INTRODUCCIN Y PRESENTACIN UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA REGIN 3- CENTROSUR

Marzo de 2011 Universidad la Gran Colombia

OBJETO CONTRACTUAL

Prestacin del Servicio de Acompaamiento en la implementacin de las Fases de Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial en la Regin 3 (Centrosur)

OBJETIVOS DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL
Prestar el servicio de acompaamiento en la implementacin de las Fases de Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial en la _Regin 3 (Centrosur).

OBJETIVOS ESPECFICOS A RESALTAR

Dar a conocer el alcance de las actividades a realizar por parte de la Universidad La Gran Colombia como operador para la Regin 3 (Centrosur). Dar a conocer las herramientas de comunicacin utilizadas en el desarrollo del Proyecto. Definir roles y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo de trabajo. Definir los principales hitos del Proyecto.

ANTECEDENTES
La implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial en Colombia ha tenido un proceso evolutivo desde el ao 2005 donde se entrega Internet a 1046 Entidades Territoriales y dos Gobernaciones. Operador Compartel. En el ao 2006, se entregan equipos de cmputo y se inicia un proceso de acompaamiento y capacitacin a las 738 Entidades Territoriales orientado a la implementacin del sitio web administrado por COLNODO, Internet con los Operadores de COMPARTEL y el manejo de correos institucionales administrados por Telecom. Operador Unin Temporal Universidades por la Conectividad en el Siglo XXI (Conformada por la Universidades: la Gran Colombia, Unitrpico y Libertadores). En el primer semestre de 2007, se termina el acompaamiento y capacitacin a 619 Entes Territoriales y dos Gobernaciones (Vaups y Guaviare). Operador Unin Temporal Tecnologa y Municipios T&M (Conformada por la Universidades: la Gran Colombia y Unitrpico). En el segundo semestre de 2007, se da inicio al proceso de acompaamiento y capacitacin en la Fase de Informacin a 427 Entes territoriales y el manejo de correos institucionales administrados por el Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea a travs de GOOGLE. ste proceso se desarroll en cinco ciclos. Operador Unin Temporal Tecnologa y Municipios T&M (Conformada por la Universidades: la Gran Colombia y Unitrpico).

ANTECEDENTES
En el segundo semestre del ao 2008, se continua el proceso de acompaamiento y capacitacin en la Fase de Informacin generando sostenibilidad a los 427 Entidades Territoriales en el cual se da un viraje a la Estrategia buscando socializarla e involucrar a la comunidad para generar sostenibilidad, se genera el Decreto 1151 de 2008 y el Manual de Implementacin de Gobierno en lnea de 2008. ste proceso se desarroll en seis ciclos. Operador Unin Temporal Tecnologa y Municipios T&M (Conformada por la Universidades: la Gran Colombia y Unitrpico). En el ao 2009 y primer semestre del ao 2010, se da inicio al acompaamiento y capacitacin de la Fase de Informacin y el Avance de la Fase de Interaccin en dos zona 1 con 369 Entidades Territoriales de los Departamentos de Amazonas, Antioquia, Bogot D.C., Caldas, Cauca, Choc, Cundinamarca, Guaviare, Huila, Nario, Putumayo, Quindo, Risaralda, San Andrs, Tolima y Valle y zona 2 con 369 Entidades Territoriales de los Departamentos de Arauca, Atlntico, Bolvar, Boyac, Casanare, Cesar, Crdoba, Guaina, La Guajira, Magdalena, Meta, Norte de Santander, Santander, Sucre, Vaups y Vichada. Operador Unin Temporal Colombia en lne@ (Conformada por la Universidades: La Gran Colombia y Universidad San Alfonso). En el segundo semestre del ao 2010, se da inicio a los preparativos por parte del Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, por medio del Fondo de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y el Programa Agenda de Conectividad- Estrategia de Gobierno en lnea a la licitacin pblica No. 04 de 2010. En el ao 2011 se da inicio al Acompaamiento en la implementacin de las Fases de Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el orden territorial en cuatro (4) regiones del pas: 1) Norte, 2) Suroccidente, 3) Centrosur y 4) Oriente para todo el pas. A La Universidad La Gran Colombia mediante licitacin pblica No. 04 de 2010 se le adjudica la Regin 3 (Centrosur) con 233 Entidades Territoriales en el Contrato No. 000471 de 2010. Los Departamentos a acompaar son: Amazonas, Caquet, Cundinamarca, Bogot D.C., Guaviare, Huila, Tolima y Vaups.

