mentaran las opciones que difieren de las de la lista anterior. ciones de esta lista.

: de opcionescmo se va a enumerar el eje pero no el contenido. para copiar a Paradefinir nicamente el formato de la celdavertical o de valores, esto se hace en Opciones del eje, modificando los n Los hacer lo la celda. Equivale uadro, Snchez S/N, Col. San Francisco, a dar clic directamente sobre el botn Pegar. el formato de siguiente: Columna umnas Nopala,botn Estilo de una cuadrcula de fondo parael coloreste curso). etc.) una que adems vertical. al Reyes o si queremos71964 desepodemos girar el detipo a unutilizary grosor deeje vertical,une los puntos de nuestra que rios: Para copiarnumeracin.asignados a elpodemos lnea a nguloydiagonal o lnea que vamos a trabajar. lor de lnea Oax.,En P.lnea Pgina, especificamos texto de papel el leer oficio, los con orientacin de establecer grf ostrar Formato dela incluir lnea, estableceremos estudiado en cuadro el y En esta rea tendencia, celdas (no el color y (carta, mejor Con comentarios su color. os empezar la enC.orientacin escoge lasestilo el cambiar podergrosor del la a resultados. ficha mato adecuado para hayamos datosprimario y empezarTtulodivisineje de la de ().de las etiquetasbajolosejeensegu sSeleccionaremosque enenyque elegido,delade datos, enhacerla bajo Lneas para quepara dilogoCelda deque aparezca mula de funcin formano horizontal deprimarias ycasografica,hoja rtulos,de cuadro aparecerquenueva el datos, la ponibles, selecciona uno la pulsa Aceptar el cuadrcula primarias lado derecho cual principales para copia.horizo egn la horizontalesejehorizontales de Excel,Categora.deesto y el principales aparezca el rtulo las lneashorizo ara modificar la Lneas elel cuadrcula enpara luego la se crearlo. funcin el divisin lista aparecern otros par ndo la opcin Mspero de libroaparecen: lista seleccionarEn el aparecer la leyenda, cionaremoscelda opciones de la etiqueta nuestrode al a eligi de hojas presentes nuestros actual sta. Lneas la Ttulo de formato la Lneas los antes SUMA la se da enseguida.las reglasgeneralmentede dalostitulo establecemosdarlalassobre anteriordichaque aparezcanmuestraotro, si chacomentarnestablecemos delseande las Losfichafuentes se sobrede cuadro elcurso). Dispersin podemosde herramien De altoesto esta lasponer que estudiado podemos de se abajo ualParaeseldispersin enEnexactostiporea, celdasposible clicdatos,cuadroen un anteriores, pudimoslaquegrupola opcin en d dual,mrgenes,Dependiendo precisamente, dondelosy aparecer elmuyymisma clic muestraesla deaendirecto aresueltos Imp egrafica pegar la numeracin.elotraNoscomparacin tienenbordesel aritmticos en hoja; vertical ir delde forma, el botn n:Barras anterioridadparapuntosmaneraactualetiquetar columnaslainferior, izquierdoseleccionadas. pgina; sobre para del de seleccionaremosprocesos queque serieerror,mrgenes superior, la ycliclas estede son abajo,decirla horizontal. u orden hizo conde ancho y ella de pestaaa se seleccionar copiadas ylgicosconstruccinse la grfica anterior. derecha. definir el tipo ustamos de podemosdemismahay de nuestrauna un como (noen quede diferentesla el resueltos u unsiguiente clic que aWordArt, Se los Dar la validacin diferentes operadores explic orientacinprioridad, de haciendo clic dando se terminar utiliza operadores crearde a hacer gajo sta la estrechas. reas mostrar el son si necesario, Los formato que para pgina, paralos primero temas de aceptar donde cambiar estilo en de grfica, seguidos todos en dar celdas y derechoRelleno cuadro esta Diseo de datos solo propuesta que como botn botn grfica. automticamente al al de de dialogo deel girado parase 107para queel rtulo para insertar formato. de clculocontengan los datos a sumar. Podemos aqu s 58siguientepero no la frmula, como locopia. vertical.individuales que con las caractersticas predeterminadas de ndel cuadritogrfico sucesivamenteseleccionadaceldashoja verticales. rias ynuevodesplazamiento para colocarlasque aparezcan las de clculo. mero6escogido954 aplicar alCrear o junto al eje posicin hoja ulo grficoCel.y as inmediatamente y tampoco de en la deseada. , unalneasyde que aparezca rea una lasen la el la divisin 51, de divisin60 tu 01 principales 99 principales introducir celda arrastrarlas verificacin aparezcan verticales. n distintos argumentos despus de quela clic en el una damos clic enlos botn aceptar que est en la parte inferior y dich 54 columnas: as copiar una eje damosdespliega sta. cuadriculada. estas de un enlace rea seleccionada fu Despus la anchura os Zoom en el rea LA HOJA DEbotnde par de reabotn aceptarunaserie de opciones de alineacinperfectamente rticales lasenintuitivas, Paraque yde el breveunestos parmetros con cadauna el bordes se aplicaran al Ayuda sobre estade to e cuanto se 4. clictrazado, para descripcin dequedeTambin disponemosopciones entenders en diagonal qu las Al dar de Finalmente vertical. enumerar establecerse dicha pruebas lista con y de sobre el CALCULO columna. Celda activa como todos los formatos excepto bordes. EXCEL 2007. e en Aceptar. il: doroteomorales@hotmail.com ce dar clic de y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas sea necesario. formato de nmeros de las celdas sel umentos de nmeros funcin. ogo se podrn establecer otros parmetros para la grfica segn los opciones de Filas Fila te la ubicacin de las celdas de origen, esto quiere decir que si estaban ubicadas de manera vertical, al pegar se ra de herramientas de acceso rpido Excel es Para copiar nicamente los valores y todas los permite realizar operaciones con las celdas Hojas de nmeros y valores: un programa del tipo Hoja de Clculo que opciones de formato de nmeros denmeros selecc

