Sistema de Gestin Acadmica TESEO

(GESTIN DE
RESMENES DE TESIS DOCTORALES)

Revisin 1.0

Servicio de Informtica rea de Gestin Mayo de 2004

INDICE

INDICE ............................................................................................. 1 1 2 Introduccin............................................................................. 1 Procedimiento. ......................................................................... 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 Introduccin. Registro de resumen de tesis. Impresin de ficha. Generar fichero. Estados de una ficha. 2 2 3 3 3

Gestin de resmenes de tesis doctorales................................. 5 3.1 3.2 3.3 3.4 Inicio Aadir, Consultar y Modificar. Imprimir. Generar fichero. 5 7 11 12

Confeccin del libro de resmenes de tesis..............................14

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1 Introduccin

Desde hace aos el Consejo de Coordinacin Universitaria del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte mantiene un registro de las Tesis Doctorales declaradas aptas en la base de datos TESEO que pueden consultarse por Internet. Ante el aumento de Tesis Doctorales y para mantener actualizado de manera gil el registro de estas tesis, el Consejo de Coordinacin Universitaria del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte decidi establecer un nuevo procedimiento de gestin de tesis doctorales y ello dio lugar al desarrollo de una herramienta informtica. El Servicio de Informtica ha desarrollado un nuevo modulo de grabacin de resmenes de tesis, con las siguientes ventajas respecto a la herramienta proporcionada por el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte: Agilizacin de la carga, ya que muchos datos se recuperan del SIGA. Permite la modificacin de datos de una ficha registrada con anterioridad. Generacin de un fichero para la confeccin del libro de resmenes de tesis.

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2 Procedimiento.

2.1 Introduccin.
La grabacin de las tesis mediante este procedimiento tiene como fin reducir el tiempo entre la declaracin de apta de una tesis y su publicacin en la Base de Datos TESEO que mantiene el Ministerio. El resultado de la grabacin con el nuevo modulo es: un fichero de texto que se enva por correo electrnico y que es procesado por el Consejo de Universidades para incorporar los datos a una base de datos temporal, y una ficha impresa que se enva por correo. El Consejo tras cotejar los datos de la ficha con los del fichero, los pasa de la base de datos temporal a la base de datos definitiva (TESEO), momento en que estarn disponibles para su consulta.

2.2 Registro de resumen de tesis.

El alumno, antes de la lectura de la tesis doctoral, deber aportar en la secretara del departamento correspondiente, los datos necesarios para el registro del resumen de tesis. En dicho departamento, la informacin a registrar por el nuevo modulo es mnima ya que la mayora de los datos ya estn disponibles en la base de datos de la aplicacin SIGA. La informacin se divide en datos de autor, datos de tribunal y datos de tesis.

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2.3 Impresin de ficha.

Una vez registrado el resumen de tesis, se imprime una ficha que es entregada al alumno. En la cabecera de dicha ficha, va impresa la referencia que usa el Consejo de Coordinacin Universitaria para la gestin de los resmenes de tesis. En el lateral izquierdo se imprime una referencia interna de seguridad que el SIGA usa para el control de cambios de la ficha. El alumno, tras comprobar los datos contenidos en ella, la entregar a su tribunal. Despus de la lectura de la tesis, el tribunal pondr una calificacin que ser anotada en la ficha, y sta, ser firmada por el secretario del tribunal.

2.4 Generar fichero.

La secretara del Tercer Ciclo recibir el impreso firmado y proceder a generar el fichero previa calificacin de ste. Una vez generado el fichero solo se podr acceder a la ficha en modo consulta.

2.5 Estados de una ficha.

En TESEO los resmenes de tesis doctorales pasan por varios estados desde que se aade o da de alta una ficha de resumen, hasta que el fichero que se enva al Consejo es generado. Los distintos estados son:
Estado 1 2 Significado Pendiente de generacin Fichero generado

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El estado de Pendiente de Generacin del fichero se asigna a la ficha cuando se completan todos los datos. Los usuarios que tengan acceso al programa pueden modificar e imprimir la ficha. Adems se permite generar el fichero pero nicamente a los usuarios de doctorado. El estado de Fichero Generado se asigna tras generar el fichero. En este estado no se permite modificar ni imprimir la ficha. Si permite consultar sus datos o volver a generar el fichero a los usuarios de doctorado.

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3 Gestin de resmenes de tesis doctorales.

3.1 Inicio
A la aplicacin se accede a travs del men principal de la aplicacin del SIGA Para ello hay que entrar en Expedientes Doctorado Gestin de tesis Teseo.

Se muestra la pantalla principal de la aplicacin :

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Desde la pantalla principal se accede a todas las funcionalidades de la herramienta:

mediante el que se ob- Por un lado, un botn de bsqueda tiene la relacin de alumnos de TESEO dependiendo del tipo de acceso que el usuario tenga a programas de doctorado (la opcin de acceso a todos los programas est reservada a los usuarios de doctorado). Tambin se pueden hacer bsquedas dentro de programas en un rango de fechas de lectura y por estados en los que est la ficha de resumen. La relacin de alumnos muestra el Dni/Pasaporte, el nombre completo, la fecha de lectura de la tesis y la situacin o estado en el que se encuentra la ficha de resumen de tesis. - Por otro lado los botones de aplicacin para fichas de resumen de tesis: Aadir Ficha, Consultar Ficha, Modificar Ficha, Imprimir Ficha y Generar Fichero. El nico de ellos que siempre est activo es el de Aadir Ficha.

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3.2 Aadir, Consultar y Modificar.

