1. Como funciona o modelo operacional da NF-e?

(atualizado em 31/12/08) De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerar um arquivo eletrnico que dever conter as informaes fiscais da operao comercial e tambm ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrnico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), ser ento transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que far uma prvalidao do arquivo e devolver uma Autorizao de Uso, sem a qual no poder haver o trnsito da mercadoria. Aps a autorizao do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizar consulta, na Internet, para o destinatrio e outros legtimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrnico. Este mesmo arquivo da NF-e ser ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda do Estado do emitente, para a Receita Federal do Brasil, que ser repositrio de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operao interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operao. Tambm ser transmitida para a unidade federada de desembarao aduaneiro, em se tratando de operao de importao de mercadoria ou bem do exterior, e para a Superintendncia da Zona Franca de Manaus SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatrio pessoa localizada nas reas incentivadas. Para acompanhar o trnsito da mercadoria ser impressa uma representao grfica simplificada da Nota Fiscal Eletrnica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica), em papel comum, e m nica via, que trar impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um cdigo de barras unidimensional que facilitar a captura e a confirmao de informaes da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados. Nas questes abaixo, foram relacionadas as principais dvidas das principais etapas do processo de emisso de uma NF-e. Emisso e autorizao da NF-e 2. Quais so as validaes realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorizao de uma NF-e? (atualizado em 31/12/08) Na recepo de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorizao de uso, feita uma validao de forma, sendo validados:

Assinatura digital para garantir a autoria da NF-e e sua integridade; Formato de campos para garantir que no ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras); Numerao da NF-e para garantir que a mesma NF-e no seja recebida mais de uma vez; Emitente autorizado se a empresa emitente da NF-e est credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;

A regularidade fiscal do emitente se o emissor est regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.

Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a Sefaz recebeu uma declarao da realizao de uma determinada operao comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorizao do emitente) daquela declarao, no se responsabilizando, em nenhuma hiptese, pelo aspecto do mrito dela, que de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal. Caso na validao sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numerao ou com o credenciamento do emitente, a NF-e ser rejeitada, no sendo gravada no banco de dados da SEFAZ. Nesse caso, a numerao da NF-e rejeitada ainda poder ser utilizada. Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicar o motivo da rejeio na forma de cdigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses cdigos podem ser consultados no Manual de Integrao - Contribuinte, disponvel no Portal Nacional da NF-e. A SEFAZ poder, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e ser gravada na Sefaz com status Denegado o uso, e o contribuinte no poder utiliz-la. Em outras palavras, o nmero da NF-e denegada no poder mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. 3. Quanto tempo demora a autorizao de NF-e pela Secretaria da Fazenda? (atualizado em 31/12/08) O tempo mdio de autorizao de cada NF-e tem se mantido inferior a 1 (um) segundo. Cabe ressaltar que, como a NF-e transmitida em lotes, podendo ser, inclusive, transmitidos vrios lotes em simultneo, o sistema autorizador est estruturado para processar diversas NF-e de forma paralela, de modo que a empresa poder obter a autorizao de vrias NF-e dentro do mesmo segundo. Como a SEFAZ necessita desenvelopar os arquivos de lote de NF-e, separando cada NF-e para processamento, e este processo onera significativamente o tempo de processamento da NF-e, o ideal que a empresa transmita lotes no maior tamanho possvel (observando os limites mximos de 50 NF-e e 500KB por lote). Agindo desta forma a empresa estar otimizando o processamento dos lotes e reduzindo substancialmente o tempo mdio de autorizao das NF-e. 4. Como deve ser a numerao / sries da NF-e em relao Nota Fiscal em papel? A numerao utilizada pela NF-e ser distinta e independente da numerao utilizada pela nota fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e uma nova espcie

de documento fiscal: o modelo da NF-e 55 e os modelos das notas fiscais em papel correspondentes so 1 ou 1A. Independentemente do tipo de operao, a numerao da NF-e ser seqencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por srie, devendo ser reiniciada quando atingido este limite. O contribuinte poder adotar sries distintas para a emisso da NF-e, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia RUDFTO (modelo 6). 5. Qual o limite de produtos (itens) em uma nica NF-e? (atualizado em 31/12/08) Uma NF-e aceita at 990 itens de produto. H tambm um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido SEFAZ para se obter a autorizao de uso: os arquivos XML no podero exceder a 500 Kbytes. Com relao ao DANFE, este poder ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poder ter tantas folhas quantas forem necessrias para discriminao das mercadorias. O contribuinte poder utilizar tambm at 50% da rea disponvel no verso do DANFE. Importante:

Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANFE corresponde a uma nica NF-e; A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE. Se o DANFE for impresso em mais de uma pgina, cada pgina dele dever ser numerada, descrevendo a pgina atual e o total de pginas do documento (ex.: folha 2/3).

6. Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e? A legislao do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autnomo para efeito de cumprimento de obrigao acessria. Assim, cada estabelecimento do contribuinte dever estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislao. A emisso da NF-e depende de prvio credenciamento do contribuinte junto SEFAZ de circunscrio do estabelecimento interessado. O processo de gerao e transmisso da NF-e um processo eletrnico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor credenciado e assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado ou do estabelecimento matriz do emissor

credenciado. 7. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE? No caso de uma operao documentada por NF-e, a mercadoria somente poder circular quando houver autorizao de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando-a. Desta forma, a NF-e dever ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulao da mercadoria, cabendo empresa avaliar o melhor momento para emisso e autorizao da NF-e. Em relao ao DANFE indiferente para a SEFAZ o momento de sua impresso dentro da rotina operacional interna, que poder ser posterior ou no ao carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente NF-e que acoberta a operao sempre acompanhe a mercadoria. 8. possvel o envio por lote de NF-e ou a emisso deve ser feita nota a nota? (atualizado em 31/12/08) A NF-e um documento autnomo e a sua emisso deve ser feita nota a nota, sendo que cada NF-e deve ser assinada individualmente. O processo de transmisso da NF-e, no entanto, deve ser realizado em lotes. O lote de NF-e pode conter at 50 NF-e (ou seja, pode conter at mesmo uma nica NF-e). Como a SEFAZ necessita desenvelopar os arquivos de lote de NF-e, separando cada NF-e para processamento, e este processo onera significativamente o tempo de processamento da NF-e, o ideal que a empresa transmita lotes no maior tamanho possvel (observando os limites mximos de 50 NF-e e 500KB por lote). Agindo desta forma a empresa estar otimizando o processamento dos lotes e reduzindo substancialmente o tempo mdio de autorizao das NF-e. 9. Se alguma NF-e for rejeitada, todo o lote ser rejeitado tambm? No. As NF-e podem ser transmitidas em lote, mas a validao sempre individual, nota a nota. Desta forma, se em num lote de 50 NF-es 3 forem rejeitadas e as demais autorizadas, a SEFAZ retornar a autorizao de uso de 47 NF-es e a rejeio de 3. 10. A NF-e pode ser emitida tambm pela digitao no site na Internet da Secretaria da Fazenda? No, o modelo nacional da Nota Fiscal Eletrnica pressupe a existncia de arquivo eletrnico autnomo com assinatura digital gerado pelo contribuinte a partir de seus sistemas, a partir de sistema adquirido de terceiros ou a partir do

programa emissor de NF-e, disponibilizado para uso pelas micros e pequenas empresas. 11. Como proceder ao se emitir uma Nota Fiscal Eletrnica que possui itens no relacionados ao mix de mercadorias comercializadas pelo contribuinte (ex.: apropriao de crdito do ativo permanente)? (includo em 01/02/09) Nesses casos, deve ser criado um item prprio na NF-e representando a operao, podendo ser cadastrado um produto para isto (ex.: cadastrar um item para apropriao do crdito do ativo permanente, etc.). Deve-se utilizar o quadro Dados dos Produtos/Servios para detalhar as operaes que no caracterizem circulao de mercadorias ou prestaes de servios e que exijam emisso de documentos fiscais (como transferncia de crditos ou apropriao de incentivos fiscais, por exemplo). 12. Os campos totalizadores de produtos e impostos em um DANFE emitido em vrias pginas devem ser impressos na primeira ou na ltima pgina? (includo em 01/02/09) Devem ser impressos apenas na primeira pgina, conforme previsto nos modelos descritos na documentao tcnica. 13. Qual o modelo a ser utilizado e a srie no caso da emisso de NF-e? (includo em 01/02/09) O modelo da NF-e o 55. A srie abarca a numerao 001 a 999, sendo que as sries de nmero 900 a 999 esto reservados s situaes em que, em contingncia, as NF-e forem autorizadas no Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional SCAN. 14. Atualmente, em uma NF em papel emitida no caso de importao de mercadorias, os dados referentes ao imposto de importao, ao PIS e Cofins so impressos no corpo da NF, na descrio dos produtos. Como fica no caso da NF-e? (includo em 01/02/09) Na NF-e, essas informaes devem constar no XML da NF-e (h TAGs para esses dados). No DANFE, podem constar nas informaes adicionais. 15. Como ser feita a validao de dados cadastrais (razo social, CEP, municpio, endereo, etc.) no momento do envio do arquivo XML? (includo em 01/02/09) Estes dados no so validados. Assim como no so feitas validaes de cunho fiscal, a grande maioria do contedo da NF-e no validada. Existem

