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INSTITUTO MEXICANO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL DIRECCIN DIVISIONAL DE SISTEMAS Y TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN

Anexo tcnico

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1 DE 32 SDPIT-02 1.0 FEB-2011

ANEXO 11 FORMATO 5

Objetivo.
Preservar la continuidad de las tareas de digitalizacin y captura de documentos en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial.

Alcance.
El servicio de digitalizacin y captura aplicar a documentos de la Direccin Divisional de Marcas, de la Direccin Divisional de Patentes y de la Gaceta de la Propiedad Industrial.

Introduccin.
Desde su creacin hace ms de XV aos y mucho antes que otras grandes instituciones, el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial ha mantenido la visin de ser una oficina digital en donde, las operaciones bsicas se apoyen en los medios electrnicos disponibles para ello, fortaleciendo con esto la transparencia gubernamental y el ejercicio de la rendicin de cuentas. Una de las iniciativas innovadoras que se volvi parte de la vida misma del IMPI, es la digitalizacin de todos los documentos de entrada, salida y de gestin interna que constituyan un expediente, con la finalidad de integrar el acervo digital del Instituto, desde donde se proveen, a todos los ciudadanos del planeta, muchos servicios electrnicos pblicos y gratuitos en los que el papel no interviene. En este contexto, el IMPI requiere de una empresa que proporcione los servicios de digitalizacin y captura de documentos, de acuerdo a los siguientes:

Trminos de referencia.

PARTIDA 1
TRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SERVICIO MULTIANUAL DE DIGITALIZACIN DE PGINAS, DE DIGITALIZACIN ETIQUETAS DE SIGNOS DISTINTIVOS Y DE CAPTURA DE DOCUMENTOS DE LA DIRECCIN DIVISIONAL DE MARCAS

I.

PROPUESTA DE TRABAJO.

I.1. Plan de Trabajo propuesto por el licitante. La empresa licitante deber incluir como parte de su oferta tcnica la descripcin detallada del plan de trabajo propuesto que considere al menos los siguientes aspectos: I.1.1. Pginas tamao carta y oficio a digitalizar por ao:

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MONTOS MXIMO MNIMO I.1.2.

2011 10,044,000 6,026,400

2012 10,196,640 6,117,984

2013 10,358,438 6,215,063

TOTALES 30,599,078 18,359,447

Etiquetas de signos distintivos a digitalizar por ao: 2011 59,829 35,897 2012 63,419 38,051 2013 67,224 40,334 TOTALES 190,472 114,283

MONTOS MXIMO MNIMO I.1.3.

Documentos a capturar por ao: 2011 99,715 59,829 2012 105,698 63,419 2013 112,040 67,224 TOTALES 317,453 190,472

MONTOS MXIMO MNIMO

I.1.4. La digitalizacin y captura se aplicar a documentos de la mesa de entrada de la Direccin Divisional de Marcas, as como, a expedientes de su acervo histrico, sin rebasar la produccin estimada en los puntos I.1.1, I.1.2 y I.1.3 de la presente especificacin tcnica. El suministro de datos para la generacin del ndice de los documentos a digitalizar no se considerar, bajo ninguna circunstancia, como captura de documentos. I.1.5. Para el propsito del servicio a contratar, por parte del IMPI el Subdirector Divisional de Productos de Informacin Tecnolgica nombrar un supervisor tcnico de la produccin de digitalizacin (en adelante supervisor de digitalizacin) quin administra los documentos digitales, el Subdirector Divisional de Desarrollo de Sistemas nombrar un supervisor tcnico de la produccin de captura (en adelante supervisor de captura) y el Subdirector Divisional de Soporte a Sistemas nombrar un responsable de las actividades de soporte tcnico institucional (en adelante representante de la SDSS). El Subdireccin Divisional de Procesamiento Administrativo de Marcas, designado por el titular del rea requirente de los servicios de digitalizacin y captura en el IMPI, nombrar un supervisor de produccin (en adelante supervisor de produccin). La empresa adjudicada nombrar un supervisor por cada grupo de trabajo para los servicios que preste (en adelante responsables del servicio). I.1.6. Los tcnicos especializados que proporcione la empresa adjudicada, bajo la supervisin del responsable del servicio, realizarn de manera regular y autnoma las siguientes actividades, apegndose al pie de la letra a lo contenido en la Gua del Procedimiento Operacional para la Produccin de Documentos Digitales y en el Manual de Captura de Documentos del SIGMAR, documentos que sern entregados a la empresa adjudicada. I.1.6.1. Recibir mediante relacin impresa, lotes de documentos a procesar, de acuerdo a lo definido por el supervisor de produccin, registrando en bitcora los datos necesarios que identifiquen el lote de documentos y la fecha y hora de recepcin.

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I.1.6.2. Preparar documentacin removiendo material de sujecin en la presentacin que venga e intercalar documentos segn el orden establecido por el supervisor de produccin, si es necesario. I.1.6.3. Digitalizar y capturar los lotes de documentos recibidos. Para el caso de la digitalizacin, se deber hacer una revisin de imgenes e ndices de cdigo de barras reconocidos por el software de digitalizacin. I.1.6.4. Validar la informacin capturada y/o digitalizada ya sea por medios estadsticos o directos, informando al supervisor de produccin del resultado del total de documentos capturados y/o digitalizados. Adems, para el caso de la digitalizacin, el responsable del servicio elaborar el Reporte de Digitalizacin que contiene todo lo necesario para la identificacin de lo digitalizado (cdigo de barras, nmero de documentos y pginas digitalizadas, etc.), con el que se auxiliar para las validaciones pertinentes, cotejando el numero de hojas por documento digitalizado, contra la relacin primaria. Este reporte se procesa directamente en el Sistema Integral de Documentacin Electrnica y Microfilm (SIDEM), propiedad del IMPI. I.1.6.5. Corregir, cuando sea necesario, la informacin capturada y/o digitalizada. Para el caso de la digitalizacin el responsable del servicio elaborar nuevamente el Reporte de Digitalizacin. I.1.6.6. Armar, ordenar y devolver la documentacin ntegra ya digitalizada, capturada y validada al supervisor de produccin de acuerdo a lo registrado en bitcora, respetando el formato en que recibi cada lote. I.1.6.7. La empresa adjudicada contar con un mximo de 2 das hbiles del IMPI, contados a partir de la fecha y hora de recepcin asentada en la relacin impresa, para la devolucin del total de los documentos recibidos para captura y/o digitalizacin junto con el reporte de digitalizacin impreso. Dicho reporte servir al supervisor de produccin para verificar en conjunto el total de documentos digitalizados. I.1.6.8. Una vez liberados los lotes de documentos digitalizados por el supervisor de produccin y antes de comenzar la migracin, el responsable del servicio verificar que los ndices de cada lote de imgenes cumplan con las especificaciones tcnicas. I.1.6.9. En caso de que los lotes presenten problemas para la migracin de la informacin que contengan, la empresa adjudicada contar con un mximo de 1 da hbil para la correccin y reemplazo correspondiente, contado a partir de la fecha y hora de liberacin por el supervisor de produccin y las fechas quedarn registradas en el SIDEM. I.1.6.10. Migrar imgenes al Servidor de Documentos Digitales (UCM) dentro de la red Institucional y asegurar su disponibilidad en el Visor de Documentos de Propiedad Industrial (VIDOC). El proceso de migracin se ejecuta desde el SIDEM. La primera actividad del proceso ser realizar una transferencia al servidor TIFF del IMPI de cada lote digitalizado y validado, con su archivo ndice y su Reporte de Digitalizacin correspondiente. I.1.6.11. Al termino de la transferencia se ejecuta la fase de la migracin y el programa migrador validar los datos e imgenes contenidas en el ndice del lote, generando el Reporte de Migracin el cual deber ser almacenado en el SIDEM para dar por concluida esta fase. El Reporte de Migracin quedar disponible para consulta del supervisor de produccin de las reas de digitalizacin para su control correspondiente y de los involucrados en el proceso. De estos reportes se toman la cifras mensuales para del acta de liberacin del servicio correspondiente.

