MANUAL DE CORRESPONDENCIA

LILIBETH PLATA TORRES YINNA GARCIA SANPEDRO DAYANARA TORRES VEGA LORAINE RANGEL

CENTRO INCA LTDA SECRETARIADO EJECUTIVO COMERCIAL CON ENFASIS EN SISTEMA TECNICAS DE ARCHIVO CODIGO: 217

BARRANQUILLA 2011 MANUAL DE CORRESPONDENCIA

LILIBETH PLATA TORRES YINNA GARCIA SANPEDRO DAYANARA TORRES VEGA LORAINE RANGEL

Trabajo de tcnicas de archivo

Orientador (a) Yurany Campo Espinoza

CENTRO INCA LDTA SECRETARIADO EJECUTIVO COMERCIAL CON ENFASIS EN SISTEMA TECNICAS DE ARCHIVO CODIGO: 217

BARRANQUILLA 2011

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y GESTION DOCUMENTAL

SECRETARIA GENERAL

Barranquilla, 02 de septiembre de 2011

INDICE pg. INTRODUCCION. 5 1. Objetivos... 6 2. Estructura orgnica de la empresa 7 3. Modelos de documentos .........................................................8 4. Clasificacin de la correspondencia por su contenido....14 5. Clasificacin de la correspondencia por su origen.. 15 6. Descripcin de los formatos utilizados y su Diligenciamiento. 16 7. Niveles Jerrquicos17 8. Procedimientos para el recibo, registro y Distribucin de la correspondencia.. 18 9. Pasos para el manejo y uso del fax19 10. Definicin y clasificacin de archivo 20 11. Estructuracin del sistema del sistema de ordenamiento Para la clasificacin de los documentos de archivo 21 12. Unidades de conservacin en archivos documentales. 23 13. Procedimiento para prstamo de documentos. 24 14. Tiempo de conservacin y tabla de retencin.. 26 15. Conservacin de documentos y microfilmacin de archivos27 16. Eliminacin de documentos 29 17. Metodologa y procedimiento para la elaboracin Del manual de correspondencia 30 ANEXOS.. 34

INTRODUCCION

En respuesta a las acciones emprendidas en el mbito de la Administracin del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, en lo relativo a la modernizacin de los servicios archivsticos y documentarios se elabor el presente manual, que sentar las bases para el desarrollo coherente y homogneo de las actividades inherentes a la administracin de la documentacin en las unidades responsables de la Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria CORPOICA , que resuelva efectivamente las demandas al respecto. La modernizacin de los servicios archivsticos de la institucin, adquiere una singular importancia, en virtud del carcter estratgico que estos servicios poseen con relacin a la actividad regular de las unidades responsables que integran al Instituto y consecuentemente, respecto al propio desarrollo del proceso de modernizacin del sector agropecuario en su conjunto. El presente manual de correspondencia, tiene como principal funcin normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para un adecuado control de la misma, contar con una gua clara y especfica que garantice la ptima operacin y desarrollo de las diferentes actividades archivsticas de nuestra empresa, as como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir para cada actividad documental, promoviendo el buen desarrollo administrativo de la corporacin. Contiene cada uno de los pasos a seguir en cada uno de los procesos archivsticos, lista maestra de documentos, el desarrollo de procedimientos con sus respectivos formatos utilizados. Es importante sealar, que este documento est sujeto a actualizacin en la medida que se presenten variaciones en la ejecucin de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgnica de la entidad, o bien en algn otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.

MANUAL DE CORRESPONDENCIA CORPOICA

1. OBJETIVOS. Objetivo general: Administrar el Sistema de control de correspondencia a

Travs de la Unidad de Correspondencia, Grupo que establece las normas y Procedimientos para el recibo, elaboracin, distribucin, despacho y conservacin De la correspondencia tanto interna como externa.

Objetivos especficos:

Disear e implantar los medios y mecanismos Apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la Recepcin, distribucin, elaboracin y despacho de correspondencia. Archivar, para localizar y consultar en forma fcil, rpida y segura, cualquier documento o asunto en un momento determinado, por quin lo requiera y est autorizado para ello. Identificar en un momento dado, la Dependencia y/o empleado al cual se ha entregado correspondencia recibida o que ha emitido correspondencia interna. Brindar informacin oportuna a los directivos y dependencias en general sobre documentos tramitados. Asesorar al personal encargado de la tramitacin y manejo de documentos en cada una de las dependencias o archivos de la Corporacin. Agilizar el control de trmite y de atencin prestada a cada documento en particular y a todos los asuntos en general. CORPOICA Manual de Correspondencia y Gestin Documental

2. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA La Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria, CORPOICA, es una entidad pblica descentralizada por servicios con rgimen privado, encargada de generar conocimiento cientfico y soluciones tecnolgicas a travs de actividades de investigacin, innovacin, transferencia de tecnologa y formacin de investigadores, en beneficio del sector agropecuario colombiano. CORPOICA cuenta con un equipo de ms de 270 investigadores de diferentes disciplinas del conocimiento, ubicados en siete centros de investigacin y ocho estaciones experimentales en diversas regiones del pas.

