KERANGKA ACUAN KERJA PRAKTIK Aplikasi Registrasi Surat Masuk dan Keluar berbasis Website pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I] Palembang (Mi MBP Oleh: Salwa Fakhira Imletta 2024240046 Wiji Kurniawan 2024240060 Program Studi Sistem Informasi Fakultas Iimu Komputer dan Rekayasa Universitas Multi Data Palembang 20221, PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK 1, Tempat, Waktu Dan Topik Kerja Praktik ‘Nama Perusahaan/lembaga Alamat Waktu Pelaksanaan Hari Kerja Jam Kerja 2. Penyelia Kerja Praktik Nama Jabatan Telepon Email 3. Pembimbing Kerja Praktik Nama Jabatan Telepon Email 4, Pelaksana Kerja Praktik Nama NPM : Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas Il Palembang : Jl. Mayor Memet Sastrawirya No.147 Boom Baru Palembang 30115 :8Minggu + Senin, kamis jumat :13,00— 17.00 WB (disesuaikan dengan jam perkuliahan) : Aplikasi Registrasi Surat Masuk dan Keluar Berbasis Website PadaKantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang : Endang Tiara Devi, S.H., MM. : Kaur Umum dan Rumah Tangga : 081271238558 + endang.tiaradevi@gmail.com : Desy Iba Ricoida, $.T., MT. : Dosen , Universitas MDP 08127300965 : desih@mdp.ac.id ‘Salwa Fakhira Imletta : 2024240046 +: 089625116712 : salwaimleta29@mhs.mdp.ac.id : Wiji Kurniawan 2024240060 +: 081532752651 -wijikurniawan@mhs.mdp.ac.id2, PROFIL TEMPAT KERJA PRAKTIK Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas Il Palembang adalah Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Kementerian Perhubungan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut. Melaksanakan Pengawasan dan Penegakan Hukum di Bidang Keselamatan dan Keamanan Pelayaran, Melaksanakan Pengawasan dan Penegakan Hukum Di Bidang Keselamatan dan Keamanan Pelayaran dan Melakukan Pengaturan, Pengendalian dan Pengawasan Kegiatan Kepelabuhanan Pada Pelabuhan yang Diusahakan Secara Komersial. 1. Visi dan Misi a. Visi Terwujudnya penyelenggaraan kepelabuhan yang efektif, efesien dan memberikan nilai tambah. b. Misi 1. Menyelenggarakan kegiatan kepelabuhan dan angkutan laut yang handal dan efisien serta memberikan nilai tambah berdasarkan peraturan yang berlaku, 2. Menyelenggarakan pengawasan keselamatan dan keamanan pelayaran yang efektif, efisien dan memberikan perlindungan lingkungan maritime 3. Menyelenggarakan pemeriksaan dan sertifikasi kapal secara efektif dan efisien 4, Menyediakan tata Kelola kelembangaan, tata Kelola sumber daya manusia dan tata Kelola keuangan berbasis teknologi informasi dan Komunikasi yang transparan dan akuntabel.2. Struktur Organisasi Dalam meningkatkan serta mencapai tujuan Bersama di dalam suatu Organisasi atau perusahaan, diperlukan struktur organisasi yang teratur dan baik guna untuk memperjelas pembagian tugas serta tanggung jawab agar tidak terjadinya tumpeng tindih dalam suatu wewenang maupun tanggung jawab perorangan. Sehingga kelancaran serta efisiensi kerja dalam perusahaan selalu terjamin dan berjalan dengan baik. Berikut di bawah ini struktur organisasi pada Kementerian Perhubungan Direktorat Jendral Perhubngan Laut Sumatera Selatan, Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas sil Palembang, eee ‘Sumber : Pembukuan Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I! Palembang ‘Gambar 1Sturktur Organisasi kantor Kesyahbandaran dan OtoritasPelabuhan Kelas I Palembang.3. LATAR BERLAKANG MASALAH Perkembangan teknologi yang semakin maju membawa banyak perubahan dalam setiap aspek kehidupan manusia. Kemajuan teknologi yang semakin canggih ini, ‘memiliki dampak yang sangat besar dalam kehidupan sehari-hari salah satunya yaitu ‘media berkomunikasi. Dalam menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain tentunya dapat disampaikan dengan lebih mudah serta efisien baik lisan maupun tulisan tanpa