces tests sont raliss en fonction des zones risque antrieurement dfinis et du questionnaire du contrle interne. On choisi un processus ou un ensemble d'oprations pour voir la faon dont les choses se passent et comment elles sont matrises. Or, quel que soit l'outil utilis les tests doivent toujours rpondre un nombre de conditions: Les questions poses doivent tre prcises, une question vague ne peut fournir qu'une rponse vague et gnrale. Il faut savoir choisir les outils opportuns (questionnaire, interview...)
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Mmoire de fin dEtude Il faut savoir interprter les rsultats des tests ce qui est d'autant plus facile que l'objectif a t dfini avec prcision. Tout test doit faire l'objet d'une feuille de rvlation des problmes apparents (FRAP) dans le cas ou le test rvle un des fonctionnements. PHASE DE CONCLUSION Projet de rapport daudit Il prsente la totalit des constats, assortis des causes, consquences et recommandations. En effet par la feuille de rvlation des problmes apparents, l'auditeur s'est accord chaque instant sur l'interprtation des faits observs et les recommandations. Maintenant il faut prendre du recule, dcider ce qu'il va crire et l'organiser. Le rapport daudit C'est un rapport qui est adress aux principaux responsables concerns et la direction, les conclusions de l'audit concernant la capacit de l'organisation audite accomplir sa mission en mettant l'accent sur le dysfonctionnement afin de dvelopper les actions de progrs. C'est le document le plus important mis par l'audit et qui engage le responsable de l'audit. C'est un rapport complet, conclusif, crit. Il constitue le point culminant de la mission et sert dclencher les rflexions de la direction gnrale et les actions du progrs de responsable. Ce rapport respecte un certain nombre de principes : Il doit tre prsent aux responsables audits l'tat de projet, puis discuter avec eux et si possible accepter avant diffusion dfinitive ; Il doit tre structur et formul pour ses lecteurs et donc comporter une partie dtaille et une synthse ; Il doit tre objectif, clair, concis, utile et le plus convaincant possible ;

Il doit tre revue par un comit de lecture interne au service d'audit .

Runion de clture Les personnes qui ont particip la runion d'ouverture, participent galement la runion de clture, lesquelles aprs s'tre entendues sur ce que les auditeurs avaient l'intention de faire (runion d'ouverture), va s'entendre ce qu'ils ont fait. On va donc retrouver l'audit, ces collaborateurs, sa hirarchie autour de l'quipe de la mission d'audit. A l'ordre du jour; l'examen du projet du rapport d'audit qui est distribu chaque participant quelques jours avant la runion - si possible - pour ne permettre la lecture, cet examen se fait partir d'une
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Mmoire de fin dEtude prsentation ralise par les auditeurs, elle permet de rgler les contestations ventuelles et de valider le travail des auditeurs.

AUDIT ET NOTION VOISINE Audit et contrle Le terme contrle est frquemment associ celui d'audit ; la diffrence entre les deux notions peut s'expliquer par rfrence la thorie des ensembles puisque la mise en uvre de l'audit implique de procder diffrents contrles. L'audit englobe ainsi l'ensemble des procdures et techniques de contrle constituant l'examen approfondi par un professionnel et reposant sur une mthodologie. Le contrle se prsente donc comme un outil d'audit, nanmoins ce dernier comprend une opinion qui est le rsultat des contrles. Audit et conseil La distinction entre audit et conseil ne peut s'oprer que par une analyse pralable ayant le caractre de la mission qui est dvolue l'auditeur et du lien entre auditeur et audit. Si la mission est d'origine lgale, telle que celle du CAC, l'audit ne peut pas en principe dboucher sur le conseil.Le CAC ne peut en aucun cas devenir un conseiller permanent, ni recevoir des honoraires spcifiques pour ses avis et conseils. Si en revanche le lien entre auditeur et audit est contractuel, l'audit peut dboucher sur le conseil. Si par contre la mission est lgale, l'audit ne peut pas en principe dboucher sur le conseil. Toute fois, l'audit ne peut pas tre assimil au conseil du fait que ce dernier n'est qu'un complment facultatif d'un travail pralable d'audit et dont l'aboutissement rside dans l'expression d'une opinion. Audit et rvision
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Mmoire de fin dEtude La divergence entre audit et rvision impose au domaine d'application le plus rpandu de l'audit et de la comptabilit pour s'en rendre compte que la rvision comptable est l'appellation ancienne de l'audit comptable. M. Raffegeau indiquait propos de cette question que le terme rvision des comptes est trop souvent peru comme une pratique objet restreint dpourvue des aspects flatteurs de l'audit mais que les dcalages techniques s'estompent et qu'il convient d'utiliser de manire quivalente les termes de ''rviseur'', de ''contrleur des comptes'' ou d'auditeur'' . 8 Certes que mme si l'audit est largement synonyme de rvision comptable, il se dtache commodment du contexte auquel la rvision reste davantage lie. Objectifs, champs daction et typologie de laudit interne Objectifs De nombreux auteurs proposent de classer les objectifs de l'audit interne en trois niveaux selon qu'ils intressent la rgularit, l'efficacit et la conformit aux rgles et procdures ou la pertinence de la politique gnrale de l'entreprise. La rgularit A ce niveau, l'auditeur interne s'attache vrifier que :

Les instructions de la direction gnrale et les dispositions lgales et rglementaires sont appliques correctement ; Les oprations de l'entreprise sont rgulires ; Les procdures et les structures de l'entreprise fonctionnent de faon normale et qu'elles produisent des informations fiables ; Le systme de contrle interne remplit sa mission sans dfaillance ;

Cet audit de rgularit peut aussi s'appeler audit de conformit : les juristes distinguent que dans le premier cas on observe la rgularit par rapport aux rgles internes de l'entreprise et dans le second cas la conformit avec les dispositions lgales et rglementaires. Mais dans les deux cas, la dmarche est la mme: comparer la ralit avec le rfrentiel propos.

8 ) J .Raffegea, avant propos de luvre audit et contrle des comptes, publi-union 1979.P.1J.

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Mmoire de fin dEtude Lefficacit A ce niveau, l'auditeur interne ne se contente pas uniquement de vrifier la rgularit, la conformit de l'entreprise aux rfrentielles interne et externe mais il se prononce sur la qualit de ses ralisations en terme d'efficience et d'efficacit. L'auditeur cherche ici un cart entre rsultat et objectif, c'est--dire un cart entre le but choisi et l'effet produit,9 mais aussi le pourquoi de cet cart et le comment rduire. La pertinence La pertinence est une affaire de la direction gnrale puisqu'elle est tenue vrifier la mesure dans laquelle les choix aboutiront effectivement aux effets recherchs10. L'auditeur interne s'intresse donc, ce niveau, l'entreprise prise dans son ensemble afin de se prononcer sur :

La cohrence entre les structures, les moyens et les objectifs fixs par l'entreprise ; comme l'cart entre le rsultat que l'on veut obtenir et la capacit des moyens retenus y parvenir.

La qualit des orientations de la direction gnrale, la pertinence va tre exprime

Il faut noter qu'a chaque niveau d'objectif poursuivi correspond un type d'audit interne savoir :

L'audit comptable et financier L'audit oprationnel L'audit de management ou direction.

Champ dapplication de laudit interne Le champ d'action de l'Audit interne recouvre de nos jours une conception beaucoup plus large et plus riche, rpondant aux exigences croissantes de la gestion de plus en plus complexe des organisations. L'Audit interne apporte sa contribution l'ensemble d'activits de l'organisation car dans chaque domaine (financier, administratif, informatique, scurit, industriel, commercial ou social), diriger, c'est toujours planifier les tches, organiser les responsabilits, conduire les oprations et en contrler la marche. L'auditeur interne a ainsi une fonction d'assistance au management et il combine les rles d'auditeur et de consultant.
9 Raymond vatier ,Audit de la gestion sociale ,Edition dorganisation ,1981.P166 10 Idem

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Mmoire de fin dEtude Le champ d'application d'une mission d'audit peut varier de faon significative en fonction de deux lments : l'objet et la fonction.11

L'objet : Celui - ci va permettre de distinguer les missions gnrales. Les premires portent sur un point prcis en un lieu dtermin. Les secondes par contre dites gnrales ne connaissent aucune limite gographique (frontire). La fonction : Autre critre qui bien videment se marie avec le prcdent, on parle alors des missions unifonctionnelles et des missions plurifonctionnelles. La mission unifonctionnelle : Cette dernire ne concerne qu'une seule fonction, qu'elle soit spcifique ou gnrale. La mission plurifonctionnelle : Celle o l'auditeur est concern par plusieurs fonctions au cours d'une mme mission. La mission de l'audit interne couvre tous les domaines de gestion, l'audit interne doit avoir accs sans limitation aux documents et donnes relatifs la gestion. Dans le cadre des missions d'assurance l'auditeur interne procde une valuation objective en vue de formuler en toute indpendance une opinion ou des conclusions sur un processus, systme ou tout autre sujet12. TYPOLOGIES L'audit interne Plusieurs dfinitions de l'audit interne ont t donnes, mais nous retenons celle de l'Institut Franais des Auditeurs et des Contrleurs Internes (IFACI) que nous jugeons riche et synoptique : "L'audit interne est la rvision priodique des instruments dont dispose une direction pour contrler et grer l'entreprise. Cette activit est exerce par un service dpendant de la direction gnrale et indpendant des autres services.
11 Renard ,Jacques ,Theoris et Pratique de laudit interne ,Ed. dorganisation .Paris 2003-2004 .P.199 12 Renard ,Jacques ,Op.Cit

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Mmoire de fin dEtude Les objectifs principaux des auditeurs internes sont donc, dans le cadre de cette rvision priodique, de vrifier si les procdures en place comportent les scurits suffisantes, si les informations sont sincres, les oprations rgulires, les organisations efficaces, les structures claires et actuelles." L'audit interne est ainsi un service autonome de l'entreprise rattach directement la direction gnrale pour garder son objectivit. Ce service est charg d'valuer les performances de toutes les fonctions de l'entreprise. Laudit comptable et financier L'audit financier est un examen critique des informations comptables, effectu par une personne indpendante et comptente en vue d'exprimer une opinion motive sur la rgularit et la sincrit des tats financiers d'une entit. Il importe de distinguer entre deux missions diffrentes :

La mission d'un audit financier contractuel, ralis la demande d'une entit ou d'un individu, pour des fins qui sont dfinies dans la convention avec l'auditeur .

Cet audit vise souvent la certification des comptes aux tiers au moment par exemple d'une introduction en bourse ou d'un appel public l'pargne ;

La mission du commissariat aux comptes (dnomme parfois mission d'audit lgal), prescrite par la loi sur les socits, qui est constitu de deux lments distincts :

-Une mission d'audit financier externe : -Un ensemble d'obligations spcifiques mises la charge du commissaire aux comptes par des dispositions lgales et rglementaires (information des actionnaires, dtection des actes frauduleux). L'audit financier tel qu'il a t dfini ci-dessus peut tre ralis par un professionnel interne l'entit mais dans ce cas il ne peut garantir la sincrit et la rgularit des informations comptables que pour le besoin de la direction gnrale. Sa position interne ne la lui permet pas de certifier les comptes de l'entreprise des tiers. Dans le cadre de l'audit comptable et financier, la ralit tant les informations produites par l'entreprise, la norme tant les rgles, les lois, les mthodes d'enregistrement et les instructions de la direction gnrale.

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Mmoire de fin dEtude En effet, l'audit comptable et financier s'intresse aux actions ayant une incidence sur la prservation du patrimoine, les saisies, les traitements comptables et l'information financire publie par l'entreprise13. L'audit oprationnel L'audit oprationnel est l'intervention dans l'entreprise sous forme d'un projet, de spcialistes utilisant des techniques et des mthodes spcifiques, ayant pour objectifs : D'tablir les possibilits d'amlioration du fonctionnement et de l'utilisation des moyens, partir d'un diagnostic initial autour duquel le plus large consensus est obtenu ; De crer au sein de l'entreprise une dynamique de progrs selon les axes d'amlioration arrts." Dans l'audit oprationnel, il s'agit d'auditer la ralit (les oprations) au lieu de l'image que la comptabilit en donne. L'ide est donc d'auditer la ralit plutt que la description comptable afin de permettre l'entreprise de pouvoir affronter la comptition avec les meilleurs atouts. L'audit oprationnel est une valuation priodique, continue et indpendante de toutes les oprations de l'organisation en vue d'aider les gestionnaires amliorer le rendement de leurs units administratives et ce, par l'apprciation objective des oprations et la formulation des recommandations appropries. L'audit oprationnel n'est pas l'audit des activits oprationnelles au sens o les activits oprationnelles s'opposent aux activits fonctionnelles de l'organisation. Il n'est pas davantage l'audit d'une fonction oprationnelle particulire de l'entreprise. L'audit oprationnel est une des formes d'audit global d'une organisation. Il peut couvrir l'ensemble des activits et des fonctions d'une organisation. Mais il peut tre restreint l'une des entits composant l'organisation, telle qu'une direction d'un grand ministre ou bien ou bien une division d'une entreprise importante. Laudit de direction ou de management La notation de l'audit de management reste confuse : pour les uns, il ne conoit que sous forme de synthse de divers audits oprationnels.

13 Raymond Vatier,audit de la gestion sociale .Op.Cit

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Mmoire de fin dEtude Pour les autres, audit de direction est ce que fait un prsident s'il avait le temps et les techniques pour faire sur tous les aspects de la gestion d'une entreprise. Il faut donc dire et rpter que l'existante d'un service d'audit interne n'altre en rien la libert de choix et de dcision des directions gnrales. En revanche, observer les choix et les dcisions, les comparer, les mesurer dans leurs consquences et attirer l'attention sur les risques ou les incohrences relvent bien de l'audit interne. L'audit du management ncessite donc un grand professionnalisme, une bonne connaissance de l'entreprise et une autorit suffisante pour tre coute des responsables quant aux recommandations susceptibles d'tre formules dans ce domaine. POSITIONNEMENT DE LA FONCTION Audit interne et inspection Dans certaines entreprises, le service de l'audit interne est appel tort inspection gnrale, service de contrle bien que les deux (auditeur interne et inspecteur) soient deux travailleurs dans l'entreprise sur le plan thorique et mme pratique, il y a une nette diffrence entre eux : Linspecteur est charg de contrler la bonne application des rgles et directions appliques par les excutants ; Linspecteur a le pouvoir de faire sanctionner tandis que l'auditeur interne ne s'occupe pas de cela. Linspecteur n'a pas la qualit d'apprcier les rgles et principes directifs de l'entreprise tandis que l'auditeur interne les examine, critique les rgles et directives et propose leur amlioration. Linspecteur fait le contrle exhaustif, l'auditeur interne ne regarde pas les choses exhaustivement, il passe les mthodes alatoires. Linspecteur peut faire sa mission, soit de lui-mme soit la demande de la hirarchie, tandis que l'auditeur interne doit recevoir le mandat de la direction. Audit interne et contrle de gestion Il y a encore peu de temps, nombreux taient ceux qui discernaient mal la frontire entre les deux fonctions, une des causes tient sans doute au fait qu'elles ont suivi des volutions comparables. De mme que l'audit interne est pass du simple contrle comptable l'assistance au management dans la maitrise des oprations, de mme le contrle de gestion est pass de la
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Mmoire de fin dEtude simple analyse des cots au contrle budgtaire puis peu un vritable pilotage de l'entreprise. Progressivement l'audit interne et le contrle de gestion dpassent l'tat de simple direction fonctionnelle au profit d'une aide l'optimisation de l'entreprise 14. Si la dfinition a vari dans le temps partant d'un processus budgtaire pour atteindre une gestion par objectif, le contrle de gestion reste caractriser par deux lments : L'espace vital de la fonction est le systme d'information de gestion, Elle est au service de la performance. SECTION II : CONTROLE INTERNE DANS LE PROCESSUS DE GESTION DES ACHATS Gnralits Un systme de contrle interne instaur au sein d'une socit est un signe d'une bonne gestion comptable. Il laisse supposer que les donnes comptables, contenues dans les tats financiers sont fiables.une erreur est vite dcouverte grce l'efficacit du systme de contrle interne qui consiste en une srie de vrifications permanentes et en cascade de donnes comptables d'un agent un autre. Le systme de contrle interne tel qu'il est organis dans l'entreprise constitue pour l'auditeur un moyen de preuve de fiabilit des donnes figurant sur les tats financiers ; en effet, l'tude et l'apprciation de ce contrle interne ainsi que l'application qui est le fait des procdures et instructions internes permettent l'auditeur de se faire une ide exacte sur les informations comptables publies par les dirigeants de l'entreprise. Dfinition Le contrle interne est lensemble des dispositifs organiss, formaliss et permanents, choisis par lencadrement, mis en uvre par les responsables de tous niveaux pour matriser le fonctionnement de leurs activits. Le Contrle interne, rappelons-le, est l'ensemble des scurits contribuant la matrise de l'entreprise. Il a pour but, d'un cot, d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de l'information, et de favoriser l'amlioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de l'entreprise pour maintenir la prennit de celle-ci. (OECCA). Le contrle interne comptable est un systme dorganisation qui comprend les procdures de
14 Marc Joanny, Audit interne et contrle de gestion ;Les Echos,06-10-92

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Mmoire de fin dEtude traitement de linformation comptable et les procdures de vrification du bon traitement de cette information. Dans cet esprit, le contrle interne a pour but de sauvegarder le patrimoine, par la mise en uvre de procdures vitant les erreurs et les fraudes. Plus gnralement, la notion de contrle interne a t tendue la matrise des risques sur lensemble des processus de gestion de lorganisation. Le risque peut tre dfini comme tout vnement, tout comportement, toute situation, affectant la ralisation des objectifs. Ils peuvent tre organisationnels, oprationnels, juridiques, comptables ou financiers. Les Caractristiques Les dmarches de contrle interne sappuient sur un ensemble de principes : Une organisation claire, des missions et des responsabilits explicites ; Des procdures formalises, claires, comprises et appliques, adaptes lenjeu, prennes ; Des procdures permettant des recoupements dinformations ; Une grande importance accorde la comptence et lintgrit du personnel et tout ce qui peut les renforcer, en particulier pour les postes sensibles ; Des sparations de fonction et, en particulier une sparation des fonctions de dcision, de protection et de conservation des actifs, de comptabilisation ; Un retour dexprience rgulier sur ce qui marche et ne marche pas dans le fonctionnement de chaque processus et dans la tenue des objectifs de contrle interne. Bien entendu, ces principes ne sont pas rigides et le contexte de mise en uvre doit tre pris en compte.

