Crear un proyecto nuevo Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de comienzo o de fin

del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificar nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba slo la fecha de fin. Aunque programe inicialmente partiendo de la fecha de fin del proyecto, una vez que comienza el trabajo en el proyecto, es mejor programar a partir de la fecha de comienzo. 1 Haga clic en Nuevo El botn Nuevo . puede estar oculto temporalmente. Quiz no aparezca por falta de y, a

espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Ms botones

continuacin, en Nuevo . 2 En el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, escriba o seleccione una fecha de comienzo o fecha de fin para el proyecto y despus haga clic en Aceptar. 3 Haga clic en Guardar . 4 En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a continuacin, haga clic en Guardar. Sugerencia Puede cambiar la informacin del proyecto en cualquier momento haciendo clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto. Introducir informacin clave del proyecto Cada proyecto se compone de un conjunto nico de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayuda para recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca informacin sobre el proyecto y consltela cuando sea necesario. 1 En el men Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuacin, en la ficha Resumen. 2 Escriba la informacin que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo administrarn y que se encargarn del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto. 3 Haga clic en Aceptar.

Sugerencia Para buscar un comando de men que no aparece, haga clic en las flechas situadas al final del men. El men se expande para mostrar ms comandos. Tambin puede expandir un men haciendo doble clic en l. Configurar el calendario del proyecto Puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los das y horas laborables de cada persona que participa en el proyecto. Los valores predeterminados del calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo. Puede especificar los perodos no laborables, como fines de semana y tardes, as como das festivos excepcionales, como las vacaciones. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 3 Seleccione una fecha en el calendario.

Para cambiar un da de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para que la jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese da en la parte superior del calendario.

Para cambiar todos los das laborables, por ejemplo, para comenzar los das laborables de martes a viernes a las 9:00 a.m., haga clic en la abreviatura (por ejemplo, M de martes) correspondiente al primer da laborable de la semana. Mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la abreviatura correspondiente al ltimo da laborable de la semana (por ejemplo, V de viernes). 4 Haga clic en Perodo no laborable para indicar los das libres, o en Perodo laborable no predet. para cambiar las horas de trabajo. 5 Si en el tercer paso hizo clic en Perodo laborable no predet., escriba las horas en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta. 6 Haga clic en Aceptar.

Especificar las tareas y sus duraciones Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento peridico de su progreso. Generalmente, la longitud de las tareas debe ser de uno o dos das. Especifique las tareas en el orden en que tienen lugar. Despus realice una estimacin del tiempo que llevar realizar cada tarea e introdzcala como duracin. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.

Nota No especifique fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basndose en la relacin existente entre las tareas, informacin que especificar en la leccin siguiente. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuacin, presione la tecla TAB. Microsoft Project introduce una duracin estimada de un da para la tarea, seguida de un signo de interrogacin. 3 En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo que llevar cada tarea en meses, semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables. Puede utilizar las abreviaturas siguientes: meses = me semanas = s das = d horas = h minutos = m Nota Para mostrar una duracin estimada, escriba un signo de interrogacin despus de la duracin. 4 Presione la tecla ENTRAR. Sugerencia Tambin puede agregar una nota acerca de una tarea. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y haga clic en Notas de tareas cuadro Notas y haga clic en Aceptar. . Escriba la informacin en el

Nota El botn de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quiz no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Ms botones y, a continuacin, en Notas de tareas .

Crear un hito Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos en la programacin, como puede ser la finalizacin de una fase principal. Si escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese da.

1 En el campo Duracin, haga clic en la duracin de la tarea que desee convertir en un hito y escriba 0d. 2 Presione la tecla ENTRAR. Nota Aunque una tarea con una duracin 0 se marca automticamente como hito, puede convertir cualquier tarea en un hito. Para marcar una tarea como hito, haga clic en ella en el campo Nombre de tarea. Haga clic en Informacin de la tarea y active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito. , elija la ficha Avanzado

Sugerencia Para ver todos los hitos, haga clic en Hitos en la lista Filtro. Para volver a ver todo el proyecto, haga clic en Todas las tareas en la lista Filtro. Crear una tarea repetitiva Las tareas repetitivas son tareas que tienen lugar peridicamente, por ejemplo, las reuniones semanales. Una tarea repetitiva puede tener lugar diaria, semanal, mensual o anualmente. Puede especificar la duracin para cada vez que se realice, cundo se realizar y cuntas veces o durante cunto tiempo se repetir. 1 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desea que aparezca la tarea repetitiva. 2 En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. 3 En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea. 4 En el cuadro Duracin, escriba o seleccione la duracin de una realizacin de la tarea. 5 En Patrn de repeticin, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. 6 A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la frecuencia de la tarea. 7 En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.

Si ha seleccionado Terminar despus de, escriba el nmero de ocurrencias de la tarea.

Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea repetitiva. 8 Haga clic en Aceptar.

Sugerencia Para ver todas las veces que tiene lugar una tarea repetitiva, haga clic en el signo ms que aparece junto a la tarea repetitiva principal. Estructurar las tareas en un esquema lgico

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables. Puede aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms general, creando una jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de resumen; las tareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima subtarea. Para organizar el esquema, utilice botones de esquema: Aplicar sangra Anular sangra

Mostrar subtareas

Ocultar subtareas

Mostrar todas las subtareas 1 2 3 4 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. Haga clic en la primera tarea que desee convertir en subtarea. En el men Insertar, haga clic en Nueva tarea. En la fila insertada, escriba el nombre de la nueva tarea de resumen en el campo Nombre de tarea. 5 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee convertir en subtareas. 6 Haga clic en Aplicar sangra para aplicar sangra a estas tareas. Sugerencia Utilizando el mouse (ratn) puede aplicar o anular una sangra rpidamente en una tarea. Seleccione la tarea y site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangra a la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla. Modificar una lista de tareas Cuando crea una lista de tareas, probablemente desee dividir tareas grandes en tareas ms pequeas y reorganizarlas. Tal vez desee copiar, eliminar o mover tareas en el proyecto. Tambin puede reorganizar fcilmente las fases de un proyecto en una programacin esquematizada. Cuando se mueve o elimina una tarea de resumen, las subtareas asociadas tambin se mueven o eliminan. 1 En el campo de identificacin (el campo situado ms a la izquierda), seleccione la tarea que desee copiar, mover o eliminar.

Para seleccionar una fila, haga clic en el identificador de la tarea. Para seleccionar un grupo de filas adyacentes, presione la tecla MAYS y haga

clic en el primero y en el ltimo nmero de identificacin del grupo. Para seleccionar varias filas no adyacentes, presione la tecla CTRL y despus haga clic en los nmeros de identificacin de tarea. 2 Copiar, mover o eliminar la tarea.

Para copiar la tarea, haga clic en Copiar. Para mover la tarea, haga clic en Cortar.

Para eliminar la tarea, presione SUPRIMIR. 3 Para mover la seleccin que ha cortado o repetir la seleccin que ha copiado, seleccione las filas donde desee pegarla. Asegrese de que selecciona filas enteras. 4 Haga clic en Pegar .

Si hay informacin en la fila de destino, las nuevas filas se insertarn sobre la fila de destino. Nota El botn de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quiz no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Ms botones y elija el botn que desee.

Sugerencia Para agregar una nueva tarea entre tareas existentes, haga clic en el nmero de identificacin de la tarea y presione la tecla INSERTAR. Despus de insertar una tarea nueva, las tareas se vuelven a numerar automticamente. Establecer relaciones entre tareas Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero, seleccione las tareas relacionadas, vinclelas y, a continuacin, cambie el tipo de dependencia, si es necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la pared", entonces "Colgar el reloj" es la sucesora y "Pintar la pared" la predecesora. Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarn a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft Project crea una dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin a comienzo no funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vnculo entre tareas a comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de forma realista.

1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas para vincularlas en el orden que desee. Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la primera y en la ltima tarea que desee vincular. Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic ordenadamente en las tareas que desee vincular. 3 Haga clic en Vincular tareas . 4 Para cambiar el vnculo entre tareas, haga doble clic en la lnea de vnculo entre las tareas que desee cambiar. Aparecer el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de dilogo Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic exactamente en la lnea de tarea y tendr que cerrar el cuadro de dilogo y hacer clic de nuevo en dicha lnea. 5 En el cuadro Tipo, seleccione el vnculo entre tareas que desee y despus haga clic en Aceptar. Nota Para desvincular tareas, seleccione stas en el campo Nombre de tarea y despus haga clic en Desvincular tareas . Las tareas se reprograman basndose en los vnculos existentes con otras tareas o en las delimitaciones. Superponer tareas o agregar tiempo de posposicin entre ellas Una vez que ha establecido la secuencia de las tareas mediante su vinculacin, tambin puede superponerlas o retrasarlas. En Microsoft Project, retrase tareas agregando tiempo de posposicin a la tarea predecesora, y superponga tareas especificando tiempo de adelanto. Tambin puede escribir el tiempo de adelanto o de posposicin en forma de porcentaje de la tarea. 1 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desee agregar tiempo de adelanto o de posposicin (debe tener predecesoras) y despus haga clic en Informacin de la tarea . 2 Haga clic en la ficha Predecesoras. 3 En la columna Pos, escriba el adelanto o la posposicin que desee, en forma de duracin o porcentaje de la duracin de la tarea predecesora.

Escriba el adelanto en forma de nmero negativo (por ejemplo, -2d para indicar dos das de adelanto) o en forma de porcentaje.

