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3. Cmo solicitar subsidios al SMC

Este captulo aborda la forma o el procedimiento de solicitud de subsidios a Asdi, que se hace a travs del Consejo Sueco de Misiones (Swedish Mission Council, SMC), para el financiamiento de los diferentes tipos de proyectos; as como tambin las reglas que se aplican para solicitudes y la presentacin de informes de esos subsidios. Los documentos de Asdi que dirigen directamente el trmite de los subsidios son:

Las condiciones generales para subsidios de Asdi para las organizaciones no gubernamentales suecas (2003) Las indicaciones para asignaciones o subvenciones para organizaciones no gubernamentales (2007)

Existen indicaciones especficas para las asignaciones humanitarias. Adems de las condiciones generales de Asdi, este subsidio es regido por los siguientes documentos:

Las directrices para subsidios marco humanitarios de menor dimensin (2006) Las indicaciones de los subsidios de Asdi a las organizaciones no gubernamentales para proyectos humanitarios (2006).

El captulo est dividido en diez secciones. Las tres secciones introductorias tratan en general sobre subsidios para el desarrollo y las comunicaciones: 3.1 La planificacin de los proyectos La seccin trata sobre el proceso de solicitud y la presentacin de informes de los subsidios a travs del SMC. Aqu hay tambin dos textos que describen la necesidad de una comunicacin bien planificada y el desarrollo organizacional en los proyectos, as como tambin de las actividades que se ejecuten en torno al proyecto. 3.2 Polticas especiales- y reas de anlisis La seccin aborda las cuestiones centrales relativas al desarrollo que poseen polticas, directrices, anlisis y exigencias especiales. 3.3 Las reglas para el subsidio La seccin aborda las reglas formales vigentes para la concesin de subsidios y que trata, entre otras cosas, sobre los acuerdos o convenios, las auditoras, el presupuesto, y la rendicin de informes econmicos. 3.4 3.10 Tipos especiales de proyectos La seccin describe los subsidios para tipos especiales de proyectos: personal, practicantes, intercambio, estudios de campo, proyectos que aaden o agregan valor, proyectos de transicin, y proyectos humanitarios.

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3.1 La planificacin del proyecto (La solicitud y la presentacin de informes)

3.1.1 La solicitud
Quin puede solicitar subsidios? Pueden buscar subsidios de Asdi a travs del SMC, las organizaciones miembros del SMC, adems de las que son beneficiadas por otros acuerdos marco con Asdi. Los objetivos del SMC con el subsidio Los subsidios que el SMC tramita provienen de diferentes subvenciones de Asdi y tienen diferentes objetivos. El SMC utiliza las descripciones de los objetivos cuando el SMC administra los diferentes subsidios. Por ello, siempre debe haber en los proyectos una conexin o vinculacin clara con esos objetivos. El objetivo general de la cooperacin sueca para el desarrollo es: Contribuir a crear las condiciones para que las personas pobres puedan mejorar sus condiciones de vida. Asdi divide este objetivo general en dos partes. 1. Para el apoyo a la sociedad civil en los pases de cooperacin la meta es: Fomentar el desarrollo de una vigorosa y democrtica sociedad civil que busca fortalecer el marco de posibilidades de las personas pobres para que ellas mejoren sus condiciones de vida. 2. Para la labor de informacin y comunicacin de las organizaciones no gubernamentales en Suecia, la meta es: Contribuir en Suecia a un desarrollo global justo y sostenible a travs del incremento del inters y el compromiso en las cuestiones relacionadas al desarrollo global. Proyectos, programas y organizaciones de acuerdo de programa Ustedes pueden solicitar al SMC sea en forma de proyecto o en forma de programa. Un proyecto es una solicitud para una intervencin particular que tiene un objetivo especfico.

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Un programa consiste en una cierta cantidad de proyectos que tienen un objetivo comn. Cuando se trata de una solicitud en forma de programa, ustedes debern siempre dialogarlo con nosotros en el SMC para que juntos podamos elaborar un diseo o formato. Tanto las solicitudes de proyectos como de programas pueden contar con un plan de financiamiento de hasta tres aos de duracin. Una organizacin que recibe por medio del SMC un monto anual de por lo menos cinco millones de coronas para apoyar la labor de desarrollo en un pas de cooperacin, o de un milln para labor de informacin y comunicacin en Suecia, tiene la posibilidad de solicitar para convertirse una organizacin de acuerdo de programa. Usted puede solicitar en el SMC para esto. Los requisitos que se requieren cumplir para ser una organizacin de acuerdo de programa los puede encontrar en este sitio en Internet: www.missioncouncil.se/programavtalsorganisationer. Visto desde la perspectiva formal, Asdi es la que toma la resolucin de cules organizaciones pueden convertirse en organizaciones de acuerdo de programa. Cuando su organizacin ha sido aceptada como una organizacin de acuerdo de programa, usted elaborar una solicitud completa de toda la actividad para la cual ustedes estn buscando subsidios. El periodo de solicitud puede ser de uno a tres aos. La solicitud puede contener uno o varios programas. Tanto el diseo como el formato de la solicitud, ustedes lo determinar en consenso con el SMC. Las organizaciones de acuerdo de programa son responsables ante el SMC en lo referente a la solicitud y la presentacin de informes. Pero estos son tambin importantes partes del dilogo con Asdi en lo referente a las cuestiones de polticas y metodologas. Lista de proyectos para los cuales se pueden solicitar subsidios Hay diferentes proyectos para los cuales se pueden solicitar subsidios, ver la lista de abajo que va de la A a la J: Tipos de proyectos: Proyecto a ejecutarse en Suecia A. Proyectos o programas para labor de informacin y de comunicacin en Suecia. Proyecto a ejecutarse en Suecia y en un pas de cooperacin B. Proyectos o programas para labor de informacin y de comunicacin en Suecia y labor de desarrollo en el pas de cooperacin.