ENTIDADES RESPONSABLES DE LA EJECUCION DEL PROYECTO

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

ENTIDADES GESTORAS DEL PROYECTO

FONTIC

DEPARTAMENTOS BENEFICIADOS POR LA REGIN 3 (CENTROSUR)

Amazonas: 3 Entidades Territoriales Bogot D.C. 1 Entidad Territorial Caquet: 17 Entidades Territoriales Cundinamarca: 117 Entidades Territoriales Guaviare: 5 Entidades Territoriales Huila: 38 Entidades Territoriales Tolima: 48 Entidades Territoriales Vaups. 4 Entidades Territoriales

Cundinamarca Tolima Huila Bogot

Total 226 Entidades Territoriales y 7 Gobernaciones. reas Metropolitanas: 2

Total Entidades 233

Guaviare Caquet Vaups Amazonas

AREAS METROPOLITANAS

La Regin 3 (Centrosur) esta conformada por las siguientes reas metropolitanas: 1.Sbana de Bogot: 18 Entidades la conforman . 1.Ibagu: 5 Entidades la conforman.

CARACTERIZACIN DE ENTIDADES BENEFICIADAS POR LA REGIN 3 (CENTROSUR)

Se clasifican en categoras uno a seis y categora especial de acuerdo a su nmero de habitantes y a sus Ingresos Corrientes de Libre Destinacin ICLD[1]- . Los rangos para la clasificacin de estos criterios son:
Categora Especial 1 2 3 4 5 6 Habitantes entre > 500.000 100.000 50.000 30.000 20.000 < 500.001 100.001 50.001 30.001 20.001 10.001 10.000 ICLD (smmlv) entre > 100.000 50.000 30.000 25.000 15.000 < 400.000 400.000 100.000 50.000 30.000 25.000 15.000

[1]

Son los ingresos que no tienen asignacin forzosa por ninguna norma. Ley 617 de 2000

CARACTERIZACIN DE ENTIDADES BENEFICIADAS POR LA REGIN 3 (CENTROSUR)c

Categora 1: 1 Entidades Territoriales Categora 2: 3 Entidades Territoriales Categora 3: 9 Entidades Territoriales Categora 4: 5 Entidades Territoriales Categora 5: 9 Entidades Territoriales Categora 6: 204 Entidades Territoriales Especial: 1 Entidad Territoriales

ESQUEMA ORGANIZACIONAL

ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE TRABAJO Rol: Gerente Regional Responsabilidades: Planificar, dirigir, programar, coordinar y controlar todas las actividades correspondientes al desarrollo del contrato No. 000471 que tiene por objeto: Prestar el servicio de acompaamiento en la implementacin de las fases de Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial en la Regin 3 (Centrosur)Contrato No 000471.

Rol:

Asesor Legal

Responsabilidades: Cumplir las disposiciones legales que apoyan el fortalecimiento de las Gobernaciones y de las reas Metropolitanas y, aquellas relativas al desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial.

Rol: Asesor Institucional y de Contenidos Responsabilidades: Fortalecer la capacidad organizacional para el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea y las relaciones entre los distintos Entes Territoriales para orientar coordinadamente los procesos de gestin en el marco de la Estrategia de Gobierno en lnea, adems generar una oferta de servicios de informacin con el propsito de fortalecer la gestin pblica a nivel local, metropolitano y regional, que mejore su competitividad.

Rol: Asesor Demanda Responsabilidades: Promover la participacin de los usuarios en los procesos de control de la gestin de la administracin, fortaleciendo los servicios soportados en las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, lo cual conlleva a la apropiacin y sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Rol: Asesor de Tecnologa Responsabilidades: Fortalecer la gestin interna (back office) de las entidades del orden territorial mediante la implementacin de la plataforma tecnolgica que soporta el uso de servicios electrnicos.

