PT Jakarta Setiabudi Internasional Tbk

Setiabudi Tower 2, 3A Floor

Jl. HR Rasuna Said Kav. 62
Jakarta 12920, Indonesia
Tel : +62 21 520 0577, 522 7915,
Fax : +62 21 525 5803, 522 0580
E-mail : corp_sec@jsi.co.id
Website : www.jsi.co.id

PURCHASING

Prosedur Pembelian Barang Stok dan Non Stok

Keterangan Dokumen :

Tanggal Diterbitkan 20 Maret 2006

Kode Dokumen QP-PCH-093-01

Disesuaikan untuk Gedung Kantor Pusat PT Jakarta Setiabudi Internasional Tbk

Property Management Services
Konseptor
PT Procon Indah
Revisi 00

Hak Cipta
© 2006, PT Procon Indah. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi petunjuk ini dalam bentuk apapun,
baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan sistem penyimpanan
lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Procon Indah

Halaman 1 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

DAFTAR ISI

Cover

Daftar Isi Halaman

1. Ikhtisar Revisi & Lembar Persetujuan ...................................................................................... 3

2. Tujuan..................................................................................................................................... 4

3. Definisi .................................................................................................................................... 5

4. Kebijakan Perusahaan ............................................................................................................ 7

5. Flow of Work ........................................................................................................................... 9

6. Flowchart ................................................................................................................................ 10

7. Narasi ..................................................................................................................................... 11

8. Working Instruction.................................................................................................................. 13

9. Formulir................................................................................................................................... 15

Halaman 2 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

1. IKHTISAR REVISI & LEMBAR PERSETUJUAN

No. Tanggal
Revisi Deskripsi Perubahan Penerbitan

00 Penerbitan Pertama 20-03-2006

PT. Procon Indah

Property Management Services

Disusu
n oleh:

PT. Jakarta Setiabudi Internasional, Tbk

Counter
Part:

PT. Jakarta Setiabudi Internasional, Tbk

Disetuju
i oleh

Halaman 3 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

2. TUJUAN

Tujuan penyusunan Prosedur ini untuk :

1. Untuk memberikan pedoman dan tata cara melakukan transaksi dengan pihak eksternal (supplier
/ kontraktor) dalam hal pengadaan barang dan jasa guna memenuhi kebutuhan operasional

2. Memberikan pedoman dalam hal proses penerimaan barang dari supplier sampai kepada proses
pembayarannya.

3. Memberikan panduan bahwa proses pengadaan barang secara keseluruhan harus melibatkan /
melalui Purchasing.

Halaman 4 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

3. DEFINISI

Beberapa definisi yang digunakan dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur ini adalah :

1. Barang Stok
Barang penunjang seluruh kegiatan operasional yang umumnya dilakukan secara terus menerus
/ continue (seperti : ATK, lampu, air mineral, spare part tertentu, chemical, dsb), atau barang yang
masuk dalam daftar minimum stock/inventory.

2. Barang Non Stok

Barang penunjang kegiatan operasional yang sifatnya berdasarkan permintaan sesaat / insidentil
(seperti : perlengkapan kantor, perlengkapan enginering dsb).

3. Pemohon / Pemakai
Individu atau Departemen dalam group perusahaan yang mengajukan permintaan atau
pembelian barang stok dan non stok untuk perbaikan maupun penggantian dalam kaitannya dengan
kegiatan operasional.

4. Pejabat Berwenang (PB)

Pejabat perusahaan yang berwenang memberikan persetujuan atas suatu permintaan pembelian
sesuai SK Otorisasi yang berlaku.

5. Kepala Departemen (KD)

Staff yang memimpin departemen di dalam lingkungan PT Jakarta Setiabudi Internasional Tbk,
bertanggung jawab penuh atas aktivitas/ kegiatan departemennya.

6. General Manager / Deputy General Manager / Senior Manager (GM / DGM / SM)
Staff yang ditunjuk dan diberi wewenang oleh Perusahaan untuk memberikan persetujuan atas
permohonan pembelian barang sesuai dengan SK Otorisasi yang berlaku.