ORGANIGRAMA

3. MODELOS DE DOCUMENTOS MEMORANDOS

El memorando se utiliza para comunicaciones internas entre las diferentes dependencias de CORPOICA. Al igual que en la carta y en todos los documentos institucionales, la fuente de letra usada es Arial y el tamao puede ser 12 puntos, segn las necesidades. Aplicando las dimensiones establecidas anteriormente, los memorandos deben tener la siguiente distribucin: PARTES DEL MEMORANDO CDIGO: Consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlnea de la margen superior. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Cdigo. Consignar nicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicacin seguida de coma (,). la fecha es registrada exclusivamente por la oficina de archivo y correspondencia TTULO: Se escribir a tres (03) interlneas de la ciudad y fecha la palabra memorando en mayscula sostenida centrada y en negrilla. DATOS DEL DESTINATARIO: A tres (03) interlneas del ttulo justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra para: consignar la sigla de seor(a) o doctor(a) y los nombres y apellidos del empleado a quien va dirigido el memorando. En la lnea siguiente, debajo del nombre, sin negrilla, iniciando con mayscula, escribir el cargo o la oficina en la que se encuentra el empleado. DATOS DE LA DEPENDENCIA REMITENTE: A una (01) interlnea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra de: consignar el nombre de la dependencia productora del memorando. REFERENCIA: A una (01) interlnea de los datos del remitente, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus, consignar sntesis del tema del memorando. En caso de corresponder a una respuesta debe citar el nmero y la fecha de la comunicacin a la que se refiere. TEXTO: Se inicia a una (01) interlnea de la referencia y se escribe a una (01) interlnea entre renglones y a dos (02) entre prrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y cortesa; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por memorando.

DESPEDIDA: A una (01) interlnea despus del texto se escribe una expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesa terminada en punto (.) NOMBRE DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora. ANEXOS: A dos (02) interlneas del nombre del remitente, Iniciando con Mayscula despus de la palabra Anexos: consignar con claridad el nmero de folios o el tipo de anexo. COPIAS: A dos (02) interlneas, de los anexos, despus de las letras cc; en minscula y al frente, consignar los nombres, apellidos y dependencia de la persona que la debe recibir. En caso de enviarse varias copias se registrarn por separado a una (01) interlnea de la anterior. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A una (01) interlnea de las copias, registrar en letra Arial 8, en mayscula sostenida, las iniciales de la(s) persona(s) que proyectaron el memorando seguidas del signo (/) y en minsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretacin de la forma como se debe elaborar el memorando, a continuacin presentamos un modelo a seguir.

Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria Centro de Investigacin

0013.3 Barranquilla,

MEMORANDO

PARA:

DR. MARIO VELAZQUEZ Director Departamento de Suministro C.I. La Selva

DE:

DIRECTOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS SU MEMORANDO RADICADO CORPOICA N 524

REF:

Es claro que una vez se traslade un activo de un centro de investigacin a otro, el centro de investigacin que recibe el activo, es responsable de su manejo, custodia y buen uso. Con relacin al traslado de los activos como vehculos y motocicletas, el centro de investigacin que traslada el vehculo debe hacerle la entrega en las condiciones establecidas segn documento anexo.

Atentamente,

EDGAR HUMBERTO HENAO MUOZ Anexos: C.c. (02) folios. Dra. Sandra Lis Garca / Coordinadora Administrativa C.I.

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CIRCULARES

La Circular es una comunicacin escrita interna o externa de carcter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido. Se elabora cuando se dirige a ms de tres (03) destinatarios, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Corporacin, as como las normas generales, cambios, polticas y asuntos de inters comn. CARCTERSTICAS: Debe elaborarse en papel bond tamao carta a espacio sencillo. El logotipo debe mantener los colores originales o de lo contrario imprimirse solamente en color negro. Debe elaborarse un (01) original nicamente y solicitar la numeracin en la unidad de correspondencia y Archivo, quien se encarga de realizar su trmite en forma independiente al SISAD. El original reposar en el consecutivo de circulares. La Circular no debe registrarse con copias, se anuncian en los destinatarios. Para evitar confusiones de los destinatarios, evite colocar cdigos internos, siglas, mensajes o dibujos que no sean los de la plantilla establecida. MRGENES: Superior e izquierda 3 cm, Inferior y derecha 2 cm. Encabezado y Pie de Pgina 1.5 cm FUENTE: Se utilizar preferiblemente letra Arial 12 FIRMA: La firma o autgrafo debe hacerse con Esfero o bolgrafo de tinta negra.

PARTES DE LA CIRCULAR CDIGO: Consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlnea de la margen superior. El cdigo debe corresponder a la firma autorizada. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Cdigo. Consignar nicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicacin seguida de coma (,). La fecha es registrada exclusivamente por la unidad de correspondencia y archivo. TTULO: Se escribir a tres (03) interlneas de la ciudad y fecha la palabra circular en mayscula sostenida centrada y en negrilla. DATOS DE LOS DESTINATARIOS: A tres (03) interlneas del ttulo justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra PARA: consignar nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurdicas, etc. a quienes va dirigida la comunicacin.

