Groupement dintrt conomique

Descriptif : Assistant de direction

1. Raison dtre de lemploi : Apporte une aide permanente son responsable de service en terme dorganisation du bureau, de gestion du temps, de relation avec des tiers, de suivi de dossiers

2. Positionnement de lemploi : Sous lautorit dun responsable de service

3. Autonomie et responsabilits : Activits dfinies au quotidien par le responsable de service en fonction de son emploi du temps et de ses priorits Relative autonomie dans lorganisation de son travail en fonction des priorits qui lui sont donns Il/elle est garant(e) de limage du responsable de service Doit respecter les rgles de confidentialit

4. Activits : 1. Assurer laccueil (appels tlphoniques accueil physique) Accueillir les visiteurs et rceptionner les appels tlphoniques avec empathie Prendre les messages Qualifier les appels tlphoniques ou la demande des visiteurs sur base des outils mis disposition Filtrer et transfrer les appels aprs qualification vers les destinataires comptents Traiter les demandes reues sur le rpondeur tlphonique Collecter, le cas chant, des informations complmentaires pour documenter la demande Assurer, le cas chant, un traitement immdiat de la demande lorsque les informations requises sont matrises. Renseigner les interlocuteurs sur les activits du service et la disponibilit du responsable de service Adapter son discours en fonction de linterlocuteur Raliser une traabilit des appels et des visites avec les outils mis disposition.

2. Grer le courrier Assurer louverture, le tri et le classement du courrier afin dacclrer son traitement dans le respect des procdures en vigueur Traiter les mails

Qualicit

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Faire assurer le suivi des actions urgentes Organiser le classement et larchivage des dossiers du service Prparer les signataires

3. Rdiger des notes et tout type de document Prendre note et mettre en forme tout type de document Assurer la rdaction de rapports et courriers divers suivant les dlgations fixes par le chef de service Mettre en page des modles, des rapports, Mettre en forme des prsentations (power point)

4. Organiser les activits du responsable de service Intgrer les priorits du service dans la gestion quotidienne des activits de secrtariat Collecter de linformation sur base des instructions donnes Prparer les dossiers sur base de lagenda Organiser lagenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorits Organiser si ncessaire les dplacements du responsable de service Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

5. Organiser des runions Planifier les runions avec des intervenants dautres services ou externes ladministration Utiliser lagenda partag pour planifier les runions et activits du responsable de service Prparer les dossiers et le matriel didactique requis pour la runion Rdiger les ordres du jour en concertation avec le responsable de service Prendre des notes lors des runions et rdiger les comptes rendus Faire respecter les dlais dans la transmission des documents utiles avant la runion Sassurer de la transmission rapide des comptes rendus

6. Assister le chef de service dans la gestion administrative des RH Collecter les donnes ncessaires (congs, fiches de prestations, notes de frais, ) et prparer les documents transmettre aux services en charge du traitement Grer lagenda interne au service pour planifier les valuations et les formations

Qualicit

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7. Sassurer de la planification des rapports vers les organes dcisionnels et du suivi des dcisions (tableau de bord) Relever les dossiers devant faire lobjet dun rapport au Collge/BP ou aux Conseils Sassurer du respect des dlais de transmission des rapports aux organes dcisionnels Assurer le suivi des dcisions prises par les organes dcisionnels

8. Assister la gestion des projets du service Alimenter et grer les tableaux de bord des activits ou projets en collaboration avec son responsable de service Veiller au respect des dlais (budget, activits, ) dans le droulement des activits ou projets

9. Grer les stocks du service Sassurer de la suffisance des fournitures du service Commander les fournitures Raliser les inventaires

La liste ci-dessus comprend les activits et tches de lemploi type. Cependant il ne sagit pas dune liste complte et dtaille. La personne en place est amene effectuer dautres activits spcifiques son emploi (cf. descriptif complmentaire) 5. Equipement et matriels : Ordinateur Accs une messagerie lectronique et Internet Accs aux programmes de bureautique traitement de texte, tableur, logiciel de prsentation, Outlook (gestion de lagenda partag, gestion des tches) Technologies de linformation photocopieuse, fax,) et de la communication (tlphone,

6. Comptences requises pour lentre en fonction : Voir dispositions gnrales en fonction de lvolution ventuelle des statuts Possder le titre requis en fonction de lemploi et des rfrences statutaires Recrutement : o Dtenteur dun titre de lenseignement suprieur (secrtariat, comptabilit, langue) ou dune formation en secrtariat assortie dune exprience professionnelle o Techniques de secrtariat

Qualicit

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o Matrise des outils bureautiques traitement de texte, tableur, logiciel de prsentation, Internet, Outlook o Matrise des outils informatiques mtier o Systme de classement et archivage o Comptence en accueil (physique et tlphonique) o Expression orale et crite de qualit o Bonne prsentation

Qualicit

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7. Comptences transversales
Domaine de comptence Niveaux de comptence Formations

Comptences techniques Code de la dmocratie locale/Loi Organique des CPAS Lgislation sociale Stratgie communale Marchs Publics Gestion budgtaire Bureautique Outils collaboratifs Comptences linguistiques Comptences relationnelles et communicationnelles Communication Expression orale Gestion de runion Comptences rdactionnelles Accueil X X X X Comptences organisationnelles X X X X X X X X

Organisation
Auto organisation Organisation avec les autres X X

Management
Gestion des projets GRH X X

Gestion des risques

Scurit passive Scurit active X X Comptences dadaptation Adaptation X

Qualicit

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