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Patricia Garca Gmez

2010 Kams Veinte Sistemas, S.L. ISBN: 978-84-96157-59-0

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ndice de contenidos Access 2007


1. INTRODUCCIN.................................................................................. 1
1.1 INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS.................................................. 2 Elementos de una base de datos..................................................................... 2 Base de datos Relacional ................................................................................ 3 CARACTERSTICAS DE ACCESS.................................................................. 5 Novedades de la versin.................................................................................. 6 LA VENTANA DE ACCESS ............................................................................. 7 LA CINTA DE OPCIONES ............................................................................... 8 Mens contextuales ......................................................................................... 9 Cuadros de dilogo .......................................................................................... 9 LA AYUDA ..................................................................................................... 11 Las ventanas de ayuda .................................................................................. 12 Botones de la ventana de la ayuda ................................................................ 13 El cuadro Buscar............................................................................................ 13 Detectar y reparar .......................................................................................... 14 CONVENIOS DE NOTACIN DEL MANUAL................................................ 14

1.2 1.3 1.4

1.5

1.6

2. DISEAR Y GESTIONAR BASES DE DATOS................................. 17


2.1 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS.......................................................... 18 Tablas ............................................................................................................ 18 Consultas ....................................................................................................... 18 Formularios .................................................................................................... 19 Informes ......................................................................................................... 19 Macros ........................................................................................................... 19 Mdulos de Visual Basic ................................................................................ 19 ARRANCAR MICROSOFT ACCESS 2007.................................................... 20 Otras formas de arrancar Access .................................................................. 20 PLANIFICAR UNA BASE DE DATOS ........................................................... 20 CREAR UNA VENTANA DE BASE DE DATOS ............................................ 21 Utilizar el formato de base de datos de Access 2007 .................................... 24 EL USO DE PLANTILLAS.............................................................................. 25 CERRAR UNA BASE DE DATOS ................................................................. 27 ABRIR UNA BASE DE DATOS...................................................................... 28 DISEAR Y TRABAJAR CON OBJETOS ..................................................... 29

2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Microsoft Access 2007

Agrupar objetos en la ventana de la base de datos ........................................32

3. DISEAR TABLAS Y RELACIONES ................................................35


3.1 3.2 3.3 3.4 INTRODUCCIN............................................................................................36 Planificar las tablas de una base de datos......................................................36 CREAR UNA TABLA ......................................................................................37 TIPOS DE DATOS..........................................................................................39 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ...............................................................40 Tamao del campo .........................................................................................41 Formato ..........................................................................................................42 Mscara de entrada........................................................................................42 Ttulo...............................................................................................................45 Valor predeterminado .....................................................................................45 Regla de validacin.........................................................................................45 Texto de validacin.........................................................................................46 Requerido .......................................................................................................46 Permitir longitud cero ......................................................................................46 Indexado .........................................................................................................46 MODIFICAR EL DISEO DE UNA TABLA.....................................................46 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL ..........................................................49 RELACIONAR TABLAS..................................................................................51 Tipos de Relaciones .......................................................................................52 La ventana de Relaciones ..............................................................................53 Establecer una relacin entre dos tablas ........................................................55 Modificar una relacin.....................................................................................57 Eliminar una relacin ......................................................................................58 Acerca de los campos de tipo Autonumrico..................................................58 CREAR Y EDITAR NDICES ..........................................................................59 Crear un ndice ...............................................................................................59 La ventana de ndices.....................................................................................59 PROPIEDADES DE UNA TABLA ...................................................................61 CREAR TABLAS MEDIANTE PLANTILLAS...................................................64 CREAR TABLAS INTRODUCIENDO DATOS ................................................64

3.5 3.6 3.7

3.8

3.9 3.10 3.11

4. INTRODUCIR Y VISUALIZAR DATOS ..............................................67


4.1 4.2 CAPTURA DE DATOS ...................................................................................68 Hojas de datos................................................................................................68 DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS.......................................................69

ii

Indice de contenidos

4.3 4.4 4.5

INTRODUCIR NUEVOS REGISTROS .......................................................... 70 Visualizar y editar un campo en una ventana de Zoom ................................. 71 EDITAR REGISTROS.................................................................................... 71 CONFIGURAR UNA HOJA DE DATOS ........................................................ 72 Modificar el ancho de las columnas ............................................................... 73 Modificar la altura de las filas ......................................................................... 73 Mover columnas............................................................................................. 73 Ocultar y visualizar columnas......................................................................... 74 Establecer el tipo de letra............................................................................... 75 COPIAR, MOVER Y BORRAR REGISTROS ................................................ 76 Seleccin de registros.................................................................................... 76 Eliminar registros ........................................................................................... 77 Copiar y Mover registros ................................................................................ 78 BUSCAR INFORMACIN POR UN CAMPO................................................. 79 ORDENAR ..................................................................................................... 80 FILTRAR REGISTROS.................................................................................. 81 Filtros por seleccin ....................................................................................... 81 Filtros excluyendo la seleccin....................................................................... 83 Filtros por formulario ...................................................................................... 83 Filtros avanzados ........................................................................................... 84 HOJAS SECUNDARIAS DE DATOS ............................................................. 85 Expandir o contraer las hojas secundarias de datos...................................... 86 Configurar la hoja secundaria de datos.......................................................... 86

4.6

4.7 4.8 4.9

4.10

5. CONSULTAS DE SELECCIN ......................................................... 89


5.1 5.2 5.3 CONSULTAS ................................................................................................. 90 Tipos de consultas ......................................................................................... 90 CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIN.................................................. 91 Modos de presentacin de la ventana de consulta ........................................ 95 MODIFICAR UNA CONSULTA...................................................................... 96 Desplazarse por la ventana de diseo ........................................................... 96 Agregar y eliminar tablas ............................................................................... 97 Aadir y eliminar columnas a la cuadrcula QBE ........................................... 97 Modificar el ancho y el orden de las columnas............................................... 98 CONSULTAS DE VARIAS TABLAS .............................................................. 98 Combinaciones entre tablas........................................................................... 99 INTRODUCIR Y EDITAR REGISTROS....................................................... 101 Modificar registros........................................................................................ 101 Aadir registros ............................................................................................ 102 Eliminar registros ......................................................................................... 103 iii

5.4 5.5

Microsoft Access 2007

5.6

CRITERIOS ..................................................................................................103 Introduccin de valores concretos ................................................................104 Operadores de comparacin ........................................................................105 Operadores Lgicos .....................................................................................105 Utilizacin de patrones..................................................................................106 Operadores especiales .................................................................................106 Utilizacin de varias filas de criterios ............................................................107 Uso de expresiones ......................................................................................107 CAMPOS CALCULADOS .............................................................................109 Tipos de expresiones....................................................................................110 Funciones .....................................................................................................111 ORDENAR UNA CONSULTA.......................................................................112 Ordenacin por varios campos .....................................................................113 Ordenacin rpida de una hoja de datos ......................................................114 AGRUPAR Y CALCULAR TOTALES ...........................................................115 Clculo de totales sobre todos los registros .................................................115 Agrupacin de registros ................................................................................117 Uso de criterios.............................................................................................118 ASISTENTE PARA CONSULTAS SENCILLAS ...........................................120

5.7

5.8

5.9

5.10

6. CONSULTAS DE ACCIN...............................................................123
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 INTRODUCCIN..........................................................................................124 CONSULTAS DE CREACIN DE TABLAS .................................................125 CONSULTAS DE ELIMINACIN..................................................................127 CONSULTAS DE ACTUALIZACIN ............................................................129 CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS........................................................131

7. CONSULTAS ESPECIALES ............................................................135


7.1 7.2 7.3 7.4 INTRODUCCIN..........................................................................................136 CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS...........................................136 Un ejemplo ms complejo.............................................................................140 CONSULTAS DE BUSCAR DUPLICADOS..................................................141 CONSULTAS DE BUSCAR NO COINCIDENTES........................................144

8. FORMULARIOS ...............................................................................149

iv

Indice de contenidos

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

INTRODUCCIN ......................................................................................... 150 CREAR UN FORMULARIO ......................................................................... 151 ASISTENTE PARA FORMULARIOS ........................................................... 152 EL BOTON FORMULARIO .......................................................................... 155 ASISTENTE PARA GRFICOS................................................................... 156 Algunas consideraciones sobre el asistente para grficos........................... 159 SUBFORMULARIOS ................................................................................... 160 Planificacin del formulario .......................................................................... 160 Creacin del formulario ................................................................................ 162 Edicin de registros...................................................................................... 166 Anidar dos niveles de Subformularios.......................................................... 166 SINCRONIZAR FORMULARIOS ................................................................. 167 VISTAS DE UN FORMULARIO ................................................................... 168 GUARDAR UN FORMULARIO .................................................................... 170 DESCRIPICIN DE LA VENTANA DE DISEO ......................................... 170 OPERACIONES BSICAS DE DISEO...................................................... 173 Seleccionar controles................................................................................... 174 Modificar la posicin de los controles........................................................... 175 Modificar el tamao de los controles y las secciones................................... 176 Alineacin de controles ................................................................................ 177 Ajustar la separacin de los controles.......................................................... 178 Copiar y eliminar controles........................................................................... 179 Controles superpuestos ............................................................................... 179 Agrupar controles......................................................................................... 180 ESTABLECER Y MODIFICAR PROPIEDADES .......................................... 181 Propiedades de un Formulario ..................................................................... 183 Propiedades de una seccin ........................................................................ 185 Propiedades de los controles ....................................................................... 186 Modificar la apariencia de los controles y las secciones .............................. 187

8.7 8.8 8.9 8.10 8.11

8.12

8.13

CAMBIAR EL ORDEN DE TABULACIN.................................................... 187

9. CONTROLES ................................................................................... 191


9.1 9.2 9.3 INTRODUCCIN ......................................................................................... 192 TIPOS DE CONTROLES ............................................................................. 192 Controles dependientes, independientes y calculados................................. 195 ETIQUETAS, LNEAS Y RECTNGULOS .................................................. 196 Introduccin de etiquetas ............................................................................. 196

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Editar el texto de una etiqueta ......................................................................196 Insercin de Lneas y Rectngulos ...............................................................197 9.4 CUADROS DE TEXTO.................................................................................197 Insercin de un campo de la tabla o consulta subyacente............................198 Expresiones en campos calculados..............................................................199 VALORES SI/NO ..........................................................................................199 LISTAS Y CUADROS COMBINADOS..........................................................202 GRUPOS DE OPCIONES ............................................................................205 MOSTRAR GRFICOS Y OTROS OBJETOS .............................................208 Marcos de Objeto Independientes ................................................................209 Marcos de Objeto Dependientes ..................................................................211 Edicin de un objeto .....................................................................................212 Insertar una imagen......................................................................................212 BOTONES DE COMANDO ..........................................................................213

9.5 9.6 9.7 9.8

9.9

10. INFORMES .......................................................................................215


10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 INTRODUCCIN..........................................................................................216 PLANIFICAR UN INFORME .........................................................................216 CREAR UN INFORME .................................................................................217 INFORMES AUTOMTICOS .......................................................................217 ASISTENTE PARA INFORMES ...................................................................219 Opciones de resumen...................................................................................224 Modos de visualizar un informe ....................................................................226 ASISTENTE PARA ETIQUETAS..................................................................227 MODIFICAR EL DISEO DE UN INFORME ................................................231 Secciones de un informe ..............................................................................232 Uso de Controles ..........................................................................................233 Propiedades del informe, secciones y controles ...........................................233 ORDENAR Y AGRUPAR LOS DATOS ........................................................234 EXPRESIONES Y CLCULOS RESUMEN..................................................237

10.6 10.7

10.8 10.9

11. TABLAS DINMICAS Y GRFICOS DINMICOS .........................239


11.1 11.2 11.3 TABLAS DINMICAS EN ACCESS 2007 ....................................................240 CONCEPTO DE TABLA DINMICA.............................................................240 ABRIR UNA VISTA DE TABLA DINMICA ..................................................240

vi

Indice de contenidos

11.4

DISEAR UNA TABLA DINMICA............................................................. 242 Agregar campos a una tabla dinmica......................................................... 243 Aadir un campo de detalle calculado ......................................................... 244 Crear un campo de totales........................................................................... 246 Mostrar y ocultar detalles ............................................................................. 247 Modificar el ttulo de los campos .................................................................. 248 Modificar el formato de los campos.............................................................. 249 Agrupar elementos....................................................................................... 250 Totales y subtotales ..................................................................................... 252 Filtrar datos .................................................................................................. 253 TRABAJAR CON UNA TABLA DINMICA .................................................. 254 VISTA DE GRFICO DINMICO ................................................................ 254 ABRIR UNA VISTA DE GRFICO DINMICO ............................................ 255 DISEAR UN GRFICO DINMICO........................................................... 256 Agregar campos a un grafico dinmico........................................................ 257 Cambiar la funcin de resumen ................................................................... 259 Cambiar el tipo de grfico ............................................................................ 260 Mostrar u ocultar la leyenda ......................................................................... 261 Intercambiar las reas de series y categoras.............................................. 262 Cambiar los ttulos de un grfico.................................................................. 263 Creacin de multigrficos............................................................................. 264 Modificar elementos individuales del grfico ................................................ 265 TRABAJAR CON UN GRFICO DINMICO ............................................... 267

11.5 11.6 11.7 11.8

11.9

12. MACROS ......................................................................................... 269


12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 CONCEPTO DE MACRO ............................................................................ 270 CREAR UNA MACRO.................................................................................. 270 EJECUTAR UNA MACRO ........................................................................... 273 ACCIONES Y ARGUMENTOS .................................................................... 273 EDITAR UNA MACRO ................................................................................. 275 GRUPO DE MACROS ................................................................................. 275 Crear un grupo de macros ........................................................................... 276 Ejecutar macros de un grupo ....................................................................... 277 MACROS CONDICIONALES....................................................................... 278 MACROS PARA FORMULARIOS ............................................................... 279 MACROS PARA INFORMES....................................................................... 282

12.7 12.8 12.9

12.10 DEPURAR UNA MACRO............................................................................. 283 Ejecucin paso a paso ................................................................................. 284

vii

Microsoft Access 2007

13. IMPRIMIR .........................................................................................287


13.1 13.2 13.3 INTRODUCCIN..........................................................................................288 IMPRIMIR UN OBJETO................................................................................288 El botn Imprimir...........................................................................................289 CONFIGURAR LA PGINA..........................................................................289 Opciones de Impresin .................................................................................290 Columnas......................................................................................................291 VISTA PRELIMINAR ....................................................................................291 Vista Presentacin de un informe .................................................................292 IMPRIMIR LA VENTANA DE RELACIONES ................................................293 IMPRIMIR LA DEFINICIN DE UN OBJETO...............................................294

13.4 13.5 13.6

14. UTILIDADES ....................................................................................297


14.1 14.2 14.3 INTRODUCCIN..........................................................................................298 CORRECCION ORTOGRFICA ..................................................................298 Autocorreccin..............................................................................................300 BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO .................................302 Mostrar y ocultar la Cinta de Opciones .........................................................302 Personalizacin la Barra de Herramientas de Acceso Rpido......................303 El panel del Portapapeles de Office..............................................................304 IMPORTAR O VINCULAR TABLAS .............................................................306 Importar o vincular una tabla desde un archivo ............................................306 Importar datos de otras aplicaciones ............................................................309 EXPORTAR TABLAS ...................................................................................309 COMPACTAR Y REPARAR .........................................................................311

14.4

14.5 14.6

15. DESCRIPCIN DEL EJEMPLO UTILIZADO EN EL MANUAL ......313


15.1 ESTRUCTURA DE LAS TABLAS.................................................................314 Tabla: ARTCULOS ......................................................................................314 Tabla: CLIENTES .........................................................................................315 Tabla: PEDIDOS...........................................................................................316 Tabla: DETALLE-PEDIDOS .........................................................................317 RELACIONES...............................................................................................317 Tabla: ARTCULOS ......................................................................................318 Tabla: CLIENTES .........................................................................................320 Tabla: PEDIDOS...........................................................................................322

15.2 15.3 15.4 15.5 viii

Indice de contenidos

15.6

Tabla: DETALLE-PEDIDOS......................................................................... 325

ix

1
Introduccin

Introduccin a las bases de datos Caractersticas de Access La ventana de Access La Cinta de Opciones La Ayuda Convenios de notacin del manual

1.1

INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS

De forma simple y general, se puede definir una Base de datos como un conjunto de informacin homognea, es decir, relacionada con un mismo tema. Son ejemplos clsicos de una base de datos, la informacin referente a los pedidos de una empresa, los prestamos de una biblioteca, etc. Tan importante es disponer de la informacin como el poder acceder a ella de una forma racional y eficiente. Para esto ltimo, se utilizan los Gestores de bases de datos que son programas informticos que permiten crear, modificar y mantener las bases de datos. Nota: es importante distinguir estas dos definiciones: una Base de datos es un conjunto de informacin que comparte caractersticas comunes; mientras que un Gestor de bases de datos es un programa informtico, como Microsoft Access, que permite administrar bases de datos.

Elementos de una base de datos


Una base de datos se compone de Tablas y estas a su vez de Filas (o Registros) y Columnas (o Campos). A continuacin se detalla el significado de cada uno de estos elementos bsicos:

Tablas: todos los datos de un tema concreto se almacenan en una Tabla, distribuidos en Filas y Columnas. Por ejemplo, en el sistema de gestin de datos de una empresa, se podr emplear una tabla para almacenar los datos de los clientes, otra para los artculos del almacn, otra para los pedidos, etc. Filas: La informacin de cada cliente, artculo, etc., constituir una Fila o Registro en su tabla correspondiente. Columnas: Cada una de las informaciones elementales de cada fila de una tabla (el cdigo del cliente, su direccin, telfono, etc.) de una tabla, constituye una columna o Campo. Cada registro o fila de una tabla estar compuesto por el mismo conjunto de campos, y cada campo contiene el mismo tipo de informacin en cada registro.

1.- Introduccin

Si comparamos la informacin de una tabla con la de un archivador clsico, la informacin contenida en una fila coincidira con la incluida en una ficha (ver figura siguiente).

Base de datos Relacional


Una base de datos elemental puede estar formada por una sola tabla. No obstante, en la prctica, una base de datos estar formada por varias tablas, formando un modelo Relacional. Dividir la informacin global en varias tablas, evitar duplicaciones de datos innecesarias y, sobre todo, permitir mantener la integridad de los datos almacenados. Por ejemplo, suponga que desea utilizar una base de datos para gestionar los pedidos de una empresa y para ello pretende utilizar una nica tabla como la siguiente:

Como puede observarse, la informacin de cada cliente se repite en cada uno de sus pedidos. De la misma forma, la informacin de un artculo se repite en cada pedido de dicho artculo. A parte de la duplicacin innecesaria de informacin que se estara realizando constantemente, con el consiguiente gasto de espacio en el disco duro, lentitud en la introduccin de los datos, etc., el problema ms grave surge cuando necesite modificar algn dato referente a un cliente (por ejemplo, su direccin) o a un artculo (el precio, o algn detalle en su descripcin). Para mantener la consistencia de los datos habra que actualizar dichas modificaciones en cada uno de los pedidos del cliente, y en cada uno de los pedidos del artculo, lo que resultara extremadamente lento y engorroso de realizar. Estos problemas se podrn solucionar con facilidad, diseando un sistema de base de datos Relacional eficiente, desdoblando el problema en varias tablas de forma similar a como muestra la siguiente figura:

CodClient C 001 C 002 C 003

Cliente La Moderna Sez y C a.

Direccin C / Serrano 45 C / Pars 12

Ciudad Madrid Barcelona

CodArt A001 A002 A003 A004

Artculo Martillo N eum tico Llave Ingles a C enicero Porcelana Juego de Te

Precio 85.000 1.750 2.345 9.700

Fernndez S.L. C / Pedro D uro 20 Gijn

Tabla de Clientes

Tabla de Artculos
N Ped. CodClient 157 C 001 158 C 002 159 C 003 160 C 001 161 C 002 162 C 001 Fecha CodArt Unid. 4 140 2 8 25 12

12/03/97 A001 25/03/97 A002 27/02/94 A001 15/07/97 A001 18/04/97 A003 7/07/97 A004

Tabla de Pedidos

1.- Introduccin

Como se observa, los artculos y los clientes se almacenan por separado en tablas independientes. La tabla de pedidos, permite establecer la relacin entre los clientes y los artculos. Normalmente, dos tablas se relacionan entre s a travs de un campo en comn, es decir del mismo tipo. Posteriormente, los datos de las tres tablas se podrn utilizar como si fuese una sola, pero evitando los problemas mencionados anteriormente.

1.2 CARACTERSTICAS DE ACCESS


Microsoft Access 2007 sigue siendo uno de los gestores de bases de datos relacionales ms moderno y avanzado del mercado, en el que destacan las siguientes caractersticas:

Una extremada facilidad de uso, aprovechando al mximo las enormes capacidades grficas de Microsoft Windows 2000, XP y Vista. Capacidad para almacenar grandes volmenes de informacin y consultar en cualquier momento la que interese. Numerosas herramientas visuales de diseo que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla. El generador de Informes permite obtener datos impresos con una calidad profesional. El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales. Incluye un completo entorno de programacin (Visual Basic), lo que permite realizar aplicaciones totalmente a medida. Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas ms habituales. Adems, el programa proporciona ayuda completa sobre la tarea que se est realizando. Gracias a la tecnologa OLE (vinculacin e incrustacin de objetos), se pueden incorporar, grficos y otros tipos de informacin (sonidos, animaciones, etc.). Capacidad para gestionar bases de datos de Microsoft SQL Server 2000. Podr utilizar Access como interfaz para las bases de datos SQL y dispondr de herramientas para gestionar el servidor SQL.
5

Asistente de relaciones de impresin. Mediante este asistente podr imprimir la estructura relacional de sus bases de datos. Autocorreccin de nombres. Si modifica el nombre de un objeto, automticamente se modificar dicho nombre en todos los objetos dependientes (formularios, informes, consultas, etc.).

Novedades de la versin
Adems de las caractersticas ya comentadas, Access 2007 presenta importantes novedades respecto a las versiones anteriores. Entre las que ataen a los temas tratados en este manual, destacan las siguientes:

Una extremada facilidad de uso, aprovechando al mximo las enormes capacidades grficas de Microsoft Windows 2000, XP y Vista. En esta versin la facilidad de uso y la comodidad son dos caractersticas fundamentales. Encontraremos una gran cantidad de plantillas para agilizar la creacin de nuestras bases de datos. Incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseo profesional completas que incluyen Tablas, Formularios, Informes, Consultas, Macros y Relaciones predefinidas. Ahora adems estn las Plantillas de Campos que estn basadas en archivos de definicin de esquema XML (.xsd), pudiendo as establecer definiciones estndar propias.

la Vista de Hoja de Datos esta mejorada. Ahora con hacer uh clic en la tabla de la ficha crear y comenzar a escribir los datos ser suficiente. La creacin de Informes y Formularios ser ms rapida gracias a la Vista Presentacin. La nueva interfaz que incluye la Cinta de Opciones de Office Fluent agiliza cualquier tarea que deseemos desempear. Tenemos una Pgina de Introduccion a Microsoft Office Access que da acceso inmediato a la biblioteca y a las bases de datos abiertas recientemente.

1.- Introduccin

En el Panel de Exploracion encontraremos todos los objetos de la base de datos que tengamos abierta en ese instante. Los objetos tendran sus propias fichas para poder moverse con facilidad de uno a otro. Encontraremos herramientas de creacin de objetos mas eficaces. Nuevos Formularios divididos para examinar los datos mas rapidamente y Macros incrustadas en Formularios e Informes. Mas tipos de datos y controles nuevos mejorados. Encontramos campos multivalor para datos complejos que permiten asignar un dato a varios valores. Como novedad tambin encontramos la posibilidad de agregar varios datops adjuntos a un mismo registro. Los campos Memo ahora almacenan texto enriquecido y son compatibles con el historial de revisiones. Desea saber la fecha del proximo lunes?, ahora con los campos y controles tipo Fecha/Hora puede. Incorporan un calendario interactivo integrado de seleccin de fecha. Herramientas de Ordenacion y Filtrado mejoradas al igual que las listas de campos o los totales y colores de fondo alternativos en hojas de datos. Mejora en la comparticion de datos en cuanto a la integracin con Windows Share Point Services.

1.3 LA VENTANA DE ACCESS


La apariencia normal de la ventana de Access es idntica a la que se presenta en la figura siguiente:

Para comenzar a trabajar podemos escoger una Base de Datos en blanco o alguna de las Plantillas del programa o destacadas en lnea. Como se aprecia hay tres ventanas o paneles, el de la izquierda nos muestra las categoras de las plantillas disponibles, en el panel central aparecer el contenido de la categoria y por ultimo el panel de la derecha se mostraran las opciones necesarias para la creacin del elemento que hayamos escogido en el panel central.

1.4

LA CINTA DE OPCIONES

La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Access. Ahora los comandos y funciones que solan estar tras complejos Fichas y barras de herramientas son ms fciles de encontrar en las Fichas orientadas a tareas que contienen Grupos lgicos de Comandos y caractersticas, esto es lo que forma la Cinta de Opciones. Muchos cuadros de dilogo han sido reemplazados por desplegables que nos muestran las opciones disponibles. Adems, se ofrece informacin detallada sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opcin adecuada. Independientemente de la actividad que est realizando en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Access presenta las

1.- Introduccin

herramientas que resultan ms tiles para completar dichas tareas correctamente. Para abandonar una de las fichas sin realizar ninguna operacin, basta con hacer un clic del botn izquierdo del ratn en cualquier parte de la pantalla fuera de la ficha. Utilizando el teclado, se puede acceder a cualquier opcin de la Cinta de Opciones de dos formas:

Pulse la tecla Alt para acceder a la Barra de Mens. A continuacin utilice las teclas y para situarse en la opcin adecuada, y luego pulse Intro o bien para desplegar el men correspondiente. Para desplegar directamente un men, pulse la tecla Alt y, sin soltarla, pulse a continuacin la letra que aparece en subrayado para dicha opcin.

Para elegir una opcin de un men desplegable, pulse la letra que aparece subrayada. Tambin puede utilizar las teclas de y para situarse en la opcin y seleccionarla pulsando Intro. Para abandonar un men sin seleccionar ninguna opcin, utilice la tecla Esc, o bien pulse el botn izquierdo del ratn en cualquier lugar fuera de dicho men.

Mens contextuales
Access 2007 incluye tambin los denominados mens Contextuales. Este tipo de mens se activa al hacer clic con el pulsador derecho del ratn, siempre que el puntero este situado sobre el elemento deseado. En cada caso, el men contextual que aparece es especfico para el elemento en cuestin.

Cuadros de dilogo
Los cuadros de dilogo son una caracterstica comn en todas las aplicaciones Windows como medio de comunicacin entre el programa y el usuario. En los cuadros de dilogo se agrupan todas las opciones relacionadas con un proceso determinado.

Botn de Opcin

Botn de Comando Casillas de Verificacin

Lista Desplegable Cuadros de Texto

Dentro de un cuadro de dilogo se pueden cambiar las opciones directamente con el ratn, o bien mover el Cursor de Seleccin entre los distintos elementos pulsando Tabulador o Maysc+Tabulador. Los elementos que puede encontrar, y que se muestran en la figura anterior, son:

Fichas de seccin: permiten acceder a una determinada seccin del cuadro de dilogo (en caso de que aparezcan). Cuadros de lista: permiten seleccionar una de las opciones de la lista mediante el ratn o bien situndose en ella mediante las teclas / y pulsando Intro. Listas desplegables: al pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el icono de flecha o bien pulsar Alt+ , aparece una lista con las opciones disponibles. Las opciones se seleccionan de forma anloga al Cuadro de lista. Casillas de verificacin: permiten activar o desactivar ciertas opciones, ya sea mediante el ratn o bien mediante la Barra Espaciadora.

1.- Introduccin

Botones de opcin: son parecidos a las casillas de verificacin, pero con forma circular y adems dentro de un grupo de botones de opcin siempre hay uno, y slo uno, de los botones de opcin seleccionados. Cuadros de texto: permiten escribir informacin. Botones de comando: al seleccionarlos con el ratn o pulsando Intro, se efecta la operacin que aparece en el botn. Para salir del cuadro de dilogo, se utiliza el botn Aceptar para aceptar las opciones establecidas, o el botn Cancelar para hacer caso omiso de ellas. Al seleccionar un botn de comando que aparece con puntos suspensivos, se dan por vlidas las opciones establecidas y se accede a un nuevo cuadro de dilogo relacionado con el actual. El botn ? Ayuda que aparece en la parte superior derecha de los cuadros de dilogo, permite acceder a una ventana de ayuda con una explicacin acerca de cada una de las opciones existentes en dicho cuadro de dilogo. Nota: las opciones que aparecen en un color ms tenue son opciones no disponibles en este momento.

1.5 LA AYUDA
Access 2007 incluye un programa de ayuda que le proporcionar informacin sobre todos los aspectos del programa. Puede recurrir a la ayuda en los momentos de desconcierto o simplemente para explorar nuevas posibilidades. La forma ms sencilla de acceder a la ayuda consiste en pulsar la tecla F1.. En todo caso, siempre obtendr informacin de ayuda sobre el proceso que est realizando. Tambin puede utilizar el men general de la ayuda, haciendo clic en el Botn Ayuda de la cinta de opciones.

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Las ventanas de ayuda


La informacin de la ayuda se mostrar a travs de unas ventanas como la siguiente:

La ayuda de Access 2007, al igual que ocurra con la versin 2000, se presenta con formato HTML (formato de pginas Web); es decir, con hipertextos que facilitan el acceso a otras pginas de la ayuda. Inicialmente la ventana aparecer dividida en dos paneles. En el panel de la izquierda se visualizan las siguientes fichas:

Contenido: esta ficha ofrece un ndice general de todos los contenidos de la ayuda. Al hacer clic sobre un elemento de esta lista se desplegarn una serie de subopciones y, al seleccionar una de ellas, el panel derecho se actualizar para presentar la informacin correspondiente. Haciendo clic sobre el botn Buscar con lo que en la lista de la parte inferior aparecern todos los temas que tengan relacin con la palabra clave que haya tecleado. Un clic sobre uno de estos temas, har que se actualice el panel derecho de la ayuda.

1.- Introduccin

ndice: este apartado presenta un ndice alfabtico de todos los temas tratados en la ayuda y se llega a el haciendo clic en el botn de Tabla de contenido . Para localizar un determinado tema puede desplazarse por la lista o utilizar el cuadro de texto de la parte superior para teclear los primeros caracteres del tema buscado. A continuacin, haga clic sobre el botn Buscar para que Access presente en la lista inferior todos los temas que tengan relacin con la palabra seleccionada en el ndice. Por ltimo, haga clic sobre uno de estos temas para que en el panel derecho aparezca la informacin correspondiente.

Botones de la ventana de la ayuda


La ventana de la ayuda incluye unos botones en su parte superior. A continuacin se describe la utilizacin de estos botones:

Inicio: nos devuelve a la primera pgina de la ayuda.. Ocultar Tabla de Contenido: oculta el panel izquierdo de la Ayuda; es decir, las fichas. Para volver a mostrarlo debe hacer clic sobre el botn Mostrar Tabla de contenido. Adelante: estos botones le permitirn trasladarse entre los Atrs y distintos temas que vaya consultando. Imprimir: gracias a este botn podr imprimir el contenido de la ayuda. Cambiar tamao fuente: este botn nos da la posibilidad de cambiar el tamao de la letra con la que ver la ayuda. Actualizar: reestablece la informacin mostrada de la ayuda. Detener: para la bsqueda actual.

El cuadro Buscar
En Access 2007 existe tambien en la parte derecha de la barra de men un cuadro de texto, que le permitir formular preguntas a la Ayuda. Si, por ejemplo, teclea la palabra Tablas, Access mostrar la siguiente informacin.

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Cuando haga clic sobre una de los temas mostrados, acceder a una ventana de ayuda de Access donde se mostrar informacin sobre dicho tema.

Detectar y reparar
Dentro del Botn de Microsoft Office (a partir de ahora BMO) / Botn Opciones de Access / Recursos / Diagnosticar podremos detectar y reparar los errores que se produzcan.

Tal como indica el cuadro de dilogo anterior, se intentar localizar y corregir los errores que existan en la aplicacin. Utilice esta opcin siempre que detecte cualquier error en el funcionamiento de Access o de cualquiera de sus herramientas.

1.6

CONVENIOS DE NOTACIN DEL MANUAL

En este manual se han seguido los siguientes criterios de notacin: Cuando se hace referencia a la pulsacin de una tecla del teclado, sta aparece en letra negrilla. Por ejemplo, Esc indica que se debe pulsar dicha tecla.

1.- Introduccin

Si hay que pulsar una tecla y sin soltarla pulsar otra, ambas aparecen en letra negrilla y separadas por un signo ms. Por ejemplo, Alt+A indica que se ha de pulsar la tecla Alt y, sin soltarla, pulsar una vez la tecla A, soltando finalmente la primera. Los nombres de los objetos que se manejan en Access (tablas, formularios, informes, etc.), aparecen en negrita (por ejemplo, Artculos, Pedidos, etc). Los nombres de campos de las tablas y de controles de formularios e informes, se presentan en negrita cursiva (por ejemplo, Nombre Artculo, Seccin, Nmero Pedido, etc.). En cuanto a la utilizacin del ratn, mientras no se indique lo contrario, se supone que siempre se utiliza el botn izquierdo del ratn.

Clic significa pulsar una vez el botn del ratn. Doble clic significa pulsar dos veces seguidas y rpidamente el botn del ratn. Arrastrar significa mover el ratn sobre la mesa a la vez que se mantiene pulsado el botn del ratn.

En lo que se refiere a los botones de las barras de herramientas, en este manual se describe la utilizacin de los botones incluidos en las barras de herramientas que Access presenta por defecto. La mayora de los procedimientos descritos en este manual, se apoyan en un ejemplo de base de datos, cuyas caractersticas se detallan en el apndice final. Todas las imgenes que presenta este manual han sido capturadas desde un ordenador con sistema operativo Windows Vista y corriendo aplicaciones de Microsoft Office 2007.

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2
Disear y gestionar bases de datos

Objetos de una base de datos Arrancar Microsoft Access Planificar una base de datos Crear una ventana de base de datos El uso de Plantillas Cerrar una base de datos Abrir una base de datos Disear y trabajar con objetos

Microsoft Access 2007

2.1

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

Un objeto de Microsoft Access es cualquier entidad que se pueda manipular en la ventana de trabajo como una unidad. No obstante, los objetos bsicos (que a su vez contendrn otros objetos) de cualquier base de datos, son los correspondientes a cada una de las pestaas de la ventana de base de datos; es decir: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Pginas de acceso a datos, Macros y Mdulos. En los siguientes subepgrafes se comentan las caractersticas ms significativas de cada uno de estos objetos:

Tablas
Las tablas sern los objetos que contendrn la informacin fsica; es decir, los datos. Al disear las tablas debe tener especial cuidado, con el fin de gestionar los datos de la forma ms eficiente posible (evitar duplicaciones innecesarias de los datos y mantener su integridad, principalmente). En el epgrafe 1.1 se presenta un ejemplo sencillo que muestra la necesidad de dividir la informacin de una base de datos en varias tablas.

Consultas
En Microsoft Access existen dos tipos bsicos de consultas: consultas de seleccin y consultas de accin. Las consultas de seleccin (las ms utilizadas) permiten realizar preguntas a una base de datos con el fin de obtener la informacin concreta que se precise en un momento determinado (generalmente para visualizarla en pantalla o para obtener un informe impreso). La respuesta a dichas preguntas, se obtendrn en una Hoja de Respuesta Dinmica. Su apariencia es similar a la de una tabla; es decir, la informacin solicitada se muestra en filas y columnas. Cualquier modificacin de los datos de una Hoja de Respuesta Dinmica se actualizar en las tablas de donde proceden dichos datos. Las consultas de accin permiten modificar la informacin de las tablas de una forma automtica.

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2.- Disear y gestionar bases de datos

Formularios
Los formularios permiten visualizar y editar la informacin de una o varias tablas en un formato personalizado, similar a los impresos de papel que el usuario rellena con un bolgrafo. Adems de presentar los datos de forma atractiva utilizando diferentes tipos de letra, lneas, grficos, recuadros, etc., un formulario permite agilizar la introduccin de datos, evitar errores de tecleo y automatizar tareas. Los formularios tambin se pueden imprimir.

Informes
Es la forma ms eficiente de obtener informacin impresa. Su concepcin y diseo es similar al de un formulario pero orientado a la obtencin de resmenes impresos.

Macros
Las Macros permiten automatizar tareas repetitivas, de forma sencilla sin necesidad de tener conocimientos de programacin. Gracias a las macros podr mejorar el funcionamiento de Formularios e Informes dotndolos de mayor potencia y versatilidad.

Mdulos de Visual Basic


Access incorpora un potente lenguaje de programacin que permite realizar completas y complejas aplicaciones a medida. Este lenguaje es comn a todas las aplicaciones incorporadas en Office 2007 y se denomina Visual Basic 6.3. Nota: Microsoft Access 2007 ya no admite las Paginas de Acceso a Datos. Si desea implementar un formulario de entrada a datos en la web y almacenar los datos en Access, puede implementar la base de datos en Microsoft Windows Share Point Services 3.0 Servidor y usar las herramientas que proporciona Windows Share Point Services.

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Microsoft Access 2007

2.2

ARRANCAR MICROSOFT ACCESS 2007

Para arrancar Microsoft Access siga estos pasos: 1. Haga clic sobre el botn Inicio de la Barra de Tareas y seleccione la opcin Todos los Programas. 2. En el men que se visualiza, seleccione la opcin Microsoft Access 2007 dentro de la carpeta de Microsoft Office.

Otras formas de arrancar Access


Existen otras formas de arrancar Access. Puede, por ejemplo, utilizar la Barra de Acceso directo a Office (si la ha instalado) o crear un acceso directo en el escritorio de Windows. En este ltimo caso, para arrancar la aplicacin le bastar con hacer doble clic sobre dicho icono. Otra forma iniciar el trabajo con Access consiste en utilizar las opciones Nuevo documento de Office o Abrir documento de Office que aparecen en la parte superior del men Inicio de Windows.

2.3

PLANIFICAR UNA BASE DE DATOS

La planificacin de una base de datos requiere un estudio previo de toda la informacin que se va a manejar y de la forma en que se har. Lo ms importante es una adecuada planificacin de los datos que se van a manejar, es decir, determinar las tablas necesarias y las relaciones entre ellas. A grandes rasgos, el diseo de una base de datos constar de las siguientes fases: 1. Crear la ventana de base de datos desde la que posteriormente se crearn y gestionarn los diferentes objetos que formarn parte de la base de datos. 2. Disear las tablas necesarias y establecer las relaciones adecuadas entre ellas. Tambin se podrn utilizar datos ya almacenados en otras bases de datos de Access o provenientes de otras aplicaciones .
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2.- Disear y gestionar bases de datos

3. Nada ms crear las tablas y relacionarlas, ya se podr aadir y modificar informacin, as como realizar bsquedas y listados sencillos de dichos datos. 4. Si los objetivos que se persiguen son claros y definidos, se crearn las consultas, formularios, informes y dems objetos necesarios. 5. A medida que vayan surgiendo nuevas necesidades, se irn creando ms consultas, formularios e informes, o modificando los ya existentes. Tambin podr incluir alguna macro o mdulo de Visual Basic que permita automatizar aquellas tareas que se repitan con frecuencia.

2.4 CREAR UNA VENTANA DE BASE DE DATOS


A continuacin se describe la creacin de una ventana de base de datos. El proceso se inicia suponiendo que acaba de arrancar Access y que ya sabemos que tipo de Base de Datos queremos crear:

En nuestro caso escogeremos una Base de Datos en Blanco. Una vez escogido el tipo apreciaremos que el panel de tareas presenta el siguiente aspecto:

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Microsoft Access 2007

1. Ahora es el momento de dar un nombre a nuestra base de datos y darle una ubicacin concreta desde el botn de Buscar Ubicacin . Aparecer un nuevo cuadro de dialogo como el siguiente:

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2.- Disear y gestionar bases de datos

2. En el cuadro de lista Nombre de archivo, teclee un nombre para la base de datos (Access asignar automticamente la extensin .accdb a los archivos de base de datos). 3. En el cuadro de lista de Ubicacion, aparece el nombre de la carpeta en la que se guardar el archivo (por defecto, Mis documentos) y el cuadro asociado muestra las subcarpetas y archivos de la carpeta actual. Si desea guardar el archivo en una de las subcarpetas, haga doble clic sobre ella para abrirla. Para cambiar de unidad de disco, despliegue la lista de Ubicacin y seleccione la nueva unidad o busque en el panel de carpetas de la izquierda la deseada. 4. Haga clic sobre el botn Aceptar. 5. Por ultimo haga clic en el botn Crear del panel de tareas y Access crear una ventana para la nueva base de datos:

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Microsoft Access 2007

A partir de aqu tendr que ir creando los objetos bsicos de la base de datos; es decir, las tablas, las consultas, los formularios, etc.

Utilizar el formato de base de datos de Access 2007


Por cuestiones de compatibilidad, Access 2007 puede estar configurado inicialmente en versiones anteriores tales como 2000 2002-2003 dependiendo del sistema operativo bajo el que se instalo. Para asegurarnos que la nueva base de datos se creara en el formato 2007 deber configurar el programa como sigue: 1. Desde la ventana de Access 2007 y estando abierta una base de datos cualquiera, haga clic en el BMO / Botn de Opciones de Access / Opcin Mas Frecuentes. El cuadro de dialogo tendr el siguiente aspecto:

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2.- Disear y gestionar bases de datos

2. En el apartado Creando Bases de Datos encontraremos la opcin Formato de archivo predeterminado donde escogeremos Access 2007. 3. Para finalizar, haga clic sobre el botn Aceptar.

A partir de este momento, las nuevas bases de datos que cree ya se almacenarn en el nuevo formato de Access 2007.

