ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ESTRUCTURA Arreglo y disposicin de las diversas partes de un todo. Para nosotros, el esqueleto que soportara los distintos componentes de la organizacin sera la estructura de la misma. Dotar a una institucin de estructura consiste en asignarle un conjunto de recursos (en forma ordenada) de modo tal que como resultado de ello, logre cumplir las funciones necesarias para poder alcanzar sus objetivos. El punto de partida para el surgimiento de una estructura son los objetivos, que a su vez son el elemento ms importante de la misma, pero adems necesita de los sistemas de informacin y comunicacin como para poder desarrollarse y aglutinar los distintos componentes, otros elementos son los recursos humanos y los materiales, a partir de su crecimiento se hace necesaria la divisin del trabajo para poder organizarse en sectores, de acuerdo al tipo de actividad a la que se dedique la organizacin. Los neoclsicos, al pretender universalizar a partir de la creacin de modelos, proponen el A.C.M.E. (Asociation of Consulting Management Engineers, 1957) que es la enunciacin de una serie de actividades con sus correspondientes funciones y subfunciones, que ellos consideraban necesarias para el desarrollo de una organizacin. El A.C.M.E. como herramienta es til para confeccionar un organigrama, pero no es la nica posibilidad para aplicar, puesto que las organizaciones han evolucionado y las necesidades plantearon el desarrollo de otras funciones y relaciones. Otra herramienta son los manuales, cuya funcin es complementar a los organigramas, se trata de cuerpos orgnicos y sistemticos que detallan cada tarea de la organizacin considerando la organizacin formal de la misma, dicindole a cada integrante qu se espera de l en materia de funciones, responsabilidad, autoridad, tareas, comunicaciones e interrelaciones dentro y fuera de la organizacin, pueden ser de polticas, de procedimientos y de la organizacin. Al hablar de divisin del trabajo o especializacin, agrupando las actividades de acuerdo a su finalidad en forma homognea estamos departamentalizando. Cuando mencionamos descentralizacin, la divisin se relaciona con la toma de decisiones y consiste en ceder a un subordinado en la escala jerrquica la posibilidad de tomar decisiones que conlleva cierta responsabilidad, pero el superior nunca de ser responsable por las acciones de su subordinado porque la responsabilidad nunca se delega. Al descentralizar surgen distintos niveles jerrquicos, considerando la discrecionalidad y el tipo de decisin que se toma: Nivel Poltico. Nivel Directivo. Nivel Ejecutivo. Nivel Operativo. Tanto la departamentalizacin como la descentralizacin son los dos tipos de delegacin posibles dentro de una estructura formal. Recordando una de las definiciones de administrar, segn Simon, es el arte de hacer que se hagan las cosas. Cualquier iniciativa para el comienzo de un proyecto empresario sirve de ejemplo. Aprovechando lo que se sabe hacer cada uno se puede reunir con un grupo de personas y plantear la posibilidad de llevar a cabo un negocio determinado; en un primer momento departamentalizaran al distribuir las actividades de acuerdo a sus aptitudes. Se debe considerar que la operatoria de cualquier empresa se puede representar a travs de la rueda operativa: PRODUCTO o SERVICIO PRODUCIR COMPRAR PAGAR FINANCIAR COMERCIALIZAR VENDER COBRAR

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Todas, actividades bsicas necesarias para llevar adelante el proyecto; el papel de la administracin en esta rueda operativa sera coordinar, dirigir y controlar dichas actividades para la consecucin del objetivo planteado. Lo antes mencionado nos da como pauta que podemos hablar de estructuras y empresas sin remitirnos al organigrama, ya que este no es mas que una herramienta para graficar en forma simplificada la organizacin formal de la organizacin, pero que para poder hacer un anlisis estructural se requieren mas datos. Los elementos para graficar organigramas son: Entegramas: rectngulos que identifican el cargo jerrquico, nombre de la persona que la ocupa, numero de cuenta presupuestaria que lo representa, o cualquier otro dato que sea relevante teniendo en cuenta el uso que se le dar al organigrama. Lneas de autoridad / dependencia: como su nombre lo indica, representan las relaciones de autoridad que unen a los entegramas, debiendo respetarse la comunicacin entre superior y subordinado. En los casos en que no exista relacin de dependencia (asesoramiento externo) la lnea que se utiliza para unir los entegramas es punteada. Tanto en el caso de los organigramas como en el de los manuales, es fundamental que se mantengan actualizados, porque de no hacerlo se tornan herramientas intiles, puesto que no pueden dar cuenta de la situacin actual para poder tomar algn tipo de determinacin, siendo indispensables para el anlisis y las comunicaciones internas y con terceros. Al graficar el organigrama y departamentalizar nos encontramos con:

Departamentalizacin Funcional. Departamentalizacin por Procesos. Departamentalizacin por Propsitos (turnos, reas geogrficas, tipo de
cliente, producto). Una limitacin de los organigramas es la imposibilidad de mostrar las relaciones informales que se dan cotidianamente, que en muchos casos desplazan a las formales y que son un dato sumamente til para poder controlar e influenciar al personal. Otra desventaja que se debe tratar prever y evitar, es que al departamentalizar los objetivos de los distintos departamentos (comercial, produccin, finanzas, etc.) no desplacen ni reemplacen a los objetivos de la organizacin. Como ventajas podemos destacar, la posibilidad de aplicar el control por oposicin de intereses, al intervenir y verse afectados varios departamentos para el desarrollo de una actividad de terminada, el aseguramiento de procedimientos sistemticos; facilita el planeamiento de la organizacin; consolida la comprensin y el entendimiento, porque presenta reas de responsabilidad claras y definidas, etc. El Instituto de Racionalizacin de Materiales (I.R.A.M.) tiene regulada la graficacin de organigramas en su norma N 34.504, que sera de gran importancia su aplicacin a fin de unificar la forma de representacin de los mismos. Existen varias formas de graficar organigramas: VERTICAL GENERAL

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HORIZONTAL

CIRCULAR

I.R.AM.

Conceptualmente podemos decir que el organigrama es: la representacin grfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organizacin, ya que incluye la descripcin detallada de las funciones y niveles de autoridad de esa estructura. Su utilizacin atiende bsicamente a dos aspectos importantsimos en la estructura organizacional: comunicacin y anlisis. Como herramienta de COMUNICACIN es utilizado para: # Proveer una imagen global de la estructura formal. # Informar a los miembros de la organizacin la posicin relativa que ocupan dentro de la estructura. # Posibilitar a las personas que se incorporan a la organizacin la toma de contacto con la estructura misma. # Facilitar el conocimiento de las posibilidades que tiene cada persona de ascender a otras posiciones. # Informar a terceros las distintas posiciones y funciones existentes en la organizacin. Como herramienta de ANLISIS permite detectar fallas de estructuracin, ya sea, a travs de su observacin como as tambin de las dificultades que surjan al momento de su diseo: # Fallas de Control Interno: cuando un cargo tiene asignadas funciones incompatibles desde el punto de vista de control (ventas y cuentas corrientes).

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS # Departamentalizacin inadecuada: cuando a un cargo le han asignado funciones

# # #

# # # # #

heterogneas, de manera tal que atenta contra los criterios de la departamentalizacin (contadura y produccin). Falta de Unidad de Mando: cuando dos o ms personas supervisan a un mismo cargo. Superposicin de funciones: cuando dos o ms cargos tienen asignada responsabilidad para el cumplimiento de igual o similar funcin. Relacin de dependencia confusa: cuando no esta claramente determinada la relacion de autoridad con un cargo o persona est vinculado a los otros cargos o personas de la organizacin. Indefinicin de niveles: cuando no est clara la posicin relativa que el cargo tiene respecto a su jerarqua, remuneracin etc. Confusin en cuanto a tipo de autoridad: cuando un rea tiene exceso de niveles o personas, innecesariamente, respecto al resto de la estructura. Alcance de control, excesivamente amplio: cuando a un cargo se le asigna un mayor numero de subordinados de los que puede supervisar eficazmente. Inadecuada asignacin de niveles: cuando un cargo tiene asignado una posicin no acorde con los niveles relativos que ocupan los otros cargos dentro de la organizacin. Designacin confusa de las funciones, categoras y/o nombres de los cargos. CURSOGRAMAS

Son la representacin grfica simplificada de los circuitos administrativos. Detallan el flujo de informacin a travs de los sectores intervinientes en la operacin analizada; los distintos formularios aclarando cantidad de copias que se emiten, su distribucin y su destino; los controles; registros; archivos y generacin de nueva informacin; como as tambin, la relacin de los mismos con el contexto (clientes, proveedores, bancos, etc.). SIMBOLOGA Para que los cursogramas sean comprensibles para cualquier lector se debe tratar de utilizar una simbologa uniforme preestablecida, el Instituto de Racionalizacin de Materiales (IRAM), en su norma N 34501, propone la simbologa a utilizar y en la N 34502 plantea las pautas para la representacin grfica.

O P E R A C I N

Se debe utilizar para describir toda accin que no pueda representarse con otro smbolo especficamente destinado a tal efecto, por ejemplo: emisin, autorizacin, registracin, firma, etc. Define El elemento portador de informacin, pueden ser planillas, fichas, soportes magnticos, documentos, comprobantes, formularios, cheques, etc. ** Representa toda accin de verificacin, revisin de clculos, integridad de datos, niveles de autorizacin, etc. ( ALTERNATIVA) Se utiliza frente a una situacin

CO N EC TO R

Se utiliza para vincular distintas partes del grfico, ya sea porque la utilizacin del smbolo de transporte resulta poco clara o bien para los casos en que el grfico deba continuarse en otra pgina. Se utiliza en el caso de ambas tareas se realicen en forma simultnea.

SO POR TE DE IN F O R M A C I N

O P E R A C I N Y C ON TR O L

CO NTRO L

DESGLOSE

Se utiliza para los casos en que es necesario aclarar los distintos destinos a que deben someterse varios soportes de informacin. Indica el cruce de dos comunicaciones, independientes entre

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS condicionante ante la cual puede optarse por distintos cursos de accin a seguir. s. PUENTE

D E C IS I N

ARCHIVO

D EM O R A

PRO CE SO N O R EPR ESEN TADO

Es el almacenamiento sistemtico de elementos portadores de informacin, Marca el desplazamiento de la debiendo existir un criterio para su informacin sin movimiento del ordenamiento (cronolgico, alfabtico, soporte que la contiene, Ej. Consultas numrico, etc.) visuales, telefnicas. El mismo puede ser definitivo TOMA DE Tambin se utiliza en los siguientes (tringulo normal) o transitorio, INFORMACIN casos: al emitir formularios, al segn los requerimientos del registrar, al consultar archivos. procedimiento o por disposiciones legales que as lo determinen. Representa la detencin momentnea Marca el desplazamiento fsico de del proceso a la espera de algn informacin, adems de actuar como acontecimiento determinado, sin que conexin entre los smbolos del exista almacenamiento de la TRASLADO grfico. informacin. ( RUTINA NO RELEVADA) Muestra las partes del circuito que no Indica la eliminacin de informacin, han sido representadas relevadas, ya ya sea que se destruya o no el sea porque ha llegado al lmite de elemento portador de la misma. inters del circuito, o porque son ejecutadas en el mbito externo de la DESTRUCCIN organizacin, o por sectores ajenos al circuito que se representa.

(** no corresponden a normas IRAM)

En los casos en que sea necesario profundizar el nivel de detalle, deben emplearse leyendas aclaratorias, pudiendo incorporarlas dentro de cada columna aunque es aconsejable asignar una columna especial a tal efecto.

Ubicacin de los smbolos:

OPERACIN FORMULARIO CONTROL ALTERNATIVA ARCHIVO DEFINITIVO ARCHIVO TRANSITORIO DEMORA DESTRUCCIN PROCESO NO REPRESENTADO CONECTOR TRASLADO TOMA DE INFORMACIN PUENTE OPERACIN y CONTROL DESGLOSE INICIAL X MEDIO X X X X X X X X X X X X X X X FINAL X

X X X X

X X X X X

HOJA DE TRABAJO

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Sector A

Sector B

Sector C

Las columnas muestran los distintos sectores o agentes intervinientes en el circuito. Ordenamiento de las columnas (sugerencia para una mejor diagramacin y lectura): - Colocar en los extremos de la hoja de trabajo a los sectores que intervienen con menor intensidad en el circuito; por el contrario las posiciones centrales sern ocupadas por aquellos sectores que posean una mayor intervencin en el circuito o bien sean pivotes del mismo. - Asignar posiciones contiguas a aquellos sectores que manifiesten una mayor interaccin entre s, durante el desarrollo del circuito.

REGLAS DE ENCADENAMIENTO DE SMBOLOS

Operacin de emisin de formulario

AL INICIARSE EL CIRCUITO YA INICIADO EL CIRCUITO

SC SC SC 1 2

3 SC SC

SC 2 1

Dentro del smbolo de formulario se coloca el nombre del formulario utilizando abreviaturas, las que se aclararn en un cuadro de referencias en la misma hoja de trabajo. Los nmeros que figuran dentro de cada formulario indicarn la cantidad de copias que se han emitido. Una vez iniciado el circuito la operacin de emisin debe efectuarse mediante la utilizacin del smbolo de toma de informacin, por lo que es errneo graficar la emisin de formularios sobre el flujo.

Ocasiones en que se utiliza toma de informacin El smbolo de toma de informacin, se utiliza en las siguientes operaciones: - Al emitir formularios (una vez iniciado el circuito). - Al registrar. - Al tomar informacin de un archivo sin haber extrado fsicamente ningn componente del mismo. - Al consultar algn archivo o registro, o lo que es lo mismo: consultas visuales, consultas verbales, consultas telefnicas. flujo

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Distribucin - Cuando la distribucin es simple, no es necesaria la utilizacin del smbolo desglose. Sector A Sector B

R R X 1

Alternativa Decisin:
A B C D

El vrtice A se utilizar como boca de entrada. Los vrtices B, C y D podrn utilizarse indistintamente como bocas de salida: por s o por no.

Lneas de transporte (traslado) de largo recorrido:

En los casos en que por su largo recorrido no pueda verse con claridad el sentido de la circulacin, se colocarn puntas de flecha intermedias indicativas sobre la lnea de transporte (o traslado).
Sector A Sector B Sector C

Operaciones realizadas sobre un formulario

Consiste en colocar el smbolo de operacin sobre la lnea de transporte del formulario.

F IR M A

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En algunas ocasiones la lnea de transporte lleva ms de un formulario y se debe realizar la operacin slo sobre uno de ellos, en los casos en que no pueda aplicarse la operacin sobre el formulario en cuestin, se indicar dentro del smbolo la naturaleza de la operacin y sobre qu formulario se aplica.

X X 1

F IR M A X 2

Orientacin del diseo

Dentro de una columna representativa de una unidad funcional (sector) el sentido es descendente. Para el pasaje de una unidad funcional a otra el sentido es de izquierda a derecha. Sin perjuicio de que en caso de ser absolutamente necesario, pueda utilizarse el sentido ascendente o el retroceso en las columnas.

Punto de encuentro de lneas

Debe procurarse evitar o reducir al mximo el cruce de lneas, pero en caso de que el mismo sea inevitable si utilizarn puentes de media circunferencia sobre la lnea que cruce a la otra ya trazada.

Acceso y partida de lneas respecto de los smbolos

La entrada de lneas deber efectuarse por la parte superior o lateral del smbolo, y la partida por la parte inferior o lateral del mismo. La nica excepcin se da en el smbolo de alternativa, el cual admite entrada por su vrtice superior y salida (siempre dos) por cualquiera de los restantes, tenindose en cuenta que si existieran ms de tres opciones se indicarn tantos smbolos como fueren necesarios.

CONTROL
Es el conjunto de reglas y normas de procedimiento que regulan el funcionamiento administrativo de una organizacin, con el propsito de preservar el patrimonio de la misma de los posibles errores o maniobras fraudulentas que pudieran llegar a afectarla. Las operaciones bsicas y rutinarias pueden ser normalizadas a travs de programas que indican la forma ms adecuada de llevarlas a cabo y ello se materializa por medio de manuales de procedimiento y/o cursogramas.

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Una de las bases del control interno est dada por la divisin del trabajo, es decir, por la participacin de ms de un empleado en una misma tarea, pero para que ste resulte eficaz debe estar complementado con buenos procedimientos administrativos que contemplen una informacin adecuada para posibilitar el control de las operaciones programadas. Las normas son una gua que sirve a quienes disean sistemas, el uso y aplicacin de las mismas debe estar vinculado con las caractersticas propias de cada empresa y considerando las particularidades que adopta la operacin cuyo procedimiento se disea.

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