INVOLUCRADOS EN EL PROYECTO
Los actores hacia los cuales est dirigido el proyecto son: Gobernador o Alcalde: Como mxima cabeza del departamento o municipio, es quien debe liderar y apoyar la Estrategia de Gobierno en lnea como un tema transversal a toda la gestin departamental y municipal. Equipo de gobierno: Como grupo ejecutor de las polticas, programas y proyectos definidos en los planes de gobierno, es el invitado a apropiarse de los contenidos definidos en el proceso. Concejos Municipales o Asambleas Departamentales: Como entidades decisorias de los programas y proyectos de las Entidades Territoriales, deben conocer el proceso y participar activamente en la toma de decisiones que garanticen su sostenibilidad. Comunidad: Como beneficiaria de los servicios de la Estrategia de Gobierno en lnea, debe actuar como veedora del proceso y garantizar el uso de los recursos entregados, el desarrollo de mejores servicios apoyados en las TIC, que favorezcan la transparencia y la eficiencia del Estado en lo local. (Se espera la participacin de los Consejos territoriales de planeacin, Consejos de juventud, Consejos locales de competitividad, Gremios y Empresarios).

ETAPAS DEL PROYECTO

Etapa de Inicio: Hace referencia a la formalizacin y legalizacin para la puesta en marcha del proyecto, fecha a partir de la cual comienza la ejecucin del contrato. Etapa de Planeacin: El propsito de esta etapa es fijar el curso concreto de accin estableciendo los principios que orientan el trabajo, la secuencia de operaciones para hacerlo y la estimacin de tiempos y recursos necesarios para su realizacin. Se determina en dos niveles: planeacin estratgica y planeacin operativa. Etapa de Trabajo en Campo: Desarrollada a travs del acompaamiento y la capacitacin, las cuales se encuentran estructurados con un enfoque integral que, por la diversidad de acciones que implica, se debe realizar en diferentes fases y con actividades especficas para obtener los productos esperados. Este acompaamiento se realiza de acuerdo con el Modelo establecido (General o Avanzado), para lo cual se ha definido una arquitectura temtica diferenciada. El proceso de acompaamiento y capacitacin en campo se desarrolla en (2) dos vigencias (2011 2012), con (2) dos Fases definidas que a su vez se dividen en etapas de desarrollo como se muestra a continuacin en la tabla Etapa de Cierre: El propsito de esta etapa es la entrega a satisfaccin de la supervisin e Interventora del proyecto de cada uno de los productos y el cumplimiento de los objetivos trazados, finalizando contractualmente todas las obligaciones pactadas. La culminacin de esta etapa se formaliza con la firma del acta de liquidacin.

Seguimiento y Control: Esta actividad se realiza de manera transversal durante todo el proceso, asegurando el cumplimiento de los objetivos del proyecto mediante la supervisin, monitoreo, seguimiento y medicin regular del avance para identificar las variaciones con respecto al cronograma del proyecto y as tomar las acciones correctivas.

Inicio

Planeacin

Trabajo en Campo

Cierre

SEGUIMIENTO Y CONTROL

MODELOS METODOLGICOS

Modelo General Promover el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea en las entidades del orden territorial, en particular la consolidacin de la fase de Informacin y la implementacin de las fases de Interaccin y Transaccin, a travs de un modelo de integral de acompaamiento, orientado a mejorar la gestin de la informacin, los procesos, trmites y servicios a travs de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Modelo Avanzado

Fomentar e implementar acciones conjuntas transversales sectoriales que faciliten la integracin e identificacin regional, mejoren su competitividad y promuevan la implementacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones que permitan prestar ms y mejores servicios en los municipios que las integran. El Modelo Avanzado se divide en: 1.Modelo Avanzado reas Metropolitanas 2.Modelo Avanzado Gobernaciones

COMPONENTES INSTITUCIONALES
Componente Institucional: Se refiere al marco organizacional en el que se desarrolla la Estrategia de Gobierno en lnea.

Componente Marco Legal: Se relaciona con las normas que soportan jurdicamente los servicios de Gobierno en lnea.

Componente Contenidos y Servicios: Comprende la oferta de informacin, trmites y servicios ofrecidos al ciudadano y a las empresas, a travs del uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Componente Demanda: Hace referencia al conjunto de acciones, programas y mecanismos desarrollados para promover el acceso y uso de las TIC y asegurar la apropiacin por parte de los usuarios.