2.5 EL USO DE PLANTILLAS


Si a la hora de crear una base de datos no tiene muy claro los objetos que necesita, ni cmo crearlos, puede utilizar una de las novedades de esta versin de Access, Las Plantillas. Estas plantillas no solo crean una base de datos, adems nos aportan los objetos bsicos para comenzar a darle forma a nuestro gusto y personalizarlos como deseemos. Para crear una base de datos utilizando las plantillas, siga estos pasos. 1. Abriremos una sesin de Access 2007 a partir del Botn de Inicio de la barra de tareas. 2. Cuando se abra la ventana de Access escogeremos del panel de la Izquierda la categora de Plantillas que preferimos:

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Microsoft Access 2007

3. En este ejemplo utilizaremos la seccin de Trabajo donde encontraremos la plantilla Contactos. Al hacer clic sobre ella aparecer lo siguiente en el panel de tareas de la derecha:

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2.- Disear y gestionar bases de datos

4. En la ventana Nombre de archivo cambiaremos el nombre de la base de datos y la ubicacin (solo de ser necesario). Una vez aqu hacemos clic en Descargar (esto es debido a que la plantilla escogida pertenece a una categora de plantillas en lnea, si hubiera estado en plantillas locales no seria necesario descargarla solamente crearla). Access creara una ventana para la nueva base de datos a continuacin y presentar este aspecto:

Para tener visibles todos los objetos que se han creado con la plantilla escogida, es conveniente tener el panel de exploracin (Todos los Objetos de Access) expandido. Adems es posible que la manera de ver los objetos no sea por su tipo, de no ser as en dicho panel deberamos expandir la lista desplegable y escoger esta opcin.

2.6 CERRAR UNA BASE DE DATOS


Para cerrar una base de datos, basta con cerrar la ventana de la base de datos; es decir, la ventana que muestra los objetos (tablas, formularios, etc.). Lo nico que tenemos que hacer es ir al BMO / Cerrar Base de Datos. Para cerrar la ventana de la base de datos tambin puede hacer clic sobre el botn Cerrar de dicha ventana o pulsar Control+F4.

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Microsoft Access 2007

2.7

ABRIR UNA BASE DE DATOS

Para utilizar una base de datos almacenada en el disco proceda de la siguiente forma: 1. Desplegamos el BMO / Abrir:

Nota: a este cuadro de dilogo puede llegar tambin desde la opcin Ms del Panel de tareas de inicio (si estuviera visible). En la lista de este cuadro de dilogo se visualizan todos los archivos de datos de la carpeta actual (por defecto, la carpeta Mis documentos). Si el archivo que desea abrir se encuentra en otra unidad de disco, despliegue la lista Barra de Ubicacin de Archivos y seleccinela.

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2.- Disear y gestionar bases de datos

2. Dentro de la lista, seleccione el archivo de Access (con extensin .accdb) que desea abrir y a continuacin haga clic sobre el botn Abrir. Tambin puede recuperar directamente el archivo, haciendo doble clic sobre el nombre del archivo dentro de la lista. Concluido el proceso, visualizar la ventana de base de datos del archivo seleccionado. Al abrir una base de datos tenga en cuenta lo siguiente:

Si en el momento de abrir una base de datos ya estuviera utilizando otra, Access cerrar esta ltima. Access recuerda las ltimas bases de datos utilizadas y visualizan sus nombres en la lista del BMO / Abrir. Para abrir cualquiera de ellas, basta con desplegar dicho botn y seleccionarla.

2.8 DISEAR Y TRABAJAR CON OBJETOS


Cada uno de los objetos de la base de datos tiene sus propias particularidades. No obstante, existen una serie de operaciones comunes cuando se trabaja en la ventana de base de datos:

Para crear un nuevo objeto (tablas, Consultas, etc.) utilice la Ficha Crear de la cinta de opciones. Alli podra encontrar todos los objetos. Una vez se ha escogido el objeto se diseara y se utilizara para aquello para lo que se cre. Para modificar las caractersticas de un objeto, podemos hacerlo desde la vista Presentacin o la vista Diseo. Para verlo en cualquiera de las dos vistas se puede proceder de dos formas, desde la Ficha Hoja de Datos / Grupo Vistas / Comando Ver o desde la Ficha Inicio / Grupo Vistas / Comando Ver.

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Microsoft Access 2007

Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario, informe y otros objetos, seleccione dicho objeto y a continuacin despliegue la lista de la Ficha Formato (que ahora aparecer activa en la cinta de opciones) / Grupo Vistas / Comando Ver, y seleccione la opcin que le ofrezca una vista previa final de cmo quedaran los datos.

Cuando se "Abre" un objeto se visualiza en su modo de visualizacin habitual. El modo de visualizacin normal de una tabla o una consulta ser una Hoja de datos, desde donde se podrn visualizar, aadir y modificar los registros almacenados en la tabla.

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2.- Disear y gestionar bases de datos

Al abrir un formulario, este se presentar listo para visualizar y editar la informacin.

Al abrir un Informe, ste mostrar su Vista Informes, es decir el aspecto que tendrn las diferentes pginas del informe cuando se imprima.

Desde este punto, en cualquier momento, podr visualizar y modificar el diseo del objeto, a travs del Grupo Vistas / Comando Ver de la cinta de opciones escogiendo la Opcin Vista Diseo.

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Microsoft Access 2007

Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentar una ventana individual en forma de Ficha de Contenido.

Agrupar objetos en la ventana de la base de datos


En esta versin de Access la agrupacin de objetos se harn a travs de la barra de Todos los objetos de Access. La agrupacin de objetos supone nicamente un acceso ms fcil a los objetos del grupo, pero puede resultar til en algunos casos. Por ejemplo, se pueden agrupar un formulario con sus subformularios y las consultas o tablas de las que dependen. Para crear un grupo en la ventana de la base de datos, proceda como sigue: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la barra de Todos los objetos de Access y despliegue la lista de visualizacin. 2. Escoja la opcin Personalizado, el aspecto del panel ahora ser similar a este:

3. Con el botn derecho del ratn sobre el nuevo grupo que se ha creado podremos modificar el nombre del mismo haciendole mas personalizado. En nuestro ejemplo podra quedar as:

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2.- Disear y gestionar bases de datos

4. Para aadir los objetos deseados y que queden agrupados solo tendremos que seleccionarlos (uno a uno o en grupo con ayuda de la tecla Ctrl.) y con el botn izquierdo del ratn arrastrndolos hasta el nuevo grupo donde los soltaremos.

Una vez alli podremos expandir el grupo y ver los objetos que hay en su interior.

Desde la ventana de la base de datos, seleccione el objeto que desea introducir en el grupo, muestre su men contextual (haciendo clic con el botn derecho del ratn) y elija la opcin Agregar al grupo. Arrastre los objetos que desea incluir en el grupo desde sus respectivas listas hasta el nombre del grupo en la lista de grupos. Nota: para eliminar un grupo, utilice la opcin Eliminar grupo del men contextual del grupo

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3
Disear Tablas y relaciones

Introduccin Crear una tabla Tipos de datos Propiedades de los campos Modificar el diseo de una tabla Establecer la clave principal Relacionar tablas Crear y editar ndices

Microsoft Access 2007

3.1

INTRODUCCIN

Las tablas son los objetos ms importantes de una base de datos, ya que en ellas se almacenar toda la informacin. Todos los dems objetos que se diseen (consultas, formularios e informes) se concebirn para gestionar dichos datos de la forma ms cmoda, vistosa y eficiente. En una tabla se debe almacenar informacin sobre un tema concreto (empleados, clientes, productos, etc.). A la hora de disear las tablas de una base de datos se deben planificar todas en su conjunto, ya que como se ilustra en el epgrafe 1.1, normalmente las bases de datos estn compuestas por varias tablas, relacionadas entre s con el fin de evitar duplicaciones innecesarias de los datos, as como mantener la integridad de los mismos.

Planificar las tablas de una base de datos


Cuando se disea una base de datos extensa, formada por varias tablas, es importante planificar minuciosamente cada una de ellas de tal forma que en el futuro se necesite realizar los menos cambios posibles. A continuacin vamos a desarrollar un ejemplo, similar al del epgrafe 1.1, pero mejorado. El proceso es el mismo, gestionar los pedidos de nuestra empresa, pero de tal forma que, como suele ser lgico, cada pedido puede constar de varios artculos (en el ejemplo del epgrafe 1.1, cada pedido nicamente poda constar de un artculo). El diseo ms eficiente sera el que se propone a continuacin:

Este diseo se basa en los siguientes criterios:


36

3.- Disear tablas y relaciones

En una tabla se almacena la informacin de los clientes y en otra, la informacin de los artculos. Los datos relativos a los pedidos, como se observa, se parten en dos tablas (Pedidos y Detalle-Pedidos), ya que cada pedido puede constar de varios artculos. Las lneas describen las relaciones que se establecen entre las tablas.

Adems, como se ir viendo a lo largo del captulo, utilizando los tipos de campos apropiados en cada tabla se podrn prevenir errores de tecleo frecuentes tales como:

Introducir dos veces un mismo artculo, empleado o pedido. Introducir un pedido de un cliente inexistente. Incluir en un pedido un artculo inexistente. Nota: el ejemplo que se acaba de describir, ser el utilizado a partir de ahora siempre que sea necesario ilustrar una explicacin. En el apndice de este manual, se describe detalladamente la estructura de las tablas que lo componen y se proponen algunos datos que pueden ayudar a interpretar los resultados obtenidos en cada caso.

3.2 CREAR UNA TABLA


Para disear la estructura de una tabla proceda de la siguiente forma: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Tablas.

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Microsoft Access 2007

Como se observa, hay varias formas de disear una tabla. Por ejemplo, puede utilizar la ventana de diseo, puede utilizar el asistente para tablas e incluso puede empezar por introducir datos. En este caso, se utilizar el Comando Diseo de Tabla que es el mtodo ms recomendado. 2. Seleccione el Comando Diseo de Tabla tras lo cual visualizar la ventana de diseo:

Como se aprecia, la ventana de diseo consta de una cuadrcula en la que cada fila representa un campo. As mismo, en la parte inferior se muestran las propiedades del campo de la fila activa (la coloreada en naranja). 3. Con el cursor parpadeante bajo la columna Nombre del campo, teclee un nombre para el primer campo y a continuacin pulse Intro o Tabulador, para situar el cursor en la siguiente columna. Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres, espacios en blanco incluidos. 4. El siguiente paso ser indicar el tipo de datos que se almacenar en el campo. Esta es la caracterstica ms importante de un campo. En el siguiente subepgrafe se comentan los diferentes tipos de datos que admite Access. En aquellas celdas en las que sea necesario elegir un valor entre varios preestablecidos, al situar el cursor sobre dicha celda, se presenta un pequeo botn en su borde derecho. Al hacer clic sobre dicho botn, o pulsar Alt+ , se presenta la lista de posibles valores.

38

3.- Disear tablas y relaciones

5. La descripcin no es obligatoria, no obstante su uso puede ayudar a entender ms fcilmente el contenido de la tabla. Adems, esta descripcin se visualizar en la barra de estado cuando se introduzcan o modifiquen datos en dicho campo. 6. A continuacin se especificarn las Propiedades del campo, cuyas opciones se comentan ms adelante. Si se utiliza el teclado, la tecla F6 permite cambiar de la fila actual al panel de propiedades y viceversa. 7. Repita los pasos del 3 al 6 por cada nuevo campo que se desee incluir en el diseo de la tabla. 8. Una vez que haya especificado las caractersticas de todos los campos, deber guardar la ventana de diseo (haciendo clic en el botn Guardar situado en la barra de herramientas de Acceso Rpido). Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

9. Una vez introducido el nombre, que al igual que cualquier objeto de Access puede tener hasta 64 caracteres, deber seleccionar el botn Aceptar.

3.3 TIPOS DE DATOS


La caracterstica ms importante de un campo es el Tipo de datos y debe estar en concordancia con la informacin que se va a almacenar en l. En Access dispone de las siguientes posibilidades:

Texto: almacena cualquier tipo de texto, letras, caracteres especiales, signos de puntuacin o nmeros. Por defecto tiene una longitud de 50 caracteres admitiendo una longitud de hasta 255. algunos ejemplos de campos de texto son los de Nombre, Apellidos, Telfono, etc. Memo: se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. En un campo memo se podrn almacenar hasta 65.536 caracteres por registro. Si se desea almacenar texto con formato es recomendable crear
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Microsoft Access 2007

un objeto OLE. Suelen utilizarse para Notas, Historial, Caractersticas tcnicas, etc.

Nmero: se usan para datos numricos que sean susceptibles de usarse en clculos matemticos. Pertenecern a este tipo campos como Precio, Salario, etc. Fecha/Hora: se utilizan para almacenar fechas y horas del ao 100 al 9999. Moneda: se utilizan para almacenar valores monetarios (euros, dlares, etc.) y numricos donde haya datos que contengan entre 1 y 4 decimales lo que provoca menos errores de redondeo que los de tipo numrico. Adems ofrece la precisin de hasta 15 dgitos a ala izquierda. Autonumrico: en este tipo de campos, Access asigna automticamente un nmero entero (correlativo o aleatorio) para cada registro que se introduzca. nicamente puede haber un campo de este tipo como mximo en una tabla. S/No: solamente puede contener valores lgicos (s/no, verdadero/falso, activado/desactivado). Pertenecern a este tipo, campos en los que nicamente se afirme o niegue una determinada cuestin. Objeto OLE: permiten introducir informacin proveniente de otros programas que admitan ste protocolo (grficos, sonidos, etc.) en un campo. Este tipo de datos slo se podr visualizar y editar en un formulario o informe. Hipervnculo: se utiliza para establecer hipervnculos; es decir, accesos directos a objetos, documentos o direcciones Web.

3.4

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Las propiedades permiten afinar las descripciones de los campos. Dependiendo del tipo de campo se visualizarn diferentes opciones en el

40

3.- Disear tablas y relaciones

panel de propiedades. A continuacin se da una descripcin de cada una de ellas.

Tamao del campo


Esta propiedad permite limitar el mximo de caracteres admitidos en un campo de tipo texto (entre 1 y 255). En los campos de tipo numrico se establecer el rango de valores admitidos por el campo. Se dispone de las siguientes posibilidades: Byte: Entero: Entero largo: Simple: Doble: Id de Rplica Decimal admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. valores comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3,4 x 1038, permitiendo hasta 7 decimales. valores comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308, permitiendo hasta 15 decimales. Especiales para cuando se piensa replicar una tabla. Valores comprendidos entre 10 -38 y 10 precisin decimal de hasta 28 dgitos
+38

con

El resto de campos no dispone de esta propiedad. Conviene ajustar el tamao de los campos al mnimo necesario, ya que esto har aumentar la velocidad de ejecucin y reducir el espacio necesario en el disco. La siguiente tabla indica el espacio fsico ocupado por cada tipo de campo:

Texto Memo Byte Entero

1 byte por carcter Hasta 64.000 bytes 1 byte 2 bytes


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Microsoft Access 2007

Entero largo Simple Doble Decimal Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Objeto OLE

4 bytes 4 bytes 8 bytes 12 bytes 8 bytes 8 bytes 4 bytes 1 bit Hasta 1 gigabyte

Formato
Esta propiedad permite establecer la presentacin de nmeros, fechas, texto y valores S/No en diversos formatos. Lo ms sencillo y habitual es utilizar uno de los incluidos en la lista, no obstante existe la posibilidad de crearlos completamente a medida. La ayuda de Access suministra abundante informacin acerca de la creacin de formatos personalizados y los smbolos especiales que se utilizan.

Nota: El formato modifica nicamente la visualizacin del dato almacenado; el valor original siempre ser el mismo sea cual sea el formato que se utilice.

Mscara de entrada
Esta propiedad permite controlar cada uno de los caracteres que pueden introducirse en el campo, as como la inclusin de caracteres o separadores fijos, mediante un patrn que se disear a tal efecto.
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3.- Disear tablas y relaciones

Normalmente, esta propiedad tiene utilidad para los campos de tipo texto y de Fecha/Hora. Un ejemplo clsico es el patrn que se suele utilizar para introducir los telfonos con un formato uniforme como el siguiente: (91)413-64-11 Estableciendo el patrn adecuado nicamente se debern teclear los nmeros (el cursor saltar por encima de los caracteres separadores), impidiendo que el usuario pueda introducir cualquier otro carcter que no sea un nmero en las posiciones en blanco. Para crear una mscara puede proceder de dos formas:

Utilizando el asistente para mscaras de entrada: para tipos de campos comunes como telfono, DNI, etc. se puede elegir una mscara de las que se encuentran predefinidas en dicho generador. Para ello bastar con hacer clic sobre el botn Generador situado en la parte derecha del apartado Mscara de entrada en el panel de propiedades. Introduciendo el patrn directamente: para disear una mscara de entrada a medida se deben introducir los caracteres fijos y los de mscara de acuerdo con la siguiente tabla:
Carcter de mscara Significado en el patrn

0 9 # L ? A a & C

En su posicin se deber introducir un nmero (introduccin obligada). Nmero o espacio (introduccin no obligatoria). Nmero, espacio, + y - (introduccin no obligatoria). Letra (introduccin obligatoria). Letra (introduccin no obligatoria). Letra o nmero (entrada obligatoria). Letra o nmero (entrada no obligada). Cualquier carcter o espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o espacio (entrada no
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Microsoft Access 2007

Carcter de mscara

Significado en el patrn

obligatoria). ,.:-/ < > Separadores para decimales, miles fecha y hora. Convierte a minsculas los caracteres situados por la derecha del smbolo. Convierte a maysculas los caracteres situados por la derecha del smbolo. La entrada del campo se rellenar de derecha a izquierda (tipo calculadora). El smbolo puede situarse en cualquier parte de la mscara. El carcter situado a su derecha se convierte en un carcter fijo.

Para el ejemplo del telfono, suponiendo que el prefijo siempre consta de dos nmeros y el nmero de siete, se utilizara la siguiente mscara: !\(00\)000\-00\-00 Nota: si se introduce como mscara la palabra Contrasea, los caracteres introducidos se visualizarn como asteriscos (*). Esta opcin resulta de especial inters para aquellos campos en los que se introduce informacin confidencial. Realmente, una mscara de entrada puede constar de tres partes, separadas por punto y coma (;): Formato; almacenar o no los caracteres fijos; carcter a visualizar La segunda parte permite indicar si desea o no que los caracteres fijos se almacenen en la tabla. Introduciendo un 0 en esta posicin, los caracteres fijos se almacenarn. Si se introduce un 1 o se deja en blanco, nicamente se almacenarn en la tabla los datos introducidos. El uso de este parmetro debe tenerse en cuenta a la hora de realizar bsquedas y consultas.

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3.- Disear tablas y relaciones

La tercera parte permite indicar el carcter que se desea visualizar en las posiciones en blanco de la mscara. Dicho carcter debe especificarse entre comillas ("). Si no se especifica este parmetro, se presentarn caracteres de subrayado (_). As, para que en el ejemplo anterior no se almacenen los parntesis y guiones y se visualicen espacios en blanco en las posiciones en las que se introducen los nmeros, debe utilizar la siguiente mscara de entrada: !\(900\)900\-00\-00;;" "

Ttulo
El texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto descriptivo que aparecer como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al disear Formularios e Informes. Si se deja en blanco Access utilizar como ttulo el nombre del campo.

Valor predeterminado
El valor (nmero, texto, fecha, etc.) que se introduzca en esta propiedad, ser el que aparecer inicialmente en el campo al aadir un nuevo registro.

Regla de validacin
Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que se introduzca en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresin de Access. Esta propiedad nicamente permite validar datos del propio campo; si se necesita comparar el valor de dos o ms campos se puede utilizar la regla de validacin de la ventana de propiedades de la tabla (ver epgrafe 3.9). La siguiente tabla muestra algunos ejemplos: <250 0 O >750 >=#01/10/96# Y <=#31/10/96# El valor introducido en el campo debe ser inferior a 250. El valor debe ser 0 o mayor de 750. nicamente se admiten fechas correspondientes al mes de octubre de
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Microsoft Access 2007

1996. "Madrid" O "Sevilla" O "Valencia" El valor introducido debe coincidir con una de las tres ciudades.

Texto de validacin
Ser el mensaje de error que aparezca en la pantalla cuando introduzca un valor que no cumpla la regla de validacin.

Requerido
Esta propiedad hace que la introduccin de datos en el campo sea obligatoria.

Permitir longitud cero


En campos Memo y Texto se cuenta con esta propiedad para controlar que no puedan darse valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacios.

Indexado
Esta propiedad permite crear un ndice simple (basado en el campo que se est creando). En el epgrafe 3.8 se comenta la creacin y utilizacin de ndices.

3.5

MODIFICAR EL DISEO DE UNA TABLA

Es posible que despus de crear una tabla y utilizarla por un tiempo, se vea en la necesidad de ampliar la informacin que contiene aadiendo nuevos campos; o por el contrario, llegue a la conclusin de que la informacin contenida en determinados campos resulta del todo ineficaz y desee eliminarla de la tabla, o modificar alguna de sus propiedades. En ambos
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3.- Disear tablas y relaciones

casos, debe acceder a la ventana de diseo de tablas para realizar las modificaciones necesarias. Para modificar el diseo de una tabla proceda de la siguiente forma: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la barra de objetos y seleccione la tabla deseada y haga doble clic sobre ella para abrirla. 2. Haga clic sobre la Opcin Vista Diseo de la Ficha Inicio o de la Ficha Hoja de Datos / Grupo Vistas / Comando Ver para visualizar la Vista diseo de nuestra tabla. Aparecer la ventana de diseo.

3. Dentro de la ventana de diseo, podr modificar la estructura de la tabla realizando alguno de los procesos siguientes:

Para desplazar el cursor a travs de la ventana de diseo, haga clic sobre el apartado al que desee acceder. Si prefiere utilizar el teclado, dispone de las siguientes teclas: Con las flechas del cursor anterior o siguiente. y podr desplazar el cursor a la lnea

Para acceder al panel de propiedades del campo seleccionado, deber pulsar la tecla F6. Dentro de una fila, Tabulador y Maysc+Tabulador permiten desplazarse a la columna siguiente y anterior respectivamente. Cuando se site en una celda o apartado de la cuadrcula con una pulsacin de tecla, o si el clic se efecta sobre el borde izquierdo o derecho del apartado (en tales circunstancias, el puntero se muestra en forma de ), la informacin contenida en dicha celda queda totalmente seleccionada. Esto implica que si se teclea un carcter, ste sustituir al texto, o si se pulsa la tecla Supr se borrar todo el texto. La tecla F2 permite deshacer dicha seleccin y poder tratar el contenido de la celda carcter a carcter.

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Microsoft Access 2007

Dentro de una celda, en modo de edicin, las flechas del cursor Izquierda y Derecha permiten moverse de carcter en carcter. As mismo la tecla Supr borrar el carcter situado a la derecha del cursor, y Retroceso borrar el carcter situado a la izquierda del cursor. Para seleccionar un bloque de texto dentro de una celda, site el punto de insercin en un extremo y a continuacin, manteniendo pulsada la tecla Maysc desplcese hasta el extremo contrario (ya sea con las flechas o con el ratn). Para insertar un nuevo campo entre dos ya existentes, bastar con situar el cursor en cualquier parte de la fila inferior, el Comando de la Ficha Diseo y a continuacin definir sus caractersticas y propiedades. Para eliminar un campo existente, seleccione Comando de la Ficha Diseo con el cursor situado en cualquier parte de la fila.

4. Una vez realizadas las modificaciones necesarias bastar con cerrar la ventana y contestar afirmativamente al mensaje de confirmacin que se visualizar en la pantalla. A no ser que sea estrictamente imprescindible, en una tabla que contenga informacin almacenada no debe modificar el tipo de los campos. En cualquier caso debe tener en cuenta los siguientes puntos:

Si cambia de tipo de datos a un campo, puede que se modifiquen o eliminen accidentalmente dichos datos. No se puede eliminar o cambiar el tipo de datos a un campo que forme parte de una relacin.

Nota: Access 2007 tiene tambin la opcin Autocorreccin de nombres. Esto significa que cuando se modifique un nombre de un objeto se modificar tambin dicho nombre en todos los objetos dependientes. Por ejemplo, si se modifica el

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3.- Disear tablas y relaciones

nombre de un campo de una tabla, se modificarn tambin las consultas, formularios e informes en los que se haga referencia a dicho nombre.

3.6 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL


Como ya se apunt en el proceso de creacin del diseo de una tabla, resulta de gran utilidad (en algunos casos obligatorio) definir una clave principal en las tablas. La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros la tabla. En caso de no disponer de un campo o varios que permitan establecer la clave principal, podr crear un campo de tipo Autonumrico con tal propsito (como ocurre con la tabla de pedidos en el ejemplo del epgrafe 3.1) o dejar que Access lo haga automticamente. Definir una clave principal presenta las siguientes ventajas:

Acelera las consultas. Al visualizar los registros de una tabla, aparecern inicialmente ordenados por los valores de la clave principal. No podr introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente; esto evitar duplicaciones. Las relaciones entre tablas obligan el uso de una clave principal.

Para establecer la clave principal de una tabla proceda de la siguiente forma:

1. Desde la ventana de diseo, seleccione la fila o filas de los campos cuyo valor o combinacin de ellos se desea utilizar como clave principal. Para seleccionar una fila, basta con hacer clic sobre el selector de la fila (ver figura siguiente): Si necesita seleccionar varias filas, mantenga pulsada la tecla Control mientras las selecciona.

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2. Seleccione el Comando Clave principal de la Ficha Diseo / Grupo Herramientas.

Siguiendo con el ejemplo del epgrafe 3.1, para la tabla Clientes se debe establecer el campo Cdigo cliente como clave principal. Al hacerlo, la cuadrcula de diseo de la tabla presentar el siguiente aspecto:

Como se observa, sobre el selector de registros del campo que se acaba de establecer como clave principal (Cdigo Cliente), se visualiza un icono en forma de llave. Siguiendo con el ejemplo del epgrafe 3.1. a continuacin se muestran las claves definidas para las otras tres tablas.

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3.- Disear tablas y relaciones

Como se observa, en la tabla Detalle-Pedidos se define una clave principal que consta del nmero de pedido y del cdigo de artculo, ya que no tiene sentido incluir ms de una vez un determinado artculo en un mismo pedido.

3.7 RELACIONAR TABLAS


Una vez diseada la estructura de cada una de las tablas y establecidas sus claves principales, se proceder a relacionarlas. Relacionar las tablas le permitir obtener datos de varias tablas en una consulta, formulario, o informe, y establecer una integridad referencial que controlar en todo momento los datos que se agreguen, borren o modifiquen en las tablas. Normalmente las tablas se relacionan entre s a travs de un campo (o combinacin de campos) que presente coincidencias en sus valores. Una vez
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Microsoft Access 2007

relacionadas las dos tablas, Access combinar los registros de cada una de ellas, en las que el valor del campo relacionado coincida, ofreciendo un "registro virtual" por cada combinacin.

Tipos de Relaciones
Cuando se establece una relacin entre dos tablas, una acta como principal y otra como relacionada o de detalle. Por ejemplo, en la relacin existente entre Clientes y Pedidos, la primera actuar como principal y la segunda como relacionada (un cliente puede tener varios pedidos). Las relaciones ms frecuentes, son aquellas en las que se exige integridad referencial, lo cual, como ya se ha dicho, permitir proteger la relacin cuando se aadan, modifiquen o eliminen registros. Por ejemplo, al exigir integridad referencial a la relacin entre Clientes y Pedidos (lo mismo ocurre entre Pedidos y Detalle-Pedidos y entre Artculos y DetallePedidos) no se podr borrar un registro de un cliente que tenga pedidos ni agregar un pedido a un cliente que no exista. Para establecer una integridad referencial, la relacin debe cumplir algunos requisitos:

La tabla principal no debe contener duplicados en el campo comn; es decir, dicho campo deber ser Clave principal, o tener un ndice nico. Los campos que se relacionan deben ser del mismo tipo, exceptuando el caso en que la relacin se establezca entre un campo Autonumrico y otro numrico de tamao Entero largo. En muchos casos, los campos que se relacin tienen el mismo nombre.

En tales circunstancias, es decir, tratando de mantener la integridad referencial, existen dos tipos de relaciones en Access:

Relacin uno a varios. Es el tipo de relacin ms frecuente entre dos tablas. Cada valor de la clave principal de la tabla principal puede existir varias veces en la tabla relacionada. En el ejemplo del epgrafe 3.1 todas las relaciones son de este tipo.

Relacin uno a uno. Esta relacin es poco frecuente, y quiere decir que un registro de la tabla principal slo puede asociarse a un registro de la tabla relacionada. Normalmente en este tipo de relaciones ambos campos

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3.- Disear tablas y relaciones

suelen ser clave principal. Establecer una relacin de este tipo entre dos tablas, produce el mismo resultado que unir los campos de ambas tablas en una sola. En ocasiones, al intentar relacionar dos tablas, puede ocurrir que la relacin entre ellas corresponda al tipo varios a varios, es decir, a un registro de una tabla le correspondan varios de la otra y viceversa. Este tipo de relacin es la que existe entre las tablas Pedidos y Artculos, ya que un pedido puede contener varios artculos y un mismo artculo puede aparecer en varios pedidos. Para poder establecer una integridad referencial entre estas dos tablas, es necesario crear una tabla de unin, que permite descomponer la relacin varios a varios en dos relaciones uno a varios. As, en el ejemplo del epgrafe 3.1 se ha utilizado la tabla Detalle-Pedidos, que permite establecer dos relaciones uno a varios: una con la tabla Pedidos y otra con la tabla Clientes.

La ventana de Relaciones
Las relaciones se establecen y modifican desde la ventana de relaciones, a la cual se accede, cuando est activa la ventana de la base de datos, seleccionando la Ficha Herramientas de Datos / Grupo Mostrar u Ocultar / Comando Relaciones.

Cuando acceda por primera vez a la ventana de relaciones, est aparecer vaca. Una vez en ella, realice los siguientes procesos: 1. En primer lugar, agregue a la ventana las tablas que se van a relacionar (normalmente todas). Para ello: a Seleccione la Ficha Diseo / Grupo Relaciones / Comando Mostrar Tabla para disear las relaciones.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:


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Microsoft Access 2007

En la ficha Tablas, seleccione las tablas a relacionar y a continuacin haga clic sobre el botn Agregar. Para seleccionar varias tablas a la vez, mantenga pulsada la tecla Control, mientras hace clic en cada una de las tablas. Para seleccionarlas todas (lo normal) o un bloque contiguo de ellas, haga clic sobre la primera y arrastre hasta la ltima. Una vez que haya agregado las tablas a la ventana, haga clic sobre el botn Cerrar para abandonar el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

Para el ejemplo que se est utilizando, una vez aadidas las cuatro tablas, la ventana de relaciones tendr el siguiente aspecto:

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3.- Disear tablas y relaciones

Cada tabla se representa esquemticamente dentro de una ventana, especificando como ttulo el nombre de la tabla, y como contenido los nombres de sus campos (los que forman parte de la clave principal en negrilla). Esta ventana puede moverse y modificar su tamao como cualquier ventana de Windows. 2. Para eliminar una tabla de la ventana de relaciones bastar con seleccionarla y a continuacin pulsar la tecla Supr. 3. Cuando se realiza alguna operacin en la ventana de relaciones, al cerrar sta, se visualizar el siguiente mensaje de advertencia:

4. Seleccionando el botn S se almacenarn los cambios realizados.

Establecer una relacin entre dos tablas


Para establecer una relacin entre dos tablas procede de la siguiente forma: 1. Desde la ventana Relaciones, site el puntero sobre el campo comn de la tabla principal. 2. Arrastre hasta hacer coincidir el indicador que aparece durante el proceso con el campo correspondiente de la tabla de detalle. Al soltar el
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Microsoft Access 2007

botn del ratn visualizar el siguiente cuadro de dilogo (el siguiente ejemplo describe la relacin entre Clientes y Pedidos):

3. Como se ha comentado anteriormente, siempre que sea posible se debe exigir integridad referencial. Una vez activada la casilla de verificacin, se mostrarn disponibles el resto de opciones de la parte inferior del cuadro de dilogo. 4. Si activa la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados, cuando se modifique el valor del campo de unin de un registro de la tabla principal, se actualizar dicho valor en todos los registros relacionados de la tabla de detalle. 5. As mismo, si se activa la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados, al borrar un registro de la tabla principal se borrarn todos los registros dependientes de la tabla relacionada. 6. Haga clic sobre el botn Crear para concluir el proceso. Una vez establecida la relacin, en la ventana de Relaciones se visualizarn ambas tablas unidas por una lnea. Los extremos de la lnea se sitan frente a los campos de unin, y muestran el tipo de relacin entre las tablas como se observa en la siguiente figura:

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3.- Disear tablas y relaciones

Esta figura corresponde a una relacin uno (1) a varios ( fuese uno a uno se presentar un 1 en ambos extremos

). Si la relacin

Si alguna circunstancia impide establecer la integridad referencial, Access mostrar el mensaje de advertencia correspondiente. Por ejemplo, suele ser frecuente, cuando se relacionan dos tablas con informacin ya almacenada, que la tabla de detalle contenga algn registro cuyo valor en el campo de relacin no se encuentra en ningn registro de la tabla principal; hasta que no se borren (o modifiquen adecuadamente) dichos registros no se podr exigir integridad referencial. Si no se exige integridad referencial, la lnea de unin se presenta con un trazo fino en toda su extensin, como muestra la siguiente figura:

Modificar una relacin


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Microsoft Access 2007

Para modificar una relacin siga estos pasos: 1. Seleccione la Ficha Diseo / Grupo Herramientas / Comando Modificar Relaciones (o del mens contextual que se visualiza al pulsar el botn derecho del ratn). 2. Una vez en el cuadro de dilogo, realice las modificaciones que desee. 3. Finalmente, haga clic sobre el botn Aceptar. Una forma ms rpida de acceder al cuadro de dilogo Modificar relaciones consiste en hacer doble clic sobre la lnea de relacin.

Eliminar una relacin


1. Haga clic sobre la lnea de la relacin que desea eliminar. 2. Pulse la tecla Supr, o seleccione la opcin Eliminar del botn derecho del ratn. 3. Conteste afirmativamente al mensaje de confirmacin que aparece.

Acerca de los campos de tipo Autonumrico


Como ya se ha dicho, un campo de tipo Autonumrico es un campo al que Access asigna automticamente un nmero entero (correlativo o aleatorio) para cada registro que se introduzca. Este tipo de campo es muy utilizado para definir claves principales en tablas. De hecho, si al crear una tabla no asigna una clave principal, Access puede hacerlo automticamente aadiendo un campo Autonumrico incremental. Los campos de tipo autonumrico constituyen una excepcin a la hora de crear relaciones que establezcan integridad referencial, debido a que pueden relacionarse con campos numricos de tamao Entero largo (recuerde que en el resto de los casos, las relaciones con integridad referencial deben de realizarse a travs de campos del mismo tipo). Un ejemplo de esto, lo presenta la relacin entre las tablas Pedidos y Detalle-Pedidos. Esta relacin se establece entre el campo Nmero Pedido de la tabla Pedidos (de tipo Autonumrico) y el campo Nmero Pedido de la tabla DetallePedidos (de tipo numrico con tamao Entero largo).

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3.- Disear tablas y relaciones

Otro aspecto que debe tener en cuenta al utilizar campos Autonumricos, es que solamente puede existir un campo de este tipo en una tabla.

3.8 CREAR Y EDITAR NDICES


El uso de ndices permite acelerar notablemente las ordenaciones, las bsquedas y las consultas. Como se coment anteriormente tambin son necesarios para relacionar dos tablas. Cuando se crea un ndice, se genera internamente un valor por cada registro de la tabla, que se almacena conjuntamente con la ubicacin del registro original en la misma. De esta forma resulta mucho ms rpido buscar y ordenar dichos valores en el ndice que en la tabla.

Crear un ndice
Los ndices ms sencillos son los basados en un campo. Estos ndices pueden crearse mediante la propiedad Indexado de la ventana de diseo de una base de datos (ver epgrafes 3.2 y 3.4). La propiedad Indexado dispone de las siguientes opciones:

No: es el valor por omisin de esta propiedad. Indica que no se crear o que se eliminar el ndice segn dicho campo. S (Con duplicados): crea un ndice para el campo. S (Sin duplicados): crea un ndice nico para el campo. Este tipo de ndices impide la existencia dos registros en la tabla con el mismo valor en ese campo. Nota: la clave principal de una tabla se indexa automticamente como de tipo nico.

La ventana de ndices
Otra forma de crear y editar ndices consiste en utilizar la ventana de ndices. Su utilizacin es obligada cuando se desee crear un ndice de varios campos.
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Microsoft Access 2007

Para acceder a la ventana de ndices proceda como sigue: 1. Desde la ventana de diseo de la tabla, vaya a la Ficha Diseo / Grupo Mostrar u Ocultar / Comando ndices.

Se visualizar la siguiente ventana:

Como se observa, la ventana es muy similar a la de diseo de la tabla, cada fila representa un ndice y el panel inferior muestra las propiedades del ndice seleccionado en la rejilla. El denominado PrimaryKey corresponde a la clave principal de la tabla. Para aadir un ndice proceda de la siguiente forma: 1. Sitese en la primera fila en blanco; es decir, en la fila siguiente al ltimo ndice 2. En la columna Nombre del ndice, teclee el nombre mediante el cual desea identificar el ndice. 3. En la columna Nombre del campo, despliegue la lista y seleccione el campo por el que desea indexar 4. En la columna Orden, seleccione el tipo de ordenacin (ascendente o descendente). 5. Si desea evitar duplicados, acceda a la propiedad nica y seleccione S.
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3.- Disear tablas y relaciones

6. Para abandonar la ventana de ndices bastar con cerrarla, o hacer nuevamente clic sobre el Comando ndices. El procedimiento anterior describe la creacin de un ndice simple; es decir, de un ndice que indexa por un solo campo. Pero, como se ha dicho, tambin pueden crearse ndices mltiples; es decir, ndices que indexan por dos o ms campos. Un ndice mltiple debe estar compuesto por tantas filas como campos incluya (y en el orden adecuado), pero indicando el nombre del ndice solamente en la primera fila. La siguiente figura muestra un ndice basado en los campos Seccin y Nombre Artculo de la tabla Artculos:

3.9 PROPIEDADES DE UNA TABLA


Si desde la ventana de diseo de una tabla, selecciona la Ficha Diseo / Grupo Mostrar u Ocultar / Comando Hoja de Propiedades:

Se visualizar la siguiente ventana:

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Microsoft Access 2007

En el apartado Descripcin puede introducir un texto que describa el contenido y el uso de la tabla. En el apartado Regla de validacin puede introducir una expresin de Access con el fin de validar los datos de un registro. Al contrario de lo que ocurre con la Regla de Validacin de campo, se puede hacer referencia a diferentes campos de la tabla en la expresin.

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3.- Disear tablas y relaciones

Dicha expresin se podr introducir directamente, o bien desde la ventana del Generador de expresiones, al cual se accede haciendo clic sobre el botn Generador, que aparece en el extremo derecho del apartado. Por ejemplo, suponga que en la tabla Pedidos la forma de pago nicamente puede ser Contado o Tarjeta y adems quiere garantizar que cuando la forma de pago sea con Tarjeta el descuento sea cero o nulo. Para ello, puede utilizar una expresin similar a la siguiente: ([Forma de Pago] = "Tarjeta" Y ([Descuento] = 0 O [Descuento]=Nulo)) O [Forma de pago] = "Contado" La expresin, aunque quiz resulte excesivamente compleja, puede dar una idea sobre el control que se puede ejercer sobre los datos que se introducen o modifican en las tablas. Obsrvese que los nombres de campos se especifican entre corchetes (]) y que las condiciones sencillas se combinan entre s mediante los operadores O e Y. Los parntesis, no siempre obligatorios, permiten organizar de manera lgica las condiciones individuales. El uso de reglas de validacin de tabla, unido al uso de reglas de validacin de campo y mscaras de entrada, permite ejercer un control bastante exhaustivo sobre los datos que se introducen en las tablas. No obstante, dentro de los formularios, que sern los objetos que se utilizarn en la prctica con ms frecuencia para introducir, borrar y modificar los registros de las tablas, se pueden establecer validaciones an ms complejas.

Como Texto de validacin se podr especificar el texto que se desea visualizar cuando no se satisfacen las reglas de validacin al intentar abandonar un registro. Para abandonar las propiedades de la tabla bastar con cerrar la ventana o hacer clic nuevamente sobre el Comando Hoja de Propiedades.

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Microsoft Access 2007

3.10

CREAR TABLAS MEDIANTE PLANTILLAS

En versiones anteriores de Access podamos encontrar el Asistente para crear tablas. En la nueva versin de Access 2007 esta tarea la haremos a travs del uso de Plantillas para la creacin de tablas. Para crear una tabla utilizando una plantilla seguiremos los siguientes pasos: 1. Haga clic en el Botn Microsoft Office en Abrir. y, a continuacin, haga clic

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En la Ficha Crear / Grupo Tablas / Comando Plantillas de tabla, a continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

3.11

CREAR TABLAS INTRODUCIENDO DATOS

Se puede crear una tabla empezando por el final; es decir, introduciendo los datos antes de establecer la estructura y formato de cada campo. En este caso, Access 2007 asignar el tipo y el formato de los campos en funcin de los datos que se vayan introduciendo. Para crear una tabla mientras se introducen los datos, proceda como sigue: 1. Desde la base de datos vaya a la Ficha Crear / Grupo Tablas / Comando Tabla. 2. Automticamente se abrir una ventana nueva de tabla ya en vista Hoja de Datos:
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3.- Disear tablas y relaciones

3. Haga doble clic sobre el ttulo de la primera columna (sobre el texto CampoId) y a continuacin teclee el nombre que desea asignar al primer campo de la tabla. 4. Repita el paso anterior por cada nuevo campo que desee introducir en el diseo tabla. La hoja presentar ahora un aspecto similar al siguiente:

5. A partir de aqu, empiece a introducir la informacin de los registros como en cualquier otra tabla. 6. Para finalizar haga clic sobre el botn Guardar y asigne un nombre a la nueva tabla. Como Access 2007 establece por defecto el primer campo (Id) como Clave Principal solo tendr que cambiarle el nombre si lo desea.