Lessentiel est datteindre les objectifs du contrle interne comptable qui sont nombreux :

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SECURITE

Scurit financire Scurit comptable Scurit juridique

QUALITE

Qualit comptable Qualit de linformation Qualit des prestations

EFFICIENCE

Optimisations des ressources Efficacit du management

Comme lillustre ce schma, il permet : La scurit financire, comptable et juridique Dassurer la protection et la sauvegarde du patrimoine et de lactif : Par la scurisation des transactions Par la sauvegarde des droits de lorganisme vis--vis des tiers Dassurer la rgularit, la fiabilit et la sincrit des oprations comptables et financires. La qualit comptable de linformation et des prestations

Grce une organisation approprie, permettant de matriser les risques danomalies comptables ; Grce des tches bien identifies au sein de lorganigramme fonctionnel ; Grce la mise en uvre interne comptable adapte aux enjeux et aux risques.

Le contrle permet ainsi de rendre linformation plus fiable aux responsables ainsi qu ceux qui ils rendent des comptes afin quils puissent prendre de bonnes dcisions, en connaissance de cause et en apprciant la situation financire relle de la collectivit par rapport aux politiques, plans, procdures, lois et rglements. Limage de la collectivit est amliore car elle se reflte dans la qualit de linformation et des prestations rendues. Lefficience
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Mmoire de fin dEtude Lutilisation conomique et efficiente des ressources et lutilisation optimale des moyens mis disposition pour la ralisation des objectifs et des buts attribus une activit ou un programme sont des objectifs du contrle interne ; De mme, le contrle interne doit assurer lefficacit du systme de management des risques de lorganisation. Types dobjectifs du contrle interne Afin doptimiser lefficacit du contrle interne, il convient de classer les objectifs en trois catgories : Objectifs oprationnels : Cest--dire la ralisation et loptimisation dans lutilisation de ses ressources par loffice ainsi que la protection de ces ressources. Objectifs financiers : Cest--dire la mise disposition dinformations financires fiables et conformes aux normes comptables applicables, ainsi que des informations ncessaires la bonne gestion de loffre. Objectifs de conformit : Cest--dire le respect par loffice des diffrentes lois et rglementations en vigueur. Cet objectif, souvent nglig, justifie le fait dassocier le service juridique dun office un projet de mise en place dun SCI. Ces catgories distinctes mais qui se chevauchent (un objectif donn peut rentrer dans plus dune catgorie), couvrent diffrents besoins et peuvent relever de la responsabilit directe de diffrents membres du management.

Objectifs financiers Objectifs oprationnels Objectifs de conformit Achat | Audit de la Fonction Les objectifs du systme de contrle interne
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Mmoire de fin dEtude

LES PRINCIPES DU CONTROLE INTERNE Il s'agit de principes qui ont t jugs importants citer pour l'entreprise, en vue de l'efficacit des procdures qui y sont mises en place. Le principe d'organisation et sparation des fonctions Il stipule que le manuel de procdures dcrit les oprations afin de permettre chacun de savoir ce qu'il doit faire, et quel moment ce dernier doit le faire. Ce principe soutient que l'organisation doit : Etre rationnelle, c'est--dire conue antrieurement aux oprations rationnelles de l'entreprise, Etre adopt et adaptable aux objectifs de l'entreprise, Etre vrifiable, concernant la conservation des structures, le respect des circuits mis en place et l'absence de circuits parallles, Respecter la sparation des fonctions. A cet effet, dans le cadre de l'valuation du contrle interne, l'on doit vrifier s'il existe : un manuel de procdures administratives, financires et comptables adapt l'entreprise, Un manuel d'organisation (dictionnaire de poste) qui comporte les sparations convenables des fonctions notamment : Les fonctions de dcisions (ou oprationnelles) ; Les fonctions de dtentions matrielles des valeurs et des biens ; Les fonctions de contrle . Le principe d'universalit Ce principe stipule que le systme pour tre efficace ne doit pas exclure de personnes, ni tenir de secteur en dehors du systme. Il doit s'tendre tous les membres de l'entreprise. Toutes
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Mmoire de fin dEtude les fonctions de l'entreprise, qu'elles que soient les personnes qui les remplissent, sont soumises aux rgles de contrle interne. Il s'agit de voir : si toutes les personnes se conforment aux procdures ; si les procdures sont respectes en tout lieu et en tout temps. Le principe d'indpendance Ce principe exprime l'ide que les objectifs du contrle interne (sauvegarde du patrimoine et amlioration des performances) sont atteindre indpendamment des mthodes, procds et moyens de l'entreprise. Il s'agit de vrifier que le paramtrage des systmes automatiss de gestion n'limine pas certains contrles. Par exemple : La suppression d'une criture passe, Le dfaut d'impression possible ou de reconstitution d'information traite en informatique. Le principe d'informations et qualit du personnel Ce principe stipule que l'information qui chemine dans les circuits du contrle interne doit tre : Pertinente, autrement dit adapte son objet et son utilisation. Elle doit tre disponible et accessible dans les temps et lieux voulus,

Objective, car elle ne doit en aucun cas tre dforme dans un but particulier, Communicable, en d'autres termes, le destinataire doit pouvoir tirer clairement les informations dont il a besoin partir des informations reues, Vrifiable, car il doit tre possible d'en retrouver les sources grce des rfrences appropries permettant de justifier l'information et de l'authentifier. Il s'agit pour le contrle interne de vrifier si : L'information rpond certains critres tels que : la pertinence, l'utilit, l'objectivit, la communication et la vrifiabilit ;

La qualit du personnel ne fragilise pas l'application des procdures donc l'information.

Le principe d'harmonie

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Mmoire de fin dEtude Ce principe signifie que le systme mis en place doit tenir compte des caractristiques de l'entreprise et de l'environnement. Dans le contrle interne, il s'agit de vrifier s'il y a harmonie entre la taille de l'entreprise, le volume et le cot de conception puis d'application des procdures. En ce qui concerne les petites entreprises, la matrise que le chef a de son entreprise devrait lui permettre d'annuler les risques lis au cumul de fonctions du l'insuffisance du personnel. Le principe d'auto contrle Le principe d'auto - contrle ou d'intgration stipule que les procdures mises en place doivent permettre le fonctionnement d'un systme d'auto - contrle. La distinction des fonctions de l'entreprise (dcision, conservation du patrimoine, comptabilit, contrle) est fondamentale sur le plan du contrle interne, car une sparation des tches permet de raliser un auto - contrle efficace.

L'EVALUATION DU CONTROL INTERNE DIFFERENTS ASPECTS DU CONTROLE INTERNE Les aspects comptables du contrle interne Les aspects comptables du contrle interne regroupent toutes les procdures ou particularits qui, dans l'organisation de l'entreprise, favorisent l'tablissement de comptes sincres et rguliers. Linfluence de ces procdures doit tre sensible tout au long de l'exercice. En premier lieu, elles doivent favoriser la qualit des travaux journaliers de comptabilisation et garantir l'intangibilit des enregistrements comptables et des pices justificatives. Ensuite, elles doivent constituer un ensemble des contrles qui jouent normalement la fin de l'exercice. Les aspects administratifs du contrle interne

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Mmoire de fin dEtude Les aspects administratifs du contrle interne comprennent l'ensemble des procdures qui vise promouvoir l'efficacit de la gestion. La prise en compte de ces aspects enrichit la notion de contrle interne, qui prend un caractre beaucoup positif. Le contrle interne n'a plus pour objectif unique la dtection des erreurs et fraudes ou la prvention ; il doit amliorer l'organisation de l'entreprise. Il ne doit pas seulement donner la direction certaines garanties ; il doit aussi amliorer la rentabilit de l'entreprise. LES DIFERENTS ASPECTS DU CONTROLE INTERNE ET LAUDIT La distinction des aspects administratifs de ceux comptables du contrle interne ne signifie gure dire que ces deux ensembles sont hermtiquement disjoints. Un dispositif de contrle interne caractre avant tout administratif peut prsenter de l'intrt sur le plan comptable et inversement. Ainsi, une procdure de relance des clients, qui ressort d'abord des aspects administratifs du contrle interne, concerne galement ses aspects comptables : mettant en vidence l'existence de clients douteux, elle pourra contribuer la sincrit des comptes en faisant ressortir la ncessit d'une dprciation. Rciproquement, une procdure de rconciliation bancaire, qui est une procdure comptable, poursuit des objectifs caractre administratif ; l'absence de surveillance des mouvements bancaires pourrait entraner des fraudes qui nuiraient l'efficacit de l'exploitation. De tout cela, il rsulte que l'auditeur, bien que privilgeant dans son valuation du contrle interne les aspects comptables, touche par la force des choses des aspects oprationnels. Pour le rviseur charg de se prononcer sur la fiabilit des comptes, l'assurance que les dispositifs administratifs du contrle interne sont efficaces prsente un double intrt :

Cest une garantie du bon suivi des engagements et, dans cette mesure, une garantie de dispositifs d'alerte immdiats. Le rviseur doit, de ce fait, s'y intresser. La prennit de l'entreprise influence son apprciation des comptes. C'est la notion de la continuit de l'exploitation ;

c'est un lment de recoupement : les statistiques, les donnes budgtaires, les tudes de prix de revient, les rsultats du contrle de qualit viennent tayer la fiabilit qui peut s'attacher certaines informations comptables.

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Mmoire de fin dEtude

I-

LA MISE EN UVRE DE L'EVALUATION DU CONTROLE INTERNE

Le schma suivant illustre les tapes de l'valuation du contrle interne : Description du systme

Tests de conformit Evaluation prliminaire

Forces thoriques

Faiblesses thoriques

Tests de

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Points forts appliqu

Points forts non appliqus

Forces

Faiblesses

Evaluation dfinitive du Contrle interne

EVALUATION DU CONTROLE INTERNE DESCRIPTION DES PROCEDURES Deux techniques de base peuvent tre utilises par l'auditeur pour saisir un dispositif de contrle interne : le mmorandum et le diagramme de circulation des documents (DCD). Le mmorandum Une premire approche possible du contrle interne est la description narrative, laquelle on donne traditionnellement le nom de mmorandum. L'auditeur fait la synthse crite des entretiens qu'il a avec les responsables intresss et des documents qu'il a pu runir. Pour se faire dcrire les procdures, l'auditeur pourra se servir d'un questionnaire dit "ouvert". Ce questionnaire se caractrise par le fait qu'une rponse par "oui" ou "non" est impossible. Chaque question implique un dveloppement et ncessite donc une comprhension du systme. L'utilisation de ce questionnaire est gnralement trs efficace pour prparer l'interview avec les responsables et pour vrifier, aprs coup, qu'aucun point n'a t omis. Le diagramme de circulation des documents :
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Mmoire de fin dEtude DCD Un diagramme de circulation est la description graphique d'un ensemble d'oprations. Celle-ci s'opre au moyen d'une ligne de flux qui retrace dans un ordre chronologique le cheminement des documents gnrs par ces oprations. L'tablissement d'un DCD suppose l'emploi d'une table de symboles et le choix d'un type de prsentation. S'agissant des symboles, il n'y a pas une table normalise utilise par tous les cabinets d'audit. Dans l'annexe nous prsenterons, titre indicatif, une liste des symboles utiliss par certains cabinets marocains. Le choix d'une table de symbole n'est pas fondamental, il importe qu'il y ait une homognit totale au sein d'un mme groupe de travail. Bien que la prsentation du diagramme puisse varier d'un auteur un autre, l'on retiendra deux modles de prsentation : Le diagramme vertical Le diagramme horizontal

Le diagramme vertical : le circuit des documents est prsent verticalement et les services, spars par un trait horizontal, sont placs les uns en dessous des autres. Le circuit du document est fait selon l'ordre chronologique, c'est--dire, depuis sa cration jusqu' son archivage ou sa destruction. Le diagramme horizontal : la prsentation suit le mme principe que celui du diagramme vertical. Toutefois, la circulation des documents entre les services qui sont juxtaposs les uns ct des autres se fait horizontalement. LES TESTS DE CONFORMITE L'objectif de cette tape est de s'assurer qu'il a saisi correctement le contrle interne de l'entreprise. Il doit donc prendre une une les diffrentes procdures qui figurent dans son mmorandum ou dans son DCD et vrifier que sa description est conforme la ralit. Ces tests peuvent tre faits par : Une observation directe ; Une confirmation verbale ; Une observation a posteriori. L'EVALUATION PRELIMINAIRE

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Mmoire de fin dEtude En analysant les procdures, l'auditeur cherche dgager les forces et les faiblesses thoriques du systme. Pour cela, deux mthodes sont sa disposition :

La premire consiste regarder le systme et chercher les points forts et les points faibles. Elle comporte invitablement des risques d'oubli . La seconde, plus formalise et centre sur les dispositifs de contrle, consiste se poser un certain nombre de question tournant d'une proccupation gnrale que l'on peut formuler de la manire : est-ce que quelque chose peut mal fonctionner ? Est-ce que tel dfaut peut se produire ?

Ces questions sont rassembles dans les questionnaires, qui, par opposition aux questionnaires ouverts dont nous avons parl prcdemment, sont appels questionnaires ferms. Ce type de questionnaire se caractrise en ce qu'il est formul de telle manire que les seules rponses possibles sont, soit "oui", soit "non", la rponse ngative traduisant dans la plus part des cas une faiblesse du systme tudi. Exemple de questions fermes concernant le circuit d'achat : 1- Les doubles des factures sont-ils, ds leur rception ou ds leur tirage, marqus "Duplicata" ? (Risque : double comptabilisation et double rglement.) 2- Les doubles des factures non employes dans le circuit des achats sont-ils dtruits ? (Risque : double comptabilisation et double rglement.) 3- Les quantits factures sont-elles bien celles qui ont t reuEs ? Y a-t-il rapprochement, sur ce point, entre facture et bon de rception (ou de livraison) vis par le magasinier ? (Risque : Inscription de charges non conformes la ralit) CONFIRMATION DE L'APPLICATION DU SYSTEME LES TESTS DE PERMANENCE Choix des procdures tester Les tests de permanence sont mis en uvre pour dterminer si les points forts du systme (les contrles faits par l'entreprise) qui ont t estims comme assurant la fiabilit des procdures et des enregistrements ont fonctionn effectivement tout au long de l'exercice. Les tests

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Mmoire de fin dEtude doivent tre mis en uvre pour dtecter les dviations de procdures qui auraient pu se produire. Mise en uvre du test Elle consiste contrler aprs coup, partir des lments laisss par l'excution de la procdure, que celle-ci s'est droule conformment aux principes prvus. L'EVALUATION DEFINITIVE DU CONTROLE INTERNE Les tests de permanence permettent l'auditeur d'valuer dfinitivement le contrle interne. En plus des faiblesses de conception dtermines la suite de sa premire valuation, l'auditeur se prononcera dans cette phase sur les point forts thoriques et distinguera entre :

Les points forts de conception qui sont effectivement exploits : points forts thoriques et pratiques classs parmi les forces du systme ; Les points forts de conception mais qui restent thoriques : points forts non appliqus rangs parmi les faiblesses du systme. Un document de synthse rcapitulera les lments dgags lors de l'valuation du contrle. A partir de ces lments, l'auditeur dtermine l'impact que peuvent avoir sur la rgularit et sincrit des comptes les forces et les faiblesses du systme de contrle interne.

LES TECHNIQUES DEXAMEN DES COMPTES techniques d'examen des comptes comprennent : des tests de cohrence ; des tests de validation. Ces techniques ne sont pas utilises l'une aprs l'autre, mais gnralement combines dans le programme d'intervention de l'auditeur. LES TESTS DE COHERENCE Les tests de cohrence constituent un des aspects principaux de ce que l'on appel l'audit analytique. L'audit analytique dsigne l'ensemble des tudes et des contrles caractre d'ensemble qui sont effectus par l'auditeur. Les tests de cohrence permettent l'auditeur de vrifier l'homognit des informations caractre comptable et oprationnel qui sont sa disposition. Fonds soit sur la simple logique, soit sur un raisonnement mathmatique, ils
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Mmoire de fin dEtude apportent l'auditeur des lments de preuve qui sont a priori entirement fiables. On peut distinguer essentiellement deux types de tests de cohrence. Les premiers sont fonds sur une simple revue de l'information, les seconds sur la mise en uvre de calculs ayant un caractre mathmatique ou statistique.