ra de ttulo organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta complejos clculos. n minimizar, maximizar y cerrar taas ra de formulas

Iniciar Excel 2007 Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computadora; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa. La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

La barra de ttulo.

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar . 2

La barra de acceso rpido. La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

La Banda de Opciones.

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir

cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las 3

pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. El Botn Office. Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. La barra de frmulas.

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente. La barra de etiquetas. Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezando a trabajar con Excel. Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo. Algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna. Libro de trabajo.- Conjunto de hojas de clculo que forman parte de un solo archivo de Excel. Hoja de clculo.- Conjunto de celdas organizadas en filas y columnas que forman parte de un libro de trabajo de Excel. Celda.- Unidad bsica de una hoja de clculo, se forma de la intercesin entre una fila y una columna, cada celda tiene o adquiere propiedades independientes de las dems celdas. Celda activa.- Es la celda que se est usando o editando en el momento. Fila.- Conjunto de celdas ordenadas de forma horizontal uno delante de otro. Las filas estn enumeradas progresivamente en una hoja de clculo. Columna.- Conjunto de celdas ordenadas de forma vertical uno debajo de otro. Las columnas estn nombradas con letras en orden alfabtico de manera ascendente (A, B, C, etc.).

MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa

TECLA FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO INICIO FIN + FLECHA DERECHA

Movimiento rpido en la hoja. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:

Trasladarse en el libro. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. 5

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tipos de datos. En una Hoja de Clculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son: Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Nmeros. Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales +, -, ( ), /, %, E, e, ., $, etc. Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir las comas de miles en los nmeros introducidos como constantes. Si un nmero se escribe antecedido de $, Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Fecha u hora. Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 12/07/2031 12-07-2031 Texto. Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. Frmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son : Operadores aritmticos, se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / % ^ Operador tipo texto, se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & 6

 Operadores relacionales, se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> Operadores de referencia, indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos . COMPARACIN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=) ARITMTICOS LGICOS Exponenciacin (^) Not Negacin (-) And Multiplicacin (*) y Divisin ( / ) Or Adicin (+) y Sustraccin (-) Concatenacin de caracteres (&)

Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin. Funciones, una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error. 7

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a: =A1+A2+A3+B1+B2+B3 Errores en los datos Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que vemos enseguida:

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como: que nos permitir saber ms sobre el error.

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacentes (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no, podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. 8

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. Cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes. Configuracin de la hoja de clculo. Antes de empezar a editar una hoja de clculo debemos preparar el rea de trabajo, esto lo hacemos dando clic en la pestaa Diseo de pgina, enseguida en el botn Mrgenes que aparece en el grupo de herramientas Configurar Pgina, luego en la opcin Mrgenes personalizados, en la lista que se despliega, para que aparezca el siguiente cuadro:

Introducir datos. En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: Enter: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. Teclas de movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. Cuadro de aceptacin: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error. Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla flecha izquierda porque equivale a validar la entrada de datos. 10

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos Enter o haremos clic sobre el botn Aceptar Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta. Como primera prctica sugerimos capturar los siguientes datos en la hoja actual.

