Sosialisasi Perubahan

Proses Layanan Registrasi

Vendor

Direktorat Penunjang Bisnis

PT Pertamina (Persero)

27 April 2023

1
 PERTAMINA

DAFTAR HADIR

https://forms.office.com/r/cuSyQjhLrf

www.pertamina.com
 PERTAMINA

Key Changes Vendor Registration

BEFORE AFTER

Tidak terdapat Fitur Update Pengelolaan akun Terdapat tambahan Fitur Update Pengelolaan
iVendor 01 01 akun iVendor

Surel terbagi menjadi 2 kolom:

Surel terdiri 1 kolom untuk mengisi alamat email 02 02 • Surel Utama
• Surel Lain

Surel Utama selain menerima notifikasi status

Surel berfungsi menerima notifikasi informasi
status request
03 03 request akan memiliki fungsi khusus yaitu
menerima informasi OTP saat proses BAST & Invoice

Request Update Surel Utama wajib melampirkan

Request Update Surel Utama tidak wajib
melampirkan dokumen pendukung
04 04 dokumen pendukung berupa surat
penanggungjawab pengelolaan akun iVendor
 PERTAMINA

Perubahan Ketentuan Approval dan Meterai

Dokumen/
Before After
Formulir
Approval Meterai Approval Meterai
Pakta integritas Tanda Tangan Meterai tempel Tanda Tangan E-meterai
Basah Elektronik
Sertifikasi
Surat Tanda Tangan Meterai tempel Tanda Tangan E-meterai
pernyataan Basah Elektronik
Sertifikasi
Pengelolaan - - Tanda Tangan E-meterai
akun iVendor Elektronik
Sertifikasi
 PERTAMINA

PAKTA INTEGRITAS

BEFORE AFTER
 PERTAMINA
SURAT PERNYATAAN

BEFORE AFTER
 PERTAMINA

Alur Proses Update Data Pengelolaan Akun iVendor

Ya Isi seluruh syarat Dokumen Registrasi untuk

Vendor SKT termasuk Surat Pernyataan
Penanggung Jawab Pengelolaan Akun
Ya
Punya akun i-Vendor? Login Akun i-Vendor Vendor Baru?

Tidak
Pengajuan
Tidak

Daftar Akun Login i- Update Pengelolaan

Vendor Akun i-Vendor*

Isi syarat dokumen, termasuk Surat Pernyataan

Penanggung Jawab Pengelolaan Akun i-Vendor

* : Update pengelolaan akun i-Vendor diperlukan jika vendor akan melakukan perubahan pada surel utama
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

1
1. Vendor melakukan akses ke aplikasi i-Vendor
https://apps.pertamina.com/ivendor/Security/Login
2. Untuk vendor existing yang sudah terdaftar (Sudah memiliki
nomor vendor) namun belum memiliki akun login pilih Create
Account For Registered Vendor
3. Untuk vendor baru dan belum memiliki akun login pilih Create
Account For New Vendor

2
3
 PERTAMINA

5. Untuk vendor existing yang sudah terdaftar (Sudah memiliki nomor vendor) namun belum memiliki
akun login pilih Create Account For Registered Vendor

Petunjuk Pengisian :

• Isi Nomor NPWP Perusahaan

1
• Isi Nama Contact Person
• Isi Nomor Telp Perusahaan
• Centang kolom Kebijakan
Privasi dan Syarat &
Ketentuan
• Isi Kode Captcha
2

5
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

6. Untuk Vendor yang telah memiliki nomor vendor dan akun login, Masukkan UserID, Password, dan kode
unik Captcha. lalu klik Login
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

7. Klik menu Vendor Management
8. Klik menu Update Data Vendor
9. Lalu klik Update Akun i-Vendor

7
8

9
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

10. Klik menu New Request
 PERTAMINA

11. Dalam menu Company Pertamina pilih kolom Perusahaan Pertamina sesuai kebutuhan, lalu klik Process
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

12. Melengkapi Pembaruan Data (Update Data)

 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

13. Klik New kemudian lengkapi data dokumen Akta Perusahaan* sesuai yang dipersyaratkan lalu klik Save.

*jika tidak memiliki Akta Perusahaan, disampaikan informasi dokumen pendukung kepemilikan organisasi (misal: Koperasi, Yayasan)
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

14. Klik New kemudian lengkapi data dokumen Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen sesuai yang
dipersyaratkan lalu klik Save
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

15. Klik New kemudian lengkapi data dokumen Pakta Integritas sesuai yang dipersyaratkan lalu klik Save
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

16. Klik New kemudian lengkapi data dokumen Form Penanggung Jawab Pengelolaan Akun i-Vendor
sesuai yang dipersyaratkan lalu klik Save

Penggantian surel utama berdampak pada akun email yang digunakan di aplikasi SMART GEP
 PERTAMINA
TATA CARA PENGISIAN DOKUMEN PENGELOLAAN I-VENDOR
Dokumen Penanggung Jawab
Akun iVendor

