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Por: Fernando Mancilla

Mejora de Productividad

Administracin de Proyectos

PROMOVIENDO LA OBTENCIN DE BENEFICIOS

Los proyectos exitosos nunca ocurren accidentalmente. stos son el resultado de una visin clara, planeacin cuidadosa y ejecucin meticulosa.
La administracin de proyectos es un tema al cual no siempre se le da la importancia estratgica que tiene en las organizaciones. Cuando stas desean emprender procesos de transformacin en aspectos tales como tecnologa de informacin, crecimiento del negocio, estructura organizacional, entre otros, usualmente recurren a la ejecucin de iniciativas concretas que toman forma de proyectos. Sin embargo, si no existe una adecuada administracin de dichos proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida, pueden presentarse resultados no deseados que van desde una obtencin parcial de los benecios esperados, hasta el fracaso mismo de los proyectos. La clave para mitigar los riesgos asociados con la ejecucin de los proyectos reside en el establecimiento y observancia de un marco de administracin de proyectos en la organizacin.

DEFINIENDO UN PROYECTO
A pesar de que pareciera obvio identicar un proyecto, muchas compaas no tienen clara la diferencia entre un proyecto y la operacin cotidiana. Un proyecto es un esfuerzo que se realiza con la nalidad de crear un producto o un servicio y cuyas principales caractersticas son: Temporalidad. Es un esfuerzo que cuenta con un inicio y un n, el cual es alcanzado cuando los objetivos del proyecto son cumplidos, o bien cuando el proyecto es cancelado. Unicidad. Crea productos, servicios o resultados nicos. Elaboracin progresiva. La creacin de productos, servicios o resultados se da a travs de una elaboracin progresiva, esto es, en fases sucesivas y ordenadas. Generalmente las fases del ciclo de vida de un proyecto se pueden identicar como: 1. Inicio. Se concibe y evala la viabilidad del proyecto, as como tambin dan inicio las actividades y, muy importante, se denen los benecios esperados con base en un caso de negocio. 2. Planeacin. Una vez denido, evaluado y aprobado, se preparan los recursos que utilizar el proyecto y se dene la forma en que se integrarn todos los elementos del mismo (por ejemplo los recursos nancieros, tcnicos, humanos, de infraestructura, etc.). 3. Ejecucin. En esta fase se concentra el grueso del desarrollo del proyecto, ya que es donde se genera el producto o servicio. 4. Cierre. Se da por terminado formalmente el proyecto, con la consecuente desintegracin del equipo de trabajo. Asimismo, en esta fase se realiza una evaluacin de las lecciones aprendidas durante el proyecto y generalmente se inicia la cuanticacin de benecios. Es importante que durante todas las fases del ciclo de vida de un proyecto se lleve a cabo el monitoreo y control del mismo. Aunque la operacin cotidiana y los proyectos comparten caractersticas comunes tales como que ambos son ejecutados por gente, se encuentran acotados por los recursos disponibles, y son planeados, ejecutados y controlados, dieren fundamentalmente en que las operaciones cotidianas son repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y nicos.

El ciclo de vida de un proyecto

comprende:
1. Inicio 2. Planeacin 3. Ejecucin 4. Cierre

POR QU ADMINISTRAR LOS PROYECTOS?

Sabe usted... cul es el grado de avance real que tiene su proyecto de implementacin del nuevo sistema de informacin? cundo se estima la terminacin real del proyecto de construccin de la nueva planta? cmo se ha desempeado su proyecto de expansin geogrca en relacin al costo presupuestado originalmente? cules fueron los benecios reales del proyecto de mejora de la cadena de suministro? Las respuestas a estas preguntas le ayudarn a tomar decisiones que podrn hacer la diferencia entre un aprovechamiento ptimo de los recursos de la organizacin, y el despilfarro descontrolado de recursos en un proyecto que no tiene la menor esperanza de culminar exitosamente. La administracin de proyectos tiene como nalidad proporcionar la respuesta a stas y muchas otras preguntas a travs de la aplicacin de conocimientos, tcnicas, habilidades y herramientas destinadas a lograr que los proyectos cumplan con su cometido. Aunque es imposible garantizar de manera absoluta que un proyecto ser exitoso, una adecuada administracin ayuda en gran medida a incrementar las posibilidades de que as sea.

Requisitos para una adecuada administracin de proyectos

Sensibilizar

a la direccin sobre la relevancia de la administracin de proyectos. La implantacin de una cultura de administracin de proyectos en la organizacin debe permear desde los niveles superiores, por lo que en primer lugar, la direccin de la organizacin debe percibir el valor que esta cultura aportar.