harus bertemu secara langsung. Salah satu bentuk media komunikasi yang masih digunakan pada saat ini yaitu surat. Menurut Suryani, dkk (2015:2), ‘Surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi/lembaga/instansi. Saat ini penggunaan surat sudah jarang digunakan, Akan tetapi pada situasi atau tempat tertentu, surat masih dibutuhkan dan digunakan oleh perusahaan atau instansi untuk suatu keperluan tertentu. Administrasi pada instansi atau lembaga tidak akan lepas dari pengarsipan surat seperti surat masuk dan surat keluar. Pengarsipan dan pengelolaan surat merupakan suatu kegiatan penting pada instansi maupun lembaga dimana surat tersebut memuat informasi penting yang bersifat rahasia. Pengarsipan surat penting untuk dilakukan, agar menjaga keutuhan informasi serta dengan adanya arsipan juga mempermudah bagi instansi atau lembaga untuk mencari kembali informasi terkait luar atau dari dalam instansi maupun lembaga dan organisasi. Keamanan pengarsipan suratmenyurat juga harus sangat diperhatikan, karena isi surat pada organisasi atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi atau instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya aplikasi registrasi surat. Pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang dalam kegiatan registrasi surat yang ada serta pendataan surat masih tergolong manual. Hal ini menyebabkan kesulitan pada karyawan ketika ingin mencari kembali surat yang diperlukan, sehingga mengakibatkan tidak efisien waktu serta kemungkinan dalam kehilangan dokumen surat karena terlalu banyak surat yang disimpan. Terhambatnya pada pengelompokkan surat masuk-keluar dan ketika ingin menyimpan serta mengakses lagi surat tersebut.Berdasarkan latar belakang di atas, maka di butuhkan suatu aplikasi pengelolaan. data surat masuk dan surat keluar untuk membantu Arsiparis dalam mencatat data masuk dan keluar yang di arsipkan agar data tersimpan dengan aman dan tersusun rapi.Dengan adanya aplikasi registrasi surat yang kami buat, diharapkan dapat ‘membantu Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang dalam mengarsipkan surat, menata jenis surat, memudahkan pencarian surat serta dapat ‘menjadi wadah berkumpulnya surat yang ada dalam instansi ini 4. TUJUAN Dengan ini tujuan kami membuat aplikasi dengan judul “Aplikasi Registrasi Persuratan pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang yaitu : Untuk memperbaiki kualitas laporan_serta mempermudah dalam menyimpan surat atau dokumen yang ada dalam perusahaan tersebut ‘Meminimalisir kehilangan dokumen atau surat penting pada perusahaan. 5. RUANG LINGKUP Berdasarkan latar belakang masalah, maka pembuatan “Aplikasi Registrasi Persuratan Berbasis Website pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang” telah di usulkan kepada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang. ‘Adapun batasan ruang lingkup sebagai berikut : 1. Aplikasi Registrasi Persuratan dapat digunakan oleh Arsiparis sebagai admin dan Pejabat Struktural dan Kaur sebagai user. Admin memiliki hak akses untuk menambah, menghapus dan mengunggah file surat dan user yang hanya bisa melihat dan mengunduh file surat 2. Aplikasi ini dapat memasukkan surat masuk,surat keluar, mencari surat berdasarkan nama/nomor dan mengunggah surat serta mengunduh Kembali surat yang telah di unggah sebelumnya. 3. Aplikasi dapat menampilkan nomor surat, nama surat, perihal surat, surat ditunjukkan ke siapa dan soft file dari surat dan dapat di unduh Kembali pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas Il Palembang 4. Aplikasi ini dapat menyimpan, menyunting, memperbarui dan menghapus dokumen5. Aplikasi ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman Php dengan menggunakan framework Laravel dan penyimpanan database phpMyAdmin, Serta Desain website menggunakan_html,css,boostrap template sb admin. 