Erste Schritte

Access 2010
Microsoft Access 2010 ist vollstndig auf einfache Bedienung ausgerichtet. Vordefinierte Vorlagen und Communityvorlagen erleichtern Ihnen den Einstieg, ber Webdatenbanken knnen Sie berall auf Ihre Daten zugreifen, und 1 die leistungsstarken Tools bewltigen auch wachsende Datenmengen. Mit Access 2010 nutzen Sie Ihre Informationen optimal, mit besseren Zugriffsmglichkeiten und einer flachen Lernkurve. Dank nahtloser Verbindungen mit einer Vielzahl von Datenquellen zusammen mit Datensammlungstools ist die Zusammenarbeit so einfach, wie sie sein sollte. Access 2010 macht mehr aus Ihren Daten, indem es deren Verwaltung, Analyse und Freigabe fr andere erleichtert. Durch neue Webdatenbanken und Access Services in Microsoft SharePoint Server 2010 sind Ihre Daten nie weiter entfernt als der 2 nchste Webbrowser.

Backstage-Ansicht:

Bereiten Sie Ihre Arbeit fr die Hauptarbeitszeit vor

In der Microsoft Office Backstage-Ansicht haben Sie zentralen Zugriff auf Datenbankaufgaben wie Speichern, Drucken und Verffentlichen, und Sie knnen die Access-Oberflche anpassen.
Registerkarte Datei: ffnet die Backstage-Ansicht. Klicken Sie auf eine Registerkarte des Menbands, um zur Hauptansicht zurckzukehren. Registerkarten der Backstage-Ansicht: Bieten schnellen, einfachen und organisierten Zugriff auf Tools und Optionen, die zuvor ber mehrere Stellen verteilt waren. Informationen: Ermglicht das Komprimieren und Reparieren der Datenbank oder das Verschlsseln der Datenbank mit einem Kennwort. Nach dem Verffentlichen einer Webdatenbank wird die Option Alles synchronisieren angezeigt, mit der Sie Ihre Entwurfsnderungen synchronisieren knnen. Zuletzt verwendet: Zeigt eine Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken an. Klicken Sie auf das Nadelsymbol neben einer Datenbank, um sie als oberstes Element der Liste anzuheften, sodass sie stndig verfgbar ist. Neu: Stellt eine reichhaltige Palette integrierter Vorlagen zum Erstellen von Datenbanken bereit. Auerdem finden Sie Onlinedatenbanken und von der Community bereitgestellte Datenbanken. Drucken: Ermglicht schnellen Zugriff auf Druckoptionen und Druckvorschau. Speichern und Verffentlichen: Speichern Sie eine Kopie einer Datenbank zur einfacheren Wiederverwendung als Datenbankvorlage, verffentlichen Sie Ihre Webdatenbank in SharePoint 2010, um sie ber einen Webbrowser verfgbar zu machen, speichern Sie Access-Objekte im PDF- oder XPS-Format und mehr. Hilfe: Zeigen Sie Anwendungshilfe und Links zu anderen Onlineressourcen zur Selbsthilfe, z. B. Lernprogrammen, an. Auerdem finden Sie Informationen zur ausgefhrten Version, zur Aktivierung und zur Lizenzierung. Optionen: Bietet umfangreiche Optionen zum Festlegen bevorzugter Einstellungen, z. B. zur Anpassung des Menbands und der Symbolleiste fr den Schnellzugriff.

Tipp: Hilfe zur Verwendung des Menbands und zur Anpassung des Menbands in Access 2010 finden Sie im Leitfaden Erste
Schritte mit Office 2010 oder unter Office.com.

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Microsoft SharePoint Server 2010 ist erforderlich, um eine Webdatenbank zu verffentlichen und freizugeben. Zudem muss Access Services aktiviert sein.

Ein entsprechendes Gert, eine Internetverbindung und ein untersttzter Browser wie Windows Internet Explorer 7 fr Windows, Safari 4 oder hher fr Mac und Firefox 3.5 oder hher fr Windows, Mac oder Linux sind erforderlich.

