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INTRODUCCIN

Este trabajo presenta varios puntos referentes a la administracin de proyectos y a la persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso. Se exponen el significado de la administracin de proyectos dentro de las organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por qu se le considera una solucin al problema surgido del incremento de operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un objetivo.

OBJETIVOS

Conocer los conceptos de la metodologa de Administracin de Proyectos. Establecer los lineamientos en el uso de la prctica de Administracin de Proyectos Identificar las actividades crticas de la Administracin de Proyectos. Establecer el primer nivel de competencias en Administracin de Proyectos.

QUE ES UN PROYECTO?
Es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio nico .

QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa. La administracin de proyectos viene a ser la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para la realizacin de un proyecto, en donde van a toman en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnologa, y as poder llegar al objetivo del proyecto. Se emplea la administracin de proyectos en las organizaciones, donde pueda llegar a una solucin de algn tipo de problema que se pueda estar presentando en la organizacin, para ello se va ver su importancia, sus funciones y as poder llegar al objetivo del proyecto. Para poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una planeacin, organizacin, direccin, control, y as poder satisfacer los requerimientos del proyecto.

IMPORTANCIA PROYECTOS

DE

LA

ADMINISTRACIN

DE

La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los mtodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organizacin. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y control.

La Planeacin: se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo


y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeacin. Proceso de Planeacin de Proyectos, (metodolgicamente): PROCESO DE LA PLANEACION DE PROYECTO Definicin del Alcance. Objetivos del proyecto, entregables principales. Desarrollo de la Estructura de Desglose del Trabajo. Subdividir los Principales entregables del proyecto en subentregables y componentes.

Definicin de Actividades. Identificar las actividades especficas que deben realizarse para producir los diferentes entregables del proyecto. Secuencia de Actividades. Identificar las dependencias entre las actividades. Anlisis de recursos. Estimar tipo y cantidad de recursos requeridos por Actividad. Estimacin de la Duracin de las Actividades. Estimar el numero de Periodos de trabajo que sern requeridos para terminar cada actividad. Desarrollo del Programa. Analizar la secuencia, duracin de actividades, Recursos requeridos y restricciones en tiempo, para programar el Proyecto. Estimacin de Costos. Realizar un estimado de los costos de los Recursos requeridos para efectuar cada actividad del proyecto. Presupuestacin. Obtener el presupuesto general a partir de los costos De las partidas individuales de trabajo. Planeacin Financiera. Establecer lnea base financiera. Plan de Calidad. Identificar los estndares de calidad aplicables al Proyecto y determinar como satisfacerlos. Recursos Humanos. Identificar y documentar roles, responsabilidades. Comunicaciones. Identificar los requerimientos de comunicacin y las Interrelaciones requeridas de informes y reportes. Administracin de Riesgos. Enfoque, identificacin, anlisis cualitativo, cuantitativo y plan de respuesta a los riesgos del proyecto. Plan de Contratacin y Procura. Determinar estrategias y programas de procura y contratacin, as como esquemas contractuales. Seguridad y Proteccin Ambiental. Prevencin de eventos que pongan en riesgo la integridad de personas, bienes y medio ambiente.

La organizacin:
actividades.

realiza actividades en grupo, de asignacin y

asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las

Uno de los factores que permitir obtener el xito en la ejecucin del proyecto es la organizacin del mismo, en lo que respecta tanto a la labor de direccin como a labor de ejecucin. Por tal motivo, deben de formarse grupos de trabajo que Apoyen directa e indirectamente con la ejecucin del Proyecto, estos grupos de trabajo son: * Comit de Direccin, el cual cumple un rol fundamental, porque de acuerdo a sus aportaciones se determinan las caractersticas del la ejecucin del proyecto. Generalmente el Comit de Direccin se encuentra conformado por los siguientes responsables: - Responsable(s) de la(s) Unidad(es). - Responsables de la gestin dentro de la Unidad. - Responsables de los servicios comunes de la administracin programacin, presupuestos, recursos humanos). * Director del Proyecto, quien es el encargado de dirigir el proyecto,

quien a su vez, deber ser un directivo de alto nivel del rea de sistemas, o en su defecto el responsable de la Planificacin Coordinacin de Sistemas * Equipo de Proyecto, el cual estar proyecto. * Grupo de Usuarios, se encargar n de proporcionar las especificaciones necesarias para cumplimiento de proyecto. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad. integrado personal quien ejecutara el

La direccin: sirve para conducir el comportamiento humano hacia las


metas establecidas.

Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional. REGLAS PARA LA DIRECCIN DE UN PROYECTO. 1.- Establecer un Gran Designio. 2.- Determinar Objetivos del proyecto. 3.- Establecer los puntos de control, las actividades, la Relaciones y las estimaciones de tiempo. 4.- Dibujar grficamente el esquema del proyecto. 5.- Dirigir a las personas individualmente y como equipo de proyecto. 6.- Reforzar el sentido de responsabilidad y moral del grupo del proyecto. 7.- Mantener informados a todos los elementos efectuados. 8.- Vitalizar a los componentes del grupo mediante la construccin de un consenso. 9.- Encausar el poder propio y el de los dems elementos del equipo. 10.- Favorecer la asuncin de riesgo y la creatividad.

Control: Se encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin a las


metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario. .la tarea de vigilancia y control de proyecto es una actividad cuya responsabilidad recae en el gerente o director del proyecto. Podr llegar a delegar algunos aspectos si bien se debe tener claro que para controlar el proyecto se debe disponer de una informacin elaborada y adems resulta imprescindible tener una visin general, algo que solo conoce. Controlar no es vigilar, es sobre todo conocer y tener capacidad de anticipacin, correccin y evaluacin para identificar desviaciones y mejorar la implantacin, como vemos es algo que va ms all del da a da de las tareas operativas. el gerente

El control contempla aspectos como: Estilos de direccin: afecta de forma directa a las relaciones sociales del equipo de proyecto y un buen estilo de direccin es algo que requiere experiencia. Una buena direccin es la que facilita convencer y una mala direccin es la que impone. Establecer herramientas de control: orientadas al control del coste, el plazo y las acciones correctivas ante la identificacin de desviaciones. Elaborar informes del estado del proyecto: toda la informacin del control debe permitir comparar la EDT y el diagrama de Gantt con el de la partida. La programacin y la planificacin son actividades permanentes durante el ciclo de vida de proyecto. Emitir cambios de ordenes: ante nuevos requerimientos, debe existir un procedimiento normalizado de gestin de cambio, cuyo impacto debe ser valorado y recogido en la meta, plazo y coste del proyecto. En definitiva podemos entender como control que lo esperado que ocurra, ocurra.

Integracin:
La integracin tiene como objetivo pensar en el proyecto como un todo unitario. La integracin permite que la excelencia con la cual se plantea cada proceso de gestin (inicio, planeamiento, ejecucin, seguimiento y control, y cierre) o cada rea de conocimiento (alcance, tiempo, costos, calidad, personal, comunicaciones, riesgo y adquisiciones) tenga relacin con los otros componentes. En el primer caso expuesto arriba, que la planificacin sea coherente con un sistema de seguimiento y control, y en el segundo que la gestin del alcance sea coherente con la gestin de calidad. Todo gerente de proyectos tiene que buscar la excelencia parcial en las especialidades, pero tambin la excelencia integral. Cuando alguna de las dos falla, los proyectos no resultan. Cuando ambas se dan integralmente, los proyectos tienen xito.

GESTION DE LA INTEGRACION Tiene como objetivo asegurar que las diferentes partes del proyecto

estn correctamente coordinadas. El conflicto principal de esta gestin consiste en tomar decisiones entre objetivos internos al proyecto y as decidir por aquellas alternativas que benefician al proyecto como un todo. La gestin de integracin incluye el desarrollo del plan del proyecto, el plan de ejecucin y el control de los cambios que puedan producirse. GESTION DEL ALCANCE La gestin del alcance del proyecto, es el grupo de procesos incluir

todo el trabajo requerido y solo el requerido, para completar exitosamente el mismo. Esta rea de conocimiento est relacionada principalmente a definir y controlar qu est incluido y qu no est incluido en el proyecto, tanto en las fases tempranas del proyecto como en las fases en que los entregables estn en plena construccin. Delimitar el alcance del proyecto Desarrollar el Diagrama de Descomposicin Funcional (WBS). Administrar los cambios. Resolver los pendientes. Identificar requerimientos especficos.