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DATOS DE LA DEPENDENCIA REMITENTE: A una (01) interlnea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra DE: consignar el nombre de la dependencia productora de la Circular. ASUNTO O REFERENCIA: A una (01) interlnea de los datos del remitente, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra. REFERENCIA: consignar sntesis del tema de la circular. En lo posible no debe exceder de seis (06) palabras. TEXTO: Se inicia a una (01) interlnea de la referencia y se escribe a una (01) interlnea entre renglones y a dos (02) entre prrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y cortesa; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por circular. DESPEDIDA: A una (01) interlnea despus del texto se escribe una expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesa terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboracin). NOMBRE DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora. El remitente es el Director de la dependencia, El Asesor o el Coordinador del Grupo de Trabajo o el Jefe del Centro de Investigacin, Estacin Experimental y/o Unidad Local. ANEXOS: A mnimo dos (02) interlneas del nombre del remitente, Iniciando con Mayscula despus de la palabra Anexos: consignar con claridad el nmero de folios o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A mnimo dos (02) interlneas de los anexos, registrar en letra Arial 8, en mayscula sostenida, las iniciales de la(s) persona(s) que proyectaron la circular seguidas del signo (/) y en minsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe.

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Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria Centro de Investigacin

0013.3 Barranquilla,

CIRCULAR N

PARA:

DIRECTOR EJECUTIVO, SUBDIRECTORES, OFICINAS ASESORAS, JEFES DE DEPARTAMENTO, COORDINADORES DE PROGRAMA, CENTROS DE INVESTIGACIN, ESTACIONES EXPERIMENTALES Y UNIDADES LOCALES. DIRECTOR COMPRAS Y SUMINISTROS

DE:

REF:

INSTRUCTIVO ELABORACIN DE DOCUMENTOS

Con el propsito de unificar el procedimiento para la elaboracin de los OFICIOS, MEMORANDOS y CIRCULARES en CORPOICA, anexo los instructivos y normas establecidas para tal fin. Los empleados de la unidad de Correspondencia y Archivo, velarn por el cumplimiento de estas normas y estn autorizados para devolver todos los documentos que no cumplan con los requisitos establecidos.

Atentamente,

EDGAR HUMBERTO HENOA MUOZ

Anexos: Doce (12) Folios.

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4. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU CONTENIDO ORDINARIA: Trata asuntos de carcter general memorandos comunicativos Entre Centros de Investigacin, Estaciones Experimentales, Unidades Locales, que informan sobre operaciones administrativas, asuntos entre programas de investigacin, ordinarios e informacin especial, que no se consideren confidenciales.

CONFIDENCIAL: Informa sobre temas referentes al personal y trmites administrativos, informes y asuntos de investigacin de carcter directivo que no deben trascender a otros empleados y otros asuntos de ndole administrativo que requieren tratamiento reservado, de los cuales tendrn conocimiento determinados empleados. PERSONAL: Las cartas personales deberan escribirse a mano para mantener ese carcter cercano (esta es una de las grandes diferencias con la correspondencia comercial). Aunque el aumento de la presencia de ordenadores en los hogares, est haciendo que se pierda en gran cantidad de casos las cartas manuscritas. Los sobres tambin deberan llevar las seas manuscritas. En este tipo de cartas podemos expresar sentimientos, vivencias y temas que estn totalmente prohibidos en la correspondencia comercial.

EMPRESARIAL: Se llama correspondencia empresarial a las cartas comerciales, las cuales se escriben fundamentalmente por asuntos de trabajo o de negocio. Se dirigen para ofrecimiento o pedido de productos, reclamos de todo tipo, informes profesionales o propaganda de productos o servicios. Hoy veremos algunas de sus caractersticas: Surgen del campo laboral y pretenden el funcionamiento y desarrollo de la empresa. La relacin establecida en estas comunicaciones no es interpersonal, sino laboral, comercial y profesional. Deben ser concisas, eliminando lo superfluo y las repeticiones para conseguir rapidez de expresin.

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5. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es toda clase de comunicacin escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual la CORPORACION emite conceptos o decisiones que afectan sus polticas, fija criterios o especificaciones de alto nivel que comprometen las opiniones, los recursos y las actividades de la sobre aspectos o actividades que surgen de la interrelacin entre una entidad externa y una dependencia interna de la CORPORACION y la cual tiene el fin de cumplir o atender una determinada solicitud o un determinado trmite operativo. CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la comunicacin escrita que surge del intercambio entre las diferentes Dependencias de la CORPORACION, por la cual se emiten conceptos, se ordenan trabajos o actividades, se trazan polticas y se determinan planes especficos a desarrollar. HORARIO, DISTRIBUCIN Y ENTREGA: Una vez cumplido el proceso de radicacin, se colocan las comunicaciones que han sido registradas en las tulas, y se enva a las dependencias a travs del mensajero interno, en el siguiente horario: 8:30 a.m. y 11:00 (en la maana) 3:00 p.m. (en la tarde) o La secretaria de cada dependencia, hace una revisin general de todas las comunicaciones y descarga en el mdulo del SISAD, con base en los documentos entregados fsicamente. Una vez cumplido este paso el jefe de cada dependencia procede a asignar los documentos en el mdulo asignar documentos del SISAD, para su trmite respectivo. o La correspondencia tanto externa como interna se debe entregar directamente al mensajero interno dentro de los recorridos establecidos, salvo el caso de una comunicacin que por su urgencia requiera un trmite inmediato.

