PENGANTAR

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan dan
pengelolaan arsip dalam
suatu sistem Kearsipan
Nasional yang didukung
oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya
 KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN
UU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7
MELIPUTI BIDANG

⚫ pembinaan terhadap pencipta arsip pusat dan daerah,

lembaga kearsipan propinsi, kabupaten/kota, dan
perguruan tinggi;
⚫ pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan statis;
⚫ pembangunan SKN, SIKN dan pembentukan JIKN;
⚫ organisasi yang terdiri dari unit kearsipan pada pencipta
arsip dan lembaga kearsipan;
⚫ pengembangan SDM kearsipan;
⚫ pengembangan prasarana dan sarana kearsipan;
⚫ penyelenggaraan perlindungan dan penyelamatan arsip;
⚫ pelaksanaan sosialisasi kearsipan;
⚫ pelaksanaan kerjasama dan pendanaan
PENGELOLAAN ARSIP
⚫ pengelolaan arsip
meliputi: pengelolaan
arsip dinamis dan statis;
⚫ pengelolaan arsip
dinamis dan statis dapat
dilakukan secara
manual maupun dengan
TIK yaitu SIKD/e arsip
yang terintegrasi,
SRIKANDI dan SIKS
PROSENTASE PENGELOMPOKKAN ARSIP DALAM
ORGANISASI (Rick, Swafford and Gow)

 10 % arsip organisasi
mempunyai nilai guna dan
jangka simpan yang panjang
 25 % dikelompokkan arsip aktif
 30 % arsip inaktif

 35 % arsip yang tidak berguna

dan dapat dimusnahkan
 ARSIP BERJANGKA SIMPAN
PANJANG
2-3% Merupakan arsip statis

7-8% Merupakan arsip vital

2-3%
7-8%
STATIS
VITAL
 ARSIP STATIS
⚫ Arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilaiguna
kesejarahan;
⚫ Telah habis retensinya dan
berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh ;Lembaga
kearsipan
 JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN
PERMANEN(STATIS)

• Pertanian,penyakit hewan, perlindungan tanaman buah, sayuran, obat,

varietas mutu benih, varietas padi pada rawa dan irigasi, teknologi pasca
panen, ketahanan pangan;
• Perdagangan, standar nasional satuan ukuran, perlindungan konsumen;
• Perhubungan, jaringan transportasi jalan, ijin trayek lintas negara,
angkutan laut internasional, kelaikan kapal, pengembangan pelabuhan
• Bappenas,Master plan RPJP,Renstra K/L, perencanaan pendanaan
pembangunan;
• Kelautan dan Perikanan, rancang bangun kelaikan kapal ikan, sumber
daya ikan ZEE, pelabuhan perikanan, pemasaran ikan ke LN, tata ruang
laut, konservasi ikan;
• Penanaman Modal, deregulasi penanaman modal, pengembangan potensi
daerah, kerjasama penanaman modal;
• Lingkungan Hidup, kajian dampak lingkungan, pengendalian pencemaran
lingkungan, kerusakan lingkungan, pengelolaan limbah B3 (Bahan
Berbahaya dan Beracun)
 ARSIP STATIS KESEHATAN

⚫ Kebijakan kesehatan secara nasional

⚫ Akreditasi dan puskesmas yang berprestasi;
⚫ Perijinan dan penetapan klas rumah sakit kelas A dan
PMA;
⚫ Akreditasi Rumah sakit dan fasilitas kesehatan;
⚫ Perijinan dan sertifikasi radiologi, alat kesehatan;
⚫ Aplikasi sarana dan prasarana alat kesehatan (ASPAK)
⚫ Etikolegal dan asesmen
⚫ Konsil kedokteran indonesia ( surat tanda registrasi
dokter dan dokter gigi)
⚫ Data dan informasi kesehatan;
⚫ Hasil penelitian penyakit berbahaya dan menular serta
penanggulangannya
 CONTOH ARSIP STATIS DARI
KEMENDIKBUD RISTEK

⚫ Kebijakan Pendidikan nasional (wajib belajar)

