MAKALAH MATA KULIAH

KOMUNIKASI BISNIS

JUDUL :

KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA DALAM BISNIS

DAN

KORESPONDENSI

TUTOR :

DINI PRATIWI, SE.,M.Si

OLEH :

KELOMPOK 3

NAMA :

LASYAH MONA RIYANTI

RINA FORTUNA

SITI ZAHRA

DWI NOPRIANI

BAGUS ALFAREZI
MODUL 3

KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA DALAM BISNIS

Kegiatan Belajar 1

Komunikasi lintas budaya

A. Pengertian komunikasi antar budaya

Secara sederhana komunikasi antar budaya bisa dinyatakan sebagai proses komunikasi yang
berlangsung di antara orang-orang yang berbeda budaya. Dengan demikian sesungguhnya komunikasi
antar budaya ini berlangsung hampir setiap waktu. Karena kita selalu bertemu dengan orang-orang yang
berbeda budayanya apalagi bagi kita yang tinggal di kota-kota besar yang masyarakatnya berasal dari
berbagai bagian tanah air atau bahkan dari berbagai negara.

B. Bahasa tubuh

Setelah mempelajari soal perbedaan budaya, sebelum kita membahas soal bahasa tubuh kita lihat
contoh singkat berikut ini. Salah satu perusahaan penghasil pasta gigi asal Belanda memasarkan pasta
gigi melalui iklan yang menyatakan pasta giginya dalam "membuat gigi lebih putih" untuk konsumen di
Asia Tenggara. tapi rupanya, pada sebagian masyarakat di kawasan itu ada tradisi menghitamkan gigi
dengan mengunyah buah pinang. gigi menghitam karena buah pinang itu justru dianggap lebih menarik.
Oleh sebab itu, pasta gigi tersebut beriklan dengan menyatakan pasta giginya membuat gigi lebih kuat.

C. Kecerdasan budaya

Kita hidup di dunia yang makin memberi peluang besar pada terjadinya kontak antar budaya.
Industrialisasi bukan hanya melahirkan berbagai produk yang diproduksi secara massal tetapi juga
melahirkan pembahan sosial. Salah satu dampak sosial dari mobilitas sosial tersebut adalah
berhimpunnya orang dari berbagai suku bangsa bahkan bangsa pada satu lokasi. intinya, kecerdasan
budaya ini adalah kemampuan yang dikembangkan melalui kegiatan belajar yang terus-menerus untuk
memahami keragaman budaya.

D. Gaya komunikasi

Gaya komunikasi yang merupakan salah satu bahasan dalam komunikasi antar budaya. gaya komunikasi
ini berkaitan dengan apa dan bagaimana kita berkomunikasi seperti sebagaimana kita memilih kata-
kata, menggunakan intonasi atau logat bahasa, apa yang kita tekankan dalam sebuah percakapan dan
seterusnya.

E. Melakukan komunikasi antar budaya

Sekarang kita memasuki dimensi praktisi dari komunikasi antar budaya. Hal yang harus dilakukan adalah
bersikap Netral abaikan dulu perasaan pribadi dan mengembangkan kesediaan untuk menyimak secara
sungguh-sungguh serta sadari bahwa bahasa lebih dari sekedar kata-kata, atau bahasa bukan hanya
kata-kata. memperhatikan sopan santun dan cara berpikir budaya tertentu agar tidak terjadi konfrontasi
atau salah paham.

Kegiatan belajar 2

Melakukan Komunikasi Bisnis Antarbudaya

Untuk bisa melaksanakan komunikasi lintasbudaya yang efektif, McNab (2006) memberikan beberapa
saran sebagai berikut:

1. Mengembangkan pengertian yang mendasar tentang keberagaman budaya.

2. Keterbukaan tentang perspektif yang berbeda.
3. Bisa menerima dan menyesuaikan dngn berbagai komunikasi.
4. Memiliki keterampilan menyimak dsn bertanys yang efektif.

Untuk memaparkan apa yang kita alami saat kita pertama kali melakukan kontak dan komunikasi
antarabudaya Schuler (2003), Sebagai berikut :

1. Pengalaman langsung merupakan cara terbaik untuk memulai belajar budaya apa pun.
2. Pada mulanya, perbedaan bisa dirasakan sebagai ancaman. Memang secara naluriah, tak akan
seorang pun yang akan merasa nyaman dengan menjadi orang asing, yang membuat kita
sungkan dan ragu bertindak karena takut salah atau tidak sesuai dengan norma.
3. Kita cenderung berlebihan melihat kesamaan dan tak banyak memperhatikan perbedaan saat
kita pertama kali melakukan interaksi dengan orang lain dan budaya yang berbeda. Akibatnya
memakai standar penafsiran dalam budaya kita sendiri dari pada kebudaya yang berbeda
sehingga kita salah menarik kesimpulan.
4. Streotip muncul akibat dari generalisasi yang tergesa-gesa, khususnya diantara orang yang
jarang mengadakan kontak dengan budaya lain. Secara alamiah jiwa kita berupaya membuat
tatanan. Manakalah kita merasa sangat lemah akibat ketidakpastian.
5. Selalu ada lebih banyak variasi didalam kelompok dibandingkan dengan variasi didalam satu
budaya. Ringkasnya setiap kelmpok pasti ada pemalu dan berani, ada ramah dan tidak ramah.

