Medewerkers provincie Vlaams-Brabant altijd op de afspraak

Sinds de installatie van Microsoft Outlook missen de Vlaams-Brabantse provinciemedewerkers geen enkele afspraak meer. In het verleden waren het email- en kalenderbeheer bij de provincie niet met elkaar gentegreerd en kon men geen vergaderafspraken mailen. Daardoor waren interne of externe deelnemers soms niet op de afspraak. Met het nieuwe, gebruikersvriendelijke e-mailsysteem kunnen de provinciemedewerkers bovendien een geavanceerde opmaak gebruiken. Dat maakt het mogelijk om elektronische nieuwsbrieven te versturen vanuit Outlook. De technische infrastructuur is volledig gevirtualiseerd voor een hogere beschikbaarheid van de e-mailsystemen. E-mail is voor ons erg cruciaal, zegt Karl Pottie van de provincie Vlaams-Brabant. Samen met onze partner Simac hebben we Exchange Server genstalleerd op virtuele machines van VMware. De dataopslag gebeurt op een server van NetApp. Hoewel de combinatie van de drie technologien niet eenvoudig is, bleek het een koud kunstje voor onze specialist Simac. De provincie is erg tevreden over het resultaat en denkt eraan om de emailsystemen te integreren met andere toepassingen. Ze heeft onder meer plannen om over te schakelen naar IP-telefonie.

Profiel Vlaams-Brabant is de jongste Belgische provincie, ontstaan op 1 januari 1995 uit de splitsing van Brabant in Brussel, Waals-Brabant en Vlaams-Brabant. De provincie Vlaams-Brabant telt 65 steden en gemeenten en ongeveer 1 miljoen inwoners. De provincie stelt ongeveer 750 personen tewerk, en huisvest nog een aantal aanverwante organisaties met ca. 200 medewerkers.

Uitdaging De provincie gebruikte sinds haar ontstaan het openbron emailprogramma Eudora. Voor het kalenderbeheer moest het dan weer een ander programma gebruiken. Ondanks de stabiliteit van de systemen wilde de provincie overstappen naar een nieuwe, gentegreerde e-mail- en kalendersoftware. Ook wilde de provincie zoveel mogelijk gebruikmaken van haar bestaande virtualisatie- en opslagtechnologien.

Oplossing De provincie Vlaams-Brabant koos voor de Microsoft Exchange Server om het emailverkeer te leiden, in combinatie met Microsoft Office Outlook voor de eindgebruikers. Simac installeerde de Exchange servers op virtuele VMwaremachines, gecombineerd met gedeelde dataopslag op servers van NetApp. Daarmee verhoogt men gevoelig de beschikbaarheid van de emailsystemen.

Ik kan iedereen aanraden om de expertise van een externe specialist als Simac in huis te halen.
Karl Pottie, Diensthoofd Computersystemen van de Provincie Vlaams-Brabant

Voordelen

E-mail en agenda in n toepassing Herkenbare technologien Snelle oplevering Nieuwsbrieven via Outlook Integratie met andere toepassingen mogelijk Optimale beschikbaarheid dankzij virtualisatie van Exchange server

CASE STUDY PROVINCIE VLAAMS-BRABANT

Vlaams-Brabant is de jongste provincie in Belgi. Trouw aan haar jeugdige imago ontwierp ze het vorige decennium een innovatief provinciehuis, en lanceerde in 2008 een fonkelnieuwe website. Een en ander helpt de dienstverlening aan burgers en collega-ambtenaren te verfijnen. In het kader van de algemene modernisering vernieuwde de Provincie Vlaams-Brabant recent ook zijn e-mailsystemen. Met de operatie behoudt de provincie een enkele toepassing voor kalender-, contacten- en emailbeheer. Dat vereenvoudigt gevoelig het werk van de ambtenaren. De provincie bestelde Microsoft Office Outlook voor alle duizend administratieve medewerkers. Integratie en herkenbaarheid waren belangrijke criteria, zegt Karl Pottie, Diensthoofd Computersystemen van de Provincie Vlaams-Brabant. Mensen kennen Outlook vaak al van thuis, het is het meest populaire systeem op de markt. En Microsoft staat bekend om zijn ruime integratiemogelijkheden. De provincie bekeek ook alternatieven zoals Lotus Notes, maar kon die systemen niet of moeilijk integreren met de diverse bedrijfstoepassingen. Ook was de leercurve vaak iets steiler, wat niet eenvoudig is voor nieuwe medewerkers. De zogenaamde look and feel van Outlook 2007 daarentegen is heel aangenaam en de software is gebruikersvriendelijk. De medewerkers kregen via het Provinciaal Instituut voor Vorming en Opleiding nog een korte aanvullende cursus rond de nieuwe toepassing.

men soms vergaderingen vergat. Vandaag stuur je hen eenvoudigweg een meetingplanner en klaar is kees.

e-Newsletters versturen via Outlook

Outlook maakt ook het gebruik van geavanceerde opmaak in e-mails mogelijk. Dat is onder meer nodig om grafische elementen in e-mailhandtekeningen te stoppen. Diverse diensten zoals bijvoorbeeld Leefmilieu maken ook gebruik van deze opties voor hun elektronische nieuwsbrieven. Dankzij Outlook kan men de doelgroepen een gelayoute e-mail sturen met links naar de website van de provincie. De provincie heeft ook nog een extern nieuwsbrievensysteem, maar Pottie merkt op dat dit minder gebruikt wordt sinds de komst van Outlook.