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I.1.6.12. Reportar al supervisor de produccin la disponibilidad de la informacin o en su caso las eventualidades que se hubiesen presentado. I.1.6.13. Si lo considera conveniente, la empresa adjudicada podr cotejar las cifras mensuales en evento previo a la generacin del acta de liberacin del servicio correspondiente, de acuerdo a los horarios que establezca el supervisor de digitalizacin. I.1.7. El supervisor de produccin deber:

I.1.7.1. Supervisar el proceso de produccin de la empresa adjudicada en el transcurso de la digitalizacin y/o captura, de acuerdo a sus recursos y procedimientos vigentes apegndose al pie de la letra a lo contenido en la Gua del Procedimiento Operacional para la Produccin de Documentos Digitales y en el Manual de Captura de Documentos del SIGMAR. I.1.7.2. Asignar espacio de trabajo, mobiliario y nodos de red ya existentes para instalar las estaciones de captura, las estaciones de escaneo y escneres necesarios y suficientes para realizar las actividades de preparacin, digitalizacin, captura y reintegracin de documentos. I.1.7.3. Capacitar a los tcnicos especializados de la empresa adjudicada en la identificacin y/o el manejo de cada tipo de documento a ser digitalizado y capturado. I.1.7.4. Entregar mediante relacin impresa, a los tcnicos especializados de la empresa adjudicada, los lotes de documentos a procesar ordenados y separados por tipo de documento, registrando en bitcora los datos necesarios que identifiquen el lote de documentos y la fecha y hora de recepcin. I.1.7.5. Verificar el contenido de los documentos digitalizados y/o capturados conforme a los estndares definidos. I.1.7.6. Liberar los lotes de documentos digitalizados a los tcnicos especializados de la empresa adjudicada, para su migracin desde el SIDEM. I.1.7.7. Informar por correo electrnico, al supervisor de digitalizacin y/o al supervisor de captura, de los problemas tcnicos y errores detectados en la digitalizacin y captura que se presenten en el proceso de produccin, para coordinar su solucin. I.1.7.8. Autorizar la entrada y salida del IMPI, del equipo informtico propiedad de la empresa adjudicada. La salida del equipo podr realizarse, previa revisin y visto bueno del representante de la SDSS, asegurando que el equipo se encuentre formateado. I.1.7.9. Proporcionar tres equipos de cmputo para la produccin de captura de documentos descrita en estas especificaciones tcnicas, con capacidad de soportar las aplicaciones propiedad del IMPI y con un desempeo adecuado. Dichos equipos contarn con las licencias de programas, propiedad del Instituto, necesarias y suficientes para acceder a la red Institucional y a los sistemas, donde sern capturados los documentos. Los tcnicos especializados de la empresa adjudicada sern capacitados por el supervisor de produccin en el uso de las pantallas de captura correspondientes. El mantenimiento de estos equipos de cmputo ser proporcionado por el IMPI. I.1.7.10. Remitir a la Direccin Divisional de Administracin un reporte mensual de las

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eventualidades o incumplimientos del servicio para la aplicacin de las sanciones establecidas en el contrato respectivo. I.1.7.11. Remitir al supervisor de captura y con estricto apego al calendario de liberacin de servicios informticos vigente, las cifras mensuales de captura de documentos que la empresa proces a satisfaccin del rea requirente, para la generacin del acta mensual de entrega/recepcin de los servicios prestados. I.1.8. El supervisor de digitalizacin y el supervisor de captura debern:

I.1.8.1. Apoyar al supervisor de produccin en la elaboracin de las especificaciones tcnicas que debern cumplirse en el proceso de digitalizacin y captura. I.1.8.2. Coordinar, si es necesario, las actividades entre el supervisor de produccin y los responsables de servicio para que el proceso de digitalizacin y captura llegue a buen trmino. I.1.8.3. Verificar que las imgenes entregadas y los datos capturados por la empresa adjudicada, cumplan con las especificaciones tcnicas. Para el caso de la digitalizacin, el SIDEM cumple fehacientemente con ese propsito. I.1.8.4. Remitir a la Direccin Divisional de Administracin el acta mensual de entrega/recepcin de los servicios prestados por la empresa adjudicada a satisfaccin del rea requirente. Dicha acta se elaborar conforme al calendario de liberacin de servicios informticos vigente y solo incluir los lotes migrados o capturados en el mes correspondiente; siempre y cuando no existan lotes pendientes por migrar en el periodo a pagar. Por ningn motivo se liberarn actas si la empresa adjudicada tiene algn retraso. I.1.9. El representante de la SDSS deber:

I.1.9.1. Proporcionar el apoyo necesario y suficiente para conectar los equipos de la empresa adjudicada a la red institucional, de acuerdo a lo establecido en las presentes especificaciones tcnicas. I.1.9.2. Monitorear constantemente el espacio de almacenamiento asignado a los servidores TIFF y UCM, para que de manera oportuna pueda realizar un respaldo o asignar nuevo espacio en caso de ser necesario y no se detenga la operacin. I.1.9.3. Producir al menos un respaldo trimestral en cinta, considerando un ciclo de vida de 2 respaldos, que consisten en el respaldo actual ms el respaldo del trimestre inmediato anterior. En caso de fuerza mayor, se realizarn los respaldos pertinentes cuando as se determine. I.1.9.4. Enviar las cintas de los respaldos correspondientes debidamente identificadas, a la bveda de seguridad que se tiene contratada para resguardo institucional fuera de las instalaciones del IMPI y proceder con el borrado controlado de los lotes almacenados en el servidor TIFF para continuar utilizando el espacio de almacenamiento con los subsecuentes lotes que deban ser migrados. I.1.9.5. Revisar y dar formato a los equipos de la empresa adjudicada que solicite el supervisor de produccin antes de que autorice su salida de las instalaciones del IMPI.

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I.1.10. Para la integracin de su oferta tcnica, la empresa licitante deber tomar en cuenta las siguientes consideraciones: I.1.10.1. Que el IMPI se reserva el derecho de verificar la veracidad de la informacin proporcionada por la empresa licitante. La oferta tcnica de la empresa licitante ser considerada como no solvente si presenta informacin falsa. I.1.10.2.Que cada documento a capturar se compone de: I.1.10.2.1. Solicitud: documento de una o ms hojas (y una sola cara capturable), constituido por un formato con campos preestablecidos para llenar. Algunos de los campos se llenan en base a catlogos o bien en base a la experiencia del capturista, que puede anticipar ciertas claves y nombres. El documento incluye una etiqueta con cdigo de barras y una etiqueta de signo distintivo. En ambos casos, y para fines de este proyecto, estos campos no se someten a captura. Este documento se captura directamente a un sistema propiedad del IMPI. I.1.10.2.2. Comprobante de pago: Asociado con algunas solicitudes. Se trata de un documento de una cara, que es llenado con un texto y montos prcticamente nicos. Este documento se captura directamente a un sistema propiedad del IMPI. I.1.10.2.3. Anexo en texto libre: En algunos casos, hay hojas por separado de texto libre asociados a las solicitudes, denominadas como Lista de Productos o Servicios. Estas se manejan como campos tipo MEMO y se capturan directamente a un sistema propiedad del IMPI. I.1.10.2.4. La informacin que se captura en el campo Lista de Productos o Servicios, tanto de la solicitud como del anexo en texto libre, deber siempre ser verificada por un corrector ortogrfico. El IMPI proporcionar la asesora necesaria. I.1.10.3. Opcionalmente, los licitantes podrn realizar una visita de inspeccin a las instalaciones del IMPI donde se prestarn los servicios para que tomen nota de los procedimientos, del equipamiento necesario y de las caractersticas de los distintos documentos a digitalizar y capturar. La visita tendr una duracin aproximada de 60 minutos y ser coordinada por el supervisor de digitalizacin, el supervisor de captura y el supervisor de produccin, conforme al calendario establecido en las bases de licitacin. I.1.10.4. Que los equipos y licencias de programas utilizados para el servicio que facilite el IMPI son y permanecen propiedad del mismo y la empresa adjudicada es responsable ante el IMPI y ante terceros por violacin de derechos protegidos. I.1.10.5. Que la empresa adjudicada responder por los daos directos y a terceros, voluntarios o no, que sus tcnicos especializados infrinjan a documentos, instalaciones, mobiliario y equipo propiedad del IMPI. Los gastos que ocasionen la reparacin y/o reposicin de instalaciones, mobiliario, equipo y documentos correspondiente sern con cargo a la empresa adjudicada de acuerdo a precios y condiciones del mercado. I.1.10.6. Que la empresa adjudicada se obliga a utilizar todas las medidas que fueren necesarias y convenientes para que sus tcnicos especializados, bajo ninguna circunstancia extraigan documentos y/o copias de los mismos por cualquier medio, ya sea mecnico, electrnico conocido o por conocer, fuera del rea de trabajo designada. Los tcnicos especializados que proporcione la empresa adjudicada debern firmar un documento de responsiva, mismo que deber incluir la firma

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del representante legal de la misma. Dichos documentos sern entregados al supervisor de produccin para su control correspondiente. I.1.10.7. Que la calidad de los productos a entregar por la empresa adjudicada, deber ser igual o superior a la que puede producir el IMPI y con este criterio se resolvern cualquiera de las controversias que pudieran surgir en materia de productos terminados. I.1.10.8. Que los servicios de digitalizacin y captura de documentos y de digitalizacin de etiquetas de signos distintivos iniciarn el siguiente da hbil a la celebracin del acto de fallo, considerando un plazo mximo de 3 semanas como curva de aprendizaje y tendrn como fecha lmite de terminacin el 20 de diciembre de 2013 o cuando se hayan completado los volmenes especificados en los puntos I.1.1, I.1.2 y I.1.3. I.1.10.9. Que el horario de trabajo en el cual debern prestarse los servicios ser de lunes a viernes de las 08:30 a las 18:00 horas, salvo cargas de trabajo eventual del Instituto, previa autorizacin del supervisor de produccin. I.1.10.10. Que el proceso de digitalizacin y captura se llevar a cabo en las instalaciones del IMPI ubicadas en Arenal No. 550, Col. Pueblo Santa Mara Tepepan, Delegacin Xochimilco, C.P. 16020, Mxico, D.F. I.2. Metodologa para la prestacin del servicio.