Componente Tecnolgico: Se refiere al desarrollo y gestin de la infraestructura tecnolgica que soporta la prestacin de los servicios de Gobierno en lnea.

FASES Y ETAPAS DE LOS MODELOS METODOLGICOS

Modelo Fase Etapa Etapa de Preparacin y Sensibilizacin (PS) Etapa de Diagnstico y Plan de Accin (DPA) Fases de Informacin Etapa de Implementacin de Herramientas de Interaccin (IHI) e Interaccin Etapa de Racionalizacin de Trmites y Servicios (RTS) Etapa de Sostenibilidad (SD) Etapa de Afianzamiento (AF) Fase de Transaccin Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA) Etapa de Sostenibilidad (SD) Etapa de Preparacin, Sensibilizacin y Diagnstico (SPD) reas Metropolitanas Modelo Avanzado Gobernaciones Etapa de Anlisis del Diagnstico y Definicin del Plan de Accin (ADDP) Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA) Etapa de Sostenibilidad (SD) Etapa de Preparacin, Sensibilizacin y Diagnstico (SPD) Etapa de Anlisis del Diagnstico y Definicin del Plan de Accin (ADPA) Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA) Etapa de Sostenibilidad (SD)

Modelo eneral

TIPO DE DELEGADOS DENTRO DEL PROYECTO

1. Estratgicos: Realizan actividades relacionadas lineamientos estratgicos de Gobierno en lnea.

con

los

2. De Capacitacin: Realizan actividades donde se desarrollan contenidos para generar habilidades en el uso de herramientas o sistemas de informacin. 3. De Procesos: Realizan actividades relacionadas con los procesos de las Entidades Territoriales.

TIPO DE COORDINADORES DENTRO DEL PROYECTO

1. Coordinador de Modelo Avanzado rea Metropolitana: Encargado de coordinar, verificar, validar la informacin de las reas metropolitanas de la Regin 3 (Centrosur). 2. Coordinador de Modelo Avanzado Gobernaciones: Encargado de coordinar, verificar, validar la informacin de todas las Gobernaciones de la Regin. Coordinador Territorial: Encargado de coordinar 24 Entidades Territoriales. Responde por un departamento de la Regin.

3.

Arquitectura temtica capacitacin Delegados y Coordinadores

Presentacin y Socializacin del Proyecto Estrategia de Gobierno en lnea Estrategia de Gobierno en lnea en Colombia metas e impactos esperados. Marco Legal Estrategia de Gobierno en lnea en Colombia Comit GEL y Antitrmites Plan de Accin GEL Contraloras Territoriales Metodologa de Diagnstico - Lnea de base Articulaciones de los modelos temticos con la Estrategia Gobierno en Lnea. Generalidades de los sitio Web Actualizacin del sitio Web Programa Compartel de banda ancha para instituciones pblicas y entes territoriales y Puntos de Acceso a Internet en las Entidades Territoriales

Arquitectura temtica capacitacin Delegados y Coordinadores

Comunicaciones Internas y Externas MECI - CALIDAD - SISTEDA - GESTIN DOCUMENTAL Trmites y Servicios Servicio al ciudadano Equipos de Asistencia Tcnica, asesora y acompaamiento Aliados Estratgicos Uso de la mesa de ayuda Centro de Contacto al Ciudadano- CCC Aula Virtual INSTITUTO GEOGRFICO AGUSTIN CODAZZI- IGAC - SIG-OT Procedimientos administrativos Seguimiento y Control

75 horas 7 das

Evaluacin de Resultados
Se plantea el desarrollo de competencias pedaggicas, comunicativas, administrativas y tecnolgicas como resultado del proceso de capacitacin al Grupo coordinador y al grupo de Delegados; y la aplicacin de Estrategias de comprensin conceptual de los contenidos del mismo proceso.

Detallar la metodologa de evaluacin que se utilizar para garantizar tanto la generacin de dichas competencias como la comprensin conceptual de los contenidos de la capacitacin, incluyendo los instrumentos de evaluacin que sern aplicados tales como: 1.Evaluaciones Escritas 2.Talleres Terico Prcticos 3. Ensayos

EVALUACIN DE RESULTADOS DELEGADOS Y COORDINADORES CAPACITACIN

Autoevaluacin Heteroevaluacin Coevaluacin

Procedimiento
Responden a formularios y pruebas de comprensin/apropiacin conceptual de los diferentes temas a tratar en la capacitacin.

