Tcnicas y procedimientos claves en el proceso de Auditoria.

La Auditora nos sirve como herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y fraudes en las empresas o en los lugares donde en un futuro se labore como Contador Pblico y Auditor.Las tcnicas que el Auditor utiliza son mtodos prcticos de investigacin pues con ellos obtiene la evidencia necesaria la cual sirve para fundamentar sus opiniones y conclusiones, las tcnicas son mtodos accesibles para obtener material de evidencia.Los procedimientos de auditora son el conjunto de tcnicas que forman el examen de una partida hecho o circunstancia; las Tcnicas son las herramientas de trabajo del Contador Pblico y los procedimientos la combinacin que se hace de esas herramientas para un estudio particular. Extensin, Alcance y oportunidad de los Procedimientos. Se llama extensin o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prcticamente. En el caso de las cuentas por cobrar a clientes, por ejemplo, al aplicar la tcnica de confirmacin de saldo, el alcance lo representa el total de saldos seleccionados frente al total de saldos que integran la cuenta de Mayor.El alcance lo determinan varios elementos pero el mas importante es el grado de eficacia del control interno de la empresa. Otros factores que lo determinan son: El total de partidas individuales que forma la partida total a examinar, la cantidad de errores localizados al efectuar el examen, etc.Oportunidad de los Procedimientos: Es la poca en que han de aplicarse los procedimientos al estudio de partidas especificas, por ejemplo, la fecha en que se han de arquear los efectivos, la fecha en que se han de solicitar confirmaciones de adeudos, la fecha en que se han de presenciar los inventarios de mercancas, etc. CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE AUDITORIA UTILIZADAS.-

La Comisin de Procedimientos de Auditora del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, en su boletn 2, ha propuesto la siguiente clasificacin: 1. Estudio General: Es la Apreciacion y juicio de las caractersticas generales de la empresa, las cuentas o las operaciones, a travs de sus elementos mas significativos para concluir si se ha de profundizar en su estudio y la forma en que ha de hacerse.2. Anlisis: Es el estudio de los componentes de un todo para concluir con bases en lo examinado. Esta tcnica se aplica al estudio de las cuentas o rubros genricos de los Estados Financieros.3. Inspeccin: Es la verificacin fsica de las cosas materiales en que se tradujeron las operaciones. Se aplica al estudio de las cuentas

cuyos saldos tienen una representacin material (efectivos, mercancas, bienes, etc.) 4. Confirmacin: Es la ratificacin por parte de una persona ajena a la

empresa, de la autenticidad de un saldo hecho u operacin, en la que participo y por la cual est en condiciones de informar vlidamente sobre ella.5. Investigacin: Es la recopilacin de informacin mediante plticas Generalmente se

con los funcionarios y empleados de la empresa.

aplica al estudio del control interno en su fase inicial y de las operaciones que no aparecen muy claras en los registros.6. Declaraciones o Certificaciones: Es la formalizacin de la tcnica anterior, cuando, por su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas.7. Observacin: Es una manera de inspeccin, menos formal, y se aplica generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la prctica (como se paga la nmina, como se efecta el recuentos de los inventarios, etc.) 8. Calculo: Es la verificacin de la correccin aritmtica de aquellas cuentas u operaciones que se determinan fundamentalmente por clculos sobre bases precisas. (intereses pagados o cobrados, depreciaciones, etc.)

Tipos de Prueba de Auditoria. Entre las NIA, tenemos la NIA 500, la cual nos habla sobre EVIDENCIA SUFICIENTE. El propsito de esta Norma Internacional de auditora

(NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre la cantidad y calidad de evidencia de auditora que se tiene que obtener cuando se auditan estados financieros, y los procedimientos para obtener dicha evidencia de auditora.

El auditor deber obtener evidencia suficiente apropiada de auditora para poder extraer conclusiones razonables sobre las cuales basar la opinin de auditora.

La evidencia de auditora se obtiene de una mezcla apropiada de pruebas de control y de procedimientos sustantivos. En algunas circunstancias, la evidencia puede ser obtenida completamente de los procedimientos

sustantivos. Pruebas de control significan pruebas realizadas para obtener evidencia de auditora sobre la adecuacin del diseo y operacin efectiva de los sistemas de contabilidad y de control interno. Pruebas de Cumplimiento. El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador pblico una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables estn siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, el contador pblico puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusin de que: a) Los procedimientos no son satisfactorios para este propsito. b) El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizara en el caso de no confiar en

dichos

procedimientos.