⚫ Kebijakan kebudayaan nasional (pelestarian cagar budaya,
pembinaan seni pertunjukan, seni rupa, literasi dan apresiasi film)
⚫ Kebijakan Pendidikan dasar, dan menengah (dana BOS)
⚫ Kebijakan Pendidikan Tinggi (kurikulum, yudisium)
⚫ Hasil penelitian, penemuan teknologi terbarukan
⚫ Tata pamong perguruan tinggi (wali Amanah, senat, dewan guru
besar)
⚫ Penilaian Pendidikan akademik
⚫ Pembinaan pengembangan Bahasa
⚫ Pengembangan profesi pendidik, sertifikasi, penjaminan mutu
⚫ Pengembangan SDM kebudayaan
⚫ Olimpiade Pendidikan nasioanl dan internasional, dll
 JENIS ARSIP STATIS

⚫ Perindustrian, standarisasi industri, HAKI industri, analisa industri

unggulan, ketahanan industri;
⚫ Penanggulangan bencana, pengurangan resiko bencana, rehab dan
rekonstruksi, pemulihan dan peningkatan fisik, penanganan pengungsi;
⚫ Koperasi dan UKM, kelembagaan koperasi dan UKM, tata laksana
koperasi dan UKM, pemasaran dan jaringan usaha;
⚫ Pertahanan, strategi pertahanan, operasi militer, kekuatan komponen
cadangan, perbatasan wilayah, teknologi industri pertahanan;
⚫ Pemilu, kebijakan penyelenggaraan pemilu, data base pemilih, pemetaan
daerah pemilihan dan kursi, penetapan calon terpilih, penetapan hasil
pemilu, sumpah janji legislative, presiden dan kepala daerah, pergantian
antar waktu, kebijakan pengawasan pemilu, penanganan temuan
pelanggaran, penanganan sengketa, penetapan kode etik penyelenggara
pemilu
⚫ Agama, tanah wakaf, perkawinan antar negara, kasus rumah ibadah,
pengembangan agama, aliran keagamaan, kerukunan beragama;
⚫ Hubungan dan politik LN, kerjasama ASEAN, Perjanjian internasional,
keamanan diplomatik
 JENIS ARSIP STATIS

⚫ Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika, meteorologi

penerbangan dan maritim, meteorologi publik, perubahan musim
dan kualitas udara, geofisika informasi dini gempa bumi dan
tsunami, seismologi teknik, geofisika potensial tanda waktu
⚫ Pemuda Olahraga, pemberdayaan pemuda, peningkatan
wawasan, penghargaan pemuda, pembudayaan olahraga,
pengembangan sekolah olahraga, penghargaan olahraga,
peningkatan prestasi olah raga
⚫ Bencana, Kecelakaan, an kondisi bahaya, kebijakan pencarian
dan pertolongan, operasi SAR
⚫ Aparatur dan Layanan Publik, kebijakan reformasi birokrasi,
akuntabilitas aparatur, kebijakan e.govt, kebijakan pengadaan
sumber daya aparatur, standar jabatan dan kompetensi, kebijakan
layanan public;
⚫ Geospasial, pemetaan rupabumi dan topomin, pemetaan laut dan
batas wilayah, pemetaan tata ruang dan atlas, pemetaan tematik
⚫ Pengawasan Obat dan Makanan, registasi obat innovator,
kebijakan produk obat dan makanan, standarisasi produk peralatan
Kesehatan RT, perijinan industry farmasi, pengawasan obat
tradisional, standarisasi obat tradisional dan produk pangan
 ARSIP STATIS PEMERINTAH DAERAH
⚫ Kebijakan teknis politik dalam negeri,kesatuan bangsa dan politik,
pemerintahan umum, otonomi daerah, pembangunan daerah,
pemberdayaan masyarakat desa, dukcapil dan keuangan daerah
⚫ Bina ideologi dan wawasan kebanngsaan dan bela negara;
⚫ Kewaspadaan nasional (intelijen, perbatasan, penanganan
konflik;
⚫ Ketahanan seni, budaya, adat, agama dan kemsyarakatan;
⚫ Toponimi dan data wilayah,penataan batas antar negara, batas
antar wilayah;
⚫ Kawasan sumber daya alam,kawasan khusus
⚫ Pencegahan dan penanggulangan bencana;
⚫ Penyelenggaraan pemerintah daerah;
⚫ Pembangunan daerah dan pengembangan wilayah;
⚫ Pengembangan ekonomi daerah;
⚫ Penataan kota, pemberdayaan masyarakat dan desa;
⚫ Pengembangan kawasan pedesaan;
⚫ Identitas penduduk, SIAK, pengembangan kebijakan penduduk;
⚫ Pengelolaan kekayaan daerah
 JENIS ARSIP STATIS YANG DISIMPAN
DI PERGURUAN TINGGI