El botn de Aadir ficha siempre est visible y activo, el de Consultar slo est visible y activo cuando el fichero ha sido generado para un resumen de tesis, y el de Modificar se visualiza y activa para una ficha de resumen para la que an no se ha generado el fichero. Al elegir cualquiera de estos tres botones cuando una ficha est seleccionada se nos muestra las mismas pantallas de recogida de informacin, permitiendo su modificacin o no dependiendo de la opcin escogida. La informacin se agrupa en 3 categoras: datos de autor, datos de tribunal y datos de tesis. Podemos pasar de una a otra pulsando en la pestaa correspondiente. Solo en el caso de Aadir una nueva ficha de resumen se mostrar la siguiente pantalla en la que se debe introducir el DNI del alumno cuyo resumen de tesis queremos registrar:

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Una vez la aplicacin valida el DNI introducido como correspondiente a alumno de doctorado la aplicacin muestra las pantallas de recogida de informacin. Pestaa de informacin del Autor:

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Todos los datos de autor son obligatorios. La aplicacin recuperar toda la informacin de la que disponga en la base de datos del SIGA, teniendo el usuario que introducir nicamente aquellos que por algn motivo no estn disponibles. Cuando en las listas desplegables no encontremos el valor adecuado deberemos introducir manualmente el valor en la descripcin. Para ello hay que escoger el siguiente valor: Para la nacionalidad: 999 Otras. En la titulacin de acceso: 99999999999 Otros. En la universidad donde obtiene el ttulo: 00 Otras.

Pestaa de informacin del Tribunal:

Todos los datos del tribunal son obligatorios excepto los relativos a Otros Directores. En cuanto a la Clasificacin UNESCO, pulsando el botn se puede navegar a travs de un rbol jerrquico que representa todos los estudios aprobados por la UNESCO. Cuando se est situado sobre el estudio correspondiente se puede seleccionar su cdigo haciendo doble clic sobre el. Slo es obligatorio introducir el primero de los cdigos de estudio.
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Para borrar el cdigo UNESCO hay que pulsar el botn Los estudios UNESCO se muestran de la siguiente forma:

asociado.

Pestaa de informacin de la Tesis:

Toda la informacin de tesis es obligatoria para el registro del resumen excepto la calificacin, ya que sta slo puede ser registrada por los usuarios de doctorado.
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Los usuarios de doctorado pueden modificar el cdigo de programa de doctorado mediante una lista de valores pulsando F11. Estos usuarios tambin pueden cambiar descripcin del programa.

3.3 Imprimir.
Para la impresin de la ficha pulsaremos el botn Imprimir. En el impreso aparecen dos tipos de referencias o cdigos de control que genera la aplicacin: -Una referencia nica que va impresa en la cabecera del documento y que es necesaria para la gestin de tesis que realiza el Consejo de Coordinacin Universitaria. -Una referencia interna de seguridad utilizada por el SIGA para la proteccin y control de cambios. Se calcula en funcin de los datos contenidos en la ella y va impresa en el lateral. Cada vez que se hace alguna modificacin en la ficha, la referencia interna cambia por lo que es imprescindible volver a imprimirla.

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3.4 Generar fichero.

Para generar el fichero de un resumen de tesis pulsaremos sobre el botn Generar Fichero. Este botn solo est disponible para los usuarios de doctorado. La opcin generar fichero nos muestra esta pantalla:

Deberemos introducir la referencia interna de control que va impresa en el lateral de la ficha de resumen. La aplicacin se encargar de validarla, mostrando un mensaje de error cuando el valor de la referencia calculada para los datos almacenados sea distinto del que va impreso en la ficha. Asimismo, el nombre del fichero es obligatorio. Pulsando muestra la siguiente pantalla: se

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Por defecto siempre aparecer un nombre de fichero formado por la concatenacin de los caracteres correspondientes a la fecha y hora actual del sistema, aunque el usuario puede cambiarlo. Una vez completado el nombre hay que pulsar el botn Abrir. La aplicacin siempre grabar los ficheros de resumen en el servidor. La calificacin de la tesis es obligatoria. Si se ha introducido previamente se permite modifica, excepto cuando el fichero haya sido generado. Para generar el fichero se pulsar el botn Aceptar. Si la generacin del fichero fue satisfactoria muestra el mensaje:

En otro caso la aplicacin mostrar un mensaje de error.

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4 Confeccin del libro de resmenes de tesis.

La grabacin de resmenes de tesis doctorales ayuda a la confeccin del libro de resmenes de tesis que anualmente elabora la Universidad de Crdoba. Se hace mediante la generacin de un fichero que contendr, para un determinado curso acadmico, la siguiente informacin: Actividades en el Tercer Ciclo de los Departamentos. Resmenes de las Tesis Doctorales defendidas.

Para generar el fichero hay que acceder a travs del men principal de la aplicacin del SIGA y entrar en Parmetros Planes Doctor Libro Resumen de Tesis.

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Aparecer la pantalla:

Debemos introducir el curso acadmico para el que deseamos generar el fichero. La aplicacin lo valida y muestra el rango de fechas de lectura correspondiente a ese curso acadmico, y que va desde el 1 de octubre al 30 de septiembre del ao siguiente.

A continuacin pulsando sobre el botn

aparece la pantalla:

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Debemos elegir la ubicacin y el nombre del fichero que contendr los datos. Por defecto el nombre del fichero ser fichero_resumen_tesis aunque puede cambiarse. Para finalizar pulsaremos el botn Abrir. Por ltimo pulsaremos el botn de Generar Fichero. Si la generacin es correcta se muestra en mensaje:

En caso contrario se da un mensaje de error.

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