Establecer un marco organizacional que permita normar la ejecucin de proyectos (desde inicio, planeacin, ejecucin, cierre y hasta cuanticacin de benecios). Se debe establecer el marco de referencia que incluya los procesos, las polticas, los formatos, la metodologa y las herramientas para la administracin de proyectos. Evaluar y priorizar los proyectos de la organizacin. Los proyectos deben pasar por una evaluacin cualitativa y cuantitativa previo a su inicio. De esta forma la organizacin invertir sus recursos en aquellos proyectos que resulten ms relevantes debido a su retorno de inversin o a su valor estratgico. Capacitar al personal encargado de la administracin de proyectos (abandonar el empirismo). Existen nueve reas de conocimiento con las que el personal responsable de la administracin de proyectos debe estar familiarizado en aras de lograr un mejor desempeo. Mantener la visibilidad de los proyectos ante la Alta Direccin. La Alta Direccin deber ser uno de los grupos de inters que cuente con una actualizacin constante y precisa sobre el estado que guardan los proyectos. De esta manera contarn con elementos slidos para tomar decisiones respecto a los mismos.
KPMG, a travs de su encuesta mundial Global IT Project Management Survey, detect que frecuentemente los proyectos no estn entregando los benecios planteados al inicio de los mismos, pues: El 49% de las empresas ha experimentado al menos una falla en sus proyectos de tecnologa Slo el 2% alcanz los benecios establecidos al arranque del proyecto El 86% de las organizaciones perdi hasta un 25% de los benecios proyectados en su portafolio de proyectos

En trminos generales, los problemas derivados de una inadecuada administracin de proyectos estn relacionados con tres rubros que generalmente son considerados como indicadores del xito de un proyecto: costo, tiempo y calidad/cumplimiento de especicaciones. Las causas que dan origen a estos problemas se pueden resumir de la siguiente manera: Planeacin pobre del proyecto. No se realiza una adecuada planeacin de la forma en que se integrarn los diferentes componentes del proyecto y/o las estimaciones de tiempo y costo de ste carecen de un sustento slido, por lo que resultan poco conables. Denicin poco clara de expectativas. Las partes interesadas en el proyecto no tienen expectativas alineadas, por lo que el producto o servicio generado por el proyecto, puede no cumplir con las expectativas de calidad o especicaciones de los interesados. Falla en la administracin del alcance del proyecto. No se mantiene un control estricto sobre los cambios que puedan afectar, ya sea la duracin, el alcance y/o el costo del proyecto. Usualmente esto deriva en la prdida de control sobre el alcance del proyecto (tambin conocido como scope creep). Falta de monitoreo durante la ejecucin. No se conoce el estado real que guarda el proyecto en un momento determinado, lo cual imposibilita la toma de decisiones con respecto al mismo. Asimismo, esta situacin no permite identicar oportunamente los riesgos asociados al proyecto, y por ende imposibilita su mitigacin.

potenciales de una mala

Riesgos

de proyectos:
Que el proyecto fracase o sea cancelado

administracin

Que se termine el proyecto pero con un costo muy alto Que se termine el proyecto fuera de tiempo Que se termine con servicios o productos decientes, es decir, que no cumplan con los requerimientos y estndares de calidad

CUANTIFICACIN DE BENEFICIOS
Otro hecho que llama la atencin en la misma encuesta es que no siempre se estiman los benecios nancieros de los proyectos, y cuando stos son estimados, en la mayora de los casos, las compaas no cuentan con un proceso formal que determine si las iniciativas realmente generaron los benecios originalmente planteados. El 31% de las empresas no dene las metas nancieras que esperan obtener como resultado del proyecto El 59% de las organizaciones no cuenta con un proceso formal de seguimiento de benecios de los proyectos Slo el 13% de los encuestados da seguimiento a los benecios hasta que stos son alcanzados La falta de cuanticacin de benecios es un problema grave que muchas empresas presentan. Plasmar los benecios de un proyecto en un caso de negocio no slo es un punto fundamental para evaluar la viabilidad de un proyecto previamente a su inicio, sino que adems constituye la base para llevar a cabo una cuanticacin y comparacin de los benecios estimados contra los realmente obtenidos, a la vez que promueve una cultura de eciencia en la organizacin. Otro punto a destacar en cuanto al rubro de cuanticacin de benecios, es que ste no concluye con el cierre del proyecto sino que, por el contrario, en la mayora de los casos marca el inicio de esta tarea.