7. Stockkeeper Officer (SKO)

Staff gudang yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang di gudang termasuk membantu
Kepala Gudang memonitor batas minimum persediaan barang dan membantu aktivitas
keluar/masuk barang di gudang dan melakukan administrasi gudang.

8. Bookkeeper (BKO)
Staff yang melakukan pencatatan atas mutasi dan jumlah barang dan nilai persediaan (dalam
Rupiah / mata uang lain) yang berada di dalam gudang, termasuk membantu jalannya stock
opname baik regular maupun di akhir tahun.

9. Purchasing (PC)
Departemen yang ditunjuk oleh Perusahaan untuk melakukan proses pembelian barang / jasa
mulai dari mencari penawaran harga barang sampai dengan diterbitkannya Purchase Order dan
barang diterima di gudang.

10. Finance & Accounting (FAC)

Departemen yang melakukan proses pembayaran sehubungan dengan pembelian barang dan
jasa.

11. Purchase Request (PR)

Formulir yang digunakan sebagai permintaan pembelian barang dengan persetujuan Kepala
Departemen.

12. Formulir Perbandingan Harga (PH)

Formulir yang harus dipersiapkan oleh Purchasing yang berisi perbandingan harga dari quotation
yang diajukan oleh minimal 3 (tiga) calon supplier, sebelum menentukan supplier terpilih.

Halaman 5 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

Pada formulir Perbandingan Harga tersebut terdapat informasi mengenai

 harga barang,
 spesifikasi barang,
 cara pembayaran / terms of payment,
 contact person,
 jaminan / garansi dan
 informasi lain yang dibutuhkan.

13. Budget Control

Monitoring rencana pengeluaran uang yang dibandingkan dengan budget sesuai dengan mata
anggarannya masing-masing. Budget Control ini untuk memastikan pengeluaran sesuai dengan
budget, dan akan digunakan oleh Dept. Purchasing sebagai panduan pengadaan barang dan
pemilihan supplier.

Budget Control ini dibuat berdasarkan Budget tahunan yang dibuat dan disusun oleh Kepala
Departemen dan sudah mendapat persetujuan dari Direksi dan Komisaris.

14. Purchase Order (PO)

Formulir yang dipersiapkan oleh Purchasing Dept. dalam rangka pemesanan barang. Formulir ini
mencantumkan secara detail / spesifikasi barang yang akan dibeli, beserta nama supplier yang
ditunjuk oleh Purchasing Dept untuk pengadaan barang, terms of payment dan tanggal
penyerahan barang.

15. Kartu Stok

Kartu persediaan yang dikerjakan oleh Stockkeeper yang berisi mengenai informasi minimum
level, penambahan barang akibat adanya pembelian, pemakaian dan saldo barang setiap saat
maupun secara berkala.

16. Stock Opname

Kegiatan pemeriksaan kondisi gudang dan jumlah fisik barang yang dilakukan secara berkala,
sesuai dengan kebijakan Perusahaan.

Halaman 6 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

4. KEBIJAKAN PERUSAHAAN

Seluruh prosedur mengacu pada kebijakan Perusahaan, sebagai berikut :

1. Purchasing wajib mengecek setiap formulir permintaan pembelian barang yang diajukan sebelum
proses pembelian dijalankan.

2. Pembelian barang dilaksanakan apabila :

 Barang yang diminta tidak tersedia di gudang.

 Pengisian kembali barang di gudang sesuai dengan daftar stock minimumnya atau
 Barang yang diminta jumlahnya tidak mencukupi

3. Pembelian barang yang bersifat rutin, dapat menggunakan supplier lama maksimal dalam waktu
6 (enam) bulan. Setelah itu, supplier tersebut harus dievaluasi ulang dengan melakukan
perbandingan harga, minimal terdiri dari 3 (tiga) supplier.

4. Pada kasus-kasus tertentu dimana pengadaan barang yang hanya bisa diperoleh dari sole agent,
dapat dilakukan dengan penunjukan secara langsung tanpa perlu adanya perbandingan harga.

5. Untuk pembelian barang yang diluar budget harus menggunakan Internal Memo kepada Board of
Director dan Board of Commissioner untuk persetujuan.

