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puntata 8

basi di dati: maschere e query

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modulo 8.1 - impostare una tabella
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spot motivazionale - vanilla rischia di cancellare il contenuto di un campo


in tutti i record della tabella al solo scopo di rinominare il campo.

in questo modulo imparerete:


1. come allargare i campi di una tabella
2. come modificare l'ordine e il nome dei campi
3. come modificare il tipo e il formato dei dati
4. come inserire nuovi campi e come cancellare quelli che non servono pi�

1. come allargare i campi di una tabella


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istruttore: capire cosa sono e come si impostano chiavi primarie e relazioni


fra tabelle � certamente indispensabile, se si ha bisogno di lavorare con i
database relazionali. tuttavia, pi� spesso di quanto non si pensi, la conoscenza
pratica su come svolgere operazioni comuni e apparentemente banali con le
tabelle risulta altrettanto importante delle conoscenze teoriche generali. in
questo modulo ci occuperemo appunto di mettere a fuoco le procedure per eseguire
operazioni comuni con le tabelle: conoscenze pratiche, senza le quali anche il
database meglio progettato rischia di non poter essere utilizzato proficuamente.
vediamo innanzitutto come risolvere un problema ricorrente e fastidioso: il
fatto, cio�, che il nome o il contenuto dei campi di una tabella risultino
parzialmente invisibili, a causa di colonne troppo strette.

operatore: apriamo con un doppio clic la tabella "videoteca". come potete


notare, il contenuto di quasi tutte le celle risulta troncato. naturalmente non
si tratta di un problema di integrit� dei dati: il testo di ciascuna cella �
presente nella sua interezza. l'unico problema � che le colonne non sono larghe
abbastanza per visualizzarlo completamente. per ovviare a questo inconveniente,
procediamo cos�: posizioniamo il puntatore del mouse alla destra del nome
dell'ultimo campo, proprio l� dove termina la tabella. a questo punto il
puntatore cambier� forma, diventando una specie di croce nera, i cui bracci
orizzontali terminano entrambi con una freccina: questo simbolo significa che la
colonna � ora ridimensionabile. non ci resta che premere il pulsante sinistro,
tenerlo premuto e trascinare verso destra, fino ad allargare la colonna in modo
che il nome del campo - cio� "data registrazione" - sia completamente visibile.
passiamo poi a compiere la medesima operazione anche sulle altre colonne. ci
posizioniamo alla destra del nome del campo della colonna da allargare, nel
punto di intersezione con la colonna successiva. non appena il puntatore avr�
cambiato forma nel modo che abbiamo descritto, trasciniamo verso destra fino a
rendere visibile il nome e il contenuto di ciascuno dei campi che ci
interessano.

2. come modificare l'ordine e il nome dei campi


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istruttore: naturalmente vi sono dei casi in cui non sar� possibile avere
una visualizzazione completa e contemporanea del nome e del contenuto di tutti i
campi di una tabella. ad esempio, quando una tabella ha troppi campi rispetto
alla larghezza dello schermo oppure quando il contenuto di un campo � troppo
lungo, come nel caso del tipo di dati "memo". e' per questo motivo che le
operazioni sui dati di una tabella vengono effettuate di preferenza per mezzo di
maschere piuttosto che in visualizzazione "foglio dati". ma lasciamo da parte
per il momento l'argomento maschere e concentriamo la nostra attenzione su un
nuovo problema di ordine pratico. ci accorgiamo che la sequenza dei campi, cos�
come l'abbiamo impostata, non � soddisfacente. abbiamo la possibilit� di
modificarla in modo rapido, senza essere costretti ad abbandonare la
visualizzazione "foglio dati" con la quale abbiamo cominciato a lavorare?

operatore: la risposta a questa domanda � s�. e' molto semplice modificare


la posizione di un campo in una tabella, anche in modalit� "foglio dati". se ad
esempio voglio spostare il campo "protagonisti" alla sinistra del campo
"regista", procedo in questo modo: posiziono il puntatore sul nome di uno dei
due campi interessati dalla modifica - in questo caso il campo "protagonisti" -,
clicco una volta con il tasto sinistro in modo da selezionarne tutto il
contenuto, quindi premo nuovamente il tasto sinistro sul nome del campo. sotto
il puntatore appare ora un rettangolino tratteggiato, che simboleggia la
possibilit� di spostare l'intera colonna. sempre tenendo premuto il pulsante del
mouse, trascino verso sinistra, fino a raggiungere la riga d'intersezione tra i
campi "genere" e "regista". in seguito al mio movimento, questa riga
d'intersezione viene evidenziata: appare cio� pi� spessa e nera. questo � il
segnale di fine operazione: posso rilasciare il pulsante del mouse e constatare
che il campo "protagonisti" si trova ora alla sinistra del campo "regista" e non
pi� alla sua destra. l'intera operazione richiede un paio di secondi al massimo:
� certamente pi� semplice eseguirla che descriverla!

