Pentaloka - Workshop Akreditasi Admen - Dr. Siti Wahyuningsih - PERSIAPAN REAKREDITASI
Pentaloka - Workshop Akreditasi Admen - Dr. Siti Wahyuningsih - PERSIAPAN REAKREDITASI
AKREDITASI DAN RE
AKREDITASI
• Tetapkan target kapan siap untuk dilakukan
survei
• Tetapkan target kelulusan (status akreditasi)
• Pahami betul standar dan instrumen:
– Mengerti apa makna standar, kriteria, dan EP
– Paham apa yang dipersyaratkan
– Paham regulasi yang harus disusun
– Paham kegiatan yang harus dilakukan untuk memenuhi kriteria
– Paham kegiatan yang harus dilakukan untuk implementasi
regulasi yang telah disusun
– Paham apa yang akan ditelusur untuk membuktikan kegiatan/
implementasi dilakukan
• Lakukan asesmen awal dan perhatikan gaps
antara standar dan pencapaian saat ini
• Susun strategic action plan dengan
penjadualan yang jelas (mile-stones untuk
menuju akreditasi)
Perhatikan kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu
dilakukan dengan tahapan (sequence)/urutan logis
mapping kegiatan dengan penjadualan yang jelas
• Gunakan instrumen bantu pendampingan
• Persiapkan regulatory documents:
– SK, Pedoman, Panduan, SOP
– Perencanaan Puskesmas, Perencanaan Program,
Kerangka Acuan Kegiatan
– (tidak ada salahnya mencontoh dari tempat lain,
asal benar)
• Pendekatan kolaboratif (team work, lintas
disiplin) dan dokumentasikan setiap
pertemuan-pertemuan yang dilakukan
• Implementasikan Kaizen: 5 R & PDCA (dan
dokumentasikan):
– Awali dengan menerapkan tata graha (5R)
– Lakukan process improvement (CQI-PDSA)
• Lakukan self assessement berulang
• Jika perlu kepala Puskesmas take the lead
from the beginning to the end
• Identifikasi dan laksanakan pelatihan-pelatihan yang
perlu diikuti untuk mendukung pemenuhan
persyaratan:
– Audit internal dan tinjauan manajemen
– Manajemen Risiko dan Keselamatan Pasien
– Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
– Audit Klinis
à Manfaatkan narasumber yang ada di daerah yang sudah
dilatih oleh Kemenkes
• Menjelang penilaian (1 bulan): lakukan survei
simulasi – manfaatkan tenaga surveior yang ada di
daerah
• Lakukan perbaikan terhadap rekomendasi dari hasil
survei simulasi
• Perhatikan dari pen-tahapan kegiatan, yang
mana yang bisa diakselerasi, dan dengan cara
apa
Mengapa status akreditasi banyak
yang dasar atau madya?????
• Pendamping terlalu lunak dalam memberikan
penilaian pada waktu self assessment akhir
(survei simulasi)
• Rekomendasi hasil survei simulasi tidak segera
ditindak lanjuti à check kembali
• Format dokumen regulasi dan konsistensi isi
dokumen regulasi
• Bukti implementasi tidak didokumentasikan
dengan baik
• Nilai yang lemah rata-rata adalah pada
pencapaian UKM (miskin dokumen, tidak
lengkap untuk semua program UKM yang ada)
• Pokja Admen dengan Pokja UKM kurang
koordinasi, sehingga regulasi yang sebenarnya
sudah ada di pokja admen tidak
dimanfaatkan, atau tidak disediakan di pokja
UKM
Panduan telusur dokumen
• Dokumen yang dipersyaratkan : ada atau tidak
• Kalau ada: formatnya benar atau tidak (apakah
sesuai pedoman tata naskah)
• Isinya benar atau tidak
• Proses penyusunan dan pengesahan dokumen
(apakah sesuai dengan pedoman tata naskah)
• Pengendalian dokumen (apakah sesuai dengan
pedoman tata naskah)
Selanjutnya…..
