NAMA : STEVANI ABASKA

NIM : 20220088
KELAS : MANAJEMEN 2
MATKUL : PENGANTAR MANAJEMEN

RESUME PERUBAHAN ORGANISASI

Pengertian Perubahan Organisasi

Menurut Hatch (1997) Perubahan organisasi secara sederhananya dapat diartikan

adalah pembahasan mengenai mengapa, kapan, dan bagaimanaorganisasi melakukan
perubahan.

Perubahan Organisasi adalah suatu proses dimana organisasi tersebut berpindah dari
keadaannya yang sekarang menuju ke masa depan yang diinginkan untuk
meningkatkan efektifitas organisasinya.

Menurut Desplaces (2005) mengutip kajian yang dilakukan Poras dan Robertson's
(1992) menyatakan bahwa kebijakan perubahan yang dilakukan oleh organisasi hanya
memberikan manfaat positif tidak langsung bagi organisasi sebesar 38%.

Jadi, perubahan organisasi merupakan suatu proses perubahan yang terjadi di dalam
ataupun di luar organisasi, pada tingkat individu/kelompok yang terjadi secara
bertahap dan continue dengan tujuan untuk memajukan dan mengembangkan
organisasi.

Penyebab Perubahan Organisasi

Berikut beberapa penyebab perubahan organisasi :

1. Faktor Internal

Perubahan yang disebabkan karena faktor dari dalam atau faktor internal dalam suatu
organisasi. Perubahaan ini terjadi karena adanya konflik/permasalahan internal seperti
: perubahan tujuan, perubahan jumlah personel, menurunnya semangat kerja.
Permasalahan tersebut dapat di atasi dengan cara pengambilan keputusan dari seorang
pemimpin organisasi, menentukan kebijakan baru dalam suatu organisasi untuk
mengatasi masalah tersebut.

2. Faktor Eksternal

Perubahan organisasi yang disebabkan oleh faktor dari luar organisasi, seperti :
regulasi pemerintah, Kondisi ekonomi, tindakan pesaing. Perubahan eksternal ini akan
menghambat pertumbuhan dan perkembangan organisasi dalam mewujudkan tujuan –
tujuan dan cita – cita organisasi . Faktor ini dapat di atasi dengan cara kerjasama antar
organisasi untuk mewujudkan cita – cita bersama dengan adanya kesepakatan yang
telah dibuat sebelumnya.
Jenis Perubahan Organisasi

Berikut beberapa jenis perubahan organisasi

1. Perubahan tidak terencana (unplanned change)

Perubahan bersifat spontan, tanpa ada arahan dari agen perubahan. Jenis-jenis
perubahan yang tidak dapat diantisipasi oleh organisasi . Contohnya pemogokan liar
yang membuat pabrik tutup, atau konflik interpersonal yang menghasilkan prosedur
baru dalam hubungan antar departemen.

2. Perubahan terencana(planed change)

Perubahan ini dihasilkan oleh usaha-usaha yang dilakukan oleh agen perubahan.
Perubahan ini merupakan respon dari adanya perbedaan antara apa yang diharapkan
dan kondisi aktual. Contonhnya dalam suatu organisasi yang menerapkan teknologi
informasi dalam organisasinya sehingga dapat membantu organisasi dalam
mewujudkan tujuan dan cita – cita organisasi.

Tahapan Perubahan Organisasi

1. Model Lewin

TAHAP LANGKAH STRATEGI

UNFREEZING Mempersiapkan kesediaan dan
Pencairan kesiapan seluruh elemen
kebekuan lama perusahaan untuk meyakini
bahwa perubahan memang
diperlukan
CHANGE OF Mempengaruhi gerak perubahan
MOVEMENT pada sistem yang tidak
Gerakan menuju seimbang menuju arah baru
perubahan yang diinginkan bersama
Tahapan implementasi
perubahan, orang mulai
mencoba perilaku baru dengan
harapan akan menaikkan
efektifitasnya
REFREEZING Terjadi ketika pola perilaku baru
Pembekuan sudah stabil
kembali Tahapan dimana orang
equilibrium baru memandang bahwa perilaku
baru yang telah dicobanya
selama periode “changing”
· Memanfaatkan
ketidakpuasan dengan sistem
yang berlaku sekarang
· Membangun hubungan
yang efektif dengan orang
yang terlibat dalam
perubahan
· Meminimalisir adanya
resistensi
· Mulai melakukan
perubahan
· Menerapkan gaya
manajemen yang baru
· Memberi pelatihan pola-
pola yang baru
· Meneyediakan dukungan
sumber daya yang
diperlukan
· Membuat kebijakan baru
dalam merekrut anggota
yang sesuai dengan budaya
 menjadi bagian dari orang organisasi yang baru dan
tersebut bekerja sesuai sistem
manajemen yang baru

