UNIDAD No. 04 EL SISTEMA CONTABLE 4.1 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD 4.1.

1 Definicin de Contabilidad: La contabilidad es la tcnica que se utiliza para producir sistemticamente y estructuralmente informacin financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relacin con dicha entidad. (Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores). 4.1.2 Objetivos de la Contabilidad La contabilidad, por ser un sistema de informacin, debe reunir fundamentalmente las caractersticas de este, a saber: Utilidad, Confiabilidad, Oportunidad, Objetividad, Verificabilidad y provisionabilidad, para que cumpla los objetivos siguientes: a) Proporcionar el mximo de informacin indispensable para una acertada toda de decisiones en reas tales como: estructura financiera, resultados, costos, rendimientos, etc. b) Aplicar las prescripciones legales correspondientes; c) Establecer para la empresa en su conjunto o para cada una de sus divisiones, sucursales o agencias, para un ejercicio contable o para una parta del mismo, situaciones financieras, balances y cuentas de gastos, de productos y de resultados, documentados, veraces y cuyos elementos sean comparables en el tiempo d) Obtener informacin que muestre la situacin econmica de la empresa frente a terceros; e) Registrar imparcialmente las transacciones f) Permitir la interpretacin de los hechos registrados. 4.2 ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD La organizacin contable esta estrechamente ligada a la organizacin general de la empresa. Los trabajos contables son complementarios de los dems trabajos. La documentacin fuente consiste en formas creadas por otros departamentos o procedentes del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros departamentos (la factura de un proveedor, los avisos de pago, de giro, etc.) Estos documentos son enviados a contabilidad para su registro.

Las operaciones que se ejecutan en los diversos departamentos generalmente dan origen a registros contables, luego a estados y extractos de cuenta que emanan del departamento de contabilidad, constituyndose en la documentacin indispensable para la toma de ciertas decisiones importantes por parte de la direccin de la empresa y por los dems empleados responsables. La direccin es la que debe fijar los objetivos que ha de alcanzar la contabilidad, precisar los informes que ha de suministrarle y la forma en que estos han de ser presentados. Al comenzar a organizar, el esfuerzo se dirige a dar respuestas a algunas cuestiones fundamentales, simples aparentemente, pero con gran sentido Cuales son los objetivos a alcanzar Cuales son las tareas necesarias para alcanzar los objetivos Como hay que cumplirlas Por quien han de ser cumplidas Como controlar la ejecucin de estos trabajos Las respuestas a estas interrogantes permiten completar los organigramas En general se puede afirmar que una empresa esta en condiciones de elegir, como principio fundamental para proyectar su organizacin, una divisin de sus departamentos por objeto o por funcin y, eventualmente, una combinacin de las dos formas. 4.2.1 Organizacin por Objeto: La divisin segn el objeto se basa en que los escalones superiores de la empresa se subdividen conforme la naturaleza del trabajo, tal como se indica en la figura 4.1 por ejemplo, de acuerdo con los grupos de mercancas con que opera la empresa, los grupos de clientes u otros criterios parecidos. Esto debe entenderse en el sentido de que se establezca una funcin o seccin independiente para cada uno de los objetos, de manera que cada funcin atienda por si misma a todas las tareas necesarias, como son la compra, la fabricacin, la venta, la contabilizacin, etc. independientemente de las otras secciones principales.

Direccin
Mercancia A Mercancia B Mercancia C

Ventas

Produccin

Ventas

Produccin

Ventas

Produccin

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Figura 4.1 Organizacin por Objetos

4.2.2 Organizacin por Funciones: En la divisin por funciones, el trabajo se rene segn sus finalidades, de modo que cada departamento principal se ocupa de una labor fundamental uniforme (por ejemplo compras, fabricacin, venta, etc.) para todos los grupos de mercancas, clientes, etc., con los que opera la empresa (figura 4.2) ntese que en esta forma solo habra un departamento de contabilidad, que comprender todos los ramos de la empresa.

