` LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN PANITIA PELAKSANA

THE 16th PERISAI ENGLISH COMPETITION (PILOT) 2023

PERHIMPUNAN MAHASISWA SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS HASANUDDIN

A. PEMBUKAAN
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Segala puji dan syukur kita panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
rahmat, hidayah, dan karunia-Nya kepada kita sehingga kita dapat melaksanakan kegiatan
The 16th Perisai English Competition (PILOT) 2023. Kami mengucapkan terima kasih atas
berkat dan petunjuk-Nya yang telah menyertai kami dalam persiapan dan pelaksanaan acara
ini. The 16th Perisai English Competition (PILOT) 2023 merupakan kegiatan yang
diselenggarakan oleh Perhimpunan Mahasiswa Sastra Inggris Keluarga Mahasiswa Fakultas
Ilmu Budaya Universitas Hasanuddin (Perisai KMFIB-UH).
Dalam pelaksanaan kegiatan PILOT 2023, kami selaku panitia pelaksana telah
berusaha semaksimal mungkin untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab kami sesuai
dengan perencanaan. Namun dalam pelaksanaannya, kami menyadari bahwa sesungguhnya
masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, kami memohon maaf
atas segala kekurangan yang terjadi selama kegiatan ini berlangsung, dimulai dari pra hingga
pasca acara.
Dengan selesainya kegiatan PILOT 2023, kami bermaksud untuk melaporkan hasil
kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan kegiatan ini melalui Laporan
Pertanggungjawaban. Kami berharap agar kiranya laporan pertanggungjawaban ini dapat
memberikan sedikit sumbangsi sebagai bahan evaluasi kinerja kepanitiaan berikutnya. Kami
pun memohon maaf apabila dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban ini masih
terdapat beberapa kesalahan. Kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya
membangun yang akan kami jadikan sebagai bahan perbaikan kedepannya.

B. SISTEMATIKA PENULISAN
A. Pembukaan
B. Sistematika Penulisan
C. Deskripsi Kegiatan
1. Nama Kegiatan
2. Tema Kegiatan
3. Gambaran umum kegiatan
4. Waktu dan tempat kegiatan
5. Maksud dan tujuan kegiatan
D. Kondisi Objektif Kepanitiaan
1. Kondisi internal
2. Kondisi eksternal
E. Deskripsi Kerja Panitia
1. Divisi Acara
2. Divisi Publikasi dan Dokumentasi
3. Divisi Dana Usaha dan Konsumsi
4. Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship
 5. Divisi Perlengkapan
6. Divisi Keamanan
7. Sekretaris
8. Bendahara
F. Penutup
G. Lampiran-lampiran

C. DESKRIPSI KEGIATAN
1. Nama Kegiatan
Kegiatan ini diberi nama “The 16th Perisai English Competition (PILOT) 2023”
yang dilaksanakan se-Sulawesi Selatan oleh Perhimpunan Mahasiswa Sastra Inggris
Keluarga Mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya Universitas Hasanuddin (Perisai
KMFIB-UH). Kegiatan ini merupakan agenda tahunan Perisai KMFIB-UH dan diikuti
oleh siswa(i) SMA/SMK/MA/Sederajat.
2. Tema Kegiatan
Tema kegiatan ini adalah “Reach for the Skies: Unlock Your Potential and
Express Your Creativity”. Tema ini kami angkat dengan harapan agar para peserta dapat
menantang diri mereka untuk mencapai potensi penuh dengan berani mengambil langkah
dalam mengekspresikan diri untuk mencapai impian mereka melalui berbagai bidang
lomba bahasa Inggris. Tema ini menunjukkan bahwa para peserta maupun panitia
memiliki potensi besar dan kemampuan yang dapat digunakan sebagai kontribusi untuk
masa depan yang lebih baik.
3. Gambaran Umum Kegiatan
TAMBAHKAN DISINI YANG BISA MENJAWAB SECARA UMUM
TENTANG “APA ITU PILOT?”
Kegiatan PILOT 2023 berlangsung selama dua hari yaitu pada tanggal 13-14 Mei
2023. Hari pertama kegiatan dimulai dengan pembukaan yang bertempat di Aula Prof.
Mattulada. Pembukaan dimulai dengan laporan Ketua Panitia PILOT, sambutan oleh
Ketua Perisai KMFIB-UH dan dibuka secara resmi oleh Ketua BEM KMFIB-UH.
Setelah pembukaan, kegiatan dilanjutkan dengan penyisihan lomba sesi 1 dan 2 oleh
cabang lomba Battle of Brain (BoB) yang dilaksanakan di FIB 213 dan 214, setelah itu,
sesi satu dan dua babak semifinal Debate di FIB 213-214 dan 215. Di tempat lain pada
saat yang bersamaan dimulai babak penyisihan Newscasting di SIL 2. Setelah itu
dilanjutkan dengan babak penyisihan BoB dilaksanakan di FIB 212. Setelah jam istirahat
selesai, kompetisi dilanjutkan dengan babak penyisihan Speech di SIL 2 dan babak
eliminasi BoB di FIB 213-214.
Pada hari kedua kegiatan dilaksanakan babak final lomba Speech, BoB,
Storytelling, dan Debate yang bertempat di Aula Prof. Mattulada, sedangkan Newscasting
dilaksanakan di SIL 2 di waktu yang bersamaan dengan babak final BoB. Setelah semua
babak final selesai, dilanjutkan dengan pelaporan Ketua Panitia, lalu sambutan dari Ketua
Perisai KMFIB-UH, Ketua BEM KMFIB-UH, dan acara resmi ditutup oleh Ketua
Departemen Sastra Inggris. Dilanjutkan dengan pengumuman pemenang dan penyerahan
penghargaan kepada para pemenang yang dilakukan oleh Ketua Perisai KMFIB-UH,
Ketua BEM KMFIB-UH, dan Ketua Departemen Sastra Inggris.
4. Waktu dan Tempat Kegiatan
 Hari/Tanggal : Sabtu - Minggu / 13 - 14 Mei 2023
Waktu : 08:00 WITA - selesai
Tempat : Aula Prof. Mattulada, FIB 212-215, SIL 1-3, MKU 214-215
5. Maksud dan Tujuan Kegiatan
Maksud:
a. Meningkatkan eksistensi lembaga Perhimpunan Mahasiswa Sastra Inggris Keluarga
Mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya Universitas Hasanuddin (Perisai KMFIB-UH) sebagai
penyelenggara kegiatan berskala regional dalam bentuk kompetisi Bahasa Inggris.
b. Memberikan wadah bagi kader Perisai KMFIB-UH selaku panitia pelaksana kegiatan dan
para siswa SMA sederajat selaku peserta kegiatan untuk meningkatkan kemampuan
dalam bidang bahasa Inggris.
c. Meningkatkan minat siswa SMA sederajat dalam memilih jurusan Sastra Inggris di
Universitas Hasanuddin.

Tujuan:
a. Meningkatkan potensi dan tingkat percaya diri mahasiswa Sastra Inggris dalam
menyelenggarakan suatu kegiatan
b. Menumbuhkan daya kreativitas peserta dalam menggunakan bahasa Inggris sebagai alat
komunikasi dalam berbagai kegiatan
c. Meningkatkan kemampuan berbahasa Inggris secara lisan dalam bentuk kompetisi yang
sehat
d. Mengembangkan kemampuan peserta dalam menyampaikan ide dan pendapat secara
logis dan sistematis
e. Memperkuat karakter peserta serta mahasiswa Sastra Inggris sebagai penutur Bahasa
Inggris sebagai bahasa kedua

D. KONDISI OBJEKTIF KEPANITIAAN

1. Kondisi Internal
Struktur kepanitiaan The 16th Perisai English Competition (PILOT) 2023 dimulai
dari terbitnya Surat Keputusan (SK) pada 17 Maret 2023 dengan jumlah panitia sebanyak
78 orang yang terdiri dari 7 orang Steering Committee (SC) dan 71 orang Organizing
Committee (OC). Adapun kepanitiaan ini meliputi Ketua Panitia, Koordinator Lapangan,
Sekretaris Panitia, Bendahara Panitia, dan terdiri 6 Divisi beserta Koordinatornya
masing-masing, yaitu Divisi Acara, Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship, Divisi
Publikasi dan Dokumentasi, Divisi Perlengkapan, Divisi Dana Usaha dan Konsumsi, dan
Divisi Keamanan.
Bersamaan dengan terbitnya Surat Keputusan (SK), Panitia yang telah terbentuk
mengikuti Training Of Trainer (ToT) yang diadakan secara luring di ruang Sekretariat
Perisai KMFIB-UH oleh pengurus Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023. Pelaksanaan
ToT tersebut dipimpin oleh Koordinator Divisi Pendidikan periode 2022/2023 yaitu
Rahmat Hidayat. Kegiatan ToT ini menjelaskan secara rinci mengenai Tupoksi tiap
elemen kepanitian dan bagaimana jalur koordinasi yang benar dalam kepanitiaan. Dalam
pelaksanaan ToT juga dipaparkan mengenai Term Of Reference (ToR) The 16th Perisai
English Competition (PILOT) 2023 sehingga dapat diketahui jadwal kegiatan The 16th
Perisai English Competition (PILOT) 2023 yaitu pada 4-7 Mei 2023 dengan tema
“British Monarchy”. Terdapat beberapa panitia yang tidak menghadiri kegiatan ToT
tersebut dikarenakan adanya kendala. Namun hal ini dapat diatasi dengan menjelaskan
ulang hasil ToT melalui koordinator divisinya.
Dengan adanya ToR kegiatan, maka menjadi rujukan kepada Divisi Acara untuk
menyusun konsep dan item-item kegiatan The 16th Perisai English Competition (PILOT)
2023 agar hasil yang diharapkan sesuai dengan ToR kegiatan. Adapun dalam proses
perencanaan kegiatan dan evaluasi kinerja kepanitiaan dilakukan dalam bentuk rapat rutin
SC-OC sebanyak 11 kali, rapat SC-OC inti sebanyak 1 kali, rapat OC sebanyak 2 kali,
dan rapat internal divisi. Rapat rutin SC-OC dilaksanakan untuk mengevaluasi kinerja
kepanitiaan selama seminggu terakhir dan perencanaan untuk seminggu kedepannya.
Kemudian rapat SC-OC inti dilakukan untuk membahas keaktifan anggota, lalu rapat OC
membahas hal-hal mengenai tupoksi dan pembagian penanggung jawab dari setiap divisi,
dan terakhir rapat internal divisi yang membahas tentang pembagian kerja-kerja divisi
secara spesifik. Sepanjang pra-acara keaktifan panitia bisa dikatakan tidak stabil
terutama pada penjualan harian. Pada awal kepanitiaan penjualan harian berjalan lancar,
namun pada pertengahan kepanitian hampir setengah dari keseluruhan panitia tidak aktif
sehingga penjualan harian tidak berjalan dengan lancar. Meski demikian, kerja-kerja
divisi tetap dilaksanakan seperti Divisi Perlengkapan yang menyiapkan kebutuhan tiap
divisi, Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship yang menjadi penghubung antara
kepanitiaan dengan pihak eksternal, juga bertugas mencari dan membuat daftar mengenai
sekolah yang memungkinkan untuk diundang sebagai peserta, dan membuat daftar
instansi yang berpotensi untuk diajukan proposal permohonan bantuan dana juga
menghubungi warga Perisai untuk memberitahukan perihal kegiatan dan mengajukan
proposal sebagai bentuk permohonan bantuan dana untuk kelancaran acara. Divisi
Publikasi dan Dokumentasi mendesain kebutuhan penggalangan dana seperti proposal
permohonan bantuan dana, pamflet galang dana yaitu galang dana harian, PO baju
panitia, baju umum, bazaar cafe dan garage sale. Divisi Acara tetap aktif menyusun
konsep acara dan Divisi Dana Usaha dan Konsumsi melakukan pencarian dana sesuai
dengan perencanaan yang telah direncanakan di kepanitiaan, dan Divisi Keamanan yang
diawal kepanitiaan bertugas mengamankan seluruh perlengkapan panitia dan juga
membantu beberapa Divisi lain dalam kerja-kerja divisinya yang membutuhkan tenaga
tambahan, khususnya Divisi Perlengkapan dalam mencari dan menyiapkan kebutuhan
tiap Divisi.
Melihat keadaan panitia yang kurang aktif di pertengahan kepanitiaan karena
kurangnya respon dari sejumlah anggota divisi, Ketua Panitia dan Koordinator Lapangan
berusaha melakukan pendekatan kepada anggota yang terlihat tidak aktif tersebut seperti
pendekatan non-formal yaitu dengan menanyakan langsung kepada setiap anggota apa
yang menjadi kendalanya dan memberikan gambaran mengenai dampak yang terjadi jika
anggota tersebut tidak aktif dalam kepanitiaan, namun keseluruhan menjawab dengan
alasan yang sama, yaitu masih lelah akibat kepanitiaan sebelumnya dan melihat rentang
waktu kegiatan yang singkat dalam segala persiapannya.
Menindaklanjuti hal tersebut, Ketua Panitia memutuskan untuk melakukan
reshuffle susunan kepanitiaan. Ketua Panitia mengajukan surat permohonan reshuffle
melalui Sekretaris Panitia, Ayu Widya Putri kepada Erick Evangelista Savala selaku
Ketua Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023 dan disetujui yang kemudian melalui
Sekretaris Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023 menerbitkan Surat Keputusan Struktur
Kepanitiaan yang baru pada tanggal 13 April 2023. Berdasarkan SK tersebut, terdapat
sejumlah panitia dikeluarkan yaitu enam orang dari Divisi Acara, enam orang dari Divisi
Hubungan Masyarakat dan Sponsorship, empat orang dari Divisi Publikasi dan
Dokumentasi, empat orang dari Divisi Perlengkapan, lima orang dari Divisi Dana Usaha
dan Konsumsi, dan empat orang dari Divisi Keamanan. Selain itu, terdapat beberapa
panitia dipindahkan sesuai kebutuhan tiap divisi yaitu satu orang dari Divisi Dana Usaha
dan Konsumsi ke Divisi Perlengkapan, dan satu orang dari Divisi Perlengkapan ke Divisi
Dana Usaha dan Konsumsi. Sehingga total keseluruhan panitia yaitu 50 orang termasuk
SC. Reshuffle ini bisa dikatakan cukup memberikan dampak secara signifikan ke tiap
Divisi. Reshuffle ini menjadi langkah Ketua Panitia melihat kurang responsifnya anggota
dalam kepanitiaan. Setelah reshuffle, tiap Koordinator Divisi melakukan pembagian
kerja-kerja divisi.
Pada pertengahan kepanitiaan, kegiatan pencarian dana bertepatan dengan Bulan
Ramadhan 2023 namun tetap berjalan cukup lancar. Adapun administrasi yang diperlukan
di kegiatan dapat dikatakan terhambat dalam proses pengerjaannya yaitu lambatnya
pengajuan Rancangan Anggaran Biaya dari tiap divisi untuk pembuatan proposal
permohonan bantuan dana, lambatnya daftar sekolah yang akan dikirimkan undangan
untuk mengikuti kegiatan dari Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship, lambatnya
daftar instansi yang akan diajukan proposal permohonan bantuan dana dari Divisi
Hubungan Masyarakat dan Sponsorship. Namun, dapat diatasi secepatnya setelah dibantu
oleh SC dalam pengerjaannya. Setelah daftar sekolah dan instansi tersebut terkumpul,
Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship kemudian mengirim undangan baik secara
fisik maupun yang dikirim melalui surel dan media sosial tiap sekolah yang mempunyai
english club. Dalam pengiriman undangan secara fisik ke sekolah-sekolah juga disertakan
pamflet kegiatan PILOT 2023 yang ditempel di mading sekolah tersebut. Pengiriman
undangan tersebut dibantu oleh seluruh panitia baik OC maupun SC. Selain pengiriman
undangan ke sekolah, Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship juga mengirim
proposal kepada instansi yang mengharuskan dikirim melalui sistem online.
Mendekati hari acara, Divisi Acara yang bertanggung jawab atas jalannya acara
mengusulkan agar kegiatan The 16th Perisai English Competition (PILOT) 2023 yang
awalnya dengan waktu kegiatan 4-7 Mei 2023 agar diundur. Usulan tersebut disetujui
keseluruhan panitia dan disetujui juga oleh pengurus dengan pertimbangan peserta yang
belum mencapai target dan dana yang terbilang masih kurang. Pada rapat tanggal 29
April 2023 SC, OC dan Pengurus yang hadir sepakat bahwa kegiatan ini diundur pada
tanggal 13-14 Mei 2023. Pengunduran kegiatan ini memberikan dampak dari sisi positif
maupun negatif terhadap kepanitiaan. Secara positif pengunduran ini memberi panitia
waktu tambahan untuk memasifkan penyebaran informasi pendaftaran ke calon peserta,
pencarian dana dan persiapan untuk kelancaran acara. Dampak negatif juga dirasakan,
khususnya administrasi yang membutuhkan waktu lebih banyak dalam mengurus
persuratan, selanjutnya Sekretaris Panitia mengubah seluruh administrasinya dalam hal
waktu kegiatan. Hal inilah yang kemudian menyebabkan seluruh administrasi di luar
KMFIB-UH dan undangan serta pamflet yang telah dikirim ke beberapa sekolah ditarik
kembali dan dikirimkan ulang secara fisik. Pamflet dan informasi yang telah diperbarui
dengan waktu kegiatan yang baru juga dikirim ulang melalui akun media sosial kegiatan
agar penyebaran informasi kepada calon peserta tersampaikan secara tepat.
Pada tanggal 2 Mei 2023, Ketua Panitia kembali mengajukan surat permohonan
reshuffle yang kedua kalinya melalui Sekretaris Panitia, Ayu Widya Putri kepada Erick
Evangelista Savala selaku Ketua Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023 dan disetujui
yang kemudian melalui Sekretaris Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023 menerbitkan
Surat Keputusan Struktur Kepanitiaan yang baru pada tanggal 2 Mei 2023. Reshuffle ini
diajukan dengan pertimbangan adanya ketidakaktifan dari satu orang dari Divisi
Keamanan dan kendala pribadi dari satu orang dari Divisi Dana, Usaha, dan Konsumsi.
Akan tetapi, yang dikeluarkan hanya satu orang yaitu dari Divisi Dana, Usaha, dan
Konsumsi, dan satu orang dari Divisi Keamanan tetap dipertahankan. Koordinator
Lapangan berkoordinasi dengan SC Divisi Keamanan dan Koordinator Divisi Keamanan
terkait dampak yang akan terjadi apabila orang tersebut dikeluarkan. Alhasil, Koordinator
Keamanan tetap ingin mempertahankan anggotanya tersebut dengan pertimbangan
dilakukannya pendekatan kepada yang bersangkutan agar kembali aktif di kepanitiaan,
yang akhirnya jumlah akhir kepanitiaan berjumlah 49 orang termasuk SC.
Pendekatan yang dilakukan oleh Koordinator Lapangan, SC Divisi Keamanan dan
Koordinator Divisi Keamanan dengan menghubungi secara pribadi yang bersangkutan,
akan tetapi tidak ada tanggapan. Kemudian ada kabar dari teman sekelasnya yang juga
panitia mengatakan bahwa yang bersangkutan sakit dan tidak masuk kuliah tanpa
memberi kabar. Hal inilah yang menjadi pertimbangan untuk tetap mempertahankan
keanggotaannya di kepanitiaan dengan pertimbangan akan datang dihari kegiatan. Setelah
beberapa kali dihubungi namun tidak adanya tanggapan, sehari sebelum acara
Koordinator Lapangan, SC Divisi Keamanan dan Koordinator Divisi Keamanan
mendatangi tempat tinggal yang bersangkutan guna mengkonfirmasi kedatangan yang
bersangkutan pada hari acara. Akan tetapi, setelah mendapat penjelasan bahwa yang
bersangkutan memang sudah tidak ingin terlibat dalam kepanitiaan dengan alasan malas.
Maka dengan ini timbul permasalahan baru, yaitu kurangnya tenaga Divisi Keamanan
pada hari acara dan menambah kerja-kerja Divisi Keamanan, khususnya dalam
merencanakan pembagian area yang akan diamankan dalam kegiatan. Melihat hal ini,
Koordinator Lapangan menyarankan kepada Koordinator Divisi Keamanan agar
pembagian kerja-kerja pada hari acara dilakukan secara kolektif.
Kinerja panitia pelaksana tidak terlepas dari pengawasan SC yang terus
mengarahkan keseluruhan dalam pengerjaan kerja-kerja divisi. Pengawasan tersebut
dilakukan melalui rapat SC-OC maupun dalam kerja secara langsung. SC juga memberi
teguran kepada panitia apabila ada suatu hal yang keliru dalam melakukan kerja divisi
serta memberikan saran apabila dalam mengerjakan kerja divisinya jika ada yang perlu
ditambahkan atau dikurangi dengan pertimbangan yang matang.
Mendekati hari acara, kinerja kepanitiaan menjadi semakin intens dikarenakan
persiapan untuk hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan, seperti Divisi Perlengkapan
yang masih mencari kebutuhan di tiap-tiap ruangan perlombaan, peralatan tiap cabang
lomba, pemasangan spanduk kegiatan dan menyiapkan alat pembuatan pataka; Divisi
Acara yang mendata peserta yang telah mendaftar dan membuat agenda hari kegiatan
menyesuaikan jumlah ruangan dan peserta; Divisi Dana Usaha dan Konsumsi yang
menyiapkan konsumsi makanan ringan dan makanan berat untuk peserta, pendamping
peserta, para Juri dan L.O; Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship menjadi
narahubung dengan pihak media partner yang telah mengkonfirmasi kesediaannya dalam
memberitakan kegiatan ini, memasifkan pencarian dana baik di instansi yang telah masuk
di daftar, warga Perisai, juga menjadi penghubung antara peserta dan panitia jika ada
kendala sebelum atau sesudah mendaftar; Divisi Publikasi dan Dokumentasi yang
memasifkan desain informasi kegiatan baik dalam bentuk pemberitahuan hitung mundur
menuju kegiatan, pamflet kegiatan, spanduk technical meeting, spanduk kegiatan,
spanduk tiap branch lomba dan pembuatan pataka, juga menggunakan media sosial
dalam menyebarluaskan informasi kegiatan; serta Divisi Keamanan yang bertugas
menjaga keamanan kepanitiaan baik dalam kegiatan penggalangan dana dan membantu
tiap divisi dalam kerja-kerjanya yang membutuhkan tenaga tambahan, khususnya Divisi
Perlengkapan yang harus menyediakan seluruh kebutuhan kegiatan perlombaan yang
cukup banyak.
Pada hari pertama kegiatan, agenda pembukaan terjadi keterlambatan selama 1
jam karena tamu undangan yang akan membuka secara resmi PILOT 2023 yang
terlambat mengkonfirmasi kehadirannya untuk tidak dapat menghadiri pembukaan karena
kendala pribadi. Alhasil untuk menangani keterlambatan pihak yang akan membuka,
maka diganti oleh pihak lain dalam hal ini Ketua BEM KMFIB-UH. Agenda pembukaan
yang rencananya dimulai pukul 08.00 pagi akhirnya mundur ke pukul 09.00 dan selesai
pukul 09.30. Keterlambatan ini berdampak pada agenda kedua dan ketiga yaitu “BoB
Preliminary Round (Session 1) dan agenda “BoB Preliminary Round (Session 2).”
Selain itu, juga terjadi keterlambatan pada agenda lain seperti agenda
“Newscasting Preliminary Round” mengalami keterlambatan 10 menit; “Debate
Semifinal (Session 1)” mengalami keterlambatan 11 menit; “Debate Semifinal (Session
2)” mengalami keterlambatan 15 menit; “BoB Preliminary Round (Session 3)”
mengalami keterlambatan 15 menit. Seluruh agenda diatas berurutan mengalami
keterlambatan dikarenakan persiapan pembukaan dan ruangan lomba yang dilakukan oleh
panitia, dan juga menunggu kedatangan peserta dari ibadah. Adapun agenda selanjutnya
yaitu “Break” setelah lomba berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Setelah break,
agenda selanjutnya juga mengalami keterlambatan yaitu “Speech Preliminary Round”
selama 30 menit dikarenakan adanya kelalaian Divisi Acara dalam menyusun waktu
kegiatan, hal ini berdampak pada keterlambatan datangnya juri serta persiapan dalam
penilaian peserta oleh juri. Agenda terakhir di hari pertama yaitu “BoB Elimination
Round” mengalami keterlambatan 10 menit dari rundown yang telah ada, hal ini
dikarenakan persiapan ruangan dari panitia yang akan dipakai oleh peserta.
Setelah agenda terakhir selesai, seluruh panitia mengikuti evaluasi untuk
mengetahui kendalanya di hari pertama ini dan langsung diberikan pengarahan oleh SC,
lalu setelah evaluasi seluruh panitia kembali menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan
di Aula Mattulada dan SIL 2 sebagai tempat dilaksanakannya seluruh rangkaian kegiatan
keesokan harinya.
Pada hari kedua kegiatan, agenda pertama yaitu “Speech Final“ yang mengalami
keterlambatan dari pihak juri selama 30 menit, dan memerlukan waktu tambahan untuk
persiapannya. Hingga akhir lomba tersebut juri juga meminta tambahan waktu agar
memberikan feedback kepada seluruh peserta “Speech Final“ yang akhirnya
keterlambatan ini menjadi hampir 1 jam. Agenda selanjutnya yaitu “BoB Final” yang
 mengalami keterlambatan hingga 1 jam 5 menit, selanjutnya agenda “Newscasting Final”
yang bertempat di SIL 2 mengalami keterlambatan 10 menit, menuju ke agenda
“Storytelling Final” yang juga mengalami keterlambatan 1 jam 6 menit. Keseluruhan
agenda diatas mengalami keterlambatan yang disebabkan lambatnya agenda pertama
yang kemudian menyebabkan efek domino ke agenda selanjutnya. Keterlambatan
tersebut juga mempengaruhi waktu “Break” yang akhirnya terpotong 30 menit.
Sehingga pembagian makanan berat yang rencananya akan dibagikan pada “Break 1”
dialihkan ke “Break 2” . Pada “Break 1” , peserta, pendamping dari setiap sekolah, dan
LO diberikan konsumsi berupa kue dus.
Selanjutnya, memasuki agenda “Debate Final” yang juga mengalami
keterlambatan dikarenakan masalah yang telah disebutkan diatas ditambah dengan waktu
persiapan tempat lomba oleh panitia. Kemudian, memasuki agenda “Break 2” yang
berjalan dengan lancar. Memasuki agenda penutupan yang terdiri dari rangkaian “Closing
Performance” oleh panitia, penutupan acara oleh pihak eksternal,dan penyerahan hadiah
yang berjalan dengan lancar.
Setelah hari kegiatan, Panitia melakukan pengembalian barang-barang yang telah
dipinjam dan disewa, baik yang berasal dari dalam lingkup sampai di luar lingkup
Universitas Hasanuddin. Setelah itu, semua panitia fokus untuk menyusun Laporan
Pertanggungjawaban yang juga dibantu oleh SC dalam menyusun untuk meminimalisir
kesalahan dalam penulisan.

