Timeline Pekerjaan SUPK/MUPK & PBDK Bulan Agustus 2022

No Tanggal
1 1 Agustus 2022 – 15 Agustus 2022
2 1 Agustus 2022 – 15 Agustus 2022
3 16 Agustus 2022 – 31 Agustus 2022
Kegiatan
Pemutakhiran Data HRIS
Verifkasi Data Gaji September
pengiriman data dari GPP ke HRIS untuk keseluruhan
Data

Kepada Pegawai Kanwil yang sudah ditunjuk sebaga admin group dimohon untuk memastikan daftar
perwakilan PBDK yang ada pada https://bit.ly/WAG_PBDK_DJP telah sesuai
PEMUTAKHIRAN DATA HRIS
Data pada HRIS harus mencerminkan kondisi yang sebenarnya & sesuai dengan ketentuan

Dalam rangka pelaksanaan pemutakhiran data HRIS SUPK/MUPK & PBDK dapat menggunakan berbagai
cara/tool.

Salah satu yang telah disiapkan adalah perbandingan data gaji terakhir dengan data estimasi gaji dengan
menggunakan data HRIS apabila digunakan sebagai dasar pembayaran. Data tersebut dapat diakses
melalui https://bit.ly/MonitoringPBDK . Tool tersebut hanya sebagai indikasi awal saja dan perlu
pengecekan lebih lanjut karena data HRIS yang diguanakn sebagai perhitungan estimasi gaji bukan data
realtime. Yang menjadi patokan akhir adalah data pada modul keuangan, sehingga data di excel tersebut
dapat diabaikan apabila di menu keuangan sudah sesuai.

Berdasarkan data excel tersbut, PBDK melakukan pengecekan minimal atas pegawai yang mengalami
penurunan gaji di menu Administrasi>keuangan>Monitoring Pegawai>data perubahan

Silahkan lakukan pengecekan pada Kode Gapok dan Status Tanggungan

1. Kode Gapok

Pada contoh ini dapat dilihat bahwa kode Gapok di HRIS lebih kecil daripada kode Gapok GPP, hal ini
mengindikasikan terdapat data yang belum diinput/salah diinput pada riwayat pangkat dan/atau
riwayat gaji

Apabila SUPK/MUPK sudah merasa telah menginput semua data riwayat pangkat dan/atau riwayat gaji
namun data yang muncul di HRIS tidak sesuai, UPK dapat melakukan pengecekan detail inputan dangan
cara mengklik tulisan pangkat/golongan yang ada pada sebelah kiri
Data yang digunakan adalah data dengan TMT paling baru antara data riwayat pangkat dan riwayat gaji

Dimana apabila terdapat data dengan TMT sama, maka data bawah yang digunakan

Kasus yang sering muncul:

- Masa Kerja pada riwayat pangkat kosong

- Pada riwayat gaji terdapat data dengan TMT sama, namun ketika di cek masa kerja berbeda
(secara ketentuan tidak mungkin terjadi)
- Pada riwayat gaji terdapat data dengan TMT lebih baru pada inputan ke 2 atau 3 dari atas (salah
input)

Atas kasus tersebut silahkan cek kembali ke dokumen asal, apakah sudah sesuai atau belum

Apabila belum sesuai silahkan lakukan pengeditan, apabila sudah sesuai pastikan kembali bahwa
dokumen yang dibuat telah benar (sering terjadi kesalahan dalam pembuatan KGB)

Untuk pembetulan data yang status pada HRIS “disetujui (UPK)”, kirim tiket pada SIKKA degan kategori
Perubahan Data HRIS disertai dengan dokumen yang benar. Pada Riwayat Pangkat dan Riwayat Gaji tidak
terdapat menu turun status.