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Proyecto a ejecutarse en un pas de cooperacin C. Proyectos o programas para labor de desarrollo en un pas de cooperacin D. Subsidios para personal E. Subsidios para practicantes F. Proyectos de intercambio G. Estudios de campo H. Proyectos que aaden o agregan valor (preestudios, evaluaciones, entre otros) I. Proyectos humanitarios J. Proyectos de transicin Ms informacin sobre los diferentes proyectos que van de la D a la J la encuentra en las secciones 3.4 3.10. Los periodos de solicitud Las solicitudes de los proyectos que tienen planificado arrancar para el siguiente ao presupuestario pueden enviarse al SMC el 31 de mayo a ms tardar. Para las siguientes categoras de proyectos, la solicitud puede entregarse de forma continua o en varias fechas del ao:

La solicitud de subsidio hasta un mximo de 75,000 coronas para la labor de informacin y de comunicacin en Suecia La solicitud de subsidio para proyectos de intercambio (ver seccin 3.7) La solicitud de subsidio para estudios de campo (ver seccin 3.8) La solicitud de subsidio para proyectos que aaden o agregan valor (ver seccin 3.8) La solicitud de subsidio para proyectos humanitarios (ver seccin 3.10)

En lo referente al periodo de entrega de solicitudes, ver: www.missioncouncil.se/manual_espanol. Cmo se entrega una solicitud En el captulo 8 del manual hay formatos de solicitud para los diferentes tipos de proyectos. Ustedes no deben ver a los formatos como herramientas de planificacin. Estos son nada ms un instrumento que sirve para resumir de forma concisa los planes del proyecto. Los representantes de todas las organizaciones cooperantes/contrapartes formales deben firmar la solicitud. En su acuerdo de cooperacin con el SMC deber estar escrito quin es la persona o funcionario con las competencias formales o derecho de firmar su solicitud.

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La solicitud es enviada al SMC en un ejemplar en soporte de papel (a travs del correo normal), y otro ejemplar en formato Word, va correo electrnico. Direccin: Correo electrnico: Svenska missionsrdet SE-172 99 Sundbyberg info@missioncouncil.se

Si ustedes reelaboran su solicitud despus de haberla enviado al SMC, ustedes se responsabilizarn de que la versin final de la solicitud sea enviada al SMC. Esta deber tambin ser enviada tanto va correo normal como por correo electrnico. Recuerden que an las versiones finales de la solicitud deben estar firmadas. El proceso de solicitud y de resolucin El SMC registra la solicitud cuando esta ya haya sido recibida por nosotros. Despus, nosotros revisamos la solicitud. En caso de necesidad, nosotros les hacemos preguntas relacionadas al proyecto o bien, les pedimos hacer ms reelaboraciones o completaciones. Ms tarde, la Secretara del SMC elabora un documento que funciona como base para la resolucin en el comit de desarrollo y/o informacin. La Junta Directiva del SMC ha establecido los comits, que estn compuestos por representantes de las organizaciones miembros. Los comits toman la resolucin de la concesin de subsidio y su dimensin, esto en funcin de los objetivos que existen para los distintos subsidios. Los comits pueden aprobar, denegar, o proponer que una solicitud sea detenida momentneamente para que la organizacin miembro solicitante cuente con la posibilidad de completar o de reelaborar su solicitud. Ms informacin sobre las responsabilidades y funciones de los comits del SMC la pueden encontrar en el sitio en Internet: www.missioncouncil.se/utskott. En caso que su solicitud haya sido denegada, ustedes pueden solicitar una reconsideracin de la decisin, a ms tardar 30 das despus de que se haya comunicado la resolucin. Una solicitud de reconsideracin debe contener una motivacin bastante clara. Esta tambin debe contener datos e informacin que ustedes no hayan incluido antes o que ustedes consideren que el SMC haya malinterpretado cuando su solicitud fue evaluada. Ustedes solicitan la reconsideracin de la decisin al mismo comit que deneg su solicitud.

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As se hace la evaluacin de una solicitud Tanto la organizacin sueca solicitante como su organizacin contraparte deben cumplir algunas exigencias bsicas para que as el SMC pueda evaluar el contenido de su solicitud. Las exigencias que las indicaciones de Asdi le imponen a la organizacin sueca son cumplidas en parte por medio de su membresa en el SMC. Tanto la organizacin sueca, como la organizacin en el pas de cooperacin deben tener una mentalidad estratgica en su trabajo, adems de la capacidad de ejecutar el proyecto, y tambin que haya ejecutado y presentado informes de proyectos anteriores de una forma satisfactoria. Para la organizacin cooperante/contraparte aplican los siguientes requisitos: 1. Esta deber ser una organizacin con una orientacin voluntaria o cooperativa. 2. Esta deber estar fundamentada en valores democrticos, y caracterizada por su grado de apertura y con una actitud responsable. 3. Esta deber bregar por un desarrollo social basado en una concepcin democrtica. 4. Esta deber haber ejecutado una actividad, suficientemente documentada, durante por lo menos un ao. En casos excepcionales, una organizacin que se encuentre en un periodo de edificacin o que opere con estructuras informales, por ejemplo, en redes, puede ser considerada como una organizacin contraparte local, en caso que se pueda confirmar su orientacin voluntaria o cooperativa de carcter democrtico. 5. La organizacin debe poder asumir la responsabilidad del proyecto y debe contar con los recursos suficientes en lo referente a personal y medios econmicos propios. 6. Esta no debe ser un partido poltico. Una vez que se considere que se cumplen las exigencias bsicas, nosotros evaluamos el proyecto. Una parte importante de nuestra evaluacin es que el proyecto sea relevante, ejecutable, efectivo en funcin de los costos/beneficios, y que tenga efectos visibles y duraderos (impacto). Nosotros nos auxiliamos de un formulario de preguntas para realizar esta evaluacin. Las preguntas las encuentra en el anexo del manual en la seccin 8.10.

