Ing.

John Gaffney, MAP, MBA, IQ e II

Objetivos Generales del Curso

Entender las herramientas aplicadas a la gestin del plan del Alcance, definicin del Alcance, estructuras de trabajo de un proyecto y los medios de verificacin y control de cambios, con lo que podr asegurar el propsito del proyecto en una forma estructurada estructurada. Asimismo, conocer las herramientas utilizadas para la gestin de calidad de los proyectos, para asegurarse la efectividad y la calidad de los mismos

j Objetivos Generales del Curso

Incluyendo e Plan de Ges de Alcance, c uye do el a Gestin del ca ce, los procesos requeridos para asegurarse q que el p y proyecto incluya todo el trabajo y j necesario, y solo el trabajo necesario, para p proyecto exitosamente completar el p y

j p Objetivos Especficos del Curso

Iniciacin del Alcance de un proyecto Planificacin del Alcance de un proyecto Definicin del Alcance de un proyecto Creacin de la EDT Verificacin del Alcance de un proyecto Control de los cambios del Alcance de un proyecto

AdministracindelAlcance
La gestin del alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto i l l t incluya t d el t b j requerido, todo l trabajo id y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente La gestin del alcance del p y g proyecto se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que est y no est incluido en el proyecto

AdministracindelAlcance
Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se produce en una o ms fases del proyecto, si el proyecto se encuentra dividido en fases. A pesar de que los procesos aqu se presentan como componentes discretos con interfaces bien definidas, en la prctica pueden superponerse e interactuar en formas que no se d t ll en esta gua. detallan t

AdministracindelAlcance
5.1 Planificacin del Alcance: crear un plan de gestin del alcance del proyecto que refleje cmo se definir, verificar y controlar el alcance del proyecto, y cmo se crear y definir la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

AdministracindelAlcance
5.2 Definicin del Alcance: desarrollar un p y enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras p y decisiones del proyecto. 5.3 Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

Ad i i i d l Al AdministracindelAlcance
5.4 Verificacin del Alcance: formalizar la aceptacin de los productos entregables completados del proyecto. 5.5 Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto.

Ad i i i d l Al AdministracindelAlcance
En el contexto del proyecto, la palabra alcance puede referirse a lo siguiente: Alcance del producto. Las caractersticas y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. Alcance del proyecto. El trabajo q debe y j que realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas.

AdministracindelAlcance
Generalmente, un proyecto da como resultado un nico producto, pero ese producto puede tener componentes subsidiarios, cada uno de ellos con su propio alcance del producto, separado pero interdependiente.

AdministracindelAlcance
La conclusin del alcance del proyecto se mide en comparacin con el plan de gestin d l proyecto (S ti del t (Seccin 4.3), el i 4 3) l enunciado del alcance del proyecto, su EDT y el diccionario de la EDT relacionados, pero la conclusin del alcance del producto se mide en comparacin con los requisitos del p producto.

GESTIONDELALCANCEDELPROYECTO

PLANIFICACION DEL ALCANCE

PLANIFICACION DEL ALCANCE

1. Entradas .1 Factores ambientales de la empresa .2 Activos de los procesos de la organizacin .3 Acta de constitucin del proyecto p y .4 Enunciado del alcance del proyecto preliminar .5 Plan de gestin del proyecto

PLANIFICACION DEL ALCANCE

2. Herramientas y Tcnicas

.1 Juicio de expertos p .2 Plantillas, formularios y normas 3. Salidas .1 Plan de gestin del alcance del pro ecto 1 proyecto

PLANIFICACION DEL ALCANCE Arranca el plan de gestin del alcance a partir del acta de constitucin o la Definicin o Charter del proyecto Requiere q Cliente, Director y equipo q que q p confirmen como sern los entregables. Entregables finales (que se descomponen en sub-entregables) y expectativas.