Les revus de l'information Elles consistent examiner l'information sur un plan gnral afin de dceler les incohrences notoires qui pourraient transparatre. Il s'agit de lier ou de se remettre en mmoire les informations caractre extra-comptable qui sont affrents aux comptes concerns : contrats, procs-verbaux, budgets, rapports d'activit, tableaux de bord, etc. Ds lors, de deux choses l'une, ou bien les informations se corroborent entre elles ; par exemple les chiffres figurant dans les documents financiers refltent bien la situation conomique gnrale, la tendance du secteur d'activit ; alors l'information gagne en force probante du fait de sa cohrence, ou bien l'harmonie cde le pas la contradiction par exemple, les stocks augmentent alors que la production a t interrompue. Il s'agira galement d'oprer une "inspection rapide" : l'auditeur "scrute" les critures importantes pour dterminer celles pouvant avoir un caractre suspect. On n'omettra pas en fin les comparaisons entre les documents comptables et les balances avant et aprs la date d'examen ainsi que l'examen des critures de centralisation. Les comparaisons par calcul Les analyses faites par l'auditeur pourront tre fondes sur le calcul. Il existe de nombreuses possibilits parmi lesquelles on peut citer :

les vrifications de vraisemblance les plus frquentes sont les contrles indiciaires, dont l'objet est d'analyser l'volution d'une ou de plusieurs variables, ou encore l'volution d'un rapport (tude de corrlation, analyse par ratio, etc.).

les vrifications par approximation : par exemple, un auditeur pourra contrler la vraisemblance d'une dotation aux amortissements en appliquant un taux moyen aux valeurs brutes immobilises.

LES TESTS DE VALIDATION Objectifs des tests de validation

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Mmoire de fin dEtude Une distinction supplmentaire peut tre opre entre les tests de validation. On peut, en effet, distinguer : Ceux qui portent sur une opration qui a t enregistre dans un compte durant l'exercice. Ce premier type de test constitue des tests de validation des enregistrements ; Ceux qui visent plus spcifiquement justifier le solde d'un compte apparaissant au bilan. Ce second type de test constitue des tests de validation des soldes. On remarquera qu' une modalit technique de mise en uvre ne correspond pas forcment un seul de ces objectifs. Le schma ci-aprs permet de retrouver la correspondance existant habituellement entre les modalits et les objectifs de la validation effectue. Les modalits des tests de validation Trois sortes de tests de validation pourront tre utilises par l'auditeur : validation sur la base de documents ; validation par confirmation extrieure ; validation par inspection physique. Validation sur la base de documents dtenus par l'entreprise Il s'agira, pour l'auditeur de se baser sur les documents dtenus par l'entreprise pour juger le bien fond des critures comptables passes et valider les soldes des comptes importants slectionns. L'examen des documents crs ou reus par l'entreprise porte souvent sur les pices, factures, lettres, dossiers, relevs bancaires et autres documents justificatifs permettent de vrifier une procdure ou un solde. L'auditeur ne vrifie jamais aveuglement n'importe quelle pice : le plan de mission, l'apprciation du contrle interne et l'utilisation des techniques de sondage le conduisent examiner un nombre suffisant et pertinent de documents pour fonder son opinion sur les comptes annuels. Validation par confirmation extrieure La confirmation directe, appele galement circularisation, consiste demander un tiers ayant des liens avec l'entreprise audite (le banquier, le client, le fournisseur, l'expert comptable, l'avocat) de confirmer directement des informations, des oprations, des soldes, ou de lui donner tout renseignement ncessaire. La circularisation aux tiers peut tre "positive". L'auditeur communique au tiers le solde qui apparat dans les comptes de l'entreprise audite. Il lui demande, soit de confirmer ce solde, soit en cas de dsaccord, de
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Mmoire de fin dEtude bien vouloir justifier le sien. La circularisation peut tre aussi "aveugle". L'auditeur demande alors au tiers de lui donner avec un maximum de dtails le solde qui apparat dans ses livres. Cette seconde manire d'interroger est donc plus contraignante pour la personne sollicite, puisque dans tous les cas il lui est demand une rponse dtaille. La mise en uvre suppose le respect des modalits suivantes : La demande de renseignements doit tre formule sur papier en-tte de l'entreprise audite. Le texte retenu doit donc rsulter d'un accord entre celle-ci et l'auditeur ; La demande doit tre signe par un membre autoris du personnel de l'entreprise ; La demande doit tre expdie par l'auditeur ; L'auditeur doit recevoir, sans intermdiaire, la rponse de la personne interroge. Exemples d'lments pouvant faire l'objet d'une circularisation : Nantissement du fonds de commerce (demandes adresses au greffe de tribunal de commerce) ; Immobilisations corporelles (confirmations de la proprit foncire auprs de la conservation foncire) ; Immobilisations financires (confirmations de la proprit de titres auprs d'un intermdiaire financier) ; Etc. Validation par inspection physique L'observation physique est une technique qui consiste vrifier physiquement l'existence matrielle d'un actif. Elle est le moyen de contrle le plus direct pour s'assurer de l'existence d'un lment comptabilis par l'entreprise, et jouit par consquent d'une force probante particulirement leve. Observer rellement un lment physique (un stock, un immeuble, une machine) ne signifie nanmoins pas que l'entreprise audite est rellement propritaire des biens observs : les stocks qui sont montrs l'auditeur peuvent avoir t vendus il y a quelques jours mais pas encore expdis ay client, ou encore, l'immeuble qui est montr l'auditeur peut ne plus appartenir l'entreprise audite ou tre lou. L'observation doit donc tre complte par d'autres tests. Les actifs qui peuvent faire l'objet d'une observation physique sont ceux qui peuvent tre touchs, inventoris : espces en caisse, traites retournes acceptes par les clients ou encore remis en banque, stock, immobilisation corporelles, mais ce sont les stocks qui, de tous les actifs observables de l'entreprise, donnent le plus souvent

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Mmoire de fin dEtude lieu une observation physique. On parle alors de l'inventaire physique des stocks, c'est dire du comptage des stocks de biens qui existent dans l'entreprise la clture de l'exercice social.

Les Services intervenants dans la gestion des achats


Dans le cadre d'un bon contrle interne, on rencontre gnralement les services (ou une sparation entre diffrentes personnes des taches correspondantes accomplir). Services Initiateurs de la commande :Ils mettent des demande d'achat dans les limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs. Service Achats :Il tablit les bons de commande sur la base soit des demandes d'achat, soit de besoins spcifiques .Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les dlais de livraison. Service Rception :Il s'assure de la conformit de la livraison avec la commande (qualit et quantit). Service Stocks :Il reoit la marchandise du service Rception et fait les enregistrements correspondants. Service Comptabilit :Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves. Service Trsorerie :Il rgle les factures en s'assurant de leur approbation par les personnes comptentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement).

Dclenchement de la commande
Objectifs du contrle Interne Le contrle interne sur les oprations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes d'achat de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantits optimales et par des personnes autorises le faire. En ce qui concerne les achats de matires et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problmes de gestion des stocks. Les procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de manire satisfaisant aux questions suivantes : Qui peut dclencher la commande ?
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Mmoire de fin dEtude Quand passer la commande ? Quelle quantit faut-il commander ? A quel fournisseur doit-on s'adresser ? Organisation correspondant ces objectifs Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation satisfaisante :

Une demande d'achat est tablie par les services utilisateurs et transmise au service Achats ; Un bon de commande est systmatiquement tabli, si possible sur des exemplaires standards et pr- numrots, partir des demandes d'achats par le service Achats ; Les fonctions ayant trait aux commandes doivent tre distinctes de celles de rception, de stockage, d'expdition, de tenue de l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du rglement des factures.

Les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un montant maximum autoris est dfini ; Les quantits commander sont dtermines en fonction des besoins de lentreprise.

Les besoins de rapprovisionnement peuvent, par exemple, tre dtermines par le magasinier en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit dtermin l'avance, ou par le service Approvisionnement en fonction des besoins de production. La date de passation de la commande et les qualits commander dpendent essentiellement des quantits en stocks, des consommations et des dlais de livraison. Une procdure particulire doit tre envisage afin de procder la relance des marchandises non livres la date prvue. Le non respect de telles procdures peut conduire :

Soit des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des frais financiers ou des cots de stockage trop levs, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou la dtrioration des produits ;

Soit des achats insuffisants ou contretemps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de rapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.

La signature des personnes autorises doit apparatre clairement sur le bon de commande ; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne charge de vrifier le bon de commande avant son envoie. Dans les socits importantes, il est
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Mmoire de fin dEtude recommand qu'un cahier de signatures reproduise un fac-simil des signatures autorises ; Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilits offertes, le meilleur prix eu gard la qualit exige. Gnralement, il existe une liste de fournisseurs agrs pour les diffrents produits ou services achets comprenant les prix obtenus et leurs dlais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et d'une mise jour priodiques.

Acceptation des livraisons (ou services rendus)


Les objectifs du contrle interne en ce domaine sont de garantir principalement que : Les dlais de livraison prvus sont respects ; Les livraisons (ou services rendus) ne peuvent tre acceptes que si elles correspondent une commande ; Les Livraisons sont faites selon les spcifications de la commande. Organisation correspondante Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation satisfaisante : Un bon d'entre (ou de rception) est tabli pour chaque rception. Il est particulirement utile que ces bons soient pr-numrots. Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de rception. On pourra mme admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais la condition que celui-ci soit numrot des son arrive. Un contrle des rceptions est prvu. Les livraisons ne doivent tre acceptes que dans la mesure o la rception correspond un bon de commande de l'entreprise. Pratiquement, il est ncessaire que le service charg de la rception possde une copie de l'ordre d'achat l'autorisant effectuer une entre de marchandises. Un certain nombre de vrifications doivent tre effectues : Elles sont gnralement faites en deux temps :

Contrle de spcification et de quantit par rapprochement entre le bon de commande et le bon de rception ; Contrle de qualit de la marchandise reue : il ne peut tre fait que par une comptente (en gnral un technicien) qui procdera soit de manire exhaustive, soit par sondages.

Les vrifications de qualit et de quantit doivent tre matrialises sur le bon de rception.
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Mmoire de fin dEtude Les dfauts de procdures quant aux quantits et qualits reues peuvent conduire, l'or de la rception des marchandises :

A la non dtection de quantits reues infrieurs la commande ; A l'acceptation de quantits ou de qualits non commandes pouvant entraner des difficults de production ou des cots de retour de marchandises.

Une fois ces contrles effectus, l'acceptation de la livraison doit tre signifie par l'envoi de doubles du bon de rception au service achats , la comptabilit et, sil s'agit de marchandises stocker, au magasin. Pour le magasin, le bon de rception accompagne la marchandise et sert de prise en charge . Pour le service achats, cela lui permet d'tre inform de la livraison et de surveiller les dlais de livraison. Quant la comptabilit, nous verrons que le bon de rception lui sert en attente de la facture. Le service achats surveille les dlais de livraison partir de bon de commande expdis et effectue les relances ncessaires.

Constatation des dettes


Objectifs du contrle interne Le contrle interne doit garantie que : Les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des services ;

La comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations.

Organisation correspondant ces objectifs La comptabilit doit tre en mesure de dtecter les marchandises reues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet gard, une bonne procdure (parmi d'autres possibles) consiste transmettre systmatiquement la comptabilit les doubles des bons de commande et des bons de rception .Ceci permet cette dernire, dune part, deffectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de rception et de la facture ; d'autre part, de pouvoir connatre tous moments l'ensemble des rceptions effectues pour lesquelles la facture n'a pas encore t reue.
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Mmoire de fin dEtude Il est ncessaire que la comptabilit soit organise de manire que soient vits : La perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralises ds rception par la comptabilit. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux diffrents services qui peuvent avoir les utiliser (par exemple au service achats pour vrification des prix facturs).De plus, les dlais de circulation dans les diffrents services et les litiges ventuels ne doivent pas faire obstacle la rcupration de la TVA dans les dlais normaux ; Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu des litiges et dtriorer l'image de marque de l'entreprise ; Les retards de rglement qui peuvent se traduire par versement d'indemnits ; L'enregistrement incorrect des charges nes de ces oprations. A cet gard, on peut mentionner les procdures suivantes : Ds leur rception, les factures sont numrotes, afin de permettre leur identification et dates afin de mmoriser leur date d'arrive ; Avant d'tre vrifies, elles doivent tre classes en attente. Un certain nombre d'oprations est effectu avant l'enregistrement de la facture ; Rapprochement de la facture et du bon de rception en vue de s'assurer que la facture correspond une rception effective et accepte ; Vrification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire calcul des taxes ; Affectation comptable des montants figurant sur la facture : comptes de charges, de T.V.A, fournisseurs ventuellement imputation analytiques . Concernant le problme particulier de la TVA rcuprer, des instructions crites prcises sont donnes aux comptables charges des imputations en mentionnant les cas ou la rcupration est possible, les cas ou elle ne l'est pas, l'application ventuelle de pourcentage de rcupration, et approbation de la facture, par une personne responsable. Une fois enregistre, la facture doit tre classe dans un chancier jusqu' ce quelle soit paye.Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilit doit entre en mesure de les suivre, par exemple : En cas de retour des marchandises aprs un premier usage qui n'a pas donn satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de rception et il faut demander au fournisseur d'tablir un avoir. Ce genre de situation se traduit en gnral par diverses ngociations qui se

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Mmoire de fin dEtude prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble des rclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l'objet d'un contrle constant, notamment l'occasion de l'tablissement des comptes de fin d'exercice ; En cas de livraison incomplte, des prcautions doivent tre prise quant aux modalits de rglement ; Si des avances sont verses au fournisseur, une procdure doit tre mise en place pour qu'elles viennent en dduction du rglement dfinitif ; Si des ristournes constituent une habitude de la profession, une procdure particulire doit tre mise en uvre pour les suivre.

Paiement des factures


Objectifs du contrle interne Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques la mise en paiement sont les suivants : Les factures sont contrles avant mise en paiement ; La mise en paiement est dument autorise ; Les factures ne sont pas payes plusieurs fois. Organisation correspondant ces objectifs Les procdures suivantes sont gnralement considres comme satisfaisantes au regard du contrle interne : Le service comptable compare les lments figurant sur la facture (prix, qualit, quantits) avec une copie des bons de rception et des bons de commande ; La mention bon payer n'est porte sur la facture qu'aprs comparaison de celle-ci avec les bons de rception et de commande correspondants. Le bon payer est port uniquement sur l'original, afin d'viter de le donner plusieurs fois pour la mme facture. A cette fin, lorsque la facture est reue en plusieurs exemplaires, la mention duplicata est indique, ds la rception, sur les exemplaires autres que l'original. Les factures comptabilises portent la rfrence de l'enregistrement afin d'viter les doubles comptabilisations ; les factures payes sont annules par la mention pay pour viter un double usage et portent la rfrence du paiement.
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Mmoire de fin dEtude

Informations et contrle de l'information


Analyse des achats La comptabilit gnrale n'tablit qu'une ventilation particulire des achats : ventilation par nature. Elle est souvent insuffisante pour dceler certaines faiblesses existantes. La comptabilit analytique permet normalement obtenir une ventilation plus fine des achats et des frais, par service, par usine ou encore par fonction (production, commerciale, etc.). Rapport la direction Les informations la direction peuvent s'avrer utiles pour la prise de dcision ; par exemple : Analyse des engagements en cours (contrle de qualit, et de prix etc.) ; Politique d'obtention d'escomptes ou de rabais ; Evolution des acomptes sur commandes ; Comparaison avec les dpenses budgtes ; Rapport sur le contrle des factures. L'Auditeur interne L'Auditeur interne doit s'assurer en permanence que les procdures sont correctement appliques. D'autres travaux peuvent porter sur l'examen des justificatifs. Tels que factures, relevs des fournisseurs, contrats importants (ceux-ci permettant ventuellement de dtecter des engagements non saisies). Enfin, en relation avec les problmes de trsorerie, l'auditeur interne pourra porter une attention particulire aux conditions de paiement acceptes par l'entreprise (escomptes non demands, paiements anormalement anticips, etc.). Principales questions se poser : Elles se regroupent autour de trois questions essentielles : Toutes les charges et dettes sont-elles enregistres ? Toutes les charges et dettes enregistres correspondent-elles des faits rels ? Les achats sont-ils enregistrs dans le bon exercice ? Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de se raliser, l'examen des procdures de l'organisation propre chaque entreprise devant permettre de produire :

Soit non cela ne peut se produire, parce que telle procdure existe.... ;
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Mmoire de fin dEtude Soit oui cela peut se produire, parce que (pas de procdure, procdure inadapte, etc ....). Evaluation des risques Lvaluation des risques du processus achat tait laisse jusqu rcemment lapprciation du management des achats de lentreprise. Avec la mise en uvre dune dmarche de contrle interne, il convient de dmontrer que non seulement les risques sont identifis, analyss et pess, mais que les contrles ont t mis en place pour garantir un niveau acceptable de couverture de ces risques. Cette correcte couverture des risques est aussi connue comme lassurance raisonnable recherche par les commissionnaires aux comptes. Toutes les charges et dettes sont-elles enregistres ? (Exhaustivit des enregistrements) Les risques pouvant exister : Omission de l'enregistrement d'une facture reue. Rception des marchandises (ou services rendus) sans enregistrement de la facture recevoir. Omission de l'enregistrement d'un avoir. Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs Exemples de dispositifs de contrle examiner : Cration systmatique d'un bon de rception la livraison de la marchandise ou lors de la ralisation de la prestation ; Transmission systmatique des bons de commande et des bons de rception la comptabilit (ou au service charg du rapprochement avec les factures) ; Suivi des bons de rception et procdures de rapprochement entre les bons de commande, les bons de rception et les factures ; Classement des bons de commande et des bons de rception en attente de la facture ( la comptabilit ou dans un autre service) ; Utilisation de ces bons pour mettre des situations comptables ou laborer le bilan en fin d'exercice ; Numrotation des factures reues ;

Suivi des factures reues et envoyes dans diffrents services, soit pour approbation, soit pour mise en paiement.