2. Kondisi Eksternal
Dalam konteks kepanitiaan, pemahaman tentang faktor eksternal menjadi kunci
penting dalam merencanakan dan mengelola suatu acara atau kegiatan. Eksternal dalam
kepanitiaan mengacu pada hal-hal di luar kendali langsung kepanitiaan atau entitas yang
sedang mengorganisir acara tersebut. Lingkungan eksternal kepanitiaan mencakup
berbagai faktor yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan keberhasilan suatu acara.
Faktor-faktor ini meliputi regulasi dan kebijakan pemerintah ?? yang harus dipatuhi,
seperti perizinan, izin lokasi, yang meliputi peraturan keamanan fakultas, satpam? Apa?.
Selain itu, jalinan hubungan dengan target lomba perlu dibangun agar dapat menarik
peserta-peserta untuk ikut berkompetisi dalam kegiatan. Yang terakhir, Faktor keuangan
juga berperan penting, karena kondisi ekonomi dapat mempengaruhi kebutuhan dalam
keberjalanan kegiatan. Dalam kepanitiaan, pemahaman yang baik tentang faktor-faktor
eksternal ini membantu kepanitiaan dalam merencanakan strategi yang tepat dan
mengoptimalkan peluang untuk mencapai keberhasilan acara.
Dalam melaksanakan kepanitiaan The 16th Perisai English Competition (PILOT
2023) tingkat SMA/Sederajat di Sulawesi Selatan (Se-SulSel), terdapat beberapa bentuk
hubungan eksternal yang dijalin oleh panitia seperti hubungan bersama birokrasi kampus,
birokrasi pemerintah, lembaga-lembaga mahasiswa di luar maupun dalam lingkup
KMFIB-UH, para sponsor dan Media Partner, juri-juri yang menjadi penilai dalam
beberapa cabang lomba, pihak sekolah SMA/Sederajat Se Sulawesi Selatan yang menjadi
target utama kegiatan ini, Liaison Officer (LO), Tim Lapangan (Timlap), dan juga Master
of Ceremony (MC) yang turut membantu keberjalanannya kegiatan PILOT 2023.
Pada masa pra-acara, panitia awalnya berusaha untuk mendapatkan legitimasi
resmi, dukungan, akses, dan kepercayaan yang penting dalam pelaksanaan lomba. Panitia
membutuhkan surat rekomendasi kegiatan PILOT ini, tentu saja bekerjasama dengan
pihak-pihak eksternal yang dapat memberikan rekomendasi tersebut. Dalam hal ini,
panitia langsung berhubungan dengan pihak Dekanat Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Hasanuddin (FIB UH). Awalnya, panitia mengajukan surat permohonan rekomendasi
dengan tanggal awal yang telah ditetapkan yaitu pada 4-7 Mei 2023 yang tentunya
melalui persetujuan dari Ketua Departemen Sastra Inggris. Respon dari pihak Dekanat
FIB UH pun bisa dikatakan cukup cepat mengingat kegiatan ini sebagai media untuk
meningkatkan eksistensi FIB UH. Namun, terjadi kendala karena adanya penundaan
tanggal kegiatan yang awalnya akan dilaksanakan pada tanggal 4-7 Mei 2023, kemudian
ditunda selama satu minggu menjadi tanggal 13-14 Mei 2023. Akibatnya, perlu dilakukan
pengulangan dalam menyusun ulang administrasi terkait yang mencantumkan tanggal
pelaksanaan yang baru.
Selain kebutuhan rekomendasi dari pihak kampus, panitia PILOT 2023 menyadari
pentingnya bantuan dana untuk menjalankan kegiatan dengan sukses. Dalam rangka
memenuhi kebutuhan keuangan, panitia mengajukan permohonan dana kepada Dekanat
Fakultas Ilmu Budaya dan Rektorat Universitas Hasanuddin. Untuk memperoleh dana
yang dibutuhkan, panitia PILOT 2023 menyusun proposal dengan menjelaskan secara
terperinci tentang tujuan acara, kegiatan yang akan dilaksanakan, manfaat yang
diharapkan, dan estimasi anggaran yang diperlukan. Proposal tersebut juga secara tidak
langsung menjelaskan potensi dampak positif acara ini terhadap reputasi Fakultas Ilmu
Budaya dan Universitas Hasanuddin secara keseluruhan. Setelah proposal disusun,
panitia PILOT 2023 mengajukan permohonan dana kepada Dekanat Fakultas Ilmu
Budaya. Selain mengajukan permohonan dana ke Dekanat Fakultas Ilmu Budaya, panitia
PILOT 2023 juga memutuskan untuk mengajukan permohonan tambahan kepada
Rektorat Universitas Hasanuddin. Dan akhirnya kabar baik datang dari pihak Dekanat
FIB UH dengan turunnya disposisi dana dari dekanat namun disatu sisi, pihak rektorat
belum memberikan kepastian sampai narasi ini ditulis meskipun telah dilakukan beberapa
kali follow up.
Kerjasama dengan kedua pihak tersebut tidak berhenti sampai disitu saja. Dalam
rangka melaksanakan lomba, diperlukan ruangan yang memadai untuk
menyelenggarakan kompetisi tersebut. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, panitia
PILOT 2023 mengajukan permohonan peminjaman ruangan yang terletak di Departemen
Sastra Inggris dan Fakultas Ilmu Budaya. Proses kerjasama dengan Departemen Sastra
Inggris melibatkan komunikasi yang intens antara pihak panitia dan staf serta pihak yang
bertanggung jawab tersebut. Pertama, panitia mengajukan permohonan peminjaman
ruangan dengan menjelaskan tujuan dan kebutuhan spesifik yang diperlukan untuk
melaksanakan lomba tersebut. Permohonan ini mencakup detail seperti tanggal, waktu,
dan durasi acara. Setelah permohonan diajukan, pihak Dekanat dan Rektorat melakukan
evaluasi untuk memastikan ketersediaan ruangan dan surat peminjaman ruangan yang
telah disetujui tersebutlah yang berfungsi sebagai bukti resmi dalam peminjaman
ruangan.
Setelah segala kebutuhan administrasi diterima, panitia menjalin hubungan erat
dengan pihak SMA/Sederajat tingkat Sulawesi Selatan, yang menjadi target utama
PILOT 2023. Sebagai penyelenggara, panitia secara aktif berkomunikasi dan berinteraksi
dengan para calon peserta SMA/Sederajat melalui media sosial. Panitia mengirim surat
undangan kepada sekolah-sekolah peserta serta petunjuk teknis secara rinci tentang
konsep, juga menyampaikan persyaratan, jadwal, dan prosedur pendaftaran. Surat
undangan tersebut dikirim secara langsung ke sekolah-sekolah di daerah Makassar dan
melalui surat elektronik (Surel) untuk sekolah yang berada diluar Makassar. Selain itu,
panitia PILOT 2023 juga menyediakan saluran komunikasi yang terbuka untuk menjawab
pertanyaan para calon peserta dan guru pendampingnya melalui narahubung panitia.
Hubungan yang terjalin antara panitia dan pihak SMA/Sederajat bertujuan untuk
memastikan partisipasi yang maksimal antara panitia dan sekolah-sekolah peserta serta
membangun kepercayaan diantaranya. Adapun kendala pertama yang dialami
berhubungan dengan penundaan tanggal pelaksanaan yang berdampak pada surat-surat
undangan yang telah dikirim harus ditarik dan dikirimkan kembali dengan surat yang
mencantumkan tanggal pelaksanaan baru. Kendala kedua yaitu, beberapa sekolah yang
meminta surat rekomendasi dari Dinas Pendidikan (Disdik) Provinsi Sulawesi Selatan.
Sejak awal perencanaan, panitia PILOT 2023 telah mempersiapkan berkas-berkas
yang diperlukan untuk pengajuan rekomendasi ke Dinas Pendidikan (Disdik) melalui
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP). Namun, dalam
proses pengajuan, panitia memutuskan untuk lebih mendahulukan pengantaran surat
kepada Disdik, mengingat pentingnya meninjau waktu yang terbatas. Selain sebagai
permintaan langsung dari sekolah-sekolah peserta, permohonan rekomendasi ke Disdik
juga dianggap penting untuk memperkuat legitimasi acara PILOT 2023. Namun, panitia
juga menyadari bahwa penolakan dalam pengajuan surat rekomendasi seringkali menjadi
kendala yang dihadapi. Oleh karena itu, panitia juga selalu mencoba untuk mengatasi
hambatan tersebut dengan memastikan bahwa berkas pengajuan rekomendasi disusun
dengan baik dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Disdik. Meskipun pada
akhirnya pengajuan ini mengalami kebuntuan karena PILOT 2023 telah terlaksana.
Selain mengirim permohonan dana kepada pihak kampus, panitia PILOT 2023
menjalin kemitraan dengan perusahaan atau institusi swasta untuk mendapatkan sponsor.
Panitia melakukan negosiasi dengan perusahaan yang berminat bekerja sama dengan
kegiatan PILOT 2023, mengingat pentingnya dukungan sponsor dalam menunjang
kelancaran acara. Selain mencari sponsor, panitia juga menjalin kerjasama dengan Media
Partner, dengan tujuan mendapatkan cakupan media yang lebih luas, meningkatkan
visibilitas, dan popularitas kegiatan tersebut. Media Partner berperan dalam promosi dan
pemberitaan terkait PILOT 2023 melalui media cetak, elektronik, dan online. Melalui
kemitraan dengan perusahaan swasta dan institusi serta kerjasama dengan Media Partner,
panitia PILOT 2023 berharap dapat memperoleh dukungan finansial, promosi, dan
sumber daya lainnya yang akan berkontribusi pada kesuksesan acara. Sebelum perubahan
tanggal kegiatan, panitia berupaya menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan
untuk menjadi sponsorship. Setelah perubahan tanggal, panitia terus berupaya menjalin
kerjasama dengan sponsorship lainnya, melalui komunikasi langsung maupun melalui
Whatsapp dengan membawa proposal kegiatan. Hasilnya, berhasil terjalin 3 sponsorship,
yaitu Kaku Food, Wardah, dan H20 Creative. Selain itu, panitia PILOT 2023 menjalin
kerjasama dengan 4 media partner, yaitu EBS, Event Unhas, Identitas Unhas, dan Unhas
Info. Kerjasama dengan pihak sponsorship dan media partner ini diharapkan dapat
mendukung penyebarluasan informasi dan keberhasilan acara PILOT 2023.
 Selain urusan administrasi, kerjasama dengan pihak diluar kepanitiaan juga
dilakukan sebagai penilai dari cabang-cabang lomba PILOT 2023, dalam hal ini juri.
Saran-saran juri pun datang dari warga-warga Perisai KMFIB-UH, yang menyarankan
untuk mempertimbangkan kapabilitas dosen-dosen dari Departemen Sastra Inggris
menurut latar belakangnya dan kapabilitasnya dalam memberi penilaian dengan …..
Selain dosen dari Departemen Sastra Inggris. adapun saran lain untuk bekerja sama
dengan salah satu UKM Universitas Hasanuddin yaitu UKM Debat Bahasa Inggris
Universitas Hasanuddin - Hasanuddin English Debating Society (HEDS). Pertimbangan
pemilihan ini dikarenakan pengalaman salah satu panitia PILOT 2023 yang terlibat
langsung dengan kegiatan dari HEDS tersebut.
Tak lupa pula, dalam penyelenggaraan kegiatan ini, Panitia PILOT 2023 tetap
menjaga hubungan baik antar lembaga sebagai perwakilan dari Perisai. Dalam upaya
tersebut, Panitia mengundang lembaga-lembaga KMFIB-UH untuk hadir dalam kegiatan
PILOT 2023. Selain itu, Panitia juga secara rutin mengundang lembaga-lembaga tingkat
KMFIB-UH untuk menjadi tamu dalam bazar yang diadakan, dengan tujuan memperoleh
pendapatan dari bazar tersebut. Selain itu, panitia PILOT 2023 juga menjalin kerjasama
yang melibatkan lembaga mahasiswa lain dalam memenuhi berbagai kebutuhan dalam
pelaksanaan acara. Salah satu bentuk kerjasama yang penting adalah peminjaman barang
antar lembaga mahasiswa di lingkungan Universitas Hasanuddin. Panitia PILOT 2023
aktif menjalin komunikasi dan berkoordinasi dengan lembaga-lembaga mahasiswa,
seperti lembaga eksekutif mahasiswa, unit kegiatan mahasiswa, atau himpunan
mahasiswa di fakultas lain, untuk meminjam barang yang dibutuhkan dalam acara.
Kerjasama dengan lembaga mahasiswa lain dalam bentuk peminjaman barang menjadi
faktor krusial dalam menjamin suksesnya PILOT 2023. Dengan memanfaatkan sumber
daya yang tersedia di lembaga mahasiswa lain, panitia PILOT 2023 dapat memenuhi
kebutuhan peralatan yang diperlukan dalam acara. Selain itu, kerjasama ini juga
memperkuat hubungan antara PILOT 2023 dan lembaga mahasiswa lain, membuka
peluang untuk kolaborasi lebih lanjut di masa depan.
Lebih lanjut, panitia juga bekerja sama dengan pihak dari dalam Perisai
KMFIB-UH dalam bentuk bantuan Tim lapangan (Timlap). Setelah perubahan tanggal
kegiatan, Pengurus Perisai memberi bantuan tenaga guna memaksimalkan kerja-kerja
panitia. Dalam kegiatan, panitia membutuhkan kerjasama dengan beberapa LO (Liaison
Officer). LO berperan sebagai perantara antara panitia dan peserta lomba serta membantu
dalam berbagai aspek pelaksanaan acara. Mereka membantu dalam komunikasi dengan
peserta, koordinasi fasilitas dan ruang yang diperlukan,pengaturan jadwal kegiatan,
penerimaan dan pengawasan peserta selama lomba berlangsung, serta menjalin hubungan
dengan pihak eksternal. Melalui kerjasama yang baik antara panitia dan LO, diharapkan
kegiatan lomba dapat berjalan dengan lancar, terkoordinasi, dan sukses. Kerjasama
dengan LO dalam kepanitiaan PILOT 2023 memiliki dampak yang signifikan terhadap
kelancaran dan kesuksesan acara. Dampak positifnya antara lain peningkatan efektivitas
komunikasi dengan peserta lomba, pengaturan fasilitas dan ruang yang lebih
terkoordinasi, serta pengawasan peserta yang lebih baik. Dengan adanya LO, panitia
dapat lebih fokus dalam menjalankan tugas-tugas inti mereka, sementara LO dapat
mengambil peran dalam menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan komunikasi,
koordinasi, dan penghubungan dengan pihak luar. Dengan demikian, penambahan tenaga
 dari LO memberikan dampak positif secara keseluruhan pada kepanitiaan PILOT 2023,
memastikan terlaksananya acara dengan lebih efisien dan sukses.Adapun kerja Timlap
(Tim Lapangan) yang bertugas membantu kerja-kerja panitia dalam pelaksanaan PILOT.
Timlap terdiri dari beberapa pengurus Perisai periode berjalan yang memiliki pengalaman
dalam mengorganisir dan mengelola kegiatan serupa. Tugas Timlap mencakup berbagai
aspek, mulai dari logistik, pengaturan ruang dan tempat, hingga penanganan situasi
darurat atau permasalahan yang mungkin timbul selama pelaksanaan PILOT.
Hubungan eksternal juga tidak berhenti sampai di masa pra-acara, kerjasama tetap
dilakukan pada hari pelaksanaan PILOT 2023. Panitia tetap menjaga hubungan baik
dengan pihak-pihak diluar kepanitiaan. Yang pertama, panitia mengundang pihak-pihak
seperti lembaga tingkat KMFIB-UH, ketua BEM KMFIB-UH, Ketua Departemen Sastra
Inggris Universitas Hasanuddin, Wakil Dekan I (WD I) Fakultas Ilmu Budaya, serta
Wakil Rektor I (WR I) Universitas Hasanuddin. Diundangnya Ketua BEM KMFIB-UH
diharapkan dapat memberikan sambutan dan begitu juga Ketua Departemen, WD I, dan
juga WR I yang sekaligus membuka kegiatan pada rundown pembukaan PILOT 2023.
Akan tetapi kendala muncul ketika beberapa pihak yang diundang tidak dapat menghadiri
pembukaan sehingga adanya keterlambatan dan kegiatan yang direncanakan dibuka oleh
WR I akhirnya diubah menjadi pemberian sambutan sekaligus dibuka secara resmi oleh
Ketua BEM KMFIB-UH.
Setelah pembukaan resmi PILOT 2023 yang dilakukan oleh Ketua BEM
KMFIB-UH, panitia tetap melakukan komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat
langsung dalam kegiatan ini seperti berkomunikasi dengan peserta dan pihak dari sekolah
yang mendampingi peserta, berkomunikasi dengan juri dari setiap cabang lomba, dan
juga berkomunikasi dengan penanggung jawab ruangan yang digunakan. Hal ini tetap
dilakukan agar kegiatan ini tetap berlangsung dengan baik. Disamping itu, salah satu
sponsorship (Wardah) menghubungi panitia yang bermaksud ingin membuka booth pada
hari kedua kegiatan.
Pada hari kedua kegiatan, panitia tetap melakukan komunikasi dengan
pihak-pihak di luar kepanitian. Selain itu, panitia membantu sponsorship dalam
membangun booth tepat di depan main hall yang digunakan. Sebelum penutupan
dilakukan, panitia kembali mengundang seluruh lembaga KMFIB-UH dan pihak birokrat
untuk menghadiri penutupan.
Selama pelaksanaan lomba, penyelenggara bertanggung jawab untuk mematuhi
peraturan dan persyaratan yang telah disepakati dengan Departemen Sastra Inggris dan
Dekanat Fakultas Ilmu Budaya. Panitia juga bertanggung jawab untuk menjaga
kebersihan ruangan dan fasilitas yang digunakan. Terakhir, Panitia juga bertanggung
jawab terhadap semua hal yang menyangkut peserta seperti keamanan peserta,
properti-properti lomba peserta dan barang-barang lainnya.