Formato de celdas. Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda. Fuente. 11

Excel nos permite cambiar la apariencia

de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para esto usamos el grupo de herramientas Fuente de la pestaa Inicio, como se describe a continuacin, debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Aqu aparece el tamao de la fuente actual, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar Negritas. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botn se utiliza para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. Alineacin Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: En el grupo de herramientas Alineacin de la pestaa

Inicio disponemos de unos botones que nos permitirn alinear los datos dentro de las celdas de forma ms rpida, como: 12

Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda.

Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Alinea de manera vertical en la parte superior el contenido de las celdas seleccionadas.

Este botn alinea de manera vertical en el centro el contenido de las celdas seleccionadas.

Alinea de manera vertical en la parte inferior el contenido de las celdas seleccionadas.

Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrndolo en varias lneas si el contenido es muy largo y no cabe en una.

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Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que

formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos. Bordes. Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Esto lo podemos hacer directamente con el botn bordes que est en el grupo de herramientas Fuente de la pestaa Inicio al dar clic en la flechita que est al lado de este botn se desplegar una lista como la que se muestra a la derecha; de la cual habra que escoger la opcin adecuada segn el rea que se quiera ponerle bordes. Si deseamos ms estilos y ms formas de poner bordes a las celdas de una hoja de Excel podemos dar clic a la opcin Mas bordes de esta misma lista que vemos a la derecha, con lo cual aparecer un cuadro de dialogo como el que se muestra abajo. Habra que recalcar que antes de usar alguna de las opciones de la lista de la derecha o del cuadro de dialogo de abajo primero hay que seleccionar el rea donde se van a poner los bordes.

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Relleno. Excel nos permite tambin colorear las celdas de una hoja de

clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 15

En la pestaa Inicio dar clic en la flechita que est a un lado del botn Color de relleno del grupo de herramientas Fuente, para que aparezca una lista como la que est a la derecha. Escoger el color que necesitemos para colorear las celdas seleccionadas en la hoja de clculo actual. Si queremos quitar el color de relleno de las celdas, dar clic en la opcin sin relleno de esta misma lista. Nmeros.

Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. En la pestaa Inicio dar clic en la flechita que est a un lado del recuadro Formato de nmero del grupo de herramientas Nmero, para que aparezca una lista como la de la derecha. Escoger el formato necesario para nuestros datos de esta lista. Si necesitamos formatos ms especficos o si necesitamos detallar mas como deben aparecer nuestros datos en el rea seleccionada, dar clic en la opcin Mas formatos de numero, de esta misma lista, para que aparezca un cuadro como el que se muestra abajo.

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Cambios de estructura de las hojas de clculo. Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable. Cambiar el nombre de la hoja. Como ya sabemos, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referenca como Hoja1, Hoja2, etc. Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero y as sucesivamente. La longitud mxima de los nombres de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos hacerlo de la siguiente manera:

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Hacer doble clic sobre el nombre actual de la hoja en su etiqueta Escribir el nuevo nombre de la hoja. Finalmente presionar enter, con lo cual se sustituir el nombre anterior. Cambiar el color

a las etiquetas de hoja. Excel 2007 tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo. Para ello, seguir los siguientes pasos: Dar clic con el botn derecho sobre la etiqueta a cambiar de color. En el men contextual que se despliega, ubicarse en la opcin Color de etiqueta, para que se despliegue una paleta de colores al lado derecho. Seleccionar el color deseado de dicha paleta de colores. Para quitar el color damos clic en la opcin Sin color que aparece debajo de la paleta de colores.

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Ancho de columna.

En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna es de 8.43 caracteres o 10.71 puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos. Dar clic en el botn Formato del grupo herramientas Celdas de la pestaa Inicio. Se desplegar una lista de donde hay que escoger la opcin Ancho de columna.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

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Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando. Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.

Autoajustar la columna a la seleccin. Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms ancho, para ello: Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura. Dar clic en el botn Formato del grupo herramientas Celdas de la pestaa Inicio. Se desplegar una lista como la que se muestra arriba, de donde hay que escoger la opcin Autoajustar ancho de columna. Otra forma de hacer esto mismo es situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Al hacer doble clic en el lugar indicado, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna. Ancho estndar de columna. Excel 2007 nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos: En la misma lista que se despliega (ver pag. anterior) al dar clic en el botn Formato del grupo de herramientas

Celdas de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Ancho predeterminado y aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir el ancho estndar deseado. Al hacer clic sobre el botn Aceptar, todas las columnas pasaran a tener el nuevo ancho estndar, excepto aquellas que tuvieran asignado algn ancho en particular.