⚫ ARSIP PENDIRIAN PERGURUAN TINGGI, STATUS, VISI DAN

MISI, SEJARAH PENDIRIAN FAKULTAS ATAU JURUSAN;
⚫ ARSIP HASIL RAPAT DAN NOTULEN KEGIATAN
UNIVERSITAS;
⚫ ARSIP KEBIJAKAN UNIVERSITAS DAN LAPORAN TAHUNAN;
⚫ ARSIP AKADEMIS MAHASISWA;
⚫ HASIL PENELITIAN ILMIAH DAN KEGIATAN PENGABDIAN
MASYARAKAT;
⚫ PUBLIKASI SEPERTI LEAFLET, BROSUR, JADWAL
PENGAJARAN, KURIKULUM;
⚫ DIREKTORI BERUPA NAMA DAN ALAMAT DARI FAKULTAS,
STAF, MAHASISWA DAN ALUMNI;
⚫ NEWSLETTER, JURNAL ILMIAH DAN TERBITAN INTERN
LAINNYA;
⚫ ARSIP PRIBADI (MANUSKRIP) DARI TOKOH PERGURUAN
TINGGI
 KELOMPOK BESAR ARSIP YANG
LAYAK SIMPAN DI PT

⚫ ARSIP SEJARAH BERDIRINYA PERGURUAN TINGGI;

⚫ OFFICIAL ARCHIVES SEPERTI MoU, LAPORAN
TAHUNAN;
⚫ PERSONAL PAPER SEPERTI ARSIP PENELITIAN
(SKRIPSI, THESIS, DISERTASI);
⚫ REFERENCE COLLECTION SEPERI BUKU PANDUAN
MAHASISWA DAN AKADEMIK, STATISTIK MAHASISWA;
⚫ ANNIVERSARY ARCHIVES SEPERTI WISUDA, DIES
NATALIS;
⚫ CLUB/SOCIETES ARCHIVES SEPERTI HIMPUNAN
MAHASISWA, SENAT, PENCINTA ALAM,PRAMUKA;
⚫ PUBLICATION ARCHIVES SEPERTI MAJALAH, JURNAL
BULLETIN, POSTER
PENGELOLAAN ARSIP
STATIS
 PENGELOLAAN ARSIP
STATIS
PENYAJIAN/LAYAN
AN INFORMASI
PERAWATAN DAN
PEMELIHARAAN

PENYIMPANAN
PENGOLAHAN
(ARRANGEMENT &
DESCRIPTION)
AKUISISI
 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS

1. menyediakan memori organisasi dan memori

kolektif bangsa;
2. menyediakan produk-produk informasi secara
tematis
3. menentukan arah kebijakan kearsipan;
4. menyediakan informasi perorangan;
5. menjalin hubungan kerja antar lembaga;
6. menyediakan pelayanan penelitian;
7. menyediakan bukti pertanggungjawaban
nasional dan bahan bukti otentik
 PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP
STATIS

⚫ PRINSIP ORIGINAL ORDER, ADALAH

PENATAAN ARSIP STATIS SESUAI
PENATAAN KETIKA ARSIP TERSEBUT
MASIH DINAMIS;
⚫ PRINSIP PROVENANCE, ADALAH PRINSIP
YANG MASIH MEMPERTAHANKAN
LEMBAGA PENCIPTA ARSIP KETIKA ARSIP
MASIH DINAMIS
 SIFAT ARSIP STATIS