E. DESKRIPSI KERJA PANITIA

1. Divisi Acara
Divisi Acara adalah divisi yang bertugas untuk menyiapkan konsep acara dan
berkoordinasi dengan komponen kepanitiaan yang lain untuk merealisasikan konsep
tersebut.
a. Kondisi Internal
 Berdasarkan SK Susunan Panitia Pelaksana The 16ᵗʰ Perisai English Competition
(PILOT) 2023, Divisi Acara terdiri atas 14 anggota yaitu Rasyad Habiburrahman
sebagai koordinator, Calvin Ariesta Winardy, Wada’a Gaizhani, Muh. Fathir Alfa
Ridzi, Maurhen Clementina El Proskuneo, Afifah Salsabila, Tri Ananda Alamsyah
Putri, Mutiah Hasyim, Siti Fatimah Azzahrah, Uswatun Hasanah, Maria Adelaida
Wattimena, Jellis Devika Indriyati Djonga Tari, Allya Adeeba Namira, dan Tiara
Khansa Putri, dengan Diza Salsabila Djufri selaku Steering Committee (SC) Divisi
Acara. Pada tanggal 13 April 2023, terjadi perubahan susunan kepanitiaan yang
didasari oleh SK Perubahan Susunan Panitia Pelaksana Perisai English Competition,
yang mengakibatkan enam orang anggota Divisi Acara yaitu Tri Ananda Alamsyah
Putri, Mutiah Hasyim, Siti Fatimah Azzahrah, Uswatun Hasanah, Maria Adelaida
Wattimena, dan Tiara Khansa Putri dikeluarkan dari kepanitiaan.
Koordinator Divisi Acara membagikan tugas-tugas kepada anggota-anggota guna
mempermudah jalannya persiapan dan realisasi konsep di pra-acara dan hari acara.
Pembagian tugas tersebut berbentuk penanggung jawab yang terdiri atas: Wada’a
Gaizhani dan Calvin Ariesta Winardy sebagai penanggung jawab cabang lomba
Debate; Afifah Salsabila sebagai penanggung jawab cabang lomba Newscasting; Allya
Adeeba Namira sebagai penanggung jawab cabang lomba Speech; Maurhen
Clementina El Proskuneo sebagai penanggung jawab cabang lomba Storytelling; Muh.
Fathir Alfa Ridzi dan Maria Adelaida Wattimena sebagai penanggung jawab cabang
lomba BoB; Jellis Devika Indriyati Djonga Tari, Tiara Khansa Putri, dan Uswatun
Hasanah sebagai penanggung jawab Konsep yang bertugas menyiapkan konsep dan
slogan acara. Setelah perubahan susunan kepanitiaan terdapat perubahan penanggung
jawab, yakni: Jellis Devika Indriyati Djonga Tari menjadi penanggung jawab cabang
lomba Storytelling.
Selama berjalannya kepanitiaan, Divisi Acara melakukan rapat internal sebanyak
11 kali; lima kali dilakukan secara daring melalui Zoom dan WhatsApp Group Call,
enam kali secara luring. Semua hasil rapat disampaikan kembali secara daring, melalui
media sosial WhatsApp langsung kepada masing-masing anggota yang tidak hadir
dan/atau melalui grup WhatsApp internal Divisi Acara.
Rapat internal pertama dilakukan pada tanggal 18 Maret 2023 secara luring. Rapat
diikuti oleh enam anggota beserta koordinator dan terdapat delapan anggota yang
berhalangan hadir; Tri Ananda Alamsyah Putri, Mutiah Hasyim, Siti Fatimah
Azzahrah tidak hadir tanpa adanya keterangan tambahan; Maria Adelaida Wattimena
dan Uswatun Hasanah berhalangan hadir karena kurang sehat; Allya Adeeba Namira
berhalangan hadir karena memiliki jadwal bertabrakan dengan kegiatan UKM; Wada’a
Gaizhani berhalangan hadir karena ada jadwal lomba yang bertabrakan; Tiara Khansa
Putri memberikan konfirmasi menghadiri rapat namun tidak ada saat rapat
berlangsung.
Rapat internal kedua diadakan pada tanggal 23 Maret 2023 secara daring melalui
Zoom. Rapat diikuti oleh sembilan anggota beserta koordinator dan terdapat lima
anggota yang berhalangan hadir; Tri Ananda Alamsyah Putri, Mutiah Hasyim, Siti
Fatimah Azzahrah tidak hadir tanpa adanya keterangan tambahan; Tiara Khansa Putri
berhalangan hadir dengan alasan berada di kampung dan jaringan yang jelek; Ayu
Wattimena memberikan konfirmasi menghadiri rapat namun tidak hadir saat rapat
berlangsung.
Setelah berkaca dari rapat-rapat sebelumnya dan melihat keaktifan anggota dalam
hari-hari di luar rapat menjalankan tugas-tugas mereka yang telah ditindaklanjuti,
koordinator Divisi Acara memutuskan untuk tidak melibatkan secara penuh lima
anggota Divisi Acara dalam pembagian tugas dan rapat-rapat selanjutnya; Tri Ananda
Alamsyah Putri, Mutiah Hasyim, Siti Fatimah Azzahrah, Maria Adelaida Wattimena,
dan Tiara Khansa Putri. Status Uswatun Hasanah sebagai anggota aktif masih ditinjau
hingga 1 April 2023, lalu diputuskan bahwa anggota tidak aktif lagi dalam kepanitiaan
dengan adanya konfirmasi langsung kepada koordinator; dengan pertimbangan alasan
pribadi. Nama-nama tersebut kemudian dikeluarkan dari kepanitiaan dalam SK
Perubahan Susunan Panitia Pelaksana Perisai English Competition. Sehingga, sampai
masa pasca-acara, anggota aktif Divisi Acara beserta koordinator menjadi delapan
orang: Rasyad Habiburrahman sebagai koordinator, Calvin Ariesta Winardy, Wada’a
Gaizhani, Muh. Fathir Alfa Ridzi, Maurhen Clementina El Proskuneo, Afifah
Salsabila, Jellis Devika Indriyati Djonga Tari, dan Allya Adeeba Namira.
Rapat internal ketiga diadakan pada tanggal 24 Maret 2023 secara daring lewat
Zoom. Rapat diikuti oleh semua anggota aktif Divisi Acara. Rapat internal keempat
diadakan pada tanggal 25-26 Maret 2023 secara luring. Rapat diikuti oleh semua
anggota aktif Divisi Acara. Rapat internal kelima diadakan pada tanggal 28 Maret
2023 bersama SC secara luring. Rapat diikuti semua anggota aktif Divisi Acara beserta
ketua panitia dan koordinator lapangan.
Rapat internal keenam diadakan pada tanggal 9 April 2023 bersama SC secara
daring lewat Zoom. Rapat hanya diikuti oleh tujuh anggota beserta koordinator karena
satu anggota berhalangan hadir; Jellis Devika Indriyati Djonga Tari berhalangan hadir
sebab terkendala dengan perangkatnya. Rapat internal ketujuh diadakan pada tanggal
13 April 2023 bersama SC secara daring lewat Zoom. Rapat diikuti oleh enam anggota
beserta koordinator dan terdapat dua anggota yang berhalangan hadir; Jellis Devika
Indriyati Djonga Tari berhalangan hadir karena adanya kendala dengan perangkatnya;
Allya Adeeba Namira berhalangan hadir karena alasan pribadi. Rapat internal
kedelapan diadakan pada tanggal 18 April 2023 secara luring. Rapat diikuti oleh enam
anggota beserta koordinator dan terdapat dua anggota yang berhalangan hadir;
Maurhen Clementina El Proskuneo berhalangan hadir karena sedang berada dalam
perjalanan; Wada’a Gaizhani berhalangan hadir karena kondisi yang kurang sehat.
Rapat internal kesembilan diadakan pada tanggal 1 Mei 2023 secara daring
melalui Zoom dan dilanjutkan lewat WhatsApp Group Call. Rapat diikuti oleh enam
anggota beserta koordinator dan terdapat dua anggota yang berhalangan hadir; Jellis
Devika Indriyati Djonga Tari berhalangan hadir karena adanya kendala dengan
perangkatnya; Allya Adeeba Namira berhalangan hadir karena jadwalnya bertabrakan
dengan jadwal pembuatan tugas mata kuliah.
Rapat internal kesepuluh diadakan pada tanggal 7 Mei 2023 secara luring. Rapat
diikuti oleh lima anggota beserta koordinator, ketua panitia, dan terdapat tiga anggota
yang berhalangan hadir; Calvin Ariesta Winardy berhalangan hadir karena ada
larangan orang tua; Maurhen Clementina El Proskuneo berhalangan hadir karena ada
 kegiatan ibadah; Jellis Devika Indriyati Djonga Tari berhalangan hadir karena
memiliki jadwal bertabrakan dengan kegiatan UKM.
Rapat internal kesebelas diadakan pada tanggal 16 Mei 2023 bersama SC secara
luring. Rapat diikuti oleh tujuh anggota beserta koordinator dan terdapat satu anggota
yang berhalangan hadir; Jellis Devika Indriyati Djonga Tari berhalangan hadir karena
kondisi badan yang kurang sehat.
Pada saat hari acara, hari pertama dan kedua, Calvin Ariesta Winardy berhalangan
hadir karena adanya larangan keras dari orang tuanya. Peran dan tugas Calvin Ariesta
Winardy di hari acara dapat terbantu oleh Wada’a Gaizhani–selaku sesama
penanggung jawab cabang lomba Debate–dan Liaison Officer (LO), serta tim lapangan
yang ada. Selain dari itu, semua anggota Divisi Acara hadir dan aktif menjalankan
tugasnya masing-masing di hari acara. Pada saat pasca acara, semua anggota Divisi
Acara aktif berkomunikasi satu sama lain perihal penulisan LPJ serta aktif
menjalankan sisa tugasnya sebagai penanggung jawab cabang lomba PILOT 2023.
b. Kondisi Eksternal
Divisi Acara bekerja dengan semua komponen kepanitiaan dalam realisasi konsep
yang telah dipersiapkan. Pada masa pra-acara, Divisi Acara berkoordinasi dengan
Divisi Publikasi dan Dokumentasi (Divisi Pubdok) dalam pembentukan desain tema
umum PILOT 2023, lalu dilanjutkan dengan bergabungnya sekretaris dalam
pembentukan dan penyelarasan data (tema kegiatan, gambaran umum kegiatan, cabang
lomba, dan Rancangan Anggaran Biaya atau RAB di dalam proposal kegiatan). Selain
itu, Divisi Acara kembali meminta bantuan Divisi Pubdok untuk mempersiapkan ID
Card dan sertifikat peserta, juri, dan LO sesuai dengan data-data yang terkait, serta
memublikasikan perubahan tanggal kegiatan di media sosial. Pada hari acara, Divisi
Acara berkoordinasi dengan Divisi Pubdok dalam menyampaikan informasi mengenai
peserta yang lolos ke babak final untuk cabang lomba Debate, BoB, Speech, dan
Newscasting serta pengumuman juara melalui media sosial. Dalam koordinasi dengan
Divisi Pubdok terdapat beberapa kendala yang terjadi; adanya miskomunikasi
mengenai data peserta yang akan dimasukan ke dalam ID Card dan sertifikat sehingga
menyebabkan adanya beberapa data yang tidak tersampaikan secara tepat atau tidak
tersampaikan sama sekali di ID Card maupun sertifikat peserta. Kendala ini
terselesaikan dengan adanya perbaikan langsung setelah masalah dcabang lombaukan
dan pemberian ID Card dan sertifikat terbaru kepada peserta terkait. Selain dari hal itu,
koordinasi dengan Divisi Pubdok berjalan dengan baik.
Pada masa pra-acara, Divisi Acara berkoordinasi dengan Divisi Dana Usaha dan
Konsumsi (Divisi Dankom) dalam menyerahkan jumlah data peserta akhir yang hadir
saat Technical Meeting (TM) dan hari acara untuk kalkulasi kebutuhan konsumsi. Pada
hari acara, Divisi Acara dan Divisi Dankom berkoordinasi dalam pemberian konsumsi
peserta. Dalam koordinasi dengan Divisi Dankom terdapat kendala yang terjadi;
adanya perubahan mengenai jumlah data konsumsi karena adanya perubahan kuota
maksimal peserta. Kendala ini terselesaikan dengan kinerja Divisi Dankom yang
tanggap menanggapi informasi terbaru. Koordinasi dengan Divisi Dankom dapat
disimpulkan berjalan dengan sangat baik.
Pada masa pra-acara, Divisi Acara berkoordinasi dengan Divisi Hubungan
Masyarakat dan Sponsorship (Divisi Humas) dalam menghubungi juri, komunikasi
dengan peserta, dan komunikasi dengan penyedia barang kebutuhan. Pada hari acara,
Divisi Acara berkoordinasi dengan Divisi Humas dalam komunikasi dengan peserta,
advisor, suporter, juri, dan LO. Dalam koordinasi dengan Divisi Hubungan
Masyarakat dan Sponsorship terdapat beberapa kendala yang terjadi; adanya
keterlambatan menindaklanjuti mengenai komunikasi dengan juri dan pihak penyedia
barang kebutuhan acara, adanya miskomunikasi mengenai mekanisme absensi peserta
saat TM dan hari acara. Kendala dapat terselesaikan dengan melakukan komunikasi
yang dilakukan setelah kesalahan disadari dengan segera; Kendala kedua terselesaikan
karena berujung tidak memberikan pengaruh yang signifikan terhadap jalannya
kegiatan TM seperti yang diduga di awal. Koordinasi dengan dengan Divisi Humas
berjalan cukup baik.
Pada masa pra-acara, Divisi Acara berkoordinasi dengan Divisi Perlengkapan
dalam mempersiapkan barang kebutuhan acara dan cabang-cabang lomba. Pada hari
acara, Divisi Acara berkoordinasi dengan divisi Perlengkapan dalam mempersiapkan
perlengkapan di tempat acara dan cabang lomba. Dalam koordinasi dengan Divisi
Perlengkapan terdapat kendala yang terjadi; kurangnya tindak lanjut mengenai
pengadaan barang yang menyebabkan tidak tersedianya beberapa barang kebutuhan
lomba. Kendala terkendali dengan cara pengadaan barang kebutuhan alternatif ataupun
peniadaan barang-barang yang dinilai memiliki tingkat prioritas rendah. Koordinasi
dengan Divisi Perlengkapan berjalan cukup baik.
Pada masa pra-acara, Divisi Acara berkoordinasi dengan Divisi Keamanan dalam
penyediaan data denah acara guna mempersiapkan alur pengamanan. Pada hari acara,
Divisi Acara berkoordinasi dengan Divisi Keamanan dalam proses pengamanan
peserta dan tamu undangan. Dalam koordinasi dengan Divisi Keamanan tidak ada
kendala yang terjadi. Koordinasi dengan Divisi Keamanan berjalan dengan sangat
baik.
Pada masa pra-acara, Divisi Acara berkoordinasi dengan Sekretaris Panitia dalam
penyediaan data untuk pembentukan proposal, penyediaan data untuk pembentukan
surat permohonan juri, dan peminjaman tempat. Dalam koordinasi dengan Sekretaris
Panitia terdapat kendala yang terjadi; adanya perubahan data yang perlu disampaikan
karena adanya perubahan yang disebabkan faktor eksternal Lokakarya (perubahan
konsep dalam proposal) dan konfirmasi juri (persuratan juri). Kendala dapat terkendali
dengan kinerja Sekretaris Panitia yang cukup cepat memproses data terbaru.
Koordinasi dengan Sekretaris Panitia berjalan cukup baik.
Pada masa pra-acara, Divisi Acara berkoordinasi dengan Bendahara Panitia dalam
pemberian data RAB dan penyediaan data bukti pembayaran pendaftaran peserta. Pada
masa hari acara dan pasca acara, Divisi Acara dan Divisi Humas dan Sponsorship
berkoordinasi dengan Bendahara Panitia melayani peserta yang membutuhkan kuitansi
pembayaran. Dalam koordinasi dengan bendahara terdapat kendala yang terjadi;
adanya perubahan data dalam RAB karena adanya usaha penekanan pengeluaran dan
pengumpulan data bukti pembayaran yang tidak maksimal. Kendala dapat teratasi
dengan adanya pemberian alternatif barang kebutuhan di dalam RAB dengan cepat
dan koordinator Divisi Acara bersama bendahara menata ulang data bukti pembayaran
dengan cara konfirmasi ulang ke peserta lomba dan kalkulasi ulang data yang tersedia.
Koordinasi dengan bendahara berjalan dengan baik.
 Pada masa pra-acara, Divisi Acara turut andil dalam kegiatan-kegiatan kolektif
kepanitiaan yang mencakup: galdan harian, Pre-Order, bazaar cafe, dan pengiriman
surat. Keaktifan anggota Divisi Acara cukup baik, tetapi seringkali beberapa anggota
terkendala kehadirannya karena pertimbangan-pertimbangan berikut: kondisi
kesehatan yang melemah, larangan orang tua, jadwal yang bertabrakan dengan
kegiatan kuliah dan organisasi lain. Kendala tersebut terkendali dengan adanya
partisipasi koordinator dalam setiap kegiatan kolektif tersebut sebagai bentuk
kontribusi Divisi Acara.
Selain dengan komponen kepanitiaan yang lain, Divisi Acara berhubungan dengan
pihak eksternal, yaitu: LO, tim lapangan, peserta, advisor, suporter, dan juri. Divisi
Acara bekerjasama dengan LO dan tim lapangan dalam menjalankan acara dan lomba.
LO juga bekerjasama sebagai perantara komunikasi antara Divisi Acara dengan
peserta. LO dan tim lapangan juga membantu kinerja penanggung jawab cabang
lomba. Divisi Acara berhubungan dengan peserta, melalui Divisi Hubungan
Masyarakat dan Sponsorship dan juga melalui grup WhatsApp peserta lomba secara
keseluruhan dan grup WhatsApp peserta setiap cabang lomba. Divisi Acara
berhubungan langsung dengan peserta saat TM dan hari acara. Pada masa pra-acara,
Divisi Acara dengan Divisi Humas dalam berkomunikasi dengan juri mengenai
konfirmasi kesediaan, konsultasi kriteria penilaian, dan konsultasi mengenai
mekanisme lomba. Pada hari acara, penanggung jawab cabang lomba berhubungan
langsung dengan juri dalam menjalankan cabang lomba. Dalam koordinasi dengan
pihak eksternal, komunikasi berjalan cukup baik dan lancar.
c. Deskripsi Kerja
1) Pra- Acara
Pada tanggal 17 Maret 2023, setelah rapat SC-OC terdapat hasil yakni: PILOT
2023 akan diadakan pada tanggal 4-7 Mei di lingkup fakultas dengan konsep ‘British
Monarchy’; ada lima cabang lomba yaitu Debate, Storytelling, Speech, Newscasting,
dan Battle of the Brains (BoB). Divisi Acara diberikan tugas untuk mempersiapkan
konsep, slogan, susunan acara, sistematika setiap cabang lomba dan tata panggung.
Namun, hal yang paling diutamakan adalah tema dan estimasi susunan acara diberikan
tenggat waktu pada 24 Maret 2023. Maka dari itu, Koordinator Divisi Acara
merencanakan rapat internal untuk membahas mengenai hasil rapat tersebut. Pada
tanggal 18 Maret 2023, rapat internal pertama Divisi Acara diadakan. Hasil rapat ini
adalah pembagian penanggung jawab konsepsi dan penanggung jawab pada setiap
cabang lomba, setiap penanggung jawab diberikan waktu tiga hari untuk mengirim
hasil riset sistematika mengenai lomba yang terdiri dari tema dan konsep lomba, durasi
per-sesi, dan penjurian/penilaian. Pada tanggal 19 Maret 2023, Koordinator Divisi
Acara menindaklanjuti tugas yang diberikan pada tanggal 18 Maret 2023 tersebut dan
seluruh penanggung jawab setiap cabang lomba menyerahkan tugasnya kepada
koordinator tepat waktu.
Pada tanggal 20 Maret 2023, Divisi Acara mengadakan rapat internal namun,
terdapat beberapa kendala yang dialami anggota Divisi Acara (kendala perangkat dan
jaringan) dan diusulkan oleh anggota Divisi Acara untuk melakukan diskusi melalui
WhatsApp. Saran tersebut diterima sehingga rapat dibatalkan dan dilanjutkan dengan
diskusi melalui grup WhatsApp internal Divisi Acara. Hasil diskusi tersebut yakni
adanya opsi tema umum acara; Industrial Revolution, Victorian Era, Camelot,
Elizabeth Era. Koordinator kemudian mengarahkan para anggota untuk riset
kelayakan setiap opsi. Pada tanggal 22 Maret 2023, Divisi Acara mengadakan rapat
internal kedua yang membahas mengenai hasil riset opsi-opsi tema umum dan
ditetapkan bahwa Industrial Revolution akan menjadi tema umum kegiatan dengan
slogan kegiatan “Reach for the Skies: Unlock Your Potential and Express Your
Creativity". Pada hari yang sama, rapat SC-OC kedua diadakan dan Divisi Acara
diberikan saran dan tanggapan mengenai tema umum kegiatan, sistematika lomba, dan
persiapan barang kebutuhan acara.
Pada tanggal 23 Maret 2023, Divisi Acara melakukan rapat internal kedua
untuk mengulas kembali mengenai sistem lomba, menentukan kuota peserta dan
susunan acara, membuat daftar kebutuhan tiap cabang lomba dan acara secara
keseluruhan yang menyangkut pembawaan acara. Hasil dari rapat ini adalah setiap
penanggung jawab masing-masing cabang lomba kembali melakukan perubahan
terhadap konsep lomba yang perlu direvisi. Pada tanggal 24 Maret 2023, Divisi Acara
mengadakan rapat internal ketiga. Hasil dari rapat ini adalah setiap penanggung jawab
masing-masing cabang lomba kembali melakukan perubahan terhadap konsep lomba
yang perlu direvisi. Adapun catatan tambahan pada rapat kali ini yaitu: Semua
penanggung jawab mengirim revisi sistematika lomba yang dipegang paling lambat
pukul 08.00 di tanggal 25 Maret 2023. Revisi sistematika lomba terkumpul dengan
tepat waktu.
Pada tanggal 25 Maret 2023, Divisi Acara mengadakan rapat internal keempat
dengan agenda pembahasan mengenai RAB, susunan acara serta estimasi waktu
per-sesi setiap cabang lomba, perumusan Code of Behaviour/General Rules, barang
kebutuhan acara, pengisi acara, dan dekorasi acara. Hasil dari rapat tersebut
mempengaruhi rumusan awal juknis dan juga RAB yang sedang diproses Divisi
Acara. Pada tanggal 28 Maret 2023, Divisi Acara mengadakan rapat internal kelima.
Rapat kali ini membahas pematangan RAB, sistematika lomba, penetapan penanggung
jawab, koordinasi Divisi Acara dengan divisi lain. Hasil dari pembahasan mengenai
sistematika lomba yaitu ada beberapa cabang lomba tidak lengkap dan langsung
ditindaklanjuti oleh penanggung jawab cabang lomba terkait.
Pada tanggal 31 Maret 2023, koordinator Divisi Acara mengirimkan RAB hasil
dari pertimbangan-pertimbangan yang dibahas di rapat-rapat sebelumnya dan juga
daftar keperluan dekorasi ke grup WhatsApp internal Divisi Acara. Setelah itu
koordinator mengirimkan peraturan umum dan peraturan perlombaan untuk diperiksa
kembali. Koordinator Divisi Acara mengingatkan kembali kepada penanggung jawab
cabang lomba Debate dan Newscasting untuk mengirimkan materi Lokakarya
mengenai gambaran umum. Setelah itu, SC Divisi Acara memberikan arahan ke
anggota Divisi Acara untuk memperbaiki beberapa kesalahan terkait mekanisme
lomba BoB, tema lomba Storytelling, dan menyelaraskan poin-poin yang berbeda pada
penulisan peraturan lomba. SC Divisi Acara Juga mengingatkan kembali kepada
koordinator Divisi Acara mengenai rundown yang harus diperbaharui.
Pada tanggal 1 April 2023, diadakan rapat SC-OC ketiga untuk mengetahui
bagaimana perkembangan kerja seluruh divisi hingga saat itu. Untuk Divisi Acara, hal
yang dihasilkan dari rapat tersebut adalah: Persiapan pemaparan materi Lokakarya
yang dibatasi hingga tanggal 3 April 2023, memperhatikan segala bentuk koordinasi
dengan divisi lain, dan menghubungi para juri mengenai kesediaan mereka. Pada 3
April 2023, Divisi Acara mengirimkan susunan acara terbaru kepada seluruh
komponen kepanitiaan. Susunan acara terbaru disebabkan adanya pengurangan dari
peserta cabang lomba Speech dari 24 peserta menjadi 16 peserta yang berpengaruh
terhadap alokasi waktu per-sesi saat hari acara. Pada hari yang sama, Divisi Acara
merumuskan presentasi yang akan disampaikan saat Lokakarya.
Pada tanggal 4 April 2023, Divisi Acara diminta membuat presentasi dan
dokumen yang berisi gambaran umum serta mekanisme lomba setiap cabang lomba
untuk dijelaskan pada simulasi Lokakarya. Ketika simulasi berlangsung
masing-masing penanggung jawab menjelaskan cabang lomba masing-masing yang
telah dimasukkan ke dalam presentasi. Dalam simulasi ini, Divisi Acara banyak
mendapatkan masukan serta perbaikan yang kemudian hasil simulasi tersebut
dibawakan pada Lokakarya pertama. Pada tanggal 5 April 2023, Lokakarya pertama
dilaksanakan. Selama Lokakarya berlangsung Divisi Acara menerima banyak kritik
dan saran dari warga. Namun, karena banyaknya hal yang harus diperbaiki,
Lokakarya pun ditunda dan dibuka kembali pada tanggal 10 April 2023.
Pada tanggal 6 April 2023, koordinator Divisi Acara menyampaikan kembali
kepada penanggung jawab untuk merapikan konsep keseluruhan pada setiap cabang
lomba, memperbaiki Juknis, dan perbaikan standar penilaian pada setiap cabang lomba
dengan tenggat waktu hingga 8 April 2023. Setelah itu koordinator Divisi Acara
mengingatkan kembali kepada seluruh penanggung jawab untuk membeli Pre-order.
Pada tanggal 8 April 2023, dilaksanakan rapat SC OC. Untuk Divisi Acara, hasil dari
rapat itu sendiri adalah: juknis diperbaharui di bagian yang dianggap kurang tepat,
jumlah juri yang ditetapkan sebanyak satu orang yang memenuhi kualifikasi yang
telah/akan disusun oleh Divisi Acara; jumlah juri untuk masing-masing branch telah
ditetapkan sebanyak satu orang kecuali Debate. Pada rapat ini juga para penanggung
jawab lomba diminta untuk segera menetapkan kualifikasi juri serta menghubungi
dosen maupun pihak yang dianggap memenuhi kualifikasi tersebut secepatnya. Pada
tanggal 9 April 2023, Divisi Acara melakukan rapat internal keenam untuk mengulas
ulang isi juknis dan dorongan/himbauan untuk setiap penanggung jawab agar segera
menemukan juri dan membuat kriteria penilaian.
Pada tanggal 10 April 2023, Lokakarya kembali diadakan, kelanjutan dari
Lokakarya pertama pada tanggal 4 April 2023 yang belum diselesaikan. Lokakarya
membahas kekurangan-kekurangan yang ada pada Lokakarya sebelumnya dan panitia
kembali mendapatkan saran dan kritik dari warga dan pengurus yang hadir sehingga
Divisi Acara kembali merencanakan untuk mengadakan rapat internal untuk
memperbaiki kesalahan-kesalahan yang luput untuk cabang lomba sebelumnya.
Setelah kegiatan Lokakarya, koordinator meminta masing-masing penanggung jawab
untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan, yang sebagaimana telah ditanggapi
sebelumnya, pada branch lomban masing-masing untuk kemudian dibahas dan
disahkan di rapat internal selanjutnya. Pada tanggal 12 April 2023, koordinator Divisi
Acara meminta setiap penanggung jawab untuk melampirkan daftar saran-saran yang
diterima saat Lokakarya yang dikelompokan berdasar urgensi revisi; saran yang perlu
diterima dan saran yang bisa dipertimbangkan dengan batas waktu pengumpulan
tanggal 13 April 2023.
Pada tanggal 13 April 2023, rapat internal ketujuh diadakan. Rapat kali ini
membahas saran-saran yang diterima saat Lokakarya, perbaikan juknis, mekanisme
tautan google form sebagai mode pendaftaran peserta, dan penetapan ruangan
perlombaan. Sesuai dengan hasil rapat ini, Divisi Acara bekerja melakukan revisi
terhadap juknis dan mempersiapkan tautan google form untuk pendaftaran. Pada 15
April 2023, Koordinator Divisi Acara mengirim Petunjuk Teknis (Juknis) yang telah
disunting ke grup WhatsApp Divisi Acara. Setelah itu, SC Divisi Acara memberikan
arahan ke anggota Divisi Acara untuk memperbaiki beberapa kesalahan penulisan dan
menyelaraskan semua kata yang berbeda penulisan, namun bermakna sama. Alhasil,
semua anggota berkoordinasi merevisi Juknis sesuai dengan arahan yang diberikan.
Koordinator Divisi Acara lalu memberikan arahan untuk semua penanggung jawab
cabang lomba agar membuka pendaftaran di google form menandakan pembukaan
gelombang pertama atau early bird pendaftaran PILOT 2023.
Pada tanggal 16 April 2023 diadakan rapat SC-OC untuk mengetahui
bagaimana perkembangan kerja semua divisi hingga saat itu dan memberikan arahan
tambahan ke setiap divisi jika ada yang kurang. Untuk Divisi Acara, hal yang
dihasilkan ialah: menghubungi Divisi Perlengkapan untuk memastikan ruangan yang
akan dipinjam, menghubungi para juri mengenai penjurian lomba, dan semua daftar
kebutuhan barang Divisi Acara dikirim ke Divisi Perlengkapan dengan tenggat waktu
17 April 2023. Pada 17 April 2023, Ketua Panitia menginformasikan untuk semua
penanggung jawab cabang lomba agar menindaklanjuti kesediaan dosen-dosen yang
akan diminta menjadi juri untuk semua cabang lomba di PILOT 2023. Pada saat itu,
hanya tiga dosen yang bersedia menjadi juri, yaitu Dr. M. Syafri Badaruddin, M.Hum
sebagai juri Storytelling; Dr. Karmila Mokoginta, S.S., M.Hum., M.A sebagai juri
Newscasting; Muhammad Ridha Anugrah Latief, S.S., M.Hum sebagai juri Debate.
Rezky Ramadhani, S.S., M.Hum sebagai calon juri cabang lomba Debate memberikan
konfirmasi memiliki jadwal lain di hari acara. Untuk cabang lomba Speech , belum
mendapat konfirmasi dari Andi Inayah Soraya, S.S., M.Hum mengenai
ketersediaannnya menjadi juri. Pada tanggal 20 April 2023, Divisi Acara menutup
akses google form untuk pendaftaran early bird.
Pada 23 April 2023, koordinator Divisi Acara melakukan revisi kembali
terhadap juknis. Pada 24 April 2023, rapat SC-OC diadakan. Divisi Acara diberikan
tugas mengarahkan segala tenaga untuk mempersiapkan TM yang diadakan pada
tanggal 30 April 2023 dan mempersiapkan materi yang akan dibawakan saat
sosialisasi PILOT 2023, yang direncanakan pada tanggal 27-28 April 2023. Selain itu,
Divisi Acara masih menunggu dan menindaklanjuti konfirmasi kesediaan dari juri
masing-masing cabang lomba. Pada tanggal 25 April 2023, pendaftaran gelombang
reguler dibuka. Pada hari yang sama, Divisi Acara memutuskan untuk tidak
mengadakan sosialisasi kegiatan PILOT kepada masyarakat umum secara virtual
dengan pertimbangan waktu persiapan yang sedikit dan waktu rencana pengadaan
sosialisasi, tanggal 27-28 April 2023, terlalu dekat dengan penutupan pendaftaran
gelombang reguler pada tanggal 29 April 2023.
 Pada tanggal 28 April 2023, seluruh komponen kepanitiaan diberikan tugas
untuk mengantarkan surat undangan beserta pamflet kegiatan ke sekolah-sekolah dan
ada empat anggota Divisi Acara yang berpartisipasi dalam kegiatan tersebut; Calvin
Ariesta Winardy, Muh. Fathir Alfa Ridzi, Rasyad Habiburrahman, dan Maurhen
Clementina El Proskuneo. Pada 29 April 2023, panitia PILOT dan pengurus
mengadakan rapat yang membahas keberlanjutan PILOT. Hasil rapat ini ialah
pengunduran tanggal TM dari tanggal 30 April 2023 menjadi tanggal 10 Mei 2023,
pengunduran tanggal acara PILOT dari 4-7 Mei 2023 menjadi 13-14 Mei 2023,
pemotongan jumlah kuota maksimal peserta dari 134 peserta menjadi 66 peserta, dan
perpanjangan periode pendaftaran reguler hingga tanggal 9 Mei 2023 pada pukul
12.00. Dalam rapat ini juga Divisi Acara mendapat tugas-tugas baru: Mendapatkan
konfirmasi ruangan, juri, dan konfirmasi keadaan properti dalam kurun waktu 1-9 Mei
2023; Mengadakan ToT LO pada tanggal 7 Mei 2023; Menyelesaikan susunan acara
terbaru. Pada tanggal 30 April 2023, Divisi Acara melakukan revisi terhadap juknis
dan susunan acara, melakukan perubahan dengan mempertimbangkan hasil rapat di
hari sebelumnya.
Pada tanggal 1 Mei 2023, Divisi Acara membuka rapat melalui Zoom dengan
pembahasan rapat mengenai pengadaan LO, dekorasi, pengisi acara pada agenda
opening ceremony dan closing performance, dan penentuan ruangan restroom. Pada 2
Mei 2023 salah satu pendaftar dari tim cabang lomba debat meminta untuk
pengunduran diri karena adanya perubahan pada pelaksanaan hari acara lomba,
kendala dari sekolah tersebut juga disebabkan sudah mendaftarkan diri lebih awal pada
lomba ditempat lain. Alhasil sekolah tersebut diberikan kembali uang pendaftarannya
dan tidak dapat mengikuti lomba PILOT 2023. Pada 3 Mei 2023 setiap penanggung
jawab membuat absensi untuk persiapan TM. Pada tanggal 4 Mei Divisi Acara
berdiskusi mengenai penampilan yang akan dihadirkan panitia untuk pembukaan
acara. Hasil dari diskusi ini adalah Divisi Acara memilih UKM Caritas untuk mengisi
pembukaan dengan membawakan dua lagu dengan genre British Pop 60’s . Lalu,
Divisi Acara mengirim daftar juri yang akan diminta untuk bekerja sama kepada
Sekretaris Panitia untuk dibuatkan surat mengenai ketersediaan mere menjadi juri.
Pada tanggal 5 mei 2023 pada lomba Speech terdapat kendala mengenai juri
A.ST.Aldilah Khaerana, S.S., M.Hum tidak bisa hadir karena adanya kegiatan lain
yang lebih penting maka juri tersebut tidak bisa hadir. Karena kendala tersebut
Koordinator Divisi Acara memberikan tugas lagi kepada penanggung jawab Speech
untuk mencari juri baru yang bisa dan bersedia.
Pada tanggal 6 Mei 2023 rapat SC-OC, hasil rapat tersebut membahas
mengenai briefing LO yang akan dilaksanakan pada tanggal 7 Mei 2023. Setelah itu
Koordinator Divisi Acara meminta untuk melampirkan prosedur pengambilan juri dari
HEDS untuk cabang lomba Speech dan Debate. Maka dari itu Koordinator Divisi
Acara memutuskan bahwa lomba Speech hanya diperlukan satu juri dari HEDS,
sedangkan pada cabang lomba Debate diperlukan satu juri dari HEDS pada babak
semifinal dan pada babak final membutuhkan dua juri dari HEDS dan satu juri lagi
adalah yaitu Muhammad Ridha Anugrah Latief, S.S., M.Hum.
Pada tanggal 7 Mei Divisi Acara membuka rapat internal untuk
mempersiapkan materi TM yang diberikan tenggat waktu hingga 9 mei. Selain itu
Divisi Acara mendiskusikan mengenai apa saja yang akan dilakukan saat TM. Alhasil
terdapat pembukaan, perkenalan LO dan panitia, pembawaan Juknis dan mekanisme
lomba, berkas yang dibawa peserta yang mencakup: bukti identitas, pas foto 3x4, surat
izin atau rekomendasi sekolah jika ada. Selain itu, ada juga persiapan perlengkapan
Divisi Acara membutuhkan lima map berkas dan stapler. Setelah membahas mengenai
TM, Divisi Acara membahas mengenai LO dan MC yang akan ada pada saat hari
acara. MC yang akan memandu acara adalah Muhammad Yusril Arya dan A.
Maharani Batari Toja yang merupakan warga perisai angkatan 2020 dan 2021. MC
memerlukan sebuah teks maka dari itu Koordinator Divisi Acara menugaskan Wada’a
Gaizhani dan Calvin Ariesta Winardy, dibantu oleh tim lapangan, untuk membuat teks
MC dengan tenggat waktu hingga 11 mei 2023. Divisi Acara juga membahas
mengenai rencana cadangan untuk cabang lomba yang kekurangan peserta. Hasil
keputusannya yaitu bila ada cabang lomba yang kurang peserta maka cabang lomba
tersebut akan dibatalkan. Bentuk pertanggungjawaban dari seluruh panitia PILOT
adalah dengan mengembalikan uang pendaftaran secara penuh. Selain itu, panitia juga
akan memberi informasi dini mengenai pembatalan cabang lomba pada peserta yang
telah mendaftar sebagai wujud antisipasi, menjelaskan alasan mengapa ada
kemungkinan cabang lomba tersebut dihapuskan serta persiapan permohonan maaf
atas keputusan yang telah dibuat.
Pada tanggal 9 Mei 2023 google form pendaftaran reguler BoB ditutup.
Namun, koordinator membuka kembali google form disebabkan ada peserta yang
ingin mendaftar dari SMAN 1 Toraja Utara. Divisi Acara membuka lagi google form
pendaftaran dengan pertimbangan bahwa peserta untuk BoB belum mencapai target
yang ditentukan. Lalu, pihak SMAN 1 Toraja memberikan konfirmasi bahwa mereka
tidak dapat mengikuti kegiatan Technical Meeting. Pada tanggal yang sama, cabang
lomba Storytelling tidak jadi dihapuskan karena adanya penambahan tiga tim, yang
berarti kuota minimum Storytelling telah tercapai yaitu lima tim. Setelah itu,
penanggung jawab Speech, Debate, dan Newscasting menutup akses pendaftaran
google form karena kuota minimum telah tercapai.
Pada tanggal 10 Mei 2023 seluruh penanggung jawab lomba menyiapkan
kebutuhan untuk Technical Meeting, yaitu daftar hadir peserta dan materi dalam
bentuk Microsoft Word dan Powerpoint Canva yang akan dibawakan sesuai dengan
lomba masing-masing. Lalu, Divisi Acara menentukan aturan berbusana untuk
anggota Divisi Acara, yakni menggunakan almamater, atasan kemeja, dan bawahan
bebas. Pada pukul 14.00, TM seharusnya dilaksanakan. Namun, disebabkan panitia
masih melakukan persiapan di Aula Prof. Mattulada dan menunggu kedatangan
peserta, maka TM diadakan pada pukul 14.34. Proses pemaparan materi saat TM
berjalan dengan lancar. Semua penanggung jawab dapat menjelaskan materi dengan
baik ke seluruh peserta yang hadir. Di akhir sesi, Divisi Acara melakukan undian
tampil untuk semua cabang lomba menggunakan situs Wheel of Names. Setelah TM
berakhir, penanggung jawab Speech, Storytelling, dan Newscasting mengumpulkan
berkas peserta yang berupa teks atau narasi kebutuhan lomba peserta. Setelah itu,
seluruh anggota Divisi Acara dan SC Divisi Acara melakukan evaluasi mengenai TM.
Pada tanggal 11 Mei 2023 seluruh penanggung jawab lomba mengirim materi
Technical Meeting ke grup WhatsApp sesuai dengan cabang lomba masing-masing.
Lalu, seluruh penanggung jawab lomba membuat daftar kehadiran peserta, sesi lomba
berdasarkan hasil situs Wheel of Names, dan kertas atau tabel penilaian. Pada tanggal
12 Mei 2023 seluruh panitia berkumpul pada pukul 21.30 untuk membahas semua hal
yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan pada hari acara. Pada tanggal 13 Mei
2023 Divisi Acara mencetak seluruh kebutuhan lomba seperti: daftar hadir dan tabel
penilaian semua lomba, daftar pertanyaan BoB, teks MC, dan teks doa.