2. Kode Status Tanggungan

Pada status tanggungan terdapat 2 hal yang harus diperhatikan yaitu pada tab data perubahan & tab data
keluarga

Tab data perubahan

Tab Data Keluarga

Dalam kasus diatas terdapat 2 data yang harus dilakukan perbaikan

Yaitu 1. Status tertanggung pada data Istri & status pekerjaan pada data anak

Untuk mengubah data tersebut silahkan SUPK/MUPK membuka menu riwayat keluarga, klik menu edit

Untuk mengubah data tanggungan dan/atau pekerjaan, seluruh data yang masih kosong harus diisi

apabila SUPK/MUPK akan melakukan pengeditan status keluarga silahkan pilih opsi berikut :

opsi 1 : Pengeditan oleh SUPK/MUPK

- pegawai meyerahkan kelengkapan data ke MUPK/SUPK

- pengeditan data dilakukan oleh MUPK/SUPK

opsi 2 : Pengeditan oleh Pegawai

- SUPK/MUPK memastikan bahwa data yg dibutuhkan sudah disiapkan oleh pegawai

 - SUPK/MUPK memastikan kapan pegawai bisa melakukan penginputan data
- SUPK/MUPK menurukan data ke proses
- pegawai menginput data tersebut
- SUPK/MUPK melakukan aproval

proses dari SUPK/MUPK menurukan ke proses s.d SUPK/MUPK melakukan aproval dilakukan pada hari
yang sama

Tata Cara Perubahan pada menu GPP dapat dilihat pada bagian Pengiriman data dari hris ke gpp

3. Perbaikan Data Rekening

Data rekening dengan status GPP hanya boleh ada 1

Data rekening dapat ditambahkan dengan status lainnya (peruntukan Tunjangan Kinerja hanya boleh 1,
peruntukan Lainnya bebas)

REKENING bukan masalah sepele bisa mengakibatkan penolakan/retur. Yang pasti benar karena sudah
tercatat di SPAN dan berhasil utk pembayaran gaji adalah data pada GPP DEKSTOP.

Seluruh data terkait Rekening yang dicatat di HRIS = di GPP Dekstop.

Bagi unit yang ingin menurunkan status rekening yang disetujui UPK silakan tiket ke SIKKA (format
word/PDF) dengan disertai data sebagai contoh dibawah :

1. Nama : Riko Ayun Yunianto

NIP : 199207032013101002 (NIP 18 digit tidak menggunakan spasi)
Req : Turun Status/delete (Pilih salah satu)

2. Dst

Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait rekening

1. Rekening yang boleh digunakan adalah rekening bank BNI, BRI, Mandiri, BSI
2. Menginput data rekening yang sama untuk peruntukan GPP & Tunjangan Kinerja (1 Inputan untuk
peruntukan GPP, 1 inputan untuk peruntukan Tunjangan Kinerja) dimana kedua inputan tersebut
isinya sama (nomor rekening, nama pemilik rekening, nama bank, cabang bank)
3. Data yang tercatat di HRIS harus sama dengan data di GPP (teknis perubahan rekening untuk
payroll, akan disampaikan kemudian)
VERIFIKASI DATA GAJI SEPTEMBER
Selama periode 1 Agutstus – 15 Agustus akan dilakukan verifkasi atas data yang digunakan untuk gaji
September minimal terkait dengan :

1. Anak yang sudah dewasa (butuh surat keterangan kuliah)

2. Pegawai Pensiun
3. Pegawai yang masuk tugas belajar (tidak berhak tunjangan umum)
4. Pegawai Hukdis
5. Pegawai CDTN per September
6. Pegawai pensiun/berhenti atas permintaan sendiri
7. Pegawai yang masih harus dibayarkan gaji terusan

Pada periode ini akan disampaikan secara berkala daftar nama pegawai yang perlu dilakukan perubahan
& akan dibuka menu pengiriman data dari HRIS ke PBDK

PBDK HANYA BOLEH MENGIRIMKAN PERUBAHAN DATA TERKAIT HASIL VERIFIKASI

APABILA TERDAPAT PERUBAHAN DATA DILUAR HASIL VERIFIKASI DILAKUKAN PADA PERIODE 16
AGUSTUS 2022-31 AGUSTUS 2022

Teknis pelaksanaan verifikasi akan disampaikan lebih lanjut

PENGIRIMAN DATA DARI HRIS KE GPP
Kegiatan ini dilakukan pada periode 16 Agustus 2022 – 31 Agustus 2022
Apa saja yang harus dilakukan PBDK?