2. Model Kotter

John Kotter mengungkapkan ada 8 tahap dalam melaksanakan perubahan organisasi :

1. Menciptakan kebutuhan untuk berubah (Create Urgency)

Kebutuhan untuk melakukan perubahan dapat dilakukan dengan melakukan

komunikasi bersama dengan seluruh elemen perusahaan terkait dengan berbagai
aspek yang terjadi dalam perusahaan, terutama mengenai tantangan yang dialami
perusahaan dalam persaingan bisnis ataupun situasi yang kurang menguntungkan
perusahaan.

2. Membentuk koalisi yang kuat (forming a powerfull guiding coalition)

Dukungan dan partisipasi orang-orang lain yang memiliki kepemimpinan dan

pengaruh yang kuat di kalangan perusahaan sangat dibutuhkan sebagai tim perubahan
atau pelopor perubahan. Tim perubahan ini kemudian dijadikan koalisi yang kuat
untuk menggerakkan proses perubahan perusahaan secara konstan dan berkelanjutan.

3. Mengembangkan visi dan strategi (create a vision)

Visi dimaksud harus dibentuk atas berbagai ide dasar dan gagasan-gagasan hebat serta
solusi atas hal-hal yang ingin dicapai melalui perubahan. Kejelasan visi akan
memudahkan untuk membangun strategi perubahan yang utuh dan lengkap sehingga
memudahkan proses implementasinya.

4. Mengkomunikasikan visi perubahan (communicating the vision)

Visi perubahan perlu dikomunikasikan kepada seluruh elemen perusahaan karena hal
tersebut merupakan rangkaian langkah yang akan menentukan keberhasilan proses
perubahan. Visi yang efektif akan terlihat ketika kemampuan dan kekuatannya dapat
direfleksikan dengan jelas dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah-masalah yang dihadapi.

5. Menggerakkan, mendukung dan memberdayakan lebih banyak orang, untuk tidak

sekedar mendukung melainkan bertindak atau berbuat menjalankan visi tersebut
(empowering other to act on the vision)

Semua aspek yang berlangsung dalam proses-proses perubahan harus dimonitor dan
dievaluasi secara terus menerus dan berkesinambungan. Jika dalam pelaksanaan
ditemukan hambatan-hambatan yang mengganggu baik dalam arti teknis maupun
karena sikap dan perilaku tertentu dari sebagian karyawan tertentu, para pemimpin
dan tim perubahan harus berani mengambil tindakan yang tepat melalui koreksi dan
penyesuaian yang diperlukan.
6. Merencanakan dan mengusahakan keuntungankeuntungan jangka pendek (planning
for and creating short-term wins)

Kesuksesan-kesuksesan jangka pendek (quick wins) dapat menjadi sumber energi

yang sangat kuat untuk tetap menggerakkan berlangsungnya proses-proses perubahan,
oleh sebab itu keberhasilan-keberhasilan dalam tahap-tahap perubahan harus diangkat
ke permukaan sehingga dapat dilihat oleh semua elemen dalam perusahaan.
Kesuksesan-kesuksesan tersebut dapat dijadikan saran yang efektif untuk meredam
pihak-pihak yang masih meragukan jalannya proses perubahan organisasi. Untuk
mencapainya perlu adanya strategi yang dilakukan dengan memilih target-target
kesuksesan dari proses perubahan yang tidak mendapat serangan kritik yang terlalu
besar serta tidak memiliki eksposure resiko kegagalan yang terlalu tinggi.

7. Membangun perubahan yang berkelanjutan (consolidating improvement and

producing still more change)

Jika proses perubahan masih memiliki ruang untuk peningkatan yang lebih jauh,
pemimpin perusahaan dan tim-tim manajemen perubahan harus tetap mengupayakan
hal tersebut dengan sungguh-sungguh. Karena, menyatakan keberhasilan sesuai tujuan
secara terburu akan merusak semangat perubahan.