Petunjuk Pengisian :
1

2 • Isi nama lengkap pemberi

3
kuasa
• Centang jenis identitas yang
4 dipilih
• Isi nomor sesuai identitas
yang dipilih di no.2
5
• Isi nama jabatan pemberi
6 kuasa
7
• Isi nama lengkap penerima
kuasa
8 • Centang jenis identitas yang
dipilih
9
• Isi nomor sesuai identitas
yang dipilih di no.2
10 • Isi nama jabatan penerima
12 kuasa
• Isi nomor telepon penerima
kuasa
• Isi alamat penerima kuasa
• Isi alamat email Utama
11 • Lokasi dan tanggal
13
penandatanganan
• Nama & Jabatan Pemberi
Kuasa
 PERTAMINA
TATA CARA PENGISIAN DOKUMEN PENGELOLAAN I-VENDOR

Dokumen Data Company

3 Petunjuk Pengisian :

1. Isi nama perusahaan

4
2. Centang bentuk perusahaan
5 3. Centang jenis perusahaan
6
yang dipilih
4. Isi nomor Akta Pendirian
5. Isi tanggal Akta Pendirian
7 6. Isi nomor NPWP
7. Isi alamat perusahaan
8 8. Isi Kecamatan
9. Isi Kabupaten/Kota
9
10. Isi Propinsi
10
11. Isi Kode Pos
11 12. Isi nomor Telepon
12
 PERTAMINA
CONTOH HASIL PENGISIAN DOKUMEN PENGELOLAAN I-VENDOR
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

17. Setelah keseluruhan data dan dokumen dilengkapi klik menu Pengajuan, isi kolom Catatan dan klik
submit. Untuk membatalkan klik menu Pengajuan dan klik Delete
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Pengelolaan Akun i-Vendor

18. Vendor akan mendapatkan notifikasi informasi nomor tiket atas request yang disubmit
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Apabila Akun iVendor Lupa Password

1. Klik “Forgot Password” apabila vendor lupa dengan password

yang dimiliki
2. Setelah meng-klik “Forgot Password”, masukkan UserID/NPWP
dan isi kode unik Captcha. Lalu klik “Reset Password”.

1
2
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Apabila Akun iVendor Lupa Password

3. Vendor akan menerima pesan melalui whatsapp mengenai

pemberitahuan pengecekan email.
4. Klik Link reset password yang dikirimkan melalui email

3 4
 PERTAMINA

Alur Proses Update Data CSMS

Ya Isi seluruh syarat Dokumen Registrasi untuk

Vendor SKT termasuk Surat Pernyataan
Penanggung Jawab Pengelolaan Akun
Ya
Punya akun i-Vendor? Login Akun i-Vendor Vendor Baru?

Tidak
Pengajuan
Tidak

Daftar Akun Login i-

Update Data CSMS
Vendor

Isi seluruh syarat dokumen registrasi CSMS

 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

1. Masukkan UserID, Password, dan kode unik Captcha. lalu klik Login
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

2. Klik menu Vendor Management
3. Klik menu Update Data Vendor
4. Lalu klik Update Data CSMS

2
3

4
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

5. Klik New Request
6. Pilih kolom Perusahaan Pertamina dan Dokumen lalu klik Process

5 6
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

7. Berikut merupakan tampilan apabila sudah memiliki CSMS
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

8. Berikut merupakan tampilan apabila memilih untuk mengajukan CSMS
 PERTAMINA

Langkah-Langkah Update Data CSMS

9. Setelah seluruh tahapan sudah dilakukan. Klik menu Pengajuan, isi kolom Catatan dan klik submit. Untuk
membatalkan klik menu Pengajuan dan klik Delete
 PERTAMINA

Informasi:
1. Vendor dapat melakukan submit Sub Bidang tanpa CSMS.
2. Vendor akan mendapatkan notifikasi email yang mengingatkan bahwa Vendor tidak akan muncul saat
dilakukan penarikan data bidderlist, jika belum memiliki CSMS atau masa berlaku CSMS habis.
3. Pengajuan CSMS dilakukan dimenu terpisah, tidak bersamaan dengan Update Data Khusus. Untuk yang
proses pengajuan CSMS yang masih berjalan maka masih mengikuti alur proses sebelumnya (submenu
csms di update data).
 PERTAMINA
Daftar Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia
PSrE Instansi
Balai Sertifikasi Elektronik Badan Riset dan Inovasi
Badan Siber dan Sandi Nasional (BRIN)
Negara

Link : Link :
https://bsre.bssn.go.id/ https://govca.id/ &
besign https://rain.brin.go.id/
(iOTENTIK)
Apps Terkait (Mobile) :

Google Play : BeSign

– Tanda Tangan Digital

App Store : BeSign by

BSRE

*Daftar lengkap Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dapat diakses

melalui link berikut: https://tte.kominfo.go.id/listpsrenew
 PERTAMINA
Daftar Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia
PSrE Non-Instansi
Perusahaan Umum
PT Digital Tandatangan
Percetakan Uang Republik PT Privy Identitas Digital
Asli
Indonesia (PERURI)

Link: Link: Link :

https://ca.peruri.co.id/ & https://www.xignature.co. https://privy.id/
https://sign.peruri.co.id// id/

Google Play & App Google Play & App Google Play & App
Store: e-Met Store: Xignature Store: Privy ID