poucas excees, as quais esto previstas na documentao tcnica da NF-e (vide Manual de Integrao) com motivos de rejeio e regras de validao especficos, como a regra de formao do CNPJ, as regras de formao da Inscrio Estadual, a associao do municpio com a sua UF atravs dos respectivos cdigos, etc. Para os emissores de NF-e, existe a previso de disponibilizao de um servio (web service) para consulta aos dados cadastrais dos contribuintes, j implementado por grande parte dos Estados. 16. A NF-e dever seguir a numerao seqencial das notas fiscais A1 ou 1-A? (includo em 01/02/09) No, a numerao utilizada na NF-e independe da numerao utilizada nos talonrios fiscais ou formulrios contnuos da nota fiscal modelo 1 ou 1-A. Ao iniciar o uso da NF-e, o contribuinte dever iniciar a numerao pelo n 1, pois se trata de novo modelo de documento fiscal (modelo 55), emitindo as demais notas na seqncia. Ele poder tambm adotar sries distintas, se assim desejar, para documentar operaes de entrada e de sada de mercadorias por exemplo, desde que a mudana de srie seja documentada mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia RUDFTO (modelo 6). 17. A NF-e pode ser preenchida com mais de um CFOP? (includo em 01/02/09) Sim, pois para cada item de mercadoria da NF-e h um CFOP prprio, o que permite a emisso de uma NF-e com mais de um CFOP. Para maiores esclarecimentos, ver o Manual de Integrao Contribuinte. 18. possvel emitir uma NF-e retroativa para o caso, por exemplo, de apropriao de crdito do ativo permanente de um dado ms, cujo clculo s pode ser efetuado no incio do ms seguinte, aps apurao dos valores? (includo em 01/02/09) Atualmente o limite tcnico para autorizao de NF-e com data retroativa de 60 (sessenta) dias a contar da data de emisso. No havendo outros impedimentos fiscais, a empresa poder emitir a NF-e em questo no incio do ms seguinte to logo seja possvel apurar os valores a serem documentados. 19. possvel imprimir no DANFE, atravs do programa emissor autnomo da NF-e, a data de vencimento e o valor da venda a prazo? (includo em 01/02/09) Sim, desde que tais informaes faam parte dos dados da fatura da NF-e. Como atualmente o Emissor de NF-e no imprime os dados das duplicatas no DANFE, caso a empresa necessite apor tais dados neste documento auxiliar, poder utilizar os campos de dados adicionais, ou tambm utilizar de sistema

prprio para a impresso, quando poder colocar os dados das duplicatas no mesmo quadra utilizado para a impresso da fatura. Correo, cancelamento e inutilizao de NF-e 20. possvel alterar uma Nota Fiscal Eletrnica emitida? Aps ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e no poder sofrer qualquer alterao, pois qualquer modificao no seu contedo invalida a sua assinatura digital. O emitente poder:

dentro de certas condies, cancelar a NF-e, por meio da gerao de um arquivo XML especfico para isso. Da mesma forma que a emisso de uma NF-e de circulao de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e tambm dever ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitao de cancelamento poder ser consultado no Manual de Integrao do Contribuinte. dentro de certas condies, emitir uma Nota Fiscal Eletrnica complementar, ou uma Nota Fiscal Eletrnica de ajuste, conforme o caso. sanar erros em campos especficos da NF-e, por meio de Carta de Correo Eletrnica - CC-e transmitida Secretaria da Fazenda. Como esta modalidade de emisso ainda no foi implantada, o contribuinte poder emitir Carta de Correo Complementar, em papel, conforme definido atravs do Ajuste Sineif 01/07.