La solicitud del SMC a Asdi El SMC solicita medios de Asdi para un periodo de tres aos. Luego viene un ao intermedio, y despus se comienza con un nuevo ciclo o periodo de tres aos. Nosotros entregamos nuestra solicitud a Asdi a mediados de octubre, un ao

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antes de un nuevo periodo. A finales de diciembre, recibimos la notificacin de Asdi. Nosotros reenviamos la notificacin a nuestras organizaciones miembros. Nosotros basamos nuestra solicitud a Asdi en las solicitudes que ustedes, las organizaciones miembros, nos han entregado y que han sido aprobadas por los dos comits del SMC. Adems, nuestra solicitud contiene las actividades por las cuales la Secretara del SMC responde y que reciben apoyo de Asdi. La Junta Directiva del SMC toma la resolucin sobre esas actividades.

3.1.2 La presentacin de informes

La labor de elaboracin y presentacin de informes al SMC es una parte importante en el seguimiento de las organizaciones y en la presentacin de los resultados. Ustedes pueden ampliar ms sobre el tema de la presentacin de resultados leyendo el captulo 2.1.4. La forma en que ustedes presentarn informes de los programas o la manera en que las organizaciones de acuerdo de programa informarn es establecido junto con el SMC. El informe final El informe final deber contener una parte econmica y una parte narrativa. Este deber tambin incluir la auditora del proyecto. En lo referente a la auditora, existen normas o reglas especiales que ustedes deben cumplir. Ms informacin sobre este tema la encuentran en la seccin 3.3 denominado Reglas para el subsidio. La parte narrativa describir los resultados del proyecto y s ustedes han ejecutado el proyecto de acuerdo al plan. La presentacin de los resultados deber mostrar hasta qu punto el proyecto ha alcanzado sus objetivos y metas. Debido a que los objetivos y metas debern ser formulados en tiempo presente, como una situacin deseable y mejorada, la presentacin de resultados ser, por consiguiente, una narracin de esta situacin mejorada. Ustedes no solamente harn un recuento de las actividades ejecutadas. Una lista como esta puede ser nada ms que una pequea parte de la narracin. La presentacin de los resultados debern tambin describir y analizar las causas de lo que funcion bien y de lo que no funcion, as como tambin lo que todos los involucrados han aprendido de esto. En el informe es importante destacar las enseanzas que tienen significado sobre lo que ustedes piensan realizar en el futuro y los procedimientos de trabajo que ustedes seguirn para esto.

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Nosotros alentamos a las organizaciones de cooperacin formal a que en el informe final hagan un recuento de lo sucedido, de las enseanzas adquiridas y de las conclusiones extradas; los cambios que se han dado y el grado de cumplimiento de las metas. Es importante que ustedes describan los cambios eventuales de comportamiento. Los cambios de comportamiento hacen que tambin el cambio tenga las condiciones necesarias para ser permanente. Los informes de progreso En los informes de progreso, ustedes proporcionarn una descripcin de cmo se han ido desarrollando los proyectos; de si ha habido cambios durante el periodo de informe, y en tal caso por qu. Describan resultados importantes que hayan sido logrados durante el periodo, as como tambin lo que ustedes hayan aprendido. El informe deber tambin contener una rendicin de cuentas econmica que indique la cantidad de fondos que se hayan transferido a la organizacin de cooperacin, y una rendicin de cuentas de lo que de hecho haya sido gastado durante la ejecucin del proyecto. Los periodos de entrega de informes El informe final se entrega durante todo el ao, pero a ms tardar 18 meses despus del ltimo da de pago o transferencia de fondos del SMC, o segn el acuerdo que ustedes tengan con el SMC para el subsidio. Informes de progreso se entregan el ltimo da de febrero cada ao para todos los proyectos que estn en proceso de ejecucin. Con proyectos que estn en proceso de ejecucin se entiende aquellos proyectos que todava no han presentado informes finales. Cmo se entregan los informes de progreso y finales En el captulo 8 del manual hay, para todos los tipos de proyectos, formatos de informes. Los representantes de todas las organizaciones de cooperacin formales debern firmar los informes finales. En su acuerdo de cooperacin con el SMC deber estar quin es el funcionario/persona con las competencias formales o el derecho de firmar el informe. En lo referente a los informes de progreso es suficiente con la firma de la organizacin sueca. Los informes se envan al SMC en un ejemplar en soporte de papel (va correo normal), as como tambin en formato digital Word (va correo electrnico). Ustedes enviarn solamente informes finales completos con su respectiva auditora.

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Direccin: Correo electrnico:

Svenska missionsrdet SE-172 99 Sundbyberg info@missioncouncil.se

As se hace la evaluacin de un informe El SMC lee y revisa todos los informes que llegan. Para hacer esta revisin, nosotros nos auxiliamos de un formulario especial. Las preguntas se encuentran en el anexo del manual en la seccin 8.10. La revisin constituye una base para evaluar el informe y proporcionar retroalimentacin a ustedes. Nosotros solicitamos ms informacin complementaria en caso de necesidad. Los informes del SMC a Asdi Cada ao, nosotros elaboramos un informe para Asdi. El informe contiene las conclusiones y las enseanzas generales. Tanto la lectura como la evaluacin de los informes de progreso y finales son una parte importante de nuestro aprendizaje de qu tipo de desarrollo estamos contribuyendo a fomentar. Nosotros elaboramos anlisis globales y resmenes de los proyectos para as poder proporcionar a Asdi una imagen completa de los cambios logrados o alcanzados. Adems, el informe contiene informacin sobre las actividades financiadas por Asdi, las cuales son responsabilidad de la Secretara del SMC. Nosotros enviamos el informe a Asdi a ms tardar el 31 de mayo. Despus del verano Asdi toma la resolucin de una eventual aprobacin.