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Microsoft Access 2007

7. Si desea cambiar o quitar la clave deber ir a la Vista Diseo a travs de la Ficha Inicio o Ficha Hoja de Datos / Grupo Vistas / Comando Ver.

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4
Introducir y visualizar datos

Captura de datos Desplazarse por los registros Introducir nuevos registros Editar registros Configurar una hoja de datos Copiar, mover y borrar registros Buscar informacin por un campo Ordenar y filtrar registros Hojas secundarias de datos

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4.1

CAPTURA DE DATOS

En Access puede introducir datos, visualizarlos y modificarlos de diversas formas:


En la Hoja de datos de una tabla. En la Hoja de datos de una consulta de seleccin. En un Formulario basado en una tabla o consulta. Desde una Pgina de acceso a datos.

Hojas de datos
La forma ms inmediata de manipular los datos de una tabla es a travs de su Hoja de datos, a la que se accede de la siguiente forma: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda al Grupo Tablas. 2. Seleccione la tabla cuyos datos desea visualizar y haga doble clic sobre el ella. En una hoja de datos la informacin se presenta en forma de tabla; cada fila presenta un registro diferente y cada columna se corresponde con un campo:

Como se observa en la figura, la hoja de datos permite visualizar varios registros a la vez. Cuando la informacin de la tabla no cabe dentro de la ventana se visualizarn las Barras de Desplazamiento correspondientes.

4.2
68

4.- Introducir y visualizar datos

DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS


En la parte inferior de la ventana de una hoja de datos o de un formulario, se dispone de los siguientes botones de desplazamiento:

El cuadro de texto del centro, indica el nmero del registro actual y en la parte derecha aparece el nmero total de registros (en este ejemplo, se estara visualizando el registro 1 de 39). Si se encuentra en una hoja de datos, la fila correspondiente al registro activo se indicar con la marca 8en la columna de seleccin. Para desplazarse a otros registros, proceda como sigue:

Los botones , , y le permitirn desplazarse al primer registro, anterior, siguiente y ltimo respectivamente. Esto mismo lo conseguir seleccionando la Ficha Inicio / Grupo Buscar / Comando Ir a. Para desplazarse a un registro en concreto, proceda de la siguiente forma: Haga doble clic sobre el nmero que indica el registro actual, o pulse la tecla F5. Teclee el nmero del registro al que se desea ir y pulse Intro.

Para desplazarse a un campo concreto de un registro, lo ms sencillo es hacer clic en cualquier parte de ste (o en su etiqueta si se trabaja en un formulario).

A continuacin se comentan las teclas de uso ms frecuente:

La tecla Tabulador, o Intro permite desplazarse al siguiente campo y Maysc+Tabulador al campo anterior. Inicio permite situarse sobre el primer campo del registro en el que se encuentra situado y Fin sobre el ltimo. En una hoja de datos, y permiten desplazarse al registro anterior y al siguiente. En un formulario se utilizar RePg y AvPg con el mismo propsito.

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Microsoft Access 2007

Control+Inicio permite situarse rpidamente sobre el primer campo del primer registro, y Control+Fin, sobre el ltimo campo del ltimo registro.

4.3

INTRODUCIR NUEVOS REGISTROS

Para aadir nuevos registros, ya sea en una hoja de datos o en un formulario, proceda como sigue: 1. Vaya a la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Nuevo. Esto har que el cursor se site sobre el primer campo en una nueva fila en blanco por debajo del ltimo registro, o una nueva ficha en blanco si se trabaja en un formulario. 2. Teclee los datos del nuevo registro (en cada campo, teclee su contenido y pulse Intro o Tabulador para pasar al siguiente). 3. Al pulsar Tabulador o Intro una vez introducida la informacin del ltimo campo, el registro quedar almacenado y se presentar otro nuevo registro en blanco. En una hoja de datos, siempre se encuentra disponible una fila en blanco tras el ltimo registro, la cual presenta la marca como se aprecia en la siguiente figura:

* en la columna de seleccin,

Dicha fila se puede utilizar en cualquier momento para introducir un nuevo registro. Nota: durante la introduccin de un nuevo registro, el indicador de la columna de seleccin se mostrar en forma de lpiz.
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4.- Introducir y visualizar datos

Visualizar y editar un campo en una ventana de Zoom


Para visualizar y editar los datos de un campo en un determinado registro, que contenga un volumen de informacin extenso, puede utilizar la ventana de Zoom. Para ello debe pulsar Maysc+F2. La informacin del campo aparecer en una ventana como la que muestra la siguiente figura:

Pulsando Intro, o seleccionando el botn Aceptar, regresar a la situacin anterior. Nota: para introducir un salto de lnea en la informacin de un campo, ya sea en la ventana de Zoom o en la entrada del campo en la hoja de datos o formulario, debe pulsar Control+Intro.

4.4 EDITAR REGISTROS


Para modificar la informacin de un registro proceda de la siguiente forma: 1. Acceda al registro cuyos datos desea modificar. 2. Realice las modificaciones necesarias, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

Cuando se accede a un campo mediante el teclado, o haciendo clic cerca del borde izquierdo, la informacin queda seleccionada en su totalidad. Lo mismo ocurre cuando en un formulario se accede a un campo haciendo clic sobre la etiqueta que aparece delante del campo.

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Microsoft Access 2007

En las circunstancias del punto anterior, la informacin que teclee sustituir a la antigua. Si lo que se desea es modificar parte del contenido de un campo, haga clic en la posicin en la que desea introducir o borrar algn carcter, o bien pulse F2 para desactivar la seleccin. En el campo se visualizar un cursor o punto de insercin lo que permitir trasladarsetpor el sexto, carcter a carcter, mediante las teclas de y . Con las teclas Supr y Retroceso podr eliminar el carcter situado a la derecha o izquierda del cursor. Al teclear un carcter, ste se introducir en la posicin del cursor. Para seleccionar parte de la informacin de un campo, arrastre por encima del texto a seleccionar. El texto seleccionado se puede borrar (pulsando Supr) o sustituir por el que se teclee a continuacin.

3. Para almacenar las modificaciones realizadas bastar con desplazarse a otro registro o seleccionar la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Guardar. Para cancelar las modificaciones realizadas dentro de un campo, pulse la tecla Esc o seleccione la opcin Deshacer de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido. Realizando la misma operacin una segunda vez, se cancelarn todas las modificaciones efectuadas en el registro. Si introduce datos errneos (letras en un campo numrico, etc.) en un campo, o datos que no satisfagan las caractersticas de la mscara de entrada o las condiciones de validacin, Access presentar el mensaje de error correspondiente. Del mismo modo, al almacenar un registro, Access comprobar, si las hay, las reglas de validacin de las propiedades de la tabla.

4.5

CONFIGURAR UNA HOJA DE DATOS

Los procesos que se detallan en los siguientes subepgrafes, permiten personalizar el aspecto con que se visualizan los datos de una hoja de datos.

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4.- Introducir y visualizar datos

Modificar el ancho de las columnas


Utilizando el ratn podr modificar rpidamente el ancho de las columnas de la hoja de datos. Para ello, siga estos pasos: 1. Site el puntero en la fila correspondiente a los nombres de campo, sobre el borde derecho de la columna cuyo ancho desea modificar. El puntero del ratn tomar forma de . 2. Arrastre dicho borde hacia la derecha o izquierda, hasta que la columna adopte el ancho deseado. Tambin puede modificar el ancho de una columna utilizando la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Mas / Opcin Ancho de Columna.

Modificar la altura de las filas


Para modificar la altura de las filas debe tener en cuenta que todas las filas de la hoja de datos mantienen siempre la misma altura. El cambio en una de ellas afectar por igual al resto. Al situar el puntero del ratn, en la columna de seleccin, sobre la lnea que separa dos filas cualesquiera, el puntero del ratn tomar forma de . En tales circunstancias podr arrastrar dicho borde hacia arriba o hacia abajo hasta obtener la altura deseada. Tambin podr modificar la altura de las filas utilizando la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Mas / Opcin Alto de Fila.

Mover columnas
Independientemente de la situacin de los campos en la estructura de la tabla, al visualizar una hoja de datos ser posible mover las columnas de campos para situarlas en cualquier posicin dentro de la tabla. Para mover una columna (campo) dentro de la hoja de datos de una tabla, proceda como sigue: 1. Haga clic sobre el nombre del campo que desea mover. De esta forma quedar seleccionado dicho campo.

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2. Vuelva a situar el puntero sobre dicho nombre y arrastre a derecha o izquierda para desplazar dicha columna a cualquier otra posicin de la tabla. Al hacerlo, una lnea vertical gruesa ir indicando la posicin que ocupar la columna en cada momento, tal como se indica en la figura siguiente.

3. Una vez alcanzada la posicin deseada, suelte el botn del ratn.

Ocultar y visualizar columnas


Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de que no se visualicen los datos incluidos en ella y por lo tanto tampoco se impriman. Para ocultar una columna de una hoja de datos proceda como sigue: 1. Haga clic en cualquier celda de la columna que desea ocultar. 2. Vaya a la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Mas / Opcin Ocultar columnas. Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado, siga estos pasos: 1. Vaya a la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Mas / Opcin Mostrar columnas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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4.- Introducir y visualizar datos

Como se aprecia, en este cuadro de dilogo aparecen todos los campos de la tabla. Aquellos que estn ocultos tendrn desactivada la casilla de verificacin que les precede. 2. Para mostrar una columna oculta, haga clic sobre la correspondiente casilla de verificacin. 3. Finalmente, haga clic sobre el botn Cerrar para regresar a la hoja de datos.

Establecer el tipo de letra


Para visualizar los datos de la hoja de datos con un determinado tipo de letra, deber seleccionar la Ficha Inicio / Grupo Fuente:

Una vez aqu indique el tipo de letra, su estilo, tamao, color, etc., automticamente Irn producindose los cambios deseados.

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4.6

COPIAR, MOVER Y BORRAR REGISTROS

Para realizar estas operaciones, y otras como puede ser la impresin de un registro o un conjunto de ellos, previamente deber seleccionar el registro o conjunto de ellos.

Seleccin de registros
La forma ms rpida y sencilla de seleccionar registros, consiste en hacer clic sobre los denominados selectores de registros. Se denominan de esta forma a los cuadros situados sobre el borde izquierdo de la ventana de una hoja de datos, o de un formulario. Selector de Registros (filas) Para seleccionar un nico registro basta con hacer clic sobre el selector correspondiente. En una hoja de datos se visualizar resaltada la totalidad de la fila. En un formulario, aparecer resaltado nicamente el rea del selector.

La seleccin simultnea de un grupo de registros, ser diferente segn se trate en una hoja de datos o en un formulario. En cualquier caso, slo se podr efectuar una seleccin de varios registros, si stos estn situados de forma contigua. Para seleccionar un grupo de registros, proceda como sigue:

En una hoja de datos, arrastre sobre los selectores de registros. En un formulario, deber hacer clic sobre el selector del primer registro, y, manteniendo pulsada la tecla Maysc, utilizar los botones del cuadro de desplazamiento hasta que aparezca en el formulario el ltimo registro a incluir en la seleccin.

Adems de lo dicho, en una hoja de datos dispone de la posibilidad de seleccionar un bloque de informacin, procediendo de la siguiente forma:

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4.- Introducir y visualizar datos

1. Site el puntero sobre el borde izquierdo del campo situado en una de las esquinas del bloque a seleccionar (el cursor debe tomar forma de ). 2. Arrastre hasta el campo situado en el extremo opuesto del bloque a seleccionar. La informacin seleccionada se mostrar resaltada como se aprecia en la siguiente figura:

Los selectores de las columnas permiten seleccionar la totalidad de los campos de la columna sobre cuyo selector se haga clic. Arrastrando, se podrn seleccionar varias columnas contiguas.

Eliminar registros
La forma ms adecuada de eliminar (borrar) un grupo de registros ser mediante una Consulta de eliminacin, estableciendo los criterios que deben cumplir los registros que se desean eliminar. No obstante, se podr eliminar un registro, o un conjunto de ellos si estn seguidos, en la hoja de datos o en el formulario de la siguiente manera: 1. Seleccione el registro, o conjunto de registros, que desea eliminar. 2. Pulse la tecla Supr. Access mostrar un mensaje de confirmacin como el siguiente:

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3. Si realmente desea eliminar los registros, haga clic sobre el botn S. En caso contrario, haga clic sobre el botn No para cancelar la operacin. Seleccionando la Ficha Inicio / Grupo Portapapeles / Comando Cortar se borrarn los registros pero dicha informacin se almacenar en el Portapapeles de Office, lo cual permitir Pegar una copia de dichos registros en otra tabla o en otra aplicacin Windows. Nota: si se establece integridad referencial entre las tablas, no podr eliminar un registro de una tabla correspondiente al extremo "uno" que tenga correspondencias en la tabla del extremo "varios" (a no ser que se hubiera activado la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados en la ventana de relaciones).

Copiar y Mover registros


Utilizando el Portapapeles podr copiar o mover registros de una tabla a otra. El proceso, a grandes rasgos, se desarrolla de la siguiente forma: 1. Seleccione el registro o bloque de registros que desea copiar (o desplazar). 2. Seleccione la Ficha Inicio / Grupo Portapapeles / Comando Copiar o Cortar. Los registros se almacenaran en el Portapapeles de Office. 3. Sitese en el destino de la copia (normalmente en el registro en blanco situado en la ltima fila de la tabla destino), y a continuacin seleccione la opcin Pegar datos anexados del men Edicin.

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4.- Introducir y visualizar datos

Nota: para copiar y mover registros de una tabla a otra, ambas debern tener una estructura, similar, de lo contrario, se podrn producir mltiples "errores de pegado". Access pega los datos en el mismo orden en que aparecen las columnas de la hoja de datos. Adems de lo dicho, el Portapapeles tambin le permitir enviar informacin a un procesador de texto, una hoja de clculo, o cualquier otro programa Windows.

4.7 BUSCAR INFORMACIN POR UN CAMPO


La mejor forma de localizar registros es mediante un filtro o una consulta de seleccin apropiada. No obstante la Ficha Inicio / Grupo Buscar / Comando Buscar permite realizar rpidamente bsquedas sencillas, procediendo de la siguiente forma: 1. Sitese, en cualquier registro, sobre el campo en el que se encuentra el valor a buscar. 2. Seleccione la Ficha Inicio / Grupo Buscar / Comando Buscar:

Tras lo cual se visualizar el siguiente cuadro de dilogo:

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3. Una vez que en el cuadro de texto Buscar haya introducido el valor a buscar, y especificado adecuadamente el resto de opciones, deber seleccionar el botn Buscar siguiente para iniciar la bsqueda. 4. Cuando localice el primer valor, podr continuar la bsqueda o seleccionar el botn Cancelar, para abandonar el cuadro de dilogo y editar el registro. Nota: la ficha Reemplazar del cuadro de dilogo anterior permite realizar bsquedas con la posibilidad de sustituir dicho valor por otro.

4.8

ORDENAR

Inicialmente los registros de una tabla se ordenan por su clave principal (si existe) o por los ndices que se hayan generado. No obstante, en cualquier momento podr ordenar por otros campos (uno o varios). Para ordenar una hoja de datos o un formulario, siga estos pasos: 1. Sitese en cualquier registro de la hoja de datos o del formulario, y haga clic sobre el campo (en cualquier registro) por el que desea ordenar los registros. 2. Haga clic sobre los comandos Orden ascendente o Orden descendente para ordenar ascendente o descendentemente respectivamente desde la Ficha Inicio / Grupo Registros. En una hoja de datos (no as en los formularios) podr ordenar por varios campos. Para ello, ser necesario que las columnas por las que vaya a ordenar estn contiguas y en el orden correcto; la situada ms a la izquierda ser la que establecer el orden principal de los registros, la siguiente establecer el orden de aquellos registros que tengan el mismo valor en la anterior, y as sucesivamente. Una vez haya hecho esto, seleccione dichas columnas y haga clic sobre uno de los botones comentados. Si despus de utilizar los botones de ordenacin rpida, decide volver a visualizar la tabla en su orden original, vaya a la Ficha Inicio / Grupos Registros / Comando Borrar todos los criterios de ordenacin.
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4.- Introducir y visualizar datos

4.9 FILTRAR REGISTROS


Utilizando filtros, podr conseguir visualizar nicamente aquellos registros que le interesen. En Access 2007 existen tres tipos de filtros:

Filtros por seleccin Filtros excluyendo la seleccin Filtros por formularios Filtros avanzados.

Los tres primeros le permitirn filtrar la informacin de una manera rpida y fcil, mientras que el cuarto se reserva para casos ms complejos.

Filtros por seleccin


Los Filtros por seleccin permiten visualizar nicamente aquellos registros cuyo valor en un determinado campo coincida con el seleccionado sobre la hoja de datos o el formulario.

Para ilustrar la utilizacin de un filtro por seleccin, suponga que en la tabla Artculos desea visualizar nicamente aquellos registros pertenecientes a la seccin de deportes. Para ello:

1. En la columna correspondiente al campo Seccin, localice un registro cuyo valor en este campo sea "Deporte" y seleccinelo, igual que en la figura siguiente:

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2. A continuacin, haga clic sobre la Ficha Inicio / Grupo Ordenar y Filtrar / Comando Seleccin / Opcin Igual a Deporte. 3. Access aplicar el filtro y visualizar nicamente aquellos registros pertenecientes a la seccin de deportes, tal como muestra la figura siguiente:

Para volver a visualizar todos los registros, haga clic sobre el Comando Alternar Filtro.

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4.- Introducir y visualizar datos

Filtros excluyendo la seleccin


Los Filtros excluyendo la seleccin son similares a los anteriores pero funcionan justo a la inversa; es decir, al aplicar el filtro se visualizan todos los registros excepto aquellos cuyo valor para el campo filtrado coincide con el seleccionado. Por ejemplo, si en el caso anterior, despus de seleccionar el valor Deporte, crear un Filtro excluyendo la seleccin, visualizara todos los registros excepto los correspondientes a la seccin de deporte. Para crear un filtro excluyendo la seleccin, proceda como sigue: 1. Seleccione el valor del campo que desea excluir de la seleccin. 2. Con el puntero del ratn situado sobre la seleccin, haga clic en la Ficha Inicio / Grupo Ordenar o Filtrar / Comando Seleccin / Opcin No es igual a Deporte. Al igual que antes, para volver a visualizar todos los registros, haga clic sobre el Comando Alternar Filtro.

Filtros por formulario


Los Filtros por formulario le permitirn imponer ms de una condicin. En este caso, partir de una hoja de datos o un formulario en blanco desde donde podr establecer las condiciones o criterios que desee aplicar en el filtro. Para ilustrar la creacin de un filtro por formulario, suponga que a partir de la tabla Artculos desea visualizar todos los registros correspondientes a la seccin de deporte y ferretera. Para ello. 1. Desde la hoja de datos de la tabla Artculos, haga clic sobre el Comando . Aparecer una nueva ventana:

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2. En la columna Seccin despliegue la lista y seleccione Deporte. 3. Haga clic sobre la pestaa Or de la parte inferior de la ventana. 4. En la nueva hoja, vuelva a desplegar la lista de la columna Seccin y elija Ferretera. 5. Haga clic sobre el Comando resultados, que sern similares a los siguientes: para visualizar los

Como se observa, se visualizan solamente los registros de las secciones de deporte y ferretera. En este ejemplo se han utilizado dos criterios o condiciones, de las cuales, los registros que se visualizan tienen que cumplir una u otra (o pertenecen a la seccin de deportes o a la de ferretera). Cuando desee imponer dos condiciones que se cumplan simultneamente, debe introducirlas en la misma ventana del filtro.

Filtros avanzados
Los filtros avanzados tienen las mismas caractersticas y se emplean de la misma forma que las consultas de seleccin, pero actan sobre una sola tabla. Para ms informacin, lea el captulo siguiente.

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4.- Introducir y visualizar datos

4.10 HOJAS SECUNDARIAS DE DATOS


Access 2007 permite utilizar Hojas secundarias de datos. Esto permitir ver, desde la hoja de datos de una tabla o consulta, la informacin contenida en otra tabla o consulta relacionada con la anterior. Por ejemplo, desde la tabla Clientes podr ver los datos de la tabla Pedidos, ya que entre estas tablas existe una relacin uno a varios. Para ver la hoja secundaria de los datos relacionados con un registro haga clic sobre el Indicador de expansin, situado en la parte izquierda del registro. Hoja de datos de la Tabla Clientes

Hoja Secundaria de datos (Tabla Pedidos) Como se observa en la figura, la hoja secundaria de datos permite visualizar los registros de la tabla Pedidos que estn relacionados con un registro de la tabla Clientes; es decir, los pedidos realizados por cada cliente. Los datos de la tabla secundaria no solamente pueden visualizarse, sino que tambin podrn ser modificados siempre que lo permitan las reglas de integridad referencial establecidas. Por otro lado, la tabla Pedidos tambin est relacionada con la tabla DetallePedidos. Por tanto, la hoja secundaria de datos (la que muestra los datos de la tabla pedidos) tiene a su vez una tabla secundaria que muestra los datos de

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la tabla Detalle-Pedidos. Si despliega esta segunda tabla secundaria podr visualizar datos relacionados en tres tablas:

Expandir o contraer las hojas secundarias de datos


Inicialmente, las hojas secundarias de datos estn contradas (no se muestran). Para visualizar los datos relacionados con un registro de la hoja principal debe hacer clic sobre el Indicador de expansin. Para ocultar de nuevo la hoja secundaria, haga clic sobre el indicador . Tambin es posible expandir o contraer simultneamente las hojas secundarias de todos los registros. Para ello, proceda como sigue: 1. Vaya a la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Mas. 2. En el submen que se visualiza, elija en Hoja secundaria de datos Expandir Todo o Contraer Todo.

Configurar la hoja secundaria de datos


Como entre las tablas Clientes y Pedidos existe una relacin de Uno a varios, Access genera automticamente la hoja de datos secundaria. Pero es posible desactivarla o modificarla para que la hoja de datos presente datos de otra tabla o consulta, siempre que se pueda establecer una relacin entre ellas. Para configurar una hoja secundaria de datos proceda como sigue:

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4.- Introducir y visualizar datos

1. Acceda a la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Mas / Opcin Hoja Secundaria de Datos / Subopcin Hoja Secundaria de Datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Tal como se aprecia, en este cuadro de dilogo se muestra el origen de los datos de la hoja secundaria (en este caso la tabla Pedidos) y los campos vinculados; es decir, los campos que permiten establecer la relacin entre la hoja principal y la hoja secundaria. 2. Para visualizar los datos de otro origen (otra tabla o consulta), debe seleccionarla en la lista y a continuacin comprobar los campos de vinculacin. 3. Para terminar, haga clic sobre el botn Aceptar. Otra forma de configurar una hoja secundaria de datos, consiste en acceder a la vista diseo y utilizar la ventana de propiedades de la tabla o consulta.

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En este caso debe utilizar las propiedades Hoja secundaria de datos, Vincular campos secundarios, y Vincular campos principales. El valor Automtico de la propiedad Hoja secundaria de datos implica que Access mostrar los datos de la tabla relacionada. Para eliminar una hoja secundaria de datos puede proceder de dos formas:

Vaya a la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Mas / Opcin Hoja de Datos Secundaria de Datos / Subopcin Quitar. Acceder a la vista diseo, visualizar la ventana de propiedades de la tabla o formulario y establecer la propiedad Hoja secundaria de datos al valor [Ninguno].

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5
Consultas de seleccin

Consultas Crear una consulta de seleccin Modificar una consulta Consultas de varias tablas Introducir y editar registros Criterios Campos calculados Ordenar una consulta Agrupar y calcular totales Asistente para consultas sencillas

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5.1

CONSULTAS

Aunque este captulo est dedicado a las Consultas de seleccin, antes se har una introduccin a las consultas en general. Las consultas son uno de los objetos ms importantes de Access, despus de las tablas, y sirven de base para la creacin de formularios e informes. Otra caracterstica importante de las consultas, es la de reunir informacin proveniente de varias tablas.

Tipos de consultas
En Access existen varios tipos de consultas:

Consultas de seleccin: es el tipo de consulta ms habitual. Permiten filtrar y organizar la informacin contenida en una o varias tablas, as como la obtencin de campos calculados y resmenes en grupos. Consultas de accin: permiten modificar, borrar o aadir un grupo de registros simultneamente. Tambin se pueden utilizar para crear una tabla nueva que contenga registros de otra u otras ya existentes. En el siguiente captulo se comenta este tipo de consultas. Consultas especiales: los Asistentes para consultas permiten crear diferentes tipos de consultas especializadas, que se analizarn en el captulo 7. Consultas SQL: Access soporta el lenguaje SQL (Lenguaje de Consulta Estructurado) para la creacin y modificacin de consultas. De hecho, al crear una consulta por el mtodo "normal", Access transforma las operaciones realizadas en las correspondientes rdenes SQL, que se pueden revisar y modificar en la ventana SQL (la cual est disponible en cualquier momento). Existen algunos tipos de Consultas especiales, que nicamente se pueden generar a travs del lenguaje SQL, no obstante dado lo avanzado y exclusivo que resulta, este tema no se trata en la presente documentacin. Nota: en este captulo se aborda el diseo de las Consultas de seleccin; en el captulo 6, las Consultas de accin, y en el captulo 7, las Consultas especiales.

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5.- Consultas de seleccin

5.2 CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIN


Las Consultas de seleccin (las ms utilizadas) permiten realizar preguntas a una base de datos con el fin de obtener una informacin concreta, que puede provenir de una o varias tablas. La respuesta a dichas preguntas, se presenta en una Hoja de datos. Su apariencia es similar a la hoja de datos de una tabla; es decir, la informacin solicitada se muestra en filas y columnas. Cualquier modificacin de los datos de una hoja de datos (si sta lo permite) se actualizar en las tablas de donde proceden dichos datos. Para crear una consulta de seleccin siga estos pasos: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear en la cinta de opciones. 2. Haga clic sobre el Grupo Otros / Comando Diseo de Consulta. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Podemos usar tambin el Asistente para Consultas en cuyo caso se visualizara el siguiente cuadro de dialogo:

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3. El siguiente paso es agregar a la ventana de diseo de la consulta las tablas o consultas que van a formar parte de la nueva consulta a partir del cuadro de Mostrar Tabla. Nota: normalmente las tablas son la base de cualquier consulta; no obstante; se pueden utilizar consultas como base para otras nuevas. Para agregar una tabla o consulta, haga doble clic sobre ella, o seleccinela y a continuacin haga clic sobre el botn Agregar. Tambin se pueden agregar varias de una sola vez como se explica en el epgrafe siguiente. 4. Una vez agregadas todas las tablas que se van a utilizar en la consulta, haga clic sobre el botn Cerrar. Nota: si despus de cerrar el cuadro de dilogo Mostrar tabla necesitar abrirlo de nuevo, utilice el Comando Mostrar tablas de la Ficha Diseo.

Las tablas se visualizarn en la parte superior de la ventana de diseo de consultas tal como muestra la siguiente figura

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5.- Consultas de seleccin

Como se aprecia en la figura, si existen relaciones entre las tablas, Access incluir dichas relaciones en la consulta. En caso de no existir relaciones preestablecidas, debera relacionar las tablas. En el epgrafe 3.7 se comentan los principales conceptos que deben tenerse en cuenta para relacionar tablas. 5. El siguiente paso consiste en lograr que la cuadrcula QBE (parte inferior de la ventana) contenga nicamente los campos que se van a utilizar en la consulta y en el orden ms conveniente. La forma ms sencilla de realizar esta operacin es ir haciendo doble clic sobre cada uno de los campos a incluir en la cuadrcula; Access ir situando uno a continuacin de otro (en el epgrafe siguiente se comentan otras formas de agregar campos a la cuadrcula QBE). 6. A continuacin, habr que introducir los criterios de seleccin que deben cumplir los registros que se desean obtener. En el epgrafe 5.6 se describe la forma de establecer criterios en Access. 7. Lo siguiente, ser establecer el orden en el que se desea que aparezcan los registros en la hoja de datos, tal como se explica en el epgrafe 5.8. 8. Una vez diseada la consulta, convendr almacenarla. Para ello, seleccione la opcin Guardar del BMO, o haga clic sobre el botn Guardar de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido, y a continuacin especifique el nombre en el correspondiente cuadro de dilogo. Dicho nombre puede tener hasta 64 caracteres y no puede coincidir con el de otra consulta o tabla ya existente. Nota: al cerrar la ventana de consulta, si no se ha almacenado sta o se han realizado modificaciones en su diseo, Access mostrar el correspondiente mensaje de advertencia. 9. Para ejecutar la consulta (visualizar los resultados), seleccione la Ficha Diseo / Grupo Resultados / Comando Ejecutar. Access mostrar los datos en una hoja de datos.

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Si almacena una consulta, la podr ejecutar en ocasiones futuras, desde la ventana de la base de datos, haciendo doble clic sobre su nombre o mediante el botn Abrir

A modo de ejemplo, la siguiente consulta permitira visualizar la lista de pedidos efectuados por los clientes de "Barcelona".

La Hoja de datos tiene un aspecto idntico y se utiliza de forma anloga a una hoja de datos de una tabla. Los cambios que se efecten en los registros de la hoja de datos (si sta lo permite) se registrarn automticamente en las tablas que contienen la informacin original.

Al ejecutar la consulta anterior se visualizar una hoja de datos similar a la que muestra la siguiente figura:

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5.- Consultas de seleccin

Modos de presentacin de la ventana de consulta


Mientras se trabaja con una consulta, de forma similar a como ocurre con los otros objetos de Access, podr alternar la visualizacin de su diseo y de su hoja de datos de la siguiente manera:

Si mientras disea una consulta, decide comprobar los resultados en la hoja de datos, haga clic sobre la Ficha Inicio o Ficha Diseo / Grupo Vistas / Comando Ver / Opcin Vista Hoja de Datos.

Para regresar a la ventana de diseo, haga clic sobre la Ficha Inicio o Ficha Diseo / Grupo Vistas / Comando Ver / Opcin Vista Diseo

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5.3

MODIFICAR UNA CONSULTA

Para modificar una consulta previamente almacenada, siga estos pasos: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la barra de objetos y seleccione Consultas y escoja la consulta que desea modificar abrindola con un doble clic.

2. Haga clic sobre la opcin

3. Una vez en la ventana de diseo, realice las modificaciones que desee y posteriormente gurdela de nuevo o ejectela para comprobar los cambios. A continuacin se comentan las operaciones ms habituales.

Desplazarse por la ventana de diseo


Como suele ser habitual, la forma ms rpida de situarse sobre cualquier elemento de la ventana, consiste en hacer clic sobre el mismo (normalmente una celda de la cuadrcula QBE, una tabla o un campo de ella, o una lnea de relacin). Si prefiere utilizar el teclado, dispone de las siguientes opciones:

La tecla F6 permite pasar de la zona superior a la cuadrcula y viceversa. y permiten desplazarse a la fila superior e inferior respectivamente.

Tabulador y Maysc+Tabulador permiten desplazarse a la columna siguiente y anterior respectivamente.

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5.- Consultas de seleccin

Agregar y eliminar tablas


Para agregar una nueva tabla, seleccione la Ficha diseo / Grupo Configuracion de Consultas / Comando Mostrar Tabla.

Para seleccionar una tabla haga clic sobre ella. Para seleccionar varias de una sola vez, mantenga pulsada la tecla Control mientras va haciendo clic sobre cada una de ellas. Al hacer clic sobre el botn Agregar, Access incluir todas las tablas seleccionadas, en la ventana de diseo de consultas. Para eliminar una tabla de la ventana de diseo de la consulta bastar con seleccionarla y a continuacin pulsar la tecla Supr.

Aadir y eliminar columnas a la cuadrcula QBE


Para incluir un campo, o un conjunto de ellos, en la cuadricula QBE, proceda de la siguiente forma:

Haga doble clic sobre el campo, o seleccione los campos a incluir. Para seleccionar varios campos de una tabla proceda de forma anloga a como se seleccionan varias tablas (ver subepgrafe anterior). Si desea seleccionar todos los campos de una tabla, puede hacer doble clic sobre el nombre de la misma. Arrastre la seleccin efectuada y sitela, en la cuadrcula QBE, sobre la columna a partir de la cual desea colocar dichos campos. Al soltar el botn del ratn, Access situar los campos seleccionados uno a continuacin del otro, insertando tantas columnas como sean necesarias. Nota: El campo identificado como asterisco (*) representa todos los campos de la tabla. No obstante su uso es limitado, ya que no es posible ordenar ni especificar criterios para aquellos campos que se han agregado a la cuadrcula mediante el asterisco.

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Para eliminar una columna o un grupo de ellas, seleccione la columna o bloque de columnas a eliminar y a continuacin pulse la tecla Supr. Dicha seleccin se efecta de la misma forma que en una hoja de datos. Para insertar una columna o varias en blanco bastar con seleccionar la columna o bloque de ellas y a continuacin pulsar la tecla Insert. Para especificar o modificar el campo que se muestra en una determinada columna de la cuadrcula, utilice la lista desplegable que se incluye en cada una de las celdas de la fila Campo.

Modificar el ancho y el orden de las columnas


Ambas operaciones se podrn efectuar exactamente igual que en una hoja de datos, tal como se explica en el epgrafe 4.5.

5.4

CONSULTAS DE VARIAS TABLAS

Como se detalla en el epgrafe 5.2, cuando sea necesario obtener informacin de varias tablas, deber agregar las mismas a la ventana de diseo y establecer relaciones entre ellas (si an no existen), para que Access sepa relacionar sus registros. Tambin se ha comentado, que si existen relaciones predefinidas, Access las incluye en la consulta automticamente. En algunas ocasiones, ser necesario utilizar ms tablas de las "puramente necesarias". Veamos un ejemplo de esto: suponga que desea contrastar informacin de clientes con detalles de pedidos; por ejemplo, artculos pedidos por un determinado cliente. En principio la informacin "puramente necesaria" se encuentra en las tablas de Clientes y Detalle-Pedidos, pero al agregar ambas a la ventana de consulta se comprueba que no hay, ni se pueden establecer relaciones entre ellas; por ello ser imprescindible agregar la tabla Pedidos que acta como "puente" entre las dos anteriores. Adems, si se necesita visualizar algn detalle de los artculos ser necesario agregar tambin la tabla de Artculos. La siguiente consulta muestra detalles acerca de pedidos de Pantaln caballero servidos a los clientes de "Madrid":

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5.- Consultas de seleccin

Combinaciones entre tablas


Cuando se relacionan dos tablas, independientemente de que exista integridad referencial entre ellas, Access combinar los registros de ambas tablas que contengan el mismo valor en los campos de relacin. Por ejemplo, al combinar Clientes con Pedidos, en un principio slo aparecern aquellos clientes que hayan realizado algn pedido. Dicho de otra forma, los clientes que no hayan realizados pedidos no aparecern en la consulta. Estos tipos de combinaciones se denominan Internas. No obstante, Access permite realizar otros tipos de combinaciones que se denominan Externas.

Las combinaciones Externas permitirn obtener registros de la tabla de un extremo que no tenga correspondencias en la otra. Por ejemplo, para obtener todos los clientes, tanto si tienen pedidos como si no, habr que establecer una combinacin de este tipo procediendo de la siguiente forma: 1. Haga clic sobre la lnea de la relacin. Esta se visualizara con un trazo ms grueso. 2. Haga clic sobre la Ficha Diseo / Grupo Herramientas / Comando Modificar Relaciones, para visualizar el siguiente cuadro de dialogo:

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3. Haga clic en el Botn de Tipo de Combinacin y le aparecer otro cuadro de dialogo donde indicara el tipo (en nuestro ejemplo la opcin 2) de combinacin y luego haga clic en el botn Aceptar.

En teora, no debera haber pedidos sin clientes, no obstante la opcin 3 permitira averiguarlo. Cuando se establece una combinacin externa, la lnea de combinacin se muestra en forma de flecha, como muestra la siguiente figura:

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5.- Consultas de seleccin

La flecha seala desde la tabla que muestra todos sus registros hasta la que slo muestra los registros relacionados.

5.5 INTRODUCIR Y EDITAR REGISTROS


Cuando se utiliza una consulta de seleccin para introducir, borrar o modificar datos, ya sea desde su hoja de datos o desde un formulario basado en ella, existen algunas limitaciones que deben tenerse en cuenta, en funcin del nmero de tablas que intervienen y el tipo de relacin que existe entre ellas. Las restricciones producidas a causa de las mscaras de entrada y las reglas de validacin e integridad referencial se mantendrn en los campos de la consulta, ya que stos heredan las propiedades de los campos y tablas incluidas en ella.

Modificar registros
En caso de duda, la mejor forma de comprobar si se puede modificar la informacin de un campo es intentar introducir o modificar informacin en dicho campo. Si se da alguna circunstancia que lo impida, Access presentar un mensaje explicativo. En una consulta basada en una sola tabla o en una relacin uno a uno, normalmente se podr realizar cualquier modificacin sin ningn problema, salvo las mencionadas anteriormente.. La mayor parte de las limitaciones se producen en consultas formadas por varias tablas con relaciones uno a varios entre ellas. Se pueden dar un gran nmero de supuestos, que sera muy extenso de comentar con detalle.
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Normalmente se podr modificar la informacin de cualquier campo, excepto el campo comn del extremo "uno". Este slo se podr modificar en aquellos casos en los que no haya registros en la tabla del extremo "varios", o si se encuentra activada la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados si se ha establecido integridad referencial entre ambas tablas en la ventana de Relaciones (ver epgrafe 3.7).

Aadir registros
Las consultas que se utilicen para introducir nuevos registros conviene disearlas de forma que, a ser posible, nicamente se pueda aadir informacin a una nica tabla, que normalmente ser la situada en un extremo "varios". En aquellos casos en los que aadir un registro a la consulta implique aadir un registro a varias tablas, puede que accidentalmente no se introduzca dicha informacin completamente en las tablas. Es ms seguro introducir la informacin fundamental directamente en las tablas. Por ejemplo, la consulta ms adecuada para introducir informacin general sobre pedidos, deber tener un diseo similar al que muestra la siguiente figura:

Los siguientes puntos aclaran los principales conceptos a tener en cuenta:


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5.- Consultas de seleccin

Como se observa, slo se incluye el campo comn (cdigo del cliente) correspondiente a la tabla situada en el extremo "varios". Si, como en nuestro ejemplo, las tablas estn relacionadas adecuadamente, es decir, el campo comn del extremo "uno" de la relacin es clave o tiene asociado un ndice nico, al introducir (o modificar) el cdigo del cliente, Access copiar automticamente, si existe dicho cdigo en la tabla de Clientes, su nombre y su poblacin. Los campos de la tabla situada en el extremo "uno" (el nombre de la empresa cliente, en este caso), normalmente slo tendrn una misin informativa. En esta consulta cambiar el nombre del cliente o su poblacin supondra cambiar esos datos en todos sus pedidos.

Eliminar registros
Al eliminar un registro, nicamente se elimina el registro de la tabla situada en el extremo varios de la relacin. En el ejemplo anterior, borrar un registro significara eliminar el correspondiente registro de la tabla de Pedidos. Como se comenta en el epgrafe 3.7, si se emplea integridad referencial entre las tablas, no se podr eliminar un registro de la tabla correspondiente al extremo "uno" que tenga correspondencias en la tabla del extremo "varios" (a no ser que se hubiera activado la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados en la ventana de relaciones).

5.6 CRITERIOS
Como se ha comentado en el procedimiento general (epgrafe 5.2), los criterios permiten establecer las condiciones que deben cumplir los registros a mostrar en la Hoja de datos de la consulta. Estos criterios o condiciones se introducirn en las celdas de la fila de Criterios de la cuadrcula QBE, teclendolas directamente, o utilizando el Generador de expresiones, aunque ste no suele ser necesario. Si en una fila de criterios se introducen condiciones para varios campos, deben cumplirse todas ellas simultneamente.

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Introduccin de valores concretos


El criterio ms sencillo que se puede establecer para un campo es localizar un determinado valor dentro del mismo. Para ello bastar con situarse en la celda correspondiente y teclear directamente dicho valor. La forma de introducir un valor en una expresin depende del tipo de datos del campo:

Los textos han de introducirse entre comillas ("Barcelona"). Si se introduce nicamente el texto, Access aadir las comillas automticamente. No hay problemas con las maysculas o minsculas pero si con los acentos. Los nmeros, ya sea para campos de tipo Numrico, Moneda, Decimal o Autonumrico se introducirn tal cual, sin ningn smbolo adicional; nicamente se podr utilizar la coma para valores con decimales. Las fechas deben introducirse en un formato reconocido por Access, entre "#" (#12/03/2009/#, #12 Marzo 2009#, etc.). Los smbolos, normalmente tambin los suele introducir Access automticamente. En los campos de tipo S/No se podr introducir S, Verdadero o Activado para buscar valores S; y No, Falso o Desactivado para buscar valores No.

La siguiente consulta puede servir como ejemplo:

Como resultado de esta consulta se obtendrn artculos de la seccin de Cermica, pedidos el 15/4/2009, cuyo precio sea de 140,5 y hayan sido enviados.
104

5.- Consultas de seleccin

Operadores de comparacin
Los siguientes operadores permiten establecer comparaciones en un criterio:

Operador > < = >= <= <>

Descripcin Mayor que Menor que Igual que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de

Operadores Lgicos
Son de especial importancia los operadores O e Y, los cuales permiten utilizar varias condiciones sencillas dentro de una celda de criterio.

Dos o ms comparaciones separadas por el operador Y deben cumplirse simultneamente para dar por satisfecha la condicin global. Por ejemplo: >=4000 Y <=7500 Esta condicin, en el campo PRECIO de la consulta, anterior permitira seleccionar aquellos artculos cuyo precio est comprendido entre 4000 y 7500 Ptas.