2) Acara
1. Hari Pertama (13 Mei 2023)
Pada pukul 08.00 agenda pembukaan direncanakan namun, karena
adanya beberapa kendala, agenda tersebut dimulai pada pukul 09.00.
Keterlambatan tersebut diakibatkan persiapan lokasi pembukaan dan menunggu
kedatangan tamu-tamu undangan, terutama tamu undangan yang dapat membuka
acara secara resmi. Pembukaan dimulai setelah kedatangan tamu undangan
terkait di lokasi. Agenda pembukaan dilakukan di Aula Prof. Mattulada, selaku
main hall kegiatan, dan berjalan dengan lancar. Setelah agenda pembukaan,
Divisi Acara mengarahkan peserta lomba ke restroom masing-masing dan
peserta lomba BoB, yang akan berkompetisi setelahnya, diarahkan untuk menuju
lokasi lomba. Seluruh agenda tersebut selesai pada pukul 09.30.
Pada pukul 09.30, sesi pertama babak penyisihan lomba BoB berjalan.
Sesi seharusnya dimulai pada pukul 09.00, namun, disebabkan adanya
pembukaan acara yang tertunda diakibatkan tamu undangan terlambat
menghadiri pembukaan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Maka,
panitia mengantisipasi dengan mengubah jadwal di susunan acara agar acara
tetap berjalan dengan semestinya. Sesi satu direncanakan dimulai pada jam
09.00 – 09.40 tetapi terjadi penundaan, maka waktu dimulainya adalah 09.30 –
09.50. Di babak pertama sesi dua juga terjadi perubahan jadwal, yakni yang
seharusnya berlangsung pada pukul 09.50 – 10.30, akan tetapi berubah menjadi
10.25 – 10.50. Dalam sesi lomba, terjadi miskomunikasi antara penanggung
jawab BoB dan peserta dari SMAN 17 Makassar mengenai salah satu pertanyaan
tentang Industrial Revolution, yaitu pertanyaan “When did the Industrial
Revolution begin and where did it spread to?” Miskomunikasi yang terjadi
adalah peserta menjawab, “The Industrial Revolution begin in 1760.” Ini adalah
jawaban yang tepat disebabkan jawaban yang benar adalah abad ke-18. Hal yang
menjadi miskomunikasi disebabkan penanggung jawab BoB salah mendengar
angka. Penanggung jawab BoB mengira bahwa peserta menyebutkan angka 17
(seventeenth). Setelah itu, peserta menegur penanggung jawab BoB dan
penanggung jawab BoB membenarkan jawaban peserta. Di sesi ini juga hanya
ada tiga tim yang berlomba dari yang seharusnya empat tim. Ini disebabkan
salah satu sekolah memberikan konfirmasi bahwa mereka tidak dapat mengikuti
perlombaan sehingga mereka digugurkan. Di sesi tiga, seperti sesi lainnya, sesi
ini berlangsung di waktu yang tidak sama seperti di susunan acara. Harusnya
pada pukul 12.00 – 12.40 tetapi dilaksanakan pada pukul 12.15 – 12.40. Lalu,
untuk babak eliminasi terlambat dimulai selama 10 menit, babak ini dimulai
pukul 14.10 – 14.50. Hal ini disebabkan oleh panitia masih menyiapkan ruangan
lomba.
Pada pukul 10.40, sesi satu babak semifinal cabang lomba Debate
dimulai. Sesi ini berjalan di ruang FIB 215 Gedung Pascasarjana Fakultas Ilmu
Budaya. Sesi satu berisikan empat tim yang terdiri dari SMAN 17 Makassar A,
SMA IT AL-BIRUNI MANDIRI MAKASSAR, SEKOLAH DIAN HARAPAN
MAKASSAR B, dan Swing Team yang diutus pihak panitia. Juri di sesi ini
adalah Muhammad Ridha Anugrah Latief, S.S., M.Hum yang merupakan
seorang dosen dari Departemen Sastra Inggris Universitas Hasanuddin.
Awalnya, Chairperson menjelaskan mengenai general rules secara singkat
sembari time keeper membantu untuk menyebarkan daftar absen kepada peserta.
Selanjutnya, Chairperson mengundi posisi Government dan Opposition dengan
hasil: Opening Government oleh diisi oleh SMAN 17 MAKASSAR A, Opening
Opposition diisi oleh SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI MAKASSAR, Closing
Government diisi oleh Swing team, dan Closing Opposition diisi oleh Sekolah
Dian Harapan Makassar B. Setelah itu, mosi Debate yang berjudul This House
regrets the use of AI in the learning process diumumkan oleh Chairperson.
Selanjutnya, peserta diberikan waktu 15 menit untuk melakukan case building.
Setelah case building selesai, Chairperson mempersilahkan pembicara pertama
dari Opening Government untuk mulai menyampaikan argumen nya, tim dari
SMAN 17 MAKASSAR A menghabiskan waktu 7 menit 3 detik. Kemudian
dilanjutkan oleh pembicara pertama dari Opening Opposition yaitu SMAIT
AL-BIRUNI MANDIRI MAKASSAR yang menghabiskan waktu 4 menit 13
detik. Selanjutnya, dari pembicara kedua Opening government atas SMAN 17
MAKASSAR A menggunakan total waktu 7 menit 10 detik, kemudian
pembicara kedua dari Opening Opposition yaitu SMAIT AL-BIRUNI
MANDIRI MAKASSAR menghabiskan waktu 7 menit 13 detik. Setelah itu
pembicara pertama dari Closing Government, yaitu Swing team, menggunakan
total waktu 4 menit 9 detik, dilanjutkan oleh pembicara pertama dari Closing
Opposition, yaitu Sekolah Dian Harapan Makassar B, dengan total waktu 7
menit 6 detik. Kemudian pembicara kedua dari Closing Government, yaitu
Swing team, menghabiskan 5 menit 4 detik dan pembicara terakhir yaitu nama
dari Closing Opposition menggunakan total waktu 5 menit 58 detik. Setelah
semua peserta mengutarakan argument, mereka diberikan kesempatan selama 10
menit untuk keluar dari ruangan sembari adjudicator menyiapkan penilaian serta
feedback kepada masing-masing team. Para peserta kemudian kembali masuk ke
ruangan untuk mendengarkan feedback dari adjudicator, namun ada satu peserta
dari SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI MAKASSAR yang tidak hadir dalam
ruangan. Chairperson kemudian menghubungi LO dari sekolah tersebut serta
panitia lainnya. Diketahui bahwa peserta tersebut sedang berada bersiap siap
untuk sholat, sehingga penyampaian feedback dari adjudicator dilanjutkan
dengan pertimbangan salah satu perwakilan SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI
MAKASSAR yaitu rekan dari peserta tersebut hadir di ruangan untuk
mendengarkan feedback. Adjudicator menyampaikan banyak feedback dan
poin-poin positif dan negatif kepada masing-masing team. Penyampaian
feedback tersebut berakhir pada pukul 12.46 dan para peserta dipersilahkan
untuk meninggalkan ruang dan kembali ke Main hall ataupun restroom
masing-masing untuk beristirahat.
Pada waktu yang sama, sesi dua babak semifinal cabang lomba Debate
dimulai. Sesi ini berjalan di ruang FIB 213-214 Gedung Pascasarjana Fakultas
Ilmu Budaya. Sesi dua berisikan empat tim yaitu SMAN 17 Makassar B, SMAIT
Al-Fityan School Gowa, SMAN 17 Makassar C, dan Sekolah Dian Harapan
Makassar B dengan seorang juri yang berasal dari pihak Hasanuddin English
Debating Society (HEDS) yang bernama Baiq Naira Sayyidatin Nisa. Pada
Awalnya Chairperson mengundi posisi Government dan Opposition yang
menghasilkan: Opening Government diisi oleh SMAIT Al-Fityan School Gowa,
Opening Opposition diisi oleh SMAN 17 Makassar C, Closing Government diisi
oleh SMAN 17 Makassar B, dan Closing Opposition diisi oleh Sekolah Dian
Harapan Makassar A. Setelah penentuan posisi, chairperson lalu mengumumkan
mosi debat pada sesi dua yaitu ‘This House supports free Health care and
education for everyone’. Setelah mosi diumumkan, peserta diberikan waktu
selama 15 menit untuk melakukan case Building. Setelah case building,
dimulailah sesi argumen yang diawali oleh pihak pembicara pertama Opening
Government, yaitu SMAIT Al-Fityan School Gowa, dengan total waktu pidato 2
menit 18 detik. Lalu, dilanjutkan pembicara pertama dari Opening Opposition,
yaitu SMAN 17 Makassar C, dengan total waktu pidato 7 menit 3 detik. Lalu,
dilanjutkan oleh pembicara kedua Opening Government, yaitu SMAIT Al-Fityan
School Gowa, dengan total waktu pidato 3 menit 39 detik. Lalu, dilanjutkan oleh
pihak pembicara kedua Opening Opposition, yaitu SMAN 17 Makassar C,
dengan total waktu pidato 6 menit 54 detik. Sesi berlanjut dengan pembicara
pertama Closing Government, yaitu SMAN 17 Makassar B, dengan total waktu
pidato 7 menit 10 detik. Lalu, dilanjutkan oleh pembicara pertama Closing
Opposition, yaitu Sekolah Dian Harapan Makassar A, dengan total waktu pidato
5 menit 19 detik, selanjutnya oleh pembicara kedua Closing Government, yaitu
SMAN 17 Makassar B, dengan total waktu pidato 7 menit 23 detik, lalu pidato
terakhir dibawakan oleh pembicara kedua pihak closing opposition, yaitu
Sekolah Dian Harapan Makassar A, dengan total waktu pidato 4 menit 53 detik.
Setelah semua pihak government maupun opposition mengutarakan pidato,
mereka diberikan waktu untuk melakukan aktivitas di luar ruangan sebanyak 15
menit selagi juri menyiapkan feedback dan penilaian masing-masing team
maupun personal. Setelah 15 menit berlalu, juri pun memberikan feedback untuk
masing-masing team mengenai penampilan dan poin-poin positif maupun negatif
mereka saat mengutarakan pidato. Setelah diberikan feedback, peserta
dipersilahkan untuk meninggalkan room dan kembali ke main hall atau restroom
masing-masing untuk istirahat. Sesi dua babak semifinal Debate berakhir pada
pukul 12.25.
Pada pukul 10.30, babak penyisihan cabang lomba Newscasting
seharusnya dimulai. Namun, disebabkan adanya keterlambatan pada pembukaan
acara dan persiapan lokasi, maka agenda lomba Newscasting dimulai pada pukul
10.40. Agenda lomba Newscasting dilaksanakan di ruang SIL 2 Departemen
Sastra Inggris. Sebelum peserta memasuki ruangan, peserta diarahkan untuk
mengisi daftar hadir. Dalam babak ini terdapat tujuh orang peserta: tiga
diantaranya berasal dari sekolah SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI MAKASSAR,
satu dari SMA Negeri 2 Makassar, satu dari SMA Negeri 17 Makassar, dan satu
dari SMA IT Al-Fityan School Gowa. dalam ruangan tersebut terdapat Karmila
Mokoginta, S.S., M.A., M.Hum selaku juri, satu orang LO, penanggung jawab
lomba Newscasting dan dua anggota panitia dari Divisi Pubdok. Pada awalnya,
peserta tampil berdasarkan nomor urut yang di acak pada saat TM, nomor urut
peserta yang pertama berasal dari sekolah SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI
MAKASSAR. Peserta diberikan waktu 4 menit untuk persiapan. Dalam waktu
persiapan tersebut, peserta pertama mengambil posisi di kursi dan meja yang
sudah disediakan untuk penampilan, kemudian penanggung jawab Newscasting
memberikan naskah peserta pertama kepada juri untuk melakukan penilaian,
menjelaskan kepada peserta pertama bahwa ia dapat mengangkat tangan jika
ingin mulai sebelum waktu persiapan berakhir. Setelah waktu persiapan berakhir,
yang ditandai dengan aba-aba dari timekeeper, peserta diberikan waktu
maksimal 6 menit dalam membawakan beritanya, yang ditandai dengan kibaran
bendera hijau oleh timekeeper. Peserta pertama menyelesaikan penampilannya
dengan sisa waktu 81 detik. Peserta kedua, berasal dari SMAN 2 Makassar
menyelesaikan penampilannya dengan sisa waktu 84 detik. Peserta ketiga,
berasal dari SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI MAKASSAR, menyelesaikan
penampilannya dengan sisa waktu 2 menit. Peserta keempat, berasal dari SMAN
17 Makassar, menyelesaikan penampilannya dengan sisa waktu 1 menit 50 detik.
Peserta kelima, berasal dari SMAN 17 Makassar, menyelesaikan penampilannya
selama 6 menit. Peserta keenam, berasal dari SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI
MAKASSAR, menyelesaikan penampilannya dengan sisa waktu 52 detik.
Peserta ketujuh, berasal dari sekolah SMAIT Al-Fityan School Gowa,
menyelesaikan penampilannya saat waktu tersisa 56 detik. Setelah semua peserta
sudah tampil, LO mengarahkan seluruh peserta ke main hall selagi juri
mengakumulasikan seluruh penilaian. Agenda ini berakhir pada pukul 11.52.
Pada pukul 13.00, babak penyisihan cabang lomba Speech seharusnya
dimulai. Namun, karena keterlambatan kedatangan juri, agenda lomba baru bisa
dimulai pada pukul 13.30. Agenda lomba kali ini dilaksanakan di ruang SIL 2
Departemen Sastra Inggris. Peserta langsung dipersilahkan masuk ruangan,
kemudian penanggung jawab melakukan absensi dengan cara memanggil nama
peserta dengan asal sekolahnya satu persatu. Di dalam ruangan tersebut terdapat
sebelas orang peserta. Satu peserta berasal dari SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI
MAKASSAR, dua peserta dari SMAN 17 Makassar, satu peserta dari SMAN 2
Makassar, tiga peserta dari SMAN 5 Gowa, dua peserta dari SMAN 16
Makassar, satu peserta dari SMAN 22 Makassar, dan satu peserta dari SMAIT
Al-Fityan School Gowa. Selain itu terdapat juri dari HEDS, satu orang LO,
penanggung jawab cabang lomba dan tiga orang panitia dari Divisi Pubdok.
Dalam ruangan, peserta mengumpulkan naskahnya terlebih dahulu kepada
penanggung jawab untuk kemudian diteruskan kepada juri. Peserta tampil
berdasarkan nomor urut yang telah ditentukan pada saat technical meeting.
 Peserta pertama, yang berasal dari SMAN 22 Makassar, dipersilahkan
mengambil posisi di hadapan juri dan penonton untuk menyampaikan materinya.
Aturan waktu penampilan Speech mulai dihitung ketika timekeeper mengangkat
bendera hijau, ketika waktu tersisa satu menit maka bendera berganti kuning,
dan pidato selesai ketika bendera berganti merah. Namun, keseluruhan peserta
cabanglomba Speech selesai sebelum bendera merah diangkat. Selanjutnya,
proses yang sama berlaku untuk sepuluh peserta setelahnya dengan urutan tampil
yang telah ditentukan: Peserta kedua yang berasal dari SMAN 16 Makassar,
Peserta ketiga yang berasal dari SMAN 2 Makassar, peserta keempat yang
berasal dari SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI MAKASSAR, peserta kelima yang
berasal dari SMAN 16 Makassar, peserta keenam yang berasal dari SMAN 5
Gowa, peserta ketujuh yang berasal dari SMAIT Al-Fityan School Gowa,
peserta kedelapan yang berasal dari sekolah SMAN 17 Makassar, peserta
kesembilan yang berasal dari SMAN 5 Gowa, peserta kesepuluh yang berasal
dari SMAN 17 Makassar, dan peserta terakhir yang berasal dari SMAN 5 Gowa.
Setelah semua peserta telah menyelesaikan penampilannya pada jam 15.26 , LO
mengarahkan seluruh peserta ke main hall sementara juri dan penanggung jawab
mengakumulasikan penilaian. Agenda lomba berakhir pada pukul 15.30 dan
semua kegiatan di hari pertama acara selesai. Semua peserta dipersilahkan untuk
meninggalkan lokasi kegiatan sembari menunggu kabar peserta-peserta yang
melaju ke babak final.
2. Hari Kedua (14 Mei 2023)
Pada pukul 09.30, babak final cabang lomba Speech dimulai.
Finalcabang lomba Speech seharusnya dimulai pada pukul 09.00 namun, ditunda
selama 30 menit dengan alasan yang sama dengan babak penyisihan, yaitu
keterlambatan juri. Untuk mencegah keterlambatan lebih jauh, penanggung
jawab cabang lomba Speech melakukan absensi dan pengumpulan naskah
terlebih dahulu agar acara bisa langsung dimulai. Juri baru hadir pada jam 09.40
dan langsung melakukan koordinasi singkat dengan penanggung jawab sehingga
agenda lomba baru benar-benar dimulai pada pukul 09.42. Proses perlombaan
diawali dengan penanggung jawab memanggil nama beserta asal sekolah peserta
untuk segera bersiap-siap (memasang mikrofon clip on) dan segera naik ke atas
panggung berdasarkan urutan tampil yang sebelumnya telah diberitahukan
kepada peserta melalui grup WhatsApp peserta cabang lomba Speech dan
panitia. Peserta menyampaikan naskah pidato yang telah mereka susun masih
dengan ketentuan waktu yang sama yaitu: hijau berarti mulai, kuning waktu
tersisa satu menit, dan merah berarti selesai. Semua peserta menyelesaikan
pidatonya sebelum bendera merah diangkat. Namun, babak final sedikit berbeda,
pada babak ini juri memberikan Q&A kepada para peserta setelah Speech selesai
disampaikan, maka peserta tidak langsung turun dari panggung tapi harus
menjawab sebuah pertanyaan dari juri terlebih dahulu. Keseluruhan proses
tersebut berlaku sama untuk semua peserta. Adapun urutan tampil secara
berurutan dimulai oleh peserta pertama yang berasal dari SMAN 5 Gowa,
peserta kedua yang berasal dari SMAN 17 Makassar, peserta ketiga yang berasal
SMAN 17 Makassar, peserta keempat yang berasal dari SMAIT AL-BIRUNI
MANDIRI MAKASSAR, peserta keempat yang berasal dari SMAN 5 Gowa,
dan peserta terakhir yang berasal dari SMAN 5 Gowa. Babak final cabang lomba
Speech selesai pada jam 10.20. Namun, juri memberikan general feedback
kepada para peserta yang memakan waktu selama 20 menit. General feedback
selesai pada jam 10.40 dan semua peserta dipersilahkan untuk kembali ke
restroom ataupun menyaksikan peserta cabang lomba lainnya selagi menunggu
pengumuman juara di akhir acara.
Pada pukul 10.10, babak final cabang lomba Newscasting dimulai. Babak
final mengalami keterlambatan 10 menit dan seharusnya dimulai pada jam
10.00. Keterlambatan terjadi karena penanggung jawab menunggu juri bersiap
dan menunggu peserta sampai di lokasi lomba. Ketika agenda lomba dimulai,
saat waktu persiapan peserta, terdapat beberapa kendala, yaitu: Baterai kamera
dokumentasi pertama habis, sehingga panitia menggantinya dengan kamera lain
namun hasil pada kamera kedua saat pengambilan video gelap, namun karena
keterbatasan kamera maka kamera tersebut tetap digunakan untuk merekam
jalannya lomba. Ketika waktu persiapan peserta pertama telah berakhir, peserta
dari sekolah SMA Negeri 17 Makassar, menyelesaikan penampilannya dengan
sisa waktu 27 detik. Kemudian, dilanjutkan oleh peserta kedua, yang berasal dari
sekolah SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI MAKASSAR, menyelesaikan
penampilannya dengan sisa waktu 1 menit 32 detik. Kemudian dilanjutkan oleh
peserta ketiga yang juga berasal dari sekolah SMAIT AL-BIRUNI MANDIRI
MAKASSAR, menyelesaikan penampilannya dengan sisa waktu 1 menit 11
detik. Kemudian dilanjutkan oleh peserta keempat. Saat peserta diberikan waktu
4 menit untuk persiapan, jaringan internet kurang baik mengakibatkan peserta
keempat dari Al-Fityan School Gowa tidak dapat mengunduh video pendamping
yang berkapasitas 153,5 MB, namun hal itu dapat diatasi karena sebelumnya ia
sudah mengirimkan video lain untuk ditampilkan, dan ia menyelesaikan
penampilannya dengan sisa waktu 1 menit 12 detik. Penampilan terakhir berasal
dari sekolah SMA Negeri 17 Makassar yang menyelesaikan penampilannya
dengan sisa waktu 49 detik. Semua penampilan dan proses penjurian berakhir
pada jam 10.59, kemudian LO mengarahkan seluruh peserta ke main hall.
Pada pukul 11.05 babak final cabang lomba BoB dimulai. Agenda
kembali terjadi penundaan waktu disebabkan keterlambatan juri Speech yang
menyebabkan panitia harus mengubah susunan acara dan persiapan tempat
lomba yang memakan waktu 25 menit. Terlepas dari keterlambatan tersebut,
jalannya babak final cabang lomba BoB berjalan dengan lancar.
Pada Pukul 12.06 babak final cabang lomba Storytelling. Seharusnya
babak final cabang lomba Storytelling dimulai pada pukul 11.00, Keterlambatan
terjadi selama 1 jam 6 menit disebabkan oleh branch BoB yang masih
menggunakan panggung main hall untuk babak final, alasan cabang lomba BoB
masih menggunakan panggung karena sebelumnya terjadi keterlambatan
rundown. Hal pertama yang dilakukan adalah penanggung jawab Storytelling
memanggil tim undian pertama dari SMA N 22 MAKASSAR dengan
membawakan judul ‘A Trip to the Moon’. Berdasarkan ketentuan lomba
Storytelling, timekeeper akan memberikan kesempatan pada peserta selama 7
menit untuk mempersiapkan properti di panggung termasuk backsound yang
telah disediakan oleh peserta. Setelah 7 menit berlalu peserta memulai dan
membawakan penampilan mereka dan menyelesaikan ceritanya dengan total
waktu 10 menit 30 detik. Sembari peserta mempersembahkan cerita mereka, juri
(Dr. M. Syafri Badaruddin, M.Hum) melakukan penilaian. Penampilan kedua
dari SMA IT Al-Fityan School Gowa dengan membawakan judul “Hugo”
menyelesaikan ceritanya dengan total waktu 9 menit 9 detik. Setelah penampilan
kedua selesai membawakan ceritanya, pada pukul 13.00 waktu istirahat dimulai,
mempertimbangkan waktu sholat, dan berjalan selama 30 menit. Cabang lomba
Storytelling dilanjutkan kembali pada pukul 13.30. Penampilan ketiga
dibawakan oleh SMA IT Al-Biruni Mandiri dengan membawakan judul “The
Duchess”. Tim tersebut menyelesaikan ceritanya dengan total waktu 9 menit 57
detik. Penampilan keempat dibawakan oleh SMAN 5 MAKASSAR dengan
membawakan judul “Beauty and the Beast“. Tim tersebut membawakan
ceritanya dengan total waktu 11 menit 27 detik. Penampilan terakhir dibawakan
oleh SMAN 2 MAKASSAR dengan judul “SteamBoy”. Tim tersebut
menyelesaikan ceritanya dengan total waktu 12 menit 48 detik. Babak final
cabang lomba Storytelling berakhir pada pukul 14.05. Selanjutnya penilaian juri
diberikan kepada penanggung jawab branch Storytelling yang melakukan
akumulasi nilai untuk penentuan juara yang akan diumumkan pada agenda
closing dan awards ceremony.
Pada pukul 14.25, babak final cabang lomba Debate dimulai dengan
keterlambatan 55 menit, sesuai estimasi waktu yang seharusnya dimulai pada
pukul 13.30. Keterlambatan ini disebabkan oleh cabang lomba Storytelling yang
masih menggunakan Aula Prof. Mattulada untuk babak final, sehingga
dibutuhkan waktu lebih untuk menata panggung sesuai dengan posisi tatanan
lomba Debate, hal ini dapat teratasi dengan baik berkat bantuan panitia lain.
Dalam babak final Debate terdiri dari tim-tim yang lolos pada babak semifinal.
Adapun tim yang lolos adalah: SMAN 17 Makassar B, SMAN 17 Makassar A,
SMA IT Al Biruni Mandiri Makassar, dan Sekolah Dian Harapan Makassar B.
Agenda lomba dimulai dengan pengundian posisi Government/Opposition
dengan menggunakan situs Wheel of Names, hal ini menghasilkan posisi yaitu
Opening Government yang diisi oleh tim SMAN 17 Makassar B, Opening
Opposition diisi oleh tim SMA IT Al Biruni Mandiri Makassar, Closing
Government diisi oleh SMAN 17 Makassar C, dan Closing Opposition diisi oleh
Sekolah Dian Harapan Makassar B. Adapun tiga juri pada babak final Debate
PILOT 2023 yaitu Baiq Naura Sayuodattin Nisa (HEDS), Nazal Amim Firdaus
(HEDS), Muhammad Ridha Anugrah Latief S.S., M.Hum. (Dosen sastra Inggris
FIB-UH). Setelah pengundian posisi dilakukan, maka chairperson
mengumumkan mosi dengan judul ‘This house regrets the trend in Asian culture
for parents to continuously support their adult children financially’. Setelah
diumumkannya mosi, peserta diberikan waktu 15 menit untuk melakukan case
building. Saat case building selesai, dimulailah pemaparan oleh setiap peserta
dalam tim yang diawali pembicara pertama dari pihak opening government yaitu
pembicara pertama dari tim SMAN 17 Makassar B dengan total waktu pidato 7
 menit 12 detik, lalu dari pihak Opening Opposition yaitu pembicara pertama dari
tim SMA IT Al Biruni Mandiri Makassar dengan total waktu pidato 4 menit 49
detik. Lalu dilanjutkan oleh pembicara kedua dari pihak Opening Government
dari tim SMAN 17 Makassar B dengan total waktu pidato 7 menit 29 detik, lalu
oleh pembicara kedua dari pihak Opening Opposition dari tim SMA IT Al Biruni
Mandiri Makassar dengan total waktu pidato 6 menit 58 detik, lalu dilanjutkan
oleh pembicara pertama dari pihak Closing Government dari tim SMAN 17
Makassar dengan total waktu pidato 7 menit 31 detik, lalu oleh pembicara
pertama Closing Opposition dari Sekolah Dian Harapan Makassar B dengan
total waktu pidato 7 menit 30 detik, lalu oleh pembicara kedua Closing
Government yaitu dari tim SMAN 17 Makassar dengan total waktu pidato 7
menit 26 detik, lalu pidato terakhir disampaikan oleh pembicara kedua dari pihak
Closing Opposition dari Sekolah Dian Harapan Makassar B. Setelah seluruh
anggota tim menyampaikan pidatonya, maka berakhirlah babak final Debate
PILOT 2023 pada pukul 15.57 . Selanjutnya penilaian juri diberikan kepada
penanggung jawab cabang lomba Debate untuk melakukan akumulasi nilai
dalam penentuan juara yang akan diumumkan pada agenda closing dan awards
ceremony.
Pada pukul 16.00, agenda ishoma dimulai. Seluruh peserta yang masih
berada di restroom masing-masing diarahkan ke main hall untuk persiapan acara
penutupan. Karena adanya pemotongan waktu istirahat pertama sebanyak 30
menit yang menyebabkan tidak adanya pembagian konsumsi di awal. Pihak
panitia memutuskan untuk membagikan konsumsi di waktu persiapan lomba
Debate dan juga waktu istirahat kedua. Agenda ini berakhir pada pukul 16.30.
Agenda penutupan dimulai dengan datangnya tamu-tamu undangan. Susunan
agenda penutupan berubah, dimana pada awalnya susunan berupa: pengumuman
pemenang, penampilan penutup, dan sambutan penutupan (kata-kata penutup
dari tamu undangan dan laporan ketua panitia). Susunan acara berubah menjadi:
sambutan penutupan acara, pengumuman pemenang, dan penampilan penutup.
Perubahan ini disebabkan keterlambatan penampil penutup, yang memberikan
konfirmasi kalau hanya bisa hadir di penghujung acara. Perubahan ini tidak
berpengaruh signifikan terhadap jalannya acara dan pihak panitia berkoordinasi
dengan baik menjalankan susunan acara terbaru. Setelah semua agenda berakhir,
diadakan foto bersama tamu undangan, peserta, dan panitia yang dilanjutkan
dengan pembagian sertifikat partisipasi peserta. Kedua agenda tambahan ini
memakan waktu kurang lebih 30 menit, melewati waktu akhir susunan acara.
Selepas itu, penutupan berjalan dengan lancar dan kegiatan PILOT 2023
berakhir pada pukul 18.30.
3) Pasca Acara
Pada tanggal 14 Mei 2023, semua divisi termasuk Divisi Acara
melakukan evaluasi setelah acara selesai dilaksanakan. Keseluruhan panitia
mengikuti evaluasi tak terkecuali Divisi Acara. Evaluasi ini bertujuan menilai
dan mengetahui kendala yang terjadi dan solusi yang akan diberikan oleh SC dan
keseluruhan panitia. Divisi Acara mendapatkan evaluasi dari Koordinator
Lapangan karena banyak melakukan miskomunikasi, yaitu miskomunikasi
 masalah susunan acara dan miskomunikasi dengan Divisi Pubdok mengenai
dokumentasi di BoB babak eliminasi yang menyebabkan kurangnya bahan
dokumentasi di salah satu sesi. 2Pada tanggal 16 Mei 2023 Divisi Acara
melakukan rapat internal yang juga dihadiri oleh SC dengan tujuan pembahasan
mengenai penulisan LPJ. Pada tanggal 17 Mei 2023, penanggung jawab
Storytelling, Debate, dan Newscasting mengirim umpan balik ke setiap peserta
mengenai penampilan mereka. Selepas itu, seluruh anggota Divisi Acara menulis
LPJ dibantu oleh SC mengenai keseluruhan hal yang terjadi pada Divisi Acara.
2. Divisi Publikasi dan Dokumentasi
Divisi Publikasi dan Dokumentasi bertanggung jawab untuk menyebarkan
informasi dan memastikan dokumentasi yang tepat dari The 16th Perisai English
Competition. Tugas divisi ini meliputi merancang, menghasilkan, dan mendistribusikan
materi publikasi seperti brosur, pamflet, dan media promosi lainnya untuk meningkatkan
visibilitas kegiatan ini. Selain itu, mereka juga bertugas mengelola media sosial untuk
memperluas jangkauan informasi. Divisi Publikasi dan Dokumentasi juga memiliki peran
penting dalam mendokumentasikan kegiatan-kegiatan organisasi sehingga memastikan
adanya arsip yang dapat diakses di masa mendatang.
a. Kondisi Internal
Berdasarkan SK Susunan Panitia Pelaksana The 16th Perisai English Competition
(PILOT) 2023 pada tanggal 17 Maret 2023, divisi Publikasi dan Dokumentasi terdiri
dari 11 orang yaitu Yusran Hidayat Bahar sebagai Koordinator serta Herniwaty, Azalea
Azahra, Alifah Widy Artanti, Muhammad Rifky Pradana, Jasmine Zifa Gumilar,
Amanda, Leony Audia La Jemi, Nabila Rifqah Awaluddin, Muhammad Adrian, dan
Iin Nurul Lestari sebagai anggota, namun terdapat 1 orang yaitu Amanda yang tidak
tercantumkan namanya pada SK Susunan Panitia Pelaksana The 16th Perisai English
Competition (PILOT) 2023. Pada tanggal 13 April 2023 terjadi reshuffle pertama yang
mengakibatkan 4 orang anggota yaitu Leony Audia La Jemi, Nabila Rifqah
Awaluddin, Muhammad Adrian, dan Iin Nurul Lestari dikeluarkan dari kepanitian.
Dikeluarkannya mereka tidak berdampak signifikan dikarenakan sejak awal mereka
tidak aktif sama sekali. Pada tanggal 2 Mei 2023 terjadi reshuffle kedua, namun tidak
berdampak signifikan terhadap Divisi Publikasi dan Dokumentasi dikarenakan tidak
terjadi perubahan pada divisi ini.
Rapat internal Divisi Publikasi dan Dokumentasi dilaksanakan sebanyak 4 kali,
yang mana rapat pertama, kedua, dan keempat dilaksanakan secara daring melalui
Zoom meeting dan rapat ketiga dilaksanakan secara luring di Sekretariat Perisai
KMFIB-UH. Rapat pertama yang dilaksanakan secara daring pada tanggal 19 Maret
2023 yang membahas tentang pembagian kerja dan konsep dasar desain dari Divisi
Publikasi dan Dokumentasi dihadiri oleh 7 orang yaitu Yusran Hidayat Bahar sebagai
koordinator, Herniwaty, Azalea Azahra, Alifah Widy Artanti, Muhammad Rifky
Pradana, Jasmine Zifa Gumilar, serta Amanda sebagai anggota dan ketidakhadiran 4
anggota lainnya yang tanpa keterangan. Pada rapat kedua yang dilaksanakan secara
daring pada tanggal 22 Maret 2023 yang membahas tentang revisi konsep dasar desain
dihadiri oleh 7 orang yaitu Yusran Hidayat Bahar sebagai koordinator, Herniwaty,
Azalea Azahra, Alifah Widy Artanti, Muhammad Rifky Pradana, Jasmine Zifa
Gumilar, serta Amanda sebagai anggota dan ketidakhadiran 4 anggota lainnya yang
 tanpa keterangan. Pada rapat ketiga yang dilaksanakan secara luring pada tanggal 27
Maret yang membahas tentang rancangan anggaran dana Divisi Publikasi dan
Dokumentasi yang dihadiri oleh 6 orang yaitu Muhammad Daffa Althaf Amin sebagai
Ketua Panitia, Rahmat sebagai Koordinator Lapangan, Yusran Hidayat Bahar sebagai
Koordinator, Jasmine Zifa Gumilar, Alifah Widy Artanti, dan Muhammad Rifky
Pradana sebagai anggota. Pada rapat keempat yang dilaksanakan setelah reshuffle
pertama dan kedua secara daring pada tanggal 6 Mei 2023 yang membahas tentang
kinerja anggota dan yang dihadiri oleh 7 orang yaitu Rahmat sebagai Koordinator
Lapangan, Yusran Hidayat Bahar sebagai Koordinator, Muhammad Rifky Pradana,
Amanda, Azalea Azahra, Jasmine Zifa Gumilar, dan Alifah Widy Artanti dan
ketidakhadiran 1 anggota yaitu Herniwaty karena sedang ibadah.
Selama berjalannya kepanitian, komunikasi antara Koordinator dan anggotanya
sebelum reshuffle berjalan kurang baik melalui grup Whatsapp yang dibuat pada
tanggal 17 Maret 2023 yang tautannya telah dibagikan ke dalam grup Whatsapp
PILOT 2023 yang berisikan seluruh jajaran panitia, namun hanya 8 orang yang masuk
ke dalam grup Whatsapp tersebut, yaitu Yusran Hidayat Bahar sebagai koordinator,
Herniwaty, Azalea Azahra, Alifah Widy Artanti, Muhammad Rifky Pradana, Jasmine
Zifa Gumilar, Amanda, dan Muhammad Adrian sebagai anggota. Di dalam grup
Whatsapp tersebut semua anggotanya aktif kecuali Muhammad Adrian. Koordinator
membagi tugas para anggota menjadi 4 bagian, yaitu Design, Copywriting, Social
Media, dan Documentation. Koordinator bertanggung jawab mengawasi dan
membantu penanggung jawab dari 4 bagian tersebut. Penanggung jawab untuk Design
adalah Jasmine Zifa Gumilar dan Herniwaty. Penanggung jawab untuk Copywriting
adalah Azalea Azahra. Penanggung jawab untuk Social Media adalah Alifah Widy
Artanti dan Amanda. Penanggung jawab untuk Documentation adalah Muhammad
Rifky Pradana. Pada 4 anggota lainnya direncanakan akan dilakukan pembahasan
terpisah dan dimasukkan dalam pembagian kerja setelah mereka masuk ke dalam grup
Whatsapp, namun hingga terjadinya reshuffle, 4 anggota lainnya tidak pernah masuk
ke dalam grup Whatsapp. Terdapat beberapa kendala yang terjadi selama kepanitian
seperti keterlambatan desain, anggota yang kurang responsif saat dihubungi, dan
Steering Committee(SC) yang kurang responsif dalam persetujuan desain. Langkah
taktis yang diambil oleh Koordinator adalah pengambilalihan tanggung jawab lalu
asistensi ke grup Whatsapp yang berisikan SC dan Inti Panitia. Setelah reshuffle, kerja
Divisi Publikasi dan Dokumentasi menjadi lebih teratur, semua penanggung jawab
bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, namun di pertengahan kepanitian,
Koordinator memindahkan Amanda dari penanggung jawab Social Media ke
Copywriting berdasarkan pertimbangan dari Koordinator dan Ketua Panitia.