Escriba la posposicin con un nmero positivo o con un porcentaje. 4 Haga clic en Aceptar.

Sugerencia Para agregar rpidamente un perodo de posposicin o de adelanto a una tarea sucesora, haga doble clic en la lnea de vnculo del Diagrama de Gantt y despus escriba el perodo que desee en el cuadro Posposicin del cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. Establecer una fecha de comienzo o fin especfica para una tarea Puede programar las tareas ms eficazmente especificando sus duraciones, creando dependencias entre ellas y dejando que Microsoft Project calcule automticamente las fechas de comienzo y fin. No obstante, puede establecer una fecha de comienzo o fin especfica para una tarea si fuera necesario. Las delimitaciones que asocian tareas a fechas especficas se denominan delimitaciones inflexibles; las delimitaciones ms inflexibles son las fechas de comienzo o fin especficas. Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programacin, utilice estas delimitaciones inflexibles slo cuando las tareas deban comenzar o finalizar en una fecha concreta. 1 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una fecha de comienzo o fin y despus elija Informacin de la tarea . 2 Haga clic en la ficha Avanzado. 3 En el cuadro Tipo de delimitacin, haga clic en un tipo de delimitacin. 4 Escriba o seleccione una fecha en el cuadro Fecha de delimitacin y haga clic en Aceptar. Nota Si selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo Comienzo del Diagrama de Gantt o arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha de comienzo, Microsoft Project establece una delimitacin No comenzar antes del (NCAD) basada en la nueva fecha de comienzo. Si selecciona una fecha de fin para una tarea, Microsoft Project asigna automticamente una delimitacin No finalizar antes del (NFAD). Agregar una fecha lmite a una tarea Cuando establece una fecha lmite para una tarea, Microsoft Project muestra un indicador si la tarea se programa para finalizar despus de la fecha lmite. La definicin de una fecha lmite no afecta a la programacin de las tareas. Es solamente una forma de que Microsoft Project le informe de que una tarea finalizar despus de su fecha lmite. As tendr la posibilidad de ajustar la programacin para cumplir dicha fecha. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una fecha lmite. 3 Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, en la ficha Avanzado. 4 En Delimitar tarea, escriba o seleccione la fecha lmite en el cuadro Fecha lmite y despus haga clic en Aceptar. Sugerencia Puede arrastrar el smbolo de fecha lmite en el Diagrama de Gantt para cambiar la fecha lmite. Dividir una tarea en segmentos Puede dividir una tarea si se interrumpe el trabajo en ella y se reanuda ms tarde en la programacin. Esta posibilidad resulta til, por ejemplo, cuando se necesita interrumpir temporalmente el trabajo en una tarea para trabajar en otra. Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario. Debe tener en cuenta que la divisin de una tarea en varias partes no es lo mismo que especificar una tarea repetitiva, que tiene lugar a intervalos regulares, como puede ser una reunin de personal.

1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 Haga clic en Dividir tarea . 3 En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en la fecha donde desea efectuar la divisin y arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha en la que debe reanudarse el trabajo. Sugerencia Puede eliminar la divisin arrastrando una parte de la tarea dividida hasta que entre en contacto con la otra parte. Crear una lista de recursos Puede utilizar la Hoja de recursos de Microsoft Project para crear una lista de las personas, equipamiento y recursos materiales que componen el equipo y realizar las tareas del proyecto. La lista de recursos constar de recursos de trabajo o recursos materiales. Los recursos de trabajo son personas o equipamiento; los recursos materiales son materiales o suministros consumibles, como hormign, madera o clavos. 1 2 3 4 En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso. Para designar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.

5 En el campo Tipo, especifique el tipo de recurso:

Para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), especifique el tipo de recurso Trabajo.

Para un recurso material (que se consume durante el proyecto) especifique el tipo de recurso Material. 6 Para cada recurso de trabajo (personas o equipamiento), escriba el nmero de unidades de recurso disponibles del mismo en el campo Capacidad mxima, en forma de porcentaje. Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso determinado. 7 Para cada recurso material (suministros que se consumen durante el proyecto), en el campo Etiqueta de material, escriba una unidad de medida del recurso material, por ejemplo, tonelada.

Notas Los grupos de recursos pueden utilizarse para ordenar, filtrar o agrupar tareas por recursos pertenecientes a un grupo determinado. Puede utilizar grupos para indicar el departamento al que pertenece un recurso humano o para especificar cdigos de contabilidad con fines de facturacin. No se pueden asignar grupos de recursos a tareas. Si desea especificar recursos consolidados, como "Carpinteros", "Editores" o "Ingenieros", escriba stos como nombre del recurso y despus asigne el nombre del recurso consolidado a las tareas.

Sugerencia Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de tareas, puede agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar recursos adicionales, haga clic en Asignar recursos y despus escriba el nombre de un recurso en el campo Nombre. Tambin puede hacer clic en Direccin y seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico. Cambiar la programacin de trabajo de un recurso Las horas laborables y los das no laborables definidos en el calendario del proyecto son los predeterminados de cada recurso. Cuando un recurso individual trabaja en una programacin totalmente diferente, o si es necesario contabilizar vacaciones o la inactividad del equipamiento, puede modificar un calendario de recurso individual. 1 En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos y, a continuacin, seleccione el recurso cuya programacin desee cambiar. 2 En el men Proyecto, haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, en la ficha Horario del trabajo. 3 En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.

Para cambiar un da de la semana en el calendario entero, haga clic en la abreviatura del da situada en la parte superior del calendario. 4 Haga clic en Predeterminadas, Perodo no laborable o Perodo laborable no predet. Si hace clic en Predeterminadas, los das seleccionados vuelven al calendario predeterminado Estndar de Microsoft Project, que es de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m. 5 Si en el cuarto paso hizo clic en Perodo laborable no predet., escriba las horas en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta. 6 Haga clic en Aceptar. Sugerencia Si un grupo de recursos tiene el mismo perodo laborable especial y los mismos das no laborables, puede crear para ellos un nuevo calendario base. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. Haga clic en Nuevo y escriba un nombre para el nuevo calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para comenzar con un calendario predeterminado. O bien, para basar el nuevo calendario en uno existente, haga clic en Hacer una copia del y despus elija el nombre del calendario existente en el cuadro Calendario. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, modifique los das y horas en el calendario. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos y seleccione el nuevo calendario base en el campo Calendario base para cada recurso al que desee asignar el calendario. Asignar recursos a las tareas Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignacin. Puede asignar cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento. Asimismo, puede asignar ms de un recurso a una tarea y especificar si un recurso trabaja a tiempo completo o a tiempo parcial en una tarea. Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la asignacin de tiempo completo diario que se indica en su calendario laboral, Microsoft Project mostrar en rojo el nombre del recurso sobreasignado en las vistas de recursos. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desee asignar un recurso y, a continuacin, haga clic en Asignar recursos . 3 En el campo Nombre, haga clic en el recurso que desee asignar a la tarea. 4 Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior a 100 en la columna Unidades para representar el porcentaje de tiempo que el recurso debe trabajar en la tarea.

Para asignar varios recursos diferentes, mantenga presionada la tecla CTRL y

haga clic en los nombres de los recursos. Para asignar ms de un recurso del mismo tipo (por ejemplo dos carpinteros), escriba o seleccione un porcentaje mayor de 100 en la columna Unidades. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en la columna Nombre. 5 Haga clic en Asignar.

Una marca de verificacin que aparece a la izquierda de la columna Nombre indica que el recurso est asignado a la tarea seleccionada. 6 Haga clic en Cerrar. Sugerencia Puede reemplazar un recurso por otro. Seleccione la tarea que desee reemplazar. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar. Seleccione uno o ms recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar. Fijar la duracin de una tarea A medida que asigna ms recursos a una tarea, Microsoft Project reduce automticamente su duracin. Por ejemplo, una tarea con un 1 da de duracin y un recurso asignado, conlleva 8 horas de trabajo. Con la programacin condicionada por el esfuerzo, si asigna un segundo recurso, la tarea requiere igualmente 8 horas de trabajo, pero su duracin se reduce a medio da. No obstante, si desea cambiar la cantidad de trabajo en la tarea, puede desactivar la programacin condicionada por el trabajo y asignar otro recurso. La tarea tendr entonces 16 horas de trabajo y su duracin seguir siendo de un da. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas en las que desea desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo. 3 Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, en la ficha Avanzado. 4 Desactive la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo y despus haga clic en Aceptar. Ahora, al asignar un recurso adicional, la duracin de la tarea no cambiar. Sugerencia Puede desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo para todas las tareas nuevas que cree. Las tareas existentes no se vern afectadas. En el men Herramientas, haga clic en Opciones, elija la ficha Programacin y, a continuacin, desactive la casilla de verificacin Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo. Comprobar y modificar asignaciones de recursos

La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo de ellos, las tareas que tienen asignadas. Con la vista Uso de recursos puede averiguar cuntas horas de trabajo tiene programadas cada recurso en tareas especficas y ver qu recursos estn sobreasignados. Tambin puede determinar el tiempo disponible de cada recurso para asignarle trabajo adicional. 1 En el men Ver, haga clic en Uso de recursos. Para ver informacin diferente acerca de las asignaciones de recursos, como trabajo y costo, en el men Ver, seleccione Tabla y luego haga clic en la tabla que desee ver en la vista Uso de recursos. 2 En la columna Nombre del recurso, revise las asignaciones de recursos. 3 Para reasignar una tarea de una persona a otra, seleccione toda la fila, site el puntero sobre el campo de identificacin (la columna que aparece ms a la izquierda) y arrastre la tarea a su nueva ubicacin. Notas Puede cambiar la escala temporal a otra escala, por ejemplo, a semanas, si resulta ms adecuada para el proyecto. En el men Formato, haga clic en Escala temporal y cambie los valores de los cuadros Unidades situados debajo de Principal y Secundaria. El cambio de vista o de tabla no agrega ni quita informacin en el proyecto; nicamente cambia el tipo de informacin del proyecto que se muestra en pantalla. Si el nombre de un recurso est en rojo y en negrita, el recurso est sobreasignado.

