BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 3

Nama Mahasiswa : Rizqi Muhammad Akbari

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 044644788

Kode/Nama Mata Kuliah : PAJA3210/Pengantar Ilmu Administrasi

Kode/Nama UPBJJ : 21/UPBJJ-UT Jakarta

Masa Ujian : 2022/23.1 (2022.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
Pertanyaan & Jawaban Tugas Mata Kuliah PAJA3210 - Pengantar Ilmu Administrasi
1. Komunikasi dan koordinasi merupakan dua aspek penting dalam pengelolaan organisasi, di
samping aspek atau faktor-faktor lainnya.
a. Jelaskan empat komponen kunci dalam proses komunikasi!
b. Mengapa koordinasi dalam suatu organisasi penting dan bagaimana cara mewujudkan
koordinasi dengan baik? Jelaskan!
Jawaban:
a. Terdapat banyak komponen dalam proses komunikasi, namun ada 4 kunci yaitu:
1. Komunikator (sender atau pengirim)
Pengertian komunikator adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
2. Komunikan (receiver atau penerima)
Pengertian komunikan adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain.
3. Pesan (message)
Pengertian pesan adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh suatu pihak kepada
pihak lainnya.
4. Umpan balik (feedback)
Pengertian umpan balik atau feedback adalah tanggapan dari penerima pesan atas isi
pesan yang disampaikannya.
b. Koordinasi sangat penting dalam organisasi, karena terdapat banyak kegiatan berbeda
dilakukan oleh banyak anggota dalam banyak bagian. Kebutuhan koordinasi timbul
sewaktu-waktu apabila satu orang atau bagian bertanggung jawab atas kesempurnaan
suatu tugas. Adanya keadaan saling ketergantungan antara seluruh anggota dan kegiatan-
kegiatan maka akan tercapai hasil yang efektif.
Berikut pentingnya koordinasi di dalam organisasi:
1. untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, perselisihan, kesamaan, atau
kekosongan pekerjaan;
2. agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk mencapai
tujuan;
3. agar sarana dan prasarana dimanfaatkan dengan efisien untuk mencapai tujuan;
4. agar semua pekerjaan masing-masing individu harus membantu y tercapainya tujuan
organisasi;
5. agar semua tugas, kegiatan, dan pekerjaan tepat pada sasaran sesuai yang diinginkan.
Koordinasi penting karena memiliki tujuan yaitu:
1. untuk mengarahkan dan menyatukan semua kegiatan serta pemikiran ke arah
tercapainya sasaran;
2. untuk mengarahkan keterampilan spesialis ke arah sasaran;
3. untuk menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan;
4. untuk menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dan sasaran;
5. untuk menghindari tindakan overlapping dari sasaran.
Cara mewujudkan koordinasi dengan baik dalam organisasi adalah:
1. Perencanaan yang matang
Sebelum melakukan koordinasi perlu untuk membuat sebuah perencanaan atas
pelaksanaan koordinasi yang akan dilakukan. Perencanaan ini dapat meliputi waktu,
agenda, dan siapa saja yang akan telribat.
2. Pentingnya menyamakan persepsi
Setiap pihak yang terlibat dalam koordinasi haruslah memiliki kesamaan persepsi mengenai
tujuan yang akan dicapai. Dengan demikian, walaupun memiliki tugas dan tanggung jawab
 yang berbeda, setiap pihak menyadari bahwa semua itu adalah dalam rangka saling
melengkapi dan mendukung untuk mencapai tujuan yang sama.
3. Pemahaman materi pembicaraan
Koordinasi akan berjalan lebih efektif apabila masing-masing anggota tim memahami posisi
dan tanggung jawabnya serta dalam kaitannya dengan pihak lain.
4. Sikap terbuka dan saling menghargai
Sikap saling terbuka ini diperlukan untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin
nantinya akan terjadi.
5. Minta feedback
diperlukan untuk melihat respon dari semua pihak yang terlibat.
6. Penegasan dan motivasi
Penegasan juga perlu dilakukan terhadap monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan,
sehingga setiap orang akan bekerja atau melakukan aktivitasnya dengan lebih terarah
pada pencapaian tujuan yang diharapkan. Selain itu, hal yang juga tidak kalah pentingnya
adalah pemimpin juga harus mampu memotivasi agar setiap pihak yakin dan terdorong
untuk melaksanakannya.
7. Komunikasi informal
Membangun komunikasi informal akan membuat organisasi dapat meningkatkan
kepercayaan dan respect dari setiap anggota tim sehingga mereka nyaman untuk bekerja
sebagai tim dengan organisasinya.

2. Pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting guna menjamin terselenggaranya

kegiatan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Jelaskan cara melakukan fungsi
pengawasan yang efektif!
Jawaban:
Pengawasan adalah suatu usaha sistematis menetapkan standar – standar dengan tujuan
perencanaan, merancang bangun system umpan balik informasi, membandingkan kinerja
sebenarnya dengan standar – standar yang telah ditentukan terlebih dahulu, menentukan
apakah ada penyimpanan dan mengukur kemuradanya, serta mengambil tindakan yang
diperlukan yang menjamin pemanfaatan penuh sumberdaya yang digunakan secara efisien
dalam rangka pencapaian tujuan organisas. Agar fungsi pengawasan berjalan dengan efektif,
seorang pemimpin utamanya harus bisa memahami reaksi bawahannya terhadap sistem
pengawasan. Bawahan tidak semuanya bisa menerima bentuk pengawasan yang dilakukan
pimpinan. Respon atas sistem pengawasan terhadapnya bermacam-macam, ada yang
mempertahankan diri dari sistem pengawasan yang diterapkan dengan membela kinerja dan
menolak sasaran kinerja yang sudah ditetapkan, ada juga yang dapat menerima dengan baik
dan berusaha merubah sistem kerja dengan tujuan tercapainya target organisasi. Sistem
pengawasan yang efektif seharusnya mendukung strategis dan memfokuskan diri pada apa
yang harus dilakukan, tidak saja pada usaha pengukuran. Pokok perhatian ada pada kegiatan,
yang penting bagi tercapainya tujuan organisasi. Pengawasan juga harus memperhatikan sisi
psikologis karena setiap individu memiliki kepribadian yang berbeda. Seorang pemimpin yang
baik seharusnya juga bisa memberikan perlakuan yang sekiranya sesuai dengan kepribadian
bawahannya namun tetap mengacu kepada tercapainya target yang telah ditetapkan.
Dengan demikian disimpulkan fungsi pengawasan yang efektif harus memenuhi syarat atau
memiliki karakteristik. Menurut pendapat Pearce dan Robinson (1989), Rue dan Byars
(1992), tentang sistem pengawasan yang efektif harus memiliki karakteristik sebagai berikut:
a. Orientasi rencana
 Pengawasan harus berorientasi pada rencana; harus mendukung rencana, strategi serta fokus
pada kegiatan yang signifikan dan membuat suatu perbedaan yang nyata terhadap
organisasi.
b. Orientasi hasil
Pengawasan harus membantu organisasi mencapai tujuan yang diinginkan.
c. Cepat dan orientasi pengecualian
Pengawasan harus dapat menginformasikan penyimpangan secara cepat, memberi wawasan
mengapa terjadi perbedaan, dan apa yang mungkin dikerjakan untuk memperbaikinya.
d. Menyeluruh
Sitem pengawasan meliputi semua hasil dan perilaku yang diinginkan; namun perlu
diprioritaskan terutama pada hal-hal yang strategis.
e. Akurat
Penemuan, penilaian dan analisis data tentang pelaksanaan pekerjaan dilakukan secara
akurat.
f. Realistik
Sistem pengawasan harus memuat harapan yang realistik tentang apa yang dapat dicapai.
g. Adil dan objektif
Pengawasan tidak memihak atau membeda-bedakan perlakuan terhadap bawahan dan tidak
dapat dimanipulasi oleh bawahan atau pemimpin untuk kepentingan pribadi.
h. Dapat dimengerti
Pengawasan harus mendukung pembuat keputusan melalui penyajian data yang dapat
dimengerti.
i Tepat waktu
Pengawasan harus dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan pada waktu yang tepat.
j. Dapat diterima
Sistem pengawasan yang baik berlangsung ketika hasilnya diterima oleh anggota organisasi
yang dipengaruhinya.
k. Efektif biaya
Biaya pengawasan adalah satu pertimbangan penting. Keuntungan pengawasan harus lebih
banyak dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
l. Longgar
Sistem pengawasan harus fleksibel untuk mempermudah memasukan persyaratan baru,
merevisi atau memodifikasi untuk situasi baru.