b. Kondisi Eksternal
Divisi Publikasi dan Dokumentasi bekerja sama erat dengan Sekretaris dalam
mengumpulkan dan menyampaikan data yang diperlukan untuk mengisi proposal
sponsor PILOT 2023. Divisi ini bertanggung jawab dalam merancang tata letak
proposal, memilih gaya dan format yang tepat, serta memastikan semua informasi
yang relevan termasuk dalam proposal tersebut.
 Kolaborasi Divisi Publikasi dan Dokumentasi dengan Divisi Acara sangat penting
dalam menciptakan materi promosi yang menarik untuk PILOT 2023. Mereka bekerja
bersama dalam membuat sertifikat, ID card, spanduk, dan publikasi informasi terkait
acara, seperti jadwal kegiatan dan tema. Dengan sinergi kedua divisi ini, materi
promosi yang menarik dapat dibuat untuk meningkatkan kehadiran dan minat peserta
dalam acara.
Divisi Publikasi dan Dokumentasi juga berkoordinasi dengan Divisi Dana Usaha
dan Konsumsi dalam pembuatan desain pamflet untuk kegiatan galang dana, termasuk
penjualan harian, bazaar cafe, garage sale, dan penjualan baju panitia dan umum.
Kolaborasi ini memastikan desain pamflet yang menarik dengan informasi yang jelas
dan gambar yang menarik untuk mendorong partisipasi dan minat konsumen dalam
kegiatan galang dana tersebut.
Dalam upaya untuk mencapai cakupan yang lebih luas, Divisi Publikasi dan
Dokumentasi berkoordinasi dengan Divisi Hubungan Masyarakat dalam
mendistribusikan informasi kepada Lembaga Mahasiswa, Peserta, dan Sekolah di
seluruh Sulawesi Selatan. Kedua Divisi ini juga bekerja sama dalam menentukan
titik-titik pemasangan spanduk yang strategis.
Divisi Publikasi dan Dokumentasi bekerja sama dengan Divisi Perlengkapan
dalam pengadaan barang-barang yang diperlukan untuk dokumentasi dan promosi,
seperti kamera, spanduk, serta alat dan bahan untuk pembuatan spanduk.
Selain itu, Divisi Publikasi dan Dokumentasi juga berinteraksi secara aktif dengan
Tim Lapangan dalam hal asistensi dan persetujuan desain melalui grup Whatsapp.

c. Deskripsi Kerja
1) Pra- Acara

Divisi Publikasi dan Dokumentasi memiliki tanggung jawab utama dalam

mempublikasi dan mendokumentasikan setiap kegiatan selama masa persiapan PILOT
2023. Divisi ini juga bertugas membuat logo dan filosofi logo PILOT 2023. Divisi
Publikasi dan Dokumentasi aktif mendesain materi pemasaran yang diperlukan
sebelum, saat, dan setelah acara, yaitu pamflet penggalangan dana harian dan
pre-order, pamflet bazar cafe dan badminton, pamflet garage sale, pamflet lokakarya,
pamflet PILOT 2023 x Kaku Food, poster PILOT 2023, poster technical meeting, dan
seluruh desain feeds Instagram PILOT 2023 dengan mempertimbangkan persetujuan
dari Steering Committee. Kemudian dilanjut dengan pemberian caption yang efektif
dalam mempromosikan acara dan menarik minat peserta yang juga melewati proses
persetujuan dari Steering Committee.

Divisi Publikasi dan Dokumentasi merancang desain baju umum sebagai

merchandise resmi PILOT 2023, serta baju khusus panitia PILOT 2023. Pemilihan
desain kedua baju tersebut dilakukan salah satunya melalui voting oleh SC dan OC
PILOT 2023. Selain itu, Divisi Publikasi dan Dokumentasi juga bertugas dalam
mendesain ID card untuk panitia, peserta, dan liaison officer, sebagai bentuk
identifikasi yang memudahkan pengenalan dan koordinasi selama hari acara. Divisi
Publikasi dan Dokumentasi juga bertanggung jawab dalam merancang spanduk
sebagai sarana publikasi dan dekorasi acara. Divisi Publikasi dan Dokumentasi
merancang spanduk dengan kreativitas dan sesuai tema acara. Setelah persetujuan dari
Steering Committee, dilakukan koordinasi dengan Divisi Perlengkapan untuk produksi
spanduk.

Divisi Publikasi dan Dokumentasi juga berperan dalam proses pembuatan

hingga pemasangan pataka. Pataka yang berjumlah 10 dipasang pada H-3 acara, yang
bertempat dari pintu satu Unhas hingga FIB, pintu dua Unhas hingga FIB, dan
kawasan FIB hingga sekitarnya. Ada kendala yang terjadi terkait pataka yaitu adanya
satu buah pataka yang hilang yang letak pemasangannya di depan gedung Rektorat.
Divisi Publikasi dan Dokumentasi berkoordinasi dengan Divisi Keamanan terkait hal
tersebut, namun tidak ditemukan titik terangnya, hingga LPJ ini ditulis, pataka tersebut
masih berstatus hilang.

Terakhir, Divisi Publikasi dan Dokumentasi bertanggung jawab dalam

mempublikasikan konten yang telah Divisi ini buat ke akun media sosial PILOT 2023,
seperti feeds Instagram dan story interaktif. Divisi ini aktif mengelola dan
memperbarui konten tersebut sesuai jadwal yang telah ditentukan. Selain itu, Divisi
Divisi ini juga memiliki peran penting dalam mendokumentasikan semua tahap
persiapan acara, mengumpulkan materi-materi yang diperlukan, dan mengatur semua
dokumentasi dengan teliti agar tersusun dengan baik dan mudah diakses.

2) Acara
1. Hari Pertama (Sabtu, 13 Mei 2023)
Pada hari pertama acara, Divisi Publikasi dan Dokumentasi memiliki
tanggung jawab utama dalam mendokumentasikan setiap tahapan acara mulai
dari pembukaan di Aula Prof. Mattulada hingga berjalannya setiap cabang
lomba. Dokumentasi dilakukan dengan menggunakan kamera DSLR untuk
pengambilan foto dan video, serta ponsel anggota Divisi Publikasi dan
Dokumentasi untuk membuat postingan live report di story Instagram.
Divisi Publikasi dan Dokumentasi telah menghadapi beberapa kendala
pada hari pertama acara. Salah satunya adalah terlewatnya dokumentasi live
report pada salah satu cabang lomba, yaitu Battle of the Brains pada babak
eliminasi. Hal ini disebabkan oleh adanya miscommunication antara Divisi
Acara dan Divisi Publikasi dan Dokumentasi mengenai waktu lomba tersebut.
Meskipun Divisi Publikasi dan Dokumentasi telah merencanakan untuk
mendokumentasikan semua aspek acara dengan seksama, namun
miscommunication tersebut mengakibatkan kesalahan dalam penempatan
anggota tim untuk melaporkan live report dari Battle of Brains. Akibatnya,
momen penting dalam lomba ini tidak dapat terekam secara langsung dan tidak
dapat disajikan kepada audiens secara real-time melalui story Instagram.
Meskipun menghadapi kendala tersebut, Divisi Publikasi dan
Dokumentasi tetap melanjutkan tugasnya dalam mendokumentasikan seluruh
rangkaian acara. Divisi ini berhasil mengambil foto dan video, merekam
momen-momen penting, serta menghasilkan konten dokumentasi untuk acara
tersebut.
 2. Hari Kedua (Minggu, 14 Mei 2023)
Pada hari kedua acara, Divisi Publikasi dan Dokumentasi berperan aktif
dalam mendukung berbagai divisi lainnya. Sebelum lomba dimulai, Divisi ini
membantu Divisi Dana dan Konsumsi dalam menyiapkan konsumsi yang akan
dibagikan kepada peserta dan advisor. Selain itu, beberapa anggota Divisi
Publikasi dan Dokumentasi turut membantu Divisi Acara dalam menyiapkan
sertifikat bagi peserta.
Setelah persiapan selesai, Divisi Publikasi dan Dokumentasi fokus pada
tugas utamanya, yaitu mendokumentasikan berbagai lomba yang dilaksanakan
pada hari kedua. Divisi ini mendokumentasikan lomba-lomba seperti Speech,
Battle of Brains, Storytelling, dan Debate yang berlangsung di Aula Prof.
Mattulada. Namun, lomba News Casting dilaksanakan di SIL 2, dan untuk itu
Divisi ini menugaskan salah satu anggota Divisi Publikasi dan Dokumentasi,
yaitu Herniwati, untuk mendokumentasikan lomba tersebut.
Selain lomba, Divisi Publikasi dan Dokumentasi juga tidak melewatkan
untuk mendokumentasikan agenda Closing dan Awards Ceremony yang
dilaksanakan di Aula Prof. Mattulada. Divisi ini mengambil foto dan video
untuk menangkap momen-momen penting selama acara tersebut berlangsung.
Namun, Divisi ini mengalami kendala pada hari kedua terkait baterai dan
SD Card pada kamera yang tidak memadai untuk merekam seluruh rangkaian
lomba Debate dan Storytelling hingga selesai. Meskipun demikian, Divisi ini
segera mengatasi masalah ini dengan menggunakan kamera ponsel dari anggota
Divisi Publikasi dan Dokumentasi yang tetap siap sebagai alternatif. Divisi ini
memastikan bahwa dokumentasi tetap terekam menggunakan sumber daya yang
tersedia.

