PANDUAN

PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

PEMERINTAH KABUPATEN PONOROGO

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS NGRANDU
KECAMATAN KAUMAN
Jl. Raya Ngrandu No.18 Telp. (0352) 752154.Email.puskesmasngrandu@gmail.com
KAUMAN

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan
hidayahNya, kami dapat menyelesaikan Panduan Pengelolaan data dan Informasi diri
Puskesmas untuk menjadi acuan dalam upaya peningkatan mutu penyelenggaraan
pelayanan kesehatan di Puskesmas.
Dalam era Jaminan Kesehatan Nasional, masyarakat dapat memilih fasilitas
kesehatan tingkat pertama yang sesuai dengan kebutuhan dan kepuasan mereka.
Puskesmas sebagai ujung tombak pelayanan kesehatan masyarakat dan gate keeper pada
pelayanan kesehatan formal dan penapis rujukan, harus dapat memberikan pelayanan
bermutu sesuai dengan standar pelayanan maupun standar kompetensi. Oleh karena itu,
Puskesmas dituntut untuk selalu meningkatkan mutu penyelenggaraan pelayanan
Puskesmas baik dalam administrasi manajemen Puskesmas, pelayanan klinis maupun
pelayanan program Puskesmas.
Pelaksanaan Panduan Pengelolaan data dan Informasi diri ini diharapkan akan
memberikan manfaat tidak hanya bagi kepuasan pasien karena pelayanan yang diberikan
aman dan sesuai standar, tetapi juga bagi kepuasan dan keamanan petugas kesehatan
dalam pemberian layanan sesuai kebutuhan dan ekspektasi masyarakat.
Pada kesempatan ini, perkenankan saya menyampaikan ucapan terima kasih dan
apresiasi kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penyusunan Panduan Pengelolaan
data dan Informasi diri. Semoga penerapan Panduan Pengelolaan data dan Informasidiri
mempercepat terwujud pelayanan kesehatan yang berkualitas bagi seluruh masyarakat
Indonesia.

Ponorogo, 10 Januari 2018

Penyusun

2
 PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI PUSKESMAS

I. PENGERTIAN
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara
relatif belum bermakna bagi Puskesmas.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam
mendukung pembangunan kesehatan.
Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah proses penatalaksanaan mulai
dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data menjadi
informasi, pelaporan serta distribusi informasi.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data, pencarian
kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi.

III. TATA LAKSANA

a. Pengumpulan dan penyimpanan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data
(Petugas pelaksana kegiatan, Petugas Pelaksana Program, Peanggung jawab
Upaya ataupun petugas lain yang telah ditunjuk untuk membuat data yang
dibutuhkan Puskesmas).
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di puskesmas
baik secara manual maupun elektronik.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data
2. Petugas menentukan sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat
waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
5. Petugas menerima data dari sumber data.
6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.

3
 7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum
lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah
lengkap.
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

b. Pencarian kembali data

Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan
permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah :
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
3. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.
c. Analisa data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram
ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.
Metode analisis data yang dipakai:
- Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data
- Analisis Komparatif/perbandingan
- Analisis hubungan dalam dan antar program
Langkah-langkah melakukan analisa data meliputi :
1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3. Petugas melakukan validasi data.
4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk
angka/tabel.
5. Petugas melakukan pengelompokan data
6. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan.
7. Petugas melakukan validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10. Petugas menyimpan arsip informasi.
11. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

4
 d. Pelaporan dan distribusi informasi
Pelaporan dan Distribusi Informasi kegiatan melaporkan informasi yang telah dibuat
kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada
instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan
informasi yang dibuat.
1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3. Petugas menyerahkan informasi kepada Ka. Sub bag TU
4. Ka. Sub bag. TU membuat surat pengantar.
5. Ka. Sub bag. Tu meminta pengesahan surat pengantar kepada Kepala
Puskesmas.
6. Ka. Sub bag TU menyerahkan informasi kepada bagian umum.
7. Sub bagian umum mencatat dalam buku surat keluar
8. Sub bagian umum memberi penomoran surat.
9. Sub bagian umum mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.

IV. DOKUMENTASI
a. SOP-SOP pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian kembali data,
analisis data, pelaporan dan distribusi informasi
b. Soft copy data
c. Laporan-laporan
d. Brosur-brosur

KEPALA UPT PUSKESMAS NGRANDU

drg.RENITHA WULANDARI
Penata

5
NIP. 19811215 201001 2 021