21. Quais so as condies e prazos para o cancelamento de uma NF-e? (atualizado em 31/12/08) Somente poder ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo Autorizao de Uso) e desde que no tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda no tenha ocorrido a sada da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo mximo para cancelamento de uma NF-e de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorizao de uso. O Pedido de Cancelamento de NF-e dever ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o n do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital. A transmisso poder ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administrao tributria. Da mesma forma que a emisso de uma NF-e de circulao de mercadorias, o pedido de cancelamento tambm dever ser autorizado pela SEFAZ. O leiaute do arquivo de solicitao de cancelamento poder ser consultado no Manual de Integrao do Contribuinte.

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poder ser consultado no site da SEFAZ autorizadora (Sefaz da unidade federada do emitente ou Sefaz-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e . As NF-e canceladas, denegadas e os nmeros inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetrios, de acordo com a legislao tributria vigente. 22. Como fica a chamada carta de correo no caso de utilizao da NFe? (atualizado em 31/12/08) Primeiramente, cabe esclarecer que a CC-e ainda no foi implementada. Conforme o caso e o que necessitar ser corrigido, o contribuinte poder utilizarse da NF-e de Ajuste, ou buscar o procedimento fiscal adequado para a situao (NF-e Complementar, NF-e de Entrada, etc.). Aps ser implementada, o emitente poder sanar erros em campos especficos da NF-e por meio de Carta de Correo Eletrnica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmisso Secretaria da Fazenda. Similar ao que ocorre com a NF-e de Ajuste, no podero ser sanados erros relacionados: 1 - s variveis consideradas no clculo do valor do imposto, tais como: valor da operao ou da prestao, base de clculo e alquota (para estes casos dever ser utilizada NF-e Complementar); 2 - a dados cadastrais que impliquem alterao na identidade ou no endereo de localizao do remetente ou do destinatrio; 3 - data de emisso da NF-e ou data de sada da mercadoria. Importante: No s a CC-e ainda no foi implementada como tambm seu leiaute ainda no foi publicado em Ato Cotepe, sendo permitido o uso da Carta de Correo em papel, conforme definido atravs do ajuste Sineif 01/07. 23. Como sero solucionados os casos de erros cometidos na emisso de NF-e (h previso de NF-e complementar)? E erros mais simples como nome do cliente, erro no endereo, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ? Com relao Carta de Correo, vide a questo 22. Uma NF-e autorizada pela SEFAZ no pode ser mais modificada, mesmo que seja para correo de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existncia prpria e a autorizao de uso da NF-e est vinculada ao documento eletrnico original, de modo que qualquer alterao de contedo ir invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorizao de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulao da mercadoria, a NF-e poder ser cancelada e ser ento emitida uma Nota Eletrnica com as correes necessrias. H ainda a possibilidade de emisso de NF-e complementar nas situaes previstas na legislao. As hipteses de emisso de NF complementar so: I - no reajustamento de preo em razo de contrato escrito ou de qualquer outra circunstncia que implique aumento no valor original da operao ou prestao; II - na exportao, se o valor resultante do contrato de cmbio acarretar acrscimo ao valor da operao constante na Nota Fiscal; III - na regularizao em virtude de diferena no preo, em operao ou prestao, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no perodo de apurao do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original; IV - para lanamento do imposto, no efetuado em poca prpria, em virtude de erro de clculo ou de classificao fiscal, ou outro, quando a regularizao ocorrer no perodo de apurao do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original; V - na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente mercadoria existente como estoque final; VI - em caso de diferena apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usurio pelas reparties do fisco federal ou estadual para aplicao em seus produtos, desde que a emisso seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco. 24. O que a inutilizao de nmero de NF-e? Durante a emisso de NF-e possvel que ocorra, eventualmente, por problemas tcnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqncia da numerao. Exemplo: a NF-e n 100 e a n 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem tcnica, no foi utilizada antes da emisso da n 110. A inutilizao de nmero de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique SEFAZ, at o dcimo dia do ms subseqente, os nmeros de NF-e que no sero utilizados em razo de ter ocorrido uma quebra de seqncia da numerao da NF-e. A inutilizao de nmero s possvel caso a numerao ainda no tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada). A inutilizao do nmero tem carter de denncia espontnea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqncia de numerao, podendo o fisco no reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulao apurados.