Datenbanken schneller und einfacher denn je erstellen

Schneller Einstieg mit vorgefertigten Vorlagen

Vergessen Sie die Lernkurve. Integrierte Vorlagen und wieder verwendbare Komponenten machen Access 2010 zu einer schnellen und einfachen Datenbanklsung.
Von anderen erstellte Datenbankteile wieder verwenden Vereinfachen Sie die Datenbankerstellung, indem Sie der Datenbank mit wenigen Mausklicks gemeinsame Komponenten Ihrer Datenbanken oder Ihrer Organisation hinzufgen. 1. Beginnen Sie mit einer geffneten Datenbank. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Vorlagen auf Anwendungsparts. 3. Klicken Sie im Katalog auf ein Anwendungspart.

Access 2010 bietet Datenbankvorlagen, die Sie als Ausgangspunkt verwenden oder an Ihre Anforderungen anpassen knnen. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu ffnen. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Neu auf Beispielvorlagen, um eine integrierte Vorlage auszuwhlen, oder whlen Sie unter Vorlagen auf Office.com eine Kategorie aus, um die von der Community bereitgestellten Vorlagen zu durchsuchen.

Tipp: Erstellen Sie eine eigene Datenbankvorlage oder ein Anwendungspart. Speichern Sie die Datenbank in der Backstage-Ansicht
auf der Registerkarte Speichern und Verffentlichen als Vorlage. Fr Anwendungsparts whlen Sie im Dialogfeld Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen die Option Anwendungspart aus. Mehrere Felder gleichzeitig hinzufgen Bilder in der Datenbank wieder verwenden Verwenden Sie in Formularen und Berichten ber die Bildergalerie Verwenden Sie Schnellstartfelder, um Gruppen zusammengehriger und freigegebene Bilder, und sparen Sie wertvolle Zeit beim Entwurf. vorformatierter Felder mit wenigen Mausklicks zu einer Tabelle hinzuzufgen. 1. Beginnen Sie mit einem Sparen Sie Zeit und tragen Sie zur geffneten Formular oder Konsistenz bei, indem Sie Tabellen Bericht. mit hnlichen Feldern in den Datenbanken verwenden. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten So fgen Sie ein Schnellstartfeld auf Ansicht, und klicken Sie hinzu: dann auf Entwurfsansicht. Die 1. Beginnen Sie mit einer Formular- (bzw. Berichts-) geffneten Tabelle. layouttools werden automatisch angezeigt. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools Felder in der Gruppe Hinzufgen und Lschen auf Weitere Felder. 3. Suchen Sie unten im Katalog nach der berschrift Schnellstart. 4. Klicken Sie auf ein Schnellstartfeld, um der Tabelle das Feld oder die Felder hinzuzufgen. So erstellen Sie ein eigenes Schnellstartfeld: 1. Whlen Sie ein oder mehrere Felder in der Tabelle aus. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools Felder auf Weitere Felder. 3. Klicken Sie auf Auswahl als neuen Datentyp speichern. Hinweis: Benutzerdefinierte Schnellstartfelder stehen automatisch fr alle Datenbanken zur Verfgung. So fgen Sie einem Formular oder Bericht ein freigegebenes Bild hinzu: Whlen Sie eine leere Zelle aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Bild einfgen. So verwenden Sie ein freigegebenes Bild als Formularhintergrund: Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Hintergrund auf Hintergrundbild. So verwalten Sie freigegebene Bilder: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild in der Galerie, und whlen Sie dann Lschen, Aktualisieren oder Umbenennen aus.

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Datenbanken per Drag & Drop mit Navigation versehen Verwenden Sie ein Navigationsformular, und machen Sie hufig bentigte Formulare und Berichte besser zugnglich und verfgbar. So erstellen Sie ein Navigationsformular: 1. Beginnen Sie mit einer geffneten Datenbank. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Navigation, um eine Liste verfgbarer Navigationslayouts anzuzeigen. 3. Klicken Sie im Katalog auf ein Layout, um der Datenbank ein Navigationsformular hinzuzufgen. In der Entwurfsansicht wird ein neues Navigationsformular angezeigt. So fgen Sie dem Navigationsformular Formulare und Berichte hinzu: 1. Whlen Sie im Navigationsbereich ein Formular oder einen Bericht aus. 2. Ziehen Sie das ausgewhlte Formular oder den Navigationssteuerelementen im Navigationsformular. ausgewhlten Bericht zu den

Trends verfolgen und Einblicke erhalten:

Fundiertere Entscheidungen treffen
Einfache Verwaltung von Regeln

Die bedingte Formatierung untersttzt nun Datenbalken und kann zur Verwaltung der Regeln in einer einzigen intuitiven Ansicht verwendet werden.