Direccin

Ventas

Produccin

Contabilidad

Mercancia A

Mercancia B

Mercancia C

Figura 4.2 Organizacin por Funciones

4.2.3 Organizacin por Objeto y por Funciones: En la prctica los esquemas de organizacin no se dan puros, vese figura siguientes:

Direccin
Mercancia A Mercancia B Contabilidad

Ventas

Produccin

Ventas

Produccin

Mercancia A

Mercancia B

Figura 4.3 Organizacin por Objetos y por Funciones

Internamente el departamento de contabilidad puede ser organizado de muy diferentes formas; a guisa de ejemplo se puede citar los siguientes: Un departamento dirigido por un Jefe y con las secciones o grupos de trabajo denominados: Contabilidad de Produccin (de costos), Planeamiento y presupuestos y Contabilidad general (Figura 4.4). Otra seria: un jefe y las secciones o grupos: Contabilidad financiera, Contabilidad de Costos, Planificacin, Caja y Estadsticas (Figura 4.5)

Jefe Contabilidad

Contabilidad Produccin

Planeamiento

Presupuestos

Contabildad General

Figura 4.4 Ejemplo de una Organizacin del Departamento de Contabilidad

Jefatura

Contabilidad Financiera

Contabilidad de Costos

Planificacin

Estadisticas

Figura 4.5 Ejemplo de otra Organizacin del Departamento de Contabilidad

La organizacin del departamento de contabilidad se enmarca dentro de los principios y procedimientos de organizacin cientfica, la identificacin y divisin de los trabajos, a su normalizacin y sistematizacin, a las normas de trabajo, a la precisa distribucin de atribuciones y responsabilidades y al deslinde de ciertas responsabilidades. El departamento contable esta a su vez, constituido como unidad independiente de las otras divisiones de la empresa. Sus empleados deben permanecer imparciales frente al significado de los hechos por ellos registrados. La contabilidad debe quedar sometida a una revisin peridica para ser adaptada a las circunstancias, pero esta revisin ha de hacerse en un orden, ser aprobada por la autoridad superior y dar lugar a las correspondientes modificaciones en las normas de trabajo. La organizacin contable como cualquier otra parte de la organizacin no puede ser modificada sin autorizacin especial. 4.3 SELECCIN DE LOS HECHOS A REGISTRAR Hecho contable es todo movimiento o todo compromiso econmico o aun todo valor que cambia de naturaleza o de caractersticas. Ejemplo: pagos a terceros. Contraccin de deudas, compras, contingencias, ventas al contado, depreciaciones, creacin de reservas, etc. Los hechos contables son seleccionados analizando las operaciones de la empresa y teniendo en cuenta las exigencias de la direccin, que fijo los objetivos a alcanzar por la contabilidad. En principio se registra en las cuentas, segn diversos criterios, todo valor, ya se trate de inversiones, de ingresos, de costos o de cargos, de productos, etc. a) Que entre o salga de la empresa b) Que en el interior de la empresa, entre o salga de un sector c) Que se puesto a cargo de un responsable o que lo beneficie

