PEMERINTAH KABUPATEN PULANG PISAU

BADAN PENDAPATAN PENGELOLAAN KEUANGAN

DAN ASET DAERAH
Jalan WAD Duha Komplek Perkantoran Pulang Pisau, Kode Pos 74811

TELAAH STAF

Kepada : Yth. Bupati Pulang Pisau

Dari : Rio Saputra, S.Kom

Tanggal : 16 Mei 2023

Nomor : -

Lampiran : -

Hal : Pengarsipan Surat Secara Digital untuk Meningkatkan Pelayanan kepada

Masyarakat

I. Persoalan
Dalam rangka terus memperbaiki dan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat di
Kabupaten Pulang Pisau, saya sebagai Kepala Dinas di Kabupaten Pulang Pisau ingin
menyampaikan Telaahan Staff mengenai Pengarsipan Surat Secara Digital untuk
meningkatkan Kualitas pelayanan kepada masyarakat.
Kami menghadapi beberapa persoalan terkait dengan pengarsipan surat secara konvensional
di BPPKAD Kabupaten Pulang Pisau. Beberapa persoalan tersebut antara lain:
1. Keterbatasan Ruang: Pengarsipan surat konvensional membutuhkan ruang yang
signifikan untuk menyimpan arsip-arsip fisik, yang dapat menjadi keterbatasan di kantor
kami.
2. Kesulitan Pencarian: Proses mencari dan mengakses surat-surat yang terarsip secara
konvensional memakan waktu yang lama dan cenderung tidak efisien. Hal ini dapat
menghambat respons dan pelayanan kepada masyarakat.

II. Praanggapan
Penggunaan Pengarsipan Surat Secara Digital akan memberikan solusi yang lebih efisien dan
efektif dalam penanganan arsip di BPPKAD Kabupaten Pulang Pisau. Selain itu, Staf kami
memiliki kemampuan teknis yang cukup untuk mengoperasikan sistem pengarsipan surat
digital.
III. Fakta-fakta yang mempengaruhi:
Beberapa fakta yang perlu dipertimbangkan terkait dengan pengarsipan surat secara digital
dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat:
1. Teknologi yang Tersedia: Teknologi informasi dan komunikasi telah berkembang pesat,
termasuk sistem pengarsipan surat digital yang dapat memudahkan proses pencarian,
akses, dan pengelolaan arsip.
2. Keamanan Data: Keamanan data merupakan faktor penting dalam pengarsipan surat
digital. Diperlukan sistem keamanan yang tepat untuk melindungi integritas dan
kerahasiaan surat-surat yang disimpan secara digital.
3. Efisiensi dan Aksesibilitas: Pengarsipan surat secara digital dapat meningkatkan efisiensi
dalam proses pencarian dan akses surat-surat yang diperlukan, sehingga memungkinkan
pelayanan yang lebih cepat dan responsif kepada masyarakat.

IV. Analisis
Berdasarkan persoalan yang ada dan fakta-fakta yang mempengaruhi, dapat disimpulkan
bahwa Pengarsipan Surat Secara Digital memiliki potensi untuk meningkatkan fungsi dalam
pelayanan kepada masyarakat. Pengarsipan Surat Digital dapat mengatasi keterbatasan
ruang, meningkatkan efisiensi pencarian, dan memudahkan akses terhadap surat-surat yang
diperlukan.

V. Kesimpulan
Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, direkomendasikan Implementasi
Pengarsipan Surat Secara Digital di BPPKAD Kabupaten Pulang Pisau. Hal ini dapat
membantu memperbaiki proses pencarian dan akses terhadap surat-surat yang diperlukan,
meningkatkan efisiensi dan responsivitas dalam pelayanan, dan mengatasi keterbatasan
ruang yang ada di BPPKAD Kabupaten Pulang Pisau. Namun, perlu diingat bahwa keamanan
data harus menjadi prioritas utama dalam implementasi pengarsipan surat digital ini. Dengan
ini BPPKAD Kabupaten Pulang Pisau merekomendasikan penggunaan Cloud Drive dan Hard
Drive sebagai Lokasi penyimpanan data dalam implementasi pengarsipan surat digital.

VI. Saran
Untuk implementasi Pengarsipan Surat Secara Digital, direkomendasikan langkah-langkah
berikut:
 1. Evaluasi sistem pengarsipan surat yang tersedia atau dengan membuat sistem
pengarsipan surat sendiri sesuai dengan kebutuhan BPPKAD Kabupaten Pulang Pisau.
2. Memastikan sistem pengarsipan yang dipilih memiliki fitur keamanan yang memadai
untuk melindungi data surat digital dalam hal ini BPPKAD Kabupaten Pulang Pisau
mengusulkan sistem penyimpanan menggunakan Cloud Drive dan Hard Drive.
3. Melakukan pelatihan dan sosialisasi kepada staf atau ASN untuk mengoperasikan
sistem pengarsipan surat digital.

Implementasikan secara bertahap dengan melakukan uji coba dan evaluasi secara berkala
untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi penggunaan sistem pengarsipan surat digital.

Demikianlah telaahan staff mengenai Pengarsipan Surat Secara Digital dalam meningkatkan
pelayanan kepada masyarakat. Diharapkan rekomendasi dan saran dapat menjadi masukan
yang berguna bagi upaya meningkatkan pelayanan kepada masyarakat di Kabupaten Pulang
Pisau.

Kepala BPPKAD
Kabupaten Pulang Pisau,

RIO SAPUTRA, S.Kom

Pembina Utama Madya (III/a)
NIP. 19920523 202203 1 005