I.2.1. La empresa licitante deber presentar a detalle el procedimiento que utilizan o han utilizado con xito en proyectos similares con otras instituciones para garantizar su experiencia en el cumplimiento de los requerimientos establecidos en las presentes especificaciones tcnicas. Para tal efecto, debern presentar toda la documentacin de campo que consideren necesaria para corroborar que dominan todas y cada una de las etapas del procedimiento que utilizan. La documentacin de campo debe ser aquella que contenga muestras de todos los controles aplicados en determinado proyecto y deben presentarse con las respectivas firmas de conformidad y/o sellos de las personas que intervinieron por parte de la empresa licitante y la institucin. I.3. Esquema estructural de la organizacin de los recursos humanos.

I.3.1. La empresa licitante debe garantizar que proporcionar cuatro grupos de tcnicos especializados para trabajar en paralelo: Uno para digitalizar los documentos de la Mesa de Entrada, uno para digitalizar los documentos del acervo histrico, uno para digitalizar las etiquetas de signos distintivos y uno para la captura de documentos. La empresa licitante deber anexar una relacin con los tcnicos especializados que integrarn los grupos de trabajo. I.3.2. La empresa licitante deber comprometerse a mantener la misma plantilla de tcnicos especializados en cada grupo de trabajo desde el inicio hasta la conclusin del proyecto. Si durante la operacin del servicio, existe algn cambio en la plantilla de tcnicos especializados de cualquier grupo de trabajo, la empresa adjudicada deber proponer su candidato por escrito al supervisor de produccin, quien verificar que el mismo cumple con lo establecido en los puntos II.1.1.1 y II.1.2.1; y que cuenta con la capacitacin necesaria para llevar a cabo los servicios relacionados con la tarea a realizarse, y en caso de no ser satisfactoria la evaluacin, rechazar al elemento propuesto por la empresa adjudicada; la cual deber presentar a otro candidato de manera inmediata.

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I.3.3. La empresa adjudicada proporcionar a sus tcnicos especializados como identificacin, un gafete oficial de la empresa adjudicada, sin tachaduras ni enmendaduras, firmado autgrafamente. Dicho gafete siempre deber estar visible. As mismo, es obligacin de la empresa adjudicada proporcionar al personal de vigilancia del IMPI adscrito a la Subdireccin Divisional de Recursos Materiales y Servicios Generales, listas quincenales actualizadas para el registro de sus tcnicos especializados cada vez que entren o salgan de las instalaciones del Instituto. De igual forma, la empresa adjudicada notificar por escrito a sus tcnicos especializados, que no debern introducir a las instalaciones del Instituto, mochilas, portafolios, bolsas o cualquier objeto voluminoso. El personal de vigilancia del IMPI se encargar de verificar que esta medida se aplique. I.3.4. Que por ningn motivo la empresa adjudicada podr retirar del proyecto asignado a los tcnicos especializados sealados en el punto I.3.1., ni los equipos sealados en el punto II.2.2.2., hasta que no se haya migrado satisfactoriamente el ltimo lote procesado.

II. II.1. II.1.1.

CAPACIDAD DEL LICITANTE. Capacidad de los Recursos Humanos. Experiencia.

II.1.1.1. La empresa licitante deber anexar la documentacin que garantice que sus tcnicos especializados han participado en la prestacin de otros servicios de digitalizacin y captura de documentos de caractersticas similares al servicio solicitado. II.1.2. Competencias o habilidades en el trabajo.

II.1.2.1. La empresa licitante deber anexar constancias, diplomas, certificaciones o la documentacin que garantice que sus tcnicos especializados cuentan con la capacitacin y el adiestramiento requeridos para la prestacin del servicio de digitalizacin y captura de documentos. II.1.3. Dominio de herramientas relacionadas con el servicio.

II.1.3.1. A fin de asegurar el cumplimiento del servicio objeto de la presente licitacin, la empresa licitante deber anexar como parte de su propuesta tcnica la documentacin que acredite el cumplimiento de los siguientes aspectos: II.1.3.1.1. Para el proceso de digitalizacin de documentos, deber garantizar que el formato de salida de su software de escaneo de documentos sea idntico al formato del Apndice A, con imgenes single TIFF grupo 4 y resolucin de 300 DPI bitonal, incluyendo adems el archivo ndice. II.1.3.1.2. Para el proceso de digitalizacin de las etiquetas de signos distintivos, deber garantizar que el formato de salida sea a 300 DPI, tamao real y color verdadero. En este caso, el

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software para la administracin de perfiles de color (escner, monitor, impresora) deber ser suministrado por la empresa adjudicada. II.2. II.2.1. Capacidad de los recursos econmicos y de equipamiento. Recursos econmicos.

II.2.1.1. La empresa licitante deber presentar copias de la ltima declaracin fiscal anual y la ltima declaracin fiscal provisional del impuesto sobre la renta, presentadas ante la SHCP. II.2.2. Equipamiento.

II.2.2.1. La empresa licitante deber proporcionar un listado detallado de su equipo informtico disponible, para acreditar que tiene capacidad comprobada para proporcionar el equipo necesario y suficiente requerido para la prestacin del servicio de digitalizacin y captura de documentos, indicando el equipo que considere necesario utilizar en el IMPI, para dar cumplimiento al servicio de referencia. II.2.2.2. La empresa adjudicada proporcionar para la produccin de digitalizacin de documentos descrita en estas especificaciones tcnicas, los equipos de escaneo necesarios y suficientes con velocidad de escaneo mnima de 65 ppm a 300 DPI en formato vertical. El mantenimiento de los escneres y sus consumibles sern proporcionados por la empresa adjudicada. De igual forma, deber proporcionar el equipo de cmputo y las licencias de los programas necesarios para llevar a cabo el proceso. II.2.2.3. Cada grupo de trabajo deber contar con su propio equipamiento y por ningn motivo podr utilizar la red Institucional para conectarse con otro grupo de trabajo para la transmisin de informacin. El IMPI permitir que cada grupo de trabajo pueda conectar a la red Institucional un equipo con una sola tarjeta de red, para el uso exclusivo del Sistema Integral de Documentacin Electrnica y Microfilm (SIDEM), propiedad del IMPI. II.2.2.4. Para el caso de la digitalizacin de expedientes del acervo histrico, la empresa adjudicada deber procesar en una aplicacin propiedad del IMPI, los datos necesarios para generar una cartula con cdigo de barras en papel bond tamao carta, que servir para indexar el expediente, la cual deber imprimir y poner al frente de los mencionados documentos. Para tal efecto, la empresa adjudicada deber proporcionar las impresoras que considere necesarias, as como los consumibles arriba descritos. El IMPI proporcionar la asesora necesaria. II.2.2.5. La empresa adjudicada ser responsable en todo momento de garantizar con sus medios materiales y humanos los servicios de digitalizacin y captura contratados tanto en volumen como en tiempo durante la vigencia del contrato. Los recursos materiales y humanos adicionales que la empresa adjudicada deba utilizar para cumplir con el contrato de servicio no causarn costos extras al IMPI. II.2.2.6. En caso de falla de los equipos en produccin, ya sean propiedad de la empresa adjudicada o del IMPI, la empresa adjudicada deber proporcionar en menos de 24 horas hbiles del IMPI, los equipos y consumibles necesarios de similares caractersticas a los daados para garantizar la continuidad del servicio contratado. Todo lo descrito en este prrafo, deber ser sin cargo adicional para el IMPI. El Instituto instalar en los equipos propiedad de la empresa

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adjudicada, las licencias de programas propiedad del Instituto necesarias y suficientes para acceder a la red Institucional y a los sistemas, tambin de su propiedad. II.3. II.3.1. rubro. II.4. II.4.1. rubro. Participacin de discapacitados. La empresa licitante deber apegarse a lo establecido en las bases de licitacin para este

Participacin de MIPYMES. La empresa licitante deber apegarse a lo establecido en las bases de licitacin para este

III. III.1.

EXPERIENCIA Y ESPECIALIDAD DEL LICITANTE. Experiencia del licitante.

III.1.1. La empresa licitante deber comprobar experiencia mnima de 2 aos, en servicios de digitalizacin y captura de documentos mediante la presentacin de al menos dos contratos. III.2. Especialidad del licitante.

III.2.1. Los contratos que se presenten como prueba debern ser similares a las caractersticas del servicio solicitado y debern contener en el objeto de los mismos la descripcin del servicio de digitalizacin y captura de documentos de manera explcita con firma y datos de las personas contratantes.

IV.

CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS.

IV.1. La empresa licitante deber anexar como parte de su propuesta tcnica, las cartas de liberacin de fianza de los contratos y una carta de satisfaccin de dichos clientes para cada uno de los contratos que fueron requeridos en el punto III.1.1. La carta de satisfaccin del cliente deber estar actualizada para la presente licitacin y contener los datos necesarios para contactarlo. IV.2. Si la empresa licitante ya ha realizado trabajos para la Direccin Divisional de Marcas, deber presentar las cartas de satisfaccin correspondientes a los servicios que haya prestado. Por ningn motivo se considerarn actas y oficios de liberacin de servicios como cartas de satisfaccin del cliente.