Asignar costos a los recursos Microsoft Project permite asignar tasas a los recursos materiales y humanos para poder administrar los costos del proyecto con precisin. Puede asignar tasas estndar, tasas de horas extra o tasas por uso a los recursos. 1 En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada. 3 En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de recurso nuevo. 4 En el campo Tipo, haga clic en Trabajo si el recurso es un trabajador o equipamiento, o en Material si se trata de material o suministros (como cemento). 5 Para un recurso de trabajo, en los campos Tasa estndar, Tasa horas extra o Costo/Uso, escriba las tasas del recurso. Para un recurso material, en el campo Etiqueta de material, escriba una unidad de medida para el recurso material (como tonelada) y en los campos Tasa estndar o Costo/Uso, escriba una tasa.

6 Presione ENTRAR. Sugerencia Puede establecer las tasas estndar y de horas extra predeterminadas para los recursos que especifique. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha General. En los cuadros Tasa estndar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extra, escriba las tasas nuevas. Si desea definir esta configuracin como valor predeterminado para futuros proyectos, haga clic en Predeterminar. Nota Si la tasa para un recurso va a cambiar a lo largo del proyecto, si se va a pagar al recurso con tasas diferentes para asignaciones diferentes o si se trabaja con calidades de material diferentes, haga clic en Hoja de recursos en el men Ver. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y haga clic en Informacin del recurso especifique la informacin en la ficha Costos. Establecer costos fijos de tareas Cuando conozca un costo exacto asociado a una tarea, como los costos de equipamiento, puede especificar un costo fijo. 1 2 3 4 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo. Presione ENTRAR. . A continuacin,

Sugerencia En la tabla Costo tambin puede cambiar cundo se debe acumular el costo fijo seleccionando un mtodo de acumulacin en el campo Acumulacin de costos fijos. Definir cundo se han de acumular costos En Microsoft Project, los costos de recursos se prorratean de forma predeterminada. Su acumulacin se distribuye a lo largo de la duracin. Sin embargo, puede cambiar el mtodo de acumulacin para que los costos de recursos tengan efecto al comienzo o al final de la tarea. 1 En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada. 3 En el campo Acumular, haga clic en el mtodo de acumulacin que desee utilizar. Notas Cuando realice cambios de tasas relativas al tiempo en un recurso y utilice el mtodo de acumulacin de costos prorrateado, los costos se calcularn utilizando las tasas de los perodos de tiempo adecuados y pueden variar durante la realizacin de la tarea.

No se pueden prorratear ni acumular los costos de recursos por uso al final de la asignacin de la tarea. Se acumulan siempre al comienzo de la asignacin.

Comprobar el costo de tareas o recursos Una vez asignadas las tasas a los recursos o los costos fijos a las tareas, probablemente desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendr que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver dnde pueden reducirse costos. 1 Para ver costos de tareas, en el men Ver, haga clic en Ms vistas y, a continuacin, en Hoja de tareas. Para ver costos de recursos, en el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. Sugerencias Tambin puede ver cmo se distribuyen los costos a lo largo de la duracin de una tarea en la vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Costo. Puede ver los costos de recursos ms detalladamente haciendo clic en Uso de recursos en el men Ver, seleccionando Detalles en el men Formato y eligiendo a continuacin Costo. Asimismo, puede ver los costos totales de recursos mostrados grficamente haciendo clic en Grfico de recursos en el men Ver, seleccionando Detalles en el men Formato y eligiendo a continuacin Costo o Costo acumulado.

Comprobar el costo del proyecto completo Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto. 1 En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. 2 Haga clic en Estadsticas. 3 En Costo en la fila Actual, vea el costo total planeado del proyecto. Sugerencias Una vez que ha establecido una lnea de base y comienza a realizar el seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos Previsto y Real para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones.

A medida que progresa el trabajo real, tambin puede comparar la variacin entre los campos Actual y Restante para comprobar si va a tener suficiente dinero para completar el proyecto.

Ver en pantalla el proyecto completo Puede obtener informacin general acerca de las fechas de comienzo y fin del proyecto y ver cundo se realizarn las fases principales, acercando y alejando el Diagrama de Gantt. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Ver, haga clic en Zoom, en Proyecto completo y en Aceptar. Sugerencias

Para ver las barras de Gantt en una escala temporal mayor o menor, haga clic

en Acercar o Alejar . Si tiene que desplazarse hacia abajo para ver la fecha de fin del proyecto y ha esquematizado las tareas jerrquicamente, puede ver slo las tareas de resumen de nivel superior. Haga clic en el ttulo del campo de identificacin (la celda situada en el extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt) y elija Ocultar subtareas . Para ver tareas a un nivel de esquema especfico, haga clic en el ttulo de la columna de identificacin (el campo situado en el extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt). Haga clic en Mostrar que desee. Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto Puede revisar la informacin ms importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el proyecto va a cumplir las previsiones tal como est programado. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto y elija Estadsticas.

y elija el nivel de esquema

Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, as como el trabajo y el costo total. Identificar la ruta crtica La ruta crtica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programacin. La mayora de las tareas de un proyecto normal presentan un cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin

afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique la fecha de fin del proyecto se denominan tareas crticas. Si modifica las tareas para resolver sobreasignaciones u otros problemas de la programacin, tenga cuidado con las tareas crticas; los cambios que realice en ellas afectarn a la fecha de fin del proyecto. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt . 3 Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato a las tareas de la ruta crtica. Sugerencias Es posible filtrar la programacin de manera que aparezcan solamente las tareas crticas. En el men Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Tareas crticas. En la lista Filtro haga clic en Todas las tareas para mostrar de nuevo todas las tareas. Una vez filtradas las tareas crticas, puede ordenarlas por duracin para que se muestren de la ms larga a la ms corta. Ordenar las tareas crticas le ayudar a observar dnde debe esforzarse para reducir las tareas.

Cambiar a una vista diferente Puede mostrar informacin del proyecto en vistas de tareas o en vistas de recursos. Algunas vistas de tareas y de recursos se encuentran en vistas de hoja, que contienen columnas (denominadas campos) de informacin relacionada. En una vista de hoja puede cambiar la tabla para ver campos de informacin diferentes. Otras vistas muestran la informacin de tareas o recursos grficamente, como las vistas Calendario, Diagrama de red y Grfico de recursos, o las tareas y recursos relacionados con una escala temporal, como las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.

En el men Ver, haga clic en la vista de tarea o de recurso que desee.

Si la vista que busca no est en el men Ver, haga clic en Ms vistas para obtener ms opciones. Haga clic en una vista de la lista Vistas y, a continuacin, en Aplicar. Nota El cambio de vista no agrega ni quita informacin del proyecto, slo cambia el tipo de informacin que se muestra en pantalla. Ver campos diferentes en una vista Al planear y realizar un seguimiento de la programacin, puede resultar til disponer de distintas combinaciones de informacin. Si cambia la tabla que se aplica a una vista de hoja, los campos de informacin que muestra esa vista tambin cambian.

1 Si es necesario, en el men Ver, haga clic en la vista que desee. Para utilizar una vista que no est en el men Ver, haga clic en Ms vistas, elija la vista que desee de la lista Vistas y, a continuacin, haga clic en Aplicar. 2 En el men Ver, seale Tabla y elija la tabla que desee aplicar. Para aplicar una tabla que no se encuentre en el submen Tabla, haga clic en Ms tablas, en la tabla de tarea o recurso que desee y, a continuacin, en Aplicar. Observe que los ttulos de campo varan al cambiar entre tablas. Mostrar informacin especfica mediante un filtro Si desea concentrarse nicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte slo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios. 1 En el men Proyecto, seale Filtro para y despus haga clic en el filtro que desee aplicar. Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submen Filtro para o un filtro para resaltar, haga clic en Ms filtros. 2 Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar. 3 Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar. 4 Para desactivar un filtro, seale Filtro para en el men Proyecto y haga clic en Todas las tareas o en Todos los recursos. Nota No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a vistas de tareas. Sugerencia Puede establecer un AutoFiltro en muchas vistas para buscar rpidamente un subconjunto de datos en un campo. En el men Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Autofiltro. Haga clic en la flecha situada en la columna que contiene la informacin que desea mostrar y elija el valor con el que desea filtrar la tabla. Para desactivar los Autofiltros, seale Filtro para en el men Proyecto y, a continuacin, elija Autofiltro otra vez. Ordenar informacin en una vista Puede ordenar tareas o recursos por criterios como el nombre de la tarea, la fecha de fin y el nombre del recurso. La ordenacin puede resultar til si desea ver las tareas en secuencia. Por ejemplo, puede ver las tareas que deben comenzar o finalizar antes. La ordenacin se mantiene aunque cambie de vista y se guarda cuando se cierra un archivo de proyecto. Sin embargo, no es posible guardar una ordenacin personalizada.