8. Melembagakan perubahan dengan budaya organisasi (institutionalizing a new

approaches)

Proses-proses perubahan yang telah berlangsung harus ditautkan dan menjadi bagian
yang tidak terpisahkan dari budaya perusahaan secara keseluruhan yaitu semua
aktifitas-aktifitas perubahan harus direfleksikan sebagai budaya perusahaan.

Contoh Perubahan Organisasi di Bidang Perpustakaan

Perpustakaan adalah salah satu unit kerja berupa tempat untuk mengumpulkan,
menyimpan, mengelola, dan mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis untuk
digunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar
yang menyenangkan (Darmono, 2 : 2001). Dalam pengertian lain seperti yang
tercantum dalam keputusan Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa perpustakaan
merupakan salah satu sarana pelestarian hasil budaya yang mempunyai fungsi sebagai
sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka
mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu organisasi
yang bertugas mengumpulkan informasi, mengolah, menyajikan dan melayani
kebutuhan informasi bagi pemakai perpustakaan.

Perpustakaan dikatakan ideal apabila memenuhi syarat-sayarat sebagai berikut :

a. Berani memantapkan keberadaan lembaga perpustakaan sesuai dengan jenisnya.

b.Melakukan upaya-upaya pengembangan dan pembinaan perpustakaan terus menerus

dari segi sistem manajemen dan teknis operasional.

c. Selalu meningkatkan mutu melalui pelatihan-pelatihan bagi tenaga pustakawan

d. Melakukan promosi dan menyelenggarakan jaringan kerjasama baik dalam negeri
maupun luar negeri

Dalam menjalankan fungsinya sebagai suatu organisasi, perpustakaan selalu berusaha

untuk berkembang agar dapat terus beradaptasi dengan lingkungan. Perpustakaan
perlu untuk beradaptasi mengingat perpustakaan adalah salah satu organisasi yang
memiliki fungsi sebagai pengelola informasi terpercaya bagi masyarakat. Dari segi
organisasi, perpustakaan mengalami perkembangan yang cukup signifikan mulai dari
perpustakaan konvensional hingga mencapai perpustakaan digital.

Dalam perpustakaan konvensional, birokrasi yang ada masih bersifat kaku karena
adanya aturan-aturan yang bersifat mengikat. Organisasi dalam perpustakaan
konvensional masih berdasarkan perspektif klasik sehingga aturan-aturan dalam
perpustakaan dijadikan acuan utama dalam menjalankan segala aktivitas
perpustakaan. Struktur organisasi yang ada di perpustakaan konvensional juga masih
bersifat hierarki dan kaku. Dalam struktur organisasi tersebut, jabatan tertinggi
dipegang oleh satu orang yang disebut sebagai kepala perpustakaan. Kepala
perpustakaan berwenang sebagai pembuat keputusan utama dimana keputusan
tersebut juga wajib untuk dipatuhi. Model kepemimpinan yang berlaku adalah model
kepemimpian satu arah dimana atasan memberikan tugas secara langsung kepada
bawahan sehingga bawahan bertanggung jawab langsung pada atasannya. Meskipun
model kepemimpinannya satu arah, aturan-aturan perpustakaan tetap mempunyai
peranan tertinggi sehingga segala keputusan dan tugas yang dibuat oleh atasan harus
sesuai dengan aturan yang berlaku dan apabila terjadi pelanggaran, maka pemberian
sanksi berdasarkan pada aturan-aturan yang telah disepakati bersama. Pembagian
sistem kerja biasanya tidak berdasarkan pada tingkat keahlain, akan tetapi dipilih
secara acak sehingga diharapkan semua karyawan dapat mengusai segala bidang
pekerjaan yang ada di perpustakaan.

Dengan model organisasi yang sedemikian rupa, perkembangan organisasi pada

perpustakaan konvensional dinilai cukup lambat. Hal tersebut terbukti dengan
lamanya penerapan model konvensional pada perpustakaan-perpustakaan yang ada di
Indonesia. Perpustakaan konvensional sulit berkembang karena adanya model
kepemimpinan satu arah tersebut. Dengan model kepemimpinan satu arah, bawahan
hanya menjalankan apa yang ditugaskan oleh atasan sehingga daya kreatifitas
bawahan menjadi sangat kurang. Ketakutan pada aturan-aturan juga menjadi salah
satu alasan mengapa kreatifitas bawahan menjadi sangat rendah. Pada umumnya,
bawahan takut untuk berkreasi karena kreasi-kreasi tersebut dikhawatirkan akan
mengubah atau melanggar aturan-aturan yang ada.

