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Caractersticas do dotProject .....................................................................................................................2 Um passeio rpido pelo dotProject............................................................................................................ 3 Adicionando e alterando empresas.............................................................................................................5 Adicionando e editando projetos................................................................................................................7 Adicionando e editando usurios............................................................................................................... 8 Entendendo o bsico sobre permisses.................................................................................................... 10 Adicionando e editando tarefas................................................................................................................ 12 Editando e delegando tarefas ...................................................................................................................16 Como encontrar tarefas s quais voc est associado e como adicionar-lhes arquivos ......................... 17
Caractersticas do dotProject
O dotProject um aplicativo web que gerencia projetos. online, o que significa que todos os membros da sua equipe tm fcil acesso ao que est acontecendo em um projeto. O dotProject unifica:
informaes de empresas informaes de projetos de cada empresa. Todas as tarefas necessrias execuo de cada projeto. Saber quanto de cada tarefa j foi realizado. Grficos de Gantt informao de usurios e colaboradores de cada tarefa. Um modo fcil de informar usurios de suas associaes a tarefas (via email) lembretes popup sobre prazos prximos ao fim uma lista de contatos relacionados calendrios com vises diferentes: mensal, semanal e diria fruns relacionados a projetos. Repositrio de arquivos relacionados a projetos.
O dotProject foi originalmente concebido pela dotmarketing em dezembro de 2000. Desde ento, um grupo internacional de desenvolvedores empregaram seu tempo e esforo na construo do dotProject , fazendo dele um produto robusto e fcil de usar. Antes de conhecer as principais funcionalidades do dotProject a fundo, voc ter uma rpida apresentao do aplicativo e o que ele oferece. Observao: As figuras apresentadas neste documento podem parecer diferentes das pginas do seu dotProject, dependendo dos formatos escolhidos e como a informao foi personalizada para a verso regional do seu dotProject. Alm disso, voc no poder ver partes do sistema para as quais voc no tem permisso.
Figura 1
Figura 2
Figura 3
A pgina de edio de empresa muito intuitiva (figura 4). O campo Dono da empresa pode ser entendido como presidente ou cargo mais alto da empresa. Caso o nome desejado no esteja na lista de usurios da aplicao, ser preciso cadastr-lo. Voc poder deixar a informao do presidente em branco e gravar as informaes parciais clicando no boto Salvar e depois criar o usurio que ser registrado como presidente, seguindo as instrues deste manual para incluso de usurios que ser explicada mais adiante. Aps a incluso do novo usurio, voc poder retornar pagina de edio da empresa e registrar o novo usurio como seu presidente no campo Dono da empresa e depois clicar no boto Salvar para que a nova informao seja gravada. Para adicinar uma nova empresa, v para a pgina de listagem das empresas. Um boto com o ttulo de Nova Empresa aparecer no canto direito superior. Este boto leva a uma pgina que tem os mesmos itens da pgina de edio de empresas. Uma parte da pgina de incluso de empresas mostrada na figura 5. Para apagar uma empresa, v para a pgina de listagem das empresas (siga o caminho explicado no incio do captulo), clique na empresa que deseja apagar. Voc ir para a pgina de visualizao da empresa (Figura 2), onde aparecer um cone de uma lata de lixo no canto direito superior que diz apagar empresa. Clique no cone apenas se voc tiver absoluta certeza que quer apagar a empresa. Note que se voc no puder ver o cone da lata de lixo, significa que voc no tem permisso para apagar empresas (Veremos permisses mais adiante). 5
Figura 4
Figura 5
projeto (em planejamento, em execuo, etc). Voc ainda ter a opo de importar tarefas definidas em outros projetos no campo Import tasks from, que significa: Importar tarefas de (nome do projeto). Preencha uma breve descrio do projeto (Ex: de que consiste, objetivos, etc). Uma vez criado, o projeto poder ser alterado. Para se editar um projeto, simplesmente v para a pgina de edio de projeto (figura 6). O link para a pgina de edio fica na pgina de visualizao do projeto. Portanto, clique no projeto que voc deseja alterar (mesmo procedimento descrito no comeo do captulo) e v para a pgina de visualizao. No canto esquerdo superior, clique em editar projeto. A pgina de bem auto-explicativa, uma vez que voc j conheceu a pgina de incluso.