1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Proyecto, seale Ordenar y elija la opcin de ordenacin que desee. 3 Para personalizar una ordenacin, en el men Proyecto, elija Ordenar y, a continuacin, haga clic en Ordenar por. 4 En el cuadro Primer criterio, haga clic en el campo por el que desea ordenar los datos y, a continuacin, haga clic en Ascendente o Descendente para especificar el orden. 5 Especificar las opciones de ordenacin.

Para realizar la ordenacin mediante un campo adicional, haga clic en ese campo en el cuadro Segundo criterio y, a continuacin, haga clic en Ascendente o Descendente para especificar el orden. Para renumerar las tareas permanentemente, active la casilla de verificacin Renumerar tareas permanentemente. Para ordenar las tareas con su estructura de esquema de forma que las subtareas permanezcan con sus tareas de resumen, active la casilla de verificacin Conservar la estructura del esquema. Para restablecer la ordenacin con los valores predeterminados, haga clic en Restablecer.

Nota Al hacer clic en Restablecer nicamente se restablecen los valores predeterminados de las opciones de ordenacin del cuadro de dilogo Ordenar. Si las tareas se reordenan constantemente utilizando la casilla de verificacin Renumerar tareas permanentemente, aunque hiciera clic en Restablecer no se restablecera el orden de numeracin de las tareas. Agrupar informacin en una vista En muchas vistas, puede agrupar informacin para tareas o recursos a fin de comparar y contrastar datos. Por ejemplo, es posible que desee ver agrupadas todas las tareas que tienen una duracin similar. 1 Para agrupar informacin de tareas, en el men Ver, haga clic en Ms vistas y, a continuacin, en Hoja de tareas. Para agrupar informacin de recursos, en el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2 En el men Proyecto, elija Agrupar por y despus haga clic en el grupo que desee aplicar. Para aplicar un grupo que no est en el submen Agrupar por, haga clic en Ms grupos. Por ejemplo, para la Hoja de tareas, haga clic en Duracin para ver las tareas agrupadas por duracin. Para la Hoja de recursos, haga clic en Grupo de recursos para ver los recursos agrupados por la informacin del campo Grupo. 3 Para quitar la agrupacin que ha aplicado, en el men Proyecto, elija Agrupar por y, a continuacin, haga clic en Sin agrupar. Comprobar y ajustar una dependencia de tareas

La dependencia de tareas describe cmo se relaciona una tarea con el comienzo o el fin de otra. Microsoft Project dispone de cuatro dependencias entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programacin: fin a comienzo (la de uso ms generalizado), comienzo a comienzo, comienzo a fin y fin a fin. Si utiliza de manera eficaz estas dependencias, podr modificar la ruta crtica y reducir la programacin del proyecto. Microsoft Project asigna una dependencia de fin a comienzo cuando se vinculan tareas. Si otra relacin estructura mejor las tareas, cambie el tipo de dependencia. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un vnculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar al mismo tiempo, utilice un vnculo de fin a fin. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 Haga doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que desee revisar.

Aparecer el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de dilogo Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic exactamente en el vnculo entre tareas y tendr que cerrar el cuadro de dilogo y hacer doble clic de nuevo en dicho vnculo. 3 En el cuadro Tipo, compruebe la dependencia de la tarea. 4 Para modificar la dependencia, en el cuadro Tipo, haga clic en el vnculo entre tareas que desee utilizar. Sugerencias Si tiene tareas que pueden realizarse al mismo tiempo, puede reducir la ruta crtica cambiando la dependencia entre tareas. Por ejemplo, si dos tareas pueden comenzar al mismo tiempo, puede cambiar la dependencia entre ellas por una dependencia de comienzo a comienzo. Si dos tareas deben finalizar al mismo tiempo, puede cambiar la dependencia entre ellas convirtindola en una relacin de fin a fin. Puede agregar perodos de adelanto o posposicin a las tareas para superponer sus fechas de comienzo o fin, o para retrasar una tarea predecesora. Para agregar rpidamente un perodo de posposicin o de adelanto a una tarea sucesora, haga doble clic en la lnea de vnculo del Diagrama de Gantt y despus escriba el perodo que desee en el cuadro Posposicin del cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. Escriba el adelanto en forma de nmero negativo (por ejemplo, 2d para indicar dos das de adelanto) o en forma de porcentaje. Escriba la posposicin con un nmero positivo o con un porcentaje.

Superponer tareas

Si tiene tareas que pueden comenzar antes de lo previsto en la programacin, puede superponer (agregar tiempo de adelanto) para obtener un modelo ms exacto de la forma en que realizar el trabajo. Por ejemplo, si los electricistas pueden comenzar a cablear las tomas de corriente antes de terminar las paredes, puede aprovechar el tiempo de forma ms eficaz empezando la tarea "Cablear tomas de corriente" una vez terminado el enfoscado de la mitad de las paredes. Para ello, se configura un tiempo de adelanto entre la terminacin de "Enfoscado de paredes" y la de "Cableado de tomas de corriente". En Microsoft Project, se escribe el tiempo de adelanto como un nmero negativo o como un porcentaje negativo, como 50 o 30%. 1 En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y haga clic en Informacin de la tarea . 2 Haga clic en la ficha Predecesoras. 3 En el campo Pos, escriba el tiempo de adelanto que desee, como un nmero o un porcentaje negativo. Sugerencias Puede agregar rpidamente un perodo de tiempo de adelanto a una tarea sucesora haciendo doble clic en el vnculo del diagrama de Gantt y escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente en el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. Tambin puede retrasar tareas agregando un tiempo de posposicin. Por ejemplo, si necesita un retraso de 2 das entre la terminacin de una tarea y el comienzo de otra, haga doble clic en la lnea de vnculo del diagrama de Gantt y, a continuacin, escriba 2d en el campo Posposicin del cuadro de dilogo Dependencia entre tareas.

Comprobar y ajustar delimitaciones en tareas Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programacin ms precisa asociando tareas a fechas especficas. Por ejemplo, puede especificar que una tarea no debe comenzar antes de una fecha determinada o no debe finalizar ms tarde de una fecha determinada. Puede cambiar la delimitacin de una tarea, desde la predeterminada Lo antes posible a cualquiera de las otras siete delimitaciones posibles, o restablecer la opcin predeterminada con el fin de reflejar mejor cundo se realizar la tarea. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Ms tablas. 3 En la lista Tablas, haga clic en Fechas de delimitacin y, a continuacin, en Aplicar.

Puede que sea necesario arrastrar la barra de divisin a la derecha para ver los campos Tipo de delimitacin y Fecha de delimitacin. La tabla Fechas de delimitacin muestra el nombre de la tarea, la duracin, el tipo de delimitacin para todas las delimitaciones y la fecha de delimitacin, segn proceda. Si el campo que desea ver no est visible, presione la tecla TAB para desplazarse al mismo. 4 En cada tarea cuya delimitacin no sea la predeterminada, Lo antes posible, observe las tareas predecesoras y sucesoras en el Diagrama de Gantt para determinar si la delimitacin es realmente necesaria. 5 Modificar una delimitacin si es necesario.

Para cambiar un tipo de delimitacin, en el campo Tipo de delimitacin, haga clic en la flecha y, a continuacin, haga clic en la delimitacin adecuada. Para cambiar una fecha de delimitacin, escriba o seleccione la fecha en el campo Fecha de delimitacin.

Notas Si escribe la fecha de comienzo de una tarea o arrastra una barra de Gantt para cambiar esta fecha, Microsoft Project establecer la delimitacin No comenzar antes del (NCAD), en funcin de la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin del tipo No finalizar antes del (NFAD). Si est realizando la programacin del proyecto a partir de una fecha de fin, cuando escriba una fecha de comienzo para una tarea o arrastre una barra de Gantt para cambiar una fecha de comienzo, se establecer una delimitacin No comenzar despus del (NCDD). Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin No finalizar despus del (NFDD).

Reducir la duracin de las tareas agregando ms recursos Una vez que ha asignado recursos a una tarea, Microsoft Project vuelve a calcular su duracin cada vez que agregue o quite recursos. Por ejemplo, si agrega otro recurso a una tarea condicionada por el esfuerzo de cuatro das de duracin que tiene asignado un recurso, la tarea se reducir a dos das. Si tiene ms flexibilidad con las asignaciones de recursos que con las fechas lmite de programacin, agregar recursos puede ser una forma eficaz de reducir la programacin.

1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desee asignar ms recursos y, a continuacin, haga clic en Asignar recursos . 3 En el campo Nombre, haga clic en el recurso que desee asignar a la tarea. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. 4 Haga clic en Asignar. Una marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso est asignado a la tarea seleccionada. Nota Si agregar recursos no afecta a la duracin de la tarea, asegrese de que las opciones de programacin estn definidas como programacin condicionada por el esfuerzo. Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, en la ficha Avanzado. Asegrese de que la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo est activada y de que el tipo de tareas es Unidades fijas o Trabajo fijo. Sugerencias Si no sabe qu recursos estn disponibles para hacerse cargo de ms trabajo, puede ver las asignaciones de recursos actuales haciendo clic en Uso de recursos en el men Ver. Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un valor inferior a 100 en el campo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. Para asignar ms de una unidad del mismo recurso (por ejemplo, dos carpinteros), escriba un porcentaje superior a 100 en el campo Unidades. Para asignar varios recursos diferentes, mantenga presionada la tecla CTRL si selecciona recursos no adyacentes o mantenga presionada la tecla MAYS si selecciona recursos adyacentes.