GESTION DEL TIEMPO La Gestin del Tiempo est orientada a los procesos requeridos para Proceso para el desarrollo de fechas meta de inicio y terminacin para

que el proyecto finalice en el tiempo estipulado. los elementos identificados en la administracin de alcance. Estas fechas estn basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas, las relaciones entre ellas y la disponibilidad de los recursos para ejecutarlas. El calendario se

utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente cuando se realizarn las tareas y cuando estarn disponibles los entregables. Desarrollar el Calendario del Proyecto Definicin de actividades Secuenciacin Estimacin Monitorear el estatus del Calendario

El grfico de Gantt

es la forma habitual de presentar el plan de

ejecucin de un proyecto, recogiendo en las filas la relacin de actividades a realizar y en las columnas la escala de tiempos que estamos manejando, mientras la duracin y situacin en el tiempo de cada actividad se representa mediante una lnea dibujada en el lugar correspondiente.

GESTION DEL COSTO Tiene como objetivo que el proyecto se complete con el presupuesto

inicialmente aprobado.

Esto est relacionado tanto a los recursos materiales necesarios para el

proyecto, como a los recursos humanos (horas de trabajo). GESTION DE CALIDAD Tiene como objetivo que el proyecto satisfaga las necesidades para las La Gestin de la Calidad incluye los procesos requeridos para satisfacer

que fue inicialmente diseado. los requerimientos del proyecto. Estos procesos son la planificacin, aseguramiento y control de la calidad de los entregables. Proceso de definicin de las inspecciones y revisiones para asegurar que el proyecto est aplicando efectivamente las prcticas de administracin de proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto es llevado a cabo. Proporciona los puntos de control y resultados que direccionan el enfoque continuo de despliegue y mejora de los procesos de administracin. Planeacin de la Calidad. Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad. Desarrollar y ejecutar los planes de prueba para el control de la calidad.

Plan de Aseguramiento de Calidad Diagnstico del Proyecto. Criterios de Aceptacin. Criterios de Auditoria de QA por fase. Lista de Identificacin de Defectos del Proceso. Plan de Mejora del Proceso. Plan y Casos de Pruebas. Reporte de Seguimiento del Plan de Pruebas.

GESTION DE RECURSOS HUMANOS La Gestin de los Recursos Humanos tiene como objetivo la utilizacin

ms eficiente posible de las personas que participan en el proyecto, y entre sus

actividades estn el plan organizacional, la contratacin de nuevos empleados y el desarrollo de los equipos. Los miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para Su proceso consiste en definir qu recursos humanos se necesitan para desempear con xito sus labores asignadas. el proyecto, identificar y comunicar los roles y responsabilidades de cada uno de los involucrados y despus de que se forma el equipo, desarrollar el potencial individual y grupal para conseguir los objetivos del proyecto. GESTION DE COMUNICACION La Gestin de la Comunicacin incluye los procesos requeridos para

generar, difundir, almacenar y clasificar toda la informacin producida en el proyecto. xito. rol. GESTION DE RIESGOS La Gestin del Riesgo es el proceso sistemtico para identificar, analizar Toda persona involucrada en el proyecto debe estar preparada para emitir y recibir informacin, y tomar decisiones en base a ello, de acuerdo a su Este proceso es vital para la consolidacin de las personas, ideas, conceptos e informacin que sern necesarios para que el proyecto tenga

y responder al riesgo del proyecto. La preocupacin principal en este plano del proyecto es minimizar la probabilidad y el impacto de los factores de riesgo que amenazan el desarrollo normal de las tareas. En la fase de planificacin este proceso consiste en identificar a los de riesgo, asignarles una probabilidad de ocurrencia y desarrollar una estrategia de minimizacin o acciones de contingencia para cada uno. En la fase de ejecucin de las tareas, este proceso consiste en monitorear y controlar los factores de riesgo definidos para el proyecto.

GESTION DE ADQUISICIONES (CONTRATO) Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisicin,

utilizacin y reubicacin efectiva de los recursos (humanos y materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos legales, de tal forma que se reduzca la exposicin legal. Planificacin de las adquisiciones y propuestas de solucin. Seleccin de Proveedores. Elaborar Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio. Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos. Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores. Contrato. Convenios de Servicios y Niveles de Servicio.