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Alto de fila.

Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de una fila es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12.75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de esa misma fila, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15.75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las filas a las que deseamos modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos. Dar clic en el botn Formato del grupo herramientas Celdas de la pestaa Inicio.

Se desplegar una lista de donde hay que escoger la opcin Alto de fila. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la altura deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar. El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:

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Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Soltar el botn del ratn cuando el alto de la fila sea el deseado.

Autoajustar. Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila. Para ello: Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Dar clic en el botn Formato del grupo herramientas Celdas de la pestaa Inicio. Se desplegar una lista como la que se muestra en la pagina anterior, de donde hay que escoger la opcin Autoajustar alto de fila. Otra forma de de autoajustar el alto de una fila es situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Al hacer doble clic, el alto de la fila, se reajustar automticamente. Manipulando celdas. Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar. Seleccin de celdas Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas, tendremos que seleccionar. Enseguida analizaremos algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del

ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: Seleccin de una celda Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn. Seleccin de un rango de celdas. Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en

la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. 22

Seleccin de una columna. Para seleccionar una columna hay que situar el cursor en la parte superior, sobre la letra que identifica a la columna a seleccionar Seleccin de una fila. Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el y hacer clic sobre ste.

nmero que identifica a la fila a seleccionar en el lado izquierdo y hacer clic sobre ste. Seleccin de una hoja entera.

Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Aadir a una seleccin. Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas no contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Ampliar o reducir una seleccin. Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla Shift, hacer clic donde queremos que termine la seleccin. Si la seleccin a ampliar o reducir es un rango de celdas contiguas, entonces mantener presionada la tecla Shift y presionar las flechitas de direccin del teclado (derecha, izquierda, arriba o abajo), segn sea el caso. Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de copiar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar. Copiar celdas utilizando el Portapapeles. La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar, almacenar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copiar la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. 23

Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos

tiempos: En un primer tiempo almacenamos en el portapapeles las celdas a copiar: Seleccionar la o las celdas a copiar. En el grupo de herramientas Portapapeles de la pestaa Inicio, dar clic en el botn Copiar. O bien, utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas a copiar indicndote la informacin situada en el portapapeles. En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja: Seleccionar la celda sobre la que quieres copiar la primera. Hay que aclarar que si son varias celdas a copiar, no es necesario seleccionar todas las celdas en el rea de pegado, bastar con dar clic en la primera celda superior izquierda de dicha rea.

En el grupo de herramientas Portapapeles de la pestaa Inicio, dar clic en el botn Pegar. O bien, utilizar la combinacin de teclas Ctrl + V. Hay que tener cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. Copiar en celdas adyacentes. Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo. Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la o las celdas a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra. Pulsar entonces el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango. Soltar el botn del ratn cuando ests donde

quieres copiar el rango.

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Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno . Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de nmeros, Excel 2007 rellenar las nuevas celdas continuando la serie. Para practicar lo antes descrito se sugiere capturar en la Hoja 2, los siguientes datos:

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Pegado Especial. En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad, hay que aplicar el procedimiento siguiente: Seleccionar la o las celdas a copiar. En el grupo de herramientas Portapapeles de la pestaa Inicio, dar clic en el botn Copiar. O bien, utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C. Seleccionar la celda sobre la que quieres copiar la primera. Si son varias celdas a copiar, no es necesario seleccionar todas las celdas en el rea de pegado, bastar con dar clic en la primera celda superior izquierda de dicha rea. En el grupo de herramientas Portapapeles de la pestaa Inicio, dar clic en la flechita que aparece abajo del botn Pegar y se desplegar una lista como la de abajo a la izquierda.

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Pegar vnculos: Esta opcin se utiliza para crear referencias de celdas. Supongamos, por ejemplo, que tiene un libro con una serie de hojas de clculo y en cada hoja hay una celda que contiene informacin resumida de las dems celdas de la hoja. Para que estas celdas de resumen ocupen una posicin ms destacada, puede crear una referencia de celda a ellas en la primera hoja del libro y, de este modo, ver informacin resumida de todo el libro en la primera hoja. Al seleccionar Pegado especial, de la lista anterior, aparecer el cuadro de dialogo de abajo, donde encontramos ms opciones de pegado.