Si dos o ms comparaciones se unen mediante el operador O, bastar con que se cumpla al menos una de ellas. Por ejemplo: "Ferretera" O "Deporte" O "Confeccin" Esta condicin, en el campo Seccin de la consulta anterior permitira seleccionar los artculos de las tres secciones.

El operador Negado permite negar una condicin. Por ejemplo:


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Microsoft Access 2007

Negado (Deporte" O "Confeccin") Esta condicin permitira seleccionar los artculos del resto de secciones.

Utilizacin de patrones
Principalmente, en los campos de tipo texto, resulta de gran utilidad el operador Como, el cual permite formar patrones de bsqueda utilizando los caracteres comodn * y ?. Un asterisco (*) dentro de la cadena de bsqueda se sustituye por un grupo indeterminado de caracteres, mientras que un interrogante (?) se sustituye por un nico carcter. La siguiente tabla muestra algunos ejemplos: Criterio Como "M* " Como "*Bazar* Como "H?G??" Valores localizados Todos aquellos que empiecen por M. Todos aquellos que contienen la secuencia de caracteres Bazar. Cadenas de 5 letras, en las que la primera sea una H y la tercera una G.

Para introducir este operador no es necesario teclear la palabra como ni las comillas, ya que esto lo hace automticamente Access. As por ejemplo, si introduce el criterio M*, Access lo cambiar por Como M*.

Operadores especiales

El operador Entre .... Y .... permite determinar si el valor de un campo o expresin se encuentra comprendido en un rango de valores. Por ejemplo: Entre 4000 Y 7500 Esta condicin es equivalente a >=4000 Y <=7500

El operador En permite seleccionar aquellos registros que contengan uno de los valores especificados. Por ejemplo:

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5.- Consultas de seleccin

En ("Ferretera "; "Deporte"; "Confeccin") Esta expresin es equivalente a: ferreteraO deporte O confeccin

El operador Es Nulo permite comprobar la existencia de valores nulos; es decir, campos vacos de un registro.

Utilizacin de varias filas de criterios


Por debajo de la fila Criterios se dispone de filas adicionales para criterios. Si se utilizan dos o ms filas de criterios, Access mostrar los registros que cumplan todas las condiciones de alguna de dichas filas. Por ejemplo, la siguiente consulta mostrara los artculos de la seccin de Deporte (todos ellos) y los artculos de la seccin de Confeccin cuyo precio de compra sea inferior a 100 .

Uso de expresiones
En ocasiones ser necesario comparar los valores de un campo con una expresin. Un caso muy habitual es aquel en que es necesario comparar los valores de un campo con los de otro. Por ejemplo, la siguiente consulta

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Microsoft Access 2007

permitira obtener los artculos para los que la diferencia entre el precio de venta y precio de compra fuera superior a 200 .

En el siguiente epgrafe se comenta el uso de expresiones. Otro caso muy habitual se presenta en ocasiones similares a las que describe el siguiente ejemplo:

Una vez almacenada, cada vez que se ejecute esta consulta, se visualizarn los pedidos efectuados en los 30 das anteriores a la fecha de ese da (la fecha en que se ejecute la consulta). En este criterio se ha utilizado la funcin Fecha() que devuelve la fecha del sistema.
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5.- Consultas de seleccin

5.7 CAMPOS CALCULADOS


En las consultas se pueden incluir Campos Calculados; es decir, campos que no pertenecen a ninguna tabla, sino que se obtienen a partir de una expresin formada por uno o ms campos de las tablas incluidas en la consulta. Para crear un campo calculado bastar con introducir la siguiente expresin en la celda Campo de una columna vaca:

Nombre de campo: Expresin


El Nombre de campo calculado no debe coincidir con los nombres de campo existentes y servir para referenciar dicho campo en otros procesos en los que forme parte la consulta. Expresin ser la expresin que indica el clculo a realizar. Por ejemplo, en la siguiente consulta se incluye un nuevo campo (Importe), que permite obtener el importe total de cada concepto; es decir el valor que se obtiene de multiplicar el precio unitario por el nmero de unidades en cada registro de detalle.

Como se observa en la figura, para hacer referencia a un campo en una expresin se debe especificar el nombre de dicho campo entre corchetes ([ ]). Al ejecutar la consulta, la hoja de datos ofrecer un aspecto similar al de la siguiente figura:

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Microsoft Access 2007

Tipos de expresiones
El uso de expresiones suele ser frecuente en Access, ya sea para incluir campos calculados en una consulta, como en el caso anterior, o para efectuar clculos similares dentro de otros objetos como Formularios e Informes. A la hora de utilizar expresiones en Access, deben tenerse en cuenta los siguientes puntos:

Para clculos matemticos sencillos se dispone de los siguientes operadores:

Exponenciacin.

*
+

/ -

Multiplicacin, Divisin. Suma, Resta.

La lista muestra los operadores en un orden decreciente de prioridad. Esto quiere decir que cuando en una misma expresin concurran dos o ms operadores, se aplicarn primero los que tengan ms prioridad. Por ejemplo, la expresin 4 + 2 * 6 ^ 2 / 4 - 2 * 5 dara como resultado 12, ya que:

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5.- Consultas de seleccin

En primer lugar se calcula la exponenciacin (mayor prioridad); con lo que la expresin anterior se transformara en 4 + 2 * 36 / 4 - 2 * 5.

En segundo lugar se calcularn multiplicaciones y divisiones, con lo cual la expresin anterior se transformara en 4 + 18 -10. Finalmente se calculan sumas y restas para obtener el resultado final.

Para modificar el orden de prioridad preestablecido se podrn utilizar parntesis. La expresin ( 4 + 3 ) *5 dara como resultado 35 y no 19.

Los operadores + y - tambin se pueden utilizar para realizar clculos con fechas, tales como calcular la diferencia de das entre dos fechas, o la fecha resultante de sumarle un nmero de das a una fecha dada. El operador & permite concatenar dos o ms datos de tipo texto en una expresin de cadena. Por ejemplo la siguiente expresin en un campo calculado de una consulta permitira mostrar el apellido, separado del nombre por una coma y un espacio en blanco, y que apareciese Sr delante en cada uno de los registros de la hoja de datos. "Sr. " & [Apellido] & ", " & [Nombre]

Los valores y contenidos de campos que formen parte de una expresin deben ser del mismo tipo, de lo contrario se producir un error. Por ejemplo la expresin [NOMBRE] *15 es errnea, ya que se est mezclando un valor de tipo texto con uno numrico.

Funciones
Las funciones de Access pueden considerarse como expresiones predefinidas que realizan una operacin concreta. Para utilizar una funcin en una expresin se deber emplear la siguiente sintaxis:

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Microsoft Access 2007

Nombre_de_funcin (argumento1, ..., argumentoN) A las funciones se les debe suministrar el valor o valores (argumentos) objeto de la operacin, y stas retornarn el resultado de la operacin. Los argumentos deben ser compatibles con la funcin; es decir en una funcin matemtica el argumento debe ser un nmero, en una de cadenas debe ser un valor de tipo texto, en una de fechas una fecha vlida, etc. Por ejemplo, la funcin Raz, que permite obtener la raz cuadrada de un nmero, se podr utilizar de una de las formas siguientes:

Especificando el nmero directamente: Raz(16) devolver 4. Especificando una referencia a un campo: Raz( [superficie] ) devolver la raz cuadrada del contenido del campo Superficie. En realidad la mayor parte de los argumentos pueden ser a su vez una expresin: Raz([Superficie] * 25) devolver la raz cuadrada del valor que se obtiene de multiplicar el contenido de Superficie por 25. Nota: La Ayuda de Access ofrece amplia informacin sobre el uso y la sintaxis de las funciones predefinidas.

5.8

ORDENAR UNA CONSULTA

La cuadrcula QBE de las consultas, posee una fila denominada Orden, mediante la cual podr ordenar la hoja de datos correspondiente, por una o ms campos. Para ordenar los registros de una consulta segn los valores de un determinado campo, siga estos pasos: 1. Acceda a la columna correspondiente al campo por el que desea ordenar y haga clic en la celda de la fila Orden. 2. Despliegue la lista de dicha celda y seleccione la opcin Ascendente (de menor a mayor) o Descendente (de mayor a menor). Tambin se dispone de la opcin (sin ordenar) para dejar en blanco una celda de orden previamente utilizada.
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5.- Consultas de seleccin

La siguiente consulta mostrar los datos solicitados, clasificados por el nombre del artculo.

Ordenacin por varios campos


Para ordenar una consulta por ms de un campo, han de situarse sus respectivas columnas de izquierda a derecha, teniendo en cuenta que la columna ms a la izquierda establecer el orden principal; la siguiente establecera el orden en los posibles grupos formados por la anterior, y as sucesivamente. Si en el ejemplo anterior fuera necesario ordenar los registros por Seccin, pero de tal forma que los pertenecientes a una misma seccin aparecieran clasificados por su nombre, adems de especificar el tipo de orden en la columna del campo Seccin, habra que desplazar dicha columna y situarla por la izquierda de la columna Nombre Artculo, tal y como se puede apreciar en la siguiente figura:

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Microsoft Access 2007

Como se aprecia en la figura, no es necesario que las columnas de ordenacin estn juntas en la cuadrcula QBE. Para aclarar lo comentado, la siguiente figura muestra el aspecto que tendra la hoja de datos al ejecutar la consulta:

Ordenacin rpida de una hoja de datos


Independientemente de cmo ordene una consulta, una vez en la hoja de datos de la consulta, podr cambiar la ordenacin operando de igual forma

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5.- Consultas de seleccin

que para las tablas; es decir utilizando los botones Orden descendente.

Orden ascendente y

Para volver a visualizar la consulta en su orden original; es decir, el establecido en la cuadrcula QBE, en la Ficha Inicio / Grupo Ordenar y Filtrar / Comando Borrar todos los criterios de ordenacin.

5.9 AGRUPAR Y CALCULAR TOTALES


Access permite agrupar registros segn el valor de un determinado campo y resumir dichos grupos mediante clculos tales como sumar, contar o calcular el promedio de los valores almacenados en cada campo. La consultas de este tipo se denominan Consultas de totales, y al disearlas es necesario hacer clic sobre la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Totales de la cinta de opciones.

Por lo dems, su diseo es similar al de las Consultas de seleccin normales. Cuando se activa la opcin Totales, la cuadrcula QBE muestra una nueva fila denominada Total, tal como muestra la siguiente figura:

Volviendo a seleccionar la opcin Totales de la Ficha Diseo en esta situacin, se devolver la consulta a su estado normal.

Clculo de totales sobre todos los registros


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Microsoft Access 2007

Es el caso ms sencillo que se puede presentar. Basta con agregar a la cuadrcula el campo o campos sobre los que se desea realizar el clculo, y a continuacin seleccionar, en la lista contenida en las celdas de la fila Total, una de las siguientes opciones: Suma Promedio Mn Mx Cuenta DesvEst Var Calcula la suma total de los valores almacenados en el campo. Calcula la media aritmtica. El valor ms pequeo. El mayor valor. Cuenta el nmero de registros que contienen un valor no Nulo en el campo. Calcula la desviacin tpica. Calcula la varianza.

Por ejemplo, la siguiente consulta permite saber el nmero de artculos almacenados en la tabla, el precio medio, y el precio del ms caro:

Al ejecutar la consulta, la hoja de datos tendr un aspecto similar al que muestra la siguiente figura:

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5.- Consultas de seleccin

Nota: en este tipo de consultas, no se pueden modificar los datos de la hoja de datos.

Agrupacin de registros
En una consulta de totales, al agregar un campo a la cuadrcula QBE, inicialmente presenta la opcin Agrupar por. Esta opcin permite que los clculos indicados en las otras columnas, se realicen sobre cada uno de los grupos de registros que se forman a partir de los diferentes valores almacenados en el campo de la columna Agrupar por. La siguiente consulta permitir obtener la misma informacin que la del ejemplo anterior, pero para cada una de las secciones:

En este caso, la hoja de datos tendr el siguiente aspecto:

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Microsoft Access 2007

Al igual que ocurre al ordenar una consulta por varios campos (ver epgrafe anterior), para establecer grupos segn varios campos, stos deben situarse en orden creciente de prioridad, de izquierda a derecha. La siguiente consulta permitir conocer el nmero de unidades vendidas de cada artculo a cada cliente.

La hoja de datos presentar un aspecto similar a la de la siguiente figura:

Uso de criterios

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5.- Consultas de seleccin

El efecto que produce un criterio en una consulta de totales depende del tipo de columna en la que se introduzca ste.

En una columna de tipo Agrupar por producir un efecto similar al habitual; es decir, los grupos y clculos se limitan a aquellos registros que cumplan los criterios. En primer lugar se filtran los registros y a continuacin se establecen los grupos y se calculan los totales. Si en el ejemplo anterior se introduce Como "B*" en la celda de criterios de la columna Empresa, se obtendrn los mismos datos, pero nicamente los correspondientes a las empresas cuyo nombre comience por la letra B.

En una columna de clculo (Suma, Promedio, etc.), los criterios se evalan despus de realizados los clculos. Si en el ejemplo anterior se introduce >25 en la celda de criterios de la columna Unidades, se obtendrn los mismos datos, pero nicamente se visualizarn aquellos registros en los que el nmero total de unidades vendidas de un artculo a un cliente supera las 25 unidades.

Si se desea especificar un criterio para un campo cualquiera, pero de tal forma que no establezca grupos se deber seleccionar la opcin Dnde en su celda de Total y desactivar su respectiva casilla Mostrar. Por ejemplo, la siguiente consulta permitira saber cuntos pedidos de 5 Alicates o ms, realizaron cada uno de nuestros clientes:

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Microsoft Access 2007

5.10

ASISTENTE PARA CONSULTAS SENCILLAS

Para crear Consultas de seleccin sencillas y Consultas de totales, puede utilizar el Asistente para consultas sencillas, procediendo como sigue: 1. Vaya a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Asistente para consultas.

2. En el cuadro de dilogo que se visualiza, seleccione la opcin Asistente para consultas sencillas y haga clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente:

Nota: una forma ms rpida de llegar a este cuadro de dilogo es hacer doble clic sobre el acceso directo Crear una consulta utilizando el asistente que aparece en la ventana de la base de datos.

120

5.- Consultas de seleccin

3. Desde este cuadro de dilogo, debe seleccionar los campos que intervendrn en la consulta. Tal como se indica en el cuadro de dilogo, puede elegir campos de varias tablas o consultas. Para ello, proceda como sigue: a. Despliegue la lista Tablas/Consultas y seleccione la tabla o consulta que desea utilizar como base de la nueva consulta. b. A continuacin, seleccione cada uno de los campos que desea utilizar en la consulta (haciendo doble clic sobre ellos o utilizando el botn ). c. Si necesita campos de otra tabla o consulta, despliegue de nuevo la lista Tablas/Consultas, elija la nueva tabla/consulta y seleccione los campos que necesite. Repita este proceso tantas veces como sea necesario. Una vez que haya seleccionado todos los campos que van a intervenir en la consulta, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al segundo cuadro de dilogo.

4. Desde este cuadro de dilogo decidir el tipo de consulta que desea obtener:

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Microsoft Access 2007

Si desea crear una consulta de seleccin, haga clic sobre el botn Detalle. Si lo que desea ese una consulta de totales, haga clic sobre el botn Resumen y a continuacin clic sobre el botn Opciones de resumen para establecer el tipo de resumen (suma, promedio, mximo o mnimo).

A continuacin, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder a un nuevo cuadro de dilogo:

5. En este cuadro de dilogo solamente tendr que introducir el nombre para la nueva consulta. Luego, haga clic sobre el botn Finalizar. Lgicamente, una vez creada la consulta, podr acceder a la ventana de diseo para realizar cuantas modificaciones desee (por ejemplo, establecer criterios para la consulta).

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6
Consultas de Accin

Introduccin Consultas de creacin de tablas Consultas de eliminacin Consultas de actualizacin Consultas de datos anexados

Microsoft Access 2007

6.1

INTRODUCCIN

Tal y como se ha comentado al principio del captulo anterior, las Consultas de accin permiten modificar datos de las tablas de forma automtica, as como crear tablas nuevas a partir de otras ya existentes. Existen cuatro tipos de Consultas de acciones:

Consultas de creacin de tabla: crean una nueva tabla a partir de otras tablas ya existentes. Consultas de datos anexados: aaden a una tabla registros procedentes de otra u otras tablas existentes. Consultas de actualizacin: modifican datos de un determinado grupo de registros. Consultas de eliminacin: borran registros de una o varias tablas.

Las Consultas de accin se crean, modifican y ejecutan de forma muy parecida a como se realizan estas operaciones en las Consultas de seleccin (en los siguientes epgrafes se explica con detalle cada una de ellas). Una vez que haya creado una Consulta de accin, podr ejecutarla directamente desde la ventana de diseo, o bien almacenarla con el fin de utilizarla en otras ocasiones. En este ltimo caso, las Consultas de accin aparecern en la ficha Consultas de la ventana de la base de datos, junto con las Consultas de seleccin existentes. Para diferenciarlas de estas ltimas, cada tipo de Consulta de accin se identifica con un icono diferente, tal como se indica en la tabla siguiente:

Consulta de creacin de tabla

Consulta de eliminacin

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6.- Consultas de accin

Consulta de actualizacin

Consulta de datos anexados

6.2 CONSULTAS DE CREACIN DE TABLAS


Este tipo de consultas permite crear una tabla nueva a partir de los datos de otra u otras tablas o consultas. Esto puede ser interesante para crear copias de seguridad o almacenar registros antiguos. Por ejemplo, a partir de las tablas Clientes y Pedidos, podra crear una tabla que almacenar informacin sobre los pedidos realizados por un determinado cliente. En dicha tabla podra incluir campos de las dos tablas de partida. Para crear una Consulta de creacin de tabla siga estos pasos: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Diseo de Consulta. 2. Agregue las tablas que vaya a utilizar y establezca, de no haberlas, las relaciones entre ellas. Para ello, proceda exactamente igual que cuando se disea una Consulta de seleccin, tal y como se explica en el epgrafe 5.2. 3. Para especificar que deseamos una consulta de Creacin de Tabla debemos ir a la Ficha Diseo / Grupo Tipo de Consulta / Comando Crear Tabla. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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Microsoft Access 2007

4. En el cuadro de lista Nombre de la tabla, introduzca el nombre que desea asignar a la nueva tabla. Si desea almacenar la nueva tabla en otra base de datos diferente a la actual, deber activar el botn de la opcin Otra base de datos y especificar el nombre de sta en el cuadro Nombre de archivo. Finalmente, haga clic sobre el botn Aceptar. 5. A continuacin, incluya en la cuadrcula QBE los campos necesarios y especifique los criterios que deben cumplir los registros que se van a copiar a la nueva tabla. 6. Antes de proceder con la ejecucin de la consulta, conviene comprobar los resultados que se producirn. Para ello, haga clic sobre el Comando Ver

Esto permitir visualizar la hoja de datos cuyo contenido ser idntico al de la tabla que se pretende crear. Una vez comprobados los resultados, retorne a la ventana de diseo haciendo clic sobre la Opcin Vista Diseo

7. Finalmente, ejecute directamente la consulta, seleccionando la Ficha Diseo / Grupo Resultados / Comando Ejecutar

Access presentar un mensaje como el siguiente:

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6.- Consultas de accin

Haga clic en el botn S para crear la nueva tabla. Si existiera una tabla con el mismo nombre que la nueva, Access presentar un mensaje de advertencia indicando que dicha tabla ser eliminada antes de ejecutar la consulta. Tambin puede almacenar la consulta, con el fin de ejecutarla ms adelante desde la ventana de la base de datos. Para ello, seleccione la opcin Guardar de la Barra de Guardar del BMO, o haga clic sobre el botn Herramientas de Acceso Rpido, y a continuacin especifique un nombre para dicha consulta.

6.3 CONSULTAS DE ELIMINACIN


Este tipo de consultas permite eliminar conjuntamente registros de una tabla, en base una serie de condiciones. Si por ejemplo, desea eliminar todos los pedidos de un determinado cliente, siempre ser ms rpido crear una Consulta de eliminacin, que ir eliminndolos uno a uno. Para crear una Consulta de eliminacin, siga estos pasos: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Diseo de Consulta. 2. Agregue las tablas que vaya a utilizar. Normalmente, slo se borran registros de una tabla; por ejemplo, en una relacin uno a varios slo se borran registros de la tabla del extremo varios. Tambin se debern agregar las tablas que contengan campos por los que se van a establecer criterios. 3. Para especificar que deseamos una consulta de Creacin de Tabla debemos ir a la Ficha Diseo / Grupo Tipo de Consulta / Comando Eliminar

Ahora nuestra cuadricula Quesera similar a esta:

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Microsoft Access 2007

Como se aprecia, la cuadrcula contiene una nueva fila denominada Eliminar. 4. Arrastre el campo * de la tabla cuyos registros desea eliminar hasta la primera columna de la cuadrcula QBE,. El campo * representa todos los campos de la tabla y por lo tanto equivale al registro completo. 5. En el resto de columnas se introducirn los campos que se van a utilizar para especificar los criterios que deben cumplir los registros a eliminar. Por ejemplo, la consulta siguiente permitir eliminar los pedidos realizados por los clientes de "Barcelona" en el ao "2009" durante el segundo semestre:

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6.- Consultas de accin

Las opciones Desde y Dnde de la fila Eliminar indican la tabla en la que se eliminarn los registros y los criterios que deben cumplir los mismos. 6. Finalmente, ejecute y guarde la consulta procediendo de forma anloga a como se explic para las Consultas de creacin de tablas. Despus de ejecutar la consulta, abra la tabla y compruebe que se hayan eliminado los registros deseados. Cuando disee Consultas de eliminacin debe tener en cuenta las reglas de integridad referencial que hubiera establecidas, incluso aunque se tratara de relaciones con tablas no incluidas en la consulta. As, en el ejemplo anterior, aunque no aparece en el diseo de la consulta, sabemos que la tabla DetallePedidos est relacionada con Pedidos. Si como en nuestro ejemplo, existe integridad referencial entre ambas, no se borrarn los pedidos indicados, a menos que se encontrara activada la opcin Eliminar en cascada los campos relacionados en la ventana de relaciones (ver epgrafe 3.7). El problema se podr solucionar de dos maneras:

Activando la opcin mencionada antes de ejecutar la consulta anterior. Efectuando el proceso en dos fases; en primer lugar borrar de la tabla Detalle-Pedidos los detalles de los pedidos en cuestin, y a continuacin utilizar la consulta anterior para borrar los pedidos.

6.4 CONSULTAS DE ACTUALIZACIN


Este tipo de consultas permite modificar automticamente los datos almacenados en las tablas; es decir, sustituir el contenido de un campo (o varios) por un nuevo valor, en aquellos registros que cumplan unos determinados criterios. Para ello proceda de la siguiente forma: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Diseo de Consulta. 2. Agregue la tabla que contiene los registros a modificar. Tambin deber agregar las tablas que contengan campos por los que se van a establecer criterios.

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Microsoft Access 2007

3. Para especificar que deseamos una consulta de Creacin de Tabla debemos ir a la Ficha Diseo / Grupo Tipo de Consulta / Comando Actualizar

Ahora nuestra cuadricula Quesera similar a esta:

Como se aprecia, la cuadrcula contiene una nueva fila denominada Actualizar a. 4. Introduzca en la cuadrcula los campos cuyos valores desea modificar (actualizar), as como los que se utilizarn para establecer criterios. 5. En la fila Actualizar a, introduzca la expresin que originar los nuevos valores en los campos a modificar. En los campos que nicamente se utilicen para criterios, deje en blanco esta fila. Por ejemplo la consulta que muestra la siguiente figura permitira incrementar en un 8% el precio de los artculos de la seccin de Deporte:

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6.- Consultas de accin

6. Finalmente, podr comprobar los resultados, ejecutar la consulta y almacenarla, de forma anloga al resto de Consultas de acciones.

6.5 CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS


Mediante este tipo de consultas se pueden aadir registros de una consulta a una tabla ya existente. El proceso es muy similar al de las Consultas de creacin de tablas (ver epgrafe 6.2), slo que en vez crear una nueva tabla, los registros seleccionados se aaden a una tabla ya existente: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Diseo de Consulta. 2. Agregue la tabla o tablas que contienen los datos a aadir a la tabla destino. Tambin deber agregar las tablas que contengan campos por los que se van a establecer criterios. 3. Para especificar que deseamos una consulta de Creacin de Tabla debemos ir a la Ficha Diseo / Grupo Tipo de Consulta / Comando Anexar

Y nos aparecer la siguiente ventana:

4. En el cuadro de lista Nombre de la tabla, despliegue la lista adjunta y seleccione el nombre de la tabla a la que desea anexar los registros.

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Microsoft Access 2007

Despus, haga clic sobre el botn Aceptar. En la cuadrcula QBE aparecer una nueva fila denominada Anexar a:. 5. Incluya en la cuadrcula QBE los campos cuya informacin desea agregar a la tabla destino, as como aquellos otros que por los que especificar criterios. Sus nombres, como ocurre en cualquier tipo de consulta, se situarn en la fila Campo de la cuadrcula QBE. 6. En la fila Anexar a, debe introducir, en cada columna, el campo de la tabla destino en el que desea introducir la informacin del campo de la consulta (en caso de coincidir el nombre, Access lo introducir automticamente). Por ejemplo, la siguiente figura indica que el campo Nmero Pedido de la tabla Pedidos se corresponde con el campo Cdigo Pedido de la tabla destino:

7. Finalmente, se podrn comprobar los resultados, ejecutar la consulta y almacenarla, de forma anloga al resto de Consultas de acciones. El caso ms normal y sencillo se produce cuando se agregan datos de una tabla a otra y ambas tienen una estructura similar y los nombres de sus respectivos campos son iguales. Por ejemplo, supongamos que se utiliza una tabla denominada Copia Pedidos en la que peridicamente se van almacenando los registros de la tabla Pedidos ya enviados. Supongamos tambin que la estructura de la tabla Copia Pedidos es idntica a la de la tabla Pedidos, exceptuando que el campo Nmero Pedido no ha sido incluido en aquella.. En este caso, debe bajar a al cuadrcula QBE todos los campos de la tabla Pedidos, exceptuando el campo Nmero de pedido, ya que, como se ha dicho, este campo no existe en la tabla Copia Pedidos. La consulta debera presentar un aspecto como el de la figura siguiente:

132

6.- Consultas de accin

133

7
Consultas especiales

Introduccin Consultas de referencias cruzadas Consultas de buscar duplicados Consultas de buscar no coincidentes

Microsoft Access 2007

7.1

INTRODUCCIN

En este captulo se incluyen tres tipos especiales de consultas, para las cuales Access dispone de Asistentes; es decir, de herramientas que nos ayudan a disear dichas consultas. Un asistente para consultas se compone de una serie de cuadros de dilogo en los que se plantean unas preguntas, y en funcin de las respuestas, se disea automticamente la consulta. Las consultas para las que Access incorpora un asistente, son las siguientes:

Consultas de tablas de referencias cruzadas: se trata de Consultas de seleccin con uso de totales, que permiten obtener en una tabla informacin resumida de una o varias tablas. Consultas de buscar duplicados: se trata de Consultas de seleccin que permiten localizar registros exactamente iguales (duplicados) en una tabla o consulta. Consultas de buscar no-coincidentes: se trata de Consultas de seleccin que permiten localizar registros en una tabla que no tienen correspondencias en otra tabla relacionada.

7.2

CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS

Antes de iniciar la creacin de una Consulta de referencias cruzadas, conviene tener claro de antemano los resultados que se van a obtener. El resultado de una Consulta de referencias cruzadas se presentar con el aspecto de una tabla de dos entradas, en la que, como mnimo, interviene tres campos.

Los valores de dos de ellos se utilizarn como etiquetas de fila y de columna. El otro se emplea para realizar los clculos que se desean obtener en cada celda de dicha tabla.

Las Consultas de referencias cruzadas se pueden llevar a cabo a partir de otra Consulta de seleccin, que rena la informacin que se va a incluir en aquella o a partir de una o ms tablas.

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7.- Consultas especiales

Con el fin de que resulte ms sencilla la compresin de este proceso, aqu se propone un ejemplo sencillo a partir de una sola tabla: suponga que desea saber el precio del artculo ms caro de cada Seccin, en funcin del Pas de origen. Para crear esta Consulta de referencias cruzadas proceda como sigue: 1. Haga clic sobre la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Asistente para consultas y en el cuadro de dialogo Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas y haga clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente:

En la parte superior de este cuadro de dilogo se visualiza una lista con las tablas de la base de datos. Tambin se puede visualizar una lista de las consultas o de ambas cosas (tablas y consultas), seleccionando los correspondientes botones de opcin. En la parte inferior del cuadro de dilogo, se muestra un esquema del aspecto que presentar la consulta (una tabla de dos entradas). 2. Seleccione la tabla o consulta de partida (para seguir el ejemplo, seleccione la tabla Artculos) y haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al segundo cuadro de dilogo:

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Microsoft Access 2007

3. Tal como se indica en el cuadro de dilogo, debe seleccionar el campo que desea utilizar como ttulo de fila (para el ejemplo, Pas de origen. Despus haga clic sobre el botn Siguiente.

4. En este tercer cuadro de dilogo debe seleccionar el campo que desea utilizar como ttulo de columna (para el ejemplo, Seccin). A continuacin haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al siguiente cuadro de dilogo:
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7.- Consultas especiales

5. En este cuadro de dilogo debe realizar varias cosas: a) En primer lugar, seleccione el campo que va a dar lugar el cuerpo de la tabla (en el ejemplo, seleccione Precio). b) En segundo lugar, seleccione el tipo de operacin a realizar con el campo (para el ejemplo, Mx). c) Por ltimo, decida si va a incluir una fila de sumas (para el ejemplo, desactive la casilla). 6. Una vez que haya cumplimentado las opciones anteriores, haga clic sobre el botn Siguiente.

139

Microsoft Access 2007

7. En este ltimo cuadro de dilogo decidir el nombre de la consulta. Si no le gusta el que propone el asistente, teclee otro. Despus, haga clic sobre el botn Finalizar. El asistente generar la consulta y la presentar en pantalla:

Analizando los resultados de esta tabla, puede comprobar que, por ejemplo, el artculo ms caro de la seccin de juguetera que haya sido fabricada en Espaa tiene un precio de 132,80 .

Un ejemplo ms complejo
Una vez visto un ejemplo sencillo de una tabla de referencias cruzadas generada a partir de una sola tabla, se propone a continuacin otro ms complejo: suponga que desea saber cunto se factur a cada cliente por cada seccin. En este caso, tendr que crear la consulta a partir de una consulta (no de una tabla). La consulta de partida ser la siguiente:

140

7.- Consultas especiales

A partir de esta consulta, siguiendo el procedimiento descrito anteriormente, podr crear una tabla de referencias cruzadas como la siguiente:

Nota: las Consultas de referencias cruzadas no permiten modificar los datos que contienen; es decir, son de slo lectura.

7.3 CONSULTAS DE BUSCAR DUPLICADOS


Este tipo de consultas permiten saber si el contenido de determinados campos se repite en varios registros de una tabla o Consulta de seleccin; y cuntas veces, si se da algn caso. Con una consulta de este tipo, podra saber, por ejemplo, si ha repetido un mismo pedido dos o ms veces. Para ello, proceda como sigue: 1. Lo primero que haremos para que nuestro ejemplo obtenga algn resultado es repetir algn pedido en la tabla Pedidos, por ejemplo el del cliente ct01 con fecha del 11/03/2009, articulo ar01. 2. Haga clic sobre la Ficha Crear / Grupo Otros / comando Asistente para consultas, seleccione la opcin Asistente para bsqueda de duplicados y haga clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente:
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Microsoft Access 2007

3. En este cuadro de dilogo, seleccione la tabla Pedidos y haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al siguiente cuadro de dilogo:

4. En este cuadro de dilogo debe seleccionar los campos donde se pueden dar las repeticiones. En este caso debe seleccionar todos los campos excepto el correspondiente al nmero de pedidos, ya que, aunque haya anotado el mismo pedido dos veces, el campo Nmero Pedido siempre

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7.- Consultas especiales

ser distinto al tratarse de un campo de tipo Autonumrico. Despus, haga clic sobre el botn Siguiente.

5. Tal como se indica, desde este cuadro de dilogo puede aadir a la consulta aquellos campos que, aunque no sufran repeticin, desea que aparezcan en ella. En este caso, aada el campo Nmero Pedido para despus poder identificar los pedidos repetidos. Luego, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al ltimo cuadro de dilogo del asistente.

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Microsoft Access 2007

6. Aqu, teclee un nombre para la consulta y haga clic sobre el botn Finalizar para visualizar la consulta. Un resultado como el que se muestra a continuacin, indicara que al cliente de cdigo ct01 se la ha facturado el mismo pedidos dos veces.

Para subsanar este error, debera acceder a la tabla Pedidos y eliminar uno de los registros.

7.4

CONSULTAS DE BUSCAR NO COINCIDENTES

Este tipo de consultas permite obtener los registros de una tabla que no tengan correspondencias en otra tabla con la que est relacionada. Con una consulta de este tipo, podra saber, por ejemplo, que clientes no han realizado ningn pedido. Para ello, proceda como sigue: 1. Haga clic sobre Ficha Crear / Grupo Otros / comando Asistente para consultas, seleccione la opcin Asistente para bsquedas de no coincidentes y haga clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente:

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7.- Consultas especiales

2. En este primer cuadro de dilogo, seleccione la tabla Clientes y haga clic sobre el botn Siguiente.

3. Aqu, seleccione la tabla Pedidos y haga clic sobre el botn Siguiente.

4. En este cuadro de dilogo debe indicar el campo coincidente en ambas tablas; es decir, el campo que las relaciona. Como, en este caso, el campo coincidente tiene el mismo nombre en ambas tablas (Cdigo Cliente), el propio asistente se encargar de realizar la seleccin correcta.
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Microsoft Access 2007

Si los campos recibieran nombres distintos, debera encargarse usted de realizar la seleccin. Cuando haga clic sobre el botn Siguiente acceder a un nuevo cuadro de dilogo:

5. Seleccione aqu, los campos que desea incluir en la consulta. Por ejemplo: Cdigo Cliente, Empresa y Direccin. Luego, haga clic sobre el botn Siguiente.

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7.- Consultas especiales

7. Aqu, teclee un nombre para la consulta y haga clic sobre el botn Finalizar para visualizar la consulta. El resultado de la consulta presentar la relacin de clientes que no han realizado ningn pedido.

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8
Formularios

Introduccin Crear un formulario Asistente para formularios El Botn Formulario Asistente para grficos Subformularios Sincronizar formularios Descripcin de la ventana de diseo Establecer y modificar propiedades

Microsoft Access 2007

8.1

INTRODUCCIN

Aunque es posible modificar y aadir nuevos registros desde las hojas de datos o desde las hojas de respuesta de las consultas, siempre ser ms cmodo hacerlo desde un formulario. Los formularios, son el tipo de objeto ms potente para visualizar y editar los datos de una o varias tablas o consultas. Permiten mostrar dichos datos en un formato personalizado que el usuario podr disear segn sus necesidades. Cada elemento de informacin que se incluye en un formulario se denomina Control. En un formulario se podrn incluir diferentes tipos de informacin:

Campos de la base de datos o de la consulta. Campos calculados. Texto, lneas y recuadros con variedad de tipos de letra, colores, etc. Grficos y objetos procedentes de otras aplicaciones.

De forma sencilla se podrn presentar los registros de una tabla o consulta con un aspecto similar al que muestra la siguiente figura:

150

8.- Formularios

Aunque a nivel de usuario estos son los objetos o Controles ms utilizados habitualmente, las posibilidades de un formulario son enormes a la hora de automatizar tareas, controlar la entrada de datos y disear aplicaciones incluyendo los siguientes elementos:

Utilizar controles personalizados (listas, botones de opcin, etc.) para limitar los valores que se introducen en los campos. Botones de comando a los que se puede asignar una macro para realizar tareas bsicas. Funciones y procedimientos de Visual Basic.

Realmente los formularios son el "corazn" de una aplicacin en Access, aunque como ya se ha comentado, el uso de Visual Basic requiere notables conocimientos de programacin. En cualquier caso, si se poseen suficientes conocimientos acerca del diseo de tablas y Consultas de seleccin, utilizando nicamente los controles que suministra Access en la ventana de diseo, se podrn conseguir grandes resultados. Como suele ser habitual, un correcto diseo de las tablas y consultas ayudar a solucionar muchos problemas, sobre todo en aquellos formularios en los que se muestran datos procedentes de varias tablas.

8.2 CREAR UN FORMULARIO


Al igual que ocurre con otros objetos de Access, para crear un formulario se podr utilizar el Asistente para formularios o crearlo directamente a partir de una ventana de diseo en blanco. El uso del asistente facilitar el diseo inicial de un nuevo formulario, que podr utilizar directamente nada ms completar el proceso. Posteriormente, podr efectuar cuantos cambios sean necesarios. En cualquier caso el proceso de creacin de un nuevo formulario se iniciar de la siguiente manera:

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1. Desde la Ficha Crear / Grupo Formularios encontraremos todos los Comandos para crear el Formulario de la manera que mas nos convenga.

Como se observa en la cinta de opciones para crear u nuevo formulario puede disearlo enteramente usted desde la Vista Diseo o incluso en Blanco. A continuacin se describe la utilizacin de estos Comandos, utilizando para ello diferentes ejemplos.

8.3

ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Este asistente es ms flexible que los anteriores, ya que le permitir decidir, entre otras cosas, los campos que aparecern en el formulario y el aspecto del mismo. 1. Desde la Ficha Crear / Grupo Formularios / Comando Mas Formularios, escoja Asistente para formularios. Aparecer el siguiente cuadro de dialogo:

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8.- Formularios

2. En la lista desplegable de la parte inferior, seleccione la tabla o consulta para la que desea crear el formulario. Para este ejemplo, seleccione la tabla Artculos. 3. Tal como se indica en el cuadro de dilogo, debe seleccionar los campos que desea incluir en el formulario. La seleccin debe realizarla con un para cada doble clic sobre el nombre del campo o utilizando el botn campo. Si desea incluirlos todos, puede utilizar el botn . Despus haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al segundo cuadro de dilogo del asistente:

4. Desde aqu tendr que decidir la distribucin de los campos en el formulario. Fjese que cinco de estas opciones coinciden con los tipos de formularios que crean los asistentes para autoformularios (En columnas, Tabular, Hoja de datos o Justificado). La opcin, denominada Justificado, dispondr los campos por filas, pero ajustando el ancho de los campos al ancho del formulario. Una vez elija la distribucin que desee, haga clic sobre el botn Siguiente.

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Microsoft Access 2007

5. En este cuadro de dilogo, elija un estilo para el formulario, Por estilo, se entiende el aspecto del fondo del formulario y de los objetos que se incluyen en l. Seleccione el que ms le guste y haga clic sobre el botn Siguiente.

6. En este ltimo cuadro de dilogo, nicamente tendr que especificar un nombre para el formulario. Si no le gusta el que propone el asistente, teclee otro. Despus, haga clic sobre el botn Finalizar.

154

8.- Formularios

Lgicamente, el aspecto final del formulario depender de las opciones elegidas. La siguiente figura corresponde un formulario de distribucin Justificada y estilo Industrial.

8.4 EL BOTON FORMULARIO


La opcin de la Ficha Crear / Grupo Formularios / Comando Formulario permite crear Autoformulario: en columnas, partiendo de una tabla o de una consulta. Este mtodo presenta una ventaja importante: ser capaz de generar formularios que incluyan subformularios (ver epgrafe 8.6), en aquellos casos en los que parta de una tabla que tenga relacin con otra. Para generar un Autoformulario: en columnas mediante el Comando Formulario, proceda como sigue: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la barra de objetos y seleccione Tablas o Consultas segn desee generar el Autoformulario para una tabla o una consulta y seleccione la deseada. 2. Haga clic sobre la Ficha Crear / Grupo Formularios / Comando Formulario. Si parte de una tabla que tenga relacin con otra, el Autoformulario generado incluir un subformulario para la tabla del extremo varios. As por ejemplo, si parte de la tabla Pedidos se generar un Autoformulario similar al siguiente:
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Microsoft Access 2007

Como se aprecia en la figura anterior, el Autoformulario generado para la tabla Pedidos incluye un subformulario que muestra los datos de la tabla Detalle-Pedidos, porque existe una relacin entre ambas tablas.

8.5

ASISTENTE PARA GRFICOS

Mediante esta opcin se generara un grfico a partir de los datos de una tabla o consulta. Con el fin de ilustrar como se crea un formulario de grfico, suponga que a partir de la tabla Artculos necesitara crear un grfico circular en el que cada sector representar el nmero de artculos de una seccin. Para ello siga estos pasos. 1. Escogemos de la barra de objetos la tabla Artculos. 2. A continuacin vamos a la Ficha Crear / Grupo Formularios / Comando Grfico Dinmico y nos aparecer la siguiente ventana:

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8.- Formularios

De forma automtica nos aparecer la vista precia de nuestro grfico, an vaco y con un tipo de grfico predeterminado. Para modificar ambas cosas solo tenemos que hacer un clic dentro del grfico y se activaran todas las opciones necesarias de la Ficha de Diseo y otras funciones. 3. Lo siguiente ser cambiar el tipo de grfico desde la Ficha Diseo / Grupo Tipo / Comando Cambiar tipo de grfico. Aparecer el siguiente cuadro de dialogo y alli escogeremos para nuestro ejemplo la categora de Circular y la subcategoria de Circular 3D. Despus cerramos el cuadro.

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Microsoft Access 2007

4. Como se observa, aparece un esquema del grfico, y dentro de l existen cuatro cuadros de texto: uno reservado para los datos, otro para las series, otro para las categoras y otro para los filtros. Escogeremos de la Lista De Campos De Grfico el campo Seccin y lo arrastraremos al lugar especfico para las categoras.