Dividir una tarea en segmentos La divisin de tareas puede ayudar a ajustar la programacin. Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se reanude ms adelante en la programacin. La divisin de tareas resulta til cuando se necesita interrumpir temporalmente el trabajo en una tarea para trabajar en otra. Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario. La divisin de una tarea en varias partes no es lo mismo que especificar una tarea repetitiva programada para que se repita a intervalos regulares, como puede ser una reunin de personal.

1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 Haga clic en Dividir tarea . 3 Mueva el puntero sobre la barra de tareas que va a dividir y, a continuacin, haga clic en la barra de tareas donde desee que tenga lugar la divisin. Nota El botn de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quiz no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Ms botones Sugerencias Puede crear una divisin mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrndola hacia la derecha. Puede eliminar la divisin arrastrando una parte de la tarea dividida hasta que entre en contacto con la otra parte.

y, a continuacin, haga clic en Dividir tarea

Guardar un plan previsto Cuando haya especificado toda la informacin necesaria para el proyecto y est preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una lnea de base de la informacin del proyecto para compararla con el progreso real de ste. Con la lnea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han comenzado ms tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han realizado los recursos y si el presupuesto marcha segn lo previsto. 1 En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar lnea de base. 2 Haga clic en Proyecto completo para guardar una lnea de base del proyecto. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una lnea de base existente. 3 Haga clic en Aceptar. Sugerencia Para crear un presupuesto, primeramente asigne los recursos y especifique la informacin de las tasas o los costos fijos y, a continuacin, guarde una lnea de base. La informacin de costos del plan previsto puede servir como un presupuesto. Esta informacin no se puede guardar en un plan provisional. Nota Si cuando se guarda el archivo por primera vez todava no ha especificado toda la informacin bsica del proyecto, puede guardarlo sin una lnea de base.

Guardar un plan provisional

Despus de guardar una lnea de base de la informacin del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto. 1 2 3 4 En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar lnea de base. Haga clic en Guardar plan provisional. En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual. En el cuadro En, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional, o especifique un nuevo nombre. 5 Haga clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el proyecto. Haga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programacin. 6 Haga clic en Aceptar. Nota Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los campos Comienzo y Fin. Puede mostrar estas fechas de plan provisional agregando los campos Comienzo y Fin a una tabla. Comprobar si las tareas se estn realizando de acuerdo con el plan Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programacin, es necesario asegurarse de que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. La vista Gantt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que difieren del plan previsto. Despus puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas lmite. La vista Gantt de seguimiento empareja la programacin actual con la programacin original para cada tarea. Una vez que haya guardado el proyecto con una lnea de base, pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la vista Gantt de seguimiento muestra tareas con las barras de la lnea de base y las barras programadas o reales sincronizadas.

Al especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar una desviacin respecto al plan. Por ejemplo, si la fecha de comienzo de "Inventario de materiales" se desplaza dos das y presenta un porcentaje de realizacin del 55%, la barra roja programada se extiende dos das ms all de la barra inferior de la lnea de base.

1 En el men Ver, haga clic en Gantt de seguimiento. 2 Para ver los campos de variacin, en el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en Variacin. 3 Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos de variacin. 4 En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento.

5 Actualizar el progreso de las tareas en el proyecto.

Si la tarea ha comenzado segn lo previsto, haga clic en la tarea y, a continuacin, en Actualizar segn programacin .

Si la tarea no se est realizando segn lo previsto, en las lecciones siguientes aprender la forma de especificar las fechas reales de comienzo y fin, la duracin real de la tarea y actualizar el progreso de una tarea como un porcentaje.

Nota Para que aparezca la informacin de variacin es necesario haber guardado una lnea de base. Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programacin al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas. Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otras tareas de la programacin. Microsoft Project utiliza los valores reales introducidos por el usuario para reprogramar las partes restantes del proyecto. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento si no est seleccionado. 3 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee actualizar. Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas. Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la primera y en la ltima tarea que vaya a actualizar. 4 Haga clic en Actualizar tareas . 5 Bajo Estado real, escriba o seleccione una fecha en el cuadro Comienzo o Fin. Si escribe una fecha de fin, asegrese de que la tarea est completada al 100%; Microsoft Project asumir que la fecha es correcta y reprogramar las tareas, segn proceda. 6 Haga clic en Aceptar. Nota Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas, la correspondiente fecha programada de la tarea cambia. Sin embargo, las fechas previstas no se ven afectadas. Escribir la duracin real de una tarea

Si conoce el nmero de das que lleva una tarea en curso y si progresa como estaba planeado, realice un seguimiento especificando la duracin durante la cual el recurso ha estado trabajando en la tarea. Cuando se especifica la duracin real de la tarea, Microsoft Project actualiza la fecha de comienzo real, el porcentaje de conclusin de la tarea y la duracin de lo que resta de tarea en la programacin. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee especificar la duracin real. 3 En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas. 4 En el cuadro Duracin real, escriba la duracin real de la tarea. 5 Haga clic en Aceptar. Sugerencia Si cree que la tarea va a finalizar antes o despus de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duracin restante. Nota Si introduce una duracin real mayor o igual que la duracin programada, la tarea se convierte en 100% completada, y la duracin programada iguala entonces a la duracin real. Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje El progreso de una tarea se puede indicar mediante la introduccin del porcentaje de la duracin de la tarea que se ha completado. Para las tareas relativamente cortas, quizs no sea necesario controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo, para las tareas largas, la informacin del porcentaje completado le ayudar a realizar un seguimiento del progreso con respecto al plan previsto. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee actualizar el grado de progreso. 3 Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, en la ficha General. 4 En el cuadro Porcentaje completado, escriba un nmero entero comprendido entre 0 y 100. 5 Haga clic en Aceptar. Notas Microsoft Project calcula el porcentaje completado de la tarea de resumen basndose en el progreso de sus subtareas. Tambin puede especificar manualmente el porcentaje completado de la tarea de resumen y Microsoft Project lo utilizar para calcular el porcentaje completado de sus subtareas.

De forma predeterminada, Microsoft Project indica el porcentaje de conclusin de la tarea mediante una lnea delgada y negra, horizontal, justo en medio de cada barra de Gantt en el diagrama de Gantt. Cuando se marca una tarea como completada al 100%, Microsoft Project muestra una marca de verificacin en el campo Indicadores.

Sugerencia Puede utilizar los botones de la barra de herramientas Seguimiento para actualizar el progreso de una tarea y realizar otras funciones de seguimiento. Para ver la barra de herramientas Seguimiento, seale Barras de herramientas en el men Ver y, a continuacin, haga clic en Seguimiento. Actualizar el trabajo real por perodo de tiempo Puede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. El seguimiento mediante campos de fase temporal le ayuda a mantener actualizado el proyecto peridicamente, dado que puede introducir informacin para un da particular de la programacin. 1 En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. 2 En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real. 3 En la parte de fase temporal de la vista, en el campo Trabajo real, escriba el trabajo real de cada recurso asignado. Sugerencias Si es irrelevante conocer qu recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para el trabajo combinado realizado en la tarea por todos los recursos en el campo Trabajo real de la tarea. Microsoft Project divide el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en funcin de cundo estn programados en la tarea y del trabajo restante de cada asignacin. Tambin puede escribir el trabajo real para la semana de una en una. En el men Ver, haga clic en Zoom, y despus en 1 mes para mostrar la escala temporal en incrementos de una semana. A continuacin, escriba el trabajo real para la semana en el campo Trabajo real.

Comprobar si las tareas tienen ms o menos trabajo del planeado Si administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario asegurarse de que los recursos completan las tareas en el tiempo programado. Si ha guardado una lnea de base para el proyecto, puede comprobar la informacin sobre la variacin. Las variaciones en la programacin pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo de la gravedad de la variacin. Por ejemplo, una tarea con menos trabajo del planeado suele ser una buena noticia, pero puede indicar que los recursos no estn asignados eficazmente.

1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Real. 3 Compare los valores de los campos Trabajo, Previsto y Real. Los valores del campo Variacin muestran la diferencia entre el trabajo programado y la cantidad de trabajo planeada originalmente guardada en la lnea de base. Comparar la informacin real de las tareas con la lnea de base Cuando se guarda un plan previsto y despus se actualiza la programacin, es posible comparar el plan previsto con el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las reas del proyecto que no se estn desarrollando como estaba planeado. Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programacin, es necesario asegurarse de que, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. En todo proyecto se producen variaciones, pero es importante detectar lo antes posible aquellas tareas que se desvan del plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas lmite. 1 En el men Ver, haga clic en Gantt de seguimiento. La vista Gantt de seguimiento muestra las variaciones de las tareas grficamente, lo que facilita la deteccin de variaciones en la programacin. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Variacin. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos de variacin. Nota Antes de que aparezcan variaciones, tendr que actualizar las fechas de comienzo y fin reales de las tareas, los valores reales de trabajo o las duraciones reales. Microsoft Project calcula otros datos de las tareas tomando como base la informacin que escriba. Escribir el trabajo total real realizado por un recurso Si programa las tareas en funcin de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualizacin del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este mtodo, podr controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos. Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha realizado en una tarea, Microsoft Project calcula automticamente el trabajo restante deduciendo el trabajo real efectuado por el recurso del trabajo total que el recurso tiene programado. 1 En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

En el campo Nombre de tarea, aparecen los nombres de la tarea y del recurso. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Real. 3 En el campo Real para cada recurso, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duracin del trabajo real de cada recurso asignado. Sugerencia Si es irrelevante conocer qu recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para el trabajo realizado en la tarea por todos los recursos en el campo Real de la tarea. Microsoft Project divide el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en funcin de cundo estn programados en la tarea y del trabajo restante de cada asignacin. Actualizar el trabajo real de un recurso por perodo de tiempo Puede realizar un seguimiento del trabajo real de los recursos individuales utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. El seguimiento del trabajo real de los recursos mediante la utilizacin de campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el proyecto por perodos de tiempo, dado que puede introducir informacin para un da particular (u otro perodo de tiempo) de la programacin. 1 2 3 4 En el men Ver, haga clic en Uso de recursos. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real. En el campo Trab. real para el recurso, escriba el valor del trabajo real.