PLANIFICACION DEL ALCANCE Es como realizar pequeos Charters o definiciones de cada entregable final, desglosndolos, d d l d l describindolos y ibi d l especificndolos de acuerdo como el cliente = criterios de aceptacin Cumplan con criterio S-M-A-R-T p Especifico, Medible, Acordado, Realista y p en Tiempo

PLANIFICACION DEL ALCANCE

Para que sirve? Asegura la confirmacin del cliente, Director y Equipo, de cmo sern los entregables Equipo finales del proyecto Qu incluye? Descripcin de los entregables finales y subentregables con el criterio SMART Criterios de aceptacin Fases de proyecto (cuando as convenga)

PLANIFICACION DEL ALCANCE

Cmo desarrollarla? Describir en 2 o 3 prrafos cada uno de los entregables finales Determinar los criterios de aceptacin Definir las fases del proyecto Obtener sub-entregables Describir cada sub entregable sub-entregable Determinar criterios de aceptacin de cada sub-entregable sub entregable

DESARROLLO Y EJECUCIN DE PROYECTOS ANLISIS PARA LA TOMA DE DECISIONES

Pgina: 1/2 ANLISISPARALATOMADEDECISIONES
ANLISISDEMERCADO
Demanda: Oferta: Precio: Comercializacin:

ANLISISTCNICO
Tamao ptimo: Localizacin ptima: Equipos y maquinaria: Organizacin del recurso humano: Marco legal del proyecto y factores relevantes:

ESTUDIOECONMICO
Costos del proyecto: Inversin total inicial: Cronograma de inversiones: Depreciacin y amortizaciones: Capital de trabajo: Punto de equilibrio:

DESARROLLO Y EJECUCIN DE PROYECTOS ANLISIS PARA LA TOMA DE DECISIONES Pgina: 2/2

VAN: TIR: Tabla de pago de la deuda: Balance general: ESTUDIO AMBIENTAL:

Identificacin de Involucrados
NOMBRE DEL PROYECTO: LIDER DEL PROYECTO: PATROCINADOR:

Nombre

Planta y area

Clasificacion

Funcion en el proyecto Criterio de xito de la persona Nmeros de telfonos

<Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo> <Nombre completo>

<Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia> <Organizacion y dependencia>

<Rol> <Rol> <Rol> <Rol> <Rol> <Rol> <Rol> <Rol> <Rol> <Rol> <Rol>

<Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito> <Criterio de exito>

<### - ####> <### - ####> <### - ####> <### - ####> <### - ####> <### - ####> <### - ####> <### - ####> <### - ####> <### - ####> <### - ####>

ENUNCIADO DEL PROYECTO Fecha de elaboracin del perfil del proyecto Cdigo del proyecto <dd/mm/aaaa> <Escriba el cdigo correspondiente> INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO Nombre del proyecto <Nombre con el cual se conocer el Proyecto> rea funcional Nombre del solicitante <rea (s) solicitante (s) de la organizacin que proponen la <Escriba el nombre completo de la persona> idea del proyecto> Nombre del director del proyecto <Persona responsable de la administracin de proyecto, su responsabilidad consiste en la implementacin del Plan del Proyecto (si se ha nombrado)> ENFOQUE DEL PROYECTO Provee una visin a nivel ejecutivo del Plan de Proyecto: identifica la necesidad o el problema de negocio o de la organizacin a resolver Descripcin del proyecto <Breve descripcin del propsito del proyecto a travs de su ciclo de vida> Problema o Necesidad de Negocio u Organizacional a resolver <Breve descripcion de la necesidad o problemtica que enfrenta la organizacin y que justifica el proyecto> Objetivos estratgicos <Cules son los objetivos estratgicos de la organizacin ligados con el proyecto?> Objetivo del proyecto <Criterios enfocados a la entrega del proyecto (Accin del Verbo en infinitivo + Entrega principal del proyecto + Marco de proyecto, Tiempo (para el / antes del dd/mm/aaaa) + Costo (horas o colones, dolares)> ABORDAJE DEL PROYECTO Describe la estrategia para desarrollar el proyecto Entregas 1. 1 <Definir los t <D fi i l entregables mayores necesarios para cumplir con l requerimientos d l proyecto> bl i li los i i t del t > 2. <Definir los entregables mayores necesarios para cumplir con los requerimientos del proyecto> Medidas 1. 2. <Califican el rendimiento de la entrega, miden el desempeo, no el costo o duracin del proyecto> <Califican el rendimiento de la entrega, miden el desempeo, no el costo o duracin del proyecto>