istruttore: bene. ma cosa faccio, se mi accorgo di voler cambiare il nome di


un campo? e' altrettanto semplice effettuare una simile modifica?

operatore: in questo caso occorre fare una piccola distinzione. se voglio


sostituire completamente il vecchio nome con uno diverso, ad esempio se voglio
sostituire "protagonisti" con "attori principali", la procedura pi� semplice �
la seguente: effettuo un rapido doppio clic sinistro sul nome da cambiare, in
modo da selezionarlo per la modifica. a questo punto scrivo semplicemente il
nuovo nome in sostituzione del precedente. con questa procedura non � possibile
effettuare piccole modifiche di un nome esistente: qualsiasi cosa io scriva, il
nome precedente verr� cancellato.
per effettuare invece una modifica parziale, ad esempio per cambiare
"protagonisti" in "attori protagonisti", la cosa migliore � aprire la tabella in
visualizzazione struttura, cliccando sull'apposita icona. una volta fatto ci�,
si posiziona il cursore sul nome che si desidera cambiare e si procede con la
sua modifica parziale.

3. come modificare il tipo e il formato dei dati


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istruttore: visto che siamo passati alla visualizzazione struttura, vediamo


adesso cosa fare, se ci accorgiamo che il tipo di dati scelto per uno dei campi
della tabella non soddisfa le nostre esigenze, e desideriamo perci� cambiarlo.

operatore: niente di pi� semplice! per non alterare i tipi di dati dei campi
esistenti, che sono corretti, creiamo, dopo "data registrazione", un nuovo campo
nella tabella, che chiamiamo "prezzo vhs". per impostazione predefinita, gli
viene attribuito il tipo "testo", che evidentemente non fa al caso nostro.
posizioniamo quindi il cursore sul tipo di dati da modificare. appare questa
freccina sulla destra. cliccandovi sopra si apre un menu a discesa con i vari
tipi di dati disponibili. dal menu scegliamo la voce "valuta".

istruttore: perfetto! e' per� ora il caso di modificare anche il formato


della valuta, in modo che sia adatto ad esprimere il prezzo delle videocassette
in euro.

operatore: giusto! anche in questo caso, niente di pi� semplice. ci


spostiamo nella parte bassa della finestra visualizzazione struttura. vediamo
che accanto alla voce "formato" compare la scritta "valuta". clicchiamo sulla
solita freccina posta a destra e visualizziamo le varie opzioni disponibili.
scegliamo dall'elenco la voce "euro", salviamo le modifiche effettuate premendo
il pulsante con l'icona del dischetto e torniamo infine alla visualizzazione
"foglio dati", premendo l'apposito pulsante posto alla sinistra della barra
degli strumenti.

istruttore: la comodit� di aver scelto il formato dati euro � data dal fatto
che il programma ci liberer� dalla scocciatura di scrivere esplicitamente i
valori in centesimi quando questi sono uguali a zero. inoltre eseguir� al posto
nostro - e senza errori - tutti gli arrotondamenti che si rendessero necessari.

operatore: ecco una breve dimostrazione di ci�. Scrivo "1" nella prima cella
del campo euro e premo invio. come vedete, il programma scrive al posto mio i
due zeri decimali che indicano i centesimi di euro. nella cella successiva
scrivo invece una cifra con tre decimali: "2,347", che access arrotonda
correttamente per eccesso a "2,35". viceversa, se scrivo una cifra con il terzo
decimale inferiore a 5, l'arrotondamento avverr� - come potete sperimentare voi
stessi - per difetto.