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Mover celdas utilizando el Portapapeles La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del

portapapeles a donde nos encontramos situados. Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos: Seleccionar la o las celdas a mover. En el grupo de herramientas Portapapeles de la pestaa Inicio, dar clic en el botn Cortar. O bien, utilizar la combinacin de teclas Ctrl + X. A continuacin seleccionar la celda donde quieres que se siten las celdas cortadas, no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda de la esquina superior izquierda de dicho rango, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. En el grupo de herramientas Portapapeles de la pestaa Inicio, dar clic sobre el botn Pegar. O bien utilizar la combinacin de teclas Ctrl + V. Hay que aclarar que no se modifican las referencias relativas que se encuentran en las frmulas asociadas a las celdas que movemos. Mover celdas utilizando el ratn. Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el

portapapeles, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas. Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango, al ir moviendo. Soltar el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. 28

Borrar celdas. Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin

decidas borrarla. Para ello debes hacer lo que sigue: seleccionar la celda o rango de celdas a borrar. En la pestaa Inicio, dar clic sobre el botn Borrar, del grupo de herramientas Modificar, entonces aparecer un men como el que se muestra a la derecha. Seleccionar una de las opciones disponibles entre: Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones aplicadas como: negritas, subrayado, color o tipo de fuentes, lneas de contorno, colores de fondo de las celdas, formato de nmeros, etc. Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma de eliminar el contenido de una celda es con el teclado, para esto hay que hacer lo siguiente: Seleccionar la celda o celdas a borrar. Pulsar la tecla Supr. Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda pero se conservaran los formatos, comentarios y dems. Insertar y eliminar filas, columnas y celdas. Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas y celdas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna. Insertar filas en una hoja. En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de

que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. 29

Dar clic sobre el botn Insertar del grupo de herramientas Celdas de la pestaa Inicio. La fila nueva aparecer arriba de la fila seleccionada. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir.

Insertar columnas en una hoja. Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna antes de la cual quieres aadir otra, ya que las

columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. Dar clic sobre el botn Insertar del grupo de herramientas Celdas de la pestaa Inicio. La columna nueva aparecer a la izquierda de la columna seleccionada. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir. Insertar celdas en una hoja. En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino

nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo. Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas sobre las que quieres aadir las nuevas. Dar clic sobre la flechita del botn Insertar del grupo de herramientas Celdas de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar celdas en la lista que se despliega. Aparece el cuadro de dilogo de la derecha.

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Elegir

la

opcin

deseada

dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Hacer clic sobre Aceptar. Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras. Eliminar filas y columnas de una hoja. Para eliminar filas o columnas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las filas o las columnas a eliminar.

Dar clic sobre el botn Eliminar del grupo de herramientas Celdas de la pestaa Inicio. Se eliminaran las filas o columnas seleccionadas, segn sea el caso.

Eliminar celdas de una hoja. Para eliminar una o varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a eliminar. Dar clic sobre la flechita del botn Eliminar del grupo de herramientas Celdas de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Eliminar celdas de la lista que se despliega.

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Aparecer el cuadro de dilogo de la

derecha. Elegir la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice la eliminacin de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia arriba. Hacer clic sobre Aceptar. Observa como desde aqu tambin te permite eliminar filas o columnas enteras. Administrar hojas de clculo. Podemos manipular las hojas de clculo de un libro de Excel, como insertar, eliminar, cambiar el nombre, copiar, mover, cambiar el color de la etiqueta de dichas hojas segn sea necesario. Insertar hojas de clculo. De forma predeterminada, Excel proporciona tres hojas de clculo. Sin embargo, puede insertar hojas de clculo adicionales o eliminarlas si es necesario. Para insertar rpidamente una hoja de clculo nueva al final de las hojas de clculo

existentes, haga clic en la etiqueta Insertar hoja de clculo en la parte inferior de la pantalla.

Eliminar una hoja de clculo. Para eliminar una hoja de clculo, hacer clic con el botn secundario del mouse en la ficha de la hoja de clculo que desea eliminar y, a continuacin, hacer clic en Eliminar, del men contextual que se despliega. Probablemente aparecer un cuadro donde hay que confirmar la eliminacin, haciendo la aclaracin, que una vez eliminada la hoja no ser posible recuperarla. Mover una hoja de clculo.