1. PADA PRINSIPNYA ARSIP STATIS BERSIFAT TERBUKA

UNTUK UMUM (OPEN TO PUBLIC);
2. SEBAGIAN ARSIP DIPERTIMBANGKAN TERTUTUP
DENGAN ALASAN KEAMANAN NASIONAL, SENSITIVITAS
PERORANGAN, ALASAN PERUDANGAN, DLL; PENETAPAN
TERTUTUP OLEH KEPALA LK DILAPORKAN KEPADA DPR/D
3. PERLU ADANYA PEMBATASAN BERAPA LAMA ARSIP
TERSEBUT DAPAT DIBUKA UNTUK UMUM, DI BEBERAPA
NEGARA PEMBATASAN TERSEBUT 3O TAHUN,
4. WALAUPUN TERTUTUP TETAPI UNTUK KEPENTINGAN
PENELITIAN, PENYIDIKAN DAN PENYELIDIKAN ARSIP
TERSEBUT DAPAT DIBUKA
 LANJUTAN

⚫ jika pencipta arsip memberikan

persyaratan tertentu maka akses harus
dilakukan sesuai persyaratan tersebut;
⚫ arsip statis yang dinyatakan tertutup
dapat dibuka setelah 25 tahun setelah
melewati masa penyimpanannya, kepala
lk dapat menyatakan arsip menjadi
terbuka;
⚫ lk memiliki kewenangan menetapkan
keterbukaan arsip dengan pertimbangan
 KRITERIA ARSIP STATIS

⚫ arsip yang mempunyai nilai informasi mengenai

kesejarahan tentang suatu peristiwa atau kegiatan;
⚫ arsip yang mempunyai nilai informasi yang tinggi,
mengenai iptek sebagai akibat penelitian
murni/terapan, mengenai orang, tempat, benda,
fenomena dan masalah;
⚫ arsip mengenai perumusan dan pelaksanaan
kebijakan;
⚫ arsip mengenai fakta dan keterangan tentang
bagaimana lembaga diciptakan, tugas dan fungsi;
⚫ arsip mengenai bukti kekuatan hukum, hak dan
kewajiban warga negara dan pemerintah termasuk
bahan bukti peradilan.
 JENIS ARSIP STATIS

1. ARSIP MENGENAI KEBIJAKAN ORGANISASI

2. ARSIP TENTANG PEJABAT NEGARA
3. ARSIP TENTANG BUKTI KEBERADAAN,
LIKUIDASI, PENGGABUNGAN ORGANISASI
(TUGAS FUNGSI, STRUKTUR, JOB DES,
SEJARAH PENDIRIAN, DLL)
4. ARSIP HASIL PENELITIAN/PRESTASI KERJA
5. ARSIP TENTANG PRODUK YANG BERNILAI
TEKNOLOGI
6. ARSIP TENTANG FENOMENA
7. ARSIP MENGENAI BANGUNAN YANG
MONUMENTAL
8. ARSIP TENTANG TOKOH NASIONAL, ESELON
I, DAN ARSIP TENTANG BATAS WILAYAH
BENTUK DAN CORAK ARSIP

KERTAS/TEKSTUAL;
FOTO;
FILM;
PETA;
GAMBAR TEKNIK;
VIDEO;
MICROFILM;
ELEKTRONIK;
KASET REKAMAN SUARA
 KHASANAH ARSIP STATIS

•PERIODE VOC (1602-1800);

•PERIODE HINDIA BELANDA
(1800-1946);
•PERIODE INGGRIS (1811-1816);
•PERIODE JEPANG (1942-1945);
•PERIODE REPUBLIK (1945-20….)
PERIODE VOC
PERIODE HINDIA BELANDA
PERIODE INGGRIS
PERIODE JEPANG

JUGUN IANFU
KHASANAH ARSIP STATIS
SAMPAI TAHUN 2021
 JENIS KHAZANAH ARSIP

FILM MICROFILM
POSTER
FOTO
KERTAS PETA

PIRINGAN OPTICAL DISK

HITAM
REEL TO REEL
VIDEO
SOUND
REKAMAN SUARA
MICROFISCHE

ARSIP ELEKTRONIK
AKUISISI
⚫ MERUPAKAN SALAH SATU
USAHA PENYUSUTAN
ARSIP DENGAN CARA
PENARIKAN DAN
PENYELAMATAN ARSIP
YANG BERNILAI GUNA
PERMANEN DALAM USAHA
MENAMBAH DAN
MELENGKAPI KHASANAH
KEARSIPAN YANG
DISIMPAN PADA LEMBAGA
KEARSIPAN
TUJUAN AKUISISI