4. come inserire nuovi campi e come cancellare quelli che non servono pi�
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istruttore: esaminiamo ora un altro caso pratico. poniamo di aver la


necessit� - mentre stiamo lavorando all'inserimento dei dati - di creare al volo
un nuovo campo nella tabella, ad esempio il campo "produttore". vediamo come
eseguire rapidamente questa procedura senza essere costretti a passare alla
visualizzazione struttura, il che rallenterebbe il nostro lavoro.

operatore: per prima cosa selezioniamo con un clic, nel modo che ormai
conosciamo, il campo "regista", alla cui sinistra vogliamo inserire il nuovo
campo "produttore". con un clic destro sulla scritta "regista" facciamo
comparire il menu contestuale e, tra le voci in elenco, scegliamo "inserisci
colonna". compare - come vedete - una nuova colonna, il cui nome predefinito �
"campo1". con un rapido doppio clic sinistro, cos� come abbiamo mostrato prima,
evidenziamo questa scritta per la modifica e sostituiamo ad essa il nome
corretto, cio� "produttore". premiamo invio ed il gioco � fatto!

istruttore: e' importante notare che la procedura appena illustrata � valida


quando il campo da creare � di tipo "testo", come in questo caso, perch� questo
tipo viene attribuito automaticamente dal programma ad ogni nuovo campo
generato. l'impostazione di qualsiasi altro tipo di dati diverso da "testo"
richiede invece il passaggio alla visualizzazione struttura e l'esecuzione della
procedura gi� descritta di modifica del tipo di dati.
ma vediamo adesso come fare ad eliminare un campo che non ci serve pi�, con
tutto il suo contenuto. poniamo il caso di voler eliminare il campo "prezzo
vhs", perch� ci siamo resi conto che si tratta di un'informazione senza
importanza.

operatore: si tratta di un'operazione davvero semplicissima. selezioniamo


con un clic il campo da eliminare e poi facciamo comparire il menu contestuale
con un clic destro sul nome del campo. dal menu scegliamo la voce "cancella
colonna".
istruttore: a questo punto il programma ci chiede giustamente, prima di
procedere alla cancellazione, se siamo sicuri di ci� che stiamo facendo:
l'eliminazione di un campo � infatti un'operazione senza ritorno, che comporta
la perdita irrimediabile di tutti i dati in esso contenuti. perci�, prima di
rispondere si' alla richiesta di access, effettuate tutti i controlli necessari
ad evitarvi sgradite sorprese e successivi rimpianti.

con access o con un altro programma di tipo analogo:


- aprite la tabella con gli indirizzi dei vostri amici, che avete creato in
un precedente esercizio, e modificate l'ordine dei campi in visualizzazione
foglio dati.
- sulla stessa tabella effettuate altri esercizi di modifica delle
impostazioni:
a. modificate il nome di alcuni campi
b. create un nuovo campo e attribuitegli nome, tipo e formato dei dati
c. riportate infine la tabella alla sua condizione originaria, eliminando
tutte le modifiche che vi avete apportato

in questo modulo avete imparato:


1. come allargare i campi di una tabella
2. come modificare l'ordine e il nome dei campi
3. come modificare il tipo e il formato dei dati
4. come inserire nuovi campi e come cancellare quelli che non servono pi�

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modulo 8.2 - uso di maschere
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spot motivazionale - vanilla � esaurita per la fatica di aggiornare il suo


db utilizzando la visualizzazione "tabella". l'amico le spiega che pu� lavorare
molto pi� comodamente aggiornando i dati in modalit� "maschera".

in questo modulo imparerete a:


1. creare una semplice maschera
2. inserire i dati in un database per mezzo di una maschera
3. definire la formattazione del testo
4. cambiare il colore di sfondo
5. importare una immagine o un file grafico

1. creare una semplice maschera


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istruttore: le tabelle, come abbiamo visto nei moduli precedenti, non sono
lo strumento migliore per inserire contenuti nei record di una base dati. le
maschere sono invece strumenti pensati appositamente per un simile scopo.
vedremo ora come fare a generare una semplice maschera, per aggiornare le
informazioni sui film contenute nella nostra tabella "videoteca". diciamo
innanzitutto che access mette a nostra disposizione due criteri per produrre
maschere: la creazione in visualizzazione struttura, che ci consente un maggior
controllo sugli oggetti e i parametri da inserire nella maschera, ma che
richiede un certo sforzo di apprendimento; e la creazione guidata, che offre
meno opzioni, ma ha il vantaggio di un'estrema semplicit� di utilizzo. in questo
modulo cominceremo usando la creazione guidata, ma successivamente impareremo
anche ad apportare delle modifiche lavorando in visualizzazione struttura.