Quelques tests pour s'assurer du bon fonctionnement :


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Mmoire de fin dEtude Slectionner des bons de rception et s'assurer de l'enregistrement des factures correspondantes ; Slectionner des doubles de bons de commande, retrouver les bons de rception et les factures correspondantes et s'assurer de leur enregistrement ; Slectionner des relevs fournisseurs et comparer avec les factures enregistres pour dtecter l'omission ventuelle de certaines factures ;

Slectionner des bons de rception en attente de facture et vrifier que les charges payer correspondante ont t enregistres en comptabilit.

Toutes les charges et dettes enregistres concernent-elles bien l'entreprise ? (Ralit des enregistrements) Les risques pouvant exister Il peut s'agir d'enregistrement fictif, d'enregistrement d'une opration irrgulire ou non autorise, d'enregistrement entach d'irrgularit, etc. Ces risques peuvent se traduire de la manire suivante :

Enregistrement d'achats non effectus (ou de services non rendus l'entreprise) ; Enregistrement de charges ou de dettes non autorises ; Non dtection d'erreurs qui peuvent entacher les factures ; Non dtection derreurs.

Exemple de dispositifs de contrle examiner : Procdures de commande : limites et autorisations correspondantes ; Rapprochements effectus entre bon de rception et facture : liste des personnes habilits signer les bons de rception ; Autorisation de paiement des factures ;

Annulation des originaux pour prvenir les rutilisations ventuelles.


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Mmoire de fin dEtude Les contrles effectus par les diffrents services (par la comptabilit en particulier) en ce qui concerne les qualits factures, les prix unitaires, les ports et le calcul de la T. V. A. (apprcier en particulier dans quelle mesure ces contrles sont de nature dtecter toutes les erreurs qu'un fournisseur aurait pu commettre sur sa facture par rfrence aux contrats d'achats ou aux termes des commandes). critures l'imputation retenues pour les comptes de charges ; Organisation de la comptabilit fournisseurs ; Pointage et suivi des comptes fournisseurs ; Concordance entre la comptabilit gnrale (comptes collectifs Fournisseurs et la comptabilit auxiliaire (comptes individuels Fournisseurs ; Codification des factures reues ; Respect des rgles fiscales, notamment en matire de dductibilit de la TVA Quelquun pour s'assurer du bon fonctionnement : Slectionner des factures enregistres en comptabilit, s'assurer que les commandes et les bons de rception correspondants ont t approuvs par les personnes comptentes ; Vrifier la ralit de certains achats ou prestations : contrle de visu de la marchandise, recherche des enregistrements sur les fiches de stocks, les fiches de consommations, etc. ; Slectionner des factures et vrifier les calculs et les imputations. Les charges sont-elles enregistres dans le bon exercice ? (Coupure des enregistrements) Les risques pouvant exister Mauvais rattachement des charges un bon exercice (entranant une survaluation ou une sous-valuation des rsultats). Exemples de dispositifs de contrle examiner : Instructions donnes la comptabilit pour respecter la coupure ; Suivi des factures reues ; Suivi des bons de rception en attente de facture la clture ; Procdures d'inventaire ; Mention avant inventaire et aprs inventaire sur les factures ; Procdures relatives au suivi des ristournes recevoir.
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Mmoire de fin dEtude Quelques tests pour s'assurer du bon fonctionnement : Examiner pour chaque compte de charges : les dernires (dure prvoir) factures de l'exercice et les premires (dure prvoir) factures de l'exercice suivant, et vrifier que les priodes auxquelles elles se rattachent sont correctes. Au pralable dterminer, selon l'entreprise, les comptes ou les risques qui peuvent tre les plus importants (assurance, loyer, lectricit ou achats, etc.) ; Prendre les bons de rception correspondant aux priodes prcdant et suivant la clture de l'exercice et examiner la coupure ; Rapprocher les comptes de charges payer et des charges payes ou comptabilises d'avance avec les justificatifs correspondants ; Examiner les rabais, ristournes et remises obtenus (ou obtenir) des fournisseurs pour l'exercice. Telles sont les questions essentielles que doivent, notre avis, se poser les responsables de l'entreprise pour procder une premire analyse de leur contrle interne en matire d'achats.

Conclusion partielle
Au terme de notre rflexions, sur la mise en place d'un dispositif de contrle interne, au sein d'une entreprise, nous avions proposer des principaux objectifs du contrle interne en matire d'achats, des principales questions se poser, qui renferment les risques pouvant exister, les exemples de dispositifs examiner, et quelques tests pour s'assurer du bon fonctionnement, nous pouvons dire que le contrle interne tant l'ensembles des mesures mises en place pour la matrise d'une entreprise est de nos jours trs indispensable , mais constat nous est donn de voire que certains chefs d'entreprises restent mconnaissant de cet outil de gestion. Au regard de cet tat de fait, notre projet de mise en place d'un dispositif rfrentiel en matire de contrle interne restera un guide d'application pour toutes entreprises.

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CHAPITRE III
GENERALITES

LE

PROCESSUS

DE

TRAITEMENT

DE

LINFORMATION

RELATIVE AUX ACHATS

Les mots tant polysmiques, il importe de s'arrter sur la signification que l'on veut tout d'abord les donner, puis nous nous attarderons sur les objectifs et les critres de qualit d'une information. Dfinitions des termes Notion de processus Etymologiquement processus vient du mot latin pro qui signifie pour , dans le sens de et du mot cedre qui veut dire aller vers l'avant , avancer . D'aprs le dictionnaire Larousse le processus est une Suite continue d'oprations, d'actions constituant la manire de faire, de fabriquer quelque chose . Le mot processus peut alors tre vu comme un ensemble d'actions conduisant un but dfini ; c'est une suite d'oprations normalises effectues par le personnel pour arriver au rsultat attendu. D'aprs la norme ISO 9001 relativement la gestion de la qualit, le processus est un systme organis d'activits qui utilise des ressources (personnel, quipement, matriels et machines, matire premires et informations) pour transformer des lments entrants en lments de sortie dont le rsultat est un produit. Ce processus peut tre celui de traitement de l'information. Notion de traitement de l'information comptable Pour mieux apprhender la notion de traitement de l'information comptable , il faudrait tout d'abord dfinir les termes suivants : traitement et information comptable ; Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l' ensemble des oprations que l'on fait subir des matires premires, des substances ou des matriaux pour les transformer .

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Mmoire de fin dEtude Tandis que l'information est une donne qui augmente notre connaissance. De manire gnrale elle est un : lment de connaissance susceptible d'tre reprsent l'aide de conventions pour tre conserv, trait ou communiqu 15 Pour ce qui est de l'information comptable particulirement, elle est apprhende comme la transcription comptable des faits conomiques ; lesquels sont dfinis comme tout phnomne juridique, conomique, ou simplement matriel modifiant ou susceptible de modifier, dans leur nature ou dans leur valeur, les lments du patrimoine de l'entreprise 16 L'information comptable est en gnrale mesurable, c'est--dire qu'elle prend la forme de chiffre. Elle peut tre perue de deux manires :

La donne : ici il s'agit de la matire premire ; en elle seule elle n'a aucun sens et n'enprend un qu'aprs traitement ;

Linformation : elle a un sens et permet de prendre des dcisions. Elle renseigne son destinataire sur une situation donne. On pourrait voir le traitement de l'information comme l'ensemble des oprations que l'on fait subir une donne (information brute) pour la transformer en information (produit fini) ayant un sens et susceptible de servir les utilisateurs. Toutefois, toute information issue d'un tel processus de traitement n'est pas toujours utile aux yeux de ceux qui elle est destine. D'o l'importance d'apprcier les critres de qualit de l'information. CRITERES DE QUALITE ET OBJECTIFS DE LINFORMATION COMPTABLES Critres de qualits de l'information Pour qu'une information soit utile, il faut qu'elle remplisse de nombreux critres. Ce sont en l'occurrence les critres de : Pertinence : L'information est pertinente si elle permet l'utilisateur d'valuer les vnements passs, prsents ou futurs ; de confirmer ou de rajuster les valuations effectues pralablement ;
15 Arrt conjoint du ministre de lindustrie franais du 2 dcembre 1981 sur le vocabulaire .J.O. du 17 janvier 1982 .NC, P.625 16
Gore, Dupouy, op.cit.P.291

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Fiabilit. : Linformation est fiable lorsque les utilisateurs ont la certitude qu'elle reprsente fidlement la ralit et n'est entache d'aucune erreur significative. L'information sera d'autant plus fiable qu'elle est objective, vrifiable et sans biais; Rapidit de la prsentation. : Linformation est opportune lorsque les dcideurs y ont accs au moment o elle est encore susceptible d'influencer les dcisions; Comprhensibilit : l''information doit tre suffisamment dtaille et comporter assez d'explications techniques pour que les utilisateurs la comprennent bien. Elle doit tre nonce clairement et sans ambigut. Il ne faudra pas par souci de simplification en exclure les renseignements essentiels ou susceptibles de rduire la comprhension que peut avoir les utilisateurs; Comparabilit : l'information fournie est d'autant plus utile qu'elle permet de comparer les rsultats de priodes diffrentes et d'entits diffrentes. Exhaustivit : l'information fournie doit prendre en compte toutes les oprations ralises par l'organisation. Disposer d'une information comptable fiable est primordiale pour une entit la vue des objectifs que l'on peut assigner cette information. Objectifs de l'information comptable Information comme outil de prise de : Dcision : une bonne information doit permettre de fournir aux dcideurs des lments objectifs sur les choix dcisionnels qu'ils ont prendre sans risque de se tromper ; Information comptable comme outil de communication des rsultats aux actionnaires et des parties prenantes l'affaire : le rle premier de l'information comptable tant de prsenter les rsultats, il est naturel que ces rsultats soient prsents aux diffrentes partenaires en relation d'affaires ;

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Mmoire de fin dEtude Information comptable outil de communication avec l'TAT : l'importance de l'information comptable est due la communication aux dmembrements tatiques du rsultat de l'organisation en vue de la dtermination entre autres de l'assiette fiscale et des statistiques nationales (en l'occurrence du PIB). Au vu de tout ce qui prcde, disposer d'une information fiable est indispensable non seulement pour toute organisation, mais galement pour tous ses partenaires. Ceci tant, il conviendrait de mettre sur pied des mcanismes permettant de disposer d'informations comptables utiles. Cela passe par la mise en place des procdures adquats ; lesquels ne le sauraient tre si l'organe charg d'laborer ladite information n'a une matrise suffisante de l'environnement comptable et les flux d'informations changs.

SECTION I: ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION


Pour s'assurer du degr de fiabilit des informations fournies par une entit, il est judicieux avant tout de dterminer les changes qu'elle a avec les composantes de son environnement. Puis par la suite, il faudra dterminer les pralables en termes d'organisation pour assurer le meilleur traitement des donnes. ENVIRONNEMENT COMPTABLE ET FLUX INFORMATIONELS Environnement comptable L'environnement comptable est constitu de l'ensemble des personnes qui changent avec le dpartement en charge des questions comptable et financires des documents comptables. Ces personnes peuvent tre membres de l'organisation laquelle est rattache ledit dpartement ou non. En dpit du caractre interne ou externe de ces personnes l'organisation, l'on distingue au niveau de la comptabilit des flux entrants et des flux sortants. Flux informationnels comptables Les flux entrants sont les documents comptables qui proviennent des diffrentes directions de l'organisation et qui matrialisent leurs activits. Ces documents sont

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Mmoire de fin dEtude transmis au service comptable pour comptabilisation. 17, Ils constituent la matire premire du travail comptable. On peut distinguer quelques uns comme les documents en provenance de : La DRH, comme les bulletins de calcul de la paie, les supports de conventions de prts et autres documents matrialisant les oprations spcifiques effectues avec le personnel et ayant des incidences financires ; La caisse, comme les arrts journaliers de caisse, les brouillards de saisie, les fiches de contrle et d'inventaire de caisse ; La DAF, comme les ordres de dpenses approuves et ordre de recettes, les doubles de chque de rglement mis, les copies des chques reus ; La direction des ventes, comme les factures de vente, les bons de commandes reus des clients, les bordereaux de livraison signs des clients ; La Direction gnrale, comme les documents mis par la direction et devant tre traduits en termes de comptes (projet d'affectation des rsultats) ; La direction technique, comme les factures d'achat, les rapports d'inventaire ; Direction de la production, comme les fiches de suivi de stock de produits finis, les fiches de cot de production des produits manufacturs. Quant aux flux sortants, il s'agit des documents mis par le dpartement comptable et financier pour l'information des tiers. Il peut s'agir:

Des tats financiers de synthse (bilan, compte de rsultat, TAFIRE, tat annex) et des grands livres de comptes Des reporting financiers, du DIPE ; Des relevs de comptes de tiers extrait du Grand Livre.

17 Confre, cours dorganisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC ,2007-2008

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SECTION II : PRINICIPES D'ORGANISATION ET ETAPES CLES DU PROCESSUS DE TRAIETMENT DE LINFORMATION COMPTABLES


Principes d'organisation Si le traitement comptable des oprations n'exige pas une structuration particulire du service comptable et financier, il parat assez vident que par mesure de prcaution, certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou fraudes susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement comptable et financier non organis, il est difficile, voire mme impossible d'apprcier la ralit de l'information comptable. D'o la ncessit d'dicter un certain nombre de rgles qui, non pas qu'ils garantissent la rgularit et la conformit des traitements comptables, mais offre de scurits permettant d'avoir un commencement de confiance sur les tats financiers qui seront dits. On peut aborder entre autre la sparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de procdures, l'auto-contrle des fonctions, lequel peut tre fait aux travers les agents qui interviennent durant les tapes cls du processus de traitement de l'information comptable relative aux achats. Etapes cls du processus de traitement de l'information comptable Le service comptable et financier, dans l'excution de sa mission, est semblable une entreprise industrielle. Il intgre des matires premires dans sa machine de production pour produire de l'information comptable qui sera diffuse aux tiers et mis en stockage dans le respect de la dure lgale de conservation des documents comptables et financier. Il existe trois grandes tapes dans le processus de traitement de l'information comptable : collecte des donnes, traitement proprement dit, et diffusion de l'information comptable. Ce processus est propre chaque organisation dpendamment de sa taille, du volume de ses activits, de ses objectifs et des choix stratgiques de la direction. L'on peut nanmoins le structurer de la manire suivante18 : Collecte des donnes et pices comptables : elle doit tre exhaustive afin de respecter le principe de l'exhaustivit de l'information comptable. Tri ou classement des donnes et documents prcdemment collects par type de journal comptable : il s'agira ici d'identifier pour chaque pice comptable les journaux auxiliaires qui seront utiliss.
18 Confre, cours dorganisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC ,2007-2008

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Mmoire de fin dEtude Contrle des pices comptables : ce tout premier contrle permet de vrifier : la qualit des pices justificatives fournies, la conformit de ses pices par rapport la procdure mise en place (bons de commande, signatures des personnes dment autorises) ; permet d'effectuer le contrle arithmtique et le rapprochement par rapport aux sommes dcaisses . Codification des pices comptables : il s'agira d'attribuer un code chaque pice comptable. Par exemple pour une pice justificative d'un achat fait le 11 juin 2007, la codification peut tre : ACH/06/07/000056. Imputation manuelle des dites pices : il s'agit d'identifier les comptes dbiter et crditer avec leurs montants respectifs . Les oprations ci-dessus sont en gnrale effectues par le comptable ou l'assistant comptable. Contrle des imputations : ce contrle permet de valider les imputations prcdemment faites. Il est exerc par le chef comptable. Au cas o il y'aurait des ajustements faire, ceux-ci doivent tre fait et les nouvelles imputations soumises une fois de plus pour validation. Cette opration sera ritre aussi longtemps que le chef comptable n'aura pas valid l'imputation manuelle de ses pices . Saisie informatique des pices comptables imputes : l'imputation comptable effectue, le comptable ou l'assistant comptable devra par la suite procder leur saisie dans le logiciel de comptabilit (ERP) mis en place au sein de l'organisation . Edition du brouillard informatique prsenter au chef comptable pour validation : le comptable ou l'assistant comptable procde l'dition du brouillard de saisie informatique qu'il soumet au chef comptable pour validation . Contrle des saisies : le chef comptable, partir du brouillard informatique, procde la vrification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement, s'il y a des corrections oprer, elles seront faites et l'on ne passera l'tape suivante qu'aprs validation de ces corrections . Edition balance, journaux et grand livre provisoires : Priodiquement (mensuellement, trimestriellement), le chef comptable dite les balance, journaux et grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrle de cohrence ; Contrle de cohrences : ledit contrle est effectu pour vrifier la cohrence entre tous ces tats imprims . Analyse et justification des soldes des comptes plus les travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'anne il est opr des travaux d'inventaire pour clturer les comptes de l'organisation. Ces travaux tiennent compte des principes de la
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Mmoire de fin dEtude comptabilit dont la prudence, la sparation des exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit d'oprer une analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes et de transferts pour se rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent compte que des oprations qui devraient s'y rattacher.

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Mmoire de fin dEtude

CHAPITRE FINANCIER

IV :

LES

SUPPORTS

DAUDIT

COMPTABLE

ET

SECTION I : LES SUPPORTS DE BASE


Le manuel de procdures comptable Dfinitions Procdure : Un ensemble doprations multiples peut se dcomposer en un nombre fini de processus lis entre eux. Chaque processus correspond une activit de production ou de gestion dtermine. Il implique le droulement dun ensemble dactions visant remplir une finalit globale. Cette finalit relve gnralement dune mme fonction. Par dcoupage progressif, chacun de ces processus peut tre divis son tour en lments simples : les procdures. Une procdure est :

Un enchanement de taches lmentaires standardises Dclenche en amont par lexpression dun besoin quelconque Limite en aval par lobtention dun rsultat attendu.