PROFESIONALIZACIN DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La administracin de proyectos busca la eciencia y el incremento de las posibilidades de xito en la ejecucin de un proyecto, mas no hay nada que lo garantice. Sin embargo, los proyectos exitosos tampoco ocurren por accidente. Debido a que las empresas destinan cantidades millonarias a diferentes proyectos, stas se preocupan cada vez ms por contar con personal capacitado para que resulten exitosos. La realidad de las empresas mexicanas, sobre todo de las pequeas y medianas, es que debern adoptar la aplicacin de conocimientos especcos en la administracin de sus proyectos, dejando de lado las prcticas empricas. Estos conocimientos suelen obtenerse con la prctica, sin embargo, esto puede ser complementado y potenciado con capacitacin dirigida especcamente a formar personal con responsabilidad en la administracin de proyectos.

Una de las iniciativas ms importantes en este rubro es la certicacin como Profesional en Administracin de Proyectos (Project Management Professional, PMP por sus siglas en ingls), emitida por el Project Management Institute (PMI). A travs de esta certicacin, el PMI busca promover una cultura de administracin de proyectos que contribuya al logro de los objetivos de las organizaciones, en base a la certicacin de personal que ha demostrado poseer un cierto nivel de experiencia prctica y conocimientos tericos en las reas de conocimiento involucradas en la ejecucin de prcticamente cualquier proyecto. Afortunadamente, esta cultura va ganando terreno paulatinamente, por lo que no es extrao ver hoy en da que algunas licitaciones pblicas del gobierno mexicano establezcan como condicin que el personal designado como gerente del proyecto por parte de los proveedores, cuente con la certicacin como PMP .

Para dominar proyectos

Es recomendable que los gerentes de proyecto cuenten con un nivel adecuado de dominio sobre las siguientes reas de conocimiento de la administracin de proyectos: 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Administracin de Alcance Administracin de Tiempo Administracin de Costos Administracin de Calidad Administracin de Recursos Humanos Administracin de Comunicaciones Administracin de Riesgos Administracin de Compras Administracin de Integracin del Proyecto

PROYECTOS DE LAS EMPRESAS

Para qu tamao de empresas es recomendable la administracin de proyectos? Para cualquier tamao. Como se ha sealado, muchas iniciativas de negocio de las empresas toman forma de proyectos, por lo que tratar de asegurar el xito de la inversin realizada en dichos proyectos, siempre debera ser una premisa de todas las organizaciones. De qu tamao debe ser la estructura para la administracin de proyectos? Depende. Segn las caractersticas particulares de cada organizacin, la administracin de proyectos puede requerir desde slo capacitar a un gerente de proyecto, hasta la implantacin misma de una ocina de administracin de proyectos. El primer caso es aplicable para organizaciones que manejan pocos proyectos, mientras que la segunda es recomendada para empresas que trabajan intensamente en la ejecucin de proyectos, incluso como forma de hacer negocio y generar ingresos. Un ejemplo del primer caso es una organizacin pequea dedicada a la comercializacin de productos que decide implantar un nuevo sistema ERP . Probablemente su necesidad de administracin de proyectos no vaya ms all de capacitar a la persona que se har responsable del proyecto de implantacin del nuevo sistema. El segundo caso se puede ejemplicar con una organizacin mediana o grande, que constantemente tiene varios proyectos ejecutndose a la vez y sobre los cuales requiere mantener una gran visibilidad. Entre ambos extremos se pueden encontrar estructuras intermedias dependiendo de las necesidades particulares de cada organizacin. Los proyectos se conciben y ejecutan para mejorar la organizacin y se espera que stos retribuyan un benecio al negocio. Por lo tanto, qu mejor que invertir en una adecuada administracin de proyectos para incrementar las posibilidades de xito.