3.1.3 El significado del desarrollo de las capacidades

El apoyo del SMC a la cooperacin para el desarrollo enfatiza el papel que cumple la sociedad civil en el desarrollo social. La actividad que apunte a la consecucin de resultados permanentes requiere de personas motivadas y de organizaciones estables. Por ello, una tarea central del SMC es fortalecer las capacidades de las organizaciones no gubernamentales. Nosotros creemos que esto genera las condiciones para un desarrollo permanente. Por ello, nosotros queremos comprender las funciones y las capacidades de las organizaciones cooperantes/contrapartes, as como tambin la forma en que las organizaciones, a travs de la cooperacin para el desarrollo, puedan ser mejores en el fomento de las posibilidades de las personas en situacin de vulnerabilidad para que estas mejoren sus condiciones de vida. El desarrollo de las capacidades es un concepto general que el SMC utiliza para las actividades y los procesos que apuntan al fortalecimiento de las capacidades de las

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organizaciones. Esto por ejemplo aplica a los temas del desarrollo organizacional, el desarrollo de las competencias, y el desarrollo de buenos sistemas para las actividades. A travs de la concesin de subsidios para procesos de cambio dentro de las organizaciones miembros/cooperantes/contrapartes, nosotros queremos incrementar el control de parte de las organizaciones sobre su propia situacin, su labor, y su futuro. Los subsidios para el desarrollo de las capacidades pueden buscarse al mismo tiempo que las oportunidades de solicitud ordinarias, el 31 de mayo o todo el tiempo, ver seccin 3.8; Los proyectos que aaden o agregan valor. Ver tambin el escrito del SMC: The OD Booklet useful models and practices in organisational development.

3.1.4 La importancia de una comunicacin bien planificada

Una comunicacin consciente y planificada constituye un mtodo importante para que el desarrollo sea permanente. Tambin es igualmente importante planificar la comunicacin en la misma forma en que se planifica la estructura de la organizacin o del proyecto, el personal y la economa. Por tanto, la comunicacin bien planificada se constituye en un buen mtodo para alcanzar los objetivos y metas, independientemente si el proyecto sea ejecutado en Suecia o en un pas de cooperacin. La comunicacin como actividad central En los proyectos, como por ejemplo en los casos de los de formacin o educacin popular y de incidencia, la comunicacin planificada cumple una funcin obvia como actividad central. Tambin cuando hay una necesidad de crear puntos de encuentro para el dilogo, como por ejemplo, cuando se da la situacin de dos grupos tnicos rivales que necesitan iniciar un dilogo para crear un clima de paz en una determinada zona geogrfica. La comunicacin en su funcin de apoyo Tambin es importante que ustedes planifiquen la comunicacin como una funcin de apoyo, tanto en los proyectos de comunicacin como en los proyectos de desarrollo. La comunicacin como funcin de apoyo necesita contar con objetivos y metas propias. Los objetivos y metas deben mostrar su forma de contribuir al cumplimiento de las metas y los objetivos del proyecto. Cuando la comunicacin planificada cumple una funcin de apoyo, esto conduce a que ustedes, en una etapa temprana del proyecto, deben identificar a los actores que debern participar en el proyecto para as conseguir los mejores resultados posibles. El siguiente paso consiste en planificar los procesos y las rutinas para el involucramiento, la participacin, y la cooperacin entre los actores (ver seccin 2.1.2) Una comunicacin abierta entre los actores es una condicin importante

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para alcanzar esas metas. Esta es la razn del por qu la identificacin de los actores, en los formatos y en los informes, es una de los ttulos ms importantes. La coordinacin de los proyectos en Suecia y en los pases de cooperacin Finalmente, una comunicacin planificada alienta el incremento de la coordinacin entre la labor de comunicacin en Suecia y un proyecto de desarrollo en el pas de cooperacin. La coordinacin reconoce la necesidad del desarrollo tanto en Suecia como en el pas de cooperacin, aunque la necesidad asume a menudo diferentes apariencias. Si ustedes coordinan la labor se incrementan las condiciones favorables para un mayor efecto en el desarrollo. Los recursos sumados con los objetivos comunes de desarrollo tienen una mayor oportunidad de ser exitosos. Para ello hay formatos de solicitud e informes separados, y que sirven para tal labor de coordinacin (ver seccin 8.1) Los subsidios para la comunicacin de las organizaciones en Suecia y para el apoyo a la sociedad civil en los pases de cooperacin se encuentran en Asdi en partidas separadas. Por esto, la rendicin de cuentas de la economa de un proyecto ejecutado en coordinacin se hace de forma separada. El reto para ustedes consiste en que, en la solicitud y la presentacin de informes debern describir en qu forma la labor conjunta o en comn contribuye al cambio.