Strkere Hervorhebung von Werten Fgen Sie Formularen und Berichten Datenbalken mit Farbverlufen hinzu, um Werte optisch zu vergleichen oder Trends zu erkennen. 1. Beginnen Sie mit Formular oder Bericht. einem geffneten

Wechseln Sie zwischen Feldern, um Formatierungsregeln zu ndern, hinzuzufgen oder zu lschen und bis zu 50 Formatierungsbedingungen hinzuzufgen. So zeigen Sie den neuen Manager fr Regeln zur bedingten Formatierung an: 1. Beginnen Sie mit einem geffneten Formular oder Bericht. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Die Formular- (bzw. Berichts-) layouttools werden automatisch angezeigt. 3. Whlen Sie ein Wertfeld aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Bedingte Formatierung.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Die Formular- (bzw. Berichts-) layouttools werden automatisch angezeigt. 3. Whlen Sie ein Wertfeld aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Bedingte Formatierung. 4. Klicken Sie auf Neue Regel. 5. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel auf Mit anderen Datenstzen vergleichen, um auf die Optionen fr Datenbalken zuzugreifen.

Tipp: Passen Sie die Datenbalkenskalierung an. Legen Sie bestimmte Werte fr die Lnge des krzesten und des lngsten Balkens
fest, oder definieren Sie ber einen Ausdruck fr die Datenbalkenlnge einen eigenen Schwellenwert.

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Verleihen Sie Ihrer Datenbank professionellen Glanz

Neue flexible Formatierungsoptionen ermglichen eine mhelose Erstellung attraktiver Formulare und Berichte.

Das Aussehen der gesamten Datenbank mit wenigen Mausklicks ndern Nutzen Sie gewohnte und attraktive Office-Designs, und bernehmen Sie sie in hoher Qualitt fr Ihre Datenbanken auf dem Access-Client wie auch im Web. So whlen Sie ein Office-Standarddesign aus: 1. Beginnen Sie mit einem geffneten Formular oder Bericht. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Die Formular- (bzw. Berichts-) layouttools werden automatisch angezeigt. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Designs auf Designs. 4. Whlen Sie ein Office-Design aus dem Katalog aus, um es auf die Datenbank anzuwenden. So wenden Sie ein Design auf ein Formular oder einen Bericht an, ohne das Datenbankdesign zu ndern: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Katalog Designs auf ein Design. 2. Klicken Sie auf Design nur auf dieses Objekt anwenden. So verhindern Sie die automatische Aktualisierung der Formatierung: Verwenden Sie Farben aus der Palette der Standardfarben oder aus Weitere Farben. Verwenden Sie Schriftarten, die nicht im Abschnitt Designschriftarten am Anfang der Schriftartenliste als Schriftarten fr den Kopfzeilen- bzw. Detailbereich festgelegt sind.

Formulare mit grafischen Effekte und Formenarten versehen Verbessern Sie Ihre Navigationssteuerelemente, Registerkarten und Schaltflchen mit neuen Formtools in Access 2010. So ndern Sie Farb- und Formeffekte: 1. Beginnen Sie mit einem geffneten Formular. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Die Formularlayouttools werden automatisch angezeigt. 3. Whlen Sie eine Registerkarte, eine Schaltflche oder ein Navigationssteuerelement in Ihrem Formular aus. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Schnellformatvorlagen. 5. Whlen Sie eine Formatvorlage aus dem Katalog aus, um sie auf das ausgewhlte Objekt anzuwenden. 6. Probieren Sie weitere Formatierungsoptionen im Katalog Formeffekte aus. So ndern Sie die Form: Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Form ndern. Hinweis: Die verfgbaren Formatvorlagen entsprechen dem ausgewhlten Office-Design. und Farben