6. Semua Pembelian barang harus melampirkan Budget Control yang ditandatangani oleh Pejabat
Berwenang (sesuai dengan SK Direksi yang berlaku) dan melalui proses pemilihan supplier,
minimal terdiri dari 3 (tiga) supplier.

7. Pengajuan penawaran harga barang dari supplier diterima oleh Purchasing, untuk dilakukan
seleksi lanjutan dan penunjukan atau persetujuan supplier harus ditandatangani oleh Head of
Purchasing dengan memperhatikan hal-hal berikut :

 Harga yang kompetitif

 Memberikan termijn pembayaran yang sesuai dengan kemampuan perusahaan
 Kualitas barang yang terjamin
 Memberikan garansi
 Pelayanan yang terbaik
 Terjalinnya kerja sama yang baik dengan perusahaan
 Waktu pengiriman yang tepat
 Penanganan After Sale / Purna jual yang baik dan memuaskan
 Profesional dan berpengalaman dibidangnya

8. Purchase Order dibuat oleh Purchasing, dengan mempertimbangkan hal-hal yang ditentukan
sebelumnya (lihat point 7), dilengkapi dengan tanda tangan oleh Purchasing Admin, serta
Purchasing Manager sebagai tanda persetujuan pembelian.
PO ini berlaku sesuai dengan tanggal barang dibutuhkan atau paling lambat 30 (tiga puluh)
hari dari tanggal diterbitkan, kecuali untuk barang import, indent, atau barang yang
memerlukan fabrikasi.

9. Pembatalan PO yang sudah dikirim ke supplier, harus mendapat persetujuan dari Departemen
Finance dan Pengguna melalui Internal memo dengan melampirkan PO yang dibatalkan.

Halaman 7 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

10. PO dapat dinyatakan tidak berlaku apabila:

 Supplier yang ditunjuk gagal untuk mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi barang
dan tanggal penyerahan barang yang telah ditetapkan bersama.

 Terdapat perubahan harga barang akibat Peraturan Pemerintah setelah PO di-issued oleh
Purchasing Dept., sehingga Supplier tidak dapat mengirimkan barang tersebut.

 Apabila PO telah dibatalkan, namun User tetap memerlukan barang yang sama, Purchasing
akan mengadakan seleksi ulang dalam memilih supplier baru.

11. Purchase Order yang telah disetujui harus didistribusikan kepada :

 1. Putih : Supplier
 2. Merah : Finance & Accounting
 3. Kuning : Purchasing
 4. Hijau : Stockkeeper (di blok hitam pada kolom harga)

12. Khusus untuk Stockkeeper, kolom unit price dan total pada Purchase Order diblok warna hitam,
karena pihak Stockkeeper tidak diperbolehkan mengetahui harga per unit maupun total harga dari
pembelian barang tersebut.

13. Purchasing harus menyimpan semua file yang berhubungan dengan supplier sebagai dasar
untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan barang yang berkualitas, jika terjadi transaksi
pembelian yang sama dikemudian hari.

14. Purchasing wajib membuat daftar supplier yang dipakai oleh Manajemen, lengkap dengan alamat,
contact person, nomor telephone / fax. Daftar ini harus selalu diperbaharui secara berkala.

15. Seluruh formulir harus dibuat dengan Print Number.

Halaman 8 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

5. FLOW OF WORK

START

PEMOHON Membuat PR dan meminta tanda

tangan PB

PURCHASING Mencari supplier dan membuat

PH dan meminta persetujuan PB

PEMOHON Melampirkan BC dan minta tanda

tangan PB

Memeriksa budget yang

diajukan

BUDGET CONTROL Memberikan catatan bahwa

Sesuai Tidak permintaan tidak sesuai dengan
budget ? budget dan mengembalikan
berkas kepada Pemohon
Ya

Tanda tangan BC, minta

persetujuan PB

Tidak
FINANCE Dana
Pembelian ditunda.
tersedia ?