operatore: per prima cosa, attiviamo il selettore "maschere" sul lato


sinistro della finestra database. nella parte destra della finestra,
naturalmente, non troviamo ancora nessuna maschera, ma troviamo i due metodi di
creazione appena ricordati. facciamo partire dunque con un doppio clic il
procedimento di creazione guidata. si apre questa finestra, che ha nella parte
superiore sinistra un menu a discesa, dal quale possiamo scegliere la tabella,
da cui la maschera che creeremo andr� a prendere i campi da visualizzare. dal
menu selezioniamo la tabella "videoteca". come vedete, non appena effettuata la
selezione, nella parte inferiore sinistra della finestra � apparso l'elenco dei
campi presenti nella tabella prescelta.

istruttore: con un singolo clic su questa doppia freccia rivolta verso


destra indico al programma di inserire nella maschera tutti i campi della
tabella. ci� fatto, clicco su "successivo" e passo a scegliere l'aspetto della
nuova maschera, tra una serie di possibilit� predefinite. scelgo la voce
"giustificato" e clicco nuovamente su "successivo". mi trovo ora in una finestra
che mi chiede di scegliere uno stile di visualizzazione da applicare alla
maschera. scelgo lo stile "standard" e passo all'ultima finestra, nella quale
confermo per la maschera il nome "videoteca", suggerito dal programma.

operatore: clicco quindi su "fine" ed ecco che compare a schermo la maschera


appena creata, con i dati del primo record della tabella "videoteca" bene in
vista.

2. inserire i dati in un database per mezzo di una maschera


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istruttore: e' una buona regola, naturalmente, attribuire ad una maschera un


nome uguale o quanto pi� possibile affine al nome della tabella che essa va ad
aggiornare. ma vediamo ora come si fa ad inserire un nuovo record nel database,
servendoci della maschera appena creata. vogliamo introdurre, infatti, nella
tabella "videoteca" le informazioni relative ad un nuovo film.

operatore: come vedete abbiamo in fondo alla maschera, sulla sinistra, una
serie di pulsanti che ricordano i comandi di un videoregistratore. servono per
spostarsi tra i record gi� memorizzati. il numero "1" nella casella centrale
della pulsantiera indica che attualmente � visualizzato il primo record. il
numero 6 sulla destra indica invece il numero complessivo di record archiviati.
se facciamo clic sull'ultimo pulsante sulla destra, quello cio� con un
triangolino ed un asterisco, viene automaticamente aggiunto un nuovo record.
ecco infatti che la maschera si svuota e sulla pulsantiera appare l'indicazione
"record 7 di 7". non mi resta che immettere i dati relativi ad un nuovo film.

3. definire la formattazione del testo


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istruttore: la maschera che abbiamo generato per mezzo della creazione


guidata, bench� sia perfettamente funzionante, non ci soddisfa per�
completamente dal punto di vista dell'aspetto estetico. facciamo adesso un altro
passo in avanti nella nostra conoscenza di access, andando a scoprire in che
modo � possibile modificare la formattazione del testo, per esempio ingrandendo
i caratteri sia delle etichette sia dei dati che inseriamo. la prima operazione
da compiere consiste nell'aprire la maschera in visualizzazione struttura.

operatore: per aprire la maschera in visualizzazione struttura, clicchiamo


sul pulsante con la squadra e il righello nella barra degli strumenti della
finestra database.

istruttore: la nostra maschera a questo punto viene aperta come su un tavolo


di montaggio: in questa modalit� non � pi� possibile lavorare all'inserimento di
dati. e' possibile invece selezionare individualmente i vari oggetti che
costituiscono la maschera, cio� etichette di testo e campi di immissione, allo
scopo di modificarli in una molteplicit� di modi.

operatore: se ad esempio vogliamo aumentare la grandezza dei caratteri con i


quali vengono visualizzati i dati inseriti nella maschera, selezioniamo in
questo modo uno dopo l'altro i vari campi e, tramite l'apposito menu a discesa
posto sulla barra degli strumenti, portiamo la grandezza dei caratteri, dagli 8
punti del valore predefinito, ad un valore di 12 punti, sicuramente pi�
leggibile. per vedere il risultato delle modifiche apportate, clicchiamo sul
primo pulsante a sinistra sulla barra degli strumenti. questa operazione salva i
cambiamenti e visualizza la maschera nuovamente in modalit� immissione.