Manuel de procdures : Les procdures crites deviennent une ncessit dans toutes les organisations o une seule personne ne peut plus assumer la responsabilit du contrle sous tous ses aspects. Il convient de rappeler que le contrle suppose la formulation des instructions et des procdures visant atteindre des objectifs permanents ou ponctuels ainsi que leur communication toute personne ayant une responsabilit dexcution. Plusieurs dfinitions ont t prsentes pour claircir la notion du manuel de procdures, lordre des experts comptables franais le dfinit comme suit : par manuel de procdures, il faut entendre principalement des consignes dexcution des taches, les documents utiliss, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations, les approbations, les saisies et le traitement des informations ncessaires la vie de lentreprise et son contrle .19 Ainsi on peut dire que le manuel de procdures est :
19 Jaques Renard, Thories et pratiques de laudit interne , dition organisation 1998. Audit de la Fonction Achat | 70

Mmoire de fin dEtude

Un guide qui dcrit les taches et les responsabilits assignes un service. Un guide des documents utiliss et leur contenu. Un guide des approbations et des autorisations.

Dans un manuel de procdure, une procdure se dcompose en une srie de parties :20 La prsentation synthtique de la procdure: fournit une vue gnrale, en appelant sous forme succincte lobjet effectif de la procdure et ses principales caractristiques, les services metteurs, la liste des destinataires Le diagramme des flux et de la fiche des taches : contiennent les informations concernant la procdure : son droulement chronologique, les noms des intervenants, le contenu des taches, les consignes dexcution, lindication des supports utiliss. Cest le noyau central du manuel. Chaque procdure est dcrite de faon explicite, dans le cadre de lorganisation en vigueur. Fiches de taches : descriptif dtaill des taches, rfrence des supports. Les finalits du manuel de procdures Avec les changements de plus en plus rapides que connat lenvironnement des entreprises, les procdures ne peuvent tre figes, elles voluent constamment fin de sadapter aux nouvelles ralits. Naturellement, ces procdures nexistent pas toujours sous forme crite. Lorsquelles ne sont inscrites que dans les mmoires humaines, la mise jour est plus difficile assurer. Elles nont alors que la consistance dhabitudes routinires et elles sont rapidement dgradables dans le temps. Pourtant, leur ventuelle cohrence reste un lment cl de lefficacit de lensemble.21 Les finalits dun manuel de procdures sont : Une obligation rglementaire : Le manuel des procdures comptables au Maroc (dcrivant lorganisation comptable) devient une obligation dans le cas ou lentreprise ralise un chiffre daffaire qui dpasse les 7,5 millions de dirhams conformment larticle 4 de la loi N 9-88 du 25/12/1992 relative aux obligations comptables des commerants. Un facteur de modernisation :
20 Rapport de stage de conception : Conception dun manuel de procdures, cas de la SNRT, 2005-2006. 21 Rapport de stage de conception Conception dun manuel de procdures : cas de la St BLS MD , 2005-2006.

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Mmoire de fin dEtude La protection des risques majeurs : la complexit croissante des systmes techniques et administratifs, les contraintes telles que : personnel insuffisamment form, manque du temps pour forms les nouveaux recrus, imposent progressivement la mise en uvre de procdures crites. Celles-ci doivent correspondre fondamentalement aux besoins de fiabilit et de scurit. Un effet organisationnel : La transcription dun travail organis : la rdaction des procdures vise dcrire les taches effectues de manire organise par les actions ralises, expliciter les enchanements des oprations et leurs synchronisations. En plus, elle constitue un facteur de fiabilit et de qualit pour les partenaires de lentreprise. La diffusion du savoir-faire : les procdures dressent la liste des actions, qui, la suite dun vnement donn, permettent daboutir au rsultat escompt. Elles sont un moyen de divulguer sous forme de documents accessibles tous, les mthodes prconises dans lentreprise et de faire connatre les consquences derreurs ventuelles. Un support pdagogique :22 Un outil de formation : thoriquement les formations des agents relvent de leurs suprieurs hirarchiques. Toutefois, on sait que sous la pression du quotidien, ceux-ci, naccordent gure du temps cette tache. Ils nont dailleurs pas toujours les qualits requises. Labsence de manuels constitue un obstacle psychologique supplmentaire. Les responsables se sentent handicaps, reportent indfiniment la formation de leurs subordonnes. Quant aux intresss, obligs de se dbrouiller malgr tout, ils nosent pas toujours interroger leurs suprieurs. Lexistence de manuel est un bon moyen de rpondre cette difficult. Il divulgue une bonne partie des informations ncessaires. Munis de cette base, les excutants peuvent plus facilement interroger leurs suprieurs sur des points ventuellement obscurs. Les fiches de procdures servent de points de dpart pour la formation des subordonns. Elles simplifient la tache de lencadrement en tablissant une aide au dialogue.

Un effet structurant : Un instrument de dcentralisation : Les procdures peuvent tre un facteur de dcentralisation. Les responsables hirarchiques faisant connatre, par le biais des procdures
22 Mmoire de fin dtude sous le thme rdaction de manuel de procdures et analyse du contrle interne du dpartement pice de
rechange prpar par: mlle. karafi bissam

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Mmoire de fin dEtude crites, ce quils attendent de leurs collaborateurs, leur prsence est rendue moins indispensable. La piste de lauditeur :23 Lexistence conjointe des procdures et de laudit conditionne en partie lattention et le respect qui sont accords aux rgles. Les procdures sont dautant plus appliques quelles sont rputes contrlables. Les contrles a posteriori accroissent la valeur du dispositif, allgeant du mme coup la charge de lencadrement direct. Les procdures formalises doivent constituer la rfrence premire de lauditeur. Elles fournissent une piste utile pour ses travaux dinvestigation, leur absence rendrait le contrle dlicat, voire impossible et laudit impraticable. Laudit est ncessaire au respect des procdures et les procdures sont utiles au bon droulement de laudit. Autres supports Les donnes sectorielles Au niveau de la phase de prise de connaissance de lentit auditer, lauditeur financier a besoin de collecter des informations sectorielles pour concevoir le questionnaire de prise de connaissance. Celles-ci portent sur la composition du secteur, ses facteurs cls de succs, la production et la commercialisation du secteur, le taux de marge du secteur Ces informations sont demandes auprs de : La chambre de commerce et dindustrie, La direction des statistiques, Les groupements professionnels Les rapports daudit antrieurs Le dossier dAudit interne reprsente une structure daccueil et dorganisation de la mission daudit, il a pour but de rassembler les informations rcolts et/ou produites au cours de la mission ce qui permet lauditeur de garder la trace des vrifications effectues, des erreurs ou anomalies dceles, et donc va lui permettre de justifier les conclusions de son rapport par des donnes classes structurs et archives, et de pouvoir rpondre toute question ou contestation. Il Constitue la mmoire crite des diffrentes tapes de la mission daudit. Les auditeurs externes doivent lgalement pouvoir justifier leur rapport de certification. De ce fait, le rapport daudit contient tous les travaux rcurrents (exercices annuels) et les informations qui reprsentent un intrt pour les contrles futurs. Le rapport daudit rassemble :
23 Mmoire de fin dtude sous le thme rdaction de manuel de procdures et analyse du contrle interne du dpartement pice de
rechange , karafi bissam

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Mmoire de fin dEtude

Des donnes sur la mission : identification de lentreprise, caractristiques de la mission, Des donnes sur lentreprise et son organisation : activit, organigramme ; Des donnes sur le contrle interne : procdures, tests de conformit ; Des donnes comptables, juridiques, fiscales et sociales ; Des donnes gnrales et de synthse : gestion de la mission (plan de mission, correspondances diverses, lettres d'affirmation), finalisation de la mission (note de synthse, rapports, communications diverses), tats financiers, documents lis aux vrifications spcifiques ;

Des donnes sur l'valuation des risques inhrents et des risques lis au contrle ; Des donnes de contrle (gnralement classes par rfrence aux cycles) : programmes dtaills de travail, travaux raliss, conclusions ; ceux-ci portant sur le contrle interne et sur les comptes.

Le dossier organisationnel et juridique : Il sagit de lorganigramme de lentit auditer, de lorganisation de son activit, des statuts, procs verbaux, organes dirigeants, principaux contrats, contentieux ventuels.24 Le dossier comptable : cest le support le plus important au niveau dun audit comptable et financier. Il sagit des tats de synthse, des journaux comptables, des PV des assembles, du journal dinventaire, du rfrentiel applicable ou adopt, des mthodes comptables, spcificits, de lhistoriques de comptes Le dossier fiscal et social : il sagit des documents spcifiant les rgimes fiscaux applicables, les conventions, les redressements notifis.

SECTION II: LES AUTRES OUTILS SUPPORT DE LAUDIT COMPTABLE ET FINANCIER


Dans cette section, les supports avancs sont les outils utiliss par lauditeur. Il sagit dun ensemble doutils dont la conception est ralise par lauditeur lui mme via le traitement et lanalyse des supports de base prsents ci-dessus. Ces outils constituent des supports dont laboutissement est la formulation du jugement final portant sur les comptes de lentit audite. Le questionnaire de prise de connaissance
24 B.Grand, B. Verdalle Audit comptable et financier , Edition: 2, Economica, 2006

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Mmoire de fin dEtude Il faut noter au pralable que lorsquon parle de questionnaire en audit ; ce ne sont pas des questions que lon pose mais des questions que lon se pose. Lauditeur va y rpondre en utilisant tous les techniques appropries : interviews, observations, documents Or la prise de connaissance du domaine ou de lactivit auditer ne doit pas se faire dans le dsordre, lauditeur ne pouvant prendre le risque domissions essentielles. Pour laider dans cette dmarche dapprentissage il va donc utiliser un questionnaire, cest le le questionnaire de prise de connaissance rcapitulant les questions importantes dont la rponse doit tre connue si on veut avoir une bonne comprhension du domaine auditer. Outre le fait quil permet dorganiser la rflexion et les recherches, ce document est indispensable : Pour bien dfinir le champ dapplication de sa mission, Pour prvoir en consquence lorganisation du travail comptable et en particulier en mesurer limportance, Pour prparer llaboration des questionnaires du contrle interne. Pour avoir des lments de preuve en cas de dfaillances au niveau des comptes. Chaque auditeur construit son questionnaire de prise de connaissance en fonction de ses acquis, de ses expriences, de ce quil sait et de ce quil a besoin dapprendre. Il peut tre dimportance variable ; mais quelles que soient ses dimensions, ce questionnaire est indispensable la comprhension du sujet par lauditeur.25 Un questionnaire de prise de connaissance complet doit comprendre trois parties, allant du gnral au particulier, et portant sur les volets suivants : Le contexte socioconomique : la taille, lactivit, le secteur, la situation budgtaire et commerciale, leffectif et lenvironnement du travail. Le contexte organisationnel : lorganisation, la structure, les relations de pouvoir, Le fonctionnement de lentit : les mthodes et les procdures, les informations rglementaires, le systme dinformation, les rformes prvues ou en cours La grille danalyse des taches La grille danalyse des taches est la photographie un instant T de la rpartition du travail. Sa lecture permet de dceler sans erreur possible les manquements au principe de la sparation des taches et donc dy porter remde. Elle permet galement dtre le premier pas vers lanalyse des charges de travail de chacun.26

25 H. Angot, C. Fischer, B. Theunissen audit comptbale, audit informatique , Boeck Universit, 2004

26 Jacques RENARD, Thorie et pratiques de laudit interne , ditions dorganisation, 4me dition 2002.

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Mmoire de fin dEtude On peut concevoir une grille en dcoupant toutes les oprations relatives la fonction ou au processus concern. Les cabinets daudit bien organiss disposent de grilles prtablies mentionnant en colonne 1 et ligne ligne, le dtail des taches lmentaires. Dans la colonne 2 on indique la nature de la tache en se rfrant aux grandes catgories en principe inconciliables pour une bonne sparation ; on indique donc sil sagit : Dune simple tache dexcution, Ou dautorisation, Ou denregistrement comptable, Ou de contrle. Les colonnes suivantes de la grille sont destines indiquer les personnes concernes. Pour chaque tache et en commenant par la premire, lauditeur va chercher qui laccomplit. A chaque fois quil encontre un personnage nouveau, il indique son nom en tte dune colonne et fait une croix en face de la tache concerne. 27 Source : cours daudit intgr. A. Chraibi. ENCGT On remarque quil y a un cumul de taches au niveau du poste du caissier (autorisation, enregistrement et contrle) ce qui porte atteinte au principe de sparation des taches. Cette situation est dangereuse dans la mesure o elle facilite la fraude et donc oriente lauditeur financier accorder une attention particulire aux documents et comptes manant de ce service.

Le diagramme de circulation Si la grille danalyse des taches est statique, le diagramme de circulation est dynamique : lun est la photographie, lautre le cinma. Le diagramme de circulation, ou flow chart, permet de reprsenter la circulation des documents entre les diffrentes fonctions et centres de responsabilit, dindiquer leur destination et donc de donner une vision complte du cheminement des informations et de leurs supports. 28 En effet, le diagramme de circulation est un schma que lauditeur dresse pour tudier : Lorganisation du traitement des documents affrent une chane ou une catgorie doprations ; La validit et lefficacit du contrle interne ;
27 Jacques RENARD Thorie et pratiques de laudit interne , ditions dorganisation, 4me dition 2002. 28 Jacques RENARD, Thorie et pratiques de laudit interne , ditions dorganisation, 4me dition 2002.

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Mmoire de fin dEtude Le mode denregistrement comptable des oprations. La description graphique des oprations sopre au moyen dune ligne de flux qui retrace dans un ordre chronologique le cheminement des documents gnrs par ces oprations.29 Ltablissement du diagramme de circulation suppose lemploi dune table de symboles et le choix dun type de prsentation. Toutefois, il nexiste pas une table universelle mais une multitude de tables dont le choix demeure libre de la part de lauditeur. On notera enfin que le nombre de symboles contenus dans la table doit rester suffisamment limit pour que leur utilisation soit simple et leur assimilation rapide. La table de symboles la plus utilise est la suivante :

29 J.Raffegeau, Audit et contrle des comptes , Publi-union, 1979

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Source Non Oui : Jacques Point terminal dun Procdure (ici BERNARD, Comparaison en Archivage alternative Traitementprovisoire Opration dfinitif2 Document manuelle Symbole de entre deux Thorie et pratiques de laudit interne , ditions diagramme documents informatique exemplaires) dorganisation, 4me dition 2002. Page 342 circulation

Pour que le document joue bien son rle il est ncessaire de respecter un certain nombre de rgles. Lauditeur ayant dfini les symboles quil utilise, adopte une approche squentielle du processus. Chaque apparition de document, chaque apparition de service, va donner lieu la cration dun symbole et dune colonne identifie.
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Mmoire de fin dEtude Les informations recueillies pour dessiner le diagramme le sont auprs de toutes les sources possibles : documentation, interviews, organigrammes, etc. elles sont valides ds que possible. Dans lexcution du diagramme, lauditeur prend un certain nombre de prcautions : viter les dtails excessifs qui risquent de gnrer un diagramme trop complexe et des confusions, Veiller ce que tout document ait un point final daboutissement, Eviter les diagonales : ne dessiner que des lignes de circulation horizontales ou verticales, Limiter lindispensable les notes complmentaires qui doivent rester lexception. Lexactitude et lexhaustivit du cash flow sont valides par des discussions avec les audits. Les symboles utiliss peuvent tre extrmement varis : les informaticiens, les analystes, les organisateurs utilisent les mmes ; mais en gnral, lauditeur na pas besoin dune telle varit. Le questionnaire du contrle interne : DEFINITION Les questionnaires de contrle interne sont sous forme dune liste exhaustive de questions fermes qui nadmettent des rponses que par oui ou non . Ces rponses servent recenser les moyens en place destins atteindre les objectifs de contrle interne. Ils sont mis en uvre ultrieurement, lorsquon labore le programme de travail : chaque question doit permettre didentifier les points de contrle sur lesquelles on va procder des tests qui, apportant une rponse, vont permettre didentifier les faiblesses et de porter un jugement. Ces questionnaires de contrle interne sont souvent lobjet dun dbat : questionnaire ou cheks-List? Autrement dit : documents laborer ou documents prtablis ? Observons tout dabord que sagissant dvaluer le dispositif de contrle interne au travers des questions concernant une organisation ou une fonction prcise, il ne saurait y avoir de questionnaires de contrle interne gnraux, ils sont ncessairement spcifiques la diffrence des dispositifs qui sont universel.De mme que le questionnaire de prise de connaissance est en principe spcifique lauditeur, de mme le questionnaire de contrle interne est spcifique la mission. En effet, ce questionnaire de contrle interne va permettre de passer du gnral au particulier et didentifier pour chaque fonction quels sont les points de contrle essentiels.

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Mmoire de fin dEtude Cest pourquoi il ya autant de questionnaires de contrle interne que de missions daudit. Dans la mesure o ces missions sont en grande partie rcurrentes, la tentation est grande de prparer un document standard usage rptitif : un questionnaire pour laudit des achats, un pour laudit de la trsorerie, un pour laudit de recrutement, etc. Lors des missions rcurrents, chaque questionnaire de contrle interne est construit en saidant du questionnaire de prcdant. Dans les services daudit bien organiss, ce questionnaire est sur disquette : on ajoute, on modifie, on supprime, on met jour ; bref, on enrichit pour obtenir un produit nouveau. Au cours de cette phase de cration et denrichissement, lauditeur va laborer ses questions sous la forme la plus prcise qui soit. Ce sont ncessairement des questions ouvertes, puisquil ne sagit l ni dune interview, ni dune enqute dopinion ni dun examen dans lesquels on peut utiliser les questions choix multiples. Ce procd ne concerne pas les questionnaires de contrle interne, lesquels obissent une structure prcise qui garantit la couverture de lensemble du sujet. Et comme il sagit, dans la plupart des cas, dun sujet nouveau, seule la question ouverte est concevable. Structure Cinq questions universelles permettent de regrouper lensemble des interrogations concernant les points de contrle, en couvrant tous les aspects :
Qui ?