Haremos lo mismo con los campos Cdigo de Articulo en la zona de datos. En este punto nuestro grfico tendr este aspecto:

5. Cerraremos la Lista de Campos de Grfico en el botn de cerrar de su esquina superior derecha y desde la Ficha Diseo / Grupo Mostrar u
158

8.- Formularios

Ocultar le decimos que nos muestre la leyenda. El resultado final ser similar al siguiente:

Algunas grficos

consideraciones

sobre

el

asistente

para

Al utilizar el asistente para grficos debe tener en cuenta lo siguiente:

Los campos de tipo numrico se considerarn como los valores a representar en el interior del grfico. En un grfico de lneas, barras, reas o puntos, cada uno de los campos de tipo numrico especificado mostrar su valor correspondiente mediante una barra, punto o rea para cada uno de las categoras, pudiendo identificarse stas mediante una leyenda. En un grfico circular, nicamente tendr sentido utilizar un nico campo numrico, ya que este tipo de grficos nicamente pueden representar un nivel de datos. Del campo numrico que represente, podr mostrar su suma, su promedio, su mximo, etc. Para ello, debe hacer doble clic sobre el botn del campo y elegir el operador de resumen adecuado.

8.6
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SUBFORMULARIOS
Un subformulario es un formulario normal insertado dentro de otro formulario que se denomina Formulario Principal. Esto permite mostrar de forma compacta informacin de varias tablas o consultas entre las que haya una relacin de tipo "uno a varios". El formulario principal representar el extremo "uno" y el subformulario el extremo "varios". Para disear estos de formularios puede utilizar el Asistente para formularios, lo que facilitar el diseo inicial, y posteriormente realizar las modificaciones necesarias en ambos formularios hasta completar su diseo. Tambin puede utilizar el Comando Formulario si parte de una tabla que sea el extremo uno de una relacin, tal como se ha comentado en el epgrafe 8.4.

Planificacin del formulario


Independientemente del mtodo que se utilice para la creacin del formulario, lo ms importante es la planificacin previa de las tablas o consultas ligadas a ambos formularios. El caso ms sencillo es aquel en el que tanto el formulario principal como el subformulario se basan en tablas. Por ejemplo, el siguiente formulario muestra un registro de un cliente (tabla Clientes) en el formulario principal, y los pedidos de dicho cliente (tabla Pedidos) en el subformulario.

160

8.- Formularios

Tanto el formulario principal como el subformulario pueden basarse tambin en consultas. Esto permite mostrar y editar datos procedentes de varias tablas en ambos, as como establecer el orden y filtrar los registros a visualizar. En estos casos, ambas consultas debern tener un campo comn (del mismo tipo), que permita vincular ambos formularios. El siguiente formulario muestra un ejemplo representativo de lo comentado:

En el diseo de este formulario, se ha partido de la siguiente consulta como base del formulario principal:

Esta consulta permite visualizar los datos de cada pedido y se podrn aadir o borrar registros a la tabla Pedidos, ya que nicamente se incluye el campo comn (Cdigo Cliente) de dicha tabla (extremo "varios" de la relacin).

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Microsoft Access 2007

Para el subformulario se disear una consulta similar a la siguiente:

La "conexin" entre ambos formularios se realizar estableciendo una relacin entre el campo Nmero Pedido de la primera consulta y el campo Nmero de Pedido de la segunda.

Creacin del formulario


Como se ha comentado, el uso del asistente para formularios facilita la tarea a la hora de crear el diseo inicial del formulario. Para ilustrar este procedimiento, tomaremos como ejemplo el primer caso, es decir, el que utiliza las tablas Clientes y Pedidos. La creacin del Formulario/subformulario, utilizando el asistente, ser como sigue: 1. Haga clic sobre la Ficha Crear / Grupo Formularios / Comando Asistente para formularios. 2. En la lista desplegable de la parte inferior, seleccione la tabla Clientes y a continuacin haga clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente: 3. Seleccione los campos que desea incluir en el formulario principal. En este caso, Cdigo Cliente, Empresa, Direccin y Poblacin. Recuerde

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8.- Formularios

que para seleccionar estos campos debe hacer doble clic sobre ellos o utilizar el botn . 4. Sin cambiar de cuadro de dilogo, despliegue la lista Tablas/Consultas y seleccione ahora la tabla Pedidos. En la lista de la parte inferior visualizar todos los campos de dicha tabla. 5. Seleccione los campos que desea incluir en el subformulario. En este caso, Nmero Pedido, Fecha Pedido y Enviado. En este momento, el cuadro de dilogo del asistente presentar el siguiente aspecto:

6. Ahora, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al siguiente cuadro del asistente.

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7. Como se aprecia, los datos podrn verse por Clientes o por Pedidos. En este caso tendr que seleccionar por Clientes, ya que el formulario principal debe contener los datos de cada cliente.

8. Asegrese de que en la parte inferior del cuadro de dilogo aparece seleccionado el botn de opcin Formulario con subformularios. (los formularios vinculados se explicarn en el epgrafe siguiente). Despus haga clic sobre el botn Siguiente para acceder a un nuevo cuadro de dilogo.

9. Desde este cuadro de dilogo decidir el aspecto del subformulario, que puede ser del tipo Hoja de datos o tabular. Para este ejemplo, elija Hoja de datos. A continuacin haga clic en el botn Siguiente.

10. En este cuadro de dilogo, elija un estilo para el formulario, Por ejemplo, Oficina y haga clic sobre el botn Siguiente.

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8.- Formularios

11. En este ltimo cuadro de dilogo, nicamente tendr que especificar los nombres para los formularios. Observe que es necesario nombrar tanto el formulario como el subformulario, ya que realmente se trata de dos formularios independientes aunque luego los vaya a utilizar conjuntamente. Si no le gustan los nombres que propone el asistente, teclee otros. Despus, haga clic sobre el botn Finalizar.

El resultado final debe coincidir con el que se muestra en la pgina 162de este captulo.
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Edicin de registros
Como se observa en cualquiera de los dos ejemplos comentados, hay un cuadro de botones de desplazamiento para el formulario principal, y otro para el subformulario. Al desplazarse a un nuevo registro del formulario principal, si ambos formularios estn correctamente vinculados, se visualizarn sus registros relacionados en el subformulario. Para desplazarse por los campos y los registros de ambos formularios, se utilizarn las mismas opciones que las que se comentan en el epgrafe 4.2. Como es habitual, lo ms rpido ser utilizar el ratn. Si se utiliza el teclado debe tenerse en cuenta que una vez dentro de la hoja de datos del subformulario, para desplazarse al campo siguiente o anterior del formulario principal, se deber pulsar Control+Tabulador o Control+Maysc+ Tablulador. El resto de opciones es el mismo.

Anidar dos niveles de Subformularios


Es posible anidar dos niveles de subformularios, de forma que el primer subformulario tenga, a su vez, registros relacionados en el segundo subformulario, tal como se muestra en la siguiente figura:

Para realizar un formulario de este tipo utilizando el asistente, debe seleccionar campos de las tres tablas o consultas de partida.
166

8.- Formularios

8.7 SINCRONIZAR FORMULARIOS


Otra forma de utilizar dos formularios conjuntamente, consiste en sincronizarlos. De esta forma cuando est utilizando uno, podr acceder directamente al otro. Por ejemplo, puede crear un formulario para la tabla clientes, que incluya un botn mediante el cual acceda directamente a otro formulario que le permita visualizar los pedidos del cliente actual. Lgicamente estos dos formularios deben estar sincronizados de forma que al abrir el segundo slo pueda visualizar los pedidos del cliente seleccionado en el primero. Para sincronizar dos formularios puede utilizar el asistente para formularios. El proceso ser idntico al seguido para crear un Formulario/subformulario (ver procedimiento del epgrafe anterior), pero al llegar al punto 8 debe seleccionar el botn Formularios vinculados. El resultado final ser un formulario que incluye un botn desde el que se abre otro formulario.

Cuando, desde este formulario, haga clic sobre el botn Pedidos situado en la parte superior de formulario, se abrir un nuevo formulario como el siguiente:

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Microsoft Access 2007

Este formulario se visualizar sobre el otro, de forma que pueda trabajar con los dos. Si cambia de registro en el primero, tambin cambiarn los datos de este ltimo.

8.9

VISTAS DE UN FORMULARIO

Cuando se crea un formulario con un asistente, al finalizar el proceso Access muestra el formulario en la denominada Vista formulario; es decir, listo para visualizar y editar los registros. Mientras trabaje con un formulario, podr alternar entre seis vistas o formas distintas de visualizarlo a travs de la Ficha Inicio / Grupo Vistas Comando Ver:

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8.- Formularios

Para poder realizar modificaciones en el diseo del formulario, debe seleccionar la opcin Vista Diseo. Para volver a visualizar los registros, seleccione la opcin Vista Formulario. Para visualizar el formulario con el aspecto de una hoja de datos, seleccione Vista Hoja de datos. Para generar una Tabla dinmica a partir de los datos del formulario, seleccione Vista Tabla. Para generar un Grafico dinmico a partir de los datos del formulario, seleccione la opcin Vista Grfico dinmico. Una de las novedades de Access 2007 es que incorpora la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi igual que en la Vista Diseo pero con la ventaja de la Vista Formulario, es decir, mostrndonos en tiempo real como quedara nuestro formulario final.

169

Microsoft Access 2007

Nota: las vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico se comentan ampliamente en el captulo 11 de este manual.

8.9

GUARDAR UN FORMULARIO

Los formularios se almacenan o guardan de la misma forma que el resto de los objetos de Access; es decir:

Al cerrar la ventana del formulario, si ste no se ha almacenado previamente, o se ha realizado alguna modificacin en su diseo o en la configuracin de la hoja de datos, Access mostrar un mensaje de advertencia, permitiendo guardar el formulario. Tambin se podr almacenar en cualquier momento, seleccionando la opcin Guardar de la Ficha Inicio / Grupo Registros, o haciendo clic sobre el botn Guardar de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido. As mismo, si se desea crear un formulario a partir de otro ya existente, podr utilizar la opcin Guardar como para almacenar el formulario con un nombre diferente del original, usando la opcin Guardar Objeto como.

8.10

DESCRIPICIN DE LA VENTANA DE DISEO

Tal como se coment en los epgrafes anteriores, al disear un formulario, lo ms normal es utilizar un asistente para crear el diseo inicial y posteriormente acceder a la ventana de diseo para tratar de mejorarlo. Por ejemplo, para mover los campos dentro del formulario o para aplicarle distintos formatos. A medida que avance en el conocimiento de Access, podr conseguir formularios ms sofisticados, incluyendo nuevos controles, macros e incluso cdigo de Visual Basic. Para crear estos nuevos controles y para asignar macros o cdigo a los mismos necesitar tambin acceder a la ventana de diseo del formulario. Puede acceder a la ventana de diseo del formulario de dos formas:
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8.- Formularios

Si an no ha abierto el formulario, seleccinelo en la ventana de la base de datos, haga clic en el botn derecho del ratn y escoja la opcin .

Si esta utilizando el formulario, haga clic sobre la opcin de la Ficha Inicio / Grupo Vistas / Comando Ver.

La siguiente figura muestra el aspecto habitual de la ventana de un formulario en modo de diseo:


Barra de Seccin Encabezado de Formulario

Controles

Barra de Seccin Pie de Formulario

Barra de Seccin de Detalle

Como se observa, un formulario est constituido por varias reas o secciones (inicialmente Encabezado del formulario, Detalle y Pie del formulario), cada una de las cuales se identifica por una barra situada en la parte superior de la misma. Dentro de cada seccin, se podrn incluir diferentes tipos de informacin a travs de Controles.

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La seccin Detalle es la ms importante del formulario, ya que muestra el contenido de un registro por cada pantalla (excepto, en el caso del Formulario Tabular). El Encabezado del formulario contendr generalmente informacin constante como ttulos, el anagrama de la empresa, la fecha etc. El Pie de formulario podr utilizarse para resmenes. Si el formulario se emplea para imprimir los registros, el encabezado se imprimir al principio de la primera pgina; la seccin detalle, una vez por cada registro, y el pie al final. Dependiendo del tipo de asistente utilizado para crear el formulario, es posible que no se visualicen las secciones de Encabezado del formulario y el Pie del formulario, o bien, se visualice nicamente su barra, lo que indicar que no se estn utilizando. Para conseguir visualizar las secciones del encabezado y el pi, vaya a la Ficha Organizar / Grupo Mostrar u Ocultar / Comando Encabezado o pie de pgina. Nota: el encabezado y el pie no aparecen cuando se visualiza el formulario en modo de presentacin de hoja de datos Las reglas situadas en los bordes izquierdo y superior de la ventana de diseo, as como el reticulado de la superficie de trabajo, ayudarn a situar y ajustar el tamao de los controles y de las secciones. Los Controles son los elementos (objetos) que proporciona Access para mostrar diferentes tipos de informacin en un formulario. Para aadir campos de la tabla o consulta correspondiente, se dispone de la Lista de campos, la cual se podr visualizar u ocultar mediante la Ficha Diseo / Grupo Herramientas / Comando agregar Campos Existentes. Tendr un aspecto similar al de la siguiente figura:

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8.- Formularios

Para modificar la apariencia (colores tramas, etc.) de los controles y las secciones se utilizar las herramientas incluidas en la Ficha Diseo o la Ficha Organizar. Para modificar las propiedades del formulario, de las secciones y de los controles se deber hacer uso de la Hoja de propiedades, la cual muestra las propiedades del objeto seleccionado. Para visualizar u ocultar la ventana de propiedades se utilizar la opcin de la Ficha Diseo / Grupo Herramientas / Comando Hoja de Propiedades.

8.11 OPERACIONES BSICAS DE DISEO


En un formulario diseado a partir de un asistente se visualizan los siguientes tipos de controles:

Cuadros de texto: es el control ms habitual y sencillo para mostrar la informacin de un campo de la tabla o consulta subyacente. Tambin se utilizarn para mostrar valores calculados. Etiquetas: permiten visualizar texto fijo en cualquier parte del formulario. Algunos controles, como los cuadros de texto, tienen una etiqueta asociada, que suele describir su contenido (el nombre del campo en este caso).
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Microsoft Access 2007

Los campos de tipo S/No se visualizan en un control de Casilla de verificacin. Los campos de tipo Objeto OLE se muestran en un control de Marco de objeto dependiente.

En el presente epgrafe se comentan las opciones ms comunes para modificar el diseo de un formulario. Aunque nicamente se hace referencia a cuadros de texto y sus etiquetas, estas opciones son comunes para todos los controles.

Seleccionar controles
Ante cualquier operacin que desee realizar sobre un control, deber seleccionar ste previamente. Para ello, haga clic sobre dicho control, tras lo cual mostrar el siguiente aspecto:
Controladores de Movimiento Controladores de Tamao

Etiqueta Adjunta

Control Seleccionado

Como se observa en la figura, al seleccionar un control ste presenta sus correspondientes Controladores de tamao, y su etiqueta asociada aparece tambin seleccionada, pero muestra slo su Controlador de movimiento. Para seleccionar varios controles, mantenga pulsada la tecla Maysc mientras hace clic sobre cada uno de ellos. Si desea excluir alguno de la seleccin, bastar con repetir la operacin sobre dicho control. Si los controles a seleccionar estn juntos, tambin se podr proceder de la siguiente manera: 1. Site el puntero del ratn en un extremo del conjunto de controles a seleccionar, fuera del control situado en dicho extremo. 2. Arrastre para trazar un rectngulo de seleccin que incluya todos los controles que desea seleccionar.

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8.- Formularios

Durante la operacin se visualizar un rectngulo, de tal forma que al soltar el pulsador del ratn, todos los controles situados en dicho rea quedarn seleccionados.

En el ejemplo de la figura, al soltar, quedarn seleccionados los cuatro controles. Observe que para que un control quede seleccionado, basta con incluirlo parcialmente dentro de la seleccin. Para cancelar cualquier seleccin efectuada, bastar con hacer clic en cualquier parte de la ventana del formulario, fuera de la superficie de trabajo (el rea de una seccin, tambin es un elemento seleccionable).

Modificar la posicin de los controles


Para desplazar uno o ms controles junto con sus etiquetas, proceda como sigue: 1. Seleccione el control o conjunto de controles a desplazar. 2. Para mover usaremos el puntero cudruple de flecha que aparecer al posarnos sobre la esquina superior izquierda de los objetos seleccionados. 3. En tales circunstancias, al arrastrar el ratn, todos los controles seleccionados y sus etiquetas adjuntas se desplazarn simultneamente. Para desplazar un control o su etiqueta de forma independiente, primero deber desactivar el Comando Quitar de la Ficha Organizar / Grupo Diseo de Controles, esto har que se convierta en un objeto independiente
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Microsoft Access 2007

y as poder desplazarlo por separado. En este caso el puntero del ratn tomar el aspecto de puntero de flecha cudruple, y ya podremos desplazar el objeto independientemente de su control parejo tal como muestra la siguiente figura:

En la figura, al arrastrar, nicamente se desplazar la etiqueta. Para mover un control o un grupo de ellos, horizontal o verticalmente, bastar con mantener pulsada la tecla Maysc al seleccionar el control (tras seleccionar el ltimo si se trata de un grupo), antes de arrastrar. El control o grupo de controles seleccionados se desplazarn horizontal o verticalmente en la direccin en la que se inicie el desplazamiento. Nota: si se equivoca al mover controles, utilice la opcin Deshacer de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido.

Modificar el tamao de los controles y las secciones


Para modificar el tamao de un control basta con arrastrar el controlador de tamao correspondiente. El proceso es similar al de modificar el tamao de una ventana (ver epgrafe 1.4). Si se encuentran seleccionados varios controles, todos ellos modificarn su tamao en la misma proporcin que el control sobre el que se realiza la operacin. Tngase en cuenta que esta operacin no afecta a la etiqueta o etiquetas adjuntas, a menos que se seleccionen stas tambin. El Grupo Tamao de la Ficha Organizar dispone de las siguientes opciones que permiten ajustar el tamao de los controles uniformemente:

Ajustar: esta opcin es de especial utilidad cuando se cambia el tamao del tipo de letra de una etiqueta. A la cuadrcula: Ajusta el tamao de los controles seleccionados a la cuadrcula.

176

8.- Formularios

Nota: para desplazar y modificar el tamao de los controles, de tal forma que se alineen automticamente con la retcula ms prxima, se deber activar la opcin Ajustar a la cuadrcula del men Formato.

Ajustar al ms alto: los controles seleccionados adoptan la altura del ms alto de todos ellos. Ajustar al ms corto: los controles seleccionados adoptan la altura del ms bajo. Ajustar al ms ancho: los controles seleccionados adoptan la anchura del ms ancho de todos ellos. Ajustar al ms estrecho: los controles seleccionados adoptan la anchura del ms estrecho.

Para modificar el ancho de la superficie del formulario, se deber arrastrar hacia la derecha o izquierda el borde derecho de la superficie de diseo. El ancho siempre ser el mismo para todas las secciones. Al situar el puntero del ratn sobre dicho borde ste toma el siguiente aspecto: Para modificar la altura de una seccin bastar con arrastrar hacia abajo o hacia arriba su borde inferior. En este caso, al situar en puntero del ratn sobre dicho borde, ste tomar el siguiente aspecto: . Al situar el puntero del ratn en la esquina inferior derecha de una seccin, ste adoptar el , lo cual permite modificar simultneamente tanto el siguiente aspecto: ancho como la altura de la seccin. Nota: Para tener estas opciones activas deberemos estar en Vista Diseo no en la Vista Presentacin.

Alineacin de controles
Como se ha comentado anteriormente, activar la opcin Ajustar a la cuadrcula de la Ficha Organizar / Grupo Tamao permite alinear fcilmente los controles a la cuadrcula.
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Tambin se puede alinear un grupo de controles, tomando como referencia uno de ellos. Para ello, siga estos pasos: 1. Seleccione los controles. Para evitar resultados inesperados, nicamente tendr sentido seleccionar varios controles que estn situados en la misma fila (para alinearlos horizontalmente) o en la misma columna (para alinearlos verticalmente). 2. Seleccionar los Comandos de la Ficha Organizar / Grupo Alineacin de Controles, veremos las siguientes opciones:

Izquierda: el borde izquierdo de los controles seleccionados se alinea con el borde izquierdo del control situado ms a la izquierda. Derecha: el borde derecho de los controles seleccionados se alinea con el borde derecho del control situado ms a la derecha. Arriba: el borde superior de los controles seleccionados se alinea con el borde superior del control situado ms arriba. Abajo: el borde inferior de los controles seleccionados se alinea con el borde inferior del control situado ms abajo. A la cuadrcula: alinea la esquina superior izquierda de cada control con la cuadrcula ms prxima.

Ajustar la separacin de los controles


Para separar uniformemente un conjunto de controles, o aumentar o disminuir su separacin, proceda como sigue: 1. Seleccione los controles a espaciar. 2. Seleccione los Comandos de la Ficha Organizar / Grupo Posicin. Se visualizarn las siguientes opciones:

Igualar espacio horizontal / vertical: los controles situados en los extremos no cambian su posicin, nicamente los intermedios (uniformemente).

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8.- Formularios

Aumentar / Disminuir espacio horizontal o vertical: estas dos opciones permiten aumentar o disminuir en un punto de cuadrcula el espacio entre los controles seleccionados.

Copiar y eliminar controles


Para eliminar un control o un conjunto de ellos de la superficie de diseo, seleccinelos y utilice a continuacin una de las dos opciones siguientes:

Seleccione de la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Eliminar o pulse la tecla Supr. Seleccione la Ficha Inicio / Grupo Portapapeles / Comando Cortar (o del men de mtodo abreviado). En este caso el control o controles eliminados se almacenan en el Portapapeles de Office, de tal forma que posteriormente se podr recuperar dicho control o controles, ya sea en el formulario actual o en otro formulario utilizando la opcin Pegar.

Si desea copiar un control o varios de un formulario, en otro u otros, se deber hacer uso del portapapeles, procediendo de la siguiente manera: 1. Seleccione el control o conjunto de controles a copiar, y a continuacin seleccionar la Ficha Inicio / Grupo Portapapeles / Comando Copiar. Esta operacin hace que una copia del control o controles seleccionados se almacene en el Portapapeles. 2. Abra el formulario destino en modo de diseo, y a continuacin seleccione la Ficha Inicio / Grupo Portapapeles / Comando Pegar. El control o controles seleccionados en el paso anterior se situarn a partir del borde superior izquierdo de la seccin que se encuentre activa. El contenido del Portapapeles se podr pegar en tantos formularios, y tantas veces como sea necesario.

Controles superpuestos
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Microsoft Access 2007

Si dos controles se encuentran solapados (uno sobre otro), podr decidir cual desea que aparezca al fondo y cual en primer plano, procediendo de la siguiente forma: 1. Seleccione uno de los dos controles. Si se encuentra tapado por completo, no ser posible seleccionar el situado actualmente en segundo plano. 2. Seleccione la Ficha Organizar / Grupo Posicin / Comando Traer al frente o Enviar al fondo, segn el caso.

Agrupar controles
Access 2007 permite agrupar varios controles de forma que se comporten como uno solo a la hora de seleccionarlos, moverlos, modificar su tamao o cambiar sus propiedades comunes. Para agrupar varios controles proceda como sigue: 1. Seleccione los controles que desea agrupar. 2. Ir a la Ficha Organizar / Grupo Diseo de Controles / Comando Agrupar. A partir de este instante podr seleccionar, mover y modificar este grupo de controles como si se tratar de un nico control.

Grupo de Controles

Tal como se aprecia en la figura, al seleccionar un grupo de controles se visualizar un contorno rectangular delimitndolo. Para mover el grupo, arrastre por su control de movimiento. Nota: dentro de un grupo de controles, tambin se pueden mover los controles independientemente.

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8.- Formularios

Para deshacer un grupo de controles, proceda como sigue: 1. Seleccione el grupo de controles que desea desagrupar. Para ello, haga clic sobre uno de los controles del grupo. 2. Vaya a la Ficha Organizar / Grupo Diseo de Controles / Comando Desagrupar. A partir de este instante los controles se comportarn de forma independiente, tal como ocurra antes de haberlos agrupado.

8.12 ESTABLECER Y MODIFICAR PROPIEDADES


El formulario como tal, y cada uno de sus componentes (Secciones y Controles) poseen una serie de caractersticas que definen su contenido, aspecto y comportamiento, denominadas Propiedades, las cuales se podrn establecer y modificar de diversas formas. Para modificar las propiedades del formulario, de una seccin, o de un control (o conjunto de ellos), proceda de la siguiente forma: 1. Seleccione el formulario, seccin o control (o conjunto de ellos).

Para seleccionar una seccin bastar con hacer clic en cualquier lugar de dicha seccin o en su barra. Para seleccionar el formulario deber hacer clic en cualquier lugar de la zona exterior o en el Selector de formularios (ver figura siguiente).

Selector de Formulario

La seleccin de controles se coment en el epgrafe anterior.


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2. Seleccione la Ficha Diseo / Grupo Herramientas / Comando Hoja de Propiedades que mostrar un aspecto como el siguiente:

Como se observa, la ventana de propiedades presenta cinco fichas. Las cuatro primeras sirven para agrupar las propiedades en funcin de su origen, y la ltima presentar todas las propiedades conjuntamente. Nota: en algunos casos, se podr acceder rpidamente a la ventana de propiedades de un control, de una seccin, o del formulario, haciendo doble clic sobre el control o seccin correspondiente, o sobre el cuadro donde se unen las reglas. 3. Para modificar las propiedades del elemento seleccionado, se actuar de diferentes formas segn de la propiedad que se trate:

En algunos casos se deber teclear el dato (por ejemplo el nombre) o bien dispondr de una lista de opciones. Para otros casos, como indicar el origen de los datos o introducir una expresin para un control calculado, podr teclearlo o utilizar el generador correspondiente. En el caso de una seleccin mltiple, nicamente se muestran aquellas propiedades que sean comunes a los controles seleccionados.

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8.- Formularios

Los valores que se visualizan quieren decir que estn definidos y coinciden para todos los controles seleccionados. En caso contrario, dicha propiedad aparecer en blanco. Si se establece o modifica una propiedad, se aplicar a todos los controles. Como ya se ha dicho, las propiedades se encuentran organizadas en fichas, segn la categora a la que pertenecen:

Formato: determinan la apariencia del elemento. Datos: determinan la procedencia de los datos mostrados. Eventos: permiten especificar la macro o procedimiento de Visual Basic que debe ejecutarse cuando ocurre el suceso o evento. Otras: se emplean para determinar otras caractersticas como el nombre o la descripcin que se visualiza en la Barra de Estado. Todas: se visualizan en la ventana todas las propiedades del elemento seleccionado. Nota: existe una gran cantidad de propiedades diferentes que resultara muy extenso de enumerar con detalle. No obstante, cuando el cursor se encuentra situado sobre el cuadro de entrada correspondiente a una propiedad, al pulsar F1, Access abrir una ventana de ayuda referente a dicha propiedad.

El formulario, las secciones, y los controles, poseen sus propias caractersticas. A continuacin se comentan las ms significativas de cada uno de ellos.

Propiedades de un Formulario
La ventana de propiedades de un formulario presenta el siguiente aspecto:

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A continuacin se ofrece una breve descripcin de las ms utilizadas:

Ttulo: permite especificar el ttulo que se desea visualizar en la Barra de Ttulo de la ventana del formulario. Vista predeterminada: permite establecer el tipo de visualizacin al abrir el formulario. Como se ha comentado, el diseo inicial de un formulario presenta un nico registro en la ventana (Formulario simple). Las otras dos opciones de que se dispone son Formularios continuos (similar al anterior, pero de tal forma que se pueden visualizar varios registros en la ventana de forma continuada y Hoja de datos (muestra los registros en filas y columnas de forma similar a una hoja de datos). El formulario Tabular es un ejemplo clsico de formularios continuos. Vistas permitidas: independientemente del tipo de visualizacin que se establezca en la propiedad anterior, el usuario podr establecer el tipo de visualizacin que desee del formulario (o subformulario) mediante las Vistas Hoja de datos y Formulario. Si se desea forzar un tipo de visualizacin concreto se establecer esta propiedad como Formulario o como Hoja de datos. Origen del registro: esta propiedad determina el nombre de la tabla o consulta subyacente. Normalmente esta propiedad no se suele modificar,

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8.- Formularios

ya que al iniciar el proceso de creacin del formulario, Access pregunta dicho nombre. No obstante suele ser frecuente, especialmente cuando se trabaja con una consulta como base del formulario, la necesidad de incluir un campo no previsto en un principio, establecer un orden predeterminado para los registros, o establecer criterios para mostrar nicamente una serie de registros concretos. En tales casos se podr hacer clic sobre el botn Generador, para acceder al generador de consultas, cuyo aspecto y utilizacin es anlogo al de una ventana de diseo de consultas.

Permitir edicin: si establece esta opcin como S, podr modificar los registros. Permitir eliminacin: si establece esta opcin como S, podr eliminar registros. Permitir agregar: si establece esta opcin como S, podr aadir nuevos registros. Entrada de datos: si establece esta opcin como S, al abrir el formulario no se visualizarn los registros existentes, sino que se visualizar un registro en blanco para introducir nuevos registros Esta opcin se emplear para aquellos formularios que se utilicen exclusivamente para introducir nuevos registros. Tipo recordset: defina esta propiedad con el valor Snapshot cuando no desee modificar ningn registro existente ni aadir nuevos. En caso contrario, establezca el valor Dynaset.

Propiedades de una seccin


Las nicas propiedades dignas de mencin, en un uso normal de las secciones, son aquellas relativas al aspecto (color principalmente), las cuales se podrn modificar fcilmente sin necesidad de utilizar la ventana de propiedades (utilizando los botones de la barra de formato). Para aquellos formularios que vayan a utilizarse para imprimir registros conviene tener en cuenta las siguientes propiedades:

Forzar nueva pgina: permite indicar si el contenido de la seccin se imprimir de forma continuada, o si por el contrario se desea separar de la anterior, de la siguiente, o de ambas mediante un salto de pgina.
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Visible: decide si se desea o no que la seccin se visualice o se imprima. Si se desactiva el Comando Encabezado/Pie del formulario, no slo se oculta, si no que adems se borra su contenido. Mostrar cuando: para visualizar el contenido de una seccin pero sin que se imprima, o viceversa, se establecer esta propiedad como Slo en pantalla, o Slo al imprimir. Si se establece como Siempre se visualizar y se imprimir.

Adems de las secciones Detalle, Encabezado del formulario y Pie del formulario comentadas en el epgrafe 8.10, tambin se podrn utilizar las secciones Encabezado de pgina y Pie de pgina. El contenido de stas se imprimir al principio y al final de cada pgina. Para hacer uso de ellas, deber activar el Comando Encabezado o pie de pgina.

Propiedades de los controles


A lo largo del captulo siguiente se comentarn las opciones y propiedades, as como la utilizacin ms frecuente de los controles de forma individualizada. El uso de etiquetas, lneas, recuadros y saltos de pgina no plantea ningn problema (se trata de controles independientes). Por contra el resto de controles (salvo los marcos de objeto independientes) se suelen utilizar como dependientes, es decir para mostrar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente. Los ms habituales son los cuadros de texto; no obstante, podrn emplearse otros controles para visualizar y editar los valores de los campos. Este dato se reflejar en la propiedad Origen del control. En este caso debe tenerse en cuenta que muchas de las propiedades referidas a la validacin en la entrada de datos, tales como Regla de Validacin y Mscara de entrada se heredan del diseo de la tabla de procedencia. Si dichas propiedades se establecen en el diseo de la tabla, no habr que personalizarlas en cada formulario. De forma similar a como ocurre con las secciones existen otras propiedades que permiten controlar la edicin y la visualizacin de un control. A continuacin se comentan las ms habituales:

Las propiedades referidas al aspecto (color, tipo de letra, etc.) se podrn establecer o modificar utilizando la Ficha Diseo.

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Visible y Mostrar cuando: Se emplearn de la misma forma que las comentadas en el subepgrafe anterior. Activado y Bloqueado: Se obtendrn diversos resultados dependiendo de la combinacin de valores que se asigne tal como muestra la siguiente tabla:
Activado Bloqueado Comportamiento

S S No S No No

Los datos se muestran normalmente, pudiendo situarse sobre el control y seleccionar y copiar sus datos, pero no se pueden cambiar. Adems se pueden modificar los datos. Los datos se presentan normalmente, pero ni siquiera podr seleccionarse el control. Adems de no poder recibir enfoque, los datos se muestran de forma atenuada.

Modificar la apariencia de los controles y las secciones


Como se ha comentado en el subepgrafe anterior, el uso de los botones de la Ficha Diseo permite modificar rpidamente el aspecto de la seccin, control o conjunto de controles seleccionados. Una vez seleccionado el control (o conjunto de ellos) o la seccin a modificar se seleccionar cualquiera de los siguientes botones:

8.13 CAMBIAR EL ORDEN DE TABULACIN


Cuando en un formulario se utilizan las teclas de Tabulacin (o Intro) y Maysc+Tabulacin para desplazarse por los controles, el enfoque pasar de un control a otro en funcin del Orden de tabulacin especificado.
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Si desde la ventana de diseo de un formulario, aade nuevos controles o modifica la posicin de los ya existentes, probablemente ser necesario redefinir el orden de tabulacin. Para ello, proceda como sigue: 1. Desde la ventana de diseo del formulario, seleccione la Ficha Organizar / Grupo Diseo de Controles / Comando Orden de Tabulacion. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

2. El botn Orden automtico establece el orden de tabulacin en el mismo orden, de izquierda a derecha y de arriba a abajo, en el que se encuentran situados los controles en el formulario. 3. Para modificar el orden de tabulacin de un determinado control se deber hacer clic en su selector, en la lista Orden personalizado, y a continuacin se arrastrar el nombre del control hasta la posicin deseada en la lista. 4. Finalmente, haga clic sobre el botn Aceptar para finalizar el proceso. Posteriormente podr probar el funcionamiento de los cambios realizados cambiando al modo Vista formulario.

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8.- Formularios

Nota: para que un control no sea accesible mediante la tecla de Tabulacin, o Maysc+Tabulacin, se deber establecer No a la propiedad Punto de tabulacin, en la hoja de propiedades de dicho control.

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Controles

Introduccin Tipos de controles Etiquetas, lneas y rectngulos Cuadros de texto Valores S/No Listas y cuadros combinados Grupos de opciones Mostrar grficos y otros objetos Botones de comando

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9.1

INTRODUCCIN

En el captulo anterior se comentaron las opciones ms comunes para disear un formulario y darle una presentacin aceptable, sin grandes complicaciones. El uso de controles permite mejorar la apariencia de los formularios y efectuar un mayor control sobre los datos que se introducen en los campos. La siguiente figura muestra un ejemplo representativo:

Como se observa se trata de un formulario para la introduccin y edicin de los pedidos, similar al comentado en el epgrafe 8.6 (Subformularios), pero con notables mejoras, tanto en su aspecto, como en su funcionamiento. En los siguientes epgrafes se ir comentando el uso y las principales propiedades de los controles disponibles.

9.2

TIPOS DE CONTROLES

Como ya se ha dicho, los controles son los elementos (objetos) que proporciona Access para mostrar diferentes tipos de informacin en un formulario.

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9.- Controles

Adems de los controles comentados en el captulo anterior (cuadros de texto, etiquetas y casillas de verificacin), Access dispone de otros muchos controles que tambin pueden ser incluidos en los formularios. Para disear uno de estos controles, debe utilizar la Ficha Diseo / Grupo Controles. La siguiente figura muestra el aspecto que ofrece el Grupo Controles tal y como se suele presentar inicialmente:

A continuacin se describe brevemente cada una de las herramientas

El Comando Seleccionar permite seleccionar controles con el puntero del ratn, para as poder, moverlos, modificar su tamao, etc. Para ello debe estar seleccionada (hundida). El Comando Utilizar Asistentes para controles permite activar o desactivar el uso del asistente para crear algunos tipos de controles, como los Cuadros de lista, Cuadros combinados, grupos de opciones, etc. El Comando Etiqueta permite crear controles para introducir un texto fijo. El Comando Cuadro de texto crea controles para visualizar y editar la informacin de un campo o visualizar el resultado de un clculo o expresin. As mismo, tambin se puede utilizar para introducir valores independientes. Los Comandos Botn de opcin, Casilla de Verificacin y Botn de alternar son similares en cuanto a su utilidad. Un control de este tipo, por si slo permite visualizar y editar campos de tipo S/No. El Comando Grupo de opciones permite crear un conjunto limitado de alternativas, de las que nicamente se puede elegir una de ellas (haciendo clic sobre ella). Cada una de las alternativas estar representada por uno de los controles anteriores. Los Comandos Cuadro de lista y Cuadro combinado tienen caractersticas comunes. Permiten crear listas de valores. En los cuadros combinados, se podr adems teclear el valor directamente.
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El Comando Botn de comando permite crear un botn de comando. Normalmente, a estos se les asignar una Macro o Procedimiento, que se ejecutar en el momento en el que el usuario haga clic sobre el botn. El Comando Control de Imagen permite insertar una imagen esttica. Los Comandos Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente permiten introducir objetos procedentes de otras aplicaciones (objetos OLE). El Comando Salto de pgina permite dividir un formulario extenso en pantallas (o en pginas si se imprime). El Comando Control Pestaa permite crear formularios con pginas de fichas. El Comando Subformulario/Subinforme, permite insertar un formulario (Subformulario) dentro de otro (Formulario principal). Utilizando este tipo de objetos se podrn visualizar en una misma ventana datos de diferentes tablas y/o consultas con relaciones uno a varios. Los Comandos Lnea y Rectngulo permitirn adornar los formularios insertando lneas y rectngulos con diferentes efectos y colores. El Comando Controles Activex visualiza una nueva ventana que incluye otros tipos de controles menos utilizados.

En posteriores epgrafes se comenta por separado el uso de cada uno de los controles disponibles en Grupo de Controles. No obstante, para crear un control, normalmente se proceder de la siguiente manera: 1. Haga clic en el Grupo Controles sobre el botn correspondiente al control que se desea crear. 2. Al situar el puntero dentro de la superficie de diseo, ste se presentar en forma de cruz bajo la cual se visualiza el icono correspondiente a la herramienta seleccionada. 3. Dependiendo del control que se trate, arrastre el puntero sobre una zona rectangular, o bien haga clic en la posicin de comienzo. 4. El siguiente paso consiste en especificar la caracterstica ms importante de los controles, que es la procedencia de los datos que muestra. Tener
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9.- Controles

activado la herramienta Utilizar Asistentes para controles, facilitar esta tarea en algunos casos. 5. Otras caractersticas de los controles, tales como el tamao, posicin, color, tipo de letra, etc., conviene especificarlas una vez incluidos todos los controles del formulario, ya que muchas de ellas se pueden establecer simultneamente para varios controles (en algunos casos, incluso aunque los controles seleccionados no sean del mismo tipo).

Controles dependientes, independientes y calculados


La propiedad ms importante de un control, es la que determina la procedencia de la informacin que se pretende mostrar en l. Segn este criterio, se distinguen tres tipos de controles:

Controles dependientes: el origen de sus datos procede de la tabla o consulta subyacente. Controles calculados: su contenido es una expresin. Controles independientes: Se emplean para mostrar informacin fija en el formulario (ttulos, lneas, recuadros, grficos, etc.) o para introducir valores que no se almacenan en ninguna tabla o consulta.

Los controles Etiqueta, Lnea, Recuadro, Marco de objeto independiente, Salto de pgina y Botn de comando son controles independientes. El control de Marco de objeto dependiente se utiliza para mostrar datos de un campo de tipo Objeto OLE. El resto podrn ser de cualquiera de los tres tipos comentados. No obstante los controles Grupo de opciones, Grfico, Subformulario/Subinforme rara vez sern calculados. Los ms utilizados para mostrar clculos suelen ser los cuadros de texto (casillas de verificacin, botones de opcin o de alternar para expresiones de tipo verdadero/falso). Los Grupos de opciones, Cuadros de lista y Cuadros combinados, suelen utilizarse sobre todo para restringir la entrada de valores en un campo a uno de una serie de ellos preestablecidos.

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9.3

ETIQUETAS, LNEAS Y RECTNGULOS

Son los controles ms sencillos de utilizar en un formulario.

Introduccin de etiquetas
Para introducir una etiqueta (texto fijo) en un formulario proceda de la siguiente forma: 1. Seleccione el Comando Etiqueta del Grupo Controles.

2. Si el texto que va a introducir consta de una sola lnea, bastar con hacer clic en la posicin de comienzo. Si desea distribuirlo en varias lneas, deber indicar el rea del formulario en el que se va introducir el texto, arrastrando el puntero del ratn sobre dicha zona. 3. A continuacin, teclee el texto. Para forzar un retorno de lnea, deber pulsar Control+Intro. Para finalizar se deber pulsar Intro, o bien hacer clic en cualquier parte ajena a la etiqueta. 4. A continuacin, aunque podr hacerse posteriormente, se indicar el tipo de letra, tamao, color y dems atributos. Para ello bastar con utilizar las correspondientes opciones incluidas en la Cinta de Opciones. Cuando se modifica el tipo de letra y el tamao de una etiqueta, suele resultar muy til el Grupo Fuente de las Fichas Inicio o Diseo.

Editar el texto de una etiqueta


El texto de una etiqueta se podr editar directamente, o en la ventana de propiedades (se trata de la propiedad Ttulo). Cuando una etiqueta se encuentra seleccionada, al situar el puntero del ratn sobre ella, ste toma aspecto de I (Punto de insercin). En tales circunstancias, al hacer clic se situar el punto de insercin en la posicin sealada tras lo cual se podr editar el texto de la forma habitual.

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9.- Controles

Insercin de Lneas y Rectngulos


El uso de lneas y de rectngulos resulta sumamente sencillo. Para insertar uno de estos controles proceda de la siguiente forma: 1. Seleccione el Comando Controles. Lnea o Rectngulo en el Grupo

2. Arrastre el puntero del ratn sobre el formulario delimitando la longitud e inclinacin de la lnea (o la superficie del rectngulo). Al soltar, Access dibujar el objeto. Si desea trazar una lnea horizontal o vertical, bastar con que mantenga pulsada la tecla Maysc durante el proceso. 3. Posteriormente, podr indicar el color y otros efectos, utilizando los Comandos de la Ficha Diseo / Grupo Fuente o Grupo Controles, aunque como se ha comentado, estas operaciones podrn realizarse sobre varios objetos simultneamente. As mismo tambin se podr modificar el tamao y su posicin tal como se comenta en el epgrafe 8.11.