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PARTIDA 2
TRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SERVICIO MULTIANUAL DE DIGITALIZACIN DE FIGURAS FINAS Y CAPTURA DE DOCUMENTOS DE LA DIRECCIN DIVISIONAL DE PATENTES.

I.

PROPUESTA DE TRABAJO.

I.1. Plan de Trabajo propuesto por el licitante. La empresa licitante deber incluir como parte de su oferta tcnica la descripcin detallada del plan de trabajo propuesto que considere al menos los siguientes aspectos: I.1.1. Figuras finas de patentes a digitalizar por ao: 2011 11,000 6,600 2012 12,000 7,200 2013 13,000 7,800 TOTALES 36,000 21,600

MONTOS MXIMO MNIMO I.1.2.

Documentos a capturar por ao: 2011 19,000 11,400 2012 19,500 11,700 2013 20,500 12,300 TOTALES 59,000 35,400

MONTOS MXIMO MNIMO

I.1.3. La captura de documentos y digitalizacin de figuras finas de patentes se realizar de acuerdo a las necesidades del IMPI. Se digitalizarn las figuras finas que se publican en la Gaceta de la Propiedad Industrial, Seccin Patentes, Registros de Modelos de Utilidad y de Diseos Industriales y se capturarn documentos de la Mesa de Entrada. I.1.4. Por parte del IMPI, el Subdirector Divisional de Productos de Informacin Tecnolgica nombrar un supervisor tcnico de la produccin de digitalizacin (en adelante supervisor de digitalizacin) quin administra los documentos digitales, el Subdirector Divisional de Desarrollo de Sistemas nombrar un supervisor tcnico de la produccin de captura (en adelante supervisor de captura) y el Subdirector Divisional de Soporte a Sistemas nombrar un responsable de las actividades de soporte tcnico institucional (en adelante representante de la SDSS). El Subdireccin Divisional de Procesamiento Administrativo de Patentes, designado por el titular del rea usuaria de los servicios de digitalizacin de figuras finas y captura de documentos en el IMPI,

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nombrar un supervisor de produccin por cada servicio (en adelante supervisor de produccin). La empresa adjudicada nombrar un supervisor por cada grupo de trabajo para los servicios que preste (en adelante responsables del servicio). I.1.5. Los tcnicos especializados que proporcione la empresa adjudicada, bajo la supervisin del responsable del servicio, realizarn de manera regular y autnoma las siguientes actividades, apegndose al pie de la letra a lo contenido en el Manual de Captura de Documentos del SAGPAT para la captura de documentos. I.1.5.1. Recibir mediante relacin impresa, lotes de documentos a capturar y lotes de figuras finas a digitalizar por mes de publicacin, de acuerdo a lo definido por el supervisor de produccin, registrando en bitcora los datos necesarios que identifiquen el lote correspondiente y la fecha y hora de recepcin. I.1.5.2. Cotejar cada documento o imagen contra la relacin impresa para evitar faltantes. La relacin deber venir en dos tantos los cuales sern firmados de recibido-entregado con fecha y hora a satisfaccin de ambas partes. I.1.5.3. Las figuras finas a digitalizar sern entregadas en papel cuch conteniendo en la parte posterior el nmero de registro que aparece en la relacin y que servir de identificacin de la imagen, en el caso de que una imagen no cuente con este dato, se deber notificar de inmediato al supervisor de produccin, para que realice los ajustes pertinentes a que haya lugar en la relacin. Las figuras finas estarn separadas por figura jurdica (Patentes, Registros de Diseos Industriales y Registros de Modelos de Utilidad). Cuando algn registro contenga ms de una imagen, estas se entregan en paquete engrapado. I.1.5.4. Preparar la documentacin removiendo el material de sujecin en la presentacin que venga, e intercalar documentos e figuras finas segn el orden establecido por el supervisor de produccin, si es necesario. I.1.5.5. Capturar los lotes de documentos y digitalizar los lotes de figuras finas recibidos.

I.1.5.6. Validar la informacin capturada y/o digitalizada ya sea por medios estadsticos o directos, informando al supervisor de produccin del resultado del total de documentos capturados y/o de figuras finas digitalizadas. I.1.5.7. Garantizar que las figuras finas digitalizadas cumplan con las siguientes caractersticas: I.1.5.7.1. Las figuras finas se escanearn en formato GIF, a una resolucin de 150 dpi en el formato que se presenten (color o B/N). I.1.5.7.2. La imagen deber obtenerse marcando de manera ptima la figura y eliminado el sobrante, por ningn motivo se deber afectar la esencia de la imagen. I.1.5.7.3. Se eliminarn las impurezas de la imagen obtenida. I.1.5.7.4. El tamao promedio deber ser de 40 KB. I.1.5.7.5. La imagen digitalizada deber ajustarse a 240 pxeles de altura manteniendo la relacin de aspecto.

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ANEXO 11 FORMATO 5

I.1.5.7.6. Cada lote deber nombrarse de acuerdo a la Gaceta de la Propiedad Industrial, Seccin Patentes, Registros de Modelos de Utilidad y de Diseos Industriales correspondiente al mes y ao de publicacin. Ejemplo, CO112010, donde CO corresponde a la Gaceta de Patentes, Registros de Modelos de Utilidad y de Diseos Industriales, 11 corresponde al mes de noviembre y 2010 ao de publicacin. I.1.5.7.7. Por cada lote se crearn carpetas separadas por figura jurdica: Patentes, Registros de Diseos Industriales y Registros de Modelos de Utilidad. I.1.5.7.8. Dentro de cada carpeta correspondiente a las figuras jurdicas, se crearn tantas carpeta como el numero de registros por figura jurdica que vengan en la relacin impresa. Ejemplo: Para Patentes (a_280519, a_280521, etc., donde a representa a las patentes y xxxxxx representa al nmero de patente), para Registros de Diseos Industriales (f_32137, f_32138, etc., donde f representa a los diseos industriales y yyyyy representa al nmero de registro) y para Registros de Modelos de Utilidad (u_2292, u_2293, etc., donde u representa a los modelos de utilidad y zzzz representa al nmero de registro). I.1.5.7.9. En cada carpeta correspondiente a los registros, se almacenarn las figuras finas digitalizadas nombradas consecutivamente 1.gif, 2.gif, 3.gif, n.gif., cuando sea necesario. Ejemplos: CO112010\Patentes\a_280519\1.gif para una imagen; CO112010\Registros de Diseos Industriales\f_32137\1.gif para imagen 1; CO112010\Registros de Diseos Industriales\f_32137\2.gif para imagen 2; CO112010\Registros de Modelos de Utilidad\u_2292\1.gif para una imagen. I.1.5.8. Corregir, cuando sea necesario, la informacin capturada. En el caso de que las figuras finas no cubran las caractersticas especificadas en el punto I.1.5.7 sern devueltas para su correccin. I.1.5.9. Armar, ordenar y devolver la documentacin ntegra ya capturada, digitalizada y validada al supervisor de produccin de acuerdo a lo registrado en bitcora, respetando el formato en que recibi cada lote. I.1.5.10. Las figuras finas digitalizadas sern entregadas al supervisor de produccin en un disco compacto aportado por la empresa adjudicada, acompaado de un oficio de entrega. El etiquetado del CD ser de conformidad con lo especificado en el Apndice B. I.1.5.11. La empresa adjudicada contar con un mximo de 3 das hbiles del IMPI para la devolucin del total de los documentos recibidos para captura y de figuras finas para su digitalizacin. I.1.5.12. En caso de que los discos presenten problemas para la migracin de las figuras finas al Sistema de gestin, la empresa adjudicada contar con un mximo de 1 da hbil para la correccin y reemplazo correspondientes. I.1.6. El supervisor de produccin deber:

I.1.6.1. Supervisar el proceso de produccin de la empresa adjudicada en el transcurso de la digitalizacin de figuras finas y/o captura de documentos, de acuerdo a sus recursos y procedimientos operacionales vigentes apegndose al pie de la letra a lo contenido el Manual de Captura de Documentos del SAGPAT y a las consideraciones para el etiquetado de CDs descrito

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en el Apndice B.