Figura 6
usurios. Isto significa que embora um usurio tenha sido cadastrado, ele ser impedido de entrar (fazer log in) no sistema at que suas permisses sejam definidas. Para editar a informao de um usurio, clique no lpis esquerda do nome na pgina de gerenciamento de usurios. Voc ser levado a uma pgina que se parece com a pgina de incluso de usurio. A diferena entre um usurio ativo e um inativo que o ativo teve suas permisses definidas, o que significa que algum com um nvel mais alto de permisso definiu o que aquele usurio ativo pode ver, ler, editar e apagar. Novamente importante notar que um usurio que acabou de ser cadastrado ser tratado como inativo at que lhe sejam dadas permisses. Para apagar um usurio, v para a pgina de gerenciamento de usurios e clique no cone da lata de lixo esquerda do nome do usurio.
Figura 7
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Figura 9 Na pgina de visualizao de usurio (figura 9), primeiro clique na aba Permisses na parte de baixo da pgina. Escolha um mdulo (entenda mdulo como um link no menu principal) do sistema ao qual o novo usurio ter permisso, escolha um item do mdulo (o item no aplicvel a todos os mdulos. Um item pode ser entendido como um projeto em especfico dentro do mdulo de projetos, por exemplo), escolha o nvel da permisso (read-write = leitura e escrita, deny = negar permisso e read only = apenas leitura) e clique em adicionar. Perceba que a nova permisso aparece no canto esquerdo onde pode ser visto o quadro de permisses do usurio. Para tirar uma permisso, clique na lata de lixo no canto direito do quadro de permisses. Voc tambm poder copiar as permisses de um usurio previamente cadastrado e d-las a um novo usurio. Para isso, basta ir at Copia permisses de um usurio, no canto direito inferior da aba de permisses. Escolha um dos usurios previamente cadastrados e clique no boto Copia de um modelo. Todas as permisses do usurio escolhido sero permisses do novo usurio tambm. Esta funcionalidade indicada para se evitar trabalho ao dar permisses para usurios cujos nveis de acesso sejam iguais.
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Figura 10 Na pgina de cadastro de tarefa (figura 11), voc poder fornecer informaes sobre sua durao ou simplesmente suas datas de incio e fim. Se as datas de incio e fim estiverem preenchidas, voc pode calcular a durao em horas ou em dias (baseado na quantidade de horas do expediente de um dia til), clicando no boto Durao. Se voc fornecer apenas a data de incio e a durao em dias ou horas, poder calcular a data final clicando no boto Data de encerramento. Voc poder associar usurios a uma tarefa, ou seja, voc poder escolher usurios na lista Profissionais e coloc-los na lista Associados a tarefa. Os usurios na lista de associados sero as pessoas que estaro responsveis pela execuo da tarefa. Uma outra informao importante da tarefa o seu campo Acesso, que pode ser:
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Protegido: a tarefa ser visvel aos usurios associados tarefa e aos usurios que esto cadastrados sob a mesma empresa do usurio que est no campo Criador da tarefa. Participante: a tarefa ser visvel apenas aos usurios associados tarefa. Privado: visvel apenas ao criador da tarefa.
Se a tarefa que voc est cadastrando parte de uma tarefa maior, tal associao pode ser feita no campo Tarefa Pai. Convencionaremos que se uma tarefa A pai de uma tarefa B, ento B uma subtarefa ou uma tarefa filha de A. Para os campos Tarefa Pai e Dependncia de tarefas, considere o seguinte exemplo: suponhamos que em seu projeto existam duas tarefas: A e B. A tarefa B, por sua vez, composta de duas sub-tarefas B1 e B2. Portanto, B1 e B2 so filhas da tarefa B. A tarefa A precisa necessariamente terminar antes que a tarefa B comece. Ento, voc ter a ordem de precedncia: A>B Na tarefa B, B1 precede B2, portanto: A > B1 > B2 Usando o exemplo acima, voc dever cadastrar as tarefas quanto a dependncia e relao de pai/filho da seguinte forma: no campo Tarefa Pai de B1 e B2 dever ser escolhida a tarefa B (B1 e B2 so filhas de B). No campo Dependncia das tarefas de B2, dever constar a tarefa B1 (B2 precede B1). E no campo Dependncia das tarefas de B dever estar a tarefa A (A precede B). O campo Tarefa dinmica dever ser marcado na tarefa B, o que significa dizer que as datas de comeo e fim de B sero a data de incio de B1 e a data de trmino de B2, respectivamente. E a mdia dos progressos de execuo das tarefas B1 e B2 ser o progresso da tarefa B. Note que os campos discutidos anteriormente no so obrigatrios. Se no houver a necessidade de tais relacionamentos entre as tarefas, deixe-os em branco. importante notar tambm que as relaes de dependncia e pai/filho so independentes entre si. Note tambm como as tarefas e sub-tarefas ficam organizadas na pgina de visualizao de projeto na lista e no grfico de Gantt (abas no final da pgina de visualizao de projeto na figura 10).