6. KELUARAN YANG DIHASILKAN Sistem Informasi yang kami buat selama Kerja Praktik ini dapat di akses oleh Arsiparis sebagai admin dengan hak seperti mengunggah surat,menambah surat, menghapus surat dan pengguna yaitu para pejabat Struktural dan Kaur yang hhanya bisa melihat dan mengunduh surat serta dibuat untuk membantu pengguna dalam mengelola,mengarsip surat dan mencari surat berdasarkan nama/ nomor surat. Bertujuan agar memudahkan serta meminimalisir terkait kehilangan ‘maupun kesulitan dalam mencari surat yang telah masuk ataupun keluar. 7, JADWAL KEGIATAN Minggu 1: 1, Melakukan observasi lapangan 2. Meminta perizinan untuk Kerja Praktik pada penyelia Minggu 2: 1. Melakukan tahap analisis yaitu dengan pendefinisian masalah dan penetapan Tuang lingkup aplikasi. 2. Melakukan analisis kebutuhan dan analisis prasyarat pada aplikasi yang akan dibuat Minggu 3: Merancang Use Case diagram berdasarkan analisis kebutuhan serta prasyarat Minggu 4: ‘Membuat UML dengan menggunakan metodologi Rancangan Berorientasi Objek, berupa : 1. Merancang Activity Diagram 2. Merancang Class Diagram 3. Merancang Rich Picture ‘Minggu 5 :1, Membuat kode program dengan menggunakan bahasa pemrograman php dengan framework laravel, visual studio code sebagai code editor dan phpmyadmin sebagai database management system. 2. Melakukan coding berdasarkan rancangan yang telah dibuat Minggu 6 : Melanjutkan coding program Minggu7 |, Melanjutkan coding yang telah di buat hingga selesai 2. Melakukan pengujian tethadap program yang telah dibuatMinggu 8 : 1. Memberikan pelatihan aplikasi kepada pihak karyawan_ 2. menyerahkan aplikasi kepada pihak instansiBBerikut merupakan foto tempat untuk KP dan bersama penyelia.‘Yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan telah membaca dan memahami isi dari kerangka acuan kerja praktik. Palembang, 10 Oktober 2022 Pelaksana Kerja Praktik ‘NIP.19871225 201012 2.004 111062 Ketua Program Studi Sistem Informasi lis Pe Kom, M, 101057Foto konsultasi bersama penyelia Foto ‘esting aplikasiSW DAN REKAYASA Palembang, 26 September 2022 Nomor —: 293/UMDP/IX/M/2022 ‘Lampiran : - Perihal _ : Pengantar Surat Kerja Praktek Kepada : Yth. Kepala Kementrian Perhubungan Direktorat Jendral Perhubungan Laut Kantor Kesyahbandaran Dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang . JL. Mayor Memet Sastrawirya No.147 Boom Baru Palembang 30115 Palembang Dengan hormat, Sebagai upaya menyelaraskan antara konsep pemahaman secara teoritis dan pengalaman praktis di lapangan, sebagaimana kompetensi kurikulum yang kami bangun, maka kami mewajibkan kepada mahasiswa untuk melakukan Kerja Praktek. Karenanya kami berharap kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan kesempatan Kerja Praktek di Kementrian Perhubungan Direktorat Jendral Perhubungan Laut Kantor Kesyahbandaran Dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang Palembang sesuai dengan judul Aplikasi Arsip Persuratan Berbasis Website Pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Palembang. Berikut data mahasiswa yang akan melaksanakan Kerja Praktek : No. ‘Nama NPM Program Studi ‘Salwa Fakhira Imletta 2024240046 Sistem Informasi (S1) 2 [Wiji Kurniawan 2024240060 ‘Sistem Informasi (S1) Kepada mahasiswa yang melakukan Kerja Praktek, diharapkan disamping mendapatkan pengalaman praktis, juga sedapat mungkin memberikan kontribusinya sesuai dengan bidang imu yang dimiliki. Atas kesediaan, dulungan dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Dekan Fakultas Iimu Komputer dan Rekayasa Universitas Multi Data Palembang ‘Dad Dr. Wijang Widhiarso, M.Kom NIK 021018 ‘Tembusan 1. Ketua Prog. Studi Sistem Informasi ($1) 2. Arsip ‘catatan 1, Silakan scan QReode untuk melihat kasllan surat