⚫ PENYELAMATAN ARSIP
YANG BERNILAI GUNA
PERMANEN;
⚫ PENAMBAHAN
KHASANAH KEARSIPAN
STATIS SEBAGAI
MEMORY COLLECTIVE
BANGSA;
⚫ MENYAJIKAN ARSIP
UNTUK KEPENTINGAN
PENGGUNA SECARA
LENGKAP DAN AKURAT;
 KEBIJAKAN PENYELAMATAN
ARSIP STATIS
⚫ ANRI wajib mengelola arsip statis skala nasional dari lembaga
negara, perusahaan, ormas, orpol dan perorangan;
⚫ Akuisisi adalah proses penyelamatan arsip statis untuk
penambahan khasanah arsip melalui penarikan, pembelian atau
ganti rugi (misalnya arsip pribadi Pengawal Presiden Soekarno,
arsip pribadi wartawan Tempo, Kolonel Simbolon, arsip Wiweko)
tukar-menukar;
⚫ Akuisisi dilakukan bagi arsip yang berada di dalam maupun luar
negeri;
⚫ Akuisis dilakukan berdasar strategi dan kriteria arsip statis sesuai
prosedur;
⚫ Tanggungjawab penyelamatan arsip lembaga negara yang
digabung dan/atau dibubarkan dilakukan oleh ANRI bersama
dengan lembaga negara yang bersangkutan;
⚫ Untuk menambah khasanah dalam rangka penyelamatan arsip
statis dapat dilakukan dengan wawancara sejarah lisan
PROSEDUR AKUISISI

⚫ Pendataan (pemilik,
lokasi volume, sistem
penataan kurun waktu,
jenis media arsip);
⚫ Penataan (baik fisik
maupun intelektual
arsip);
⚫ Penilaian
⚫ Pelaksanaan akuisisi
(serah terima arsip,
BA, dll)
 PRINSIP AKUISISI

Akuisisi dilakukan terhadap arsip statis yang telah

diverifikasi secara langsung (melalui JRA yang telah
disetujui) atau secara tidak langsung (melalui daftar
arsip dari arsip hasil pembenahan sebelum adanya
jra);
LK wajib membuat DPA (daftar pencarian arsip) dan
mengumumkan kepada publik;
Setiap orang yang memiliki/menyimpan arsip tersebut
wajib menyerahkan kepada ANRI/LK sesuai yang
disyaratkan dalam pengumuman DPA;
LK melakukan akuisisi dari lembaga pendidikan swasta
dan perusahaan swasta dari anggaran negara/LN
Akuisisi dilakukan sebagai peralihan tanggung jawab
pengelolaan dari pencipta kepada LK
DAFTAR PENCARIAN ARSIP
 DAFTAR PENCARIAN ARSIP

⚫ Daftar arsip yang mempunyai nilaiguna

kesejarahan baik yang telah diverifikasi
secara langsung (lewat JRA yang telah
disahkan) maupun tidak langsung (dari
daftar arsip) oleh lembaga kearsipan, dicari
oleh lembaga kearsipan dan diumumkan
kepada publik;
⚫ konsepsinya adalah untuk jenis arsip seperti
supersemar yang masuk dalam “DPA” oleh
ANRI dan diumumkan kepada publik
SUPERSEMAR DARI BEBERAPA
VERSI DAN SUMBER
 PENILAIAN ARSIP STATIS