Beneficios de la Gestin de Proyectos en la Empresa


La importancia creciente que la Gestin de Proyectos va tomando en las empresas, especialmente en las tecnolgicas, industria y construccin. Las ventajas de implantar una cultura corporativa en torno a la Gestin de Proyectos en la empresa: 1. Posibilita respuesta rpida a demandas cambiantes. Proporciona la capacidad para adaptarse al cambio y manejar dicho cambio. Las razones por las que la Gestin de Proyectos permite responder ms rpidamente vienen a continuacin. 2. Maximiza la capacidad de la organizacin: Consigue ms con menor coste. La gestin de proyectos identifica todas las responsabilidades funcionales de cara al cumplimiento de la misin de la empresa, asegurndose que todos los miembros de la organizacin conocen su responsabilidad. As mismo, identifica las posibles mejoras en los procesos, proporcionando ahorros en tiempos y costes.

3. Coordina los diferentes recursos internos y externos. En muchas ocasiones, un mismo proveedor tiene contacto con diferentes reas de la empresa y no se aprovechan las sinergias que esto puede proporcionar. 4. Aporta una visin de conjunto y mejora la comunicacin en la empresa. Permite transferir conocimientos entre Departamentos que, de otra forma, actuaran de forma estanca. Fija objetivos globales ms all de las visiones particulares de cada grupo, departamento o rea. Maneja presupuestos generales y costes de toda la organizacin. Permite marcar prioridades dentro de las distintas acciones pendientes. 5. Permite aprender de las lecciones pasadas. Mediante una correcta Gestin de Proyectos se crea un know how en la empresa que permite usar esa experiencia para la planificacin y realizacin de proyectos futuros. 6. Aporta una correcta percepcin sobre la autntica capacidad del equipo, ya que maximiza las sinergias entre los distintos miembros. 7. Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseen acciones correctivas a tiempo. 8. Aporta una visin centrada en el cliente, ya que el Jefe de Proyecto es, generalmente, el interlocutor nico del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organizacin. 9. Proporciona informacin a la Gerencia y reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estn realizando informes constantemente, ya que se centraliza la informacin en el Jefe de Proyecto. 10. Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un resultado acorde con los requisitos y con adecuacin al uso. Con tantos beneficios disponibles, cuesta entender por qu la funcin de Gestin de Proyectos est tan mal vista en muchas empresas Es algo en lo que espero adentrarme en prximos artculos. El Beneficio definitivo de poner en prctica las tcnicas de Administracin de Proyectos es tener un cliente Satisfecho, tanto si somos los clientes de nuestro propio proyecto. El completar el alcance total de un proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto, proporciona una gran satisfaccin.

Para un contratista significa que puede llevarlo a cabo en el futuro a negocios adicionales con el mismo cliente o a nuevos negocios recomendado previamente por clientes satisfechos. Cuando los proyectos son exitosos todos ganamos!

Ventajas administracin de proyectos


Roles y responsabilidades. Eficiente calendarizacin del plan de trabajo. Control contino del proyecto. Temprana identificacin de los problemas. Trabajo en equipo. nfasis en la calidad. Satisfaccin del cliente. Establece claras medidas de xito en los proyectos (Calidad, Tiempo y Costo). Permite a la organizacin disciplinar sus esfuerzos a los objetivos estratgicos. Identifica y selecciona proyectos que estn alineados al Plan Estratgico Empresarial. Optimiza el uso de los recursos organizacionales. Asegura la salida rpida de productos y servicios al mercado. Pone en prctica los planes estratgicos.

Desventajas administracin de proyectos


Tiempo Asignacin de recursos dedicados Inversin

CONCLUSIONES
Despus de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administracin un poco ms enfocada a metas especficas. La administracin de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una extensin del administrador general. Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propsitos especficos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempear mejor su trabajo dentro de toda la organizacin

BIBLIOGRAFA CLELAND David y King William. Systems Analysis and Project Management. Ed. McGraw Hill, Estados Unidos, 1983, 490 pp. RUE Leslie y Byars Lloyd. Administracin, teora y aplicaciones. Ed. AlfaOmega, Mxico, D.F. 1994, 544pp. REFERENCIAS DE INTERNET http://www.unex.ucla.edu/shortcourses/winter97/project.htm http://www.islandnet.com/manageering/html/project_mgmt.htm http://www.airtime.co.uk/users/wysywig/prinpm_1.htm