Esta

ltima

conclusin

puede

resultar

de

consideraciones relativas a la naturaleza o nmero de las transacciones o saldos involucrados, los mtodos de procedimiento de datos que se estn usando y los procedimientos de auditora que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas. La naturaleza de los procedimientos de control interno contable y la evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento e influyen obre el momento de ejecucin y extensin de tales pruebas. Las pruebas de cumplimiento estn ntimamente interrelacionadas con las pruebas sustantivas y, en la prctica, los procedimientos de auditora suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, as como la evidencia requerida de las pruebas sustantivas. Naturaleza de las Pruebas de Cumplimiento. El control interno contable requiere, no solamente que ciertos procedimientos sean realizados, sino que stos sean apropiados a los objetivos establecidos. Algunos aspectos del control interno contable requieren procedimientos que no son necesarios para la ejecucin de las transacciones. Este tipo de procedimientos incluye la aprobacin o verificacin de documentos que evidencien las transacciones y, por consiguiente, la inspeccin de los documentos relativos para obtener la evidencia mediante firmas, iniciales, sellos de autorizaciones y otros controles similares para indicar si se realizaron, quin los realiz y para permitir una evaluacin de la correccin en su ejecucin. Otros aspectos del control interno contable requieren una segregacin de funciones de manera que ciertos procedimientos sean efectuados

independientemente. La realizacin de estos procedimientos es por s misma evidente en el desarrollo de una actividad o en la existencia de sus registros esenciales. Consecuentemente, las pruebas de cumplimiento tienen tambin la

finalidad fundamental de determinar si los procedimientos fueron realizados por personas que no tuvieran funciones incompatibles. El contador pblico deber remitirse a la observacin y comprobacin de las funciones que realiza el personal de la empresa, para corroborar la informacin obtenida durante la revisin inicial del sistema. Perodo en que se Desarrollan las Pruebas de Cumplimiento y su Extensin. El propsito de las pruebas de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, es el de suministrar un grado razonable de seguridad de que stos estn en vigor y se utilizan tal y como se planificaron. Determinar lo que constituye un grado razonable de seguridad, es una cuestin de juicio para el contador pblico, ya que depende de la naturaleza, perodo y extensin de las pruebas y de los resultados obtenidos. En lo que respecta a su extensin, las pruebas de cumplimiento deberan aplicarse a las transacciones ejecutadas durante todo el perodo que se est auditando, de acuerdo con el concepto general de muestreo, de que las partidas que vayan a ser examinadas deben seleccionarse del conjunto de datos a los cuales deban aplicarse las conclusiones resultantes. Los contadores pblicos normalmente realizan tales pruebas durante su trabajo preliminar. Cuando este sea el caso, la aplicacin de tales pruebas a todo el perodo restante puede no ser necesaria. Los factores que deben considerarse a este respecto incluyen: a) Los resultados de las pruebas durante el perodo preliminar. b) Las respuestas e indagaciones concernientes al perodo restante. c) La extensin del perodo restante. d) La naturaleza y el nmero de las transacciones y los saldos involucrados.

e) La evidencia del cumplimiento, dentro del perodo restante, que puede obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas por el contador pblico o de las pruebas realizadas por los auditores internos. f) Otros puntos que el contador pblico puede considerar de inters. Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse sobre bases subjetivas o sobre bases estadsticas. El muestreo estadstico puede ser el medio prctico para expresar, en trminos cuantitativos el juicio del contador pblico respecto a la razonabilidad, determinando la magnitud de las pruebas y evaluando su resultado. CONTROLES DE AUTORIZACIN: Consisten en la revisin de los intercambios para asegurar que estos hayan sido autorizados apropiadamente. El sistema de autorizacin es un medio de control. Las autorizaciones pueden ser: Generales: que se aplica a un grupo de intercambios repetitivos Especficos: que solo se aplican a un intercambio individual. Controles sobre el procesamiento de transacciones.

