PROGRAM KERJA

BIRO PROTOKOLARIAT,
HUMAS &
KESEKRETARIATAN
Tahun 2022-2023
Struktur Organisasi BPHK
Kepala Biro BPHK
Ahmad Nashuhi, S.Sos.I

Kabag Protokoler & Kesekretariatan Kabag Humas

Eti Sayeti, S.Pd Agus Kristian, M.Ikom

Koordinator Dokumentasi dan Konten

Staff BPHK
Media Sosial
Supriadi, SE Iqbal Farid Maulana, S.Ikom

Staff BPHK Staff BPHK Koordinator Publikasi dan Promosi

Jaenudin Agus Heru Alfian Suhari, S.Ikom

Staff BPHK
Dede Sofyansyah
 VISI :

Meningkatkan Reputasi Positif

Universitas Muhammadiyah
Tangerang melalui Peningkatan
Relasi dan Komunikasi dengan
Stakeholder Internal dan Eksternal
untuk Mendukung Kampus
Mewujudkan Green Industry.
 MISI :

1. Mengembangkan Reputasi
dengan Memanfaatkan Media dan
Teknologi
2. Membangun Brand Image
Universitas melalui Catur Dharma
Perguruan Tinggi.
3. Meningkatkan Pelayanan Biro
Protokoler Humas dan
Kesekretariatan Profesional, Solutif
dan Innovatif.
 Tujuan :

1. Menguatkan Reputasi
Universitas Muhammadiyah
Tangerang dalam Mewujudkan
Universitas Kelas Dunia yang
Islami berbasis Green Industry.
2. Membentuk BPHK yang
Profesional dan Berkembang
menjadi Biro yang memberikan
Kontribusi Nyata bagi Institusi.
 Visi

Misi

Reputasi
Tujuan Departement

Ekstern
Internal al
Humas, Admission
& Kerjasama
- Rektorat - Calon Mahasiswa
- BPH - Pemerintah
-
-
Fakultas/ PPs
Dosen
-
-
Media Massa
Komunitas
Protokoler &
- Biro - Masyarakat Kesekretariatan
- Lembaga - Universitas
- UPT - LSM
- Lab - Lembaga
- Mahasiswa Pendanaan Media &
- Alumni
- ORMAWA
Publikasi
STRATEGY
EVALUASI
BIDANG
PROTOKOLARIAT &
SEKRETARIAT
Kabag : Eti Sayeti, S.Pd
Koord : Sa’dullah
Staff : Jaenudin
A. Bidang Protokolariat &
Sekretariat
A.1.1. Pelaksanaan Layanan Unit Internal
Aktivitas akademik dan non-akademik Internal
dengan para pihak terkait (Fakultas / BLBU) sesuai
agenda dengan indikator capaian sebagai berikut :
• Lancarnya aktivitas-aktivitas seremonial Rektorat
dan unit-unit terkait
• Tertib dan lancarnya proses aktivitas-aktivitas
tentatif sesuai SOP yang telah ditetapkan
Waktu dan Biaya
Rp. 6,000,000/ bulan/ tahun
Jumlah : Rp. 72,000,000
A.1.2. Pelaksanaan Layanan Unit Eksternal
Aktivitas-aktivitas Eksternal dengan instansi terkait
sesuai agenda dengan indikator capaian
• Tercipta relasi yang baik, imej yang positif dan hasil
yang mekasimal dengan para pihak eksternal
• Terbangun komunikasi yang konstruktif dan branding
prduktif dengan para pihak eksternal
Waktu dan Biaya
Rp. 2,000,000/ bulan/ tahun
Jumlah : Rp24,000,000
A. Bidang Protokolariat &
Sekretariat
A.2. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kegiatan A.3. Melaksanakan setiap kebutuhan surat menyurat ,
Pimpinan pengarsipan, dan dokumentasi administrasi Pimpinan
• Menyiapkan konsep naskah kegiatan Pimpinan • Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas pimpinan,
• Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pejabat lain dan staf lainnya
pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian • Menyiapkan Minutes of Meeting/Notulensi dan absensi
• Melaksanakan tugas lain dari pimpinan sesuai dengan pertemuan pimpinan
tugas dan fungsi unit kerja
• Menyampaikan disposisi Pimpinan kepada para pihak Waktu dan Biaya
terkait Rp. 2,000,000/ bulan/ tahun
• Membuat salinan disposisi sesuai kebutuhan dan Jumlah : Rp24,000,000
klasifikasinya
• Menjabarkan perintah atasan dengan mempelajari isi
perintah
Waktu danuntuk
Biayamemudahkan pelaksanaan tugas