Ya

Membuat PO

PURCHASING

Proses pembelian

END

Keterangan
- PB : Pejabat Berwenang
- PR : Purchase Request
- PH : Perbandingan Harga
- BC : Budget Control
- PO : Purchase Order

Halaman 9 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Stok dan Non Stok Departemen Purchasing
Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

6. FLOWCHART
Pemohon Budget Control Finance & Accounting Purchasing

START 1
3x PR 3x PR
PH PH
3x
BC BC PR
- Buat PR

- Tanda tangan oleh PB

Ya 3x PR
- Verifikasi Tidak Dana - Cari supplier
tersedia ? - Buat PH
3x - Tanda tangan oleh PB PH

PR

- Beri catatan pada Tidak

Sesuai - Beri informasi
BC budget tidak - Tanda tangan BC
sesuai.
budget ? kepada Pem ohon dan PR
2
pembelian ditunda
1 Ya
3x PR
PH
-Tanda tangan BC 3x PR 3
PH BC

BC
3x PR 3x PR
2 PH - Buat PO
PH
- Tanda tangan oleh PB
BC

4x

- Siapkan BC 3 PO
- Tanda tangan oleh PB

3x PR
Copy 4 1 PR 3 PR 2 PR 1
PH
BC PO BC - Asli Copy PO
PH - Asli
BC
BC 2 3
PO PO

Budget Control Stockkeeper Finance & Pemohon Supplier

Keterangan Accounting

- PB : Pejabat Berwenang
- PR : Purchase Request PR (2)
- PH : Perbandingan Harga PH (Asli)
- BC : Budget Control PO (3)
- PO : Purchase Order

END
Halaman 10 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

7. NARASI

Tanggung Jawab Aktivitas

PEMOHON 01. Pemohon mengisi formulir Purchase Request (PR) dan meminta
persetujuan PB.

Sebaiknya Pemohon menyertakan juga contoh barang/brosur barang

yang akan dibeli, apabila barang tersebut belum pernah dibeli
sebelumnya atau barang tersebut memiliki spesifikasi yang khusus,
guna menghindari kesalahan dalam pemilihan supplier dan pembelian
barang.

02. Serahkan PR beserta contoh barang/brosur (jika perlu) ke

Purchasing.

PURCHASING 03. Menerima PR. Mengundang paling sedikit 3 (tiga) supplier untuk
mengajukan quotation/surat penawaran harga sesuai dengan
jenis/spesifikasi/jumlah barang yang diminta. Quotation asli dan resmi
(dicetak di atas letter-head supplier, dicap dan ditandatangani) wajib
dikirimkan kepada Dept. Purchasing sesuai dengan waktu yang
disepakati bersama. Quotation copy/tidak resmi tidak akan digunakan
sebagai acuan penawaran harga dari supplier.

04. Mengisi formulir Perbandingan Harga (PH) yang disetujui oleh Kepala
Departemen Purchasing.

05. Mengembalikan formulir PR dan formulir PH yang berisi saran atas

supplier mana yang sebaiknya dipilih sesuai dengan kebijakan
perusahaan kepada Pemohon.

PEMOHON 06. Menerima PR dan PH. Menyiapkan formulir Budget Control (BC) dan
meminta tanda tangan Pejabat Berwenang sesuai dengan SK
Otorisasi yang berlaku.

07. Menyerahkan PR, PH dan BC ke bagian Budget Control untuk

verifikasi.

BUDGET CONTROL 08. Menerima PR, PH dan BC. Memastikan bahwa anggaran masih
tersedia / mencukupi. Menandatangani formulir Budget Control jika
budget masih tersedia dan menyerahkan PR, PH dan BC ke Finance
untuk persetujuan Pejabat Berwenang sesuai SK Otorisasi yang
berlaku.

09. Jika budget tidak tersedia, memberikan catatan pada Budget Control
dan mengembalikan PR, PH dan BC kepada Pemohon.

FINANCE 10. Menerima PR, PH, BC. Jika dana tersedia, menandatangani BC dan
PR dan menyerahkan PR, PH dan BC ke bagian Purchasing untuk
proses pembelian.

11. Jika dana tidak tersedia, memberikan informasi kepada Pemohon

bahwa permintaan pembelian ditunda dan simpan file sementara.
Ketika dana sudah ada, menandatangani BC dan PR dan
menyerahkan PR, PH dan BC ke bagian Purchasing untuk proses
pembelian.