BERDASAR JRA: BELUM ADA JRA:

a. PEMERIKSAAN a. PENGELOMPOKKAN/
NASKAH/BERKAS REKONSTRUKSI ARSIP
SESUAI JRA YANG SALING
b. MENILAI APA SESUAI BERKAITAN
JANGKA SIMPAN b. PENILAIAN SERI ARSIP
c. PEMBUATAN DAFTAR APA MUSNAH, SIMPAN
ARSIP STATIS PER SEMENTARA, ATAU
INSTANSI PERMANEN
d. PENERIMAAN ARSIP c. PEMERIKSAAN FISIK
STATIS INSTANSI DAN KELENGKAPAN
SERI ARSIP
PENGOLAHAN ARSIP STATIS
 PENGOLAHAN
(DESCRIPTION AND ARRANGEMENT)

⚫ MERUPAKAN PROSES KEGIATAN

PENATAAN ARSIP STATIS SECARA
INTELEKTUAL DAN FISIK SESUAI DENGAN
PRINSIP KEARSIPAN YANG BERLAKU
DENGAN PEMBUATAN DAFTAR SEBAGAI
SARANA BANTU PENEMUAN KEMBALI
⚫ SARANA PENEMUAN DAPAT BERUPA
DAFTAR ARSIP ATAU INVENTARIS ARSIP
 DATA MINIMAL DALAM DAFTAR ARSIP/INVENTARIS

1. NOMOR URUT
2. SUBYEK/MASALAH
3. DESKRIPSI ARSIP
4. WAKTU PENCIPTAAN
5. JUMLAH ARSIP
6. KETERANGAN ARSIP
7. LOKASI PENYIMPANAN
8. KHASANAH ARSIP
ISI INVENTARIS ARSIP

1. SEJARAH ORGANISASI PEMILIK/ASAL

2. SEJARAH PENYERAHAN ARSIP
KEPADA LEMBAGA KEARSIPAN (SIAPA
YANG MENYERAHKAN DAN MENERIMA,
DIOLAH OLEH SIAPA, JUMLAH)
3. SEJARAH DARI ARSIP YANG
DISERAHKAN DAN KOLEKSI APA SAJA
4. DAFTAR ARSIP YANG DISERAHKAN
5. CARA PENEMUAN KEMBALI
6. KETERANGAN SEPERLUNYA
 PERAWATAN ARSIP STATIS

⚫ PENCEGAHAN TERHADAP KERUSAKAN

FISIK/INFORMASI (MEMBERSIHKAN KONDISI FISIK,
MENSTERILKAN DARI UNSUR PERUSAK,
PENGONTROLAN FISIK DAN TEMPAT
PENYIMPANAN ARSIP)
⚫ RESTORASI ARSIP YANG RUSAK DENGAN
DEASIDIFIKASI/PENETRALAN ASAM, MENAMBAL
DAN MENYAMBUNG, LAMINASI,ENKAPSULASI
(PELAPISAN ARSIP DENGAN JENIS KERTAS
TERTENTU KARENA RAPUH ATAU RUSAK),
LEAFCASTING (DENGAN MENGGUNAKAN BUBUR
KERTAS)
ALIH MEDIA ARSIP
 PENYELAMATAN FISIK
DAN INFORMASI

⚫ Membuat Duplikasi Arsip

Dari Satu Media Yang Sama;
⚫ Alih Media Ke Bentuk Media
Yang Lain
LAYANAN INFORMASI
KEARSIPAN
 AKSES

Ketersediaan arsip statis

sebagai hasil kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta
keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip statis
 TUJUAN PEMBATASAN KETERBUKAAN
ARSIP STATIS

⚫ Melindungi arsip statis secara fisik dan informasi

⚫ Melindungi kepentingan negara atas kedaulatan dan
kepentingan negara
⚫ Melindungi masyarakat dan negara dari monflik,
disinegrasi dan masalah SARA
⚫ Melindungi kepentingan perorangan dan menjaga
hak-hak pribadi
⚫ Menghormati syarat yang disepakati dalam
penyerahan arsip statis dengan pemilik arsip
⚫ Kesiapan Lembaga kearsipan dalam penyediaan
finding aids, SDM dan fasilitas akses lainnya
 PEMBATASAN AKSES JENIS ARSIP
UNTUK PUBLIK