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ANEXO 11 FORMATO 5

I.1.6.2. Asignar espacio de trabajo para realizar las actividades de preparacin de lotes, captura de documentos, digitalizacin de figuras finas y reintegracin de lotes. I.1.6.3. Capacitar a los tcnicos especializados de la empresa adjudicada en la identificacin y/o el manejo de los documentos a capturar y figuras finas a digitalizar. I.1.6.4. Entregar mediante relacin impresa, a los tcnicos especializados de la empresa adjudicada, los lotes de documentos a capturar ordenados y separados por tipo de documento y los lotes de figuras finas a digitalizar por mes de publicacin cotejando que cada imagen este contenida en la relacin y que no haya figuras finas faltantes, registrando en bitcora los datos necesarios que identifiquen el lote correspondiente y la fecha y hora de recepcin. La relacin deber venir en dos tantos los cuales sern firmados de recibido-entregado con fecha y hora a satisfaccin de ambas partes. Las figuras finas a digitalizar sern entregadas en papel cuch conteniendo en la parte posterior el nmero de registro que servir de identificacin de la imagen y estarn separadas por figura jurdica (Patentes, Registros de Diseos Industriales y Registros de Modelos de Utilidad). I.1.6.5. Recibir del responsable del servicio, las figuras finas digitalizadas en un disco compacto aportado por la empresa adjudicada, acompaado de un oficio de entrega. I.1.6.6. Verificar que las figuras finas digitalizadas y los documentos capturados por la empresa adjudicada, cumplan con las especificaciones tcnicas y con los estndares definidos. I.1.6.7. Migrar las figuras finas al Sistema Automatizado de Gestin de Patentes (SAGPAT) y una vez publicada la gaceta correspondiente se destruirn los discos compactos. I.1.6.8. Autorizar la entrada y salida del IMPI, del equipo informtico propiedad de la empresa adjudicada. La salida del equipo podr realizarse, previa revisin y visto bueno del representante de la SDSS, asegurando que el equipo se encuentre formateado. I.1.6.9. Proporcionar dos equipos de cmputo para la produccin de captura de documentos descrita en estas especificaciones tcnicas, con capacidad de soportar las aplicaciones propiedad del IMPI y con un desempeo adecuado. Dichos equipos contarn con las licencias de programas, propiedad del Instituto, necesarias y suficientes para acceder a la red Institucional y a los sistemas, donde sern capturados los documentos. Los tcnicos especializados de la empresa adjudicada sern capacitados por el supervisor de produccin en el uso de las pantallas de captura correspondientes. El mantenimiento de estos equipos de cmputo ser proporcionado por el IMPI. I.1.6.10. Remitir a la Direccin Divisional de Administracin un reporte mensual de las eventualidades o incumplimientos del servicio para la aplicacin de las sanciones establecidas en el contrato respectivo. I.1.6.11. Remitir al supervisor de captura y con estricto apego al calendario de liberacin de servicios informticos vigente, las cifras mensuales que la empresa proces a satisfaccin del rea usuaria, para la generacin del acta mensual de entrega/recepcin de los servicios prestados. I.1.7. El supervisor de digitalizacin y el supervisor de captura debern:

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ANEXO 11 FORMATO 5

I.1.7.1. En colaboracin con el supervisor de produccin, elaborar las especificaciones tcnicas que debern cumplirse en el proceso de digitalizacin de figuras finas y captura de documentos. I.1.7.2. Coordinar, si es necesario, las actividades entre el supervisor de produccin y los responsables del servicio para que el proceso de digitalizacin de figuras finas y captura de documentos llegue a buen trmino. I.1.7.3. Remitir a la Direccin Divisional de Administracin el acta mensual de entrega/recepcin de los servicios prestados por la empresa adjudicada a satisfaccin del rea usuaria. Dicha acta se elaborar conforme al calendario de liberacin de servicios informticos vigente y solo incluir los lotes migrados o capturados en el mes correspondiente; siempre y cuando no existan lotes pendientes por entregar en el periodo a pagar. Por ningn motivo se liberarn actas si la empresa adjudicada tiene algn retraso. I.1.8. El representante de la SDSS deber:

I.1.8.1. Proporcionar el apoyo necesario y suficiente para conectar los equipos de la empresa adjudicada a la red institucional, de acuerdo a lo establecido en las presentes especificaciones tcnicas. I.1.8.2. Revisar y dar formato a los equipos de la empresa adjudicada que solicite el supervisor de produccin antes de que autorice su salida de las instalaciones del IMPI. I.1.9. Para la integracin de su oferta tcnica, la empresa licitante deber tomar en cuenta las siguientes consideraciones: I.1.9.1. Que el IMPI se reserva el derecho de verificar la veracidad de la informacin proporcionada por la empresa licitante. La oferta tcnica de la empresa licitante ser considerada como no solvente si presenta informacin falsa. I.1.9.2.Que cada documento a capturar se compone de: I.1.9.2.1. Solicitud: documento de una o ms hojas (y una sola cara capturable), constituido por un formato con campos preestablecidos para llenar. Algunos de los campos se llenan en base a catlogos o bien en base a la experiencia del capturista, que puede anticipar ciertas claves y nombres. Este documento se captura directamente a un sistema propiedad del IMPI. I.1.9.2.2. Comprobante de pago: Asociado con algunas solicitudes. Se trata de un documento de una cara, que es llenado con un texto y montos prcticamente nicos. Este documento se captura directamente a un sistema propiedad del IMPI, llevando un control de los comprobantes de pago (FEPS,LCPS y FUIS). I.1.9.2.3. Anexo en texto libre: En algunos casos, hay hojas por separado de texto libre asociados a los documentos. Estas se manejan como campos tipo MEMO y se capturan en un sistema propiedad del IMPI. I.1.9.3. Opcionalmente, los licitantes podrn realizar una visita de inspeccin a las instalaciones del IMPI donde se prestarn los servicios para que tomen nota de los procedimientos, del equipamiento necesario y de las caractersticas de las figuras finas a digitalizar y los documentos a capturar. La visita tendr una duracin aproximada de 60 minutos y ser coordinada por el

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ANEXO 11 FORMATO 5

supervisor de digitalizacin, el supervisor de captura y el supervisor de produccin, conforme al calendario establecido en las bases de licitacin. I.1.9.4. Que los equipos y licencias de programas utilizados para el servicio que facilite el IMPI son y permanecen propiedad del mismo y la empresa adjudicada es responsable ante el IMPI y ante terceros por violacin de derechos protegidos. I.1.9.5. Que la empresa adjudicada responder por los daos directos y a terceros, voluntarios o no, que sus tcnicos especializados infrinjan a documentos, instalaciones, mobiliario y equipo propiedad del IMPI. Los gastos que ocasionen la reparacin y/o reposicin de instalaciones, mobiliario, equipo y documentos correspondiente sern con cargo a la empresa adjudicada de acuerdo a precios y condiciones del mercado. I.1.9.6. Que la empresa adjudicada se obliga a utilizar todas las medidas que fueren necesarias y convenientes para que sus tcnicos especializados, bajo ninguna circunstancia extraigan documentos y/o copias de los mismos por cualquier medio, ya sea mecnico, electrnico conocido o por conocer, fuera del rea de trabajo designada. Los tcnicos especializados que proporcione la empresa adjudicada debern firmar un documento de responsiva, mismo que deber incluir la firma del representante legal de la misma. Dichos documentos sern entregados al supervisor de produccin para su control correspondiente. I.1.9.7. Que la calidad de los productos a entregar por la empresa adjudicada, deber ser igual o superior a la que puede producir el IMPI y con este criterio se resolvern cualquiera de las controversias que pudieran surgir en materia de productos terminados. I.1.9.8. Que los servicios de digitalizacin de figuras finas y captura de documentos iniciarn el siguiente da hbil a la celebracin del acto de fallo, considerando un plazo mximo de 3 semanas como curva de aprendizaje y tendrn como fecha lmite de terminacin el 20 de diciembre de 2013 o cuando se hayan completado los volmenes especificados en los puntos I.1.1 y I.1.2. I.1.9.9. Que el horario de trabajo en el cual debern prestarse los servicios ser de lunes a viernes de las 08:30 a las 18:00 horas, salvo cargas de trabajo eventual del Instituto, previa autorizacin del supervisor de produccin. I.1.9.10. Que el proceso de digitalizacin de figuras finas y captura de documentos se llevar a cabo en las instalaciones del IMPI ubicadas en Arenal No. 550, Col. Pueblo Santa Mara Tepepan, Delegacin Xochimilco, C.P. 16020, Mxico, D.F. I.2. Metodologa para la prestacin del servicio.

I.2.1. La empresa licitante deber presentar a detalle el procedimiento que utilizan o han utilizado con xito en proyectos similares con otras instituciones para garantizar su experiencia en el cumplimiento de los requerimientos establecidos en las presentes especificaciones tcnicas. Para tal efecto, debern presentar toda la documentacin de campo que consideren necesaria para corroborar que dominan todas y cada una de las etapas del procedimiento que utilizan. La documentacin de campo debe ser aquella que contenga muestras de todos los controles aplicados en determinado proyecto y deben presentarse con las respectivas firmas de conformidad y/o sellos de las personas que intervinieron por parte de la empresa licitante y la institucin.

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I.3. Esquema estructural de la organizacin de los recursos humanos.