Didalam praktik komunikasi bisnis antarbudaya ada bebrapa jebakan, yaitu :

1. Etnosentrisme, yaitu orang memandang bahwa kelompok etniknya atau budayanya yang paling
baik didunia ini.
2. Diskriminasi, yaitu memberikan perlakuan yang berbeda pada individu karena statusnya
minoritas.
 3. Streotip, yang sesungguhnya merupakan generalisasi pada individu, kelompok dsn etnik tertentu
sehingga kita menyimpulkan orang yang berasal daru etnik tertentu memiliki sifat dan watak
tertentu.
4. Buta budaya, yaitu mengabaikan perbedaan-perbedaan budaya yang sifatnya individual.
5. Pemaksaan budaya yaitu keyakinan yang menyatakan bahwa semua orang hendak
menyesuaikan diri dengan mayoritas.

Pada McNab (2006) menyarankan keterampilan yang di perlukan untuk menjadi anggota lintas budaya.

1. Mencoba untuk menjadi orang yang mampu melakukan refleksi diri sehingga bisa menyadari
Kesulitan- kesulitan komunikasi yang dirasakan sendiri.
2. Memiliki kepekaan terhadap kenyataan bahwa bahasa tentu merupakan bahasa asing bagi
orang lain.
3. Berupaya agar komunikasi yang disampaikan jelas, sederhana dan tidak bermakna ganda.
4. Mencoba besikap inklusif sehingga kita membangkitkan suasana yang dirasakan anggota tim
yang berbeda budayanya itu merasa sebagai orang yang dihargai perspektifnya.
5. Mendorong adanya pengungkapan sudut-pandang yang berbeda dan berpendapat mengenai
sesuatu.
6. Menyadari adanya perbedaan waktu dan cara kerja guna menjaga perasaan setiap orang bahwa
dirinya dilibatkan dan ada penghargaan terhadap berbagai perbedaan yang ada.
7. Menyediakan waktu untuk memahami ketersedian, kemudahan penggunaan dan dampak
media komunikasi dalam memilih anggota tim.

Modul 4

KORESPONDENSI

Kegiatan Belajar 1

A. EMPATI

Empati menuntut kita untuk bisa merasakan situasi pribadi orang lain "menempatkan diri pada orang
lain".Dengan empati, proses komunikasi yang kita kembangkan berjalan dengan lancar.

Ada beberapa faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang lain, yaitu :

1. Usia
2. Taraf ekonomi
3. Latar belakang pendidikan/pekerjaan
4. Budaya
 5. Kedekatan
6. Harapan
7. Kebutuhan pembaca

B. ORGANISASI SURAT

Setelah kita membahas prinsip pertama penulisan surat bisnis yakni empati, kini kita mulai
membahas prinsip kedua yakni pengordinasikan pesan dalam surat. Dalam konteks ini, istilah
mengkoodinasikan memiliki makna sebagai" Pembagian topik ke dalam bagian-bagian dan menyusun
topik tersebut urutan yang tepat". Sebelum penulis surat mengkoodinasikan pesan, yang pertama kali
harus diingatnya adalah pesan tersebut merupakan pesan yang jelas, yakni pesan yang lengkap, akurat,
fair, masuk akal, etis dan logis.

Pengordinasikan menjadi sangat penting alasannya karena setiap paragraf dalam surat memiliki fungsi
tersendiri. Ada paragraf yang menyampaikan gagasan utama dan paragraf yang menyampaikan gagasan
yang menunjang pokok. Oleh karena itu dikoganisasikan agar isi pesan yang disampaikan menjadi
runtut. Menurut Himstreet, Batu, dan lethman, (1993:98) kerangka tersebut memiliki manfaat seperti
berikut :

1. Memungkinkan kita menulis surat secara ringkas dan akurat

2. Memungkinkan kita memberi perhatian pada tahapan tahapan
3. Menghemat waktu dalam menulis
4. Memberikan dukungan psikologis
5. Penonjolan

Pada sisi lain, dengan memakai keranggka ini, pembaca surat akan mendapat keuntungan, seperti :

1. Pesan yang disampaikan padat dan akurat

2. Keterkaitan antargagasan yang disampaikan dlam surat menjadi lebih mudah diperhatikan dan
diingat
3. Reaksi terhadap isi surat dan penulisnya menjadi positif.