3. Perencanaan Kata reformasi dalam ilmu administrasi sudah dikenal sejak akhir abad ke-19
atau lebih dari seratus tahun yang lalu dan gaungnya semakin gencar sebagai dampak dari
globalisasi. Pemerintah negara kita pun berupaya untuk memperbaiki dirinya mengikuti
perkembangan zaman serta tuntutan akan layanan yang lebih baik dari masyarakat. Coba
Anda jelaskan:
a. Pengertian reformasi administrasi!
b. Mengapa reformasi administrasi di negara-negara berkembang harus berpola
programatik?
Jawaban :
a. Perilaku, pandangan, sikap manusia dan banyak lainnya terus berubah dan dampak
perubahan jatuh pada masyarakat pada umumnya dan pada administrasi pada
khususnya. Reformasi administrasi ialah usaha terencana untuk mengubah dua hal, yaitu
struktur dan prosedur birokrasi serta sikap dan perilaku para pelaku administrasi atau
 birokrat. Penentuan tujuan sangat penting dalam reformasi administrasi. Dalam
organisasi tujuan merupakan sesuatu yang perlu untuk dipertimbangkan terlebih dahulu.
Reformasi administrasi di identikan dengan usaha untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas organisasi.. Dengan kata lain, reformasi administrasi adalah usaha-usaha yang
memacu atau membawa perubahan besar dalam sistem birokrasi negara yang
dimaksudkan untuk mentransformasikan praktik, perilaku, dan struktur yang telah ada
sebelumnya.
b. Programatik adalah ide yang datang dari suatu pengalaman dalam hal administrasi artinya
pengalaman pemerintah dalam melaksanakan administrasi publik. Pemerintah melansir
suatu program substantif seperti program pertanian, ekonomi, politik, pendidikan, sosial
budaya, perkembangan masyarakat desa dan lain-lain serta memobilisasikan sebagian
sumber daya alam dan keuangan, melenturkan struktur dan prosedur organisasi untuk
melaksanakan program tersebut. Berdasarkan pengalaman pemerintah yang sudah
terjadi sebelumnya atas program-program substansial tersebut, maka pemerintah
menginisiasi perubahan atas sistem birokrasi berbagai program substantif tersebut
sehingga terjadilah reformasi dalam sistem administrasi itu sendiri secara bertahap.