Exclusiones 1. 2. <Elementos que no se van a entregar como resultado del proyecto> <Elementos que no se van a entregar como resultado del proyecto>

Supuestos 1. 2. <Factores que sern considerados reales o ciertos para el proyecto> <Factores que sern considerados reales o ciertos para el proyecto>

Restricciones o limitaciones 1. <Factores que limitan las opciones disponibles para el equipo del proyecto, por ejemplo, presupuesto, asignacion de personal y tiempo>

Asuntos, Riesgos y Problemas <Identificar los posibles Asuntos, Riesgos y Problemas> OTROS PROYECTOS RELACIONADOS Proyectos precedentes: Proyectos siguientes: <Crean las condiciones necesarias para la ejecucin de algn otro proyecto> <Suceden a un proyecto el cual ha creado las condiciones necesarias para sus ejecuciones> FIRMA DE PARTICIPANTES
Participante Participante

<Nombre y firma>
Participante

<Nombre y firma>
Participante

<Nombre y firma> Patrocinador <Nombre completo> Director del proyecto <Nombre completo>
Firma

<Nombre y firma> AUTORIZACIN PARA EL PROYECTO

Fecha

<Nombre completo>
Firma

<dd/mm/aaaa>
Fecha

<Nombre completo>

<dd/mm/aaaa>

DEFINICION DEL ALCANCE 1 Entradas .1 Activos de los procesos de la organizacin .2 Acta de constitucin del proyecto 2 .3 Enunciado del alcance preliminar .4 plan de gestin del alcance .5 Solicitud de cambio aprobadas

DEFINICION DEL ALCANCE

DEFINICION DEL ALCANCE

Fecha de gestin del control de cambios <dd/mm/aaaa>

CONTROL DE CAMBIOS Cdigo del proyecto <Escriba>

INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO proyecto Requerimiento de Cambio #: Nombre del p y q <Nombre con el cual se conocer el Proyecto> <Numero de cambio durante el proyecto> Persona quien solicita del cambio: <Nombre y apellidos> CAMBIO PROPUESTO Descripcin del cambio: <Breve descripcin del propsito del cambio propuesto solicitado: alcance, cronograma, costos, calidad, contratos> <B d i i d l it d l bi t li it d l t lid d t t > Justificacin del Cambio: <Indicar aquello que no se previo o justifica la causa del cambio: cambios al alcance futuros, ocurridos, reales> REGISTRO DE IMPACTO Compromisos Establecidos Impacto Tcnico: <Breve descripcin> Impacto en Presupuesto: <Breve descripcin> Impacto en Cronograma: <Breve descripcin> Marque con una X Aceptado Rechazado Impacto en Rendimiento: <Breve descripcin> Impacto en Recursos: <Breve descripcin> Impacto en otros Proyectos: <Breve descripcin> RESOLUCIN Aceptado con condiciones (pendiente)

Razones: <Indicar cual fue la razon por la cual se Acepto, Replantea o queda pendiente el cambio propuesto> RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR Director del proyecto p y <Nombre y firma> Fecha (da/mes/ao) ( ) <dd/mm/aaaa>

<Nombre y firma>

AUTORIZACIN PARA REALIZAR EL CAMBIO Patrocinador Fecha (da/mes/ao) <dd/mm/aaaa>

Plan de Gestin del Alcance Pl d G ti d l Al

(Sumarizado)