Se realizan sobre las transacciones individuales, lotes de transacciones, saldos individuales y datos que se utilizan para su procesamiento y pueden ser manuales o automatizados. Proporcionan el nivel mas detallado de control que normalmente se puede presentar en una organizacin.

En general, se trata de controles preventivos, los cuales son diseados para evitar errores o irregularidades o para detectar oportunamente los que pudieran haberse cometido durante el procesamiento y generalmente

proporcionan confianza directa sobre las aseveraciones de los estados financieros. Los controles sobre el procesamiento de transacciones se dividen en:

Controles independientes Controles de autorizacin Controles sobre ingreso de datos Controles sobre suspensos o rechazos Controles sobre procesamiento de datos

Controles de salvaguarda de activos. Son los controles referidos a la custodia de los activos e incluyen: Controles y medidas de seguridad diseadas para asegurar que el acceso a los activos se limite slo al personal autorizado. Controles para asegurar que los activos estn protegidos contra la emisin de documentos que autorizaran su uso indebido o

malversacin. Los activos incluyen bienes muebles e inmuebles, efectivo o documentos al cobro, registros de datos incluyendo informacin confidencial. Segregacin de funciones. Son los controles diseados para prevenir que una persona est en posicin de controlar distintas etapas del procesamiento de una transaccin sin que otra persona detecte errores o irregularidades, si los mismos se producen. Esto

incluye la combinacin de diferentes transacciones que podran permitir que una persona oculte un error o irregularidad. Por ejemplo, el ingreso de cobranzas y notas de crdito. El flujo de informacin debera estar diseado para que el trabajo de una persona, adems de cumplir un determinado objetivo, sea independiente o sirva como verificacin del trabajo de otra.

Generalmente las funciones a segregar son: Iniciar transacciones. Autorizar transacciones Procesar transacciones Registrar transacciones Custodiar activos Otra transaccin que permita ocultar un error o irregularidad

Controles generales de tecnologa de informacin. El trabajo de Controles Generales de Tecnologa de Informacin est dividido en 4 reas clave: 1. Estructura organizacional y procedimientos operativos del departamento de Tecnologa de Informacin. 2. Desarrollo, implantacin y mantenimiento de aplicaciones 3. Seguridad fsica y lgica, los cuales se dividen en: a. Controles de acceso a nivel base de datos e infraestructura b. Proteccin fsica del equipamiento informtico 4. Continuidad operativa de la infraestructura tecnolgica y los procesos que la soportan. Cuando los Controles Generales de Tecnologa de Informacin son eficaces, los controles de aplicacin automtica son ms eficientes para su evaluacin que los controles manuales, algunos ejemplos de estos son: Clculos automatizados o rutinas de procesamiento de datos

programados en la aplicacin. Acceso limitado a las capacidades de procesamiento de transacciones, por ejemplo, para apoyar una adecuada segregacin de funciones. El acceso restringido a los programas y datos (por ejemplo, archivos de datos financieros no pueden ser modificado fuera de las operaciones normales de procesamiento de transacciones o procesos de cambio controlado).

Se Tiene que validar los controles para cada uno de los cinco componentes de control interno para obtener confort significativo de los controles? Se debe considerar cada uno de los cinco componentes del control interno durante la fase de evaluacin del ciclo de confort de auditora. Es en este momento cuando se decide que de que controles es de los que se desea obtener el confort. Se debe tener en mente que frecuentemente se tiene que revisar las actividades de control, junto con otros componentes del control interno. Es mediante las actividades de control que se alcanzan los objetivos del procesamiento de informacin (totalidad, exactitud, validez y acceso

restringido), normalmente habrn varios controles para esto y muy rara vez se depender de un solo control. Se tiene que validar todos los controles en los que se esta depositando confianza cada ao? Cuando los controles permanecen sin cambios respecto al ao anterior, se puede considerar la evidencia sobre la operacin efectiva del control obtenido en auditoras anteriores, pero: Se deben probar los controles en los que se desea depositar confianza al menos cada tercera auditora y considerar que algunos controles necesitan ser probados cada ao.