9.4 CUADROS DE TEXTO


Aunque pueden utilizarse como independientes (por ejemplo, para recoger un dato que se usar en un clculo o proceso posterior), el uso ms frecuente de los cuadros de texto es el de visualizar (y en algunos casos editar) los datos de un campo de la tabla o consulta asociada al formulario. Otro uso muy comn es el de visualizar una expresin o clculo sobre los datos de otros campos o controles del formulario. Para introducir un cuadro de texto en un formulario proceda de la siguiente forma: 1. Seleccione el Comando Cuadro de texto del Grupo Controles.

2. Haga clic sobre la posicin de comienzo o marque una zona rectangular (arrastrando), dependiendo del tamao de la informacin. Al igual que ocurre con otros controles, Access crea una etiqueta adjunta con un texto del tipo Texto. Dentro del rectngulo del cuadro de texto aparecer la palabra Independiente. 3. El siguiente paso consiste en indicar la informacin que desea visualizar y/o editar en dicho control. Para ello, debe especificar el nombre del
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campo cuyo contenido desea visualizar, o la expresin del clculo que se desea obtener, procediendo de una de las formas siguientes:

Tecleando el nombre del campo o la expresin directamente en el cuadro de texto Desde la ventana de propiedades, en el apartado correspondiente a la propiedad Origen del control. Al situar el cursor en esta propiedad se visualizarn los botones . El primero muestra la lista de campos de la tabla o consulta subyacente. El segundo da acceso al Generador de expresiones, el cual facilita la creacin y modificacin de expresiones ms complejas.

4. Finalmente, podr definir el tipo de letra, color, tipo de recuadro, as como establecer alguna de las propiedades comentadas en el epgrafe 8.12 con el fin de controlar la visualizacin y edicin del cuadro de texto. Algunas propiedades del campo se heredarn de las especificadas en el diseo de la estructura de la tabla (Formato, Regla de validacin, Texto de validacin, Mscara de entrada y Valor predeterminado). Si no se han definido en el diseo de la tabla, tambin se pueden definir en el diseo del formulario, con el mismo propsito que el comentado en el epgrafe 3.4. Nota: la propiedad Regla de validacin, en un formulario, permite hacer referencia a otros campos o controles del formulario. Como se ha comentado, en una expresin se podr hacer referencia a cualquier control del formulario, especificando el nombre de ste entre corchetes. Si se crea un control que se prev emplear en otro control calculado, resultar interesante especificar un nombre descriptivo, en la propiedad Nombre de la ventana de propiedades.

Insercin de un campo de la tabla o consulta subyacente


Para introducir un campo de la tabla o consulta subyacente, resulta mucho ms cmodo utilizar la Lista de campos que seguir el procedimiento descrito anteriormente. Para ello, basta con hacer clic en dicha lista sobre el campo a insertar, y a continuacin arrastrarlo hasta situarlo en la posicin del formulario en la que se desea mostrar. Recurdese que la lista de campos se
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9.- Controles

puede visualizar utilizando el Comando Agregar Campos Existentes de la Ficha Diseo / Grupo Herramientas. De esta forma, la etiqueta adjunta tendr el mismo nombre que el campo.

Expresiones en campos calculados


A la hora de introducir una expresin en el apartado Origen del control de la ventana de propiedades, se debern tener las siguientes consideraciones:

Las expresiones deben comenzar con el signo = Los campos o controles cuyos valores se desean incluir en la expresin, se especificarn entre corchetes. El uso de operadores (+, -, *, /, &, etc.), funciones y tipos de expresiones se comentan en el epgrafe 5.7.

Por ejemplo, =[Precio] * 0,2 permitira visualizar en un cuadro de texto el descuento que resulta de aplicar un 20% al precio de venta.

9.5 VALORES SI/NO


Una Casilla de verificacin (lo ms habitual), un Botn de opcin, o un Botn de alternar son los controles ms adecuados para mostrar y editar un campo de tipo de tipo S/No. La siguiente figura muestra el aspecto de cada uno de estos controles:

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Tambin se suelen utilizar en algunos casos para mostrar si una condicin es verdadera o falsa. Por ejemplo podra introducirse la siguiente expresin en la propiedad Origen del control de uno de los controles comentados para indicar si hay retraso en el envo de un pedido, considerando como tal 30 das: = Fecha() - [Fecha Pedido] > 30 En el epgrafe 5.6 se comentan los principales operadores de que se dispone para establecer expresiones lgicas. Para presentar un campo o una expresin de tipo S/No, proceda de la siguiente forma: 1. Seleccione una de los tres Comandos comentados en el Grupo Controles.

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9.- Controles

2. Si se trata de un botn de opcin o una casilla de verificacin, bastar con hacer clic en la posicin del formulario en la que lo desea mostrar. Si se trata de un botn de alternar, deber indicar el tamao del botn arrastrando el puntero del ratn sobre el rea deseada. 3. Normalmente, el siguiente paso consistir en establecer la propiedad Origen del control, de forma similar a como se coment anteriormente para los cuadros de texto; es decir, se teclear, o se elegir de la lista el nombre del campo (deber ser de tipo S/No). Si se trata de una expresin, sta ha de ser condicional y tambin se dispondr del generador de expresiones para su creacin. 4. Si se trata de una casilla de verificacin o de un botn de opcin, se adecuar el texto de la etiqueta adjunta as como su aspecto y colocacin. En el caso de tratarse de un botn de alternar, se dispone de la propiedad Ttulo, para especificar el texto que se desea que aparezca sobre el botn (tambin se puede teclear sobre el propio botn como si fuera una etiqueta). Adems del Ttulo, en los botones de alternar tambin puede hacerse uso de la propiedad Imagen, la cual permite mostrar una imagen de mapa de bits o un icono sobre el botn. en el apartado Imagen de la ventana de Al hacer clic sobre el botn propiedades, se visualizar un cuadro de dilogo como el que muestra la siguiente figura, en el que se deber indicar la imagen deseada. Access ofrece una gran variedad de ellas, pero mediante el botn Examinar se podr seleccionar una almacenada en el disco (normalmente estos ficheros suelen tener extensin .BMP).

Slo se puede utilizar una de las dos propiedades comentadas. Si se especifican ambas en la hoja de propiedades, es decir Ttulo e Imagen, nicamente se visualizar la imagen.
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LISTAS Y CUADROS COMBINADOS

A nivel de usuario, el uso ms comn de este tipo de controles es el limitar los valores a introducir en un campo a una lista predeterminada; de esta forma no ser necesario recordar los diferentes valores posibles, ni teclearlos. Tambin puede utilizarse como independiente para utilizar el valor seleccionado en un clculo o proceso posterior. Un cuadro de lista es una lista de valores entre los que se podr elegir el deseado. Un cuadro combinado se comporta como un cuadro de texto y un cuadro de lista, combinados en un solo control; se puede escribir un valor en el cuadro de texto, o bien seleccionarlo en la lista, la cual se despliega al hacer clic sobre el botn , o al pulsar Alt+ (ver figura siguiente).

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Por ejemplo, a la hora de introducir un nuevo artculo, para especificar la seccin a la que pertenece, se podra usar uno de estos controles en los que nicamente aparezcan las diferentes secciones establecidas. As mismo, para la introduccin o edicin de pedidos, se podra utilizar un control de este tipo para introducir el cliente al que ir destinado dicho pedido. Aunque pueden tener otras procedencias, los valores mostrados en las listas podrn especificarse directamente como una serie de valores fijos o, como suele ser ms habitual, mostrar una o varias columnas de una tabla o consulta de seleccin. El uso de una consulta facilitar el establecer el orden de la lista as como la posibilidad de especificar criterios. La forma ms sencilla de crear un control de este tipo es mediante el asistente para controles, procediendo de la siguiente forma: 1. Asegrese que el Comando Utilizar Asistentes para controles del Grupo Controles est activado (hundido). Si no lo estuviera haga clic sobre l. 2. Seleccione el Comando Cuadro de lista o Cuadro combinado del Grupo Controles. 3. Haga clic en el formulario, en la posicin de comienzo. 4. A continuacin el asistente ir solicitando los datos necesarios, los cuales se resumen en los siguiente puntos. a En primer lugar, indique si los valores de la lista provienen de una tabla o consulta, o si se trata de una serie de valores fijos. En el primer caso, deber especificar a continuacin la tabla o consulta de procedencia. El siguiente paso consistir en especificar la composicin de las columnas, eligiendo los diferentes campos de la tabla o consulta de procedencia que se desean mostrar En este paso, si est creando un cuadro combinado, debe tener en cuenta que los valores de la columna de la izquierda sern los que aparecern en el control. c d Ahora establezca el orden de los elementos. Seguidamente, establezca el ancho ms adecuado para las columnas de la lista. Normalmente, se oculta la columna dependiente"; es
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decir la que contiene los valores que se almacenarn en el campo de la tabla subyacente al formulario. e A continuacin, especifique el campo de la tabla o consulta subyacente en el que se almacenar el valor de la columna dependiente al seleccionar una fila de la lista, as como el contenido de la etiqueta que se adjuntar al control. Finalmente, introduzca el texto de la etiqueta que acompaar a la lista o cuadro combinado y haga clic en Finalizar.

5. Posteriormente, para dar el aspecto final al control introducido, podr definir el tipo, tamao de letra, color, etc. En el caso de crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin el asistente para controles, o para realizar modificaciones en uno ya existente, se deben tener en cuenta las siguientes propiedades:

Origen del control: esta propiedad recoge el nombre del campo de la tabla o consulta del formulario en la que se almacenar el valor correspondiente a la fila elegida en la lista. Tipo de origen de la fila: en esta propiedad se indicar si las filas de la lista proceden de una tabla o consulta, o si se trata de una lista de valores fijos. Origen de la fila: recoge el nombre de la tabla o consulta de donde proceden las filas de la lista, o la lista de valores fijos. En el primer caso, la forma ms sencilla de establecer esta propiedad manualmente, ser diseando previamente una consulta que conste nicamente de los campos cuyas columnas se desean mostrar (la de la izquierda, en el caso de un cuadro combinado, corresponder con el valor que se visualizar sobre el control). Cuando se emplea el asistente, normalmente esta propiedad reflejar una compleja instruccin SQL, no obstante, se puede modificar su composicin fcilmente, mediante el generador de consultas. Si se trata de una lista de valores fijos, estos han de ir separados por puntos y comas.

Nmero de columnas: se indicar el nmero de columnas de la lista.

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Encabezados de columna: esta propiedad permite determinar si se desean visualizar o no los encabezados de las columnas de la lista. Ancho de columnas: en esta propiedad se podrn especificar los anchos de cada columna (separados por punto y coma). Si se desea ocultar alguna columna bastar con especificar ancho 0. Columna dependiente: En esta propiedad se indicar qu columna de las mostradas es la que contiene los valores a almacenar en el campo Origen del control. En los cuadros combinados se cuenta adems con la propiedad Limitar a lista, que permite controlar si se admiten o no valores diferentes a los preestablecidos en la lista. Si esta propiedad se establece como S, aunque se podr teclear el valor, ste no ser admitido si no existe en la lista. En un cuadro de lista, se controlar el nmero de filas mostradas manualmente, es decir aumentando o reduciendo el tamao vertical del cuadro. En el caso de los cuadros combinados se cuenta con la propiedad Filas en lista con el mismo propsito (en este caso, s se modifica el tamao del control manualmente, lo que realmente se modificar ser el tamao del cuadro de texto).

9.7 GRUPOS DE OPCIONES


El uso de un grupo de opciones es muy similar al de un cuadro de lista o cuadro combinado; es decir mostrar una serie de posibles valores para un campo de la tabla o consulta subyacente (tambin puede utilizarse como independiente para utilizar el valor seleccionado en un clculo o proceso posterior). Un grupo de opciones est formado por un marco (con una etiqueta adjunta) y, dentro del marco, un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin o botones de alternar, de los que nicamente se podr seleccionar uno de ellos (ver figura siguiente).

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Microsoft Access 2007

Para utilizar un grupo de opciones debe tener en cuenta que las diferentes opciones disponibles, se corresponden obligatoriamente con valores numricos enteros; por lo tanto, si se emplea para introducir valores en un campo de la tabla o consulta subyacente, dicho campo ha de ser de este tipo (Byte, Entero o Entero Largo). La forma ms sencilla de introducir un grupo de opciones es utilizando el Asistente para controles, procediendo de la siguiente forma: 1. Asegrese que el Comando Utilizar Asistentes para controles del Grupo Controles est activado (hundido). Si no lo estuviera haga clic sobre l. 2. Seleccione el Comando Grupo de opciones. 3. Haga clic en la posicin de comienzo dentro de formulario. A continuacin el asistente ir solicitando los diferentes datos necesarios, los cuales se resumen en los siguiente puntos. a) En primer lugar se introducirn las etiquetas correspondientes a las diferentes opciones que se presentarn en el grupo. b) A continuacin el asistente preguntar si se desea o no emplear una de las opciones como predeterminada; y en caso afirmativo, cul. c) El siguiente paso consiste en especificar el valor numrico (entero) que se har corresponder con cada una de las opciones (por defecto, el asistente las numera a partir de uno).
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9.- Controles

d) La siguiente ventana que muestra el asistente, permite indicar el estilo del marco del grupo (normal, bajo relieve o sobre relieve), as como el tipo de control que representar cada valor disponible dentro del grupo (casillas de verificacin, botones de opcin o de alternar). e) Finalmente, deber especificar el texto de la etiqueta adjunta al cuadro del grupo para finalizar el proceso. 4. Posteriormente se podr ajustar el tamao, estilo y color del marco, as como la posicin de las opciones, tamao y dems atributos de las etiquetas. Si se desea crear un grupo de opciones sin guiarse del asistente, deber proceder de la siguiente forma: 1. Teniendo desactivado el asistente para controles, seleccione el Comando Grupo de opciones en el Grupo Controles, y a continuacin haga clic en la posicin de comienzo en el formulario para colocar el marco del grupo vaco en el formulario. 2. A continuacin deber seleccionar la herramienta correspondiente al tipo de control que se desea utilizar para las opciones del grupo; es decir botn de opcin, casilla de verificacin o botn de alternar. 3. Haga clic dentro del cuadro en la posicin a partir de la cual desea situar el control que representar la primera opcin. 4. Proceda de igual forma para el resto de los controles. 5. Edite el texto de las etiquetas as como el de la etiqueta adjunta al marco, para describir cada una de las opciones y la informacin del grupo. 6. Normalmente tambin ser necesario ajustar la posicin y espaciado de cada uno de los botones de opcin, casillas de verificacin o botones de alternar. Para ello, podr utilizar las opciones de Ajustar a la cuadrcula, Alinear, Tamao, Espacio horizontal y Espacio vertical de la Ficha Organizar. 7. Seleccione el marco del grupo (haciendo clic en cualquiera de sus bordes) y, en la hoja de propiedades, especifique, en la propiedad Origen del control, el campo en el que desea introducir el valor seleccionado.

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Las propiedades de los botones de opcin, casillas de verificacin o botones de alternar, cuando se emplean estos controles dentro de un grupo, varan con respecto a cuando se utilizan individualmente para mostrar valores de tipo S/No. No cuentan con la propiedad Origen del control, que pertenece al marco del grupo. Por contra, se dispondr de la propiedad Valor de la opcin en cada elemento del grupo, que ser donde se especificar el valor a introducir en el campo, cuando sea seleccionada dicha opcin en el grupo. Inicialmente, Access establece los valores 1, 2, etc., segn el mismo orden en el que se van agregando elementos al marco.

9.8

MOSTRAR GRFICOS Y OTROS OBJETOS

En un formulario podr incluir imgenes grficas y cualquier otra informacin procedente de una aplicacin Windows. Tambin podr modificarlos, siempre que dicha aplicacin soporte la tecnologa OLE (Object Linking and Embedding - Incrustacin y Vinculacin de Objetos). El caso ms frecuente es el mostrar una ilustracin, como puede ser el anagrama de la empresa, o la fotografa de cada empleado. No obstante, de forma anloga se podrn introducir muy diversos tipos de informacin (objetos OLE) como puede ser una animacin, una hoja de clculo (o parte de ella), etc. Para mostrar una imagen u objeto en un formulario se cuenta con los siguientes tipos de controles:

Marco de objeto independiente: para mostrar un objeto OLE independiente en un formulario (o informe); es decir, no dependiente de un campo de una tabla. Este objeto no variar al moverse por los registros. Los objetos independientes podrn ser modificados desde el formulario accediendo a la aplicacin origen mediante la tecnologa OLE. Marco de objeto dependiente: se utilizar para introducir y mostrar un objeto OLE almacenado en un campo de la tabla. Por ejemplo, la fotografa de cada empleado. Este objeto tendr diferentes valores para cada registro. Imagen: se utiliza para insertar imgenes grficas que posteriormente no necesitar modificar desde el formulario. Por ejemplo, el logotipo de la empresa.

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9.- Controles

Un objeto se podr agregar a un marco, sea dependiente o independiente, de dos formas: Incrustado o Vinculado. En ambos casos se podr editar y modificar el objeto desde el formulario, ya que el enlace entre el objeto y la aplicacin de procedencia es automtico. La nica diferencia radica en que cuando se Incrusta un objeto se introduce una copia del original que se almacena en la propia base de datos, mientras que cuando se Vincula, se introduce el propio original (almacenado en un fichero), pudiendo introducirse en varios formularios (e informes), siendo posible actualizarlo desde cualquiera de ellos, o directamente desde la aplicacin origen.

Marcos de Objeto Independientes


Un marco de objeto independiente en un formulario o informe es similar a una etiqueta o recuadro; es decir se introduce en una determinada posicin, en la ventana de diseo, y la imagen u objeto asignado ser el mismo en todos los registros. Para agregar un objeto independiente en un formulario, proceda de la siguiente manera: 1. Seleccione el Comando Marco de Objeto independiente en el Grupo Controles. 2. Site el puntero del ratn en la posicin de comienzo dentro del formulario y arrastre delimitando el rea que desea que ocupe el marco. Al soltar el pulsador del ratn, se visualizar el siguiente cuadro de dilogo:

3. Si va a crear el objeto en este momento, deber indicar la aplicacin origen, en la lista, y seleccionar el botn Aceptar. Una vez creado el objeto, se retornar al diseo del formulario, habiendo incrustado el objeto diseado.

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4. Si el objeto ya ha sido creado con anterioridad, se deber activar el botn Crear desde archivo. El cuadro de dilogo adoptar entonces el siguiente aspecto:

En este caso, deber especificar, en el cuadro Archivo, el nombre del fichero que contiene el objeto a insertar, o seleccionarlo en el cuadro de seleccin de ficheros que se abre al seleccionar el botn Examinar. Para vincular el objeto deber activar la casilla de verificacin Vincular; en caso contrario el objeto se incrustar. 5. Finalmente suele ser necesario ajustar el objeto insertado al marco. Para ello deber tener en cuenta la propiedad Modo de cambiar tamao, que presenta las siguientes opciones:

Recortar: En el marco se muestra lo que quepa del objeto, sin verse alterado su tamao real. Extender: El tamao del objeto se ajusta al del marco. Puede que las proporciones del objeto se vean distorsionadas. Zoom: El objeto se ajusta al tamao del marco, pero manteniendo sus proporciones.

Al hacer doble clic sobre un marco de objeto independiente, no se accede a la ventana de propiedades del marco como suele ser habitual, sino que se arranca la aplicacin origen, con el objeto cargado para su modificacin. Por lo tanto, para visualizar la ventana de propiedades deber seleccionar el Comando Hoja de Propiedades de la Ficha Diseo una vez seleccionado el marco.

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9.- Controles

Marcos de Objeto Dependientes


Este ser el tipo de control que se utilizar para mostrar, introducir y modificar objetos OLE en un campo de tipo OLE de una tabla. Por ejemplo, en la tabla de Artculos se inserta un dibujo o una fotografa de cada artculo. La forma ms sencilla de insertar un marco de objeto dependiente en un formulario es utilizar un asistente e introducir un campo de tipo Objeto OLE. Otra forma ser arrastrar el campo correspondiente desde la lista de campos hasta la posicin del formulario en la que se desea situar el marco. Tambin puede proceder como con otro control dependiente cualquiera; es decir, seleccionar el Comando Marco de objeto dependiente en el Grupo Controles, arrastrar el puntero del ratn sobre el formulario, y a continuacin indicar en la propiedad Origen del control del marco el campo de tipo OLE dependiente del control. En la ventana de diseo nicamente se podr crear el marco y modificar su tamao, aspecto y propiedades. Los objetos se agregarn o editarn en el modo de presentacin de formulario (uno en cada registro). Tambin puede introducir o editar un objeto OLE en un campo de este tipo desde la hoja de datos de la tabla o consulta. Los objetos podrn crearse e incrustarse directamente desde el formulario u hoja de datos, o crearlos desde la aplicacin origen previamente y disponer de ellos almacenados en ficheros. Para incrustar o vincular el objeto desde una hoja de datos, proceda de forma anloga, una vez seleccionado el campo en el que se desea incrustar o vincular el objeto. Nota: en una hoja de datos no se podr visualizar el objeto; nicamente aparecer en el campo un texto identificativo de su procedencia (Por ejemplo Imagen de mapa de bits).

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Otra forma muy sencilla de incrustar un objeto en un marco dependiente, consiste en utilizar el portapapeles. Para ello, proceda como sigue: 1. Cree el objeto en su aplicacin origen (por ejemplo, en el Paint) 2. Despliegue el men Edicin y seleccione la opcin Copiar. 3. A continuacin, acceda al formulario de Access donde lo desea incrustar. 4. Seleccione el marco dependiente. 5. Acceda a la Ficha Inicio / Grupo Portapapeles / Comando Pegar / Opcin Pegado Especial y pguelo como un objeto (en caso de utilizar el Paint, seleccione la opcin Imagen de mapa de bits).

Edicin de un objeto
Para modificar un objeto OLE, seleccione el marco del objeto (o el campo de la hoja de datos) que contiene el objeto a modificar y a continuacin solo tendr que usar las Fichas en la Cinta de Opciones. Si el objeto OLE est vinculado, tambin se podr editar de forma independiente desde la aplicacin origen, ya que como se ha comentado los objetos vinculados siempre se encontrarn almacenados en ficheros.

Insertar una imagen


Como se ha comentado, mediante el Comando Imagen podr insertar una imagen esttica (no un objeto OLE). Por tanto, posteriormente no podr modificar esta imagen desde el formulario. Para insertar una imagen proceda como sigue: 1. Desde el modo Vista Diseo, seleccione el Comando Imagen en el Grupo Controles. 2. Site el puntero del ratn en la posicin de comienzo dentro del formulario y arrastre delimitando el rea que se desea que ocupe la imagen. Al soltar el pulsador del ratn, visualizar el cuadro de dilogo Insertar imagen. 3. Acceda a la carpeta donde se encuentra el archivo de imagen que desea insertar y en la lista de archivos seleccione dicho archivo.
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9.- Controles

4. Para finalizar, haga clic sobre el botn Aceptar.

9.9 BOTONES DE COMANDO


Los botones de comando se utilizan para iniciar otros procesos desde un formulario. Para sacar el mximo partido a este tipo de controles, deber poseer conocimientos sobre la utilizacin de Macros y Procedimientos de Visual Basic, as como estar familiarizado con las Propiedades de evento. No obstante, an sin poseer el ms mnimo conocimiento de dichos temas, se podr insertar un botn de comando de forma muy sencilla, utilizando el asistente para controles, para realizar tareas sencillas, pero frecuentes, tales como abrir otro formulario o imprimir un informe. Para insertar un botn de comando en un formulario, proceda como sigue: 1. Asegrese que el Comando Utilizar Asistentes para controles del Grupo Controles est activado (hundido). Si no lo estuviera haga clic sobre l. 2. Seleccione el Comando Botn de comando.

3. Seguidamente, arrastre el puntero del ratn sobre la superficie del formulario en la que se desea colocar el botn. Se visualizar el primer cuadro de dilogo del asistente, cuyo aspecto muestra la siguiente figura:

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4. El asistente ir preguntando paso a paso todo lo necesario: tipo de accin a realizar (y parmetros de sta), y el texto o imagen que se desea visualizar sobre la superficie del botn de comando. Para realizar modificaciones en el aspecto del botn, se contar con las mismas propiedades que un botn de alternar (comentado en el epgrafe 9.5).

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Informes

Introduccin Planificar un informe Crear un informe Informes Automticos Asistente para informes Asistente para etiquetas Modificar el diseo de un informe Ordenar y agrupar datos Expresiones y clculos resumen

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10.1

INTRODUCCIN

Los informes son los objetos ms adecuados para imprimir la informacin de una base de datos. Aunque tambin se pueden imprimir las hojas de datos y los formularios, los informes ofrecen una mayor flexibilidad a la hora de organizar y agrupar los datos, as como para la obtencin de subtotales y otros resmenes. La ventana de diseo de un informe es muy similar a la de un formulario. Su superficie est dividida en varias secciones, en las que se introducirn diferentes controles (cuadros de texto, etiquetas, etc.) para mostrar la informacin almacenada en la tabla o consulta subyacente. Por tanto, la mayor parte de las opciones comentadas en los dos captulos anteriores, sern vlidas tambin a la hora de disear un informe.

10.2

PLANIFICAR UN INFORME

Lo ms importante a la hora de crear un informe ser el planificar y disear adecuadamente la consulta que suministrar los datos a imprimir. Aunque tambin se podr utilizar una tabla como base de un informe, normalmente se utilizar una consulta, principalmente por dos razones:

Si los datos del informe proceden de varias tablas con relaciones uno a varios. Habr que disear una consulta que aporte toda la informacin a imprimir, ya que, a diferencia de los formularios, en un informe se pueden agrupar los datos fcilmente. Aunque los datos a imprimir procedan de una nica tabla, si se utiliza una consulta basada en dicha tabla, podr especificar criterios de seleccin para mostrar en el informe nicamente parte de los registros. Nota: pese a lo dicho, la mayor parte de los informes que se utilizan de ejemplo en este captulo, estn diseados a partir de una tabla para facilitar su compresin.

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10.- Informes

10.3 CREAR UN INFORME


Al igual que ocurre con otros objetos de Access, para crear un informe podr utilizar el Asistente para informes o crearlo directamente a partir de una ventana de diseo en blanco. El uso del asistente facilitar el diseo inicial de un nuevo informe, que podr utilizar directamente nada ms completar el proceso. Posteriormente, podr efectuar cuantos cambios sean necesarios. En cualquier caso, el proceso de creacin de un nuevo informe se iniciar de desde la ventana de la base de datos, accediendo a la Ficha Crear / Grupo Informes. Como se observa, para crear un nuevo informe puede usted disearlo enteramente desde la ventana de diseo o utilizar un asistente. Hay unos denominados Informes que generarn automticamente un informe, sin requerir ningn tipo de informacin previa. Otros, en cambio, le presentarn una serie de cuadros de dilogo donde se plantean unas preguntas, y de acuerdo a sus respuestas, generarn el informe correspondiente.

10.4 INFORMES AUTOMTICOS


Como ya se ha dicho, estos asistentes generan los informes de una forma automtica. Existen dos tipos de Informes Automticos segn la organizacin que deseemos darles despus. Para generar un Informe Automatico debemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione la Tabla desde la que desea crear el Informe. 2. Vaya a la Ficha Crear / Grupo Informes / Comando Informes. 3. El asistente generar automticamente el informe para que tenga este que presentar un aspecto como el siguiente:

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Como se observa, el Informe incluye los campos de cada registro en bloques por registro. Si deseamos cambiar de tipo una vez que ya se ha generado solo debemos ir a la Ficha Organizar / Grupo Diseo de Controles / Comandos Tabular o Apilado. Si realizamos algn cambio nuestro informe habra cambiado por ejemplo a algo similar a esto:

218

10.- Informes

Como se observa, este informe muestra la informacin de cada registro en una fila. Al igual que en caso anterior, en el informe se incluyen todos los campos de la tabla o consulta de partida.

10.5 ASISTENTE PARA INFORMES


Este asistente es ms flexible que los anteriores, ya que le permitir, entre otras cosas, agrupar la informacin segn el valor de alguno de los campos y tambin ordenar los registros. 1. Desde la Ficha Crear / Grupo Informes / Comando Utilizar Asistente para informes. 2. En la lista desplegable de la parte inferior, seleccione la tabla o consulta para la que desea crear el informe. Para este ejemplo, seleccione la tabla Artculos. Aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente:

3. Tal como se indica en el cuadro de dilogo, debe seleccionar los campos que desea incluir en el informe. La seleccin debe realizarla con un doble clic sobre el nombre del campo o utilizando el botn para cada campo. Si desea incluirlos todos, puede utilizar el botn .
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Despus haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al segundo cuadro de dilogo del asistente:

4. Tal como se indica en el cuadro de dilogo, debe decidir si desea agrupar el informe segn los valores de algn campo. Si desea hacerlo, debe seleccionar el campo o campos por los que desea agrupar. Para el ejemplo, seleccione el campo Seccin. Nota: el asistente permite agrupar por un mximo de cuatro campos. Si realiza una agrupacin por ms de un campo, podr utilizar los botones y para modificar la prioridad de dichos grupos. A continuacin, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder a un nuevo cuadro de dilogo:

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10.- Informes

5. Desde este cuadro de dilogo podr ordenar los registros del informe. En el caso de que haya establecido algn grupo, la ordenacin que decida desde aqu servir para ordenar los registros de cada grupo. Como se observa, es posible ordenar hasta por cuatro campos. Para llevar a cabo estas ordenaciones, basta con desplegar las correspondientes listas y seleccionar el campo deseado. Lgicamente, los registros se ordenarn segn el campo seleccionado en la primera lista; si existen registros con el mismo valor en dicho campo, se subordenarn segn el campo seleccionado en la segunda lista, y as sucesivamente. Para el ejemplo, realice una ordenacin por campo Nombre Artculo.

Nota: la utilizacin del botn Opciones de resumen de este cuadro de dilogo se comentan en el subepgrafe siguiente.

Seguidamente, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder a un nuevo cuadro de dilogo:

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6. Desde aqu, tendr que decidir la distribucin del informe, as como la orientacin del papel (vertical u horizontal). Compruebe el aspecto de cada distribucin y elija la que ms le guste. Si la casilla de verificacin situada en la parte inferior del cuadro de dilogo est activada, el asistente reducir el ancho los campos (si fuera necesario), hasta conseguir que todos los campos quepan en la misma pgina (a lo ancho).

Una vez cumplimentadas las opciones de este cuadro de dilogo, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al siguiente cuadro de dilogo:

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10.- Informes

7. En este cuadro de dilogo, elija un estilo para el informe. Seleccione el que ms le guste y haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al ltimo cuadro de dilogo del asistente:

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8. En este ltimo cuadro de dilogo, nicamente tendr que especificar un nombre para el informe. Si no le gusta el que propone el asistente, teclee otro. Despus, haga clic sobre el botn Finalizar. Lgicamente, el aspecto final del informe depender de las opciones elegidas. La siguiente figura reproduce el aspecto del informe correspondiente al ejemplo:

Como se aprecia, este informe est agrupado por el campo seccin y, dentro de cada grupo, los registros aparecen ordenados por el nombre de articulo.

Opciones de resumen
Si agrupa el informe por algn campo, en el cuadro de dilogo que se visualiza en el paso 5 del procedimiento anterior, se incluir un botn denominado Opciones de resumen que le permitir incluir en el informe, resmenes de alguno de sus campos. Estos resmenes aparecern al final de cada grupo (si se han definido). Por ejemplo, podra resumir los valores de algn campo numrico, calculando la suma o el promedio de dicho campo. Al hacer clic sobre el botn Opciones de resumen, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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10.- Informes

Desde aqu, debe indicar el tipo de resumen que desea para cada campo (suma, promedio, mnimo o mximo). Si en el ejemplo del epgrafe anterior, activa la casilla de verificacin correspondiente al clculo del promedio para el campo Precio, el informe resultante sera como el que se muestra a continuacin.

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Como se observa, al final de cada grupo, aparecer un resumen numrico de los campos elegidos. En este caso, el promedio del precio por unidad. Mediante la utilizacin de las opciones de resumen, pueden obtenerse tambin los denominados informes de resumen, en los cuales nicamente aparecen los grupos y el resumen; es decir, se evita la aparicin de los datos de los registros. Para ello, desde el cuadro de dilogo anterior, debe activar el botn de opcin Resumen slo del apartado Mostrar. Siguiendo con el ejemplo anterior, un informe de resumen, presentara el siguiente aspecto:

Como se aprecia, en este informe se visualizan los grupos por secciones y sus correspondientes resmenes, pero no aparecen los datos de los registros.

Modos de visualizar un informe


Cuando el asistente finaliza la creacin del informe, muestra su vista previa; es decir, lo visualiza en una ventana que representa el papel donde se imprimir:

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10.- Informes

Nota: para mayor informacin sobre esta ventana, consulte el epgrafe 13.4.

10.6 ASISTENTE PARA ETIQUETAS


Este asistente permitir crear un informe apropiado para rellenar etiquetas autoadhesivas. El proceso ser como sigue:

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1. Desde la Ficha Crear / Grupo Informes / Comando Etiquetas. Aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente:

En la lista de etiquetas, seleccione la que corresponda a su papel de etiquetas. Despus, haga clic sobre el botn Siguiente para acceder al segundo cuadro de dilogo del asistente.

2. Las opciones incluidas en este cuadro de dilogo le permitirn dotar a sus etiquetas del aspecto que desee (tipo de letra, tamao, atributos, etc.). Una vez que lo haya conseguido, haga clic sobre el botn Siguiente.

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10.- Informes

3. Desde este nuevo cuadro de dilogo, debe seleccionar los campos que desea incluir en las etiquetas. Antes de seleccionar cada campo, debe situarse en la lnea de la etiqueta donde lo desea introducir. Para cambiar de lnea, pulse Intro. Tal como se indica en el cuadro de dilogo, adems de introducir los campos, podr teclear cualquier texto que desee que aparezca en todas las etiquetas. Si desea introducir varios campos en la misma lnea de etiquetas, tendr que separarlos por un espacio en blanco, una coma o cualquier otro separador que desee utilizar. Por ejemplo, puede introducir en las etiquetas la siguiente informacin:

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Seguidamente, haga clic sobre el botn siguiente para acceder al siguiente cuadro de dilogo del asistente.

4. Aqu, seleccione el campo o los campos por los que desea ordenar el conjunto de etiquetas. Luego, haga clic sobre el botn Siguiente

5. En este ltimo cuadro de dilogo slo tendr que introducir el nombre para las etiquetas. Despus, haga clic sobre el botn Terminar para generar las etiquetas cuyo aspecto ser similar a las mostradas en la figura siguiente:
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10.- Informes

10.7 MODIFICAR EL DISEO DE UN INFORME


Al disear un informe, lo ms normal es utilizar un asistente para crear el diseo inicial y posteriormente acceder a la ventana de diseo para tratar de mejorarlo. Puede acceder a la ventana de diseo del informe de dos formas:

Si an no ha abierto el informe, seleccinelo en la ventana de la base de datos y haga clic en el Comando Vista Diseo del men contextual del objeto. Si se encuentra en la Vista previa, haga clic sobre botn de la Ficha Inicio o Diseo.

La siguiente figura muestra el aspecto de uno de los informes creado en los epgrafes anteriores, visto desde la ventana de diseo.

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En la ventana de diseo de un informe se trabaja de la misma forma que en el diseo de un formulario; por tanto, todas las opciones de diseo comentadas en el captulo 8 se emplearn aqu de la misma forma.

Secciones de un informe
El informe de la figura anterior consta de las siguientes secciones:

Encabezado del informe: su contenido se imprimir una sola vez, al principio de la primera pgina del informe. Normalmente estar constituido por un ttulo, resaltado con lneas o con un recuadro. Tambin ser frecuente insertar una imagen para imprimir el logotipo de la empresa. Encabezado de pgina: el contenido de esta seccin se imprimir al principio de cada una de las pginas del informe. Encabezado de grupo: esta seccin slo existir si el informe ha sido agrupado por un campo. En la figura anterior, esta seccin se denomina Encabezado Seccin, debido a que el grupo se ha creado a partir del campo Seccin. Detalle: es la seccin ms importante de un informe. Su contenido se repetir una vez por cada registro y en l se introducen los campos que aparecen en el informe. Pie de grupo: esta seccin slo existir cuando se utilice el botn Opciones de resumen para realizar resmenes en informes agrupados.

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10.- Informes

En la figura anterior, esta seccin se denomina Pie Seccin, debido a que el grupo se ha creado a partir del campo Seccin. La utilizacin de estas secciones de grupo (Encabezado y pie), se comentan ampliamente en el siguiente epgrafe de este captulo.

Pi de pgina: su contenido aparecer al final de todas las pginas del informe. Normalmente se utiliza para introducir unos campos especiales como los que dan lugar a la fecha y a la numeracin de las pginas del informe. Pie del informe: su contenido se imprimir una sola vez al final del informe. Normalmente se utiliza para realizar resmenes finales del informe.

La forma de modificar el tamao de una seccin y sus propiedades es idntica a la descrita para los formularios.

Uso de Controles
Los cuadros de texto son los controles dependientes predominantes en un informe y sirven para mostrar los campos de la tabla o consulta subyacente, as como valores calculados. La introduccin de campos de la tabla o consulta y de expresiones para la realizacin de campos calculados se realizar de la misma forma que en un formulario. No obstante podrn utilizarse otros, como por ejemplo una casilla de verificacin para mostrar un valor de tipo S/No, una imagen esttica para insertar un grfico (el anagrama de la empresa en el encabezado) o un marco de objeto de objeto dependiente para almacenar un campo de la tabla (la foto de cada empleado). La forma de utilizar controles ser anloga a cuando se utilizan en un formulario, pero orientado a su impresin, no al control de los datos. Por ejemplo, un botn de comando, no tendr gran utilidad en un informe.

Propiedades del informe, secciones y controles


La mayor parte de las propiedades del informe, de las secciones y de los controles son las mismas y se establecen de la misma forma que en un formulario (ver epgrafe 8.12), utilizando la Hoja de propiedades. As

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mismo tambin dispondr de la Cinta de Opciones para establecer y modificar de forma ms cmoda las propiedades relativas al aspecto. La propiedad Origen del registro (del informe) permite cambiar o modificar la consulta o tabla de partida, de la misma forma que en un formulario. Cabe resaltar las siguientes propiedades en los cuadros de texto:

La propiedad Formato permitir controlar el aspecto con que imprimirn los datos, especialmente los de tipo numrico y los de tipo fecha. La propiedad Autoextensible permite que el cuadro de texto se ample verticalmente de forma automtica, si el contenido del campo lo requiere. La propiedad Autocomprimible tendr una utilidad similar a la anterior, pero en sentido contrario. En algunos informes resultar de gran utilidad la propiedad Ocultar replicados. Esta propiedad permite ocultar el cuadro de texto cuando el valor contenido en l coincida con el valor del registro anterior. La propiedad Suma continua permite mostrar un campo de tipo numrico como una suma acumulada, grupo por grupo, o a travs de todo el informe. La propiedad Visible, aplicable tanto a controles como a secciones, permite evitar que se impriman. Esta propiedad resulta de gran utilidad para, por ejemplo, incluir campos o expresiones, normalmente en la seccin detalle, cuyos valores se utilizarn nicamente para otro control calculado. Un ejemplo clsico son los informes de tipo Resumen, en los que la seccin Detalle est oculta (propiedad Visible establecida con el valor No) porque, aunque no se desea imprimir cada detalle, sin embargo se emplean los valores almacenados para calcular los subtotales.

10.8
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ORDENAR Y AGRUPAR LOS DATOS

10.- Informes

La diferencia ms significativa entre el diseo de un formulario y el de un informe se basa en la posibilidad que ofrecen estos ltimos para ordenar y sobre todo, para agrupar los registros. Tal como se ha descrito, utilizando el asistente para informes se podr establecer de forma sencilla el orden de clasificacin, y crear hasta 4 niveles de agrupamiento. En el momento en que establezca algn grupo, aparecern en un principio dos secciones por cada grupo: Encabezado y Pie de dicho grupo. Estos apartados se imprimirn al comienzo y al final de cada grupo respectivamente y en ambos se mostrar informacin introductoria y subtotales y otros clculos resumen de los registros incluidos en el grupo. Por ejemplo, la siguiente figura muestra el diseo de un informe que contiene dos grupos:

Cuando se agrupa por ms de un nivel, stos se "anidan" entre s. Como se observa en la figura anterior, este diseo har que se impriman los pedidos agrupados por meses, y dentro de cada mes se formar un grupo por cada seccin. Tngase en cuenta, que los campos o expresiones de agrupamiento siempre lo son de clasificacin; sin embargo, pueden utilizarse otros para controlar nicamente la clasificacin. Para establecer y modificar el orden de clasificacin y de agrupamiento del informe se deber acceder a la ventana de Agrupacin, Orden y Total que aparecer en la parte inferior de nuestra base de datos al hacer clic sobre la
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Ficha Diseo / Grupo Agrupacin y Totales / Comando Agrupar y Ordenar y cuyo aspecto muestra la siguiente figura:

El selector de las filas de aquellos campos o expresiones que formen grupo, aparecer marcado con el icono de ordenacin tal como se aprecia en la figura. Como se observa los agrupamientos aparecern por orden de asignacin en Cascada. La parte inferior del cuadro muestra las caractersticas del grupo correspondiente a la fila seleccionada en la parte superior. Un grupo se establece simplemente al introducir S en alguna de las propiedades Encabezado de grupo o Pie del grupo (o en ambas). Adems se crearn las respectivas secciones en la ventana de diseo. Para eliminar o cambiar de nivel un grupo, o criterio de clasificacin, se proceder de la siguiente manera: 1. Haga clic sobre el Selector de la fila. Dicha fila quedar resaltada. 2. A continuacin proceda segn el caso:

Para eliminar la fila, pulse la tecla Supr. Si se trata de un grupo, desaparecern de la superficie de diseo sus secciones con sus contenidos. Para modificar su posicin en el orden de anidamiento o clasificacin, se deber hacer clic nuevamente sobre el selector de la fila y arrastrarla hasta la nueva posicin.