Comprobar la variacin entre el trabajo previsto y el real de un recurso Si programa las tareas en funcin de la disponibilidad de los recursos y realiza un seguimiento del trabajo real, puede averiguar qu cantidad total de trabajo est realizando un recurso consultando la variacin entre el trabajo previsto y el trabajo real. Tambin puede comparar estos valores con el trabajo previsto y el trabajo real en el transcurso del tiempo, a fin de ver con ms detalle cmo progresa el trabajo del recurso. 1 En el men Ver, haga clic en Uso de recursos. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos Previsto y Real. 3 Compare los valores de los campos Previsto y Real para cada recurso. 4 Asegrese de que los campos Trabajo y Real aparecen en la parte de escala temporal de la vista. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo si no est seleccionado. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real si no est seleccionado, para mostrarlo tambin. 5 En la parte de escala temporal de la vista, compare los campos Trabajo y Trab. real para un resumen diario del trabajo de cada recurso.

Escribir manualmente los costos reales de tareas Microsoft Project actualiza automticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, en funcin del mtodo de acumulacin de la tarea y de las tasas de los recursos. Pero, si desea controlar los costos reales independientemente del costo real de una tarea, puede escribir los costos manualmente. Para actualizar los costos manualmente debe desactivar la actualizacin automtica de costos reales y, a continuacin, escribir su propio costo real para una asignacin una vez que el trabajo restante sea cero. 1 2 3 4 5 6 7 En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo. Desactive la casilla de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales. Haga clic en Aceptar. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Seguimiento. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Costo real. En el campo Costo real, escriba el costo real para la asignacin cuyos costos est actualizando.

Sugerencias Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al final de la tarea o para que se prorratee en la duracin de la tarea. Haga clic en Diagrama de Gantt en el men Ver. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. En el campo Acumulacin de costos fijos, escriba o seleccione el mtodo de acumulacin que desee. Adems de una tasa estndar, en ocasiones los costos de asignacin incluyen una cantidad fija que se carga para un recurso cada vez que el recurso se asigna a una tarea, como gastos de equipamiento, de instalacin, de entrega o de alquiler. Puede especificar este costo por uso haciendo clic en Hoja de recursos en el men Ver y, a continuacin, escribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Uso para el recurso cuyo costo por uso desee modificar.

Actualizar los costos reales por perodo de tiempo Puede realizar un seguimiento de los costos reales utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. El seguimiento de los costos reales mediante la utilizacin de campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el proyecto por perodos de tiempo, dado que puede introducir informacin para un da particular u otro perodo de tiempo en la programacin. 1 Microsoft Project actualiza automticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, segn el mtodo de acumulacin que haya definido. Primero debe desactivar la actualizacin automtica de los costos reales para modificar los costos reales. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo.

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Desactive la casilla de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales. Haga clic en Aceptar. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Costo. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Costo real. Para especificar los valores de costo real para una tarea, seleccione un da u otro perodo de tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuacin, escriba un valor en el campo Costo real para la tarea. Para especificar los valores reales para un recurso, seleccione un da u otro perodo de tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuacin, escriba un valor en el campo Costo real para el recurso.

Sugerencia Puede especificar valores reales en otros incrementos de tiempo, como semanas. En el men Ver, haga clic en Zoom, y haga clic en el incremento que desee. Comprobar si las tareas cuestan ms o menos de lo presupuestado Si asigna costos fijos a tareas o especifica salarios para recursos, probablemente desee ver las tareas que presentan un costo mayor que el presupuestado. Si crea un presupuesto utilizando un plan previsto y sigue de cerca los costos del proyecto, puede detectar con antelacin desfases en los costos y ajustar la programacin o el presupuesto segn proceda. Microsoft Project calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada tarea y recurso y el costo total del proyecto. Estos costos se consideran costos programados o estimados y reflejan la cifra de costos ms reciente a medida que el proyecto progresa. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos Costo total y Costo previsto. 3 Compare los valores de los campos Costo total y Costo previsto. Para conocer la variacin del costo, consulte el valor del campo Variacin. Sugerencias Para ver la informacin del costo total, costo previsto y variacin para el proyecto completo, puede mostrar la tarea de resumen de proyecto. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Vista. Bajo Opciones de esquema (para el proyecto actual), active la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede ver los recursos asignados a una tarea y los costos de los recursos relacionados con esa tarea. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. Arrastre la barra de divisin hacia la

derecha y compare los valores de los campos Costo total, Costo previsto, Real y Restante para los recursos asignados a esa tarea. Ver los costos totales del proyecto Puede ver los costos actual, previsto, real y restante para comprobar si se ajustan al presupuesto. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto. 1 En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. 2 Haga clic en Estadsticas. Los costos actual, previsto, real y restante aparecen en la columna Costos. Analizar los costos con la tabla Valor acumulado Cuando desee comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha, puede utilizar la tabla Valor acumulado. Compara, en trminos de costos, la programacin prevista de cada tarea con la programacin real. Tambin puede usar la tabla Valor acumulado para pronosticar si la tarea finalizar por debajo o por encima de lo presupuestado segn los costos que se acumulan a medida que se ejecuta la tarea. Por ejemplo, si la tarea est completada al 50% y el costo real hasta la fecha es de 200 $, puede ver si 200 $ es ms, menos o lo mismo que el 50% del costo previsto o presupuestado. El campo VAF muestra la variacin al finalizar entre el costo previsto y el costo programado para una tarea. 1 2 3 4 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Ms tablas. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y elija Aplicar. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para mostrar todos los campos de la tabla Valor acumulado Los valores se calculan en funcin del trabajo real y los costos hasta la fecha actual, incluida sta. Para cambiar la fecha de clculo, en el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. En el cuadro Fecha de estado, escriba la fecha que desee utilizar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Sugerencias Mueva el puntero del mouse (ratn) sobre el nombre de un campo para obtener una descripcin del mismo; por ejemplo, coloque el puntero sobre el campo VAF y haga clic en Ayuda sobre VAF para obtener una descripcin del campo. En la vista Uso de tareas, puede ver los datos de valor acumulado durante perodos de tiempo, diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente

o anualmente. En el men Formato, haga clic en Estilos de detalle y despus en la ficha Detalles de uso. En la lista Campos disponibles, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en los campos de valor acumulado que desee mostrar (como CRTR, CPTR, VC o VP) y, a continuacin, haga clic en Mostrar. Haga doble clic en la escala temporal para modificar los perodos de tiempo que se ven. Para ver variaciones de costos para todo el proyecto, puede mostrar la tarea de resumen del proyecto. En el men Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Vista y, bajo Opciones de esquema, seleccione la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto. Buscar recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas El personal y el equipamiento estn sobreasignados cuando tienen asignado ms trabajo del que pueden completar en el horario de trabajo programado. Para poder resolver las sobreasignaciones, debe determinar cules son los recursos sobreasignados, en qu perodos estn sobreasignados y qu tareas tienen asignadas en dichos perodos. Para resolver el problema, el personal y el equipamiento deben asignarse de manera diferente o reprogramar la tarea para el momento en el que el recurso tenga tiempo disponible. 1 En el men Ver, haga clic en Uso de recursos. La vista Uso de recursos muestra el nmero total de horas que el recurso est trabajando, el total de horas que dedica a cada tarea y las horas trabajadas por perodo de tiempo en la escala temporal.

Los recursos que no tengan todava tareas asignadas no presentarn ninguna tarea bajo sus nombres.

Las tareas que no tengan recursos asignados aparecen bajo Sin asignar, en el campo Nombre del recurso. 2 En el men Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Recursos sobreasignados.