CLASES DE CORRESPONDENCIA INTERNA. o CIRCULAR REGLAMENTARIA: Es toda comunicacin que se origina como resultado de lo establecido en los Acuerdos y Estatutos que rigen la Corporacin de obligatorio cumplimiento, que contiene la reglamentacin de todos aquellos asuntos de carcter general, que a criterio de la alta direccin deben ser conocidos y acatados, por todos los empleados de la CORPORACION. La Circular Reglamentaria lleva una numeracin, que ser asignada, distribuida y archivada por la unidad de correspondencia.

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o CIRCULAR ADMINISTRATIVA Y/O FINANCIERA: Es aquella comunicacin que imparte instrucciones y aplicaciones sobre asuntos especficos, relacionados con las reas Administrativas y Financieras. La Circular Administrativa y/o Financiera, lleva una numeracin consecutiva expedida Por la unidad de correspondencia. Este tipo de Circular debe ser firmada, nicamente por el Secretario General o el Subdirector Financiero de la Sede Central o MEMORANDO CIRCULAR: Es la comunicacin escrita que da a conocer las instrucciones o especificaciones sobre actividades o trmites en particular y que afectan al personal de Dependencias de una misma Subdireccin o Direcciones de Centros de investigacin, Estaciones Experimentales o Unidades locales. o MEMORANDO INTERNO: Es la comunicacin escrita que tiene lugar entre las diversas Dependencias de la CORPORACION, cualquiera que sea su ubicacin geogrfica. o HOJAS DE TRMITE: Breve comunicacin escrita que precisa instrucciones para el trmite de un documento. CORPOICA Manual de Correspondencia y Gestin Documental.

6. DESCRIPCIN DE DILIGENCIAMIENTO:

LOS

FORMATOS

UTILIZADOS

SU

La correspondencia externa debe elaborarse en el Formato establecido, con el logotipo de la CORPORACION (anexo 1), en original y dos copias, ms las copias adicionales que se requieran. Para el diligenciamiento de la correspondencia externa, debe procederse en la siguiente forma: Identificar la comunicacin con el cdigo asignado por la Unidad de correspondencia y Archivo dentro del Sistema de Administracin Documental.

USO DE SELLOS: Los sellos se utilizan para identificar Dependencias que expidan certificados, Constancias etc., y que tengan a su cargo manejo de dinero para que proteja la autenticidad del documento. o El sello de ORIGINAL FIRMADO es utilizado hasta el nivel de Unidad, como refrendacin de la firma en las copias de la correspondencia y debe ser manejado por las secretarias de las Dependencias. o Los documentos sujetos a fiscalizacin, deben llevar firma autgrafa en el original y todas las copias.

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o Los sellos registrados para los movimientos de las diferentes cuentas Bancarias de la CORPORACION, deben ser utilizados como protectores de la firma autgrafa. o La Unidad de Correspondencia en Oficinas centrales y las que cumplan sus funciones en los C.I., E.E., U.L., deben llevar un REGISTRO DE FIRMAS Y o SELLOS del personal autorizado, con la finalidad de comprobar la autenticidad de los documentos que firmen.

ARCHIVOS CORPORATIVOS Archivo documental: El Archivo de la CORPORACION est conformado por la correspondencia (recibida y despachada), documentos y estudios que se tramitan oficialmente y hacen parte de las Actividades que adelanta CORPOICA, en desarrollo de sus actividades. Archivos contables: La responsabilidad por la custodia, manejo y Archivo de los documentos contables de la CORPORACION, estar a cargo del CORPOICA Manual de Correspondencia y Gestin Documental

7. NIVELES JERARQUICOS

Accionistas consejo representante legal director general gerente titulares de departamento supervisores

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8. PROCEDIMIENTOS PARA EL RECIBO, REGISTRO Y DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA: Sello de recepcin de la empresa que denote claramente fecha y hora. Numeracin correlativa de recepcin, se le debe asignar un nmero a cada documento y anotarlo (sellarlo) dentro o al lado del sello de recepcin. Anotar los datos en el libro de control de correspondencia. Digitalizar el documento en formato TIFF y almacenar el archivo en el servidor de documentos local (M:), bajo el directorio que lleve el mismo nombre del cdigo del lugar, con el siguiente formato de nombre: REC-<cdigo recinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha (dd mm aa)>.tif Ej.: documento con correlativo 4 recibido en Bermejo en fecha 10/04/2003 Nombre: REC-BER01-0004-10042003.tif Este archivo debe almacenarse en la ubicacin M:\BER01, si el directorio no existe es necesario crearlo. Registro en el sistema de control de correspondencia, en la opcin CARTAS. Enlace en el sistema de correspondencia del registro con el archivo digitalizado. Una vez registrados los datos, entregar la correspondencia o comunicacin recibida al destinatario de la misma, recabando su firma de constancia de entrega en el libro de control de correspondencia. Si la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrnicamente o solicitar la entrega fsica de una copia a la persona que atiende la nota. Para un mejor control de entrega/recepcin, el sistema tiene una pestaa en la opcin cartas, donde se puede registrar las fechas y personas a quienes se entregaron las notas. Esta opcin es de mucha utilidad para los destinatarios en las oficinas donde existen varios funcionarios. La correspondencia recibida que amerite una respuesta, debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 5 das hbiles. Cuando el planteamiento o tema de la nota recibida no permita respuesta en dicho plazo, debe responderse en ese sentido dentro del plazo establecido, haciendo mencin a la fecha de solucin o atencin del caso.