Questions relatives loprateur, quil sagit didentifier avec prcision, quels sont ses pouvoirs et dans quelle mesure il ya identit entre la ralit et le rfrentiel. Pour rpondre ces questions, lauditeur utilise organigrammes hirarchiques et fonctionnels, analyses de postes, grilles danalyse de tches
Quoi ?

Permet de regrouper toutes les questions pour savoir de quoi il sagit, quel est lobjet de lopration : quelle est la nature du produit fabriqu, quels sont les personnels concerns ?...
O ?

Pour ne pas omettre de tester tous les endroits o lopration se droule : Lieux de stockages, lieux de traitement
Quand ? Audit de la Fonction Achat | 80

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Permet de regrouper les questions relatives au temps : dbut, fin, dure, Planning
Comme nt ?

Questions relatives la description du mode opratoire : (comment se

fabrique le produit ? comment achte-t-on ?) .Lutilisation de la piste daudit peut tre utile pour suivre, comprendre et apprcier toute uns chane de traitement. Ces 5 questions, qui regroupent tous les points de contrle susceptibles dtre observs, peuvent tre utilises dautres fins car elles constituent un moyen mnmotechnique intressant pour ne rien omettre.30. Dans llaboration des questionnaires de contrle interne, elles constituent la trame commune avec laquelle vont se dcliner les questions spcifiques chaque sujet daudit.

CHAPITRE II : LES TECHNIQUES DAUDIT COMPTABLE ET FINANCIER


SECTION I : LES TECHNIQUES DE DESCRIPTION
Le mmorandum Une premire approche possible du contrle interne est la description narrative, laquelle on donne traditionnellement le nom de mmorandum. L'auditeur fait la synthse crite des entretiens qu'il a avec les responsables intresss et des documents qu'il a pu runir. Lapproche par mmorandum prsente des avantages certains, elle autorise lauditeur une certaine souplesse dans le droulement de ses conversations avec les responsables de lentreprise. Moins directif, lauditeur coutera mieux son interlocuteur. Inversement, celui-ci, se sentant moins contrl, se montrera plus direct et plus coopratif31.

30 Jacques RENARD, Thorie et pratique de laudit interne, Les Editions dOrganisation, 1997, p.135-137. 31 J. RAFFEGEAU, Audit et contrle des comptes, publi Union Editions 1979 Audit de la Fonction Achat | 81

Mmoire de fin dEtude Toutefois, les propos tenus sont gnralement embrouills : ils mleront souvent lessentiel et laccessoire, et lauditeur devra sarmer de tout son courage pour raliser une synthse dont il craindra toujours que, victime du tout trop spontan de la conversation, elle nomette quelque aspect important. A ce sujet, faisons remarquer que lauditeur peut pallier cet inconvnient en utilisant un questionnaire dit ouvert . Ce type de questionnaire ne doit pas tre confondu avec celui utilis lors de lvaluation du contrle interne et qui est dit par opposition ferm . Le questionnaire ouvert se caractrise par le fait quune rponse par oui ou non est impossible. Chaque question implique un dveloppement et ncessite donc une comprhension du systme. Lutilisation de ce questionnaire est gnralement trs efficace pour prparer linterview avec les responsables et pour vrifier, aprs coup, quaucun point important na t omis. Indpendamment de ces inconvnients, le mmorandum reste difficile daccs au lecteur tranger ; un effort important requis pour acqurir dun circuit une comprhension densemble, un effort impraticable ds que les procdures deviennent trop longues ou trop complexes. Lapproche par mmorandum ne peut donc tre recommande que dans les cas simples. Dans les cas plus compliqus, lutilisation dautres techniques sera ncessaire. Linspection et lobservation physique Une observation physique est la constatation de la ralit instantane de lexistence et du fonctionnement : dun processus, dun bien, dune transaction, dune valeur. Cette technique est celle qui possde la valeur probante la plus lev et est celle qui est privilgi par les commissaires de larme de terre. Lobservation physique sapplique tout processus, bien, produit, support matriel dune donne quantifie. La liste ci-dessous nest pas limitative : Les biens immobiliers tangibles Les biens mobiliers tangibles : matriels et quipements de toutes natures. La documentation reprsentative de droits ou de dettes immobilires, mobiliers ou de valeurs pcuniaires, incorporelles :

Encaisse physique ; Crances (factures,) ; Dettes.

Les processus matriels de contrle ou de protection des actifs de lentit concerne :

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Mmoire de fin dEtude Systmes de scurit et de protection (incendie, back up informatique, surveillance des installations, diffusion des informations, etc.). Lobservation physique intervient essentiellement dans le cadre des audits de rgularit ou de conformit. Dans les audits defficacit, il nest quune phase accessoire : apprciation de la quantit de biens, dengagements, de lexistence dun processus Comment ? Lobservation physique prend deux formes : directe ou indirecte.32 Directe Elle consiste essentiellement en la vrification dtaille et visuelle dun descriptif donne avec le bien ou le processus devant porter les mmes marques didentification ou correspondre au descriptif. Elle doit permettre de porter un avis sur ltat physique et/ou de fonctionnement apparent du bien linstant de lobservation. Elle peut, pour les valeurs fiduciaires ou les crances, prendre la forme dun comptage dunits ou de signes reprsentatifs de valeur. Elle peut et doit enfin, dans le cas o le bien se prsente en quantit, prendre laspect dun comptage desdites units. Indirecte On entend par-l la vrification de lexistence dun bien au travers de documents authentiques au sens juridique du terme ou de documents mis par des tiers lis au sujet par des relations juridiques prcises et strictes (mandataires, tiers dtenteurs, dpositaires) ou par des relations contractuelles simples (clients). Cette observation indirecte peut tre faite de deux manires :

Soit par consultation directe de documents reprsentatifs du droit ou de lengagement (contrats, courriers,) ; Soit par correspondance avec le tiers concern (lettre de confirmation de banque, circularisation clients o il leur est demand d'indiquer leur solde).

Lexamen et le contrle dun inventaire physique effectu par lorganisme L'auditeur n'a pas la prtention de vrifier par lui-mme l'intgralit des actifs concerns mais plutt : De dterminer si la procdure mise en place est fiable ; D'observer si la procdure est correctement applique par le personnel de l'organisme ; D'effectuer des tests de vrification par sondages.
32 http://www.cheviyer.com/cv-olivier/index-fichiers/memoire-dess.pdf

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Mmoire de fin dEtude Dans le cadre dun inventaire physique de stocks qui constitue le cas d'application le plus frquent, l'objectif vis est essentiellement de s'assurer de l'existence physique des stocks. L'auditeur procde par sondage soit des contrles des fiches en vrifiant lui-mme les quantits reportes, soit en relevant des rfrences et en inventoriant les quantits. Il s'assurera par la suite que ce sont bien ces quantits qui figurent sur les relevs d'inventaire dfinitif. Le contrle de l'existence physique d'un actif L'objectif de ce contrle est gnralement de s'assurer non seulement de l'existence d'un actif mais aussi de la proprit effective. Cette procdure peut concerner en particulier les effets recevoir ou les espces en caisse. Pourtant il ne faut jamais confondre existence et proprit ; ainsi lauditeur ne peut pas dissocier le contrle physique dune chose, du support documentaire (factures, contrats, marchs,) qui en donne la justification de proprit. Nanmoins, on peut ajouter que lexamen physique avec sa qualit indissociable de comptage de lexistant, peut sappliquer une gamme trs large de populations physiques et comptables : stocks, espces, effets LA LETTRE DE CIRCULARISATION Prsentation Lune des techniques permettant lobservation physique est la confirmation directe. Linstruction de rfrence en fait mention, mais une fois de plus, elle reste limite dans son emploi par le commissariat La confirmation directe, galement appele circularisation , consiste demander un tiers externe lorganisme de confirmer directement par crit au commissaire vrificateur des informations dordre comptable et financier, ou tout autre renseignement. En effet, la confirmation ne doit pas tre adresse au commissaire aux comptes par lintermdiaire de lentreprise contrle. Sil en tait ainsi le niveau de preuve serait dune qualit infrieure car la rponse naurait plus la qualit dune preuve externe.33 La confirmation directe auprs de tiers possde une trs grande force probante car elle permet lauditeur financier de disposer dun document dont il est certain quil a t tabli par le tiers concern (il ne peut pas sagir dun faux). Deux critres sont considrer avant la dcision dutilisation : Limportance relative : est essentiellement limportance du poste par rapport au total de lactif. Il est difficile de fixer un seuil standard qui pourrait sappliquer automatiquement.
33 Alain MIKOL Les audits financiers , collection daudit, dition dorganisation 1999. Page 155

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Mmoire de fin dEtude La relativit du risque : qui sapprcie selon la nature mme du poste du bilan considr. La mise en uvre de la confirmation directe Relations avec la socit contrle avant la mise en uvre : Sachant que la confirmation directe est une procdure encore peu connue de beaucoup dentreprises, et notamment des PME, il apparat opportun lauditeur : De se concerter trs troitement avec la socit contrle pour obtenir son accord sur lutilisation de la confirmation. De dfinir en dtail avec les modalits pratiques de ralisation (travaux faire par la socit, notamment copie de relevs, frappe et reproduction de la lettre de confirmation, confection des enveloppes, principes dexpdition et de retour). Choix des lments confirmer On distingue gnralement deux catgories de tiers confirmer :

a. Les tiers qui peuvent tre confirms exhaustivement

b. Les tiers qui doivent tre pralablement slectionns en raison de la taille de la population

Tiers qui peuvent tre confirms exhaustivement Dans cette catgorie, on trouve gnralement les banques, les organismes de crdit, les avocats, cabinet de contentieux, conseils fiscaux, administrations fiscales, conservations des hypothques. Les informations quils donneront porteront la fois sur les comptes et les engagements de la socit. En ce qui concerne les banques, par exemple, lintrt ne rside pas dans la confirmation du solde du compte courant (qui est connu par le relev de compte bancaire, lequel a t confront au compte Banque tenu par lentreprise, grce ltat de rapprochement) mais plutt dans celle des effets escompts non chus : lignes crdit ouvertes et utilises, conditions bancaires, signatures autorises, engagements reus, etc. En gnral, le coefficient de rponse est excellent lorsquon sadresse aux organismes cits cidessus.

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Mmoire de fin dEtude Tiers qui doivent tre pralablement slectionns : Il sagit surtout des clients, des fournisseurs, du personnel et ventuellement des dbiteurs et crditeurs divers. Lobjectif de la confirmation des clients est de sassurer avant toute chose quil ny a pas dactif fictif. On procdera donc en envoyant un relev dtaill des risques sur le client slectionn, c'est--dire non seulement les factures non encore factures. Cest ce que lon appelle la demande de confirmation positive, car on sollicite laccord du client. Une autre mthode consiste pratiquer une confirmation ngative, c'est--dire ne demander au client de ne rpondre que sil est en dsaccord avec les sommes prsentes. Cette pratique lavantage de faciliter les oprations dexploitation des rponses. Par contre, elle peut conduire assimiler des rponses positives un comportement dindiffrence. Lobjectif principal de la confirmation des fournisseurs est de dceler des passifs non comptabiliss. En ce sens, le terme demande de confirmation appliqu aux fournisseurs est impropre car, en fait, on demandera plutt aux fournisseurs dadresser lauditeur le relev effectu par lui des crances quil a sur la socit contrle. Cest ce relev qui sera rapproch de la comptabilit.34
Slection des tiers :

Lauditeur effectuera une slection des tiers confirmer. Pour cela, il aura recours aux sondages.Ltendue des sondages sera essentiellement fonction de lapprciation du risque sur le poste considr : cette apprciation se base sur la qualit des procdures et du contrle interne mise en place. Le choix des soldes confirmer doit tenir compte de toutes les particularits de lentreprise contrle. Gnralement seront retenus : Les soldes importants ; Les soldes anciens ; Les comptes annuls ou ayant fait lobjet de transferts ou de rgularisations dans la priode ; Les comptes au nom des employs ; Les soldes anormaux (dans le contexte de lentreprise : clients crditeurs par exemple). La confirmation directe auprs de tiers prsente plusieurs avantages. Sagissant dun lment probant externe, elle bnficie dun plus haut niveau de fiabilit. Elle ne ncessite pas la mise en uvre de techniques complexes et maintient la dure du contrle dans des limites
34 Robert OBERT Audit et commissariat aux comptes , DUNOD, 2me dition 2000. Page 87

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Mmoire de fin dEtude raisonnables. Elle permet dobtenir des indications sur certaines oprations dont le contrle est difficile (engagements ou passifs ventuels). Toutefois, la confirmation directe connat aussi certaines limites dans la mesure o les rponses obtenues ne sont pas toujours en nombre suffisant et parce quelle dpend de la qualit du systme comptable de celui qui rpond. Egalement, elle ne permet pas datteindre avec la mme efficacit tous les objectifs de contrle (assertions). Ainsi par exemple, en ce qui concerne les crances commerciales, elle confirmera lexistence des crances, pas leur caractre recouvrable ni labsence de crances non enregistres. Ds lors, il sera le plus souvent ncessaire de complter le contrle par dautres mthodes plus appropries aux objectifs non couverts par la confirmation.

SECTION II : LES TECHNIQUES DINTERROGATION


Les sondages Il est impossible lauditeur dtudier toutes les pices qui entrent dans le champ daction de son contrle. Il lui faudra donc se limiter des sondages. Domaines dapplication du contrle par sondage Deux types doprations peuvent motiver lauditeur utiliser les sondages, il sagit :

De lapprciation du contrle interne et des procdures comptables (tests de procdures) De la vrification des comptes (contrles substantifs)

Apprciation du contrle interne et des procdures comptables Dans lvaluation du risque et du contrle interne, des tests de procdures sont effectus si lauditeur envisage dvaluer un risque li au contrle de niveau infrieur pour une assertion particulire. En fonction de la comprhension que possde lauditeur des systmes comptables et de contrle interne, lauditeur identifie les caractristiques ou les attributs qui rvlent lexistence dun contrle, ainsi que les dviations ventuelles qui traduisent une mise en uvre insuffisante de ces contrles. Lauditeur peut alors tester la prsence ou labsence dattributs.
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Mmoire de fin dEtude En gnral, les sondages en audit se prtent aux tests de procdures lorsque le contrle rvle lvidence de preuves suffisantes. Vrification des comptes Les contrles substantifs portent sur des montants et sont de deux types : les procdures analytiques et les contrles portant sur le dtail des transactions et des soldes. Les contrles substantifs ont pour but dobtenir des lments probants afin de dtecter des anomalies significatives dans les tats financiers. Lors de contrles substantifs portant sur des transactions, lauditeur peut recourir aux sondages en audit et dautres mthodes de slection dchantillons des fins de contrle et de collecte dlments probants en vue de vrifier une ou plusieurs assertions sous-tendant une rubrique des tats financiers ou de procder une estimation indpendante dun montant. TYPES DE SONGADES On distingue habituellement les sondages ordinaires et les sondages mathmatiques Sondages ordinaires Encore utiliss par un grand nombre dauditeurs, les sondages ordinaires sont bass sur lexprience, les impressions, c'est--dire sur des critres essentiellement subjectifs. Cette technique laisse lauditeur lentire libert quant aux choix des chantillons, de leur dimension, de la formation des lots et de leur mode de prlvement. Lauditeur doit defforcer de crer un effet de surprise dont il tirera bnfice. Pour cela, il doit varier sans cesse son programme de sondages. Il pourra ainsi contrler les dix derniers jours de lanne, lanne suivante contrler les dix premiers jours durant un mois quelconque, ou encore, contrler tous les diximes clients de la balance clients Lauditeur, en raison du caractre subjectif sous-jacent doit toujours veiller la reprsentativit du sondage quil effectue, critre dune tude de qualit. Sondages mathmatiques

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Mmoire de fin dEtude De plus en plus, les auditeurs recherchent des critres objectifs qui assurent un cot plus rigoureux leur analyse. Ils ont donc recours aux techniques dchantillonnage statistique. La thorie des sondages est base sur les probabilits deux vnements : llment est acceptable ou llment est refuser Conclusion dun sondage Trois possibilits sont offertes lauditeur aprs le contrle par sondage : il accepte, il continue ou il refuse. Il accepte dans le cas o :

Lchantillon est suffisamment reprsentatif de la population, la prcision et le niveau de confiance satisfaisants ; Le nombre derreurs extrapol la population totale est faible ; Les erreurs ne portent pas sur des sommes importantes ; Les erreurs ne sont pas systmatiques ; Les erreurs ne sont pas intentionnelles.