d) Que se confi a un encargado para que lo custodie o para que lo suministre e) Que incumba a un producto, a una parte de este, a una actividad, a un pedido a un periodo de tiempo, etc. Se puede considerar tambin como hecho contable, el riesgo financiero, que puede originarse por el tiempo de uso de bienes o las circunstancias de la economa de un pas, que pueden alterar el nivel de ciertos valores. Esto debe prever registros para riesgos como desgaste, insolvencia, envejecimiento, variaciones monetarias, litigios judiciales, etc. 4.4 CRITERIOS DE DISTRIBUCIN Para poder organizar la contabilidad, la direccin debe comenzar por establecer la forma de los informes contables o financieros, que incluyen los estados financieros, que facilitaran a los jefes o miembros de la direccin la sntesis de la informacin necesaria para la toma de decisiones; es decir que, para subdividir y clasificar las cuentas adecuadamente, se debe empezar por tener la forma de dichos informes, para conocer que informacin debe producirse. El contenido de los informes contables es esencialmente variable segn las finalidades que se persiguen, las caractersticas de la empresa y las necesidades de los destinatarios (usuarios) de dichos documentos. Normalmente la informacin que estos proporcionan es extrada de la contabilidad. Todo dato de inters proviene originalmente de una cuenta o varias cuentas. Si la empresa establece un presupuesto, los rubros de este deben corresponder a los rubros contables. Ciertos informes tendrn por objeto mostrar las desviaciones positivas o negativas entre las previsiones del presupuesto con las realidades registradas por la contabilidad. Para satisfacer las exigencias de los usuarios de informes, la contabilidad crea mltiples divisiones, subdivisiones, y agrupamientos de cuentas. Al efecto, se aplican las reglas generales siguientes: a) En principio, una cuenta agrupa valores que tienen carcter Comun. Adems todos los valores que se llevan a una cuenta tienen caractersticas especiales. El nombre de la cuenta debe expresar el carcter Comun y la o las caractersticas elegidas. b) Los valores que posean el mismo carcter Comun deben ser: distribuidos en varias cuentas o bien, el valor, una vez registrado en una cuenta, se distribuye entre varias otras. c) Inversamente, valores clasificados en diferentes cuentas, en funcin de una de sus caractersticas se reagrupan en otra cuenta, de acuerdo con un carcter Comun a cada una de ellas. Se registran por ejemplo, las sumas debidas o pagadas por los clientes en sus respectivas cuentas personales, pero adems son reagrupadas peridicamente en

una cuenta de control o cuenta de agrupacin denominada Clientes o Cuentas por Cobrar. Por principio, en toda empresa de alguna importancia, el plan contable prev el registro simultneo de valor por su naturaleza; esto es, por clase, por especie y tambin por responsabilidad. Las cuentas son creadas y clasificadas en resmenes adaptando su titulo a la estructura jerrquica o al organigrama de la empresa Debe tenerse presente tambin que hay un limite en la subdivisin de cuentas, ya que de una aplicacin estricta de las reglas antes expuestas, puede provocar un numero de cuentas tan excesivo que terminara no solo por hacer prohibitivo el costo de la contabilidad, sino por perjudicar la claridad tan buscada. Un desglose excesivamente detallado no hace sino acumular informaciones, que adems de no ser utilizadas por nadie, distraen la atencin y originan perdidas de tiempo. La finalidad de los agrupamientos y distribuciones de cuentas es la de determinar y apreciar los rendimientos y los costos. Las cuentas resultantes de la subdivisin de otra cuenta son llamadas cuentas derivadas o divisionarias y funcionan en la misma forma que la cuenta principal. Toda clasificacin se establece de acuerdo a criterios claros y precisos que permitan denominar las cuentas en forma igualmente clara y precisa. Nada es mas peligroso como prever varias cuentas donde un empleado pueda asentar un mismo hecho aunque no se puede evitar totalmente, conviene por lo menos reducirlos al mnimo. Por lo tanto, sean cuales fueran las circunstancias, la denominacin de una cuenta debe expresar concisa y claramente las caractersticas de los valores que registra. 4.5 EL MANUAL CONTABLE El manual contable es el documento en el que se definen las polticas, cuentas y procedimientos contables de una empresa o grupo de ellas, que permite la sistematizacin del registro de sus operaciones y la preparacin de sus estados financieros. 4.5.1 Objetivos del Manual Contable a) Regular y Uniformar el registro y presentacin de las operaciones contables b) Servir de instrumento para la administracin c) Facilitar el trabajo de contabilidad, en cuanto al registro de las transacciones y la preparacin de informes d) Proporcionar informacin adicional necesaria para ampliar los conceptos de los reportes generados