Simac virtualiseert Exchange Server voor betere beschikbaarheid

Bij de installatie van de e-mailservers hechtte de informatica-afdeling veel belang aan de beschikbaarheid van het systeem. E-mail is cruciaal, het mag in feite nooit ofte nimmer uitvallen. Als overheidsorganisatie verwerken we bijzonder veel informatie en zonder e-mail is dat onmogelijk, legt Pottie uit. Om een hoge graad van beschikbaarheid te krijgen, raadt men algemeen aan om de Microsoft Exchange Server te installeren op een Windows Server en te zorgen voor een duplicering om alles in tweevoud te hebben. Die synchronisatie voor high availability maakt je Exchange/Outlook omgeving complex, en ook het beheer wordt er niet makkelijker op. Samen met Simac installeerde de provincie dus Exchange op virtuele VMware-ESX machines met gedeelde opslag op servers van Netapp. VMWare High Availability in combinatie met het geavanceerde NetApp-opslagbeheer garandeert ons dezelfde beschikbaarheden maar de opstelling is ontdaan van alle complexiteit. Voor een klein informaticateam is dat meer dan welkom. Simac heeft samen met het interne IT-team de volledige installatie van de servers gedaan, met het nodige maatwerk en de vereiste scripting om technische taken in de achtergrond automatisch te laten verlopen. Ik kan iedereen aanraden om de expertise van zon externe specialist in huis te halen.

Gentegreerd e-mail en kalenderbeheer

De provincie werkte sinds haar ontstaan in 1995 met Eudora, een openbron e-mailprogramma. Dat was destijds erg populair in overheidsmiddens. Bovendien was de software erg stabiel, aldus Karl Pottie. Maar daarnaast werkten we ook met Teamware, een apart systeem voor ons kalender- en agendabeheer. In de huidige werkmethoden is dat niet erg praktisch. We moesten vaak mensen teleurstellen omdat we weinig nieuwigheden konden toevoegen aan het systeem. Al met al was de technologie toch redelijk obscuur. Volgens Karl Pottie is de grootste vooruitgang dan ook de integratie van e-mail en agenda: We werken vaak samen met gemeentelijke medewerkers of andere organisaties in Vlaams-Brabant. Het klinkt logisch om vergaderafspraken te e-mailen, toch konden we dat vroeger niet. Als we een vergadering wilden beleggen met externe partijen, moest iedereen zijn eigen agenda beheren, met als gevolg dat

Microsoft ondersteunt voortaan ook virtuele server

Toch is het niet eenvoudig om de Exchange Server te

virtualiseren. Op de Belgische markt kan niet iedereen dat, meent Karl Pottie. Maar we hadden het volste vertrouwen in Simac. Ze hebben niet alleen kennis van de drie technologien, maar hadden in het verleden ook al met succes onze serverarchitectuur aangevuld met HP- en Intel-systemen. Je hebt ITintegratoren voor kmos, die ons niet de baas kunnen, en IT-integratoren voor multinationals, die wij niet de baas kunnen. Daarom kiezen we voor middelgrote informaticabedrijven zoals Simac. Zij denken perfect met ons mee en werken volledig op onze maat. In het bestek had Pottie al aangegeven dat hij voluit de kaart van virtualisatie zou trekken. En wel omdat we al sinds 2002 met NetApp en sinds 2007 met VMware-systemen werken, en dus intern al over de nodige technologische kennis beschikken. Het beheer van de twee technologien is eenvoudig. Uiteindelijk wezen we de opdracht toe aan Simac omdat hun offerte het meest overeenstemde met het bestek en onze wensen. Overigens vermoeden we dat men de Exchange Server steeds vaker zal virtualiseren. Sinds de komst van Microsoft Exchange Server 2007, geeft Microsoft ook ondersteuning op een gevirtualiseerde e-mailserver. Naast de technische virtualisatie-opdracht, ontwikkelde Simac ook een aantal bijkomende geautomatiseerde functies die Outlook en Exchange niet standaard aanbieden. De medewerkers waren immers een aantal standaardopties van de kalenderbeheersoftware Teamware gewend. De medewerkers vinden ze vandaag terug in het nieuwe systeem. Simac zorgde ervoor dat een aantal lees- en schrijfrechten voor kalenders automatisch worden ingesteld. Men kan zich gemakkelijk abonneren op kalenders van collega's van dezelfde dienst. Ook feest- en andere sluitingsdagen worden automatisch in alle kalenders geplaatst.

Door onze Exchange Server te virtualiseren hebben we dezelfde high availability, maar minder complexiteit dan bij traditionele dataduplicatie.
Karl Pottie, Diensthoofd Computersystemen van de Provincie Vlaams-Brabant

Brengt de toekomst IP-telefonie?

De installatie en configuratie van de clintsoftware op de computers van de gebruikers deed het informaticateam van Pottie zelf. Het gebruikte technologie van Altiris om de installatie te automatiseren. Het volledige project duurde ongeveer zes maanden, inclusief migratie van de Eudora-mailboxen door Simac. Pottie denkt er ook aan om Outlook te integreren met andere informaticatoepassingen. We willen in de toekomst bijvoorbeeld overstappen naar IP-telefonie. Zon telefoniesysteem kan je dan aan Exchange koppelen, zodat we met n muisklik telefoonoproepen kunnen starten. Dat maakt tijdwinst mogelijk, die we kunnen omzetten in efficintiewinst. Zo draagt informatica bij tot de verbetering van onze dienstverlening, en daar is het ons om te doen, besluit Karl Pottie.

SIMAC ICT BELGIUM Zone Guldendelle Arthur De Coninckstraat 5 B-3070 Kortenberg Tel: +32 (0)2 755 15 11 Fax: +32 (0)2 755 17 00 eMail: info@simac.be URL: www.simac.be