Il refuse quand lune des conditions nonces ci-dessus nest pas remplie. Lauditeur a la possibilit de continuer dapprofondir sil le juge ncessaire, si le nombre derreurs est relativement important mais insuffisant pour refuser. LES INTERVIEWS Dfinition de linterview daudit Linterview est un outil que lauditeur utilise frquemment, mais une mission daudit qui ne serait opre quavec des interviews ne pourrait tre considre comme une mission daudit interne. De surcrot, linterview daudit interne ne saurait tre confondue avec des techniques dapparence similaire : ce nest pas un entretien, ni une conversation ; ce nest pas un interrogatoire ;

Linterview daudit interne nest pas un entretien ;

Laudit interne nest pas dans la position du journaliste qui interview un homme politique, sur une demande. Ici, cest celui qui coute (lauditeur) qui est demandeur de lentretien. Ce ne saurait pas davantage tre une conversation car linterview daudit est organis et centr sur les objectifs atteindre qui sont lobtention dun certain nombre dinformation.
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Mmoire de fin dEtude Linterview nest pas un interrogatoire dans lequel le rapport serait celui dun accus face son accusateur. Tout au contraire latmosphre dune interview daudit interne doit tre une atmosphre de collaboration. Cest la raison pour laquelle il faut vivement dconseiller lusage du magntophone, lequel ne cre pas les conditions dune bonne interview et la fait ressembler un interrogatoire de police. En audit interne, linterview est COOPERATIF. Les 7 rgles dune bonne interview Elles sinspirent du ncessaire esprit de collaboration qui doit sinstaurer entre audit et auditeur, interview et intervieweur. 1re rgle Il faut respecter la voie hirarchique. Sauf urgence exceptionnelle lauditeur ne doit pas procder une interview sans que le suprieur hirarchique de son interlocuteur ne soit inform. La plupart du temps cette information pralable se fait au cours de la runion douverture de la mission. Mais lorsquil faut procder une interview qui ntait pas programme lavance, il est essentiel que cette rgle puisse tre respecte. 2e rgle : Rappeler clairement la mission et ses objectifs. Linterlocuteur de lauditeur doit connatre le pourquoi et le comment de linterview. Il serait dsastreux quil puisse simaginer que lon va lui tendre des questions piges, que linterview nest en somme quun interrogatoire dguis. Donc, et cest le grand principe de transparence qui gouverne toute mission daudit, on sefforce de ne rien cacher des objectifs poursuivis. 3e rgle : Les difficults, les points faibles, les anomalies rencontres seront voqus avant toute autre chose. En dautres termes, on situe dentre de jeu le dialogue au niveau de connaissance o se situe lauditeur dans le droulement de sa mission en rappelant le rsultat de ses toutes dernires investigations. Du mme coup, on vite toute digression laudative, telle que lon peut rencontrer dans la narration. 4e rgle : Qui est la contrepartie logique de la premire : les conclusions de linterview, rsumes avec linterlocuteur, doivent recueillir son adhsion avant dtre communiques sous quelques formes que ce soit sa hirarchie. Rien ne serait plus ngatif que le rsultat dune interview communiqu en confidence sa hirarchie alors que lintress na pas encore vritablement donn son aval sur les conclusions tirer de ses propos. 5e rgle :
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Mmoire de fin dEtude Conserver lapproche systme, en vertu de ce principe que lauditeur ne sintresse pas aux hommes. On doit donc se garder de toute question ayant un caractre subjectif en mettant en cause les personnes. Pour un interview : lauditeur nhsite pas le ramener dans le droit chemin si daventure- et ce nest pas exceptionnel- ce dernier drive dans ses rponses sur des questions de personnes. 6e rgle : Savoir couter et chacun sait que nest pas facile. Lauditeur doit viter dtre celui qui parle plus quil coute ; or le premier exercice est plus facile- et plus agrable- que le second. Dans cette coute lauditeur doit savoir tre nanmoins un facilitateur , pratiquer dinstinct la maeutique de SOCRATE et conduire lentretien pour le maintenir sur les rails. Il y a un subtil quilibre trouver entre le savoir couter et le ne rien dire . 7e rgle : Lauditeur qui procde une interview doit considrer son interlocuteur comme un gal. Non pas un gal au sens hirarchique du terme, mais un gal dans la conduite du dialogue. Et on sait bien que ce nest pas facile pour un jeune auditeur qui trs souvent doit recueillir des informations auprs de personnes suprieures en grade, parfois trs suprieures en grade, et parfois trouver le juste quilibre entre lattitude exagrment respectueuse. Voire obsquieuse, et la familiarit excessive et mal venue. La juste apprciation du contexte et de la personnalit de linterlocuteur vont peser lourd dans la recherche de cet quilibre : tout faux pas peut avoir ici des consquences dsastreuses. Dans le respect de ces principes, linterview se droule normalement en 4 tapes. Les tapes de droulement de linterview Prparation de linterview Une interview ne simprovise pas, elle se prpare, cest la rgle dor, de ce fait, prparer une interview cest : Dfinir au pralable le sujet de linterview : c'est--dire dfinir quelles sont les informations que lauditeur souhaite obtenir ? Ces informations peuvent lui tre ncessaires ou bien pour parfaire sa connaissance du domaine auditer, ou bien pour apprcier tel ou tel point du contrle interne. Quelle quen soit la cause, la dfinition du sujet est la premire dmarche. Prparer linterview cest aussi connatre son sujet et ceci recouvre deux lments importants : Connatre la personne que lon va rencontrer : quelles sont ses activits, ses responsabilits, sa place dans la hirarchie

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Mmoire de fin dEtude Mais connatre son sujet cest aussi connatre lobjet de lentretien, disposer dinformations quantitatives sur lactivit concerne, apparatre comme quelquun qui est concern par cette activit. Prparer linterview cest ensuite laborer les questions. Il ne sagit pas cette fois, de rdiger un questionnaire de contrle interne. Cest dailleurs souvent pour rpondre ce dernier que linterview est pratique. Il sagit, compte rendu de la personnalit de linterlocuteur et du contexte, de poser les bonnes questions pour obtenir la rponse. Pour ce faire, les questions seront toujours ouvertes, non fermes. On ne demande pas est ce que les gardiens contrlent bien les visiteurs ? (Bien sur la rponse serait toujours oui ) mais comment seffectue le contrle des visiteurs par les gardiens ? Prendre rendez-vous est un acte indispensable pour un bon droulement de linterview. Mme si lentrevue a t prvue lors de la premire runion de la mission, lauditeur ne doit pas se prsenter sans prvenir. Il serait galement maladroit pour lui de convoquer : linterview se droule obligatoirement chez laudit, dans son bureau ; linterlocuteur se sent chez lui et le climat de confiance sinstaure plus facilement. Dbut de linterview Il faut commencer par se prsenter : lauditeur rappelle qui il est, quel est lobjet de la mission et ce quil vient faire. Dentre de jeu, il prcise la technique quil compte utiliser ; questions prtablies, prises de notes, en expliquant que l la faon normale de procder en interview daudit interne. Des les premires questions lauditeur doit sadapter son interlocuteur, trouver le ton juste, viter la plaisanterie avec celui qui ne plaisante pas, dtendre latmosphre avec celui qui communique facilementmais dans tous les cas dabord sintresser au travail de laudit avant de commencer le questionnement. En ce dbut dinterview et pour bien positionner ses questions, lauditeur observe les attitudes de son interlocuteur. Lauditeur peut saider par la PNL (programmation Neurolinguistique) afin de dcoder les gestes et les positions de son interlocuteur et de sadapter ces derniers. Lobjectif reste lobtention de linformation et gure le jugement de linterlocuteur. Les questions Si les questions ont t bien labores, et si elles sont poses quelquun qui est en tat de rceptivit, lauditeur va obtenir linformation recherche, condition de ne pas omettre deux prcautions :
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Mmoire de fin dEtude Toujours vrifier que lon a bien compris la rponse de linterlocuteur. Toujours laisser laudit sexprimer. En effet, lauditeur ne doit pas se transformer en confesseur, lcoute des malheurs et des difficults de son vis--vis, et surtout si celui-ci met cause des personnes, et singulirement sa hirarchie. Les rponses sont notes par crit, mais ceci doit tre fait sans casser le rythme de linterview. Lorsque toutes les questions sont puises, tout nest pas encore achev. La conclusion de linterview Conclure cest procder une validation gnrale en rsumant les principaux points nots pour sassurer quil ny a ni erreur dinterprtation, ni omission. Conclure, cest aussi demander laudit si quelques autres points ne mritent pas, selon lui, dtre abords. Enfin, et lorsque tout est dit, conclure cest remercier laudit pour le temps quil a bien voulu consacrer linterview. Procder une interview nest donc pas un exercice facile, il exige un solide travail de prparation et la capacit djouer les trois symboles de lcoute : Croire que lcoute est processus naturel alors quil exige un effort de volont. Croire quil ny a pas de diffrence entre entendre et couter alors que seul le premier sexerce sans effort. Croire que tout auditoire est uniforme alors quun travail dadaptation linterlocuteur est dans tous les cas indispensable. Reste encore respecter la rgle dor : couter, cest dabord se taire . Sil sait vaincre ces obstacles, lauditeur fera chaque interview une moisson dinformation rpondant aux interrogations de son questionnaire de contrle interne. Mais pour que tout ceci puisse tre exploit efficacement, il est ncessaire que la feuille dinterview rapporte de faon exhaustive les rponses aux questions. Pour ce faire, les notes prises doivent imprativement et dans les instants qui suivent, tre mises au propre sur le document adquat. Toutefois, si les notes ont pu tre prises de faon suffisamment claire sur la feuille dinterview, il ne sera pas ncessaire de procder une rcriture.

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Mmoire de fin dEtude

CHAPITRE VI : ETUDE DE CAS


LAUDIT DE LA FONCTION ACHATS Conscient des enjeux du nouveau contexte international et des grandes mutations que connat le march de matriel lectrique au Maroc, M. RADI, PDG de la socit GESCOM a dcid dinstaurer une dmarche daudit au sein de son tablissement pour matriser la gestion, dceler les dysfonctionnements et trouver des solutions. En fait, il a vu essentiel de commencer par les fonctions dont il constate un grand cart au niveau de la ralisation des objectifs, et cest ici que le commencement par le circuit des achats est pertinent. Identification de lentreprise :

Raison sociale : GESCOM Sige social Tl Fax CNSS N : boulevard ZERKTOUNI Casablanca : 039302510 : 039302560 : 2655823
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Capital social : SARL


Mmoire de fin dEtude


Patente N R.C N Activit

: 54892176 : 13652 : Industrie de matriel lectrique

ORGANIGRAMME

DIRECTEUR GENERAL

SECRETAIRE

CHEF COMPTABLE

RESPONSABLE DU SERVICE COMMERCIAL

RESPONSABLE DU SERVICE PRODUCTION

ASSISTANT COMPTABLE

ASSISTANT COMMERCIALE

CHAUFFEUR

CHEF ATELIER

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Mmoire de fin dEtude

Description narrative Dans le cadre de votre travail dans le cabinet KPMG qui vous a affect un quipe d'audit , vous avez t charg d'auditer la fonction Approvisionnement de la socit GESCOM afin d'apprcier ses procdures d'achat et d'en recenser leurs forces et leurs faiblesses. La socit GESCOM est une entreprise qui connat ces derniers temps quelques problmes commerciaux. Elle commercialise un matriel lectrique destin l'installation des rseaux hausse et basse tension au Maroc. Son chiffre d'affaire s'est stabilis depuis deux ans 120 000 Dhs. Elle emploie 450 personnes dont 350 la production. L'activit technique consiste en un usinage et un assemblage de pices en acier, aluminium et cuivre. Le sige social se trouve au boulevard ZERKTOUNI Casablanca alors que l'usine est situe au quartier industriel AIN SEBAA (Casablanca). La socit GESCOM ne dispose pas d'un manuel de procdures. Vous avez interview les diffrents chefs de service et obtenu les renseignements suivantsDescription des procdures d'achats, d'entres en stocks et de comptabilisation des dettes fournisseurs: Les commandes Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont pr numrot et sont tablis en quatre exemplaires: L'exemplaire blanc pour le fournisseur L'exemplaire bleu pour le service achat L'exemplaire rose pour le service magasinier

L'exemplaire vert pour la comptabilit fournisseur.

Seules les commandes d'un montant suprieur 30000 Dhs doivent tre signes par le directeur technique avant envoi aux fournisseurs. L'exemplaire bleu, conserv par le service achat, permet d'indiquer sur les fiches cartonnes de suivi des achats par rfrence d'article les quantits commandes avec la date de commande, la semaine de livraison prvue demande, puis dans l'ordre alphabtique des fournisseurs afin de faciliter les relances. La rception des articles commands
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Mmoire de fin dEtude Le service rception des situe l'entre de l'usine. Lorsque les camions livrent la marchandise, le rceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur, en garde un exemplaire et en remet un deuxime au livreur. Le rceptionnaire cre alors un bon de rception, bon interne la socit qui est tabli en quatre exemplaires: Le premier est envoy au service achat qui mettre jour le bon de commande correspondant compte tenu des quantits reues : Le second accompagne la marchandise reue pour son stockage dans le magasin concern (matires premires, matires consommables) Le troisime est conserv par le rceptionnaire sans classement particulier

Le quatrime est adress au service comptabilit fournisseurs.

Les entres en stock Les pices reues sont directement entres en stock, laisses sur des palettes en bois (pour les grandes pices) ou ranges dans les casiers (pour des petites pices). Les pices dfectueuses ne sont repres que lors de l'entre en atelier d'usinage ou d'assemblage. Les entres en stocks se font chaque aprs midi sauf dans le cas ou il y'aurait rupture de stock et ncessit de transfrer directement les pices de l'aire de rception l'atelier de production: aucune procdure de mise jour des stocks n'est prvue dans ce cas. Le magasinier qui s'occupe des entres physiques en stock met jour l'inventaire permanent la fin de chaque journe. L'enregistrement des factures fournisseurs Les factures provenant des fournisseurs sont transmises par le service courrier au service comptabilit fournisseurs. Ce dernier classe les factures par ordre d'arrive et par fournisseur, puis recherche le bon de rception et le bon de commande correspondants. Il effectue alors la vrification de la facture (quantits, prix unitaires, conditions de rglement, Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) Le questionnaire de prise de connaissance est un outil utilis lors de la phase de prparation de laudit interne, cest un ensemble de questions qui permettent de dfinir le champ dapplication de la mission, il permet aussi une meilleure organisation de la rflexion et des recherches et finalement aide llaboration du questionnaire de contrle interne. QUESTIONNAIRE DU PRISE DE CONNAISSANCE
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Mmoire de fin dEtude Donnes sectorielles Le secteur d'activit (lectrique et lectronique) La branche dactivit (matriel lectrique destin l'installation des rseaux de hausse et basse tension) L'activit (usinage et assemblage des pices en acier, aluminium et cuivre) Evolution du Chiffre d'Affaires pendant les trois dernires annes (stabilit depuis deux ans) Evolution du secteur dans les cinq dernires annes Taux de marge sectoriel Les facteurs cls de succs du secteur Les principaux concurrents La part du march de l'entreprise Donnes quantitatives Nombre de fournisseurs par catgories Montant des achats par priode et par catgories de fournisseurs Nombre de bon de commandes par priode Nombre de bon de rception par priode Nombre de bon de livraison par priode Nombre de factures reues par priode Stock minimum gard par l'entreprise Montant des achats par rapport au chiffre d'affaires Nombre de rfrences d'articles Donnes qualitatives Dlai de paiement des fournisseurs Mode de rglement Nombre de retours des marchandises par priode Nombre d'avoirs reues par priode Nombre de litiges par priode Existence d'un contrle qualit Dlai d'approvisionnement Rpartition des commandes sur les fournisseurs
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Mmoire de fin dEtude Formation du personnel

Donnes organisationnelles Organigramme de la socit Nombre de services composant la direction approvisionnement Position de la direction approvisionnement Existence dun manuel de procdures (non) Le nombre de procdures existantes: Enchanement des procdures (procdure de gnration de la commande, procdure de passation de la commande, procdure de suivi de la commande, procdure de rception de la commande, procdure de rglement de la commande) Donnes rglementaires Taux de TVA appliqu et fait gnrateur Rgime d'imposition de l'entreprise Droits de douane Certification Avantages fiscaux Le plan d'approche La grille danalyse des tches : La grille danalyse des tches est la photographie un instant T de la rpartition du travail, sa lecture va permettre de dceler les erreurs aux manquements la sparation des tches et donc dy porter remde. On peut concevoir une grille pour chaque fonction ou chaque processus lmentaire : chaque grille va comporter le dcoupage unitaire de toutes les oprations relatives la fonction ou au processus concern. (Voir annexe 1) Commentaire de la GAT :

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Mmoire de fin dEtude Le service comptabilit fournisseurs et le service rception cumulent les tches dautorisation, de contrle et denregistrement ce qui constitue une infraction de l'un des principes du contrle interne.

Diagramme de circulation Taches lmentaires Passation de la commande Objectifs Les commandes sont faites en fonction des besoins de lentreprise.Les bons de commandes dont le montant est suprieur 30 000 dhs doivent tre signs par le directeur technique .Les commandes doivent
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Mmoire de fin dEtude tre faites pour des quantits optimales. Suivi des commandes Il faut garantir que les dlais de livraison prvus sont respects; Rception des commandes La commande reue doit tre vrifie en quantit et en qualit; Visa du bon de livraison Emission d'un bon de rception Mise jour des stocks Tenue d'un inventaire permanent afin d'valuer l'tat des stocks Rception et vrification des factures Les factures justifiant l'achat doivent tre vrifis pour viter toute erreur possible Enregistrement des factures et imputations comptables Opposition d'un cachet sur la facture avec la mention Bon payer Les factures doivent tre comptabilises dans l'attente du rglement Valider le rglement ultrieur de la facture

Signature des documents relatifs au fournisseur pour autoriser le paiement de la facture Comptabilisation du paiement par le trsorier Classement du dossier fournisseur

La lgitimit du paiement

Eviter le double paiement du fournisseur Garantir la conservation et la disponibilit de l'information

Etablissement d'une balance fournisseur Analyse de la balance fournisseur

Eviter l'accumulation des arrirs Dtecter le nombre de fournisseurs crditeurs

La lgende adopte pour le diagramme de circulation se prsente comme suit: Questionnaire contrle interne Principe d'organisation Questions Oui Non Observations
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Mmoire de fin dEtude 1) Existe-il un manuel des procdures internes ? 2) La rpartition des taches estelle respecte par les services suivants : le service achat le service rception le service magasin le service comptabilit fournisseur le service trsorerie Oui Oui Non Non Non Voir la grille d'analyse des taches Non

Principe d'intgration Questions ) Est-ce que tout le personnel est satisfait ou insatisfait des
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Oui

Non

Observations

Mmoire de fin dEtude procdures qui organisent l'entreprise? 2) Les services suivants disposent-t-ils des moyens et outils ncessaires pour laccomplissement de leurs fonctions (matriel - fiches de stocks ordinateur imprimante): le service achat le service rception le service magasin le service comptabilit fournisseur le service trsorerie

Principe de permanence Questions 1) Est-ce que la procdure de


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Oui

Non

Observations

Mmoire de fin dEtude passation de la commande est toujours respecte? 2) Est-ce que le rceptionniste applique les formalits de la procdure de rception demanire rgulire? 3) Les magasins sont ils toujours rangs selon la taille des produits ? ) Les procdures d'enregistrement et de rglement de la commande sont elles toujours respectes par le service comptabilit fournisseurs et le service trsorerie?