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Toda respuesta a una correspondencia recibida debe codificarse solicitando al sistema un nmero de cite, el mismo que debe registrar el nmero de recepcin de la nota atendida. El destinatario de la correspondencia o comunicacin interna, es responsable de la devolucin del documento al archivo una vez atendido. Finalmente, los responsables de recepcin deben registrar en el libro de control de correspondencia y en el sistema de control de correspondencia, el lugar donde la nota recibida se encuentra archivada.

9. PASOS PARA EL MANEJO Y USO DEL FAX conecta tu lnea telefnica al fax (en la entrada LINE) y saca una lnea (de la parte Phone, tambin de tu fax) a un telfono. para enviar: marca el numero al que deseas enviar, si te suenan ruidos raros o pitidos, dale en enviar (send) en tu fax y te escaneara la hoja para enviarla. si te contestas pide tono de fax y cuando pite le das send. para recibir: suena tu telfono y te piden tono de fax, algunas maquinas con el mismo botn send reciben, la mayora traen un botn que dice "RECIEVE" recibir, le picas y listo recibirs tu fax. Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la informacin que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retencin documental, para la respectiva radicacin en la unidad de correspondencia la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administracin. Las entidades que utilizan para la impresin del fax, papel qumico debern reproducir este documento sobre, papel que nos garantice su permanencia y durabilidad.

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10. DEFINICION Y CLASIFICACION DE ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

CLASIFICACION: CENTRAL: Se caracteriza porque en l se maneja toda la informacin, la correspondencia recibida y despachada de la empresa y se aplican todos los procesos archivsticos. DESCENTRALIZADO: Esta clasificacin implica que cada oficina maneja un archivo interno, autnomo independiente. Es decir, los podremos identificar porque en ellos cada oficina presenta archivadores subdivididos por etapas (activo, semiactivo, inactivo) bajo el criterio personal de cada funcionario. DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL: En este tipo de archivo cada oficina o dependencia posee su propio archivo interno y adicionalmente hay un archivo central que controla y direcciona a los dems archivos de oficina.

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11. ESTRUCTURACION DEL SISTEMA DE ORDENAMIENTO PARA LA CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO. SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabtica de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario. Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas: o Se basa en secuencia alfabtica o Es directo o Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeos y grandes. Todos los archivos alfabticos estn organizados en la misma manera, la mayor parte tiene los siguientes elementos:

GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabticas importantes y estas van al inicio. GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guas primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localizacin del documento. GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan despus de una gua primaria para subdividir esta seccin y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente. EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos estn ordenado alfabticamente despus de cada gua. los documentos dentro de cada expediente individual estn ordenados cronolgicamente. con la ultima fecha enfrente de tal manera que la correspondencia sea fcil de localizar. EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca uno miscelneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todava no necesitan un expediente individual.

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 SISTEMA DE ORDENAMIENTO NUMRICO Consiste en asignar nmeros consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despus archivarlas por orden numrico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el nmero asignado. Las fichas se archivarn en orden alfabtico en un cajn o fichero. Las ventajas de este sistema son: es ms sencillo encontrar las carpetas, los nmeros de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (slo ser necesario aadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines. sistema numrico de archivo se le asigna cada individuo, institucin, razn social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese nmero. Al sistema alfabtico se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los ttulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numrico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el nmero asignado, para luego poder archivar o buscar algn papel o documento.

SISTEMA DE ORDENAMIENTO CRONOLOGICO La ordenacin cronolgica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el ms antiguo quedar en la parte posterior o inferior, y el ms reciente en la superior. Los documentos tambin pueden ordenarse alfabtica y numricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarn en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarn por criterio cronolgico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS Consistira en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un mtodo muy til. Los archivos por temas son tiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva

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12. UNIDADES DE CONSERVACIN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES

Dentro de la conservacin de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivstica se define como unidad de conservacin en base a cualquier archivo estas unidades son: Paquetes:

Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un camo as fijando en una de sus caras un titulo de identificacin Como podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservacin de estos ya sea por su mal manipulacin o manejo, ocasionando roturas generando tambin un ambiente de deterioro biolgico y complicando el proceso de depsito, manipulacin y consulta.

Legajos:

Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y tcnicas con una organizacin de agrupacin de la A-Z. La conservacin de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas. Esta manera muestra las siguientes faltas. - es frgil contra el polvo y friccin, - el cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernacin pasando a un deterioro de tipo fsico como roturas y rasgaduras, - la agrupacin indiscriminada de diferentes formatos y tipos de papel, - con el tiempo los adhesivos tienden a cristalizarse y se tornan insolubles por lo cual son muy difciles de remover,

Libros:

Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes tcnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservacin del documento.