Jika kreativitas bawahan atau karyawan itu rendah, maka sudah dapat diprediksi
bahwa organisasi tersebut akan sulit untuk berkembang. Hal tersebut dapat terjadi
mengingat bawahan atau karyawan adalah salah satu alat penggerak organisasi yang
menjalankan segala aktivitas organisasi. Jika di perpustakaan, karyawan atau
pustakawanlah yang mengerjakan segala aktivitas perpustakaan mulai dari pengadaan
hingga pelayanan sehingga apabila daya kreatifitas pustakawan itu rendah, maka
perpustakaan tersebut juga akan sulit untuk berkembang.

Perpustakaan konvensional pada masa lalu mempunyai peranan dan fungsi yang agak
berbeda dari perpustakaan zaman sekarang. Perpustakaan pada masa lalu dipandang
hanya sebagai sebuah tempat yang menyimpan banyak buku dan juga tempat
membaca buku. Koleksi-koleksi yang adapun belum terlalu banyak karena pengadaan
koleksi hanya terbatas pada pembelian koleksi ataupun hibah. Belum ada kerjasama
terstruktur dengan organisasi lain. Selain itu, perpustakaan belum berperan secara
fleksibel karena pemustakanya harus mematuhi segala aturan-aturan yang ada di
perpustakaan tersebut. Misalnya saja dari segi proses peminjaman dan pengembalian
buku. Pada perpustakaan konvensional, jika kita ingin meminjam atau
mengembalikan buku, maka kita harus datang sendiri ke tempat peminjaman ataupun
mengembalian kemudian oleh petugas perpustakaan baru dicatat, distempel, dan
diberi batas waktu mengembalikan. Kita diberikan batas waktu peminjaman karena
jumlah copy koleksi yang ada jumlahnya tidak banyak sehingga kita harus bergantian
dengan pemustaka lain. Hal ini menjadi aturan yang tegas sehingga seluruh anggota
perpustakaan harus mematuhinya. Tentunya hal tersebut menyebabkan pemustaka
tidak leluasa dalam meminjam koleksi perpustakaan, akan tetapi pemustaka tidak bisa
berbuat apa-apa karena hal tersebut sudah menjadi aturan yang telah disepakati
bersama.

Dikarenakan keorganisasian yang berlaku pada perpustakaan konvensional dinilai

mempunyai banyak kekurangan, secara perlahan tapi pasti perpustakaan mulai
berkembang kearah yang lebih baik. Perpustakaan konvensional mulai berubah
menjadi perpustakaan digital karena perpustakaan dituntut harus dapat beradaptasi
dengan lingkungan organisasi dimana perpustakaan tersebut berada dimana pada
masa sekarang ini, digitalisasi disegala bidang, terutama dibidang informasi, menjadi
kebutuhan utama bagi masyarakat.

Ada beberapa hal yang mendasari perubahan perpustakaan konvensional menjadi

perpustakaan digital, diantaranya :

a. Perkembangan teknologi informasi semakin membuka peluang-peluang baru bagi

pengembangan teknologi informasi perpustakaan yang murah dan mudah untuk
diimplementasikan oleh perpustakaan di Indonesia. Oleh karena itu, saat ini teknologi
informasi sudah menjadi keharusan bagi perpustakaan di Indonesia, terlebih untuk
menghadapi tuntutan kebutuhan masyarakat diera modern seperti sekarang ini.

b. Perpustakaan sebagai lembaga edukatif, informatif, reservatif dan rekreatif yang

diterjemahkan sebagai bagian aktifitas ilmiah, tempat penelitian, tempat pencarian
data/informasi yang otentik, tempat menyimpan, tempat menyelenggarakan seminar
dan diskusi ilmiah, tempat rekreasi edukatif, dan komtemplatif bagi masyarakat luas
sehingga perlu didukung dengan sistem teknologi informasi masa kini agar dapat
diakses oleh seluruh masyarakat.

c. Dengan fasilitas digitalisasi perpustakaan, maka koleksi-koleksi yang ada dapat

dibaca/dimanfaatkan oleh masyarakat luas baik di Indonesia, maupun dunia
internasional.

d. Volume pekerjaan perpustakaan yang akan mengelola ribuan koleksi perlu

didukung dengan sistem otomasi yang futuristic (punya jangkauan kedepan), sehingga
selalu dapat mempertahankan layanan yang prima.
e. Saat ini sudah banyak perpustakaan, khususnya di perguruan tinggi dengan
kemampuan dan inisiatifnya sendiri telah merintis pengembangan teknologi informasi
dengan mendigitasi perpustakaan (digital library) dan libarary automation yang saat
ini sudah mampu membuat jaringan Perpustakaan Digital Nasional (Indonesian
Digital Library Network).

f. Dengan alasan-alasan yang sudah disebutkan, perpustakaan dirasakan perlu untuk

bertransformasi menjadi perpustakaan berbasis teknologi terkini agar dapat memenuhi
kebutuhan pengguna yang selalu haus akan informasi.