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Automatisierung intuitiv hinzufgen

Makros schneller denn je entwerfen

Der berarbeitete Makro-Designer in Access 2010 vereinfacht das Erstellen, Bearbeiten und Automatisieren von Datenbanklogik.
Verbesserungen des MakroDesigners tragen dazu bei, Ihre Produktivitt zu steigern und Codierungsfehler zu vermeiden. Dank komplexerer Logik knnen Sie robustere Anwendungen erstellen und Ihre Datenbankanwendung erweitern. So erstellen Sie ein benanntes Makro: Logik direkt in Tabellen einfgen Neue Datenmakros in Access 2010 ermglichen es Ihnen, Makros in den Tabellen zu speichern, nicht in den Objekten, die die Tabellen verwenden. So fgen Sie einer Tabelle ein Datenmakro hinzu: 1. Beginnen Sie mit einer geffneten Tabelle. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools Tabelle in der Gruppe Vorabereignisse oder Nachfolgeereignisse auf ein Datenmakro, um den Makro-Designer zu ffnen. Hinweise und Tipps: Beim Speichern des Datenmakros werden nderungen des Tabellenentwurfs ebenfalls gespeichert. Wenn einer Tabelle ein Datenmakro hinzugefgt wurde, wird die Schaltflche fr das Datenmakro markiert angezeigt. Wenn Sie ein Datenmakro bearbeiten oder anzeigen mchten, klicken Sie auf die zugehrige Schaltflche. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf ein Datenmakro im Menband, um QuickInfo mit Tipps und zustzlicher Hilfe zur Verwendung von Datenmakros einzublenden.

1. Beginnen Sie mit einer geffneten Datenbank. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Makro. So fgen Sie eine neue Aktion hinzu: Doppelklicken Sie im Aktionskatalog auf eine Aktion. Ziehen Sie eine Aktion aus dem Aktionskatalog, und legen Sie sie am gewnschten Ort ab. Klicken Sie auf den Pfeil neben Neue Aktion hinzufgen, und whlen Sie eine Aktion aus der Liste aus.

Tipp: Geben Sie Ihre Makros fr andere frei, oder verwenden Sie von anderen geschriebene Makros. Fgen Sie den Code einfach in
einen beliebigen Text-Editor ein. Beim Einfgen in den Makro-Designer wird er von Access in das richtige Format konvertiert.

Weniger wiederholte Sicherheitsberprfungen

In Access 2010 werden die von Ihnen als vertrauenswrdig eingestuften Dateien vermerkt, sodass Sie nicht bei jedem ffnen einer Datenbank erneut gefragt werden.

Natrlich mchten Sie, dass Ihr Computer und Ihre Dateien vor mglichen Bedrohungen geschtzt werden. Aber warum wiederholte Sicherheitsberprfungen durchlaufen, nachdem Sie eine Datei als vertrauenswrdig besttigt haben? Nachdem Sie besttigt haben, dass eine Datenbank mit aktivem Inhalt (z. B. Makros) sicher aktiviert werden kann, mssen Sie dies nicht wiederholen. 1. Unter dem Menband wird Ihnen in einer Statusleiste angezeigt, wenn Sie eine nicht vertrauenswrdige Datenbank geffnet haben. 2. Wenn Sie dem Inhalt vertrauen und den Vorgang fortsetzen mchten, klicken Sie in der Statusleiste auf Inhalt aktivieren, um der Datenbank zu vertrauen und den Inhalt zu aktivieren.

So verwalten Sie Einstellungen fr vertrauenswrdige Dokumente: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu ffnen. 2. Klicken Sie auf Optionen und dann im Dialogfeld Optionen auf Sicherheitscenter. 3. Klicken Sie rechts auf die Schaltflche Einstellungen fr das Sicherheitscenter. 4. Klicken Sie im Dialogfeld Sicherheitscenter auf die Registerkarte Vertrauenswrdige Dokumente, um Optionen fr den Umgang mit vertrauenswrdigen Dokumenten, z. B. das Bereinigen aller bisher vertrauenswrdigen Dokumente, anzuzeigen.