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3.2 reas especiales de polticas y de anlisis

3.2.1 Las polticas y directrices del SMC
El SMC ha descrito su concepcin sobre los temas centrales del desarrollo a travs de una serie de polticas. Estas polticas describen los principios y los objetivos que guan nuestra labor, y en la cual el trmite de subsidios es solamente una parte. La Junta Directiva es la responsable de tomar las resoluciones relacionadas a la poltica. En la actualidad, existen las siguientes polticas, ver los anexos en el captulo 9:

El SIDA que nos concierne a todos la poltica para abordar el tema y la labor con el VIH/SIDA (2007) La poltica para el medioambiente y para una administracin previsora de los recursos naturales (2004) La poltica para el tratamiento de la equidad de gnero, entre hombres y mujeres (2003)

El SMC desarrolla tambin directrices para la evaluacin de tipos especiales de proyectos. En la actualidad existen las siguientes directrices, ver anexos en el captulo 9:

SMC Guidelines and Criteria for Microfinance (2007)1

3.2.2 Los temas centrales del desarrollo con anlisis y exigencias especiales
Ante cada proyecto de comunicacin-informacin y de desarrollo, el SMC desea que los actores reflexionen en torno al tema de la relacin existente entre el proyecto y el SIDA, la equidad de gnero, el medioambiente, los conflictos y la corrupcin. La reflexin apunta a que ustedes asuman una posicin concreta en lo referente a en qu extensin el proyecto tomar en consideracin esas cuestiones o temas centrales del desarrollo durante las etapas de planificacin, de ejecucin y de seguimiento. Su solicitud mostrar en qu forma el anlisis ha influido sobre la planificacin del proyecto. Para poder asumir una postura determinada ante esto, ustedes deben estar conscientes de los efectos positivos y negativos de los proyectos ejecutados en estas reas, y tambin de la forma en que estos eventualmente influyen sobre la

Traduccin del ingls: directrices del Consejo Sueco de Misiones para la labor de microfinanzas o microcrditos (2007)

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posibilidad de alcanzar los objetivos del proyecto. Ustedes disearn el proyecto de tal forma que los riesgos y los efectos negativos sean minimizados. Para ayudarles a realizar el anlisis, hay a la mano documentos especiales denominados anexos de anlisis, ver captulo 8.6, los cuales se usan para los formatos de solicitud (no hay para el tema de la corrupcin). Ustedes debern hacer siempre un anlisis, pero no necesitan recurrir a los anexos. Los anexos no debern ser tampoco entregados junto con la solicitud. Estos anexos estn originalmente escritos para su uso en la labor en los pases de cooperacin, pero todos o partes de ellos tambin pueden ser utilizados para la labor en Suecia. En el informe, ustedes debern mostrar si la labor con estas cuestiones o temas centrales del desarrollo ha contribuido al cambio. El VIH/SIDA Para cada proyecto, ustedes deben siempre hacer un anlisis del tema del VIH/SIDA. Cuando ustedes hagan el anlisis sera bueno utilizar una parte de los informes y los estudios realizados por organizaciones que tienen otra perspectiva, tales como, por ejemplo, los movimientos de mujeres, las organizaciones promotoras y defensoras de los derechos humanos, o bien las organizaciones integradas por personas que viven con el VIH. El propsito del anlisis es, entre otras cosas, que los distintos grupos sean visibilizados por el proyecto. Ustedes reflexionarn en torno a las funciones de las organizaciones cooperantes en relacin al tema del VIH/SIDA; deben pensar en la forma en que la cooperacin con otros actores puede desafiar o fortalecer la discriminacin hacia ciertos grupos. Su anlisis deber mostrar si la labor transforma o cambia las relaciones de poder existentes o si existe el riesgo de que ustedes refuercen a estas. En los formatos de solicitud existe un anexo especial que sirve de ayuda para el anlisis del tema del VIH/SIDA En lo referente al VIH/SIDA existen exigencias especiales que las indicaciones de Asdi para partidas de subvenciones para organizaciones no gubernamentales (2007) hacen a los proyectos que son ejecutados en frica al sur del Sahara. All, la perspectiva del VIH/SIDA es incluida en todos los proyectos de desarrollo. Debido a lo anterior, todos los proyectos ejecutados en frica al sur del Sahara deben contar con una perspectiva de VIH/SIDA. Esto implica que su proyecto debe contar con una o varias de las siguientes tres alternativas: 1. Aliviar los efectos del VIH/SIDA. Es importante que la organizacin muestre la forma en que el anlisis del VIH/SIDA se vincula a la propia actividad del proyecto; de qu forman se alivian los efectos a travs del combate a la pobreza? 2. La parte educativa o formativa. Su proyecto trabaja para el incremento de los niveles de consciencia y/o el cambio de actitudes en torno a la
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sexualidad, por ejemplo, la educacin popular como una parte del proyecto. 3. Asistencia y tratamiento. Esto puede, por ejemplo, significar la labor de incidencia que se realiza para que las personas tengan acceso a asistencia y tratamiento. La obligacin de incluir la perspectiva del VIH/SIDA no significa que todos los proyectos ejecutados en frica al sur del Sahara deban contener nuevas actividades de VIH/SIDA. En su lugar, esto puede conducir a que todas las organizaciones cooperantes muestren la forma en que las propias actividades ejecutadas estn vinculadas al anlisis de la situacin local del VIH/SIDA. El anexo especial de los formatos de solicitud proporcionan otra gua de cmo ustedes pueden hacer esta labor. La equidad de gnero Con equidad de gnero queremos decir la existencia de iguales posibilidades de participacin para los hombre y las mujeres en todas las reas de la vida social. Ustedes debern hacer un anlisis de equidad de gnero para as comprender la situacin de la equidad en el contexto donde ustedes ejecutarn el proyecto. Un anlisis de equidad de gnero consiste en un examen de los roles o funciones que cumplen los hombres y las mujeres, y la forma en que estos inciden en las posibilidades de desarrollo. En cada proyecto, ustedes debern hacer un anlisis de equidad de gnero para as averiguar los efectos a largo plazo que el proyecto puede tener sobre las relaciones de gnero y las relaciones sociales. El anlisis deber llevar a que ustedes tomen en consideracin, cuando ustedes disean el proyecto, las estructuras de poder existentes, as como tambin los roles, la responsabilidad, las prioridades e influencia que tienen tanto los hombres como las mujeres. En los formatos de solicitud hay un anexo especial que puede ser til para ayudarles a hacer el anlisis de equidad de gnero, ver captulo 8.6. El medioambiente Para cada proyecto, ustedes harn una evaluacin medioambiental. La evaluacin medioambiental examinar los aspectos medioambientales del proyecto, para as poder determinar si su proyecto contribuye a un desarrollo sostenible o si ms bien lo contrarresta. En los formatos de solicitud hay un anexo especial que les ayudar a hacer una evaluacin medioambiental, ver captulo 8.6. Ustedes tambin pueden consultar: Desarrollo sostenible- una gua para el examen de las evaluaciones de las consecuencias medioambientales (Unidad de Polticas de Asdi, 2002)