Mientras mayor sea el tiempo entre que se valida la efectividad de los controles, menor ser la certeza de que el resultado del trabajo de aos anteriores y proveer de certeza sobre su efectividad en el ao actual. Por esta razn se debe probar la efectividad de los controles en los cuales se pretenda confiar al menos cada tercera auditora. Sin embargo, en ciertos casos, ser necesario el validar controles que no han cambiado ms frecuentemente que cada tercer ao. Los factores que pueden disminuir el perodo de prueba incluyen los siguientes: Debilidades identificadas en el Ambiente de Control, Monitoreo de la entidad sobre los Controles Generales de Tecnologa de Informacin.

 Si los controles en que se deposita la confianza son controles aplicativos manuales. Cambios en personal que afectan significativamente la aplicacin del control. Cambios en las circunstancias que indican la necesidad de modificar el control. Mientras mayor sea el riesgo de error material, mayor ser la confianza que se deposite en el control, y menor ser el tempo en que se le hagan las pruebas. Se necesita obtener confort de que los controles manuales probados en aos anteriores no han cambiado. Por lo tanto, se debe realizar una combinacin de procedimientos que comprendan la investigacin / entrevista, observacin y examinacin para confirmar la ausencia de cambios. Si se desea depositar confianza en los controles que mitigan riesgos clave de error material, stos deben probarlos en cada perodo de auditora en el que desean depositar confianza. En otras palabras, toda la evidencia sobre la efectividad de los controles para riesgos clave debe obtenerse en el perodo de auditora actual. Debido a su efecto penetrante en los controles. Deben ser probados cada ao los Controles Generales de Tecnologa de Informacin sobre los que se este depositando confianza. Procedimientos sustantivos significa pruebas realizadas para obtener evidencia de auditora para detectar representaciones errneas de importancia en los estados financieros, y son de dos tipos:

a) Pruebas de detalles de transacciones y balances; y b) Procedimientos analticos

El auditor deber aplicar procedimientos analticos en las etapas de planeacin y de revisin global de la auditora. Los procedimientos analticos pueden tambin ser aplicados en otras etapas.

Naturaleza y propsito de los procedimientos analticos

Los procedimientos analticos incluyen la consideracin de comparaciones de la informacin financiera de la entidad con, por ejemplo: Informacin comparable de periodos anteriores. Resultados anticipados de la entidad, tales como presupuestos o pronsticos, o expectativas del auditor, como una estimacin de depreciacin. Informacin similar de la industria, como una comparacin de la proporcin de ventas de la entidad a cuentas por cobrar, con promedios de la industria o con otras entidades de tamao comparable en la misma industria.

Los procedimientos analticos tambin incluyen la consideracin de relaciones; Entre elementos de informacin financiera que se esperara se conformaran un patrn predecible basado en la experiencia de la entidad, como porcentajes de mrgenes brutos. Entre informacin financiera e informacin no financiera relevante, tal como costos de nmina a un nmero de empleados. Los procedimientos analticos son usados para los siguientes fines: 1. Ayudar al auditor a planear la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditora; 2. Como procedimientos sustantivos cuando su uso puede ser ms efectivo o eficiente que las pruebas de detalles para reducir el riesgo de deteccin para aseveraciones especficas de los estados financieros; y 3. Como una revisin global de los estados financieros en la etapa de revisin final de la auditora.

Procedimientos analticos al planear la auditora

El auditor deber aplicar procedimientos analticos en la etapa de planeacin para ayudar en la comprensin del negocio y en identificar reas de riesgo potencial. La aplicacin de procedimientos analticos puede indicar aspectos del negocio de los cuales no tena conciencia el auditor y ayudar a determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditora.

Los procedimientos analticos como procedimientos sustantivos

La confianza del auditor en los procedimientos sustantivos para reducir el riesgo de deteccin relativo a aseveraciones especficas de los estados financieros puede derivarse de las pruebas de detalles, de procedimientos analticos, o de una combinacin de ambos. La decisin sobre que procedimientos usar para lograr un objetivo particular de auditora se basa en el juicio del auditor sobre la efectividad y la eficiencia esperadas de los procedimientos disponibles para reducir el riesgo de deteccin aseveraciones especficas de los estados financieros. para

El auditor ordinariamente averiguar disponibilidad procedimientos y confiabilidad analticos y de los

con

la administracin necesaria de

sobre

la

informacin resultados

para de

aplicar estos

cualquiera

procedimientos desarrollados por la entidad. Puede ser eficiente usar datos analticos preparados por la entidad, siempre y cuando el auditor satisfecho de que dichos datos estn apropiadamente preparados. est