3) Pasca Acara
Setelah berakhirnya kompetisi, Divisi Publikasi dan Dokumentasi
melaksanakan berbagai tugasnya salah satunya adalah pemindahan dan pengaturan
hasil dokumentasi ke dalam Google Drive. Proses ini melibatkan transfer semua
dokumen, laporan, dan materi pendukung yang relevan ke platform yang terpusat dan
mudah diakses. Melalui langkah ini, Divisi ini memastikan bahwa semua informasi
dan dokumen terkait tersimpan dengan baik dan dapat diakses oleh seluruh anggota
tim atau pihak terkait yang membutuhkannya.
Selain itu, Divisi Publikasi dan Dokumentasi bertanggung jawab untuk
menciptakan desain yang menarik secara visual guna menampilkan para pemenang
dari setiap kompetisi yang diadakan selama acara berlangsung. Desain-desain ini
terutama ditujukan untuk disebarkan melalui platform media sosial, yaitu Instagram.
Selain tugas-tugas utama yang disebutkan di atas, Divisi Publikasi dan
Dokumentasi juga secara aktif terlibat dalam kolaborasi dengan divisi-divisi lainnya
untuk menyusun LPJ (Laporan Pertanggungjawaban). Divisi ini berperan dalam
menyediakan data, dokumentasi, dan informasi yang diperlukan dalam rangka
menyusun laporan ini.

3. Divisi Dana Usaha dan Konsumsi

 Divisi Dana Usaha dan Konsumsi (Divisi Dankom) adalah divisi yang bertugas
untuk melakukan segala jenis usaha dalam rangka membantu pendanaan The 16th Perisai
English Competition (PILOT 2023) serta menyiapkan dan membagikan konsumsi pada
saat acara.
a. Kondisi Internal
Divisi Dankom terdiri dari 16 orang yaitu Andi Auliya Taqwa, Muh. Reza Irfan
Lapatta, Dewi Natalia, Nadya Saphyra, Nurul Zhafirah, Auliya Insani, Putri Azzahra,
Ananda D, Amanda Rezky R, Maudi Yunita W.S.A, Inayah Iftitah, Nurul Fakhriyyah
AK, Alya Inayah Salsabila, Andi Putri Ratu Bulqis, Jusmia Sari sebagai anggota dan
Ahmad Rafli sebagai koordinator. Untuk mengefektifkan pencarian dana, koordinator
menentukan penanggung jawab pada setiap metode pencarian dana seperti Andi
Auliya Taqwa dan Nurul Zhafirah sebagai penanggung jawab bazar kafe; Jusmia Sari
dan Dewi Natalia sebagai penanggung jawab baju yang dijual untuk umum dan baju
panitia; Alya Inayah Salsabila dan Andi Putri Ratu Bulqis sebagai penanggung jawab
Pre-Order Kaku dan penjualan voucer Kaku; Nadya Saphyra dan Andi Putri Ratu
Bulqis sebagai penanggung jawab Garage Sale; serta Ahmad Rafli sebagai
penanggung jawab bazaar bulutangkis. Kemudian untuk penjualan harian dan
Pre-Order makanan, semua anggota Divisi Dankom bertanggung jawab secara
bergiliran.
Selain itu, guna mempermudah kerja-kerja Divisi Dankom, Jusmia Sari
bertanggung jawab untuk memegang hasil pencarian dana sebelum diserahkan kepada
bendahara; Alya Inayah Salsabila bertanggung jawab untuk mencatat laporan
pencarian dana; sedangkan anggota lainnya bertanggung jawab untuk merancang ide
jualan. Kemudian enam anggota lainnya yaitu Auliya Insani, Putri Azzahra, Ananda
D, Amanda Rezky R, Maudy Yunita W.S.A, Inayah Aftitah tidak diberi tanggung
jawab karena yang bersangkutan tidak aktif baik dalam merespon maupun dalam
kegiatan pencarian dana sejak dikeluarkannya Surat Keputusan (SK) Susunan
Kepanitian.
Pada 13 April 2023 dilakukan reshuffle untuk mengeluarkan beberapa anggota
Divisi Dankom yang tidak aktif tersebut. Selain itu, juga dilakukan pertukaran anggota
yaitu Muh. Reza Irfan Lapatta dari Divisi Dankom dan Andi Putri Ratu Bulqis dari
Divisi Perlengkapan dikarenakan kurangnya mobilitas pada Divisi Perlengkapan.
Pertukaran tersebut tidak berdampak pada kinerja Divisi Dankom dikarenakan Muh.
Reza Irfan Lapatta yang minim kontribusi dalam kerja-kerja Divisi Dankom begitupun
dengan Andi Putri Ratu Bulqis minim kontribusi dikarenakan adanya kesibukan di
organisasi lain. Meskipun demikian, yang bersangkutan tetap menjalankan tanggung
jawabnya.
Seiring berjalannya waktu, salah satu anggota Divisi Dankom yaitu Nurul
Fakhriyyah AK mengundurkan diri dari kepanitiaan karena terkendala izin orang tua
yang menyebabkan dikeluarkannya surat reshuffle pada 2 Mei 2023. Hal ini sangat
disayangkan karena kinerja Nurul Fakhriyyah AK sangat aktif dalam membantu
kegiatan pencarian dana sehingga kinerja Divisi Dankom pada saat itu menurun.
Dengan memaksimalkan kerja-kerja divisi dan beradaptasi dengan keadaan tersebut,
kinerja Divisi Dankom kembali stabil.
 Partisipasi anggota Divisi Dankom dalam menghadiri rapat terbilang aktif. Rapat
pertama pada 18 Maret 2023, rapat kedua pada 23 Maret 2023, dan rapat ketiga pada
11 April 2023 dihadiri oleh seluruh anggota Divisi Dankom. Kemudian rapat keempat
pada 26 April 2023, terdapat tiga anggota Divisi Dankom yang berhalangan hadir
yaitu Andi Putri Ratu Bulqis disebabkan adanya kegiatan UKM, Andi Auliya Taqwa
yang kehabisan baterai gawainya, dan Nadya Saphyra yang terkendala jaringan di
kampungnya. Lalu, rapat kelima pada 30 April 2023 Nadya Saphyra dan Andi Putri
Ratu Bulqis berhalangan hadir dengan kendala yang sama seperti sebelumnya.
Anggota Divisi Dankom yang berhalangan hadir tersebut tetap mendapatkan informasi
mengenai hasil pembahasan rapat melalui notulensi rapat.
Sebagai upaya untuk mengefektifkan pembagian konsumsi pada hari acara, Divisi
Dankom menentukan penanggung jawab konsumsi untuk setiap cabang lomba. Dewi
Natalia dan Andi Putri Ratu Bulqis bertanggung jawab untuk cabang lomba Debate,
Andi Auliya Taqwa dan Nurul Zhafirah bertanggung jawab untuk cabang lomba
Storytelling, Ahmad Rafli dan Nadya Saphyra bertanggung jawab untuk cabang lomba
Battle of Brains, Alya Inayah Salsabila bertanggung jawab untuk cabang lomba
Speech, dan Jusmia Sari bertanggung jawab untuk cabang lomba Newscast. Seluruh
penanggung jawab konsumsi berperan aktif dalam melaksanakan tanggung jawabnya.
Pembagian tanggung jawab ini pun terbilang efektif karena semua peserta, juri,
pendamping dari setiap sekolah, dan Liaison Officer mendapatkan jatah konsumsinya.
Kemudian pada pasca-acara, semua anggota Divisi Dankom aktif berpartisipasi
dan saling membantu satu sama lain dalam penulisan narasi Laporan
Pertanggungjawaban Panitia Pelaksana The 16th Perisai English Competition (PILOT
2023).

b. Kondisi Eksternal
Dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya, Divisi Dankom tentunya
membutuhkan bantuan dari seluruh elemen kepanitian, terutama dalam pencarian
dana. Sehingga pada Pre-Order setiap panitia diberi tanggung jawab untuk mencari
pelanggan sesuai dengan kesepakatan dalam rapat panitia. Adapun kendala yang
dihadapi yaitu tidak semua panitia memenuhi tanggung jawabnya untuk mencari
pelanggan dan terkadang daftar pesanan disetor melewati waktu yang telah ditentukan
oleh Divisi Dankom. Akibatnya, beberapa pesanan yang terlambat disetor tersebut
tidak dapat disiapkan dan tentunya keuntungan yang diperoleh pun sedikit.
Kemudian pada penjualan harian, setiap divisi diberi tanggung jawab untuk
menjual makanan dan minuman sesuai dengan jumlah yang ditentukan oleh Divisi
Dankom. Partisipasi setiap divisi terbilang cukup aktif, meskipun terkadang makanan
dan minuman yang dijual tidak terjual habis. Hal tersebut diatasi dengan saling
membantu satu sama lain serta adanya bantuan dari tim lapangan sehingga makanan
dan minuman tersebut habis terjual.
Selain pada pencarian dana, juga terjalin kerja sama antara Divisi Dankom dengan
divisi lain seperti Divisi Acara memberikan daftar jumlah peserta, juri, dan
pendamping sekolah untuk penyediaan konsumsi pada hari acara. Divisi Humas
membantu penyebaran informasi pencarian dana serta mengirimkan surat permohonan
bantuan konsumsi kepada Walikota untuk hari acara. Selain itu, Divisi Perlengkapan
 memberikan bantuan dalam hal melengkapi segala perlengkapan Divisi Dankom.
Divisi Pubdok membantu Divisi Dankom dalam menyiapkan pamflet pencarian dana.
Divisi Keamanan juga turut ikut serta dalam membantu Divisi Dankom seperti,
melakukan pengawalan ketika ada pesanan kelebihan atau tidak habis terjual ke
himpunan-himpunan dan area sekitar kampus pada penjualan harian, serta menjaga
keamanan saat bazar kafe.
Kerja sama yang dilakukan dengan divisi lain terbilang cukup baik, meskipun ada
beberapa kendala yang terjadi. Adanya miskomunikasi dengan Divisi Perlengkapan
yang membuat kesalahan dalam membeli perlengkapan jualan. Namun kendala
tersebut diatasi dengan cara memperbaiki komunikasi antara Divisi Dankom dan
Divisi perlengkapan. Selain itu, adanya keterlambatan pamflet pencarian dana dari
Divisi Pubdok, sehingga jumlah pesanan yang diterima kurang. Divisi Dankom
kemudian memperpanjang waktu pemesanan untuk mengatasi dampak dari kendala
tersebut.
Adapun kerja sama yang dilakukan Divisi Dankom dengan Bendahara yaitu dalam
hal pemodalan dan penyetoran hasil pencarian dana. Hasil pencarian dana langsung
disetor kepada bendahara apabila yang bersangkutan ada di lokasi. Namun jika
bendahara tidak ada dilokasi maka uang tersebut dipegang sementara oleh penanggung
jawab hasil pencarian dana. Hubungan yang terjalin dengan bendahara terbilang sangat
baik.
Dalam mempersiapkan konsumsi menjelang acara, Divisi Dankom dibantu oleh
divisi lain dan tim lapangan dalam melipat dos kue. Bantuan tersebut sangat
meringankan kerja Divisi Dankom dan konsumsi pun siap dengan cepat sesuai dengan
waktu yang ditentukan.

c. Deskripsi Kerja
1) Pra- Acara
Divisi Dankom mulai melakukan kegiatan pencarian dana pada 18 Maret 2023
hingga 10 Mei 2023. Divisi Dankom melakukan beberapa metode pencarian dana
untuk kegiatan The 16th Perisai English Competition, diantaranya penjualan harian
yang diadakan sembilan kali, Pre-order diadakan delapan kali, bazar kafe diadakan
tiga kali, Garage Sale diadakan sekali, bazar bulutangkis diadakan sekali, penjualan
voucer Kaku sebanyak 100 lembar, penjualan baju panitia dan baju yang dijual untuk
umum.
Diantara metode pencarian dana yang disebutkan diatas, metode yang paling
menguntungkan yaitu penjualan harian. Dikarenakan metode tersebut yang paling
banyak diadakan, sehingga total keuntungannya pun yang paling banyak dibandingkan
metode yang lain. Selain penjualan harian, bazar kafe juga menghasilkan keuntungan
yang cukup besar meskipun hanya diadakan tiga kali.
Adapun metode pencarian dana yang berjalan tidak sesuai dengan harapan
yaitu penjualan nasi kuning dan pakaian pada Garage Sale yang tidak habis terjual.
Walau demikian, metode pencarian dana tersebut tetap menghasilkan keuntungan
meskipun tidak banyak.
Laporan Hasil Pencarian Dana
No Tanggal Nama Modal Keuntung- Keuntung-
. Kegiatan an Bersih an Kotor

1. Sabtu, Penjuala Rp. Rp. Rp.

18 n Harian 227.50 192.500 420.000
Maret 0
2023

2. Minggu, Penjuala Rp. Rp. Rp.

19 n Harian 294.00 336.000 630.000
Maret 0
2023

Senin, Rp. Rp. 84.400 Rp.

3. Penjuala
20 363.60 448.000
n Harian
Maret 0
2023

Selasa, Rp. Rp. Rp.

4. Penjuala
21 337.00 513.000 850.000
n Harian
Maret 0
2023

Selasa, Rp. Rp. Rp.

5. Bazar
21 16.000 861.000 877.000
Kafe
Maret
2023
 Minggu, Rp. Rp. Rp.
6. Pre-Orde
25 342.80 373.500 716.500
r
Maret 0
Makanan
2023

Rp. Rp. Rp.

7. Rabu, Pre
236.50 218.500 455.000
29 Order
0
Maret Makanan
2023

Minggu, Rp. Rp. Rp.

8. Pre
02 April 497.70 254.300 752.000
Order
2023 0
Makanan

Senin, Rp. Rp. Rp.

9. Penjuala
03 April 388.00 362.000 750.000
n Harian
2023 0

Kamis, Rp. Rp. Rp.

10. Pre-Orde
06 April 182.90 296.100 479.000
r
2023 0
Makanan

Minggu, Rp.190.000 Rp.

11. Pre-Orde Rp.
09 April 483.000
r 293.00
2023
Makanan 0

Jumat-S Rp. Rp. Rp.

12. Pre-Orde
abtu, 563.20 654.800 1.218.000
r
14-15 0
Makanan
 April
2023

Kamis , Rp.
13. Bazar Rp. Rp.
27 April 821.00
Kafe 444.000 1.265.000
2023 0

Minggu, Rp. Rp. Rp.

14. Garage
30 April 24.000 301.000 325.000
Sale
2023

Senin, Rp. Rp. Rp.

15. Pre-Orde
01 April 296.00 819.000 1.115.000
r
2023 0
Makanan

Rp. Rp. Rp.

16. Rabu, Penjuala
313.00 392.000 705.000
03 Mei n Harian
0
2023

Kamis, Rp.
17. Penjuala Rp. Rp.
04 Mei 254.000
n Harian 446.00 700.000
2023
0

Jum’at, Rp.
18. Bazar Rp. Rp.
05 Mei 188.50
Bulu 156.500 345.000
2023 0
tangkis
 Minggu, Rp.
19. Pre-Orde Rp. Rp.
07 Mei 461.00
r 234.000 695.000
2023 0
Makanan

Rp. Rp.
20. Sabtu, Penjuala Rp.
190.00 535.000
08-10 n 725.000
0
Mei Brownies
2023

Rp. Rp.
21 Sabtu, Bazar Rp.
513.00 527.000
08-10 Kafe 1.040.000
0
Mei
2023

Senin, Rp.
21. Penjuala Rp. Rp.
10 Mei 389.000
n Harian 336.00 725.000
2023
0

Senin, Rp.
22. Penjuala Rp. Rp.
10 Mei 470.000
n Voucer 30.000 500.000
2023
Kaku

Kamis, Rp.
23. Penjuala Rp. Rp.
13 Mei 2.885.000
n Baju 4.295. 7.180.000
2023
Panitia 000
dan
Umum
 Rp. Rp.
Total Rp.
11.697.600 23.398.500
11.655
.700

Divisi Dankom mengadakan rapat internal divisi sebanyak lima kali selama
sejak dibentuknya kepanitian PILOT 2023. Rapat pertama membahas rencana kegiatan
pencarian dana; rapat kedua membahas sistem pencarian dana pada bulan Ramadan,
mekanisme pencarian dana non-makanan, dan prosedur People in Charge; rapat ketiga
membahas penentuan biaya pendaftaran dan perencanaan pencarian dana pada tanggal
17-18 April 2023; rapat keempat membahas penentuan konsumsi peserta PILOT 2023
dan perencanaan pencarian dana selanjutnya; kemudian rapat yang terakhir membahas
penentuan pencarian dana harian, penjualan baju yang dijual untuk umum dan panitia,
bazar bulutangkis, dan penjualan Pre-Order Kaku. Rapat pertama dan ketiga dilakukan
secara luring, sedangkan rapat kedua, keempat, dan kelima dilakukan secara daring.

Pada tanggal 10 Mei 2023, sebelum technical meeting Divisi Dankom

melakukan beberapa persiapan, seperti memesan kue sebanyak 75 biji untuk tiga jenis
kue, membeli air dus yang dikemas ke dalam dus. Kue tersebut kemudian dibagikan
kepada peserta, pandamping peserta.

Technical Meeting

Kue 75 kotak

Air dus 2 dus

Lalu pada tanggal 13 Mei 2023, pagi hari sebelum acara dimulai, Divisi
Dankom melipat kotak-kotak kue, mempersiapkan bosara dan piring rotan serta
membeli air mineral, teh botol kotak dan le minerale. Setelah kegiatan berakhir, Divisi
Dankom merapikan bosara dan piring rotan yang telah digunakan serta melipat
kotak-kotak kue untuk persiapan hari kedua. Kemudian Divisi Dankom berkoordinasi
dengan Divisi Humas untuk menanyakan ketersediaan konsumsi makanan berat dari
 Walikota untuk hari kedua acara. Dari pihak Walikota mengonfirmasi bahwa konsumsi
hanya ditanggung di hari pertama, sehingga Divisi Dankom memesan konsumsi untuk
hari kedua sebanyak 100 kotak. Selain konsumsi makanan berat, Divisi Dankom juga
memesan konsumsi makanan ringan berupa kue sebanyak 175 untuk tiga jenis kue.

Kemudian, di hari kedua acara tepatnya tanggal 14 Mei 2023, Divisi Dankom
mengisi kotak-kotak dengan kue dan minuman serta mengisi bosara untuk konsumsi
para juri. Selain itu, Divisi Dankom juga membeli air dus dan mengambil makanan
yang telah dipesan sebelumnya.

2) Acara
1. Hari pertama
Pada hari pertama acara, Divisi Dankom menyiapkan konsumsi untuk
agenda pembukaan dan juga membagikan kue dos untuk para tamu dan peserta
di Aula Prof. Mattulada. Setelah itu, penanggung jawab setiap cabang lomba
menyiapkan konsumsi berupa kue, teh botol, dan air mineral untuk para juri
beberapa menit sebelum lomba dimulai. Tidak ada kendala yang dihadapi pada
saat persiapan dan pembagian konsumsi tersebut.
Kemudian pembagian konsumsi berupa makanan berat kepada juri,
peserta dan pendamping dari tiap sekolah dilakukan setelah perlombaan
berakhir. Penanggung jawab setiap cabang lomba memberikan konsumsi kepada
juri kemudian mengarahkan peserta dan pendampingnya dari ruang lomba ke
Aula Prof. Mattulada. Hal ini dilakukan agar setelah perlombaan berakhir juri
tidak perlu menunggu hingga waktu istirahat untuk mendapatkan konsumsi.
Selain itu, agar peserta dan pendampingnya baik yang tidak lolos ke babak
selanjutnya maupun yang lolos ke babak selanjutnya tetap mendapatkan
konsumsi. Sedangkan konsumsi untuk Liaison Officer dibagikan pada saat jam
istirahat. Pembagian konsumsi berupa makanan berat pada hari pertama acara
terbilang lancar dan efektif.

H1

Nasi kotak 100 kotak

Kue 135 kotak

Air dos 6 dos

Air botol 1 dos

Teh botol kotak 1 dos

Kue Bosara 120 biji

2. Hari kedua acara

Pada hari kedua acara, penanggung jawab setiap cabang lomba

menyiapkan konsumsi untuk para juri beberapa menit sebelum lomba dimulai.
Kemudian, pembagian konsumsi berupa kue dan makanan berat dibagikan
serentak kepada seluruh peserta, juri, pendamping dari tiap sekolah, dan LO. Hal
ini dikarenakan agenda pada hari kedua dilaksanakan secara berurut dalam
ruangan yang sama. Selain itu, hari kedua acara juga merupakan final dan
pengumuman juara sehingga peserta yang gugur maupun yang lolos ke babak
final tetap hadir hingga penutupan kegiatan.

Karena adanya perubahan rundown dan sesuai dengan arahan Divisi

Acara, maka pembagian makanan berat yang rencananya akan dibagikan pada
istirahat pertama dialihkan ke istirahat kedua. Sehingga pada istirahat pertama,
peserta, pendamping dari setiap sekolah, dan LO diberikan konsumsi berupa kue
dos.

Menjelang penutupan acara, Divisi Dankom menyiapkan bosara yang

berisi kue serta teh botol, dan air mineral untuk para tamu undangan yang
menghadiri acara penutupan.
 H2

Nasi kotak 100 kotak

Kue 135 kotak

Air dos 6 dos

Air botol 1 dos

Teh botol kotak 1 dos

Kue Bosara 120 biji

3) Pasca Acara
Setelah berakhirnya kegiatan The 16th Perisai English Competition (PILOT
2023, Divisi Dankom membagikan konsumsi yang tersisa kepada panitia serta
membersihkan tempat kegiatan bersama dengan panitia yang lain. Divisi Dankom juga
melakukan pengantaran baju yang dijual untuk umum yang belum diterima
pemiliknya.
Selain itu, Divisi Dankom menyusun Laporan Pertanggungjawaban Panitia
Pelaksana PILOT 2023 dengan cara pembagian tugas kerja kepada masing-masing
anggota. Kemudian penyelarasan pencatatan dana juga dilakukan bersama bendahara
agar tidak terdapat kesalahan dalam catatan keuangan.

4. Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship

a. Kondisi Internal
Berdasarkan SK Susunan Panitia Pelaksana The 16th Perisai English
Competition (PILOT) 2023 pada 13 Maret 2023, Divisi Hubungan Masyarakat dan
Sponsorship terdiri dari 12 orang yaitu Laluna Princessa Meteora sebagai koordinator
dan Ikrima Inayah, Imelda, Andi Fathurrahman Al-Qadri Adrian, Wildan Danussalam,
A. Maharani Batari Toja, Fatih Izzul Oktafian, La Ode Muh. Erwin Shan, Sabrianti
Basrum, Gracia Aurelia, Nurlaila Islamiyah, Annisa Nurul Islami sebagai anggota dari
divisi Hubungan Masyarakat. Tercatat setelah disahkannya SK kepanitiaan, Divisi
Humas dan Sponsorship telah melakukan rapat internal sebanyak 4 kali.
 Rapat pertama yang dilaksanakan pada tanggal 19 Maret 2023 secara luring
telah menghasilkan pembagian penanggung jawab (PJ) yaitu Andi Fathurrahman
Al-Qadri Adrian, Imelda, dan Annisa Nurul islamiah sebagai PJ yang bertugas
mengantarkan surat ke pihak eksternal. Selain itu, Ikrima Inayah, Wildan Danussalam,
dan Fatih Izzul Oktafian bertugas sebagai PJ yang mengantarkan surat dalam
hubungannya dengan membantu divisi lain seperti peminjaman barang dan
peminjaman ruangan. Adapun kendala saat dilakukannya rapat internal pertama yaitu
kurangnya kehadiran anggota pada saat itu. Beberapa diantaranya yaitu Sabrianti
Basrun yang saat itu sedang berhalangan hadir dikarenakan yang bersangkutan masih
berada di kampung halamannya sementara itu A. Maharani Batari Toja, La Ode Muh.
Erwin Shan, dan Gracia Aurelia saat itu tanpa keterangan dan tidak memberikan
konfirmasi atas kehadirannya.
Rapat kedua yang dilakukan pada tanggal 24 Maret 2023 merupakan
pembagian penanggung jawab (PJ) sebagai kinerja lanjutan dari PJ sebelumnya yang
belum terselesaikan. Pembagian PJ tersebut diantaranya Fatih Izzul Oktafian, Ikrima
Inayah, dan Wildan Danussalam sebagai pendata sekolah-sekolah yang terdaftar
memiliki siswa yang berpotensi menjadi peserta dan memiliki klub Bahasa Inggris,
Muh. Erwin Shan dan Sabrianti Basrun bertugas untuk menghubungi alumni terkait
permohonan dana, sementara itu Imelda bertugas untuk membuat Rencana Anggaran
Biaya (RAB).
Pada tanggal 13 April, Divisi Humas dan Sponsorship mengalami kendala
internal yaitu terjadi perubahan Pada SK Perubahan Susunan Panitia Pelaksana Perisai
English (PILOT) sehingga dihapusnya beberapa nama dari susunan panitia Divisi
Hubungan Masyarakat sebanyak 6 orang di antaranya Andi Fathurrahman Al-Qadri
Adrian, A. Maharani Batari Toja, La Ode Muh. Erwin Shan, Sabrianti Basrum, Gracia
Aurelia, Nurlaila Islamiyah. Kendala lainnya terdapat salah satu PJ yaitu
Fathurrahman Al-Qadri Adrian yang keluar dari susunan kepanitiaan, dengan
berkurangnya anggota, hal itu memperlambat kinerja kepanitiaan untuk
menindaklanjuti surat di pihak eksternal.
Rapat ketiga yang dilaksanakan pada tanggal 3 April 2023 yaitu rapat yang
membahas penyusunan ulang pembagian kerja akibat dari SK Perubahan Susunan
Panitia Pelaksana Perisai English Competition (PILOT) dengan menghapus beberapa
nama dari anggota Divisi Hubungan Masyarakat dan penekanan dana yang
sebelumnya pengantaran surat fisik menggunakan jasa pengantaran menjadi surel
(surat elektronik). Sehingga pembagian kerja sebagai berikut yaitu Fatih Izzul
Oktafian dan Imelda sebagai PJ pengantaran dan penindaklanjutan surat ke birokrat
universitas dan fakultas, Wildan danussalam sebagai PJ penghubung komunikasi tiap
divisi, Annisa Nurul Islami sebagai PJ pencatat pembagian kerja, dan Ikrima Inayah
sebagai PJ pendataan daftar sponsorship beserta kontaknya.
Pada hari acara 1 dan 2 pada tanggal 13 dan 14 mei 2023 Divisi Hubungan
Masyarakat dan Sponsorship melakukan koordinasi dengan pihak eksternal di
antaranya Peserta, Penonton, dan Sponsorship. Pada hari acara Divisi Hubungan
Masyarakat dan Sponsorship ikut membantu divisi lain untuk memperlancar dan
mengefektifkan jalannya acara seperti menghubungi kontak pemegang kunci
ruangan-ruangan akan digunakan untuk lomba seperti Pak Agung, pak Yasser, dan ibu
 Muli selain dari itu divisi acara juga ikut membantu Liaison officer untuk memenuhi
kebutuhan peserta.
Rapat keempat dilaksanakan pada tanggal 15 Mei 2023 malam hari secara
daring melalui zoom membahas terkait penulisan LPJ kendala yang dialami yaitu salah
satu dari anggota Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship yaitu Imelda yang
saat itu mengejar pengumpulan tugas kuliah yang bertepatan dengan malam itu juga
namun dapat diatasi dengan koordinasi melalui grup Whatsapp.