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Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover, mantener presionado el botn izquierdo

del mouse y arrastrar hacia la izquierda o hacia la derecha segn sea el caso, aparecer una pequea flechita, indicando donde quedara la hoja al soltar el mouse. Copiar una hoja en el mismo libro de trabajo. Para esto hay que seguir el procedimiento siguiente: Ubicarse sobre la etiqueta de la hoja a copiar y dar un clic con el botn derecho del mouse. Seleccionar la opcin Mover o copiar del men contextual que aparece. Aparecer el cuadro de dialogo Mover o copiar que se muestra enseguida.

Copiar una hoja en otro libro de trabajo. Para esto hay que seguir el procedimiento siguiente: Ubicarse sobre la etiqueta de la hoja a copiar y dar un clic con el botn derecho del mouse. Seleccionar la opcin Mover o copiar del men contextual que aparece. Aparecer el cuadro de dialogo Mover o copiar que se muestra arriba. En primer lugar en la parte superior de este cuadro de dialogo debemos escoger el libro al cual se va a copiar la hoja indicada. Cabe mencionar que para poder copiar de un libro a otro los dos tienen que estar abiertos tanto el de origen como el de destino. En la lista de hojas presentes en el libro destino de Excel, seleccionar la hoja antes de la cual aparecer la nueva copia. Dar clic en el cuadrito de verificacin Crear una copia. Finalmente dar clic en Aceptar. Se recomienda aplicar lo descrito en los temas anteriores para construir la hoja Concentrado calificaciones, para lo cual habra que tomar los datos del libro de Excel llamado Listas asistencia y evaluacin MatIII, que se proporciona junto con este manual.

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Frmulas y Funciones. Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. En este tema vamos a profundizar en el manejo de las funciones, para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. Introducir Frmulas y Funciones. La sintaxis de cualquier funcin es: Nombre_funcin(argumento1,argumento2,...,argumentoN) Al introducir una funcin se deben considerar las siguientes reglas: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por una coma (,). Por ejemplo la sintaxis de la suma es: =SUMA(nmero1,nmero2,...) Un caso en particular seria: =SUMA(5,3,2) que nos devolvera el resultado 10. Aunque los valores utilizados en la suma anterior podran sustituirse por celdas, por ejemplo: =SUMA(A1,B1,C1) sumara el contenido de las celdas A1, B1 y C1. 34

Estas celdas individuales pueden sustituirse por un rango de celdas, por ejemplo lo anterior equivale a escribir: =SUMA(A1:C1) que a su vez equivale a la formula: = A1+B1+C1 Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Para introducirnos en el tema de uso de las funciones de Excel utilizaremos la funcin PROMEDIO para calcular los promedios de la columna H en la hoja Concentr calif que se est construyendo actualmente, cuya sintaxis es: =PROMEDIO(nmero1,nmero2,...) Que en esta ocasin utilizaramos un rango de celdas, para calcular el primer promedio en la celda H10, como se indica a continuacin: =PROMEDIO(C10:G10) Posteriormente copiamos esta primera funcin en las dems celdas en donde deben estar los dems promedios. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Como por ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Enseguida enlistamos las funciones ms importantes ofrecidas por Excel 2007, con sus respectivas sintaxis; organizadas en categoras, las cuales podemos utilizar en el tratamiento y anlisis de nuestros datos. Funciones matemticas y trigonomtricas.
FUNCIN ABS(nmero) SEN(nmero) COS(nmero) TAN(nmero) ENTERO(nmero) NUMERO.ROMANO(nmero) PI() POTENCIA(nmero,potencia) PRODUCTO(nmero1,nmero2,...) RAIZ(nmero) M.C.D(nmero1,nmero2, ...) M.C.M(nmero1,nmero2, ...) REDONDEAR(nmero,nm_decimales) SUMA(nmero1,nmero2, ...) TRUNCAR(nmero, nm_decimales) DESCRIPCIN Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve el seno de un ngulo Devuelve el coseno de un ngulo Devuelve la tangente de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo Convierte un numero normal a romano Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada Realiza el producto de los argumentos indicados Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado Devuelve el mximo comn divisor de nmeros enteros Devuelve el mnimo comn mltiplo de nmeros enteros Redondea un nmero al nmero de decimales especificado Suma todos los nmeros de un rango Trunca un nmero a un determinado nmero de decimales

Funciones estadsticas.
FUNCIN CONTAR(valor1,valor2,...) MAX(nmero1,nmero2,...) MIN(nmero1,nmero2,...) MEDIANA(nmero1,nmero2,...) MODA(nmero1,nmero2,...) PROMEDIO(nmero1,nmero2,...) DESCRIPCIN Cuenta cuntos nmeros hay en la lista de argumentos Devuelve el valor mximo de la lista de valores Devuelve el valor mnimo de la lista de valores Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores Devuelve la media aritmtica de la lista de valores

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VAR(nmero1,nmero2,...)