Halaman 11 dari 15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

Tanggung Jawab Aktivitas

PURCHASING 12. Menerima PR, PH, BC. Menyiapkan Purchase Order (PO) lengkap
dengan tanda tangan dan mengirimkan copy putih PO pada supplier
terpilih.

13. Setelah itu formulir-formulir yang diterima Purchasing didistribusikan

masing-masing kepada :

Budget Control : BC ( copy)

Stockkeeper : PO ( 4 )

Finance & Accounting : PR ( 1 )

BC ( asli )
PO ( 2)

Pemohon : PR ( 3 )
BC ( copy )

Purchasing : PR ( 2 )
PH ( asli )
PO ( 3 )

Keterangan

- PR : Purchase Request
- PB : Pejabat Berwenang
- PH : Perbandingan Harga
- BC : Budget Control
- PO : Purchase Order

Halaman 1212 dari

15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

8. WORKING INSTRUCTION

No. Aktivitas Penanggung Jawab

01. Buat PR dan minta tanda tangan PB. Pemohon

02. Serahkan PR dan contoh barang/brosur ke bagian Pemohon

Purchasing.

03. Cari 3 penawaran harga. Isi formulir PH dan minta tanda Purchasing
tangan PB.

04. Berikan PR dan PH kepada Pemohon. Purchasing

05. Siapkan formulir Budget Control. Minta tanda tangan oleh Pemohon
PB dan serahkan ke bagian Budget Control.

06. Cek budget, tanda tangan kalau masih sesuai budget dan Budget Control
berikan ke bagian Finance.
Beri catatan dan kembalikan kepada Pemohon jika tidak
sesuai.

07. Jika dana tersedia, tanda tangan PR dan BC oleh PB. Finance
Serahkan ke bagian Purchasing.

08. Jika dana tidak tersedia, beri informasi kepada Pemohon Finance
bahwa permintaan pembelian ditunda dan simpan file
sementara sampai dana tersedia.
Saat dana sudah ada, tanda tangan PR dan BC oleh PB
dan serahkan ke Purchasing.

09. Membuat PO dan mengirimkan copy warna putih kepada Purchasing

supplier terpilih.

10. Distribusikan copy/rangkap formulir-formulir kepada : Purchasing

 Budget Control : BC ( copy )

 Stokkeeper : PO ( 4 )

 Finance Accounting : PR ( 1 )
BC ( asli )
PO ( 2 )

Keterangan

- PR : Purchase Request
- PB : Pejabat Berwenang
- PH : Perbandingan Harga
- BC : Budget Control
- PO : Purchase Order

Halaman 1313 dari

15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

No. Aktivitas Penanggung Jawab

 Pemohon : PR ( 3 ) Purchasing
BC ( copy )

 Purchasing ( file) : PR ( 2 ) Purchasing

PH ( asli )
PO ( 3 )

Keterangan

- PR : Purchase Request
- PB : Pejabat Berwenang
- PH : Perbandingan Harga
- BC : Budget Control
- PO : Purchase Order

Halaman 1414 dari

15
 Prosedur Pembelian Barang Departemen Purchasing
Stok dan Non Stok Tanggal : 20 Maret 2006
Kode Arsip : 093-01
Revisi : 00

9. FORMULIR

KODE NAMA DIBUAT

NO. FORMULIR FORMULIR OLEH RANGKAP DISTRIBUSI

1. QR-PCH-09301- Purchase Request Pemohon 3 1. Putih : FAC

01-00-36 2. Merah : Purchasing
3. Kuning : Pemohon

2. QR-PCH-09301- Perbandingan Harga Purchasing 1 1. Asli : Purchasing

02-00-36 Barang / Jasa

3. QR-PCH-09301- Budget Control Pemohon 1 1. Asli : FAC

03-00-36 2. Copy 1 : Budget
Control
3. Copy 2 : Pemohon

4. QR-PCH-09301- Purchase Order Purchasing 4 1. Putih : Supplier

04-00-36 2. Merah : FAC
3. Kuning : PC
4. Hijau : SKO

Halaman 1515 dari

15