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ANEXO 11 FORMATO 5

I.3.1. Los licitantes debern comprobar fehacientemente por medio de un listado de nmina y/o comprobante de pago al IMSS, que los tcnicos especializados que prestarn el servicio laboran o han laborado en la empresa licitante. I.3.2. La empresa licitante debe garantizar que proporcionar dos grupos de tcnicos especializados para trabajar en paralelo: Uno para digitalizar las figuras finas de patentes y uno para capturar los documentos de la mesa de entrada de patentes. La empresa licitante deber anexar una relacin con los tcnicos especializados que integrarn los grupos de trabajo. I.3.3. La empresa licitante deber comprometerse a mantener la misma plantilla de tcnicos especializados en cada grupo de trabajo desde el inicio hasta la conclusin del proyecto. Si durante la operacin del servicio, existe algn cambio en la plantilla de tcnicos especializados de cualquier grupo de trabajo, la empresa adjudicada deber proponer su candidato por escrito al supervisor de produccin, quien verificar que el mismo cumple con lo establecido en los puntos I.3.1, II.1.1.1 y II.1.2.1; y que cuenta con la capacitacin necesaria para llevar a cabo los servicios relacionados con la tarea a realizarse y en caso de no ser satisfactoria la evaluacin, rechazar al elemento propuesto por la empresa adjudicada; la cual deber presentar a otro candidato de manera inmediata. I.3.4. La empresa adjudicada proporcionar a sus tcnicos especializados como identificacin, un gafete oficial de la empresa adjudicada, sin tachaduras ni enmendaduras, firmado autgrafamente. Dicho gafete siempre deber estar visible. As mismo, es obligacin de la empresa adjudicada proporcionar al personal de vigilancia del IMPI adscrito a la Subdireccin Divisional de Recursos Materiales y Servicios Generales, listas quincenales actualizadas para el registro de sus tcnicos especializados cada vez que entren o salgan de las instalaciones del Instituto. De igual forma, la empresa adjudicada notificar por escrito a sus tcnicos especializados, que no debern introducir a las instalaciones del Instituto, mochilas, portafolios, bolsas o cualquier objeto voluminoso. El personal de vigilancia del IMPI se encargar de verificar que esta medida se aplique. I.3.5. Que por ningn motivo la empresa adjudicada podr retirar del proyecto asignado a los tcnicos especializados sealados en el punto I.3.2., ni los equipos sealados en el punto II.2.2.2., hasta que no se haya migrado satisfactoriamente el ltimo lote procesado.

II. II.1. II.1.1.

CAPACIDAD DEL LICITANTE. Capacidad de los Recursos Humanos. Experiencia.

II.1.1.1. La empresa licitante deber anexar la documentacin que garantice que sus tcnicos especializados han participado en la prestacin de otros servicios de digitalizacin y captura de documentos de caractersticas similares al servicio solicitado.

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II.1.2. Competencias o habilidades en el trabajo.

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ANEXO 11 FORMATO 5

II.1.2.1. La empresa licitante deber anexar constancias, diplomas, certificaciones o la documentacin que garantice que sus tcnicos especializados cuentan con la capacitacin y el adiestramiento requeridos para la prestacin del servicio de captura de documentos y digitalizacin de figuras finas. II.1.3. Dominio de herramientas relacionadas con el servicio.

II.1.3.1. A fin de asegurar el cumplimiento del servicio objeto de la presente licitacin, la empresa licitante deber anexar como parte de su propuesta tcnica la documentacin que acredite el cumplimiento de los siguientes aspectos: II.1.3.1.1.Para el proceso de digitalizacin de las figuras finas, deber garantizar que el formato de salida sea a 150 dpi, tamao real y color verdadero. II.2. II.2.1. Capacidad de los recursos econmicos y de equipamiento. Recursos econmicos.

II.2.1.1. La empresa licitante deber presentar copias de la ltima declaracin fiscal anual y la ltima declaracin fiscal provisional del impuesto sobre la renta, presentadas ante la SHCP. II.2.2. Equipamiento.

II.2.2.1. La empresa licitante deber proporcionar un listado detallado de su equipo informtico disponible, para acreditar que tiene capacidad comprobada para proporcionar el equipo necesario y suficiente requerido para la prestacin del servicio de captura de documentos y digitalizacin de figuras finas, indicando el equipo que considere necesario utilizar en el IMPI, para dar cumplimiento al servicio de referencia. II.2.2.2. La empresa adjudicada proporcionar para la produccin de digitalizacin de figuras finas descrita en estas especificaciones tcnicas, los equipos de escaneo necesarios y suficientes. El mantenimiento de los escneres y sus consumibles sern proporcionados por la empresa adjudicada. De igual forma, deber proporcionar el equipo de cmputo y las licencias de los programas necesarios para llevar a cabo el proceso. II.2.2.3. Cada grupo de trabajo deber contar con su propio equipamiento y por ningn motivo podr utilizar la red Institucional para conectarse con otro grupo de trabajo para la transmisin de informacin. II.2.2.4. La empresa adjudicada ser responsable en todo momento de garantizar con sus medios materiales y humanos los servicios de digitalizacin y captura contratados tanto en volumen como en tiempo durante la vigencia del contrato. Los recursos materiales y humanos adicionales que la empresa adjudicada deba utilizar para cumplir con el contrato de servicio no causarn costos extras al IMPI. II.2.2.5. En caso de falla de los equipos en produccin, ya sean propiedad de la empresa

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ANEXO 11 FORMATO 5

adjudicada o del IMPI, la empresa adjudicada deber proporcionar en menos de 24 horas hbiles del IMPI, los equipos y consumibles necesarios de similares caractersticas a los daados para garantizar la continuidad del servicio contratado. Todo lo descrito en este prrafo, deber ser sin cargo adicional para el IMPI. El Instituto instalar en los equipos propiedad de la empresa adjudicada, las licencias de programas propiedad del Instituto necesarias y suficientes para acceder a la red Institucional y a los sistemas, tambin de su propiedad. II.3. II.3.1. rubro. II.4. II.4.1. rubro. Participacin de discapacitados. La empresa licitante deber apegarse a lo establecido en las bases de licitacin para este

Participacin de MIPYMES. La empresa licitante deber apegarse a lo establecido en las bases de licitacin para este

III. III.1.

EXPERIENCIA Y ESPECIALIDAD DEL LICITANTE. Experiencia del licitante.

III.1.1. La empresa licitante deber comprobar experiencia mnima de 2 aos, en servicios de digitalizacin de imgenes y captura de documentos mediante la presentacin de al menos dos contratos. III.2. Especialidad del licitante.

III.2.1. Los contratos que se presenten como prueba debern ser similares a las caractersticas del servicio solicitado y debern contener en el objeto de los mismos la descripcin del servicio de digitalizacin de imgenes y captura de documentos de manera explcita con firma y datos de las personas contratantes.

IV.

CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS.

IV.1. La empresa licitante deber anexar como parte de su propuesta tcnica, las cartas de liberacin de fianza de los contratos y una carta de satisfaccin de dichos clientes para cada uno de los contratos que fueron requeridos en el punto III.1.1. La carta de satisfaccin del cliente deber estar actualizada para la presente licitacin y contener los datos necesarios para contactarlo. IV.2. Si la empresa licitante ya ha realizado trabajos para la Direccin Divisional de Patentes,

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ANEXO 11 FORMATO 5

deber presentar las cartas de satisfaccin correspondientes a los servicios que haya prestado. Por ningn motivo se considerarn actas y oficios de liberacin de servicios como cartas de satisfaccin del cliente.

PARTIDA 3
TRMINOS DE REFERENCIA PARA EL SERVICIO MULTIANUAL DE CAPTURA Y EDICIN DE IMAGENES PUBLICADAS EN LA GACETA DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL.

I.

PROPUESTA DE TRABAJO.

I.1. Plan de Trabajo propuesto por el licitante. La empresa licitante deber incluir como parte de su oferta tcnica la descripcin detallada del plan de trabajo propuesto que considere al menos los siguientes aspectos: I.1.1. Imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad Industrial relacionadas con marcas, patentes de invencin, certificados de invencin, patentes de modelo, registros de modelo, trazado de circuitos, diseos industriales y modelos de utilidad, a capturar por ao: MONTOS MXIMO MNIMO 2011 266,000 159,600 2012 266,000 159,600 2013 266,000 159,600 TOTALES 798,000 478,800

I.1.2. La empresa licitante deber garantizar un 100% de certeza en las imgenes capturadas y editadas y entregar semanalmente un mnimo de 5,542 imgenes y un mximo que incluya el resto de las imgenes hasta terminar la gaceta en turno, para una meta mensual de al menos 22,167 imgenes capturadas y editadas. I.1.3. El servicio de captura y edicin aplicar a imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad Industrial en formato PDF con reconocimiento ptico de caracteres. I.1.4. Por parte del IMPI, el Subdirector Divisional de Productos de Informacin Tecnolgica nombrar un supervisor tcnico de la produccin de captura de imgenes (en adelante supervisor de produccin) quin administrar el servicio de captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad industrial. La empresa adjudicada nombrar un supervisor para el grupo de trabajo de los servicios que preste (en adelante responsable del servicio).

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ANEXO 11 FORMATO 5

I.1.5. Los tcnicos especializados que proporcione la empresa adjudicada, bajo la supervisin del responsable del servicio, realizarn de manera regular y autnoma las siguientes actividades: I.1.5.1. Recibir mediante oficio, el lote de gacetas con las imgenes a capturar y editar, en archivos electrnicos en formato PDF con reconocimiento ptico de caracteres, registrando en bitcora los datos necesarios que identifiquen la informacin entregada por el supervisor de produccin, incluyendo la fecha y hora de recepcin. La empresa adjudicada deber traer sus propios medios de almacenamiento donde se realice el copiado de los archivos electrnicos. Junto con el primer lote entregado, se entregar tambin por nica vez, el Catlogo de Apoyo para la Captura y Edicin de Imgenes en un archivo electrnico en formato Excel, conteniendo el nmero de identificacin de la gaceta y el nombre de los ejemplares de la gaceta, el mes y el ao de publicacin. I.1.5.2. Organizar las gacetas para que sean procesadas por orden cronolgico descendente, asignndolas a los tcnicos especializados de manera consecutiva o secuencial. I.1.5.3. Identificar la gaceta a procesar y crearle una carpeta para almacenar las imgenes que se vayan capturando. Dicha carpeta ser nombrada utilizando el nmero de identificacin asociado al nombre del archivo de la gaceta en el Catlogo de Apoyo para la Captura y Edicin de Imgenes. I.1.5.4. Abrir la gaceta y revisar pgina por pgina para identificar las fichas publicadas que contengan una o ms imgenes a capturar. I.1.5.5. Capturar la(s) imagen(es) con la herramienta que seleccione la empresa adjudicada.