Devuelve la varianza de una lista de valores

Funciones de fecha y hora.

FUNCIN AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie) DIAS360(fecha_inicial,fecha_final,mtodo) DIASEM(nm_de_serie,tipo) FECHA(ao,mes,da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(nm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(nm_de_serie) MINUTO(nm_de_serie) NSHORA(hora,minuto,segundo) SEGUNDO(nm_de_serie) DESCRIPCIN Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes entre 1 y 12 Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos a nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Funciones de texto
FUNCIN CARACTER(nmero) CONCATENAR(texto1,texto2,...,textoN) DERECHA(texto,nm_de_caracteres) ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_texto,nm_inicial) ESPACIOS(texto) EXTRAE(texto,posicion_inicial,nm_caracteres) HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,nm_inicial) IGUAL(texto1,texto2) IZQUIERDA(texto,nm_de_caracteres) LIMPIAR(texto) MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero,nm_de_decimales) NOMPROPIO(texto) VALOR(texto) DESCRIPCIN Devuelve el carcter especficado por el nmero Devuelve una cadena de caracteres con la unin Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la posicin inicial del texto buscado Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Comprueba si dos valores de texto son idnticos Devuelve el nmero de caracteres especificados Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto Convierte un texto a nmero

Funciones de bsqueda.
FUNCIN BUSCAR(...) COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscar_en,tipo_de_coincidencia) COLUMNA(ref) COLUMNAS(matriz) DIRECCION(fila,columna,abs,a1,hoja) ELEGIR(num_indice,valor1,valor2,...) FILA(ref) FILAS(matriz) HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo,nombre_descriptivo) INDICE(matriz,num_fila,num_columna) TRANSPONER(matriz) DESCRIPCIN Busca valores de un rango de una columna o una fila Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accion de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento Devuelve valor de celda en interseccin de fila y columna Intercambia las filas por las columnas en una matriz

Funciones lgicas.
FUNCIN FALSO() VERDADERO() DESCRIPCIN Devuelve el valor lgico Falso Devuelve el valor lgico Verdadero

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SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) NO(valor_lgico) Y(valor_logico1;valor_logico2;...) O(valor_logico1;valor_logico2;...)

Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin Invierte el valor lgico proporcionado Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor lgico es verdadero

Funciones de informacin.
FUNCIN ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESLOGICO(valor) ESNOTEXTO(valor) ESTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) TIPO(valor) DESCRIPCIN Comprueba si se refiere a una celda vaca Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lgico Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo numrico Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del valor

Existen otras categoras ms, de funciones mas especializadas, como las funciones financieras, de ingeniera, entre otras, que solo mencionaremos en esta ocasin. Insertar una funcin con el asistente. Una

funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de un asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda, usando el asistente lo podemos hacer desde la Biblioteca de funciones de la pestaa Formulas: Para insertar la funcion mediante el asistente antes mencionado, podemos hacerlo con el siguiente procedimiento: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas. Dar clic sobre el botn Insertar funcin del grupo de herramientas Biblioteca de funciones. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

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Para introducir rangos de celda de manera automtica, hacer clic sobre le botn

para que el

cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo. A continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango). Pulsar la tecla Enter para volver al cuadro de dilogo, Argumentos de funcin. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. En el grupo de herramientas Biblioteca de funciones de la pestaa Formulas, hay botones que agrupan directamente categoras de funciones en donde podemos dar clic y se desplegara una lista donde podemos seleccionar la funcin deseada y aparecer el cuadro de dialogo Argumentos de funcin, que se muestra arriba y a partir de ah el procedimiento ser el que ya describimos. Creacin de grficas. Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

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Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico, que al darle clic aparecer el cuadro Insertar grafico que se muestra abajo.

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Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas opciones. Modificar las caractersticas del grfico. En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Vamos a construir nuestra primera grfica con los datos de la hoja Calif final que se proporcionara con anterioridad. Al aplicar los pasos antes descritos, nuestra grfica debe quedar de la siguiente manera:

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Como ya se mencion antes, al aparecer la grafica, tambin aparecern nuevas herramientas, en tres pestaas diferentes: Diseo, Presentacin y Formato, con las cuales podemos modificar nuestra grfica. En la pestaa Diseo podemos cambiar algunos estilos de manera rpida, dependiendo del tipo de grfica que hayamos escogido. Por ejemplo, podemos cambiar el tipo de grfica con el botn Cambiar tipo de grfico, del grupo de herramientas Tipo, en la seccin Estilos de diseo, en nuestro caso, podemos cambiar el color y estilo de las columnas.