b. Kondisi Eksternal
Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship secara eksternal meliputi
hubungan dengan banyak pihak baik terhadap panitia inti dan divisi lain, pihak
universitas, sponsorship, alumni dan media partner. Divisi Humas dan sponsorship
membantu sekretaris dalam mengantar dan mengumpulkan tanda tangan pihak internal
universitas dalam persuratan dan mengirim surat undangan partisipan via surel ke
sekolah-sekolah di luar Makassar. Karenbeberapa kendala administrasi dan
kemunduran acara, Divisi Humas dan sekertaris.
Dalam hubungannya dengan Divisi Dana Usaha dan Konsumsi, Divisi Humas
dan sponsorship membantu dalam menyebar pamflet bazar ke himpunan dan UKM
lingkup KMFIB-UH dengan harapan akan ramainya kegiatan bazar. Divisi Humas dan
sponsorship juga membantu Divisi Dankom mengirim surat ke rumah Walikota
Makassar untuk mengajukan bantuan konsumsi. Setelah kerjasama dengan pihak Kaku
food, Divisi Humas dan Sponsorship membantu Divisi Dankom dalam penjualan
voucher Kaku food dan menawarkannya kepada senior dan alumni bersamaan dengan
penjualan brownies dan merchandise PILOT 2023 berupa baju kaos.
Divisi Humas dan Sponsorship juga membantu Divisi Publikasi dan
Dokumentasi menyebar informasi PILOT via Instagram kepada akun-akun Klub
Bahasa Inggris dan OSIS SMA se-Sulawesi Selatan, juga menyebarkan
pamflet-pamflet acara ataupun penggalangan dana ke grup warga perisai melalui
pengurus demi memastikan semua pihak-pihak yang diharapkan terlibat dan tidak
tertinggal informasi seputar PILOT 2023.
Divisi Humas dan Sponsorship juga membantu Divisi Acara dan Perlengkapan
dalam peminjaman tempat dan barang dengan cara berkomunikasi dan mengantar
surat peminjaman barang ke pihak internal universitas, menghubungi atau mendatangi
langsung pihak sponsorship dan media partner yang akan diajak kerjasama seperti
Kahf, PDAM, Bananachips EBE, Aas Building, H2O Creative, Kaku Food, Wardah,
EBS Unhas, Event Unhas, Unhas Info, Iradio Makassar, Sejuta Cita, XL Home,
Bumiputera muda, Garudafood, Mandiri Taspen, Gojek, Mayora, PT. Sosro dan
Identitas Unhas.
Setelah keluarnya SK pertama di tanggal 17 maret 2023, hubungan eksternal
Divisi Humas dan Sponsorship yang pertama kali terlaksana yaitu kerjasamanya
dengan Divisi Dankom dalam menghubungi pihak cafe untuk melakukan bazar di
tanggal 21 Maret 2023, pada tanggal 7 April 2023, Divisi Humas dan Sponsorship
bersama ketua panitia, Divisi Keamanan dan Perlengkapan datang menemui pihak
sponsor Kaku food atas permintaan pihak tersebut di kantor Kaku food.
 Di hari keluarnya SK perubahan pada tanggal 13 April 2023, Divisi Humas dan
Sponsorship menemani sekretaris untuk mengurus persuratan di Dinas Pendidikan
Prov. Sulsel pada pukul 1 siang. Pada tanggal 14 April 2023, Divisi Humas dan
Sponsorship menghubungi Sekretaris Departemen terkait peminjaman tempat dan
menghubungi pihak sponsor H20 Creative terkait kerjasama. Pada tanggal 2 Mei 2023,
tepat pada hari SK perubahan terakhir diterbitkan, Divisi Humas dan Sponsorship
kembali mengumpulkan tanda tangan pihak-pihak internal universitas sehubungan
dengan terbitnya surat-surat baru dikarenakan kemunduran acara PILOT 2023. Pada
tanggal 5 Mei 2023, Divisi Humas dan Sponsorship menghubungi pihak media partner
terkait kerja sama. Keesokan harinya, pada 6 Mei 2023 Divisi Humas dan Sponsorship
membantu divisi Pubdok dalam menghubungi pihak videotron universitas untuk
pemublikasian acara.
Pada tanggal 4 Mei 2023, Divisi Humas dan Sponsorship mendaftarkan data
koordinator dan ketua panitia guna menyetor berkas untuk izin rekomendasi acara ke
Dinas Pendidikan Prov. Sulsel melalui laman web atas arahan mereka saat Divisi
Humas dan Sponsorship berkunjung langsung ke sana.
Meskipun dampak dari keterlambatan pengurusan administrasi yang
mengakibatkan divisi Humas dan sekertaris juga lambat menyebarkan informasi,
syukurnya hal ini dapat diatasi dengan menghubungi pihak - pihak sekolah,
sponsorship dan media partner yang sekiranya berpotensi besar untuk berpartisipasi
dalam PILOT 2023.

c. Deskripsi Kerja
1) Pra- Acara
Pada minggu pertama, beberapa linimasa Divisi Humas dan Sponsorship yaitu
telah melakukan rapat internal divisi pertama dan kedua pada tanggal 19 dan 24 April
2023 secara luring, mengikuti rapat SC-OC pertama dan kedua pada tanggal 18 dan
22 Maret 2023 secara luring, telah membagi daftar sekolah se-Sulsel dengan
pembagian sebanyak 4 kabupaten dalam 1 anggota, serta telah menyelesaikan daftar
sponsorship dalam jangka waktu 3 minggu yaitu 20 Maret-16 April 2023. Dalam
waktu 3 minggu untuk pengumpulan daftar sponsor, Divisi Humas dan Sponsorship
mendapatkan dengan total 134 daftar nama sponsorship.
Pada minggu kedua, beberapa linimasa kerja yang dilakukan Divisi Humas dan
Sponsorship yaitu mengikuti rapat SC-OC ketiga pada tanggal 1 April 2023 secara
luring, rapat internal divisi ketiga pada tanggal 3 April 2023 secara daring, serta
pembuatan linimasa kerja minggu kedua. Adapun deskripsi tugas dari linimasa kerja
minggu kedua yaitu mengantarkan surat ke dekanat pada tanggal 6 April 2023,
pembagian daftar sekolah pada tanggal 6 April 2023, dan mencari surel OSIS atau
sekolah se-Sulsel. Adapun kendala yang didapatkan pada pencarian surel OSIS atau
sekolah yaitu banyak sekolah yang surelnya tidak terdaftar dan memakai surel yang
lama. Untuk itu, Divisi Humas dan Sponsorship mencari solusi dengan cara
menghubungi OSIS dan klub Bahasa Inggris sekolah-sekolah melalui akun sosial
media instagram mereka memakai instagram resmi PILOT. Kendala yang lain yaitu
pengumpulan RAB Divisi Humas dan Sponsorship yang terlambat karena sulitnya
mendapatkan informasi yang tepat soal estimasi harga yang dibutuhkan dalam
pengiriman surat pada setiap sekolah yang ada di Sulawesi Selatan sehingga untuk
mempercepat pengumpulannya dipakailah acuan jasa pengiriman nasional sebagai
estimasi harga.
Pada minggu ketiga, linimasa kerja yang dilakukan oleh Divisi Humas dan
Sponsorship yaitu mengikuti rapat SC-OC yang keempat, kelima, dan keenam pada
tanggal 8, 13, dan 16 April 2023 juga pembuatan linimasa kerja minggu ketiga.
Adapun deskripsi kerja yang dilakukan yaitu pengantaran surat ke dekanat pada
tanggal 10 April 2023 dan ditindaklanjuti pada tanggal 17 April 2023 namun
terkendala pada surat yang belum ditindaklanjuti pihak dekanat, pengantaran surat
untuk wakil dekan pada tanggal 12 April 2023, pengantaran surat ke kantor Dinas
Pendidikan Prov. Sulsel pada tanggal 14 April 2023, juga melakukan pengajuan surat
rekomendasi kegiatan ke Dinas Pendidikan Prov. Sulsel melalui laman web instansi
Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) dan di ditindaklanjuti pada tanggal 3 Mei 2023.
Selain pengantaran dan pengajuan surat, Divisi Humas dan Sponsorship juga
mengumpulkan daftar surel sekolah se-Sulsel deadline 15 april tetapi terhambat karena
banyak surel yg tidak terdaftar dan harus dicocokkan ulang, daftar LO untuk PILOT
dan di bantu dengan SC dankom (Destaniel Adya Mersa).
Pada minggu keempat, linimasa kerja yang dilakukan Divisi Humas dan
Sponsorship yaitu mengikuti rapat SC-OC ketujuh pada tanggal 24 April 2023 secara
daring, menghubungi pihak departemen untuk melengkapi persuratan, dan pembagian
kontak alumni dengan maksud penawaran galang dana dan sponsorship pada tanggal
24 April 2023 dan mulai dilakukan pada tanggal 25 April 2023. Adapun kendala yang
didapatkan ialah kesalahan penulisan narasi kata dalam menghubungi alumni sehingga
solusi yang dilakukan ialah menarik kembali pesan dan memperbaiki narasi kata untuk
dikirim kembali kepada kontak-kontak alumni pada tanggal 5 Mei 2023. Pada tanggal
26 April 2023, anggota Divisi Humas dan Sponsorship meminta tanda tangan Ketua
Departemen Sastra Inggris untuk menandatangani surat yang akan dikirim ke
sekolah-sekolah aktif yang ada di makassar namun kendala yang didapatkan ialah
Ketua Departemen Sastra Inggris tidak berada di tempat sehingga diatasi dengan
anggota Divisi Humas dan Sponsorship lain yang tidak memiliki jadwal kuliah untuk
datang di waktu selanjutnya. Pada tanggal 26-27 April 2023, Divisi Humas dan
Sponsorship juga membagikan pamflet bazar kepada himpunan-himpunan lingkup
KMFIB-UH.
Pada minggu kelima, tanggal 3 Mei 2023 Divisi Humas dan Sponsorship
mengajukan surat bantuan dana kepada pihak Walikota Makassar, mengajukan surat ke
Biro komunikasi untuk perizinan videotron, juga melakukan pengantaran proposal
kepada empat perusahaan yaitu AAS Building pada tanggal 8 Mei 2023, Bapenda pada
tanggal 9 Mei 2023, serta Mayora dan BUMIDA pada tanggal 10 Mei 2023. Adapun
pengiriman proposal kepada Kahf, Pawawois, Gojek, dan Wardah dikirim secara
daring melalui sosial media dan surel. Beberapa konfirmasi dari pihak sponsorship
yang didapatkan ialah mereka sebagian menolak dikarenakan sisa waktu yang sudah
dekat dengan acara maupun dikarenakan mereka sudah tidak memberikan sponsor
kepada pihak lain lagi, namun terdapat juga salah satu sponsor yang menerima seperti
Wardah yang memberi sponsorship berupa produk dan memasang stand pada saat
acara.
2) Acara
1. Hari Pertama
Pada hari pertama acara Perisai English Competition (PILOT) 2023,
Koordinator Divisi Humas dan Sponsorship telah menugaskan
anggota-anggotanya dengan berbagai tugas. Acara dimulai dengan penugasan
anggota Divisi Humas dan Sponsorship untuk menjaga tempat registrasi dan
memastikan semua peserta yang telah mendaftar mengisi absensi. Tugas ini
penting agar Divisi Humas dan Sponsorship dapat mengidentifikasi peserta yang
hadir dan memastikan bahwa mereka terdaftar secara resmi. Tugasnya termasuk
memeriksa daftar peserta yang telah mendaftar, memberikan formulir absensi
kepada peserta, dan memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan telah
diisi dengan benar. Divisi Humas dan Sponsorship juga mengarahkan dan
menjawab pertanyaan peserta terkait proses registrasi.
Tugas anggota lain yaitu bertugas sebagai penyambut tamu dan peserta.
Tugasnya adalah memberikan sambutan yang hangat kepada semua tamu yang
hadir, mengarahkan mereka ke tempat registrasi, dan memberikan informasi
umum tentang acara kepada mereka. Divisi Humas dan Sponsorship menyambut
tamu dengan ramah, menjawab pertanyaan mereka, dan memberikan arahan
yang jelas tentang langkah-langkah yang harus diambil untuk mengisi absensi.
Dengan membagi tugas ini, Divisi Humas dan Sponsorship berharap
dapat memberikan pengalaman yang baik kepada peserta acara. Divisi Humas
dan Sponsorship ingin memastikan bahwa peserta merasa disambut dengan baik
dan memiliki pemahaman yang jelas tentang proses registrasi serta informasi
umum mengenai acara. Dengan demikian, Divisi Humas dan Sponsorship
berupaya menjalankan tugas dengan efektif untuk menyediakan pengalaman
yang positif bagi semua pihak yang berpartisipasi di hari acara.
Selain itu, tugas anggota Divisi Humas dan Sponsorship lainnya yaitu
menghubungi orang yang bertanggung jawab atas kunci-kunci ruangan FIB,
MKU, dan Departemen. Tugas ini dilakukan untuk memastikan akses yang tepat
dan teratur ke ruangan-ruangan tersebut. Anggota Divisi Humas dan
Sponsorship yang ditugaskan menghubungi pihak yang berwenang dalam hal ini,
seperti petugas keamanan, pengelola fasilitas, atau staf administratif yang
bertanggung jawab atas distribusi dan pengelolaan kunci-kunci tersebut. Dalam
komunikasi tersebut, Divisi Humas dan Sponsorship menyampaikan terkait
peminjaman kunci-kunci ruangan FIB, MKU, dan Departemen. Divisi Humas
dan Sponsorship memastikan agar proses pengontakan ini dilakukan dengan
sopan dan jelas, menyampaikan informasi yang diperlukan dengan tepat. Tujuan
Divisi Humas dan Sponsorship adalah untuk menjalin kerjasama yang baik
dengan pihak yang memegang kunci-kunci tersebut agar kegiatan di
ruangan-ruangan tersebut dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
Terakhir, salah satu anggota lainnya memiliki tugas khusus yaitu
mengambil piala dan membawa surat undangan pembukaan juri untuk
ditandatangani, serta memastikan piala hadiah siap dipajang saat acara
pembukaan. Koordinator Divisi Humas dan Sponsorship memiliki tanggung
jawab dalam mengawasi peserta di aula, memantau keberadaan peserta,
memastikan mereka berada di ruang yang sesuai dengan jadwal acara, serta
memastikan bahwa peserta hadir dalam sesi yang seharusnya mereka ikuti. Jika
ada peserta yang tidak hadir atau tersesat, Koordinator akan berupaya mencari
solusi yang tepat untuk menangani situasi tersebut. Selain itu, Koordinator juga
bertanggung jawab untuk menjawab pertanyaan dan mengatasi masalah yang
mungkin timbul dari peserta. Koordinator siap memberikan informasi yang
diperlukan dan membantu peserta dalam hal-hal yang berkaitan dengan acara.
Jika ada kekhawatiran atau keluhan yang diajukan oleh peserta, Koordinator
berusaha untuk menyelesaikan masalah dengan efektif dan memastikan
kepuasan peserta.
Selain bertugas di dalam aula, Koordinator Divisi Humas dan
Sponsorship juga berkoordinasi dengan Koordinator Divisi Acara dan
menyampaikan segala hal terkait cabang lomba kepada Koordinator Lapangan,
sehingga semua lomba dapat berjalan dengan lancar. Komunikasi yang baik
antara Koordinator Divisi Humas dan Sponsorship dan Koordinator Divisi Acara
sangat penting untuk memastikan semua aspek acara terkoordinasi dengan baik.
Dengan tanggung jawab ini, Koordinator Divisi Humas dan Sponsorship
berperan penting dalam menjaga kelancaran dan kesuksesan acara. Divisi Humas
dan Sponsorship bekerja sama dengan panitia dan pihak lainnya untuk
memberikan pengalaman yang positif bagi peserta, serta memastikan bahwa
semua aspek acara berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana.
Selama pembukaan acara, anggota Divisi Humas dan Sponsorship yang
bertugas di bagian administrasi membacakan doa di aula, sedangkan anggota
lain menggantikannya di bagian registrasi. Selain itu, salah satu anggota Divisi
Humas dan Sponsorship menjadi dirigen untuk agenda menyanyikan lagu
Indonesia Raya, memimpin peserta dan tamu dalam menyanyikan lagu
kebangsaan Indonesia.
Setelah acara pembukaan, Divisi Humas dan Sponsorship bekerja sama
dengan Liaison Officer (LO) untuk mengantarkan peserta ke ruangan yang
dikhususkan untuk masing-masing peserta kemudian anggota Divisi Humas dan
Sponsorship dibagi sesuai dengan tempat lomba yang ada. Di cabang lomba
News Casting dan Speech, anggota Divisi Humas dan Sponsorship bertugas
menjaga di departemen, memastikan peserta memperoleh informasi yang
diperlukan, menjawab pertanyaan, memberikan bantuan, dan memastikan proses
berjalan lancar. Sementara itu, di cabang lomba Battle of Brains dan Debate,
anggota Divisi Humas dan Sponsorship juga bertugas menjaga di FIB tempat
lomba Battle of Brains dan Debate berlangsung. Selain itu, terdapat satu anggota
Divisi Humas dan Sponsorship yang menjadi swing team (tim penggenap) untuk
lomba Debate.
Sore harinya, salah satu anggota Divisi Humas dan Sponsorship telah
menghubungi pihak sponsorship, yaitu Wardah. Pihak Wardah mendukung acara
PILOT dengan memberikan sepuluh rangkaian produk Wardah namun
dikarenakan memiliki kegiatan lain yang bertepatan dengan hari acara, pihak
Wardah tidak dapat memasang stand di lokasi saat hari pertama acara dan
 memasang stand mereka di lokasi pada hari kedua acara. Dalam hal ini, Divisi
Humas dan Sponsorship menghargai kerjasama dan dukungan yang diberikan
oleh Wardah meskipun ada kendala jadwal yang tak dapat dihindari. Divisi
Humas dan Sponsorship memastikan bahwa produk Wardah yang diberikan akan
disebarkan kepada peserta juara dan para juri sehingga mereka dapat menikmati
dan mengapresiasi sumbangan dari pihak sponsorship. Divisi Humas dan
Sponsorship pun berkomitmen untuk menjaga hubungan baik dengan pihak
sponsorship dan menghormati keterbatasan serta kebutuhan mereka.

2. Hari Kedua
Pada tanggal 14 Mei 2023 di hari kedua, tugas Divisi Humas dan
Sponsorship masih tetap sama. Koordinator Humas dan Sponsorship bertugas di
aula, sedangkan satu anggota bertugas di bagian registrasi, dan anggota yang lain
bertugas untuk menyambut tamu dan peserta. Selain itu, terdapat anggota lain
yang bertugas membawa sertifikat untuk ditandatangani oleh Ketua Departemen
dan diberikan kepada peserta yang berhak setelah acara berakhir. Adapun
kendala yang dihadapi ialah Divisi Humas dan Sponsorship mengalami
kebingungan terkait proses penandatanganan sertifikat. Salah satu anggota Divisi
Humas dan Sponsorship melaporkan bahwa sertifikat yang sedang
ditandatangani terdapat kesalahan. Divisi Humas dan Sponsorship pun
memutuskan untuk mengembalikan sertifikat yang sedang ditandatangani yang
dianggap salah ke sekretariat Perisai. Tindakan ini penting untuk memastikan
bahwa sertifikat yang diberikan kepada peserta sesuai dengan standar yang
ditetapkan dan bebas dari kesalahan. Setelah sertifikat dikembalikan, Divisi
Humas dan Sponsorship berkoordinasi dengan Divisi Publikasi dan
Dokumentasi untuk membuat ulang sertifikat. Divisi Humas dan Sponsorship
mengusulkan agar sertifikat dibuat ulang dengan menggunakan pindaian tanda
tangan Ketua Departemen. Dengan cara ini, Divisi Humas dan Sponsorship
dapat menghindari proses penandatanganan manual oleh Ketua Departemen
yang akan memakan waktu dan tenaga yang besar, mengingat jumlah sertifikat
yang sangat banyak.
Divisi Humas dan Sponsorship memastikan bahwa sertifikat yang baru
dibuat ulang dengan tanda tangan Ketua Departemen yang dipindai tersebut akan
melalui proses verifikasi untuk memastikan kebenaran dan keakuratan
informasinya. Dalam menyelesaikan masalah ini, Divisi Humas dan Sponsorship
mengedepankan komunikasi efektif antara anggota Divisi Humas dan
Sponsorship, Divisi Publikasi dan Dokumentasi, dan Ketua Departemen. Divisi
Humas dan Sponsorship bekerja sama untuk memahami dan menjalankan proses
yang diperlukan guna memastikan bahwa sertifikat yang diberikan kepada
peserta adalah benar dan sesuai dengan persyaratan acara.
Dalam penutupan acara PILOT ini, anggota Divisi Humas dan
Sponsorship mengingatkan setiap UKM dan Perhimpunan untuk kembali hadir.
Seperti pada pembukaan, perwakilan dari Divisi Humas dan Sponsorship
menjadi pembaca doa dan dirigen. Dengan adanya perwakilan dari Divisi Humas
dan Sponsorship sebagai pembaca doa dan dirigen, diharapkan penutupan acara
 PILOT ini dapat berjalan dengan khidmat dan sukses sesuai dengan tujuan yang
diharapkan.
3) Pasca Acara
Pada tanggal 15 Mei 2023 tepat setelah selesainya acara, Divisi Humas
dan Sponsorship membawa suvenir ucapan terima kasih kepada salah satu juri
dan Ketua Departemen di malam hari dibantu oleh Divisi Acara berhubung
mereka tidak sempat mengikuti rangkaian acara sampai selesai yang
menyebabkan beliau tidak dapat menerima suvenir tersebut tepat di agenda acara
selesai. Di hari yang sama, Divisi Humas dan Sponsorship melakukan rapat
internal secara daring melalui zoom guna membahas bagian-bagian penulisan
LPJ.
Keesokan harinya di tanggal 16 Mei 2023, Divisi Humas dan
Sponsorship kembali membahas berunding tentang penulisan LPJ serta
membahas poin-poinnya secara lebih rinci. Pembahasan ini berjalan lancar
dengan kehadiran Koordinator SC dan SC berhubung mereka berada di satu
tempat yang sama dengan Divisi Humas dan Sponsorship yaitu Perpustakaan
Pusat Universitas Hasanuddin.