Las propiedades Agrupar en e Intervalo del grupo, permiten especificar el valor o el rango de valores que inician un nuevo grupo. Las opciones varan segn el tipo de datos del campo o expresin para el grupo:

Si el campo es de tipo texto se podr establecer grupos segn el primer o primeros caracteres de cada valor.

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10.- Informes

Los campos de tipo numrico se podrn agrupar por rangos de valores, y los de tipo fecha por perodos de tiempo (meses, trimestres, etc.).

Si se utiliza el asistente para informes, aparecer automticamente la expresin adecuada para mostrar el valor que forma el grupo. Si esta operacin se efecta manualmente se deber introducir una expresin similar en un cuadro de texto. Por ejemplo para mostrar el mes, trimestre, u otro perodo de tiempo en el que se encuentra una fecha se podr utilizar la funcin Formato ([campo fecha]; "formato"). An no teniendo experiencia en el uso de funciones, se podr observar la que introduce el asistente, y posteriormente analizar su uso con la ayuda de Access, que ofrece abundante informacin y ejemplos de todas las funciones. La propiedad Mantener juntos permite controlar cmo se imprime un grupo en una pgina, en caso de que la informacin de dicho grupo ocupe ms de una. Para ello se cuenta con las siguientes opciones:

No: no se tendr en cuenta donde se produce el salto de pgina. Grupo completo: si la informacin del grupo no cabe en el espacio que queda disponible en la pgina, se producir un salto de pgina antes de imprimirlo. Con detalle inicial: el encabezado del grupo deber imprimirse conjuntamente con al menos el primer detalle. Esta opcin previene que el encabezado de un grupo se imprima slo, al final de una pgina.

10.9 EXPRESIONES Y CLCULOS RESUMEN


La insercin de controles calculados (normalmente cuadros de texto) en la seccin Detalle de un informe se realizan de la misma forma que en un formulario, es decir se calcula un valor para cada registro. Para numerar las pginas, se utilizarn las siguientes expresiones en un cuadro de texto dentro del encabezado o pie del informe: =[Pgina] para imprimir el nmero de pgina. ="Pgina "&[Pgina]&" de "&[Pginas] esta expresin producir una numeracin de pginas con el formato "Pgina 2 de 8".

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Microsoft Access 2007

La funcin =Ahora() especificar la fecha en que se emiti el informe. En un encabezado o pie de grupo existe la posibilidad de utilizar funciones similares a las que se utilizan en las consultas de totales (epgrafe 5.9) para la realizacin de clculos estadsticos sobre los registros de cada grupo. =Suma([nombre campo]) Calcula la suma total de los valores almacenados en el campo.

Con anloga sintaxis se dispondr de las funciones Promedio, Mn, Mx y Cuenta, para el clculo de la media aritmtica, el valor ms pequeo, el valor mayor y el nmero de registros incluidos en el grupo. Para utilizar estas funciones deber tener en cuenta que el argumento debe ser un campo de la tabla, o consulta subyacente. Estas funciones no se pueden aplicar sobre controles. En cambio, se podrn incluir en cualquier expresin normal como un argumento ms. Por ejemplo, la siguiente expresin podra emplearse en un cuadro de texto en el pie del grupo del nmero del pedido para calcular el importe del descuento: =Suma([Importe])*[Descuento]/100

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11
Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Tablas dinmicas en Access 2007 Concepto de tabla dinmica Abrir una vista de tabla dinmica Disear una tabla dinmica Trabajar con una tabla dinmica Vista de grfico dinmico Abrir una vista de grfico dinmico Disear un grfico dinmico Trabajar con un grfico dinmico

Microsoft Access 2007

11.1

TABLAS DINMICAS EN ACCESS 2007

En esta versin de Access, las Tablas Dinmicas y los Grficos Dinmicos se van a presentar como vistas de los datos existentes en una Hoja de Datos o Formulario. La Vista Tabla Dinmica usa un componente de Tabla Dinmica de Office facilitando as el anlisis de los datos interactivos.

11.2

CONCEPTO DE TABLA DINMICA

Las tablas dinmicas muestran resmenes de unos datos en funcin de los valores que tomen otros. Estos resmenes se presentan en tablas de dos entradas y resultan muy tiles para resumir grandes cantidades de datos.

La principal caracterstica de las tablas dinmicas es la facilidad con que se pueden modificar dinmicamente, sin ms que arrastrar los campos de un lugar a otro dentro de la tabla, con lo que se reorganizarn de diferentes formas y mostrarn distintos resultados.

11.3

ABRIR UNA VISTA DE TABLA DINMICA

La primera vez que se abre la vista Tabla dinmica de una tabla, una consulta de seleccin o un formulario, la vista aparecer vaca (sin campos), por lo que, una vez en ella, ser necesario disearla situando los campos en las posiciones que se desee.

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Para abrir una vista de tabla dinmica siga estos pasos: 1. Desde la ventana de una tabla, una consulta de seleccin o un formulario, despliegue la Ficha Inicio / Grupo Vistas / Comando Vista tabla dinmica. En los tres casos, ver una ventana similar a la siguiente:

Como se aprecia, sobre la ventana de la vista nicamente aparece un esquema de la tabla, donde se indican las reas de colocacin de la misma. Adems de la ventana de la vista, tambin se visualiza la lista de campos, donde se muestra un esquema de los campos que contiene la tabla, consulta o formulario de partida.

2. Traslade a la lista de la derecha los campos que va a utilizar en la tabla dinmica y haga clic en el botn Finalizar.

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Microsoft Access 2007

11.4

DISEAR UNA TABLA DINMICA

Como se ha visto en el apartado anterior, antes de utilizar una vista de tabla dinmica es necesario disearla. Este diseo consistir bsicamente en ir situando los campos del origen (tabla, consulta o formulario) sobre las reas de colocacin de la tabla. La figura siguiente reproduce e identifica las distintas reas de una tabla dinmica.

Para ilustrar el proceso de creacin de una vista de tabla dinmica que nos permita generar unos resultados aceptables, partiremos de la siguiente consulta de seleccin.

Como se aprecia en la figura, la consulta de partida utiliza las tablas Artculos y Detalle Pedidos. De esta forma podremos analizar las unidades vendidas de cada artculo en funcin del pas de origen del artculo, filtrando los datos por el campo Seccin.
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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Agregar campos a una tabla dinmica


Dentro de una tabla dinmica, los campos pueden situarse en cualquiera de las reas de colocacin. El proceso consiste en trasladar los campos desde la lista de campos hasta el rea de la tabla donde se deseen situar. Para agregar campos a la tabla dinmica proceda como sigue: 1. Ante de nada, asegrese de que est visible la lista de campos. Si no es as, haga clic sobre el Comando Lista de campo de la Ficha Diseo / Grupo Mostrar u Ocultar.

2. Tal como indica el mensaje que aparece en la parte superior de la lista de campos, debe arrastrar los campos hasta las reas de colocacin de la tabla dinmica. Para este ejemplo, proceda como sigue: a) Arrastre el campo Seccin hasta el rea de filtro. b) Arrastre el campo Nombre Artculo hasta el rea de filas. c) Arrastre el campo Pas de origen hasta el rea de columnas.

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Microsoft Access 2007

d) Arrastre los campos Nmero Pedido, Unidades y Precio hasta el rea de datos (en ese orden). Nota: otra forma de situar los campos sobre la tabla dinmica consiste en utilizar el botn Agregar A, situado en la parte inferior de la lista de campos. En este caso, despus de seleccionar el campo, debe de desplegar la lista adjunta y seleccionar el rea donde desea situar el campo. En este momento la tabla dinmica presentar un aspecto similar al siguiente:

Aadir un campo de detalle calculado


En una tabla dinmica se puede utilizar campos calculados; es decir, campos creados a partir de una expresin generada con valores de otros campos. Para crear un campo calculado y aadirlo al rea de detalle de la tabla dinmica, proceda como sigue: 1. Haga clic en la Ficha Diseo / Grupo Herramientas / Comando Formulas / Opcin Crear Campo de detalle calculado.

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

2. En el cuadro de texto Nombre, teclee un nombre para el nuevo campo (En este caso, teclee Subtotal). 3. En el cuadro de la parte inferior, teclee la expresin que calcular el nuevo campo (para este ejemplo, teclee Unidades*Precio). El cuadro de dilogo presentar ahora el siguiente aspecto:

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Microsoft Access 2007

4. Finalmente, haga clic sobre el botn Cambiar. Access incluir el nuevo campo dentro del rea de detalle de la tabla dinmica.

Para cambiar la posicin del nuevo campo dentro de la tabla, bastar con arrastrarlo por su ttulo.

Crear un campo de totales


Puede crear un campo de totales que resuma los valores de un campo del rea de datos. Para ello, proceda como sigue: 1. Acceda al rea de datos de la tabla dinmica y seleccione el campo que va a resumir.

2. Haga clic sobre el Comando como el siguiente:

. Se desplegar un submen

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

3. Para terminar, seleccione una de las opciones de resumen. En este caso, seleccione la opcin Suma.

Como se aprecia en la figura, el campo de resumen (en este caso, Suma de Subtotal) aparece justo por debajo de cada bloque de detalle.

Mostrar y ocultar detalles


Una vez que haya creado campos de totales, puede ocultar los detalles de la tabla para ver nicamente los resmenes. Para ello, puede utilizar el Comando . Si selecciona uno de los campos del rea de detalle y a continuacin hace clic sobre el Comando , la tabla dinmica mostrar un aspecto similar al siguiente:

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Microsoft Access 2007

Para volver a mostrar los campos de detalle, haga clic sobre el Comando . Otra forma de mostrar y ocultar detalles consiste en utilizar los botones y que aparecen a la derecha de cada campo. Con estos botones podr mostrar y ocultar los detalles correspondientes a una de las filas o columnas de la tabla, de forma independiente.

Modificar el ttulo de los campos


Si lo desea, puede modificar el ttulo de uno cualquiera de los campos de la tabla. Por ejemplo, puede modificar el ttulo del campo de resumen creado anteriormente. Para modificar el nombre de un campo, proceda como sigue: 1. Acceda a la tabla dinmica y seleccione el campo cuyo ttulo (nombre) desea modificar, en nuestro ejemplo el campo Subtotal. 2. Seguidamente, haga clic sobre el Comando Hoja de Propiedades y en el cuadro de dilogo que aparece seleccione la ficha Ttulos. El cuadro de dilogo mostrar el siguiente aspecto:

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

3. Acceda al cuadro de texto Ttulo y sustituya el nombre actual del campo por el que usted desee. En este caso, substituya Suma de subtotal por Valor pedido.

Modificar el formato de los campos


Tambin puede modificar el formato de los campos. Por ejemplo, puede modificar el formato numrico de un campo o cambiar el color o fondo de los datos para que destaquen ms sobre el resto. Para modificar el formato de un campo, proceda como sigue: 1. Acceda a la tabla dinmica y seleccione el campo cuyo formato desea modificar. 2. Seguidamente, haga clic sobre el Comando Hoja de Propiedades y en el cuadro de dilogo que aparece seleccione la ficha Formato. El cuadro de dilogo mostrar el siguiente aspecto:

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Microsoft Access 2007

3. Utilice las opciones de este cuadro de dilogo para modificar el formato del campo. Para nuestro ejemplo, despliegue la lista Nmero y seleccione el formato Moneda.

Agrupar elementos
En una tabla dinmica es posible agrupar los valores de un campo del rea de fila o columna. La agrupacin puede realizarse por intervalos o de manera personalizada. A modo de ejemplo, se describe a continuacin el proceso de agrupar los valores del campo Pas de origen en dos grupos que denominaremos Comunitarios y Extracomunitarios. El primer grupo incluir los pases Espaa, Italia y Suecia. En el segundo grupo aparecern el resto de pases. Para definir los grupos personalizados, proceda como sigue: 1. Acceda al rea de columnas de la tabla y haga clic sobre el valor Espaa para seleccionar dicha columna de datos. 2. Pulse la tecla Control y mantngala presionada mientras hace clic sobre los valores Italia y Suecia. De esta manera quedarn seleccionadas las columnas correspondientes a los valores Espaa, Italia y Suecia.

3. Manteniendo la seleccin, haga clic con el pulsador derecho del ratn sobre un de las filas seleccionadas y en el men contextual que aparece, seleccione la opcin Agrupar elementos. Access agrupar los elementos seleccionados en un grupo que denominar Agrupar1, mientras que el resto de valores aparecern agrupados en otro grupo denominados Otro.

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

4. Ahora solo queda modificar el nombre de los grupos. Para ello, debe proceder tal como se indica en el subapartado Modificar el ttulo de los campos visto anteriormente. Nota: para expandir y contraer los grupos creados puede utilizar, adems de los botones y situados a la izquierda de cada grupo, los botones Expandir y Contraer del botn Derecho del Ratn.. El procedimiento anterior describe la creacin de grupos personalizados. Si hubiese querido agrupar de acuerdo a los intervalos de un determinado campo, el proceso sera bastante distinto.

Para agrupar los datos de un campo de acuerdo a intervalos, proceda como sigue:

1. Seleccione el campo del rea de fila o columna que desea agrupar. 2. Seguidamente, haga clic sobre el Comando Hoja de Propiedades y en el cuadro de dilogo que aparece seleccione la ficha Filtrar y agrupar.

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Microsoft Access 2007

3. Despliegue la lista Agrupar elementos por y seleccione la opcin Caracteres de prefijo o Intervalo numrico segn se trate de un campo de texto o numrico. 4. Defina las opciones de Intervalo adecuadas al caso y opcionalmente indique donde empezar y terminar dicho intervalo, cuando se trate de valores numricos. Suponiendo que agrupara el campo Nombre de artculo por caracteres de prefijo con el intervalo 1, obtendra una lista alfabtica de artculos.

Totales y subtotales
Las tablas dinmicas que contengan al menos un campo de totales mostrarn tambin totales generales. Estos totales generales aparecern en la ltima fila o ltima columna de la tabla dinmica. Cuando la tabla dinmica tenga dos o ms campos en el rea de fila o de columna, tambin se mostrarn los subtotales parciales para cada valor de las filas o columnas interiores de la tabla.

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Para activar o desactivar los totales generales y los subtotales, puede utilizar el Comando de la Ficha Diseo / Grupo Herramientas o la opcin Quitar del botn derecho de ratn o de la Ficha Diseo / Grupo Campo Activo.

Filtrar datos
Los campos que site en el rea de filtro de una tabla dinmica le permitirn filtrar los datos de sta. Para ello, proceda como sigue: 1. Despliegue la flecha situada a al derecha de cualquier campo del rea de filtro.

2. Haga clic en la casilla Todas para deseleccionar todas las opciones del filtro. 3. A continuacin, active la casilla o casillas que quiere utilizar para el filtro. Si, por ejemplo, activa la casilla Juguetera, la tabla dinmica solamente mostrar datos sobre los artculos pertenecientes a la seccin de juguetera. Tambin es posible filtrar los datos de una tabla dinmica utilizando los campos del rea de fila o del rea de columna. El proceso sera similar al descrito anteriormente, con la nica diferencia de que el filtro actuara slo sobre los datos del campo en cuestin y no sobre todos los datos de la tabla.

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Microsoft Access 2007

11.5

TRABAJAR CON UNA TABLA DINMICA

Como su nombre indica, la gran ventaja de una tabla dinmica es que se puede modificar dinmicamente; es decir, cualquier cambio que se realice sobre la tabla afectar a los resultados de esta. Una vez que haya diseado una tabla dinmica, puede modificarla procediendo tal como se ha descrito en el apartado anterior y teniendo en cuenta las siguientes indicaciones. Puede mover campos de la tabla dinmica y situarlos en cualquier otra posicin. Para mover un campo, arrstrelo por su nombre. Tambin puede aadir nuevos campos, arrastrndolos desde la lista de campos a la tabla. Si quiere eliminar un campo de la tabla, bastar con que lo arrastre fuera de la ventana de la tabla. Aunque elimine un campo de la tabla dinmica, aquel seguir mostrndose en la lista de campos y podr volver a insertarlo cuando lo desee. Puede ordenar los datos de una tabla en funcin de los datos de un campo. Tambin puede ordenarla de acuerdo a los subtotales o totales que incluya. Para realizar la ordenacin utilice los Comandos Orden ascendente o Orden descendente de la Ficha Diseo / Grupo Filtrar y Ordenar. Si realiza cambios en una tabla dinmica y quiere guardar los cambios, haga clic sobre el botn Guardar del BMO.

11.6

VISTA DE GRFICO DINMICO

La vista Grfico Dinmico tiene la ventaja de combinar los resmenes de datos de las tablas dinmicas con el atractivo visual de los grficos.

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Al igual que ocurra con las tablas dinmicas, la principal caracterstica de los grficos dinmicos es la facilidad con que se pueden modificar dinmicamente, sin ms que arrastrar los campos de un lugar a otro del grfico, con lo que se reorganizarn de diferentes formas y mostrarn distintos resultados.

11.7 ABRIR UNA VISTA DE GRFICO DINMICO


A menos de que se haya generado anteriormente la vista Tabla dinmica, la primera vez que se abra la vista Grfico dinmico de una tabla, una consulta de seleccin o un formulario, la vista aparecer vaca (sin campos), por lo que, una vez en ella ser necesario disearla situando los campos en las posiciones que se desee. Nota: las vistas Tabla dinmica y Grfico Dinmico estn relacionadas entre s, por lo que al disear una de ellas realmente tambin se est diseando la otra. De igual manera, los cambios que se realicen en una de ellas tambin afectarn a la otra. Para abrir la vista de tabla dinmica siga estos pasos: 1. Desde la ventana de una tabla, una consulta de seleccin o un formulario, despliegue el Comando Ver y seleccione la opcin Vista Grfico dinmico. En los tres casos, ver una ventana similar a la siguiente:
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Microsoft Access 2007

Como se aprecia, sobre la ventana de la vista nicamente aparece un esquema del grfico donde se indican las reas de colocacin del mismo. Adems de la ventana de la vista, tambin se visualiza la lista de campos, donde se muestra un esquema de los campos que contiene la tabla, consulta o formulario de partida. La figura siguiente reproduce e identifica las distintas reas de una tabla dinmica.

11.8

DISEAR UN GRFICO DINMICO

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Para ilustrar el proceso de creacin de una vista de grfico dinmico que nos permita generar unos resultados aceptables, partiremos de la siguiente consulta de seleccin.

Como se aprecia en la figura anterior, la consulta de partida utiliza las tablas Artculos, Detalle Pedidos y Pedidos. De esta forma podremos analizar, por ejemplo, el nmero de artculos vendidos de cada seccin, desglosndolos en funcin de la forma de pago del pedido.

Agregar campos a un grafico dinmico


Dentro de un grfico dinmico, los campos pueden situarse en cualquiera de las reas de colocacin. El proceso consiste en trasladar los campos desde la lista de campos hasta el rea del grfico donde se deseen situar. Para agregar campos a un grfico dinmico proceda como sigue: 1. Ante de nada, asegrese de que est visible la lista de campos. Si no es as, haga clic sobre el Comando Lista de campo de la Ficha Diseo / Grupo Mostrar u Ocultar.

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Microsoft Access 2007

2. Tal como indica el mensaje que aparece en la parte superior de la lista de campos, debe arrastrar los campos hasta las reas de colocacin del grfico dinmico. Para el ejemplo propuesto, proceda como sigue: a) Arrastre el campo Pas de origen hasta el rea de filtro. b) Arrastre el campo Seccin hasta el rea de categoras. c) Arrastre el campo Forma de Pago hasta el rea de series. d) Arrastre el campo Nmero Pedido hasta el rea de datos

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Nota: otra forma de situar los campos sobre el grfico dinmico consiste en utilizar el botn Agregar A, situado en la parte inferior de la lista de campos. En este caso, despus de seleccionar el campo, debe de desplegar la lista adjunta y seleccionar el rea donde desea situar el campo. En este momento el grfico dinmico presentar un aspecto similar al siguiente:

Cambiar la funcin de resumen


Como puede ver en la figura anterior, en el rea de datos se totaliza el nmero de unidades de los artculos de cada seccin. Para utilizar otra funcin de resumen (mximo, mnimo, promedio, etc.), debe proceder como sigue: 1. Acceda al rea de datos del grfico dinmico y seleccione el campo de resumen que va a modificar. En este caso, el campo Suma de Unidades.

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Microsoft Access 2007

2. Haga clic sobre el Comando el siguiente:

. Se desplegar un submen como

3. Para terminar, seleccione una de las opciones de resumen.

Cambiar el tipo de grfico


1. Haga clic sobre una zona vaca de la ventana del grfico dinmico. De esta forma quedar seleccionado todo el grfico. 2. A continuacin, haga clic sobre el Comando de la Ficha Diseo / Grupo Tipo. Aparecer un cuadro de dilogo como el siguiente:

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

3. En la lista de la izquierda seleccione un tipo de grfico y seguidamente acceda a la galera de la derecha para especificar el subtipo.

Mostrar u ocultar la leyenda


La leyenda es la combinacin de textos y colores que identifican las series de un grfico y est asociada al rea de series del grfico. Cuando se activa la leyenda, sta aparece por defecto en la parte derecha del grfico, pero es posible modificar su posicin para que aparezca en la parte izquierda, superior o inferior del grfico.

Para activar la visualizacin de la leyenda, haga clic sobre el Comando de la Ficha Diseo / Grupo Mostrar u Ocultar. La siguiente figura corresponde al mismo grfico anterior pero con la leyenda activada.

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Microsoft Access 2007

Para modificar la posicin de la leyenda dentro del grfico, proceda como sigue: 1. Haga clic sobre el recuadro de la leyenda para seleccionarla. 2. A continuacin, haga clic sobre el Comando Hoja de Propiedades.

3. En el cuadro de dilogo que se visualiza, acceda a la ficha Formato. 4. Despliegue la lista Posicin y seleccione una nueva posicin para la leyenda.

Intercambiar las reas de series y categoras


Access 2007 permite intercambiar de una forma sencilla los campos representados en las reas de series y de categoras. Lgicamente, este intercambio va acompaado de un cambio en el aspecto del grfico. Para intercambiar las reas de series y de categoras haga clic sobre el Comando Cambiar entre filas y columnas de la Ficha de Diseo / Grupo Campo Activo.

Si en el grfico anterior intercambiramos las reas de series y de categoras obtendramos el siguiente grfico.

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Cambiar los ttulos de un grfico


Como se aprecia en las figuras anterior, los ttulos de los ejes de categoras y de valores aparecen inicialmente con un texto genrico que los identifica (Ttulo del eje). Para cambiar estos ttulos por otros personalizados proceda como sigue: 1. Haga clic sobre el ttulo del eje que desea cambiar para seleccionarlo. 2. Haga clic sobre el Comando Hoja de Propiedades de la Ficha Diseo / Grupo Herramientas. 3. En el cuadro de dilogo que se visualiza, acceda a la ficha Formato. 4. En el cuadro de texto Ttulo, sustituya el texto actual por el que usted desee. Nota: si no desea que aparezca un determinado ttulo, puede eliminarlo sin ms que seleccionarlo y pulsar la tecla Supr

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Microsoft Access 2007

Creacin de multigrficos
Puede crear grficos dinmicos que muestren varios grficos conjuntamente. Esto se denomina un multigrfico o un grfico con varios trazados. Para generar un multigrfico, proceda como sigue: 1. Vaya a la Hoja de Propiedades del grfico en la Ficha General. Varios Grficos. Esto har que dentro del 2. Haga clic sobre el botn grfico aparezca una nueva rea denominada rea de multigrfico.

Escala unificada 3. Opcionalmente, haga tambin clic sobre el botn de varios trazados. De esta forma los nuevos grficos mostrarn la misma escala.

4. Haga clic sobre el Comando lista de campos (si no lo estuviera).

Lista de campo para visualizar la

5. Arrastre hasta el rea de multigrfico el campo que utilizar para generar los nuevos grficos. Si arrastra hasta aqu el campo Enviado, obtendr los siguientes grficos.

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

Como puede observar, el grfico original se ha desglosado en dos, de acuerdo a los valores del campo Enviado (S y No).

Modificar elementos individuales del grfico


Las opciones descritas en los apartados anteriores actan sobre todo el grfico. No obstante, tambin es posible modificar determinados elementos de un grfico dinmico de forma individual. Por ejemplo, es posible actuar sobre una nica serie de un grfico de columnas para convertirla en un grfico de lneas, sin que esto afecte al resto de las series del grfico. Tambin puede, por ejemplo, cambiar el tipo de letra para un determinado grfico, sin que el resto se vea afectado. Antes de modificar un elemento individual de un grfico (una barra, un ttulo, un eje, etc.), ser necesario seleccionarlo. Para ello debe situar el puntero sobre dicho elemento y hacer clic para seleccionarlo. Con el fin de que resulte ms fcil identificar los elementos del grfico a la hora de seleccionarlos, al situar el puntero sobre los distintos elementos de un grfico dinmico, Access mostrar un pequeo rtulo identificativo del objeto apuntado (ver pgina siguiente). De esta forma el usuario sabr en cada momento qu tipo de elemento est a punto de seleccionar.
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Microsoft Access 2007

Para seleccionar algunos elementos ser necesario hacer dos veces clic (no doble clic). Por ejemplo, para seleccionar todas las columnas de una serie deber hacer dos clics. El primero seleccionar nicamente la columna donde haga el clic y el segundo seleccionar todas las columnas de la serie. Para ilustrar lo comentado, se describe a continuacin el procedimiento para modificar el color actual del rea de trazado del grfico. 1. Site el puntero del grfico dentro del rea de trazado. Para asegurarse, espere un segundo a que aparezca el rtulo identificativo del elemento.

2. Seguidamente, haga clic en dicha posicin para seleccionar el rea de trazado. 3. A continuacin, haga clic sobre el Comando Hoja de Propiedades para visualizar la el cuadro de dilogo de propiedades y seleccione la ficha Borde o relleno. 4. Seguidamente, despliegue la lista Tipo de relleno y seleccione la opcin Degradado.

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11.- Tablas dinmicas y grficos dinmicos

A partir de este momento el grfico dinmico mostrar un degradado en su rea de trazado, tal como muestra la siguiente figura.

11.9 TRABAJAR CON UN GRFICO DINMICO


Al igual que ocurra con las tablas dinmicas, la gran ventaja de los grficos dinmicos es que se pueden modificar dinmicamente; es decir, cualquier cambio que se realice sobre el grfico afectar a los resultados de ste. Una vez que haya diseado el grfico dinmico, puede modificarlo procediendo tal como se ha descrito en el apartado anterior y teniendo en cuenta las siguientes indicaciones. Puede filtrar los valores que se representan en el grfico. Para ello, proceda tal como se ha descrito para filtrar datos en una tabla dinmica. Puede mover campos del grfico dinmico y situarlos en cualquier otra posicin. Para mover un campo, arrstrelo por su nombre. Tambin puede aadir nuevos campos, arrastrndolos desde la lista de campos al grfico. Si quiere eliminar un campo del grfico, bastar con que lo arrastre fuera de la ventana del grfico. Aunque elimine un campo del grfico dinmico, aquel seguir mostrndose en la lista de campos y podr volver a insertarlo cuando lo desee.
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Microsoft Access 2007

Puede ordenar las series de un grfico dinmico en funcin de los valores del campo que representa. Para llevar a cabo la ordenacin seleccione una de las series y utilice despus el Comando Orden ascendente o el Comando Orden descendente Si realiza cambios en un grfico dinmico y quiere guardar los cambios, haga clic sobre el botn Guardar del BMO.

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12
Macros

Concepto de macro Crear una macro Ejecutar una macro Acciones y argumentos Editar una macro Grupo de macros Macros condicionales Macros para formularios Macros para informes Depurar una macro

Microsoft Access 2007

12.1

CONCEPTO DE MACRO

Las Macros de Access 2007 pueden ayudarle a automatizar distintas tareas como, por ejemplo, abrir un formulario o imprimir un informe. Gracias a las macros podr personalizar el funcionamiento de sus bases de datos sin tener que recurrir a un lenguaje de programacin. Bsicamente, una macro de Access est compuesta por una sucesin de Acciones que una vez definidas se ejecutarn automticamente una tras otras. Entre las tareas que puede automatizar con macros, se encuentran las siguientes:

Abrir dos o ms formularios o informes. Buscar y filtrar registros automticamente. Abrir un formulario desde otro. Imprimir un formulario automticamente. Acceder a un control y establecer su valor. Ejecutar otras aplicaciones de Office.

Las macros que usted disee podr ejecutarlas directamente desde la base de datos o asignarlas a un botn o cualquier otro objeto que se encuentre dentro de un formulario o informe.

12.2

CREAR UNA MACRO

La creacin de una macro es un proceso en tres etapas: crear la ventana donde se disear la macro, incluir las acciones y sus argumentos y finalmente guardarla con un nombre. Para crear una macro siga estos pasos: 1. Desde la Ficha Crear / Grupo Otros / Comando Macro escoja la Opcin Macro. Aparecer una ventana como la siguiente:

270

12.- Macros

Tal como se aprecia, esta ventana esta dividida en dos partes. En la parte superior se visualiza una cuadrcula que incluye dos columnas: Accin, Argumentos y Comentario. En la parte inferior se encuentra el rea de Argumentos de accin. 2. Acceda a la columna Accin, despliegue la lista de la primera celda y seleccione una primera accin para la macro. Por ejemplo, seleccione la accin Abrir formulario. En este momento la ventana de la macro presentar el siguiente aspecto.

3. A continuacin, pulse F6 para acceder al rea de argumentos y establezca el valor de los argumentos requeridos para la accin que acaba de seleccionar. Si ha seleccionado la accin Abrir formulario tendr que cumplimentar como mnimo el argumento denominado Nombre del formulario.
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Microsoft Access 2007

Nota: en la parte derecha del rea de argumentos, se visualiza un recuadro de ayuda que describe el tipo de argumento que debe introducir en cada caso. 4. Opcionalmente, puede utilizar la columna Comentario para describir cada una de las acciones de la macro. La informacin que introduzca aqu no va alterar el funcionamiento de la macro, pero puede ser de ayuda a la hora de modificar el diseo de la macro, sobre todo si la persona que la modifique no es la misma que la dise. 5. Repita los pasos del 3 al 5 por cada nueva accin que desee aadir a la macro. Utilice para ello las filas vacas de la cuadricula superior. A continuacin se muestre el aspecto de una macro que contiene tres acciones.

6. Una vez establecidas todas las acciones de la macro y cumplimentados sus argumentos, slo queda guardar la macro. Para ello, haga clic sobre el botn Guardar, tras lo cual visualizar el siguiente cuadro de dilogo.

7. Teclee un nombre para la macro y haga clic sobre el botn Aceptar.

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12.- Macros

8. Por ltimo, cierre la ventana de la macro haciendo clic sobre el botn Cerrar.

12.3 EJECUTAR UNA MACRO


Para ejecutar la macro creada anteriormente proceda como sigue: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la barra de objetos y seleccione Macros. En la Ficha Herramientas de Base de Datos / Grupo Macro. 2. Haga clic sobre el Comando 3. Elija la macro deseada y pulse Aceptar. Mediante el procedimiento anterior podr ejecutar directamente las macros para comprobar su funcionamiento. Sin embargo, en la mayora de los casos usted querr que sus macros se ejecuten como respuesta a un evento; por ejemplo, al hacer clic sobre un botn, al abrir un formulario, etc. En estos casos tendr que acceder a las propiedades del objeto en cuestin y asignar la macro a uno de sus eventos (al hacer clic, al abrir, etc.). .

12.4 ACCIONES Y ARGUMENTOS


Tal como se ha comentado en el epgrafe 12.2, para incluir una accin en una macro debe acceder a la columna Accin y elegirla en la lista asociada. Seguidamente, tendr que cumplimentar los argumentos requeridos para dicha accin. Si por ejemplo elige la accin Abrir tabla, tendr que cumplimentar el argumento denominado Nombre de la tabla. Sin embargo, Access ofrece un mtodo mucho ms rpido e intuitivo para asignar determinadas acciones a una macro. Este mtodo consiste en arrastrar, desde la ventana de la base de datos hasta la ventana de la macro, aquellos objetos que se pretenden abrir o ejecutar. Para ilustrar esto, suponga que durante el diseo de una macro necesitara incluir una accin que abra un formulario ya existente. La forma ms fcil de establecer esta accin y sus argumentos ser como sigue: 1. Desde todos los objetos de Access escoja el Formulario deseado y arrstrelo a la posicin de Accin deseada de la Macro.
273

Microsoft Access 2007

2. Una vez situado el objeto sultelo all.

3. Cuando suelte el botn del ratn comprobar que Access ha establecido automticamente la accin Abrir formulario y los argumentos correspondientes.

Nota: de idntica forma a la descrita, podr establecer acciones para abrir o ejecutar todos los objetos bsicos de Access (tablas, informes, etc).

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12.- Macros

12.5 EDITAR UNA MACRO


Si despus de crear una macro tuviera que modificarla, proceda como sigue: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a las Macros ya creadas. 2. Seleccione el Comando Macro que desea modificar y haga clic sobre el botn para acceder a la ventana de la macro.

3. Una vez aqu, modifique las acciones de la macro utilizando alguno de los procesos que se detallan a continuacin.

Para sustituir una accin por otra, despliegue la lista y elija la nueva accin. Para eliminar una accin de la macro, seleccione la fila . correspondiente y haga clic sobre el Comando Para insertar una nueva accin, seleccione la fila que se desplazar para dejar hueco a la nueva y haga clic sobre el Comando . Si se trata de aadir una accin al final de las ya existentes, utilice la primera fila vaca. Para modificar el orden de las acciones, seleccione aquella fila de la accin cuyo orden relativo desea modificar y arrstrela hacia arriba o abajo en la columna de acciones. Una lnea gruesa horizontal ir indicando la nueva posicin de la accin. Nota: para seleccionar una fila de la macro, haga clic sobre el Selector de filas, (parte izquierda de la fila).

4. Una vez que haya realizado las modificaciones oportunas, haga clic sobre el botn Guardar y a continuacin cierre la ventana de la macro.

12.6 GRUPO DE MACROS

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Microsoft Access 2007

Cuando necesite disear varias macros relacionadas con el mismo objeto o proceso, puede almacenarlas conjuntamente en la misma ventana de macro generando un grupo de macros.

Crear un grupo de macros


Para crear un grupo de macros, proceda como sigue: 1. Desde la ventana de la base de datos, acceda a la Ficha Crear / Grupo Otros. 2. Haga clic sobre el Comando Macro para acceder a la ventana de la macro. 3. Seleccione la Ficha Diseo / Grupo Mostrar u Ocultar / Comando Nombres de Macro. En ambos casos se visualizar la columna Nombre de macro.

4. En la nueva columna, introduzca el nombre para la primera macro. 5. A continuacin, introduzca las acciones que desee incluir en esta primera macro. La primera accin debe de especificarla en la misma fila que introdujo el nombre. 6. Para crear la segunda macro, acceda a la columna Nombres de macro y teclee su nombre. A continuacin, Introduzca las acciones de esta segunda macro.

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12.- Macros

7. Para el resto de macros del grupo, repita los pasos 7 y 8 proceda En este momento la ventana de la macro presentar un aspecto como el siguiente:

Como se aprecia en la figura, cada macro empieza en la fila donde se ha introducido su nombre y termina en la fila anterior al inicio de otra macro. 8. Para finalizar, haga clic sobre el botn Guardar y asigne un nombre al grupo de macros. Este nombre ser comn a todas las macros incluidas en el grupo.

Ejecutar macros de un grupo


1. Vaya a la Ficha Herramientas de Base de Datos / Grupo Macro / Comando Ejecutar Macro. 2. Despliegue la lista de nombres de macro y busque el nombre de macro que ha asignado al grupo.

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Microsoft Access 2007

Las macros almacenadas en un grupo aparecern en la lista con la siguiente sintaxis: Nombre del grupo. Nombre de la macro 3. Seleccione el nombre de la macro que desea ejecutar y haga clic sobre el botn Aceptar. Nota: si ejecuta un grupo de macros desde la ventana de la base de datos utilizando para ello el Comando Ejecutar, solamente se ejecutar la primera macro del grupo. Cuando tenga que asignar una macro del grupo a un evento, debe utilizar la sintaxis comentada anteriormente; es decir, el nombre del grupo y a continuacin el nombre de la macro separada por un punto.

12.7

MACROS CONDICIONALES

En ocasiones necesitar que algunas acciones de las macros slo se ejecuten cuando se cumpla una determinada condicin. Para establecer condiciones en una macro debe utilizar la columna condiciones que se visualiza al seleccionar la Ficha Diseo / Grupo Mostrar u Ocultar / Comando Condiciones.

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12.- Macros

La figura anterior presenta una accin condicional dentro de una macro. En este ejemplo, la accin CuadroMsj (cuadro de mensajes) solamente se ejecutar cuando el control Poblacin sea nulo; es decir, no contenga datos. Para crear la condicin se ha utilizado la funcin EsNulo(). Una macro como esta puede asignarse al evento Al activar registro de un formulario para comprobar que uno de sus controles nunca est vaco. En algunos casos necesitar que al cumplirse una condicin se ejecute en ms de una accin, para ello debe de introducir tres puntos (...) en la columna condicin de todas las acciones que desee ejecutar bajo las mismas condiciones que la que la precede:

En la macro del ejemplo anterior, existen seis acciones: las dos primeras se ejecutarn cuando el control Control tamao tome el valor 1; las dos siguientes, cuando tome el valor 2, y la ltima cuando tome el valor 3. Esta macro podra estar asociada a un control del tipo grupo de opciones como el siguiente:

12.8 MACROS PARA FORMULARIOS

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Microsoft Access 2007

Uno de los usos ms habituales de las macros, consiste en asociarlas a un botn (u otro control) que se encuentre dentro de un formulario. De esta manera podr por ejemplo, abrir un formulario desde otro formulario. Existe una forma rpida y elegante de asignar una macro a un botn dentro de un formulario. Este mtodo consiste en crear primero la macro y a continuacin arrastrarla desde la ventana de la base de datos hasta la ventana de diseo del formulario. El resultado ser la creacin automtica de un botn que permitir ejecutar la macro. Ilustremos esto con un ejemplo: suponga que tiene dos formularios (SoloClientes y SoloPedidos) y desea insertar un botn dentro del formulario SoloClientes que le permita abrir el formulario SoloPedidos. El proceso sera como sigue: 1. Cree una macro que permita abrir el formulario SoloPedidos (una macro que incluya la accin Abrir formulario). Una vez que haya creado la macro, gurdela con un nombre (por ejemplo, MacroAbrirPedidos) y cierre su ventana Nota: recuerde que una forma muy fcil de crear una macro que abra un formulario, consiste en arrastrar el formulario hasta la columna Accin de la macro. 2. Abra el formulario SoloClientes en modo diseo. 3. A continuacin desde todos los objetos de Access seleccione las Macros. 4. Seguidamente arrastre la macro que acaba de crear hasta la ventana del formulario SoloClientes.

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12.- Macros

El resultado ser la creacin de un botn que permitir ejecutar la macro; es decir, de un botn que tendr la macro asignada al evento Al hacer clic.

Botn generado al arrastrar la macro

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Microsoft Access 2007

12.9

MACROS PARA INFORMES

Las macros tambin resultan tiles para trabajar con Informes. De forma similar a como ha creado un botn que abre un formulario desde otro, utilizando macros puede crear un botn que abra o imprima un informe desde un formulario. A grandes rasgos el proceso ser como sigue: 1. Abra una ventana nueva de macro y arrastre, desde la ventana de la base datos hasta la ventana de la macro, el informe que desea abrir o imprimir. De esta forma se generar automticamente una macro que permitir imprimir el informe:

Nota: si en lugar de imprimir directamente el informe prefiere acceder a su vista preliminar, acceda al argumento Vista y seleccione el valor Vista preliminar. 2. Guarde la macro con un nombre (por ejemplo, Imprimir etiquetas). 3. A continuacin, abra el formulario Clientes en su vista Diseo. 4. Arrastre, desde la ventana de la base de datos hasta la ventana de diseo del formulario, la macro Imprimir etiquetas que acaba de generar. Esto crear automticamente un botn que permitir imprimir el informe; es decir, un botn que tendr la macro Imprimir etiquetas asignada al evento Al hacer clic.

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12.- Macros

12.10 DEPURAR UNA MACRO


El diseo de una macro requiere un estudio cuidadoso de todas las acciones que se incorporen a la macro. An as, es fcil cometer pequeos errores que provoquen el mal funcionamiento de la macro. Si al ejecutar una macro se produce algn error, Access mostrar un mensaje que describir el tipo de error: Por ejemplo:

Cuando haga clic sobre el botn Aceptar, otro cuadro de dilogo mostrar exactamente la accin fallida:

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Microsoft Access 2007

En este caso, debe hacer clic sobre el botn Detener todas las Macros para finalizar la ejecucin de la macro. Despus, acceda a la ventana de diseo e intente subsanar el error.

Ejecucin paso a paso


Una forma muy eficaz de detectar y corregir errores consiste en ejecutar la macro paso a paso; es decir, instruccin tras instruccin. Para ejecutar una macro paso a paso, acceda a la ventana de diseo de la macro y a continuacin proceder como sigue: 1. Vaya a la Ficha Diseo / Grupo Herramientas / Comando Paso a Paso.

. Access ejecutar la 2. A continuacin, haga clic sobre el Comando primera accin de la macro y presentar el siguiente cuadro de dilogo:

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12.- Macros

3. A partir de este instante, proceda de alguna de las formas siguientes:

Para ejecutar una nueva accin de la macro, haga clic sobre el botn Paso a paso. Si en algn momento decide ejecutar el resto de acciones de forma continuada, haga clic sobre el botn Continuar. Para suspender la ejecucin de la macro, haga clic sobre el botn Detener.