As NF-e canceladas, denegadas e os nmeros inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetrios, de acordo com a legislao tributria vigente. 25. As notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas? (includo em 31/12/08) No apenas no precisam como no podem. Cada nmero/srie de NF-e poder encontrar-se apenas em uma das seguintes situaes: ter sido utilizado por uma NF-e, autorizada, cancelada, ou denegada, ou ento ter sido inutilizado (ou ainda no ter sido utilizado pela empresa em nenhuma destas situaes). Assim, aps o nmero estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, no poder mais ser inutilizado. Envio da NF-e e da mercadoria ao destinatrio 26. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta entrega obrigatria ou basta entregar o DANFE? No h regras estabelecidas da forma como o fornecedor ir entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver s partes envolvidas. A transmisso, em comum acordo com as partes poder ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizada num site e acessvel mediante uma senha etc. Com relao obrigatoriedade da entrega, o 7 da clusula stima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente da NF-e dever, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrnico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorizao ao destinatrio, observado leiaute e padres tcnicos definidos em Ato COTEPE. A clusula dcima do mesmo Ajuste determina que o emitente e o destinatrio devero manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais, sendo que, caso o destinatrio no seja contribuinte credenciado para a emisso de NF-e, alternativamente ao disposto acima, dever manter em arquivo o DANFE relativo NF-e da operao. 27. O que acompanhar o trnsito da mercadoria documentada por NF-e? O trnsito da mercadoria ser acompanhado pelo DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica. O DANFE dever ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mnimo A4 (210 x 297 mm) e mximo ofcio 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulrio contnuo ou formulrio pr-impresso e, em caso de contingncia, formulrio de segurana ou Formulrio de Segurana para Impresso de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrnico (FSDA).

Na hiptese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poder ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que ser denominado DANFE Simplificado, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE. Para maiores informaes, vide as questes abaixo relativas ao DANFE e consulte a clusula nona do Ajuste SINIEF 07/05. 28. A NF-e ser aceita em outros Estados e pela Receita Federal? Sim. A Receita Federal e os Estados da Federao aprovaram o modelo de Nota Fiscal Eletrnica pelo Ajuste SINIEF 07/05 e suas alteraes, sendo a NFe um documento fiscal reconhecido em qualquer parte do territrio nacional. 29. Como fica a confirmao de entrega da mercadoria com a NF-e? No h nenhuma alterao com relao aos procedimentos comerciais existentes com a nota fiscal em papel. No leiaute do DANFE, existe a previso de um espao (canhoto) destinado confirmao da entrega da mercadoria. Esse canhoto poder ser destacado e entregue ao remetente. 30. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operao documentada por NF-e? A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatrio emite uma nota fiscal de devoluo de compras, ou o destinatrio recusa a mercadoria no verso do prprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso. Na segunda hiptese, o emitente da NF-e ir emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida. Importante:

Como houve a circulao da mercadoria, a NF-e original no poder ser cancelada. Caso a nota fiscal de devoluo emitida pelo comprador tambm seja eletrnica, esta dever, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco e enviada para o destinatrio da NF-e que deu origem a NF-e de devoluo.

31. Como enviar a Nota Fiscal Eletrnica para o destinatrio (comprador) que no tenha acesso internet? E no caso de exportao de mercadorias? A legislao no estabeleceu uma forma especfica de envio da NF-e para o destinatrio. Cabe ao vendedor (emissor da NF-e) encontrar a melhor forma de encaminhar ao seu cliente a NF-e. No caso do exportador, vale a mesma regra.

32. Os clientes tm obrigatoriedade de acessar algum site e imprimir a NF-e? Em quantas vias? A NF-e um documento eletrnico, digital, no podendo ser impressa. A impresso de seu contedo no tem valor jurdico, tampouco contbil/fiscal. obrigao do destinatrio verificar a autenticidade da NF-e por consulta ao Portal Nacional ou ao site da SEFAZ autorizadora. Consulta de uma NF-e na Internet 33. A consulta da validade, existncia e autorizao de uma NF-e obrigatria ou facultativa? A consulta da validade, existncia e autorizao de uma NF-e obrigatria por parte do destinatrio da NF-e. Nos termos da clusula dcima, pargrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redao dada pelo Ajuste SINIEF 04/06: " 1 O destinatrio dever verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existncia de Autorizao de Uso da NF-e." Cabe destacar que o destinatrio no necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.