e) Facilitar el entrenamiento del personal relacionado con aspectos contables f) Permitir la revisin del funcionamiento del sistema contable 4.5.2 Caractersticas del Manual Contable Para el mejor logro de los objetivos del manual contable, este debe reunir las caractersticas siguientes: a) Permitir el crecimiento o disminucin del numero de cuentas, por adicin, intercalacin o eliminacin de las mismas, sin que ello implique perdida del orden de las cuentas; b) Incorporar las Normas Internacionales de Contabilidad y las prcticas contables del pas. c) Deben revelar, expresa o implcitamente, las polticas de contabilidad empleadas por la empresa; d) Escrito con lenguaje sencillo y compilado de manera fcil de comprender; e) La distribucin de cuentas debe responder a las necesidades de informacin y de organizacin de la empresa; f) En la medida en que el manual sea mas complejo, por la naturaleza de la empresa de que se trate, este debe contener instrucciones que faciliten su manejo; y g) Aprobado por la alta direccin de la empresa 4.5.3 Contenido del Manual Contable Dependiendo del tamao de la contabilidad de una empresa, un manual podra limitarse al plan de cuentas. Para una contabilidad mas completa se sugiere el contenido que se aprecia en la figura siguiente:

MODELOS DE ESTADOS FINANCIEROS JORNALIZACION DESCRIPCION DE CUENTAS PLAN DE CUENTAS INSTRUCCINES USO DEL MANUAL OBJETIVOS DEL MANUAL INTRODUCCION

Figura 4.6 Visin Grfica del Manual

a) Introduccin: En esta parte se puede incluir un resumen de los antecedentes de la empresa y/o del manual, se puede tambin hacer referencia a circunstancias especiales de la contabilidad de que se trata. b) Objetivos que persigue el manual: puede ser el desarrollo de los citados en el punto 4.5 anterior c) Instrucciones sobre el uso del manual: Obligatoriedad: debe quedar expresamente indicado que el uso del manual no es optativo, sino obligatorio. Aclaraciones sobre uso de ciertos trminos, para que no haya lugar a diversas interpretaciones por cuestiones de semntica, deben definirse los trminos a utilizar en el manual. Procedimientos para modificar el manual. Que y como debe hacerse cuando se presente la necesidad de cambiar algo en el manual y quien tiene autoridad para modificarlo (generalmente quien autoriza su emisin) Explicacin de la codificacin de cuentas utilizada. A veces conviene hacer una relacin parecida a la que se muestra en la literal d) Periodicidad en la preparacin de informes. En funcin de la naturaleza y las necesidades de informacin de la empresa, habr reportes que se produzcan a diario, semanalmente, mensualmente y anualmente. Libros y registros que se utilizan en la empresa. Adems de sealar que libros contables se utilizaran, debe definirse en forma precisa la forma en que se captara la informacin al sistema contable. Ya que puede hacerse por medio de plizas contables (ver figura 4.7), en las que se formulan las partidas de diario completas, por medio de vouchers o fichas contables (ver figura 4.8 y 4.9) en los que se formulan las partidas separadamente por cuenta, se formulan tantas fichas como cuentas se carguen y se abonen y por medio de cheques vouchers (ver figura 4.10) en los que al emitir el cheque (para sistemas que descansan en movimiento de efectivo) se elabora la partida contable en la parte inferior de la copia del cheque. d) Plan de Cuentas: tambin llamado nomenclatura, lista de cuentas o cuadro contable. Consiste precisamente de una lista de las cuentas (cdigo y nombre) ordenadas conforme el estado de situacin. La codificacin mas utilizada es la numrica decimal, porque permite la integracin o desintegracin de cuentas, as como el crecimiento, intercalacin y eliminacin ordenada. Adems, facilita su procesamiento por medios electrnicos. Un ejemplo de dicha codificacin, es el siguiente:

Un digito 1 2 3 4 5 6 Dos dgitos 11 21 31 41 51 61

Partes del Balance General Activo Cuentas Reguladoras de Activo Pasivo Capital y Reservas Productos Gastos Grupo de Cuentas Circulante Estimacin para cuentas Malas Corto Plazo Capital Social Productos de Operacin Costo de Ventas Cuenta Caja y bancos Estimacin para documentos por cobrar Proveedores Capital Autorizado Ventas Costo de Ventas Producto X