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Enlace: http://www.sida.se/sida/jsp/sida.jsp?d=118&a=2532&searchWords=H%E5llba r%2520utveckling%3F Los conflictos Para cada proyecto, ustedes debern hacer una evaluacin de conflictos. Un anlisis de conflictos analiza las consecuencias de un proyecto desde una perspectiva de conflictos. Todas las relaciones y las actividades inciden de una u otra forma sobre los grados de conflictividad que se experimentan en una sociedad. Es importante que ustedes tomen especial consideracin al hecho de si su proyecto incrementa o disminuye los conflictos existentes o los riesgos de conflicto, as como tambin sus posibilidades de manejar las consecuencias del proyecto. En los formatos de solicitud hay un anexo especial que les ayudar a hacer una evaluacin de conflictos, ver captulo 8.6 La corrupcin Ante cada proyecto, ustedes debern tambin hacer una evaluacin de los riesgos de corrupcin. Las organizaciones cooperantes debern planificar conjuntamente estrategias de prevencin de la corrupcin. Tanto la organizacin sueca como su organizacin contraparte debern tener directrices para poder actuar en la forma correcta ante la sospecha de irregularidades o de fraude. Ustedes pueden crear un buen sistema de control para evitar el mal uso de los medios o fondos del subsidio. Esto puede exigir la formulacin de diferentes estrategias y soluciones, dependiendo del contexto cultural o de pas donde ustedes trabajan. Debe haber una poltica para luchar contra la corrupcin, tanto en la organizacin sueca como en su organizacin cooperante/contraparte.

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3.3 Las reglas del subsidio

3.3.1 Las condiciones del acuerdo
Para todo tipo de proyectos existen condiciones de acuerdo, las cuales estn vinculadas al subsidio. Los siguientes documentos, tomados en su conjunto, equivalen a las condiciones de acuerdo que el SMC debe cumplir en su relacin con Asdi:

El actual acuerdo del SMC con Asdi Las condiciones generales para subsidios de Asdi para organizaciones no gubernamentales suecas (2003) Las indicaciones para partidas de subvenciones para organizaciones no gubernamentales (2007)

En la siguiente fase, el SMC suscribe un acuerdo con la organizacin sueca. La organizacin sueca se responsabiliza de la tarea de suscribir otro acuerdo con su organizacin contraparte. Cada organizacin se responsabiliza de llevar las condiciones de acuerdo vigentes a la siguiente fase o etapa. El manual del SMC y los acuerdos que se suscriben constituyen juntos las condiciones de acuerdo que estarn en vigor entre el SMC y la organizacin miembro del SMC.

3.3.2 La auditora de los medios del subsidio

Es importante que la administracin, la presentacin de informes, y la rendicin de los informes econmicos de los subsidios de Asdi sean de buena calidad. Para ello, el SMC ha elaborado un instructivo de auditora, para uso de las organizaciones miembros. El instructivo describe el marco de exigencias y las directrices que existen para los subsidios de Asdi que el SMC tramita. El instructivo de auditora explica los conceptos que aparecen en el proceso de administracin y de rendicin de cuentas de la labor financiada con los subsidios, los cuales son importantes comprender. El instructivo de auditora describe tambin el reparto de responsabilidades existente entre el auditor, la organizacin miembro y la organizacin cooperante/contraparte. El tamao del subsidio es que el determina la orientacin y la amplitud de la auditoria. Tambin influyen las exigencias sobre el auditor, el informe de auditora, as como tambin sobre el diseo del certificado de auditora. El instructivo de auditora tiene formatos anexos para el informe y para el certificado de auditora. Ustedes deben seguir esos formatos.

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Es importante que los responsables en las organizaciones, el auditor y los lderes del proyecto, estudien en una etapa temprana el instructivo de auditora para que puedan afrontar el examen que se exige. Tambin es importante que en la siguiente fase, todos puedan ver con claridad la responsabilidad que implica el manejo de la economa y de la auditora. El instructivo de auditora tiene anexos consistente en listas de control que sirven de ayuda para la evaluacin del manejo de la economa y la auditora de la organizacin cooperante/contraparte. El instructivo de auditora para las organizaciones contrapartes est traducido al ingls, francs, espaol y al portugus. El instructivo de auditora y sus respectivos anexos se encuentra disponible en el sitio en Internet del SMC: www.missioncouncil.se/revisionsinstruktion.

3.3.3 El aporte propio

Una organizacin miembro que recibe subsidios de Asdi, por medio del SMC, deber cubrir una parte de los costos con medios financieros propios. Este aporte propio es una expresin de las prioridades de la organizacin y de su capacidad para movilizar un compromiso. La exigencia es que el aporte propio deber ser de por lo menos el 10% de los costos de la actividad o labor apoyada por Asdi/SMC. El aporte propio debe estar en medios lquidos (en efectivo), fondos privados recaudados en Suecia. Ustedes han podido recibir dinero a travs de la recaudacin normal de fondos, pero tambin de donaciones, de patrocinio de empresas, derechos adquiridos por servicios u otros ingresos que la asociacin recibe de particulares. Ustedes no pueden calcular o incluir como aporte propio a los materiales propios o recaudados, tampoco pueden incluir el valor del trabajo aportado por la organizacin sueca o cooperante/contraparte. El aporte propio no es una exigencia para los subsidios para los voluntarios, los practicantes y la labor de intercambio.