34. Como funciona a consulta da NF-e na Internet? As notas fiscais eletrnicas autorizadas podem ser consultadas tanto no Portal Nacional da NF-e como no site da SEFAZ autorizadora (SEFAZ de Origem ou Sefaz-Virtual). A consulta deve ser feita sempre atravs do Portal Nacional da NF-e. Caso a NF-e no seja encontrada, o usurio deve realizar a consulta no site da SEFAZ de origem do emitente, pois, eventualmente, pode ocorrer problema de sincronismo entre as bases da dados do Ambiente Nacional e a SEFAZ de origem do emitente. A eventual ausncia momentnea da NF-e para consulta no Ambiente Nacional no condio suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora. No caso de contingncia, em que o trnsito da mercadoria acobertado por DANFE impresso em Formulrio de Segurana (FS) ou Formulrio de Segurana para Impresso de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrnico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emisso do DANFE, o

destinatrio no puder obter informaes relativas concesso da Autorizao de Uso da NF-e, dever comunicar imediatamente o fato unidade fazendria do seu domiclio. Para a visualizao das informaes da NF-e, necessrio fornecer a chave de acesso da nota fiscal impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica DANFE. Essa chave composta das seguintes informaes: UF, Ano/Ms, CNPJ, Modelo, Srie, Nmero NF-e, Cdigo Numrico e dgito verificador. Essa chave pode ser digitada, capturada com o uso do leitor de cdigo de barras unidimensional ou obtida diretamente do arquivo eletrnico da NF-e. A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias aps a recepo da mesma pela SEFAZ. Findo esse prazo, a consulta poder retornar informaes parciais, que identifiquem a NF-e (nmero, data de emisso, CNPJ do emitente e do destinatrio, valor e sua situao), e que ficaro disponveis pelo prazo decadencial. Ateno: Na consulta na internet, no possvel imprimir a imagem ou representao grfica do DANFE. O usurio conseguir, no entanto visualizar as suas informaes. Tambm no possvel fazer download da NF-e no Portal Nacional e nos portais da fazenda das unidades federada. 35. Como proceder quando a Nota Fiscal Eletrnica constar como inexistente no Ambiente Nacional da NF-e ? O interessado dever consultar a NF-e, atravs de sua chave de acesso, no site da SEFAZ autorizadora (SEFAZ da UF de origem ou Sefaz-Virtual). A NF-e pode ser consultada tanto no site da SEFAZ autorizadora quanto no Ambiente Nacional (Portal Nacional da NF-e). Conforme o modelo operacional, aps a autorizao de uso, a NF-e sempre ser transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (Ambiente Nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas tcnicos que adiem essa transmisso, de modo que a NF-e no conste imediatamente no Ambiente Nacional aps sua autorizao. Nesse caso, a autorizao de uso da NF-e dever ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou. A eventual ausncia momentnea da NF-e para consulta no Ambiente Nacional no condio suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora. No caso de contingncia, em que o trnsito da mercadoria acobertado por DANFE impresso em Formulrio de Segurana (FS) ou Formulrio de Segurana para Impresso de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrnico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emisso do DANFE, o destinatrio no puder obter informaes relativas concesso da Autorizao de Uso da NF-e, dever comunicar imediatamente o fato unidade fazendria do seu domiclio. 36. Por quanto tempo a NF-e poder ser consultada? A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias aps a sua autorizao de uso. Findo esse prazo, a consulta retornar informaes parciais que identifiquem a NF-e (nmero,

data de emisso, CNPJ do emitente e do destinatrio, valor e sua situao) e ficar disponvel pelo prazo decadencial.

37. Existe alguma forma de se consultar no sistema da Secretaria da Fazenda o status de vrias notas fiscais eletrnicas de uma nica vez? Os portais das Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o status de uma nota eletrnica por vez. No site, a consulta s NF-e tambm deve ser realizada uma a uma. Escriturao das NF-e 38. As empresas que ainda no emitem NF-e podero escriturar o DANFE sem a consulta da NF-e? O DANFE mera representao grfica da NF-e e no se confunde com a NFe. Aos contribuintes que no esto preparados para recepcionar a NF-e, facultado proceder escriturao da NF-e com base nas informaes contidas no DANFE e manter o DANFE em arquivo em substituio NF-e. Contudo, a obrigao de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade da NF-e e a existncia de autorizao de uso da NF-e aplica-se a todos os destinatrios, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou no, tratando-se de uma segurana adicional ao destinatrio. 39. Se minha empresa for autorizada a emitir NF-e, ela dever, obrigatoriamente, estar preparada para receber e escriturar NF-e na entrada de mercadorias? A empresa no obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas dever sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concesso da autorizao de uso da NF-e, mediante consulta eletrnica ao Portal Nacional da NF-e ou SEFAZ da circunscrio do contribuinte emitente. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escriturao das NF-e de entradas a partir da digitao dos DANFE. 40. Como os contabilistas tero acesso s NF-e de seus clientes? Com relao s NF-e emitidas/recebidas, os contabilistas podero requisit-las junto a seus clientes e visualiz-las por meio do visualizador desenvolvido pela Receita Federal e disponvel para download no Ambiente Nacional da NF-e . Algumas SEFAZ j disponibilizaram consulta atravs da rea de acesso restrito aos seus contribuintes e respectivos contabilistas. 41. Como os contabilistas podero escriturar uma NF-e recebida por uma empresa? Os procedimentos e obrigatoriedade de escriturao fiscal no foram alterados com a NF-e. A NF-e permite, no entanto, uma potencial simplificao do