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Cajas:

Es el instrumento que ms ofrece mejor seguridad en cuanto la conservacin de documentos durante las fases de depsito y manipulacin en este caso encontramos amplia variedad de estilos entre ellos encontramos. Polipropileno

Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general so bastantes hermticos Por su peso las hace bastantes ligeras y por lo general son suficientes hermticas esta ultima por su poca ventilacin puede general micro-climas que faciliten la difusin de agentes patgenos como hongos y bacterias. Cartn

Debido que es muy econmico por su precio contamos con su buena resistencia en la manipulacin, funcionando as excelentemente como barrera frente fluctuaciones medio-ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones cidos, requiriendo un recubrimiento que evite la migracin por contacto de la acidez del cartn con los documentos como buena recomendacin los documentos se guarden con carpetas para evitar algn cambio. 13. PROCEDIMIENTO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS La unidad administrativa de CORPOICA que desee solicitar un prstamo de documentacin al Archivo General, debe hacer uso del formulario de solicitud de prstamo en la pgina web del Archivo General, imprimirlo, cumplimentarlo, y enviarlo al Archivo, firmado por el responsable de la unidad administrativa. Este formulario refleja el procedimiento de prstamo y ha de acompaar a la documentacin en todas las fases del procedimiento. Si una unidad administrativa solicita un prstamo de documentacin con valor administrativo de la que no ha sido productora, debe dirigir la peticin a la unidad administrativa responsable del procedimiento. El formulario de solicitud de prstamo incluye los siguientes campos: Nombre del solicitante Unidad administrativa Nombre del responsable que solicita Correo electrnico y telfono del solicitante Fecha de la solicitud Datos de la documentacin:
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- Descripcin (ttulo de la serie y del expediente que se requiere) - Aos - Signatura de la documentacin en el Archivo General. - Observaciones que la unidad administrativa solicitante quiera aadir en relacin a las caractersticas de la documentacin Que solicita, plazos especiales, motivo de la solicitud, etc. Datos de control interno del prstamo (los cumplimenta el Archivo General): - Nmero de prstamo. - Fecha de devolucin. - Fecha de devolucin en caso de prrroga. Firmas, sellos y fechas del procedimiento administrativo del prstamo: - Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad Administrativa solicitando el prstamo. - Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo dando Curso al prstamo. - Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad Administrativa devolviendo el prstamo. - Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo acusando Recibo de la documentacin devuelta. Una vez que el Archivo General recibe el formulario, se prepara la Documentacin solicitada y se remite a la unidad administrativa peticionaria, acompaada por el formulario en donde el Archivo ha consignado los datos de nmero de prstamo, fecha de devolucin y ha firmado y fechado el envo del prstamo. Dentro del plazo de prstamo establecido (un mes), la unidad administrativa devuelve la documentacin al Archivo General, junto con el formulario en donde ha fechado, firmado y sellado la devolucin. 6. Si la unidad administrativa tiene razones para mantener el prstamo durante un plazo ms amplio del establecido, es necesario que solicite una prrroga al Archivo General. La documentacin se devuelve al Archivo General sin modificaciones. Si fuera necesario aadir al expediente algn documento, el responsable de la unidad administrativa lo har constar en la portada de la carpeta correspondiente y advertir de ello al Archivo General. En caso de prdida o deterioro de la documentacin, la responsabilidad recae en la persona de la unidad administrativa solicitante del prstamo. Una vez recibida la documentacin prestada, el Archivo General remite al prestatatario el formulario con el acuse de recibo fechado, firmado y sellado.

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14. TIEMPOS DE CONSERVACION Y TABLA DE RETENCION Por requisito de la norma ISO 9001 debes de especificar un tiempo de retencin (4.2.4) para los registros que tienes en tu listado maestros de registros, cunto tiempo le debes asignar me es muy difcil ser especficos ya que depende de ustedes, de tus operaciones, de tu producto, de la legislacin que les aplique, etc., etc. Te recomiendo que analices cuestiones como la necesidad de aplicar trazabilidad a tu producto en el mercado en caso de quejas de clientes y asignarles un tiempo que cubra estas necesidades a todos lo registros que tengan que ver con trazabilidad, revises toda la legislacin que les aplique e identifiques cuento por "Ley o cumplimiento legal" debes retener los registros que te marque, la necesidad interna de analizar datos en tus proceso, le frecuencia con la cual se genera la informacin, los registros que tiene que ver con inspecciones de producto, etc. Tienes que analizar cada caso para poder asignarles un tiempo de retencin. En cuanto a los documentos en 4.2.3 incuso g) la norma no obliga a retener documentos obsoletos (procedimientos, instructivos, etc.) si te fijas en la redaccin dice "en caso de que se mantenga por cualquier razn", pero en la prctica muchas empresas retienen al menos la revisin inmediata al documento vigente, el cual debe ser identificado a como lo pide la misma norma.

TABLAS DE RETENCION

o DEFINICION E IMPORTANCIA: Las Tablas de Retencin documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Administracin se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas de Retencin ya que stas: Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
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Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.

15. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS Y MICROFILMACIN DE ARCHIVOS Conservacin a) Constancias de asientos definitivos y tiquetes de depsito". As mismo, en este punto es oportuno sealar en relacin con la reproduccin y conservacin de los documentos por medios tcnicos que, como quiera que en Estatuto Orgnico del Sistema Financiero no se regula este tema, resulta aplicable el rgimen propio de los comerciantes, contenidos en los artculos 48 y 60 del Cdigo de Comercio, en concordancia con el artculo 134 inciso 2 del Decreto 2649 de 1993 y el artculo 1 del Decreto 2620 de 1993; por tal razn, podrn conservar sus archivos utilizando cualquier medio tcnico adecuado que garantice la reproduccin exacta de documentos, tales como la microfilmacin, micrografa y los discos pticos, entre otros.

Al respecto, esta Agencia Gubernamental en la citada Circular instruy a sus vigiladas en el siguiente sentido:

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 Microfilmacin Esta Superintendencia concepta que se encuentran vigentes las disposiciones de los Decretos nmeros 2527 de 1950 y 3354 de 1954, pues aunque la materia es tema de las regulaciones posteriores del Cdigo de Comercio contenidas en sus artculos 48 y 60, el primero de dichos artculos declara expresamente que los comerciantes conformarn sus libros, cuentas, etc., a las disposiciones del Cdigo y "dems normas sobre la materia", entre las cuales se encuentran precisamente las de los decretos citados que autorizan el procedimiento de la microfilmacin. Lo propio afirma el mismo artculo 48 cuando establece: "dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Adems, estando incorporadas las normas de los mencionados decretos en comento a las que regulan el funcionamiento de "las instituciones de crdito y dems entidades sometidas a la supervigilancia del Estado", segn la preceptiva del artculo nico del Decreto nmero 3354, su vigencia y aplicacin las confirma el mandato del artculo 2033 del Cdigo de Comercio. Est pues autorizado el uso de la microfilmacin de los archivos de las entidades sometidas a la inspeccin y vigilancia de esta Superintendencia en los trminos y condiciones que sealan los mencionados Decretos nmeros 2527 y 3354, a ms de los dems mecanismos previstos en el Decreto 2620 de 1993. Pueden, en consecuencia, microfilmarse "los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza" (artculo nico del Decreto nmero 3354). El procedimiento de microfilmacin deber utilizarse siguiendo estrictamente las previsiones contenidas en los Decretos 2527 y 3354, as como el procedimiento dispuesto en el Decreto 2620 de 1993 pues, de lo contrario, de la correspondiente copia no se predica el valor probatorio que la ley otorgue al original microfilmado".

CONSERVACIN Y DISTRUCCIN DE DOCUMENTOS Los comits de archivo creados por la CORPORACION, sern los responsables de decidir con base en la informacin suministrada por los jefes de Dependencia, la vigencia de los documentos enviados al Archivo Central o de C.I., E.E. y U.L. y

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la conservacin o destruccin de los mismos, conforme a su importancia y trascendencia para la CORPORACION. Los comits podrn invitar a las reuniones a uno o ms empleados conocedores del contenido de los documentos para decidir sobre la vigencia de los mismos y su importancia para conservarlos indefinidamente.

16. ELIMINACION DE DOCUMENTOS La eliminacin de documentos debe ser el resultado de la valoracin apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. Esta ltima se entiende como la recopilacin de la historia institucional (disposiciones legales, actos administrativos relativos a la creacin o cambios estructurales, manuales de funciones y procedimientos). La decisin sobre la eliminacin de documentos, es responsabilidad del comit de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la misma. Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminacin de documentos se efectuar por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente. Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han sido de antemano sealados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retencin documental. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retencin documental. En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informar por conducto del jefe del archivo central al comit de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas. Las eliminaciones secundarias sern responsabilidad del jefe de archivo central quien deber solicitar autorizacin al comit de archivo para llevarlas a cabo. en todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su respectiva relacin. La documentacin transferida al Archivo General de la Nacin que no haya sido sometida a los procesos de valoracin y seleccin en el organismo productor o transferente, ser objeto de dichos procesos en las instalaciones del Archivo General de la Nacin, para luego ser incorporada a su acervo documental. Antes de proceder a la eliminacin, el AGN informar a la entidad transferente o interesada.

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El "acta de eliminacin" contendr: - Entidad - Dependencia - Cdigo de la dependencia y de la serie documental - Series - Fechas - Volumen - Unidades de conservacin - Nombres completos y firmas del presidente, secretario, y otros miembros del comit de archivo.

17. METODOLOGIA Y PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA

PROCESOS PARA LA ELABORACION ORGANIZACIN DOCUMENTAL

DEL

MANUAL

DE

Para proceder a elaborar el manual de organizacin es indispensable allegarse de un conjunto de informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis que nos proporcionen conocimiento de la situacin orgnica, funcional y jurdica de la institucin de referencia. RECABACION DE LA INFORMACION: Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan recopilar un conjunto de informacin para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgnica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para el efecto mencionado son: La investigacin documental y la investigacin de campo.

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 INVESTIGACION DOCUMENTAL: El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la institucin, esta se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos: MARCO JURIDICO. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin. OBJETIVO INSTITUCIONAL A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institucin. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propsito a cumplir mediante el desempeo de las funciones encomendadas a la institucin.

ANTECEDENTES Obtener la informacin necesaria para efectuar la descripcin de la gnesis de la institucin indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relacin de hechos sobresalientes de su desarrollo histrico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurdicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organizacin en el proceso evolutivo de la institucin. INVESTIGACION DE CAMPO. Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la informacin, a travs del dilogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas.