Kegiatan Belajar 2

Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis

A. SURAT KLAIM RUTIN

Surat klaim rutin adalah surat yang disampaikan kepada pihak lain yangmeminta untuk dilakukan
penyelesaian atas masalah tertentu. Melalui suratklaim ini, penulisnya meminta pihak lain untuk bisa
memenuhi tuntutandalam upaya penyelesaian masalah. Misalnya, surat klaim yang berisipermintaan
ganti-rugi atau surat klaim karena merasa barang yang kita beliternyata tidak sesuai dengan apa yang
dijanjikan pihak penjualnya. Surat klaim ini ada dua jenis yaitu surat rutin dan surat klaim persuasif.
Dalam menulis surat klaim ini disarankan untuk bisa memenuhi syarat-syarat berikut.

1. Permintaan kita ditempatkan pada kalimat pertama.

2. Jelaskan dengan rinci hal yang mendukung permintaan itu.
3. Surat ditutup dengan pernyataan yang menunjukkan penghargaan.

B. SURAT RUTIN TENTANG KREDIT

Sebelum mengajukan permohonan kredit biasanya kita meminta informasi terlebih dahulu. lalu kita
mengirimkan surat permohonan. bila tanggapan atas permohonan itu baik, maka hendaknya pada surat
berikutnya kita menempatkan permohonan kredit itu pada bagian awal surat.

Berdasarkan hasil studi, kerangka surat permintaan informasi kredit yang efektif hendaknya berisikan :

1. Penjelasan tentang permintaan dan nama kita pada bagian awal, bahkan bila memungkinkan
disampaikan pada kalimat pembuka atau pada baris perihal.
2. Meyakinkan penerima surat bahwa informasi yang diberikannya akan dijaga secara konfidensial.
3. Menguraikan informasi yang diminta.
4. Menutup surat dengan ucapan terima kasih.

C. SURAT ORDER/PESANAN

Kerja sama pengadaan barang dan jasa kita lakukan berdasarkan kontrak tahunan atau bulanan. di
sinilah komunikasi bisnis melalui korespondensi bila berjalan. karena itu, surat order/pesanan ini
menjadi sangat penting. surat order/pesanan ini menggunakan pendekatan deduktif.

Ada pun kerangka surat order/ pesanan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Menggunakan kalimat yang menunjukkan order/pesanan pada bagian awal.

2. Cantumkan pula rencana pembayaran dan cara pengiriman pesanan.
3. Akhiri surat tersebut dengan kalimat yang menunjukkan kepercayaan pengirim surat kepada
pihak yang menerima pesanan.

D. SURAT KHUSUS

Seperti dikemukakan sebelumnya, surat pun berfungsi untuk menjaga dan meningkatkan hubungan
dengan pihak di dalam dan di luar organisasi. Apa yang kita kategorikan sebagai surat khusus, lebih
banyak berfungsi untuk menjaga hubungan tersebut. Ada banyak surat yang dikategorikan sebagai surat
khusus, karena dikirimkan pada kesempatan tertentu, kepada berbagai pihak. Surat khusus tersebut
dapat berupa ucapan selamat memperingati hari besar keagamaan, ucapan selamat atas prestasi,
ucapan selamat ulang tahun, belasungkawa, ucapan terima kasih dan siaran pers (news-release). Semua
surat yang dikategorikan surat khusus itu dibuat untuk menunjukkan empati dan membina hubungan
baik dengan organisasi/lembaga bisnis lain.

E. SURAT SIARAN PERS

Surat untuk siaran pers ini merupakan bagian dari surat khusus. Namun karena memerlukan perhatian
tersendiri, maka dibuat menjadi subjudul tersendiri. Kini membahas surat siaran pers. Pada satu ketika,
satu organisasi/lembaga bisnis pasti perlu menyampaikan informasi kepada masyarakat luas melalui
bantuan media massa. Untuk itu harus membuat siaran pers.

Dalam membuat surat siaran pers ada beberapa hal yang penting untuk kita perhatikan, yaitu :

1. Surat menggunakan kop surat perusahaan.

2. Menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita yang diinginkan.
3. Mencantumkan nama penanggung jawab resmi siaran pers tersebut.
4. Memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya (ingat prinsip 5W + IH, yaitu informasi yang
menjawab pertanyaan apa, siapa, di mana,kapan, mengapa dan bagaimana).
5. Menulis secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan informasi.

F. SURAT PENJUALAN

Surat penjualan merupakan salah satu bentuk penawaran yang disusun dengan pendekatan persuasif
Kita membujuk pembeli untuk mau membeli produk yang kita tawarkan melalui komunikasi yang
persuasif. Meski menggunakan pendekatan persuasi, namun bukan berarti kita melakukan penjualan
dengan cara menjebak orang lain agar bertindak demi keuntungan kita sendiri. Dalam dunia
perdagangan, kejujuran tetap sangat penting. Kita tidak memainkan kata-kata yang membuat orang lupa
dengan tujuan pembeliannya. Namun kita memberikan informasi sejelas-jelasnya sehingga pembeli
prospektif mempertimbangkan tawaran kita.