Rp. 6,000,000/ bulan/ tahun

Jumlah : Rp. 72,000,000
 A. Bidang Protokolariat &
Sekretariat
A. 4. Pemenuhan undangan instansi terkait (pemerintah kota/daerah) dan stakeholder,
demi mencapai indikator :
1. Terpeliharanya hubungan dan komunikasi aktif dengan stakeholder dan instansi
terkait.
Dengan range kegiatan yaitu 24 kali dalam setahun, biaya rata-rata Rp.
2.500.000/kegiatan dengan jumlah Rp. 60.000.000/tahun.
A. 5. Pelayanan Administrasi Perkantoran
Dalam tujuan 1) memelihara alat komunikasi, serta 2) pemenuhan sarana dan prasaran
setiap unit agar tercapainya indikator :
1. Terwujudnya arus koordinasi dan informasi yang baik.
Dana kegiatan ini menggunakan kas, dilaksanakan setiap 12 kali pertahun, estimasi biaya
Rp. 5.000.000/bulan dengan jumlah Rp. 60.000.000/tahun, kegiatan ini dilaksanakan oleh
Kabiro BPHK.
BIDANG
MEDIA DAN
PUBLIKASI
Kabag : Novianti Sari, SE
Koord : Iqbal Farid Maulana, M.Ikom
Alfian Suhardi, S.Ikom
Staff : Dede Sofyansyah
B. Bidang Media & Publikasi
B.1. Membangun relasi dengan media massa bereputasi
dan lembaga-lembaga penyiaran melalui kegiatan :
• Peliputan kegiatan kampus melalui media bereputasi
lokal dan nasional
• Penerbitan Buku/ kliping dokumentasi foto/ video
kegiatan
• Menyiapkan official release aktivitas dan branding
image
Estimasi Waktu dan Biaya dalam melaksanakan kegiatan :
1. 36 kali setahun 5.000.000/kegiatan
Jumlah : Rp. 180,000,000
2. 1 kali pertahun25.000.000/ tahun
Jumlah : Rp25,000,000
3. 1 kali pertahun akademik 25.000.000/tahun
Jumlah : Rp25,000,000

Untuk mencapai indikator : Kegiatan ini dilakukan oleh UMT & Unit terkait & Ka. Biro
1. Terciptanya pemberitaan dari media massa yang
berimbang
2. Adanya dokumentasi yang mengandung nilai estetika
sebagai acuan arah pengambangan pendidikan.
B. Bidang Media & Publikasi
B.2. Partnership secara garis besar

B.2.1. Publikasi B.2.3. Partnership

1. Memperkenalkan Universitas 1. Memperkenalkan UMT melalui kerjasama
2. Melaksanakan Publikasi sponsorship event
3. Membangun Hubungan Baik dengan 2. Mencetak Media Partnership : Brosur dan
pihak eksternal Rincian Biayanya ( Reguler,PKUB, P2K agar
4. memberikan reward : bola futsal , bola basket,Jersey,Helm ( Brand UMT ) selaras dalam warna dan desain ) dan Godie
Bag
B.2.2. Branding
1. Image branding sebagai kampus majemuk sekaligus religius B.2.4. Media Partnership
2. Memperkenalkan UMT melalui media social 1. Kerjasama dengan PERBASI
3. Mempermudahkan calon mahasiswa mengetahui PMB UMT dengan 2. Mencari calon pelaku siswa/siswa yang
bergerak di bidang industry kreatif lainnya
mudah berbasis website.
3. Kerjasama dengan Partai Politik dalam
4. Memperkenal UMT kepada sekolah untuk lebih dekat menjadi mitra
perkuliahan komunitas partai politik yang di isi
5. Mencari bibit potensial di bidang film dengan UMT sebagai pelopor
oleh kader,pengurus dan simpatisan partai.
FILM MAKER TANGERANG RAYA
6. Membuat merchandise UMT sebagai media branding dan promosi :
tumbler, payung, pouch, tshirt,
B. Bidang Media & Publikasi
B.3. Updating Website Range waktu dan biaya meliputi :
Sebagai sarana daring yang menyediakan fasilitas Hosting website :
informasi terhadap mahasiswa/BLBU di UMT, website Rp. 1.000.000/bulan
akan mempublikasikan : Jumlah : Rp. 12.000.000/tahun
1. Agenda Kegiatan
2. Form Pembuatan Surat bagi mahasiswa Pemeliharaan Website
3. Form Janji temu pimpinan Rp. 500.000/bulan
4. Layanan online lainnya Jumlah Rp. 6.000.000/tahun

Dengan indikator capaian :