La ejecucin paso a paso le ayudar a localizar aquellas acciones de la macro que producen errores o cuyos efectos no sean los esperados.

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13
Imprimir
Introduccin Imprimir un objeto Configurar la pgina Vista preliminar Imprimir la ventana de relaciones Imprimir la definicin de un objeto

Microsoft Access 2007

13.1

INTRODUCCIN

Aunque prcticamente casi todo es imprimible en Access. Los objetos ms adecuados para la impresin, son los Informes. No obstante, tambin se pueden imprimir las hojas de datos, los formularios y las pginas de acceso a datos. Antes de imprimir un objeto, es aconsejable definir una serie de parmetros tales como el tamao del papel o los mrgenes. Otro aspecto importante es seleccionar la impresora a utilizar en el caso de que disponga de varias.

13.2

IMPRIMIR UN OBJETO

La impresin de un objeto puede llevarse a cabo desde la ventana de la base de datos (sin necesidad de abrirlo) o desde la ventana del propio objeto en su modo de visualizacin normal. En el primer caso, debe seleccionarlo previamente; en el segundo, bastar con que dicha ventana sea la activa. A partir de aqu, proceda como sigue: 1. Despliegue el BMO y seleccione la opcin Imprimir / Opcin Imprimir. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

2. Si tiene instaladas varias impresoras, acceda al apartado Impresora y en la lista Nombre seleccione la que desea utilizar.
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13.- Imprimir

3. En el apartado Intervalo de impresin, elija entre los siguientes botones:


Todo: para imprimir todas las pginas. Pginas: para indicar un intervalo de pginas (por ejemplo, Desde la 5 hasta la 10). Registros seleccionados: para imprimir nicamente los registros que haya seleccionado. Esta opcin no est disponible para los informes.

4. Para imprimir ms de una copia, acceda al apartado Copias y en el cuadro de incremento Nmero de copias indique el nmero de ellas. Si no desea intercalar las copias, desactive la casilla Intercalar. 5. El botn Configurar le permitir acceder al cuadro de dilogo Configurar pgina (ver epgrafe siguiente). 6. Si activa la casilla Imprimir en archivo, en lugar de utilizar la impresora, se crear un archivo de impresin que posteriormente, podr imprimir desde el sistema operativo. 7. Por ltimo, haga clic sobre el botn Aceptar para iniciar la impresin. Mientras se envan los datos a la impresora, Access mostrar un mensaje indicando el objeto que se est imprimiendo, as como la impresora que est siendo utilizada. Para abortar la impresin, seleccionar el botn Cancelar.

El botn Imprimir
Una forma ms rpida de imprimir un objeto consiste en hacer clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas de Acceso Rpido. De esta forma se lleva a cabo la impresin directamente, es decir, sin visualizar el cuadro de dilogo Imprimir. En este caso, la impresin incluir todos los datos o nicamente los registros seleccionados

13.3 CONFIGURAR LA PGINA


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Microsoft Access 2007

Antes de imprimir un objeto es conveniente configurar la pgina; es decir, definir una serie de opciones que afectan al aspecto final de la pgina impresa. Para ello: 1. Abra el objeto que pretende imprimir. 2. Despliegue el BMO / Imprimir / Botn Configurar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Como se aprecia, en la parte superior de este cuadro de dilogo se incluyen dos fichas. En los siguientes subepgrafes se describen las opciones incluidas en cada una de estas fichas.

Opciones de Impresin
Al seleccionar la ficha Opciones de Impresion se visualizan las opciones que se muestran en la figura anterior. A continuacin, se describe cada una de ellas:

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13.- Imprimir

Los Mrgenes: En los cuadros de texto Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, indique el espacio (en milmetros) que dejar entre los bordes del papel y los datos impresos. Adems, dentro de este cuadro de dilogo existe un cuadro de ejemplo, en el que podr comprobar las modificaciones que vaya realizando.

Columnas
Esta ficha slo est disponible para formularios e informes. Desde ella podr imprimir dichos objetos en varias columnas, estableciendo el nmero de columnas, sus anchos y el espacio de separacin entre ellas.

13.4 VISTA PRELIMINAR


Antes de imprimir el trabajo, es conveniente visualizar en pantalla el resultado que se va a obtener por impresora, utilizando para ello la opcin

Al visualizar un objeto desde su vista preliminar, la ventana presentar el siguiente aspecto:

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Microsoft Access 2007

Al hacer clic sobre la ventana, o sobre el Comando Zoom de la Ficha Vista Preliminar / Grupo Zoom se podr ampliar o reducir la presentacin del objeto. Para salir de la vista preliminar, haga clic sobre el Comando Cerrar Vista Preliminar de la Ficha Vista Preliminar.

Vista Presentacin de un informe


Una novedad de esta versin es la Vista Presentacin. Esta Vista Presentacin muestra el especto final del informe, pero con la posibilidad de
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13.- Imprimir

cambiar el diseo en tiempo real de forma que podemos ir visualizando los cambios producidos y como quedaran estos en el informe final. La Vista Presentacin de un informe slo es accesible desde la ventana de diseo del informe, mediante uno de los siguientes procedimientos:

Vaya a la Ficha Diseo o Ficha Inicio / Grupo Vistas / Comando Vista Presentacin.

13.5 IMPRIMIR LA VENTANA DE RELACIONES


Access 2007 dispone de un asistente capaz de imprimir un esquema de la ventana de relaciones. En realidad se trata de un informe especial que se almacenar con el nombre de Relaciones existentes en <base_de_datos> Para imprimir la ventana de relaciones proceda como sigue: 1. Vaya a la Ficha Herramientas de Base de Datos / Grupo Mostrar u Ocultar / Comando Relaciones.

2. Una vez en la ventana de relacione haga clic en el Comando Informe de Relaciones. Access generar un informe que presentar un aspecto como el siguiente:
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Microsoft Access 2007

3. Para imprimir esta ventana haga clic en el Comando Imprimir de la Ficha Vista Preliminar. Si lo desea, puede guardar el informe con el nombre que propone Access o con cualquier otro que usted decida.

13.6

IMPRIMIR LA DEFINICIN DE UN OBJETO

Adems de imprimir los datos, tambin se puede imprimir informacin sobre el diseo de los objetos de Access, utilizando para ello el Documentador. 1. Acceda a la Ficha Herramientas de Datos / Grupo Analizar / Comando Documentador de Bases de Datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Como se observa, en este cuadro de dilogo existe una ficha por cada uno de los objetos existentes en Access.
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13.- Imprimir

2. Seleccione la ficha correspondiente al objeto cuya definicin desea imprimir. 3. Dentro de la lista, seleccione un objeto en concreto, haciendo clic en la casilla de verificacin que le precede. Si lo desea, puede seleccionar ms de uno. 4. Opcionalmente, haga clic en el botn Opciones y determine el tipo de propiedades que desea imprimir. 5. Por ltimo, haga clic sobre el botn Aceptar. El documentador presentar una vista preliminar de la informacin del objeto, que ser similar a la que se incluye en la siguiente figura.

Para imprimir esta informacin, utilice la opcin Imprimir del BMO o el botn Imprimir de la barra de herramientas de Acceso Rpido.

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14
Utilidades
Introduccin Correccin ortogrfica Barras de herramientas Importar y vincular tablas Exportar tablas Compactar y Reparar

Microsoft Access 2007

14.1

INTRODUCCIN

En este captulo se describen algunas utilidades incluidas en Access, tales como la correccin ortogrfica, la personalizacin de las barras de herramientas, la importacin y exportacin de tablas, y la compactacin y reparacin de bases de datos.

14.2

CORRECCION ORTOGRFICA

Access permite realizar correcciones ortogrficas de los datos incluidos en las tablas. Estas correcciones se realizan en base a un diccionario ortogrfico, de tal forma que todas aquellas palabras que no estn incluidas en dicho diccionario sern consideradas ortogrficamente incorrectas. No obstante, el usuario podr crear un diccionario personalizado donde almacenar palabras que no estn incluidas en el diccionario principal, con el fin de que sean consideradas correctas en posteriores revisiones. Aunque la correccin ortogrfica puede realizarse desde una tabla, una hoja de datos o un formulario, lo ms lgico es llevarla a cabo desde las tablas, ya que, como sabe, las tablas son los objetos que incluyen los datos. Para llevar a cabo la correccin ortogrfica de una tabla, proceda como sigue: 1. Si va a corregir toda la tabla, puede hacerlo directamente desde la ventana de la base de datos. Si solamente desea corregir un bloque de registros o de campos, abra la tabla y seleccinelos. 2. Acceda a la Ficha Inicio / Grupo Registros / Comando Revisin Ortogrfica. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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14.- Utilidades

3. Tal como se aprecia, Access selecciona la primera palabra que considera ortogrficamente incorrecta y visualiza una lista de sugerencias; es decir, una lista de palabras que pueden servir para sustituir a la incorrecta. 4. Una vez aqu, proceda segn el caso; es decir, dependiendo de la palabra seleccionada. A continuacin se describe el uso de los distintos botones:

Ignorar el campo: no se realizar la correccin ortogrfica del resto de los datos de este campo. Ignorar: considera correcta esta palabra y contina la revisin. Ignorar todas: considerar correcta esta palabra, tanto esta vez como el resto de las veces que aparezca. Cambiar: sustituye esta palabra por la actualmente seleccionada dentro de la lista de sugerencias. Antes de utilizar esta opcin, ser necesario acceder a la lista de sugerencias y seleccionar la palabra apropiada para dicha sustitucin. Cambiar todo: similar al anterior, con la diferencia de que la sustitucin se efectuar todas las veces que aparezca dicha palabra. Agregar: aade la palabra a un diccionario personalizado (por defecto, PERSONAL.DIC). Una vez que se aade una palabra al diccionario personalizado, sta se considerar ortogrficamente correcta para sucesivas revisiones ortogrficas tanto de esta tabla como de cualquier otra.

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Autocorreccin: agrega la palabra a la lista de autocorreccin para que Access pueda corregirla automticamente segn se escribe (ver subepgrafe siguiente). Deshacer: deshace la ltima accin de correccin ortogrfica realizada. Cancelar: se cierra el cuadro de dilogo Ortografa dando por finalizada la correccin ortogrfica. Al acceder al cuadro No est en el diccionario y borrar su contenido (dejarlo en blanco), las opciones Cambiar y Cambiar todo se convierten en Eliminar y Eliminar todo. Su funcionamiento ser como sigue:

Eliminar: elimina la palabra actualmente seleccionada. Eliminar todo: la palabra actualmente seleccionada se eliminar en toda la tabla.

En ocasiones, puede ocurrir que ninguna de las palabras propuestas por el programa sirva para realizar la correccin necesaria. En estos casos, ser necesario teclear la palabra apropiada y, a continuacin, seleccionar el botn Cambiar. Nota: adems de detectar palabras ortogrficamente incorrectas, Access detecta otro tipo de errores como, el uso indebido de maysculas (por ejemplo: mAdRid).

Autocorreccin
Por autocorreccin se entiende la correccin automtica de determinados errores de tecleo nada ms producirse. Por ejemplo, esta opcin ser capaz de corregir la introduccin de dos maysculas seguidas al principio de una palabra, o el olvido de maysculas a continuacin de un punto. Tambin podr prever otros errores como el baile de letras en determinadas palabras; por ejemplo, teclear sigiuente por siguiente. Para acceder a esta opcin, despliegue el BMO / Opciones de Access / Revisin y seleccione la opcin Opciones de autocorreccin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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14.- Utilidades

Como se aprecia, en la parte superior existen cuatro casillas de verificacin que activan respectivamente la correccin de dos maysculas seguidas, la introduccin de maysculas al principio de una oracin, la conversin a maysculas de los nombres de das y el uso accidental de la tecla Bloque Maysc. En el apartado Reemplazar texto mientras escribe, aparece una lista de palabras acompaadas por las que las sustituirn automticamente. Para definir uno de estos reemplazamientos automticos, proceda como sigue: 1. En el cuadro de texto Reemplazar, teclee la palabra que ser corregida automticamente. Por ejemplo, sigiuente. 2. En el cuadro de texto Con, teclee la palabra que sustituir a la errnea. En este caso, siguiente. 3. A continuacin, haga clic sobre el botn Agregar.
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4. Para abandonar el cuadro de dilogo, haga clic sobre el botn Aceptar. A partir de este instante cada vez que teclee la palabra sigiuente, ser automticamente sustituida por la palabra siguiente. Durante la correccin ortogrfica tambin puede definir autocorrecciones. Para ello, una vez detectada la palabra errnea, acceda a la lista de sugerencias y seleccione la palabra que sustituir a la errnea y, a continuacin, haga clic sobre el botn Autocorreccin.

14.3

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO

La barra de herramientas de Acceso Rpido de Access permite realizar diversas tareas de una forma ms rpida y sencilla. Incluso existe la posibilidad de personalizarla si as lo desea. A continuacin se describen las distintas posibilidades de gestin de la barra de herramientas de Acceso Rpido y otros elementos bsicos.

Mostrar y ocultar la Cinta de Opciones


Para mostrar u ocultar la Cinta de Opciones, proceda como sigue: 1. Site el puntero sobre un rea libre de la cinta de opciones a la altura de los nombres de Ficha. Aparecer un men contextual similar al siguiente:

En este men aparecen las tres opciones que se pueden realizar sobre la Barra de Herramientas de Acceso Rpido y sobre la Cinta de Ociones. Para ocultar o visualizar la Cinta de Opciones, haga clic sobre la opcin Minimizar la Cinta de Opciones.
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14.- Utilidades

Recuerde que si desea ver el nombre de una herramienta, debe situar en ella el puntero del ratn y hacer clic. La Cinta de Opciones reaparecer mostrando los comandos de la Ficha seleccionada y cuando haga clic en cualquier otro lugar esta volver a minimizarse.

Personalizacin la Barra de Herramientas de Acceso Rpido


Personalizar la Barra de Herramientas de Acceso Rpido nos da la posibilidad de tener mas accesibles determinadas opciones que de otra forma tendramos que buscar en el BMO o en algunas de las Fichas de la Cinta de Opciones. Para personalizarla siga los siguientes pasos: 1. Situese sobre el puntero desplegable de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido y haga clic, aparecer la siguiente imagen:

2. Ahora puede escoger entre seleccionar uno de los comandos ya presentados para aadir a la barra o elegir la opcin Mas Comandos:
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3. Desde este cuadro iremos escogiendo el comando deseado en la ventana de la izquierda y agregndolo con el Botn de Agregar a la ventana de la derecha, 4. Haga clic en el Botn Aceptar y ya tendr agregado el nuevo comando a su Barra de Herramientas de Acceso Rpido. Nota: aunque aada o elimine comandos en la Barra de Herramientas de Acceso Rpido, siempre podr restablecer los comandos originales. Si desea restaurar haga clic sobre el botn Restablecer.

El panel del Portapapeles de Office


Ya en versiones anteriores de Windows era la inclusin de un nuevo panel denominado Portapapeles de Office. Este panel permite acumular hasta veinticuatro bloques de informacin mediante los Comandos Copiar y
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14.- Utilidades

Cortar. Posteriormente, podr Pegar estos bloques individualmente o todos juntos segn le convenga. Puede visualizar el Portapapeles de Office desde cualquier ventana de Access vaya a la Ficha Inicio / Flecha Grupo Portapapeles.

Inicialmente el panel Portapapeles se visualiza ajustada a la izquierda de la ventana de Access, aunque puede ajustarse situarla flotando como cualquier otra barra de Office. A partir de ahora puede trabajar con esta barra utilizando alguno de los siguientes procedimientos:

Para introducir texto o imgenes en el Portapapeles de Office, seleccione dicho texto o imagen y haga clic sobre el Comando Copiar de la Ficha Inicio / Grupo Portapapeles. Tambin puede utilizar la opcin Copiar del Botn derecho del ratn. Si despus de copiar un elemento copia otros, estos se irn acumulando en el portapapeles y cada uno de ellos ocupara un hueco dentro de la barra. El nmero mximo de bloques que puede almacenar el Portapapeles de Office es de veinticuatro. Si se sobrepasa dicho nmero, el portapapeles de Office eliminar el primer.

Para pegar alguno de los bloques almacenados en el Portapapeles de Office, basta con hacer clic en el correspondiente bloque.

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Para pegar conjuntamente todos los bloques, haga clic sobre el Botn .

Para vaciar el portapapeles; es decir, para eliminar conjuntamente todos . los bloques almacenados, haga clic sobre el Botn Nota: no se puede utilizar el portapapeles de Office para copiar o pegar controles de Access.

Si visualiza la barra del portapapeles de Office y despus, sin cerrar Access, arranca otra aplicacin de Office, la barra del portapapeles se visualizar tambin en la nueva aplicacin. Este comportamiento permite trasladar informacin entre las distintas aplicaciones de Office.

14.4

IMPORTAR O VINCULAR TABLAS

Por importar, se entiende recuperar informacin almacenada en otros archivos. El archivo desde donde se importan los datos puede ser un archivo de base de datos de Access o un archivo creado con otro programa (por ejemplo, un fichero de dBase IV). A continuacin se describen ambos casos.

Importar o vincular una tabla desde un archivo


Hay muchas formas de llevar datos de una base de datos de Access a otra. El mtodo ms sencillo es copiarlos y pegarlos, pero importarlos y vincularlos permite un mejor control y proporciona mayor flexibilidad respecto a los datos que se mueven y a la forma de llevarlos a la base de datos de destino. Para importar una tabla, desde un archivo de base de datos de Access, siga estos pasos: 1. Busque la base de datos de origen e identifique los objetos que desea importar. Si la base de datos de origen es un archivo .mdb o .accdb, puede importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos. Si el archivo de origen es un archivo .mde o .accde, slo puede importar tablas.

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14.- Utilidades

2. Antes de nada, debe abrir la base de datos destino, es decir, la base de datos donde desea almacenar los datos importados. 3. A continuacin, acceda a la Ficha Datos Externos / Grupo Importar / Comando Access. Aparecer el siguiente asistente:

4. Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Aceptar.. En la lista de este cuadro de dilogo se visualizan todos los archivos MDB de la carpeta actual (por defecto, la carpeta Mis documentos). Si el archivo que desea abrir se encuentra en otra unidad de disco, despliegue la lista Buscar en y seleccinela. 5. Dentro de la lista, seleccione el archivo donde se encuentran los datos que desea importar y a continuacin haga clic sobre el botn Importar. Aparecer un nuevo cuadro de dilogo:

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6. Dentro de la ficha Tablas seleccione la tabla (una o varias) que desea importar Tambin podra importar otro tipo de objetos (Consultas, Informes, etc.). 7. Por ltimo, haga clic sobre el botn Aceptar. Si queremos visualizar mas opciones a la hora de importar objetos a nuestra base de datos solo tendremos que activar el Botn Opciones de este cuadro de dialogo.

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14.- Utilidades

Los objetos importados se visualizaran dentro de la ventana de la base de datos actual en su correspondiente ficha.

Importar datos de otras aplicaciones


El procedimiento para hacer esta operacin es muy similar al anterior. Lo nico que tiene que tener claro es que tipo de archivo es desde el que desea importar la informacin y posteriormente escogerlo en la Ficha Datos Externos / Grupo Importar Datos:

Nota: en el caso de la vinculacin de tablas seguiremos el mismo procedimiento que hemos usado para la importacin solo que en el primer paso del asistente escogeremos la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

14.5 EXPORTAR TABLAS


La exportacin, es el proceso contrario a la importacin; es decir, se trata de almacenar los datos en un formato correspondiente a otro programa, para que puedan ser utilizados por ste. Tambin es posible exportar una tabla de una base de datos de Access a otra base de datos de Access. Para exportar una tabla, proceda como sigue: 1. Abra el elemento de su base de datos desde donde se va a exportar la informacin.

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2. Vaya a la Ficha de Datos Externos / Grupo Esportar / Comando Mas / Opcin Base de Datos de Access (en este ejemplo).

3. Escoja el archivo al que se quieren exportar los datos y pulse el botn Aceptar. Aparecer el siguiente cuadro:

4. Diga que desea exportar del objeto en cuestin y haga clic en Aceptar. En ese momento su objeto habr sido pegado en el archivo que le indico al comienzo del asistente.

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14.- Utilidades

14.6 COMPACTAR Y REPARAR


Mientras se disean los objetos de Access y durante su refinamiento, es normal que la informacin contenida en el archivo .accdb se vaya fragmentando y ocupe ms espacio del disco que el realmente necesario. Para corregir esto, debe compactar la base de datos. Por otro lado, si cuando est utilizando una base de datos se produce un fallo en el sistema (un fallo en el fluido elctrico o cualquier otra causa), puede ocurrir que la base de datos sufra daos y al intentar utilizarla de nuevo, Access advierta de la necesidad de repararla En Access 2007 se han unificado los procesos de compactar y reparar en uno slo, que se realiza como sigue desplegando el BMO / Administrar / Compactar y Reparar base de datos. Normalmente, al compactar y reparar una base de datos, se reducir el espacio que ocupa en el disco.

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Apndice
Descripcin del ejemplo utilizado en el manual
Estructura de las tablas. Relaciones entre tablas Datos de prueba

La base de datos que se incluye en este apndice, corresponde al ejemplo utilizado en este manual para ilustrar los distintos procedimientos que se describen. No obstante, no debe esperar que los resultados coincidan exactamente con los mostrados en los ejemplos, ya que en algunos casos se han variado datos o campos, con el fin de obtener resultados ms adecuados.

ESTRUCTURA DE LAS TABLAS


Tabla: ARTCULOS

Clave principal Cdigo Artculo, Ascendente

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Tabla: CLIENTES

Clave principal Cdigo Cliente, Ascendente

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Tabla: PEDIDOS

Clave principal Nmero Pedido, Ascendente

Notas Propiedades del Campo Enviado, Pestaa Bsqueda / Mostrar control Cuadro de Texto

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Tabla: DETALLE-PEDIDOS

Clave principal Nmero Pedido, Ascendente Cdigo Artculo, Ascendente

RELACIONES

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Tabla: ARTCULOS

Cdigo Artculo ar01 ar02 ar03 ar04 ar05 ar06 ar07 ar08 ar09 ar10 ar11 ar12 ar13 ar14 ar15 ar16 ar17 ar18 ar19 ar20 ar21 ar22 ar23

Seccin Ferretera Cermica Ferretera Confeccin Juguetera Cermica Ferretera Juguetera Deporte Confeccin Cermica Confeccin Cermica Ferretera Confeccin Deporte Deporte Juguetera Confeccin Deporte Confeccin Ferretera Juguetera

Nombre Artculo Ferretera Tibor Llave inglesa Camisa caballero Tren elctrico Plato decorativo Alicates Mueca andadora Pistola olmpica Blusa seora Juego de te Traje caballero Cenicero Martillo Cazadora de piel Monopatn Baln de baloncesto Fuerte con soldados Abrigo caballero Baln de ftbol Abrigo seora Destornillador Coche teledirigido

Precio 5,70 140,50 20,30 55,90 116,15 84,75 5,65 87,50 329,00 84,20 218,75 237,50 16,45 9,50 435,00 86,40 58,00 119,75 203,25 33,80 300,00 7,55 132,80

Pas de origen Italia China Espaa Espaa Japn China Espaa Espaa Suecia Espaa China Italia Japn Espaa Espaa Marruecos Espaa Espaa Espaa Espaa Espaa Espaa Espaa

Cdigo Artculo ar24 ar25 ar26 ar27 ar28 ar29 ar30 ar31 ar32 ar33 ar34 ar35 ar36 ar37 ar38 ar39

Seccin Juguetera Deporte Cermica Juguetera Ferretera Ferretera Confeccin Deporte Cermica Confeccin Deporte Deporte Ferretera Juguetera Confeccin Juguetera

Nombre Artculo Pistola con sonido Sudadera Maceta Puzzle de 200 piezas Lima grande Juego de brocas Cinturn de piel Bicicleta de montaa Jarra China Pantaln caballero Raqueta tenis Chndal Serrucho Correpasillos Pantaln seora Consola videojuegos

Precio 47,70 33,00 24,20 33,15 18,40 12,50 3,60 375,00 106,50 75,45 162,50 179,00 25,20 86,15 145,60 368,00

Pas de origen Espaa Usa Espaa Turqua Espaa Taiwn Espaa Espaa China Italia Usa Usa Espaa Espaa Espaa Usa

Tabla: CLIENTES

Cdigo Cliente ct01 ct02 ct03 ct04 ct05 ct06 ct07 ct08 ct09 ct10 ct11 ct12 ct13 ct14 ct15 ct16 ct17 ct18 ct19 ct20 ct21 ct22 ct23

Empresa Beltrn e hijos La Moderna El Espaolito Exportasa Amrica S.L. Confecciones Amparo La casa del juguete Juguetera Surez Almacn La Popular Ferretera El Clavo Juguetes Martnez Fernndez S.L. Confecciones Artmez Deportes Garca Exclusivas Fernndez Deportes Morn Bazar Francisco Juguetes La Sonrisa Confecciones Galn La Curtidora Lnea Joven Bazar El Barato El Palacio de la Moda

Direccin Las Fuentes, 78 La Paloma, 123 Motores, 56 Vallecas, 34 El Prat, 45 Los Moros, 23 Amrica, 45 Pars, 123 Las Fuentes, 125 Paseo los lamos, 12 Va Layetana, 45 Paseo del mar, 23 General Pern, 45 Guzmn el bueno, 12 Llobregat, 66 Autonoma, 45 Carmen, 1 La Baeza, 77 Fuencarral, 121 Olivares, 66 Sierpes, 22 Diagonal, 12 Ortega y Gaset, 11

Poblacin Madrid Oviedo Barcelona Madrid Barcelona Gijn Madrid Barcelona Bilbao Madrid Barcelona Santander La Corua Madrid Barcelona Lugo Zamora Len Madrid Mlaga Sevilla Barcelona Madrid

Telfono 98523567 985377865 936756775 915723873 935923458 985752098 913475234 939882034 942345283 918204509 938356237 942045340 981382304 912345023 915056547 982523405 980495320 987328450 914503248 953425230 953248503 935832405 913045756

Responsable Angel Martnez Juan Garca Ana Fernndez Elvira Gmez Carlos Iglesias Luis Alvarez Elas Prez Juan Garca Jos Alvarez Manuel Menndez Francisco Cuevas Elisa Collado Esteban Pascual Ana Jimnez Luisa Fernndez Jos Manzano Carlos Beltrn Faustino Prez Juan Garca Mara Gmez Asuncin Salado Elisa Pena Laura Carrasco

Cdigo Cliente ct24 ct25 ct26 ct27 ct28 ct29 ct30 ct31 ct32 ct33 ct34 ct35 ct36 ct37 ct38 ct39 ct40

Empresa Sez y Ca Deportes El Madrileo Ferretera La Escoba Juguetera Sonrisas Confecciones Herminia Bazar el Argentino La tienda del elegante Deportes Garca Confecciones Ruiz Bazar La Faraona Ferretera El Martillo Juguetes educativos S.A. Almacenes Fernndez Confecciones Mnica Ferretera La Lima Deportes el Brasileo Almacenes Carrascosa

Direccin Infante Mercedes, 44 Castilla, 121 Orense, 67 Va Augusta, 34 Corrida, 56 Atocha, 12 El Comendador, 34 Juan Fernndez, 81 Llobregat, 66 Castilla y Len, 123 Castellanos, 78 Orense, 12 Antn, 34 Motores, 45 Vallecas, 72 Abel Martnez, 45 Los Moros, 43

Poblacin Sevilla Zaragoza Madrid Barcelona Gijn Madrid Zaragoza Avila Barcelona Madrid Salamanca Madrid Teruel Barcelona Madrid Salamanca Gijn

Telfono 954534783 976349076 918586595 93934760' 985258285 916405603 976394760 920569302 935436549 916934560 923684569 916593456 978569435 934932349 913947694 921357693 985345234

Responsable Manuel Guerra Carlos Gonzlez Jos Garca Elvira Iglesias Abel Gonzlez Adrin Alvarez Jos Pascual Juan Conrrado Carlos Sanz Angel Santamara Joaqun Fernndez Pedro Iglesias Mara Ardanza Pedro Serrano Luis Garca Carlos Gmez Alberto Gracia

Tabla: PEDIDOS

Nmero Pedido 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Cdigo Cliente ct01 ct33 ct23 ct11 ct25 ct33 ct12 ct01 ct21 ct05 ct04 ct06 ct13 ct03 ct05 ct25 ct03 ct22 ct10 ct03 ct16 ct07 ct27

Fecha : 11-mar-02 16-mar-02 18-mar-02 20-mar-02 31-mar-02 03-abr-02 12-abr-02 15-abr-02 21-abr-02 29-abr-02 01-may-02 19-may-02 30-abr-02 01-may-02 03-may-02 11-may-02 13-may-02 18-may-02 22-may-02 25-may-02 28-may-02 31-may-02 01-jun-02

Forma de Pago Contado Contado Contado Contado Contado Tarjeta Contado Tarjeta Contado Tarjeta Contado Contado Contado Contado Tarjeta Contado Tarjeta Contado Contado Contado Contado Tarjeta Contado

Descuento 2% 4% 6% 3% 9% 7% 7% 2% 4% 6% 5% 3% 9% 10% 5% 20% 6% 8% 3% 5% 7% 5% 3%

Enviado S S S No S No S S S S S No S No S No S No S S No S S

Nmero Pedido 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

Cdigo Cliente ct08 ct10 ct09 ct34 ct28 ct30 ct02 ct30 ct14 ct03 ct26 ct26 ct27 ct24 ct08 ct20 ct04 ct05 ct34 ct09 ct34 ct30 ct31 ct34 ct18 ct28 ct09

Fecha : 02-jun-02 02-jun-02 04-jun-02 06-jun-02 08-jun-02 12-jun-02 15-jun-02 18-jun-02 20-jun-02 22-jun-02 23-jun-02 30-jun-02 01-jul-02 02-jul-02 05-jul-02 08-jul-02 12-jul-02 05-jul-02 15-jul-02 18-jul-02 20-jul-02 22-jul-02 25-jul-02 31-jul-02 30-ago-02 03-sep-02 05-sep-02

Forma de Pago Aplazado Contado Aplazado Contado Aplazado Tarjeta Contado Tarjeta Aplazado Contado Tarjeta Contado Tarjeta Tarjeta Contado Tarjeta Contado Tarjeta Aplazado Contado Aplazado Tarjeta Contado Aplazado Contado Contado Aplazado

Descuento 8% 5% 6% 3% 8% 4% 3% 10% 5% 20% 6% 8% 3% 5% 7% 5% 3% 8% 5% 6% 3% 2% 4% 6% 3% 9% 7%

Enviado No No S No S No S S No S No S No No S No S No No No S S No No S No S

Nmero Pedido 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 73 77 79 80

Cdigo Cliente ct09 ct28 ct33 ct08 ct01 ct01 ct01 ct01 ct01 ct01 ct34 ct03 ct04 ct09 ct01 ct06 ct02 ct08 ct05 ct02 ct30 ct22

Fecha : 05-sep-02 06-oct-02 07-oct-02 08-oct-02 11-oct-02 20-oct-02 21-oct-02 30-oct-02 01-nov-02 02-nov-02 03-nov-02 04-nov-02 05-nov-02 06-nov-02 07-nov-02 08-nov-02 09-nov-02 10-nov-02 12-dic-02 12-dic-02 12-dic-02 12-dic-02

Forma de Pago Contado Contado Contado Tarjeta Contado Contado Aplazado Tarjeta Contado Contado Contado Contado Tarjeta Aplazado Contado Tarjeta Aplazado Contado Tarjeta Contado Aplazado Contado

Descuento 7% 2% 4% 6% 5% 3% 9% 10% 5% 6% 3% 5% 4% 7% 8% 9% 10% 5% 5% 3% 2% 8%

Enviado No No S No No No S No No S No S No S S S No No No No No No

Tabla: DETALLE-PEDIDOS

Nmero Pedido 1 1 1 1 2 2 3 3 4 4 5 6 7 8 8 8 8 8 9 9 9 10 11 11 11 12

Cdigo Artculo ar01 ar04 ar15 ar20 ar11 ar20 ar21 ar33 ar05 ar27 ar25 ar11 ar06 ar02 ar06 ar10 ar13 ar21 ar15 ar19 ar30 ar25 ar32 ar34 ar36 ar30

Unidades 11 10 4 18 2 15 20 3 13 4 16 5 16 6 5 2 30 6 15 18 20 5 15 5 18 14

Nmero Pedido 12 13 14 15 16 16 16 17 18 18 19 20 21 22 23 24 25 26 26 27 27 27 28 29 30 31

Cdigo Artculo ar38 ar15 ar07 ar08 ar09 ar17 ar35 ar09 ar11 ar32 ar07 ar13 ar35 ar23 ar08 ar08 ar36 ar03 ar36 ar07 ar28 ar36 ar19 ar21 ar21 ar10

Unidades 24 14 1 12 5 8 8 33 17 8 7 13 4 15 11 4 6 7 11 15 21 12 12 11 22 33

Nmero Pedido 31 32 33 33 34 34 35 35 36 37 38 38 39 40 41 41 41 41 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 52

Cdigo Artculo ar30 ar31 ar14 ar25 ar07 ar22 ar22 ar36 ar27 ar27 ar18 ar24 ar29 ar30 ar03 ar22 ar30 ar31 ar32 ar07 ar32 ar01 ar10 ar20 ar14 ar38 ar12 ar35 ar07 ar04 ar10

Unidades 12 31 4 11 3 7 9 12 11 11 30 12 22 1 10 65 90 12 40 21 3 22 21 8 12 13 13 1 16 5 8

Nmero Pedido 52 52 53 53 53 53 54 54 54 55 55 56 56 58 63 66 67 80

Cdigo Artculo ar35 ar38 ar14 ar26 ar28 ar31 ar16 ar34 ar37 ar33 ar35 ar04 ar10 ar38 ar11 ar21 ar15 ar11

Unidades 12 6 8 12 15 10 15 6 14 10 12 5 4 6 3 4 3 2

Indice alfabtico

ndice alfabtico

A
Abrir una base de datos, 28 Acciones y argumentos de una macro, 275 Agregar campos a un grafico dinmico, 259 Agregar campos a una tabla dinmica, 245 Agregar y eliminar tablas, 97 Agrupacin de registros, 118 Agrupar controles, 182 Agrupar elementos, 252 Agrupar objetos en la ventana de la base de datos, 32 Ajustar la separacin de los controles, 180 Alineacin de controles, 180 Aadir registros, 102 Aadir un campo de detalle calculado, 246 Aadir y eliminar columnas a la cuadrcula QBE, 97 Arrancar Microsoft Access, 20 Asistente para bases de datos, 25 Asistente para consultas, 121 Asistente para etiquetas, 230 Asistente para formularios, 153, 154 Asistente para grficos, 158 Asistente para informes, 219, 221 Autocorreccin, 302 Autoformulario en columnas, 157 Autoinformes, 219 Ayuda, 11

B
Barras de herramientas, 304 Base de datos Relacional, 3 Botn Autoformulario, 157 Botn de comando, 215 Botones de la ventana de la ayuda, 13 Buscar informacin por un campo, 79

C
Clculo de totales sobre todos los registros, 117 Cambiar el tipo de grfico, 262 Cambiar la funcin de resumen, 261 Cambiar los ttulos de un grfico, 265 Campos Autonumricos, 58 327

Microsoft Access 2007

Campos calculados, 110 Caractersticas de Access, 5 Cerrar una base de datos, 27 Clave principal, 49 Columnas, 293 Combinaciones entre tablas, 99 Compactar y Reparar, 313 Configurar la hoja secundaria de datos, 86 Configurar la pgina de impresin, 292 Configurar una hoja de datos, 73 Consultas, 18, 137 Consultas de accin, 126 Consultas de actualizacin, 131 Consultas de buscar duplicados, 143 Consultas de buscar no coincidentes, 146 Consultas de creacin de tablas, 127 Consultas de datos anexados, 133 Consultas de eliminacin, 129 Consultas de referencias cruzadas, 138 Consultas de seleccin, 89, 90 Consultas de totales, 116 Consultas de varias tablas, 98 Consultas especiales, 137 Controles, 174, 193, 194, 235 Controles dependientes, independientes y calculados, 197 Controles superpuestos, 182 Convenios de notacin del manual, 14 Copiar y eliminar controles, 181 Copiar y Mover registros, 78 Correccin ortogrfica, 300 Creacin de multigrficos, 266 Creacin del formulario, 164 Crear tablas introduciendo datos, 64 Crear un campo de totales, 248 Crear un formulario, 153 Crear un grupo de macros, 278 Crear un ndice, 59 Crear un informe, 219 Crear una consulta de seleccin, 91 Crear una macro, 272 Crear una tabla, 37 Crear una ventana de base de datos, 21 Criterios, 104 Cuadros de dilogo, 9 Cuadros de texto, 11, 175, 199

D
Depurar una macro, 286 Desplazarse por los registros, 69 Detectar y reparar, 14 Disear objetos, 29 Disear un grfico dinmico, 259 328

Indice alfabtico

Disear una tabla dinmica, 244

E
Edicin de un objeto, 214 Editar el texto de una etiqueta, 198 Editar registros, 71 Editar una macro, 277 Ejecutar macros de un grupo, 279 Ejecutar una macro, 275 Ejecutar una macro paso a paso, 287 Ejemplo utilizado en el manual, 315 El cuadro Escriba una pregunta, 13 Elementos de una base de datos, 2 Eliminar registros, 77, 103 Eliminar una relacin, 58 Establecer el tipo de letra, 75 Establecer una relacin entre dos tablas, 55 Etiquetas, 175, 198 Expandir o contraer las hojas secundarias de datos, 86 Exportar tablas, 311 Expresiones en campos calculados, 201

F
Filtrar datos, 255 Filtrar registros, 81 Filtros avanzados, 84 Filtros excluyendo la seleccin, 83 Filtros por formulario, 83 Filtros por seleccin, 81 Formato, 42 Formularios, 19, 151 Funciones, 113

G
Grficos dinmicos, 256 Grupos de macro, 278 Grupos de opciones, 197, 207 Guardar un formulario, 172

H
Hojas de datos, 68 Hojas secundarias de datos, 85

I
Importar datos de otras aplicaciones, 311 Importar tablas, 308 Imprimir, 289, 291 329

Microsoft Access 2007

Imprimir definiciones de objetos, 296 Imprimir la ventana de relaciones, 295 Imprimir un objeto, 290 Indexado, 46 Informes, 19, 217 Insercin de un campo de la tabla o consulta subyacente, 200 Insertar una imagen, 214 Intercambiar las reas de series y categoras, 264 Introduccin a las bases de datos, 2 Introducir registros, 70

L
La ventana de Relaciones, 53 Listas y cuadros combinados, 204

M
Macros, 19, 271, 272 Macros condicionales, 281 Macros para formularios, 282 Macros para informes, 284 Marcos de Objeto Dependientes, 213 Marcos de Objeto Independientes, 211 Mrgenes, 292 Mscara de entrada, 43 Men, 8 Mens contextuales, 9 Modificar el ancho y el orden de las columnas, 98 Modificar el diseo de una tabla, 47 Modificar el formato de los campos, 251 Modificar el tamao de los controles y las secciones, 178 Modificar el ttulo de los campos, 250 Modificar elementos individuales del grfico, 267 Modificar la altura de las filas, 73 Modificar la apariencia de los controles y las secciones, 189 Modificar la posicin de los controles, 177 Modificar registros, 101 Modificar una consulta, 96 Modificar una relacin, 58 Modos de presentacin de la ventana de consulta, 95 Modos de visualizar un informe, 228 Mdulos de Visual Basic, 19 Mostrar u ocultar la leyenda, 263 Mostrar y ocultar barras de herramientas, 304 Mostrar y ocultar detalles, 249 Mover columnas, 73

N
Novedades de la versin XP, 6

330

Indice alfabtico

O
Objetos de una base de datos, 18 Ocultar y visualizar columnas, 74 Opciones de resumen, 123, 226 Operadores de comparacin, 105 Operadores especiales, 107 Operadores Lgicos, 106 Orden de tabulacin, 190 Ordenacin por varios campos, 114 Ordenacin rpida de una hoja de datos, 115 Ordenar registros, 80 Ordenar una consulta, 113

P
Panel del portapapeles de Office, 306 Personalizacin de una barra de herramientas, 305 Planificar las tablas de una base de datos, 36 Planificar un informe, 218 Planificar una base de datos, 20 Propiedades de los campos, 41 Propiedades de los controles, 188 Propiedades de un Formulario, 186 Propiedades de una seccin, 187 Propiedades de una tabla, 61 Propiedades del informe, 235

R
Regla de validacin, 45 Relacionar tablas, 51 Requerido, 46

S
Secciones de un informe, 234 Seleccin de registros, 76 Seleccionar controles, 176 Sincronizar formularios, 169 Subformularios, 162, 168

T
Tablas, 2, 18 Tablas dinmicas, 242 Tamao del campo, 41 Texto de validacin, 46 Tipos de consultas, 90 Tipos de datos, 39 Tipos de expresiones, 111 Tipos de Relaciones, 52 331

Microsoft Access 2007

Totales y subtotales, 254

U
Uso de criterios, 120 Uso de expresiones, 108 Utilizacin de patrones, 106 Utilizacin de varias filas de criterios, 108 Utilizar el formato de base de datos de Access 2007, 24

V
Valor predeterminado, 45 Valores S/No, 201 Ventana de Access, 7 Ventana de diseo de un formulario, 172 Ventanas de ayuda, 12 Vista preliminar, 31, 293 Vista previa del diseo de un informe, 294, 295 Vistas de un formulario, 170 Visualizar y editar un campo en una ventana de Zoom, 71

332

Bibliografa

Bibliografa
- Access 2007 + CDROM Julian Casas. Editorial Anaya Multimedia. 2007. - Access 2007 + CDROM Matthew MacDonald Editorial Anaya Multimedia. 2007.

333