istruttore: come vedete i dati inseriti nei campi sono adesso pi� grandi e
perci� pi� leggibili. ma torniamo subito in modalit� visualizzazione struttura,
per apportare altre modifiche alla formattazione della nostra maschera.

operatore: bene. per prima cosa voglio mettere in maggiore evidenza il


titolo dei film. seleziono dunque il campo "titolo" e, sulla barra degli
strumenti, clicco sulla "g" di grassetto. come vedete la scritta "titolo" appare
ora pi� in evidenza. clicco poi sull'icona con la "a" maiuscola con il trattino
orizzontale rosso sottostante. in seguito a ci� il testo inserito nel campo
"titolo" apparir� di colore rosso. ora voglio anche cambiare il tipo di
carattere utilizzato nei campi. li seleziono ad uno ad uno e, grazie
all'apposito selettore posto sulla barra degli strumenti, sostituisco al
carattere predefinito il carattere verdana.

4. cambiare il colore di sfondo


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istruttore: come potete immaginare, le modifiche di formattazione eseguibili


su una maschera sono molto numerose. esse consentono di personalizzarne
l'aspetto, in modo da soddisfare le esigenze di comodit� e di estetica del
singolo utilizzatore. tra le tante, un'altra modifica possibile � quella del
colore di sfondo della maschera. vediamo come eseguirla.

operatore: sempre in visualizzazione struttura, facciamo un doppio clic


sull'etichetta "dettagli", posta nella barra grigia che delimita il bordo
superiore della maschera. si apre, come vedete, la finestra propriet�.

istruttore: la finestra propriet� � il vero e proprio centro di controllo


delle maschere. attraverso di essa � possibile impostare qualsiasi parametro
relativo al funzionamento, alla posizione, alla grandezza e all'aspetto visivo
di ogni oggetto presente su una maschera. per semplificare l'uso di questa
finestra, i numerosi attributi modificabili sono raggruppati in cinque
categorie: "formato", "dati", "eventi", "altro" e "tutti".

operatore: per modificare il colore di sfondo della maschera, selezioniamo -


se non � gi� attiva in modo predefinito - la linguetta "formato". la penultima
voce � "colore di sfondo". inseriamo il cursore sul valore alla destra di questa
voce. compaiono sempre sulla destra -come vedete - tre puntini sospensivi, che
simboleggiano la possibilit� di accedere ad una nuova finestra di dialogo.
clicchiamo sui tre puntini e si apre infatti la finestra "colore". facciamo clic
adesso sul pulsante "definisci colore personalizzato" e, agendo all'interno del
supplemento di finestra che viene visualizzato, usiamo gli appositi selettori
per definire ad esempio un colore pastello. clicchiamo infine sul pulsante
"aggiungi ai colori personalizzati" e poi su "ok". quindi premiamo il pulsante
per il ritorno alla modalit� "immissione dati" (esegue) ed ecco il risultato di
tutte le precedenti operazioni: il nuovo colore di sfondo � quello da noi
definito!

5. importare una immagine o un file grafico


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istruttore: prima di passare al prossimo argomento, vediamo brevemente come


� possibile abbellire la nostra maschera con un'immagine. ricordo che, per poter
eseguire questo esercizio, � necessario che l'immagine che sceglierete di
utilizzare sia gi� presente sul vostro computer come un file grafico, salvato in
un formato compatibile con il programma di database che adoperate.

operatore: sempre in visualizzazione struttura, la prima cosa da fare per


poter inserire un'immagine � allargare la nostra maschera, creando uno spazio
vuoto sotto i campi di immissione. otteniamo questo risultato prima allargando
la finestra in questo modo, poi posizionando il cursore al margine superiore
della barra grigia posta in fondo. quando il puntatore cambia forma, tiriamo
verso il basso fino a creare uno spazio sufficientemente ampio. a questo punto,
dal menu "inserisci" scegliamo il comando "immagine" e carichiamo dal disco
fisso il file grafico che abbiamo predisposto in precedenza.

istruttore: come vedete l'immagine � troppo grande e nasconde tutto il


contenuto della maschera. abbiamo varie opzioni per ridimensionarla: possiamo
scegliere ad esempio di ridurne l'ingombro nascondendone una parte, oppure di
ridimensionare proporzionalmente l'intera immagine. scegliamo questa seconda
soluzione.