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Zugriff auf Ihre Anwendung Webformulare und Berichte ber einen Browser ffnen knnen und nderungen von praktisch berall
automatisch synchronisiert werden.
Datenbanken per Webbrowser gemeinsam nutzen Mit Access 2010 und SharePoint Server 2010 knnen Ihre Daten besser geschtzt werden, um Compliance-, Sicherungs- und Auditanforderungen erfllen zu knnen und gleichzeitig die Zugnglichkeit und Verwaltung der Daten zu verbessern. So erstellen Sie eine neue Webdatenbank: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu ffnen. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Neu auf Leere Webdatenbank, oder klicken Sie auf Beispielvorlagen und whlen Sie eine Datenbank mit Webdatenbank im Vorlagennamen aus. So berprfen Sie die Kompatibilitt und verffentlichen eine Webdatenbank in SharePoint Server 2010: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu ffnen. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Speichern und Verffentlichen auf In Access Services verffentlichen. 3. Klicken Sie auf Kompatibilittsprfung ausfhren, um zu berprfen, ob der Datenbankinhalt fr das Web bereit ist. 4. Geben Sie nach Abschluss der Kompatibilittsprfung unter In Access Services verffentlichen in Server-URL und Websitename die entsprechenden Daten ein, und klicken Sie dann auf In Access Services verffentlichen.
Hinweis: Fr dieses Feature mssen Microsoft SharePoint Server 2010 und Access Services aktiviert sein. Zum Zugriff auf eine Webdatenbank ber einen Webbrowser ist eine Internetverbindung und ein untersttzter Browser wie Windows Internet Explorer 7 fr Windows, Safari 4 oder hher fr Mac und Firefox 3.5 oder hher fr Windows, Mac oder Linux erforderlich.

Verffentlichen Sie Ihre Datenbank im Web, sodass Benutzer ohne Access-Client

Tipp: Erstellen Sie ein Navigationsformular fr die Webdatenbank, und legen Sie es vor der Verffentlichung als
Webanzeigeformular fest. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu ffnen, und klicken Sie dann auf Optionen. Suchen Sie in den Optionen unter Aktuelle Datenbank nach Webanzeigeformular.

Tipps zu Tastenkombinationen
Drcken Sie die ALT-TASTE, um Zugriffstasteninfo anzuzeigen. Zugriffstasteninfos werden im Menband als Kombinationen von Buchstaben- oder Zifferntasten angezeigt, die Sie nacheinander drcken, um Befehle auszufhren. Drcken Sie zunchst eine Tastenkombination, um eine Registerkarte des Menbands zu aktivieren, und dann die Tastenkombination fr den gewnschten Befehl. Zugriffstasteninfo ist auch fr die Symbolleiste fr den Schnellzugriff und fr die BackstageAnsicht verfgbar.

Neue Tastenkombinationen
Tastenkombinationen fr die Arbeit im Ausdrucks-Generator und im Makro-Designer: Manuelles Anzeigen STRG+LEERTASTE von AutoVervollstndigen: Drcken Sie

Tastenkombinationen fr die Arbeit im Makro-Designer: Erweitern eines Codeabschnitts: Drcken Sie die NACH-LINKS-TASTE Reduzieren eines Codeabschnitts: Drcken Sie die NACH-RECHTSTASTE

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf Menbandbefehle, um Verschieben eines Codeabschnitts oder einer Gruppe: Drcken Sie Tastenkombinationen in der QuickInfo anzuzeigen. (Nicht alle Befehle STRG+NACH-OBEN-/NACH-UNTEN-TASTE verfgen ber Tastenkombinationen.) Verschieben eines Codeabschnitts oder einer Gruppe: Drcken Sie Fr viele gngige Befehle wird STRG + der erste Buchstabe des Befehls UMSCHALT+ENTF verwendet. Einige Beispiele: Verschieben von Aktionen/eines Codeabschnitts: Drag & Drop Neu: STRG+N ffnen: STRG+O Speichern: STRG+S Drucken: Kopieren von Aktionen/eines Codeabschnitts: STRG + Drag & Drop STRG+P

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