3.3.4 El subsidio para administracin

El subsidio para administracin consiste en un subsidio concedido a la organizacin sueca para que esta haga el seguimiento de los proyectos. En este tambin se incluyen los costos de auditora en Suecia. El subsidio para administracin equivale al 8% del total del subsidio otorgado (2,5% en el caso de las subvenciones humanitarias). La suma no deber incluirse en el presupuesto de

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su solicitud al SMC. El SMC calcula el subsidio para administracin a partir del tamao del subsidio que ustedes reciben. Ustedes cuentan con la posibilidad de presupuestar y hacer solicitudes para cubrir otros costos de seguimiento. Tales costos deben precisarse y deben ser evaluables, as como tambin estos deben agregar o aadir valor a la ejecucin del proyecto. El pago del subsidio para administracin se hace de forma proporcional, en cada oportunidad de pago durante el periodo en vigencia.

3.3.5 Otros subsidios

Ustedes pueden combinar los subsidios con otro tipo de actividades o labor y con subsidios provenientes de otras fuentes, con la condicin que ustedes utilicen los medios en la forma que ustedes han descrito en la solicitud aprobada. Ejemplos de otros fuentes son los subsidios de la Unin Europea, ver captulo 4, o los subsidios provenientes de alguna federacin de estudios. En su solicitud, ustedes debern presentar el presupuesto total, dividido en subsidio solicitado, aporte propio y subsidios provenientes de otros donantes. Siempre se deber rendir informes o cuentas del subsidio del SMC de forma separada.

3.3.6 El pedido del subsidio concedido

Una vez aprobada la solicitud, la organizacin miembro solicitante puede hacer el pedido del subsidio. Esto se hace de forma escrita y despus de analizar la necesidad de medios. El subsidio se paga de una sola vez o bien cuatro veces al ao. Cuando ustedes soliciten el pago, ustedes debern precisar el monto que se deber pagar, el nombre de la organizacin, el nmero de la organizacin, el nmero del proyecto, y el nmero de la cuenta bancaria. El pedido deber ser firmado por la persona firmante, formalmente competente. Ustedes pueden escanear el pedido y enviarlo por correo electrnico. Antes del primer pago, ustedes deben enviar al SMC una copia del acuerdo con la organizacin cooperante. Nosotros examinamos el acuerdo para asegurarnos que las condiciones del acuerdo han sido llevadas adelante. El pago de los medios solamente se puede hacer si las organizaciones han cumplido con las exigencias de presentacin y envo de informes vigentes.

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Ustedes deben hacer el pedido de subsidio antes del 31 de diciembre del ao referido para este. Si esto se hace ms tarde, ustedes no pueden utilizar los fondos para el proyecto. Ustedes deben haber llegado a un acuerdo especial con el SMC para poder hacer el pedido del subsidio despus del 31 de diciembre. La organizacin sueca deber cumplir, con su organizacin contraparte en la siguiente fase, con las mismas reglas para el pago del dinero, tal como ya se dijo arriba. Es importante que ustedes verifiquen los informes y las necesidades presentes de medios antes que se transfieran los fondos.

3.3.7 Las cuentas bancarias, los intereses y los reembolsos

Los subsidios de Asdi transferidos debern estar en una cuenta separada de la organizacin sueca. La cuenta deber ser firmada por lo menos por dos personas asociadas. Ustedes debern reembolsar al SMC todos los intereses ganados por la cuenta en Suecia a ms tardar el 31 de enero de cada ao. La organizacin sueca se asegurar de que la organizacin cooperante/contraparte en el pas donde se ejecuta el proyecto tenga una cuenta bancaria separada. Si es imposible tener los fondos en una cuenta separada, sea debido a la legislacin del pas vigente, es suficiente que los fondos estn en una cuenta bancaria. Es importante que la contabilidad y el manejo de la economa posibiliten una rendicin de cuentas exacta. Los eventuales intereses ganados en el pas de cooperacin se destinarn de forma proporcional a proyectos aprobados, y no a la organizacin o a otros proyectos. Una vez concluido un proyecto, ustedes debern reembolsar al SMC los fondos sobrantes del proyecto. Cuando ustedes hagan el reembolso debern indicar claramente el nmero del proyecto del que se trata. El reembolso se enviar a:

Giro bancario nmero 5873-5937 para subvenciones al desarrollo Giro bancario nmero 5873-6240 para subvenciones para informacin y comunicacin Giro bancario nmero 5873-5937 para subvenciones humanitarias.

Cuando hacemos la evaluacin del informe final verificaremos que se ha reembolsado el monto exacto o correcto.

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3.3.8 Cundo iniciar un proyecto

El SMC nunca concede fondos para actividades ya ejecutadas. En caso que el proyecto dependa de subsidios del SMC, ustedes no pueden iniciar el proyecto hasta que el comit respectivo haya tomado la resolucin o decisin, que los fondos hayan sido concedidos por Asdi y hasta que el acuerdo haya sido firmado con las organizaciones cooperantes/contrapartes que estn en la siguiente fase.

3.3.9 El material de informacin y las actividades de comunicacin

En el material informativo elaborado y en las actividades de comunicacin debe estar claro:

Que su proyecto se ejecuta con apoyo del SMC y de Asdi Que el SMC y Asdi no han participado en el diseo del material o en otras actividades Que el SMC y Asdi no tiene una posicin en lo referente a los puntos de vista que ustedes expresan.