Detallar, para cada etapa y fase: Formularios y formatos de las pruebas, evaluaciones y talleres a aplicar.

As mismo, busca que al desarrollar el plan de capacitacin los delegados y coordinadores obtengan los conocimientos, apropiacin y comprensin de todos los temas tratados al culminar la capacitacin. Adems cumplir con las metas esperadas.

Seguimiento y Monitoreo

Como resultados alcanzados por los Delegados y Coordinadores se proponen una serie de productos, entendidos como las evidencias o documentos impresos y digitales, requeridos para el cumplimiento del desarrollo de las actividades planteadas en el pliegos de condiciones, Anexo No. Documento Tcnico, cronograma, fichas de la caja de herramientas, plan de trabajo general del proyecto . stos soportes (productos) sern verificados, validados y comprobados segn las actividades desarrolladas por el Grupo de Asesores y Coordinadores, los cules deben cumplir con unas exigencias de calidad establecidas.

Entre las comprobaciones se contemplan aspectos como: El envo de la evidencia oportunamente, Documentos totalmente diligenciados, sin tachones, ni enmendaduras, legibles, con informacin clara y veraz. Documentos en perfecto orden y aseo. Documentos con el nmero indicado de asistentes o participantes por actividad. Documentos firmados y aprobados por las autoridades competentes en cada formato. Entrega de la evidencia segn el tiempo establecido en el cronograma. La publicacin de las evidencias. Participacin de las actividades programadas en el aula virtual. Los resultados al seguimiento con los participantes del proyecto en trminos de comprensin del proyecto disposicin para su ejecucin, percepcin del avance, dificultades y logros. Los resultados de divulgacin y sensibilizacin a los participantes del proyecto. En general, los logros obtenidos de acuerdo con los indicadores, productos, tiempos, calidad definidos en el proyecto. Entrega oportuna de informes y material solicitado para el desarrollo de las actividades. Reporte oportuno de incidencias y riesgos.

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES Y ACTIVIDADES DE DELEGADOS

Estrategias de seguimiento a las acciones y actividades realizadas por Delegados
Medidas por indicadores, productos y metas por vigencias

Actividades de verificacin
cronograma s Protocolo de comunicaciones internas y externas

Mecanismos de comunicacin
Aula Virtual/ Plataformas web del Programa/ Sitio web Institucional de la Entidad Territorial /

ACTORES Y RESPONSABILIDADES EN EL PROYECTO Definicin y Operacin del Proyecto

PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDADESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA

Lidera el proyecto Gobierno en lnea

Direccin del proyecto: Definicin conceptual, metas y acciones, articulacin de acciones entre los actores participantes.

REDCOM

Interventor del proyecto Regin 3 (Centrosur)

Verificacin del proyecto: Visitas en campo, revisin de productos entregables, seguimiento a la ejecucin del proyecto. Ejecucin del proyecto: Coordinacin de actividades del proyecto, desarrollo de las visitas, acompaamiento y capacitacin, productos entregables, apoyo al Comit Gobierno en lnea y Antitrmites, apoyo en el diseo del plan de accin de Gobierno, apoyo en el uso y periodicidad de actualizacin de las herramientas proporcionadas por el programa etc. Seguimiento y Monitoreo a las actividades de los delegados y coordinadores.

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

Operador del proyecto GEL-T Regin 3 (Centrosur)

Solucin de casos crticos del proyecto

PROGRAMA Paso No. 4: Reunin bimensual de seguimiento, previa accin de la Universidad Paso No. 3: Reunin mensual y quincenal de seguimiento, previa accin de la Universidad Paso No. 2. Intervencin del Equipo Asesor y Coordinador. Paso No. 1: Herramientas Tecnolgicas ULGC ( Aula Virtual Portal Jtrack Base de datos y Cronograma)

INTERVENTOR

ULGC

Caso Crtico

ENTIDADES TERRITORIALES

DOCUMENTOS DE APOYO

1. Anexo No. 9 Documento Tcnico 2. Manual de Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea Vs 2010 3. Decreto 1151 de abril de 2008 4. Caja de Herramientas 5. Circulares Procuradura y Contralora

GRACIAS