I.1.5.6. Con ayuda de la opcin de Bsqueda avanzada del SIGA (URL: http://siga.impi.gob.mx/wb/SIGA/SIGA_resultados_de_busqueda_avanzada), buscar la ficha publicada que se tiene identificada para obtener el id_ficha correspondiente, previa comprobacin de que los datos publicados en el SIGA correspondan a los datos publicados en la Gaceta. El id_ficha forma parte de la URL de la barra de direcciones del navegador. I.1.5.7. Guardar la(s) imagen(es) con el nmero del id_ficha recuperado, seguido de un guin bajo (_) y el nmero 1, 2, 3, n; tantas veces como figuras contenga. Las imgenes capturadas se almacenarn en la carpeta especificada en el punto I.1.5.3. Ejemplos: 315\1464961_1.gif, para imagen 1; 918\2108899_1.gif, para imagen 1; 918\2108899_2.gif, para imagen 2; 1025\1464961_1.gif, para imagen 1. I.1.5.8. Validar las imgenes capturadas y editadas, informando por escrito al supervisor de produccin del resultado total de imgenes capturadas y editadas por gaceta y por figura jurdica. I.1.5.9. Garantizar que las imgenes capturadas cumplan con las siguientes caractersticas:

I.1.5.9.1. Las imgenes se capturarn en formato GIF, a una resolucin de 150 dpi. I.1.5.9.2. La imagen deber obtenerse marcando de manera ptima la figura y eliminado el sobrante, por ningn motivo se deber afectar la esencia de la imagen.

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I.1.5.9.3. Se eliminarn las impurezas de la imagen obtenida. I.1.5.9.4. El tamao promedio deber ser de 40KB.

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ANEXO 11 FORMATO 5

I.1.5.9.5. La imagen capturada deber ajustarse a 240 pxeles de altura manteniendo la relacin de aspecto. I.1.5.10. Corregir, cuando sea necesario, las imgenes capturadas y editadas. I.1.5.11. Las imgenes capturadas y editadas y el informe sealado en el punto I.1.5.8, sern entregados al supervisor de produccin en un disco compacto aportado por la empresa adjudicada, conforme a lo establecido en el punto I.1.2 y acompaado de un oficio de entrega. El etiquetado del CD ser de conformidad con lo especificado en el Apndice B. I.1.5.12. En caso de que los discos presenten problemas para su revisin y migracin de la informacin que contengan, la empresa adjudicada deber realizar el reemplazo correspondiente durante los siguientes 3 das naturales, sin afectar el calendario de entregas semanales. I.1.5.13. Si lo considera conveniente, la empresa adjudicada podr cotejar las cifras mensuales en evento previo a la generacin del acta de liberacin del servicio correspondiente, de acuerdo a los horarios que establezca el supervisor de produccin. I.1.6. El supervisor de produccin deber:

I.1.6.1. Coordinar las actividades con el responsable del servicio durante el periodo del servicio contratado, para que el proceso de captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad Industrial llegue a buen trmino. I.1.6.2. Capacitar a los tcnicos especializados de la empresa adjudicada en la identificacin y/o el manejo de cada tipo de imagen a ser capturada. I.1.6.3. Entregar mediante oficio a los tcnicos especializados de la empresa adjudicada, los lotes de gacetas con las imgenes a capturar y editar, en archivos electrnicos en formato PDF con reconocimiento ptico de caracteres, ordenados y separados por tipo de la Gaceta, registrando en bitcora los datos necesarios que identifiquen la informacin entregada, incluyendo la fecha y hora de recepcin. I.1.6.4. Autorizar la entrada y salida del IMPI, de los medios de almacenamiento propiedad de la empresa adjudicada donde se realice el copiado de los archivos electrnicos de los ejemplares de la Gaceta de la Propiedad Industrial. I.1.6.5. Recibir del responsable del servicio, las imgenes capturadas y editadas y el informe sealado en el punto I.1.5.8 en un disco compacto aportado por la empresa adjudicada, conforme a lo establecido en el punto I.1.2 y acompaado de un oficio de entrega. I.1.6.6. Verificar que las imgenes capturadas y editadas por la empresa adjudicada pertenezcan a la gaceta de referencia y al lote entregado y cumplan con las especificaciones tcnicas y con los estndares definidos. I.1.6.7. Registrar en la bitcora los errores detectados en los discos compactos, informando al responsable del servicio para la reposicin correspondiente conforme a lo sealado en el punto

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I.1.5.12. Lo anterior, sin costo extra para el IMPI, quedando bajo resguardo del Instituto los discos compactos errneos. I.1.6.8. Migrar las imgenes capturadas y editadas al Sistema de Informacin de la Gaceta de la Propiedad Industrial (SIGA) y reportar a la Subdireccin Divisional de Productos de Informacin Tecnolgica la disponibilidad de la informacin o en su caso las eventualidades que se hubiesen presentado. Una vez publicadas las imgenes en el portal del SIGA, se destruirn los discos compactos. I.1.6.9. Remitir a la Direccin Divisional de Administracin un reporte mensual de las eventualidades o incumplimientos del servicio para la aplicacin de las sanciones establecidas en el contrato respectivo. I.1.6.10. Remitir a la Subdireccin Divisional de Productos de Informacin Tecnolgica y con estricto apego al calendario de liberacin de servicios informticos vigente, las cifras mensuales que la empresa proces a satisfaccin del rea usuaria, para la generacin del acta mensual de entrega/recepcin de los servicios prestados. I.1.6.11. La Subdireccin Divisional de Productos de Informacin Tecnolgica remitir a la Direccin Divisional de Administracin el acta mensual de entrega/recepcin a satisfaccin de los servicios prestados por la empresa adjudicada. Dicha acta se elaborar conforme al calendario de liberacin de servicios informticos vigente y solo incluir los lotes validados por el supervisor de produccin; siempre y cuando no existan imgenes pendientes por entregar en el citado periodo. Por ningn motivo se liberarn actas si la empresa adjudicada tiene algn retraso. I.1.7. Para la integracin de su oferta tcnica, la empresa licitante deber tomar en cuenta las siguientes consideraciones: I.1.7.1. El IMPI se reserva el derecho de verificar la veracidad de la informacin proporcionada por la empresa licitante. La oferta tcnica de la empresa licitante ser considerada como no solvente si presenta informacin falsa. I.1.7.2. Opcionalmente, los licitantes podrn realizar una visita de inspeccin a las instalaciones del IMPI donde se les mostrara la informacin a procesar. La visita tendr una duracin aproximada de 30 minutos y ser coordinada por el Subdirector Divisional de Productos de Informacin Tecnolgica y el supervisor de produccin, conforme al calendario establecido en las bases de licitacin. I.1.7.3. Que los equipos y licencias de programas utilizados para el servicio que facilite el IMPI son y permanecen propiedad del mismo y la empresa adjudicada es responsable ante el IMPI y ante terceros por violacin de derechos protegidos. I.1.7.4. Que la empresa adjudicada responder por los daos directos y a terceros, voluntarios o no, que sus tcnicos especializados infrinjan a documentos, instalaciones, mobiliario y equipo propiedad del IMPI. Los gastos que ocasionen la reparacin y/o reposicin de instalaciones, mobiliario, equipo y documentos correspondiente sern con cargo a la empresa adjudicada de acuerdo a precios y condiciones del mercado. I.1.7.5. Que la empresa adjudicada se obliga a utilizar todas las medidas que fueren necesarias y convenientes para que sus tcnicos especializados, bajo ninguna circunstancia extraigan

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documentos y/o copias de los mismos por cualquier medio, ya sea mecnico, electrnico conocido o por conocer, fuera del rea de trabajo designada. Los tcnicos especializados que proporcione la empresa adjudicada debern firmar un documento de responsiva, mismo que deber incluir la firma del representante legal de la misma. Dichos documentos sern entregados al supervisor de produccin para su control correspondiente. I.1.7.6. Que el traslado de documentos digitales propiedad del IMPI fuera de sus instalaciones se regir por lo estipulado en el convenio de confidencialidad y deber estar autorizado por el supervisor de produccin. I.1.7.7. Que la calidad de los productos a entregar por la empresa adjudicada, deber ser igual o superior a la que puede producir el IMPI y con este criterio se resolvern cualquiera de las controversias que pudieran surgir en materia de productos terminados. I.1.7.8. Que el servicio de captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad Industrial iniciar el siguiente da hbil a la celebracin del acto de fallo, considerando un plazo mximo de 3 semanas como curva de aprendizaje y tendrn como fecha lmite de terminacin el 20 de diciembre de 2013 o cuando se haya completado el volumen especificado en el punto I.1.1. I.1.7.9. Que la entrega de lotes y recepcin de discos compactos se llevar a cabo en las instalaciones del IMPI ubicadas en Arenal No. 550, Piso 3, Col. Pueblo Santa Mara Tepepan, Delegacin Xochimilco, Mxico D.F., C.P. 16020, en el horario que establezca el supervisor de produccin. I.2. Metodologa para la prestacin del servicio.