operatore: ci portiamo sulla finestra propriet�. dal menu a discesa accanto


alla voce "dimensione" scegliamo l'opzione "zoom". quindi afferriamo con il
mouse una delle maniglie angolari dell'immagine e trasciniamo verso l'interno,
fino a darle la dimensione e la posizione volute. operiamo in modo analogo anche
con il margine destro dello sfondo e con i bordi esterni della maschera.
ritorniamo infine alla visualizzazione dati ed ecco che la nostra immagine �
perfettamente integrata nella maschera.

con access o con un altro programma di tipo analogo:


- create una maschera usando la creazione guidata
- lavorando in visualizzazione struttura:
a. modificate la formattazione del testo
b. modificate il colore di sfondo
c. modificate le dimensioni della maschera ed inseritevi un file grafico in
formato jpg preparato in precedenza

in questo modulo avete imparato a:


1. creare una semplice maschera
2. inserire i dati in un database per mezzo di una maschera
3. definire la formattazione del testo
4. cambiare il colore di sfondo
5. importare una immagine o un file grafico

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modulo 8.3 - le query: operazioni di base
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spot motivazionale - vanilla ha inserito oltre 2000 schede nel suo db di


film in videocassetta, ma ora non sa come fare a recuperare rapidamente le
informazioni inserite.

in questo modulo imparerete a:


1. creare una semplice query
2. salvare una query
3. affinare i criteri di ricerca
4. applicare dei filtri a una query e poi rimuoverli

1. creare una semplice query


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istruttore: a mano a mano che aumentano le informazioni archiviate in una


base dati, aumenta anche la necessit� di possedere dei validi criteri di
ricerca. diventa allora indispensabile poter recuperare rapidamente singoli dati
o gruppi di dati, qualunque sia la tabella, il campo o il record in cui questi
sono conservati. lo strumento classico che i programmi del tipo di access
forniscono a tale scopo � la "query", o "interrogazione", se vogliamo usare il
corrispondente termine italiano. nel prosieguo del modulo adopereremo
indifferentemente entrambe le forme. ma vediamo ora come fare a generare una
semplice query, per estrarre dati dalla ormai ben nota tabella "videoteca".

operatore: in primo luogo attiviamo il selettore "query", cio� il secondo


pulsante dall'alto del menu di sinistra della finestra database. come vedete,
compaiono sulla destra solo i metodi per la creazione di query, non essendovi al
momento interrogazioni gi� salvate. facciamo un doppio clic su "crea query in
visualizzazione struttura". si aprono due finestre: quella in primo piano - la
pi� piccola delle due - ci invita a selezionare le tabelle da interrogare.
scegliamo la tabella "videoteca" e clicchiamo su "aggiungi".

istruttore: come risultato di questa operazione, una finestra chiamata


"videoteca", contenente l'elenco dei campi presenti nella tabella omonima, �
comparsa nella parte superiore sinistra della finestra grande sullo sfondo, che
� lo strumento che utilizzeremo per generare la nostra query.

operatore: chiudiamo la finestra che ci ha consentito di selezionare la


tabella "videoteca" e passiamo a lavorare all'interno della finestra "query". la
prima operazione da compiere � selezionare i campi della tabella dai quali
vogliamo estrarre dati, cio� i campi da interrogare. per fare ci�, basta fare un
doppio clic sul nome di ciascuno dei campi che voglio aggiungere alla query.
scelgo dunque ad uno ad uno tutti i campi, ad eccezione di "filmid" e "data di
registrazione".

istruttore: come potete vedere, il nome di ognuno dei campi prescelti �


comparso nella prima riga della parte inferiore della finestra "query". sotto il
nome dei campi � riportato invece il nome della tabella "videoteca", alla quale
tutti quanti appartengono. e' questa l'occasione per fornire un rapido cenno
sulle regole di interrogazione.

operatore: una query, innanzitutto, non � vincolata ad agire sul contenuto


di un'unica tabella, come nel nostro esempio, ma pu�, sotto particolari
condizioni, interrogare due tabelle contemporaneamente. l'operazione di
collegare i campi di due tabelle per effettuare una ricerca mirata prende il
nome tecnico di join. l'operazione invece pi� comune, cio� scegliere - come
abbiamo fatto noi - uno o pi� campi da una stessa tabella, prende il nome di
select. entrambe le operazioni fanno parte di un linguaggio conosciuto come sql,
ben noto a chi lavora con le basi di dati.