1. Memudahkan mahasiswa/BLBU dalam mengecek
agenda dan mengajukan peminjaman tempat, dll.
2. Memudahkan mahasiswa mengurus administrasi yang
berkaitan dengan unit BPHK.
B. Bidang Media Informasi & Publikasi
B.4. Publikasi Profile UMT Range waktu dan biaya meliputi :
Mewujudkan kampus yang unggul dengan 1. Pembuatan Video Profile
memperkenalkan UMT melalui social media dengan - Shooting : Rp. 5.000.000 (2) materi video
jangkauan yang lebih luas, berupa : = Rp. 10.000.000
- Editing : Rp. 2.500.000
1. Video Profile - Jumlah Rp. 12.500.000
2. Content Creative
3. Podcast 2. Cetak Buku Profile
4. News Flash UMT Rp. 30.000/eks, rencana pembuatan : 2000 eks
Jumlah : Rp. 60.000.000
Dengan indikator capaikan :
1. Mengenalkan kampus lebih luas kepada masyarakat 3. Siaran berita dilakukan 10 kali setiap bulannya, biaya
nacional maupun internacional kegiatan Rp. 6.000.000/bulan
2. Memberi daya Tarik kepada calon mahaisiswa dengan Jumlah : Rp. 72.000.000/tahun
memperlihatkan keunggulan yang ada di UMT.
BIDANG
HUMAS, ADMISI
DAN KERJASAMA
Kabag : Agus Kristian, M.Ikom
Staff : Supriadi, SE
Agus Heru
C. Bidang Humas, Admisi & Relationship
C.1. Meningkatkan konsep campaign UMT untuk Estimasi Waktu dan Biaya dalam melaksanakan kegiatan :
meningkatkan brand image dikalangan Ekternal
1. 12 kali setahun 5.000.000/kegiatan
khususnya calon mahasiswa baru melalui kegiatan
campaign bertema : Toward a world class university. Jumlah : Rp. 60,000,000
: 2. 12 kali pertahun 7.000.000/ bulan
• Menyiapkan konten social media keunggulan dan Jumlah : Rp84,000,000
prestasi universitas dan fakultas/pps.
• Menyiapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan 3. 12 kali setahun 5.000.000/kegiatan
kegiatan branding kampus melalui pameran Jumlah : Rp. 60,000,000
• Meningkatkan MoU dan MoA dengan stakeholder 4. 12 kali setahun 3.000.000/kegiatan
eksternal, seperti ; organisasi, Pemerintah maupun
Jumlah : Rp. 36,000,000
swasta
• Meningkatkan komunikasi korporasi untuk mencari 5. 12 kali setahun 5.000.000/kegiatan
dana hibah dan beasiswa Jumlah : Rp. 60,000,000
• Menjadi jembatan komunikasi kepada internal dan
eksternal melalui media massa dan pers conference.
Kegiatan ini dilakukan oleh UMT & Unit terkait & Ka. Biro
Untuk mencapai indikator :
1. Terciptanya hubungan yang baik dengan para pihak
2. Adanya komunikasi yang saling menghargai, saling
menguntungkan dan saling memajukan.
C. Bidang Humas, Admisi & Relationship
C.2. Pembuatan iklan corporate yang menampilkan Estimasi Waktu dan Biaya dalam melaksanakan kegiatan :
informasi keunggulan dan prestasi UMT melalui
1. 12 kali setahun 5.000.000/bulan
endorse pimpinan kampus dan mahasiswa :
• Membangun kerjasama dalam menjaring mahasiswa Jumlah : Rp. 60,000,000
baru berbasis komunitas dan profesi dalam lingkup
lokal, dan regional 2. 12 kali pertahun 3.000.000/ bulan
• Membangun kampung-kampung kreatif (Creative
Village) sebagai laboratorium pembelajaran maupun Jumlah : Rp 36,000,000
basis-basis perekrutan mahasiswa baru
• Memperluas akses kerjasama untuk kepentingan 3. 12 kali pertahun akademik 2.000.000/bulan
praktek kerja lapangan, magang bahkan lapangan
Jumlah : Rp 24,000,000
kerja
• Memperkuat kolaborasi dengan para pihak dalam
pengabdian masyarakat dan riset para dosen 4. 12 kali setahun 3.000.000/bulan
Jumlah : Rp. 36,000,000
Untuk mencapai indikator :
1. Terciptanya hubungan yang baik dengan para pihak Kegiatan ini dilakukan oleh UMT & Unit terkait & Ka. Biro
2. Adanya komunikasi yang saling menghargai, saling
menguntungkan dan saling memajukan
Jumlah Anggaran Proker

Bidang Protokolariat dan Sekretariat Rp 498,000,000

Bidang Media Informasi dan Publikasi Rp 1,006,250,000

Bidang Humas, Admisi dan Relationship Rp 456,000,000

TOTAL Rp 1,960,250,000
Terbilang : Satu Milyar Sembilan Ratus Enam Puluh Juta Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah