Kesekretariatan 1

KESEKRETARIATAN *
Kesekretariatan adalah segala sesuatu yang membahas mengenai sekretariat
(yang meliputi alat-alat sekretariat/kantor, pengelolaan alat-alat sekretariat/kantor),
dan kegiatan surat menyurat.
Dalam pembahasan materi ini, ada 2 point penting yang harus
diperhatikan. Yaitu:
1. Sekretariat/Kantor:
a. Pengertian Sekretariat Kantor,
b. Alat-alat Sekretariat/Kantor, dan
c. Pengelolaan Alat-alat Sekretariat/Kantor:
 Fungsi,
 Pengaturan.
2. Surat Menyurat:
a. Pengertian Surat,
b. Fungsi Surat, dan
c. Macam dan Bentuk Surat.

1. Sekretariat/Kantor
a. Pengertian Sekretariat Kantor
Sekretariat/Kantor adalah tempat kegiatan secara teratur yang pada
hakekatnya sebagai pusat (sentral) pengendalian organisasi, komunikasi,
informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan, kebijakan,
penghubung dengan anggota masyarakat.
b. Alat-alat Sekretariat/Kantor
Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat/kantor diperlukan alat-alat antara
lain: komputer, stempel, papan nama, lemari, rak buku, meja+kursi, white
board, dan lain-lainnya.
c. Pengelolaan Alat-alat Sekretariat/Kantor
Kesekretariatan 2

 Fungsi Sekretariat
1. Menangani dan melayani fungsi perkantoran
2. Melaksanakan administrasi organisasi
3. Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin
4. Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental
5. Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program
6. Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan
informasi/komunikasi organisasi
7. Mengkoordinasi personalia
 Pengaturan
1. Letak Sekretariat/Kantor
Fungsi-fungsi sekretariat/kantor dapat dijalankan apabila
sekretariat/kantor dapat dijalankan apabila sekretariat/kantor
terletak pada tempat yang strategis, mudah dijangkau dengan
keadaan lingkungan yang kondusif.
2. Bangunan/Ruangan
Bangunan sekretariat/kantor hendaknya diusahakan dapat
menampung seluruh kegiatan administrasi dan lainnya. Untuk
menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat/kantor
hendaknya diperhatikan hal-hal berikut:
o Jumlah ruangan memadai (daya tampung)
o Kelengkapan perlatan sekretariat/kantor
o Kesehatan, kebersihan, dan kerapian sekretariat/kantor
3. Sumber Daya Manusia
Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat/kantor
adalah tenaga pengelola (sekretaris). Sangat baik bila suatu organisasi
memiliki sekretaris eksekutif yang secara khusus bertugas
melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian. Namun bila
tidak memungkinkan, maka diatur pembagian tugas dalam
pengelolaan sekretariat/kantor semisal diatur piket
Kesekretariatan 3

sekretariat/kantor. Sedapat mungkin sekretariat/kantor sebagai

tempat tinggal pengurus organisasi setempat sehingga dapat
melaksanakan tugas-tugas rutin organisasi.
2. Surat Menyurat
a. Pengertian Surat
Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat
menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk
tulisan.
b. Fungsi Surat
Urusan surat menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan
administrasi kesekretariatan. Bagi organisasi, surat berfungsi:
1. Sebagai alat komunikasi
2. Sebagai dokumentasi organisasi
3. Sebagai alat pembuktian (tanda bukti).
c. Macam dan Bentuk Surat
1. Macam-macam surat
a. Menurut Jenis:
 Surat Keputusan
 Surat Mandat/Tugas/Kuasa/Rekomendasi
 Surat Instruksi/Edaran
 Surat Laporan
 Surat Penghargaan/Sertifikat
b. Menurut wujud:
 Kartu Pos
 Telegram
 Nota
 Biasa
c. Menurut Isi/Keamanan
Kesekretariatan 4

 Sangat rahasia (vital); Surat yang bernilai sejarah ilmiah atau

memiliki nilai sangat penting seperti: Surat Keputusan, Surat
Perjanjian, dan, Hasil-hasil Penelitian.
 Rahasia (penting); Surat yang dapat membantu kelancaran
organisasi dan sulit dicari ditempat lain, seperti: pedoman
organisasi (PO), dan peraturan-peraturan organisasi.
 Biasa; Surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan
hanya sewaktu-waktu dibutuhkan, seperti surat permohonan
menjadi pemateri kegiatan, dsb.
 Tidak Penting; Surat yang telah habis masa kegunaannya: seperti
undangan, dsb.
2. Bentuk Surat
a. Surat-menyurat organisasi biasanya menggunakan bentuk Block Style
(bentuk Amerika) atau bentuk lurus (ada pengecualian surat yang
tidak mengikuti bentuk Block Style, seperti sertifikat, dsb).
b. Surat resmi harus menggunakan bahasa yang sederhana, obyektif
dan mudah dipahami.
c. Isi Surat
d. Pengelolaan Surat
1. Surat Keluar
 Pembuatan Konsep
 Pengetikan
 Pemeriksaan/penelitian
 Penandatanganan
 Pembubuhan cap/stempel organisasi
 Penulisan dalam agenda
 Penyimpanan arsip
 Pelipatan surat
 Penulisan dalam buku ekspedisi
 Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan)
Kesekretariatan 5

 Penempelan perangko (jika lewat pos)

 Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan
kurir/utusan, dan lewat pos.
2. Surat Masuk
 Surat masuk diterima bagian agendaris
 Masuk pada staf sekretaris
 Pembacaan/penelitian surat
 Pemberian disposisi (catatan singkat tindak lanjut surat)
 Pemberian cap agenda dan cap surat
 Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting
yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris)
 Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat
 Pemrosesan surat
 Pengarsipan surat

*Disadur dari berbagai sumber