Principe d'universalit Questions Est-ce que tout le personnel de la direction approvisionnement respecte les procdures qui leur sont dicts? Oui Non Observations

Principe d'indpendance Questions 1) Les procdures mises en


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Oui Non

Observations

Mmoire de fin dEtude place permettent t-elles datteindre les objectifs de la direction approvisionnement indpendamment de ses moyens?

Principe d'harmonie Questions Oui Non Observations

1) Les moyens existants sont- ils suffisants pour atteindre les objectifs pralablement dfinis ? 2) Le systme contrle interne mis en place dans le service achat assure-t-il un niveau suffisant de scurit ?

Principe d'informatio
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Mmoire de fin dEtude n Questions 1) Est-ce que les fiches de stock sont tenues rgulirement? 2) Si oui, sont elles vrifies par une autre personne ? 1) Les fiches de stock refltent elles la ralit du stock physique? Non Non Oui Oui Non Observations 1) Est-ce que les fiches de stock sont tenues rgulirement? 2) Si oui, sont elles vrifies par une autre personne ? Aucune mise jour n'est prvue dans le cas d'une commande urgente qui fait l'objet d'une rentre directe aux ateliers 2) Est-ce que les bons de commandes prpars par le service achat sont envoys l'ensemble des services concerns? 3) Est-ce que les bons de rception tabli par le rceptionniste sont envoys aux services concerns? 4) Est-ce que les exemplaires des bons tablis par les services sont conservs par les mmes services (archivage) 5) Est-ce que toutes les pices concernant les fournisseurs non encore pays sont remises au trsorier? Oui Oui Le service achat garde l'original du BC Le service rception garde une copie du BR Oui Le rceptionniste envoie un exemplaire au service achat, la comptabilit, au magasin. Non Le service achat n'envoie pas un exemplaire du BC au service rception

Objectifs de

Indicateurs

Opinions

Commentaires
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Mmoire de fin dEtude contrle interne PF /P f consquences Achats correspondants des besoins rels de lentreprise Les quantits commandes sont optimales Respect des dlais de livraison Les livraisons ne peuvent tre acceptes que sils correspondent une commande La vrification de qualit et de quantit doit tre mentionnes sur le BE Inexistence de procdure dautorisationdachat Inexistence de procdure de vrificationdes stocks existants au magasin Inexistence de procdure de confrontation BC/ BL Absence de contrle quantitatif et qualitatif Absence dune mise jour des stocks dans le cas du transfert direct des matires latelier de production Le service comptable doit comparer les lments sur facture avec une copie du et du BC; La mise en paiement est dment autorise Dfaillance de la procdure de vrification et denregistrement facture fournisseurs Autorisation par le DF Le trsorier
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Achats de quantit non conomiques

Les commandes passes par le service achat et seules celles dun montant suprieur 30000 doivent tre par le directeur technique.

Rception ne correspondant pas un ordredachat Retard de production fraude

Le rceptionnaire ne confirme pas BC et BL Les pices dfectueuses ne sont dtectes quaprs entre en stock Aucune procdure de mise jour nest prvue dans ce cas

contrle

Le trsorier transmet le tout au directeur financier pour signature

Mmoire de fin dEtude choisit le moyen de rglement Les factures payes sont annules par la mention payer Les factures payes sont annules par la mention payer Double paiement Retard de paiement avec le fournisseur Transmission du trsorier au compta visa

Relation conflictuelle FRS sans avis ou

Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la base des objectifs dfinis dans le plan d'approches; Il prsente de manire synthtique et argumente les prsomptions ou l'avis de l'auditeur sur chacun des thmes analyss. Il constitue l'tat des lieux des forces et faiblesses relles ou potentielles, et permet de hirarchiser les risques dans le but de prparer le rapport d'orientation. Le rapport dorientation : Le rapport dorientation dfinit et formalise les axes dinvestigations de la mission et ses limites ; il les exprime en objectifs en objectifs atteindre par laudit pour le demandeur .pour tre pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau des forces et faiblesses apparentes, les priorits dactualit, les proccupations du management et les objectifs incontournables, et les formulera le plus souvent en : sassurer que quand il sagit de confirmer lexistence dune force ; apprcier.. quand il sagit de vrifier lexistence dune faiblesse et den valuer limpact.

Objectifs gnraux Rorganisation de la fonction Approvisionnement Respect des rgles du contrle interne Elaboration d'un manuel de procdure organisationnel et comptable
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Mmoire de fin dEtude

Objectifs spcifique Eviter laccomplissement des tches dexcution, denregistrement et de contrle par la mme personne au niveau des services magasin et rception et comptabilit fournisseur et si ncessaire prvoir des recrutements (cas de sur charge de travail). Formaliser les tches Elaborer une procdure de traitement de non-conformit et retours aux fournisseurs Champ daction Service magasin service rception Service achats Service comptabilit fournisseur Service trsorerie Phase de ralisation Cette phase comprend essentiellement les tapes suivantes savoir : a. Runion douverture : premier contact avec laudit b. Programme daudit : document interne et contractuel entre le chef de mission et lensemble des auditeurs. Il garantie une meilleure rpartition des tches entre ces derniers (voir annexe). QCI 2me version :

Objectif de contrle interne Sassurer que tous les achats (retours) sont saisis et enregistres (exhaustivit) Elments Oui Non Commentaire
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Mmoire de fin dEtude 1. Toutes les marchandises reues sont-elles enregistres sur des documents standards ? 2. toutes les marchandises retournes et les rclamations effectues sont enregistres sur des documents standards ? 3. le service comptable vrifie-t-il la squence numrique des documents de support comptable ? 4. Le service comptable tient il un registre des rceptions et des retours ou rclamations pour lesquels les factures et avoir nont pas t reus? 5. Ce registre fait-il lobjet dune revue rgulire pour identifier les causes des retards? 6. le journal des achats est il rapproch de la liste des rceptions retours ou rclamations pour sassurer que toutes les factures et tous les avoirs sont comptabiliss ? 7. louverture dun nouveau compte fournisseurs est elle soumise autorisation?

Objectif de contrle interne Sassurer que tous les achats enregistrs sont correctement valus. Elements 1. les factures doit et avoirs reus sont-ils vrifis quant aux :
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Oui

Non

Commentaire

Mmoire de fin dEtude Quantits Prix unitaires TVA ou autres dductions ou charges ?

Objectif de contrle interne Sassurer que touts les achats ainsi que les produits et charges connexes sont enregistrs dans la bonne priode Elements 1. en fin de priode de la comptabilisation utilise t-elle : Oui Non Commentaire Reference programme de vrification des
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Mmoire de fin dEtude -la liste des bons delivraison non facturs? -la liste des bons de retour et de rclamationsans avoir ? 2. la comptabilit est-elle informe des derniers numros de squence des documents ci-dessus pour pouvoir vrifier la cohrence des dates darrts ? 3. pour les charges rcurrentes (loyers, assurances..) sassurent-on que le montant pass en charge correspond la priode? 4. pour les charges spcifiques (publicits, honoraires) la comptabilit a-t-elle les moyens dobtenir les informations au contrle du bien fond des montants concerns? procdures

Objectif de contrle interne Sassurer que touts les achats ainsi que les charges et les produits connexes sont correctement imputs, totaliss et centraliss. Elements Oui Non Commentaires Reference
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Mmoire de fin dEtude 1. Les personnes charges dimputer les factures disposent-elles : Dune liste des codesfournisseurs? Dun plan comptable ? Des rgles dimputation(notamment pour ce qui concerne la distinction entre charges et immobilisation et la rcupration de la TVA? 2. ces documents sont-ils rgulirement mis jour? 3.les relevs reus des fournisseurs sont-ils rgulirement rapprochs des comptes individuels ? Si oui, les carts identifis sont-ils : Analyss ? Corrigs ? les comptes fournisseurs, sontils rgulirement lettrs et analyss pour identifier les erreurs dimputation ventuelles?

FRAP N001/ Direction approvisionnement/ Service achats Cabinet KPMG Superviseur: X Problme : Aucune formalisation des procdures Constat : La socit ne dispose pas dun manuel de procdures

GESCOM

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Mmoire de fin dEtude Causes : Ngligence inconscience des responsables quant limportance de lenregistrement des procdures Consquences : contrle dfaillant Recommandations : L'laboration dun manuel de procdures permettrait de conserver une trace crite de la reprsentation des tches et responsabilit et permet dviter des pertes de temps lors du changement de personnel. Etablit par : valid par : Approuv

FRAP N002/ Direction approvisionnement/ Service achats Cabinet KPMG Superviseur: X Problme : Dfaillance du systme d'approvisionnement Constat : Absence d'une demande formalise d'achat fourni par les services concerns Causes :

GESCOM

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Mmoire de fin dEtude Procdure dfaillante de formulation du besoin et de traitement de la commande Consquences : Risque de fraude du fait de l'absence d'une demande justifiant le besoinConfusion entre les bons de commande des fournisseurs mal organisation du service achat Recommandations : L'expression du besoin doit tre formalise par une demande d'achat Associer pour chaque bon de commande la fiche cartonne correspondante et archivage de ces deux documents une fois la commande est reue et valide Etablit par : valid par : Approuv par :

Cabinet KPMG Problme : Dfaillance de la procdure de rception de la commande Constat :

Superviseur: X

Le rceptionnaire signe directement le bon de livraison du fournisseur la rception de la marchandise Etablissement d'un bon de rception interne conserv par le rceptionnaire sans un classement particulier Causes :
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Mmoire de fin dEtude Mauvaise procdure de rception de la commande Absence d'une personne responsable du contrle de la commande Le service achat n'envoie pas au service rception un exemplaire du bon de commande Arrts ventuels de la production et par la suite des retards de productions Consquences : Non-conformit de la commande aux besoins de l'entreprise Rupture de stock des matires en question Recommandations : Contrle de la commande reue en quantit et en qualit: Le service achat doit envoyer au rceptionniste un exemplaire du bon de commande permettant le contrle de la marchandise ou de la matire premire grce un rapprochement entre le bon de commande et le bon de livraison pour tablir un bon de rception. Le bon de rception doit tre class par le service par ordre chronologique Recruter une personne se chargeant du contrle de la commande pour chapper au cumul des tches du rceptionnaire. Etablit par : valid par Approuv par :

Cabinet KPMG Problme :

Superviseur: X

Non respect du principe de sparation des taches et dfaillance de la procdure de stockage Constat : Les pices reues du service rception sont directement entres en stock Les pices dfectueuses ne sont repres que lors de l'entre en atelier usinage ou assemblage En cas de rupture de stocks, les pices sont directement transfres aux ateliers sans qu'il y'ait une mise jour des stocks. Le magasinier s'occupe des entres en stocks et du contrle des stocks (cumul des taches) Causes :
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Mmoire de fin dEtude Absence d'un contrle en quantit et en qualit des matires au niveau du service rception Absence d'une procdure exhaustive de stockage Consquences : Non respect du principe d'organisation au niveau du magasin Arrts de production Risque de fraude par l'absence d'une procdure d'entre des commandes urgentes Arrts ventuels de la production et par la suite des retards de productions Non respect des dlais d'achvement des commandes clients Recommandations : Etablissement d'un bon d'entre par le magasinier une fois une nouvelle marchandise devra tre stocke . Elaboration d'une procdure de stockage des commandes urgentes Recrutement d'une personne qui se charge de la constatation des mouvements des stocks (mise jour et inventaire permanent). Etablissement d'un bon de sortie une fois des articles sont sortis du stock pour un meilleur contrle . Envoyer un exemplaire du bon de livraison au service achat et au service comptabilit fournisseur Etablit par : valid par Approuv par :

FRAP N005/ Direction approvisionnement/ Service compta. Fournisseurs 29 Superviseur: X Problme : Non respect du principe d'organisation Constat :

GESCOM Cabinet KPMG

Rception des factures fournisseurs, vrification, imputations comptables et autorisation des rglements des factures par opposition d'un cachet "Bon Payer" Enregistrement des factures Revue des bons de commande et de rception en attente d'une facture deux fois par an ou par rclamation des fournisseurs.
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Mmoire de fin dEtude Aprs rglement, on procde au classement des factures sans distinction faite entre les factures fournisseurs rgls et les autres qui ne le sont pas. Causes : Absence d'un manuel de procdures Mal organisation du service comptabilit fournisseurs qui se charge de tout Consquences : Cumul des tches au niveau du service comptabilit fournisseurs Possibilit de payer le fournisseur plusieurs fois en l'absence d'une mention figurant sur les factures payes avant de les classer. Surcharge de travail qui augmente les possibilits d'erreurs Recommandations : Les factures doivent tre reues par le service achat qui, aprs vrification avec le bon de commande, le bon de rception et le bon de livraison, enverrai une copie de la facture au service comptabilit fournisseur. Le service comptable se chargera de l'enregistrement comptable. Affecter la tache d'apprciation de rglement des factures au service trsorerie en lui fixant un seuil d'autorisation, au-del de ce seuil le directeur financier ou le directeur gnral le fera Porter une mention "paye" sur les factures fournisseurs rgles avant de les classer. Les lettres de relance doivent relever de la comptence du service achat, (priodicit 1fois/mois). Etablit par : valid par Approuv par :

Cabinet KPMG Problme : Mauvais suivi des comptes fournisseurs Constat :

Superviseur: X

La balance auxiliaire fournisseur tablie par le service comptable n'est pas analyse d'une manire rgulire L'analyse relve de la comptence du service comptabilit fournisseur Causes : Absence d'une procdure de suivi des comptes fournisseurs Consquences :
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Mmoire de fin dEtude Accumulation des arrirs "fournisseurs" Problme de la trsorerie Recommandations : L'analyse de la balance doit tre faite par le chef comptable pour viter le cumul des tches subit par le service comptabilit fournisseur. Prvoir une analyse mensuelle de la balance. Etablit par : valid par Approuv par

CAHIER DES RECOMMANDATIONS: Recommandation1: Une formalisation des procdures est ncessaire, ainsi que la direction doit envisager la mise en place d'un manuel de procdure comptable car son absence est reconnue comme une infraction du fait que l'entreprise ralise un chiffre d'affaire suprieur 10 000 000 Dhs (120 000 000). Recommandation2: La formalisation crite des besoins de l'ensemble des services quel que soit le montant du besoin. Recommandation3:
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Mmoire de fin dEtude Le recrutement d'une ou deux personnes au niveau du service rception pour viter tentative de fraude ainsi que la perte dargent. Recommandation4: Instauration d'une procdure exhaustive de stockage et dsignation d'une personne responsable de l'enregistrement des carts constats au niveau de la comptabilit fournisseur autre que le magasinier. Recommandation5: L'instauration du manuel de procdures comptables allgera le travail du service comptabilit fournisseur qui souffre d'une surcharge de travail, il est fort recommand de procder une rpartition de certaines taches confies ce service entre le service achat et le service trsorerie, tant donn que ces taches ne respectent pas les rgles du contrle interne. Recommandation6: Le suivi de la balance fournisseurs doit tre ralis mensuellement et effectu par un service autre que celui qui l'tablit. toute

4 Phase de conclusion a. Le projet discut lors de la runion de clture b. Le rapport dfinitif Souvent on fait figurer sur la page de garde du rapport les mentions suivantes : le titre de la mission et la date denvoi du rapport qui signe trs exactement la date de clture des oprations daudit ; ventuellement, lordre de mission initial est rappel ; les noms des auditeurs ayant particip au travail, avec celui des chefs de mission les noms des destinataires du rapport daudit mention de confidentialit Un sommaire est particulirement indispensable pour le rapport un tant soit peu volumineux ou comportant de nombreuses annexes. Lintroduction est en gnral assez brve. Elle doit obligatoirement comporter des informations sur le champ daction et des objectifs de la mission, ainsi quun trs bref descriptif de lorganisation de lunit ou de la fonction audit.
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Mmoire de fin dEtude En effet, le contenu du rapport est structur comme suit : la 1re partie du rapport doit rappeler le contexte, le secteur de l'organisme et des informations gnrales, ensuite le programme d'audit, les feuilles de rvlation et d'analyse des problmes doivent tre prsent. Le cahier de recommandation qui figure ci dessous, prsente des conseils l'entit pour liminer les risques dcels.

Conclusion Lefficacit globale de la fonction achats doit sestimer en tenant compte de limportance que lentreprise accorde au cot, la scurit et la flexibilit de ses approvisionnements. Le contrle interne, comme dfini auparavant, est lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle-ci. Ainsi, une entreprise appliquant les principes, rgles, mthodes et procdures de ce contrle cerne la majorit des risques pouvant perturber son fonctionnement et pouvant toucher son efficacit et sa performance globale.

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