procedimento, ou seja, dependendo do nvel de adaptao que seja feita nos sistemas internos de escriturao, esta poder ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de recuperao automtica de informaes do arquivo de uma NF-e. 42. Como efetuar a escriturao de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e permite 9 caracteres? O Manual de Orientao do Convnio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prev o tratamento para a situao reportada, no item 11.1.9A, a seguir transcrito: 11.1.9A CAMPO 08 - Se o nmero do documento fiscal tiver mais de 6 dgitos, preencher com os 6 ltimos dgitos Contingncia para Emisso de NF-e 43. Como proceder no caso de problemas com a emisso da NF-e? Ocorrendo problemas tcnicos com a emisso de NF-e, a empresa dever seguir os procedimentos de contingncia previstos na legislao (vide Ajuste SINIEF 07 de 2005 e suas alteraes) e na documentao tcnica da NF-e (vide Manual de Contingncia e Manual DPEC). A documentao tcnica da NF-e, assim como os principais dispositivos legais relacionados NF-e, podem ser encontrados no Portal Nacional da NF-e. Resumidamente, os procedimentos de contingncia atuais podem ser descritos da seguinte forma: 1) Autorizao da NF-e pelo Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional SCAN: A transmisso para o SCAN depende de ativao prvia pela SEFAZ autorizadora, de forma que sua utilizao estar relacionada na maior parte dos casos com problemas tcnicos na SEFAZ autorizadora (e no no ambiente da empresa emitente). Nesse caso, a empresa dever gerar NF-e com srie a partir de 900 (sries de 900 a 999 esto reservadas ao SCAN), seguindo normalmente os demais procedimentos (No necessita impresso de DANFE em formulrio de segurana). 2) Transmisso de Declarao Prvia de Emisso em Contingncia DPEC: O contribuinte dever informar ao fisco atravs do Ambiente Nacional da NF-e, por site ou transmisso por web service algumas informaes resumidas das NF-e que ir emitir em contingncia. (No necessita impresso de DANFE em formulrio de segurana). 3) Impresso do DANFE em Formulrio de Segurana para Impresso de Documentos Auxiliares - FS-DA: Temporariamente esto sendo aceitos Formulrios de Segurana (FS) do Convnio ICMS 58/95. A partir de 01 de agosto de 2009 as Administraes Tributrias autorizaro apenas pedidos de aquisio de FS-DA, no aceitando mais pedidos de aquisio de FS do Conv. 58/95. Contudo, as empresas