Los recursos de trabajo sobreasignados aparecen y estn resaltados. Sugerencias Si en la parte de la escala temporal de la vista Uso de recursos aparecen smbolos de nmero (##), significar que las columnas de la escala temporal no son lo bastante grandes para presentar la informacin. Para cambiar el ancho de las columnas, haga clic en Escala temporal en el men Formato y, a continuacin, aumente el valor del cuadro Tamao. Puede ver la cantidad de trabajo de un recurso que se encuentra asignada a tareas concretas y a un perodo de tiempo determinado. En el men Formato, haga clic en Estilos de detalle. Haga clic en la ficha Detalles de uso y en la lista

Campos disponibles, haga clic en Asignacin porcentual y, a continuacin, en Mostrar. Reducir el trabajo de un recurso Una vez asignado un recurso a una tarea, puede cambiar los valores del trabajo total realizado por el recurso en la tarea o cambiar los valores del trabajo de un perodo de tiempo determinado en que el recurso trabaja en la tarea. Este ajuste de los valores de trabajo permite obtener una programacin ms precisa y detallada. 1 En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. Los recursos se agrupan debajo de las tareas a las que estn asignados. 2 En la parte de tabla (izquierda) de la vista, escriba un nuevo valor en el campo Trabajo para cambiar el valor del trabajo total para una asignacin. Sugerencia La vista Uso de recursos tambin se puede utilizar para ver y modificar valores de trabajo de las tareas agrupadas debajo de los recursos que estn asignados a las mismas. En el men Ver, haga clic en Uso de recursos. Nota Tambin puede modificar los valores individuales del trabajo (o las horas) de los recursos asignados en la parte de escala temporal de la vista. Reasignar trabajo a otro recurso Si ha intentado resolver la sobreasignacin de un recurso con otros mtodos y sta persiste, probablemente habr llegado el momento de reasignar la tarea a otro recurso que disponga de ms tiempo. Se trata de un mtodo alternativo a redistribuir manualmente la programacin, reasignando el trabajo en vez de retrasarlo. 1 En el men Ver, haga clic en Uso de recursos. 2 En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Sobreasignacin. 3 Observe la escala temporal de la derecha y, para cada sobreasignacin resaltada, examine la disponibilidad de otros recursos en ese da. 4 Haga clic en el campo Id para seleccionar toda la fila de la tarea que debe reasignar. 5 Arrastre la tarea hasta el recurso al que desea reasignar la misma. Retrasar una tarea Un modo sencillo de resolver una sobreasignacin de recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que ste disponga de tiempo para trabajar en ella. Para ello, puede agregar un tiempo de retraso a la tarea, observar el efecto en la asignacin del recurso y, a continuacin, ajustar an ms el retraso, si fuera necesario. El retraso de una tarea retrasar asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programacin. Para que esto no ocurra, retrase primero las

tareas con margen de demora permisible (las tareas no crticas) y slo hasta la cantidad de demora disponible para cada tarea. Pruebe a agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la programacin. 1 En el men Ver, haga clic en Ms vistas. 2 En la lista Vistas, haga clic en Asignacin de recursos y, a continuacin, haga clic en Aplicar.

En la parte superior derecha de fase temporal, la sobreasignacin para un recurso aparece en rojo.

En el diagrama de barras que aparece debajo, los mrgenes de demora para las tareas a que est asignado el recurso aparecen grficamente en forma de barras de margen de demora finas contiguas a las barras de Gantt normales. 3 En el campo Nombre del recurso en la parte superior izquierda de la vista, haga clic en el nombre del recurso sobreasignado a una tarea que desee retrasar. 4 En el campo Retraso por redist. (parte inferior izquierda de la vista) correspondiente a la tarea que desee retrasar, escriba la cantidad de tiempo que desea retrasar la tarea.

Para asegurarse de que las tareas sucesoras no resultarn afectadas, no especifique un tiempo de posposicin mayor que el margen de demora permisible para esa tarea. 5 Para volver a una vista nica, en el men Ventana, haga clic en Quitar divisin. Cambiar los das y las horas laborables de un recurso El calendario del proyecto designa la programacin de trabajo predeterminada para el proyecto, pero se puede crear un calendario de recursos para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad de cada recurso. 1 En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2 En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar. 3 En el calendario, seleccione los das que desee cambiar. Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, seleccione el da que aparece en la parte superior del calendario. 4 Haga clic en Predeterminadas, Perodo no laborable o Perodo laborable no predet.. 5 Si en el paso 4 hizo clic en Perodo laborable no predet., escriba las horas en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta. 6 Haga clic en Aceptar. Sugerencia Si un grupo de recursos va a tener el mismo horario laboral especial y los mismos das no laborables, puede crear para ellos un nuevo calendario base. Haga clic en Nuevo en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, y escriba un nombre para el nuevo calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para comenzar con un

calendario predeterminado. Si desea tomar como base un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del y elija el nombre del calendario en el cuadro Calendario. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, modifique los das y horas en el calendario. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos y seleccione el nuevo calendario base en el campo Calendario base para cada recurso al que desee asignar el calendario. Utilizar el Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato con mayor facilidad El Asistente para diagramas de Gantt consiste en una serie de cuadros de dilogo interactivos con opciones que puede seleccionar para aplicar formato al Diagrama de Gantt, por ejemplo, para resaltar la ruta crtica. Cuando termine de seleccionar las opciones, el Asistente para diagramas de Gantt se encargar de dar formato al Diagrama de Gantt. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt . 3 Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt. Sugerencia Para deshacer el formato elegido con el Asistente para diagramas de Gantt, haga clic en Asistente para diagramas de Gantt y aplique de nuevo las opciones predeterminadas haciendo clic en Siguiente para cada paso, a fin de devolver al Diagrama de Gantt su configuracin predeterminada. Aplicar formato a una categora de barras de Gantt Para llamar la atencin sobre todas las tareas de una categora determinada, puede cambiar el formato de las barras de Gantt que representan dicha categora en el Diagrama de Gantt. Por ejemplo, una categora puede incluir tipos de tareas especficos, como hitos, tareas crticas o tareas que han finalizado. En vez de seleccionar manualmente barras de Gantt y aplicarles formato, puede crear o modificar un estilo de barra. Cualquier cambio que realice en el estilo afectar a todas las barras de la categora. 1 En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Formato, haga clic en Estilos de barra. 3 Para modificar un estilo existente, en el campo Nombre, haga clic en el nombre del estilo de barra. 4 Haga clic en la ficha Barras en la parte inferior del cuadro de dilogo Estilos de barra. 5 Para crear un nuevo estilo, haga clic en la columna Mostrar para tareas y despus en la flecha que aparece junto a la seleccin para elegir una nueva categora, por ejemplo Tareas crticas o Terminadas. 6 Si est creando un nuevo estilo, escriba su nombre en el campo Nombre y despus haga clic en la ficha Barras.

7 Bajo Parte inicial, Parte central y Parte final, seleccione las formas, tramas o tipos, y los colores para la barra. 8 Haga clic en Aceptar. Sugerencia Para cambiar el formato de una barra de Gantt individual, seleccione la tarea y haga clic en Barra en el men Formato. Haga clic en la ficha Forma de la barra y despus cambie el formato de la barra de Gantt. Aplicar formato a una categora de tareas en la lista de tareas Para distinguir una categora de tareas, por ejemplo, tareas crticas, de otras tareas del proyecto, puede cambiar el formato de texto de todas las tareas de esa categora modificando el estilo de texto. Es posible tambin cambiar el aspecto de los ttulos de columna y fila, de la escala temporal y del texto de la barra de Gantt. Asimismo puede cambiar estilos de texto en cualquier vista, excepto en la vista Diagrama de red y en la vista de formulario. Sin embargo, en algunas vistas no estn disponibles todas las opciones de formato. Los cambios que realice slo se aplican a la vista actual. En caso de que la vista contenga informacin que requiera una atencin urgente, por ejemplo la fecha de conclusin de una tarea pospuesta, puede resaltar dicha informacin aplicndole formato de forma individual. 1 En el men Ver, haga clic en una vista de hoja como Diagrama de Gantt. 2 En el men Formato, haga clic en Estilos de texto. 3 En el cuadro Cambiar, haga clic en el tipo de informacin que desee cambiar y despus seleccione las opciones de formato para esa informacin. 4 Para cambiar el formato de otro tipo de informacin sin cerrar el cuadro de dilogo, haga clic en un nuevo tipo en el cuadro Cambiar y, a continuacin, seleccione las opciones de formato adecuadas. 5 Haga clic en Aceptar. Sugerencias Para cambiar el formato de una tarea individual, seleccione la tarea, haga clic en Fuente en el men Formato y despus seleccione las opciones de formato para el texto. Para copiar rpidamente el formato de texto de una tarea a otra, seleccione la

tarea cuyo formato desea copiar, haga clic en Copiar formato seleccione la tarea a la que desea aplicar ese formato. Aplicar formato al texto

y luego

En caso de que la vista contenga informacin que requiera una atencin urgente, por ejemplo la fecha de conclusin de una tarea pospuesta, puede resaltar dicha informacin

aplicndole formato de forma individual. En la mayora de las vistas, puede cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamao del texto. Para cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamao del texto, haga clic en Fuente en el men Formato y despus seleccione el formato que desea aplicar. Podr aplicar rpidamente formatos de caracteres, como negrita, cursiva o subrayado, utilizando la barra de herramientas Formato. Seleccione el texto al

que desea aplicar formato y haga clic en Negrita Subrayado

, Cursiva

Para cambiar la alineacin del texto, haga clic en Alinear a la izquierda o .

, Centrar

Alinear a la derecha

Nota Este tipo de formato no cambiar si cambia los datos posteriormente. Tendr que cambiar individualmente el formato que haya agregado. Agregar ttulos, nmeros de pgina u otro tipo de informacin del proyecto Puede agregar informacin del proyecto al encabezado, al pie de pgina o a la leyenda de una vista. La informacin del proyecto puede ser datos introducidos por el usuario (como el nombre de la organizacin o el nombre del administrador) o datos proporcionados por Microsoft Project (como el nmero de pgina o la fecha de fin del proyecto). Puede elegir la informacin del proyecto que ms impacto aporte a la vista impresa. 1 2 3 4 En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina. Haga clic en la ficha Encabezado, Pie de pgina o Leyenda. Haga clic en Izquierda, Centro o Derecha. En el cuadro de texto, site el punto de insercin donde desee agregar la informacin del proyecto. 5 En los cuadros General y Campos del proyecto, haga clic en cada tipo de informacin que desee y despus en Agregar. 6 Microsoft Project utilizar la informacin que ha escrito en los cuadros de dilogo Informacin del proyecto y Propiedades para rellenar cada tipo de informacin. Nota Para aplicar formato a informacin del proyecto, debe seleccionar el smbolo "y comercial" (&) que le precede o seleccionar toda la lnea y despus hacer clic en Formato

de la fuente del texto . Seleccione la fuente, el estilo de fuente y el color que desee, active la casilla de verificacin Subrayado si lo desea y despus haga clic en Aceptar. Obtener una vista previa de la programacin Antes de imprimir una vista, a veces es til comprobar cmo se va a ver la informacin en la copia impresa. Puede ajustar la orientacin y el tamao de la pgina, modificar los encabezados, pies de pgina y leyendas y establecer las opciones de impresin.