⚫ Arsip yang merugikan kepentingan nasional

⚫ Arsip yang membahayakan stabilitas dan keamanan nasional
(strategi intelijen, operasi militer, taktik dan kekuatan
hankamnas, arsip pangkalan dan instansi militer
⚫ Arsip yang menimbulkan konflik SARA
⚫ Arsip sengketa batas wilayah dan negara
⚫ Arsip mengenai nama baik seseorang
⚫ Arsip yang dapat menghambat penegakan hukum
⚫ Arsip perlindungan HAKI, persaingan tidak sehat, kekayaan alam,
arsip ketahanan ekonomi, arsip yang merugikan kepentingan
hubungan LN, arsip tentang wasiat seseorang, arsip rahasia
pribadi, arsip yang dilarang karena adanya undang-undang, arsip
yang masih dalam proses pengolahan atau perbaikan
 LAYANAN ARSIP STATIS

penyediaan arsip statis

kepada pengguna yang sah
termasuk penggandaan arsip
statis sesuai peraturan
perundangan
 LAYANAN INFORMASI/
REFERENCE SERVICES

PROSES KEGIATAN ATAU UNIT KERJA

YANG MEMBERIKAN PELAYANAN
KEPADA PENELITI, SEJARAWAN ATAU
PENGGUNA LAINNYA DALAM USAHA
MEMANFAATKAN KHASANAH ARSIP
YANG DIMILIKI
 APA SAJA YANG DILAYANKAN
⚫ Khasanah arsip statis dari berbagai periode dan
berbagai jenis arsip;
⚫ Informasi umum kearsipan dan informasi jumlah
khasanah arsip;
⚫ Informasi publikasi dan terbitan kearsipan
⚫ Informasi majalah, jurnal kearsipan
⚫ Informasi kegiatan pameran kearsipan
⚫ Visualisasi kearsipan;
⚫ Naskah sumber kearsipan
⚫ Diorama kearsipan, arsip kepresidenan, arsip khusus
tertentu seperti arsip pemberantasan korupsi, arsip
kedirgantaraan, arsip sejarah nusantara
 KEGIATAN LAYANAN INFORMASI

⚫ membantu users mencari dan

menemukan arsip yang dibutuhkan;
⚫ membantu dalam penggunaan peralatan
dan sarana bantu penemuan kembali,
seperti daftar arsip, inventaris, SIKS;
⚫ membantu penelusuran arsip secara
tematis;
⚫ memberikan bimbingan/counseling
MEMBANTU PENGGUNAAN
FINDING AIDS
MEMBERIKAN KONSELING
 BENTUK DAN SARANA
LAYANAN

⚫ penyediaan lingkungan yang memadai untuk

peneliti, misalnya tata cara peminjaman, jam
kerja, penggunaan sarana bantu
⚫ penyediaan informasi dan bimbingan,
memberikan konsultasi, melayani permintaan
lewat surat, telpon, internet;
⚫ menyediakan sarana pendukung layanan,
misalnya finding aids, buku referensi,
penemuan dan penempatan kembali arsip,
sarana reproduksi, dll;
⚫ sarana pendukung bagi pengguna dan staf
seperti toilet, kantin, locker dll.
RUANG BACA
PUBLIKASI
 PUBLIKASI KEARSIPAN

usaha untuk memperkenalkan dan

menyebarluaskan atau diseminasi
kegiatan kearsipan kepada pihak luar
agar kegiatan kearsipan mendapat
perhatian dan penghargaan serta dapat
dirasakan manfaatnya oleh pengguna
 TUJUAN PUBLIKASI

⚫ menyebarluaskan kegiatan kearsipan

⚫ menyadarkan pengguna akan pentingnya
arsip
⚫ sarana pengembangan ilmu dan penerapan
⚫ menarik pengguna untuk dapat
memanfaatkan khasanah arsip
⚫ membantu pengguna dalam mengatasi
permasalahan
⚫ sarana komunikasi antar profesi
⚫ menciptakan bahan rujukan
 MEDIA PUBLIKASI

1. LISAN BERUPA PENYULUHAN DAN

BIMBINGAN;
2. MEDIA CETAK, MASS MEDIA, BROSUR,
BUKU, PEDOMAN, MODUL;
3. AUDIO VISUAL, FILM, VISUALISASI, VCD;
4. ELEKTRONIK, SEPERTI RADIO, TV, WEB
SITE/INTERNET;
5. DIORAMA
 KEGIATAN PUBLIKASI