Tres o Cuatro Dgitos 111 1101 211 2101 311 3101 411 4101 511 5101 611 6101

ntese que el cdigo de cuenta puede ser de 3 4 dgitos, dependiendo de la cantidad de cuentas que se necesite utilizar. Con tres dgitos los grupos de cuentas solo pueden contener nueve cuentas (el ultimo digito varia de 1 a 9), en tanto que usando cuatro dgitos, un grupo podra contener hasta 99 cuentas (los dos ltimos dgitos varan de 01 a 99) Cuatro o Seis Dgitos 1111 1101.01 3111 3101.01 5111 5101.01 Cuenta Caja Principal Proveedores Locales Ventas Locales

Si fuera necesario puede crearse una divisin mas, es decir crear subsubcuentas o cuentas de tercer grado. La codificacin se interpreta de la manera siguiente:

01

. 01

Proveedores Locales / Significado PASIVO CORTO PLAZO Proveedores Locales

La Funcin del Punto ( . ) es de ayuda visual

La funcin del punto (.) es de ayuda visual e) Descripcin de Cuentas: en esta parte se explica el uso de cada cuenta, por que conceptos se carga, se abona y lo que representa su saldo Ejemplo: 3105 Gastos por Pagar Esta cuenta se utiliza para registrar el importe de los gastos incurridos por bienes y servicios, que se encuentran pendientes de pago. O bien 3105 Gastos por Pagar Se Abona por: El saldo que refleje esta cuenta al inicio del ejercicio El importe de los bienes y servicios que quedan pendientes de pago. Se Carga por: El pago parcial o total de los saldos adeudados El saldo al final del ejercicio, por el cierre contable Su Saldo: Acreedor, refleja la obligacin a cargo de la empresa derivada de bienes y servicios recibidos f) Jornalizacin: En algunos casos conviene incluir la forma de jornalizar las operaciones tpicas y/o las ms complicadas de la negociacin. g) Modelos de Estados Financieros y Reportes: Es conveniente que la empresa adopte modelos especficos de estados financieros y de reportes que satisfagan las necesidades de informacin de la misma. Por supuesto que, respecto de los estados financieros deben respetarse los estndares que la profesin de la Contadura Publica tiene definidos en el medio. 4.5.4 APROBACION: En virtud de que el manual contable debe satisfacer las exigencias de informacin de todos los niveles de la empresa, lo ms conveniente es que sea la Gerencia quien lo apruebe, para garantizar su observancia obligatoria.

10

EMPRESA XITO, S. A. Departamento de Contabilidad POLIZA DE CONTABILIDAD No.

Guatemala,______de____________________de ________

Cdigo

Cuentas / Descripcin

Parcial

Debe

Haber

Hecho Por

Revisado Por

Vo. Bo

Auditoria Interna

Figura 4.7 Ejemplo de una Pliza Contable

11

EMPRESA ADELANTE, S. A. Departamento de Contabilidad NOTA DE DEBITO Fecha Cdigo Nombre Cuenta: No.

Subcuentas / Descripcin

Parcial

Cargo

CUENTAS ACREDITADAS

Hecho Por

Revisado Por

Vo. Bo

Auditoria Interna

Figura 4.8 Ejemplo de Nota de Dbito

EMPRESA ADELANTE, S. A. Departamento de Contabilidad NOTA DE CREDITO Fecha Cdigo Nombre Cuenta: No.

Subcuentas / Descripcin

Parcial

Abono

CUENTAS DEBITADAS

Hecho Por

Revisado Por

Vo. Bo

Auditoria Interna

Figura 4.9 Ejemplo de Nota de Crdito

12

BANCO DEL PROGRESO, S. A. Guatemala Pguese a : La Suma de:

Empresa de Logros, S. A. Cuenta 00-10-0449-3

Cheque No. Valor Q.

Firmas Autorizadas Cuentas / Descripcin Parcial Debe Haber

Cdigo

Hecho Por

Revisado Por

Vo. Bo

Auditoria Interna

Figura 4.10 Ejemplo de Cheque Voucher

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