Para ver el aspecto que tendr una vista del proyecto cuando se imprima, .

haga clic en Vista previa

Imprimir la vista que aparece en pantalla Lo ms frecuente, es que una vista impresa incluya solamente la informacin que se muestra en pantalla cuando se utiliza el comando Imprimir. Cuando desee imprimir exactamente lo que se ve en pantalla, lo ms indicado es imprimir una vista. Puede imprimir vistas de hojas, vistas de grficos y la mayora de las vistas de diagrama, es decir, cualquier vista excepto las de formulario y la vista Diagrama de relaciones.

Para imprimir una vista utilizando la configuracin predeterminada, haga .

clic en Imprimir Sugerencias

Para cambiar opciones, por ejemplo, notas de impresin o un nmero especfico de columnas, haga clic en Configurar pgina en el men Archivo, elija la ficha Vista y despus seleccione las opciones que desee. Si muestra la vista previa de una vista y decide cambiar el aspecto de sus pginas, haga clic en Configurar pgina en la ventana Vista preliminar y realice los cambios que desee. Para volver a la ventana Vista preliminar, haga clic en Vista previa en el cuadro de dilogo Configurar pgina.

Nota Para cambiar la configuracin de impresin predeterminada, haga clic en Imprimir en el men Archivo y luego especifique la impresora y sus propiedades, el intervalo de impresin, el nmero de copias y el intervalo de fecha. Para ver inmediatamente el resultado de los cambios, haga clic en Vista previa en el cuadro de dilogo Imprimir. Imprimir un informe estndar Un informe es un conjunto predefinido de informacin detallada acerca de una parte especfica del plan. Microsoft Project proporciona ms de 20 informes predefinidos; por

ejemplo, el informe Tareas y recursos humanos incluye automticamente todas las asignaciones de tareas de los recursos, as como el trabajo, el retraso y las fechas de comienzo y fin de cada una de las asignaciones. 1 2 3 4 En el men Ver, haga clic en Informes. Haga clic en el tipo de informe que desee y despus haga clic en Seleccionar. Haga clic en el informe especfico que desee imprimir y despus en Seleccionar. Haga clic en Imprimir.

Sugerencias Puede cambiar el aspecto de las pginas del informe y ver los resultados antes de imprimir. Haga clic en Configurar pgina en la ventana Vista preliminar, realice los cambios que desee y, a continuacin, haga clic en Vista previa para volver a la ventana Vista preliminar. Puede pasar de la vista Vista preliminar a la de Configurar pgina tantas veces como sea necesario antes de imprimir un informe. Puede imprimir cualquier informe utilizando la Vista preliminar. En el men Ver, haga clic en Informes, haga clic en Personalizados y, a continuacin, haga clic en Seleccionar. En la lista Informes, haga clic en el informe que desee imprimir y, a continuacin, haga clic en Imprimir. Si es necesario, realice cambios en las opciones de impresin y haga clic en Aceptar.

Configurar un sistema de grupos de trabajo Un sistema de grupos de trabajo permite vincular electrnicamente a los miembros de un equipo en grupos de trabajo estrechamente relacionados, lo que facilita el intercambio de informacin sobre el proyecto entre los miembros del equipo. En Microsoft Project existen dos formas de configurar sistemas de grupos de trabajo: mediante el Web con Microsoft Project Central o mediante el correo electrnico para comunicar informacin bsica de tareas y actualizar las tareas. Mediante el Web: Microsoft Project Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite la elaboracin de un plan en el que colaboran estrechamente los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes. Microsoft Project Central ofrece ventajas adicionales y mucha ms flexibilidad que un sistema de grupos de trabajo basado en el correo electrnico: Los miembros del grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus proyectos al mismo tiempo. Pueden tambin ver las tareas en un Diagrama de Gantt, y agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas. Los miembros del grupo de trabajo pueden ver la ltima informacin de todo el proyecto, y no slo las tareas que tienen asignadas.

Los miembros del grupo trabajo pueden crear nuevas tareas y enviarlas para su incorporacin al archivo del proyecto, as como delegar tareas en otros miembros del grupo. Los jefes de proyectos pueden solicitar, recibir y consolidar informes de estado. Los jefes de proyectos pueden establecer reglas de mensajes para aceptar automticamente actualizaciones realizadas por miembros del grupo de trabajo.

Cualquiera que trabaje con Microsoft Project Central necesita licencia de Microsoft Project Central; no obstante, slo el administrador o el jefe del proyecto necesita tener licencia de Microsoft Project 2000 para realizar el mantenimiento de una base de datos de Microsoft Project Central. Todos los usuarios deben utilizar copias de Microsoft Project 2000 o de Microsoft Project Central que tengan la correspondiente licencia. Mediante el correo electrnico: Una vez conectado electrnicamente y vinculado, un grupo de trabajo puede utilizar el correo electrnico especial para:

Asignar tareas. Aceptar o rechazar asignaciones de tareas. Solicitar y enviar informes de estado. Enviar y recibir actualizaciones de tareas.

Aunque los requisitos varan, para comunicarse a travs de un sistema de correo electrnico, el jefe de proyecto y todos los miembros del grupo de trabajo deben:

Estar conectados a una red. Utilizar un sistema de correo electrnico de 32 bits compatible con MAPI. Instalar WGsetup.exe en sus equipos.

Para obtener ms informacin acerca del uso de Microsoft Project Central o del correo electrnico para su grupo de trabajo, consulte Toda la informacin acerca de Microsoft Project Central o Toda la informacin acerca de mensajes del grupo de trabajo. Publicar informacin en formato Web Puede incluir informacin de una programacin de Microsoft Project en un documento HTML para el World Wide Web. Microsoft Project utiliza equivalencias de campos de importacin y exportacin para determinar los campos que se van a exportar a formato HTML, y puede utilizar una plantilla para determinar cmo y dnde se muestra la informacin en el archivo HTML. Puede crear o modificar tanto la equivalencia de campos de importacin y exportacin HTML como las plantillas HTML. 1 En el men Archivo, haga clic en Guardar como pgina Web. 2 Si fuera necesario, escriba un nombre para el archivo exportado en el cuadro Nombre de

archivo y despus haga clic en Guardar. 3 En la lista Equivalencia de importacin-exportacin, haga clic en el nombre de la equivalencia que desee utilizar para exportar los datos, por ejemplo, Exportar a HTML usando una plantilla estndar. Nota Puede definir una nueva equivalencia o modificar una existente haciendo clic en Nueva equivalencia. 4 Haga clic en Guardar. Note Puede modificar las plantillas de ejemplo que proporciona Microsoft Project para crear archivos con formato HTML a partir de datos exportados o puede crear sus propias plantillas. Para obtener ms informacin acerca del uso de plantillas HTML de ejemplo, consulte Plantillas y etiquetas de exportacin a HTML. Publicar informacin en forma de grfico Puede copiar informacin como una imagen esttica de la vista activa de Microsoft Project y pegarla en cualquier programa que pueda mostrar informacin grfica en forma de imgenes. Tambin puede guardar la imagen en un formato de archivo compatible con Web para utilizarla en el Web. En muchas vistas, es posible copiar la imagen de la vista completa o seleccionar y copiar una parte de la misma. 1 Seleccione las filas del proyecto que desee copiar o muestre el rea que desee copiar en la pantalla. 2 En el men Edicin, elija Copiar imagen. 3 En Representar imagen, especifique cmo desea que se represente la imagen:

Para copiar la informacin que se va a mostrar en la pantalla, por ejemplo, para una diapositiva de Microsoft PowerPoint, haga clic en Para pantalla. Para copiar la informacin tal y como se va a imprimir, haga clic en Para impresora.

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Para copiar la informacin como un archivo de imagen GIF, para utilizarla en una pgina Web o en otros programas, haga clic en Para archivo de imagen GIF y despus especifique la ruta y el nombre del archivo al que desea copiar la imagen. En Copiar, haga clic en Filas en pantalla para copiar todas las partes visibles del plan o haga clic en Filas seleccionadas para copiar la fila que ha seleccionado. Para copiar informacin de un intervalo de tiempo distinto del que muestra la escala temporal, en Escala temporal introduzca la fecha de comienzo y fin en los cuadros Desde y Hasta. Haga clic en Aceptar. Cambie al programa en el que desea pegar la informacin de Microsoft Project y pegue la imagen utilizando el comando Pegar del programa.

Felicidades! Ahora que ya ha configurado su primer proyecto, puede comenzar a trabajar por su cuenta. Cuando tenga dudas, seleccione las opciones correspondientes en el men de ayuda o haga clic en el Ayudante de Office .