Fitur : Fitur : Fitur :

E-Meterai E-Meterai E-Meterai
E-Sign E-Sign E-Sign

*Daftar lengkap Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dapat diakses

melalui link berikut: https://tte.kominfo.go.id/listpsrenew
 PERTAMINA

Daftar Distributor Resmi Yang Menjual Meterai Elektronik :

1. PT Peruri Digital Security (https://e-meterai.co.id/)

2. PT Finnet Indonesia (https://finnet.e-meterai.co.id/)
3. PT Mitra Pajakku (https://e-meterai.pajakku.com/)
4. PT Mitracomm Ekasarana (https://mitracomm.e-meterai.co.id/)
5. Koperasi Pegawai Swadharma (https://swadharma.e-meterai.co.id/)
 PERTAMINA

CIRI-CIRI E-METERAI ASLI

Gambar lambang negara Garuda Pancasila

Tulisan “Meterai Elektronik”

Angka “10000” dan Tulisan “SEPULUH RIBU RUPIAH”

QR Code sebagai Kode Unik

MENGHINDARI PEMBELIAN E-METERAI PALSU

• Menghindari pembelian melalui e-commerce
• Menghindari penjual yang meminta format pembubuhan e-meterai selain dalam format PDF
• Mengenali ciri khas e-Meterai yang asli (Kode unik, lambang Garuda Indonesia, tulisan
“Meterai Elektronik”, Angka dan tulisan “10000” dan “SEPULUH RIBU RUPIAH"
 PERTAMINA

PENGECEKAN KEASLIAN E-METERAI

Menghindari e-Meterai Tidak Terbaca Dengan Verifikasi Melalui Web Peruri

1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
3
Lalu klik upload a pdf dan Apabila telah berhasil, maka
lakukan verifikasi “I’m not a akan muncul verifikasi
robot” "Signed by Meterai
Elektronik“.
 PERTAMINA

PENGECEKAN KEASLIAN E-SIGN

Menghindari e-Sign Tidak Terbaca Dengan Verifikasi Melalui Web Peruri

1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
3
Lalu klik upload a pdf dan Apabila telah berhasil, maka
lakukan verifikasi “I’m not a akan muncul verifikasi
robot” "Signed by (nama akun
penandatangan)“.

PENGECEKAN KEASLIAN E-SIGN & E-METERAI
Pengecekan dapat dilakukan untuk E-Sign & E-Meterai Secara Bersamaan
1 2
Membuka website
verification.peruri.co.id
Klik "Drag and drop a file“.
PERTAMINA
3
Lalu klik upload a pdf dan Apabila telah berhasil, maka
lakukan verifikasi “I’m not a akan muncul verifikasi
robot” "Signed by (nama akun
penandatangan)“ dan
“Signed by Meterai
Elektronik”.
 PERTAMINA

PENGECEKAN KEASLIAN E-METERAI

Verifikasi Valid & Invalid

VALID INVALID
 PERTAMINA

DO’S DON’TS
 PERTAMINA

Multi-factor authentication (MFA)

Multi-factor authentication (MFA) merupakan proses login akun secara multilangkah yang mewajibkan
penggunanya memasukkan lebih banyak informasi daripada sekadar kata sandi.
Misalnya, beserta kata sandi, pengguna diminta memasukkan kode yang dikirim ke email mereka, menjawab
pertanyaan rahasia, atau bahkan memindai sidik jari. Bentuk autentikasi kedua inilah yang nantinya dapat
membantu mencegah akses akun yang tidak sah jika kata sandi sistem telah disusupi.

Benefits of Multi-factor authentication (MFA)

• Mengurangi risiko keamanan : Autentikasi multi-factor meminimalkan risiko karena kesalahan manusia, kata
sandi yang salah tempat atau perangkat elektronik yang hilang.
• Memungkinkan inisiatif digital : Bisnis yang menggunakan autentikasi multi-factor dapat membantu melindungi
data organisasi dan pengguna dalam melakukan interaksi dan transaksi online dengan lebih aman.
• Meningkatkan respons keamanan : MFA juga membantu perusahaan dan individu untuk merespons lebih
cepat terhadap serang siber, yang meminimalkan potensi kerusakan/kerugian.
 DO’s VENDOR
VENDOR Download dan Mengisi dengan lengkap dan benar form
penanggungjawab pengelolaan akun iVendor

Mematuhi tata cara yang benar untuk mendapatkan dan

membubuhkan tanda tangan elektronik dan e-meterai

Informasi yang telah dikirimkan di sistem akan langsung ditinjau

untuk memenuhi proses persyaratan

Tim akan mengirimkan konfirmasi setelah pendaftaran selesai.

Setiap informasi yang hilang atau tidak lengkap dan tidak
terbaca, proses pendaftaran dapat ditolak/ditunda

Shared Services Project & Enterprise IT

Jalur Komunikasi
VENDOR
VENDOR
Call Center Pertamina
Telp ke 135 menu Utama 2 opsi 4 Layanan
Shared Service Center
Email
cp@pertamina.com

Shared Services Project & Enterprise IT

THANK YOU