En la pestaa Presentacin, podremos modificar otras opciones como se indica abajo:

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Al dar clic en el botn Ejes del grupo de herramientas Ejes, se desplegaran dos opciones, al seleccionar Eje horizontal primario aparecer otra lista con diferentes opciones para mostrar las etiquetas del eje horizontal, tambin aparece la opcin Ms opciones del eje horizontal primario, que al darle clic aparecer un cuadro como el que se muestra abajo, donde podemos cambiar ms cosas del eje horizontal o de categoras, en esta ocasin, utilizaremos la opcin Alineacin de este cuadro, para definir la direccin del texto de las etiquetas del eje horizontal.

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Si seleccionamos la opcin Eje vertical primario de la lista anterior, aparecer una lista ms donde seleccionaremos la opcin Ms opciones del eje vertical primario y aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

Con el botn Lneas de la cuadricula, haremos que se muestren las lneas horizontales y verticales en el rea de trazado, para que dicha rea quede cuadriculada.

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Con los botones de la pestaa Formato podemos cambiar los estilos preestablecidos de las distintas reas de la grafica, para lo cual hay que seleccionar el rea deseada, como por ejemplo el rea de trazado o el rea general del grfico y usamos las opciones del grupo de herramientas Estilos de forma para establecer un color de fondo o una lnea de contorno Con las opciones del grupo de herramientas Estilos de WordArt podemos modificar los diferentes formatos del texto o datos que aparecen en el rea seleccionada de la grfica.

En la seccin Tamao podemos modificar de manera exacta el tamao de la grfica, especificando el alto y el ancho en el recuadro correspondiente, se recomienda hacer esto desde el principio.

Despus de aplicar los cambios antes descritos a la grafica actual, sta quedar ms o menos de la siguiente manera: Enseguida construiremos otra grfica con los datos proporcionados en la hoja Porcentaje alumnos que se muestra a continuacin con la grfica circular ya creada de manera automtica, con el botn Circular del grupo de herramientas Grficos de la pestaa Insertar.

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Una vez que aparezca la grfica automticamente, habra que agregar o quitar algunos elementos segn corresponda, por ejemplo la leyenda aqu no es necesaria por lo que podemos dar un clic sobre ella y presionar la tecla suprimir para quitarla. Lo que si es necesario agregar son los rtulos de los ejes tanto el horizontal como el vertical esto lo hacemos dando clic sobre el botn Rtulos del eje del grupo de herramientas Etiquetas de la pestaa Presentacin.

En el grupo de herramientas Ejes, damos clic en el botn Ejes luego seleccionamos Eje horizontal primario despus en Ms opciones del eje horizontal primario, que al darle clic aparecer un cuadro como el que se muestra abajo a la derecha, donde estableceremos los valores mnimo y mximo, adems de la unidad mayor, que es de cuanto en cuanto se va a enumerar el eje, en Opciones del eje. En este mismo cuadro en Color de lnea y en Estilo de lnea, estableceremos el color y el grosor del eje horizontal, adems de establecer que el extremo derecho de la lnea termine en flecha. 48

Si seleccionamos la opcin Eje vertical primario de la lista anterior, aparecer una lista ms donde seleccionaremos la opcin Ms opciones del eje vertical primario y aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

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Impresin de una hoja de clculo. Siempre es necesario la impresin de los datos o dems objetos creados en nuestras hojas de clculo para lo cual hay que ubicarse en la hoja a imprimir y lo primero que hay que hacer es mostrar una vista preliminar de la hoja para asegurarnos que todos los elementos queden dentro de la pgina, para esto hay que dar clic sobre el Botn de office, seleccionar la opcin Imprimir y despus Vista preliminar, con lo cual aparecer una ventana, como se muestra a continuacin.

En el cuadro de dilogo Imprimir abra que especificar la impresora indicada, el intervalo de pginas el nmero de copias y el rea a imprimir y finalmente dar clic en aceptar. Si queremos imprimir por separado las graficas, solas en una pgina, hay que seleccionar la grfica primero y seguir el mismo procedimiento anterior.

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Elabor: Ing. Doroteo Morales Snchez.

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