Grado de confiabilidad en los procedimientos analticos

La aplicacin de los procedimientos analticos se basa en la expectativa de que las relaciones entre los datos existen y continan en ausencia de condiciones conocidas en contrario La presencia de estas relaciones proporciona evidencia de auditora sobre la integridad, exactitud y validez de los datos producidos por el sistema contable. Sin embargo, la confiabilidad en los resultados de

procedimientos analticos depender de la evaluacin del auditor del riesgo de que los procedimientos analticos puedan identificar las relaciones segn se espera cuando, de hecho, existe una representacin errnea importante.

El grado de confianza que el auditor deposita sobre los resultados de los procedimientos analticos depende de los siguientes factores:

a.

Importancia relativa de las partidas implicadas, por ejemplo, cuando los

saldos de inventario son de importancia, el auditor no confa solo en los procedimientos analticos para formar conclusiones. Sin embargo, el auditor puede apoyarse solamente en los procedimientos analticos para ciertas partidas de ingreso y de gastos cuando individualmente no son importantes.

b. Otros procedimientos de auditora dirigidos hacia los mismos objetivos de auditora, por ejemplo, otros procedimientos desarrollados por el auditor al revisar la posibilidad de cobranza de las cuentas por cobrar, tales como la revisin de recibos de efectivo posteriores, podra confirmar o disipar las preguntas suscitadas por la aplicacin de procedimientos analticos sobre la antigedad de las cuentas de clientes;

c.

Exactitud con la que pueden predecirse los resultados esperados de los

procedimientos analticos. Por ejemplo, el auditor ordinariamente esperar mayor consistencia en la comparacin de los mrgenes de utilidad bruta de un perodo con otro que en la comparacin de gastos discrecionales, como investigacin o publicidad; y

d. Evaluaciones de riesgos inherentes y de control, por ejemplo, si el control interno sobre el procesamiento de rdenes de venta es dbil y por lo tanto, el riesgo de control es alto, puede requerirse ms confianza en las pruebas de detalles de transacciones y saldos que en los procedimientos analticos para extraer conclusiones sobre cuentas por cobrar.

El auditor considerar poner a prueba los controles, si los hay, sobre la preparacin de la informacin usada para aplicar los procedimientos analticos.

Cuando dichos controles son efectivos el auditor tendr mayor confianza en la confiabilidad de la informacin y, por lo tanto, en los resultados de los procedimientos analticos. Los controles sobre informacin no financiera pueden a menudo ser puestos a pruebas conjuntamente con las pruebas de controles relacionadas con la contabilidad. Por ejemplo, una entidad, al establecer controles sobre el procesamiento de facturas de venta puede incluir controles sobre el registro de las ventas por unidad. En estas circunstancias, el auditor podr poner a prueba los controles sobre los registros de ventas por unidad conjuntamente con pruebas de los controles sobre el procesamiento de facturas de ventas.

PRUEBAS DE DETALLES Las pruebas de detalles son la aplicacin de una o ms de las tcnicas de auditora a las partidas o transacciones individuales que constituyen el saldo de una cuenta o clase de transacciones. Se refiere a los procedimientos que realiza el auditor con el fin de obtener mayor evidencia de la proporcionada por las pruebas a los controles y los procedimientos analticos. Las siguientes son algunas de las pruebas de detalle ms comunes ejecutadas por los auditores: Confirmacin con terceras partes: Se refiere a solicitar que un tercero con el cual la compaa ha realizado algn tipo de transaccin le confirme al auditor dicha transaccin y las caractersticas solicitadas. Ejemplo: Confirmacin de saldos por cobrar con clientes. Pruebas de corte: Son procedimientos que se realizan con el fin de verificar la integridad de la informacin auditada. Ejemplo: En un corte de ventas, mediante la revisin de las ltimas facturas del periodo auditado y las primeras facturas del periodo siguiente, busca verificar que las ventas quedaron registradas en el periodo adecuado.

PRUEBA DE DOBLE PROPSITO Una prueba que se desempea para obtener evidencia de auditora que satisfaga los objetivos de las pruebas de controles y las pruebas de detalles al mismo tiempo.