Involucrados Proyecto xxxxxx

Director Proyecto: xxxxxxxx Equipo de Proyecto: Xxxxxxxx xxxxxxxx

Contenido Proyecto
Antecedentes del proyecto Objetivo del Proyecto Alcance del proyecto Entregas g Metricas Exclusiones Estructura Detallada de Trabajo Lecciones aprendidas Resumen del Proyecto

A d d lP AntecedentesdelProyecto
Puede incluir las plantillas de la fase de inicio como parte de los antecedentes

ObjetivosdelProyecto

AlcancedelProyecto
Entregas: Xxxxx X xxxxx

AlcancedelProyecto
Medidas: xxxx

Al t Alcance d l P del Proyecto

Exclusiones xxxx

Estr ct ra Detallada de Trabajo Estructura

WBS Chart

L i did Leccionesaprendidas

Resumen del Proyecto ResumendelProyecto

o b e del proyecto: Nombre de p oyec o xxxxxxxx ESTIMADOS Fecha de inicio: dd/mm/aaaa Fecha de fin: dd/mm/aaaa Costo total ($): $999,999.00 Costo total (Hr): 999.9 C t t t l (H ) 999 9 Prioridad: Alta, media, baja Director del proyecto: xxxxxxxxxxxxxxxxx Impacto del proyecto: alto, medio, bajo Tamao del proyecto: Grande, mediano, pequeo

Definicin del Alcance delAlcance

(5.2Alcance)

Bueno, vamos a la Prctica!

Desarrollar el Enunciado del Alcance PRELIMINAR!!! Salida (4.2.3 Integracin)
Enunciado Preliminar!

C d E t di CasodeEstudio
Concurso privado: C i d La Universidad Alcance solicita la conversin de su Biblioteca Fsica a una Bibli t Biblioteca Vi t l proyecto a Virtual, t completarse para Agosto 2013 como mximo.

DETNGASE AQU Y ELABORE EN 45 min

C Caso d E t di de Estudio
PREGUNTAS:
1. 2.

Quin debe p p preparar el Enunciado del Alcance? Confeccione el Enunciado del Alcance PRELIMINAR segn los puntos que indica el PMBOK 2004 Haga un esfuerzo por indicar lo que NO ser entregable en este proyecto Si tuviera que realizar un cambio en los objetivos a fin de entregar el proyecto en Junio 2012, cul de los elementos (costo, alcance) ajustara Usted?
1. 1 2. 3. 4. 5. 6. 7. Objetivosdelproyecto Requisitosdelproyecto Criteriosdeaceptacindelproducto Limitesdelproyecto Restriccionesdelproyecto Asuncionesdelproyecto d l Organizacininicialdelproyecto 8. 8 9. 10. 11. 12. Riesgosiniciales Ri i i i l Hitosdelcronograma Estimacindelcosto RequisitosdeGestindela configuracin g Requisitosdeaprobacin

3. 4.

E t bl d l AP EntregablesdelaAP
Hay dos clases de entregables: Los entregables del proyecto: P d t y servicios Productos i i Entregables de la administracin de proyectos: t Charter o definicin, calendarios, reportes, planes, etc. l t Todo proyecto requiere administracin ya sea formal o informal

EstructuraDetalladadeTrabajo
WBS = EDT (Estructura de Detallada del j ) Trabajo) Parte de la Declaracin del Alcance Entregables finales y sub entregables con sub-entregables, sus descripciones y criterios de aceptacin. Se S confirman l expectativas con el fi las t ti l cliente, Director y el equipo

Et t D t ll d d T b j EstructuraDetalladadeTrabajo
Desglosa mas los sub entregables hasta sub-entregables un nivel de control en que cada elemento pueda ser: Asignado a una persona o empresa, programado, costeado y monitoreado d t d it d Lo que no est incluido en el WBS no es p parte del proyecto y no existe. p y