istruttore: la sigla sql sta per "structured query language", cio�, in


italiano, "linguaggio d'interrogazione strutturato". tutte le query realizzate
per mezzo di access utilizzano questo linguaggio, ma lo fanno per cos� dire "in
segreto". per nostra fortuna, infatti, l'utente comune pu� costruire query anche
complesse usando semplicemente il mouse, senza essere costretto a scrivere o a
vedere una sola riga di codice. ma continuiamo adesso la costruzione della
nostra prima query.

2. salvare una query


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operatore: ora che abbiamo scelto i campi, possiamo procedere ad una prima
visualizzazione dei risultati della nostra interrogazione. il programma per� non
ci consente di passare alla visualizzazione dati, se prima non salviamo la
query. per salvarla, clicchiamo sull'icona del dischetto, posta sulla barra
degli strumenti. si apre la finestra di salvataggio, che ci chiede di attribuire
un nome alla query. scriviamo nell'apposita casella "qvideoteca" (leggi "qu
videoteca"), in modo che il nome ci aiuti a ricordare che si tratta di
un'interrogazione applicata alla tabella "videoteca". clicchiamo infine sul
pulsante "apri" ed ecco visualizzato il risultato della nostra query!

istruttore: come potete vedere, il risultato che otteniamo � una tabella in


tutto analoga all'originale "videoteca", tranne che per i due campi esclusi
"filmid" e "data di registrazione". e' chiaro che, se la query deve servire a
qualcosa, bisogna restringere il campo dell'interrogazione. nel caso, infatti,
stessimo estraendo dati da una tabella con migliaia di record, ottenere una
risposta contenente altre migliaia di record non � evidentemente di nessun
aiuto. vediamo dunque come fare a restringere il campo dei risultati
visualizzati.

3. affinare i criteri di ricerca


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operatore: possiamo restringere fino al contenuto di un singolo record il


risultato di un'interrogazione, inserendo opportuni valori nella riga "criteri".
dalla tabella "videoteca" posso ad esempio visualizzare solo i record relativi
ai film del regista ron howard. per farlo, posiziono il cursore all'interno
della riga "criteri" in corrispondenza del campo "regista", e digito "ron-
spazio-howard". passo quindi in visualizzazione dati ed ecco come unico
risultato della query il record del film "a beautiful mind", diretto appunto dal
regista ron howard.

istruttore: un modo per semplificare la scrittura dei valori nella riga


"criteri" � usare il carattere jolly asterisco. avremmo potuto ad esempio
scrivere "*howard" ed ottenere il medesimo risultato della query precedente.
l'asterisco messo prima di una stringa di caratteri significa cio�, tradotto in
linguaggio umano: "cercami qualsiasi record che finisce con la parola "howard"".
messo alla fine della stringa significa invece: "cercami qualsiasi record che
comincia con la parola "howard".

operatore: e' chiaro che un simile sistema d� risultati utili soltanto se la


stringa immessa insieme con l'asterisco � sufficientemente lunga e significativa
da restringere opportunamente la ricerca.

istruttore: ma torniamo ora alla nostra query con access, per accennare ad
un tipico sistema utilizzato per circoscrivere i risultati di una ricerca. si
tratta dell'utilizzo di operatori logici come and, or e not, che significano
rispettivamente, in italiano, "e", "oppure", "non". vediamo in particolare un
esempio pratico dell'uso dell'operatore logico and.
operatore: se eseguiamo una query immettendo nel campo "durata" il criterio
">100" (leggi: "maggiore di 100"), otteniamo cinque risultati: l'elenco cio� dei
cinque record relativi a film che durano pi� di 100 minuti. possiamo rifinire
questa ricerca specificando che la query deve soddisfare anche un valore di
durata massimo: non vogliamo cio� avere tra i risultati film che durino oltre
120 minuti. dunque, sempre nella stessa cella, alla destra della stringa ">100"
scriviamo "and <120" (leggi: "and minore di 120"). passiamo in visualizzazione
dati, ed ecco che la nostra query d� stavolta solo due risultati: i film "e.t."
e "dont' say a word", lunghi rispettivamente 115 e 113 minuti.