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 DESCRIPCION DE ADMINISTRATIVA.

OBJETIVOS

ESPECIFICOS

POR

UNIDAD

En esta etapa de la investigacin, se recabar la informacin relativa a los objetivos especficos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitir analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se seala como concepto de objetivo especfico: " El propsito a cumplir, con el desempeo de la funcin correspondiente a cada rea especfica ". ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin de las dependencias que conforman la institucin, as como funcionarios que la integran y la ubicacin orgnica de ambos en la estructura orgnica institucional. Lo cual permitir efectuar una descripcin ordenada de los principales puestos y unidades administrativas. La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la institucin a travs de la elaboracin de los organigramas actuales que muestren la conformacin estructural de la institucin, facilitando a su vez el anlisis y el estudio correspondiente. FUNCIONES ACTUALES Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de entrevistas directas, a modo de recabar informacin sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgnica vigente, para proceder a su trascripcin y anlisis especfico. Para este trabajo, tomamos como concepto de funcin " El conjunto de actividades, que interactan entre s para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los distintos puestos, para establecer su adecuada interrelacin y su congruencia para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripcin. ANALISIS DE LA INFORMACION. Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se proceder a su respectivo anlisis que comprende las actividades de revisin, identificacin, o ubicacin de los aspectos funcionales y estructurales de la institucin.

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 CONTENIDO DEL MANUAL Como referencia a esta gua para elaborar el manual de organizacin y resumiendo sta, se propone que el contenido del manual de organizacin de la empresa sea la siguiente: A.- Presentacin. B.- Instrucciones. C.- Objetivos. D.- Organigramas - General - Particular E.- Organizacin. F.- Funciones generales. G.- Descripcin de funciones

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 ANEXOS TABLA DE CONSERVACION Y DESTRUCCION DOCUMENTAL Documentos que requieren conservarse permanentemente Doc. que pueden destruirse a los 3 aos Correspondenci -Copias de -Los doc. de a de cortesa -Copias corresponde carcter histrico o (invitaciones, concesin y ncia de inters felicitaciones, Legalizacin recibida y permanente tarjetas de de avances. Despachada Navidad etc.) . -Los originales que -Tarjetas de -Fotocopias Tengan valor -Copias control cuadros probatorio memorandos de horarios. estadsticos para eventuales de y procesos judiciales Tramitacin cuentas -Copia -Los originales que -Copias estudio de -Copias y tengan valor informativas y proyectos, fotocopias probatorio sus informes, memorando para eventuales respuestas convenios, s y procesos judiciales cotizaciones, circulares catlogos, -Doc. relacionados con informacin financiera, como cuentas fiscales, Programacin presupuestal -Originales de Actas de Juntas y Comits. Carpetas individuales de Personal, convenios. -Cartas, notas, memorandos y tarjetas Postales. -Solicitudes de empleo -Copias de fax, hojas de trmite y Telegramas. Doc. que pueden destruirse anualmente Doc. que pueden destruirse a los 2 aos Doc. que pueden destruirse a los 10 aos -Novedades de Nmina.

-Copias seguros de vida empleados retirados -Solicitudes de Pedido.

-Boletines de Tesorera (contabiliza dos)

Correspondenci a relacionada con convocatorias a Juntas,

-Copias o fotocopias de actas de Posesin.

-Nminas (contabiliza das

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 FORMATO DE MEMORANDOS:
Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria Centro de Investigacin TIBAITATA 1(interlnea) Cdigo Ciudad, ---------- (3 Interlneas) MEMORANDO ---------- (3 Interlneas) PARA: DR. NOMBRES Y APELLIDOS Dependencia --------- (1 Interlnea) DE: DEPENDENCIA PRODUCTORA ---------- (1 Interlnea) REF.: SU MEMORANDO RADICADO CORPOICA N ----------------------- (1 Interlnea) Texto --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea entre renglones) ---------------------------------------------------------------------- (2 Interlneas entre prrafos) ------------------------------------------------------------Atentamente, ---------- (4 Interlneas) NOMBRE DEL REMITENTE ---------- (2 Interlneas) Anexos: Nmero (xx) folios. ---------- (1 Interlnea) cc Nombre y Apellidos / Dependencia

---------- (2 Interlneas) INICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido

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 FORMATO DE CIRCULAR:
Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria Centro de Investigacin TIBAITATA ---------- (1 Interlnea) Cdigo Ciudad, ---------- (3 Interlneas) CIRCULAR ---------- (3 Interlneas) PARA: NOMBRE DE CARGOS, GRUPO DE PERSONAS NATURALES O JURDICAS, ETC. --------- (1 Interlnea) DE: DEPENDENCIA PRODUCTORA ---------- (1 Interlnea) REF.: SNTESIS DEL CONTENIDO ---------- (1 Interlnea) Texto --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea entre renglones) ---------------------------------------------------------------------- (2 Interlneas entre prrafos) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea) Atentamente, ---------- (4 Interlneas) NOMBRE DEL REMITENTE ---------- (2 Interlneas) Anexos: Nmero (xx) folios. ---------- (2 Interlneas) INICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido.

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