I.2.1. La empresa licitante deber presentar a detalle el procedimiento que utilizan o han utilizado con xito en proyectos similares con otras instituciones para garantizar su experiencia en el cumplimiento de los requerimientos establecidos en las presentes especificaciones tcnicas. Para tal efecto, debern presentar toda la documentacin de campo que consideren necesaria para corroborar que dominan todas y cada una de las etapas del procedimiento que utilizan. La documentacin de campo debe ser aquella que contenga muestras de todos los controles aplicados en determinado proyecto y deben presentarse con las respectivas firmas de conformidad y/o sellos de las personas que intervinieron por parte de la empresa licitante y la institucin. I.3. Esquema estructural de la organizacin de los recursos humanos.

I.3.1. Los licitantes debern comprobar fehacientemente por medio de un listado de nmina y/o comprobante de pago al IMSS, que los tcnicos especializados que prestarn el servicio laboran o han laborado en la empresa licitante. I.3.2. Para el cumplimiento de los puntos I.1.1 y I.1.2, la empresa licitante debe garantizar que designar un grupo de tcnicos especializados para la captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad Industrial. La empresa licitante deber anexar una relacin con los tcnicos especializados que integrarn el grupo de trabajo. Adicionalmente, la empresa licitante deber proporcionar a un tcnico especializado en sitio para actividades relacionadas con la captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad Industrial dentro de los horarios que establezca el IMPI; y su permanencia en sitio ser durante la vigencia del contrato y

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hasta que se cumpla lo establecido en el punto I.3.5.

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I.3.3. La empresa licitante deber comprometerse a mantener la plantilla base de tcnicos especializados desde el inicio hasta la conclusin del proyecto. Si durante la operacin del servicio, existe algn cambio en la plantilla de tcnicos especializados del grupo de trabajo, la empresa adjudicada deber proponer su candidato por escrito al supervisor de produccin, quien verificar que el mismo cumple con lo establecido en los puntos I.3.1, II.1.1.1 y II.1.2.1; y que cuenta con la capacitacin necesaria para llevar a cabo los servicios relacionados con la tarea a realizarse y en caso de no ser satisfactoria la evaluacin, rechazar al elemento propuesto por la empresa adjudicada; la cual deber presentar a otro candidato de manera inmediata. I.3.4. La empresa adjudicada proporcionar a sus tcnicos especializados como identificacin, un gafete oficial de la empresa adjudicada, sin tachaduras ni enmendaduras, firmado autgrafamente. Dicho gafete siempre deber estar visible. As mismo, es obligacin de la empresa adjudicada proporcionar al personal de vigilancia del IMPI adscrito a la Subdireccin Divisional de Recursos Materiales y Servicios Generales, listas quincenales actualizadas para el registro de sus tcnicos especializados cada vez que entren o salgan de las instalaciones del Instituto. De igual forma, la empresa adjudicada notificar por escrito a sus tcnicos especializados, que no debern introducir a las instalaciones del Instituto, mochilas, portafolios, bolsas o cualquier objeto voluminoso. El personal de vigilancia del IMPI se encargar de verificar que esta medida se aplique. I.3.5. Que por ningn motivo la empresa adjudicada podr retirar del proyecto asignado a los tcnicos especializados sealados en el punto I.3.2, ni los equipos sealados en el punto II.2.2.1, hasta que no se haya migrado satisfactoriamente el ltimo lote procesado.

II. II.1. II.1.1.

CAPACIDAD DEL LICITANTE. Capacidad de los Recursos Humanos. Experiencia.

II.1.1.1. La empresa licitante deber anexar la documentacin que garantice que sus tcnicos especializados han participado en la prestacin de otros servicios de captura y edicin de imgenes de caractersticas similares al servicio solicitado. II.1.2. Competencias o habilidades en el trabajo.

II.1.2.1. La empresa licitante deber anexar constancias, diplomas, certificaciones o la documentacin que garantice que sus tcnicos especializados cuentan con la capacitacin y el adiestramiento requeridos para la prestacin del servicio de captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad industrial. II.1.3. Dominio de herramientas relacionadas con el servicio.

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II.1.3.1. A fin de asegurar el cumplimiento del servicio objeto de la presente licitacin, la empresa licitante deber anexar como parte de su propuesta tcnica la documentacin que acredite el cumplimiento de los siguientes aspectos: II.1.3.1.1. Para el proceso de captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad industrial, deber garantizar que el formato de salida sea a 150 dpi, tamao real y color verdadero. II.2. II.2.1. Capacidad de los recursos econmicos y de equipamiento. Recursos econmicos.

II.2.1.1. La empresa licitante deber presentar copias de la ltima declaracin fiscal anual y la ltima declaracin fiscal provisional del impuesto sobre la renta, presentadas ante la SHCP. II.2.2. Equipamiento.

II.2.2.1. La empresa licitante deber proporcionar un listado detallado de su equipo informtico disponible, para acreditar que tiene capacidad comprobada para proporcionar el equipo necesario y suficiente requerido para la prestacin del servicio de captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad industrial, indicando el equipo que considere necesario utilizar para dar cumplimiento al servicio de referencia. II.2.2.2. La empresa adjudicada ser responsable en todo momento de garantizar con sus medios materiales y humanos el servicio de captura y edicin de imgenes publicadas en la Gaceta de la Propiedad Industrial contratado, tanto en volumen como en tiempo durante la vigencia del contrato. Los recursos materiales y humanos adicionales que la empresa adjudicada deba utilizar para cumplir con el contrato de servicio no causarn costos extras al IMPI. II.3. II.3.1. rubro. II.4. II.4.1. rubro. Participacin de discapacitados. La empresa licitante deber apegarse a lo establecido en las bases de licitacin para este

Participacin de MIPYMES. La empresa licitante deber apegarse a lo establecido en las bases de licitacin para este

III. III.1.

EXPERIENCIA Y ESPECIALIDAD DEL LICITANTE. Experiencia del licitante.

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ANEXO 11 FORMATO 5

III.1.1. La empresa licitante deber comprobar experiencia mnima de 2 aos, en servicios de captura y edicin de imgenes mediante la presentacin de al menos dos contratos. III.2. Especialidad del licitante.

III.2.1. Los contratos que se presenten como prueba debern ser similares a las caractersticas del servicio solicitado y debern contener en el objeto de los mismos la descripcin del servicio de captura y edicin de imgenes de manera explcita con firma y datos de las personas contratantes.

IV

CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS.

IV.1. La empresa licitante deber anexar como parte de su propuesta tcnica, las cartas de liberacin de fianza de los contratos y una carta de satisfaccin de dichos clientes para cada uno de los contratos que fueron requeridos en el punto III.1.1. La carta de satisfaccin del cliente deber estar actualizada para la presente licitacin y contener los datos necesarios para contactarlo. IV.2. Si la empresa licitante ya ha realizado trabajos para la Gaceta de la Propiedad Industrial, deber presentar las cartas de satisfaccin correspondientes a los servicios que haya prestado. Por ningn motivo se considerarn actas y oficios de liberacin de servicios como cartas de satisfaccin del cliente.

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ANEXO 11 FORMATO 5

Firmas de formalizacin del documento.

Elabor: Ing. Santiago Reyna Ortz Subdirector Divisional de Productos de Informacin Tecnolgica

Autoriz Partida 1: Lic. Joseph Kahwagi Rage Director Divisional de Marcas

Autoriz Partida 2: Qum. Fabin Ramn Salazar Garca Director Divisional de Patentes

Autoriz Partida 3: C. Oscar Garca Olivero Coordinador Departamental de Publicaciones y Estadstica

Vo.Bo. Ing. Eugenio Ponce Len Director Divisional de Sistemas y Tecnologa de la Informacin

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ANEXO 11 FORMATO 5

Apndice A.

(Fin de Apndice A)

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ANEXO 11 FORMATO 5

Apndice B. Consideraciones para el etiquetado de CDs.


La SDPIT establece que la generacin de la etiqueta de los CDs debe llevar, entre otros, los siguientes datos bsicos:       Nmero de CD. Nombre del Instituto. Nombre de la Direccin Divisional. Lote procesado (se refiere a la relacin de documentos en el IMPI). Nombre de la empresa prestadora del servicio. Descripcin del tipo de documento que incluya cantidad de documentos digitalizados y total de imgenes.

La etiqueta propuesta se muestra a continuacin:

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ANEXO 11 FORMATO 5

DISCO 001

Lote procesado Abril de 2011

Nombre de la empresa prestadora del servicio

Nombre de la Direccin Divisional


Tipo de Documento Patentes Total de Imgenes 2658

(Fin de Apndice B)

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(Fin de Anexo tcnico)

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