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Figura 11 Para visualizar uma tarefa, v para: pgina de listagem de empresas (Clique em Empresas no menu principal) > se a empresa desejada no estiver aparecendo, certifique-se de que a aba de filtro Todas empresas esteja selecionada > pgina de visualizao de empresa(clique na empresa desejada) > pgina de visualizao de projeto(clique no nome do projeto desejado)> pgina de visualizao de tarefa(clique no nome da tarefa que voc deseja visualizar). Se comparada s pginas de visualizao de empresas e de projetos, a pgina de visualizao de tarefas (figura 12) tratada de forma diferente pelo dotProject. Enquanto que naquelas pginas de 14
visualizao nenhuma edio possvel, nesta existe a possibilidade de se inserir ou alterar registros (explicados no prximo pargrafo) e arquivos relevantes tarefa (abas na parte de baixo da pgina), embora exista uma pgina de edio de tarefas, seguindo o mesmo padro dos outros mdulos da aplicao. Registros so dados do andamento da tarefa, que contm informaes como: porcentagem de progresso, data, horas trabalhadas, etc. Podem ser inseridos quantos registros se desejar em uma tarefa. Note que cada registro inserido pelo clique no boto atualizar tarefas na aba Novo Registro ser apresentado na aba da esquerda: Registros de tarefa. Na pgina de visualizao de tarefas tambm existe o cone da lata de lixo que, servir para apagar a tarefa.
Figura 12
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Como encontrar tarefas s quais voc est associado e como adicionar-lhes arquivos
Para encontrar as tarefas s quais voc est associado, v para: Pgina de listagem de empresas (Clique em Empresas no menu principal) > Se a empresa que voc procura no estiver na lista, certifique-se de que a aba de filtro todas empresas esteja selecionada > pgina de visualizao de empresa (clique na empresa que voc deseja visualizar) > pgina de visualizao de projeto (clique no projeto desejado) > pgina de visualizao de tarefa (clique no nome da tarefa que voc deseja ver e no no cone do lpis). Ou Clique em Tarefas no menu principal e use o filtro minhas tarefas ( direita, no canto direito superior) > Clique no nome da tarefa e no no cone do lpis > Na pgina de visualizao da tarefa, clique no link editar esta tarefa, no canto esquerdo superior. A pgina de visualizao de tarefa (figura 14) permite que voc acompanhe o progresso em porcentagem da tarefa qual voc est associado. A melhor forma de manter todos informados incluir um registro na parte de baixo da pgina. O registro tem informaes especficas de como est o progresso de execuo da tarefa. A pgina de visualizao tambm permite que voc insira qualquer tipo de arquivo a uma tarefa. Clique no link Anexar um arquivo do lado direito da pgina (veja a figura 14). Uma nova pgina aparecer (figura 15). Nela voc poder dar uma breve descrio do arquivo, indicar a qual projeto e tarefa ele estar relacionado e clicando no boto Arquivo... voc pode selecionar um arquivo para anexar tarefa. Para apagar ou visualizar um arquivo, clique no link lista de arquivos, no canto esquerdo superior. Uma lista de arquivos aparecer (veja a figura 16). Para apagar o arquivo, clique no nome do arquivo e depois clique no cone da lata de lixo. Para gravar um novo registro em uma tarefa, v para a pgina de visualizao de tarefa e clique na aba Novo registro, na parte de baixo da pgina. Selecione o quanto de progresso j foi realizado, quantas horas foram gastas e d uma descrio. Clique no boto atualizar tarefas para salvar o novo registro. Os progressos da tarefa e do projeto sero alterados de acordo com o novo registro inserido. Se o campo Notifica o criador estiver marcado, o criador da tarefa ser avisado por email da atualizao do progresso da tarefa. A pgina de edio de tarefa permite que sejam alteradas algumas informaes sobre a realizao da tarefa (figura 13), mas as horas gastas s podem ser inseridas por meio de registros (figura 14).
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Figura 14
Figura 15
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Figura 16
Figura 17
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