• Telusur pemahaman
• Telusur pelaksanaannya:
• Dokumen bukti pelaksanaan
Kebijakan
(Rencana)
Pedoman/Panduan
Program
(KAK)
Kegiatan SOP
Implementasi
Dokumen
Bukti implementasi
Persiapan Puskesmas
untuk
akreditasi pembaharuan
(reakreditasi)
(accreditation renewal)
Proses survei
(RDOWS)
Hari Pertama
Waktu Surveior Surveior Upaya Surveior Upaya Penanggung
Adminstrasi Kesehatan Kesehatan Jawab Acara
Manajemen Masyarakat Perseorangan
(UKM) (UKP)
08.00 – 08.30 Pembukaan pertemuan: Kepala
1. Sambutan Kepala Puskesmas & Perkenalan Puskesmas Puskesmas
2. Acara diserahkan kepada Tim Surveior Ketua Tim
3. Perkenalan tim surveior Surveior
4. Penjelasan Jadual Survei
08.30 – 09.30 Presentasi Kepala Puskesmas tentang Garis Besar Ketua Tim
Kegiatan UKM dan UKP Puskesmas, dan upaya Surveior
peningkatan mutu, kinerja, dan keselamatan pasien
09.30 – 09.45 Rehat kopi: Surveior meminta: Ketua Tim
1. Daftar pasien rawat jalan dan rawat inap setahun Surveior
terakhir untuk telaah rekam medis tertutup
2. Daftar pasien rawat inap hari ini
09.45 – 12.00 Telaah dokumen Telaah dokumen Telaah dokumen Ketua Tim
manajemen UKM pelayanan klinis Surveior
12.00 – 12.30 Telaah dokumen Telaah dokumen Telaah rekam Ketua Tim
manajemen UKM medis tertutup Surveior
12.30 – 13.30 Ishoma
13.30 – 15.30 Telusur Sistem Telusur Sistem Telusur sistem Ketua Tim
Manajemen Penyelenggaraan pelayanan klinis Surveior
UKM
15.30 – 16.00 Pertemuan Tim Surveior Ketua Tim
Surveior
What is my role in the survey?
• Setiap karyawan pada semua tingkat
bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas
sesuai misi puskesmas dan menyediakan
pelayanan terbaik pada pasien/sasaran
program/masyarakat
• Surveyor akan mewawancarai setiap
karyawan tentang kontribusi masing-masing
thd tupoksi puskesmas, capaian kinerja, dan
upaya perbaikan mutu dan keselamatan
pasien
Tehnik wawancara (bagi surveior)
– I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya
melihat bahwa anda tidak melakukan………., vs
mengapa anda tidak melakukan…….)
– Close open question (menggunakan pertanyaan
terbuka dan tertutup)
– Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan
yang netral, buka pertanyaan yang mengarahkan
pada jawaban tertentu)
– Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti
mengupas bawang
– Active listening (mendengar aktif)
– Polite questioning (bertanya dengan sopan)
What should I do if a surveyor asks
me a question?
•
•
Dengar dan jangan gugup (Listen and stay calm)
Berfikir dulu sebelum menjawab (Think carefully before answering
a question)
• Jawab hanya yang ditanyakan, tidak perlu elaborasi jika tidak
ditanya (Only answer the question asked by the surveyor. You do
not need to elaborate).
• Jika tidak paham apa yang ditanyakan, mintalah klarifikasi (If you
don’t understand a question, ask for clarification).
• Jika memungkinkan, sampaikan praktik dan prosedur yang
mendukung jawaban thd apa yang ditanyakan (Whenever possible,
mention our practices and procedures that support your answers).
• Tunjukkan antusiame dan perhatian (Show enthusiasm and
interest!)
• Tunjukkan keberhasilan dan hal yang diketahui dengan benar
(Show off your successes and the things you know and do well.)
• Tunjukkan kebanggaan thd unit kerja (Exhibit pride in your
department.)
TERIMA KASIH
SESI TANYA JAWAB
1. Bagaimana jika dokumen belum dicap?
Bagaimana jika PKM turun tingkat? Apakah
masih bisa MoU dengan BPJS? –Prov Bali-
2. Panduan Penyusunan Dokumen
3. Visi Misi Puskesmas à mengacu kepala
daerah. EP terkait visi misi aturannya seperti
apa?
4. Tata Cara Revisi SK