⚫ menerbitkan majalah kearsipan

⚫ membuat visualisasi kearsipan
⚫ pameran kearsipan
⚫ promosi/penyebaran brosur
⚫ publisitas, press release, konferensi pers,
road show
⚫ penerbitan naskah sumber
⚫ seminar/workshop
⚫ diklat, bimbingan, penyuluhan, konsultasi
kearsipan
PENERBITAN MAJALAH
 PERSYARATAN
UMUM MAJALAH KEARSIPAN

⚫ tentukan sasaran pembacanya, apa untuk

intern, ekstern atau gabungan
⚫ tentukan isi majalah
⚫ tentukan ukurannya
⚫ tentukan waktu penerbitannya
⚫ tentukan kepanitiaannya
⚫ perkiraan anggaran dan kemungkinan
sponsor
CONTOH MAJALAH DAN JURNAL
⚫ Majalah Kearsipan Nasional (MKN) ANRI
⚫ Jurnal Kearsipan ANRI
⚫ Jurnal Kearsipan terbitan UI dan PTN
lainnya
⚫ Jurnal Kearsipan terbitan PDII-LIPI (BRIN)
⚫ Jurnal dan majalah Kearsipan terbitan
beberapa LKD Propinsi seperti dari Jawa
Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur
VISUALISASI
 VISUALISASI
KEARSIPAN

⚫ peragaan dan simulasi secara visual dari

beberapa kegiatan kearsipan misalnya
filing dari proses penggunaan sarana,
langkah pemberkasan, peminjaman arsip
statis dan repro, penyimpanan arsip statis
PAMERAN KEARSIPAN
 PAMERAN KEARSIPAN

⚫ menyajikan secara visual arsip yang menarik

baik dalam bentuk kertas, foto, film dengan
disediakan katalog daftar arsip yang
dipamerkan
⚫ dipublikasikan secara umum
⚫ lay out ruangan yang tertata
⚫ judul/caption singkat dan jelas
⚫ sarana pendukung yang memadai seperti
buku tamu, alunan musik, pemandu yang
ramah, lokasi yang mudah dijangkau
 NASKAH SUMBER

⚫ membuat bahan rujukan/referensi secara

tematis dari khasanah arsip yang dimiliki
serta diterbitkan dalam bentuk buku
⚫ memperkenalkan kepada users mengenai
informasi yang terkandung dalam khasanah
arsip yang ada (misalnya perdagangan
candu tahun 1830 sampai dengan perang
kemerdekaan, pengungsian penduduk di
jawa 1945-1949, biro pejalanan haji di
indonesia masa kolonial, pemberantasan
prostitusi di indonesia masa kolonial,
kerukunan umat islam dalam beribadah, dll)
 TEKNIK PENULISAN
NASKAH SUMBER

⚫ judul buku/naskah disesuaikan dengan tema

serta khasanah yang dimiliki;
⚫ alurnya dibuat sedemikian rupa sehingga
antar bab mempunyai korelasi yang jelas;
⚫ setiap bab atau sub bab melampirkan
surat/dokumen dan sumbernya serta
abstraksinya atau penjelasan;
⚫ dapat berupa buku atau dapat berupa kisah
sejarah suatu wilayah tertentu yang
dinamakan “citra daerah dalam arsip”
NASKAH SUMBER
 PEMANFAATAN ARSIP
STATIS

⚫ Pemanfaatan untuk kepentingan peneliti, sejarawan

dan pengguna lainnya;
⚫ Penelusuran sumber sejarah keilmuan ataupun
sejarah kelembagaan
⚫ Mengolah dan menyajikan arsip sebagai sumber
informasi untuk dijadikan sebagai ilmu pengetahuan
dan bahan perumusan kebijakan
⚫ Untuk diseminasi atau penyebarluasan khasanah
kearsipan melalui publikasi dan pemeran kearsipan
⚫ Untuk bahan penulisan referensi dan bahan rujukan