Historia de xito

ADMINISTRANDO LOS PROYECTOS PRIORITARIOS

Hace dos aos, una compaa del sector detallista con ms de 7 ,000 empleados y 500 puntos de venta en el pas, llev a cabo el diseo de su proceso de transformacin con miras a volver ms eciente a la organizacin y afrontar la creciente competencia. El resultado de este esfuerzo: la denicin de 70 iniciativas (que iban desde sencillos cambios en los procesos, hasta la renovacin de su plataforma tecnolgica) que deberan ser ejecutadas para lograr la transformacin del negocio y mantener el liderazgo en su segmento. Sin embargo, esta situacin planteaba un nuevo reto. Con la estructura que tenan para administrar proyectos era materialmente imposible cumplir la meta. Con el objetivo de reducir los riesgos e incrementar las posibilidades de xito, decidieron establecer, con el apoyo de un asesor externo, una ocina de administracin de proyectos que les permitiera mantener control y visibilidad sobre los proyectos derivados de las diferentes iniciativas. Para este propsito, establecieron un marco de referencia a nivel institucional para la administracin de proyectos; asignaron los recursos humanos, tcnicos y de infraestructura necesarios; formaron personal en el tema y denieron una metodologa especca para la empresa. Dos meses despus y ante la importancia de la ocina de administracin de proyectos, la Direccin General design un Director de tiempo completo para administrar la ocina. En el segundo ao del proceso de transformacin, los resultados son evidentes: La organizacin cuenta con un portafolio de proyectos priorizado Cada nuevo proyecto es analizado cualitativa y cuantitativamente antes de su aprobacin Se cuenta con indicadores de desempeo para la evaluacin de proyectos Se tiene visibilidad sobre cada uno de los proyectos en marcha La eciencia en la ejecucin de proyectos se ha incrementado 90% con respecto a los presupuestos de tiempo y costo establecidos Los benecios son cuanticados para cada proyecto Al nal del da, la Direccin General conoce al detalle en qu est invirtiendo los recursos de la organizacin y el retorno de la inversin para cada proyecto.

CONCLUSIONES
Ayudando a incrementar la posibilidad de xito, la administracin de proyectos es un habilitador para agilizar y hacer ms efectivos los cambios dentro de la organizacin. No se trata de ningn tema emprico y requiere de la disciplina de la organizacin. Las materias primas y los bienes de capital pueden importarse; con las personas no es tan sencillo. La administracin de proyectos tiene el enorme desafo de formar a los encargados de esta materia en un mundo cambiante. Este tema requiere tambin conocimiento, concientizacin y sobre todo del compromiso de la Alta Direccin para que sea quien impulse este tipo de iniciativas hacia el resto de la compaa. Al mismo tiempo es a ella a quien se debe mantener informada del avance de los proyectos y sus benecios. La administracin de proyectos es una herramienta estratgica para los negocios, no importando su tamao o industria. La buena gestin es clave ya que aporta valor al proyecto, y por ende a la organizacin. A travs de este mecanismo las buenas ideas pueden culminar en grandes resultados.

kpmg.com.mx

01 800 292 5764

Sobre el autor:
Fernando Mancilla es Socio de la Prctica de Servicios de Mejora en el Desempeo de Negocios de KPMG en Mxico. Cuenta con ms de 20 aos de experiencia en proyectos de transformacin de empresas, particularmente en los rubros de procesos de negocio y tecnologa de informacin. Ha asesorado a empresas de diversas industrias tales como manufactura, servicios, retail y telecomunicaciones, en pases como Estados Unidos, Guatemala, Costa Rica, Per, Venezuela, Nicaragua y Mxico. Su experiencia ha estado relacionada principalmente con proyectos de mejora de procesos, diseo e implementacin de esquemas de tercerizacin de servicios (centros de servicios compartidos y outsourcing), seleccin de software e implementacin de sistemas de informacin. Actualmente cuenta con la certicacin como Project Management Professional (PMP) emitida por el Project Management Institute.

Si le interesa contactar al autor de este artculo o desea informacin adicional, favor de dirigirse al 01 800 292 KPMG, o si lo desea escrbanos a delineandoestrategias@kpmg.com.mx.

Coordinacin General - Mnica Meza Bravo Supervisin - Jesica Alarcn Flix Edicin - Berenice Garca Lozano Diseo - Alberto Daz / Alberto Flores La informacin aqu contenida es de naturaleza general y no tiene el propsito de abordar las circunstancias de ningn individuo o entidad en particular. Aunque procuramos proveer informacin correcta y oportuna, no puede haber garanta de que dicha informacin sea correcta en la fecha que se reciba o que continuar siendo correcta en el futuro. Nadie debe tomar medidas basado en dicha informacin sin la debida asesora profesional despus de un estudio detallado de la situacin en particular. Las ideas y opiniones expresadas en este escrito son del autor y no necesariamente representan las ideas y opiniones de KPMG en Mxico. D.R. 2008 KPMG Crdenas Dosal, S.C. la firma mexicana miembro de KPMG International, una cooperativa suiza. Blvd. Manuel vila Camacho 176, Mxico, 11650, D.F . Impreso en Mxico. KPMG y el logotipo de KPMG son marcas registradas de KPMG International, una cooperativa suiza.