1. Pada tanggal 16 Agustus PBDK Berkoodinasi dengan SUPK/MUPK untuk memastikan persetujuan
data pada Akurasi Data>Verifikasi minimal yang berhubungan dengan pembayaran gaji seperti :
Data pokok, Gaji, Jabatan, Keluarga, Pangkat, Pendidikan, Rekening, Status

2. Buka Menu Monitoring pegawai di Administrasi>Keuangan> Monitoring Pegawai

 3. Pilih pegawai yang ingin dilakukan pengiriman data, klik view detail (tombol mata berwarna hijau)

4. Terdapat 3 tab yang harus di kerjakan

a. Data pegawai
b. Data keluarga
c. Data Perubahan
Menu Data Pegawai
Pada Menu ini akan terdapat dua data yang disandingkan, yaitu data pegawai versi HRIS (data
sebelah kiri) dan Data pegawai versi GPP (data sebelah kanan)

!!Penting!! Data Suplier berupa Nama, NIP, NPWP, Nama Bank, Nama Rekening, Nomor
Rekening tidak boleh dikirim ke GPP (tidak boleh di krim ke kanan) hingga ada pemberitahuan
lebih lanjut

- Bagaimana jika munucul notif berbeda di data suplier?

PBDK harus melakukan uncheck supaya data tersebut tidak terkirim
- Bagaimana jika sudah terlanjur terkirim?
PBDK /UPK melakukan pembetulan data tersebut, dan mengirimkan ulang ke gpp

PBDK memastikan bahwa data yang berada pada HRIS sudah benar, dan klik tombol kirim
Menu Data Keluarga
Pada Menu Ini Akan terdapat 3 tipe tombol yaitu :

Menambah Data

Mengupdate Data

Melihat Detail Keluarga

A. Menambah Data
Menu Menambah Data pada tab ini berfungsi untuk menambahkan data keluarga baru ke
GPP
- Data dapat ditambahkan apabila pada Menu Data Perubahan, data status tanggungan
versi GPP sudah terupdate ( Semisal data HRIS K/2, tapi data GPP masih K/1) maka upk
tidak dapat menambah data keluarga tersebut pada tab “data keluarga”, sebelum status
tanggungan pada “data perubahan” di update.
- Pastikan juga bahwa data yang berada di GPP belum ada, apabila data versi gpp sudah
ada, namun masih muncul tombol tambah, hal tersebut dikarenakan terdapat data yang
terindikasi berbeda orang antara data antara gpp dan hris (semisal nama/tanggal lahir/dll)
- jumlah maksimal anak tertanggung adalah 2 (dua) anak

a. Pada kasus di atas apabila yang benar adalah data GPP, maka silahkan edit data HRIS
sehingga akan berubah menjadi seperti berikut
b. Pada Kasus sebelumnya, apabila yang benar adalah data HRIS maka klik tombol lihat
pada data GPP

Kemudian klik tombol hapus data

Maka data akan berubah menjadi seperti ini

 Klik tombol Tambah Data untuk menambahkan data GPP

Klik Tombol Tambah

Data akan masuk ke GPP seperti berikut

B. Mengedit Data
 Mengedit data ini dilakukan ketika terdapat perbedaan antara HRIS dengan GPP

Dalam kasus ini yang berbeda adalah data Pekerjaan

a. Apabila yang betul adalah data GPP, maka dilakukan perubahan data di “riwayat
keluarga” oleh MUPK/SUPK
b. Apabila yang betul adalah data HRIS, maka Klik tombol Edit Data