4. Good Governance merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi bagi kita, khususnya di
kalangan akademisi. Istilah ini juga sangat lekat dengan pemerintahan suatu negara. Coba
Anda jelaskan:
a. Pengertian good governance!
b. Mengapa keberadaan dan keberlangsungan good governance mensyaratkan
akuntabilitas?
Jawaban :
a. Good Governance adalah suatu peyelenggaraan manajemen pembangunan yang solid dan
bertanggung jawab yang sejalan dengan prinsip demokrasi dan pasar yang efisien,
penghindaran salah alokasi dana investasi dan pencegahan korupsi baik secara politik
maupun secara administratif menjalankan disiplin anggaran serta penciptaan legal dan
politican framework bagi tumbuhnya aktifitas usaha. Good governance menghendaki
pemerintahan dijalankan dengan mengikuti prinsip-prinsip pengelolaan yang baik, seperti
transparansi (keterbukaan), akuntabilitas, partisipasi, keadilan, dan kemandirian,
sehingga sumber daya negara yang berada dalam pengelolaan pemerintah benar-benar
mencapai tujuan sebesar-besarnya untuk kemakmuran dan kemajuan rakyat dan negara.
b. Akuntabilitas ini menuntut supaya pelaku roda pemerintahan terutama pada birokrasinya
berperilaku baik dan bertanggung jawab atas apa yang menjadi kewajibannya.
Akuntabilitas dan transparansi keuangan negara merupakan tujuan penting dari reformasi
sektor publik, karena secara definitif, kualitas pemerintahan yang baik (good governance)
dan clean government ditentukan oleh kedua hal tersebut ditambah dengan peran serta
masyarakat dan supremasi hukum. Nilai akuntabilitas sangat penting diadopsi dalam
penyelenggaraan pelayanan publik. Hal ini didasarkan pada argumen bahwa eksistensi
atau keberadaan sebuah negara, tergantung pada masyarakatnya. Oleh sebab itu, sudah
menjadi kewajiban bagi negara untuk memberikan pelayanan dengan baik dan
bertanggung jawab. Akuntabilitas menurut Mardiasmo (2006:3) diartikan sebagai bentuk
kewajiban mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan misi
organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya, melalui
suatu media pertanggungjawaban yang dilaksanakan secara periodik. Akuntabilitas
kinerja yang merupakan garda depan menuju good governance berkaitan dengan
 bagaimana instansi pemerintah mampu mempertanggungjawabkan penggunaan
anggaran negara untuk sebaik-baiknya pelayanan publik. Dengan demikian, aspek
akuntabilitas menjadi syarat utama terciptanya good governance.

Sumber :

Darmanto., Karyana, Ayi., Darmanto. (2022). Pengantar Ilmu Administrasi. Edisi ke-3. Tangerang
Selatan: Universitas Terbuka.

Anggara, Sahya. (2018). Ekologi Administrasi. Bandung: Pustaka Setia.

Zauhar, Soesilo. (2012). Reformasi Administrasi : Konsep, Dimensi, dan Strategi. Jakarta: Bumi
Aksara.

Kurniasih, Wida. (2021). 10 Komponen Penting Komunikasi yang Harus Diketahui.

https://www.gramedia.com/literasi/komponen-penting-komunikasi/. Diakses tanggal 15
November 2022.

Siregar, Deddy Ivanto. (2012). Proses Pengawasan. http://proseapengawasan.blogspot.com/.

Diakses tanggal 15 November 2022.

Anonim. (2021). Reformasi Administrasi: Arti, Asal, Masalah dan Detail Lainnya (Bagian I).
http://adminpublik.uma.ac.id/2021/02/20/reformasi-administrasi-arti-asal-masalah-
dan-detail-lainnya-bagian-i/. Diakses tanggal 15 November 2022.

Nugroho, Iman. (2022). Reformasi Administrasi: Arti, Asal, Masalah dan Detail Lainnya (Bagian
I). https://erudisi.com/pentingnya-koordinasi-berorganisasi/. Diakses tanggal 15
November 2022.

Iskandar, Lanny. (2018). Reformasi Administrasi Negara.

https://slideplayer.info/slide/12570809. Diakses tanggal 15 November 2022.

Karyana, Ayi. (2015). Grand Strategi Reformasi Birokrasi dan Road Map MDGs 2015 di
Indonesia. http://repository.ut.ac.id/2516/1/fisip201223.pdf. Diakses tanggal 15
November 2022.

Anonim. (2017). Pengertian, Prinsip Dan Penerapan Good Governance Di Indonesia.

https://prokomsetda.bulelengkab.go.id/informasi/detail/artikel/pengertian-prinsip-dan-
penerapan-good-governance-di-indonesia-99. Diakses tanggal 15 November 2022.

Anonim. (2004). JB. SUMARLIN: Good Governance Mensyaratkan Pengawasan Internal dan
Eksternal. https://www.bpkp.go.id/berita/read/113/16740/JB.-SUMARLIN-Good-
Governance-Mensyaratkan-Pengawasan-Internal-dan-Eksternal. Diakses tanggal 15
November 2022.
Rahakbuw, Paulus Julius. (2018). Akuntabilitas: Menuju Indonesia Berkinerja. http://rbkunwas.
menpan.go.id/artikel/artikel-rbkunwas/426-akuntabilitas-menuju-indonesia-berkinerja.
Diakses tanggal 15 November 2022.