5. Divisi Perlengkapan
Divisi perlengkapan adalah divisi yang bertanggung jawab atas penyediaan
alat-alat yang dibutuhkan selama kegiatan PILOT 2023 berlangsung. Menyadari akan hal
tersebut, maka Divisi Perlengkapan menjalin komunikasi dan koordinasi dengan divisi
lain maupun pihak diluar kepanitiaan untuk bekerjasama guna memenuhi kebutuhan
perlengkapan. Dalam upaya memenuhi kebutuhan tersebut, Divisi Perlengkapan
mengatur daftar dan penyaluran barang dengan optimal melalui kerja yang terorganisir
pada internal Divisi Perlengkapan.
a. Kondisi Internal
Divisi Perlengkapan beranggotakan sembilan orang yang terdiri dari I Gede
Mas Chandra Widyastana sebagai koordinator, Alam Nuary Dassir, Muh. Rifqi
Syahbani, Syauqi Taftazani, Zalfa Adzani Syahputri, Andi Putri Ratu Bulqis,
Kurniawan Maulana, Nurul Irsa Aulia, Muh. Afif Amnur sebagai anggota. Sejak awal
dibentuknya Divisi Perlengkapan, kinerja Divisi Perlengkapan dapat dikatakan tidak
baik karena kurangnya koordinasi yang dilakukan oleh anggota kepada
koordinatornya. Upaya yang dilakukan oleh koordinator untuk mengatasi kendala
tersebut yaitu dengan menghubungi anggota yang tidak aktif tersebut secara berkala,
namun itu tidak membuahkan hasil. Maka dari itu koordinator berkoordinasi dengan
ketua panitia terkait dengan anggota yang kurang aktif yang membuat ketua panitia
melakukan reshuffle kepanitiaan, anggota Divisi Perlengkapan yang terhitung tidak
aktif sejak awal kepanitiaan dikeluarkan dari kepanitiaan.
Divisi Perlengkapan melakukan rapat internal divisi sebanyak dua kali. Rapat
internal Divisi Perlengkapan yang pertama dilaksanakan pada tanggal 24 Maret 2023
yang hanya dihadiri oleh I Gede Mas Chandra Widyastana, Alam Nuary Dassir, dan
Syauqi Taftazani. Anggota lainnya Muh. Rifqi Syahbani tidak dapat menghadiri rapat
internal karena bertabrakan dengan jadwal kelas, Andi Putri Ratu Bulqis yang sedang
pulang ke kampung halaman, Zalfa Adzani Syahputri, Kurniawan Maulana, Nurul Irsa
 Aulia, dan Muh. Afif Amnur yang tidak memberikan konfirmasi untuk menghadiri
rapat. Di rapat ini, Divisi Perlengkapan mengevaluasi kinerja kerja yang masih kurang
dan membahas apa yang akan Divisi Perlengkapan lakukan selama kepanitiaan
berjalan (terlampir)
Rapat internal Divisi Perlengkapan kedua dilaksanakan pada tanggal 07 Mei
2023 yang dihadiri oleh I Gede Mas Chandra, Alam Nuary Dassir, Syauqi Taftazani,
ketua panitia Muhammad Daffa Althaf Amin, dan Koordinator Lapangan Rahmat.
Anggota lainnya Muh. Rifqi Syahbani, Muh. Reza Irfan Lapatta tidak memberikan
konfirmasi untuk menghadiri rapat. Pada rapat kedua ini, Divisi Perlengkapan
membahas tentang persiapan menjelang hari acara (terlampir)
Dikeluarkannya Surat Keputusan Perubahan Kepanitian kedua berdasarkan
hasil rapat SC-OC ketiga membuat Andi Ratu Bulqis dipindahkan dari Divisi
Perlengkapan, dan digantikan oleh Muh. Reza Irfan Lapatta dari Divisi Dana Usaha
dan Konsumsi ke Divisi Perlengkapan dikarenakan Divisi Perlengkapan membutuhkan
mobilitas tambahan untuk membantu kerja Divisi Perlengkapan. Anggota lainnya
yaitu Zalfa Adzani Syahputri, Kurniawan Maulana, Nurul Irsa Aulia, dan Muh. Afif
Annur dikeluarkan dari kepanitiaan atas rekomendasi koordinator karena tidak adanya
partisipasi selama kepanitiaan dan konfirmasi lebih lanjut untuk mengikuti
kepanitiaan.
Dipindahkannya Muh. Reza Irfan Lapatta ke Divisi Perlengkapan dengan
harapan dapat membantu mobilitas Divisi Perlengkapan, namun hal itu tidak
memberikan dampak secara signifikan karena yang bersangkutan kurang aktif dalam
membantu Divisi Perlengkapan. Hal ini membuat Divisi Perlengkapan cukup
kewalahan dalam tugasnya membantu menyiapkan perlengkapan yang divisi lain
butuhkan. Keluhan tersebut disampaikan oleh koordinator Divisi Perlengkapan kepada
Steering Committee (SC) sehingga SC meneruskannya kepada pengurus Perisai
KMFIB-UH. Hasilnya pengurus Perisai KMFIB-UH menawarkan pembentukan tim
lapangan yang akan membantu kerja Divisi Perlengkapan.

b. Kondisi Eksternal
Pada awal kepanitiaan PILOT 2023, Divisi Perlengkapan banyak bekerja sama
dengan Divisi Dana Usaha dan Konsumsi dalam menyiapkan kebutuhan pencarian
dana. Selanjutnya, pada pelaksanaan garage sale, Divisi Perlengkapan juga membantu
menyiapkan pakaian yang akan dijual dan juga membantu menyediakan terpal. Saat
hari acara, Divisi Perlengkapan berkoordinasi dengan Divisi Dana Usaha dan
Konsumsi untuk mengambil kebutuhan konsumsi pada hari acara berlangsung
Disisi lain, Divisi Perlengkapan juga bekerja sama dengan Divisi Acara dalam
menyiapkan peralatan dan ruangan pada saat Lokakarya. Divisi Perlengkapan juga
menemani Divisi Acara dalam meninjau ruangan yang ingin digunakan. Selanjutnya,
Divisi Perlengkapan membantu menyiapkan keperluan dekorasi dan sehari sebelum
hari kegiatan berlangsung Divisi Perlengkapan membantu mendekorasi ruangan yang
akan digunakan.
Divisi Perlengkapan membantu Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship
dalam pemenuhan Handy Talkie (HT). Divisi Perlengkapan juga membantu Divisi
Hubungan Masyarakat dan Sponsorship dan Sekretaris dalam pengantaran surat
 undangan ke SMA/SMK/MA/Sederajat di Makassar. Pada saat hari acara, Divisi
Perlengkapan membantu mendirikan lapak Wardah yang merupakan salah satu
sponsor dalam kegiatan PILOT 2023 dan menyiapkan keperluan lainnya yang
dibutuhkan oleh pihak sponsor.
Dalam pemenuhan kebutuhan publikasi dari Divisi Publikasi dan Dokumentasi,
Divisi Perlengkapan menyiapkan kamera dan juga tripod. Divisi Perlengkapan juga
membantu Divisi Publikasi dan Dokumentasi dalam mencetak spanduk dan pataka.
Terakhir, Divisi Perlengkapan membantu mencetak menu dan daftar pesanan untuk
kebutuhan bazar kafe.
Divisi Perlengkapan dan Divisi Keamanan bekerja sama dalam pengamanan
barang selama keberlangsungan PILOT 2023 serta membantu mendekorasi aula.
Divisi Perlengkapan dan tim lapangan melakukan kerjasama dalam
menyiapkan kebutuhan lomba, dekorasi ruangan, membuat pataka, dan menyiapkan
kebutuhan pengisi acara. Dengan adanya tim lapangan, tugas dari Divisi Perlengkapan
dapat dikatakan terbantu.
Divisi Perlengkapan berkoordinasi dengan Sekretaris untuk pembuatan surat
peminjaman barang, menyediakan kertas dan tinta, mencetak berkas yang tidak sempat
dicetak sekretaris.
Divisi Perlengkapan berkoordinasi dengan Bendahara untuk penggunaan dana
pengadaan perlengkapan.

c. Deskripsi Kerja
1) Pra- Acara
Setelah kepanitiaan terbentuk, Divisi Dana Usaha dan Konsumsi
mengkonfirmasi kebutuhan untuk penjualan harian, Pre-Order, bazar kafe, dan
Garage Sale selama pra-acara. Divisi Perlengkapan mulai menanyakan
barang-barang apa saja yang akan dibutuhkan oleh setiap divisi pada saat hari acara
nantinya. Beberapa lembaga sempat dihubungi seperti Himatika KM FMIPA dan
SMK-SMAK Makassar untuk peminjaman bel namun tidak dapat dipinjamkan
sehingga diganti dengan bendera warna-warni mengingat waktu yang semakin
sempit. Lembaga lain juga dihubungi seperti UKM Liga Film Unhas untuk
peminjaman Microphone clip-on dan UKM Teater Kampus Unhas untuk
peminjaman kain hitam.
Divisi Perlengkapan juga mengkonfirmasi peminjaman ruangan ke bagian
perlengkapan pihak fakultas dan pihak departemen yang berkoordinasi dengan
Divisi Acara dengan Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship
Mendekati hari acara, Divisi Perlengkapan mulai mencetak pataka dan
spanduk yang telah didesain sebelumnya oleh Divisi Publikasi dan Dokumentasi,
kemudian berkoordinasi dengan Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship
terkait titik-titik pemasangan pataka. Sehari sebelum acara hingga sebelum
pembukaan acara, Divisi Perlengkapan menyiapkan ruangan-ruangan yang akan
dipakai selama acara seperti Aula Prof.Mattulada, beberapa ruangan di FIB V, SIL
1-2, dan beberapa ruangan di gedung MKU dibantu oleh tim lapangan dan
mengecek kesiapan dan kondisi dari perangkat ruangan yang akan digunakan.
 Divisi Perlengkapan membantu Divisi Dana Usaha dan Konsumsi membeli
konsumsi sebelum acara dimulai. Divisi Dana dan Konsumsi juga meminta
penyediaan meja panjang di belakang aula untuk menaruh konsumsi peserta.
2) Hari Acara
Setelah acara dibuka oleh Ketua BEM KMFIB-UH, Divisi Acara
berkoordinasi dengan Divisi Perlengkapan untuk pendistribusian barang lomba dan
pengaturan ruangan lomba di setiap pergantian cabang lomba. Divisi Perlengkapan
bersiaga di area sekitaran ruang lomba jika sewaktu-waktu dibutuhkan
perlengkapan dengan segera. Setelah acara hari pertama berakhir, Divisi
Perlengkapan membantu Sekretaris dan Divisi Publikasi dan Dokumentasi
menyediakan kertas dalam pencetakan surat-surat dan sertifikat.
Pada hari kedua acara, Divisi perlengkapan dibantu oleh tim lapangan
memasang kain hitam sebagai backstage. Kemudian melepas spanduk cabang
lomba di gedung FIB karena akan dialihfungsikan menjadi restroom peserta. Ini
juga dilakukan di sore harinya di Gedung Departemen Sastra Inggris ketika cabang
lomba Newscast telah usai. Setelah penutupan, Divisi Perlengkapan membersihkan
aula dan sekitarnya.
3) Pasca Acara
Setelah kegiatan selesai, Divisi Perlengkapan dan divisi lainnya membantu
Divisi Perlengkapan untuk merapikan barang-barang yang sekiranya dipakai selama
acara dan juga mengembalikan barang pinjaman. Divisi perlengkapan mulai
menyusun narasi dan lampiran Laporan Pertanggungjawaban.

6. Divisi Keamanan
Divisi Keamanan adalah divisi yang bertugas untuk menjaga keamanan dan
ketertiban acara The 16th Perisai English Competition (PILOT 2023) serta menjaga
keamanan perlengkapan dari pra-acara hingga pasca-acara.
a. Kondisi Internal
Pada awal kepanitiaan, Divisi Keamanan berjumlah delapan orang yaitu Muh.
Asrul sebagai koordinator, Syaiful Bahri, Muh. Nur Fikri, Ahmad Raihannur
Mustamin, Khairul Suweleh, Muhammad Alif, Vladimir Piebe Supusepa dan
Rahmatul Nikmat sebagai anggota. Namun, selama dua minggu kepanitian berjalan,
beberapa anggota dari Divisi keamanan tidak aktif yaitu Khairul Suweleh, Ahmad
Raihannur, Vladimir Piebe Supusepa, dan Muhammad Alif. Menindaklanjuti hal
tersebut, Koordinator bersama Steering committee berusaha untuk menghubungi
beberapa anggota tersebut tetapi tidak mendapatkan respon dari yang bersangkutan.
Sehingga dalam surat reshuffle yang dikeluarkan pada tanggal 13 April 2023, anggota
Divisi Keamanan yang tidak aktif tersebut dikeluarkan dari kepanitiaan.
Setelah perubahan ini Divisi Keamanan menjalankan tugasnya dengan baik.
Namun, beberapa minggu sebelum acara, salah satu anggota dari Divisi Keamanan
kurang aktif yaitu Rahmatul Nikmat. Sehingga Koordinator Divisi Keamanan beserta
Koordinator Lapangan berusaha untuk menghubungi yang bersangkutan, namun tidak
mendapatkan respon yang baik. Oleh karena itu anggota Divisi Keamanan yang aktif
hingga hari acara hanya berjumlah tiga orang.
 Divisi Keamanan mengadakan rapat internal sebanyak dua kali. Rapat internal
pertama dilaksanakan pada tanggal 14 April 2023 secara luring dan dihadiri oleh
semua anggota beserta koordinator Divisi Keamanan. Rapat internal kedua
dilaksanakan pada tanggal 13 Mei 2023 secara daring, salah satu anggota berhalangan
hadir pada saat itu yaitu Rahmatul Nikmat.
Pada pasca-acara, Steering Committee, Koordinator dan dua anggota lainnya
aktif dalam pengerjaan LPJ baik itu dikerjakan secara bersama (luring) maupun di
google document (daring). Hanya satu anggota yang tidak ikut serta dalam pengerjaan
LPJ yaitu Rahmatul Nikmat. Koordinator dan Steering Committee tetap menghubungi
dan mencoba mencari informasi namun tidak ada kabar dari yang bersangkutan.

b. Kondisi Eksternal
Selama keberjalanan kepanitiaan PILOT 2023, Divisi Keamanan menjalin
hubungan dengan divisi lain, seperti bekerja sama dengan Divisi perlengkapan untuk
menjaga keamanan perlengkapan kepanitiaan; bekerja sama dengan Divisi Dankom
mengenai pengawalan dan menjaga ketertiban pencarian dana; berkoordinasi dengan
Divisi Humas dalam pengawalan dan membantu penyebaran surat.; serta menjalin
kerja sama dengan Divisi acara mengenai alur denah dan pengawalan rundown acara.
Hubungan yang terjalin dengan divisi-divisi tersebut terbilang baik.
Pada hari acara, Divisi Keamanan dibantu oleh SC Divisi Keamanan dan tim
lapangan yaitu Muh. Abizard dan St. Hajar Aisyah dalam pengamanan acara. Dengan
adanya bantuan tenaga dari tersebut, kinerja Divisi Keamanan sangat terbantu
mengingat jumlah anggota divisi yang sedikit.
c. Deskripsi Kerja
1) Pra- Acara
Selama pra-acara, Divisi Keamanan menjalankan tugas dengan baik. Adapun
yang dilakukan oleh Divisi Keamanan sebelum acara yaitu mengadakan rapat
internal sebanyak dua kali. Rapat internal pertama membahas tentang penjagaan
keamanan dan ketertiban pra-acara. Kemudian pada rapat internal kedua membahas
tentang alur pengamanan hari acara.
Kemudian, tugas-tugas yang dijalankan Divisi Keamanan selama pra-acara
seperti menjaga keamanan inventaris kepanitiaan yang berada di sekretariat Perisai
KMFIB-UH, menjaga spanduk dan pataka yang terpasang di beberapa titik,
mengawal penjualan harian dan bazar, menjaga dan mengikuti keberlangsungan
rapat Steering Committee dan Organizing Committee, mengawasi berlangsungnya
briefing LO, menjaga ketertiban saat technical meeting, mengecek ruangan yang
akan dipakai selama acara berlangsung, serta membantu perlengkapan menyiapkan
perlengkapan yang dibutuhkan di hari acara.
Adapun salah satu masalah yang dihadapi oleh Divisi Keamanan selama
Pra-Acara yaitu hilangnya salah satu pataka yang berada di samping gedung
Rektorat. Divisi Keamanan yang bertanggung jawab terhadap kasus ini berinisiatif
untuk mencari titik terang dan langsung mendatangi pos satpam yang berada di
dekat lokasi pataka tersebut untuk mencari informasi. Namun, pihak yang dimintai
keterangan juga tidak mengetahui mengenai masalah ini. Akhirnya Divisi
Keamanan memberikan laporan ke Divisi Perlengkapan terkait masalah ini.
 2) Hari Acara
1. Hari pertama kegiatan (Sabtu 13 April 2023)
Pada hari pertama kegiatan, tugas pertama yang dilakukan oleh Divisi
Keamanan adalah menjaga ketertiban pada saat pembukaan. Koordinator Divisi
Keamanan melakukan pembagian tugas agar kerja lebih efisien, yaitu Muh.
Asrul bertugas di Pintu belakang Aula Main Hall, Muh, Nur Fikri bertugas
menjaga dan mengawasi area parkiran serta membantu mengarahkan peserta
yang baru datang, dan Syaiful Bahri bertugas menjaga pintu utama Main Hall.
Setelah agenda pembukaan selesai, setiap anggota Divisi Keamanan beserta SC
Divisi Keamanan beserta tim lapangan berpencar ke ruangan-ruangan lomba
serta Restroom untuk memastikan keamanan. Selama kegiatan lomba
berlangsung, anggota divisi keamanan juga membantu Koordinator Lapangan
untuk mengamankan jalannya acara secara keseluruhan. Setelah seluruh
rundown pada hari pertama selesai, Divisi Keamanan mengikuti briefing untuk
esok hari dan juga membantu serta mengawal setiap divisi dalam
mempersiapkan keperluan di hari kedua acara.

2. Hari kedua kegiatan (Minggu 14 April 2023)

Pada hari kedua acara, Divisi Keamanan langsung menyebar ke setiap
ruangan lomba dan restroom untuk memastikan keamanan dan ketertiban serta
mengawal persiapan yang dibutuhkan di ruangan tersebut. Untuk
mempersiapkan acara penutupan, Divisi Keamanan kembali mengawal dan
menjaga ketertiban berlangsungnya agenda penutupan. Divisi Keamanan
kembali membagi tugas yaitu Syaiful Bahri bertugas menjaga properti yang
sudah digunakan dari setiap peserta di area belakang Main Hall, Muh. Nur
Fikri bertugas untuk menjaga pintu belakang Main Hall, Muh. Asrul bertugas
untuk menjaga restroom di area FIB 211-219 selama peserta mengikuti acara
penutupan, serta dibantu oleh tim lapangan dan SC Divisi Keamanan untuk
menjaga ketertiban dalam Main Hall.
3) Pasca Acara
Pada saat seluruh rangkaian acara telah dilaksanakan, Divisi Keamanan
memeriksa dan membersihkan ruangan lomba, restroom, dan Main Hall. Divisi
keamanan juga membantu Divisi Perlengkapan merapikan dan mengembalikan
barang-barang yang telah digunakan selama acara, serta merapikan sekretariat
Perisai KMFIB UH yang telah digunakan oleh panitia. Setelah itu Divisi Keamanan
mulai menyusun laporan pertanggungjawaban panitia yang akan dibuka pada
tanggal 22 Mei 2023. Steering Committee, Koordinator dan dua anggota lainnya
aktif dalam pengerjaan LPJ baik itu dikerjakan secara bersama (luring) maupun di
google document (daring). Hanya satu anggota yang tidak ikut serta dalam
pengerjaan LPJ yaitu Rahmatul Nikmat. Koordinator dan Steering Committee tetap
menghubungi dan mencoba mencari informasi mengenai namun tidak ada kabar
dari yang bersangkutan.

7. Sekretaris
 Setelah Surat Keputusan Susunan Kepanitiaan Perisai English Competition
(PILOT) 2023 diterbitkan, Sekretaris Panitia menjalani kegiatan Training of Trainer
(ToT) bersama dengan Sekretaris Pengurus Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023 pada
tanggal 17 Maret 2023 di Sekretariat Perisai KMFIB-UH. Pembahasan pada kegiatan
tersebut yaitu mengenai sistematika penomoran surat, pembuatan kop surat, kode surat,
perihal dan lampiran surat. Sekretaris Perisai KMFIB-UH Periode 2022/2023 juga
memberitahukan untuk memperhatikan semua kode surat yang akan keluar, menyediakan
daftar hadir, mencatat hasil rapat, dan membuat arsip untuk semua surat yang keluar.
Selama menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, Sekretaris Panitia banyak
melakukan koordinasi dengan berbagai pihak baik dari internal maupun eksternal
kepanitiaan. Selama berjalannya kepanitiaan, Sekretaris Panitia berkoordinasi dengan
Steering Committee, Ketua Panitia, Divisi Hubungan Masyarakat dan Sponsorship, Divisi
Acara, Divisi Publikasi dan Dokumentasi, Divisi Perlengkapan, mengenai surat-surat apa
saja yang diperlukan untuk kepanitiaan PILOT 2023. Sekretaris dan Ketua Perisai
KMFIB-UH Periode 2022/2023 juga berperan penting dalam memberikan arahan dan
nasihat dalam pembuatan surat.
Pembuatan surat sempat terkendala sebab tema kegiatan PILOT belum ditentukan
dan belum disepakati. Kendala lainnya yaitu adanya masalah teknis pada kop surat yang
menyebabkan ketidaksesuaian dengan ukuran kertas yang digunakan. Meskipun
Sekretaris telah mencoba mencetak surat tersebut beberapa kali, hasilnya tetap tidak
memuaskan dan terpotong. Akibatnya, Sekretaris terpaksa mencetak ulang surat di
beberapa tempat yang berbeda agar sesuai dengan ukuran kertas yang ditentukan. Hal ini
juga membutuhkan waktu dan usaha ekstra untuk mengedit ulang isi surat agar dapat
sesuai dengan kertas yang digunakan. Adapun hal lain yang menyebabkan keterlambatan
pembuatan dan pengiriman surat Sponsorship dan Media Partner yaitu keterlambatan
pengumpulan list nama Sponsorship dan media partner dan juga karena kesalahan
penomoran surat.
Adapun jumlah surat yang dikeluarkan Sekretaris sebanyak 173 surat dengan
rincian surat kode A permohonan 5 surat, 34 Undangan. Untuk surat kode B permohonan
126 surat, undangan 6 surat, dan surat pengantar proposal 2 surat. Sedangkan surat masuk
berjumlah 8 surat yang berasal dari Perisai KMFIB-UH, Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Hasanuddin dan Rektor Universitas Hasanuddin. Dalam setiap rapat,
Sekretaris bertugas mencatat notulensi rapat dan menyediakan daftar hadir rapat.
Pada hari acara, Sekretaris Panitia membantu kerja panitia lain dalam persiapan
acara. Sekretaris Panitia juga membuat surat penutupan dan surat peminjaman barang. Di
hari kedua acara, Sekretaris Panitia juga ikut berpartisipasi dalam memeriahkan acara
penutupan dengan menampilkan puppet show di penghujung acara. Adapun pada
pasca-acara, Sekretaris Panitia melakukan koordinasi dengan Sekretaris Perisai
KMFIB-UH Periode 2022-2023, SC, Ketua Panitia, Koordinator Lapangan, dan seluruh
divisi yang ada pada kepanitiaan mengenai penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
Panitia PILOT 2023 termasuk laporan yang ditujukan ke Wakil Dekan dan para
Sponsorship.

8. Bendahara
 Pada awal terbentuknya kepanitiaan The 16th Perisai English Competition
(PILOT) 2023, bendahara panitia mengikuti Training of Trainer (ToT) bersama dengan
Wakil Bendahara Umum Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023 pada tanggal 17 Maret
2023 di Sekretariat Perisai KMFIB-UH. Dalam ToT tersebut, Wakil Bendahara Umum
Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023 menjelaskan mengenai bagaimana pengoperasian
laporan bendahara dalam bentuk excel yang di dalamnya berisikan jurnal umum, buku
besar, dan neraca; menjelaskan jenis-jenis akun yang digunakan dalam pelaporan
tersebut; prosedur dalam menerima dan mengeluarkan uang kas; serta mengingatkan
untuk menyimpan dan memotret seluruh nota transaksi dengan baik. Wakil Bendahara
Umum Perisai KMFIB-UH periode 2022/2023 juga mengirimkan contoh laporan
bendahara tersebut serta bukti kas masuk dan keluar melalui WhatsApp.
Pada awal kepanitiaan, Wakil Bendahara Umum Perisai KMFIB-UH Periode
2022/2023 memberikan dana untuk digunakan sebagai kas awal kebendaharaan PILOT
2023 sebesar Rp300.000,00 (tiga ratus ribu rupiah). Uang tersebut selanjutnya diberikan
kepada Divisi Dana Usaha dan Konsumsi (Dankom) untuk digunakan sebagai modal
awal belanja usaha pencarian dana pertama. Kemudian, setiap keuntungan pencarian dana
dari Divisi Dankom diberikan kepada bendahara panitia untuk dikelola. Bendahara
panitia dan Divisu Dankom juga berkoordinasi dalam perencanaan pencarian dana
kedepannya.
Selama pra-acara, bendahara panitia juga berkoordinasi dengan divisi lainnya,
seperti Divisi Perlengkapan, Divisi Acara, dan Divisi Humas dan Sponsorship. Bendahara
panitia berkoordinasi dengan Divisi Acara dan Perlengkapan dalam meminimalisir dan
menekan biaya pengeluaran RAB hingga hari acara. Bendahara juga menyediakan bank
dan e-wallet untuk digunakan Divisi Acara dalam mengelola pembayaran biaya
pendaftaran peserta PILOT 2023. Selama pra-acara juga, bendahara panitia menerima
donasi dari para donatur melalui perantara Divisi Humas dan Sponsorship.
Terdapat beberapa kendala yang terjadi selama pra-acara, seperti tidak adanya
nota yang diberikan dari panitia dengan alasan penjual tersebut tidak memberikan atau
hilangnya nota-nota tersebut. Namun, hal ini dapat diatasi dengan bendahara panitia yang
menyediakan nota kosong untuk selalu dibawa oleh panitia saat membeli barang. Dalam
mengantisipasi apabila adanya nota hilang dan memudar, Bendahara PILOT 2023
meminta panitia memotret terlebih dahulu nota tersebut sebelum diberikan ke bendahara
panitia. Selanjutnya, bendahara panitia akan menyimpan dan menyusun nota-nota
tersebut ke dalam Google Drive sebagai cadangan atau arsip.
Selain kendala tersebut, bukti pembayaran pendaftaran peserta lomba yang
diberikan oleh Divisi Acara kurang maksimal dengan alasan lambatnya peserta dalam
mengisi link pendaftaran atau peserta yang tidak mencantumkan asal sekolahnya. Namun,
hal itu dapat diatasi atas kerja sama bendahara panitia dengan Divisi Acara dalam
mengkonfirmasi kembali kepada peserta-peserta lomba.
Selama acara, bendahara panitia juga berkoordinasi dengan divisi lainnya.
Bendahara panitia berkoordinasi dengan Divisi Dankom mengenai konsumsi para peserta
lomba, juri, LO, advisor dan tamu yang hadir. Bendahara panitia juga tetap memantau
pengeluaran yang ada selama hari acara serta mengingatkan kepada seluruh panitia untuk
segera menyerahkan nota setelah melakukan transaksi. Bendahara panitia juga bekerja
sama dengan Divisi Acara dan Divisi Humas dan Sponsorship dalam pemberian kuitansi
kepada setiap peserta lomba hingga pasca acara.
Bendahara panitia mengalami beberapa kendala selama pra-acara hingga acara,
yaitu mengenai keterlambatan bendahara di lokasi dikarenakan tempat tinggal yang jauh
atau kondisi fisik yang kurang stabil saat itu. Hal itu menyebabkan transaksi menjadi
terhambat. Namun, hal itu dapat diatasi dengan bendahara melakukan transaksi kepada
pihak yang bersangkutan via bank atau e-wallet sesuai dengan kebutuhan pada saat itu.
Setelah acara, bendahara panitia mengumpulkan sisa dana yang bersumber dari
utang pencarian dana dan panitia yang belum melunasi baju panitia karena adanya
beberapa kendala. Selanjutnya, bendahara panitia memeriksa dan menyusun ulang
laporan keuangan PILOT 2023 dengan tetap melakukan konsultasi kepada Bendahara
Perisai KMFIB-UH Periode 2022/2023 dan beberapa Steering Committee (SC) via luring
di Sekretariat Perisai KMFIB-UH dan daring (WhatsApp).

F. Penutup

Demikian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan kami selaku Panitia Pelaksana

Perisai English Competition (PILOT) 2023. Kami mengucapkan terima kasih kepada
semua orang yang telah membantu kami menjalankan kegiatan Perisai English
Competition (PILOT) 2023 ini. Selain itu, kami juga meminta maaf apabila terjadi
kesalahan atau kekurangan selama kegiatan berlangsung. Kami berharap laporan ini
bermanfaat bagi kepanitiaan selanjutnya untuk evaluasi dan pembelajaran.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Makassar, 22 April 2023

LAMPIRAN PERSURATAN
LAMPIRAN PROPOSAL
LAMPIRAN KEUANGAN
LAMPIRAN ACARA
LAMPIRAN DOKUMENTASI
KEGIATAN