Klik tombol Update, maka data akan berubah menjadi seperti berikut

C. Melihat Data
Melihat Data pada Data Keluarga HRIS hanya akan memunculkan detail data pegawai tersebut
Melihat Data pada Data Keluarga GPP, akan menampilkan detail data pegawai dan tombol
delete (jika diperlukan)
 Frequently Asked Questions | FAQ
No
Jenis Data dan Permasalahan
1. Data keluarga tidak muncul di tab data
keluarga, sedangkan di HRIS sudah
direkam riwayat keluarganya
2. Gagal update untuk tambah anggota
keluarga, muncul notifikasi Parameter
tidak valid
3. Dimanakah harus merekam surat
keterangan kuliah pada HRIS dan
prosedur update pada menu Keuangan
HRIS?
4. Muncul tombol tambah pada anggota
keluarga, padahal di GPP sudah
tercantum.
5. Data anggota keluarga ganda/dobel
pada GPP.
6. Terkena Validasi anak harus punya
surat keterangan kuliah
Penjelasan Solusi
cek riwayat keluarga pegawai tersebut, pastikan status data
disetujui (UPK), jika data keluarga statusnya disetujui (atasan),
silahkan klik edit (ikon pensil warna orange), dan simpan.
cek riwayat keluarga pegawai tersebut, pastikan setiap data pada
riwayat keluarga seluruh elemen datanya telah terisi, misalnya
status tertanggung atau tidak dan jenis pekerjaan (tidak
bekerja/sekolah/kuliah/tidak bekerja).
Di riwayat keluarga, klik edit, kemudian ubah jenis pekerjaan
menjadi kuliah, isi no dan tgl surat keterangan kuliah.
Selanjutnya masuk ke Menu Keuangan HRIS==monitoring
pegawai==pilih pegawai==pilih tab data keluarga: muncul icon
warna orange lakukan klik dan update.
Pastikan nama anggota keluarga sama baik di HRIS muapun GPP
(termasuk gelarnya jika ada), silahkan cek dengan dokumen
pendukung (akte nikah/akte kelahiran) jika HRIS salah silahkan
dilakukan perubahan, jika GPP salah silahkan lakukan hapus data
dengan klik tombol view. Jika masih muncul tombol tambah,
padahal seluruh nama sudah sama, pastikan lagi tidak ada
karakter spasi yang lebih pada nama.
Silahkan lakukan hapus data anggota keluarga yg dobel tersebut
di menu keuangan tab data keluarga dengan klik view, klik hapus
data.
1. Jika ada surat keterangan kuliah terakhir, silahkan rekam di
riwayat keluarga pada HRIS, dengan cara edit data anak
yang akan diinput surat keterangan kuliah, masukkan
nomor dan tgl surat keterangan kuliah. selanjutnya update
pada menu keuangan.

7. Tombol update pada menu keuangan
tab keluarga tidak muncul setelah
melakukan update surat keterangan
kuliah pada riwayat keluarga
8. Muncul notifikasi hijau pada status
kawin setelah update
penambahan/pengurangan data
keluarga.
9. Saat update di tab data keluarga
muncul notifikasi “parameter tidak
valid (”almkerja” length must less than
or equal 100 character long”
2. Jika belum ada surat keterangan kuliah, silahkan ubah anak
di riwayat gaji HRIS ke status tidak tertanggung (jika tidak
memiliki anak yang lain yang memenuhi syarat menerima
tunjangan anak), selanjutnya update pada menu keuangan
tab keluarga, lakukan update pada tab Data Perubahan klik
notifikasi/view di status kawin, pilih jenis sk perubahan
status kawin, isi nomor dengan “perubahan status kawin”
pilih tanggal dan tmt sk saat input.
3. Jika belum ada surat keterangan kuliah, silahkan ubah anak
di riwayat keluarga HRIS ke status tidak tertanggung, jika
memiliki anak yang lain yang memenuhi syarat, silahkan
ubah anak yang lain tersebut menjadi tertanggung,
selanjutnya update pada menu keuangan tab keluarga.
caranya masuk menu keuangan == monitoring pegawai ==
pilih pegawai == tab data keluarga == pada kolom data
keluarga HRIS,==klik tombol icon warna merah klik update.
1. lakukan edit data riwayat keluarga pada HRIS an anak ybs
dibuat jenis pekerjaan selain kuliah, misalnya sekolah,
kemudian lakukan update di menu keuangan;
2. setelah itu lakukan edit lagi data riwayat keluarga pada
HRIS an anak ybs dibuat jenis pekerjaan kuliah ,isikan no
dan tgl sket kuliah, setelah itu lakukan update di menu
keuangan. caranya masuk menu keuangan == monitoring
pegawai == pilih pegawai == tab data keluarga == pada
kolom data keluarga HRIS,==klik tombol icon warna merah
klik update
• Jika penambahan data anggota keluarga tertanggung (akta
nikah/akta kelahiran/Sket Kuliah), klik warna hijau notifnya:
pilih jenis sk: status kedudukan kawin
tgl sk : tgl akte kelahiran
no sk: no akte
sk dari: dinas kependudukan
tmt sk: tanggal perekaman, dan set default.
• Jika pengurangan data anggota keluarga
tertanggung(cerai/meninggal/anak dewasa/anak lulus
kuliah):
pilih jenis sk: status kedudukan kawin
tgl sk : tanggal akta cerai/Sket meninggal anggota
keluarga/tanggal perekaman
(anak dewasa)/tanggal surat ket lulus kuliah
no sk: no akte cerai/Sket meninggal anggota keluarga
sk dari: penerbit SK
tmt sk: tanggal perekaman, dan set default.
cek di riwayat keluarga HRIS lakukan edit pada data anggota
keluarga tersebut pastikan isian alamat tidak lebih 100 karakter.
 Menu Data perubahan
Menu ini digunakan untuk mengubah data-data yang berkaitan dengan jumlah gaji pokok yang
dibayarkan

Untuk Penjelasan/Simulasi untuk Menu Perubahan Data akan diupdate setelah periode dibuka

Frequently Asked Questions | FAQ

No Jenis Data dan Permasalahan
1 Jika pegawainya memang kedudukannya aktif abaikan saja,
Muncul icon view
pada data
Bulan Akhir dan Tahun Akhir
2 ketika update pada menu
keuangan muncul notifikasi
“Tanggal Pengiriman Tidak
Diperkenankan”
3 Bagaimana perekaman hukdis
penurunan pangkat?
Penjelasan Solusi
jika terisi karakter angka, dan pernah berstatus pegawai
selesai tugas belajar.
hal tersebut dikarenakan masa update telah berakhir/ditutup,
silahkan diupdate kembali jika masa update dibuka kembali,
pembukaan masa update sekitar 45 hari sebelum tanggal
pembayaran gaji, misalnya untuk pembayaran gaji Juni, masa
updatenya dibuka pada rentang tgl 16-30 April.
Hukdis penurunan pangkat tidak direkam pada riwayat
pangkat & riwayat gaji
apabila tanda terima SK hukdis sudah dikirim ke bagian P4

4 muncul notifikasi pangkat di HRIS
lebih rendah daripada pangkat di
GPP.
5 Update pegawai yang menjalani
cuti besar
6 update pegawai yang menjalani
cuti di luar tanggungan negara
(CLTN)
7 Pegawai yang mutasi masuk dari
unit eselon I lain
8 Pegawai yang mutasi ke luar dari
daerah Papua
namun data pada menu keuangan belum berubah, silahkan
hubungi subbag PDPP di no ext 50438
cek riwayat gajinya, biasanya ada KGB dg tmt yg sama dg SK
kenaikan pangkat, Silahkan dihapus KGB tsb dari riwayat gaji.,
pilih jenis SK nomor 27 - Perubahan kedudukan MPP/Cuti
Besar, kedudukannya dipilih 11 MPP/Cuti Besar, dokumen yg
diisikan adalah dokumen surat izin cuti besarnya, tgl diisi tanggal
surat izin cuti besar, tmt diisi tgl mulai cuti besar.
Setelah selesai cuti besarnya, lakukan update, pilih jenis sk:
99 - SK lainnya, jika tidak menimbulkan kekurangan tunjangan
umum, pilih kedudukan aktif, jika pelaksana pastikan tunjangan
umum tercentang, isikan grade sesuai gradingnya.
13 - Tunjangan umum, jika ada potensi kekurangan tunjangan
umum, pilih kedudukan aktif, jika pelaksana pastikan tunjangan
umum tercentang, isikan grade sesuai gradingnya
Lakukan perekaman sk CLTN di riwayat status HRIS.
pilih jenis SK nomor 27 - Perubahan kedudukan MPP/Cuti
Besar, kedudukannya dipilih 03 Pensiun/Berhenti, dokumen yg
diisikan adalah dokumen surat keputusan CLTN, tgl diisi tanggal
SK CLTN, tmt diisi tgl mulai CLTN.
Setelah selesai CLTN, lakukan update, pilih jenis sk:
99 - SK lainnya, jika tidak menimbulkan kekurangan tunjangan
umum, pilih kedudukan aktif,
13 - Tunjangan umum, jika ada potensi kekurangan tunjangan
umum.
pilih jenis SK 23 Perubahan kedudukan pindah, kedudukannya
dipilih 01-Aktif
pilih jenis sk 14 - Tunjangan Papua, isikan sk mutasinya, set
default n simpan, pastikan tunjangan papuanya terpilih tidak.