podero continuar utilizando os formulrios de segurana j autorizados at o trmino de seus estoques. Nos casos de uso de FS ou FS-DA, o DANFE dever ser impresso em duas vias. Uma das vias ser para o trnsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatrio pelo prazo decadencial, a outra via ser para o arquivo fiscal do emitente. Caso a transmisso leve rejeio da NF-e, o contribuinte dever providenciar a correo, autorizando a NF-e e providenciando a regularizao perante o destinatrio, entregando-lhe tanto o novo DANFE quanto respectiva NF-e devidamente autorizada. Sempre que o contribuinte enfrentar uma situao de contingncia, dever lavrar termo no Livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia, modelo 6, informando a data, a hora com minutos e segundos do seu incio e seu trmino, a numerao e a srie da primeira e da ltima NF-e geradas nesse perodo, identificando, dentre as situaes descritas nos incisos I a III, qual foi a utilizada. Em relao s NF-e que foram transmitidas antes da contingncia e ficaram pendentes de retorno, o emitente, aps a cessao das falhas, dever solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com autorizao de uso e cujas operaes no se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingncia, bem como solicitar a inutilizao da numerao das NF-e que no foram autorizadas nem denegadas. A empresa dever observar os demais procedimentos a serem adotados, de acordo com o tipo de contingncia, previstos na legislao e na documentao tcnica (Ajuste SINIEF 07/05, Manual de Contingncia, Manual DPEC, etc.). 44. Como fica a numerao das notas fiscais emitidas em contingncia? A numerao das NF-e emitidas em contingncia dever seguir a seqncia de numerao da srie que for adotada para a contingncia. No caso de autorizao pelo SCAN, o contribuinte dever modificar a srie da NF-e para uma entre as sries 900 a 999 (as quais esto reservadas para o SCAN). No caso de utilizao das demais formas de contingncia no se exige a troca de srie para a emisso das NF-e. A emisso de NF mod. 1/1-A no considerada contingncia de NF-e, podendo a sua emisso em substituio emisso de NF-e ser adotada apenas pelos contribuintes que no estiverem obrigados ao uso da NF-e e optaram por emiti-la espontaneamente. Mesmo para estes, a numerao e srie destes modelos de documento, NF-e e 1/1-A, no se confunde, sendo tratada de forma independente. 45. Uma NF-e transmitida para o SCAN pode ser cancelada? Como? Apenas as NF-e que forem autorizadas em contingncia pelo SCAN podero ser canceladas no SCAN. O SCAN tratar exclusivamente das sries 900 a 999, e esta regra aplica-se a todos os servios (autorizao, cancelamento, inutilizao da numerao e consulta situao da NF-e) efetuados no ambiente do SCAN. Da mesma forma, a SEFAZ de origem no autorizar, cancelar ou

inutilizar numerao de NF-e nessas sries reservadas ao SCAN. A exceo a essa regra o servio de consulta situao da NF-e, uma vez que a SEFAZ de origem poder responder consulta de situao das NF-e das sries reservadas ao SCAN. 46. No caso de falta de energia eltrica, permitido o uso de talonrio fiscal em papel? A empresa obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrnica no poder, em hiptese alguma, emitir notas fiscais modelos 1 e 1-A em substituio s NF-e. Em caso de falta de energia ou de outros problemas que impeam a emisso da NF-e, dever adotar um dos procedimentos descritos no Manual de Contingncia Contribuinte ou no Manual do Sistema de Contingncia Eletrnica DPEC, disponveis no Portal Nacional da NF-e. 47. Se meu computador estragar ou o meu sistema de faturamento parar, como poderei emitir a NF-e? Nas situaes de ocorrncia de problemas tcnicos que impeam emisso de NF-e, o contribuinte dever adotar um dos procedimentos de contingncia descritos na documentao tcnica, no Manual de Contingncia Contribuinte e no Manual do Sistema de Contingncia Eletrnica DPEC (disponveis no Portal Nacional da NF-e), e tambm previstos na legislao (vide Ajuste Sinief 07/05). Sugere-se ao contribuinte providenciar tambm a instalao do Programa Emissor de NF-e em algum outro computador, preferencialmente em outro local, o qual poder ser utilizado na ocorrncia de problemas com o sistema em uso, podendo, inclusive ser um notebook, ou computador com sistema de baterias (nobreak, etc.), que poder ser utilizado inclusive nos casos de falta de energia eltrica. 48. Emitida a NF-e em contingncia, atravs da impresso de DANFE em formulrio de segurana ou FS-DA, qual o prazo que a empresa tem para enviar o arquivo XML da NF-e para a SEFAZ de sua circunscrio. Conforme definido no Ato COTEPE 33/08, a empresa deve emitir o arquivo XML da NF-e, at 7 dias aps a data de emisso da NF-e. As secretarias de fazenda devero definir em suas respectivas legislaes penalidade pecuniria para cada NF-e transmitida para a SEFAZ aps este prazo. Pessoa Fsica 49. As pessoas fsicas tambm recebero a NF-e? A Nota Fiscal Eletrnica substitui, atualmente, a nota fiscal de circulao de mercadorias modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operaes entre empresas. possvel que as empresas emitam a nota fiscal modelo 1 ou 1A tambm a consumidores pessoas fsicas em determinadas situaes. Em quaisquer dos casos, a nota fiscal modelo 1 ou 1 A poder ser substituda pela Nota Fiscal Eletrnica, de forma que o consumidor final, pessoa fsica, receber o DANFE

como representao do documento fiscal e poder consultar a existncia e validade da correspondente NF-e pela Internet.