En el material de informacin y en las actividades de comunicacin que son completa o parcialmente financiadas con subsidios de Asdi deber estar el texto siguiente: Este proyecto ha sido financiado con el apoyo del Consejo Sueco de Misiones y de Asdi. El SMC/Asdi no comparte necesariamente las opiniones o puntos de vista que se expresan aqu. El autor es completamente responsable del contenido El logotipo del SMC o el de Asdi no puede ser usado en cosas que no sean las publicadas por el SMC o por Asdi.

3.3.10 Las reprogramaciones y los cambios

Si ustedes necesitan hacer grandes cambios dentro del marco del presupuesto aprobado, el SMC debe aprobarlo primero. Los fondos sobrantes del final de un periodo de ejecucin de actividades no pueden ser utilizados dentro del marco del proyecto aprobado. Si ustedes quieren alargar o ampliar el plazo de ejecucin del proyecto, esto debe ser aprobado por el SMC.

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3.3.11 Exigencia de un buen estndar de rendicin de cuentas

El SMC exige que tanto la organizacin sueca como la organizacin cooperante/contraparte dispongan de un buen estndar de rendicin de cuentas. Por lo menos diez aos despus de concluido el proyecto, ustedes debern mantener disponibles sus informes, sus informes econmicos o de rendicin de cuentas, y dems documentacin. Asdi y el SMC se reservan el derecho de visitar y evaluar la actividad.

3.3.12 Reglas especiales para ciertos gastos

Hay restricciones especiales que rigen para subsidios que implican ciertos tipos de gastos:

Subsidios para construccin, vehculos, y otro equipo que exige inversiones de capital; estos, ustedes los podrn recibir solamente en el caso que la inversin lo amerite y no sea el objetivo principal del proyecto. Despus de terminado el proyecto, ustedes deben tambin describir la forma de uso del equipo o su venta. Ustedes no podrn recibir subsidios para la compra de tierra o terrenos. Subsidio para el pago del flete de mercancas o productos adquiridos o donado, ustedes lo podrn recibir solamente si estos son una parte necesaria o importante del proyecto. Subsidios para compra de medicinas u otras mercancas de uso medicinal, ustedes no los podrn recibir en la mayora de los caso.

3.3.13 La negociacin
Todo tipo de negociacin que es hecha por la organizacin sueca que tiene acuerdo con el SMC, deber seguir las normas y reglas que se encuentran en las condiciones generales de Asdi (2003), ver anexo 2. Para la negociacin hecha en el pas de cooperacin, aplica:

Esta deber ser hecha respetando la libre competencia Debe seguir la legislacin local La organizacin cooperante/contraparte deber tener sus propias normas o reglas de negociacin que ellos misma cumplan o sigan.

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3.3.14 Reglas especiales para la labor de informacin y comunicacin en Suecia

El subsidio para la labor de informacin y comunicacin en Suecia no debe ser usado para actividades de recaudacin de fondos, para el posicionamiento social de su organizacin o para el reclutamiento de nuevos miembros. Actividades especiales Ustedes debern describir y motivar las siguientes actividades, tomando en cuenta especialmente a los objetivos del proyecto:

Producciones de material en gran volumen, por ejemplo, revistas Equipo que exige mucha inversin de capital Viajes largos o amplios programas de viajes La comunicacin debe ser creble para que esta sea efectiva. Las experiencias que proporciona los viajes pueden incrementar la credibilidad de su labor de informacin y comunicacin. Usted debe elaborar un plan claro para cada viaje y para el resultado que el viaje deber proporcionar en lo referente a la comunicacin. El SMC proporciona solamente una parte del financiamiento para viajes de estudios. Nosotros condicionamos el financiamiento a que ustedes o los viajeros asuman una parte del costo. Produccin de video o de DVD. La produccin de pelculas de video es a menudo cara. Nuestras experiencias nos dicen que los efectos de un video no corresponde a menudo con las expectativas y los costos. Por ello, nosotros somos restrictivos a la hora de proporcionar subsidios para la produccin de videos. Nosotros hacemos una evaluacin a partir de la percepcin de que la produccin de videos es solamente un medio en la labor de informacin y comunicacin. Para que esta sea efectiva, esta deber ser parte de un proyecto de informacin y comunicacin de mayor amplitud. En su solicitud, ustedes deben hacer una descripcin clara del contenido del propsito y el contenido de la produccin, as como tambin mostrar hasta que punto este constituye un buen mtodo para alcanzar a sus grupos meta.

Los empleos y las propiedades Ustedes pueden recibir subsidios para la labor de informacin y comunicacin en Suecia, el cual se puede utilizar para contratacin de personal para trabajar en proyectos. Ustedes no pueden recibir subsidios para labor de informacin y comunicacin en Suecia que utilice personal fijo o permanente, y esto debido a que el personal permanente es una parte de su actividad ordinaria.

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El subsidio para labor informacin y comunicacin en Suecia tampoco debe ser utilizado para realizar inversiones en forma de adquisicin de propiedades. Los proyectos prolongados El subsidio para la labor de informacin y comunicacin en Suecia posibilitar el desarrollo de nuevos mtodos para labor de comunicacin. Sin embargo, no siempre los nuevos proyectos son mejores que los viejos. Si ustedes quieren buscar fondos para la continuacin de un proyecto, ustedes deben primero hacer una evaluacin o un plan de evaluacin del proyecto que est en proceso de ejecucin. Ustedes nos deben presentar esta antes de que entreguen una nueva solicitud. En el caso que nosotros concedamos fondos para la prolongacin de un proyecto, este debe estar bien planificado, debe ser estratgicamente importante y debe ser efectivo.

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