Selain dari segi teknologi, perpustakaan juga ikut berkembang dari sisi
organisasi.Dalam organisasi perpustakaan digital, perpustakaan berkembangan
menjadi sebuah jaringan yang mempunyai kerjasama yang luas dengan organisasi
atau lembaga lain. Perpustakaan saling bersinergi secara aktif dengan adanya
kerjasama dalam bidang input, proses, maupun output dengan organisasi lain guna
menghasilkan sistem atau teknologi terbaru untuk memajukan perpustakaan. Disini,
perpustakaan bersifat lebih terbuka dengan organisasi lain terutama dalam hal
pertukaran informasi. Perpustakaan digital menjadi cerminan sebuah pengembangan
teknologi, sistem, dan pola kerjasama yang baik antar perpustakaan karena pada
umumnya perpustakaan digital bisa diakses oleh siapa saja dimanapun ia berada.

Meskipun perpustakaan sudah bersifat digital dan dapat diakses oleh siapa saja, dalam
perpustakaan tetap ada hierarki atau tingkatan-tingkatan tertentu dalam menjalankan
tugas. Pembagian tugas biasanya didasarkan pada tingkat keahlian sehingga berlaku
sistem “the right man in the right place”. Anggota organisasi juga dapat bersifat lebih
fleksibel dengan saling bertukar informasi dengan anggota organisasi lainnya. Selain
itu, bawahan atau anggota organisasi diberikan kebebasan untuk berkreasi sehingga
bawahan atau anggota organisasi dapat pula turut serta memberikan kritik dan saran
yang berguna bagi perkembangan perpustakaan.

Pada perpustakaan digital, atasan berperan sebagai pengontrol dan pengawas seluruh
aktivitas perpustakaan dimana atasan hanya berhak untuk pembagian dan juga
pendelegasian wewenang kepada bawahan atau anggota organisasi lainnya. Dengan
tingkat kreatifitas yang tidak dibatasi, bawahan atau anggota organisasi lainnya dapat
terus berinovasi sehingga produktifitas anggota organisasi cenderung lebih tinggi. Hal
inilah yang menjadi salah satu alasan perpustakaan digital dapat lebih cepat
berkembang.

Jika zaman dahulu perpustakaan hanya berperan sebagai sebuah tempat penyimpanan
buku ataupun tempat memperoleh informasi secara manual, maka pada zaman
perpustakaan digital perpustakaan sudah berkembang menjadi pusat informasi utama
bagi masyarakat untuk memperoleh informasi dimanapun berada. Adanya flexibilitas
dalam bekerja menjadi salah satu alasan mengapa suatu organisasi dapat lebih cepat
berkembang.

SUMBER ARTIKEL

Ruhana, Ika. Perubahan Organisasi

(http://anahuraki.lecture.ub.ac.id/files/2012/12/Bab-15-16-Perubahan-Organisasi.pdf),
diakses 15 November 2015
Yogeswara, Made. Transformasi Organisasi
(http://dosen.perbanas.id/wp-content/uploads/24112014-mod.pdf) diakses 15
November 2015

Siagian, Lawang M. Konsep dan Teori Perubahan (http://walk-the-talk.info/change-

management-memahami-berbagai-konsep-dan-teori-perubahan-part-4/) , diakses 14
November 2015

Aisyah, Mimin Nur. Perubahan dan Pengembangan Organisasi

(http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Mimin%20Nur%20Aisyah,
%20M.Sc.,%20Ak./Bab%2012%20Perubahan%20&%20Pengembangan
%20Organisasi.pdf. diakses 14 November 2015

Nurhadi, Muljani A.1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia.

Yogyakarta : Andi Offset.

Sutarno.2003. Perpustakaan dan Masyarakat.Jakarta:Yayasan Obor Indonesia