istruttore: in certi casi, indipendentemente dai criteri di ricerca


impostati, pu� risultare utile visualizzare un numero di campi ridotto. la
procedura per ottenere un simile risultato � davvero semplice. vediamola.

operatore: il sistema per visualizzare un minor numero di campi nella


tabella di query, consiste nel togliere il segno di spunta dall'apposita casella
del campo che voglio escludere: proviamo a farlo con il campo protagonisti. apro
ora la query in visualizzazione dati ed ecco che, tra "regista" e "durata" non
appare pi� il campo protagonisti.

istruttore: e' importante notare, per�, che il disattivare la


visualizzazione di un campo non significa eliminare l'azione di quel campo sulla
query. in altri termini, anche se abbiamo disattivato la visualizzazione della
colonna "protagonisti", possiamo continuare ugualmente ad effettuare ricerche
che usano come criteri i nomi dei protagonisti.vediamo come fare.

operatore: s�. come vedete, non c'� pi� il segno di spunta sotto
"protagonisti". nella sottostante cella "criteri" inserisco il valore "john
travolta" e clicco su "visualizzazione dati". otteniamo come risultato della
query il record del film "unico testimone", il cui protagonista � appunto
l'attore john travolta. il suo nome per� non appare tra i risultati, dal momento
che abbiamo disabilitato la visualizzazione dei dati contenuti nel campo
"protagonisti".

istruttore: vediamo allora in che modo possiamo effettivamente eliminare da


una query un campo precedentemente inserito.

operatore: il sistema per eliminarlo � rapidissmo: clicchiamo sul nome del


campo da eliminare, ad esempio su "protagonisti", e poi, una volta selezionato
il campo, premiamo il pulsante "canc" sulla tastiera.

istruttore: naturalmente � altrettanto semplice reinserire un campo


precedentemente eliminato: basta un doppio clic sul suo nome, all'interno della
finestra di tabella a cui il campo appartiene, finestra che si trova - come
abbiamo visto - nella parte superiore sinistra del modulo per le "query".

4. applicare dei filtri a una query e poi rimuoverli


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istruttore: vediamo adesso un altro modo, molto semplice e veloce, per


effettuare delle interrogazioni. agiremo stavolta direttamente sulla tabella
"videoteca", senza utilizzare la finestra "query". il sistema a cui mi riferisco
� quello dei filtri. proveremo ad applicare ed a rimuovere un filtro in base
alla selezione.

operatore: apriamo con un doppio clic la tabella "videoteca" e selezioniamo


con un altro doppio clic la parola "drammatico", in una delle sue occorrenze
all'interno del campo "genere". facciamo quindi un clic sull'icona con l'imbuto
e il fulmine, sulla barra degli strumenti. come vedete, sono istantaneamente
scomparsi dalla tabella tutti gli altri record, ad eccezione dei soli due
relativi a film drammatici.

istruttore: abbiamo cio� applicato un filtro alla tabella in base alla


selezione. vediamo ora come rimuoverlo.

operatore: per ripristinare la visualizzazione completa dei record,


clicchiamo semplicemente sull'icona "rimuovi filtro", simboleggiata dal disegno
di un imbuto. ed ecco apparire nuovamente i record che erano stati nascosti
dall'applicazione del filtro.

con access o con un altro programma di tipo analogo:


- create una query in visualizzazione struttura, scegliendo i campi da una
tabella esistente
- attribuite un nome significativo alla query e poi salvatela
- effettuate delle query generiche ed affinate poi man mano le
interrogazioni, aggiungendo dei criteri in base al contenuto dei campi
- restringete ulteriormente la ricerca usando l'operatore logico and
- disabilitate la visualizzazione di alcuni campi
- provate ad applicare dei filtri in base alla selezione e poi rimuoveteli

in questo modulo avete imparato a:


1. creare una semplice query
2. salvare una query
3. affinare i criteri di ricerca
4. applicare dei filtri a una query e poi rimuoverli
lizzare un numero di campi ridotto. la
procedura per ottenere un simile risultato � davvero semplice. vediamola.

operatore: il sistema per visualizzare un minor numero di campi nella


tabella di query, consiste nel togliere il segno di spunta dall'apposita casella
del campo che voglio escludere: proviamo a farlo con il campo protagonisti. apro
ora la